Из чего складывается кредиторская задолженность: Как посчитать кредиторская задолженность в балансе — vmalevany.ru

Содержание

Что такое дебиторская задолженность и из чего складывается

Виды дебиторской задолженности

В зависимости от того, как складываются взаимоотношения с партнерами в вопросе о закрытии финансовых обязательств, принято выделять 6 разновидностей дебиторской задолженности:

  • Текущая (краткосрочная) — это значит, что срок выплаты долга не может превышать 12 месяцев.
  • Долгосрочная — оплата ожидается не ранее, чем через год.
  • Нормальная — крайняя дата, к наступлению которой необходимо произвести выплату, еще не наступила.
  • Просроченная — относится к случаям, когда после окончания документально закрепленных сроков клиент так и не перечислил денежные средства.
  • Сомнительная — говорит о том, что существует риск не взыскать задолженность, если долг не обеспечен залогом или иной гарантией.
  • Безнадежная — вернуть деньги не представляется возможным по причине банкротства, ликвидации организации заемщика или истечения срока исковой давности.

Практика показывает, что полностью исключать вероятность возникновения невозвратной дебиторской задолженности, поэтому специалисты рекомендуют сформировать на такие случаи финансовый резерв из других отчислений. Если долг признан безнадежным, на сумму покрытия убытков распространяются налоговые льготы.

Основные отличия от кредиторской задолженности

Понятие кредиторской задолженности основывается на тех же принципах товарно-денежных отношений, что и дебиторской. Главное отличие заключается в том, что ваша компания берет на себя обязательства по возврату денежных средств контрагентам. Еще одна важная деталь — только кредитор может вносить изменения в условия соглашения между сторонами (за исключением случаев, отдельно оговоренных в договоре или регулируемых на законодательном уровне).

При желании и наличии возможности, кредиторскую задолженность можно погасить досрочно. Однако в этом случае теряется преимущество подобного подхода. Например, выступая в качестве дебитора, организация может получить товар за счет стороннего капитала, реализовать его на выгодных для себя условиях, а с полученной выручки рассчитаться с кредитором.

Дебитор может передать свои обязательства по долгам третьему лицу только с позволения стороны, в распоряжении которой находится дебиторская задолженность.

Инвентаризация дебиторских активов

Дебиторскую задолженность относят к финансовым активам организации, то есть она является полноценной частью имущества компании и подлежит обязательному внесению в бухгалтерский баланс. Процедура проводится с определенной периодичностью (минимум — 1 раз в конце года). Помимо необходимости отразить данную информацию в налоговой отчетности, к инвентаризации прибегают в следующих случаях: происходит смена формы собственности; существует риск, что документация могла пострадать в результате стихийного бедствия или иного форс-мажора; компания готовится к закрытию или банкротству.

В процессе контроля имеющихся у партнеров дебиторских задолженностей, сотрудники предприятия поднимают все имеющиеся документы: договоры, акты приемки работ, гарантийные письма, накладные и т. п. Это позволяет подтвердить отсутствие выплат по предоставленным товарам / оказанным услугам, определить размеры непогашенных долгов и оценить вероятность их успешного взыскания. В результате составляется акт, на основе которого руководство обязано подтвердить, как поступить с дебиторскими активами — начать процедуру возмещения денежных средств или списать задолженность.


Взыскание долговых обязательств

По окончанию срока, установленного в двустороннем договоре, дебиторская задолженность переходит в статус просроченной — только после этого кредитор вправе предпринимать какие-либо шаги для ее взыскания.

В число мер по урегулированию ситуации в досудебном порядке входит конструктивный диалог с компанией-должником. Чтобы не обострять ситуацию, не рекомендуется начинать общение с позиции силы. Прежде всего, необходимо выяснить, по какой причине возникла задержка с оплатой. После этого запрашивается акт сверки — данный документ является официальным подтверждением того, что дебитор признает за собой все ранее оговоренные обязательства. Если ни на одном из перечисленных этапов не возникло разногласий, можно пойти на встречу и согласовать отсрочку или вариант поэтапной уплаты долга.

Что делать, если контрагент не намерен возмещать сумму долга? В этом случае необходимо обратиться в суд. Сделать это можно через 30 суток со дня получения дебитором официальной претензии о несоблюдении сроков возмещения финансовых средств (отправляется заказным письмом с уведомлением). Чтобы запустить данную процедуру, потребуются все документы о сотрудничестве с неплательщиком, собранные на этапе инвентаризации.

Прежде чем обратиться в суд, рекомендуется проверить текущий статус должника и его платежеспособность. Кроме того следует учитывать исковую давность, которая составляет 3 года. В ряде случаев целесообразнее списать убыток, чем, например, нести дополнительные издержки в попытке вернуть долг с ликвидированного предприятия.


Списание дебиторской задолженности

Процедуру можно запустить только с письменного согласия руководства компании-кредитора по итогам инвентаризации. Списание проводится, если долг признан безнадежным вследствие одной из следующих причин:

  • Предприятие-должник исключено из перечня ЕГРЮЛ.
  • ИП, являющийся дебитором, признан банкротом или умер.
  • Суд отказал в удовлетворении претензий кредитора.
  • Превышен срок исковой давности.

В результате составляется акт с указанием причин списания в убыток долга и других сведений. Однако сама процедура не предполагает аннулирования дебиторской задолженности в бухгалтерском балансе. Соответствующие данные необходимо отражать в отчетности на протяжении 5 лет, периодически отслеживая (если в этом есть необходимость) изменения финансового состояния должника.

404 Not Found

Саранск

Калининград

Казань

Глазов

Ижевск

Мурманск

Североморск

Чебоксары

Кизел

Кудымкар

Кунгур

Пермь

пос. Гайны

с. Коса

с. Кочево

с.Юрла

с. Юсьва

Соликамск

Суксун

Чайковский

Великие Луки

Гдов

Дно

Красногородск

Невель

Новоржев

Новосокольники

Опочка

Остров

Печоры

Порхов

пос. Бежаницы

пос. Дедовичи

пос. Кунья

пос. Локня

пос. Палкино

пос. Плюсса

пос.

Пушкинские Горы

пос. Струги Красные

пос. Усвяты

Псков

Пустошка

Пыталово

Себеж

г.Нижний Тагил 

Екатеринбург

Первоуральск

Астрахань

Ахтубинск

Знаменск

Камызяк

Нариманов

с. Икряное

с. Началово

с. Черный Яр

Челябинск

Волгоград

Нижневартовск

Аксай

Батайск

Донецк

Каменск-Шахтинский

Константиновск

Морозовск

пос. Веселый

пос. Глубокий

пос. Каменоломни

Пролетарск

Ростов-на-Дону

с. Казанская

с. Кашары

с. Мечетинская

Семикаракорск

Целин

Москва

Иркутск

Санкт-Петербург

Кемерово

Новокузнецк

Алексеевка

Белгород

Бирюч

Валуйки

Грайворон

Губкин

Короча

Новый Оскол

пос. Борисовка

пос. Вейделевка

пос. Волоконовка

пос. Ивня

пос. Красная Яруга

пос. Красное

пос. Прохоровка

пос. Ракитное

пос. Ровеньки

пос. Чернянка

Старый Оскол

Строитель

Шебекино

Новосибирск

Армавир

Краснодар

Новороссийск

Сочи

Брянск

Омск

Владимир

Вязники

Гусь-Хрустальный

Камешково

Киржач

Ковров

пос. Красная Горбатка

Собинка

Судогда

Суздаль

Юрьев-Польский

Асино

пос. Белый Яр

пос. Самусь

пос. Светлый

с. Зырянское

с. Кожевниково

с. Лоскутово

с. Мельниково

с. Октябрьское

с. Первомайское

с. Тегульдет

с. Тимирязево

с. Турунтаево

Томск

Дербент

Избербаш

Каспийск

Кизилюрт

Кизляр

Махачкала

с. Акуша

с. Бабаюрт

с. Дылым

с. Карабудахкент

с. Коркмаскала

с. Кумух

с. Леваши

с. Новокаякент

с. Новолакское

с. Сергокала

с. Тарумовка

Хасавюрт

Южно-Cухокумск

Воронеж

Карабулак

Малгобек

Назрань

с. Орджоникидзевская

Иваново

Нальчик

Балабаново

Белоусово

Жуков

Калуга

Кремёнки

Людиново

Малоярославец

Медынь

Мещовск

Мосальск

Обнинск

пос. Думиничи

пос. Ферзиково

с. Бабынино

с. Воротынск

с. Износки

Сухиничи

Юхнов

Барнаул

аул Адыге-Хабль

аул Хабез

Карачаевск

пос. Кавказский

с. Зеленчукская

с. Преградная

с. Учкекен

Усть-Джегута

Черкесск

Буй

Волгореченск

Галич

Кадый

Кологрив

Кострома

Макарьев

Мантурово

Нерехта

Нея

пос. Антропово

пос. Вохма

пос. Красное на Волге

пос. Островское

пос. Поназырьево

пос. Судиславль

пос. Сусанино

с. Боговарово

с. Георгиевское

с. Павино

с. Парфеньево

с. Пыщуг

Солигалич

Чухлома

Шарья

Ачинск

Железногорск

Зеленогорск

Красноярск

Курск

Аргун

Грозный

Гудермес

с. Ачхой-Мартан

с. Ведено

с. Курчалой

с. Надтеречное

с. Наурская

с. Ножай-Юрт

с. Урус-Мартан

с. Шелковская

Шали

Липецк

Пятигорск

Ставрополь

Белая Холуница

Вятские Поляны

Зуевка

Киров

Кирс

Малмыж

Нолинск

Омутнинск

пос. Афанасьево

пос. Богородское

пос. Кильмезь

пос. Кумены

пос. Нагорск

пос. Нема

пос. Суна

пос. Уни

пос. Фалёнки

Слобосдкий

Орел

Бор

Нижний Новгород

Рязань

Абдулино

Бугуруслан

Бузулук

Оренбург

пос. Асекеево

пос. Новосергиевский

пос. Первомайский

пос. Ташла

с. Грачевка

с. Курманаевка

с. Плешаново

с. Северное

с. Тоцкое

Сорочинск

Велиж

Демидов

Дорогобуж

Духовщина

Ельня

пос. Глинка

пос. Кардымово

пос. Красный

пос. Монастырщина

пос. Хиславичи

пос. Холм-Жирки

Починок

Рудня

Смоленск

Ярцево

Белинский

Городище

Заречный

Каменка

Кузнецк

Нижний Ломов

Никольск

Пенза

пос. Башмаково

пос. Беково

пос. Земетчино

пос. Исса

пос. Колышей

пос. Лунино

пос. Мокшан

пос. Пачелма

пос. Сосноборск

пос. Тамала

пос. Шемышейка

с. Бессоновка

с. Вадинск

с. Кондоль

с. Лопатино

с. Малая Сердоба

с. Наровчат

с. Неверкино

с. Русский Камешкир

Сердобск

Спасск

Тамбов

Жигулёвск

Новокуйбышевск

Октябрьск

пос. Безенчук

пос. Рощинский

пос. Суходол

с. Большая Глушица

с. Большая Черниговка

с. Красноармейское

с. Пестравка

с. Приволжье

с. Хворостянка

с. Шигоны

Самара

Сызрань

Тольятти

Чапаевск

Бежецк

Бологое

Весьегонск

Калязин

Кашин

Кимры

Конаково

Красный Холм

Кувшиново

Лихославль

пос. ЗАТО Солнечный

пос. Кесова Гора

пос. Лесное

пос. Максатиха

пос. Молоково

пос. Рамешки

пос. Сандово

Сонково

Тверь

Торжок

Удомля

Владивосток

Балаково

Балашов

Ершов

Маркс

пос. Горный

пос. Дергачи

пос. Духовницкое

пос. Мокроус

пос. Озинки

пос. Степное

Пугачев

с. Ивантеевка

с. Перелюб

Саратов

Энгельс

Белев

Новомосковск

Тула

Хабаровск

Ульяновск

Рыбинск

Ярославль

Баймак

Белебей

Давлеканово

Нефтекамск

Октябрьский

пос. Бижбуляк

пос. Раевский

с. Акъяр

с. Ермекеево

с. Зилаир

с. Киргиз-Мияки

с. Красная Горка

Сибай

Стерлитамак

Уфа

Архангельск

Йошкар-Ола

Вологда

Череповец

Карта сайта

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Ахтубинский район

(851-41) 5-22-66

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Володарский район

(851-42) 9-18-04

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» г.Знаменск

(851-40) 9-74-72

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Енотаевский район

(851-43)9-17-25

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Икрянинский район

(851-44) 2-02-01

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Камызякский район

(851-45) 9-14-76

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Кировский район г. Астрахани

(851-2) 79-31-11

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Красноярский район

(851-46)9-16-09

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Ленинский район г.Астрахани

(851-2) 79-31-11

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Лиманский район

(851-47) 2-26-12

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Наримановский район

(851-2)57-45-44

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Приволжский район

(851-2)40-63-79

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Советский район г.Астрахани

(851-2) 79-31-11

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Трусовский район г.Астрахани

(851-2) 79-31-11

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Харабалинский район

(851-48) 5-74-63

Астраханская область — Филиал «Астраханьэнерго» Черноярский район

(851-49) 2-13-54

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Алексеевский район

(84446)310-96

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Быковский район

8(84495)-315-36

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Волжский район

8(8443)-31-90-44
8(8443) 31-36-20

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Ворошиловский район

8(8442)-41-00-28

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Дзержинский район

8(8442)-41-00-28

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Красноармейский район

8(8442)-67-06-83
8(8442)-41-00-28

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Дубовский район

8(86377)-518-66

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Краснооктябрьский район

8(8442)-41-00-28

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Кумылженский район

8(84462)-618-53

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Михайловский район

8(84463)-451-86

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Нехаевский район

(84443)-524-09

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Николаевский район

(84444)-614-90

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Новоаннинский район

(84447)-553-85

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Новониколаевский район

(84444)-614-90

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Октябрьский район

8(86360)-235-14

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Ольховский район

8(84456)-218-71

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Палласовский район

8(84492)-688-20

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Руднянский район

8(84453)-712-38

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Светлоярский район

8(84472)-567-12
8(8442)-67-06-83

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Серафимовичский район

8(84464)-435-53

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Советский район

8(86363)-232-94

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Среднеахтубинский район

8(84479)-515-84
8(8443)-31-90-44
8(8443) 31-36-20

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Старополтавский район

8(84493)-436-05

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Суровикинский район

8(84473)-223-48

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Тракторозаводский район

8(8442)-41-00-28

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Урюпинский район

(84442)-368-00

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Фроловский район

8(84465)-446-60

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Центральный район

8(8442)-41-00-28

Волгоградская область — Филиал «Волгоградэнерго» Чернышковский район

8(84474)-612-04

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Городовиковский район

8 (84731) 9-11-72

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Ики-Бурульский район

8 (84742) 9-18-48

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Кетченеровский район

8 (84741) 2-10-26

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Лаганский район

8 (84733) 9-17-13

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Малодербетовский район

8 (84741) 2-10-26

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Октябрьский район

8 (84741) 2-10-26

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Приютненский район

8 (84742) 9-18-48

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Сарпинский район

8 (84741) 2-10-26

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Целинный район

8 (84742) 9-18-48

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Черноземельский район

8 (84733) 9-17-13

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Юстинский район

8 (84741) 2-10-26

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Яшалтинский район

8 (84731) 9-11-72

Республика Калмыкия — Филиал «Калмэнерго» Яшкульский район

8 (84742) 9-27-97

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Азовский район

8(86342)-447-57

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Аксайский район

8(86350)-322-62

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Белокалитвинский район

8(86383)-269-50

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Боковский район

8(86382)-312-45

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Верхне-Донской район

8(86364)-311-72

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Веселовский район

8(86358)-611-63

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Волгодонский район

8(86394)-703-26

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Егорлыкский район

8(86370)-226-92

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Зерноградский район

8(86359)-311-49

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Зимовниковский район

8(86376)-315-71

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Кагальницкий район

8(86345)-977-04

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Каменский район

8(86365)-941-35

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Кашарский район

8(86388)-214-25

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Константиновский район

8(86393)-217-48

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Красносулинский район

8(86367)-500-08

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Куйбышевский район

8(86348)-315-79

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Мартыновский район

8(86395)-216-34

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Миллеровский район

8(86385)-206-73

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Милютинский район

8(86389)-217-52

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Мясниковский район

8(86349)-224-34

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Неклиновский район

8(86347)-525-39
8(86347)-563-04

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Новочеркасск район

8(86352)-659-95

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Обливский район

8(86396)-210-36

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Орловский район

8(86375)-360-23

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Песчанокопский район

8(86373)-919-52

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Пролетарский район

8(86374)-950-65

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Ремонтненский район

8(86379)-316-86

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Родионово-Несветайский район

8(86340)-302-39

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Сальский район

8(86372)-508-53

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Семикаракорский район

8(86356)-416-88
8(86356)-419-42

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Таганрог район

8(8634)-38-31-10
8(8634)-62-54-80

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Тарасовский район

8(86386)-314-45

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Тацинский район

8(86397)-303-97

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Усть-Донецкий район

8(86351)-914-69

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Целинский район

8(86371)-917-77

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Цимлянский район

8(86391)-211-96

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Чертковский район

8(86387)-218-11

Ростовская область — Филиал «Ростовэнерго» Шолоховский район

8(86353)-214-64

Кредиторская задолженность | Пояснение | AccountingCoach

Введение в расчеты с кредиторами

Знаете ли вы? Чтобы сделать тему счетов к оплате еще проще для понимания, мы создали коллекцию премиальных материалов под названием AccountingCoach PRO . Наши пользователи PRO получают пожизненный доступ к нашим шпаргалкам по кредиторской задолженности, карточкам, быстрому тесту и многому другому.

Кредиторская задолженность определяется в Новом универсальном полном словаре Вебстера как:

кредиторская задолженность , пл. кредиторская задолженность . обязательство перед кредитором, действующее по открытому счету, обычно в отношении приобретения товаров и услуг. [1935-40]

Когда компания заказывает и получает товары (или услуги) до их оплаты, мы говорим, что компания закупает товары на счет или в кредит . Поставщик (или продавец) товаров в кредит также называется кредитором. Если компания, получающая товары, не подписывает вексель, счет или счет-фактура поставщика будут зарегистрированы компанией в ее счете кредиторской задолженности (или торговой кредиторской задолженности).

Как и ожидается от пассивного счета, расчеты с поставщиками обычно имеют кредитовое сальдо. Следовательно, когда счет-фактура поставщика регистрируется, кредиторская задолженность будет кредитована, а другой счет должен быть дебетован (как того требует бухгалтерский учет с двойной записью). Когда кредиторская задолженность оплачена, кредиторская задолженность будет дебетована, а денежные средства будут зачислены. Таким образом, кредитовое сальдо в расчетах с поставщиками должно быть равно сумме счетов поставщиков, которые были зарегистрированы, но еще не оплачены.

В соответствии с методом начисления учета компания, получающая товары или услуги в кредит, должна сообщить об обязательстве не позднее даты их получения. Та же дата используется для записи дебетовой проводки по счету расходов или активов в зависимости от обстоятельств. Следовательно, бухгалтеры говорят, что при методе начисления расходы отражаются тогда, когда они произведены (а не когда они оплачены).

Термин кредиторская задолженность может также относиться к лицу или персоналу, который обрабатывает счета поставщиков и оплачивает счета компании. Вот почему поставщик, который не получил оплату от клиента, позвонит и попросит поговорить с «кредиторской задолженностью».

Процесс обработки кредиторской задолженности включает в себя проверку огромного количества деталей, чтобы убедиться, что в систему бухгалтерского учета вводятся только законные и точные суммы. Большая часть информации, которую необходимо изучить, содержится в следующих документах:

  • заказы на покупку, выданные компанией
  • получение отчетов, выданных компанией
  • накладных от поставщиков компании
  • контракты и другие соглашения

Точность и полнота финансовых отчетов компании зависят от процесса расчета кредиторской задолженности.Хорошо отлаженный процесс расчета кредиторской задолженности будет включать:

  • своевременная обработка точных и законных счетов поставщиков,
  • точная запись в соответствующих счетах главной книги и
  • начисление обязательств и расходов, которые еще не полностью обработаны.

Эффективность и действенность процесса учета кредиторской задолженности также повлияет на состояние денежных средств компании, кредитный рейтинг и отношения с ее поставщиками.

Кредиторская задолженность является дебиторской задолженностью другой компании

Может оказаться полезным отметить, что кредиторская задолженность одной компании является дебиторской задолженностью поставщика, выставившего счет-фактуру. Чтобы проиллюстрировать это, давайте предположим, что DeliverCorp предоставляет услугу для YourCo по цене 600 долларов США 1 мая и отправляет счет от 1 мая на 600 долларов США. В счете указано, что сумма должна быть выплачена в течение 30 дней. (Во всем нашем объяснении мы будем предполагать, что компании используют метод начисления.)

В следующей таблице показана симметрия между кредиторской задолженностью компании и дебиторской задолженностью поставщика.

В следующей таблице основное внимание уделяется счетам Главной книги: Кредиторская задолженность и Дебиторская задолженность.

Кредиторская задолженность (AP) Определение: что такое кредиторская задолженность?

Когда компания покупает услуги или товары у поставщика, должен быть способ отслеживать данные и оплачивать счета. Особенно, когда вы имеете дело с доверием и кредитом.

Погружение вглубь Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность (AP) — это универсальный термин, описывающий как бизнес-аккаунт, так и отдел, обрабатывающий счета-фактуры.

Представляет собой конкретный счет в главной бухгалтерской книге, который описывает обязательство организации по выплате краткосрочных долгов своим поставщикам, поставщикам или кредиторам. Полная учетная запись этих операций отображается в текущих обязательствах баланса.

Кредиторская задолженность – это денежные суммы, причитающиеся продавцам или поставщикам за товары или услуги, которые были поставлены, но не оплачены.Кредиторская задолженность предприятия представляет собой сумму всех непогашенных сумм, которые еще не были выплачены поставщикам.

Учет Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность — это форма учета по методу начисления, которая требует двойного учета. В отличие от кассового учета, метод начисления признает, что долги не всегда выплачиваются сразу и, следовательно, должны регистрироваться и отслеживаться. В этом случае счета-фактуры поставщиков записываются по дебету в балансе компании.

В любой момент времени баланс AP отображается в разделе текущих обязательств баланса. Компания несет ответственность за погашение этого краткосрочного долга в течение определенного периода времени, чтобы избежать финансовых дефолтов и просроченных платежей.

Сумма, подлежащая уплате, представляет собой, прежде всего, «долговую расписку» (краткосрочное обязательство) от одной компании к другой хозяйственной единице. Сторона-кредитор будет регистрировать операции в своей главной бухгалтерской книге как актив.

Денежные потоки Менеджмент

Кредиторская задолженность является важным аспектом баланса и отражает, насколько быстро бизнес погашает долги. В основном есть два ожидаемых сценария с AP:

Если AP компании со временем увеличивается, это означает, что руководство делает больше покупок в кредит, чем платит наличными. В этом случае ликвидности меньше.

С другой стороны, если AP снижается, это означает, что компания быстрее погашает долг. В этом случае у них может быть меньше оборотного капитала, что может стать скользкой дорожкой для малого бизнеса. Денежные средства компании важны при развитии бизнеса.

Управление пассивным счетом имеет жизненно важное значение для положительного денежного потока в течение года.Компании стремятся поддерживать хороший денежный поток, выплачивая AP как можно быстрее.

Скидки за раннюю оплату

Некоторые поставщики предоставляют скидки за досрочную оплату, если компания оплачивает счет раньше установленного срока.

Некоторые поставщики включают в свои счета условия оплаты «1/10, n/30». Этот срок оплаты означает, что покупатели, которые платят в течение десяти дней, вместо того, чтобы ждать дня платежа, имеют право на скидку в размере 1% от суммы долга.

Другие поставщики предлагают более значительные скидки, например, условия оплаты «2/10, n/30». Покупатели, перечислившие причитающуюся сумму в течение десяти дней, могут получить скидку в размере 2% от причитающейся суммы.

Кредиторская задолженность Коэффициент оборачиваемости

Ставка, по которой компания погашает свою кредиторскую задолженность в любой заданный период времени, может быть рассчитана с использованием коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности. Коэффициент определяется путем деления общей суммы закупок компании у поставщиков на среднюю кредиторскую задолженность.

Если общий объем закупок у поставщиков компании А составляет 60 000 долларов, а средняя кредиторская задолженность составляет 4 000 долларов, оборот кредиторской задолженности компании А составляет 15 раз в год.

Высокий коэффициент оборачиваемости означает, что компания оплачивает свои счета за короткий период времени.

Долгосрочный вексель

Если компания задерживает платеж, владелец бизнеса может попросить продавца реклассифицировать кредиторскую задолженность как долгосрочную ноту. Этот срок оплаты предназначен для счетов со сроком погашения более 12 месяцев.Долг больше не должен находиться на счете краткосрочных расходов.

Как правило, долгосрочные векселя предполагают выплату дополнительных процентов. Согласится ли поставщик на долгосрочную записку, зависит от отношений компании с поставщиком.

Измените способ работы
вашей финансовой команды.

Обеспечьте масштабирование и эффективность своего бизнеса с помощью полностью автоматизированных комплексных средств оплаты.

Как работает процесс Расчеты с кредиторами ?

У отдела AP есть установленная процедура, которой они должны следовать, прежде чем разблокировать платежи поставщикам и кредиторам. Эти рекомендации помогают сделать процессы упорядоченными и прозрачными. Поскольку деловые отношения со временем развиваются, все условия должны быть ясными.

Процесс AP включает:

Получение счетов

Когда компания покупает товары или услуги, команда AP получает счет. Это помогает им отслеживать количество, текущие цены, дату и другие важные аспекты транзакции.

Когда команда AP запускается вручную, данные счета должны быть введены в систему учета.Если бизнес использует программное обеспечение для автоматизации AP, счет-фактура обычно сканируется с помощью процесса, известного как OCR (оптическое распознавание символов).

Проверка счета

Важно, чтобы все данные счета-фактуры были точными и проверенными. Подробная информация может включать имя поставщика, платежный адрес, заказ на покупку, авторизацию, соответствие требованиям и многое другое. Программное обеспечение AP обычно ускоряет этот процесс и отправляет утверждения соответствующим сторонам.

Обновление записей

После того, как компания получила все счета, отдел главной бухгалтерской книги должен поддерживать записи в актуальном состоянии.В зависимости от операционной политики компании обновление записей требует одобрения руководства, чтобы обеспечить прозрачность процесса в каждой точке взаимодействия.

Платежи

Отдел AP несет ответственность за своевременные платежи всем поставщикам, кредиторам и партнерам по цепочке поставок. Команда также подготавливает и проверяет необходимые документы перед началом оплаты счетов. Чтобы убедиться, что все идет гладко, менеджеры часто проводят аудит финансовой отчетности.

Компании должны выполнять все эти иерархические действия, чтобы избежать фальсификации документов или финансового мошенничества в любой возможной точке связи. Крайне важно, чтобы процесс был простым, доступным и прозрачным. Это устанавливает доверие к бренду и укрепляет деловые отношения.

Как руководство использует точку доступа

Когда фирмы используют косвенный метод для подготовки отчетов о движении денежных средств, чистое увеличение или уменьшение отображается в верхней части операционной деятельности.Иногда руководство использует функцию AP для временного управления денежными потоками.

Например, если фирме необходимо иметь более высокий денежный резерв, она продлит время для выплаты долгов. В этом случае долг увеличивается, а время просрочки зависит от взаимоотношений компании и кредитора.

Однако, чтобы вести долгосрочный бизнес, всегда полезно погасить все долги в срок, чтобы избежать негативных финансовых замечаний.

Роль отдела AP в компании

У отдела AP есть широкий спектр обязанностей, помимо простого управления счетами.В крупных компаниях кредиторская задолженность — это отдельный отдел; в небольших компаниях кредиторская и дебиторская задолженность объединены.

Независимо от размера компании отдел AP выполняет следующие важные задачи:

Командировочные расходы

Компаниям часто требуются команды для командировок, и отдел AP управляет этими расходами. Кредиторская задолженность включает в себя бронирование авиабилетов, аренду транспортных средств, бронирование отелей и расходы на питание.

В зависимости от политики компании, отдел может также обрабатывать запросы на возмещение расходов и оплачивать расходы на питание для лиц, выезжающих за пределы страны. По возвращении из командировки отдел АП ведет учет денежных средств и урегулирует все требования о возмещении.

Внутренние платежи

Отдел AP также отвечает за управление возмещением внутренних платежей, контролем распределения, мелкой наличностью, канцелярскими товарами и сертификатами об освобождении от налога с продаж.Мелкие наличные покрывают мелкие расходы, такие как обеды и транспорт.

Отдел AP также обрабатывает сертификаты об освобождении от налогов, выданные менеджерам, чтобы гарантировать, что налог с продаж не добавляется к покупкам для бизнеса.

Платежи поставщикам

Отдел также должен управлять контактной информацией различных поставщиков, формой W-9, условиями оплаты и многим другим. В соответствии с внутренними политиками компании отдел AP либо управляет предварительно одобренными закупками, либо проверяет закупки после их совершения.

В дополнение к этим действиям отдел также управляет отчетами о сроках выполнения на конец месяца, которые показывают текущие непогашенные остатки компании.

Оптимизация затрат

Чтобы оставаться конкурентоспособными в отрасли, компаниям необходимо сокращать расходы на увеличение денежных резервов. Команда AP разработает стратегии для увеличения прибыльности без чрезмерных долгов.

Поскольку AP является контактным лицом для поставщиков, они также могут предлагать скидки для построения долгосрочных деловых отношений. Эти стратегии взаимовыгодны для обеих сторон и помогают компании расти.

Внутренний контроль

Денежные средства и активы организации должны быть защищены. Следовательно, внутренний контроль в рамках процесса кредиторской задолженности имеет решающее значение.

Внутренний контроль не позволяет компании:

  • Оплата неточных и мошеннических счетов
  • Оплата поставщику дважды
  • Оплата без учета всех счетов

Чтобы избежать ошибок и мошенничества, бизнес может внедрить систему сдержек и противовесов, например:

  • Разделение обязанностей — гарантирует, что ни один сотрудник не сможет единолично утвердить платеж.
  • Разделение процедур регистрации новых продавцов и ввода ваучеров – эта политика гарантирует, что сотрудник не может зарегистрироваться в качестве продавца и платить себе без одобрения других сотрудников.

Также может потребоваться ваучер. Это документ, подтверждающий завершенность процедуры согласования.

Автоматизация расчетов с поставщиками

Процесс учета сильно подвержен человеческому фактору, особенно при вводе данных.Проблемы возникают и с бумажными счетами-фактурами. Эти документы могут быть утеряны или дублированы.

Такие проблемы приводят к высокой цене на метрику счета. Вот почему компании обращаются к автоматизации расчетов с кредиторами, чтобы оптимизировать бизнес-процессы AP.

Tipalti — это программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое может помочь предприятиям любого размера внедрить автоматизацию AP. Система улучшает процесс AP и предоставляет такие услуги, как:

  • Бесконтактная обработка счетов — Tipalti имеет встроенную технологию оптического распознавания символов, поддерживаемую слоями алгоритмов машинного обучения, для простого сканирования, сбора и обработки данных счетов.
  • Программное обеспечение, предназначенное для двустороннего и трехстороннего сопоставления заказов на поставку (PO) — Tipalti упрощает автоматизацию заказов на поставку, устраняет перерасход средств и усиливает финансовый контроль компании.
  • Tipalti Pi™ — интегрированная аналитическая платформа Tipalti по кредиторской задолженности запрограммирована на помощь диспетчерам в упреждающем снижении технологических рисков и ошибок.
  • Tipalti DetectSM — интегрированное решение Tipalti по борьбе с мошенничеством предотвращает мошенничество и снижает риски. Tipalti предлагает подробный мониторинг получателей платежей и отслеживание широкого спектра точек данных для выявления потенциальных мошенников.
  • Расширенное управление поставщиками и поставщиками — интегрированный центр поставщиков Tipalti упрощает ввод данных вручную, перекладывая работу по сбору и поддержанию точных данных о поставщиках на поставщиков.
  • Выверка платежей и экономия средств. Откажитесь от сшивки банковских выписок и электронных таблиц для выверки платежей. Эта функция позволяет ускорить финансовое закрытие, тем самым снижая затраты.

Найм Кредиторская задолженность Команда

Для эффективной работы отдела кредиторской задолженности требуются превосходные коммуникативные навыки. Быть частью команды AP означает, что человек умеет управлять числами, данными и человеческими отношениями. Это все часть описания работы.

Персоналу отдела кредиторской задолженности требуются различные навыки. Их заработная плата и льготы зависят от стажа работы.

При найме сотрудников AP компания должна смотреть дальше того, что написано в типичном резюме кредиторской задолженности. Независимо от желаемой роли AP, отличный найм должен быть:

  • Ориентация на детали
  • Знание основ бухгалтерского учета и процесса AP
  • Навыки анализа данных
  • Хорошо разбирается в вводе данных (быстро и точно)
  • Способность поддерживать хорошие отношения (с поставщиками и коллегами)
  • Опытный в средствах автоматизации AP

Примеры рабочих мест с кредиторской задолженностью и их среднемесячной заработной платы включают:

  • Счета заплатный менеджер — $ 6 400
  • Счета задолженности специалиста по выплате — $ 3,400
  • Счета задолженности — $ 3000
  • Бухгалтер — $ 4500
  • Специалист по заработной плате — $ 3,800
  • Cleance Clike — $ 3,4004

финал Мысли

Кредиторская задолженность является неотъемлемой частью любого бизнеса. Это помогает сделать финансовые процессы простыми и более управляемыми. Без отдела AP деловые отношения рухнут, и не будет места для установления доверия к бренду. Текущие активы компании настолько сильны, насколько сильны ее обязательства.

Как бы мы ни автоматизировали, AP всегда будет требовать участия человека. Группы по работе с кредиторской задолженностью являются жизненно важным активом для построения бизнеса и обеспечения финансовой стабильности на каждом этапе пути.

Что такое кредиторская задолженность? — Определение | Значение

Определение:  Кредиторская задолженность, также называемая торговой кредиторской задолженностью, представляет собой счет краткосрочных обязательств, используемый для учета долгов, связанных с приобретением товаров или услуг в кредит.В первую очередь этот счет используется для учета закупок инвентаря у поставщиков и других торговых задолженностей, но он также используется для закупок товаров, оборудования и услуг. Другие расходы, такие как налоги, часто включаются в баланс счета кредиторской задолженности.

Что означает кредиторская задолженность?

Что такое определение кредиторской задолженности?  В бухгалтерской книге A/P каждый кредитор указан отдельно с его текущим балансом. В подробном отчете о сроках погашения кредиторской задолженности перечислены все текущие кредиторы с остатками на их счетах, перечисленными в суммах, причитающихся или просроченных в днях.Например, в наиболее распространенных отчетах о сроках действия указаны остатки на счетах за 0-90 дней, 91-180 дней и 181+ дней. Это показывает суммы, которые непогашены для этих периодов времени.

Пример

Инструментальная компания Тима покупает молотки в кредит за 100 долларов США у поставщика 1 января. Эти 100 долларов США будут отражены в отчете Тима об устаревании от 0 до 90 дней, поскольку срок погашения долга составляет менее 90 дней. Предположим, сейчас апрель, а Тим до сих пор не заплатил 100 долларов своему поставщику. Затем в отчете Тима о старении 100 долларов будут перемещены в столбец 91-180 дней, потому что теперь долгу более 90 дней.По сути, отчет о старении — это способ для компаний отслеживать, как долго счета остаются непогашенными, и их остатки. Когда Тим, наконец, платит поставщику, остаток в размере 100 долларов удаляется из учетной записи A/P и отчета о старении.

Поскольку A/P является счетом текущих обязательств, он поддерживает кредитовое сальдо и отражается в разделе текущих обязательств баланса. Кредиторская задолженность обычно указывается первой в разделе пассивов, поскольку она является наиболее актуальной. Поскольку это торговые долги, они обычно погашаются в течение 90 дней, в отличие от краткосрочных векселей к оплате, которые могут быть непогашенными в течение всего года.

Краткое определение

Определить кредиторскую задолженность:  A/P означает торговую задолженность, которую одна компания должна другой за покупку инвентаря, материалов или других товаров в счет без оплаты от них до их доставки.


Кредиторская задолженность и ваш бизнес

  • Кредиторская задолженность — это счета, которые компания должна оплатить.
  • Некоторые примеры кредиторской задолженности относятся к услугам по уборке, униформе персонала и канцелярским товарам.
  • Три шага к кредиторской задолженности: покупка заказа, получение заказа и отправка счета-фактуры поставщику.

Кредиторская задолженность — это счета и другие долги, которые необходимо оплатить предприятию. На самом деле, единственное, что платит бизнес, что не считается кредиторской задолженностью, — это заработная плата. Все остальное подпадает под эту категорию, что делает его важным аспектом вашего бизнеса.

«Точность и полнота финансовой отчетности компании зависит от процесса расчета кредиторской задолженности», — сказал Гарольд Аверкамп, основатель и автор веб-сайта бухгалтерских консультаций Accounting Coach.«Эффективность и действенность процесса расчета кредиторской задолженности также повлияет на денежную позицию компании, кредитный рейтинг и отношения с ее поставщиками».

Внедрение надежной системы расчетов с поставщиками позволит получить точную финансовую информацию, необходимую для планирования как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Вот что вам нужно знать о том, как не отставать от долгов вашего бизнеса.

[ Связанный: Все, что вам нужно знать о дебиторской задолженности]

Примеры кредиторской задолженности

Вот несколько примеров кредиторской задолженности.

  • Услуги по уборке: Одним из примеров кредиторской задолженности является случай, когда компания нанимает стороннюю компанию для выполнения своих услуг по уборке. В этом случае компания должна направлять компании регулярные платежи в обмен на быстрое и надежное обслуживание.
  • Униформа персонала: Еще один пример кредиторской задолженности — когда компания нанимает другую компанию для создания своей униформы. В этом случае многим компаниям приходится постоянно заказывать униформу для новых сотрудников и заменять униформу, которая была повреждена или утеряна действующими сотрудниками.
  • Канцелярские товары : Еще одним ярким примером кредиторской задолженности являются канцелярские товары. Многие компании покупают канцелярские товары оптом и устанавливают автоматические заказы в зависимости от частоты их использования. Поэтому у них часто есть незавершенные платежи этим компаниям, чтобы обеспечить эффективный рабочий процесс.
  • Санитария : Наконец, многие предприятия должны платить за вывоз мусора и вторсырья. Эти услуги, как правило, еженедельно.

Отслеживание кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность, иногда сокращенно A/P, отслеживается ежемесячно для многих малых предприятий, но по мере роста бизнеса лучше сделать это еженедельной задачей, чтобы воспользоваться скидками за досрочную оплату и решить любые кредиты из-за возврата запасов. Удобно вести учет кредиторской задолженности на случай возникновения споров об оплате, чтобы напомнить бизнесу о текущих или неоплаченных счетах или в качестве доказательства расходов во время налогообложения. Эти записи можно вести вручную или с помощью бухгалтерского программного обеспечения. [Читать статью по теме: Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса]

Работа с кредиторской задолженностью требует большого внимания к деталям. Каждый счет должен быть проверен на точность, дату выставления счета и дату платежа, а затем правильно введен в главную книгу или бухгалтерское программное обеспечение. Основываясь на нашем исследовании, вот несколько общих советов по настройке вашей кредиторской задолженности и обеспечению бесперебойной работы процесса:

  • По возможности работайте с исходным счетом-фактурой .Некоторые счета отправляются в электронном виде. С электронными счетами, чтобы избежать ошибок, распечатайте счет один раз, а затем сохраните электронное письмо, чтобы минимизировать путаницу.
  • Каждый раз используйте одну и ту же систему ввода.  У каждого поставщика своя система выставления счетов, но присвоение номера счета в вашей системе должно быть согласованным. Определите метод, например, использование лидирующих нулей, и придерживайтесь его.
  • Каждый счет вводите отдельно.  Это включает в себя несколько ежемесячных счетов от одного и того же поставщика.В случае возникновения спора вы захотите иметь возможность легко отследить его в своей системе.
  • Получите одобрение счета от соответствующего лица, прежде чем вводить его.  Лицо, утверждающее счет, должно отличаться от того, кто его вводил. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и ведете собственную бухгалтерию, это может быть невозможно, но, тем не менее, у вас должен быть четкий процесс утверждения и регистрации. Ведите надежные записи для поддержки каждого из них.
  • Ищите скидки за раннюю оплату, чтобы сэкономить деньги.  К концу года может накопиться. Некоторые поставщики предлагают небольшой процент от счета, если вы оплачиваете его в течение определенного периода времени с даты выставления счета, например в течение 10 дней. Если вы обычно работаете с кредиторской задолженностью только один раз в месяц, рассмотрите систему, в которой вы определяете возможности скидки при досрочной оплате при получении счета и оплачиваете их отдельно от ежемесячной стопки.

Денежный поток важен для малого бизнеса. Надежная система мониторинга и оплаты кредиторской задолженности дает вам четкое представление о ваших расходах и доходах, что позволяет принимать более эффективные бизнес-решения.

[ Связанное содержание: Кредиторская задолженность и дебиторская задолженность — в чем разница?] Чтобы инициировать процесс, отдел закупок компании или организации отправляет заказ на покупку поставщику.

  • Отчет о получении : После того, как компания получила товар или услугу, они создают отчет о получении, в котором документируется отгрузка, включая любые проблемы, повреждения и т. д.
  • Счет-фактура поставщика : Наконец, счет-фактура отправляется продавцом для запроса средств. Как только кредиторская задолженность получает счет, им дается определенное время для оплаты всех или части затрат в случае дорогостоящих товаров и услуг.
  • Дополнительные ресурсы

    Дополнительную информацию по работе с кредиторской задолженностью можно найти в следующих статьях:

    Кредиторская задолженность (AP): Определение и принцип работы

    1. Развитие карьеры
    2. Кредиторская задолженность (AP): Определение и принцип It Works
    Анастасия Инохоса

    30 сентября 2021 г.

    Анастасия Инохоса — опытный финансовый бухгалтер с дипломами Техасского университета A&M-Corpus Christi и Колумбийского университета.Работает в сфере здравоохранения более десяти лет.

    Понимание кредиторской задолженности (AP) важно для всех, кто работает с бизнес-финансами или счетами. Управление кредиторской задолженностью является ключевой частью успешного управления денежными потоками компании и поддержания хороших деловых отношений. В этой статье мы определяем кредиторскую задолженность и обсуждаем процесс кредиторской задолженности.

    Что такое кредиторская задолженность?

    Кредиторская задолженность — это сумма, которую компания должна поставщикам или поставщикам за полученные товары или услуги.Термин «кредиторская задолженность» относится к индивидуальному балансовому счету, который отслеживает краткосрочные долги за деловые товары и услуги, купленные в кредит, а также к бизнес-отделу, ответственному за погашение этих краткосрочных долгов.

    Связано: Узнайте о том, как стать специалистом по работе с кредиторской задолженностью

    Этапы процесса расчета с кредиторской задолженностью

    Следование четкому и последовательному процессу расчета с кредиторской задолженностью помогает компаниям своевременно и точно оплачивать законные счета. Это помогает им управлять своими финансами и поддерживать хорошие деловые отношения.Если вы являетесь сотрудником отдела кредиторской задолженности, бухгалтером или владельцем малого бизнеса, вы можете предпринять следующие шаги в процессе расчета кредиторской задолженности:

    1. Проверить детали счета.

    2. Внесение счета-фактуры в бухгалтерские записи.

    3. График оплаты счетов.

    4. Отметить счет как обработанный.

    5. Оплатить счет.

    6. Разрешить бухгалтерские записи.

    1.Проверьте сведения о счете

    Некоторые общие сведения, которые следует искать в счете, включают:

    • Связанный заказ на поставку (ЗП): Внутренняя политика компании определяет, какие элементы абсолютно требуют ЗП, а какие нет. Счета за коммунальные услуги могут не требовать заказа на поставку, но крупные материальные предметы, такие как офисная мебель, компьютеры, телефоны или другие предметы, которые необходимо отслеживать, обычно требуются.

    • Дата: Если счет-фактура датирован в будущем, вы не должны оплачивать его до указанной даты.Если он необычно старый, вам следует изучить его, чтобы убедиться, что он не был оплачен ранее. Вам также следует связаться с поставщиком или внутренним закупщиком, чтобы указать, почему счет-фактура был получен так поздно.

    • Поставщик: Некоторые компании имеют утвержденный список поставщиков. Убедитесь, что это поставщик, которому вы уполномочены платить. Вы также можете потребовать форму W9 для новых поставщиков для целей налогообложения.

    • Описание услуг/продуктов: Счета должны быть детализированы, чтобы вы могли четко видеть, за что платите.Убедитесь, что вы получили то, что заказывали.

    • Цена: убедитесь, что сумма постатейных затрат равна общей цене. Помните об ограничениях на покупку. Например, для счетов на сумму более 1000 долларов США может потребоваться дополнительное утверждение. Материальные объекты стоимостью более 10 000 долларов США, возможно, потребуется капитализировать как основные средства. Счета на сумму более 25 000 долларов США могут потребовать утверждения советом директоров. Освобожденные от налогов организации не должны платить налог с продаж.

    • Условия оплаты: Убедитесь, что вы оплачиваете счет вовремя, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа. Некоторые продавцы предлагают скидки за досрочную оплату, поэтому ищите возможности сэкономить.

    • Подпись разрешения: Убедитесь, что кто-то утвердил счет для оплаты. Внутренняя политика может разрешать оплату определенных счетов без предварительного утверждения, например, общий заказ на поставку, поэтому ознакомьтесь с политикой вашей компании.

    2. Введите счет-фактуру в бухгалтерские записи

    После того, как вы убедитесь, что счет-фактура является точной и полной, введите данные в качестве кредита в разделе кредиторской задолженности баланса компании.Большинство компаний записывают следующую информацию в их бухгалтерское программное обеспечение:

    • счета-фактуру №

    • Дата счета

    • код поставщика или название

    • Сумма, зачисленная на кредитные счета

    • Сумма и счет (ы) к списанию

    • Дата предполагаемого платежа

    Затем введите сумму по дебету в отчет о прибылях и убытках компании. Такая практика двойной записи максимально увеличивает шансы на то, что финансовые отчеты вашей компании будут точными и полезными.Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, то оно создаст эти записи для вас, но вам нужно будет знать коды счетов для дебетовых транзакций, так как вам потребуется ввести их в программное обеспечение для бухгалтерского учета.

    3. График оплаты счета

    Внимательно прочитайте условия счета и запланируйте оплату счета. Предполагаемая дата платежа будет зависеть от условий счета и политики оплаты компании. Как правило, предприятия оплачивают счета как можно ближе к сроку их оплаты, поскольку удержание средств как можно дольше улучшает денежный поток.Однако вы можете оплатить счета досрочно, если поставщики предлагают скидки за досрочную оплату. Дайте время для доставки, если вы отправляете платеж по почте.

    4. Отметьте счет как обработанный

    Отметьте свой счет, чтобы показать, что он был введен в систему учета. Этот шаг снижает вероятность дублирования записей в счетах и ​​совершения платежей. Многие компании используют штамп или перфорацию, чтобы показать обработку. Некоторые сшивают счет-фактуру, заказ на покупку и заказ на получение вместе с титульным листом, называемым ваучером.

    5. Оплатить счет

    Затем счет оплачивается. Этот шаг часто происходит автоматически, поскольку компании все больше полагаются на автоматизированные способы оплаты. Однако это может происходить вручную для предприятий, которые предпочитают оплачивать счета наличными или чеками.

    6. Разрешить бухгалтерские записи

    После оплаты, дебетовать сумму со счетов к оплате и кредитовать сумму наличными. Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, оно должно автоматически создавать эти записи в системе при выполнении проверки.Предприятия, использующие систему ваучеров, также перемещают ваучер и прилагаемые к нему документы, включая копии всех выданных чеков, из открытого файла в файл оплаченного счета. Некоторые предприятия сканируют и прикрепляют эти записи в своих компьютерных системах в электронном виде, чтобы свести к минимуму хранение бумажных документов.

    Различия между кредиторской и дебиторской задолженностью

    Кредиторская задолженность — это счет, показывающий сумму, которую компания должна третьей стороне, а дебиторская задолженность — это счет, показывающий сумму, которую третьи лица должны организации.В то время как кредиторская задолженность является текущим обязательством, дебиторская задолженность является текущим активом. Думайте о кредиторской и дебиторской задолженности как о двух противоположных сторонах бизнес-операции.

    Например, Amy’s Cleaning убирает офис William’s Mortgage Brokers. Amy’s Cleaning выставляет ипотечным брокерам William’s Mortgage Brokers счет за услуги по уборке. Amy’s Cleaning записывает сумму счета в свою бухгалтерскую книгу с кредитом на выручку от услуг и дебетом на дебиторскую задолженность. William’s Mortgage Brokers записывает покупку по дебету счета расходов и кредиту кредиторской задолженности. Когда компания William’s Mortgage Brokers оплачивает счет, она дебетует кредиторскую задолженность и кредитует денежные средства. Когда Amy’s Cleaning получит платеж, она дебетует денежные средства и кредитует дебиторскую задолженность.

    Подробнее: 6 основных навыков бухгалтерского учета

    Почему важна кредиторская задолженность?

    Кредиторская задолженность помогает предприятиям управлять своими денежными потоками и контролировать свои финансы. Использование кредиторской задолженности и покупка товаров и услуг в кредит вместо внесения авансовых платежей позволяет предприятиям пользоваться новыми активами, сохраняя при этом средства на своих счетах дольше, чтобы получать больше процентов.Более длительное удержание средств также может помочь предприятиям тратить больше средств, чтобы способствовать росту бизнеса.

    Предприятия могут понять свои привычки в отношении расходов, сравнивая показатели своей кредиторской задолженности от одного финансового года к другому. Если сумма кредиторской задолженности увеличивается, бизнес покупает больше товаров или услуг в кредит. Если сумма кредиторской задолженности уменьшается, бизнес погашает предыдущие долги быстрее, чем покупает новые товары или услуги в кредит.

    Подробнее: Вопросы и ответы: что означает «финансовый год»?

    Советы по отслеживанию кредиторской задолженности

    Эти стратегии могут помочь вам отслеживать кредиторскую задолженность, особенно при работе с несколькими поставщиками и поставщиками:

    • Создайте отдельную учетную запись электронной почты для счетов: отдельная учетная запись электронной почты для счетов обеспечивает все ваши цифровые счета и счета оплачиваемая корреспонденция находится в одном месте для удобства отслеживания.Это будет полезно, если в отделе кредиторской задолженности есть обороты.

    • Используйте отдельные лотки для входящих документов. Отдельные лотки для бумажных счетов, ожидающих обработки и ожидающих оплаты помогают визуально отслеживать, на каком этапе обработки кредиторской задолженности они находятся. После обработки бумажных счетов переместите их в отдельный папка в вашей картотеке. Вы также можете распечатать любые цифровые счета и использовать лотки для входящих сообщений, чтобы хранить все свои счета вместе.

    • Регулярное выполнение задач по работе с кредиторской задолженностью: выбор регулярного времени для выполнения задач по работе с кредиторской задолженностью, например, ежедневно после обеда или после обеда каждую пятницу, помогает выполнять свои обязанности и снижает риск потери документов.Выберите подходящую частоту для количества кредитных транзакций вашего бизнеса.

    • Используйте качественное бухгалтерское программное обеспечение: Качественная бухгалтерская система упрощает отслеживание и получение сведений о кредиторской задолженности. Эти программы позволяют фильтровать кредиторскую задолженность по полям, включая сумму счета, дату выдачи и другие переменные.

    • Общение с покупателями: Кредиторская задолженность и закупки связаны, но эти функции должны быть разделены во избежание мошенничества. Если в вашем бизнесе есть отдельный отдел закупок, регулярное общение с ними имеет смысл. Проконсультируйтесь с отделом закупок, когда вы оплачиваете крупные покупки или у вас есть вопросы о счете. Если нет отдельного отдела закупок, регулярно общайтесь с персоналом, который делает или утверждает закупки.

    Связанные: Кредиторская и дебиторская задолженность: в чем разница?

    Что такое кредиторская задолженность?

    Внедрение надежного способа отслеживания кредиторской задолженности является неотъемлемой частью успешного бизнеса. — Getty Images/Дамир Хабиров

    Кредиторская задолженность является важной частью финансового отчета вашей компании. Вероятно, это составляет большую часть исходящих денежных средств вашего бизнеса для таких расходов, как счета и платежи поставщикам. Если вы не будете предвидеть свои текущие долги, отслеживая кредиторскую задолженность, вы не сможете точно оценить свою финансовую устойчивость или спланировать будущие расходы.

    Надлежащий учет и отслеживание вашей кредиторской задолженности также гарантирует, что вы будете в курсе своих долгов и не пропустите ни одного важного срока платежа.Ниже мы определили и описали процесс настройки и ведения кредиторской задолженности вашего бизнеса.

    Что такое кредиторская задолженность?

    Ваша кредиторская задолженность включает все неоплаченные счета за приобретенные товары и полученные услуги, за исключением расходов на заработную плату. Эти расходы не оплачиваются немедленно и считаются «обязательствами» в ваших бухгалтерских книгах.

    Например, предположим, что вашему предприятию требуется оборудование, и вы оплачиваете это оборудование кредитной картой компании.Пока вы не оплатите эту покупку картой, покупка будет отражаться в вашей кредиторской задолженности.

    Кредиторская задолженность существует, чтобы гарантировать, что вы не просрочили какие-либо платежи, и позволяет вам учитывать свои обязательства по сравнению с вашими активами, чтобы точно спрогнозировать движение денежных средств. Как и ваша дебиторская задолженность, которая представляет собой деньги, которые клиенты или заказчики должны вашему бизнесу, кредиторская задолженность является важной частью вашего баланса и должна регулярно пересматриваться.

    [Подробнее см.: 3 основных способа улучшить бухгалтерский учет в малом бизнесе.]

    Настройка учетной записи

    Чтобы настроить кредиторскую задолженность, рассмотрите возможность использования бухгалтерского программного обеспечения, такого как QuickBooks или FreshBooks. Оттуда вы будете собирать и систематизировать все свои квитанции, расходы по кредитным картам и входящие счета.

    SBA рекомендует настроить электронную таблицу кредиторской задолженности, включив в нее следующие элементы:

    • Имя поставщика/выставителя счета
    • Номер счета
    • Вид расходов
    • Дата получения счета
    • Сумма задолженности

    Использование этой схемы сделает регистрацию и управление платежами более плавным процессом, независимо от его размера.

    Если вы получаете более двух счетов в день, SBA рекомендует автоматизировать отслеживание кредиторской задолженности, а не регистрировать каждый расход вручную.

    Учет и планирование платежей

    По мнению тренера по бухгалтерскому учету, вам следует внедрить «трехстороннее согласование», которое гарантирует, что вы записываете и оплачиваете только действительные счета.Хотя вы не хотите предполагать, что ваши поставщики пытаются вас обокрасть, ошибки случаются, и вы никогда не должны быть слишком осторожными.

    Чтобы определить точность вашего счета с помощью этого метода, вы должны сравнить детали следующего, чтобы убедиться, что они соответствуют друг другу:

    1. Заказ компании на поставку
    2. Отчет о приеме
    3. Счет поставщика

    Если есть «трехстороннее совпадение», вам следует приступить к регистрации и оплате счета.

    Если вы получаете более двух счетов в день, SBA рекомендует автоматизировать отслеживание кредиторской задолженности, а не регистрировать каждый расход вручную. Все расходы, в том числе расходы на сотрудников, должны быть внесены в ваш счет сразу же, включая дату платежа. Таким образом, вы можете соответствующим образом упорядочить даты выставления счетов, чтобы убедиться, что вы планируете платежи заранее.

    Если возникнут какие-либо проблемы, и вы обнаружите, что с деньгами будет туго в течение месяца, не паникуйте. Воспользуйтесь любыми гибкими условиями оплаты, которые может предоставить ваш поставщик, такими как минимальная сумма платежа или льготный период выставления счетов.

    Если ваш поставщик не предоставляет достаточно места для маневра и вы не можете произвести платеж в срок, указанный в счете, сообщите об этом как можно раньше. Спросите, есть ли возможность разработать план платежей или альтернативный механизм, чтобы вы могли оплачивать свой счет, одновременно выполняя другие финансовые обязательства вашего бизнеса.

    Кредиторская задолженность — это лишь небольшая часть общих финансов вашей компании. Тем не менее, поддержание ваших запланированных платежей является важным процессом, который не следует упускать из виду или пренебрегать.

    CO — не рассматривает и не рекомендует продукты или услуги. Для получения дополнительной информации о выборе лучшего программного обеспечения для бухгалтерского учета посетите наших друзей на business.com.

    CO— стремится вдохновить вас от ведущих уважаемых экспертов. Тем не менее, прежде чем принимать какое-либо деловое решение, вам следует проконсультироваться со специалистом, который может дать вам совет в зависимости от вашей индивидуальной ситуации.

    Чтобы быть в курсе всех новостей, влияющих на ваш малый бизнес, перейдите сюда для всех наших последних новостей и обновлений малого бизнеса.

    CO — стремится помочь вам начать, управлять и развивать свой малый бизнес. Узнайте больше о преимуществах членства малого бизнеса в Торговой палате США здесь.

    Подпишитесь на нашу рассылку, Midnight Oil

    Деловые советы экспертов, новости и тенденции, доставляемые еженедельно

    Регистрируясь, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности CO.Вы можете отказаться в любое время.

    Опубликовано 03 июня 2019 г.

    Что такое кредиторская задолженность? (Определение и пример)

    Что такое кредиторская задолженность?

    Кредиторская задолженность — это средства, которые вы должны другим — они отправили вам счет, который вы все еще «подлежите оплате».

    Кредиторская задолженность обычно подлежит оплате в течение 30 дней и отражается как краткосрочное обязательство в балансе вашей компании.

    Кредиторская задолженность признается только по методу начисления (в отличие от учета по кассовому методу).

    Где найти кредиторскую задолженность?

    Кредиторскую задолженность можно найти в разделе «Текущие обязательства» вашего баланса или плана счетов. Кредиторская задолженность отличается от других текущих обязательств, таких как краткосрочные кредиты, начисления, предлагаемые дивиденды и векселя к оплате.

    В чем разница между кредиторской и дебиторской задолженностью?

    Кредиторская задолженность — это счет обязательств, представляющий деньги, которые вы должны своим поставщикам.Дебиторская задолженность, с другой стороны, представляет собой счет активов, представляющий деньги, которые ваши клиенты должны вам .

    Предположим, вымышленная компания под названием Paint World отправляет вам счет на 500 долларов для оплаты партии краски.

    Когда вы получите счет, вы запишете его как кредиторская задолженность в своих бухгалтерских книгах, потому что это деньги, которые вы должны заплатить кому-то другому.

    Мебель Кита запишет его как дебиторскую задолженность со своей стороны, потому что это представляет собой деньги, которые они получат от кого-то еще в будущем.

    Является ли кредиторская задолженность расходом?

    Кредиторская задолженность — это счет обязательств, а не счет расходов. Однако при учете по методу начисления расходы, связанные с кредиторской задолженностью, учитываются одновременно с регистрацией кредиторской задолженности.

    (Если вы хотите понять, почему кто-то записывает одну транзакцию с двумя бухгалтерскими проводками, ознакомьтесь с нашим руководством по двойной бухгалтерии.)

    Почему я должен обращать внимание на свою кредиторскую задолженность?

    Отслеживание долгов и своевременное их погашение важно не только для поддержания хороших отношений с поставщиками. Это также может буквально сэкономить вам деньги.

    Многие продавцы предлагают скидки покупателям, досрочно погасившим кредиторскую задолженность. Например, поставщик может попросить вас оплатить счет в течение 30 дней, а затем предложить вам 2-процентную скидку, если вы оплатите его в течение 15 дней.

    Например, предположим, что 10 июля 2019 года вы заказываете краску на 500 долларов в Paint World. В этот день вы делаете следующую запись в своих книгах:

    .
    Счет Дебет Кредит
    Расходные материалы (краска) 500 долларов
    Кредиторская задолженность — Paint World 500 долларов

    Допустим, в высланном вам счете Paint World предлагает вам 2-процентную скидку при оплате в течение 15 дней.Чтобы воспользоваться этим, вы платите им ровно через неделю, 17 июля 2019 года.

    В этот день вы должны были сделать следующую запись, чтобы записать три вещи:

    • скидка, на которую вы имеете право, потому что вы заплатили раньше (500 * 2% = 10 долларов США)

    • денежный платеж, который вы сделали Paint World (490 долларов США)

    • закрытие кредиторской задолженности за Paint World (дебет $500)

    Счет Дебет Кредит
    Кредиторская задолженность — Paint World 500 долларов
    Наличные 490 $

    Что произойдет, если я не смогу заплатить?

    В соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP) кредиторская задолженность считается текущими обязательствами, т. е.е. обязательства, которые вы планируете погасить в течение года.

    Но что происходит, когда вы не можете погасить кредиторскую задолженность в краткосрочной перспективе?

    Если вы очень просрочили платеж, но в остальном у вас хорошие отношения с поставщиком, которому вы должны деньги, они могут согласиться реклассифицировать кредиторскую задолженность как долгосрочную ноту . Долгосрочные векселя подлежат погашению через 12 месяцев или более и обычно предполагают выплату процентов.

    Каков коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности?

    Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности — это простой финансовый расчет, показывающий, насколько быстро компания оплачивает свои счета.Мы вычисляем его путем деления всего закупок поставщиков на среднюю кредиторскую задолженность .

    Допустим, вы рассматриваете возможность вести дела с вымышленной компанией под названием XYZ Inc. У вас только что был неудачный опыт с другим поставщиком, который заплатил вам очень поздно, поэтому вы очень осторожны, привлекая новых поставщиков сейчас.

    Как оказалось, XYZ Inc. — прозрачная компания. Они передают вам свои финансовые показатели за 2018 год, чтобы доказать вам, что они быстро оплачивают счета.На какие числа смотреть?

    Предположим, что на начало 2018 года (1 января) общая кредиторская задолженность XYZ Inc. составляла 3200 долларов США. Допустим также, что на конец 2018 года (31 декабря) его общая кредиторская задолженность составляла 2600 долларов. В 2018 году общий объем закупок у поставщиков составил 48 000 долларов США.

    Чтобы получить среднюю кредиторскую задолженность для XYZ Inc. за этот год, мы складываем начальную и конечную суммы кредиторской задолженности и делим их на два:

    3 200 долл. США + 2 600 долл. США / 2 = 2 900 долл. США

    Чтобы рассчитать коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности, мы делим общую сумму закупок у поставщиков (48 000 долл. США) на среднюю кредиторскую задолженность (2 900 долл. США):

    48 000 долл. США / 2 900 долл. США = 16.55

    В этом случае XYZ Inc. имеет коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности 16,55. Чем выше этот коэффициент, тем быстрее компания оплачивает свои счета.

    Чтобы рассчитать средний период оплаты — среднее время, которое требуется компании для оплаты своим поставщикам, — мы делим 52 (количество недель в году) на коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности (16,55):

    52 недели / 16,55 = 3,14 недели

    Это означает, что в 2018 году компания XYZ Inc.в среднем 3,14 недели, чтобы оплатить свои счета. Если для вас это звучит как приемлемый период оплаты, вам следует начать вести с ними бизнес!

    Что такое график старения кредиторской задолженности?

    Если у вас много поставщиков и много разных кредиторских задолженностей, может быть трудно вспомнить, кому именно вы должны. Некоторые предприятия создают график погашения кредиторской задолженности , чтобы отслеживать ее.

    Вот пример графика погашения кредиторской задолженности для вымышленной компании XYZ Inc.

    График погашения кредиторской задолженности

    XYZ Inc., по состоянию на 22 июля 2019 г.

    Наименование поставщика 1-30 дней 30-60 дней 60+ Всего
    Компания Keith’s Furniture Inc. 500 долларов $0 $0 500 долларов
    Оранжевый интерактивный 2000 долларов $0 $0 2000 долларов
    Хеликс Индастриз 1000 долларов 400 долларов $0 1400 долларов США
    Матричная печать 2000 долларов 500 долларов 500 долларов 3000 долларов
    Поставка краски для леса 480 $ $0 $0 480 $
    Итого 5980 долларов США 900 долларов 500 долларов 7 380 долл. США

    Этот график полезен, потому что он сразу показывает, какие поставщики XYZ Inc.находится на пути к погашению долга в течение 30 дней, о каких просроченных платежах следует беспокоиться и какие платежи действительно просрочены.

    Например, кредиторская задолженность по матричной печати выглядит немного рискованно. Поставщики обычно не ждут оплаты более 60 дней, но у XYZ есть одна кредиторская задолженность с Dot Matrix, которой более 60 дней. Он должен дважды проверить с помощью Dot Matrix, чтобы убедиться, что платеж не просрочен и не накапливаются просроченные платежи.

    Больше способов контролировать кредиторскую задолженность

    Неоплата счета из-за того, что вы забыли о нем или потеряли его, может серьезно повредить вашим отношениям с поставщиком.Чтобы этого никогда не произошло, выполните следующие действия:

    Переход на безбумажный

    Многие поставщики предлагают варианты электронного выставления счетов и оплаты — воспользуйтесь этим предложением. Электронные счета-фактуры легче хранить, их можно искать, и их легче импортировать в бухгалтерское программное обеспечение. Электронные платежи легче отправлять, они автоматически оставляют бумажный след и поддаются автоматизации.

    Если кто-либо когда-либо пришлет вам физический счет, отсканируйте его и убедитесь, что он присутствует во всех других ваших документах.Чем лучше вы умеете хранить все документы по счетам к оплате в одном месте, тем меньше вероятность, что вы забудете об одном из них. Переход на безбумажную форму — один из лучших способов сделать это.

    Внесите их в свой календарь

    В тот момент, когда вы видите дату оплаты в счете от поставщика, внесите его в свой календарь и запланируйте напоминание. Если вы используете платежную систему, обработка которой занимает несколько дней, не забудьте запланировать напоминание до установленного срока.

    Иметь финансовый буфер

    Нет большего стимула забыть о счете, чем отсутствие денег для его оплаты. Если можете, убедитесь, что у вас достаточно наличных денег, чтобы оплатить кредиторскую задолженность за несколько месяцев. Нужна помощь в планировании вашего будущего денежного потока? Ознакомьтесь с нашим руководством и шаблоном прогноза движения денежных средств.

    Использовать заказы на поставку

    Заказы на покупку подобны счетам-фактурам, которые покупатель продает продавцу. Они обеспечивают вам юридическую защиту в спорах с поставщиками, помогают избежать проблем с аудитом, облегчают жизнь вашим поставщикам и являются единственным наиболее эффективным инструментом, который должен иметь бизнес для отслеживания крупных и сложных закупок.

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.