Офис менеджер профессия – где учиться, зарплата, плюсы и минусы

описание, необходимые навыки и качества

Подробности

Обновлено: 30.06.2019 12:09

Опубликовано: 09.07.2017 17:24

Автор: Сергей Краковский

Поделитесь в сети:

 

Офис-менеджер — это сотрудник, задача которого обеспечивать полноценную работу офиса компании или фирмы.

Особенности профессии:

В первую очередь в обязанности офис-менеджера входит управление персоналом. Он руководит секретарями, секретарями-референтами, водителями, курьерами, дает им определенные задания и контролируя их выполнение. Помимо этого офис-менеджер обеспечивает хозяйственные нужды компании. А именно: проводит закупки необходимого офисного оборудования, заключает контракты или договора на его обслуживание, вызывает специалистов для технического обслуживания офисной техники, обеспечивает и следит за эргономикой рабочих мест в офисе.

Также в обязанности офис-менеджера входит и управление документацией. В зависимости от требований компании, может заниматься ведением первичной бухгалтерии: выписка счетов и накладных, проводит банковские операции и др.

Бывают случаи, что в малых организациях нет отдела кадров и уж тем более HR-менеджера. Поэтому офис-менеджер берет на себя выполнении их задач на себя: составляет приказы и распоряжения, трудовые и/или коллективные договора, ведет трудовой учет и др . В некоторых мелких фирмах ему приходиться брать на себя функции менеджера по персоналу и проводить собеседования с кандидатами на определенные должности. В некоторых коммерческих фирмах может выполнять часть функционала менеджера продаж.

Обучение офис-менеджера можно пройти на специальных курсах. Но как правило это не обязательно!

Необходимые знания и навыки:

Должен обладать хорошими управленческими навыками и коммуникабельностью. Умение работать с офисной техникой, и иметь минимальные знания Microsoft office.

Поделитесь в сети:

profitworks.com.ua

обязанности, должностная инструкция, личные качества и навыки

Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит ведение делопроизводства, налаживание коммуникативных связей.

Работники путают секретаря организации с должностью офис-менеджера, ошибочно полагая, что это одна и та же профессия. В реальности круг должностных обязанностей у менеджера гораздо шире привычного секретаря, он сочетает в себе некоторые функции завхоза, секретаря, менеджера по набору персонала и многое другое. Каждый ли сотрудник станет преуспевающим офис-менеджером? Какими личностными качествами он должен обладать?

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры.

Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

• Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
• Отличная скорость печати для набора текстов для документов
  

  Проведение переговоров

• Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
• Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
• Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
• Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
• Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
• Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Общие положения должностной инструкции

В каждой компании общепринятая должностная инструкция отличается по содержанию, но имеются общие положения, остающиеся в неизменном виде. Работа офис-менеджера и его обязанности в подробностях прописаны в этом документе. Вот общие положения, касающиеся работника:

• Позиционируется в компании как специалист
• Назначение на должность и освобождение от него производится на основе соответствующего приказа
  

  Ответственность

• Сотрудник находится в непосредственном подчинении генеральному директору
• В подчинении офис-менеджера находятся технические работники, водители и курьеры
• Во время отсутствия работника по уважительной причине его прямые обязанности передаются другому лицу, о чем объявляется в официальном приказе
• На должность принимают кандидата, отвечающего всем требованиям, владеющего указанными навыками
• Во время работы менеджер основывается на законодательные акты, официальные приказы и распоряжения официального руководства компании, действующей должностной инструкцией

Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

• Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
• Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
• Выполнение копий ценной документации по поручению руководства
  

  Приглашение на собрание

• Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
• Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
• Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
• Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
• Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
• Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
• Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
• Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

• Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
• Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
• Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
• Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.

Во время отбора претендентов на должность, руководители компаний рассматривают возраст, а также личностные качества кандидата.

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Специфика работы офис-менеджера

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

— планирование работы офиса;

— руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

— разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

— разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Требования работодателей

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Куда растём?

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

Наталия Телегина

hr-portal.ru

Должностные бязанности офис менеджера: основные требования

Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.

Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать, какие существуют обязанности офис менеджера и что необходимо знать при устройстве на работу.

Офис менеджер: кто это такой?

Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.

Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.

Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.
Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.

Обязанности офис-менеджера

Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.

Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:

1. Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
2. Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
3. Контроль за порядком и чистотой в офисе.

Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.

При этом предусмотрены такие обязанности:

1. Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
2. Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
3. Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
4. Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
5. Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
6. Организация телефонных переговоров руководителя.
7. Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
8. Оформление приказов.
9. Перед совещанием проводится подготовительная работа.

Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.

Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.

Требования к кандидатам

Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:

• наличие высшего или среднего специального образования;
• знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
• опыт работы на похожей должности не менее года;
• владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
• важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
• знания законодательства об охране труда;
• знания основ экономики, организации управления и труда;
• знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
• навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.

Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.

Личные качества офис – менеджера

Иногда требуется для резюме указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.

Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.
Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.
Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.

Необходимые навыки

Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.
Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.
Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.
Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.

Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.

Нюансы работы

Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.

Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.
В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.

Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.
Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.

Где учат профессии?

Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.

Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.
Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.

Какие права у офис-менеджера?

У офис – менеджера есть и некоторые права.

Вот они:

1. Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
2. Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
3. Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.

Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.

А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.

Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.

Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.

На сегодня все, пока-пока и до встречи!

30-plus.ru

необходимые навыки и обязанности :: SYL.ru

В современном обществе появилось много новых профессий, о которых еще несколько десятков лет назад даже и не слышали. Но новшества постепенно и верно входят в нашу жизнь, и вчерашние школьники задумываются о вечном вопросе «кем быть». Девушек особо привлекает профессия «офис-менеджер». Что собой представляет эта работа, и какие навыки необходимо иметь, рассмотрим в данной статье.

Что за менеджер такой

Из названия понятно, что должность «офис-менеджер» связана с нахождением в кабинете и управление текущими делами предприятия. Сотрудник имеет дело с документацией, различной информацией и посетителями.

В основном обязанности офис-менеджера связаны с документами. Всем понятно, что приказы, справки и другие бумаги должны быть правильно оформлены, зарегистрированы и соответствующе храниться.

К тому же любое предприятие всегда посещают клиенты, заказчики или партнеры, и их необходимо грамотно распределить, чтобы люди попали к нужному им человеку. Всю поступающую извне информацию также принимает офис-менеджер, обязанности которого – правильно распределить данные по подразделениям.

С приходящими в организацию людьми первым общается также работник данной профессии. И порой именно этого контакта бывает достаточно, и не нужно отвлекать вышестоящих по должности людей. Офис-менеджер может дать нужную посетителю информацию или какой-либо документ. Если же нужен контакт с другими людьми, определяет удобное для всех время приема.

Непосредственные обязанности

Итак, мы разобрались, кто такой офис-менеджер. Обязанности:

1. Работа с входящей и исходящей документацией. Систематизируя все поступающие письма (как электронные, так обычные), может давать необходимые ответы. Если это компетенция других лиц, передает в соответствующие службы.
2. Является связующим звеном между посетителями и начальством. Регистрирует посетителей, записывает на прием, помогает с решением первичных вопросов.
3. Все телефонные звонки и факсы также поступают сперва к офис-менеджеру.
4. Подготавливает необходимые документы, такие, как приказы, постановления, выписки.
5. Собирает нужную информацию и составляет по ней отчеты, готовит аналитические сводки.
6. Подготовка к совещаниям и конференциям также входит в круг его обязанностей.
7. Ответственен за оснащенность офиса всеми необходимыми принадлежностями. Соответственно, ведет плановый учет наличия и потребностей в материальных ценностях. Участвует в закупке и принятии материальных ценностей.

Офис-менеджер, обязанности которого очень разносторонние, является, по сути, «хозяином» офиса. Много дел лежит на его плечах, и вся работа учреждения может сорваться без правильного и грамотного руководства.

Как занять вакантное место?

Чтобы устроиться на работу, первым делом нужно рассказать и показать работодателю, кто вы такой. Для этого используются всевозможные анкеты и резюме.

Резюме офис-менеджера, как и другого офисного сотрудника, должно содержать базовые пункты, на которые обращают внимание.

Основные пункты резюме

1. Ф.И.О.
2. Контактные данные.
3. Образование.
4. Опыт работы и достижения.
5. Личностные качества.

К основным пунктам желательно добавить что-то от себя. Следует постараться заинтересовать потенциального работодателя с тем, чтобы из общей массы он выбрал именно вас.

Хотя сама по себе может показаться скучной такая работа, офис-менеджер не погрязнет в рутине. От человека на данной должности ждут креатива и самодостаточности, поэтому и на соответствующее резюме сразу обратят внимание.

Оригинально представляем себя

• Резюме офис-менеджера, конечно, должно содержать основные, привычные всем пункты. Но и однообразные анкеты тоже всем уже надоели. Особенно опасно использовать клише, которые набили оскомину.
• Резюме — это не что иное, как самореклама. А офис-менеджер представляет собой всю организацию. Для этого, прежде всего, нужно суметь представить себя.
• Составляют анкеты, как правило, на компьютере, и поэтому следует ее красиво оформить. Желательно делать подзаголовки, каждую мысль выделять в отдельный абзац. Этим вы покажете свое умение четко и логически мыслить.
• Не следует увлекаться длинными предложениями, как правило, их не прочитывают до конца и переключаются на другое.
• Не бойтесь писать о своих увлечениях, но не растягивайте их на полстраницы.
• Все же главное для офис-менеджера – наличие грамотности, четкости и логичности, поэтому, составляя резюме, пишите без ошибок, кратко и по существу.
• Описывая свои личностные качества, помните, что офис-менеджер должен быть общителен, уметь находить контакт с любым человеком и быть при этом доброжелательным.

Какое необходимо образование

Для того чтобы получить работу офис-менеджера, лучше всего иметь высшее экономическое образование. Но даже если у вас за плечами не экономический вуз, а должность привлекает, можно пройти обучение на специальных курсах. В любом случае высшее образование всегда ценится работодателем больше, чем среднее, пусть и не экономическое.

Также многие компании предъявляют требования к знаниям языков. При этом важно как свободное общение, так и чтение бумаг, их перевод.

Естественно, офис-менеджер обязан разбираться в оргтехнике и прекрасно владеть компьютерными программами, необходимыми в работе.

Вследствие того, что должностная офис-менеджера требует подготовки и составления различной документации, необходимы начальные знания юриспруденции.

А если у вас за плечами курсы по психологии, то это только прибавит шансов в трудоустройстве. Ведь сотрудник на данной должности очень много общается и призван решать многие спорные ситуации и конфликты.

Секретарь или офис-менеджер: в чем разница

После работы в должности «секретарь» офис-менеджер может стать продолжением карьеры. В чем разница и каковы отличия работы этих двух людей? Давайте разберемся.

Вы секретарь, если:

• Отвечаете на телефонные звонки.
• Ведете учет дел, встреч и планов руководителя организации.
• Занимаетесь заказом и выдачей пропусков.
• В вашем ведении билеты на самолет, бронирование гостиницы и т. д.
• Готовите чай и кофе руководителю и посетителям.
• Получаете входящую документацию и занимаетесь ее перераспределением.

Зачем тогда нужен офис-менеджер?

Это своего рода шаг на ступеньку выше по карьерной лестнице. Как правило, в больших организациях несколько руководителей и, соответственно, секретарей. Предполагается обширная работа. Офис-менеджер является главным над ними и координирует их действия.

Помимо того, он занимается координацией работы младшего обслуживающего персонала, такого, как разнорабочие, уборщицы. Если в компании всего несколько автомобилей, то и водители находятся в его подчинении.

На плечах офис-менеджера офисное оборудование: закупка, списание, заключение договоров на поставку.

www.syl.ru

ОФИС-МЕНЕДЖЕР – ГРАНИЦЫ ПРОФЕССИИ AHORUS.RU

ОФИС-МЕНЕДЖЕР – ГРАНИЦЫ ПРОФЕССИИ

Офис-менеджер. Что это за профессия?

Координатор, завхоз, менеджер по персоналу, секретарь, сервис-менеджер, администратор, массовик-затейник, сотрудник информационной службы, начальник службы спасения… Так же неясен термин «Хозяйка офиса». Владелица? Квалифицированная прислуга? Видимо, следует признать, что круг обязанностей офис-менеджера в российском офисе пока четко не определен, и каждый работодатель понимает его по-своему. Давайте разберемся, какие ФУНКЦИИ вам могут предложить под этой вывеской?

1. СЕРВИСНАЯ.
Если это офис продаж и туда приходят клиенты, нужен кто-то, кто бы их встретил, проводил к нужному специалисту, предложил кофе или чай, поставил печать на договор, сделал копию документа и т.д. Как правило, к этому добавляются закупки чая, кофе, печенья, часто также заправка картриджей для принтеров и т.п. Возможно, также понадобится встретить гостя в аэропорту, довезти, показать, помочь. Все это соответствует должности сервис-менеджер.

Каких качеств потребует от вас работодатель для выполнения этой функции?
· Доброжелательности. Улыбка на лице сервис-менеджера настраивает клиента на позитивный лад и способствует успеху в переговорах и продажах.
· Терпеливости. Умение снять напряжение, растолковать несколько раз то, что неясно клиенту, понимание его состояния необходимо для создания благоприятного климата общения с клиентом.
· Расторопности. Скорость обслуживания является одним из конкурентных преимуществ любой компании. При прочих равных клиент выбирает фирму, где его обслуживают быстрее. И офис–менеджер может внести здесь свою лепту.
· Желания быть полезным. Ничто так не трогает клиента, как желание сотрудника быть максимально полезным ему, учитывать все его интересы. А это, в свою очередь, влияет на принятие клиентом решения о сотрудничестве с компанией.
· Инициативности. Руководство не в состоянии предусмотреть все мелочи, необходимые для обслуживания клиента. Разумная инициатива офис-менеджера будет весьма кстати.

Вложение:

Офис-менеджер1.jpg

2. ХОЗЯЙСТВЕННАЯ.
В офисе нужен кто-то, кто будет закупать мыло, туалетную бумагу, моющие средства и инвентарь для уборщицы, заказывать и принимать канцтовары, вкручивать лампочки, вызывать сантехника, электрика, мастера для наладки офисной техники и т.п. Функции соответствуют должности завхоза.

Каких качеств потребует от вас работодатель для выполнения этой функции?
· Самостоятельности. Умение без напоминаний следить за состоянием хозяйственных дел в офисе чрезвычайно важно. Тогда руководителю не придется постоянно держать их на контроле.
· Умения договариваться. Часто экономное управление хозяйственной частью будет зависеть от умения офис-менеджера попросить об услуге, использовать личное обаяние, мягко настоять. Ведь не секрет, что кто-то неделями ждет очереди, например, на плановую замену сантехники, а кому-то это делают быстро и с удовольствием.
· Организованности, аккуратности. Офис-менеджер задает стиль поведения в офисе, приучает сотрудников вовремя сообщать о неисправностях или потребностях. Клиенты постоянно видят ухоженное помещение, и их впечатление распространяется на продукты и услуги компании.

3. АДМИНИСТРАТИВНАЯ.
Кто-то должен следить за уборщицей (чтобы хорошо убирала офис), за дворником (чтобы содержал в чистоте прилегающую территорию), за сотрудниками (чтобы не оставляли включенными свет и компьютеры, закрывали и опечатывали двери). А также необходимо контролировать соблюдение распорядка трудового дня, организовывать питание сотрудников, распределять общественных нагрузки, подписывать обходные листы и т.д. А подготовка к проведению собраний, совещаний, переговоров, заказ билетов и бронирование гостиниц, организация культурных программ? Все эти работы соответствуют должности администратора.

Каких качеств потребует от вас работодатель для выполнения этой функции?
· Умения управлять людьми. Офис-менеджер добивается от людей хорошей работы не столько по приказу сверху, сколько с помощью своего дара убеждения, умения мотивировать каждого сотрудника, создавать приятную для работы обстановку.
· Организованности. Офис-менеджер – настоящий органайзер. Он знает все о графике работы офиса и отдельных сотрудников, о том, кто в отпуске или болен, о датах проведения собраний, совещаний, конференций, выставок и т.д. Для сотрудников он является координатором.
· Аккуратности. Офис-менеджер – модель поведения для других сотрудников. На столе его всегда порядок, у двери в офис лежит чистый коврик, а в туалете постоянно есть мыло и туалетная бумага.
· Умения договариваться. Офис – менеджер, как уже говорилось, прекрасный коммуникатор.
· Самостоятельности.

4. КОММУНИКАТИВНАЯ.
Кто-то должен общаться с сотрудниками при приеме их на работу, заполнять характеристики, анкеты, проводить опросы, разбирать конфликты, проводить адаптационные беседы. Кто-то должен также формировать климат в коллективе, создавать дружелюбную среду. И выполнять еще массу дел, связанных с общением между сотрудниками и клиентами, начальниками и подчиненными, центром и филиалами и т.д. Эти задачи соответствуют должности менеджера по персоналу, менеджера по корпоративной культуре.

Каких качеств потребует от вас работодатель для выполнения этой функции?
· Умения договариваться.
· Доброжелательности. Офис-менеджер является человеком, который вносит немалый вклад в сплочение коллектива, в формирование корпоративных правил и норм, в формирование приверженности к компании у сотрудников и клиентов.
· Организованности.
· Аккуратности.
· Умения точно принимать и передавать информацию. Искажение информации негативно влияет на рабочий процесс. Офис-менеджер передал телефонную просьбу клиента сотруднику, но не точно. В итоге клиента известили о прохождении товара не на следующий день, а через неделю. Результат – рекламация.

Вложение:

Офис-менеджер2.jpg

5. ИНФОРМАЦИОННАЯ.
Кто-то должен оповещать сотрудников об изменениях графика работы, праздничных днях, предстоящем обучении, корпоративных мероприятиях, доводить до сведения распоряжения начальства, а в другую сторону — жалобы и пожелания сотрудников и т.п., а также звонить клиентам, назначать встречи, информировать и убеждать их, сообщать результаты куда следует. Соответствует должности секретаря, сотрудника информационной службы.

Каких качеств потребует от вас работодатель для выполнения этой функции?
· Организованности
· Аккуратности
· Умения точно принимать и передавать информацию
· Корпоративной «политкорректности». Не со всеми решениями руководства может быть согласен офис-менеджер. Но его задача – демонстрировать лояльность к политике руководства. По крайней мере, до тех пор, пока он работает в фирме.

6. ВСПОМОГАТЕЛЬНАЯ.
Кому-то надо поручать рутинную работу: набрать, посчитать результаты, сделать сводку, подобрать материалы, составить списки и т.д. Соответствует должности помощника менеджера, ассистента и т.п.

Каких качеств потребует от вас работодатель для выполнения этой функции?
· Исполнительности. Здесь офис-менеджер выступает как дополнительные «руки» руководителя, его задача – сделать работу качественно и в срок.
· Аккуратности

7. РЕФЕРЕНТНАЯ.
Офис-менеджер может даже выступать в качестве референта для руководителя: подготовить текст приказа, распоряжения, выступления, оформить мысли руководителя в готовый документ, разбирать почту и вести текущую переписку, высказывать свое мнение на тот или иной вопрос и аргументировать его, влияя тем самым на принятие решения.

Каких качеств потребует от вас работодатель для выполнения этой функции?
· Умения работать с литературой. Офис-менеджер должен ориентироваться в бизнесе компании, владеть общей информацией о динамике ее развития, уметь выделить из литературы главное и оформить информацию в связный тематический текст.
· Аккуратности
· Самостоятельности
· Лояльности к руководителю. Помощник руководителя – это лицо, которое умеет хранить тайны и не распространяет негативную информацию о руководителе.
· Умения корректно отстаивать свою точку зрения. Иногда в интересах дела необходимо настоять на своей точке зрения, не побояться вступить в спор.

Это лишь поднимет рейтинг офис-менеджера и побудит руководителя поручать ему более сложные задачи.

Может ли вся эта работа быть поручена одному человеку? Несомненно. В маленькой организации, где каждый «и швец, и жнец, и на дуде игрец», функций может быть много, но объем каждой невелик.

Чем больше организация, тем более дифференцированы ее службы. А, следовательно, каждую функцию будет выполнять один человек. Или даже несколько.

Если же речь идет об одном из филиалов большой компании, то часть функций служб все-таки возьмет на себя офис-менеджер. Ведь невозможно для замены лампочки каждый раз вызывать завхоза, а для проверки – закрыта ли дверь – администратора.

Известно также, что «аппетит приходит во время еды», в связи с чем функции офис-менеджера склонны постоянно расширяться.

КАК ИЗБЕЖАТЬ ПЕРЕГРУЗОК И РАБОТАТЬ ПРИ ЭТОМ С УДОВОЛЬСТВИЕМ?

1. Во время приема на работу зафиксируйте в договоре или должностных инструкциях все задачи, которые вы будете решать за данную зарплату и течение оговоренного рабочего дня.

Алине 25 лет, и она пришла устраиваться офис-менеджером в одно из отделений крупной страховой компании. Ей понравились и офис, и сотрудники, и то, как с ней говорил руководитель. Он перечислил функции, которые ей придется выполнять. Почти все это Алина умела делать, так как работала до этого два года секретарем, а еще раньше немного делопроизводителем. Не уверена она была только в том, что сможет проводить собеседования с соискателями на должности страховых агентов, даже при наличии необходимых тестов и форм. Но руководитель заверил, что на первых порах поможет ей. Договор был заключен, и с понедельника Алина приступила к работе.

2. Работайте интенсивно, но не до изнеможения. Вы должны быть постоянно заняты, но трудоспособны и бодры.

Алина быстро влилась в коллектив. Этому способствовали доброжелательная динамичная остановка в офисе и большое количество близких по возрасту сотрудников. Скоро все привыкли обращаться к Алине с просьбой заправить картридж для копировального аппарата в мастерской, захватить документ в центральный офис, купить подарок для сотрудницы на день рождения и т.д. На Алине были также разборка почты руководителя, подготовка еженедельных собраний, правка учебных текстов, а также выполнение мелких, но многочисленных поручений.

3. При поручении Вам новых дел, извещайте руководителя о том физическом, временном и квалификационном ресурсе, который у Вас имеется. Например, подготовьте распечатку о распорядке дня или список навыков и знаний, необходимых для выполнения этих новых задач. Причем сообщите, хотели бы Вы овладеть данными знаниями и навыками или нет. Если да – проситесь на обучение. Если нет, просите не поручать Вам данные задания.

Скоро Алина заметила, что остается в офисе после работы, два раза ей пришлось поработать в выходные дни, чтобы закончить все дела. В конце концов, она вынуждена была отказаться от некоторых просьб сотрудников, объясняя, что физически не может при всем желании выполнять все их поручения. Конечно же, не все были довольны.

Вложение:

Офис-менеджер3.jpg

4. Если Вы не справляетесь с возрастающей нагрузкой, подумайте о том, кому можно делегировать часть работы. Сообщите об этих кандидатурах руководителю. Возможно, стоит сначала с данными сотрудниками обсудить этот вопрос.

Алина договорилась с руководителем о том, что набор текстов приказов на компьютере будет поручено секретарю, а заправлять картриджей – сотруднику, который живет недалеко от мастерской.

5. Если таких людей нет или недостаточно, составьте для руководителя аргументированную служебную записку (обязательно письменно) с просьбой взять еще одну штатную единицу на ту часть работы, с которой Вы не справляетесь. Например, нужен еще сервис-менеджер или секретарь. При этом Вы можете сосредоточиться на наиболее интересных для Вас задачах.

Через полгода все, что возможно, было перепоручено, но количество дел возросло, так как офис расширился. Алине удалось обосновать руководителю необходимость приема на работу еще одного человека: сервис-менеджера. Получив добро, она сама нашла подходящую кандидатуру и обучила ее всем премудростям новой должности.

6. Если количество функций не превышает Ваши возможности, но значительно превышает описанные в договоре (должностной инструкции) или часть функций требует большей квалификации, чем было оговорено вначале, то требуйте повышения зарплаты. Обращение должно быть так же письменным и с аргументами. Докажите, что Вы полезны организации, и руководителю выгодно платить Вам больше. Ведь, как правило, сотрудник, получающий меньше, чем его «рыночная стоимость», меньше и мотивирован. К тому же страдает его самоуважение.

Алине крайне тяжело и неловко было просить о повышении зарплаты, хотя она уже давно чувствовала, что «перевыполняет план». Вот опять пришлось задержаться. В конце концов, Алине стало ясно, что ее желание работать за прежнюю зарплату уменьшается. Она вновь пошла на прием к руководителю…

7. Постоянно представляйте руководителю отчеты о проделанной работе. Пусть он видит результаты. Ведь часто Ваша работа текущая и не видна.

Алина принесла с собой отчеты о своей работе, в которых была наглядно, в виде графиков и схем отражен как ее объем, так и содержание. Только теперь стало наглядно видно, какую колоссальную работу проделала в компании Алина.

8. Станьте «душой коллектива», человеком, без которого нельзя обойтись. Завоюйте доверие руководителя. Тогда Ваши требования не встретят большого сопротивления.

Руководитель и сам давно хотел сказать Алине о том, как изменилась жизнь офиса с ее появлением, о том, насколько она стала более организованной и комфортной. А также о том, что он очень доволен ее работой. Поэтому просьба офис-менеджера о повышении зарплаты была встречена им с пониманием.

ЗАВИСИТ ЛИ ЗАРПЛАТА ОФИС-МЕНЕДЖЕРА ОТ ОБЪЕМА РАБОТ?

Далеко не всегда. Она, скорее, зависит от фонда заработной платы предприятия. Если он невелик, руководитель при всем желании не сможет повысить Вам зарплату. К тому же он будет стремиться получить «все в одном флаконе». Это, скорее, характерно для молодых или государственных организаций. Здесь офис-менеджер — чаще действительно хозяйка офиса, т.е. человек, который ежедневно своими усилиями создает и поддерживает организационную среду. Впрочем, та же ситуация может быть и в большой компании, если основная функция офис-менеджера административная (регулирующая).

В каждой ситуации есть свои минусы и плюсы.

При совмещении функций у офис-менеджера больше возможностей для проявления инициативы, а также для приобретения различных полезных навыков.

При разделении функций жизнь офис-менеджера более упорядочена, что помогает избегать перегрузки. Поддерживать стандарты легче, чем их создавать.

Но это только тенденции. В Вашем конкретном случае все может быть несколько иначе. В любом случае небольшую зарплату могут компенсировать свободный график, хороший коллектив, перспективы развития.

ЧТО НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ ПРИ ВСТУПЛЕНИИ В ДОЛЖНОСТЬ?

При принятии решения о вступлении в должность офис-менеджера в конкретной организации выясните все, что Вам придется делать, соотнесите со своими возможностями. Если на этом этапе Вы сказали «Да», понимая, что зарплата ниже, чем стоит работа и в надежде на повышение ее в дальнейшем, важно осознавать, что это лишь Ваше частное мнение, не имеющее прямого отношения к действительности.

В соглашении отражается результат торга «Деньги (Ваша зарплата) — Товар (Ваш труд)». Вы ведь, продав кому-то товар (скажем, мясорубку своей соседке), не придете к ней завтра требовать дополнительные деньги (мол, я посмотрела, в магазине она дороже стоит)? Торг состоялся, и каждый принял его условия. Вот если Вы предложите к ней дополнительные насадки или ножи – другое дело. За дополнительные возможности надо платить.

Надеюсь, аналогия понятна.

Принимая условия соглашения, Вы фиксируете стартовую позицию. А любое движение в сторону увеличения или уменьшения является поводом для изменения контракта.

ПЕРСПЕКТИВЫ КАРЬЕРНОГО РОСТА

· Во-первых, успешный офис-менеджер – это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина.
· Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора). При соответственном дообучении, естественно.
· В третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности.
· В четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например, руководителем отдела снабжения.
· И в пятых, что хочется особо подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

Вложение:

Офис-менеджер4.jpg

Тренер-консультант Светлана Наумова

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

www.ahorus.ru

>> Офис-менеджер — кому он нужен?

Если вы задумывались о карьерном росте секретаря, одним из вариантов профессионального развития становится должность офис-менеджера. В этой статье мы разберемся с тем, кто такой офис-менеджер и как им стать.

 

Если вы откроете сайт по поиску работы и наберете в строке поиска: «офис-менеджер», то в результате вы увидите некую кашу из должностных обязанностей, в результате которой вы и сами запутаетесь.

 

Главным образом, возникла путаница по двум причинам: 1) в нашей стране любят громкие имена и должности и 2) в нашей нет четко сформированной структуры должностей в компаниях.

 

Поэтому, в какой-то момент, примерно лет десять назад, офис-менеджером стали называть….секретаря. Сегодня профессия секретаря является престижной профессией, работодатель стал понимать, что от секретаря в компании много зависит. Но еще лет десять назад престиж профессии был невелик, и в то же время рынок труда сильно благоволил к соискателям, и вероятно, многим работодателям казалось, что хорошего кандидата найти будет проще, если секретарю дать звучное название: офис-менеджер.

 

Но в данной ситуации главное – понимать, что для вас важно не название должности, а то, чем именно на ней вы занимаетесь.

 

Поэтому в данной статье я проведу четкую линию между обязанностями секретаря и офис-менеджера, объясню разницу и покажу, как стать офис-менеджером в процессе карьерного роста.

 

Итак, если в список ваших должностных обязанностей входит: ответы на телефонные звонки,  скрининг телефонных звонков руководителя, ведение календаря руководителя, приготовление чая-кофе, заказ пропусков в офис, ксерокопирование и брошюровка материалов, заказ виз и билетов и так далее, то вы – секретарь, даже если среди ваших обязанностей присутствует заказ канцелярских товаров.

 

Чем же занимается офис-менеджер? Зачем он нужен в офисе? Офис-менеджер – это одна из наиболее высоких ступеней административной карьеры, после которой находится разве что административный директор. Кстати, по той же причине, по которой секретаря часто называют офис-менеджером, настоящего офис-менеджера часто называют административным директором, что также неверно.

 

Офис-менеджер – это, младшая руководящая должность. Его работа складывается из двух функций: руководящей и исполнительной. Обязанности могут варьироваться в зависимости от компании, ее статуса и размеров, но в общем, будут похожи. Итак, офис-менеджер часто руководит секретариатом, т.е. выполняет функции руководителя секретариата, он также руководит вспомогательным персоналом, если они есть в штате: уборщицы, разнорабочие. Офис-менеджер чаще всего также руководит водителями, за исключением очень крупных компаний с развитым транспортным отделом, в котором имеется отдельный начальник.

 

Во-первых, на плечах офис-менеджера лежит ответственность за работу водителей и секретариата, а также, если заказом виз и билетов занимается отдельный отдел (travel department), то он часто руководит и этими сотрудниками тоже.

 

В некоторых, особенно небольших компаниях, офис-менеджер иногда занимается оформлением виз и билетов самостоятельно. В иностранных компаниях офис-менеджер может заниматься оформлением разрешений на работу для экспатов, а также оформлять медицинские страховки для сотрудников.

 

Во-вторых, офис-менеджер выполняет функции руководителя АХО, то есть, отвечает за обеспечение офиса: закупает мебель, канцелярские товары и расходные материалы (картриджи, бумагу для факса и принтера), офисную технику (ксерокс, факс и т.д.). Часто офис-менеджер организует питание в офисе, которое в зависимости от бюджета компании, выделенного для этих целей, может варьироваться от получения талонов и скидок на питание в ближайшем кафе до найма собственного повара в компанию и руководства им. Сюда также относится организация и проведение инвентаризации в офисе, бюджетирование расходов на обеспечение офиса и отчетность перед финансовым отделом по данным статьям.

 

Также офис-менеджер часто занимается закупкой подарков партнерам, клиентам, сотрудникам – в зависимости от того, что определено политикой компании.

 

В-третьих, офис-менеджер отвечает за облик офиса. Данный аспект может быть не слишком важен в молодой развивающейся компании, однако играет фундаментальную роль в банке, иностранной компании, известной российской компании и т.д. Сюда относится и переезд офиса в новое здание. В зависимости от бюджета компании переезд может быть организован как с помощью найма компании по переезду, либо, если бюджет ограничен, переезд придется осуществлять своими силами.

 

Офис-менеджер занимается планированием рабочего пространства для сотрудников: мебель расставляется так, чтобы людям было максимально удобно работать, в то же время задача офис-менеджера — соблюдать бюджет, выделенный эти цели.

 

Офис-менеджер отвечает за чистоту и порядок: в офисе и на прилегающей к нему территории. Закупает климатическую технику (кондиционеры, вентиляторы, обогреватели) и следит за исправностью и пожарной безопасностью данных предметов. Организует ремонтные работы в офисе, установку различных элементов (дверей, считывателей магнитных карточек и т.п.).

 

В четвертых, в небольших компаниях офис-менеджер часто может совмещать функции менеджера по персоналу и/или бухгалтера: осуществлять поиск персонала, вести кадровое делопроизводство, заполнять первичные документы. Также офис-менеджер может заниматься организацией конференций и выездных мероприятий офиса, включая корпоративные мероприятия. В некоторых компаниях офис-менеджер отвечает за пожарную безопасность в офисе.

 

Уровень ответственности офис-менеджера выше, чем у секретаря. Приходится быть готовым к различным внештатным ситуациям. К примеру, в здании могут отключить свет по причине короткого замыкания где-то там и нужно будет срочно искать электрика. В офисе один из потолочных кондиционеров может потечь и, увидев в коридоре Ниагарский водопад, нужно правильно среагировать. Нужно не бояться общения с людьми, занимающими высокие должности, даже если нужно позвонить им на мобильный в выходной день, если того срочно требует ситуация. Иногда офис-менеджеру приходится много работать сверхурочно, к примеру, если организуется переезд офиса. Иногда приходится увольнять сотрудников, которые не справляются со своими обязанностями, хотя это может быть очень тяжело морально.  Причем все вышеперечисленное приходится делать без лишней драматизации и с улыбкой на лице.

 

Если вы являетесь секретарем и после прочтения данного материала решили, что именно этим вы хотели бы заниматься в перспективе карьерного роста, то уже сейчас необходимо предпринимать шаги к достижению цели, независимо от того, есть ли в вашей компании возможность стать офис-менеджером или нет.

 

Уже сейчас старайтесь получать необходимые знания. Читайте литературу, записывайтесь на курсы, изучайте Excel, старайтесь помогать офис-менеджеру в вашей компании. К примеру, являясь секретарем, вы можете попросить передать вам что-то из обязанностей офис-менеджера – закупку канцелярских товаров и расходных материалов, организацию обслуживания и ремонта оргтехники, закупку мебели, организацию мероприятий, шефство над клининговым отделом, координацию работы водителей, размещение вакансий в интернет-источниках по поиску работы и т.д. В дальнейшем, когда вы почувствуете, что уже легко справляетесь с обязанностями офис-менеджера, вы можете попробовать получить эту должность в вашей компании если такая возможность есть, либо начать подыскивать себе эту должность в новой компании, если такой возможности нет.

 

При поиске новой работы акцент как в резюме, так и на интервью нужно сделать на том, что несмотря на то, что официально вы не занимали должность офис-менеджера, но вы выполняли такую-то работу неофициально, помогали офис-менеджеру и поэтому ваша квалификация выросла настолько, что вы уверены, что можете делать эту работу самостоятельно. Ваши достижения состоят в том-то и в том-то. У вас есть серьезная мотивация и большой потенциал.

 

Каковы перспективы профессионального развития у офис-менеджера? К сожалению, их не слишком много, но они есть. Офис-менеджер может стать менеджером по персоналу, особенно, если он уже частично выполняет эти обязанности. Офис-менеджер может стать бухгалтером. Данная должность хотя не предполагает наличие руководящих функций, и возможно, может рассматриваться как некоторое понижение в должности, но зато,  став бухгалтером,  бывший офис-менеджер может получить еще целую ветвь для профессионального развития с перспективой стать главным бухгалтером или финансовым директором (при получении дополнительно соответствующего высшего образования).

 

Можно перейти в отдел рекламы и маркетинга и развиваться дальше в этом направлении.

 

Офис-менеджер может продолжать развиваться по административной ветви и стать административным директором. В этом случае в его обязанности могут войти руководство отделами: транспортный, информационных технологий, логистики. Количество дополнительных обязанностей, безусловно, будет сильно зависеть от размера компании.

 

В любом случае я рекомендую не останавливаться в своем профессиональном развитии, даже если вы «выросли» из секретаря в офис-менеджера. По тем же причинам, что обсуждались выше, в некоторых компаниях ввиду непонимания специфики работы офис-менеджера, в момент каких-то трудностей в компании могут счесть данную работу не такой уж значительной, и сократить должность. И хотя вы знаете, что от этой должности фактически зависит нормальная работоспособность в офисе, ваше профессиональное развитие на должно останавливаться. Научились отлично справляться с обязанностями офис-менеджера – усложняйте свой функционал дальше и продолжайте учиться.

 

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

 

secretarissa.ru