Офис менеджер профессия: менеджер — где учиться, зарплата, преимущества профессии – “Навигатор Образования”

Содержание

Профессия на всю жизнь

Вас удивляет, что одной профессии можно посвятить многие годы жизни? Это действительно так, если речь идет о новой для нашей страны профессии – офис-менеджер.

Должностные обязанности этого сотрудника в компаниях сильно разнятся. Случается, он выполняет функции секретаря, завхоза, работает с клиентами, руководит персоналом офиса. Специалист-универсал, который в курсе всех дел. За что же на самом деле должен отвечать офис-менеджер?

Основная задача – организовать работу офиса. Универсальных должностных инструкций для офис-менеджера нет. Его обязанности зависят от величины компании, сферы деятельности. У каждой организации свои требования, и детально с ними знакомиться нужно при устройстве на работу, тогда удастся избежать «неразберихи».

Офис-менеджер – это лицо фирмы. Вот почему работодатели предъявляют к соискателям жесткие требования. В большинстве случаев обязательно хорошее образование.

Оно является определенной гарантией того, что кандидат – грамотный специалист с широким кругозором.

Жестких возрастных ограничений в профессии нет. Чаще всего отдается предпочтение людям «ответственного» возраста – старше 25 лет. Ведь помимо навыков и умений надо обладать житейской мудростью, приобретаемой с годами. Значительным преимуществом является опыт секретарской работы. Обязанности секретаря имеют много общего с функциями офис-менеджера. Однако только секретарских навыков недостаточно, необходимы дополнительные умения, получить которые можно в ходе дополнительного образования.

Если у вас есть хотя бы минимальный опыт работы в должности секретаря, администратора офиса, помощника руководителя, Вы можете пройти подготовку в рамках «ПРАКТИКУМА для ОФИС-МЕНЕДЖЕРА» в Центре образования «ЭЛКОД» . В течение 36 часов под руководством опытных преподавателей-практиков, специализирующихся в сфере офис-менеджмента, сможете освоить многие тонкости этой интересной профессии, а также получить полезные рекомендации, как получить работу офис-менеджера вскоре после окончания обучения.

«Учебных заведений, где готовят офис-менеджеров, не так много, потому, выбирая курсы желательно собрать о каждом как можно больше информации, – советует директор Центра образования «Элкод» Леонид Лозовский. – Позвонить и выяснить, чему будут учить, кто преподаватели, более подробно познакомиться с программой. Уточнить, какими материалами обеспечивают слушателей, какие предлагают формы занятий. Одних только лекций явно недостаточно. Нужны тренинги, семинары, ролевые игры. Профессия очень многоплановая – всех тонкостей не усвоишь за 10-12 часов. Базовый курс должен составлять не менее 30 часов аудиторных занятий. Опытным преподавателям и тренерам этого достаточно, чтобы рассмотреть основные вопросы офис-менеджмента.

Для каждого слушателя важны и перспективы: какие преимущества они получат при приеме на работу по окончании курсов.

Главная задача нашего Центра – дать человеку необходимый инструментарий, действенные, работающие технологии, с помощью которых можно добиться профессиональных успехов. К нам нередко приходят «практики» с большим опытом секретарской работы. Им мы помогаем отшлифовать умения, демонстрируем новые горизонты знаний».

От офис-менеджера зависит атмосфера офиса. И задача профессионала сделать ее непринужденной, чтобы всем было комфортно: и коллегам, и клиентам. Зачастую офис-менеджер – первое лицо, с которым встречаются клиенты, приходя в компанию, и он должен постараться, чтобы оно не стало последним. Посетителя необходимо радушно встретить и поддержать. Сделать его пребывание в офисе максимально комфортным. Этому нужно учиться, поэтому при практической подготовке уделяют значительное внимание организации работы офиса. Необходимые теоретические установки слушатели получают в виде специального раздаточного материала, а преподаватели делятся многими секретами. Учащиеся приводят собственные примеры. Занятия зачастую превращаются в дискуссии.

У каждого офиса должна быть своя «изюминка». Создает ее офис-менеджер, поэтому профессию зачастую относят к творческим. От такого специалиста зависит, как сотрудники выглядят, держатся, позиционируют себя и фирму. В его обязанности входит поддержание ценностей компании, корпоративной культуры.

Без знания делопроизводства эффективная деятельность офис-менеджера крайне сомнительна. Он должен обеспечить руководителя необходимой информацией, на основе которой тот принимает управленческие решения. Сведения содержатся в документах, значит, те должны быть так оформлены, чтобы было удобно работать.

Профессионалу необходимо в совершенстве владеть деловым этикетом. Мелочей здесь нет. Надо уметь и чай гостям подать, и иностранную делегацию встретить, и организовать корпоративное мероприятие. Фраза «Але, че вы хотели» отпугнет любого клиента. На курсах слушатели изучают речевые стандарты, знакомятся с шаблонами, правилами деловой коммуникации, нормами протокольных мероприятий. Знание правил делового общения помогает на практике. На основе речевых стандартов можно построить фразы, применимые в различных ситуациях.

Вакансий офис-менеджеров на рынке труда достаточно много, но и претендентов на эту должность хватает, поэтому мы проводим специальные занятия «Как найти работу офис-менеджеру». Стремимся научить слушателей демонстрировать свои достоинства, навыки и умения, которые выгодно отличают их от других соискателей. Заработная плата у профессионалов высокая – от 800 долларов. В крупных компаниях офис-менеджеров зачастую воспринимают на уровне «топов». Они поддерживают множество деловых контактов, связей, без которых невозможно представить нормальную деятельность офиса. Есть у них и возможности роста. Офис-менеджер филиала вполне может стать руководителем офиса в центральном аппарате компании, а офис-менеджер из небольшой фирмы – со временем может «дорасти» до должности управляющего директора транснациональной корпорации, ибо в управлении главное – это опыт. Хочется отметить, что женщин в этой профессии значительно больше, но мужчины не менее успешно справляются с офис-менеджерской работой.

Итак, офис-менеджер – управленческая должность. Задачи, которые стоят перед офис-менеджером, весьма разнообразны.

Во-первых, нужно организовывать работу в офисе, заниматься снабжением, чтобы снять возникающие в связи с этим заботы с других сотрудников.
 

Во-вторых, офис-менеджеру приходится иметь дело с различными документами, поддерживать документооборот.

В-третьих, важно уметь применять на практике навыки личного и телефонного общения, разрешать конфликтные ситуации.

И, наконец, важно разбираться в сложных вопросах бизнес-этикета. А самое главное – уметь привнести «изюминку» в имидж офиса.

«Почему же это профессия на всю жизнь?» – спросите Вы. Всё очень просто: ведь какую должность Вы бы ни занимали, те знания и умения, которые освоили, работая офис-менеджером, Вам пригодятся вновь и вновь! И даже вне работы – дома, в быту. Присоединяйтесь!
 

 

 

Профессия офис-менеджер | Дзержинск рф

Многие люди даже не имеют представления, какие обязанности стоят за профессией Офис-менеджер. Кто-то говорит, что это тот же самый секретарь, другой скажет, что такое название придумали сами секретари, чтобы как-то облагородить не совсем «доброе» имя «секретарь». Тем не менее, за офис-менеджером лежит целая бездна обязанностей и это достаточно обособленная от секретаря фигура. Конечно, начало данной профессии положила профессия секретарь, когда-то, в советские времена считавшаяся очень престижной. Затем, с резким увеличением все возрастающего и охватывающего различные сферы деятельности бизнеса, возникла потребность еще в одной офисной единице, отличной от секретаря, в человеке, который бы координировал работу офиса, был центром активной жизни офиса, сердцем, так сказать. Не будет преувеличением дать офис-менеджеру определение «Сердце офиса»,  и, думаем, многие с этим согласятся. Без сомнения, в каждой компании обязанности офис-менеджера несколько различны, но не существенны. Во многих компаниях нет секретаря, но обязательно имеется офис-менеджер. Конечно, профессия офис-менеджера, наверное, не самая лучшая или самая интересная, есть куда более интересные профессии, и офис-менеджер это далеко не предел мечтаний, но чтобы занимать эту должность и верно выполнять все обязанности, недостаточно быть просто образованным.

Обычно в офис-менеджеры берут красивых, статных девушек, которые бы с достоинством несли звание «лицо компании», затем кандидат на эту должность должен обладать образованием, иногда желательно обладание иностранными языками. Офис-менеджер должен обладать способностью улаживать конфликтные ситуации, способностью общения с людьми разных социальных уровней и интересов, умением организовать встречи, переговоры, очень хорошей памятью. И это вовсе не полный список того, чем должен обладать каждый офис-менеджер, не говоря уже о разного о рода документации, с которой также приходится иметь дело офис-менеджеру. Порой офис-менеджер знает на зубок все расписания перелетов как за рубеж, так и в своем государстве, знает как даты рождения всех сотрудников офиса, так и даты рождения друзей, родственников и иных людей, тесно связанных с жизнью своего начальника.
Для каждой компании считается удачей найти хорошего, квалифицированного офис-менеджера,  т.к. от его действий, организации его работы и подхода зависит практически вся работа компании. Более того, практически все офис-менеджеры,  хоть немного , но разбираются в бухгалтерии, менеджменте и многих других специальностях, т.к. ему постоянно приходится работать со всеми сотрудниками в офисе.
У офис-менеджера всегда есть перспектива карьерного роста:
 
·          Во-первых, успешный офис-менеджер – это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина.
 
·          Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора). При соответственном дообучении, естественно.
 
·          В третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности.
 
·          В четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например, руководителем отдела снабжения.
 
·          И в пятых, что хочется особо подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь»  и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

Освоить эту замечательную профессию могут практически все желающие. Например, пройти курсы офис-менеджеров в Институте экономического развития. Курсы станут для Вас отправной точкой в профессиональной деятельности и карьерном росте.

Узнать подробнее и записаться на курсы вы можете по телефонам: 25-49-57, 8-915-955-05-40.
Анастасия Черепанова.


16:02 Ошибка в тексте? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter

Как стать офис-менеджером — Кто кем работает

Офис менеджер компании — профессия-мечта. Скажите, где еще вы можете помогать людям, находясь в центре событий вашей организации?

Офис менеджер — первая точка контакта для посетителей офиса, партнеров или коллег. Иногда кажется, что офис менеджер по работе с клиентами имеет бесконечный круг обязанностей и обременительную ответственность.

Справедливости ради стоит сказать, что карьера в этой должности доступна далеко не каждой девушке, даже если вы являетесь соискателем должности офис менеджера без опыта работы, у вас должно быть огромное желание набраться этого опыта. Работа офис менеджером требует, чтобы у человека был определенный склад характера и качества, способные помочь достичь вам успеха в этой профессии.

Читайте наши советы, собранные в этой статье, чтобы понять, в чем заключается работа офис менеджера и кто может достичь успеха, находясь в этой должности.

Содержание статьи

Офис менеджер компании — постоянная работа в многозадачном режиме


Ошибочно думать, что «офис менеджер компании» просто современное название должности секретаря. Классический секретарь имеет гораздо меньше обязанностей, чем офис менеджер компании. В сферу его компетенций входит подготовка документов для руководства, телефонные звонки, помощь в коммуникации всех подразделений или отделов компании. Чем больше сама компания, тем более высокую ответственность предполагает работа офис менеджером. И да. На этой должности приходится постоянно работать в многозадачном режиме.

Офис менеджер компании как регулировщик движения


В некотором смысле офис менеджер компании, вне зависимости от опыта, который у него есть, чем-то напоминает регулировщика на дорожном перекрестке. В его задачу входит правильное взаимодействие с представителями различных отделов компании, выполнение задач по координации их усилий, офис-менеджер также осуществляет и первый контакт с потенциальными клиентами фирмы. Важным умением человека, занимающего эту должность, является способность выбрать правильное расположение в компании, чтобы эффективно осуществлять взаимодействие всех тех, кто нуждается в его услугах. Для этого ему понадобится узнать всю свою организацию с изнанки, познакомиться со множеством людей и в работе с ними учитывать их психологические особенности.

Офис менеджер компании — ангел связи


В чем же заключается работа офис менеджера? В круг его разнообразных обязанностей входит ведение телефонных переговоров и организация телефонных звонков.

Офис менеджер не только лицо, но и голос компании. Для успешного общения важен и тон голоса, и высота, и выбор слов, и грамотная речь, а также уровень вежливости и стрессоустойчивость при общении с проблемными клиентами или посетителями. Если вы обладаете перечисленными навыками, то можете работать офис-менеджером, не обладая богатым опытом.

Офис менеджер компании в совершенстве владеет компьютером


Офис менеджер компании хорошо разбирается в современных технологиях, а с компьютером «на ты». В зависимости от характера бизнеса вашей организации, компьютер является инструментом, с помощью которого офис менеджер создает таблицы в Excel, презентации в Power Point, редактирует изображения или видеоматериалы, пользуясь для этого соответствующими программами. Само собой, он также должен быть способен напечатать необходимые документы в текстовом редакторе. Все эти навыки также будут более, чем полезны, если вы претендуете на должность офис менеджера, не имея опыта работы, окончив лишь школу или вуз.

Свои навыки в работе с компьютером офис менеджер компании должен постоянно совершенствовать.

Офис менеджер компании должен иметь хорошие навыки общения


Офис менеджер компании всегда находится на острие общения между представителями разных подразделений или отделов предприятия. Он также общается с клиентами, посетителями, партнерами. В большинстве случаев люди ждут от него определенной помощи. Значит, вам придется существенно развить свои навыки общения, а также научиться «читать» людей, чтобы понимать, чего же они хотят на самом деле. Конечно, при условии, что вы хотите достичь успеха в должности офис менеджера компании.

Офис менеджер компании — командный игрок


Офис менеджер всегда играет в команде. И его роль в команде далеко не последняя. Офис менеджер компании как никто другой знает, как взаимодействовать не только с кадровыми сотрудниками предприятия, но и людьми, которые появляются в офисе не каждый день или вовсе случайно. Без хорошего офис менеджера компании вообще невозможно никакое взаимодействие практически на всех уровнях управления. Вот об этом следует помнить тому, кто хочет достичь вершин в этой профессии.

Офис менеджер компании не испытывает страха перед аудиторией


Хороший офис менеджер не испытывает страха перед аудиторией, так как его функции чем-то напоминают работу актера на сцене. Если у вас есть страх перед публичностью, необходимостью выступать, постоянно находиться в центре внимания, то об успешной карьере офис менеджера компании вы можете просто забыть. В вашем списке приоритетов, если вы хотите добиться успеха в профессии, должна быть работа над развитием уверенности в собственных силах и избавлении от ненужной застенчивости.

Офис менеджер умеет принимать критику


Работая в должности офис менеджера компании, вы можете столкнуться с тем, что, по мнению большинства коллег, вы не делаете вообще ничего, кроме того, что постоянно пьете кофе или общаетесь со всеми в чате. Вы никак не можете противостоять такому взгляду на вашу деятельность, но в ваших силах научиться принимать критику, даже если она является неоправданной. Критика вообще является общепринятой частью работы офис менеджера компании. Перестаньте беспокоиться, когда слышите несправедливые или оскорбительные фразы. Лучшее средство — продолжать делать свою работу и делать ее безупречно.

Офис менеджер компании обладает организаторскими способностями


Офис менеджер компании — это не только человек, отправляющий письма или готовящий запросы. На своей должности вам придется проявить максимум организаторских способностей, так как именно от такого навыка зависит, как много людей сможет взаимодействовать своевременно и эффективно. Рекомендуется разработать свою собственную систему организации информационных потоков и придерживаться ее.

Офис менеджер компании — хороший слушатель


В обязанности и навыки офис менеджера компании входит навык активного слушания. Во-первых, научившись слушать, вы быстрее научитесь понимать истинные нужды и мотивы людей. Во-вторых, так вам будет проще реагировать на их просьбы и приносить пользу. В-третьих, даже в самых глупых просьбах иногда содержатся важные детали, которые нельзя упускать из виду ни в коем случае.

Офис менеджер компании — способ решения проблем


Офис менеджер компании часто имеет дело с чрезвычайными ситуациями на всех уровнях. Те, кто не знает, как и кто способен решить возникшую у него проблему, сначала обращаются к офис менеджеру компании. Соответственно, офис менеджер компании по мере сил должен способствовать решению возникающих проблем, а с накопленным практическим опытом иметь определенные алгоритмы для решения тех или иных проблем, которые для вас станут вполне стандартными.

Офис менеджер компании — это ее настроение


Офис менеджер компании — ее душа и сердце. Это человек в компании, к которому люди обращаются первыми. Вам следует научиться демонстрировать ко всем искреннее расположение, а ваша улыбка должна быть сердечной, вне зависимости от того, какое у вас в текущую минуту самочувствие, есть ли проблемы со здоровьем и так далее. Позитивный настрой помогут вам быстро получить положительную репутацию среди коллег и руководства компании.

Анна Волошина, HR

Другие полезные статьи:


Офис-менеджер: правда и мифы

Всем большой привет и спасибо, что заглянули в  рубрику «Наша корпоративная жизнь» ! 

Поговорим о профессии офис-менеджер? 

Человек, без которого невозможно представить работу офиса – это, конечно, офис-менеджер. Мы можем приблизительно (или четко) понимать, какие задачи у представителей этой профессии, и в чем заключается их миссия в команде. Однако, в отношении офис-менеджеров существует и немало мифов, развеять которые (или подтвердить) мы решили, обратившись за помощью к опытному офис-менеджеру нашей компании — Софье Николаевне Новосельской.

 

Беседовала Оксана Жевнерова – Hr-менеджер компании.

 

Софья, добрый день! Спасибо, что согласились поговорить. Я уверенна, что многим будет интересно взглянуть на профессию офис-менеджера с позиции самого офис-менеджера.

Сыграем с Вами в «правду или миф»?

— Здравствуйте, Оксана! Спасибо за приглашение. А в чем суть этой игры?

Я буду зачитывать утверждения, а Вы – комментировать их с Вашей точки зрения, подтверждая, или опровергая.

— Давайте попробуем.


Правда или миф 1

Главная задача офис-менеджера – быть украшением офиса, приветливо встречать гостей, всем улыбаться. Остальное не так важно.

— Важно всё! И улыбка, и приветливость, и знания, и умения, и навыки, конечно же, необходимы офис-менеджеру.

Одной улыбкой всю работу не сделаешь.

 

Правда или миф 2

Стать офис-менеджером легко!

— Это тернистый путь. С первого взгляда может показаться, что работа офис-менеджера простая и не требует длительной подготовки, но это далеко не так.

В фильме «Как украсть бриллиант» главная героиня сказала фразу, очень подходящую к описанию работы офис – менеджера: – «Это, как экзамен по вождению: сдаёшь его, и только потом начинаешь учиться водить».

Для работы офис-менеджера даже супер знаний маловато – нужны подходящие личные качества, способности и желание работать.

Правда или миф 3

 Офис — менеджер – это хранитель корпоративных тайн и секретов – всё замечает и знает всё про всех сотрудников.

— Хм, провокационная фраза! Всё про всех знать невозможно. Да и не нужно. А секреты и тайны пусть хранят их обладатели, иначе это уже не будет тайной или секретом.

    

Правда или миф 4

Одна из самых многозадачных профессий – профессия офис-менеджер.

— Однозначно – да! Выполнять сразу несколько дел – это просто и сложно одновременно. Главное – помнить, что ты делала, до того, как тебя отвлекли. А ещё — чётко распределить время для важных и срочных дел и уметь тактично сказать «нет», или «я сделаю это, но немного позже». И всегда помнить – что, где, когда нужно сделать или кому-то помочь.

Когда задач очень много, даже записывать приходится. Ведь от меня, во многом, зависит, хорошо будет «функционировать» офис или с «перебоями».


Как Вы справляетесь с ситуациями, которые требуют одновременного решения сразу нескольких задач?

— Бывают ситуации, когда сотрудникам нужно «всё и прямо сейчас». У них я уточняю – как долго вы будете в офисе? – от этого зависит, так ли срочно нужно решить их вопрос или 10-20 минут можно подождать. Был недавно случай, когда одновременно мне нужно было ответить на звонок, отправить факс, разобрать почту и разнести полученные документы по группам, заправить принтер, помочь сотрудникам, которые уже уходили из офиса и им «было нужно всё ещё вчера», встретить курьера.

В итоге, расставив приоритеты, все задачи были выполнены в срок и никто не пострадал.


Правда или миф 5

Офис-менеджер в компании незаменим!

— Конечно! Ведь на чужой кухне очень трудно что-то быстро найти!

У многих сотрудников в офисе начинается паника, когда я планирую идти в отпуск. Но, так как сообщаю я об этом заранее, есть время передать дела коллеге, которая будет «хозяйничать» на моей «кухне» в то время, пока я отдыхаю. Но, если будет нужна помощь, – я всегда на связи.

Правда или миф 6

Ежедневно офис-менеджер сталкивается с рисками в своей работе.

— Правда. «Форс-мажоры», к сожалению, никто не отменял. Офис-менеджер стоит на страже спокойствия офиса и очень часто принимает на себя необходимость решения внезапно возникающих проблем.  Если я не знаю, как решить именно этот вопрос, но я точно знаю, кто сможет помочь. И сотрудник или клиент преспокойненько начинают решать свои вопросы именно с тем человеком, который им действительно поможет.

 

Правда или миф 7

Профессия офис-менеджера требует от него больших эмоциональных затрат.

 — Да, это – правда. Состояние «нужна всем и сразу» и моменты затишья, как маятник, — всегда возвращается к точке отсчёта, и к этому нужно быть готовой всегда! Можно только догадываться, какой вопрос будет следующий.


С какими вопросами обычно приходят?

— Например: «Где Сергей Васильевич? Ты видела?», или «Где Павел, знаешь?», или так «А Семён Михайлович пришёл? / когда будет?»

Софья, есть даже такое высказывание,  что офис-менеджер – это Доктор Айболит, который поможет решить любой вопрос. Не знаешь, как поступить? Обратись за помощью к офис-менеджеру!

— Это конечно, не сложные, рутинные вопросы, которые решаются «на раз».

Недавно был случай, когда нашей группе маркетинга понадобился хорошо печатающий цветной принтер. Причём срочно. Вопрос важный и решён был мною в течение 2 часов, так как сторонний специалист, который чинит нам принтеры, был вообще за городом, но ради нашего «форс-мажора» всё бросил и приехал «спасать» наш принтер.

Продолжать можно долго, так как похожих ситуаций много – вагон и маленькая тележка. Или написать статью «Записки офис-менеджера» или «Один день офис-менеджера – уроки выживания». (прим.- смеется)

В результате подобных колебаний маятника происходит большой выброс эмоций и душевных затрат, которые важно вовремя восстановить. Это как песочные часы – песок закончился, их необходимо просто перевернуть и всё отлично. К сожалению, человека так «перевернуть» (буквально) нельзя, но для этого существует много всяких вещей, которые, как песок в часах, добавляют в организм положительные эмоции и душевное равновесие.


Софья, что помогает восстанавливать силы?

— Для меня – это семья – обнимешь детей и мужа, погладишь кошку и чувствуешь – прибывают силы. Фильмы – посмотришь хороший, интересный, полезный (и среди «слезливых» сериалов про любовь можно найти что-то интересное и полезное, и потом «примерить» к личной или профессиональной жизни) – и вроде как лучше себя чувствуешь.

  А еще?

— Коллеги по работе – пара ободряющих фраз, улыбок, весёлая история – и грусть уходит. Прочитаешь интересную статью по моей любимой психологии или книгу – и я готова опять «спасать офис» с новыми отличными эмоциями, знаниями, экспериментами. И, конечно, музыка! Она со мной всегда и везде, с самого детства. В музыкальной школе мы слушали, играли и изучали самую разную музыку. И до сих пор для меня песни, минусовки, классика – самый лучший антидепрессант! 

 

К слову о психологии, правда или миф 8

Офис-менеджер, это психолог – знает, как найти подход к любому сотруднику.

— Не только знает, как, но и находит! Для этого нужно просто любить людей, быть с ними искренними и, по возможности, помогать.

 «А поговорить?», — как в старом анекдоте. Работа превращается в рутину, если не говорить «по душам» и, желательно, всегда о чём-нибудь позитивном. Ведь подаренное хорошее настроение, ненавязчивая эмоциональная подзарядка, искренняя психологическая поддержка – залог продуктивной работы.


Правда или миф  9

 Профессия офис-менеджера уникальна – не каждый человек сможет достигать в ней успеха, а только с особенными качествами.

— Спорное высказывание. Так можно сказать о любой работе. Ведь для каждого человека — именно его профессия уникальна.

А, если о качествах, то, для офис-менеджера важна коммуникабельность, искренний интерес к людям и к их сегодняшним проблемам, огромное желание помочь, а также возможность узнать о коллегах что-то новое, открыть их какие-то новые личные или профессиональные качества.

 

Правда или миф 10

Профессия офис-менеджер не для взрослых, зрелых людей – это работа больше подходит юным и очень молодым девушкам.

— Возраст здесь точно никакой роли не играет. Важно свою работу делать так, чтобы офис отлажено функционировал, а всем сотрудникам было в нём комфортно.

 

Правда или миф 11

 Офис-менеджер – это душа компании

— Скорее, «настроение» или «позитив» компании, – ведь мой рабочий день начинается с улыбки и слов «Доброе утро!» или «Здравствуйте!». Многим очень важно увидеть меня, услышать приветливое пожелание доброго утра, перекинуться парой-тройкой ободряющих слов —  и, глядишь, совершенно незаметно, заряд позитива на весь день получен.

А ещё я очень люблю праздничную атмосферу и стараюсь её везде воплощать. По возможности, участвую в корпоративных праздниках, подхожу к этому вопросу серьёзно и ответственно, и когда понимаю, что определенно / конкретно мне нравится, «выпускаю в свет» своё участие. Например: поиск или сочинение поздравлений для сотрудников в их дни рождения; фото нашей группы и поздравление на День программиста, поздравление некоторых сотрудников от нашей группы с Днём Рождения; новогоднее украшение офиса; участие группы в записи видеопоздравления с Новым годом (кстати, мы самые первые его записали!)

Поэтому, конечно, можно согласиться с фразой — «Офис-менеджер – это душа компании»!


Софья, спасибо Вам большое за тот уют, который Вы создаете для нас, за отличное решение многих задач, связанных с жизнедеятельностью нашего офиса, за ответственное отношение и интерес к своей профессии, которые заслуживают и отдельного внимания и большого уважения. 

 — Спасибо, Оксана!

 

 

 

 

 

 

Секретарь или офис-менеджер? — Smart & Talented

Чем отличается работа секретаря от офис-менеджера, чем ни похожи, можно ли совмещать и какая должность лучше — далее в материале.

Работа в комфортных условиях мечта каждого человека. Поэтому многим предпочтителен вариант рабочего места за столом в кабинете, чем где-то еще.
Профессий и специальностей офисных работников тысячи: от делопроизводителей до юристов или бухгалтеров, судей или инженеров-проектировщиков.
Есть и те, что отличаются от них. Поговорим о секретарях и офис-менеджерах.

Кто это? Чем занимаются, почему их часто путают и они взаимозаменяемы?

Наличие специалистов хорошо, но не менее востребованы и эти перечисленные вакансии. Существует некоторый регламент, по которому офис-менеджер организатор заданий, а секретарь их исполнитель.

Также на западе секретарь и офис-менеджер по сути одно лицо. У нас они пока еще разные профессии, но именно секретари часто выполняют функции офисных управленцев. То есть передают указания начальника и контролируют результат.

Так в чем же отличие? Или его нет?

Есть. Секретарь имеет узкую специализацию и занимается ведением документации, работает со звонками, выполняет поручения шефа и сопровождает его, регистрирует множество важных бумаг и ведет журналы.

Конечно, некоторым секретарям приходится организовывать работу офиса, следить за всем и «подгонять». Тогда уже это секретарь с обязанностями офис-менеджера.
Такое случается, несмотря на то, что в трудовом договоре будет указанна должность секретаря.

Важно! Офис-менеджеры несут больше ответственности и должны выполнять более сложные задачи, чем секретарь. Поэтому заработная плата у них гораздо выше.
Если секретарь берет на себя такую нагрузку по выполнению задач офис-менеджера, то это должно быть согласованно с работодателем и оплачиваться соответственно.

Может ли секретарь стать офис-менеджером? Да, так как менеджер офиса является той ступенью, куда «растут» секретари по служебной лестнице наверх.

Важно! Менеджер офиса — это собирательная специальность, в которую входит из каждой офисной профессии понемногу. Например, делопроизводство, отдел продаж, кадровые дела, бухгалтерия и корпоративное право.

Многие офисные менеджеры в прошлом долгое время работали помощниками или ассистентами руководителя, секретарями и т.  п.

Именно из секретарей получается хорошие офис-менеджеры, так как они знают работу компании изнутри, понимают и знают как происходит весь рабочий процесс с самого нуля.

Важно! Не нужно путать администратора офиса и менеджера офиса. Должности разные, задачи тоже. Первый — это только административная работа с выдачей справочных данных и информации, а второй — управленческая и исполнительские функции.

Интересуетесь профессией секретаря?

Хотите узнать больше и получить новые навыки?

Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!

Ждем Вас!

Smart & Talented

Профессия офис-менеджер | Информационно познавательный

Соискатели на должность офис-менеджера часто недооценивают профессию, предлагая свою кандидатуру, не владеющую необходимыми навыками. Они полагают, что офис-менеджер – это вроде как секретарь и в этой профессии нет ничего сложного: сиди весь день, отвечай на телефон, вари кофе и печатай что-нибудь.

Офис-менеджер

Офис-менеджер

На самом деле, профессия офис-менеджера предполагает широкий пласт ответственности, владение массой навыков, а также незаурядные личные качества, помогающие в сложной, многозадачной, разноплановой и не лишенной стрессовых ситуаций работе.

Особенности работы офис-менеджера

Офис-менеджеры работают по всем направлениям в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, они работают в любой организации, которая имеет офис, от малых предприятий до государственных органов и транснациональных корпораций.

Это местные и центральные органы власти, благотворительные и общественные группы, финансовые организации, юридические фирмы, организации социальной работы, индустрия развлечений, творчества, медиа и досуга, инженерные фирмы, транспортные компании, розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы, производители по всем отраслям промышленности, научные организации и многие другие.

Некоторые работодатели предлагают свое обучение, но, как правило, требуется уже опытный офис-менеджер, на обучение которого не нужно тратить деньги и время, и который смог бы преступить к выполнению своих обязанностей эффективно с первого трудового дня.

Обязанности офис-менеджера

Основная обязанность офис-менеджера заключается в том, чтобы контролировать административную деятельность, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов.

Он следит за тем, чтобы офисное оборудование поддерживалось в надлежащем качестве и количестве, соответствующие записи были обновлены, а все административные процессы работали эффективно.

В небольшой организации офис-менеджер выполняет большинство задач самостоятельно, тогда как в более крупных организациях он может руководить работой целой команды.

Профессию офис-менеджера называют также управляющим делами, административным менеджером или операционным менеджером.

В перечень обязанностей офис-менеджера входит:

  • использование широкого спектр программного обеспечения, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных в целях обеспечения эффективной работы офиса;
  • управление движением документов;
  • разработка и внедрение новых административных систем, таких как управление записями;
  • учет расходов и управление бюджетом офиса;
  • организация планировки офиса;
  • организация поставок таких товаров, как канцелярия и офисное оборудование;
  • поддержание состояния офиса и организация планового ремонта;
  • организация и ведение встреч с персоналом;
  • подготовка отчетов для высшего руководства и проведение презентаций;
  • ответы на запросы клиентов и жалобы;
  • пересмотр и обновление правил техники безопасности и охраны здоровья;
  • организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств;
  • посещение конференций и тренингов;
  • управление социальными сетями организации.

Требуемые умения, навыки и личные качества

Для эффективного выполнения своих обязанностей офис – менеджер должен иметь определенные навыки:

  • знание Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) и других широко используемых офисных пакетов;
  • умения в области информационных технологий и печати;
  • навыки управления проектами;
  • отличные навыки межличностного, устного и письменного общения;
  • знакомство с трудовым законодательством, юридическими аспектами работы, налоговым законодательством, административным законодательством;
  • знание правил трудовой инспекции, пожарной инспекции, Роспотребнадзора, отдела по Защите прав потребителей.

Но данный перечень навыков не является основополагающим при приеме на работу.

Самыми важными являются определенные личностные качества, к которым относят:

  • стрессоустойчивость;
  • хорошие навыки командной работы и уверенность в руководстве и мотивации команды;
  • отличные организаторские и управленческие навыки;
  • системный подход к работе;
  • умение расставлять приоритеты по задачам и работать под давлением;
  • способность управлять своей рабочей нагрузкой и контролировать других одновременно;
  • внимание к детали;
  • гибкость и приспособляемость к изменяющимся рабочим нагрузкам.

Карьерный рост

Должность офис-менеджера обычно не является должностью начального уровня. Человек, занимающий эту должность, как правило, уже имеет опыт административный или управленческий, часто в смежном секторе.

Тем не менее, профессия и не является высшей точкой карьерного роста. Опытный офис-менеджер может взять на себя дополнительные обязанности, такие как управление большим количеством персонала или принятие на себя более высоких обязанностей руководства.

В качестве альтернативы, он может управлять другим офисом в организации, который имеет больший штат или является головным офисом.

После получения большего опыта работы в качестве офис-менеджера, могут появиться возможности перейти в высшее руководство и перейти к руководителю департамента.

Друзья! Ставьте палец вверх! Комментируйте статью и подписывайтесь на канал!

менеджер | Описание профессий на Jobs.

ua

Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания и брифинги.

Специфика работы офис-менеджером:

Плюсы профессии:

  • Высокий спрос на рынке труда,
  • Навыки административно-хозяйственной деятельности,
  • Опыт работы с документами,
  • Возможность улучшить коммуникативные навыки.
Минусы профессии:
  • Утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения,
  • Отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей,
  • Некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Работа для офис-менеджера:

Коммерческие и государственные организации всех типов.

Личные качества:

    • исполнительность
    • организованность
    • ответственность
    • коммуникабельность
    • стрессоустойчивость
    • презентабельная внешность

Зарплата и перспективы профессии офис-менеджера:

Диапазон окладов велик и зависит от размеров компании и должностных обязанностей офис-менеджера: от $400 (начинающий работник небольшой компании) до $2000 (руководитель организационного отдела крупной фирмы).

Профильное образование:

Эта профессия не требует специальных знаний. Однако многие работодатели хотят видеть на этой должности девушку с высшим гуманитарным образованием. Офис-менеджеру надо уметь обращаться с офисной техникой телефоном, факсом, ксероксом, знать основы делопроизводства, компьютер на уровне пользователя, обладать чувством такта.

Работа офис-менеджером в Украине:

А вы знаете, что профессия офис-менеджера не только интересная, но и достаточно сложная? Чтобы с вас получился отличный Офис-менеджер, нужно обладать теоретическим и практическими знаниями, а главное – уметь гармонично их объединять в процессе работы.

Также помните – успешный Офис-менеджер не может себе позволить допустить ошибку в работе. Тем более, если вы настроены на успешную карьеру. Ведь повышают только квалифицированных специалистов.

Если же вы уже решили, что Офис-менеджер – это ваша будущая профессия, но еще не знаете, как стать офис-менеджера, просмотрите предложения украинских вузов и учебных центров по подготовке специалистов этой сферы.

Образец должностной инструкции офис-менеджера

(Free and Ready pdf)

 

Этот шаблон описания работы офис-менеджера оптимизирован для публикации на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий. Его легко настроить для вашей компании.

Обязанности офис-менеджера включают:

  • Планирование встреч и встреч в офисе
  • Организация планировки офиса и заказ канцелярских принадлежностей и оборудования
  • Поддержание офисного состояния и организация необходимого ремонта

Нанимаете офис-менеджера? Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы опубликовать эту вакансию и нанимать лучше и быстрее.

Вакансии

Мы ищем офис-менеджера для организации и координации административных обязанностей и офисных процедур. Ваша роль заключается в создании и поддержании приятной рабочей среды, обеспечивающей высокий уровень организационной эффективности, коммуникации и безопасности.

Чем занимается офис-менеджер?

Обязанности и обязанности офис-менеджера включают планирование встреч и встреч, организацию канцелярских принадлежностей, приветствие посетителей и оказание общей административной поддержки нашим сотрудникам. Предыдущий опыт работы менеджером по работе с клиентами или администратором офиса будет преимуществом. Успешный офис-менеджер также должен иметь опыт работы с разнообразным офисным программным обеспечением (инструменты электронной почты, электронные таблицы и базы данных) и уметь точно справляться с административными обязанностями.

В конечном счете, офис-менеджер должен быть в состоянии обеспечить бесперебойную работу офиса и помочь улучшить процедуры компании и повседневную работу.

Обязанности

  • Выполнение функций офис-менеджера, включая:
    • Техническое обслуживание
    • Рассылка
    • Расходные материалы
    • Оборудование
    • Векселя
    • Поручения
    • Покупки
  • Расписание встреч и встреч
  • Организация планировки офиса и заказ канцелярских принадлежностей и оборудования
  • Поддержание офисного состояния и организация необходимого ремонта
  • Сотрудничайте с отделом кадров для обновления и поддержки офисных политик по мере необходимости
  • Организация офисных операций и процедур
  • Координация с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию
  • Убедитесь, что все товары выставлены и оплачены вовремя
  • Ведение переговоров по контрактам и ценам с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и аренда офисных помещений
  • Управлять бюджетом офисных административных расходов, обеспечивать точную и своевременную отчетность
  • Оказывать общую поддержку посетителям
  • Помощь в процессе адаптации новых сотрудников
  • Адресовать запросы сотрудников по вопросам управления офисом (например,грамм. канцтовары, оборудование и организация путешествий)
  • Взаимодействие с поставщиками услуг по управлению объектами, включая услуги по уборке, кейтерингу и безопасности
  • Планирование внутренних и внешних мероприятий, таких как вечеринки, праздники и конференции

Требования и навыки

  • Подтвержденный опыт работы офис-менеджером, фронт-офис-менеджером или помощником по административным вопросам
  • Знание обязанностей, систем и процедур администратора Office
  • Знание MS Office (в частности, MS Excel и MS Outlook)
  • Практический опыт работы с офисной техникой (например,грамм. факсы и принтеры)
  • Знакомство с инструментами планирования электронной почты, такими как Email Scheduler и Boomerang
  • Отличные навыки тайм-менеджмента и способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты в работе
  • Внимание к деталям и навыки решения проблем
  • Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
  • Сильные организационные навыки и навыки планирования в быстро меняющейся среде
  • Творческий ум со способностью предлагать улучшения
  • Высшее образование; дополнительная квалификация в качестве административного помощника или секретаря будет плюсом

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается офис-менеджер?

Офис-менеджер — это человек, отвечающий за обеспечение бесперебойной работы. Офис-менеджеры разрабатывают процедуры, внедряют и оценивают их вместе с членами команды для повышения эффективности.

Каковы обязанности и ответственность офис-менеджера?

В обязанности офис-менеджера входит предоставление информации сотрудникам, прием на работу и увольнение, а также обеспечение связи между отделами. Однако объем обязанностей зависит от типа бизнеса. Некоторые должности требуют административных задач, таких как управление поставками, планирование встреч и организация офиса.Другие задачи могут включать в себя начисление заработной платы, отслеживание времени и управление расходами и бюджетом.

Что отличает хорошего офис-менеджера?

Хороший офис-менеджер – это больше, чем просто эффективный помощник. Эффективному офис-менеджеру необходимы здравые суждения, сильные навыки общения и решения проблем. Они должны быть лидерами с большим терпением, чтобы справиться со всеми аспектами своей работы.

С кем работает офис-менеджер?
Офис-менеджеры

взаимодействуют с административными помощниками, офисными помощниками, помощниками по кадрам и администраторами.Обычно они подчиняются владельцам бизнеса, директорам или руководителям отделов.

Профиль работы офис-менеджера | Prospects.ac.uk

Ваша обязанность как офис-менеджера состоит в том, чтобы контролировать административную деятельность, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов

Вы будете обеспечивать надлежащее качество офисного оборудования и количество, соответствующие записи актуальны, и все административные процессы работают эффективно.

В небольшой организации вы можете выполнять большинство задач самостоятельно, а в более крупных организациях вы можете контролировать работу команды. Названия должностей различаются и включают следующие варианты:

  • бизнес-менеджер
  • административный менеджер
  • операционный менеджер.

Обязанности

В качестве офис-менеджера вам необходимо:

  • использовать ряд программ, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных, для обеспечения эффективной работы офиса
  • разработка и внедрение новых административных систем, таких как ведение документации
  • учет расходов офиса и управление бюджетом
  • организация планировки офиса и поддержание поставок канцелярских принадлежностей и оборудования
  • поддержание состояния офиса и организация необходимого ремонта
  • организация и председательствовать на встречах с персоналом — на низкооплачиваемых должностях это может включать в себя написание повестки дня и ведение протокола, но у старших менеджеров обычно есть помощник по административным вопросам, который делает это
  • , наблюдает за набором нового персонала, иногда включая обучение и введение в должность
  • , обеспечивает адекватное уровни персонала для покрытия пропусков и пиков рабочей нагрузки, часто с использованием временных агентства ping
  • проводят аттестацию персонала, управляют производительностью и дисциплиной персонала
  • делегируют работу персоналу и управляют его рабочей нагрузкой и результатами
  • способствуют развитию и обучению персонала
  • внедряют и продвигают политику равенства и разнообразия
  • составляют отчеты для высшего руководства и проводить презентации
  • отвечать на запросы и жалобы клиентов
  • просматривать и обновлять политики в области охраны труда и техники безопасности и обеспечивать их соблюдение
  • проверять соблюдение законов о защите данных в отношении хранения данных, а также просматривать и обновлять политики
  • организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств
  • посещение конференций и тренингов
  • управление социальными сетями для вашей организации.

Заработная плата

  • Заработная плата офис-менеджеров варьируется в зависимости от отрасли, работодателя и уровня ответственности. Типичная начальная зарплата может варьироваться от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов.
  • При наличии опыта заработная плата может вырасти до 30 000–50 000 фунтов стерлингов.

Должности офис-менеджеров в таких областях, как Национальная служба здравоохранения и высшее образование, обычно следуют структуре оценок.

Данные о доходах предназначены только для справки.

Рабочее время

Как правило, вы работаете 35 часов в неделю, хотя вам может потребоваться начать работу раньше или остаться допоздна в периоды занятости.Могут быть возможности для работы неполный рабочий день или совместная работа.

Чего ожидать

  • Работа обычно офисная. Размер и стиль офиса будут зависеть от организации, в которой вы работаете. Например, у вас может быть отдельный офис или общий офис с командой в офисе с открытой планировкой. Из-за последствий COVID-19, вероятно, произойдет некоторый переход к работе на дому, но в большинстве случаев роль сохранит некоторый аспект присутствия в офисе.
  • Работа доступна в городах по всей Великобритании.Также могут быть возможности для небольших предприятий в сельской местности.
  • На большинстве должностей требуется элегантная профессиональная одежда, особенно при работе с клиентами.
  • Работа может быть сложной, так как вы часто отвечаете за соблюдение целей и сроков, а также дисциплинируете персонал.
  • Вы можете перемещаться между офисами, если вы работаете в разных офисах, или иногда на удалении для обучения и конференций, или работаете в других филиалах.

Квалификация

Вы можете стать офис-менеджером с любой степенью или HND, но следующие предметы могут быть особенно полезными:

  • деловое администрирование/управление бизнесом
  • компьютерные и информационные технологии
  • управление человеческими ресурсами
  • управление
  • государственное управление.

Поступление без степени, HND или базовой степени возможно, если у вас есть соответствующий опыт работы и навыки. Многие офис-менеджеры начинают работать на уровне офисных администраторов и продвигаются по карьерной лестнице благодаря опыту. Некоторые работодатели будут запрашивать управленческую квалификацию на уровне офис-менеджера.

Если вам 16 лет или больше и вы не учитесь на дневном отделении, у вас есть возможность пройти обучение в сфере бизнеса и управления на среднем, продвинутом и высшем уровнях.На более высоком уровне вы можете пройти обучение на роль офис-менеджера. Узнайте больше о бизнес-обучении.

NVQ/SVQ также доступны для бизнеса и администрирования.

Обычно для того, чтобы стать офис-менеджером, не требуется последипломного образования, но некоторые выпускники предпочитают продолжить обучение в сфере, связанной с бизнесом.

Навыки

Вам потребуется:

  • отличные организаторские навыки и навыки управления временем
  • знание Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) и других широко используемых офисных пакетов навыки набора текста
  • способность расставлять приоритеты задач и работать под давлением
  • хорошие навыки работы в команде и уверенность в том, что она может руководить и мотивировать команду
  • способность управлять своей рабочей нагрузкой и одновременно контролировать других
  • отличные межличностные, устные и письменные коммуникативные навыки, способность вести переговоры на уровне руководства и совета директоров
  • навыки ведения переговоров и построения отношений
  • внимание к деталям
  • гибкость и адаптируемость к изменяющимся рабочим нагрузкам
  • подход к решению проблем в работе
  • навыки управления проектами
  • знакомство с законодательством в сфере занятости, равенства и многообразия, г защита данных — это полезно, но не обязательно.

Опыт работы

Конкуренция варьируется в зависимости от сектора занятости, но на должности офис-менеджеров обычно подается множество заявок. Релевантный офисный опыт обязателен. Возможности доступны через кадровые агентства или младшие административные должности.

Также полезно получить опыт, демонстрирующий хорошие навыки работы в команде и управления. Участие во внеклассном проекте или управление командой волонтеров — хороший способ развить эти навыки, особенно если у вас не было возможности применить их в рабочей среде.

Узнайте больше о различных видах опыта работы и доступных стажировках.

Работодатели

Офис-менеджеры работают в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, вы можете работать в любой организации, имеющей офис, от малого бизнеса до государственных органов и транснациональных корпораций.

Типичные работодатели включают:

  • строительные компании
  • Государственную службу здравоохранения и частные организации здравоохранения
  • образовательные учреждения, включая школы и учреждения дополнительного и высшего образования
  • местные и центральные органы власти
  • благотворительные организации и общественные группы организации
  • юридические фирмы
  • социальные организации
  • индустрия развлечений, творчества, СМИ и досуга
  • инженерные фирмы
  • транспортные компании
  • розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы
  • производители во всех отраслях промышленности
  • безопасность 12 организации безопасности
  • услуги
  • коммунальные услуги — поставщики газа, электричества, воды и телекоммуникаций.

Ищите вакансии по телефону:

Агентства по трудоустройству также занимаются вакансиями. Вакансии также рекламируются в LinkedIn и на сайтах крупных организаций.

Повышение квалификации

Возможности обучения в значительной степени зависят от вашего работодателя, хотя большинство работодателей предлагают хотя бы базовое обучение, например, работе с собственными базами данных и системами управления контентом. Также распространено неформальное обучение на рабочем месте.

Обучение проводится либо внутри компании (обычно в более крупных организациях), либо через сторонние компании, предлагающие курсы в таких областях, как:

  • управление и руководство командами
  • оценка
  • набор и отбор
  • законодательство о равенстве и многообразии
  • здоровье и безопасность
  • маркетинг
  • управление стрессом
  • тайм-менеджмент
  • уверенность в себе.

В небольших компаниях вам, скорее всего, придется взять на себя инициативу и решить свои собственные потребности в непрерывном профессиональном развитии (CPD). Курсы часто оплачивает ваш работодатель, но бюджет на обучение может быть ограничен.

Членство в Институте административного управления (IAM) полезно и дает доступ к последним новостям, событиям и скидкам на обучение, а также возможность общаться с офис-менеджерами и соответствующим персоналом.

IAM также предоставляет ряд квалификаций, в том числе сертификат IQ IAM уровня 4 в области офисного и административного управления, который разработан специально для офисных и административных руководителей, а также для тех, кто стремится занять высшую должность в офисном управлении.

Если у вас еще нет административной квалификации, вы можете выбрать получение диплома, NVQ, HND или степени в области бизнеса, администрирования или в смежных областях, таких как управление персоналом.

Есть также возможность изучать делопроизводство или бизнес в аспирантуре, например, получив степень магистра делового администрирования (MBA). Поиск курсов последипломного образования MBA.

Перспективы карьерного роста

Должность офис-менеджера обычно не является начальным уровнем, и вы, как правило, имеете предыдущий административный или управленческий опыт, часто в смежном секторе, прежде чем приступить к работе.

Заняв должность и получив некоторый опыт, вы можете взять на себя дополнительные обязанности, например, управлять большим количеством сотрудников или взять на себя более высокие управленческие обязанности.

В качестве альтернативы вы можете управлять другим офисом в организации, в котором работает больше сотрудников или на который возложена большая ответственность. Например, вы можете перейти от управления небольшой командой в финансовом отделе к управлению всем финансовым отделом.

После приобретения большего опыта в качестве офис-менеджера у вас могут появиться возможности подняться до старшего руководства и продвинуться дальше до главы отдела.Узкие места могут возникнуть для старших должностей, особенно когда в организации есть несколько офис-менеджеров. Может помочь развитие специализированной области, такой как финансы, человеческие ресурсы или стратегическое развитие.

Роль офис-менеджера также может стать хорошей ступенькой на пути к должности начальника штаба. На этой должности вы, как правило, обеспечиваете эффективное управление и лидерство во всех областях администрирования, кадрового обеспечения и персонала, отвечающего за управление проектами и их завершение.Вы также поддержите лиц, принимающих решения на высшем уровне в организации.

Авторы редакторов AGCAS

Март 2021 г.

© Copyright AGCAS & Graduate Prospects Ltd · Отказ от ответственности

Посмотрите, насколько хорошо вы соответствуете этому профилю работы и более чем 400 другим.

Похожие вакансии и Курсы

Уни-профиль

Международная школа менеджмента Paris Просмотр профиля

Градиция

Градиция 9003

Охравочный пансионат

  • Бак
  • £ 22 001- £ 24 500
  • Различные локации
Просмотр задания

Схема выпускника

Business Analyst Graduate Program — май 2022 г.

Просмотр вакансий

Руководство по карьере офис-менеджера — зарплата, навыки и прочее

БЫСТРАЯ СТАТИСТИКА ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

  

Заработная плата

 40 000–100 000 долл. США

Образование

старшая школа, бакалавриат предпочтительно

Опыт

5 лет

администратор/управление

Восходящая мобильность

Средний; высокий оборот, высокое вознаграждение

Сертификация

не требуется

Перспективы работы

6% рост (2019-2029)

Офис-менеджер: Понимание работы

Кто такой офис-менеджер?

Любую должность офис-менеджера можно обобщить довольно просто: это быть главой или директором всего офиса.Они следят за тем, чтобы офис работал эффективно и должным образом, управляя его административными задачами, его финансовыми обязанностями, процедурами, которым должен следовать его персонал, и его общим содержанием. Должностная инструкция офис-менеджера заключается в оказании поддержки всем в офисе, от наблюдения за общим персоналом и делегирования повседневных задач до координации коммуникаций и инициатив среди руководителей.

Они управляют такими вещами, как:

  • Составление бюджета для всех офисных отделов
  • Оплата всех счетов, счетов и арендной платы за офисные помещения
  • Заключение контрактов с лучшими поставщиками канцелярских товаров и услуг по самой низкой цене
  • Техническое обслуживание всего офисного оборудования и инфраструктуры
  • Координация конференций и крупных корпоративных мероприятий
  • Бесперебойное предоставление услуг, предоставляемых сотрудникам, от настройки систем хранения документов до контроля процедурных операций и курирования календарей
  • Поиск и найм генерального штаба
  • Исполнительные отчеты и анализ текущих проектов

Менеджеры

Office, как правило, знают, что происходит на всех уровнях организации. Они следят за работой всех исполнительных и общих уровней одновременно. Это почти геркулесова задача, требующая отличных управленческих навыков, поддерживаемых многими навыками межличностного общения.

Навыки высшего офис-менеджера

Чем занимается офис-менеджер?

Офис-менеджеры делают все необходимое для поддержания бесперебойной работы офиса и поддерживают руководителей и руководителей высшего звена, чтобы они могли эффективно управлять своими отделами и выполнять свои проекты.Они управляют всем, на что проекты и инициативы руководителей и менеджеров высшего звена не оставляют им времени. Требования к должности офис-менеджера также требуют надзора и координации общего офисного персонала, который оказывает поддержку старшим менеджерам, руководителям и их командам.

Вдобавок ко всему, офис-менеджеры следят за тем, чтобы компьютеры были обновлены, копировальные машины работали, счета оплачивались, командировочные расходы возмещались, а офисные процедуры выполнялись всеми в любое время. Работа офис-менеджера всегда требовательна, так как офис-менеджеров постоянно просят совмещать множество задач одновременно.

»

Они управляют всем, на что проекты и инициативы руководителей и руководителей высшего звена не оставляют им времени. »

Они делегируют полномочия младшему и общему персоналу в одну минуту и ​​посещают встречи с высшим руководством и старшими менеджерами, чтобы проанализировать прогресс в текущих проектах и ​​спланировать будущие проекты в следующую.Офис-менеджеры по праву имеют значительный вес, пользуются большим уважением и доверием в любом офисе, а хороший менеджер на вес золота для любой организации.

Что делают великие офис-менеджеры

1. Хорошие офис-менеджеры понимают каждый отдел.

В крайнем случае, лучшие офис-менеджеры могут временно заменить любого старшего менеджера в любое время.

2. Великие офис-менеджеры знают, как функционируют системы организации.

То, чего им может не хватать в содержательных знаниях и профессиональном опыте, они с лихвой компенсируют своим мастерством системных функций в рамках организационной структуры своего офиса.

3. Отличные офис-менеджеры успевают за проектами.

Посещая встречи на высшем уровне, чтобы быть в курсе текущих проектов и составлять отчеты, демонстрирующие прогресс и эффективность проектов, офис-менеджеры знают подробности всех текущих проектов и инициатив лучше, чем кто-либо другой в их организациях.

Типичный день офис-менеджера

Требования к должности офис-менеджера легион, в основном потому, что они обязаны следить за многими аспектами офиса.

Итак, когда несколько человек покидают офис и переходят на другую работу, офис-менеджер набирает новых кандидатов, проводит с ними собеседования и решает, кого из них нанять. Когда сотрудникам требуется обучение для новых инициатив, проектов или просто для профессионального развития, офис-менеджер выискивает, бронирует и организует подходящие мастер-классы или семинары для команды.Когда организация решает сотрудничать с другими организациями для обмена опытом, офис-менеджер договаривается о пространстве, времени, оборудовании и другой логистике, такой как транспорт, проживание и обед для всех присутствующих.

Когда конкурирующие запросы на бюджетирование поступают от разных отделов, офис-менеджер оценивает их и принимает окончательные бюджетные решения, распределяя средства соответственно каждому отделу в течение финансового года. Когда сотрудники запрашивают отпуск по болезни или возмещение командировочных расходов, офис-менеджер оценивает запросы и удовлетворяет или отклоняет их на основе офисных процедур.Когда исполнительные и старшие менеджеры объявляют о новых инициативах и проектах, офис-менеджер посещает эти встречи на высшем уровне, оценивает, какие новые рабочие задания появятся в будущем, и делегирует эти обязанности соответствующему младшему персоналу или другим членам команды.

Когда техническое оборудование нуждается в ремонте или обновлении, офис-менеджер согласовывает ремонт с ИТ-отделом. Когда требуются новые компьютеры, проекторы или мебель, офис-менеджер ищет лучших внешних поставщиков и заключает контракты на лучшее оборудование или услуги в рамках бюджета.Когда исполнительным и старшим менеджерам нужны обновления статуса и прогнозы на будущее для текущих проектов и расходов, офис-менеджер готовит для них отчеты и мультимедийные презентации.

Основные обязанности офис-менеджера

Любой список требований к должности офис-менеджера требует выполнения ряда основных обязанностей, требующих множества различных навыков. Если вы хотите стать офис-менеджером, вы можете дать себе реальный толчок, пройдя небольшое обучение.

Офис-менеджеры должны выполнять множество задач административного уровня, требующих хороших навыков администрирования. Такие вещи, как: организация календарей, планирование встреч, разработка систем хранения документов, координация визитов гостей, поддержание офисных процедур и, как правило, ответственность за всю доставку, выставление счетов, выставление счетов, ремонт и повседневные задачи.

Офис-менеджеры также должны выполнять многие задачи управленческого уровня, требующие управленческих навыков.Такие вещи, как: делегирование канцелярских и административных задач подчиненным; разработка и контроль политики в масштабах всего офиса; разработка порядка ведения учета и обеспечение его выполнения всеми сотрудниками; руководство, консультирование и дисциплинирование офисного персонала; обучение персонала и оценка его работы.

Как стать офис-менеджером?

Требования к должности офис-менеджера

Образование

Степень бакалавра в любой дисциплине требуется для участия в конкурсе на вакансию офис-менеджера; тем не менее, опыт — это то, что ищут работодатели.

Опыт

Как правило, вакансии офис-менеджера являются конкурентоспособными, и их трудно получить без 5-летнего опыта управления или администрирования. Должности открытых офис-менеджеров часто предоставляются сотрудникам, уже работающим в организациях, которые продемонстрировали способность понимать системы, процессы и процедуры этой организации. Ответы на вопросы интервью офис-менеджера и информация в сопроводительных письмах офис-менеджера должны быть сосредоточены на предыдущем опыте кандидата в управлении или администрации на любом уровне.

Навыки

Существует множество навыков межличностного общения, которые дополняют управленческий и административный опыт. Эти навыки включают в себя умение быть первоклассным администратором, уметь решать проблемы, быть независимым и сильным лидером, уверенно вести переговоры, иметь представительный вид и уметь поддерживать отношения, а также быть эффективным коммуникатором.

Идеальное резюме офис-менеджера

Предыдущий опыт работы менеджером, администратором или даже помощником по административным вопросам в офисе имеет большое значение для претендентов на должность офис-менеджера и должен учитываться в сопроводительном письме и резюме любого офис-менеджера. Владение MS Office и Google Диском также привлекательно для работодателей, потому что, конечно, они используются каждый день, а также потому, что это показывает способность изучать любое связанное программное обеспечение, которое может использовать офис.

»

…BLS сообщает об оптимистичных перспективах работы офис-менеджеров; ожидается, что их занятость вырастет на 6% в период с 2019 по 2029 год, быстрее, чем в среднем по всем профессиям».

Любой опыт, свидетельствующий о том, что соискатель очень хорошо организован, хорошо распределяет время, привык решать несколько задач одновременно и обладает сильными навыками межличностного общения, поможет продвинуть резюме офис-менеджера на первое место в списке.Ответы на вопросы интервью офис-менеджера с упором на навыки межличностного общения и адаптивность — отличное дополнение к любому сопроводительному письму офис-менеджера, сопровождающему резюме офис-менеджера.

 Зарплата офис-менеджера

По данным Бюро статистики труда США (BLS), средняя годовая зарплата менеджера административных служб в 2019 году составляла 96 940 долларов США, а средняя почасовая ставка – 46,61 доллара США. Средняя зарплата офис-менеджера может быть приблизительно равна средней зарплате менеджера по административным услугам, но сильно различается в зависимости от области и уровня опыта.

Руководители административных служб включают в себя широкий спектр управленческих должностей, от традиционных офис-менеджеров до специализированных должностей управления офисами, таких как менеджер медицинских и медицинских служб, менеджеры объектов и менеджеры по учету и информации. Чем более специализирована административная управленческая должность, тем выше, как правило, заработная плата, как это обычно бывает в более крупных организациях, которые нанимают на довольно конкурентоспособных условиях.

Зарплата офис-менеджера в небольшой организации обычно начинается примерно с 40 000 долларов в год, что значительно ниже средней зарплаты, указанной BLS.BLS сообщает об оптимистичных перспективах работы офис-менеджеров; ожидается, что их занятость вырастет на 6% в период с 2019 по 2029 год.

Подходит ли мне работа офис-менеджера?

The Princeton Review собрал данные от офис-менеджеров об их положении. Вы можете прочитать комментарии реальных офис-менеджеров о том, как они видят свою работу в повседневной жизни. Офис-менеджеры склонны сообщать, что их должность требует от них анализа ситуаций и принятия твердых решений, которые могут быть непопулярны среди начальства и подчиненных.Требуется много уверенности и честности, чтобы правдиво сообщать об успехе проекта и оценке сотрудников.

»Любой опыт, свидетельствующий о том, что соискатель очень хорошо организован, хорошо распределяет время, привык справляться с несколькими задачами одновременно и обладает сильными навыками межличностного общения, поможет продвинуть это резюме офис-менеджера на первое место в списке »

Соблюдение этих стандартов способствует формированию сильных навыков с течением времени и дает возможность карьерного роста. Это также может привести к высокой текучести кадров, вызванной увольнениями или разногласиями с исполнительным и высшим руководством, что следует учитывать, прежде чем соглашаться на должность офис-менеджера, или когда вы задаете свои собственные вопросы, чтобы ответить на любые вопросы интервью офис-менеджера, которые вы можете задать. спросил.

Хотя, безусловно, по мере того, как кто-то поднимается по административной управленческой лестнице, следуют гораздо более конкурентоспособные зарплаты и гораздо более надежные гарантии занятости. Возможно, вам просто придется быть готовым немного переехать, пока вы не найдете подходящую организацию для вас.

Навыки высшего офис-менеджера

Менеджмент и делопроизводство

Офис-менеджеры всегда работают с несколькими проектами и задачами одновременно. Точно так же они часто контролируют и управляют различными проектами других сотрудников, делая это. Выполняя все это, офис-менеджеры также должны уметь расставлять приоритеты в отношении непредвиденных задач, требующих их немедленного внимания, не забывая при этом об остальных.

Поскольку офис-менеджеры и делегируют задачи, и имеют делегированные им задачи, им постоянно необходимо организовывать работу с учетом важности того, что им поручено, и находить подходящих сотрудников для выполнения поручений. Это включает в себя управление ресурсами, бюджетирование, эффективный найм, анализ хода и эффективности проекта.

Лидерство и навыки межличностного общения

Офис-менеджеры управляют офисом, то есть следят за бесперебойной работой существующих систем и соблюдением процедур.Это требует сильных организационных навыков и понимания административных систем. Офис-менеджеры также часто возглавляют офис в принятии новых инициатив, которые требуют от сотрудников совместной работы для изучения новых процедур, систем и навыков, которые могут потребовать обучения. Для этого требуются отличные навыки межличностного общения, способность делегировать ответственность и способность внушать доверие команде.

Связь и переговоры

Офис-менеджеры должны общаться с подчиненными, руководителями и старшими менеджерами, внешними поставщиками, посещающими клиентами и другими лицами, всем из которых требуется уникальный подход к общению для установления рабочих отношений, завоевания доверия и максимальной эффективности. Почти во всех этих отношениях офис-менеджеры пытаются прийти к пониманию и договориться об условиях работы, переуступки или обмена товарами и услугами, которые являются взаимовыгодными и продуктивными. Короче говоря, они должны быть хорошими переговорщиками.

Бюджетирование

Обеспечение финансирования отделов и проектов, выплаты заработной платы, закупки инвентаря и возмещения расходов — это обязанности, которые полностью лежат на плечах офис-менеджера.Им нужны сильные навыки составления бюджета, чтобы учитывать расходы и ответственно распределять финансирование между всеми отделами офиса.

Решение проблем

Непредсказуемые проблемы, такие как замена сотрудников, невыполнение поставок поставщиками, сбой оборудования, отсутствие внутренней экспертизы, постоянно возникают в офисе, и офис-менеджеры всегда обращаются к человеку, чтобы решить их. Это означает, что офис-менеджеры должны быть 1) гибкими в подходе к поступающим запросам и 2) готовыми изменить свой распорядок для решения беспрецедентных проблем. Короче говоря, они должны уметь адаптироваться к любым административным запросам или задачам, которые встречаются на их пути.

Похожие или родственные должности
  • Менеджер административных служб
  • Офис-менеджер
  • Менеджер по учету и информации
  • Помощник руководителя
  • Офис-менеджер
  • Финансовый менеджер
  • Менеджер по медицинскому обслуживанию и здравоохранению

Последнее обновление: 23 сен 2020

12 советов, как стать отличным офис-менеджером

Меняется роль офис-менеджера.В этом нет никаких сомнений. Роль начала меняться еще до начала пандемии коронавируса. Однако по возвращении в физический или виртуальный офис роль офис-менеджера меняется.

Офис-менеджеры больше не следят за тем, чтобы люди мыли посуду после обеда, покупали канцтовары или ремонтировали сломанный принтер. Теперь они необходимы для счастья, безопасности, удержания сотрудников и многого другого.

В этой статье будут рассмотрены качества, навыки и инструменты, которые необходимы хорошему офис-менеджеру, чтобы преуспеть в своей роли в этом году и в будущем.

Как стать отличным офис-менеджером 

Эти специалисты, которых часто называют офисными администраторами, офисными координаторами или офисными операционными менеджерами, часто являются первым контактным лицом для всех, кто работает в компании или за ее пределами. Их обязанности сильно различаются: от создания отличной рабочей среды до помощи в адаптации нового сотрудника и выполнения функций помощников руководителя.

Вот почему объем работы офис-менеджера быстро увеличивается. Наряду с поддержанием функциональности и динамичности офисных помещений им также необходимо управлять перемещениями персонала, поездками, ожиданиями и т. д.На роль офис-менеджера возлагаются большие надежды, и многие сотрудники имеют разные представления о том, что на самом деле должен делать офис-менеджер.

Стать офис-менеджером очень выгодно, не только оправдывая ожидания людей, но и превосходя их. Вы можете взять на себя ответственность и стать ключевым фактором успеха бизнеса и его сотрудников.

Установка четких ожиданий, чтобы стать хорошим офис-менеджером

1.Будь самым организованным человеком в компании

Организационные навыки и навыки тайм-менеджмента находятся в верхней части списка, и на то есть веская причина. Теперь речь идет не только о создании новой файловой системы. Офис-менеджер должен знать расписание каждого, а также свое собственное. Роль требует жонглирования коллегами, сторонними поставщиками, долгосрочными бизнес-планами, а также повседневными операциями. Если организаторских способностей нет, работы будет много.

2. Будьте отличным собеседником

Вам необходимы сильные коммуникативные навыки, чтобы преуспеть в роли офис-менеджера.Это помогает избегать ошибок, разрешать конфликты и давать четкие указания. Офис-менеджер — одна из немногих ролей в компании, которая общается абсолютно со всеми, от новых сотрудников до топ-менеджеров. Убедитесь, что вы отличный коммуникатор, и это значительно облегчит вам задачу.

3. Будьте изобретательны в решении проблем 

Знания компании, которые офис-менеджер накапливает годами, не имеют себе равных. Они помогают бизнесу в самые трудные времена, и все сводится к превосходным качествам решения проблем.Чем дольше вы находитесь на этой должности, тем чаще вы обнаружите, что к вам обращаются за советом в сложных ситуациях с сотрудниками на всех уровнях старшинства.

Решение проблем на этом не заканчивается. На офис-менеджера часто возлагается ответственность за то, чтобы что-то произошло с небольшим бюджетом или без него. Эта роль требует, чтобы вы проявляли новаторский подход к имеющимся у вас ресурсам и добивались успеха независимо от проблем, с которыми вы можете столкнуться.

4. Будьте чуткими

Каждый офис-менеджер должен уметь понимать и сопереживать всем членам команды. Как основная часть команды с хорошим обзором рабочих ситуаций каждого, офис-менеджер часто является голосом подавляющего большинства сотрудников. Вы должны быть в состоянии вести с сочувствием и харизмой, чтобы убедиться, что все услышаны и поняты.

Офис-менеджер часто оказывается в комитетах по благополучию или положительной инициативе. Они должны быть в состоянии взять на себя управление чуткими проектами, применяя деловое мышление с добрым сердцем и управляя ожиданиями наряду с реальностью.

Продолжайте учиться, чтобы стать лучшим офис-менеджером 

5. Развивайте свои навыки ведения переговоров

Должность офис-менеджера связана с определенным количеством переговоров. Вы будете нести ответственность за бюджет, чтобы поддерживать повседневную работу офиса; а также большие бюджеты на корпоративные мероприятия, конференции и многое другое в вашей повседневной жизни. Офис-менеджер должен максимально использовать бюджет и максимизировать то, что бизнес может получить за те деньги, которые у него есть.

Навыки ведения переговоров также придут в форму поддержания мира. Разнообразный бизнес связан с разными личностями, и люди нередко сталкиваются друг с другом время от времени. Эти противостояния часто ложатся на человеческие ресурсы и офис-менеджера, чтобы решить и найти мирное решение, которое устроит всех.

6. Всегда работайте над своими бизнес-знаниями 

Будь то навыки составления бюджета, финансового планирования, стратегии найма или теории управления, эти навыки позволят вам быстро продвигаться вперед.Современный офис-менеджер может иметь много контактов с высшим руководством, имея в своем заднем кармане некоторые финансовые или деловые ноу-хау, которые помогут вам реализовать свои идеи и повысить общую эффективность.

7. Немного юридических знаний имеет большое значение

Офис-менеджеры часто несут ответственность за работу с внешними поставщиками или офисными контрактами исключительно самостоятельно. Удобно иметь возможность иметь дело с этими контрактами с некоторыми юридическими знаниями. Вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы понимать мелкий шрифт, когда и как контракт может закончиться, и как бизнес может максимизировать результаты своих расходов.

8. Понимание эмоционального интеллекта 

Наличие хороших навыков межличностного общения имеет решающее значение для способности управлять и управляться в команде. Использование этого в массовом порядке помогает вашим навыкам работы с людьми и гарантирует, что ваша команда или команды будут иметь наилучшие шансы на успех. Это также помогает иметь позитивный настрой, который позволяет людям чувствовать себя комфортно, говоря с вами о чем угодно.

Было обнаружено, что компании, которые используют эмоциональный интеллект, как правило, имеют более высокую лояльность клиентов и более высокий уровень вовлеченности сотрудников, что приводит к большему успеху в бизнесе.Приступив к курсу эмоционального интеллекта, вы лучше подготовлены к общению с сотрудниками и использованию эмоций для повышения производительности.

9. Станьте мастером Excel

Офис-менеджеры отвечают за ввод и хранение данных, административную и управленческую поддержку, бухгалтерский учет, составление бюджета, анализ данных, исследования, отчетность и прогнозирование. Список обширен и на этом не заканчивается.

Excel станет лучшим другом офис-менеджера, но вы должны уметь использовать его в полной мере.Базовые знания Excel бесполезны. Узнайте, как форматировать и максимально использовать инструмент, и, в свою очередь, упростить роль (и ваш рабочий день). Мастер Excel определенно должен стать частью вашего набора навыков.

10. Изучите бухгалтерское ПО 

Офис-менеджерам часто приходится следить за бюджетом, и им также может быть поручена поддержка других отделов в управлении их номерами. Роль также может отвечать за настройку общекорпоративных процессов, чтобы отделы отслеживали свои бюджеты таким образом, чтобы все понимали.

Хорошая новость заключается в том, что доступно множество программ для ведения бухгалтерского учета. Офис-менеджер должен найти и внедрить программное обеспечение, которое лучше всего подходит для компании.

11. Используйте программное обеспечение для управления проектами

То же самое можно сказать и о программном обеспечении для управления проектами. Будь то дни тимбилдинга, ратуши, интеграция нового программного обеспечения, всегда будут проекты, которыми нужно управлять при ведении бизнеса. Эти проекты часто попадают в руки офис-менеджера.

Основное программное обеспечение для управления проектами, которое вы можете представить вместе с ролью. Следите за задачами, людьми и следите за тем, чтобы любой назначенный проект выполнялся максимально эффективно.

12. Станьте гуру управления путешествиями

Звонить корпоративному туристическому агенту теперь немного старомодно и дорого для компании. Кроме того, использование Skyscanner или Kayak не дает сотрудникам необходимой поддержки в пути. Изучите программное обеспечение для управления командировками и поразите высшее руководство своим контролем бюджета и эффективностью использования времени. Большинство программ для путешествий позволяют вам оцифровать вашу политику в отношении поездок, чтобы автоматизировать правила вашей компании в отношении расходов и поездок.

Офис-менеджер | Онлайн и дистанционное обучение штата Северная Каролина

Административная карьера | Менеджер бизнес-офиса

Что делает профессионал в этой карьере?

Управляет повседневными административными задачами, необходимыми для обеспечения бесперебойной работы офиса. Отвечает за оформление документов, обработку счетов, ведение баз данных, сбор данных о расходах, набор и обучение сотрудников, а также снабжение офиса расходными материалами.

Перспективы вакансий

В прошлом году в Северной Каролине было размещено 40 объявлений о вакансиях офис-менеджера, а в США — 1164.

В сочетании с другими карьерами в отрасли офис-менеджера, включая карьеру бизнес-офис-менеджера, на следующем графике показано количество людей, нанятых за каждый год с 2012 года:

Зарплата

На многих новых вакансиях Business Office Manager зарплаты оцениваются в следующих диапазонах, исходя из требований и обязанностей, перечисленных в объявлениях о вакансиях за последний год.

Национальный

Средняя предполагаемая зарплата в Соединенных Штатах для этой карьеры, основанная на объявлениях о вакансиях за последний год, составляет 57 903 доллара.

Государственный

Средняя предполагаемая зарплата в Северной Каролине для этой карьеры, основанная на объявлениях о вакансиях за последний год, составляет 53 644 доллара.

Процентили представляют собой процент, который меньше значения. Например, 25 % расчетных окладов для должностей менеджеров бизнес-офисов в Соединенных Штатах в прошлом году были ниже 45 383 долларов США.

Образование и опыт

Размещенные должности менеджера офиса обычно требуют следующего уровня образования. Приведенные ниже цифры основаны на объявлениях о вакансиях в США за последний год. Не во всех объявлениях о вакансиях указаны требования к образованию.

Уровень образования Процент
младшего специалиста Степень 9%
Степень бакалавра 52%
Степень магистра 19%
Докторская степень 1%
Прочее 19%

Вакансии менеджера по размещению бизнес-офисов обычно требуют следующего количества лет опыта. Приведенные ниже цифры основаны на объявлениях о вакансиях в США за последний год. Не во всех объявлениях о вакансиях указаны требования к опыту.

25%
лет опыта процент процент
0 до 2 лет 25%
от 3 до 5 лет 59%
6 до 8 лет 10%
9 + лет 6%

Навыки

Ниже приведены списки наиболее распространенных общих и специализированных навыков, которыми должны обладать соискатели на должности менеджера бизнес-офиса, а также наиболее распространенные навыки, которые отличают людей от их коллег.Также указан процент объявлений о вакансиях, в которых конкретно упоминается каждый навык.

Базовые навыки

Навык, необходимый для широкого круга профессий, включая эту.

  • Навыки общения 1 (46%)
  • Microsoft Excel (40%)
  • подробно-ориентированные (33%)
  • Организационные навыки (30%)
  • Решение проблем (27 %)

Определение навыков

Основной навык для этой профессии, он часто встречается в объявлениях о вакансиях.

  • Учет бухгалтерского учета (46%)
  • Customer Billing 1 (45%)
  • биллинга (38%)
  • Управление офисом (32%)
  • бюджетирование (26%)

Необходимые навыки

Навык, который часто требуется в этой профессии, но не специфичен для нее.

    • Управление персоналом (18%)
    • планирование (17%)
    • обслуживание клиентов (16%)
    • Quickbooks (16%)
    • Биллинговые системы (13%)

    Отличительные навыки

    Навык, который может отличить подмножество занятий.

    • Финансовый менеджмент (3%)

    Альтернативные названия должностей

    Иногда работодатели публикуют вакансии с навыками Business Office Manager, но с другим названием должности. Некоторые распространенные альтернативные названия должностей включают:

    • Офис-менеджер/бухгалтер
    • Бухгалтер/офис-менеджер
    • Администратор офиса
    • Бухгалтер и офис-менеджер
    • Менеджер, биллинг

    Похожие занятия

    9 с аналогичными навыками, вы можете изучить следующие названия должностей.Обратите внимание, что мы перечисляем только профессии, для которых есть хотя бы одна соответствующая программа дистанционного и онлайн-обучения штата Северная Каролина.

    Common Employers

    Вот работодатели, которые разместили больше всего вакансий Business Office Manager в прошлом году, а также их количество.

    Соединенные Штаты

      • Lumen
      • Lumen (14)
      • Джорджтаунский университет (14)
      • Гражданство иммиграционные услуги (14)
      • Empire Today (12 )

      North Carolina

      • чартерных коммуникаций (5)
      • XPO Logistics (2)
      • Penta Electrical Professional Products, LLC (1)
      • PGT Industries Incorporated (1)
      • Orange County Government (1)

      Программы штата Северная Каролина, имеющие отношение к этой профессии

      Если вы заинтересованы в подготовке к карьере в этой области, следующие программы онлайн- и дистанционного обучения штата Северная Каролина предлагают отличное место для начала!

      Профессия Офис-менеджер

      Офис-менеджеры выполняют функции связи, координации и организации в поддержку менеджеров и специалистов и/или готовят корреспонденцию, отчеты и протоколы заседаний и другую специализированную документацию.

      Хотите узнать, какая профессия и профессия вам больше всего подходят? Пройдите наш бесплатный карьерный тест по коду Голландии и узнайте.

    • Управление персоналом

      Управляйте сотрудниками и подчиненными, работающими в команде или индивидуально, чтобы максимизировать их производительность и вклад. Планируйте их работу и деятельность, давайте указания, мотивируйте и направляйте работников для достижения целей компании. Контролируйте и измеряйте, как сотрудник выполняет свои обязанности и насколько хорошо эта деятельность выполняется.Определите области для улучшения и внесите предложения для достижения этого. Возглавьте группу людей, чтобы помочь им достичь целей и поддерживать эффективные рабочие отношения между сотрудниками.

    • Деятельность делегата

      Делегирование действий и задач другим в соответствии со способностями, уровнем подготовки, компетенцией и юридической практикой. Убедитесь, что люди понимают, что они должны делать и когда они должны это делать.

    • Создание рабочей атмосферы постоянного совершенствования

      Работа с методами управления, такими как постоянное улучшение, профилактическое обслуживание. Обратите внимание на решение проблем и принципы работы в команде.

    • Управление потребностями в канцелярских принадлежностях

      Наблюдайте, анализируйте и предоставляйте необходимые канцелярские товары в достаточном количестве для обеспечения бесперебойной работы бизнес-центров.

    • Внесение улучшений в работу

      Давать рекомендации по улучшению рабочей деятельности

    • Составление отчетов по работе

      Составление связанных с работой отчетов, которые поддерживают эффективное управление взаимоотношениями и высокий уровень документации и ведения учета. Напишите и представьте результаты и выводы в ясной и понятной форме, чтобы они были понятны неспециалистам.

    • Управление административными системами

      Обеспечить эффективность и хорошее управление административными системами, процессами и базами данных и обеспечить прочную основу для совместной работы с административным сотрудником/персоналом/специалистом.

    • Управление требованиями к офисной технике

      Наблюдайте, анализируйте и предоставляйте устройства, необходимые в офисах и коммерческих помещениях для бесперебойной работы.Подготовьте бытовую технику, такую ​​как устройства связи, компьютеры, факсы и копировальные аппараты.

    • Выполнение канцелярских обязанностей

      Выполнение административных задач, таких как регистрация, набор отчетов и ведение почтовой корреспонденции.

    • Внедрение корпоративного управления

      Применять набор принципов и механизмов, с помощью которых организация управляется и направляется, устанавливать процедуры информации, контролировать поток и принятие решений, распределять права и обязанности между отделами и отдельными лицами, устанавливать корпоративные цели, а также отслеживать и оценивать действия и результаты.

    • Управление системами офисных помещений

      Поддерживать управление и исправность различных офисных систем, необходимых для бесперебойной и ежедневной работы офисных помещений, таких как системы внутренней связи, программное обеспечение общего пользования внутри компании и офисные сети.

    • Анализ кадрового потенциала

      Оценка и выявление кадровых пробелов в количестве, навыках, доходах от результатов и излишках.

    • Инструктировать персонал

      Давать указания подчиненным, используя различные приемы связи. Скорректируйте стиль общения с целевой аудиторией, чтобы донести инструкции так, как задумано.

    • Использовать разные каналы связи

      Использование различных типов каналов связи, таких как устная, рукописная, цифровая и телефонная связь, с целью создания и обмена информацией и идеями.

    • Использование офисных систем

      Правильно и своевременно использовать офисные системы, используемые в бизнес-центрах, в зависимости от цели, будь то сбор сообщений, хранение информации о клиентах или планирование повестки дня. Он включает в себя администрирование таких систем, как управление взаимоотношениями с клиентами, управление поставщиками, хранение и системы голосовой почты.

    • Как стать отличным офис-менеджером: 5 советов по управлению офисом

      Ни для кого не секрет, что офис-менеджеры являются основой любого высокоэффективного офиса.Многие компании зависят от своих офис-менеджеров, чтобы сохранить хорошее качество жизни и производительность. Поскольку работа требует терпения, офисных навыков, лидерских качеств и таланта работать в условиях стресса, иногда бывает трудно найти хорошего офисного менеджера.

      Возьмем, к примеру, Дебру Леонард-Порч. Дебра проработала административным специалистом почти 40 лет и в настоящее время является офис-менеджером Incapital Holdings в Чикаго. Дебра знает, что первый шаг к тому, чтобы стать отличным офис-менеджером, — это серьезно относиться к себе и своей должности:

      «Моей философией всегда было: «Я каждый день откликаюсь на свою работу». Я прихожу подать заявку на свою работу, потому что она может легко перейти к кому-то другому. Они могут получить кого-то моложе. Они могут получить кого-то дешевле. Они могут найти кого-то с лучшим образованием, но они никогда не найдут никого, кто будет работать так усердно, как я».

      Прочтите наше руководство по навыкам, обучению и советам офис-менеджеров, и вы вскоре присоединитесь к таким великим офис-менеджерам, как Дебра.


      Кто такой офис-менеджер?

      Когда мы говорим об офис-менеджерах, на самом деле мы говорим о том, что делает офис эффективным.Офис-менеджеры несут различные обязанности в зависимости от потребностей своей компании, но все офис-менеджеры отвечают за планирование, координацию и контроль офисной деятельности, а также помнят о государственном контроле, трудовом законодательстве и удовлетворенности сотрудников.

      В зависимости от области могут быть различные рабочие места офис-менеджера, однако, основные обязанности этих менеджеров очень похожи. Помимо наблюдения за бесперебойной работой администрации компании, обеспечения необходимых расходных материалов и того, что офисное оборудование находится в рабочем состоянии, офис-менеджеры иногда также могут нанимать, увольнять, обучать и продвигать сотрудников.


      Навыки офис-менеджера

      В качестве офис-менеджера вы будете нести ответственность за процессы, процедуры, документацию, связь, надзор, обучение и администрирование. Если это звучит как большая ответственность, то это потому, что так оно и есть. Чтобы убедиться, что офис работает наилучшим образом, вы должны хорошо разбираться в этих навыках управления офисом.


      Навыки планирования

      Планирование должно быть естественным для офис-менеджеров. Ваши обязанности по планированию будут варьироваться от планирования встреч в офисе до делегирования обязанностей.Организованное планирование — от планирования долгосрочных бизнес-операций до эффективного выполнения повседневных задач — является ключевым навыком, которым должен обладать любой хороший офис-менеджер.


      Административные навыки

      Для офис-менеджера административные навыки должны стать второй натурой. До того, как вы поднялись до должности офис-менеджера, вы, скорее всего, занимали другие административные должности. На этих должностях вы должны были развивать базовые административные навыки, которые будут развиваться только по мере того, как вы адаптируетесь к своей новой роли офис-менеджера.Вы будете нести ответственность за различные административные задачи в организации, поддержку и развитие корпоративной культуры, а также другие обязанности персонала, такие как оценка работы сотрудников.


      Аналитические способности

      Развивать свои аналитические способности на любом уровне занятости — хорошая идея. Как офис-менеджеру, вам понадобятся эти навыки, чтобы выявлять недостатки и предлагать решения, чтобы способствовать успеху вашей компании.


      Компьютерные навыки

      Сильный, практичный набор навыков работы с компьютером не просто идеален, но необходим офис-менеджеру. Вы должны иметь достаточно высокий уровень навыков, чтобы комфортно, точно и эффективно выполнять необходимые повседневные компьютерные операции, такие как ввод данных, создание таблиц и форматирование презентаций. Скорее всего, вы будете использовать программное обеспечение для отчетов о расходах, управления помещениями, видеоконференций и повседневного общения.


      Курсы подготовки офис-менеджеров

      По мере того, как вы поднимаетесь по карьерной лестнице в компании, всегда будут появляться новые навыки, особенно когда речь идет об управлении офисом.К счастью, вам не нужно быть зачисленным в очную программу обучения, чтобы получить образование в области управления офисом. Существует ряд онлайн-курсов и очных курсов, доступных для всех, кто заинтересован в стимулировании своей карьеры офисного менеджера. Если вы хотите усовершенствовать определенный навык или развить полный набор офисных навыков, для вас найдется подходящий курс. Прочтите наш тщательно отобранный курс, чтобы найти идеальный курс для ваших потребностей в управлении офисом.


      Институт управления и стратегии сертификации – Сертифицированный бизнес-менеджер (CBOM)™

      Лучше всего подходит для начинающих офис-менеджеров, которые хотят изучить основные тонкости работы в этой области, прежде чем подавать заявку на свою первую руководящую должность. Пройдя этот полностью онлайн-курс, вы изучите базовые навыки и процессы, необходимые для эффективного управления любым современным офисом. .


      Обучение по запросу SkillPath — эмоциональный интеллект

      Онлайн-курсы SkillPath, идеально подходящие для офисных менеджеров, работающих в сферах с высоким уровнем стресса, сосредоточены на обучении эмоциональному интеллекту. Благодаря простому в использовании и легкому в освоении формату вы научитесь понимать, регулировать и использовать эмоции в любой офисной ситуации.


      Обучение Дейла Карнеги – получение результатов без полномочий

      Полезно для офис-менеджеров, стремящихся внедрить в свою корпорацию крупные изменения и стратегии компании. С помощью еженедельных вебинаров вы узнаете, как выйти за пределы потенциально удушающей офисной политики, чтобы завоевать уважение и укрепить доверие на разных должностях в вашей организации.


      5 советов по управлению офисом

      Как офис-менеджер, вы должны усердно выполнять свою работу и нести ответственность за работу остальных сотрудников офиса. Даже опытные офис-менеджеры могут впадать в стресс в те дни, когда кажется, что есть непрекращающиеся сомнения сотрудников и беспокойство руководства.

      Приняв несколько новых методов, вы обнаружите, что эти тяжелые дни станут менее частыми и более управляемыми. Если вы воспользуетесь нашими 5 лучшими советами по управлению офисом, вы останетесь на вершине своей работы и опередите игру.


      1. Установите цели для вашей команды

      Когда вы устанавливаете четкие офисные цели, вы действительно создаете ощущение цели для сотрудников. Создавая командные цели или даже общие цели филиала, вы обновляете цель своей компании, чтобы поддерживать мотивацию сотрудников.

      Создавайте достижимые цели, которые вдохновляют членов команды на амбициозность в своей работе. Когда одна команда получает личное удовлетворение от достижения своих целей, вся рабочая сила в ответ становится более продуктивной и мотивированной.Кроме того, не помешает то, что вы сможете более эффективно отслеживать прогресс каждой команды, когда есть четкая цель, к которой вы стремитесь.


      2. Коммуникация имеет ключевое значение

      Как офис-менеджер, ваши коммуникативные навыки являются основой вашего успеха, поскольку вы обычно являетесь первым контактным лицом для клиентов, приходящих в офис. Вы будете регулярно общаться не только с клиентами, но и со своими сотрудниками, когда делегируете их работу внутри организации как устно, так и письменно.

      Это общение должно быть эффективным и профессиональным, чтобы сообщения доставлялись и принимались должным образом, но также и дружественным, чтобы поддерживать отношения с вашими клиентами и сотрудниками.


      3. Навыки тайм-менеджмента

      Навыки тайм-менеджмента являются неотъемлемой частью любой офисной работы, поскольку вы обязаны использовать каждую минуту своей роли в полной мере. Навыки тайм-менеджмента и организации необходимы, чтобы быть уверенным, что вы готовы правильно распределить каждую задачу по расписанию с остальными графиками офиса.


      4. Будьте изобретательным мыслителем

      Быть новаторским мыслителем — это первый шаг к тому, чтобы стать эффективным офис-менеджером, потому что решение проблем — одна из ваших основных обязанностей. В качестве офис-менеджера вы столкнетесь с незнакомыми ситуациями, которые на первый взгляд могут показаться вам неподвластными, а также с новыми проблемами, которые вам необходимо преодолеть. Это может быть вашим первым побуждением прибегнуть к разочарованию из-за этих проблем, но вместо этого вам нужно развить врожденный навык, чтобы подходить к ним с новаторским мышлением.

      Вот совет для начала: окружите себя мыслителями-новаторами и учитесь у них, наблюдая. Важно открыть для себя новые способы мышления и творческие методы достижения успеха.


      5. Продолжение образования и профессионального развития

      Лучшие офис-менеджеры никогда не перестают учиться. Вам нужно будет постоянно расширять свои знания, чтобы оставаться в курсе развивающихся технологий и разрабатывать новые управленческие тактики.

      Если вы сделаете профессиональное развитие регулярной частью своего ежемесячного стратегического карьерного плана, вы останетесь впереди конкурентов, а также поможете своей компании быть на шаг впереди.Неважно, записываетесь ли вы на курсы выходного дня или посещаете еженедельные онлайн-вебинары, продолжайте учиться — это часть вашей ответственности как офис-менеджера.

      Чтобы стать по-настоящему великим офис-менеджером, нужно иметь намерение — ваши коллеги это заметят, ваши руководители это оценят, и благодаря этому вы добьетесь успеха. Ищете больше? Ознакомьтесь с нашим руководством по управлению офисом.

      .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.