Что должен знать секретарь и уметь: Всё что нужно знать секретарю. В чем состоят должностные обязанности секретаря

Содержание

Обязанности секретаря руководителя

В нашем обществе распространено предвзятое мнение о должности секретаря руководителя. Принято считать, что секретари не сильно утруждают себя работой.

Но времена меняются, и с приходом века поголовной автоматизации, а также внедрением систем электронного документооборота, повышаются требования и к должности секретаря.

Должность секретаря руководителя подразумевает, что, кроме профессиональных у претендента на должность, учитываются личные качества и внешние данные. Поэтому конкурс на эту должность порой даже выше, чем на более высокие

Требования к должности секретаря руководителя

Личные качества и внешние данные:>

Коммуникабельность, гибкость, грамотная и четкая речь, быстрота реакции, приятная внешность, соблюдение дресс-кода, умение молчать.

Профессиональные требования:

  • высшее образование;
  • опыт работы с документами;
  • знание компьютерных программ;
  • знание русского языка;
  • знание основ делопроизводства.

Секретарь сейчас действительно является правой рукой руководителя. Он должен знать все, что происходит в компании, уметь быстро найти любой документ и нужного человека.

В ежедневные обязанности секретаря входит:

  • организаций совещаний;
  • ведение и оформление протоколов совещаний;
  • планирование дня руководителя;
  • ведение телефонных переговоров;
  • распределение документов и проверка правильности их оформления;
  • ведение журналов регистрации документов;
  • организация командировок руководителя;
  • организация личного приема руководителя.

Нередко секретарю приходится совмещать работу в  службе делопроизводства или в отделе кадров.

Где получить знания?

Базовые знания, которые нужны для грамотного оформления и составления документов, можно почерпнуть, изучив ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов».

Освоить работу в системе электронного документооборота можно на курсах или с помощью пошагового руководства в наших статьях .

Все нормативные документы по делопроизводству, которые могут понадобится секретарю вы найдете во вкладке НОРМАТИВКА. Самые необходимые примеры документов вы найдете во вкладке ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ. Это будет для вас хорошей основой на протяжении всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря.

Должность секретаря — это возможность отличного старта для карьеры и налаживания контактов с людьми самого разного уровня. Поэтому, главный совет секретарям: не боитесь мнения окружающих, стресса и «трудного» начальника. Подходите к своим обязанностям ответственно, развивайтесь и и вас заметят!

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — сотрудник, необходимый практически любой компании. Именно секретарь-референт организует труд директора, ведет телефонные переговоры, регулирует поток посетителей, составляет проекты документов. Кроме того, он выполняет и контрольные функции — следит за тем, чтобы поручения руководства выполнялись точно и своевременно. Представляем вам должностную инструкцию этого специалиста.

 

Образец

 

ЗАО «Нерон» Закрытое акционерное общество «Нерон»

 
 
                                                                Утверждаю
19.05.2005  N 13                                     Генеральный директор
                                                 (должность руководителя)
                                           Игнатов       О.Ю. Игнатов
                                          --------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     г. Москва                                      20.05.2005
     секретаря-референта                         -----------------
                                                     (дата)
 

1. 1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу.

1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— уставом организации;

— положениями о подразделениях организации;

— приказами (распоряжениями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности;

— фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;

— государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

— положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;

— организацию труда руководителей;

— машинопись;

— правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;

— основы этики и эстетики, правила делового общения;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;

— пользоваться средствами связи и организационной техникой;

— работать на компьютере в операционной среде Windows;

— пользоваться Интернетом и электронной почтой;

— вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

 
 

2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;

— документирование деятельности совещательных органов организации;

— организационное обеспечение деятельности руководства;

— ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).

 
 

3. 1. Секретарь-референт обязан:

— принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;

— контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;

— контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;

— обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

— вести прием посетителей;

— по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;

— вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:

а) оформлять приказы по личному составу;

б) вести личные карточки формы Т-2;

в) вести трудовые книжки работников;

г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;

д) оформлять командировочные документы;

е) заполнять листки нетрудоспособности;

ж) вести табель учета рабочего времени;

з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;

— выполнять машинописные и копировально-множительные работы;

— проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

— выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции.

 
 

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

 
 

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.

5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 31 марта 2005 г. N 18.

 
     Начальник отдела кадров               Петренко   А.А. Петренко
 ---------------------------------------- ---------- ---------------------
 (руководитель структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)
 
     19.05.2005
 
     Юрисконсульт                         Ивантеева    О. Л. Ивантеева
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     19.05.2005
 
     С настоящей инструкцией ознакомлена.
     Один экземпляр получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте
 
                                          Терехова    А.Д. Терехова
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     20.05.2005
 
     М.П.
 
     Оборот последнего листа
 
     В  данной  должностной  инструкции  пронумеровано,    прошнуровано и
заверено печатью шесть листов.
 
     Генеральный директор                   Игнатов      О.Ю. Игнатов
                                           ----------   ---------------
     20. 05.2005
 

«Кадровое дело», N 5, май 2005 г.

 
-------------------------------------------------------------------------

*(1) Функцию по ведению кадрового делопроизводства можно возложить на секретаря, если в организации нет специалиста по кадрам.

*(2) Если на секретаря-референта возложена функция по ведению кадрового делопроизводства.

Технология 10-11 классы

Его роль в офисе

Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его профессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контролирующими организациями и с партнерами.

В далеком прошлом остались «девушки на телефоне», выполнявшие нехитрые поручения шефа. Престиж этой профессии был невысоким, шли на эту работу малограмотные женщины. Соответственно и зарплата у них была невысокая. Часть работы секретаря — референта выполнял сам руководитель, отчасти из-за того, что не знал в полном объеме своей работы, отчасти не доверял своему секретарю.

Пока что у нас нет учебных заведений, которые готовили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе. Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская профессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

В сложившейся практике труда секретаря можно выделить профессиональные качества, которыми он должен обладать для успешной работы.

Квалифицированность подразумевает умение стенографировать, печатать, пользоваться компьютером, знать орфографию и пунктуацию.

Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Осведомленность — знание проблем и направление деятельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на деловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нанести ущерб делу или отдельным липам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непосредственном диалоге со своим руководителем, сослуживцами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разговаривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный секретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», полученные от грубого руководителя…

В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?! Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превосходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжелательным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискренность и хитрость.

Образцом секретаря может быть доктор Борменталь (М. Булгаков «Собачье сердце»). Этого человека отличают доброжелательность, корректность, вежливость, чувство такта, умение оказывать квалифицированную помощь своему руководителю — профессору Преображенскому, изысканные манеры, только из ряда вон выходящие происшествия могут вывести его из терпения.

Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офиса и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя…), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психологи утверждают, что первое впечатление примерно на 50% зависит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообщения. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризует уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловитости и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Иванова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует говорить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не отвечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь помочь?», «Позвоните, пожалуйста, в … часов».

Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он представится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звонящий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии.

Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же перезванивает, если разговор был прерван по каким-либо причинам.

В заключение разговора также следует тепло попрощаться: «Рала была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Успехов Вам» и т.д.

Если звоните вы, то:

  1. подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;
  2. не набирайте номер по памяти, ошибочное попадание может испортить вам настроение;
  3. прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;
  4. если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это номер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;
  5. обязательно назовите себя (даже если звоните впервые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;
  6. не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;
  7. узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т. д.;
  8. спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;
  9. звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;
  10. звоните о 9 до 22 часов;
  11. старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

В деловом общении неизбежно возникают эмоции, требующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи? Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддерживать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем унижать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В противном случае он не сможет поддерживать свой уровень компетентности. На базе достаточно высокого культурного уровня он должен знать:

  1. правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;
  2. законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
  3. основы управления;
  4. отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
  5. функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
  6. основы менеджмента, общей и социальной психологии, этику и эстетику, этикет;
  7. делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездокументное обслуживание, архивное дело. ..

Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомогательный стол или тумба дтя технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья дтя посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Кроме профессиональных, у секретаря есть обязанности и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдержан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их положение. В театре секретарь общается только с гостями.

Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь готовит пригласительные билеты, заранее их рассылает приглашенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настойчивости. (Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также готовит пригласительные билеты даже тем, кому было сделано личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки начальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбору сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встречи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, не гости. При последующих встречах обмен ими становится обязательным. При выборе подарка нужно помнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу; да и в повседневной работе необходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволительно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь подает ему молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня…».

В разговоре не следует спорить. Ставное — уметь слушать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепотом и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планировании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей. ..

Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, крут общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например заботится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять вопросы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть асом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психологические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой профессии и положения.

Основные понятия

Мастерство, инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, осведомленность, дипломатичность, хорошая память, любезность, доброжелательность, чувство такта, речь, этикет телефонных переговоров, уровень компетенции, организация рабочего места, обязанности светского характера

Вопросы

  1. Перечислите профессиональные качества секретаря.
  2. Какими личными качествами должен обладать современный секретарь?
  3. Назовите основные правила ведения телефонных переговоров секретарем.
  4. Каковы требования к служебному телефонному разговору?
  5. Какие требования к рабочему месту секретаря?
  6. Что должен знать секретарь для успешной работы в офисе?
  7. Каковы его обязанности светского характера?

Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

ГАУ «Республиканский олимпиадный центр» Министерства образования и науки Республики Татарстан

Адрес места работы: Республика Татарстан, г. Казань, Социалистическая улица Дом: 5

Дополнительная информация по адресу: В пяти минутах от станции метро «Авиастроительная», г. Казань

График работы: Полный рабочий день

Контактное лицо: Павел

Телефон : (843) 590-28-82 Эл. почта : [email protected]

Должностные обязанности

* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.

* Выполнение личных поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.

* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

* Работа с посетителями.

* Чай, кофе для руководства.

* Работа с текущими и архивными документами.

* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Подготовка документов для гос. организаций.

* Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

* Заказ воды, сладостей.

* Создание и ведение внутренних приказов.

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Требования к кандидату

Опыт работы (лет): 1 год

Требования:

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Самостоятельность в зоне своей ответственности.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Стремление работать в команде.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню.

* Презентабельная внешность.

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

* Не курящий

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку на русском.

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.

* Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* Отвечать на письма и смс быстро.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* У Вас отличная коммуникация со всеми.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.

* Эмоциональная зрелость.

* Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

* Грамотная устная и письменная речь.

Образование: Высшее

Специальность по образованию: Делопроизводитель

Социальный пакет

Предоставление жилья при переезде из другого региона: жилье не предоставляется

Секретарь учебной части / КонсультантПлюс

Секретарь учебной части

Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования квалификации. Среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

Открыть полный текст документа

Менеджмент офиса и секретарское дело Плеяды

Пройдя данный курс, Вы сможете получить сразу две специальности «Секретарь» и «Офис-менеджер» и изучить углубленно пакет офисных программ (Углубленный Word, Углубленный Excel и Power point).

Секретарь — это лицо любой компании. Но давно прошли те времена, когда у секретаря могла быть только привлекательная внешность и минимум знаний. Современный секретарь/офис менеджер должен знать много офисных технологий и иметь много навыков для того, чтобы координировать деятельность всех потоков, проходящих через офис: информационных, материальных, человеческих. Офисное и архивное делопроизводство — это главные вещи в базе знаний секретаря.

Не менее важное умение – это прием телефонных звонков и встреча посетителей. Первый, кого видит или слышит человек, приходящий или звонящий в компанию, — это секретарь офиса. И от того, как он справиться со своими задачами, зависит впечатление клиента о профессионализме и корпоративной культуре всей компании в целом. Именно секретарь офиса отвечает на звонки, встречает посетителей, разбирает почту и отвечает на письма, копирует материалы. Самая высокая точка развития секретаря — это позиция помощника руководителя. Он доводит распоряжения руководителя до всего коллектива, напоминает руководителю о назначенных встречах, контролирует выполнение решений, принятых на совещании, ему руководитель делегирует контроль за поручениями и т.п.

С точки зрения развития технологий, навык номер один для секретаря офиса- это компьютерные технологии.

Здесь можно выделить три основных компьютерных программы, которыми должен владеть современный администратор- Word, Excel (углубленно) , Power Point – чтобы работать с текстами, таблицами и уметь делать презентации.

Офис-менеджер управляет деятельностью офиса. Офис-менеджер может постепенно вырасти из хорошего секретаря, обладащего организаторскими способностями. В подчинении Офис-менеджера находится весь вспомогательный персонал, который поддерживает жизнедеятельность офиса и работоспособность всех, кто участвует в непроизводственных процессах: водители, уборщицы, повар, сторожа, делопроизводители и секретари. Главное для Офис-менеджера – хорошая самоорганизация, ведь именно он отвечает за порядок и бесперебойное функционирование офиса: закупает оргтехнику и расходные материалы, а иногда и более сложную технику, обеспечивает питание сотрудников, организовывает корпоративные праздники и выезды, встречает командированных и организовывает им культурную программу и размещение.

Правила приема посетителей: что обязан знать, понимать и уметь идеальный секретарь?

Своеобразным связующим звеном между руководителем организации и всем остальным миром является секретарь. Именно последний отвечает за ответы на многочисленные звонки и, конечно же, за организацию приема посетителей.

Как известно, в отношении практически всех моментов деловой сферы действуют определенные правила. Процесс приема гостей в офисе тоже, естественно, не исключение.

В тематическом обзоре, который предлагается к ознакомлению ниже, раскрыты основные моменты касательно подготовки и учета посетителей, а также иные сопутствующие нормы делового этикета, знать о которых должен каждый уважающий себя секретарь.

Грамотная подготовка – это уже половина успеха

Во многих компаниях для приема посетителей предусмотрены определенные дни и часы. Это связано с регламентом работы руководителя. Запись на встречу при таком четком графике обычно осуществляется заранее, причем каждый посетитель приходит строго к своему времени.

Первым встречает гостя, естественно, секретарь. Далее последний докладывает о визите начальнику посредством телефона, называя И.О. посетителя, занимаемую им должность, а также краткую суть вопроса, ставшего основанием для визита.

Если говорить о неприёмных часах и днях, то здесь предварительная подготовка возможна лишь в той ситуации, когда предстоящее посещение согласовано с руководителем и при этом секретарь в точности осведомлен касательно следующих моментов:

  • дата и точное время встречи,
  • число и статус посетителей,
  • цель визита.

Если это встреча особо важных клиентов и деловых партнеров, есть смысл заблаговременно позаботиться о раздаче промо-материалов и сувениров. Кроме того следует проявлять элементарное человеческое добродушие и гостеприимность. В деловых кругах это проявляется, как правило, в предложении гостям напитков (кофе, сок, чай) и легких закусок.

Главные правила встречающего

Конечно, все мы люди, а потому порой склонны проявлять некоторую эмоциональную нестабильность. Вместе с тем настоящий специалист своего дела умеет четко разграничивать личное с деловым, что, безусловно, является подходом грамотным и дальновидным.

С профессиональной точки зрения секретарь не имеет ни малейшего права на дурное настроение с характерным для такого состояния тяжелым неприветливым взглядом и общением «через губу». Только улыбка и позитивный настрой! Завидное терпение и примерное самообладание следует проявлять даже в таких эмоционально непростых ситуациях, как общение с агрессивно настроенным посетителем.

Не лишним будет заранее подготовить слова приветствия, которые позволят посетителю однозначно понять, что он важен и ожидаем.

Разумеется, все, что здесь говорится, носит, скорее, рекомендательный характер, нежели является обязательным к исполнению. Культура делового общения и нюансы приема гостей в каждой компании свои, а потому их тоже следует учитывать в обязательном порядке. Так, например, в одних организациях общение с посетителями исключительно формальное, а в других, напротив, достаточно легкое и непринужденное.

Секреты поведения в неловкой ситуации

Как грамотно поступить в условиях, когда гость вошел в приемную как раз в тот момент, когда секретарь разговаривает по телефону? На самом деле, выход всегда есть. Особенно в тех моментах, которые встречаются довольно часто, а потому относятся к числу четко отработанных.

Итак, разговаривая по телефону в тот момент, когда пожаловал дорогой гость, секретарю подобает взглянуть в сторону посетителя, приветливо кивнуть, а также пригласить жестом пройти в помещение и присесть. Если возможно немного отвлечься от разговора с целью попросить гостя подождать, обязательно это сделайте. Дополнительное внимание всегда приятно, а потому лишним точно не будет.

Когда разговор по телефону обещает быть довольно продолжительным, нужно сделать так, чтобы ожидающему посетителю не было скучно. Например, предоставить возможность ознакомиться с каталогами и прочими информационными материалами, касающимися деятельности и актуальных предложений компании. Как альтернатива, можно предложить просто досугово-развлекательное чтиво (например, журналы на различные тематики).

Если встреча назначена в холодное время года, следует предложить гостю снять пальто, повесив его на вешалку в приемной. Для удобства посетителей желательно иметь в офисе специальную подставку для зонтиков, чтобы пришедшим в дождливую погоду не приходилось держать данный атрибут в руках как во время ожидания, так и в ходе непосредственного приема.

Ранжирование гостей

Приветствие важного посетителя секретарем осуществляется стоя. При этом доложить о визите руководителю следует немедленно. В случае, когда в данный момент у начальника других посетителей нет, гостя приглашают сразу пройти в кабинет. При необходимости подождать (если руководитель занят либо подойдет буквально с минуты на минуту) гостю следует предложить чай/кофе.

Неизвестного посетителя, обращающегося в компанию впервые, встречать в деловой сфере принято несколько иначе. Идеально, когда такой гость сам представляется, предъявляет визитную карточку и сообщает секретарю о цели визита. Если же какие-то из перечисленных условий не выполнены, секретарь вправе вежливо задать уточняющие вопросы, которые позволят получить данную немаловажную информацию. Последнюю секретарь записывает в органайзер и назначает время посещения согласно графику руководителя.

Нередко бывает так, что интересующий посетителя вопрос может решить не только начальник, но и определённые сотрудники. В этом очевидном случае гостя следует направить к соответствующему специалисту. Конечно, чтобы решить такую задачу, секретарь должен уверенно владеть информацией о структуре компании и специализации каждого подразделения.

А что, если специалист не смог удовлетворить запросы посетителя, и все равно требуется разговор с руководителем? Тогда производится запись на прием согласно установленному в организации порядку или же гость сразу приглашается в кабинет при условии, что начальник свободен и готов его принять.

Следует заметить, что обратиться непосредственно в приемную руководителя могут посетители самых различных категорий:

  • представители интересов других юридических лиц,
  • клиенты и партнеры,
  • работники организации,
  • рекламные агенты,
  • курьеры,
  • граждане.
  • уполномоченные представители контрольно-надзорных, а также исполнительных органов власти.

Очевидно, что при общении с каждой категорией посетителей есть определенные нюансы. В свете этого секретарю понадобится не только хорошая теоретическая подкованность в данных вопросах, но и немалый практический опыт. Последний приобретается, конечно же, на трудовом месте.

Ключевые навыки идеального секретаря

Секретарь – это первый человек, с которым общаются посетители. Следовательно, на него возлагается немалая ответственность, как за выполнение своих прямых обязанностей, так и за поддержание благоприятного имиджа компании.

Полный перечень важнейших для секретаря умений выглядит следующим образом:

  • Организационные навыки. На практике секретарю часто приходится работать в режиме многозадачности. В том смысле, что по долгу службы многие поручения требуется умело совмещать, не забывая при этом грамотно расставить нужные приоритеты и уверенно брать по необходимости инициативу в свои умелые руки. Следовательно, без способности четко организовывать собственный трудовой процесс в достаточно требовательной корпоративной среде просто-напросто «не выжить».
  • Владение современными технологиями. Секретарь должен быть уверенным пользователем телефонной станции (не только отдельными кнопками, но и подключаемыми линиями). Кроме этого необходимо уметь планировать рабочий день (в том числе предстоящий прием посетителей) посредством электронного органайзера и персонального компьютера. Если говорить конкретно о ПК, то здесь в перечень ключевых навыков входит умение пользоваться электронными таблицами, текстовыми редакторами, автоматизированными системами электронного документооборота, а также иным программным обеспечением соответствующей специализации.
  • Обязательность и пунктуальность. В рабочее время секретарь обязан быть всегда на связи. Очевидно, что столпотворение посетителей в приемной вследствие того, что секретарь куда-то отошел, а также полное игнорирование поступающих телефонных звонков сказываются на имидже компании далеко не самым положительным образом. Человеку, занимающему секретарскую должность, надлежит сделать со своей стороны все возможное, чтобы процессы, за которые он ответственен, происходили максимально четко и своевременно.
  • Умение внимательно выслушать посетителя. Данный навык напрямую влияет на эффективность труда секретаря. Полное осознание сути вопроса, а также настроения посетителя позволяет находить оптимальные решения достаточно быстро. Например, появляется возможность грамотно перенаправить гостя к профильному специалисту, который предоставит первому подробную профильную консультацию.
  • Ведение телефонных переговоров. Конечно, отвечать на поступивший телефонный звонок секретарь должен сразу. Крайне пренебрежительно и совершенно невежливо выглядит ситуация, когда человек на том конце провода вынужден ожидать ответа минуту и даже более. Если оказывается, что нужный специалист или непосредственно руководитель в данный момент ответить не могут, следует незамедлительно проинформировать об этом позвонившего. Каким образом? Вот пример дежурной фразы, суть которой может варьироваться в зависимости от контекста: «Прошу прощения, но (И.О.) сейчас разговаривает по телефону. Желаете немного подождать или оставить голосовое сообщение?». Если гостю предпочтительнее второй вариант, тогда необходимо сказать краткие слова благодарности и перенаправить звонок на автоответчик.
  • Четко организованное фиксирование поступающей информации. Такой подход позволяет ничего важного не забыть, а также подходить к исполнению прямых обязанностей максимально точно и осознанно. Для фиксирования данных следует использовать как электронную, так и аналоговую форму, т.е. ведение соответствующих записей в рабочем блокноте, который всегда находится под рукой. Старая истина о том, «что лучше плохой карандаш, нежели самая хорошая память» в секретарском деле особо актуальна. При большом потоке посетителей вспомнить хотя бы примерно суть вопроса, с которым обращался определённый посетитель три часа назад, по факту оказывается задачей весьма затруднительной, а порой и вовсе невыполнимой.
  • Знание основ делового этикета. Как уже говорилось ранее, процесс приема посетителей определяется в наибольшей степени актуальными правилами делового этикета. Руководствуясь базовыми принципами бизнес-этикета можно без особого труда найти быстрый и правильный подход в превалирующем большинстве ситуаций, включая нестандартные.

К вышеизложенному следует добавить обязанность секретаря в полной мере соответствовать корпоративному дресс-коду. Встречают, как общеизвестно, по одежке, а потому неподобающий внешний вид может легко свести на нет любые профессиональные качества и навыки.

И последнее: секретарское дело обязывает постоянно развиваться, приобретая новые актуальные знания и оттачивая необходимые навыки. Причем касается это самых различных направлений деятельности, в которых происходят динамичные изменения и которые вместе с тем к секретарскому делу имеют самое непосредственное отношение: начиная от используемой оргтехники и заканчивая, опять-таки, нормами делового этикета. Ориентация на постоянное развитие позволяет повышать эффективность труда и держать вверенные процессы под контролем. Более того, данный подход дает секретарю реальную возможность значительно повысить собственную профессиональную ценность как для руководства компании, в которой он работает в данный момент, так и для рынка труда в целом.


10 ключевых секретарских навыков, которые можно использовать на рабочем месте

  1. Развитие карьеры
  2. 10 ключевых секретарских навыков, которые можно использовать на рабочем месте
Редакция Indeed

8 марта 2021 г. и продуктивно. Использование секретарских навыков является ключевым способом обеспечения бесперебойной работы компании. Вы можете использовать секретарские навыки в течение рабочего дня, чтобы выполнять административные и канцелярские обязанности и эффективно управлять своими задачами.В этой статье мы рассмотрим различные типы секретарских навыков и почему они важны.

Связанный: Лучшие канцелярские навыки для включения в резюме

Почему важно иметь секретарские навыки?

Очень важно иметь секретарские навыки, поскольку они помогают организации работать бесперебойно, профессионально выполняя важные организационные и административные задачи. Секретарские навыки позволяют вам выполнять широкий спектр обязанностей, от планирования встреч до ведения заметок на собраниях и организации важных файлов компании.

Связанные: 12 основных обязанностей секретаря

Высшие секретарские навыки

Основные секретарские навыки, полезные для использования административными специалистами на рабочем месте, включают:

1. Устное и письменное общение

Специалисты часто используют устное и письменное общение в офисе для выполнения многочисленных задач, таких как электронная почта клиентов или сотрудников, ответ на телефонные звонки и приветствие гостей, если вы работаете в передней части офиса. Возможность четкого общения с другими позволяет вам передавать важные сообщения или переписку между руководителями, клиентами и сотрудниками.

Связанный: 10 Навыки общения для успеха в карьере

2. Компьютерные и технические навыки

Вы можете выполнять большинство административных обязанностей на компьютере, используя приложения или программные системы компании. Вы также должны знать, как использовать другое базовое офисное оборудование, такое как принтеры или сканеры, чтобы регулярно делать копии для руководителей или сотрудников или распечатывать необходимые материалы для дальнейшего использования и справки.

Административные работники также должны использовать устройства, предоставляемые компанией, которые могут быть настольными компьютерами, ноутбуками или планшетами.Многие руководители предпочитают, чтобы сотрудники использовали платформы для планирования, чтобы все их встречи и задачи находились в одном легко доступном месте. Чтобы улучшить свои технические навыки и выделиться среди работодателей, несколько программных и прикладных систем предлагают онлайн-учебники, которые вы можете взять и включить в свое резюме.

3. Печатание и ведение заметок

Многие административные работники должны делать записи во время совещаний. У вас должны быть впечатляющие навыки ведения заметок, чтобы быстро записывать важную информацию и выводы для передачи сотрудникам и руководителям. Навыки быстрого набора текста могут помочь вам эффективно делать заметки во время встречи и записывать их в четком, структурированном и чистом формате электронной почты, чтобы другие могли просматривать и ссылаться на них. Знание стенографии также может помочь вам не отставать от разговора и не пропустить ни одной ключевой темы во время встречи.

4. Организация

Основной обязанностью административного работника может быть упорядочение и упорядочение всех файлов, информации о компании и документов. Это позволяет вам и другим сотрудникам быстро извлекать их и обеспечивает безопасное хранение документов, чтобы предотвратить утечку важных данных компании.

Вы можете нести ответственность за хранение различных форм информации о компании, таких как электронные базы данных или бумажные файлы. Рассмотрите возможность создания организационной системы и ее детализации в папке или файле, чтобы другие могли использовать ее для быстрого поиска конкретных файлов, которые они ищут.

См. также: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

5. Решение проблем и критическое мышление

Руководители могут ожидать, что вы будете эффективно принимать важные корпоративные решения.Также могут возникнуть определенные проблемы, с которыми может столкнуться организация, требующие быстрых и логических решений. Вы должны использовать свои способности к решению проблем и критическому мышлению, чтобы придумать инновационные стратегии, которые могут улучшить производительность компании и решить любые проблемы компании.

6. Внимание к деталям

Некоторые руководители могут попросить административных специалистов просмотреть или откорректировать документы для них. Вы должны проявлять впечатляющее внимание к деталям, чтобы выявлять любые ошибки или несоответствия в этих материалах до того, как они будут отправлены клиентам, заинтересованным сторонам или общественности.Могут быть и другие задачи, которые вы должны выполнять быстро в течение дня и которые требуют обнаружения любых проблем или ошибок, например организация поездок или планирование встреч.

7. Возможности обслуживания клиентов

Руководители могут попросить вас связаться с клиентами от их имени, чтобы ответить на вопросы, назначить встречи или передать важную информацию. Вы должны иметь профессиональное, терпеливое и вежливое отношение при работе с клиентами, чтобы они поддерживали позитивные отношения с компанией.Не забывайте улыбаться, когда клиенты входят в офис или подходят к вашему столу. Сохраняйте позитивный настрой, разговаривая с ними, даже если они жалуются или выражают озабоченность.

8. Гибкость и адаптируемость

В офисе может быть быстро меняющаяся среда, поэтому вам необходимо оставаться адаптируемым и способным функционировать должным образом в стрессовых ситуациях. Руководители могут иметь встречи или собрания, которые нужно посетить, или задачи, которые нужно выполнить в последнюю минуту, и они ожидают, что вы закончите их, что заставит вас приостановить свои текущие задания и сосредоточиться на новых.Вы должны уметь приспосабливаться к меняющейся атмосфере и соответствующим образом корректировать свой график, чтобы не отставать и не перегружаться неожиданными изменениями.

9. Тайм-менеджмент и многозадачность

Руководители могут поручить несколько задач и проектов одновременно, которые вы должны выполнить в сжатые сроки. Подумайте о том, чтобы внедрить систему управления задачами, чтобы эффективно организовать свои задания и сроки их выполнения, чтобы соответствующим образом расставить приоритеты. Это может помешать вам забыть выполнить какие-либо задачи или отстать от важных проектов.

Также могут быть дни, когда вам назначено несколько проектов, которые вы должны отправить примерно в одно и то же время. Когда это происходит, руководители могут ожидать, что вы будете использовать свои навыки многозадачности для выполнения этих задач, работая над другими заданиями. Это может особенно произойти, если вы выполняете несколько обязанностей для многих руководителей или сотрудников одновременно.

Связано: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

10. Презентации и публичные выступления

Вы можете нести ответственность за создание презентаций для руководителей, что требует знания различных презентационных платформ и ключевой информации о компании. Используйте свои навыки презентации и исследования, чтобы собрать информацию о компании, данные, статистику и графику для создания информационных и ценных презентаций для сотрудников, клиентов или заинтересованных сторон, чтобы они могли их просматривать и учиться.

Работодатели могут попросить вас выступить перед аудиторией во время встреч или мероприятий, поэтому хорошие навыки публичных выступлений помогут вам проводить убедительные и увлекательные презентации.

12 основных обязанностей секретаря | Действительно.Секретари также могут полагаться на разнообразный набор навыков, которые помогут им добиться успеха в своей работе. Часто секретари могут быть лицами, ответственными за обеспечение бесперебойной работы офиса и операций.

В этой статье мы обсудим общие обязанности секретаря, а также некоторые дополнительные обязанности, которые секретарь может взять на себя в рамках своей работы.

Что такое секретарь?

Секретарь — это профессиональный административный работник, который играет важную роль в деловой и другой организационной среде. Секретарями обычно являются лица, которые поддерживают и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности в зависимости от характера их работы. Например, административные задачи, за которые отвечает секретарь, могут различаться в разных отраслях, таких как юриспруденция, частные компании и государственные учреждения. Тем не менее, секретарь может нести несколько общих обязанностей, которые могут включать:

  • Работа в качестве администратора для приветствия клиентов, клиентов и посетителей

  • Ответы на телефонные звонки и направление файловая система

  • Помощь руководителям и персоналу в проектах и ​​задачах компании

Хотя эти обязанности часто требуются от секретарской работы, основные обязанности, которые секретарь может выполнять в своей работе, могут включать в себя дополнительные административные задачи, в зависимости от того, где они Работа.

См. также: Узнайте о работе секретарем

Обязанности и обязанности секретаря

Обязанности секретаря могут различаться в зависимости от того, где он работает, и иногда секретари превышают свои должностные обязанности.

    1. Ответы и направляющие телефонные звонки

    2. Поддерживающие графики компании

    3. Организация документов и файлов

    4. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

    5. Доказательство финансовой информации

    6. Поддержание и заказа канцелярские товары

    7. заседания

    8. Осознание руководителей с задачами проекта

    9. Надзорное персонал и новые сотрудники

    10. Координация с другими организациями

    11. Реализация административных процедур

    1.Ответы на телефонные звонки и их направление

    Секретари могут нести ответственность за ответы на телефонные звонки в офисе и направление каждого звонка соответствующему лицу. Часто секретари — это люди, которые обрабатывают звонки с предложениями, звонки клиентов и принимают сообщения. Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу работы с делами или другой информации, и он должен иметь возможность направлять каждый звонок клиента соответствующему адвокату, а также принимать и распространять другие сообщения и корреспонденцию. Секретарю также может потребоваться умение отличать срочные сообщения от менее важных.

    2. Организация и распространение сообщений

    Другой важной задачей, которую обычно выполняют секретари, является организация и распространение служебных записок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками, чтобы выполнять такие коммуникативные задачи. Например, можно ожидать, что исполнительный секретарь, который работает на генерального директора крупной технологической корпорации, будет организовывать и распространять различные сообщения или записки, чтобы доводить до своего генерального директора только самые срочные сообщения.Срочное сообщение может быть связано с изменением контракта клиента, и исполнительный секретарь должен иметь возможность быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.

    Дополнительная информация: Узнайте больше о должности исполнительного секретаря

    3.

    Ведение графиков работы компании

    Секретари также обычно отвечают за ведение графиков и планов работы специалистов в своих компаниях. Например, секретарь крупной маркетинговой фирмы может организовать рабочие расписания для каждого из отделов компании, а также повестки дня руководителей, назначая встречи с клиентами, поставщиками и акционерами.Секретарями также могут быть люди, которые держат сотрудников в курсе с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах.

    4. Систематизация документов и файлов

    Хранение документов, записей и файлов в порядке — еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Например, медицинский секретарь обычно может нести ответственность за ведение системы хранения медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на предметы медицинского назначения и лекарства, процедурную документацию и другие важные документы.Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто ожидается, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования этих типов систем хранения.

    5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

    Секретари также могут выполнять обязанности администратора в дополнение к своим административным обязанностям. Например, исполнительный помощник может выступать в качестве администратора, чтобы приветствовать клиентов, прибывающих на конференции или встречи, и может быть человеком, который помогает посетителям устроиться, приносит напитки, делает заметки во время встреч с клиентами и, как правило, работает над поддержанием профессионализма и в целом. имидж бренда своей компании при встрече и направлении посетителей.

    6. Документирование финансовой информации

    Еще одна очень важная задача, которую могут взять на себя секретари, — это документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в торговой корпорации может нести ответственность за документирование доходов и объемов продаж из отчетов отдела продаж, а также за расходы и операционные затраты компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы организовать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты для генерального директора компании для анализа и утверждения.

    7. Обслуживание и заказ канцелярских принадлежностей

    Секретарями также могут быть лица, ответственные за ведение инвентарного учета и поддержание канцелярских принадлежностей. Секретарь также может нести ответственность за размещение заказов на товары, которые заканчиваются. Например, офисный администратор может ежемесячно вести электронную таблицу, чтобы вести текущий учет количества расходных материалов, таких как копировальная бумага, тонер, ручки, папки и другие расходные материалы, чтобы отслеживать, какие расходные материалы необходимы и какие расходные материалы имеются в наличии.

    8. Организация и проведение собраний

    Наряду с планированием собраний и конференций секретари также могут брать на себя ответственность за организацию и проведение собраний. Например, исполнительный секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды, модными брендами или другими профессионалами в отрасли. Затем секретарь может провести собрание, обсудив важные моменты конференции и сделав заметки для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании. Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач, поскольку руководители, директора и другие специалисты высокого уровня иногда могут быть недоступны в подобных обстоятельствах.

    См. также: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

    9. Помощь руководителям в решении проектных задач

    Иногда секретарь может оказать неоценимую помощь своим руководителям в выполнении небольших задач в рамках более крупных проектов. Например, секретарь ведущего директора по маркетингу может помогать в организации отчетов, печати документов или подготовке презентации.Из-за широкого спектра задач, которые может выполнять секретарь, этот тип профессионала должен обладать широким спектром мягких и жестких навыков, чтобы преуспеть в этой роли.

    10. Надзор за персоналом и новыми сотрудниками

    Секретари также могут быть наставниками, которые работают с персоналом при внедрении процедур и обучении новых сотрудников. Благодаря своим знаниям и опыту работы в своих компаниях многие секретари помогают руководителям и новым сотрудникам развивать свои навыки, следовать протоколу компании и узнавать об общей среде компании. Например, юридический секретарь может взять на себя наставничество для недавно нанятого помощника юриста и показать им, как использовать компьютер и файловые системы фирмы, как организовывать работу с делами и документами в соответствии с политикой и методами, которые сотрудники используют для выполнения задач и работы с клиентами.

    11. Координация с другими организациями

    Секретари также работают над координацией и установлением отношений с другими предприятиями и организациями. Например, секретарь инженерной фирмы может быть связующим звеном с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций, закупки ресурсов или установления деловых партнерских отношений.

    12. Внедрение административных процедур

    Секретари также могут участвовать в разработке и внедрении политик компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру документирования планов лечения пациентов, которая включает выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучив медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.

    Поскольку секретари могут брать на себя множество различных задач и обязанностей, для секретарей может быть крайне важно обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, навыки общения, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари также могут полагаться на свои лидерские качества в организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.

    Что нужно, чтобы стать успешным секретарем

    Часто говорят, что руководитель хорош настолько, насколько хорош его секретарь, помощник руководителя или личный помощник.

    Управляя повседневным администрированием человека, команды или сети, секретарь является «глазами и ушами» компании, посвященным уникальному и важному пониманию культуры компании, производительности и будущих направлений. Это может быть полезным и захватывающим карьерным путем для любого профессионала.

    Что нужно, чтобы стать успешным секретарем? Важно понимать все, что ожидается от вас на этой должности, искать возможности делать все возможное и постоянно повышать квалификацию, идти в ногу с новым программным обеспечением и технологиями, оттачивать организационные навыки и расширять общие знания, связанные с отраслью, в которой вы работаете.

    Качества, которые делают хорошего секретаря

    Хороший секретарь обладает различными качествами — как жесткими, так и мягкими навыками, которые помогают ему преуспеть в роли. Этим качествам можно научиться и развить их, если проявить немного самоотверженности. Вот лишь некоторые из них:

    • Организационные навыки: сильная способность быть организованным, сохранять ясную голову и отслеживать все, от сроков до важных файлов.
       
    • Профессиональные коммуникативные навыки : четкое и дружелюбное общение, а также приятная манера общения по телефону.
       
    • Инициативность и стремление: способность проявлять инициативу, работать независимо и искать новые возможности.
       
    • Информационная грамотность : требуется знание программного обеспечения, такого как Microsoft Office Suite, Outlook, Adobe Programs, и навыки набора текста. Бонусом было бы знание другого программного обеспечения, которое могло бы помочь в повседневной работе.
       
    • Честность и осмотрительность: Секретарь часто занимается расходами, мелкими деньгами и другими деликатными вопросами, важно, чтобы работодатели могли полностью доверять секретарю.
       
    • Навыки тайм-менеджмента : Работа над несколькими проектами означает многозадачность. Для этого требуется умение управлять своим временем и гарантировать, что вы сможете выполнять поставленные задачи в установленные сроки.
       
    • Быть командным игроком: лучше, если у вас есть талант отстаивать этику командной работы и поощрять командную работу в команде.
       
    • Сохранять спокойствие под давлением: способность справляться со стрессом, дедлайнами и многозадачностью, часто имея дело с несколькими заинтересованными сторонами одновременно.
       
    • Профессионализм: навык, необходимый для работы с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
       
    • Навыки управления проектами : умение управлять всеми движущимися частями любого данного проекта.


    Помимо этих навыков межличностного общения, большинство работодателей ожидают от секретаря образования не ниже аттестата зрелости, за которым следует обучение секретарю. Скорость набора текста является важным навыком для многих работодателей.

    Если вы умеете печатать вслепую, ваша скорость будет увеличиваться по мере того, как вы будете печатать: вам нужно будет печатать со скоростью от 55 до 80 слов в минуту, а чем быстрее, тем лучше.

    Связанный: Как использовать технику STAR, чтобы преуспеть на собеседованиях

    Каковы характеристики хорошего секретаря?

    Научитесь предвидеть потребности

    Самые успешные секретари работают над тем, чтобы помогать другим, когда они просят об этом, а затем предвидят, что может понадобиться в будущем. Будьте активны и ищите способы предвидеть запросы и потребности других. Обращая внимание на детали поставленных задач, вы сможете предвидеть, что потребуется в будущем.

    Быть тщательно организованным

    Это важно как для вас, когда вы выполняете несколько задач, так и для других, над которыми вы работаете. Придумайте различные системы, чтобы оставаться организованными, будь то рукописные или с использованием организационных технологий. Быть организованным особенно полезно, если часть вашей работы включает организацию поездок, управление графиком людей или организацию нескольких мероприятий.

    Делайте подробные записи

    Во время совещаний или во время телефонных звонков ведите подробные записи о том, что было сказано и запрошено, для дальнейшего использования.Сохранение этих заметок для справки будет означать, что вы держите руку на пульсе того, что происходит, и вас будут рассматривать как человека, который может получить детали, которые другие, возможно, упустили из виду или забыли.

    Сосредоточьтесь на четком общении.

    Работайте над своими коммуникативными навыками, чтобы напрямую, четко и целенаправленно общаться со всеми заинтересованными сторонами, с которыми вы взаимодействуете. Умение написать краткое электронное письмо и хорошо говорить как внутри компании, так и за ее пределами будет огромным преимуществом, учитывая, что большая часть вашей работы заключается в эффективном общении.

    Связанный:  Годовой обзор: 10 вопросов для самоанализа

    Чем занимается секретарь?

    Должностная инструкция каждого секретаря всегда будет отличаться. Однако, как правило, секретарь отвечает за поддержку различных аспектов бизнеса, часто выполняя административные задачи, от ведения заметок на собраниях до управления расписанием, организации мероприятий или организации поездок.

    Это разнообразная роль и во многом зависит от того, кого поддерживает секретарь и в какой компании он работает. Учитывая такое широкое описание работы, одним из самых ценных качеств, которыми может обладать секретарь или специалист по поддержке бизнеса, является способность мыслить на ходу.

    Секретарская и бизнес-поддержка требует от кого-то, кто может выполнять несколько обязанностей и хорошо выполнять несколько задач одновременно.

    Как выглядит карьера секретаря?

    Амбициозный секретарь может обновлять свою карьеру каждые пару лет, как только он освоит последнюю роль и разовьет ее.Это идеальное время, чтобы взять на себя больше ответственности, развивая управление проектами и надзорные аспекты роли.

    Секретарские должности начального уровня, как правило, имеют много возможностей для роста, и секретарь может стать помощником по административным вопросам, помощником руководителя, офис-менеджером, координатором по административным вопросам или другими старшими административными ролями. Обладая специальными знаниями об отделе, отрасли или компании, эффективные секретари должны продвигаться по захватывающей карьере.

    Альтернативой является перемещение внутри организации в другие отделы или поиск новых пастбищ для следующего внешнего вызова. Управление проектами и человеческие ресурсы — это два сектора, к которым многие секретари хорошо подготовлены, обладая набором передаваемых навыков.

    Как стать эффективным секретарем | Work

    By Andra Picincu Обновлено 21 августа 2020 г.

    Секретари и помощники по административным вопросам ценятся за их позитивный настрой, организаторские способности и способность работать в режиме многозадачности.В то время как качества секретаря зависят от работы, лучшие профессионалы в этой области имеют общие черты. Они независимы, лояльны и ориентированы на детали, помимо других ключевых характеристик. Если вы только начинаете работать секретарем, читайте дальше, чтобы узнать, что нужно, чтобы преуспеть в этой роли.

    Совет

    Лучшие секретари интуитивны, находчивы и внимательны к деталям. Чтобы преуспеть в этой роли, сосредоточьтесь на улучшении своих навыков в областях, наиболее важных для организации, в которой вы работаете.

    Основные характеристики секретаря

    Современный секретарь не только отвечает на звонки, обрабатывает документы и встречает посетителей. Она также представляет организацию клиентам, поставщикам и бизнес-профессионалам за пределами организации. Быть технически подкованным и находчивым очень важно. В этой роли вам может понадобиться принимать быстрые решения, когда вашего начальства нет рядом, что требует хорошего понимания внутренней работы компании.

    Ваши обязанности и ответственность на этой должности зависят от вашего опыта и организации, в которой вы работаете.Например, ожидается, что секретарь начального уровня будет предлагать базовую офисную поддержку, выполнять административные задачи и осваивать программы обработки текстов.

    Старшие секретари, с другой стороны, нуждаются в превосходных способностях к планированию и навыках решения проблем. Они должны уметь предвидеть потенциальные проблемы и вовремя их решать, общаться со сложными клиентами и даже управлять персоналом. Секретари старшего уровня также должны соблюдать осторожность, поскольку они могут иметь дело с конфиденциальной информацией.Вот почему этика хорошего секретаря также важна.

    Чем больше у вас ответственности, тем больше ваша зарплата. По данным Бюро трудовой статистики, средний годовой доход секретарей составляет 90 240 39 850 долларов 90 241 . Те, кто работает в профессиональных, технических или научных организациях, зарабатывают более 45 000 долларов 90 241 в год. Самые высокооплачиваемые имеют годовой оклад в размере 90 240 $ 65 510 90 241 и выше. Наиболее высокооплачиваемые рабочие места в этой сфере предлагают государственные органы, организации здравоохранения и образовательные учреждения.

    Максимизируйте свои навыки и способности

    Знания, навыки и способности секретаря имеют решающее значение для обеспечения бесперебойной работы офиса. В зависимости от работы вам может потребоваться вести точные протоколы всех встреч, подводить итоги обсуждений или организовывать сложные поездки. Некоторые организации, такие как California Future Business Leaders of America, требуют, чтобы секретари писали официальные письма и записывали предложения на парламентском языке. Технический стартап может искать секретаря, который может делиться новостями проекта в социальных сетях и рассылать холодные электронные письма.

    Как только вы получите желаемую работу, сосредоточьтесь на максимальном совершенствовании своих навыков в наиболее важных областях. Делайте все возможное, чтобы соответствовать требованиям работы и стать незаменимым. В этой роли вы являетесь «глазами и ушами» компании. Вы обязаны действовать в качестве связующего звена между различными отделами и высшим руководством. Убедитесь, что вы можете хорошо общаться с людьми всех уровней, от заинтересованных сторон до сложных клиентов.

    Как упоминалось ранее, атрибуты секретаря могут также включать управляющий персонал.Вот почему важно постоянно учиться у начальства и оттачивать свои лидерские качества. Как отмечает Indeed, от секретарей может потребоваться разработка и внедрение политик, а также обучение сотрудников в этом отношении. Например, вам может понадобиться помощь в процессе адаптации и наставничество для новых сотрудников.

    Будьте интуитивными и находчивыми

    Если вы работаете в технологической компании или в компании, которая в значительной степени зависит от технологий, сосредоточьтесь на улучшении своих навыков работы с компьютером. Ознакомьтесь с Microsoft Office Suite и отраслевым программным обеспечением, таким как бухгалтерские программы.Практикуйтесь дома, чтобы при необходимости вы могли предложить свою помощь на работе. Самое главное, найдите время, чтобы понять культуру и цели вашей компании. Следуя этим шагам, вы сможете лучше предвидеть потребности своего начальства и предоставлять полезную информацию.

    Секретарей также ценят за способность справляться с давлением, а также за проявление инициативы при работе в одиночку или при решении деликатных вопросов. Представьте, что вы сидите за своим столом, когда разъяренный клиент входит в дверь и просит поговорить с менеджером. Как секретарь, вы должны быть в состоянии справиться с ситуацией профессионально и эффективно. Проведите мозговой штурм различных сценариев, которые могут иметь место на работе, и подумайте, как бы вы справились с ними.

    Характеристики хорошего секретаря

    Роль секретаря управляющего комитета может иметь ключевое значение для эффективного функционирования комитета, особенно в организациях с небольшим количеством оплачиваемых сотрудников или вообще без них.

    Ниже приведены некоторые качества, навыки и знания, которые должны демонстрировать исполнители этой роли.

    Качество, навыки и знания

    Хороший Секретарь Правления будет:

    • быть методичным, внимательным к деталям;
    • быть хорошо организованным, с упорядоченным умом;
    • обеспечить объективность судебного разбирательства;
    • оперативно обрабатывать корреспонденцию;
    • иметь возможность делать точные заметки о встречах;
    • убедитесь, что участники получили все необходимые материалы;
    • принести на собрание необходимые материалы;
    • хорошо работают с председателем;
    • обеспечить кворум для собраний; и
    • иметь знания или опыт работы с комитетами.

    Что можно и чего нельзя делать

    Хороший секретарь будет:

    Хороший секретарь НЕ будет:

    Будь организованным.

    Игнорировать корреспонденцию.

    Храните копии всей корреспонденции.

    Держите информацию при себе.

    Проверка наличия кворума для собраний.

    Опаздывать на встречи.

    Соблюдайте конфиденциальность.

    Выбросьте важные бумаги.

    Работайте в тесном контакте с председателем.

    Записывайте мелкие детали всех обсуждений на каждой встрече.

    Сделайте так, чтобы другим было легко взять на себя управление, ведя четкие записи.

    Полагаться на его/ее память.

    Готовьтесь к встречам заранее.

    Повторить личные разговоры.

    Эффективно резюмируйте обсуждения.

    Организовывать встречи в последнюю минуту.

    Держите людей в курсе.

     

    Обеспечьте ведение точного протокола собраний.

     

    Необходимые навыки для успеха на всех уровнях в качестве секретаря

    Как секретарь, вы отвечаете за бесперебойную работу офиса в профессиональной среде. В зависимости от вашей отрасли это может включать в себя что угодно: от поддержки коллег до помощи клиентам и выполнения других административных задач.

    Навыки начального уровня

    Когда вы начинаете работать секретарем, вы, скорее всего, получите должность административного помощника начального уровня.На этой должности вы обычно берете на себя задачи, связанные с перепиской, планированием и базовой офисной поддержкой.

    Многие задачи административного помощника решаются легко, но владение необходимыми навыками для работы поможет вам выделиться среди коллег. Развивайте эти базовые навыки секретаря, чтобы преуспеть на должности начального уровня.

    1. Очистить связь

    Как скажет вам любой помощник по административным вопросам, четкая коммуникация является наиболее важным компонентом этой должности.В конце концов, почти каждое задание, которое вы будете выполнять, связано с письменной или устной перепиской.

    Совет
    : Если ваши коммуникативные навыки нуждаются в некоторой работе, попробуйте записаться на урок письма или литературы, чтобы отточить свою способность ясно излагать мысли на бумаге или на экране компьютера. Уроки импровизационного актерского мастерства также могут помочь вам выражать мысли устно и думать на ходу.

    2. Технологическая компетентность

    Десятилетия назад большинство секретарей использовали ручку и бумагу или пишущие машинки для заметок и корреспонденции. Однако времена изменились, и сегодняшние помощники по административным вопросам должны демонстрировать технологическую компетентность. Вам нужно будет иметь возможность использовать настольные компьютеры, ноутбуки и смарт-устройства для выполнения повседневных задач.

    Совет
    : Но это еще не все. Вам также необходимо освоить основные программы обработки текста, приложения электронной почты и платформы планирования. Хотя вы будете изучать проприетарное программное обеспечение на работе, у вас уже должны быть базовые знания основных технологий, необходимых для вашей должности.Не стесняйтесь читать руководства или посещать вебинары, чтобы изучить основы.

    3. Чувство профессионализма

    Все секретари начального уровня также должны обладать базовыми навыками обслуживания клиентов, которые начинаются с чувства профессионализма. Помните, что независимо от того, где находится ваш рабочий стол, как помощник по административным вопросам, вы являетесь лицом компании. Это означает, что вежливость и уважение являются важными качествами, независимо от того, имеете ли вы дело с клиентами или разговариваете с коллегами.

    Навыки секретаря среднего уровня

    После того, как вы освоите профессию начального уровня, у вас может появиться возможность занять должность административного секретаря или другую должность секретаря среднего уровня. Прежде чем вы начнете подавать заявление о приеме на работу, убедитесь, что у вас есть эти необходимые навыки секретаря среднего уровня.

    4. Организационные навыки

    Большинство секретарей среднего звена несут ответственность за обработку ошеломляющего количества информации. В зависимости от культуры вашего офиса эта информация может включать в себя бумажные файлы, электронные базы данных или даже устные встречи.

    Поскольку ваши коллеги будут зависеть от вас в эффективном извлечении данных, вам потребуются сильные организаторские способности. Если у вас еще нет предпочтительного способа организации вещей, изучите настольные принадлежности, программное обеспечение и даже концепции рабочего процесса, которые помогут вам держать все под контролем.

    5. Тайм-менеджмент

    По мере того, как вы берете на себя больше обязанностей на должности секретаря среднего звена, управление временем становится критически важным.Независимо от того, подчиняетесь ли вы одному руководителю или нескольким руководителям, которые ежедневно назначают вам работу, вам необходимо эффективно совмещать задачи.

    Совет : Для большинства административных секретарей это означает научиться работать эффективнее. Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на выполнение задач, и узнайте, какое расписание оптимизирует вашу продуктивность. Вы быстро научитесь максимально эффективно использовать каждый рабочий день.

    6. Решение проблем

    Когда вы достигнете должности секретаря среднего уровня, вы больше не сможете полагаться на начальство в принятии решений за вас.Вместо этого вам придется решать проблемы самостоятельно. Как секретарь, общие проблемы могут включать в себя что угодно, от решения проблем с расписанием до общения со сложными клиентами.

    Совет : В вашем офисе могут быть правила, регулирующие ваши усилия, но вам также придется отточить свои собственные навыки решения проблем, чтобы добиться цели. Чтобы эффективно решать проблемы, найдите время, чтобы понять цели вашей компании и узнать, что вы можете сделать для их достижения.

    Навыки старшего секретаря

    Если вы преуспеете в этой отрасли, основанной на поддержке, у вас может быть все необходимое, чтобы получить должность старшего секретаря, например, административного руководителя.Хотя эти профессионалы, безусловно, обладают необходимыми секретарскими навыками и задачами, они также должны делать все возможное практически во всех аспектах работы. Поднимите свою секретарскую карьеру на новый уровень, приобретя навыки для одной из этих старших административных должностей.

    7. Способности к планированию

    Для административного начальника очень важно заранее планировать свои действия. В этой роли у вас будет больше задач для жонглирования, и у вас также будет небольшой персонал для управления. Это означает, что вам необходимо иметь четкое представление о целях вашей компании и понимании того, какие ресурсы у вас есть в вашем распоряжении.

    Совет : Если ваши способности к планированию нуждаются в доработке, попробуйте пройти курс по управлению проектами. Вы узнаете, как управлять ресурсами, распределять время и управлять персоналом, чтобы выполнять как повседневные задачи, так и крупные проекты в соответствии с графиком.

    8. Проактивный подход

    Как администратор, вы быстро поймете, что не продвинетесь вперед, ожидая, пока что-то произойдет.Вместо этого вам нужно проявлять инициативу ко всему в вашем списке дел.

    Многие секретари старшего уровня считают, что создание проактивных систем на раннем этапе помогает им добиться успеха в этой карьере. Чтобы разработать такой рабочий процесс, предвидите проблемы, которые могут возникнуть, и воспользуйтесь возможностью, чтобы решить эти проблемы. Это может потребовать больше времени заранее, но вы сэкономите массу времени, когда будете безупречно выполнять проекты.

    9. Осторожность

    Старшие секретари, как правило, имеют дело с конфиденциальной информацией, такой как конфиденциальные записи и личные сообщения.Чтобы эффективно обращаться с такого рода информацией, вам потребуется острое чувство осмотрительности и способность сохранять конфиденциальность. Гордитесь своей безупречной способностью хранить секреты, и вы даже можете получить возможность воспользоваться более высокооплачиваемой работой, требующей осмотрительности.

    Статьи по теме:

    Лидерство. Важный навык, который нужно включить в резюме

    Каждой отрасли нужны помощники по административным вопросам

    Эти 4 коммуникативных навыка помогут вам найти любую работу

    Работа помощником по административным вопросам, отличный выбор для универсалов

    советов для идеального резюме административного помощника

    Вакансии, связанные с секретарем:

    Чем занимается секретарь (по мнению 7 экспертов)

    Каковы обязанности секретаря?

    Мы попросили экспертов поделиться своим мнением.

    Основная обязанность секретаря

    Основная обязанность секретаря — поддерживать людей, на которых он работает. У нас есть те, кто работает только на одного человека, в то время как другие работают на нескольких человек, в том числе поддерживают целый отдел. Их работа заключается в том, чтобы убедиться, что все идет гладко. Секретари — это правая рука начальника, выполняющая все закулисные задачи.

    Секретари

    , или помощники по административным вопросам, как многие из них известны в наши дни, будут иметь множество обязанностей.Их основная обязанность — поддерживать людей, на которых они работают. А у нас есть те, кто работает только на одного человека. Другие будут работать на несколько человек, в том числе поддерживать целый отдел.

    К вашему сведению, за свою трудовую жизнь я побывал на всех трех этих должностях. Работа заключается в том, чтобы убедиться, что все идет гладко, а те, кого вы поддерживаете, хорошо выглядят и могут сосредоточиться на своей работе. Таким образом, секретари — это правая рука босса, которая выполняет все закулисные задачи, чтобы он или она выглядели хорошо в глазах окружающих!

    Как секретарь, вы ответите на телефон(а)

    И экранные звонки, чтобы помочь тем, кого вы поддерживаете, лучше управлять своим временем и больше сосредоточиться на своих основных задачах.Даже работающие помехи, когда это необходимо, чтобы защитить тех, кого вы поддерживаете, от беспокойства или ненужного прерывания.

    Вы будете отвечать на вопросы, чтобы облегчить нагрузку на менеджеров и других лиц, которых вы, возможно, поддерживаете. И будет собирать информацию, необходимую, чтобы помочь тем, кого вы поддерживаете, ответить на их вопросы и/или выполнить необходимые действия.

    Вы также будете принимать сообщения и следить за тем, чтобы все делалось правильно, чтобы как вы сами, так и те, кого вы поддерживаете, выглядели хорошо, а также компания в целом.

    Еще одна рутинная часть работы секретаря — обработка почты.

    Таким образом, вам, возможно, придется просмотреть почту и отделить вещи с точки зрения того, какой почтой является это отправление. Расставляйте приоритеты, чтобы помочь тем, кого вы поддерживаете, лучше распоряжаться своим временем и сосредоточиться на самой важной для них почте. Например, одна стопка на подписки, одна на внутриофисную почту, а третья на договоры.

    В зависимости от того, сколько людей вы поддерживаете, вам, возможно, даже придется раздавать почту разным людям.И сами обрабатывайте часть почты, чтобы облегчить нагрузку на тех, кого вы поддерживаете.

    Вы также будете печатать корреспонденцию и другие деловые документы, в том числе межофисные служебные записки. И, возможно, придется идти в почтовое отделение или в почтовый автомат, чтобы добавить почтовые расходы и отправить их. В некоторых офисах есть почтовые работники.

    Секретарши также занимаются назначением встреч

    Таким образом, вы будете вести один или несколько календарей встреч. В зависимости от того, как все работает, вы можете планировать людей самостоятельно.

    Опять же, у нас есть менеджеры, которые больше занимаются микроуправлением и предпочитают устанавливать дату и/или время. В этом случае они дадут вам знать, когда назначена встреча, и вы добавите ее в свой календарь или просто сможете получить доступ, если этот человек ведет свой собственный календарь.

    Еще одним аспектом обработки встреч является последующая работа с планировщиками для подтверждения встречи или внесения важных обновлений или изменений, например, когда встреча перемещается из одного места в другое или переносится с одного дня и/или времени на другой.

    Еще одна важная и обычная задача для секретарей — ведение баз данных и электронных таблиц

    Таким образом, вы можете настроить их с нуля. Опять же, когда вы там работали, базы данных или электронные таблицы могли быть уже созданы, и вы постоянно обновляете их и/или пересматриваете. К вашему сведению, я предпринял большой проект по созданию статических баз данных и электронных таблиц и созданию связанных.

    Что-то, что упростило ввод информации в одну и немедленное обновление этой информации в других базах данных и/или электронных таблицах.Поэтому, как секретарь, мы нередко соответствующим образом переделываем вещи, чтобы облегчить жизнь себе и тем, кого мы поддерживаем.

    Секретари также организуют поездки для тех, кого они поддерживают

    Так что, если кому-то, кого вы поддерживаете, нужно куда-то поехать по делам, вы найдете арендованный автомобиль, забронируете билет, найдёте гостиницу и т. д. Возможно, вам также придётся заниматься организацией поездок для тех, кто приезжает в офис из других мест. Таким образом, часть вашей работы может заключаться в организации поездок для тех, кто прибывает из других мест.

    Например, некоторые люди из штаб-квартиры, как мы часто будем говорить, могут прилететь в гости. Хотя вы не поддерживаете сотрудников штаб-квартиры, поскольку они приезжают к вам, ваш начальник может попросить вас организовать их поездку. Что-то, что позволит им понять, что мы помогаем вам, и способ продемонстрировать, насколько хороши наши помощники.

    Еще одной обязанностью секретаря является ведение заметок, диктовка и/или расшифровка

    Таким образом, вы можете присутствовать на собраниях только с теми, кого вы поддерживаете, и делать заметки, которые можно напечатать или использовать для документа, письма или отчета.С другой стороны, вы можете быть в присутствии других людей, которых вы не поддерживаете, но делаете заметки, чтобы напечатать их в качестве нашего отчета о встрече.

    Секретари часто участвуют в ряде специальных проектов

    Например, у вас может быть массовая рассылка, которую необходимо выполнить. Или вас позовут организовать корпоративную вечеринку в случае повышения по службе, выхода на пенсию и т. д.

    Один или несколько из тех, кого вы поддерживаете, могут сделать презентацию, призывая вас как секретаря помочь с ней.Возможно, вам даже придется путешествовать с одним из них, чтобы помочь с вещами во время презентации.

    В современном мире большинство секретарей называют помощниками по административным вопросам. У меня было несколько выдающихся помощников по административным вопросам, и именно это делает их выдающимися, на мой взгляд.

    Они понимают процессы и цели

    Вместо того, чтобы просто выполнять работу, они понимают, чего вы пытаетесь достичь. Так что если вы пропустите шаг, инструкцию, они знают, что делать, и они это делают.

    Они организаторы

    Они организуют встречи и знают, как перемещать дела в соответствии с вашими приоритетами. Они заботятся о деталях, которые имеют большое значение, например, помнят, что встречи с этим человеком всегда затягиваются, поэтому переносят их на более позднее время в течение дня.

    Или упомяните, что кто-то на встрече за обедом предпочитает салат бутерброду. У них есть все документы, готовые в папке, и они передают их вам, потому что они предвидят то, что вам нужно.

    Это ваша вторая пара глаз и ушей

    Они слышат грохот, который никогда не доберется до вашего стола. Они также являются первой линией разрешения, когда кто-то хочет поговорить с вами. Они могут начать процесс. Это полезно для всех вовлеченных сторон, включая клиента. Они берут на себя ответственность за последующие действия.

    Для многих самый большой успех заключается в том, чтобы все работало безупречно, потому что они контролировали все с точностью, за кулисами.

    Во многих организациях помощник по административным вопросам считается простым способом сократить расходы. Но когда у вас есть отличный, сложно жить без него, потому что он заботится о многих деталях, о которых мало кто даже не задумывается.

    Секретари сегодня, как правило, выполняют множество различных ролей и обладают гораздо более широким спектром навыков, чем это было традиционно, и работу секретаря можно справедливо назвать очень квалифицированной и квалифицированной профессией.

    Некоторые из наиболее известных основных вещей, которые обычно делают секретари, включают выполнение административных задач

    Это включает в себя канцелярские обязанности, задачи, связанные с клиентами, такие как прием и работа по телефону, ответы на корреспонденцию, ведение дневника, а также планирование, хранение, управление документами, запись под диктовку и выполнение машинописной работы.

    Они также имеют дело с уникальным сочетанием личностных черт и приобретенных или труднодоступных врожденных навыков

    Однако «мягкие» или менее осязаемые роли, которые выполняют секретари, гораздо шире и ценнее для работодателей, которые могут их найти.

    Они могут включать в себя роль посредника между работодателем и людьми, желающими поговорить с ними, способность управлять различными типами личности, чтобы получить от них максимум пользы, высокий уровень такта и дипломатии, способность высказывать свое мнение. даже когда он напуган, и способен процветать под давлением и в ситуациях с высокими ставками.

    Личная динамика между секретарем и его работодателем часто очень близка, и многие работодатели очень полагаются на своих секретарей как в плане практической поддержки, так и в плане помощи им в преодолении собственного стресса и проблем.

    Профессиональная поддержка

    Секретарь может предлагать поддержку, выступая в качестве резонатора, сторонника, доверяя второму мнению и, как правило, выполняя роль человека, которому может быть позволено говорить более свободно и быть более открытым и честным со своим начальником, чем даже его работодатель. сверстники и начальство.

    Однако точные роли, которые выполняет тот или иной секретарь, могут сильно различаться, и некоторые секретари могут выполнять все эти задачи и многое другое, в то время как другие могут выполнять только пару очень узко определенных фиксированных задач.

    Сегодня существует много пересечений между секретарскими ролями более высокого уровня и обязанностями личного помощника, и часто на практике мало что можно отличить друг от друга. В некоторых таких ролях у секретаря может быть один или несколько собственных помощников!

    Кроме того, для некоторых профессий требуются секретари с отраслевой секретарской квалификацией и опытом, например медицинские секретари и юридические секретари, что также дает возможность для дальнейшей специализации в этой области.

    Секретари необходимы для успешной повседневной деятельности компании

    Их обязанности могут варьироваться от одной организации к другой, но обычно они являются самым знакомым лицом организации. У меня потрясающий секретарь, и, по моему мнению, вот ее основные функции, которые обеспечивают бесперебойную работу на рабочем месте:

    • Подготовка внутренних и внешних служебных записок и корреспонденции.
    • Управление ежедневными, еженедельными и ежемесячными расписаниями.
    • Назначение встреч и напоминаний о важных, обязательных событиях/задачах.
    • Обновление и обслуживание определенных баз данных и файлов компании.
    • Радушный прием посетителей/клиентов на стойке регистрации.

    Секретари играют важную роль в вашем бизнесе

    Как владелец бизнеса, у вас будет так много вещей, на которых вы будете работать и на которых сосредоточитесь, поэтому иметь секретаря так выгодно. Обязанности секретаря варьируются от бизнеса к бизнесу, но некоторые из них очень похожи.

    Секретарь, скорее всего, будет отвечать за следующие действия:

    • Назначение и планирование встреч , встречи, оформление документов.
    • Поддержание порядка , телефонные звонки и многое другое в зависимости от работы.
    • Скорее всего, это первый человек, которого увидит посетитель ; поэтому важно, чтобы ваш секретарь был вежливым, дружелюбным и имел позитивный настрой наряду с другими характеристиками.

    Лично я считаю своего секретаря скорее помощником или своей правой рукой, поэтому я настоятельно рекомендую, чтобы это был человек, которому вы также доверяете. Секретарей нужно очень ценить за то, что они делают, потому что их работа чрезвычайно важна.

    Предвидеть потребности, прежде чем делать

    Любой хороший помощник или секретарь со временем предугадает, что вам нужно, еще до того, как вы об этом подумаете. Будь то повседневная рутинная задача или жонглирование вашим расписанием из-за потенциальных проблем, о которых они думают, ваш «секретарь» всегда на шаг впереди.

    Если, например, они услышат ваш стресс из-за постоянной медицинской проблемы, в которой вы не уверены, они свяжутся с вашим врачом, чтобы записаться на прием, и перепланируют встречи, чтобы приспособиться к этому.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.