Что это представительские расходы: Представительские расходы это \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Содержание

Что такое представительские расходы. Объясняем простыми словами: Энциклопедия — Секрет фирмы

Учитываются при расчёте налога на прибыль.

При этом важно, чтобы цель мероприятия была исключительно деловой и направленной на развитие бизнеса. Например, компания выпустила новую продукцию и проводит её презентацию для официальных дилеров.

Проведение деловых мероприятий составляет серьёзную расходную статью. Налоговые органы тщательно проверяют этот вид затрат. В Налоговом кодексе РФ обозначен чёткий перечень представительских расходов для учёта в целях налогообложения:

  • проведение официального приёма;
  • доставка участников переговоров к месту их проведения;
  • буфетное обслуживание во время приёма или переговоров;
  • услуги переводчика, если они необходимы.

Пример употребления на «Секрете»

«Компания составила приказ о проведении мероприятия, смету расходов, договор на изготовление сувенирки (вместе с ним счёт-фактуру, накладную и акт) и акт об осуществлении представительских расходов».

(Из материала о том, как правильно учесть новогодние подарки и не переплатить налоги.)

Нюансы

Нарушения в учете представительских расходов:

  • Развлекательные мероприятия

Официальный приём может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед носил деловую направленность. Поэтому проведение досуговых мероприятий, таких как экскурсии, концерты, отдых в банном комплексе может стать нарушением, с точки зрения налоговиков.

  • Медицинские сервисы

Налоговый кодекс исключает расходы на профилактику и лечение заболеваний из числа представительских. То есть оплатить участникам деловой встречи сеансы массажа или организовать совместный выезд на санаторно-курортное лечение в счёт таких расходов нельзя.

  • Отсутствие списка приглашённых

В Налоговом кодексе нет требования указывать в документах приглашённых лиц. Но чтобы организацию не смогли заподозрить в том, что под официальным мероприятием проводились встречи личного характера, – лучше зафиксировать список участвующих лиц и компаний.

Если сумма чаевых не включена в счёт, то это не может считаться оплатой услуг ресторана.

  • Подарки гостям

В НК РФ указано, что расходы в виде безвозмездно переданного имущества не учитываются при налогообложении. Исключение – когда на вручаемых подарках нанесена символика компании. В этом случае целесообразность расходов на подарки можно обосновать.

  • Билеты и гостиница

Расходы на проживание гостей, визовая поддержка для представителей иностранных компаний, оплата авиационных и железнодорожных билетов, а также издержек, связанных с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, – не предусмотрены соответствующим пунктом Налогового кодекса о представительских расходах. А значит, не могут считаться таковыми.

  • Превышение норматива

Представительские расходы, учитываемые в расчёте налога на прибыль, не должны превышать 4% от расходов на оплату труда.

Статью проверил:

это рекламные или представительские расходы

Эксперт региональной УФНС в консультации отмечает, что расходы на приобретение продуктов питания и напитков могут быть признаны в качестве представительских расходов при условии, что на выставке предусмотрена возможность проведения переговоров и заключения договоров (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Затраты на участие в выставке также можно включить в расходы на рекламу, то есть в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ).

В Письмах УФНС России по г. Москве от 22.11.2011 N 16-15/[email protected], от 23.01.2009 N 19-12/004970 отмечается, что расходы, связанные с буфетным обслуживанием участников в рамках проводимых рекламных мероприятий, при условии их документального подтверждения могут учитываться в составе нормируемых рекламных затрат, поскольку определены обычаями делового оборота и являются экономически оправданными затратами.

Эксперт полагает, что в целях снижения разногласий с налоговыми органами расходы на чай, кофе, воду, сок, конфеты, печенье для привлечения клиентов и посетителей к стенду на профессиональной выставке целесообразно включить в состав расходов на рекламу.

Эксперт также отмечает, что НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих рекламные расходы. По аналогии с позицией, изложенной в Письме Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, документом, подтверждающим обоснованность рекламных расходов, может быть отчет о рекламных расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о рекламных расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Как учесть расходы на рекламу при расчете налога на прибыль, подробно рассказано в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.

Читайте подробнее

Представительские расходы: что это такое и можно ли их оплачивать бизнес-картой | Своё дело

Вы купили и разослали подарки бизнес-партнёрам к Новому году. Можно ли эти расходы учесть как представительские? Чем отличаются затраты на корпоратив, куда приглашены партнёры, от затрат на деловой ужин в ресторане? Разберёмся.

Как понять, что расходы — представительские?

У представительских расходов есть несколько признаков, перечисленных в ст. 264 Налогового кодекса РФ. Достаточно, чтобы траты отвечали хотя бы одному из них:

  • Деньги потрачены на потенциальных и действующих партнёров или на участников заседания совета директоров (правления) компании.
  • Расходы на официальный приём: завтрак, обед или ужин, напитки или буфет во время переговоров. Закон не оговаривает место: поесть можно и в ресторане, и в офисе, и в загородном доме.
  • Затраты на доставку гостей к месту мероприятия и услуги переводчиков во время события.

Кто может уменьшить налог за счёт представительских расходов?

Компании и ИП на общей системе налогообложения. При этом снизить налог за счёт представительских расходов не могут ИП и ООО на упрощённой системе налогообложения и патенте.

Что не относится к представительским расходам?

Оплата любых других развлечений для бизнес-партнёров или клиентов. Например, поход в кино или оплата корпоративной вечеринки для ваших сотрудников, куда также приглашены партнёры, к представительским расходам не относятся.

Можно ли учесть подарки партнёрам как представительские расходы?

По общему правилу, подарки на праздники не относятся к представительским расходам. Согласно письму Минфина, они считаются безвозмездной передачей товаров, стоимость которых не уменьшает налоговую базу. Учесть подарки как представительские расходы можно, только если подарки дарят клиентам или партнёрам на мероприятии по проведению деловых переговоров (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ). Тогда, чтобы оформить их в бухгалтерии, понадобится приказ руководителя о проведении мероприятия, смета и итоговый отчёт — подробнее об этом смотрите ниже.

Затраты на подарки можно учесть как рекламные расходы, например, если вы дарите сувениры с логотипом вашей компании деловым партнёрам и клиентам, зашедшим к вам в офис перед Новым годом (пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ). Чтобы провести расходы через бухгалтерию, понадобится приказ руководителя о проведении рекламного мероприятия.

Можно ли оплачивать представительские расходы бизнес-картой?

Да. Например, картой удобно расплачиваться за ужин с деловыми партнёрами, услуги переводчика или заказ такси для партнёров, чтобы они добрались до места проведения переговоров. Представительские расходы по бизнес-карте обосновывают и учитывают так же, как любые другие траты компании. При оплате деньги списываются с расчётного счёта, и бухгалтер видит сумму в расходах.

Пример: вы проводите финальный раунд переговоров с партнёрами из Китая. На встрече присутствует внештатный переводчик-синхронист, а ещё вы заказали кейтеринг — закуски и лёгкие напитки для участников встречи. Услуги переводчика и кейтеринговой компании, а также такси для ваших партнёров по пути из гостиницы к месту проведения переговоров вы можете оплатить бизнес-картой и провести эти затраты как представительские расходы.

А вот затраты на оформление виз, проживание партнёров в гостинице или цветы на день рождения бизнес-партнёра непосредственно к представительским расходам уже не относятся, сказано в письмах УФНС и Минфина.

Насколько можно снизить налоги при помощи представительских расходов?

До 4% от расходов на зарплату сотрудникам компании.

Как правильно оформить представительские расходы?

Поскольку эти траты уменьшают налог, ФНС внимательно проверяет, насколько они обоснованы: надо доказать, что ужин преследовал деловые, а не личные цели. Одними чеками из ресторана не обойтись.

Понадобятся:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации о необходимости расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие покупку товаров или оплату услуг для представительских целей;
  • отчёт о представительских расходах по проведённым представительским мероприятиям.

В отчёте указывают цель представительских мероприятий, результаты их проведения, а также сумму расходов. Кроме того, необходимо указать программу и перечислить всех участников встречи, чтобы доказать, что деньги потрачены именно на партнёров или на членов совета директоров (правления) компании.

А если не хватает нужных документов?

Деньги, потраченные на мероприятие, не учтут как расходы, и ФНС доначислит налог. Так же могут поступить, если инспекторам не понравится обоснование расходов.

Что может не понравиться налоговой?

ФНС в принципе не нравится, когда платят меньше налогов. Поэтому компании и налоговая часто судятся из-за учёта представительских расходов. Чтобы выиграть дело, надо доказать суду, что ужин или фуршет привёл к конкретному результату — выгодному для компании контракту. Расскажем, на чём легче всего поскользнуться.

Алкоголь

Налоговая любит оспаривать траты на спиртное, однако суды часто встают на сторону компаний. Главное — доказать, что алкоголь подразумевается «обычаями делового оборота при проведении переговоров». Тут важно сослаться на статью 5 Гражданского кодекса РФ, которая говорит, что «обычаем признаётся сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе». Проще говоря, спиртное во время делового ужина — часть традиции, а потому его употребление вписывается в нормы ГК. Но важно помнить, что речь идёт об алкоголе, купленном для переговоров, а не о бутылке коньяка, которая стоит в кабинете руководителя.

Партнёр — физлицо

Многие бухгалтеры считают, что к представительским расходам относятся только те, которые потрачены на переговоры с представителями другой компании, а не с частным лицом. У Минфина нет однозначного ответа на вопрос, можно ли проводить представительские мероприятия для партнёра-физлица: в одних письмах он это допускает, в других — нет. Чтобы избежать претензий от налоговой, расходы на ужин с частным лицом лучше не учитывать как представительские.

Чтобы избежать проблем с налоговой, внимательно следите за представительскими расходами и не забывайте собирать отчётные документы.

Итоги вебинара «Представительские расходы в 2021 году: на что обратить внимание»

10 февраля мы провели вебинар, где вместе с аттестованным аудитором разобрались с нюансами учета представительских расходов. Смотрите запись вебинара и задавайте вопросы в комментариях.


ПРЕЗЕНТАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

Ответы на вопросы участников вебинара

Вопрос: Компания закупает кофе, сахар, кондитерские изделия для того, чтобы угощать посетителей офиса.

Можно оформить приказом с указанием норматива и списывать на представительские расходы?

Ответ: Можно. Если у вас в офисе созданы условия для организации таких встреч (переговорная комната, кабинет директора), то представительские расходы можно обосновать. Но нужно не перегнуть с объемом таких расходов.


Вопрос: Если нельзя учесть прием сотрудников по производственным вопросам в качестве представительских расходов, то какие есть варианты по принятию к учету?

Ответ: Верно, к представительским расходам это не относится. Можно попробовать привязать к расходам на посетителей.


Вопрос: Сессия стратегического планирования арендует помещение, оказывает буфетное обслуживание, можно ли учесть в представительских расходах?

Ответ: В классическом понимании это не представительские расходы. Но есть нюансы, подробнее в записи вебинара.


Вопрос: Правильно понимаю, что под представительскими расходами можно принимать расходы на чай, кофе, печенье для пациентов, которым приходится продолжительное время находиться в ожидании примерки получения протеза (протезное предприятие)?

Ответ: Если из документов будет видно, что расходы были в момент знакомства с клиентом/заключением договора, то их можно принимать в качестве представительских.


Вопрос: Является ли поездка директора на такси до места проведения встречи представительским расходом?

Ответ: Из вопроса непонятно, кто является организатором встречи. Если вы, то это представительские расходы. Если вторая сторона, то это уже прочие расходы.


Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях к данной статье, будем рады на них ответить.


Сдавайте отчеты из программы 1С!

Удобный интерфейс и работа в режиме «одного окна».

II.A.1 — Отдел университетской политики

Том II: Бизнес и финансы
Глава A: Бухгалтерский учет, бюджет и расходы
Выдавший орган: Канцелярия президента
Ответственный сотрудник: Контролер
Ответственный офис: Контролер
Первоначально выпущено 1 ноября , 2003
Последняя редакция: 18 ноября 2011 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Заявление о политике
Обоснование политики
Кто должен знать эту политику
Связанные документы
Контакты
Определения
Рекомендации
Особые ситуации
Исключения
Обязанности
История

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОЛИТИКЕ

Миссия Университета Пердью состоит в том, чтобы служить гражданам Индианы, Соединенных Штатов и всего мира посредством открытий, которые расширяют сферу знаний, обучения посредством распространения и сохранения знаний, а также участия посредством обмена знаниями.

Университету как государственному учреждению доверяют средства различные группы. Имея ограниченные ресурсы, доступные для выполнения своей миссии, Университет должен проявлять осмотрительность при расходовании средств. Следовательно, для расходования средств Университета должна существовать действительная деловая цель.

В ходе работы может возникнуть необходимость понести представительские расходы. Представительские расходы определяются как предоставление продуктов питания, напитков, мероприятий или мероприятий с целью продвижения и продвижения миссии Университета.

Руководящие принципы расходов на представительские расходы Университета основаны на понимании того, что расходы на еду и напитки допустимы только в том случае, если это явно необходимо для выполнения миссии Университета и соответствует случаю. Представительские расходы должны быть разумными по размеру и необходимыми для выполнения миссии Университета.

Несмотря на то, что при расходовании любых средств Университета следует руководствоваться ответственным суждением, следует проявлять особую осторожность в отношении представительских расходов. Лица, ответственные за принятие решений относительно расходов на представительские расходы, всегда должны сомневаться в том, что предлагаемые расходы представляют собой надлежащее использование средств Университета. Вдумчивое рассмотрение каждого решения обеспечит надлежащее расходование ресурсов Университета.

ПРИЧИНА ДЛЯ ПОЛИТИКИ

Руководящие принципы этой политики устанавливают рамки допустимых расходов на представительские расходы. В рамках параметра руководящих принципов отделы или организационные подразделения могут указывать более ограничительные политики.

КТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ ЭТУ ПОЛИТИКУ

  • Президент
  • Провост
  • Вице-провосты
  • Канцлеры
  • Вице-канцлеры
  • Вице-президенты
  • Декан
  • Директора/руководители отделов/председатели
  • Главные исследователи
  • Факультет
  • Административный и профессиональный персонал
  • Персонал бизнес-офиса

СОПУТСТВУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

КОНТАКТЫ

Университет Контролер (765) 494-7536

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Word
Определение
Представительские расходы Предоставление еды, напитков, мероприятий или мероприятий с целью продвижения и продвижения миссии Университета.
Общие счета фонда
Счета общих фондов используются для учета доходов и расходов общих операционных фондов. Источником финансирования обычно являются государственные ассигнования.
Подарочные счета Подарочные счета используются для записи доходов и расходов на подарки, полученные от дарителей.
Счета вспомогательных услуг Счета вспомогательных услуг используются для учета доходов, полученных от комиссий, взимаемых с внешних сторон за товары и услуги (например,грамм. Межвузовская легкая атлетика, Жилищное хозяйство и питание).
Счета спонсируемых программ Счета спонсируемых программ используются для записи доходов и расходов по мероприятиям, спонсируемым внешними организациями. Спонсорами могут быть федеральные агентства, агентства штатов, промышленность и т. д.

РЕКОМЕНДАЦИИ

Допустимые представительские расходы

Допустимые представительские расходы подразделяются на три основные категории. Категории включают (1) питание или прохладительные напитки, подаваемые во время деловых встреч, (2) питание для потенциальных сотрудников, посетителей, гостей или доноров и (3) приемы в университете.

Допустимые расходы на представительские расходы могут быть отнесены на счета общего фонда, подарочные счета или счета вспомогательных услуг. Счета спонсируемых программ могут использоваться, если расходы специально утверждены в бюджете и соответствуют политике спонсора и Университета. При отнесении представительских расходов на указанные выше источники финансирования расходы на алкогольную продукцию не допускаются.

Ниже приводится описание каждой из категорий вместе с примерами допустимых представительских расходов.Преподаватели и сотрудники должны знать, что любые представительские расходы, которые не подпадают под политику Университета, являются чрезмерными или необоснованными, станут личной ответственностью преподавателей или сотрудников.

Питание или прохладительные напитки во время деловых встреч:

Университет может оплачивать или возмещать расходы на питание или напитки во время деловых встреч, если целью встречи является ведение дел Университета. Ниже приведены примеры деловых встреч, на которых допустимы расходы на питание и напитки.

  • Питание или прохладительные напитки, подаваемые на спонсируемых Университетом семинарах, ретритах, мастер-классах, инструктажах или других мероприятиях Университета.
  • Питание или прохладительные напитки, подаваемые во время спонсируемых университетом собраний консультативных групп, внешних рецензентов или других комитетов, когда группа состоит как из сотрудников университета, так и из лиц, не являющихся сотрудниками.
  • Рабочие встречи за завтраком, обедом или ужином, когда группы сотрудников посвящают свое личное время работе в университете.Целью собрания должно быть официальное деловое обсуждение.

Питание для будущих сотрудников, посетителей, гостей или доноров:

Университет может оплачивать или возмещать расходы на питание при приеме потенциальных сотрудников или приеме посетителей, гостей или доноров. Ниже приведены примеры блюд для потенциальных сотрудников, посетителей, гостей или доноров.

  • Питание, связанное с индивидуальным набором преподавателей или сотрудников. При приеме потенциальных сотрудников допустимыми расходами на питание будут считаться только расходы на питание для будущего сотрудника и основных лиц, участвующих в процессе принятия решений.Когда супруг/партнер потенциального сотрудника присутствует на приеме пищи, Университет также возмещает расходы на питание супруга/партнера или гостя основных лиц, ответственных за прием на работу.
  • Питание для лиц, приглашенных в качестве академических гостей для участия в интеллектуальной жизни университетского сообщества. Обычно такие посетители проводят семинар, коллоквиум или другую лекцию или представление для преподавателей и/или студентов университета.
  • Питание, связанное с маркетингом университетских помещений и услуг для обеспечения потенциального участия в конференциях. При приеме гостей из сторонних организаций, которые рассматривают возможность организации конференции с Университетом, возмещаются только расходы на питание для гостя и основных лиц, участвующих в процессе отбора на конференцию.
  • Питание, связанное с культивированием потенциальных доноров, будь то предполагаемые или предыдущие доноры. Расходы на питание для доноров и сотрудников Университета, участвующих в сборе средств, считаются допустимыми расходами Университета.Если присутствие супруга/партнера сотрудника Университета при приеме пищи является уместным, Университет также возместит эти расходы.

Приемные университеты:

Университет может оплачивать или возмещать расходы, связанные с приемами, организованными Университетом. Ниже приведены примеры допустимых приемов:

  • Приемы для любого сотрудника, который выходит на пенсию или увольняется из Университета, при условии, что этот сотрудник проработал в Университете 15 или более лет или является официальным пенсионером Университета.
  • Приемы для преподавателей, сотрудников и студентов/семей, когда преобладающее число присутствующих составляют студенты.
  • Приемы для вручения или признания наград преподавателей, сотрудников, студентов и выпускников за выдающиеся достижения.
  • Приемы в честь посетителей, гостей или высокопоставленных лиц.
  • Приемы по случаю открытия новых экспозиций в галереях Университета.

Недопустимые представительские расходы

Определенные представительские расходы не допускаются из средств университета. Ниже приведены примеры недопустимых расходов. Обратите внимание: этот список не является исчерпывающим и не содержит всех недопустимых расходов из фондов Университета.

Алкогольные напитки:

Покупка или возмещение стоимости алкогольных напитков не допускается на средства Университета. Любой счет, который включает алкогольные напитки, должен быть полностью оплачен за счет средств Purdue Research Foundation (PRF). Департаменты, желающие взимать только часть счета за алкогольные напитки из фондов PRF, должны получать отдельные счета от поставщика продуктов питания.

Праздничные и другие общественные мероприятия:

Расходы, связанные с проведением праздничных приемов, обедов и т.п., за счет средств Университета не допускаются. Кроме того, расходы на функции, связанные с неделей секретаря, вечеринками по случаю дня рождения сотрудников и другими общественными мероприятиями, не допускаются из средств Университета.

Цветы:

Покупка цветов на средства Университета не допускается, за исключением случаев, когда цветы служат украшением разрешенного мероприятия, указанного в этом документе.

Музыканты:

Закупка услуг музыкантов, не входящих в PMO или университетскую группу, не допускается за счет средств Университета.

Питание для сотрудников:

Питание и прохладительные напитки для сотрудников (за исключением случаев, разрешенных данной политикой) не допускаются за счет средств Университета.

Предметы личного характера:

Расходы на предметы личного характера, используемые работником Университета при приеме гостей Университета, не допускаются за счет средств Университета.Примеры включают гольф-клубы, членство в общественных организациях и т. д.

Подарки и благотворительные взносы:

Подарки и льготы работникам запрещены.

Пожертвования в благотворительные организации и/или общественные кампании по сбору средств (внутренние или внешние) запрещены.

ОСОБЫЕ СИТУАЦИИ

Домашние развлечения:

Перечисленные выше рекомендации определяют допустимые и недопустимые представительские расходы. В руководящих принципах предполагается, что большая часть представительских расходов будет понесена в ресторане или на мероприятии с питанием. Однако вполне вероятно, что некоторые официальные университетские мероприятия будут проходить в доме сотрудника университета. Если сотрудник университета решает провести разрешенное мероприятие у себя дома, возмещение может быть предоставлено в соответствии со следующими правилами:

  1. Возможна компенсация расходов на еду, напитки и одноразовую или арендованную посуду, непосредственно связанную с мероприятием.
  2. Вся еда и напитки, подаваемые на мероприятии, должны быть приобретены у продавца, который предоставляет детализированные квитанции.В квитанции должен быть указан список предметов поименно.
  3. Допустимые источники финансирования домашних развлечений соответствуют правилам, установленным для различных разрешенных мероприятий.

Разные развлечения для приемов:

Приемы в университете в честь сотрудников, посетителей, гостей или высокопоставленных лиц могут потребовать дополнительных расходов, помимо еды и напитков. Допустимые прочие расходы включают следующее:

  1. Цветы можно приобрести в качестве украшения на приеме.Цветы могут быть списаны со счетов общего фонда, подарочных счетов или счетов вспомогательных услуг. Средства спонсируемой программы могут быть использованы, если расходы специально утверждены в бюджете и соответствуют политике спонсора и Университета.
  2. Расходы на музыкантов допустимы для приемов, если используются музыкальные организации Purdue (PMO) или группы университетских оркестров (Varsity Glee Club, Purduettes и т. д.). Расходы на музыканта могут быть отнесены на счета общего фонда, счета подарков или счета вспомогательных услуг.Средства спонсируемой программы могут быть использованы, если расходы специально утверждены в бюджете и соответствуют политике спонсора и Университета.

ИСКЛЮЧЕНИЯ

Следующие мероприятия, хотя и похожи на представительские мероприятия, регулируются другими политиками Университета.

  1. Мероприятия по сбору средств могут включать банкеты для потенциальных спонсоров или выпускников, церемонии закладки фундамента объектов и мероприятия по открытию зданий. Могут быть случаи, когда расходы, связанные с церемониями закладки фундамента и открытия здания, являются допустимыми расходами на пожертвования от кампании объекта.Пожалуйста, ознакомьтесь с Политикой Университета II.B.1 для определения допустимых затрат и процессов утверждения.
  2. Мероприятия конференции могут включать питание, прохладительные напитки и другие представительские расходы. Исполнительный меморандум номер B-47 возлагает академическую, административную и финансовую ответственность за все конференции и краткосрочные курсы, спонсируемые школой, кафедрой или другим учреждением Университета, и описывает общеуниверситетские политики и процедуры, которые регулируют проведение этих мероприятий. .

ОБЯЗАННОСТИ

Роли, перечисленные ниже, отвечают за следующие задачи:

Президент:

  1. Утверждение политики гостеприимства Университета.

Исполнительный вице-президент и казначей (или назначенное лицо):

  1. Утверждение или отклонение исключений из политики гостеприимства Университета.

Провост:

  1. Мониторинг правил гостеприимства, установленных административными работниками, подчиняющимися Провосту.

Канцлеры регионов:

  1. Мониторинг правил гостеприимства, установленных административными работниками, подчиняющимися региональным канцлерам

Административные работники, подчиняющиеся проректору, исполнительному вице-президенту и казначею или региональным канцлерам :

  1. Разработка внутренних инструкций по допустимым представительским расходам в рамках своих сфер ответственности.
  2. Доведение внутренних инструкций до сведения директоров/руководителей отделов/председателей в пределах их области.
  3. Утверждение или отклонение исключений из внутренних правил, установленных для их областей. Может одобрять исключения только в том случае, если они соответствуют политике Университета. Любые исключения, не соответствующие политике Университета, должны быть направлены контролеру.

Директора/начальники отделов/председатели:

  1. Доведение внутренних руководящих принципов расходов на представительские расходы до преподавателей, сотрудников и бизнес-менеджеров.
  2. Рассмотрение и утверждение представительских расходов в рамках внутренних правил.Представительские расходы, которые не подпадают под параметры внутренних инструкций, должны быть переданы на следующий административный уровень с письменным обоснованием расходов.

Преподаватели и сотрудники:

  1. Понимание внутренних правил гостеприимства, установленных для их региона.
  2. Соблюдение всех правил.
  3. Сбор всех необходимых квитанций и заполнение запросов на возмещение.
  4. Обеспечение того, чтобы расходы были задокументированы с указанием цели мероприятия, места, даты, характера участников (выпускники, доноры и т. д.).) и количество участников.

Контролер:

  1. Рассмотрение исключений из политики гостеприимства Университета.
  2. Рекомендация утвердить или отклонить исключения.

Бизнес-менеджеры:

  1. Проверка представительских расходов на предмет соответствия директивам департамента и политике университета.
  2. Рекомендация директорам/руководителям отделов/председателям утвердить или отклонить представительские расходы.
  3. При обнаружении несоответствующих расходов рекомендовать уполномоченной административной единице взыскать расходы с вовлеченного лица (лиц).

ИСТОРИЯ

18 ноября 2011 г .: номер полиса изменен на II.A.1 (ранее II.1.1).

1 ноября 2003 г .: Эта политика впервые формализует правила расходов на представительские расходы.

2-9: Правила гостеприимства и развлечений: гостевые обеды, деловые обеды, приемы — библиотека политик

2-9: Политика в отношении гостеприимства и развлечений: гостевые обеды, деловые обеды, приемы

Выпущено: 8-1989

Пересмотрено: 9-2013

I. Цель

Понятно, что деятельность Колледжа Форт-Льюис (Колледжа) требует некоторых расходов развлекательного характера. Однако во всех случаях должна быть четкая, задокументированная деловая цель мероприятия/расходов, указывающая на пользу события для Колледжа. В то время как при расходовании любых средств Колледжа следует проявлять ответственное суждение, следует проявлять особую осторожность в отношении представительских расходов. Лица, ответственные за принятие решений относительно представительских расходов, всегда должны сомневаться в том, что предлагаемые расходы представляют собой надлежащее использование средств Колледжа.Вдумчивое рассмотрение каждого решения гарантирует, что ресурсы Колледжа будут расходоваться надлежащим образом. Кроме того, как и в случае всех расходов по контракту или гранту, главный исследователь (PI) несет ответственность за обеспечение того, чтобы все расходы производились в соответствии со всеми применимыми ограничениями по контракту или гранту. При рассмотрении возможных расходов, таких как те, которые рассматриваются в этой политике, PI должны иметь в виду, что более ограничительная политика/условия контракта или бюджет (колледж по сравнению сконтракт/грант) будет иметь преимущественную силу. Таким образом, если условия контракта более либеральны, чем политика Колледжа, будет применяться более ограничительная политика (Колледжа). Средства федерального гранта не могут быть использованы для покрытия расходов на развлечения, включая развлечения, развлечения и общественные мероприятия, которые запрещены в соответствии с циркуляром A-21 Управления управления и бюджета (OMB).

II. Определения

Представительские расходы: Предоставление еды, напитков, мероприятий или мероприятий с целью продвижения и продвижения миссии Колледжа.

Деловые развлечения и/или другие общественные мероприятия: мероприятия с участием преподавателей, сотрудников или студентов, а также гостей Колледжа, основная цель которых носит социальный характер.

Деловые обеды: обеды, на которых присутствуют преподаватели, сотрудники, студенты и другие сторонние стороны с целью проведения целенаправленных дискуссий по делам колледжа, включая: банкеты, заседания комитетов, конференции, собрания департаментов, интервью с потенциальными сотрудниками, потенциальными донорами, набор будущих студентов, спонсоров / сотрудников исследований, ретриты, семинары и мастер-классы.

III. Ключевые вопросы соблюдения нормативных требований

С точки зрения IRS, чтобы питание и развлечения можно было квалифицировать как деловые расходы, они должны быть обычными и необходимыми, а не роскошными и/или экстравагантными, и должны быть непосредственно связаны с миссией Колледжа. Кроме того, сотрудник колледжа должен присутствовать на ужине/мероприятии, чтобы оно соответствовало правилам IRS о коммерческих расходах. Поскольку IRS предъявляет строгие требования к обоснованию/документации таких расходов, Колледж должен быть в состоянии предоставить следующую документацию по таким расходам:

  • Общая сумма запрошенного возмещения/платежа
  • Дата, время и место работы
  • Конкретные деловая цель, которой служат расходы
  • Деловые отношения с Колледжем каждого присутствующего лица
  • Возмещение расходов в разумные сроки

a. Сумма

Суммы расходов на деловые обеды должны быть разумными и приемлемыми.

Стоимость алкогольных напитков, выпитых во время еды, не возмещается. Там, где это применимо и уместно, могут быть разрешены чаевые и чаевые, но они не должны превышать 20 % от допустимой части счета.

б. Деловая цель/отношения участников

Для возмещения расходов на деловой обед в соответствии с правилами IRS требуется деловая цель со списком участников и их деловыми отношениями с Колледжем.Для приема пищи до 10 человек включительно потребуется подробный список участников. Для группы более 10 человек достаточно описания группы. Конкретная бизнес-цель должна быть задокументирована для всех расходов, возмещение которых сотрудник требует. Эта информация должна быть предоставлена ​​вместе с формой запроса на чек.

Деловая цель должна быть конкретной. «Ужин со спонсором, чтобы обсудить идеи для мероприятия для выпускников» — это должным образом задокументированная деловая цель. «Ужин с донором» — нет.Коммерческая цель расходов может быть очевидна для сотрудника, но не для третьей стороны, рецензента, такой как IRS.

в. Чеки

Оригиналы квитанций по всем расходам требуются для возмещения или поданы с документацией p-card. Квитанция должна содержать:

    • дату покупки
    • наименование продавца
    • подробный список и цену за единицу приобретенных товаров
    • общую сумму

возврат средств не производится отсутствующие квитанции, если они не сопровождаются заявлением, объясняющим расходы и причину непредоставления квитанций с разбивкой по статьям, которое было одобрено Контролером.Пользователи P-card будут случайным образом проверяться, чтобы обеспечить сохранение всех детализированных квитанций.

д. Срок подачи возмещения

Запросы на возмещение должны быть представлены не позднее, чем через 60 дней после даты расхода или окончания финансового года, в зависимости от того, что наступит раньше.

IV. Допустимые представительские расходы:

Допустимые представительские расходы разделены на общие категории. К ним относятся «Еда или напитки, подаваемые во время деловых встреч», «Функции колледжа, приемы и ретриты», «Еда и цветы, приобретаемые студенческими группами» и «Питание, предоставляемое во время экскурсий».

Допустимые представительские расходы покрываются за счет бюджетов департаментов и/или вице-президентов. Аккаунты спонсируемых программ могут использоваться, если расходы специально утверждены в бюджете и соответствуют ограничениям спонсоров и политике Колледжа. При отнесении расходов на проживание на вышеуказанные источники финансирования расходы на алкогольную продукцию не допускаются.

Ниже приводится описание каждой из категорий вместе с примерами допустимых расходов на представительские расходы.

а. Еда или напитки, подаваемые во время деловых встреч:

Колледж может оплачивать или возмещать физическим лицам фактические расходы, понесенные в связи с питанием, основной целью которого является деловое обсуждение. Деловые обеды должны включать как минимум одного сотрудника, не являющегося сотрудником колледжа, чье присутствие необходимо для делового обсуждения. Расходы могут быть понесены только для тех лиц, чье присутствие необходимо для делового обсуждения. Это может произойти как на месте, так и во время поездок за город.

Колледж не оплачивает и не возмещает расходы на питание, если отсутствуют документы или четкая деловая цель. Встречи, на которых присутствуют только сотрудники Колледжа, и собрания, носящие в основном социальный характер, не подлежат оплате или возмещению в качестве деловых обедов. Тем не менее, может быть разрешено время от времени принимать пищу в рамках мероприятий Колледжа (см. политику в отношении функций Колледжа ниже).

Обеспечение питанием сходов работников Колледжа на постоянной основе не считается целевым использованием государственных средств.Однако время от времени еда может предоставляться на собраниях сотрудников колледжа. Например, может быть уместно угощение во время «рабочего» завтрака, обеда или ужина, особенно когда сотрудники посвящают личное время ведению дел Колледжа. Официальное деловое обсуждение должно быть основной целью собрания (см. политику в отношении функций колледжа ниже).

Ниже приведены примеры деловых встреч, на которых допустимы расходы на питание и напитки.

    • Питание, связанное с индивидуальным набором преподавателей или сотрудников.При приеме потенциальных сотрудников допустимыми расходами на питание будут считаться только расходы на питание для потенциального сотрудника и основных лиц, участвующих в процессе принятия решений. Если супруга/партнер потенциального сотрудника присутствует на обеде, Колледж также возместит расходы на питание супруга/партнера или гостя основных лиц, ответственных за прием на работу.
    • Питание или прохладительные напитки, подаваемые во время спонсируемых Колледжем собраний консультативных групп, внешних рецензентов или других комитетов, когда группа состоит как из сотрудников Колледжа, так и из лиц, не являющихся сотрудниками.
    • Питание для лиц, приглашенных в качестве академических посетителей, чтобы внести свой вклад в интеллектуальную жизнь сообщества колледжа. Обычно такие посетители проводят семинар, выступление на коллоквиуме или другую лекцию или представление для студентов факультета колледжа и/или сообщества в целом.
    • Рабочие встречи за завтраком, обедом или ужином, когда группы сотрудников выделяют личное время для ведения дел Колледжа с сотрудником, не являющимся сотрудником Колледжа, чье присутствие необходимо для обсуждения.

б. Функции колледжа, приемы и ретриты

Средства колледжа могут быть использованы для обеспечения питанием на собрании, приеме, семинаре, ретрите, семинаре, ориентации, заседании совета директоров, встречах с внешними заинтересованными сторонами, мероприятиях с участием волонтеров, мероприятиях, в которых большинство участниками являются студенты или другие программы или мероприятия, спонсируемые колледжем. Счета-фактуры, платежные требования или квитанции о закупочных картах для этих расходов должны включать краткое описание деловой цели собрания и список участников.

Ниже приведены некоторые примеры допустимых мероприятий, приемов и выездных мероприятий:

      • Ежегодные праздничные приемы на территории всего кампуса служба в колледже.
      • Приемы для преподавателей, сотрудников и студентов/семей, когда преобладающее число присутствующих составляют студенты.
      • Приемы для вручения или подтверждения наград преподавателей, сотрудников, студентов и выпускников за выдающиеся достижения.
      • Приемы в честь посетителей, гостей или высокопоставленных лиц.
      • Приемы по случаю открытия новых экспозиций на территории колледжа.
      • Напитки и закуски, предоставляемые для собраний, если на этих собраниях не присутствует сотрудник, не являющийся сотрудником колледжа, с явной деловой целью. Максимально допустимая сумма – 5 долларов США на человека.
      • Питание во время тимбилдинговых мероприятий, направленных на развитие команды и повышение производительности. Эти приемы пищи должны носить «эпизодический» характер (не более шести раз в течение финансового года).
      • Цветы можно приобрести для созыва и открытия. Цветы можно покупать для выступлений и других официальных мероприятий Колледжа с предварительного одобрения президента или вице-президента.

в. Еда и цветы, приобретаемые студенческими группами

Еда или цветы, оплачиваемые организациями, финансируемыми за счет студентов, допускаются с одобрения президента RSO и казначея.

д. Питание, предоставляемое во время экскурсий

Питание для экскурсий можно приобретать только в том случае, если оно оплачивается сборами, утвержденными для этой цели.

V. Недопустимые представительские расходы

Определенные представительские расходы не допускаются из средств Колледжа. Ниже приведены примеры недопустимых расходов.

а. Алкогольные напитки: Покупка или возмещение стоимости алкогольных напитков не допускается за счет средств Колледжа.

б. Каникулы ведомства и другие социальные функции: Функции ведомства, которые считаются личными, не подлежат возмещению Колледжем.Расходы, связанные с праздничными приемами, обедами, поздравительными открытками, украшениями, вечеринками по случаю дня рождения и т. д., не допускаются из средств Колледжа.

в. Принадлежности для кофе-брейков и напитков в офисе:

Принадлежности для кофе-брейков, напитков в офисе и т. д. считаются личными и не могут приобретаться на средства колледжа.

д. Предметы личного характера: Расходы на предметы личного характера недопустимы из средств Колледжа. Примеры включают членство в гольф-клубах, участие в мероприятиях на свежем воздухе и т. д.

VI. Полномочия и обязанности

а. Декан, заведующий кафедрой или заведующий кафедрой: Декан, заведующая кафедрой или заведующая кафедрой отвечает за санкционирование разрешенных приемов пищи/мероприятий стоимостью не более 300 долларов США.

б. Вице-президент: Соответствующий вице-президент должен предоставить предварительное одобрение разрешенных приемов пищи/мероприятий стоимостью более 300 долларов США.

в. Президент, вице-президенты: Может одобрять или отклонять исключения из политики Колледжа в отношении гостеприимства и развлечений.

Деловые обеды и гостеприимство | Политики

Введение

В этой политике изложены требования к возмещению расходов на деловое питание и представительские расходы.

Заявление о политике

Деловые обеды

  • Университет Брауна возмещает сотрудникам расходы на деловое питание.
  • Все средства Университета, включая подарки, гранты и контракты, должны использоваться разумным и предусмотрительным образом и только для деятельности, связанной с основной миссией Брауна в области образования, исследований и государственной службы.
  • Расходы на питание, превышающие установленные нормы, требуют одобрения старшего офицера. Старший офицер является членом кабинета президента.
  • Нестандартные деловые обеды (праздничное мероприятие, летняя прогулка и т. д.) могут быть возмещены при наличии достаточных объяснений или с разрешения старшего офицера. Расходы, понесенные в связи со следующими событиями, не подлежат возмещению: дни рождения, свадьбы, роды, душ и т. д.
  • Количество коричневых хозяев, сопровождающих гостя на обед или ужин, не должно превышать шести (не считая студентов).* Если мероприятие проводится в факультетском клубе, допускаются дополнительные организаторы Брауна.
  • Компенсация для членов семьи не разрешена, если только присутствие члена семьи на мероприятии не преследует конкретной деловой цели. В публикации IRS 463 говорится: «Как правило, вы не можете вычесть стоимость развлечений для вашего супруга или супруги клиента. Тем не менее, вы можете вычесть эти расходы, если вы можете доказать, что у вас была четкая деловая цель, а не личная или общественная цель предоставления развлечения.”
    • В Университете Брауна деловая цель посещения супругом(ой) мероприятия включает:
      • мероприятие/ужин с донором
      • мероприятие/ужин, на которое гость приводит своего супруга или
      • светское мероприятие отдела

Алкогольные напитки

Алкогольные напитки могут быть разрешены как часть делового обеда, за исключением случаев, когда они оплачиваются из федеральных фондов.  

При закупке и подаче алкогольных напитков на мероприятиях, спонсируемых университетом, и для получения возмещения расходов преподаватели и сотрудники должны соблюдать политику университета в отношении употребления алкоголя: Политика Университета Брауна в отношении алкоголя и других наркотиков и рекомендации Управления студенческой деятельности по планированию мероприятий.

  • Ни в коем случае нельзя подавать алкогольные напитки несовершеннолетним.
  • Употребление алкогольных напитков при ведении дел Университета должно быть сведено к минимуму.
  • Алкогольные напитки ни в коем случае не могут прямо или косвенно взиматься за счет грантов или контрактов, финансируемых из федерального бюджета.
  • Еда и алкогольные напитки для путешествий. Стоимость алкогольных напитков должна быть отнесена на статью расходов «Исключения». Плата за питание в путешествии может не взиматься.
  • При планировании мероприятий в кампусе, где подаются алкогольные напитки, предпочтительно использовать услуги Brown Dining Services, стороннюю организацию общественного питания, утвержденную Brown Dining Services, или клуб преподавателей Brown.
  • Если алкоголь приобретается для неформальных функций отделения университета, запрос на возмещение должен включать форму «Ответственность за алкогольные напитки».
  • Категорически не рекомендуется подавать алкогольные напитки на университетских мероприятиях, проводимых за пределами кампуса, например, в частном доме сотрудника. В таких случаях, когда алкогольные напитки должны быть доступны, спонсор мероприятия должен заполнить и утвердить форму заявления об ответственности за алкогольные напитки и приложить форму к запросу о возмещении.

Определения

Деловые обеды  – это обеды, принимаемые с деловыми партнерами, гостями университета, кандидатами на работу, профессиональными коллегами или донорами, во время которых проходят деловые обсуждения Университета или оказывается гостеприимство почетным гостям.

  • Приемы пищи между двумя или более работниками, во время которых обсуждаются рутинные деловые вопросы, не возмещаются, однако
  • Деловые обеды, принятые с сотрудниками, когда для обеспечения конфиденциальности и конфиденциальности бизнес должен вестись за пределами кампуса, могут быть возмещены.
  • С разрешения начальника отдела деловые обеды также могут приниматься в целях признания или вознаграждения сотрудников.

Процедуры

  • Бизнес-питание возмещается в Workday с помощью бизнес-процесса Create Expense Report.
    • Квитанции необходимы для оплаты всех деловых обедов и представительских расходов.
      • Используйте форму заявления об отсутствии квитанции, если квитанция была утеряна или потеряна.
    • Датой расходной статьи является дата проводки.
    • Список участников: большая группа может быть обозначена как группа, например ., Model United Nations Group
    • Количество участников: по умолчанию будет указано количество участников, указанное в списке. Если участники идентифицируются как группа, замените число по умолчанию на количество фактических участников.
    • Деловая причина: Подробная причина делового ужина, например, Обед для участников сессии Модели Организации Объединенных Наций в Брауне.
    • Торговец: Место делового обеда, например, Parkside Rotisserie and Bar, Providence
  • Деловые обеды должны относиться к статье расходов на деловые обеды и не могут относиться к какой-либо статье командировочных расходов.

Часто задаваемые вопросы

Требуется четкая, подробная деловая цель, которая адекватно описывает расходы на деловое питание как необходимые, разумные и уместные (деловые) расходы для Университета.

Все возмещаемые расходы должны поддерживать или продвигать цели, задачи и миссию Университета.

Можете ли вы дать рекомендации о том, какие виды питания являются деловыми обедами?

Расходы на деловое питание включают:

  • Те, которые принимаются внешними деловыми партнерами, гостями университета, кандидатами на работу, профессиональными коллегами или донорами, во время которых происходят деловые обсуждения Университета или гостеприимство для высоких гостей.
  • Прием пищи между сотрудниками, когда в целях обеспечения приватности и конфиденциальности бизнес должен вестись вне офиса.
    • Эти приемы пищи не могут быть обычными обсуждениями исследований, преподавания или обязанностей и ответственности отдела.
  • Деловые обеды также могут приниматься с целью признания/поощрения сотрудников или студентов, мероприятий по созданию команды, а также для приветствия новых сотрудников или студентов. Они должны быть одобрены руководителем отдела и не могут быть регулярными событиями.
  • Деловые обеды включают обеды в рамках программ, проводимых для поощрения сотрудничества студентов и ученых. Регулярное предоставление питания в рамках этих программ не рекомендуется.
  • Деловые обеды включают те, которые поддерживают студенческие мероприятия и студенческие спортивные мероприятия.
Что мне делать, если расходы превышают рекомендации Университета Брауна для деловых обедов?

Если ваши расходы превышают установленные университетом нормы, вам потребуется получить разрешение старшего офицера на возмещение расходов.Прикрепите утверждение, которое может быть отправлено по электронной почте, к счету поставщика.

Когда следует использовать категорию расходов «Бизнес-питание» или «Продовольствие и провизия»?
  • Используйте Business Meals при обеде в ресторане или при покупке еды/бутербродов в продуктовом магазине (Категория расходов: 3210)
  • Использование продуктов питания и провизии при покупке продуктов питания для офиса (Категория расходов: 3230)
  • Использование услуг общественного питания при оплате сторонней организации общественного питания напрямую (Категория расходов: 3317)
Мой отдел проводит конференцию. Применяется ли политика бизнес-ланчей?

Конференция — это большое официальное собрание с четко определенной повесткой дня, на котором участники регистрируются для участия в мероприятии. Расходы, связанные с конференциями, организованными в Брауне, относятся к расходам на конференцию: категория расходов 3130. Политика делового питания и представительских расходов не применяется.

Владелец политики

Одобрено

Помощник вице-президента и контролер университета

Упреждающее раскрытие информации — отчеты о командировочных и представительских расходах


Важная информация

По состоянию на 2 декабря 2017 г. информация о командировочных и представительских расходах доступна на портале «Открытое правительство».

12 декабря 2003 г. премьер-министр объявил о новой политике обязательной публикации данных о путевых расходах и представительских расходах отдельных государственных служащих.

На этом веб-сайте представлена ​​информация о командировочных и представительских расходах, понесенных Комиссаром по федеральным судебным делам Канады Комиссаром и заместителем Комиссара.

Правила и принципы, регулирующие поездки, изложены в Руководстве для офисов министров и в Директиве о поездках Совета казначейства и в Специальных органах по поездкам.Целью этих директив является обеспечение возмещения разумных расходов, неизбежно понесенных во время поездок по государственным делам.

Правительство Канады оказывает гостеприимство в соответствии с правилами и принципами, изложенными в Руководящих принципах для министерств и Политике гостеприимства Министерства финансов. Цель политики состоит в том, чтобы гарантировать, что гостеприимство предоставляется экономичным и доступным способом, когда оно облегчает работу правительства или считается желательным из соображений вежливости и протокола.

Отчеты сотрудника

  • Жиру, Марк А., комиссар (со 2 июня 2017 г. по 1 декабря 2017 г.)
  • Терриен Джули, заместитель комиссара (со 2 июня 2017 г. по 1 декабря 2017 г.)
  • Жиру, Марк А., заместитель комиссара (с 1 марта 2005 г. по 21 июня 2017 г.)
  • Брукс, Уильям А., комиссар (с 15 августа 2011 г. по 14 августа 2016 г.)
  • Провеншер, Клод, комиссар (со 2 сентября 2008 г. по 31 августа 2010 г.)
Дата изменения:

Процедура 16-12 — Возмещение представительских расходов

Дата вступления в силу: 01.07.2019
Уполномочено: Административный комитет

1. ПРИМЕНИМОСТЬ

1.1 Настоящая Процедура применяется к возмещению представительских расходов, понесенных Принимающей стороной для университетской деятельности. Эта процедура дополняет Политику 21 – Возмещение физическим лицам расходов на деятельность университета.

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2.1 Университет проявляет гостеприимство, когда это служит интересам Университета, например, для улучшения отношений с общественностью и общественностью, а также для проведения мероприятий, посвященных выдающимся достижениям сотрудников и студентов Университета.

2.2 Мероприятия, проводимые в отелях или конференц-центрах, считаются крупными мероприятиями и мероприятиями. Организаторы таких мероприятий несут ответственность за то, чтобы все логистические и связанные с ними расходы соответствовали параметрам всех соответствующих политик, таких как Политика 36 – Закупка товаров и услуг, до проведения мероприятия. Эти мероприятия предварительно согласовываются с ответственным руководителем подразделения.

2.3 Представительские расходы, признанные неприемлемыми в соответствии с Политикой 21 и соответствующими процедурами, возмещению не подлежат.

2.4 По мере возможности Университет поощряет проведение крупных мероприятий на территории Университета; если мероприятия не могут быть проведены в кампусе, необходимо соблюдать Политику 36 – Закупки товаров и услуг в соответствии с ограничениями, установленными в Политике 21 Связанная процедура, Процедура 16-14 — Утвержденные ставки возмещения.

2.5 Настоящая Процедура применяется к мероприятиям, проводимым на территории кампуса, и к мероприятиям, не относящимся к описанным в разделе 2.2 настоящей Процедуры.

3. ДОКУМЕНТАЦИЯ В ПОДДЕРЖКУ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

3.1 Принимающая сторона должна предоставить в систему возмещения расходов Университета следующую информацию при запросе возмещения расходов на представительские расходы:

(i) детализированные поступления;
(ii) название любого другого источника, из которого получено или может быть затребовано возмещение расходов, если это применимо;
(iii) список имен каждого лица в группе, в отношении которой были понесены представительские расходы;
(iv) документы из поддающегося проверке источника (например, выписка по кредитной карте) для поддержки любых обменных курсов при изменении курса электронной системы возмещения; и
(v) любые другие подтверждающие документы или информацию, упомянутые в настоящей Процедуре.

3.2 Запрос на возмещение расходов на деловое гостеприимство университета не будет рассматриваться, если вышеуказанная документация не будет заполнена в полном объеме.

4. ЗАТРАТЫ

4.1 Стоимость гостеприимства университета должна быть разумной и может отражать следующие соображения:

  • (i) количество участников; и
  • (ii) предпринятые обстоятельства.

4.2 Подразделения, организующие деловой обед, ужин или другое развлекательное мероприятие, должны ограничить число сотрудников Университета и других участников только теми, кто, как ожидается, внесет непосредственный вклад в достижение бизнес-цели.

4.3 При планировании всех представительских функций необходимо учитывать руководящие принципы, касающиеся допустимого максимального возмещения на человека, изложенные в Процедуре 16-14 — Утвержденные ставки возмещения. Эти рекомендации не включают расходы на логистику и другие расходы, не связанные с питанием, но включают стоимость продуктов питания, прохладительных напитков и чаевых.

4.4 Деловые развлечения для лиц, не являющихся сотрудниками, должны быть ограничены стоимостью блюд и напитков, приготовленных в столовой отеля или ресторане аналогичного качества.Стоимость на человека будет считаться разумной, если она соответствует рекомендациям, изложенным в Процедуре 16-14 — Утвержденные ставки возмещения этой политики.

4.5 Руководитель Подразделения дает указание Подразделению сообщать о выявленных случаях представительских мероприятий, выходящих за рамки руководящих указаний в соответствии с Процедурой 16-14 – Утвержденные ставки возмещения, и сообщать о таких случаях ответственному вице-президенту.

5. ОГРАНИЧЕНИЯ НА РАСХОДЫ, ОТНОСЯЩИЕСЯ НА СЧЕТ УНИВЕРСИТЕТА

5.1 Следующие расходы являются неприемлемыми и не подлежат возмещению Университетом:

  • (i) расходы, считающиеся социальными по своему характеру;
  • (ii) представительские расходы, не отвечающие интересам Университета; и
  • (iii) политические мероприятия по сбору средств.

5.2 При проведении мероприятия или приема разумная стоимость алкоголя может быть возмещена, если потребление является номинальным и умеренным, не превышает стоимость еды и не ограничивается конкретным источником финансирования.За регулярные внутренние встречи с участием Сотрудников алкоголь не возмещается.

5.3 Университет не возмещает стоимость каннабиса или его производных веществ для целей гостеприимства.

6. ОГРАНИЧЕНИЯ ГОСТЕПРИИМСТВА

6.1 Представительские расходы, такие как напитки, угощения, экскурсии или другие развлечения, должны предоставляться только лицам, принимающим гостей Университета Оттавы. Обычно эту ответственность берет на себя руководитель подразделения.Другие сотрудники, выступающие в качестве принимающей стороны, должны быть одобрены руководителем их подразделения;

6.2 Безалкогольные напитки могут предлагаться Сотрудникам, которые должны работать во время «перерывов», иначе называемых «кофе-брейками», по обоснованию руководителя подразделения. Такое гостеприимство должно быть ограничено случаями формального характера, когда рассредоточение участников во время перерыва нежелательно. При выявлении таких случаев следует использовать управленческое усмотрение и должное внимание к экономии.

6.3. Работникам запрещается оказывать знаки гостеприимства во время встреч близких коллег, работающих вместе на регулярной основе, т.е. регулярные встречи команды.

7. ПРИЕМ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

7.1 Сотрудникам, которые участвуют в рабочих сессиях, продлевающих время приема пищи или выходящее за рамки обычного рабочего времени, может быть предложено гостеприимство.

7.2 Представительские расходы могут быть оказаны от имени Университета, когда Сотрудники участвуют в собраниях по планированию работы, ориентированной на программу, в заседаниях технического консультативного комитета или в конференциях департаментов, или когда сотрудники посещают мероприятия, на которых присутствуют гости, не являющиеся сотрудниками.

8. ГОСТЕПРИИМСТВО ОТ ИМЕНИ УНИВЕРСИТЕТА

8.1 Представительские расходы могут оказываться от имени Университета в следующих случаях, когда:

  • (i) обсуждение официальных вопросов проводится с лицами, не являющимися работниками Университета, в том числе собеседования с лицами, которых рассматривают для приема на работу в Университет, представителями других университетов, промышленности, общественных групп, семинаров или во время специальных мероприятий такие как публичные открытия;
  • (ii) лица, посещающие Канаду в качестве членов университетов, национальных или международных организаций, участвуют в деятельности, относящейся к деятельности Университета;
  • (iii) университет спонсирует официальные конференции, и другие университеты или внешние организации представлены;
  • (iv) престижная церемония (e.грамм. закладка краеугольного камня, инаугурация или открытие) происходит с участием высокопоставленных лиц и гостей;
  • (v) проводятся специальные мероприятия, такие как созывы, традиционные приемы, включая новогодний прием канцлера, и другие подобные мероприятия, утвержденные Президентом;
  • (vi) другие специальные мероприятия, направленные на повышение общественного имиджа Университета, утверждаются вице-президентом по внешним связям;
  • (vii) проводятся деловые завтраки, обеды или ужины, связанные с деятельностью университета или вопросами, представляющими особый интерес для университета; и
  • (viii) конференции, семинары, показы и аналогичные мероприятия, утвержденные руководителем подразделения или PI, в зависимости от обстоятельств, проводятся в рамках их соответствующего круга ведения.

9. ПЕРЕСМОТР, ИЗМЕНЕНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ

9.1 Заместитель вице-президента по финансовым ресурсам несет ответственность за анализ и интерпретацию настоящей Процедуры.

(канцелярия помощника вице-президента по финансовым ресурсам)

Страница не найдена – Регуляторный орган домов престарелых

Дом престарелых

В Онтарио более 700 лицензированных домов престарелых. Позвольте нам помочь вам найти тот, который подходит именно вам.


Статус дома

Найдите в базе данных домов престарелых полную историю соблюдения домом престарелых Закона.

Подробнее

Типы домов

Если вы никогда не жили в доме престарелых или не нуждались в долгосрочном уходе , вы можете не знать о разнице между ними. Это то что тебе нужно знать.

Подробнее

Я не знаю, с чего начать

Здесь мы предоставим инструменты, которые помогут вам в исследованиях.

Подробнее

Шаги для получения лицензии

Начните процесс лицензирования и узнайте, что вам потребуется для подачи заявки.


Рекомендации

С 1 июля 2012 г. дома, которые соответствуют определению «дом престарелых» в Законе, должны иметь лицензию от RHRA для работы.

Подробнее

Процесс

Чтобы помочь вам в процессе подачи заявки, RHRA составило Руководство для заявителей.Руководство знакомит вас с формами, подтверждающими документами и сборами, которые необходимо предоставить.

Подробнее

Сборы

Прежде чем подавать заявку, ознакомьтесь с таблицей сборов на 2018 год.

Подробнее

Жалобы и сообщения о вреде

Сообщение о причинении вреда является общей обязанностью. О некоторых ситуациях, связанных с причинением вреда или риском причинения вреда любому жителю, необходимо немедленно сообщать по закону.Вот как сообщить о вреде или потенциальном вреде.


Как подать отчет

Узнайте, что представляет собой вред и что вам нужно делать, если вы видите или подозреваете вред.

Подробнее

Процесс RHRA

Узнайте, что происходит после составления отчета.

Подробнее

Обязательная отчетность

Что вы должны сообщить и почему.

Подробнее

Дополнительная информация о RHRA

Поймите нашу роль, за что мы выступаем и как мы применяем «Закон».


Институциональная политика: F-03 | Школа остеопатической медицины Западной Вирджинии

F 03-1. Орган

Западная Вирджиния, код § 18B-1-6

Ф 03-2. Общие положения

2.1

Представительские расходы определяются как расходы на прохладительные напитки, обеды, ужины и связанные с ними расходы в связи с семинаром или конференцией, официальными мероприятиями президента школы, одобренными студенческими мероприятиями и официальными встречами.

2,2

Запрещается расходование средств учреждения на алкогольную продукцию.

2,3

Развлекательные мероприятия, аренда помещений и другие услуги, включенные в утвержденную функцию, являются договорными услугами, а не представительскими.

Ф 03-3. Процедура

3.1

Все представительские мероприятия должны иметь заполненную форму гостеприимства/мероприятия, прикрепленную к форме заказа материалов, и должны быть утверждены заранее. Мероприятия или мероприятия, проводимые без предварительного согласования, будут считаться личными расходами, и оплата станет обязанностью сотрудника, который уполномочивает поставщика(ов) предоставлять услуги и/или товары для этого мероприятия.

3,2

Не предполагается, что работники, занимающиеся повседневными делами, должны будут нести расходы на питание или другие представительские расходы с участием других работников в качестве расходов своей бюджетной единицы. Однако следующие ситуации представляют собой допустимые обстоятельства, при которых расходующая единица может нести расходы, связанные с работниками; хотя даже в этих ситуациях необходимо проявлять особую осторожность и здравый смысл:

3.2.1

Сотрудники, встречающиеся с персоналом из других географических регионов для конкретной деловой цели.

3.2.2

Встреча сотрудников с кандидатом на вакансию в Школе. Эти расходы не должны быть в личных или социальных целях.

3.2.3

Поощрение или мероприятия для сотрудников, когда такие функции или мероприятия прямо адресованы и специально разрешены Президентом.

3,3

Утверждение будет предоставлено, если расходы будут определены как справедливое и законное использование государственных средств или средств, находящихся в ведении государства.

3,4

Приемы в связи с выходом на пенсию, прощальная вечеринка/душ, награждение сотрудников и приемы сотрудников/преподавателей для отдельных лиц или отдельных программ считаются нецелевым использованием государственных средств. Аналогичным образом не рекомендуется проводить встречи сотрудников за обедом/ужином для ведения бизнеса.

Ф 03-4. Определения гостеприимства P-Card

4.1

Представительские расходы определяются штатом Западная Вирджиния как «еда, безалкогольные напитки и связанные с ними расходы на прием гостей расходной единицей правительства штата для конкретного мероприятия или мероприятия, связанного с ведением государственных дел.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.