Документ функции: Функции документа — ДОУ и архивоведение

Содержание

1. Документ и его функции

Тема 1. ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Вопрос I. Документ и его функции

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т. д. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную.

«Тема 13. Применение мер пресечения» — тут тоже много полезного для Вас.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений с целью проверки соответствия на­блюдаемого объекта необходимому состоянию и т. д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

3.1. Общие понятия / КонсультантПлюс

3.1. Общие понятия

1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

Аннотация

В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

  • В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.

  • Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

    Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и личной информации других категорий.

  • Результатом слияния являются выходные документы. Текст всех выходных документов может быть одинаковым, но возможно форматирование отдельных документов.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

  • В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».

  • Все имена полей должны быть уникальными.

  • В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.

  • В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2.

Настройка основного документа
  1. В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

    В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем щелкните Пошаговый мастер слияния.

  2. В списке Выбор типа документа выберите Письма.

    Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в стандартном письме будут одинаковыми для всех версий.

  3. Нажмите кнопку Далее. Открытие документа.

  4. Выполните одно из следующих действий.

    • Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

      После этого можно будет ввести письмо в окне документа или подождать, пока мастер не предложит сделать это.

    • Начать с шаблона. Для этого выполните следующие действия.

        Щелкните Шаблон.

      1. Щелкните Выбор шаблона.

      2. На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.

    • Начать с существующим документом. Для этого выполните следующие действия.

        Щелкните Существующий документ.

      1. В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.

      2. Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

  5. Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.

Шаг 3. Указание источника данных Excel

  1. В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.

  2. Нажмите кнопку Обзор.

  3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

    По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».

  4. Нажмите кнопку Открыть.

  5. Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.

  6. Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.

Шаг 4. Выбор получателей

  1. В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

    • Укажите получателей с помощью флажков.

      Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

      Примечание. Если известно, что в слияние необходимо включить большую часть получателей в списке, щелкните Выбрать все, затем снимите флажки для определенных получателей. Аналогично, если необходимо включить только несколько записей в списке, щелкните Очистить все, затем выберите нужные записи.

    • Сортировка элементов списка.

      Этот способ используется в том случае, когда необходимо расположить элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому необходимо выполнить сортировку. Например, при необходимости отображения списка в алфавитном порядке с сортировкой по фамилии щелкните заголовок столбца Фамилия.

    • Фильтрация элементов списка.

      Этот способ используется в том случае, если в списке содержатся записи, для которых отображение или включение в слияние не требуется. После фильтрации списка можно включить или исключить записи, используя флажки, как описано в предыдущем разделе. Для фильтрации списка выполните следующие действия.

      1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.

      2. Щелкните один из следующих параметров:

        • (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.

        • (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.

        • Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.

    • В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).

    Примечания.

    • Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.

    • Нажмите кнопку OК для возврата к мастеру слияния.

      Программа Word будет использовать получателей, назначенных для слияния.

    • Нажмите кнопку Далее. Создание письма.

Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

  1. В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.

  2. Вставьте один из следующих параметров.

    • Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.

      1. Щелкните Блок адреса.

      2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

      3. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

    • Щелкните Строка приветствия.

    • Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.

    • Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.

    • Нажмите кнопку ОК.

    • Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

  • Другие поля с информацией:

    1. Выполните одно из следующих действий.

      • Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.

      • Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.

    2. В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.

    3. Щелкните Вставить, а затем Закрыть.

    4. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

      Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.

  • Электронная почтовая марка.

    Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.

    1. Щелкните Почтовая марка.

      Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:

      Печать электронных почтовых марок
      http://office. microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

    2. Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.

  • Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.

    1. В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.

      Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).

    2. Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.

      • Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.

      • Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например { MERGEFIELD City }, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

    Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

    26 февраля 2002 г.

    AddressBlock

    GreetingLine

    Введите сообщение.

    С уважением,

    Введите свое имя.

  • Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

    На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

    Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

    Изменение формата объединенных данных

    Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

    1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (<< >>).

    2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

      В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.

    Форматирование с помощью кодов полей

    Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

    Ниже приведены примеры использования ключей.

    • Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).

    • Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).

    • Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).

    Шаг 6. Сохранение документа

    Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

    1. В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

      В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Сохранить как.

    2. Укажите имя документа и нажмите кнопку Сохранить.

    3. Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

      При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

      Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

      26 февраля 2002 г.

      Александр Демидов
      ул. Морская, 124
      Пенза, 140052

      Уважаемый Александр Демидов!

      Введите сообщение.

      С уважением,

      Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

      • Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.

      • Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

      При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

      • Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.

      • Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

      Шаг 8.

      Завершение слияния

      Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

      Персонализация отдельных писем

      Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

      1. Щелкните Изменить часть писем.

      2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.

      3. Нажмите кнопку ОК.

        Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.

      4. Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.

      5. Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.

      Печать писем

      Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

      • Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.

        1. В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

          В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.

        2. Выберите нужные параметры.

      • При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.

        1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.

        2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

          • Для печати всех документов щелкните Все.

          • Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

          • Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

        3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

      Сохранение объединенных писем для последующего использования

      При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

        Щелкните Изменить часть писем.

      1. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

        • Для объединения всех документов щелкните Все.

        • Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

        • Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

      Ссылки

      Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

      318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

      318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

      318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

      294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

      290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

      294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

      294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

      294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

      Использование функции «Разметка» на iPhone, iPad или iPod touch

      С помощью функции «Разметка» можно редактировать снимки экрана и фотографии, регулировать уровень прозрачности и толщину текста, а также подписывать документы в формате PDF.

      Программы и функции, в которых используется функция «Разметка»

      Ниже перечислены некоторые программы, в которых используется функция «Разметка», и инструкции по началу работы с ней.

       

      Почта

      1. Откройте программу «Почта» и нажмите кнопку создания сообщения , чтобы написать новое сообщение, или ответьте на любое другое.
      2. Нажмите в любой части сообщения и коснитесь значка в виде серой стрелки или нажмите «Ввод», чтобы открыть панель форматирования. Вы можете также нажать в любой части сообщения, коснуться курсора и выбрать «Вставить фото/видео» или «Добавить документ». Может потребоваться нажать значок в виде стрелки , чтобы прокрутить доступные варианты.
      3. Нажмите кнопку камеры или документа , а затем выберите фотографию или файл PDF, которые нужно вложить или разметить.
      4. Нажмите вложение, затем нажмите значок в форме серой стрелки . Нажмите кнопку разметки для добавления разметки. Нажмите кнопку плюса , чтобы добавить подпись, текст и т. д.
      5. Нажмите «Готово» и отправьте сообщение.

       

      Фото

      1. Откройте программу «Фото» и выберите нужную фотографию.
      2. Нажмите «Изменить», затем нажмите кнопку разметки . Нажмите кнопку добавления , чтобы добавить текст, фигуры и другие элементы.
      3. Нажмите «Готово», а затем — снова «Готово».

       

      Рисуйте с помощью функции «Разметка»

      Выбрав инструмент «Разметка», например ручку, маркер или карандаш, можно выбрать цвет и начать рисовать.  Чтобы изменить прозрачность цвета, выберите тот же инструмент, а чтобы изменить толщину линий — другой. Можно также нажать кнопку цвета , чтобы изменить оттенок цвета.

      Перемещайте рисунок

      Нарисовав что-либо, вы можете переместить рисунок. Нажмите кнопку лассо , обведите рисунок, который нужно переместить, и перетащите его в нужное место.

      Стирайте и редактируйте рисунки

      Чтобы изменить рисунок, нажмите кнопку ластика и потрите пальцем область, которую необходимо стереть. Можно также отменить любое действие разметки с помощью кнопки отмены действия . Если вы случайно отменили разметку, можно встряхнуть устройство и нажать кнопку «Повторить».

      Добавляйте текст, подписи, лупы и фигуры

      Нажмите кнопку добавления для выбора других инструментов разметки:

       

      Нажмите кружок, чтобы выбрать цвет текста, затем нажмите кнопку форматирования , чтобы выбрать шрифт, размер и расположение текста.

       

      Быстро добавляйте или создавайте подписи в документах.

      Перетяните лупу на нужное место и измените ее размер с помощью синей точки, а затем передвигайте зеленую точку, чтобы увеличить или уменьшить степень увеличения.

      Нажмите фигуру, чтобы добавить ее в снимок экрана, на фотографию или файл PDF. Затем перетащите фигуру в нужное место и с помощью синих точек измените ее размер и форму. Чтобы изменить изгиб стрелки и вид текстового облачка, перемещайте зеленые точки.

      Дополнительные возможности функции «Разметка»

      Дата публикации: 

      Документы | Минстрой России

      Документы | Минстрой России Приказ Минстроя России от 30 ноября 2017 г. № 1601/пр «Об организации в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации работы по формированию, ведению и утверждению общероссийского базового (отраслевого) перечня (классификатора) государственных и муниципальных услуг, оказываемых физическим лицам, федерального перечня (классификатора) государственных услуг, не включенных в общероссийский базовый (отраслевой) перечень (классификатор) государственных и муниципальных услуг, оказываемых физическим лицам, и работ, оказание и выполнение которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, реестра участников бюджетного процесса, а также, юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса, общих требований к нормам затрат и значений натуральных норм, базовых нормативов затрат и отраслевых корректирующих коэффициентов для государственных услуг, а также проектов государственных заданий на оказание государственных услуг (выполнение работ)»

      Удобные функции печати | OKI

      При необходимости можно печатать документ в прямом или обратном порядке.

      При использовании выходного лотка распечатки укладываются в прямом порядке.

      При использовании заднего выходного лотка распечатки укладываются в обратном порядке.

      Примечание
      • Если задний выходной лоток закрыт, распечатки выводятся в выходной лоток.

      • Данная функция не доступна с драйвером принтера Windows PCL.

      Для драйвера принтера Windows PS (C834/C844/ES8434)

      1. Откройте файл для печати.

      2. В меню [Файл] выберите [Печать].

      3. Нажмите [Настройки].

      4. На вкладке [Layout (Макет)] в разделе [Page Order (Порядок страниц)] выберите [Back to Front (С последней по первую)].

      5. При необходимости измените другие параметры, а затем нажмите [ОК].

      6. На экране [Печать] нажмите [Печать].

      Заметка
      • Если параметр [Page Order (Порядок страниц)] не отображается, откройте папку «Папка принтера», щелкните правой кнопкой мыши значок [OKI C844 PS], выберите [Printer properties (Свойства принтера)] > вкладку [Advanced (Расширенные)], а затем установите флажок [Enable advanced printing features (Включить расширенные функции печати)].

      Для Mac

      1. Откройте файл для печати.

      2. В меню [Файл] выберите [Печать].

      3. На панели [Обработка бумаги (Paper Handing)] в меню [Page order (Порядок страниц)] выберите параметр [Reverse (Обратная подача)].

      4. При необходимости измените другие параметры, а затем нажмите [Печать].

      Заметка
      • Если в диалоговом окне печати не отображаются сведения о настройке параметров, щелкните [Show Details (Показать подробности)] внизу диалогового окна.

      Возможности «Гугл-документов»: полезные функции инструмента

      Google Docs — это онлайн-версия привычных Word и Pages, но с большими возможностями.

      Дмитрий Шаров

      работает в гугл-документах

      Профиль автора

      В «Гугл-документах» можно смотреть историю изменений, отправлять файл ссылкой, работать в одном документе всей командой и забыть про сохранение: правки никуда не денутся, даже если выключить компьютер во время работы с онлайн-документом.

      Смотрите, что умеет этот сервис.

      Узнать значение слова без новых вкладок

      Windows: Ctrl + Shift + Y
      MacOS: ⌘ + Shift + Y

      Чтобы узнать значение, нужно установить курсор на любую букву слова и одновременно нажать три кнопки. Функция работает и с английскими словами, правда, значение выдает на языке оригинала.

      Если нужно не значение, а перевод, выберите «Инструменты» → «Перевести документ». В этом случае создастся копия документа с переводом от Google Translate. Доступен перевод на 103 языка.

      Определение слова выводится в правой части экрана. Это защищает от «загулов» по интернету после словаря или сайта-переводчика Мы перевели в гугл-документах первый абзац книги про Гарри Поттера. Это обычный машинный перевод, но он помогает уловить суть непонятного текста

      Сделать скопированный текст единообразным

      Windows: Ctrl + \
      MacOS: ⌘ + \

      Когда для материала нужно собирать и вставлять фрагменты текста из других источников, долгое форматирование раздражает. Приходится вручную убирать отступы перед и после абзаца, менять цвет фона, шрифт и кегль. Всего этого можно избежать одним действием.

      Чтобы текст вернулся к исходному форматированию, нужно выделить инородный фрагмент и нажать Ctrl + \.

      Мы скопировали интересные задачки с двух разных сайтов: оформление получилось разномастным. С помощью команды «Ctrl + \» привели текст в порядок: теперь везде шрифт Arial черного цвета и 11 кегля

      Найти картинку не выходя из документа

      Windows и MacOS: «Вставить изображение» → «Найти в интернете»

      Когда я готовлю статью, у меня в одной вкладке открыты «Яндекс-картинки». Если мне нужна иллюстрация, то я ищу ее там, сохраняю на компьютер и вставляю в документ.

      Но есть способ проще: нужно выбрать «Поиск в Интернете» в меню вставки изображения и двойным нажатием добавить картинку сразу в текст.

      Справа появляются разные картинки по запросу — можно выбрать и быстро вставить любую

      Надиктовать текст

      Windows: Ctrl + Shift + S
      MacOS: ⌘ + Shift + S

      Когда нужны свободные руки, можно превратить «Гугл-документы» в личного секретаря, который запишет текст под диктовку.

      Для этого нужно открыть документ в браузере «Гугл-хром», нажать три клавиши, кликнуть на появившийся значок микрофона и надиктовать текст. Если микрофон не включается, проверьте настройки звукового входа на компьютере: в «Системных настройках» на Мак и в «Панели управления» в Windows. Если вы расшифровываете диктофонные записи, вместо многочасовой работы можно просто поднести запись к микрофону.

      Чтобы проверить, как гугл распознает речь и переводит ее в текст, мы включили радио и поднесли динамик к микрофону ноутбука. Диктор говорил быстро, но программа справилась — распознала все слова

      Создать документ по шаблону

      Windows и MacOS: коллекция шаблонов

      Чтобы не тратить время на верстку типовых документов, есть готовая коллекция шаблонов. Например для резюме, рассылки по электронной почте, презентации проекта, рекламной брошюры, доклада и делового письма.

      В шаблонах уже настроены отступы, шрифты, плашки, разделители и места под изображения.

      Готовый шаблон заполнен «рыбным» текстом. Он помогает представить, как будет выглядеть документ, и подсказывает, что где писать

      Не перепечатывать текст со скрина

      Windows и MacOS: следовать инструкции

      Вот как быстро перевести нарисованные символы в текст:

      1. Открыть Google Drive.
      2. Перетащить картинку или pdf-файл в «Гугл-драйв», как в папку на компьютере.
      3. Нажать на файл правой кнопкой мыши и выбрать «открыть с помощью Google Docs».

      Чтобы не перепечатывать текст со скриншота или pdf вручную, его можно загрузить в «Гугл-драйв» и открыть в «Гугл-документах». Это бесплатное файловое хранилище от Гугл, где можно хранить все онлайн-документы и другие файлы. Сервис добавит картинку в новый документ, а ниже вставит символы, которые получится распознать.

      Мы добавили в «Гугл-драйв» скрин шаблона. Текст с картинки получилось распознать со стопроцентной точностью

      Не скролить большой документ

      Windows и MacOS: «Вставка» → «Закладка»

      Если у вас большой документ, а показать нужно определенный фрагмент текста, то поможет закладка. Добавить ее в начало абзаца можно в меню «Вставка».

      После этого останется скопировать адрес закладки и переслать ее.

      По ссылке вы сразу попадете на нужный абзац

      Поставить задачу

      Windows: Ctrl + Alt + M
      MacOS: ⌘ + Option + M

      Если вы работаете с документом в команде, можно оставить комментарий с задачей для коллег.

      Для этого нужно добавить комментарий комбинацией клавиш и в появившемся окне через @ или + написать почту нужного человека. Ему на почту придет письмо с оповещением, а после выполнения задачи он отметит комментарий как выполненный.

      В окне комментария отмечаем, кто и что должен сделать В почте исполнителя появляется письмо с текстом задачи и ссылкой на документ

      Редактировать изображение

      Windows и MacOS: «Выделить картинку» → «Параметры изображений»

      В «Гугл-документах» есть встроенный редактор изображений. Он не конкурент «Фотошопу», но справится с простыми задачами. Например, можно настроить яркость, контраст и прозрачность, добавить рамку, обрезать изображение и изменить цветовую палитру.

      Здесь не получится профессионально обработать фотографию, только изменить цвет и размер

      Научить «Гугл-документы» правильным словам

      Windows и MacOS: «Инструменты» → «Настройки» → «Замены»

      Кроме стандартного исправления опечаток автозамена в «Гугл-документах» помогает вводить сложные символы.

      Так, три точки превращаются в многоточие, два минуса (—) и знак «больше» (>) сливаются в стрелочку (→), написанная через косую черту (/) дробь принимает вид ½, а буква «c» в скобках становится значком ©. Все варианты замен можно посмотреть в настройках инструментов.

      Можно настроить нужные именно вам автозамены. Например, навсегда вывести из речи слово «евоный» или автоматически менять «взрыв» на «хлопок»

      Расширить функционал

      Windows и MacOS: Маркетплейс Google

      Кроме стандартных функций есть сервисы сторонних разработчиков. По сути, это приложения, которые расширяют функционал «Гугл-документов».

      Например, есть редактор документов MS Office: по умолчанию вордовские и экселевские файлы можно только открывать в «Гугл-документах», а этот плагин позволяет их изменять. Для переноса верстки документа в админку сайта используйте «Вордпресс», для создания красивых диаграмм, таблиц и майнд-карт — draw.io.

      Так выглядит окно магазина дополнений для «Гугл-документов»

      Научить «Гугл-документы» новым командам

      Windows и MacOS: редактор скриптов Google Apps Script

      Высший уровень использования «Гугл-документов» — создание собственных инструментов. Для этого есть сервис Google Apps Script, который работает на основе JavaScript. В нем можно создавать собственные приложения, которые помогут изменять файлы и настраивать «Гугл-документы» под себя.

      Как вести бюджет

      Чтобы на все хватало и даже оставалось. Дважды в неделю рассказываем в нашей рассылке

      Для тех, кто только знакомится с программированием, есть бесплатные курсы, а для тех, кто знает, как работает JS, — краткое руководство.

      Этот код подгружает количество просмотров ролика на ютубе в эксель. Подробнее — в видеоинструкции

      Когда сотрудник учится чему-то новому, он начинает работать лучше и быстрее. Хорошо, если руководитель это замечает и повышает зарплату. Вот что еще может пригодиться:

      1. Выучить английский язык.
      2. Пройти онлайн-курс.
      3. И посчитать, какой зарплаты вы достойны.

      Документ JavaScript DOM


      Объект документа HTML DOM является владельцем всех других объектов на вашей веб-странице.


      Объект документа HTML DOM

      Объект документа представляет вашу веб-страницу.

      Если вы хотите получить доступ к любому элементу на HTML-странице, вы всегда начинаете с доступа к объект документа.

      Ниже приведены несколько примеров того, как вы можете использовать объект документа для доступа и манипулировать HTML.


      Поиск элементов HTML

      Метод Описание
      документ. getElementById ( идентификатор ) Найти элемент по идентификатору элемента
      document.getElementsByTagName( имя ) Поиск элементов по имени тега
      document.getElementsByClassName( имя ) Поиск элементов по имени класса

      Изменение элементов HTML

      Собственность Описание
      элемент .innerHTML =  новый HTML-контент Изменить внутренний HTML элемента
      элемент .Атрибут = новое значение Изменить значение атрибута элемента HTML
      элемент .стиль. свойство = новый стиль Изменить стиль элемента HTML
      Метод Описание
      элемент .setAttribute (атрибут, значение) Изменить значение атрибута элемента HTML

      Добавление и удаление элементов

      Метод Описание
      документ. createElement( элемент ) Создать элемент HTML
      document.removeChild ( элемент ) Удалить элемент HTML
      document.appendChild ( элемент ) Добавить элемент HTML
      document.replaceChild( новый, старый ) Заменить элемент HTML
      документ.запись ( текст ) Запись в поток вывода HTML


      Добавление обработчиков событий

      Метод Описание
      документ.getElementById( id ).onclick = function(){ код } Добавление кода обработчика события к событию onclick

      Поиск объектов HTML

      Первый уровень HTML DOM 1 (1998 г.) определил 11 объектов HTML, коллекций объектов и свойств. Они по-прежнему действительны в HTML5.

      Позже, в HTML DOM Level 3, было добавлено больше объектов, коллекций и свойств.

      .
      Собственность Описание ДОМ
      документ.анкеры Возвращает все элементы , имеющие атрибут имени 1
      документ.апплеты Устарело 1
      документ.baseURI Возвращает абсолютный базовый URI документа 3
      документ.корпус Возвращает элемент 1
      документ.cookie Возвращает файл cookie документа 1
      документ.тип документа Возвращает тип документа 3
      документ.элемент документа Возвращает элемент 3
      документ.режим документа Возвращает режим, используемый браузером 3
      документ.documentURI Возвращает URI документа 3
      документ. домен Возвращает доменное имя сервера документов 1
      документ.домКонфиг Устарело. 3
      документ.встраивает Возвращает все элементы 3
      документ.формы Возвращает все элементы
      1
      документ.заголовок Возвращает элемент 3
      документ.изображения Возвращает все элементы 1
      документ.реализация Возвращает реализацию DOM 3
      документ.inputEncoding Возвращает кодировку документа (набор символов) 3
      документ.последнее изменение Возвращает дату и время обновления документа 3
      документ.ссылки Возвращает все элементы и , имеющие атрибут href 1
      документ. готовое состояние Возвращает статус (загрузки) документа 3
      документ.реферер Возвращает URI реферера (ссылающегося документа) 1
      документ.скрипты Возвращает все элементы

      Рубрики