Функциональные обязанности делопроизводителя: Должностная инструкция делопроизводителя | Должностные обязанности делопроизводителя, образец должностной инструкции делопроизводителя — Rabota.ru

Должностная инструкция делопроизводителя | Должностные обязанности делопроизводителя, образец должностной инструкции делопроизводителя — Rabota.ru

Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя — человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1. 1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций
 

Должностная инструкция делопроизводителя 2021 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

 

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

 

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2021 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

Утверждаю

_________________________
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, _________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно-правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция
делопроизводителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
— основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные вопросы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3. 7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.9. ______________________________________________________________.

IV. Права

Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. ______________________________________________________________.

V. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

» » _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

_____________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

» » ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

» » _____________ 20__г.

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее – Компания).

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины.
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1. 6. Делопроизводитель должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.7. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности делопроизводителя.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:

4. 1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы делопроизводителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем – регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы делопроизводителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ “____” _______ 20__ г.

(подпись)

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию

Должностная инструкция делопроизводителяzip

Вы можете скачать должностную инструкцию делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию бесплатно. Должностные обязанности делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию

 

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

           

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ

 

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

 

    

1. Общие положения

      1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность и делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию _____________________ (далее – «предприятие»).                                                                                            Название учреждения

     1.2.На  должность  делопроизводителя,  ответственного  за  входящую корреспонденцию, принимается лицо с  начальным профессиональным образованием (требований к  стажу  работы нет),  или  средним (полным)  общим  образованием  и  специальной  подготовкой по установленной программе (требований к стажу работы нет).

     1.3.Назначение  на  должность  и  освобождение  от нее производится по приказу руководителя предприятия по представлению ______________________________________

                                                                                 (заведующего канцелярией,

__________________________________________________________________________________ начальника отдела документационного обеспечения)

     1.4.Делопроизводитель,  ответственный  за входящую корреспонденцию, находится в подчинении у  ____________________________________________________________________.

                        (заведующего канцелярией,  начальника  отдела документационного обеспечения)

     1.5.В период   отсутствия  делопроизводителя,  ответственного  за входящую корреспонденцию,  (отпуск,  болезнь  и  пр.)   его   обязанности возлагаются на лицо,   назначенное   руководством   предприятия, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность  за  должное выполнение возложенных на него обязанностей.

     1.6. Делопроизводитель,  ответственный за входящую  корреспонденцию, должен знать:

     -стандарты унифицированной системы  организационно-распорядительной документации;

     -правила внутреннего трудового распорядка;

     -порядок   контроля     прохождения   служебных   документов  и материалов;

     -основы организации труда;

     -нормативные   правовые   акты,   положения,   инструкции,   другие руководящие материалы  и  документы  по   ведению   делопроизводства   на предприятии;

     -основные     положения     Единой     государственной      системы делопроизводства;

     -структуру предприятия и его подразделений;

     -правила эксплуатации вычислительной техники;

     -правила и нормы охраны труда.

     1.5.Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

     -положением о ________________________________________________________________.

                       (канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении)

     -инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

     -настоящей должностной инструкцией.

 

2. Должностные обязанности

     Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию обязан:

     2.1.Обеспечивать  контроль    передачи   указанных   документов руководству и исполнителям.

     2.2.Передавать   заведующему    канцелярией    (начальнику    отдела документационного обеспечения)         корреспонденцию,         требующую предварительного просмотра.

     2.3.Выполнять работы  по  учету  и  регистрации  корреспонденции, поступающей на предприятие из  органов  государственной  власти,  органов местного самоуправления, банков и других организаций.

     2.4.Направлять  документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформлять регистрационные карточки или создает банк данных.

     2.5.Формировать документы и дела по закрепленному участку работы и  в соответствии с утвержденной номенклатурой.

     2.6.Осуществлять подготовку документов к  последующему  хранению  и использованию (экспертиза ценности,  оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

     2.7.Вести картотеку прохождения документов,  осуществлять контроль их  исполнения,  выдает  необходимые  справки  по  зарегистрированным документальным материалам.

     2.8.Осуществлять контроль (с проставлением необходимых  отметок  на карточках) за  прохождением  и  своевременным  возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату  в  канцелярию  (отдел  документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

     2.9.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

     2.10.Принимать участие  в  проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

     2.11.Выполнять    отдельные   поручения   заведующего   канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

 

3. Права

     Делопроизводитель, ответственный за входящую  корреспонденцию, вправе:

     3.1.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и  заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению  деятельности  подразделения,  форм  и  методов   работы   с документами.

     3.2.Запрашивать  от  исполнителей  информацию   о   прохождении   и окончательном исполнении документов.

     3.3.В пределах своей компетенции сообщать _________________________

                                                                                    (заведующему канцелярией,

_________________________________________________________________________

            начальнику отдела документационного обеспечения)

обо всех   недостатках    в    деятельности    предприятия    (структурного подразделения, отдельных  работников),  выявленных  в процессе исполнения

своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

     3.4.Подписывать   и   визировать   документы   в   пределах   своей компетенции.

     3.5.Требовать от  руководства  предприятия  оказания  содействия  в исполнении обязанностей,    предусмотренных     настоящей     должностной инструкцией.

 

4. Ответственность

     Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, ответственен за:

     4.1.Правонарушения,  совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных  уголовным, административным и гражданским законодательством Российской Федерации рамках.

     4.2.Причинение материального ущерба — в  пределах,  определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

     4.3. Недолжное  выполнение или невыполнение  своих должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной   инструкцией  в определенных трудовым законодательством Российской Федерации рамках.

     4.4.Делопроизводитель,  ответственный за входящую  корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

     -формирование документов  в  дела  в  соответствии  с  утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

     -состояние   учета  и   регистрации   документов,  указанных в п.1  раздела 2  настоящей должностной инструкции.

 

 

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

 

                                                                                                00.00.201_г.

 

 

 

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                               

                                                                                                     00.00.20__г.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации – образец 2020 и 2021

Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — это эксперт по обработке любых документов. Количество бумаг, корреспонденции, документов растет, поэтому нужен работник, который готов заниматься движением бумаг от прихода до архивации. Отвечая на вопрос, какие должностные обязанности делопроизводителя в организации, обозначим, что зачастую это не только ведение документооборота, но и задачи офис-менеджера или секретаря-референта. В крупных организациях на этих должностях работают разные специалисты.

Должностная инструкция

В должностной инструкции излагается то, что входит в обязанности делопроизводителя в организации. Она утверждается на основании Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) и Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В справочнике изложены требования:

• какие обязанности у делопроизводителя;
• к знаниям, которыми необходимо обладать делопроизводителю;
• к квалификации.

Должностная инструкция разрабатывается для каждой профессии самостоятельно работодателем с учетом специфики производства и состоит из пяти разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Обязанности специалиста по делопроизводству.
4. Права.
5. Ответственность.

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

• коммуникабельность;
• ответственность;
• грамотность;
• терпеливость;
• усидчивость;
• внимательность;
• самоорганизация.

Функции

Функциональные обязанности делопроизводителя на предприятии регламентируются профстандартом, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Стандарт необходим для четкого понимания требований к профессии, чтобы не возникало конфликтных ситуаций по поводу завышенных требований к работнику:

• организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
• организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
• организация работы с документами и текущего хранения документов;
• составление и оформление управленческой документации;
• организация обработки дел для последующего хранения;
• организация работы и хранения документов в приемной руководителя.

Обязанности

Чтобы понять, кто такой делопроизводитель и какие у него обязанности на работе, необходимо обратиться к должностной инструкции. Каждый работодатель имеет возможность самостоятельно разрабатывать должностные инструкции для работника, которые зависят от величины компании и от специфики производства. В маленьких фирмах, которые не имеют возможности позволить себе большой штат работников, делопроизводитель совмещает несколько должностей одновременно:

• офис-менеджер;
• секретарь-референт;
• секретарь-делопроизводитель;
• помощник руководителя.

Например, что входит в обязанности секретаря-делопроизводителя:

• встречать и провожать посетителей;
• отвечать на звонки;
• обеспечивать канцелярией и вести учет расходов на нужды офиса;
• организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
• организовывать переговоры, совещания и конференции.

В крупных фирмах должность делопроизводителя подразумевает отдельную штатную единицу, но там объем и поток документооборота значительно выше. Что входит в обязанности делопроизводства, можно посмотреть на примере ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• создание, получение, проектирование документа на начальном этапе;
• документооборот, что означает начало движения документа по инстанциям, его учет, регистрация и формирование;
• архивация, что подразумевает организацию хранения и ведение архива.

Права

Права — это то, что есть у работника, чтобы выполнять непосредственные обязанности. Общие должностные обязанности делопроизводителя предусматривают права:

• вносить вышестоящему начальству предложения по оптимизации труда и улучшению условий работы;
• получать полную информацию об условиях труда и требовать выполнения всех договоренностей и прав;
• ставить подпись на документах в рамках своей компетенции;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• требовать от руководства способствования и помощи в исполнении обязанностей.

Ответственность

Должностные обязанности в делопроизводстве подразумевают, что работник несет дисциплинарную, административную и иногда уголовную ответственность:

• за превышение своих полномочий;
• причинение убытков предприятию, порчу имущества и причинение вреда — на основании действующего законодательства;
• нарушение правил техники безопасности и трудовой дисциплины;
• разглашение коммерческой тайны;
• ненадлежащее исполнение рабочих функций в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
   • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
   • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
   • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
   • принципов составления аналитических документов по документообороту;
   • должностной структуры компании;
   • действующих системы электронного оборота документов в компании;
   • ведения базы данных документов компании;
   • типовых сроков и принципов обращения с документами;
   • требований к сохранности и хранению документации;
   • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
   • норм архивирования документов;
   • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
   • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
   • действующими законами;
   • положениями данной инструкции;
   • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
8. Дает справки по документам компании.
9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

• Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
• Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
• Права — дается перечень прав специалиста.
• Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

• категорию, к которой относится делопроизводитель;
• требования по квалификации;
• кому он подчиняется;
• кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

примеров обязанностей и ответственности генерального секретаря | Работа

Автор: Chron Contributor Обновлено 11 марта 2021 г.

Организация эффективно функционирует на основе четко определенных заданий, предоставленных ее работникам. Менеджеры наблюдают за подчиненными, продавцы продают товары и услуги, а дворники убирают офисы. Это по-прежнему оставляет много разных задач, которые обычно не входят в чьи-либо должностные обязанности. Генеральные клерки берут на себя эти задачи, чтобы поддержать сотрудников выше их в иерархии офиса.

Обязанности главного офисного клерка

Как следует из названия, обычные клерки выполняют широкий спектр административных задач, таких как заполнение документов, ответ на телефонные звонки и копирование документации, согласно O * NET. Их обязанности различаются в зависимости от отрасли и могут меняться ежедневно. Например, в магазинах розничной торговли обычные клерки могут обрабатывать заказы ежедневно, еженедельно сортировать платежи и проводить инвентаризацию каждые три месяца. В бухгалтерской фирме офисные клерки могут проводить платежи, проверять записи в базе данных или редактировать финансовые отчеты.Общие клерки обычно работают под руководством старших клерков или непосредственно под руководством администраторов, таких как офис-менеджеры.

Обязанности по обработке информации

Большая часть работы обычных клерков связана с организацией, хранением и обработкой как цифровой, так и бумажной информации. Они хранят записи обо всем, от офисной деятельности до взаимодействия с клиентами. Обычные клерки вводят данные, например о сделках по продаже, в компьютерные базы данных. Они управляют расписанием, назначают встречи и распространяют памятки.

Обычные офисные клерки и сотрудники аналогичных профессий должны хорошо владеть цифровым оборудованием и программным обеспечением, чтобы они могли суммировать цифры в таблицах. Они пишут письма с помощью текстовых редакторов и отвечают на электронные письма. Они также должны иметь возможность использовать обычную офисную технику, включая копировальные аппараты, факсы, телефонные системы и сортировщики почты.

Общие навыки клерка

Поскольку обычные клерки занимают должности начального уровня, они занимают самую низкую ступень корпоративной лестницы.Таким образом, они взаимодействуют со всеми типами сотрудников, клиентов и поставщиков, от курьеров, доставляющих заказанные материалы, до руководителей отделов, которым необходимо выполнить поручения. Таким образом, обычным клеркам требуются хорошие навыки межличностного общения, необходимые для взаимодействия с разными типами людей. Они должны уметь активно слушать любые данные им инструкции, а затем общаться как устно, так и письменно, чтобы объяснить результаты своих действий.

Общие требования к служащим

Обычным служащим для работы на большинстве должностей нужен только аттестат о среднем образовании или его эквивалент.Они учатся своим навыкам на работе у более опытных клерков или у своих руководителей. Курсы делового общения, офисных процедур и компьютеров полезны и доступны в средних школах, профессиональных училищах и общественных колледжах. Имея опыт, дополненный послесредним обучением, клерки могут продвигаться на руководящие или управленческие должности.

Заработная плата офисных служащих и тенденция роста

По данным Бюро статистики труда (BLS), средняя почасовая оплата офисных служащих составляет 16,37 долларов США в час.Те, кто находится в самом низком 10-м процентиле, зарабатывают 10,16 долларов в час, а те, кто находится в верхнем 10-м процентиле, зарабатывают 26,59 долларов в час. BLS видит, что рабочие места для обычных офисных клерков сократятся на 5 процентов в период с 2019 по 2029 год по сравнению с прогнозируемыми темпами роста на 4 процента для всех профессий. Достижения в области технологий и автоматизации уменьшат потребность в канцелярских должностях.

Обязанности административного делопроизводителя | Работа

Хотя в типичном бизнесе есть менеджеры, координирующие всю деятельность, и профессионалы, такие как секретари и технические специалисты, для выполнения конкретных задач, у него по-прежнему есть много разных административных должностей, таких как хранение или организация поставок.Административные служащие часто берут на себя эти обязанности.

Общие обязанности

Хотя их конкретные обязанности могут различаться в зависимости от типа бизнеса и функции отдела, все административные клерки выполняют одни и те же общие функции. Они получают и обрабатывают информацию и документы о клиентах, поставщиках, товарах и услугах. Они печатают, форматируют, корректируют и рассылают корреспонденцию, а также принимают и распространяют входящую почту и посылки. Они ищут ответы на вопросы сотрудников и клиентов, отвечают на телефонные звонки и электронную почту, назначают встречи и поддерживают расписание.Они могут даже бегать по делам, например, купить кофе и пончики для предстоящей встречи. Их обязанности могут меняться ежедневно, в зависимости от потребностей их компаний.

Особые обязанности

Обязанности клерков различаются в зависимости от типа их организации. Например, сотрудники больниц могут нести ответственность за медицинские записи, а сотрудники учебных заведений могут дублировать тесты и результаты тестов. Их должности также могут меняться в зависимости от их конкретных задач.Например, информационные клерки сосредоточены на сборе и систематизации информации в таких областях, как переписка, судебные записи или человеческие ресурсы. Финансовые служащие обрабатывают денежные транзакции, обновляя финансовые записи, вычисляя и выставляя счета, а также обрабатывая платежи. Клерки по отправке, получению и трафику управляют оформлением документов, подготовкой, получением и проверкой входящих или исходящих материалов и продуктов.

Обучение

Поскольку административные клерки выполняют широкий круг задач, все, что им нужно, чтобы найти работу, — это аттестат средней школы или его эквивалент.Обычно они учатся своим навыкам на работе у более опытного административного персонала или руководителей. Бизнес-курсы, такие как основы работы с документами или использование офисных машин, широко доступны в средних школах, общественных колледжах и высших школах бизнеса. Хотя они могут начать с простых задач, таких как сортировка документов, клеркам, которые приобретут больше навыков, поручаются более сложные задачи, такие как организация систем хранения документов. Обладая достаточным опытом и дополнительным образованием, клерки могут стать руководителями или менеджерами, что обеспечивает более высокую заработную плату, но требует большей ответственности.

Заработная плата

Административные служащие получали в среднем 28 290 долларов в год, или 13,90 долларов в час, по данным Бюро статистики труда. Самые высокие заработки получали более 43 390 долларов в год или 20,86 долларов в час, а самые низкие — менее 17 740 долларов в год, или 8,53 доллара в час. Самым крупным работодателем для этих рабочих было местное правительство, которое платило 31 960 долларов в год, или 15,37 долларов в час. Самая высокая зарплата была в почтовой службе, в среднем 53 170 долларов в год, или 25 долларов.56 в час. Заработная плата специалистов была примерно одинаковой. Информационные служащие зарабатывали 26 730 долларов в год, или 12,85 долларов в час. Файловые клерки зарабатывали 27 460 долларов в год или 13,20 долларов в час. Клерки по доставке, приемке и трафику зарабатывали 30 480 долларов в год, или 14,65 долларов в час.

Ссылки

Писатель Биография

Аурелио Локсин профессионально пишет с 1982 года. Он опубликовал свою первую книгу в 1996 году и является частым автором многих онлайн-изданий, специализирующихся на потребительских, деловых и технических темах.Локсин имеет степень бакалавра искусств в области научных и технических коммуникаций Вашингтонского университета.

Должностные обязанности офисного клерка, обязанности и работа

Базовое описание должности:

Выполнять обязанности, слишком разнообразные и разноплановые, чтобы их можно было отнести к какой-либо конкретной канцелярской профессии, требующей ограниченного знания систем и процедур офисного управления. Канцелярские обязанности могут быть назначены в соответствии с офисными процедурами отдельных заведений и могут включать в себя сочетание автоответчика, бухгалтерского учета, набора текста или обработки текста, стенографии, работы с офисной машиной и хранения документов.

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
Деятельность Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знание

Должностные обязанности и задачи для: «Делопроизводитель»

1) Сбор, подсчет и выдача денег, ведение базового бухгалтерского учета и выполнение банковских операций.

2) Общайтесь с клиентами, сотрудниками и другими лицами, чтобы отвечать на вопросы, распространять или объяснять информацию, принимать заказы и рассматривать жалобы.

3) Отвечайте на телефонные звонки, звоните и принимайте сообщения.

4) Собирайте, копируйте, сортируйте и храните записи офисной деятельности, деловых операций и другой деятельности.

5) Заполните и отправьте по почте счета, контракты, политики, счета-фактуры или чеки.

---

---

6) Управляйте офисной техникой, такой как копировальные аппараты и сканеры, факсимильные аппараты, системы голосовой почты и персональные компьютеры.

7) Вычисление, запись и проверка данных и другой информации, например записей или отчетов.

8) Ведение и обновление систем хранения, инвентаризации, рассылки и баз данных вручную или с помощью компьютера.

9) Открытие, сортировка и маршрутизация входящей почты, ответ на корреспонденцию и подготовка исходящей почты.

10) Просмотрите файлы, записи и другие документы, чтобы получить информацию для ответа на запросы.

11) Доставлять сообщения и выполнять поручения.

Быть офисным клерком

— ваш лучший выбор в карьере?

Наш тест на интерес к карьере покажет вам, какая карьера соответствует вашим интересам.

Наш бесплатный тест личности покажет вам, какая профессия соответствует вашей личности и почему.

12) Инвентаризация и заказ материалов, принадлежностей и услуг.

13) Полное расписание работы, ведение календаря и назначение встреч.

14) Обработка и подготовка документов, таких как деловые или государственные формы и отчеты о расходах.

15) Контролирует и направляет работу клерков нижнего уровня.

16) Печатайте, форматируйте, корректируйте и редактируйте корреспонденцию и другие документы с помощью заметок или диктофонов, с помощью компьютеров или пишущих машинок.

17) Подсчитайте, взвесьте, измерьте и / или систематизируйте материалы.

18) Обучите других сотрудников выполнять работу, например, пользоваться компьютерными приложениями.

19) Готовьте повестку дня собрания, посещайте собрания, записывайте и расшифровывайте протоколы.

20) Устранение проблем с офисным оборудованием, например компьютерным оборудованием и программным обеспечением.

21) Организация командировок офисного персонала.

Описание вакансии «Офисный клерк», продолжение здесь …

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
Деятельность Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знание

«Офисный клерк» Голландия / Карьерный код RIASEC: C-R-E SOC: 43-9061.00

---

Нажмите здесь, чтобы увидеть вакансию «Офисный клерк»

См. Перспективы на будущее и требования к образованию для «офисного клерка»

---

---

---

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt.Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Код объявления: CF-102/6462496519244971.

Важные навыки для канцелярской работы

Канцелярская работа обеспечивает бесперебойную и эффективную работу офиса.Он включает в себя повседневные административные задачи офиса, такие как ответ на телефонные звонки, планирование встреч, отправка факсов и хранение документов.

Канцелярские и административные навыки полезны практически всем, кто работает в офисе. Большинству сотрудников необходимо выполнять хотя бы некоторую канцелярскую работу. Следовательно, эти навыки важны независимо от вашей официальной должности. Офисные клерки и секретари должны обладать особенно сильными канцелярскими навыками. Сотрудники на этих должностях выполняют большинство повседневных задач в офисе.Взаимодействие с другими людьми

Типы канцелярских работ

Хотя некоторые люди используют эти названия должностей как синонимы, офисные клерки и секретари отличаются от помощников по административным вопросам. Помощникам по административным вопросам часто требуется высшее образование, и на них возлагается больше обязанностей, включая руководство проектами, а иногда и управление командами.

Напротив, клерки и секретари обычно не нуждаются в обширном образовании, выходящем за рамки средней школы (хотя существуют программы высшего образования, которые сосредоточены на делопроизводстве и секретарской работе).Клерки и секретари управляют повседневной деятельностью офиса, но, как правило, не имеют управленческих обязанностей.

Клерки и секретари работают в различных отраслях, включая финансы, бизнес, медицину, правительство и право. Некоторые из этих должностей требуют определенных навыков. Однако есть базовые навыки, которые необходимы почти на каждой должности канцелярского или административного помощника.

Лучшие канцелярские навыки

В приведенном ниже списке описаны канцелярские навыки, которые работодатели ищут у кандидатов на работу.Включен подробный список пяти наиболее важных канцелярских навыков, а также дополнительные списки связанных административных навыков.

Внимание к деталям

Канцелярская работа включает в себя внимание к повседневным деталям офиса — вещам, которые другие люди могут упустить, — например, к ответам и отслеживанию электронных писем, отслеживанию встреч и просмотру документов. Как клерку или секретарю важно сосредоточиться на этих деталях и ничего не упустить.Например, ожидается, что клерки проверят документы на предмет опечаток или ошибок, прежде чем обратиться к заинтересованным сторонам.

• Активное прослушивание
• Аналитический
• Дилижанс
• Выявление риска
• Организация поездок
• Наблюдение
• Организация
• Планирование
• Приоритизация
• Решение проблем
• Рассуждения
• Делопроизводство
• Запись на прием
• Управление временем
• Набор текста

Связь

Канцелярские работники должны обладать хорошими навыками письменного и устного общения с начальством, коллегами и клиентами.Обычно они отвечают на телефонные звонки, пишут записки, отправляют электронные письма и приветствуют клиентов и заказчиков. Они должны уметь говорить и писать четко и эффективно и легко для понимания. Клерки и секретари ежедневно общаются со многими разными людьми, поэтому знание того, как эффективно общаться с коллегами, будет означать разницу между долгосрочной и краткосрочной карьерой.

• Автоответчик
• Связь
• Переписка
• Служба поддержки клиентов
• Делегирование
• Электронная почта
• Факс
• Стойка регистрации
• Знание языков
• Прослушивание
• Устное общение
• Корректура
• Работа в команде
• Письменное общение

Навыки работы с компьютером

В наши дни навыки работы с компьютером имеют решающее значение для любой канцелярской работы.Клерки и секретари должны быть быстрыми и аккуратными машинистами. От них также обычно требуется вводить некоторые данные, поэтому они должны быть знакомы с Microsoft Excel и другим программным обеспечением для ввода данных. Они также должны быть знакомы с другим программным обеспечением Microsoft Office, например Word и PowerPoint. Любые дополнительные компьютерные навыки, такие как умение разрабатывать или редактировать веб-страницы, будут считаться большим плюсом.

• Кредиторская / дебиторская задолженность
• Ввод данных
• Управление данными
• Визуализация данных
• Свободное владение базой данных
• Настольные издательские системы
• Цифровые календари (Google, Outlook и т. Д.)
• Электронная почта
• Microsoft Office
• Машины офисные
• Таблицы
• Набор текста
• Обработка текста

Нумерация

Канцелярская работа предполагает умение считать, что требует базовых математических навыков для понимания числовой информации. Некоторые клерки в определенной степени отвечают за ведение бухгалтерского учета и / или бухгалтерский учет в компании, помимо других количественных обязанностей. Клерки, которые могут выполнять эти функции быстро и эффективно, будут преуспевать на этих должностях.Если вы не большой математик, не волнуйтесь. Просто убедитесь, что у вас есть базовые математические навыки и аналитическое мышление.

• Бухгалтерский учет
• Точность
• Арифметика
• Расчет
• Биллинг
• Бухгалтерский учет
• Бюджетирование
• Аналитика данных
• Оценка
• Расход
• Логическое мышление
• Организация информации
• Таблицы
• Технологии
• Понимание тенденций
• Варианты взвешивания

Организация

Клерки и секретари должны быть организованы, потому что они отвечают за бесперебойную работу офиса.В их задачи входит отслеживание расписания работодателя, ответы на электронные письма и телефонные звонки, а также ведение файлов.

Наличие сильных организаторских навыков позволит вам эффективно выполнять эти задачи. Будет полезно подвести итоги тех областей, в которых вы организованы, и над чем вам следует поработать. Например, записывание задач и вещей, которые следует помнить, на стикерах — это способ убедиться, что ничто не упущено из виду.

• Оценка
• Сотрудничество
• Принятие решений
• Делегация
• Доставка почты
• Документирование
• Эффективный
• Подача
• Менеджмент
• Многозадачность
• Управление делами
• Надзор
• Фотокопирование и подборка
• Физическая организация
• Планирование
• Расстановка приоритетов
• Делопроизводство
• Сортировка
• Управление временем

Решение проблем

Умение решать проблемы является ключом к эффективному выполнению канцелярских функций и задач по мере их возникновения.В зависимости от объема вашей роли вам придется решать проблемы с клиентами, среди коллег или технические сбои. Если вы будете делать это своевременно, сохраняя спокойствие под давлением, это всегда будет обеспечивать наилучший результат.

• Активное слушание
• Адаптивность
• Анализируем
• Связь
• Творческое мышление
• Критическое мышление
• Жалобы клиентов
• Принятие решений
• Делегирование
• Эмоциональные навыки
• Межличностный
• Уравновешенность
• Устойчивость
• Управление рисками
• Поиск и устранение технических неисправностей

Изобретательность

Адаптация клерка поможет вам преуспеть в быстро меняющейся среде.Ожидается, что вы будете выполнять свою работу во времена перемен и будете надежным источником информации для своих коллег. Чтобы сделать это эффективно, потребуется целый ряд навыков — от многозадачности и критического мышления до непредубежденности. В некоторых случаях ваш начальник или начальник не сможет помочь вам в устранении неполадок. Если у вас есть возможность работать независимо под давлением, вы будете выдающимся сотрудником.

• Административная хватка
• Творческое мышление
• Гибкость
• Обработка запросов
• Независимость
• Контроль инвентаря офиса
• Многозадачность
• Открытость
• Стойкость
• Ксерокопирование / сканирование
• Проактивный
• Решение проблем
• Исследования
• Самодисциплина

Важные мягкие навыки

В дополнение к этим пяти лучшим канцелярским навыкам лучшие офисные работники также обладают мягкими навыками, которые часто являются врожденными чертами личности, а не приобретенными компетенциями.

К ним относятся сильные межличностные навыки, командная работа, гибкость, надежность, адаптивность и творческий подход. Они являются важными характеристиками для офис-менеджеров, администраторов, личных помощников, офисных помощников и исполнительных помощников.

Ключевые выводы

ВНИМАТЕЛЬНО ПРОЧИТАЙТЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ: Каждая работа требует разных навыков и опыта, поэтому сосредоточьтесь на навыках, перечисленных работодателем. Вы можете просмотреть другие наши списки навыков, перечисленные по должностям и по типам навыков.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА В ВАШЕМ РЕЗЮМЕ: Работодатели используют системы отслеживания кандидатов для поиска определенных ключевых слов, поэтому резюме, включающее их, с большей вероятностью будут выбраны для дальнейшего рассмотрения.

ДОБАВИТЬ КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА К СВОЕМУ ПИСЬМО: В теле сопроводительного письма постарайтесь упомянуть один или два из этих навыков и привести конкретный пример того, как вы продемонстрировали их на работе.

СЛОВА НАВЫКОВ УМЕНИЯ В ИНТЕРВЬЮ: Убедитесь, что у вас есть хотя бы один пример того, как вы продемонстрировали каждый из пяти основных навыков, перечисленных здесь, во время собеседования.

Шаблон описания должности бухгалтера

Обязанности бухгалтера:

• Оказание бухгалтерской и делопроизводственной помощи бухгалтерии
• Точный набор, подготовка и ведение бухгалтерских документов и записей
• Подготовка банковских вкладов, проводок и выписок в Главной книге

Краткое описание вакансии

Мы ищем квалифицированного специалиста по бухгалтерскому учету для выполнения различных бухгалтерских, бухгалтерских и финансовых задач.

В обязанности бухгалтера

входит обновление финансовой документации, подготовка отчетов и сверка банковских выписок. Вы также будете запускать бухгалтерские программы (например, SAP) для обработки бизнес-транзакций, таких как кредиторская и дебиторская задолженность, выплаты, накладные и квитанции. Успешный помощник по бухгалтерскому учету должен быть знаком со всеми процедурами бухгалтерского учета и иметь чутье на цифры.

В конечном итоге успешный бухгалтер должен гарантировать, что ежедневные бухгалтерские функции компании работают точно и эффективно.

Обязанности

• Обеспечение бухгалтерского учета и делопроизводство бухгалтерии
• Точно печатать, составлять и вести бухгалтерские документы и записи
• Подготовка банковских вкладов, проводок и выписок из главной книги
• Своевременно сверять счета
• Ежедневно вводите ключевые данные финансовых операций в базу данных
• Оказывать помощь и поддержку персоналу компании
• Изучение, отслеживание и восстановление проблем и несоответствий в бухгалтерском учете или документации
• Информировать руководство и составлять отчеты / сводки по направлениям деятельности
• Функционирование в соответствии с установленными стандартами, процедурами и действующим законодательством
• Постоянно обновлять знания о работе

Требования

• Подтвержденный опыт ведения бухгалтерского учета, предпочтительно в качестве клерка по работе с дебиторской задолженностью или клерка по счетам к оплате
• Знание бухгалтерского учета и основных бухгалтерских процедур
• Знание MS Office, баз данных и бухгалтерского программного обеспечения
• Практический опыт работы с таблицами и финансовыми отчетами
• Точность и внимание к деталям
• Способность к числам
• Способность выполнять задачи по хранению и учету
• Навыки ввода данных и обработки текстов
• Хорошо организованный
• Диплом об окончании средней школы
• Диплом младшего специалиста или соответствующий сертификат — плюс

Секретарь парламентов: роль и функции

Кто секретарь парламентов?

Секретарь парламентов отвечает за услуги, предоставляемые постоянной администрацией Палаты лордов для достижения четырех корпоративных целей Палаты.

Начальник постоянной администрации

Он является Председателем Правления Палаты лордов, которое имеет функцию поддержки и консультирования Комиссии Палаты лордов, обеспечивая форум для принятия стратегических решений и развития чувства корпоративной идентичности и цели на службе Палаты. .

Секретарь парламентов также имеет ряд конкретных юридических и договорных административных обязанностей.

• Как работодатель всего постоянного персонала Дома, он несет ответственность за выполнение установленных законом и договорных обязательств перед сотрудниками и другими лицами.
• В качестве корпоративного должностного лица Палаты лордов он уполномочен заключать контракты от имени Палаты, а также приобретать и управлять землей и другим имуществом.
• Как бухгалтер Палаты лордов, он имеет те же обязанности, что и бухгалтеры на государственной службе, в части государственных финансов, учета ресурсов и внутреннего контроля.
• Он также является хранителем документов парламента, хранящихся в башне Виктория в Палате лордов.

Главный процедурный консультант

В отсутствие спикера, наделенного формальными полномочиями по порядку ведения заседания, ожидается, что секретарь парламентов будет активно давать авторитетные рекомендации по процедурным вопросам на ежедневной основе лорду-спикеру, лидеру палаты и другим членам трибуналов, Председатель комитетов и отдельные члены.

Секретарь парламента заседает в палате палаты значительную часть времени каждый день и наблюдает за ее работой. Он приезжает по делам Дома и участвует в некоторых церемониальных мероприятиях.

Секретарь парламентов отвечает за ведение подлинных протоколов заседаний Палаты и подписывает или подтверждает все приказы и официальные сообщения Палаты. Он также отвечает за подготовку текстов парламентских актов и за утверждение соответствующих копий законопроектов и законов.

Секретарь парламентов участвует и консультирует лорда-спикера или представителя лорда-спикера на конференциях спикеров и других международных форумах.

История поста

Офис возник в конце 13 века во время правления Эдуарда I. Термин во множественном числе «Секретарь парламентов» появился во время правления Генриха VIII и означает, что секретарь парламентов служит от одного парламента к другому.

Закон 1824 года о клерке парламента все еще регулирует обязанности клерка, который назначается короной на основании патентных писем по рекомендации лидера палаты после консультации с членами.

В конце 19 века Офис Парламента превратился в более профессиональный офис, обслуживающий и поддерживающий потребности членов Палаты.

Кто в настоящее время является секретарем парламентов?

Саймон Бертон — 65-й секретарь парламента. Он вступил в должность 2 апреля 2021 года после выхода на пенсию своего предшественника Эдварда Олларда. Принял присягу 13 апреля 2021 года:

«Я, Саймон Питер Бертон, действительно заявляю, что буду верным и верным, и буду нести верность Нашей Суверенной Госпоже Королеве и Ее Наследникам и Преемникам.Я не буду знать ничего из того, что нанесет ущерб Ее Высочеству, Ее Королевскому поместью и Королевскому достоинству, но что я буду сопротивляться этому со своей властью и со всей скоростью я буду рекламировать это Ее Милость или, по крайней мере, некоторые из Ее Совета в такой мудрости, как то же самое может прийти к Ее знанию.

Я также буду хорошо и верно служить Ее Высочеству в канцелярии клерка ее парламентов, делая правдивые записи и отчеты о том, что было сделано и передано в том же самом.

Я буду держать в секрете все вопросы, которые будут рассматриваться в упомянутых ею парламентах, и не раскрою их до того, как они будут опубликованы, но тем, кому это должно быть раскрыто, и в целом я буду хорошо и искренне делать и выполнять все дела. принадлежащий мне, должен быть сделан принадлежащим канцелярии клерка парламентов.’

Источник: Hansard, 13 апреля 2021 г.

Кто были предыдущими клерками парламентов?

• 2017, Оллард, E
• 2011 Бимиш, DR
• 2007 Паунолл, MG
• 2003 Хейтер, PDG
• 1997 Дэвис, JM
• 1991 Уиллер-Бут, MAJ
• 1983 Sainty, JC
• 1974 Хендерсон, PG
• 1963 Стивенс, D
• 1959 Гудман, VMR
• 1953 Lascelles, FW
• 1949 Овербери, RL
• 1934 Бадли, HJF
• 1930 Олдерсон, сэр EH
• 1917 Тринг, сэр AT
• 1885 Грэм, HJL
• 1875 Роза, сэр W
• 1855 Шоу Лефевр, JG
• 1818 Роза, GH
• 1788 Роза, G
• 1740 Cowper, A
• 1716 Cowper, W
• 1691 Джонсон, M
• 1660 Браун, Дж
• 1649 Скобелл, H
• 1644 Norgate, E (в Оксфорде)
• 1638 Браун, Дж.