Информация и документ: Страница не найдена

Содержание

Специальности и направления специальностей

Исторический факультет проводит профессиональную подготовку по четырем специальностям. По завершению 2-го курса студенты на основе рейтинга успеваемости выбирают направление специальности.

1. Специальность 1-21 03 01 «ИСТОРИЯ (по направлениям)»

Направление —  1-21 03 01-01 Отечественная и всеобщая история, квалификация — Историк. Преподаватель истории и социально-гуманитарных дисциплин;

Направление —  1-21 03 01-05 Политология, квалификация — Историк-политолог. Преподаватель истории и социально-гуманитарных дисциплин;

Направление —  1-21 03 01-02 Археология, квалификация — Историк-археолог. Преподаватель истории и социально-гуманитарных дисциплин;

Направление —  1-21 03 01-04 История искусств, квалификация — Историк-искусствовед. Преподаватель истории и социально-гуманитарных дисциплин;

Направление —  1-21 03 01-08 История международных отношений, квалификация — Историк-международник.

Преподаватель истории и социально-гуманитарных дисциплин.

 

2. Специальность 1-23 01 12 «МУЗЕЙНОЕ ДЕЛО И ОХРАНА ИСТОРИКО-КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ (по направлениям)»

Направление —  1-23 01 12-01 История и музеология, квалификация — Историк-музеолог. Преподаватель;

Направление —  1-23 01 12-04 Культурное наследие и туризм, квалификация — Менеджер по культурному наследию и туризму;


3. Специальность 1-26 02 04 «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ (по направлениям)» 

Направление — 1-26 02 04-01 Документационное обеспечение управления, квалификация — Документовед. Организатор документационного обеспечения управления;

Направление — 1-26 02 04-02 Информационное обеспечение управления, квалификация — Документовед. Организатор информационного обеспечения управления;


4. Специальность 1-23 01 13 «ИСТОРИКО-АРХИВОВЕДЕНИЕ», выпускникам присваивается квалификация – «Историк-архивист. Преподаватель».

5. Специальность 1-26 02 04-01 «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ (направление — Документационное обеспечение управления)» 

На сокращенный срок получения образования на специальность «Документоведение (документационное обеспечение управления)» принимаются выпускники УССО по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Срок обучения на заочной форме обучения — 4 года. Зачисление производится на 2 курс исторического факультета.

6. Специальность 1-21 03 02 «РЕГИОНОВЕДЕНИЕ», выпускникам присваивается квалификация – «Регионовед».


Значительная часть выпускников истфака продолжают свое обучение в 1-годичной магистратуре и 3-летней аспирантуре.

Техническая информация и документы | SEW-EURODRIVE

Данные САПР-системы, информация о продукции и ПО, документация

Вы ищите данные САПР-системы, информацию о продукции или ПО, техническую документацию по проекту или на оборудование? Самый быстрый способ сделать это – обратиться в службу онлайн-поддержки в разделе «Техническая информация и документы»!

Техническая информация и документы: поиск документов, информации САПР-системы и многое другое.

Данные САПР-системы – важная отправная точка для инженерного проектирования! Просто загрузите данные САПР-системы по продукции SEW-EURODRIVE в различных форматах. Или одним нажатием интегрируйте данные об изделии в собственную САПР-систему. Вам потребуется только ввести серийный номер или указать назначение нашего изделия, а далее выбрать необходимую САПР-модель.

Правильная документация поможет Вам двигаться в правильном направлении! Высококачественные каталоги, системные и другие типы руководств SEW-EURODRIVE помогут выбрать и сконфигурировать идеальные компоненты и системы, соответствующие Вашим требованиям. Высококачественные руководства по эксплуатации помогут Вам с легкостью установить/собрать, запустить и эксплуатировать наши изделия. Документы сделают эффективнее сервисное обслуживание.

Информация о продукции – полезная информация о выбранном оборудовании! Если ввести серийный номер, появится краткий обзор всех важных технических характеристик и дополнительной информации.

Программное обеспечение – идеальное дополнение к нашей продукции!

Просто загрузите необходимое ПО для планирования работы или ввода в эксплуатацию оборудования.

Мы можем предложить

  • Данные САПР-системы
    для нашей продукции можно получить непосредственно в разделе «Техническая информация и документы».
  • Полная документация
    для нашей продукции с несколькими вариантами поиска, например, по номеру заказа. Доступно более чем на 20 языках.
  • Информация о продукции
    представляет собой технические характеристики оборудования, которые можно загрузить в формате PDF или Excel.
  • Программное обеспечение
    например, инструментальные средства SEW-EURODRIVE, EPLAN macros, а также MotionStudio MOVITOOLS® доступно для загрузки.

Документация по заказу

В разделе «Техническая информация и документы» у Вас есть не только возможность получить доступ к отдельным документам. Выполнив всего несколько шагов, Вы сможете составить полный пакет документов к каждой деловой операции или проекту полностью. Как это сделать: введя номер проекта или другой критерий поиска, Вы можете выбрать несколько деловых операций в списке деловых операций и объединить документы в один комплект. Если Вам известен наш номер заказа или коммерческого предложения, Вы можете получить доступ к комплекту документов непосредственно из раздела «Техническая информация и документы».

Вы уже слышали о приложении SEW Product ID?

Это приложение создано на базе сервиса DriveBenefits помогают быстро получить необходимую информацию о приобретенном оборудовании. Просто введите серийный номер с паспортной таблички. Помимо получения прямого доступа к документации, приложение также позволяет выполнить визуальный контроль монтажного положения оборудования на основе его изображения.

Общая информация о «Документе свободного формата» на DropCat

Документ свободного формата (ДСФ) – документ, который отправляется от одного партнёра другому в качестве документа любого формата.

Чтобы начать работу с ДСФ, в меню «Документы» выберите ДСФ со статусом «Получен» и нажмите кнопку «Просмотреть» (Рис. 1).

Рис. 1. Полученный ДСФ

Откроется ДСФ в режиме просмотра.

В ДСФ отображаются следующие поля:

  • Дата создания
  • Дата изменения
  • Статус – текущий статус документа
  • Количество подписей
  • Связанные документы
  • ИД – уникальный идентификационный номер документа в базе данных платформы
  • Документ – тип документа, № документа, дата документа
  • Отправитель
  • Получатель
  • Тип протокола – возможны следующие варианты: повышение цены, добавление позиций, изменения позиций.
  • Дата начала действия
  • Дата конца действия
  • Файл документа – название приложенного файла
  • Примечания

Далее поля отличаются в зависимости от типа ДСФ.

Тип: Доп. соглашение:

  • Контракт
  • Наименование акции – наименование акции, в рамках которой было заключено допсоглашение
  • Примечания

Тип: Счёт+Расчёт:

  • Поставщик
  • Покупатель
  • Наименование акции – наименование акции, в рамках которой было заключено доп. соглашение
  • Номер дополнительного соглашения – номер доп.соглашения, на основании которого выставляется счёт
  • Валюта счёта
  • Сумма без НДС
  • Сумма НДС
  • Сумма с НДС
  • Предоплата
  • Дата заказа
  • Номер заказа
  • Примечания

Для работы с документом отображены следующие функциональные кнопки:

  1. Отметить прочитанным
  2. Отклонить
  3. Аннулировать
  4. Скачать вложенный документ
  5. Экспорт в файл
  6. Обновить данные
  7. Печать
  8. Закрыть

Для обработки ДСФ нажмите кнопку «Отклонить» (1) или «Отметить прочитанным» (2) (Рис. 2).

Рис. 2. Просмотр ДСФ

Система выдаст подтверждающее уведомление (Рис. 3, 4).

Рис. 3. Заполнение причины отклонения Рис. 4. Подтверждение о прочтении

При отклонении статус изменится на «Отклонено».

При положительном результате статус документа изменится на «Обработка получателем» и станет доступно подписание ДСФ.

Для подписания нажмите кнопку «Подписать и завершить» (Рис. 5).

Рис. 5. Подписание ДСФ

В окне подтверждения нажмите «Да» (Рис. 6).

Рис. 6. Подтверждение действий

Статус ДСФ изменится на «Завершён».

Информация / Документы / Справка TeamWox

Для просмотра информации о документе или папке необходимо нажать кнопку , которая появляется при наведении курсора на строку с названием. При нажатии данной кнопки на папке появляется окно «Информация о папке», аналогичное описанному в разделе «Создание папки». При нажатии той же кнопки на файле вы перейдете к просмотру информации о нем. В окне просмотра информации присутствуют три вкладки: «Информация», «Версии» и «История».

В верхней части каждой вкладки присутствуют следующие команды:

  • К списку — вернуться к просмотру списка документов.
  • Загрузить — скачать последнюю версию документа на компьютер.

Ниже отображается название документа и кнопка для его печати. Далее отображается значок # и идентификатор документа. Они являются постоянной ссылкой на документ. При помощи контекстного меню ее можно скопировать и использовать в редакторе сообщений.

Документы, привязанные к проекту, обозначаются иконкой  и ссылкой на проект. Текст ссылки совпадает с названием проекта.

Информация

Данные о документе на этой вкладке разделены на несколько блоков:

Общие данные

В верхней части отображается общая информация о документе:

  • Название — название документа, его размер и версия.
  • Автор — имя сотрудника, создавшего или добавившего документ. В данном поле также отображается имя сотдрудника, внесшего последние изменения в документ или добавившего его последнюю версию.
  • Ответственный — сотрудник, ответственный за документ.
  • Организация — если документ привязан к организации, в данном поле отображается ее название. При нажатии на организацию вы перейдете к ее просмотру в соответствующем модуле.
  • Описание — описание документа.

Ниже отображаются две кнопки:

Предназначение

При нажатии на данную кнопку будут открыты дополнительные поля информации о документе:

В первом поле можно определить направление документа (например, входящий или исходящий), во втором — его тип (например, договор или записка), далее может быть указан номер документа. Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Введенные значения полей направления и типа документа запоминаются системой и в последующем могут быть выбраны из выпадающего списка. Запомненные значения могут быть удалены с помощью кнопки . При удалении пунктов списка, соответствующие значения, ранее присвоенные документам, не удаляются.

Срок действия

При нажатии на данную кнопку будут открыты дополнительные поля информации о документе:

В данном блоке можно указать срок действия документа. Для выбора начальной и конечной дат используется интерактивный календарь, открывающийся при нажатии кнопки . Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить».

  • Если пользователь обладает достаточными правами, то при наведении курсора мыши на поля «Название», «Ответственный», «Организация» и «Описание» справа от них появляется кнопка , с помощью которой можно изменить эту информацию.
  • Если документ привязан к проекту, то срок действия из документа изменить нельзя.
Состояние

На данной вкладке отображается статус ознакомления пользователей с документом и его подписания, в случае если документ был назначен. Данная функция дает возможность контроля за ознакомлением и подписанием сотрудниками документов. Также это может исключить лишнее хождение между сотрудниками и начальством (оптимизация рабочего времени), в случаях, когда требуется подписание внутренних бумаг (например, заявления на отпуск).

В колонках «Ознакомление» и «Подпись» отображается статус пользователя, назначенного на соответствующее действие. Значок в том или ином поле означает, что назначенный пользователь еще не ознакомился или не подписал документ соответственно. Значок , показывает, что запрошенное действие выполнено. Значок в поле «Подпись» означает, что пользователь отказался от подписания документа.

При наличии достаточных прав, справа от колонок «Ознакомление» и Подпись» появляется кнопка , с помощью которой можно изменить список сотрудников/групп, назначенных на соответствующие действия с документом.

Если документ назначен просматривающему на подпись или ознакомление, то в верхней части вкладки появляются кнопки «Подписать», «Отказ от подписи» и «Ознакомиться».

История (последние сообщения)

В данном блоке отображаются десять последних сообщений из истории документа.

С помощью кнопки можно приступить к быстрому добавлению сообщения в историю. При ее нажатии будет открыто следующее окно:

После создания текста комментария нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить его.

Права доступа

В соответствующих полях отображаются списки пользователей/групп, имеющих те или иные права на работу с папкой, в которой находится рассматриваемый файл.

Назначение и изменение прав доступа происходит на вкладке «Права доступа» при создании или редактировании папки.

Блок информации о правах доступа отображается только в том случае, если для папки, в которой расположен документ, настроены специальные права, отличающиеся от прав на родительскую папку.

Версии

На данной вкладке отображаются версии документов. Со временем в тот или иной документ могут быть внесены коррективы. Для предотвращения путаницы при редактировании документа разными пользователями предусмотрена возможность сохранения разных версий документов. Данная функция также может быть полезна, если требуется восстановить предыдущую версию документа в случае порчи последней версии.

Здесь отображается следующая информация о документе:

  • Название — название документа.
  • Версия — версия документа и дата ее закачки.
  • Изменил — имя сотрудника, который создал версию документа.
  • Размер — размер документа.

При наведении курсора на строку с названием документа появляются следующие кнопки:

  • — скачать на компьютер выбранную версию документа.
  • — удалить выбранную версию документа.

Ниже списка версий документа присутствует кнопка Добавить, с помощью которой можно добавить новую версию документа. При ее нажатии появится поле, где с помощью кнопки «Обзор» можно указать файл, который необходимо добавить.

История

На данной вкладке отображается история работы с документом, которая складывается из добавленных тем или иным сотрудником комментариев.

Вы можете добавить свой комментарий с помощью кнопки «Новый комментарий», расположенной справа над списком и под ним. При нажатии открывается окно редактора сообщений. Справа от даты добавления комментариев отображается значок #. Это — постоянная ссылка на них. Данную ссылку можно скопировать через контекстное меню, а затем вставлять в ваши сообщения.

При изменении документа (закачка новой версии, назначение на подписание и т.д.) в историю автоматически добавляются системные комментарии о совершенных действиях.

Если сообщение истории содержит прикрепленные файлы, их можно скопировать в модуль «Документы» с помощью кнопки , появляющейся справа от имени вложения при наведении на него курсора мыши.

3. Документная информация. Характеристика документа как системного объекта

Похожие главы из других работ:

Автоматизация учёта налога на воду

5. Условно постоянная информация.

В данной задаче условно-постоянная информация не используется…

Автоматизированная информационная технология по учету денежных операций по кассе

2.2 Входная информация

Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов. ..

Автоматизированная информационная технология по учету денежных операций по кассе

2.3 Выходная информация

Выходная информация — это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки…

Аудит проведения расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями, покупателями. Авансы

2.1 Исходная информация

При проверке учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями аудитору необходимо оценить качество первичной информации, поступающей в систему бухгалтерского учета. Связано это с тем…

Аудиторская деятельность

3.12 Публичная информация и реклама

Публичная информация об аудиторах и реклама аудиторских услуг могут быть представлены в средствах массовой информации, специальных изданиях аудиторов, в адресных и телефонных справочниках…

Банкротство и неплатежеспособность

2.
1 ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ

В данной курсовой работе будет проведен анализ платежеспособности предприятия «Завод ЖБК». Полное название организации: Республиканское унитарное предприятие «Завод железобетонных конструкций» Завод, согласно учетной политике…

Каналы утечки и методы несанкционированного доступа к конфиденциальной информации на предприятии

1. Защищаемая информация

Отметим, что законом защищается только документированная информация. Федеральный Закон «Об информации…

Производственные фонды предприятия ОАО «Орбита»

1.1 Ознакомительная информация

Общие положения 1.1 Акционерное общество «Орбита», в дальнейшем именуемое Общество, является коммерческой организацией, учреждено в соответствии с указом Госкомимущества от 27 октября 1992 г. №623-р…

Разработка отчета «Бюджет движения дебиторской задолженности»

Нормативно-справочная информация

Периоды При составлении разнообразных отчетов используются одни и те же интервалы времени — одни и те же периоды. По сути период для отчета в «1С:Консолидация» — это аналог даты документа в учетной системе…

Роль пояснительной записки в бухгалтерской отчетности

9. Информация по сегментам;

Роль пояснительной записки в бухгалтерской отчетности

10. Информация по прекращаемой деятельности;

Роль пояснительной записки в бухгалтерской отчетности

3.15 Прочая информация

Помимо рассмотренных данных в пояснительной записке могут отражаться согласно установленным правилам сведения: · основные характеристики, отражающие целесообразность…

Система внутреннего аудита в системе управления предприятием

4.1 Информация об участниках

В исследовании приняли участие руководители подразделений внутреннего аудита и представители высшего руководства различных отраслей, ведущих деятельность на территории Российской Федерации…

Содержание аудита, его компоненты

3.
2 Информация

Аудит базируется на системе экономической информации, которая лежит в основе оптимальных управленческих решений. Создание рационального потока информации должно опираться на определенные принципы…

Теория и эволюция аудита

Контактная информация.

149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» изменения 2021

  • Владимир Андреев
  • 2 августа 2021
  • Наш взгляд

Как обеспечить долгосрочное хранение электронных документов и можно ли избавиться от накопившихся бумажных документов и перевести их в электронный без утраты юридической значимости? Предполагается, что на эти вопросы ответит новый Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты. В весенней сессии 2021 закон прошёл только первое чтение, но с высокой вероятностью он будет принят в текущем году. Разберёмся, какие возможности он открывает.

Кратко суть данного закона можно уложить в следующие пункты.

1. Формализуется понятие дубликата документа с сохранением юридической значимости

Дубликат может быть у бумажного или электронного документа, и сам дубликат может быть бумажным или электронным. То есть появляется возможность переводить в электронный вид документы, которые создавались и хранились в бумажном виде, и избавится от огромных архивов бумажных документов, сопровождение которых стоит больших денег.

В этом разрезе платформа Docsvision готова к новому закону. В платформе уже реализованы функции: потоковое сканирование, распознавание содержания документа и настроенные правила каталогизации, которые позволяют быстро обрабатывать пачки бумажных экземпляров. Скан-копии после автоматической загрузки в архив могут быть распечатаны. Плюс архив сохраняет историю всех взаимодействий с документом.

2. Формализуется процедура формирования дубликата

«Конвертация может быть проведена лицом, подписавшим исходный электронный документ, правопреемником такого лица или лицом, от имени которого на основании закона, доверенности или акта уполномоченного органа подписан указанный документ. Дополнительно полномочия по проведению конвертации документа с созданием электронного документа, равнозначного исходному документу, могут быть переданы уполномоченным сотрудникам юридического лица». 

То есть конвертацию документа может выполнять сотрудник, которому делегированы соответствующие полномочия. Благодаря гибкой системе настройки прав доступа в Docsvision, администраторы СЭД могут выдать права на создание таких документов только соответствующим сотрудникам, а не всем пользователям системы. Соответственно, и право на создание дубликатов получат только те специалисты, кто имеет эти полномочия. 

3. Электронный дубликат заверяется УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) со штампом времени.

Это обеспечивает сохранность дубликата документа на протяжении 15 лет. 

При этом, под подписью понимается «подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного обладателем документа, лица, осуществляющего хранение электронного документа на основании лицензии, или иного лица, осуществляющего хранение электронного документа, а также повторное подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью одного из указанных лиц в случае истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи».

То есть законодательно закреплена возможность продлевать юридическую значимость документа нанесением дополнительной подписи, если новая подпись нанесена до истечения срока действия основной подписи. Наконец, можно практически бесконечно продлевать юридическую значимость документов, переподписывая его раз в 12-15 лет. А в случае риска невозможности почитать содержимое документа в силу отсутствия технических средств в будущем можно предварительно сделать его электронный дубликат в новом формате.

Напомним, что платформа Docsvision поддерживает подписание документов всеми видами электронных подписей. Можно настроить подписание документов усовершенствованной квалифицированной подписью, которая содержит информацию о точном времени подписании и о факте валидности сертификата в моменте. А такая подпись как раз позволит хранить документы до 15 лет.

4. Юридическая значимость дубликата сохраняется при одновременном соблюдении условий:

  1. Действительная электронная подпись (как подтверждение неизменности документа).
  2. Автоматическая регистрация действий, осуществляемых с электронным документом в течение срока его хранения, установленного нормативным правовым актом, и сохранность соответствующей информации в течение указанного срока и трёх лет после его истечения.
  3. Соблюдение требований к порядку хранения электронных документов.

То есть, помимо наличия подписи, необходимо также реализовать определенные условия по порядку хранения и журналирование действий с документом на всем периоде его хранения. Более детальные требования будут зафиксированы в отдельных подзаконных актах.

Ожидается, что новый закон позволит решить проблему с издержками, связанными с хранением документов в бумажном виде — и станет драйвером развития СЭД и электронных архивов внутри компаний. Однако, сначала надо дождаться принятия закона, а затем дополнительных регламентов, разъяснений. Производители программного обеспечении, в частности, компания «ДоксВижн», уже реализуют необходимые расширения в СЭД. Но бизнес не может ими воспользоваться в полной мере без соответствующей нормативной базы, которую обеспечивает государство.

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»

Данные, информация, документы.

Лекция №1 Данные
Сведения — набор сигналов физических процессов
воспринимаемых субъектом через органы его чувств.
Субъектом может быть человек или машина, которая
предназначена для восприятия сигналов.
Данные
это
совокупность
сведений,
зафиксированных на определенном носителе в
форме, пригодной для постоянного хранения,
передачи и обработки. Преобразование и обработка
данных позволяет получить информацию.
Данные — сведения, полученные путём измерения,
наблюдения, логических или арифметических операций,
представленные в форме, пригодной для хранения,
передачи и обработки.
Пример — автомат, собирающий космические измерения,
записывающий на носитель; эти данные в последствии
будут использованы учёными.
Передача данных — обмен данными любого
характера между различными устройствами по
каналам связи. Пример – работа факсов.
Обработка данных — последовательность
операций, производимых над данными.
Данные различаются по формату и структуре.
Формат
данных
характеристика
данных,
способствующая оптимальному их использованию и
определяющая способ их хранения, диапазон возможных
значений и допустимые операции, которые можно
выполнять над этими данными. Например, графический
документ, электронный формат и т.д.
Структура данных — это организационная схема, в
соответствии с которой данные упорядочены так, чтобы их
можно было максимально эффективно интерпретировать
или выполнять над ними различные операции.
Информация — это результат преобразования и анализа
данных.
Отличие информации от данных состоит в том, что
данные — это фиксированные сведения о событиях и
явлениях, которые хранятся на определенных носителях,
а информация появляется в результате обработки
данных при решении конкретных задач.
Существуют и другие определения информации.
Информация – это сведения, независимо от формы их
представления, усваиваемые субъектом в форме знаний.
Информация – это сведения об объектах и явлениях
окружающей среды, их параметрах, свойствах и
состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них
степень неопределенности, неполноты знаний.
Знания – это зафиксированная и проверенная практикой
обработанная информация, которая использовалась и
может многократно использоваться для принятия
решений.
Знания – это вид информации, которая хранится в базе
знаний и отображает знания специалиста в конкретной
предметной области. Знания – это интеллектуальный
капитал.
Знание
Формальные
в виде документов (стандартов,
нормативов), регламентирующих
принятие решений или учебников,
инструкций с описанием решения
задач
Неформальные
знания и опыт специалистов в
определенной
предметной
области
Принятие решений – это выбор наилучшего в
некотором смысле варианта решения из множества
допустимых на основании имеющейся информации.
Взаимосвязь данных, информации и знаний в
процессе принятия решений
1) Точная
2) Достаточная
3) Достоверная
4) Доступная
5) Исчерпывающая
6) Подходящая
7) Четкая
8) Текущая
Документ – материальный объект с зафиксированной на нем
информацией, предназначенный для передачи во времени и
пространстве в целях хранения и общественного использования.
Электронный документ — документ на машиночитаемом носителе, для
использования которого необходимы средства вычислительной техники.
Электронное издание — электронный документ (группа электронных
документов), прошедший
редакционно-издательскую обработку,
предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий
выходные данные.
Реквизиты документа – характеристики, которые должен содержать
документ для его однозначной идентификации.
Информационный продукт – это документированная
информация, подготовленная в соответствии с
потребностями пользователей и представленная в форме
товара.
1) Информация не исчезает при потреблении, а может быть
использована многократно.
Информационный продукт сохраняет содержащуюся в нем информацию,
независимо от того, сколько раз она была использована.
2) Информационный продукт со временем подвергается моральному
износу, заключающемся в потере актуальности и появлении более новых
копий.
3) Разным потребителям дается возможность различных способов
потребления информационного продукта (монитор, распечатка и т.д.)
Эта особенность называется адресность информации.
4) Производство информации в отличие от производства материальных
товаров требует значительных затрат по сравнению с затратами на
тиражирование.
Информационная услуга — услуга, ориентированны на
удовлетворение
информационных
потребностей
пользователей путем предоставления информационных
продуктов.

Характеристики документа — библиотека и управление информацией

Документ — это объект, предоставляющий информацию. Это ресурсы знаний и памяти человечества. Нет никакой неопределенности, возможной и даже необходимой для получения информации, например, из других источников; обратившись к частному лицу или ассоциации, посетив собрание или конференцию, посетив выставку или прослушав радио- или телевизионную программу. Но сами эти источники по большей части черпали информацию из документов. Существует большое разнообразие документов, и специалист по информации должен хорошо знать их отличительные признаки и уметь определять категорию, к которой относится документ, чтобы иметь возможность обрабатывать и использовать его свойства. В этой статье мы собираемся описать документ, характеристики документа и разницу между документом и информацией.

Определение документа:

Существует несколько определений термина «документ», не все из которых одинаково важны.Некоторые важные определения приведены ниже:

«Документ — это часть письменного, печатного или электронного материала, который предоставляет информацию или доказательства или служит официальной записью» ( Оксфордский словарь английского языка )

«Документ — это письменное, нарисованное, представленное или увековеченное представление мысли, которое дает нам значимую информацию» ( Википедия )

«Документ служит для установления одного или нескольких фактов и может служить их доказательством. Вообще говоря, документы служат свидетельством намерений, тогда как записи служат свидетельством деятельности» ( Business English Dictionary )

Из вышеприведенных определений можно сказать, что документ представляет собой форму письменных, нарисованных, напечатанных, представленных или установленных фактов, которые выражают фактические данные для управления знаниями.

Характеристики документа:

Документ имеет некоторые характеристики, которые кратко описаны ниже;

i) Физические характеристики документа: Физические характеристики документа объясняют физическую стратегию документа.Упоминаются некоторые физические характеристики с кратким описанием;

  • Характер документа: Каждый отдельный документ имеет свою природу. Документ может быть печатным, письменным, фотокопией, слайдом, книгой, непечатным или аудиовизуальным.
  • Материалы документа: Документ содержит несколько материалов: бумагу, глину, дерево, пальму, листья, железо, камни, лист, кирпич и т. д.
  • Производственный процесс: Документ постоянно формируется.Созданием документа занимаются люди, такие как авторы, писатели, редакторы, издатели и т. д.
  • Периодичность: Документ выдается не всегда. Выдача документов время от времени. Когда мы собираемся написать новый документ, необходимо помочь другому документу, который называется периодичностью.
  • Метод публикации: Документ должен быть опубликован, иначе он не имеет ценности.
  • Размер: Документ должен иметь стандартный размер исходя из своих основных требований.
  • Вес: Каждый документ имеет свой вес, потому что он сделан из разных материалов.
  • Макет: Документ должен иметь физический макет.

ii) Интеллектуальные или внутренние характеристики документа: Ниже приведены некоторые интеллектуальные характеристики;

  • Назначение: Документ должен иметь цель, определяющую потребность в этой информации.
  • Содержание: Хорошее содержание должно быть зачислено для описания удобства использования основного документа.
  • Автор: Автор должен написать документ. Автором может быть один человек или несколько человек.
  • Тема: Каждый отдельный документ имеет конкретную и значимую тему, когда он публикуется.
  • Источник: Документ должен иметь источник, из которого он сформирован. Это означает, откуда и как эта информация должна собираться.
  • Срок действия: Каждый отдельный документ должен быть действителен в течение определенного времени.
  • Стиль письма: Документ должен соответствовать стандартному и особому стилю письма.
  • Доступность: Документ должен быть прост в использовании, когда он необходим.
  • Структура: Структура документа должна привлекать пользователя и привлекать его внимание.

Разница между документом и информацией:

На следующем рисунке видны некоторые отличия;

Рисунок: Разница между документом и информацией

Наконец, мы можем сказать, что документ — это объект, предоставляющий информацию.Это одно из веских доказательств в современную эпоху. Таким образом, документ должен быть обработан должным образом.

Что такое управление документами (DMS)?

Что такое управление документами (DMS)?

 

Управление документами, часто называемое системами управления документами (DMS), представляет собой использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученных с помощью сканера документов.

Управление документами — это то, как ваша организация хранит электронные документы, управляет ими и отслеживает их.

Согласно ISO 12651-2, документ — это «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Теперь мы можем определить управление документами как программное обеспечение, которое контролирует и упорядочивает документы во всей организации. Он включает в себя захват документов и контента, рабочий процесс, репозитории документов, COLD/ERM, системы вывода и системы поиска информации.Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.


Вниманию визуальных учащихся: Нажмите здесь, чтобы ПОСМОТРЕТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).


Управление документами является одной из технологий-предшественников управления контентом, и не так давно все это было доступно исключительно на автономной основе, как его собратья по работе с образами, рабочими процессами и архивированием. Он предоставляет некоторые из самых основных функций для управления контентом, налагая элементы управления и возможности управления на другие «тупые» документы. Это делает так, что когда у вас есть документы и вам нужно их использовать, вы можете это сделать. Некоторые из ключевых функций управления документами включают в себя:

  • Возврат/выписка и блокировка для координации одновременного редактирования документа, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого
  • Контроль версий, чтобы можно было сохранять вкладки о том, как появился текущий документ и чем он отличается от версий, выпущенных до
  • .
  • Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска
  • Контрольный журнал, позволяющий восстановить информацию о том, кто и что делал с документом в течение его жизни в системе
  • Аннотации и марки,

Управление документами в конечном итоге было включено в управление контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая ее часть создается не нами.Благодаря интеграции целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны и т.  д., потребность в обработке информации всех видов ускорилась: не только с точки зрения большего количества типов медиа, таких как текст, изображения или голос. файлов, но и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, насколько легко им управлять.

Системы управления документами сегодня варьируются по размеру и области действия от небольших автономных систем до крупномасштабных конфигураций в масштабе предприятия, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документами предоставляют средства для включения стандартных методов хранения физических документов в электронном виде.К ним относятся:

  • Место хранения
  • Безопасность и контроль доступа
  • Контроль версий
  • Контрольные журналы
  • Регистрация заезда/отъезда и блокировка документов.

Управление документами, хотя и распознается и используется независимо, также является общим компонентом среды управления корпоративным контентом.

Обработка печатной информации — Secure Purdue

Способ обработки печатной информации зависит от категории данных, содержащихся в документе.С печатной информацией следует обращаться в соответствии с наивысшим уровнем классификации данных, содержащихся в документе. Например, если документ содержит как общедоступную, так и ограниченную информацию, то с документом следует обращаться в соответствии с классификацией ограниченного доступа. Пользователям данных Purdue настоятельно рекомендуется обращаться к распорядителям данных для получения рекомендаций в случаях, когда возникают вопросы по обработке или проблемам безопасности.

Печатная копия информации

Это действие охватывает печать документов из приложений и баз данных.После того, как данные воспроизведены в бумажной форме, Пользователи данных должны следовать требованиям обработки печатной информации.

Общедоступный : Нет особых требований
Конфиденциальный : Автоматическая печать разрешена, если предусмотрен контроль доступа для предотвращения несанкционированного просмотра распечатки.
Restricted : Автоматическая печать разрешена, если предусмотрен контроль доступа для предотвращения несанкционированного просмотра распечатки. Распечатки, содержащие информацию с ограниченным доступом, следует забрать как можно скорее.

Хранение печатных документов

Общедоступный : Без особых требований
Конфиденциальный : Без особых требований
Ограниченный : Хранится в защищенном месте, когда не используется.

Размножение и распространение бумажных документов

Это действие относится только к дублированию печатных документов. Копии следует делать только по мере необходимости. Копии не должны распространяться, если в этом нет деловой необходимости; и получатель документа не должен распространять его дальше, если в этом нет деловой необходимости.Сотрудникам также важно понимать, как будут использоваться и утилизироваться распространяемые материалы.

Общедоступный : Особых требований нет
Конфиденциальный : Особых требований нет
Ограниченный доступ : Получатель документа, содержащего информацию ограниченного доступа, не должен в дальнейшем распространяться без разрешения Владельца информации. При необходимости Владелец информации должен обозначить данные, которые не подлежат дальнейшему тиражированию или распространению.

Отправка бумажных документов почтой университетского городка или внешним перевозчиком

Это действие включает отправку бумажных документов по почте Purdue Campus Mail и через внешнего перевозчика, например Почтовую службу США или FedEx. Это требование обработки предполагает обоснованную деловую потребность в отправке бумажных документов по почте.

Общедоступный : Нет особых требований
Конфиденциальный : Нет особых требований
Ограниченный : Нет классификационной маркировки на внешней оболочке.Конверт должен быть запечатан таким образом, чтобы при получении было указано, что он был вскрыт.

Бумажные факсимильные документы

Это действие охватывает отправку и получение факсимильных документов. При отправке документов по факсу документы могут быть отправлены либо непосредственно из их электронной формы, либо, что более традиционно, путем отправки бумажного документа через факсимильный аппарат. Это требование к обработке применяется к обоим типам передачи факсов, но в основном используется для обозначения отправки факсов традиционным, бумажным способом.Это требование обработки предполагает обоснованную деловую потребность в отправке или получении факсимильного документа.

Общедоступный : Особых требований нет
Конфиденциальный : Прием факсов: Автоматическая печать разрешена, если предусмотрен контроль доступа для предотвращения несанкционированного просмотра распечатки. Отправка факсов: перед отправкой факса проверьте средства управления доступом или присутствие получателя во время отправки факса.
Restricted : Прием факсов: Разрешена автоматическая печать, если предусмотрен контроль доступа для предотвращения несанкционированного просмотра распечатки.Распечатки нужно забрать как можно скорее. Отправка факсов: перед отправкой факса проверьте контроль доступа или присутствие получателя во время отправки факса.

Когда получает документы, отправленные по факсу : автоматическая отправка по факсу разрешена для конфиденциальных данных и данных с ограниченным доступом, если предусмотрены средства контроля для предотвращения несанкционированного просмотра или извлечения распечаток. Соблюдайте требования по обращению с разделом «Печать электронной информации на бумажном носителе».

При отправке факса, содержащего конфиденциальные данные или данные с ограниченным доступом, пользователи данных должны связаться с получателем, чтобы убедиться, что факсимильный аппарат, получающий данные, защищен с помощью соответствующих средств контроля доступа или что получатель быстро заберет распечатку факса.

Маркировка бумажных документов

Это действие распространяется на маркировку бумажных документов. Некоторые области могут пометить свои документы, чтобы обеспечить надлежащее обращение в пределах этой области Purdue.

Общедоступный:  Нет особых требований
Конфиденциальный : Нет особых требований
Ограниченный доступ : Некоторые документы должны быть помечены как «Конфиденциальные» независимо от внутреннего или внешнего использования.

Утилизация распечатанных документов

Общедоступный : Нет особых требований
Конфиденциальный : Уничтожить документ
Ограниченный доступ : Уничтожить документ

Уничтожить документ означает физически уничтожить его без возможности восстановления данных в документе.Измельчение документа является подходящим методом уничтожения. Использование контейнеров Университета для конфиденциальной утилизации (так называемых «голубых бочек») допустимо для уничтожения всех классификаций бумажной информации. Чтобы запросить конфиденциальную корзину для утилизации, используйте форму запроса или свяжитесь с Ground Refuse and Recycling по телефону 765-496-3326 или по адресу [email protected]


Автоматическая печать

Автоматическая печать разрешена для конфиденциальных данных и данных с ограниченным доступом, если предусмотрены средства контроля для предотвращения несанкционированного просмотра или захвата распечаток. Распечатки, содержащие информацию с ограниченным доступом, следует забрать как можно скорее. «Контроль доступа» для автоматической печати или отправки факсов включает: использование сейфа для хранения оставленных без присмотра распечаток и факсов; отложенный вывод печати и факса до тех пор, пока получатель не инициирует распечатку или отправку факса; приобретение и использование факс-сервера для постановки в очередь распечаток факсов и т. д. 

Например, приемлемой практикой является отправка документов на общий принтер, доступ к которому есть у небольшой группы людей.Лучшей практикой будет отправка документов на общий принтер с отдельной корзиной, где физический доступ к принтеру ограничен (например, принтер хранится в запертой комнате).

Защищенное место

«Защищенное место» включает размещение данных в запертой офисной мебели, запертых офисах и других местах, специально предназначенных для безопасного хранения записей и другой информации, таких как здание Хукс и комната документации Департамента полиции Пердью.

Герметичный

«Запечатанный» означает, что конверт защищен таким образом, что при получении конверта будет указано, что он был вскрыт, например, с помощью скотча на клапане конверта, запечатывания самоклеящегося конверта, размещения марки или другого запечатывающего предмета поперек конверта. закрытие конверта и т. д.Если вы получили документ с ограниченным доступом и оказалось, что конверт был подделан, немедленно сообщите об этом отправителю документа.

Информация о документе

Информация о документе

Информация о документе


Диалоговое окно Document Information появляется всякий раз, когда с помощью TNTEdit создается новый файл.Если какая-либо информация необходимо изменить или обновить, вы можете получить доступ к диалоговому окну «Информация о документе», выбрав Документ Информация из меню TNT Editorial . Нажмите в каждом поле для получения дополнительной информации об этом поле.

Единственным обязательным полем является поле Фамилия в Информация об авторе раздел, однако вы можете заполнить столько других полей, сколько вам нужно.Ввод информации о документе позволяет хранить ключевую информацию в самом документе. Эта информация может быть передана другим сотрудников по проекту и обеспечивает центральную точку отсчета для получения информации о проекте и контактную информацию. (Вы можете нажать на скриншот выше, чтобы узнать о каждом из разделов.)

    Будущее версии TNTEdit позволят вам использовать информацию, хранящуюся в Информация о документе , чтобы легко создавать письма и электронные письма.

Типы документов

Тип документа TNTEdit по умолчанию — Text , но вы можете создать документ Table . или документ Art and Captions .

Табличный документ Страницы всегда настраиваются как альбомные, что позволяет использовать широкие таблицы. Документы Art and Captions используются для создания отдельных файлов для иллюстраций и подписей.

Обновление информации в нескольких документах

Когда у вас есть группа отдельных файлов, составляющих рукопись, вы можете обновить дополнительные файлы без повторного ввода информации о документе.

  1. Откройте первый файл в проекте.

  2. Выберите TNTEditorial > Информация о документе.

  3. Внесите необходимые изменения в информацию о документе.

  4. Нажмите OK.

  5. Сохраните и закройте файл.

  6. Откройте следующий файл, который вы хотите обновить.

  7. Выберите TNTEditorial > Информация о документе.

  8. Нажмите кнопку Импортировать информацию .

  9. Появится диалоговое окно Word Открыть .

  10. Щелкните файл, который вы обновили на шагах 1–5.

  11. Щелкните Открыть.

  12. Повторите шаги 6-13 для каждого файла, который вы хотите обновить.



Право на зарегистрированную информацию и запросы документов

Об этом подробном руководстве

В этом руководстве объясняется, как поступать с запросами на записанную информацию и запросами на документы, поданными в соответствии с Законом о свободе информации 2000 г. (FOIA) или Положениями об информации об окружающей среде 2004 г. (EIR).Прочтите его, если у вас есть вопросы, на которые нет ответов в Руководстве по Закону о свободе информации или Руководстве по EIR, или если вам нужны дополнительные указания о том, как обрабатывать запросы на информацию такого типа.

Подробнее

Что говорит Закон о свободе информации?

Раздел 1 гласит:

«(1) Любое лицо, подающее запрос на информацию в орган государственной власти, имеет право —

(a) быть проинформированным государственным органом в письменной форме о том, владеет ли он информацией, описание которой указано в запросе, и

(b), если это так, чтобы эта информация была ему сообщена.

Заявитель имеет два права в соответствии с разделом 1(1):

  • быть проинформированы в письменной форме о наличии запрошенной информации; и
  • , где он проводится, чтобы получить информацию, предоставленную им.

Эти права распространяются только на информацию , которой вы владеете. Это означает, что нет явного права на копии оригиналов документов.

Это связано с тем, что раздел 1 был разработан, чтобы предоставить широкое право на информацию.Это гарантирует, что информация охвачена, где бы и как бы она ни была записана. Это также означает, что вы должны рассмотреть возможность раскрытия информации внутри документа, а не применять подход «документ за документом» или удерживать целые документы, когда только часть информации является исключением.

Тем не менее, запрашивающие часто просят копии документов или ссылаются на документы по имени, чтобы описать информацию, которую они хотят.

Вы должны рассматривать любой запрос документа как допустимый запрос всей информации, записанной в этом документе.

Большинство документов обычно содержат записанную информацию сверх фактической формулировки, такую ​​как дизайн, макет и стиль письма. Это означает, что в большинстве случаев единственным возможным способом точно передать всю информацию запрашивающему лицу является предоставление копии оригинального документа.

Что такое определение «записанной информации»?

Запрос копии документа является действительным запросом всей «записанной информации» в этом документе.

«Записанная информация» может быть определена как любая функция или характеристика документа, которая передает информацию или знания зрителю.

Это означает, что термин «записанная информация» относится не только к тексту; он охватывает любой компонент документа, передающий информацию, например:

  • Дизайн и верстка: это может кое-что рассказать о характере документа. Например, будет ли она записана в виде отчета, электронной таблицы или письма.
  • Логотипы и фирменные бланки: они могут сказать зрителю что-то о подлинности и легитимности документа.
  • Подчеркнутая формулировка: использование подчеркивания, курсива или жирного шрифта говорит зрителю о значении выделенных слов.
  • Почерк: включает как почерк автора, так и его подпись.
  • Аннотации и верхние и нижние колонтитулы: сюда входят рукописные и электронные комментарии, пометки, такие как зачеркнутые или обведенные слова, и аннотации, сделанные вне основной части текста.Любой текст в верхних и нижних колонтитулах также считается информацией, записанной в документе.
  • Изображения: изображений, таких как диаграммы, фотографии и круговые диаграммы, обычно передают некоторую информацию зрителю.
  • Детали передачи электронной почты: время и дата передачи и электронная подпись являются частью записанной информации в электронной почте.

Широкая интерпретация ICO «записанной информации» отражает точку зрения Верховного трибунала в деле Независимого парламентского органа по стандартам (IPSA) против Комиссара по информации и Leapman UKUT 0033 (ACC) (23 января 2014 г.).

Пример

В деле IPSA против Комиссара по информации и Leapman UKUT 0033 (ACC) (23 января 2014 г. ) заявитель запросил у IPSA квитанции, представленные несколькими названными депутатами в поддержку их требований о расходах.

IPSA ответил, предоставив расшифровку информации в квитанциях. Однако заявитель потребовал копии оригиналов документов и передал этот вопрос Уполномоченному.

Комиссар пришел к выводу, что в расшифровке отсутствовала записанная информация, такая как дизайн, логотипы, бланки и комментарии к рукописи.Таким образом, он обнаружил, что IPSA нарушила раздел 1(1)(b) из-за того, что не сообщила всю записанную информацию в квитанциях.

IPSA подала апелляцию в Высший трибунал на том основании, что:

  • вся записанная информация в документе была включена в стенограмму; и
  • детали, такие как дизайн, макет и стиль документа, не были «записанной информацией».

Однако Верховный трибунал отклонил апелляцию IPSA, отметив, что:

‘Для меня также банально отметить, что формулировка типичной квитанции или счета-фактуры является лишь частью того, что видит получатель, глядя на нее. Как правило, будет вербальное и числовое содержание, которое нужно прочитать и понять, но также будет и визуальное содержание, которое нужно увидеть, а не прочитать, но которое также может потребоваться понять, чтобы реципиент оценил весь опыт, если Я могу назвать это сообщенным квитанцией или счетом…» (пункт 22)

‘Возможно, другие аспекты анализа Комиссара зависят от фактов конкретного дела. Но я не согласен, как утверждает IPSA, что с точки зрения закона они не могут рассматриваться как часть записанной информации… Возьмем в качестве примера рукописный комментарий к счету.Может быть представлен счет-фактура, в котором кто-то написал «чушь» или, что менее спорно, «оплачено только частично, остальные не должны». Способ написания этих слов и их расположение в счете-фактуре могут нести дополнительную информацию к самим словам, например, что они явно написаны тем же лицом, которое выписало счет-фактуру, в отличие от какого-либо другого лица, такого как лицо, требующее погашения долга. уплаченная сумма или более позднее лицо, проверяющее счет-фактуру. Нельзя сказать, что в таком случае никакая информация не передается ни по местонахождению, ни по почерку.И если да, то это записанная информация». (параграф 27)

Однако важно отметить, что физические характеристики документа, такие как тип бумаги, на которой он напечатан, или форма, в которой он хранится (например, на жестком диске, компакт-диске или USB-накопителе), не являются записанной информацией.

Это также относится к доказательственному качеству документа (например, ценность оригинала по сравнению с фотокопией в качестве доказательства в судебном процессе).

Пример

Приходской совет получает запрос на получение копии своей бухгалтерской отчетности за июнь 2018 года.

Совет хранит эту информацию в электронной таблице, которая хранится в электронном виде на карте памяти.

Тот факт, что эта электронная таблица хранится в электронном виде на карте памяти, является физической характеристикой документа. В нем не записывается информация о самой электронной таблице.

Таким образом, совету не нужно будет предоставлять информацию в виде электронной карты памяти, чтобы выполнить свою обязанность по разделу 1(1)(b) по передаче всей записанной информации в электронной таблице.

Должны ли мы сообщать всю информацию в документе?

В соответствии с разделом 1(1)(b) вы должны предоставить запрашивающему полную и точную копию всей записанной информации в документе.

На практике самый простой и надежный способ сделать это — предоставить запрашивающему копию оригинала. Это связано с тем, что в большинстве случаев невозможно создать транскрибированную версию, которая точно воспроизводит всю записанную информацию в документе.Например, может оказаться особенно трудным воспроизвести записанную информацию, такую ​​как дизайн, стиль почерка и изображения в форме расшифровки.

Помните, что вы должны сообщать всю информацию в документе. Вы не можете просто предоставить запрашивающему краткий обзор или дайджест содержания, если он специально не запросил это в соответствии с разделом 11 Закона (см. наше руководство «Средства передачи информации»).

В некоторых случаях может быть создана точная расшифровка документа без предоставления копии оригинала, как в примере ниже.Тем не менее, они, вероятно, будут редкостью.

Пример

В местный орган поступил запрос на:

‘Копии всех заполненных форм расходов, хранящихся в вашей организации’

Вместо того, чтобы предоставлять копии каждой отдельной формы, орган мог бы выполнить запрос, предоставив одну пустую форму для сообщения макета и дизайна документа, а также отдельный список информации, введенной в каждое поле, для сообщения данных, введенных в формы.

Вы должны иметь в виду, что предоставление копий оригиналов документов, а не расшифровок, имеет то преимущество, что запрашивающий, скорее всего, будет уверен в полноте и точности информации. Это, в свою очередь, может снизить вероятность того, что запрашивающая сторона будет жаловаться на ответ.

Как мы должны поступать с запросами на документы?

Запросы конкретных документов

Если объем запроса явно ограничен конкретным документом (или документами), например:

‘Пришлите мне, пожалуйста, протокол заседания приходского совета от 23 октября 2012 года.

‘Мне нужна копия вашего годового отчета за 2011/2012 год.’  

, то ваша единственная обязанность — рассмотреть вопрос о выпуске записанной информации в этом документе (или документах) для публикации.

Вам не нужно будет проверять, храните ли вы какую-либо другую соответствующую информацию где-либо еще в своих записях.

Запросы типа документа

Большинство запрашивающих не имеют подробного представления о хранящейся у вас информации или о том, как вы организуете и называете свои документы. Это означает, что они часто запрашивают тип документа, а не конкретную запись. Примеры запроса типа документа:

‘Пожалуйста, пришлите мне копию вашей политики против запугивания.’

‘Мне нужна копия вашей процедуры рассмотрения жалоб.’

‘Мне нужны копии всех имеющихся у вас отчетов о сокращении расходов.’ 

Если у вас есть один документ, который соответствует данному описанию, вы должны рассматривать это как действительный запрос всей записанной информации в этом документе.

Пример

Запрашивающий делает следующий запрос в школу.

‘Пожалуйста, предоставьте мне вашу политику отбора учеников.’

В школе нет документа под названием «Политика отбора учеников».

Тем не менее, у него есть документ под названием «Политика приема в школу», в котором излагаются критерии отбора учеников, и который фактически является его политикой отбора учеников.

Поскольку Правила приема в школу соответствуют документу, описанному заявителем, школа должна рассматривать только раскрытие информации, записанной в этом документе.

Ему не нужно исследовать, содержит ли он какую-либо дополнительную информацию о политике отбора учеников в других записях.

В большинстве случаев необходимо рассматривать только выпуск информации в соответствующем документе.

Однако, если из содержания или контекста соответствующего документа ясно, что вы храните дополнительную релевантную информацию в других записях, вам необходимо выяснить, попадает ли эта информация в область действия запроса. Если это так, вам следует рассмотреть возможность публикации соответствующих документов и с дополнительной соответствующей информацией.

Для ясности, вы не должны рассматривать возможность публикации документов, в которых записана дополнительная информация, а только соответствующую записанную в них информацию.

Пример 

Университет получает запрос на «…копию вашей политики безопасности и охраны труда».

Университет имеет документ, озаглавленный «Здоровье и безопасность

».

Policy», который явно подпадает под действие этого запроса.

Настоящая политика охраны здоровья и безопасности относится к отдельному документу под названием «Процедуры для персонала, посещающего внешние мероприятия».Он описывает это как список «… мер предосторожности, которые мы ожидаем от сотрудников при организации мероприятий и выставок на внешних площадках».

Из содержания этого документа политики становится ясно, что Процедуры посещения внешних мероприятий также содержат информацию о политике университета в области охраны труда и техники безопасности, которая может подпадать под действие запроса.

Таким образом, университету необходимо будет рассмотреть возможность выпуска документа «Политика в области охраны труда и техники безопасности» и любой соответствующей информации в документе «Процедуры посещения внешних мероприятий».

Если у вас нет документов соответствующего типа, вы должны иметь в виду, что любая информация в ваших записях, которая соответствует объективному смыслу запроса, по-прежнему распространяется, где бы и как бы она ни была записана (помните, что раздел 1 предусматривает право на информацию, а не на документы).

Пример  

В местный орган поступил запрос на:

‘Копия ваших инструкций по присуждению компенсации.’

У органа нет документа, соответствующего этому описанию.

Тем не менее, в одном из разделов его Политики технического обслуживания автомобильных дорог изложены условия, при которых он будет присуждать компенсацию в случае таких инцидентов, как спотыкание пешеходов о брусчатку или повреждение автомобилей из-за выбоин.

Это означает, что орган располагает некоторой информацией, которая подпадает под объективное значение запроса о «руководстве по присуждению компенсации».

Таким образом, при ответе на этот запрос ему придется рассмотреть возможность раскрытия соответствующей информации в своей Политике технического обслуживания автомобильных дорог.

Этот подход следует линии, принятой Информационным трибуналом в деле Carins v ICO и DVLA (EA/2009/0119 и EA/2009/0102, 2 сентября 2010 г. ).

В деле Carins v ICO и DVLA запрашивающая сторона запросила у DVLA копию политики правоприменения для своей схемы непрерывной регистрации.

DVLA отклонил эту информацию, поскольку не придерживался политики для этой схемы.

Тем не менее, Трибунал установил, что часть содержания внутренних руководств DVLA для персонала представляла собой информацию о правоприменительной политике схемы и должна быть раскрыта.Принимая это решение, он отметил, что:

«Это трюизм, что Закон о свободе информации применяется к информации, а не к документам. И хотя в условиях запроса могло быть указано, что апеллянт искал копию определенного политического документа, мы не считаем, что это освобождало DVLA от рассмотрения того, какую информацию о своей политике в этой области она хранила, даже если она была записана вместе с другой информацией. выходит за рамки запроса…» (пункт 25)

Только в том случае, если вы полностью удовлетворены тем, что у вас нет соответствующей информации, подпадающей под действие запроса, вы можете дать ответ «не удерживается».

Как быть с документами, содержащими информацию об исключении?

Раздел 1 Закона о свободе информации был специально разработан, чтобы предоставить запрашивающим право доступа к информации, а не к документам. Это заставляет вас учитывать релевантность и конфиденциальность каждой части информации в документе, вместо того, чтобы применять общий подход к каждому документу.

Это намерение было разъяснено лордом Фальконером во время принятия законопроекта о свободе информации:

‘Мы обсуждали, разрешает ли действующий законопроект частичное раскрытие информации.Фактически это потребует, чтобы, когда некоторая запрашиваемая информация освобождалась, а другая информация не освобождалась. Право доступа в пункте 1 включает информацию, записанную в любой форме. Это означает, что право доступа относится к содержанию документов или записей, а не к самим документам или записям. Если документ содержит смесь раскрываемой и не подлежащей раскрытию информации, подлежащая раскрытию информация должна быть сообщена заявителю». (Lords Hansard, 17 октября 2000 г., колонка 931)

Из этого следует, что вы не можете скрыть все содержимое документа, поскольку он содержит некоторую информацию, которая является исключением.Вы по-прежнему обязаны сообщить всю раскрываемую информацию в документе запрашивающей стороне.

Наиболее практичный способ сделать это — предоставить копию оригинального документа с отредактированным освобожденным материалом. Это связано с тем, что, как обсуждалось ранее, обычно невозможно воспроизвести всю записанную информацию в документе в стенограмме.

Это еще более серьезная проблема, когда раскрываются только некоторые выдержки из документа. Информация о том, как выдержки вписываются в исходный документ и взаимодействуют друг с другом, почти наверняка будет отсутствовать в какой-либо расшифрованной версии.Это делает очень маловероятным, что вы могли бы полностью и точно передать всю раскрываемую информацию в документе в форме стенограммы.

Как насчет вложений и приложений к письмам?

Если запрашивающая сторона запрашивает копию электронного письма, а это электронное письмо содержит электронное вложение, то вложение также подпадает под действие запроса.

Это означает, что вам необходимо рассмотреть возможность публикации всей записанной информации в электронном письме и всей записанной информации в прикрепленном документе.Тот же принцип применим и к приложениям к письмам.

Как поступать с запросами на что-то, кроме документа?

Большинство органов власти хранят материалы, не оформленные в виде документов, например записи с камер видеонаблюдения, фотографии и обучающие видеоролики.

Вы должны относиться к запросу на материал, который не хранится в форме документа, точно так же, как к запросу на документ; вы также обязаны сообщить верную и точную копию информации запрашивающей стороне.

Однако природа такого материала означает, что, вероятно, будет невозможно передать информацию в какой-либо другой форме, кроме ее первоначальной формы. Например, трудно представить, как можно точно передать всю визуальную информацию в записи видеонаблюдения или фотографии словами.

Таким образом, вполне вероятно, что единственным возможным способом передачи информации является предоставление копий оригинального материала.

Что делать с непонятными запросами?

Вы должны вернуться к запрашивающему и запросить дополнительные разъяснения, если: 

  • вы не можете найти или идентифицировать запрошенную информацию; или
  • вам неясно, запрашивается ли информация или копии конкретных документов, и это изменит ваш ответ; или
  • вам неясно, нужна ли запрашивающей стороне вся информация в документе или только ее часть.

Подробнее о том, как работать с неясными запросами, читайте в нашем руководстве «Интерпретация и уточнение запросов».

Каково значение раздела 11: Средства связи?

Раздел 11 Закона о свободе информации дает запрашивающей стороне право выразить предпочтение в отношении способа передачи информации (например, в электронной, печатной или аудиоформе). Тем не менее, нет положения о выражении предпочтения в отношении получения копий оригиналов документов.

Однако, если запрашивающий выразит предпочтение ознакомлению с оригиналами документов (или их копиями), мы ожидаем, что вы предоставите ему разумную возможность просмотреть оригиналы (или копии), где это возможно.

Подробнее о том, как применять раздел 11, см. в нашем руководстве «Средства передачи информации» (раздел 11).

Что говорит EIR?

Правило 6(1) гласит:

6 .— (1) Если заявитель запрашивает, чтобы информация была доступна в определенной форме или формате, государственный орган должен сделать ее доступной, если только—

(a) разумно сделать информацию доступной в другой форме или формате; или

(b) информация уже общедоступна и легко доступна заявителю в другой форме или формате.

Статья 4(1) Конвенции о доступе к информации, участии общественности в процессе принятия решений и доступе к правосудию по вопросам, касающимся окружающей среды (Орхусская конвенция), на основании которой были получены ОДП, гласит:

4.— (1). Каждая сторона должна обеспечить, чтобы в соответствии со следующими пунктами настоящей статьи государственные органы в ответ на запрос о предоставлении экологической информации сделали такую ​​информацию доступной для общественности… включая, по запросу и в соответствии с подпунктом (b) ниже, копии фактическая документация, содержащая или содержащая такую ​​информацию:

(a) без указания процентов;

(b) в запрошенной форме, если:

(i) для государственного органа разумно сделать его доступным в другой форме, и в этом случае должны быть указаны причины для предоставления его в этой форме; или

(ii) информация уже общедоступна в другой форме.

Это означает, что EIR предоставляет прямое право на копии оригинальных документов, если только вы не считаете целесообразным сделать информацию доступной в другой форме или формате. Дополнительные сведения см. в нашем руководстве Форма и формат информации (Правило 6).

Дальнейшее чтение

Вы также можете прочитать наше подробное объяснение:

Информационная безопасность: Терминология и определения безопасности документов

Права доступа

Права, предоставленные уполномоченному лицу, которые определяют, как они могут получить доступ к документу.

Подотчетность

Способность привлечь человека к ответственности за свои действия. В случае систем DRM это достигается путем проверки действий отдельных лиц с использованием защищенной информации.

Активное управление правами

Цифровые права могут управляться несколькими способами. Активное управление правами означает, что владелец может изменить права, доступные либо для определенных документов, либо для определенных пользователей с немедленным вступлением в силу. Чтобы это работало, перед доступом к документу пользователь должен автоматически проверить в административной системе, чтобы были применены последние права.

Аудит

Предоставление отдельного средства проверки правильности финансовой отчетности. В ИТ-системах это означает журнал выполненных действий, который можно использовать как средство привлечения людей к ответственности за свои действия. Файлы журналов могут содержать записи о лицах, получающих доступ к документам, регистрирующих авторизацию, пытающихся использовать документы без авторизации и так далее.

Авторизация

Разрешение что-то делать. В DRM владелец прав или администратор, управляющий системой от имени владельца, может дать разрешение на чтение, копирование, редактирование, печать всего документа или его части.

Конфиденциальность

Сохранение содержимого документа в тайне от всех, кто не имеет права его просматривать.

Авторское право

Буквально, право контролировать изготовление копий произведения. Произведение — это нечто, созданное в результате некоторого усилия (по английскому праву — в поте лица). Это может быть книга, пьеса, база данных, компьютерная программа, неподвижное или движущееся изображение, фильм, песня, музыка и подобные произведения. Это может быть не математическое уравнение.Авторское право является одним из примеров контроля ПИС. Авторское право предоставляет владельцу произведения право контролировать копирование этого произведения и лицензировать такое копирование, а также иметь это право в течение фиксированного периода времени, от 50 до 120 лет после смерти последнего создателя.

Криптография

Способ сделать информацию недоступной для тех, кто не имеет права ее читать. Криптография может использоваться для обеспечения секретности информации (конфиденциальности) или для идентификации создателя информации, или для того и другого.

Цифровая утечка

Этот термин используется некоторыми провайдерами DRM для обозначения передачи содержимого электронных документов тем, кто не имеет права их просматривать.

Управление цифровыми правами (DRM)

Метод управления, с помощью которого реализуются меры контроля над цифровыми документами, чтобы их владельцы могли гарантировать, что пользователи документов могут использовать только те права, которые они фактически лицензировали, и не могут злоупотреблять этими правами в ущерб правам владельца.

Типичные доступные права включают:

–       способность читать документ
        способность читать документ ограниченное количество раз
–      предотвращение чтения документа до заданной даты/времени
–       запрет на чтение документа после указанной даты/времени>
–      предотвращение печати документа
–      запрет на использование документа>
–       ограничение печати числом копий
–       запрет использования функции Print Screen для копирования информации
–       разрешение печати низкого качества раз или навсегда.

Контроль документов

Применение ограничений на использование документа. Это также можно назвать контролем политики. Использование слова «политика» здесь означает реализацию контроля, который правообладатель хотел бы видеть в отношении документа, чтобы он мог контролировать, как он используется теми, кто имеет право на его использование.

Аннулирование документа

Обычно это означает, что люди не могут использовать ранее доступные документы. Этого можно добиться с помощью активного управления правами или путем установки времени и даты, когда документ перестает быть доступным.

Безопасность документов

Средства предотвращения необнаруженного изменения или использования документов неуполномоченными лицами. Это достигается за счет реализации различных элементов управления, применяемых к документу.

Шифрование

Шифрование информации таким образом, что только те, у кого есть правильный ключ, могут вернуть ее в первоначальный вид.

Корпоративный DRM

Термин, используемый некоторыми поставщиками продуктов DRM для обозначения того, что меры контроля над документами внутри предприятия каким-то образом отличаются от средств контроля, необходимых для защиты документов, распространяемых за пределами предприятия (например, продажа книги для широкой публики или объявление в прессе или издание журнала для клиентов). Некоторые доступные элементы управления DRM могут не подходить, если документ продается клиентам, а не контролируется внутри предприятия.

Права интеллектуальной собственности (ПИС)

Это права, признанные международным правом и международными договорами, которыми обладают создатели в отношении вещей, созданных с использованием их собственного интеллекта. К таким вещам относятся книги, статьи, стихи, пьесы, картины, фильмы. Эта статья является интеллектуальной собственностью. ПИС считаются настолько важными, что являются частью обязанностей Всемирной торговой организации.Некоторыми конкретными правами на интеллектуальную собственность являются авторское право и патент.

Лицензионный контроль

Это элемент управления, который предоставляет лицензию одному или нескольким авторизованным пользователям документа или компьютерной программы. Управление лицензией привязывает пользователя лицензии к определенному компьютеру, на котором он может использовать лицензию. Это означает, что пользователь не может предоставить другим пользователям права на использование документа, на использование которого они имеют право. Это означает, что они не могут использовать документ, если они не находятся в определенной компьютерной системе.У них может быть более одной лицензии, и, таким образом, они могут лицензировать использование на нескольких компьютерах, а не только на одном. Там, где действует контроль лицензий, владелец может отслеживать регистрацию фактических авторизованных ПК и любые попытки зарегистрировать неавторизованные ПК, использующие информацию реестра авторизованного пользователя.

Пассивное управление правами

В то время как активное управление правами имеет дело с ситуациями, когда владелец документа должен иметь возможность динамически изменять права, которые он предоставляет, это не тот случай, когда продается книга, журнал или изображение.В этих ситуациях покупатель ожидает, что его права будут бессрочными (навсегда). Более подходящим является пассивное управление правами, при котором права постоянно встроены в документ и нет необходимости обращаться к серверу управления правами перед использованием.

Патент

Это форма ПИС, которая дает владельцу абсолютное право на использование интеллектуальной собственности в течение фиксированного периода времени. Он дается в обмен на то, чтобы сделать знания о запатентованной вещи общедоступными.DRM имеет ограниченную ценность для документов, являющихся патентами, за исключением гарантии подлинности документов. DRM может иметь большое значение для этих документов до выдачи патента, когда раскрытие информации может помешать выдаче патента владельцу.

Безопасность PDF

Этот термин относится к «портативному формату документа», разработанному Adobe Systems Incorporated, и к мерам безопасности документов, реализованным в их продуктах для записи и чтения. К ним относятся:

—      запрос пароля перед открытием документа
       запрос пароля перед изменением настроек безопасности
        остановка печати
        прекращение внесения изменений в документ поля.

Безопасные права доступа

Этот термин используется некоторыми поставщиками продуктов DRM, чтобы предположить, что предоставляемые права доступа каким-то образом защищены. См. Права доступа.

В Word печатается дополнительная страница, содержащая информацию о документе

Симптомы

При печати документа в Microsoft Word 2000, Microsoft Word 2002, Microsoft Office Word 2003 или Microsoft Office Word 2007 печатается дополнительная страница, содержащая информацию о документе.

Причина

Это происходит, если установлен флажок «Свойства документа» на вкладке «Печать» в диалоговом окне «Параметры».

Разрешение

Чтобы устранить эту проблему, снимите флажок Свойства документа. Для этого выполните следующие действия:

Ворд 2007

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Параметры Word.

  2. В области «Параметры печати» снимите флажок «Печать свойств документа», а затем нажмите «ОК».

Word 2000, 2002 и 2003

  1. В меню «Сервис» выберите «Параметры» и перейдите на вкладку «Печать».

  2. В области «Включить с документом» снимите флажок «Свойства документа», а затем нажмите «ОК».

Дополнительная информация

Если печатается только дополнительная страница, содержащая свойства документа, в настройках печати может быть установлен флажок Свойства документа. Чтобы решить эту проблему, выполните следующие действия:

Word 2000, 2002 и 2003

  1. В меню «Файл» выберите «Печать».

  2. В списке Что печатать выберите Документ, а затем нажмите кнопку ОК.

Ворд 2007

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку «Печать».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.