Как делать опись документов образец: Опись передаваемых документов — образец 2021

Содержание

Опись передаваемых документов — образец 2021

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации.

Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней.

Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф. И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Правила работы архивов организаций

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Читать продолжение в КонсультантПлюс

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Как сделать опись документов | Время бухгалтера

Порядок оформления описи для каждого случая будет отличаться. Рассмотрим подробно возможные варианты составления документов.

Внутреннюю опись документов вкладывают в личное дело сотрудника и заполняют по мере поступления новых документов.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке при их поступлении в кадры.

Перед сдачей дела в архив на описи делают итоговую запись с указанием количества документов, которые находятся в деле, и количества листов. Пописывает внутреннюю опись сотрудник, ответственный за ее составление.

Опись для контрагента составляют в произвольной форме. Единого шаблона не существует. Главное – указать в описи передаваемые документы и предусмотреть поля для подписания формы ответственными лицами.

Почтовую опись вложения оформляют на специальном бланке по форме 107 (приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07. 03.2019 № 98-п).

Бланк документа можно получить бесплатно в любом отделении почты либо скачать в формате PDF после регистрации на официальном сайте «Почты России».

Заполняют опись заявлений в двух экземплярах, на которых сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату его принятия. Один экземпляр вкладывают в отправление, а второй возвращают отправителю.

В случае если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, разрешено заполнить несколько бланков с пометкой «лист 1», «лист 2». На последнем листе бланка описи подводят общий итог по количеству пересылаемых предметов и итоговой сумме.

Архивную опись можно составить в свободной форме. Обычно кроме типовых полей с названием и реквизитами в документ включают дополнительные, которые помогают оперативно находить документы.

Кроме того, в описи предусматривают места для подписи ответственных сотрудников.

Разработанную форму целесообразно сделать одним из приложений к учетной политике организации для целей бухучета.

Опись для фондов составляют на бланке из приложения 3 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26. Заполняют опись следующим образом.

1. Сначала в документе указывают реквизиты страхователя – регистрационный номер, код подчиненности, ИНН (КПП) и фирменное наименование.

2. Затем проставляют название отделение фонда, в который передается документация по данной описи.

3. Далее записывают личные данные сотрудника — фамилию, имя, отчество и СНИЛС.
После этого пишут код выплаты, за которой обратился человек:
• «1» – пособие по временной нетрудоспособности;
• «2» – пособие по беременности и родам;
• «3» – единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;
• «4» – единовременное пособие при рождении ребенка;
• «5» – ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
• «6» – пособие по временной нетрудоспособности в связи с травмами, несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;
• «9» – отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

В самом конце указывают краткое наименование документов или сведений, которые прилагаются к описи, а также количество листов. Например, сведения о застрахованном лице, справка о заработке с предыдущих мест работы.

Итоговый вариант описи составляют в двух экземплярах. Один остается в фонде, другой, с отметкой о получении, у страхователя.

Важно учесть, что типовая форма не предназначена для случаев, когда страхователь передает в фонд следующую документацию:
• уведомление о прекращении права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
• документы в целях возмещения расходов на оплату дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;
• документы для возмещения пособия на погребение.

В этих ситуациях разрешено оформлять сопроводительное письмо. Этот документ поможет зафиксировать факт передачи документов, их состав и количество.

Опись в налоговую можно составить в свободной форме, если документация будет предоставляться на бумаге. При этом целесообразно включить в бланк таблицу, которая будет содержать список предоставляемых документов с реквизитами, а также поля для подписей ответственных лиц.

В случае предоставления документации в электронном виде потребуется заполнить электронную опись по формату, который утвержден Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Опись документов для налоговой | Образец — бланк — форма

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем. Налоговая служба  имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.

Отправка документов и описи в ИФНС в электронном виде — Контур.Экстерн

Согласно приказу ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/[email protected], налогоплательщик может передать по электронным каналам связи документы (информацию) в ответ на поступившее требование. 

Налоговая может выслать требование о представлении документов или требование о представлении пояснений. В статье мы подробно рассмотрим представление документов.

Если вы получили требование о представлении пояснений по НДС, ознакомьтесь с инструкцией. На требования по другим основаниям всегда можно направить в ответ корректировку отчета. Также есть возможность заполнить форму ответа через кнопку «Ответить на требование» в разделе «Пояснительное письмо» (по согласованию с инспекцией).

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Чтобы отправить ответ на поступившее из налоговой требование, необходимо:

1. На главной странице системы Экстерн перейти в раздел «Новое», выбрать пункт «Требования» > «Все требования». Далее кликнуть по нужному требованию в списке. При необходимости администратор может поделиться требованием с другими пользователями.

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Ответить на требование». Кнопка становится активной после отправки квитанции о приеме. Затем выбрать «Отправить истребуемые документы».

3. В следующем окне следует выбрать, каким способом будут добавлены документы. Добавить готовые файлы можно, нажав на ссылку «Загрузить с компьютера» (также можно перетащить нужные файлы в появившееся поле). Если для обмена документами между контрагентами используется Диадок, то в появившемся окне можно нажать ссылку «Выбрать в Диадоке».

4. В появившемся окне следует выбрать файлы для загрузки и нажать «Открыть».

В опись можно добавить документы в виде скан-копий (файлы с расширением jpg, tif, pdf и др.), а также документы в виде xml-файлов (файлы с расширением xml).

Добавить недостающие файлы можно и на следующем шаге.

Согласно формату описи, утвержденному приказом от 18 января 2017 г. N ММВ-7-6/[email protected], в описи можно передать следующие виды документов:

  • В виде скан-образов любой документ (название документа абонент может указать самостоятельно в соответствующем поле)
  • В виде xml-файла любой документ у которого есть КНД (код налоговой декларации).

5.   Начнется загрузка и распознавание выбранных файлов. По окончании процесса на экране отобразится список загруженных документов.

При необходимости можно добавить недостающие документы с помощью кнопки «+Еще документы». В ответ на требование можно загрузить большое количество документов вместе с метаинформацией.

Чтобы удалить лишние файлы, следует навести мышкой на строку с ненужным документом и нажать на кнопку «Удалить» справа в строке.

6. После загрузки необходимо приступить к редактированию добавленных документов. Для этого следует нажать на ссылку с названием загруженного файла.

Документы в виде скан-образов

В окне редактирования следует выбрать вид загруженного документа. В зависимости от выбранного вида, появятся поля, которые следует заполнить. Обязательные для заполнения является пункт требования.

Пункт требования — в данном разделе указывается номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа. 

1.ХХ указывается для направляемых в описи документов (указанных в требовании), а 2.ХХ — для направляемой информации, запрашиваемой в требовании (не являются конкретными документами и обычно в требовании выделяются отдельно от документов).

Если загруженный документ состоит из нескольких страниц, то следует объединить их, нажав кнопку «Соединить» 

И наоборот, лишние страницы следует выделить в новый документ, нажав кнопку «Разделить».

После того как все пункты будут заполнены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ. Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Документы в виде xml-файлов

В отличие от скан-копий документы в виде xml-файлов практически не требуют редактирования. После их загрузки следует заполнить пункт требования — номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

Вместе с xml-файлами счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, акта приемки-сдачи работ (услуг), а также товарной накладной (ТОРГ-12), должны передаваться и файлы подписи sgn. Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например Диадок). 

Остальные документы, которые можно передавать в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист Книги покупок, дополнительный лист Книги продаж), передаются без файлов подписи.

Например, чтобы передать в описи товарную накладную в виде xml, следует добавить 4 файла — два из них должны иметь расширение xml  (титул продавца и титул покупателя) и соответствующие им два файла подписи с расширением sgn.

После того как данные будут внесены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ.

Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Если в xml-файле будут обнаружены ошибки (например, «Не загружен титул покупателя», «Подпись к титулу покупателя не загружена», то следует загрузить недостающие документы. Также можно удалить такой документ и выгрузить его повторно из программы, в которой он формировался. После этого повторить загрузку в Экстерн.

7. Как только все необходимые документы будут отредактированы, следует перейти к списку и нажать кнопку «Перейти к отправке».

Кнопка будет неактивна до тех пор, пока напротив каждого загруженного документа не появится статус «Готов к отправке».

8. Откроется окно с результатами проверки, в котором следует нажать кнопку «Перейти к отправке».

Если опись подписывается сертификатом уполномоченного представителя, то совместно с ней в налоговую передается сообщение о представительстве (СоП).

Если форма подписывается сертификатом законного представителя (руководителя), то сообщение о представительстве не передается.

Кнопка «Перейти к отправке» не появляется, если в форме или сообщении о представительстве обнаружены ошибки. В этом случае следует исправить найденные ошибки и повторить отправку.

9. В следующем окне необходимо нажать на кнопку «Подписать и отправить».

10. Опись отправлена. Список переданных в описи документов и статус их обработки в ИФНС будет содержаться под требованием.

После отправки описи статусы обработки будут меняться следующим образом:

  • «Отправлен» — документы отправлены в налоговый орган. Дата отправки подтверждена. В системе будет отображаться дата и время отправки описи.
  • «Доставлен» — документы доставлены в налоговый орган, поступило «Извещение о получении»;
  • «Принят» — документы приняты налоговым органом, поступила «Квитанция о приеме». В системе будет отображаться дата и время получения квитанции из ИФНС.
  • «Отклонен» — документы не приняты налоговым органом, поступило «Уведомление об отказе». В системе будет отображаться дата и время получения уведомления из ИФНС.

Шаблон описи документов Скачать PDF для печати

Как долго хранить важные документы и квитанции

Forever

Документ

Документ

Местоположение

Дата подачи

Сертификат о рождении

Брачная лицензия

Развод Указ

Passport

Образование Сертивиты

Военная служба Сервис

Социальное обеспечение Карта

Полис страхования жизни

до тех пор, пока не обновляется или обновлен

Документ

Местоположение

Местоположение

Дата подачи

Дата обновления

Контракты

Страхование автомобилей

Страхование домовладельцев

Годовая инвестиционная инвестиция

Запись кредитной карты

Заявления о безопасности

Последняя воля и Завет

До продажи или завершен

Документ

Местоположение

Документ

Местоположение

Дата подачи

Дата продана

Недвижимость Дейдует

квитанции для домашних покупок

квитанции для больших RCHASES

Кредитные документы

ГАРАНТИЙ

Сервисные договоры

Названия автомобилей

Другое

Документ

Местоположение

Документ

Местоположение

Дата подачи

Дата Shredded

Банк выступления (1 год)

Налоговые записи (7 лет)

Инвестиционные отчеты (1 мес. )

www.BusinessFormTemplate.com

Как долго хранить важные документы и квитанции

Forever

Документ

Документ

Местоположение

Дата подачи

Сертификат о рождении

Брачная лицензия

Развод Указ

Passport

Образование Сертивиты

Военная служба Сервис

Социальное обеспечение Карта

Полис страхования жизни

до тех пор, пока не обновляется или обновлен

Документ

Местоположение

Местоположение

Дата подачи

Дата обновления

Контракты

Страхование автомобилей

Страхование домовладельцев

Годовая инвестиционная инвестиция

Запись кредитной карты

Заявления о безопасности

Последняя воля и Завет

До продажи или завершен

Документ

Местоположение

Документ

Местоположение

Дата подачи

Дата продана

Недвижимость Дейдует

квитанции для домашних покупок

квитанции для больших RCHASES

Кредитные документы

ГАРАНТИЙ

Сервисные договоры

Названия автомобилей

Другое

Документ

Местоположение

Документ

Местоположение

Дата подачи

Дата Shredded

Банк выступления (1 год)

Налоговые записи (7 лет)

Инвестиционные отчеты (1 мес. )

www.BusinessFormTemplate.com

Как создать домашнюю инвентаризацию

Потеря дома в результате стихийного бедствия — одно из самых разрушительных переживаний для человека. Таким образом, в дополнение к покупке достаточного количества страховки и обеспечению максимально возможной безопасности вашего дома, есть одна простая вещь, которую вы можете сделать, чтобы подготовиться к стихийному бедствию: Создайте инвентаризацию дома.

Почему? Потому что подготовка описи после полной потери для страховки или налогов очень болезненна, сложна и требует много времени.И, особенно после травматической потери, невозможно вспомнить все, что у вас было, поэтому большинство людей никогда не получают свои страховые выплаты в полном объеме.

Если у вас есть смартфон с камерой, пройдитесь внутри и снаружи своего дома, рассказывая по ходу дела, описывая особенности вашего дома и личное имущество. Сохраните файл в безопасном месте в Интернете, где вы сможете его найти. Ваш собственный компьютер или облачное хранилище, если оно у вас есть.

UP предлагает несколько элементов информации, которые помогут вам создать более подробную инвентаризацию:

Таблица домашнего инвентаря UP.

UP Домашняя инвентарная таблица (Excel) – заполняется на любом компьютере. Все, что вам нужно, это компьютер и Excel (поставляется с Microsoft Office), чтобы использовать его. Мы создали ее, объединив фактические списки, которые выжившие в прошлом жертвы стихийных бедствий составили, чтобы получить полную выплату по своим страховым претензиям, в одну обширную таблицу, в которой перечислены все мыслимые предметы, которые вы можете найти в доме. Воспользуйтесь их и нашей тяжелой работой, выбрав элементы из этого всеобъемлющего списка, чтобы создать свой собственный список того, что у вас есть или было в вашем доме.

ИНСТРУКЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ИНВЕНТАРЯ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ:

Существует два способа заполнения электронной таблицы инвентаризации жилья UP. Вы можете заполнить содержимое электронной таблицы на своем компьютере и сохранить его на защищенном компьютере или флэш-накопителе, или вы можете распечатать отдельные листы и заполнить их вручную. В любом случае, вы сделаете правильный старт для обеспечения готовности к стихийным бедствиям и «страхового обеспечения».

Домашний инвентарь UP включает в себя обычные предметы, которые можно найти в большинстве домов, но вы можете добавить любые дополнительные предметы или изменить перечисленные предметы, чтобы персонализировать свой инвентарь. Помните, что мошенничество со страховкой является уголовным преступлением , поэтому не забудьте включить только то, что действительно принадлежит вам. Хотя мы рекомендуем вам заполнить каждый столбец, если у вас есть только ограниченное время, заполните описание, количество и возраст каждого элемента, а позже добавьте информацию о стоимости. .

Не беспокойтесь о заполнении столбца «% значения», если вы не используете инвентарь для подачи фактического страхового возмещения. В этом столбце описывается текущее значение элемента. Полезно знать, покрывает ли ваш страховой полис фактическую денежную стоимость (ACV) или стоимость замены (RC) предметов личного имущества.Большинство полисов в наши дни являются RC и должны покрывать стоимость замены элемента (текущая дневная стоимость), но если у вас есть политика ACV на содержание, вам нужно будет оценить текущие значения.

Мы также предлагаем пример описи личного имущества, составленной волонтером UP Джули Робинсон, чей дом был разрушен во время лесного пожара в 2003 году в Сан-Диего. Вы можете найти этот пример в  Образец формы претензии и подтверждения убытка .

НАКОНЕЧНИКИ:

— С помощью сканера делайте копии важных документов и храните их на флешке или в папках с файлами.

— Обновляйте свой инвентарь по мере приобретения новых предметов, удаляйте предметы, которых у вас больше нет. Отсканируйте и добавьте квитанции о загрузке.

— Сфотографируйте свой дом внутри и снаружи или прогуляйтесь и снимите видео на телефон, а затем загрузите изображения на флэш-накопитель или онлайн-систему хранения файлов.

— Храните свой инвентарь в безопасном месте вдали от дома, например, в офисе, в сейфе или в надежной онлайн-системе хранения. Или отправьте свой инвентарь по электронной почте доверенному другу и попросите его сохранить его для вас.Таким образом, если вам когда-либо понадобится информация для целей страхования или налогообложения, к ней будет легко получить доступ.

Наконец, помните, что сделать хоть что-то для подготовки всегда лучше, чем вообще ничего не делать.

Подготовка к стихийным бедствиям поможет вам максимально увеличить страховую защиту

Воспользуйтесь нашими советами по покупке , чтобы извлечь пользу из уроков, извлеченных жертвами стихийных бедствий, о том, где они потерпели неудачу и что они хотели бы знать и делать до того, как понесли убытки.

Если вы собираетесь потратить деньги на покупку страховки, потратьте время на покупку подходящей страховки в надежной компании и сделайте все возможное, чтобы снизить вероятность ущерба. Большинство страховщиков снизят размер страховой премии, если вы сделаете свое имущество более устойчивым к повреждениям. UP побуждает страховщиков предлагать большие скидки, чтобы люди могли позволить себе сделать свое имущество более устойчивым к повреждениям. Когда вы выбираете страховку для сравнения, узнайте, какая компания предлагает самые большие скидки на «смягчение последствий» и / или «модернизацию»;

  • Чистая кисть со всего дома
  • Регулярно прочищайте желоба и водостоки с крыши
  • Инвестиции в огнестойкие строительные материалы
  • Если вы живете в сейсмоопасных зонах, прочтите это Руководство для домовладельцев по безопасности при землетрясениях  (pdf)
  • Системы сигнализации и спринклерные системы обычно дают вам дополнительную скидку

И обязательно держите запасы на случай чрезвычайной ситуации под рукой в ​​месте, доступном для вас в случае стихийного бедствия.Подумайте о покупке комплекта, подобного тому, который продается в Your Safe Place : при покупке комплекта в Your Safety Place введите промо-код: UPh30 и получите скидку 20% на покупку.

• Дополнительную информацию о приложениях для инвентаризации дома читайте в этой статье в New York Times.

• Вот ссылка на  Базовую информацию о готовности к землетрясениям Красного Креста.

• Советы и методы реконструкции для предотвращения ущерба от пожара в вашем доме

Инвентаризация

записей | Службы управления записями и информацией

Инвентаризация записей — это основной документ Плана управления записями.Хорошо поддерживаемая инвентаризация детализирует каждый тип записи, создаваемый отделом. В реестре записей используются серии записей из Графика хранения записей Техасского университета в Остине (UTRRS), в котором содержатся подробные рекомендации по требованиям к хранению записей, созданных, полученных, использованных и хранящихся в университете.

Выделение времени для рассмотрения типов создаваемых записей и знание необходимого для них срока хранения поможет отделам определить потребности в сохранении и допустимость утилизации для каждого типа записей.

Рабочая книга инвентаризации записей

Контактное лицо менеджера записей отдела (DRMC) отвечает за создание реестра записей. DRMC должны загрузить копию Рабочей книги инвентаризации записей, которая содержит инструменты и инструкции для заполнения инвентаризации.

Рабочая книга Excel содержит вкладки для:

  • Инструкции по использованию рабочей тетради и заполнению описи
  • Ссылки на ссылки и ресурсы
  • Три шаблона для создания инвентаря
  • Два образца инвентаризации
  • Копия УТРРС 8.1

Загрузите копию рабочей книги инвентаризации записей. Вы также можете загрузить копию простой формы инвентаризации записей.

Создание и ведение реестра записей

Используйте шаблоны в книге для создания инвентаризации записей. Вы можете создать свою инвентаризацию записей, добавляя ее в свой документ с течением времени, или вы можете начать со всей UTRRS и удалить серии записей, которых нет в вашем отделе. Все записи должны иметь идентифицированную серию записей UTRRS.

Несколько других советов, которые помогут вам создать или поддерживать свой инвентарь:

  • Когда вы запрашиваете удаление записей, следите за типами записей, которые создает или поддерживает ваш отдел.
  • Используйте свою инвентаризацию как живой документ, который со временем развивается, повторяя его в зависимости от ваших повседневных потребностей в управлении записями.
  • Отмечайте все новые записи, встречающиеся на листе.

Бесплатный шаблон электронной таблицы домашнего инвентаря для Excel

Каждый должен вести инвентарный список для документирования своего домашнего имущества в целях страхования .Однако вам не обязательно нужно специальное программное обеспечение для домашней инвентаризации. Простая таблица инвентаризации должна быть достаточной, поэтому загрузите бесплатный шаблон домашней инвентаризации ниже. Если вам нужно более сложное программное обеспечение для управления запасами для дома или для малого бизнеса , попробуйте выполнить поиск в галерее шаблонов Microsoft Office или ознакомьтесь с нашими спонсорами.

Реклама

Создание домашнего инвентаря

Инвентарная таблица включает в себя некоторые распространенные местоположения и предметы, которые вы, возможно, захотите учесть при создании собственного инвентарного списка.Некоторые описания в списке инвентаря, такие как «Электроника», являются просто заполнителями, чтобы напомнить вам о необходимости включить вашу электронику. В целях страхования было бы лучше перечислить каждый элемент отдельно, чтобы вы могли указать цену, серийный номер и номер модели для каждого элемента.

Фотосъемка вашей собственности для инвентаризации дома значительно облегчит работу со страховой компанией. Возможно, вы даже захотите сделать видео-прохождение. Запишите короткий видеоклип о каждой комнате в вашем доме и сохраните видеоклипы и цифровые фотографии на флэш-накопителе вместе с инвентарем.

После завершения домашней инвентаризации храните бумажную и цифровую копии в безопасном месте за пределами вашего дома и/или в несгораемом сейфе. Сейф или даже запертый ящик в вашем офисе, вероятно, подойдет для хранения за пределами офиса.

Электронная таблица домашнего инвентаря

для Excel и Google Sheets

Описание

Загрузите нашу простую таблицу инвентаризации , созданную специально для перечисления содержимого вашего дома в целях страхования .

Следите за информацией о гарантии, покупной цене, состоянии, серийным номерам и номерам моделей.

Добавьте свои комментарии, советы и предложения в соответствующую запись блога, указанную ниже.

связанные статьи блога
Зачем иметь домашний инвентарь? — Подробная информация о том, как заполнить домашнюю инвентаризацию с помощью электронной таблицы инвентаризации.

Больше инвентарных ресурсов

Программное обеспечение для управления запасами для вашего бизнеса

Excel можно использовать в качестве базы данных в смысле хранения и работы с таблицами информации, но управление запасами может быстро стать слишком сложным для Excel. Вы можете рассмотреть возможность использования Microsoft Access (программа базы данных) или другого специализированного программного обеспечения для управления запасами.

Связанный контент

 

45 Печатные шаблоны инвентарных списков [Дом, офис, переезд…]

Инвентарные листы и списки являются очень полезными инструментами. Вы можете использовать их для контроля запасов товаров, которые важны для работы бизнеса. Тем не менее, многие люди считают создание шаблона инвентарного списка утомительной задачей.

Рекламные объявления

К счастью, вы можете скачать такой шаблон здесь.Затем вы можете начать использовать шаблон на благо своего бизнеса. Инвентарные формы и списки очень полезны в различных условиях. Вы можете использовать их дома, в школе или даже в профессиональных условиях.

Инвентарный список содержит предметы, которые необходимо периодически пополнять. Вам необходимо регулярно проверять эти предметы и обновлять таблицу запасов. Сделайте это, чтобы убедиться, что у вас не заканчиваются запасы.

В этой статье вы узнаете много нового о списках инвентаря.Позже мы даже пройдем некоторые этапы создания шаблона инвентаризации в Excel. Читайте дальше, чтобы узнать всю эту полезную информацию.

Шаблоны списка инвентаризации











Вы можете создать форму формы инвентаризации или шаблон списка для различных целей. Они очень полезны, когда вы хотите отслеживать предметы инвентаря. Вы можете скачать шаблон здесь и отредактировать его в соответствии с вашими потребностями.

Вот некоторые распространенные типы шаблонов, которые вы можете загрузить или создать:

  • Шаблон инвентарного списка квартиры
  • Шаблон инвентарного списка помещений
  • Шаблон инвентарного списка активов
  • Шаблон инвентарного списка бара
  • Шаблон пустого инвентарного списка
  • Инвентаризация здания шаблон списка
  • Шаблон списка бизнес-инвентаря
  • Шаблон списка инвентаря химических веществ
  • Шаблон списка инвентаря мебели
  • Шаблон списка продуктового инвентаря
  • Шаблон списка инвентаря для дома
  • Шаблон списка ИТ-инвентаря
  • Шаблон списка инвентаря для лаборатории
  • 902
  • Шаблон списка инвентаря при переезде
  • Шаблон списка инвентаря для офиса
  • Шаблон инвентарного списка для упаковки
  • Список инвентаря для кладовой
  • Шаблон инвентарного списка личного имущества
  • Список инвентаря для ресторана шаблон
  • Шаблон инвентарной ведомости доставки
  • Шаблон инвентарной ведомости транспортных средств
  • Шаблон свадебной инвентарной ведомости

Это лишь некоторые примеры инвентарных листов, которые вы можете загрузить или создать. Есть намного больше. Если вы хотите провести инвентаризацию чего-либо, все, что вам нужно сделать, это придумать для этого шаблон. Такие шаблоны помогут вам оставаться организованным и обновленным, когда дело доходит до вашего инвентаря.

Инвентаризационные таблицы











Преимущества использования инвентаризационных форм

 

Вы можете создавать различные типы инвентаризационных списков. Если вы хотите, чтобы ваш дом был организован, создайте список домашнего инвентаря.На нем вы можете перечислить все предметы в вашем доме. Либо так, либо составьте список всех обычных предметов, которые вы используете дома.

При этом вы будете знать, когда вам нужно пополнить запасы этих предметов. Вы также можете создать опись личного имущества, если живете с другими людьми. Сделайте это, чтобы вы могли следить за всеми своими вещами.

Когда вы решите переехать, вы можете создать перемещаемый инвентарь. Это поможет вам проверить, успешно ли вы привезли с собой все свои вещи при переезде.Вот некоторые практические способы использования инвентарных списков и форм.

Создание таких документов может оказаться очень полезным. Вот другие преимущества создания и использования шаблонов инвентарных списков:

  • С его помощью вы можете поддерживать хороший баланс ваших инвентарных позиций

Вам не придется покупать слишком много запасов, когда они вам не нужны к. Кроме того, существует очень низкий риск исчерпания запасов. Это особенно верно, если вы постоянно обновляете свой инвентарь.

Вам даже не нужно каждый день проверять свой список. Просто установите график инвентаризации, чтобы вы могли эффективно контролировать свои запасы.

  • Вы можете лучше управлять оборачиваемостью запасов

Это преимущество в большей степени относится к предприятиям. Вам необходимо поддерживать высокий коэффициент оборачиваемости запасов. Сделайте это, чтобы ваши продукты не испортились или не устарели.

Когда у вас будет правильный список, вы сможете проанализировать свой продукт и структуру запасов.Таким образом, вы сможете начать использовать свои ресурсы более эффективно.

  • Вы можете удовлетворить своих клиентов

Лучший способ хорошо управлять своими запасами — использовать список запасов. Когда вы сможете контролировать свой инвентарь, вы сможете удовлетворить своих клиентов.

Имея список запасов, вы всегда будете обеспечивать своих клиентов свежими запасами. Из-за этого они всегда будут хотеть вернуться к вам на работу.

  • Это поможет вам планировать более точно

Используете ли вы инвентарный список дома или на работе, вы можете использовать его при планировании. Используйте список, чтобы регулярно проверять свои запасы и расходные материалы. Таким образом, вы можете определить, не пора ли уже купить больше товаров.

Также, когда вы планируете ходить по магазинам, вы можете составить еще один инвентарный список. Это поможет вам делать покупки более эффективно и организованно.

  • Вы можете лучше организовать свои запасы

Дома вы можете использовать форму инвентаризации, чтобы организовать все свое имущество и предметы.И когда вам нужно что-то найти, все, что вам нужно сделать, это обратиться к списку. Вы можете хранить свои предметы в разных местах и ​​отмечать их в своем списке.

Это позволит вам лучше все организовать. Если вы продаете товары, вы можете использовать список, чтобы определить самые продаваемые товары. Вы также можете использовать его, чтобы узнать, какие продукты клиенты обычно заказывают вместе.

Таким образом, вы можете упорядочить товары в своем магазине, чтобы сделать его более привлекательным для покупателей.

  • Используйте его для отслеживания заказов и товаров

Если вы периодически заказываете товары, вы можете создать для них инвентарный список. Затем вы сможете отслеживать заказы при получении обновлений. Когда вы получаете предмет, вы можете отметить его в своем списке, чтобы вам не приходилось следить за ним.

То же самое касается предметов, которые у вас уже есть. Если у вас есть предметы и запасы в разных местах, инвентарные ведомости приобретают решающее значение. При необходимости вы можете создавать разные списки для разных мест. Тогда вы сможете более эффективно контролировать все свои предметы.

Если вы используете такие списки и шаблоны для управления своим инвентарем, вы можете сэкономить много времени.Вам не нужно продолжать считать предметы каждый день, просто чтобы убедиться, что у вас все еще есть достаточно. Просто проверяйте список и обновляйте его время от времени.

Помимо экономии времени, такие списки также могут сэкономить вам много денег. Когда вы точно знаете, что вам нужно купить, вам не нужно тратить больше, чем нужно. В бизнесе вам не придется покупать товары, которые не продаются. Вместо этого вы можете покупать товары, которые, как вы знаете, быстро разлетаются с полок.

Инвентаризационные таблицы могут показаться простыми, но, как видите, они очень полезны.Вот почему многие люди и компании предпочитают использовать эти документы. Теперь давайте перейдем к некоторым советам о том, как лучше управлять своим инвентарем.

Формы инвентаризации











Создайте свой собственный шаблон списка инвентаризации в Microsoft Excel

 

Как видите, списки инвентаризации очень полезны. Если вы хотите иметь свою собственную таблицу запасов, вы можете сделать их двумя способами. Во-первых, вы можете скачать и отредактировать шаблон.

Либо так, либо вы можете создать шаблон инвентаризации Excel с нуля. Рассмотрим оба метода:

Загрузите шаблон

  • Запустите Microsoft Excel и нажмите на строку поиска. Вы можете найти это в верхней части окна Excel.
  • Введите «шаблоны инвентарного списка» и нажмите клавишу ввода. Это действие даст вам список шаблонов, которые вы можете использовать для управления своим инвентарем.
  • Просмотрите различные шаблоны и выберите тот, который вам больше нравится.Посмотрите на различные форматы шаблонов. Выберите тот, который лучше всего удовлетворит ваши потребности.
  • Сначала просмотрите шаблон, чтобы хорошо рассмотреть его формат и функции. Если вам не нравится шаблон, вы можете выйти из предварительного просмотра, нажав кнопку Esc.
  • Когда вы найдете понравившийся шаблон, нажмите «Создать» в окне предварительного просмотра шаблона. Подождите, пока шаблон загрузится, прежде чем вы сможете начать редактирование.
  • После загрузки шаблона введите всю информацию об инвентаре.Если вы хотите изменить информацию в предварительно заполненной ячейке, просто дважды щелкните ее. Затем удалите информацию о ячейке и введите то, что вам нужно.
  • После того, как вы ввели всю информацию, не забудьте сохранить документ.

Вы также можете скачать свой шаблон отсюда и использовать его для своих нужд в инвентаре. Если вам нужно составить более одного списка инвентаризации, создайте папку для всех ваших файлов инвентаризации. Таким образом, вы можете организовать файлы и легко найти их, когда вам нужно.

Создать шаблон с нуля

 
  • Запустите Microsoft Excel, чтобы открыть пустой лист.
  • В верхней части листа создайте заголовки для инвентарного списка. Вы можете создать столько заголовков, сколько вам нужно.
  • Кроме того, при необходимости отрегулируйте ширину столбцов. Сделайте это, чтобы вы могли прочитать всю информацию, не нажимая сначала на ячейку.
  • Продолжайте форматирование, пока не создадите пустой шаблон. Затем вы можете использовать его для различных списков инвентаря.
  • Когда вы закончите, сохраните документ как пустой шаблон.
  • Когда вам нужно составить инвентарный список, откройте файл. Затем вы можете начать вводить всю важную информацию по мере необходимости. Когда вы закончите, не забудьте сохранить файл под другим именем.










Как управлять своими запасами в бизнесе?

 

Помимо использования списков запасов, существуют и другие способы эффективного управления запасами.Особенно в бизнесе, большая часть капитала зависит от запасов. Таким образом, отличное управление запасами действительно имеет решающее значение. Вот несколько советов, которые помогут вам:

Планирование запасов

Все предприятия должны научиться планировать свои запасы. Если у вас закончатся популярные или пользующиеся повышенным спросом предметы, это приведет к убыткам. Из-за этого вы можете потерять продажи и клиентов. Это единственная причина, по которой планирование является первым и самым важным шагом.

Вам нужно придумать систему, в которой вы сможете управлять своими предметами и поддерживать их оборот.

В идеале новые складские запасы и предметы должны появиться до того, как закончатся старые. Для этого вы должны назначить людей, которые будут отслеживать все предметы в инвентаре. Независимо от того, насколько велик бизнес, правильное планирование имеет ключевое значение.

Это может привести к успешному управлению запасами.

Создание циклов заказов

 

На многих предприятиях бывают так называемые «сезоны наибольшей активности». Это периоды в году, когда определенные товары пользуются повышенным спросом в течение недель или месяцев.Хотя вы хотели бы запастись этими предметами, они несут в себе риск.

Как только сезон закончится, вы застрянете с этими предметами. Чтобы избежать этого, вы должны установить правильные циклы заказов. Вы должны быть в состоянии найти баланс для вашего инвентаря. Вы должны быть в состоянии заказать достаточно запасов, не превышая оборот.

Следите за этими сезонными предметами, чтобы в следующий раз вы были более подготовлены к работе с ними. Вы должны быть в состоянии предсказать циклы заказов, чтобы в конечном итоге не заказать слишком много или слишком мало.

Балансирование ваших запасов

Чтобы сбалансировать свои запасы, вам нужно научиться управлять своими запасами. Вы должны быть в состоянии поддерживать свои предметы высокого спроса. В то же время вы должны предотвратить устаревание менее популярных предметов.

Отслеживание вашего инвентаря

Наконец, вам нужно постоянно следить за своим инвентарем. Вы можете хорошо планировать и устанавливать стратегии управления запасами. Но если вы их не применяете, они вам не помогут.Обязательно следите за своим инвентарем постоянно, чтобы быть в курсе.

Если вы не можете это сделать, поручите это сделать кому-нибудь из надежных сотрудников вашей организации. Вы можете отслеживать инвентарь периодически или постоянно. Когда вы делаете это периодически, вы устанавливаете определенное время для проверки и обновления инвентаря.

Вы можете делать это ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Какие бы числа вы ни придумали, вы записываете их в свой инвентарный список. Так вы сохраните документ в актуальном состоянии.

Если вы постоянно проводите инвентаризацию, вам необходимо постоянно следить за запасами.

Это идеальный метод для предприятий, которые продают товары и товары. Вы отслеживаете товары, которые вы продаете, покупаете и возвращаете вам. Вы будете обновлять список инвентаря в режиме реального времени.

Google Forms to Google Sheets: автоматическое обновление инвентаря

Управляете растущим бизнесом электронной коммерции и нуждаетесь в подробностях о своих инвентарях? Электронные таблицы — отличный инструмент для отслеживания запасов вашего магазина, перечисления всех ваших продуктов и расходных материалов, а также регистрации, когда что-либо добавляется или удаляется.

Единственная проблема заключается в том, что обновление и редактирование электронной таблицы каждый раз, когда на склад добавляется новый товар или совершается новая продажа, сокращающая ваши запасы, может быть утомительным и занимать много времени.

К счастью, есть способ автоматически управлять запасами и обновлять их в электронной таблице Google Sheets каждый раз, когда отправляется новый ответ Google Forms, поэтому количество запасов обновляется в тот момент, когда что-то меняется.

Настройте триггер Google Forms

Сначала настройте триггер — событие, которое запускает Zap.Найдите и выберите Google Forms в качестве триггерного приложения и Новый ответ в электронной таблице в качестве триггерного события. Щелкните Продолжить .

Теперь подключите свою учетную запись Google Forms. Нажмите Выберите учетную запись… и либо выберите учетную запись из раскрывающегося меню (если вы ранее подключали Gmail к Zapier), либо нажмите + Подключить новую учетную запись.

Прежде чем мы продолжим настройку триггера, вам необходимо создать таблицу запасов, если у вас ее еще нет.В отдельном окне откройте Google Таблицы , создайте новую электронную таблицу, а затем перечислите в ней свой инвентарь. Обязательно добавьте по крайней мере столбец для идентификационных номеров ваших продуктов — или SKU для складских единиц — и количества товаров, которые у вас есть в настоящее время.

Теперь мы создадим новую форму Google для обновления инвентаря. Внутри той же электронной таблицы нажмите Инструменты > Создать новую форму в вашей электронной таблице.

В форму добавьте поля, которые вы хотите обновить, включая, по крайней мере, идентификатор продукта или SKU и количество запасов, которые вы добавляете (или удаляете, что вы сделаете, добавив отрицательное количество).

Вы также можете добавить проверку количества: нажмите 3-точечное меню в этом вопросе, выберите Проверка ответа и добавьте необходимые сведения, чтобы убедиться, что у вас правильные данные.

В вашей таблице Google будет автоматически создана вкладка, поэтому каждый раз, когда вы заполняете форму Google, ваши ответы будут направляться туда. Мы назовем эту вкладку «Ответы формы 1».

Теперь можно продолжить настройку триггера. Вернитесь в редактор Zap.В разделе Spreadsheet выберите электронную таблицу Google Forms, а в разделе Worksheet выберите вкладку, на которой будут храниться ваши ответы Google Forms. Щелкните Продолжить .

Теперь пришло время проверить ваш триггер. Zapier найдет последний ответ формы на вкладке ответов в электронной таблице. Если вы никогда раньше не отправляли ответ (поскольку форма новая), отправьте ответ Google Forms сейчас с некоторыми новыми номерами продуктов. (Вы можете удалить это позже.) Эти данные будут использоваться для настройки остальной части вашего Zap.

Щелчок Тестовый триггер . Как только вы увидите, что ваш триггер работает правильно, нажмите Продолжить.

Настройте действие Google Sheets

Теперь давайте настроим действие — событие, которое Zap будет выполнять после срабатывания. Выберите Google Sheets в качестве приложения действия и Lookup Spreadsheet Row в качестве события действия. Щелкните Продолжить .

Подключите свою учетную запись Google Таблиц к Zapier и нажмите Продолжить.

Теперь пришло время настроить, как Zapier будет находить инвентарь, который вы хотите обновить. В разделе Электронная таблица выберите основную электронную таблицу. В разделе Рабочий лист выберите лист с вашим инвентарным списком (в нашем примере Лист запасов ).

В столбце поиска выберите идентификатор продукта или столбец SKU на вкладке инвентаризации. Затем под Lookup Value выберите поле SKU из формы Google.

Совет: Хотите также добавлять новые товары в таблицу из этой формы? Отметьте строку «Создать электронную таблицу Google Sheets», если она еще не существует? , затем заполните информацию из формы, чтобы добавить новые продукты, если этого товара еще нет в вашем инвентаре.

После изменения настроек нажмите Продолжить .

Теперь пришло время проверить ваши действия. Когда вы нажимаете Test & Review или Test & Continue , Zapier отправит строку электронной таблицы в Google Sheets в соответствии с тем, как вы настроили свой шаг.

Шаг настройки Formatter

Пришло время обработать цифры и подсчитать количество ваших новых запасов. Добавьте еще один шаг в свой Zap, щелкнув знак плюса под предыдущим шагом Google Sheets.

Выберите Formatter от Zapier в качестве приложения действия и Numbers в качестве события действия. Щелкните Продолжить .

В разделе Преобразовать выберите Выполнить математическую операцию . В разделе Операция выберите Добавить.

Теперь пришло время ввести значения, которые вы хотите сложить. В разделе «Ввод » щелкните в первом поле и выберите значение Quantity из раскрывающегося списка данных из предыдущего шага. В следующем поле нажмите и выберите значение Stock из вашего Google Sheet. Щелкните Продолжить .

Теперь пришло время проверить ваш триггер. Нажмите Проверить и продолжить .

Настройте действие Google Sheets

Теперь пришло время настроить самое последнее действие: обновление строки электронной таблицы с правильным количеством запасов.

Щелкните значок + знак после предыдущего действия, чтобы добавить новый шаг в Zap. Выберите Google Sheets в качестве приложения действия и Update Spreadsheet Row в качестве события действия.Щелкните Продолжить .

Подключите свою учетную запись Google Таблиц к Zapier и нажмите Продолжить. В разделе Электронная таблица выберите ту же инвентарную ведомость, что и на предыдущем шаге (наша Инвентарная ведомость ). В разделе Worksheet выберите вкладку листа запасов.

Теперь в разделе Row нажмите Custom и выберите Lookup Spreadsheet Row в Google Sheets.

Выберите значение ID из первого шага Google Sheets.

Теперь прокрутите вниз до последнего поля. Щелкните поле Stock и выберите значение Output на шаге Formatter. Это добавит новое количество в вашу электронную таблицу, чтобы поддерживать ваш инвентарь в актуальном состоянии.

Щелкните Продолжить .

После того, как вы протестировали Zap, нажмите Включить Zap.

Поделитесь формой со своей командой. Теперь, когда вам нужно обновить инвентарь в Google Таблицах, просто заполните эту форму, и ваш инвентарь будет обновляться автоматически.

Впервые в Zapier?  Это инструмент, который помогает любому подключать приложения и автоматизировать рабочие процессы без сложного кода. Зарегистрируйтесь бесплатно .

Эта статья была первоначально опубликована в мае 2017 года, написана Мэттом Гуэем и обновлена ​​Еленой Алстон в марте 2022 года.

Контрольные списки и формы инвентаризации: бесплатные шаблоны

Шаблон контрольного списка инвентаризации | iAuditor

В этой статье будет кратко рассмотрено следующее:

4 типа инвентаря

Существуют разные способы категоризации запасов.Это гарантирует, что система инвентаризации остается организованной и учитывает все. Следите за запасами, разделив их на следующие категории:

  • Сырье – изделия, используемые для изготовления готовой продукции. Еще одним термином для сырья является сырье. Это необработанные материалы, которые обычно встречаются в природе. Некоторыми примерами являются древесина, смола, латекс, овощи и другое сырье из растений и деревьев. Другими примерами являются уголь, ткань, камни и металл.
  • Незавершенное производство (НЗП) – изделия, которые являются частично завершенными изделиями. Это компоненты, которые используются при сборке. Например, сырье — это ткань, а незавершенное производство — воротник, рукава, манжеты и т. д. Затраты на незавершенное производство будут переведены на счет готовой продукции после завершения.
  • Техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация (ТОиР) — Запасы ТОиР относятся к материалам, которые полезны и необходимы для поддержания работы производственного предприятия.К этой категории относятся запасные части машин и инструментов и оборудования, используемые во время ремонта.
  • Готовая продукция – готовая продукция, готовая к отгрузке и продаже. Готовая продукция — это следующий шаг после инвентаризации незавершенного производства.

Типы инвентаря | БезопасностьКультура

Шаблон инвентаризации и контрольный список запасов

Контрольные списки запасов отличаются от шаблонов запасов. Разница между запасами и запасами заключается в том, что запасы включают только продукты, продаваемые бизнесом, а запасы содержат запасы (готовая продукция), сырье и незавершенное производство. Это означает, что запасы — это все доступные материалы.

Основная цель контрольного списка инвентаризации — избежать перепроизводства, порчи продукта или неадекватных поставок, помогая оценить текущие активы и определить, могут ли запасы соответствовать результатам бизнеса.

Зачем использовать шаблоны инвентаризации?

Шаблоны инвентаризации, часто называемые формами инвентаризации, являются полезными инструментами для управления запасами, сравнения продаж с использованием запасов и анализа прибыльности бизнеса.Используйте шаблон инвентаря в качестве руководства по регулярному обновлению инвентаря и выведите свой бизнес на следующий этап. С помощью шаблона инвентаризации менеджеры могут предоставлять потенциальным инвесторам отчет, подкрепленный цифрами, что обеспечивает прозрачность.

Важность управления запасами

Надлежащее управление запасами необходимо как крупным, так и малым предприятиям, поскольку оно влияет на логистику. Это помогает определить, какая ветвь нуждается в пополнении запасов, а какая имеет излишки товаров.Логистические процессы дополнительно оптимизируются за счет отправки излишков продукции в филиалы с низкими запасами вместо увеличения производства.

Как эффективно управлять запасами

Важность управления запасами для организаций очевидна, но для того, чтобы аудиты запасов были эффективными, они должны быть точными и эффективными. Инвентарь может быстро меняться, что может затруднить мониторинг. Компании применяют различные методы и стратегии в отношении того, как лучше всего выполнять свои процессы инвентаризации.

Есть 2 способа поддерживать ваш инвентарь в актуальном состоянии: ручной и цифровой .

Управление запасами вручную

Ручная инвентаризация составляется от руки или печатается на бумажных бланках. В Интернете доступно множество шаблонов инвентаризации, и вы можете выбирать из нескольких типов файлов, таких как электронная таблица, PDF или документ. В конечном итоге шаблоны инвентаризации все равно будут распечатаны и заполнены вручную.

Одним из преимуществ бумажных форм является то, что они всегда доступны и не требуют батареек или электричества для работы.Недостатком является то, что есть возможность потерять распечатанную форму контрольного списка инвентаризации, поэтому лучше иметь специальное место для хранения, что может стать проблемой в долгосрочной перспективе, поскольку бумажные формы накапливаются.

Те, кому поручено снимать инвентарь, также должны быть дотошными. Ошибки в контрольных списках инвентаризации приводят к недопониманию между коллегами и филиалами. В бумажном рабочем процессе сотрудники несут ответственность за передачу формы инвентаризации друг другу между сменами, что замедляет процесс.Этот метод также не является экологически чистым из-за объема используемой бумаги.

Управление цифровыми запасами

Цифровой — более эффективный метод с обновлениями в реальном времени. Электронные таблицы Excel являются популярным типом файлов, поскольку в Интернете есть множество шаблонов электронных таблиц инвентаризации, которые можно скачать бесплатно. Преимуществом использования электронных таблиц является возможность использовать формулы для автоматизации определенных функций.

С другой стороны, использование электронных таблиц увеличивает вероятность неправильного кодирования данных, зависания программного обеспечения и поврежденных файлов.Также доступны функции автосохранения и обмена ссылками, но такие функции, как анализ данных, по-прежнему ограничены, а безопасность данных легко взломать.

Программное обеспечение инвентаризации

— еще один цифровой вариант, но его запуск и обслуживание могут быть дорогостоящими. Это программное обеспечение должно иметь все необходимые функции инвентаризации и быть персонализированным в соответствии с потребностями бизнеса. Крупные конгломераты и организации могут извлечь выгоду из специализированного программного обеспечения для инвентаризации, но оно может оказаться непригодным для малого бизнеса, поскольку некоторые функции могут быть неприменимы.

Другой вариант — использовать универсальное приложение для контрольных списков, такое как iAuditor от SafetyCulture. Он поддерживает автоматическую облачную синхронизацию и позволяет легко обмениваться данными инвентаризации в вашей организации. Это устраняет страх потери данных инвентаризации.

Получите доступ к общедоступной библиотеке iAuditor, чтобы загрузить и настроить шаблон контрольного списка инвентаризации, соответствующий вашему бизнесу. Вы также поможете окружающей среде, так как этот цифровой метод уменьшает ваш углеродный след.

Как создать инвентарный список

С iAuditor создание инвентарных списков никогда не было проще.Независимо от того, находитесь ли вы в офисе, сверяете тонны документов, чтобы составить точный список, или вы на месте, в настоящее время проверяя фактические запасы, вот 4 простых способа создать список запасов с помощью iAuditor:

Каждый инвентарный список, который вы создаете с помощью iAuditor, можно использовать, где бы вы ни находились, даже в автономном режиме. Данные вашего инвентаря автоматически синхронизируются при наличии Интернета, защищая их в облаке.

Обновление инвентаризации в режиме реального времени с помощью iAuditor

Мы собрали 7 лучших шаблонов инвентаризации, которые вы можете использовать для более эффективной проверки запасов при получении расходных материалов, подготовке товаров к продаже и пополнении запасов.

iAuditor от SafetyCulture — это облачное приложение для проверки, которое можно использовать для замены тонны бумажных форм инвентаризации. Это помогает командам объектов делать следующее:

  • Проведение инвентаризаций с помощью мобильного устройства
  • Запись артикулов продуктов, количества позиций и общей стоимости
  • Оценить качество товара
  • Захват фотографий дефектных изделий
  • Назначьте пользователя или группу для проведения инвентаризации
  • Создать плановую оценку запасов
  • Получать уведомления, когда необходимо провести запланированную инвентаризацию
  • Хранить данные в неограниченном облачном хранилище
  • Создание отчетов о запасах в реальном времени в любое время и в любом месте
  • Сохранение форм инвентаризации в виде файла DOC, PDF, CSV или JSON

Загрузите и настройте эти бесплатные шаблоны в соответствии с вашими потребностями в инвентаризации с помощью iAuditor!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.