Как написать информацию о проделанной работе: Образец составления отчета о проделанной работе сотрудника в 2021 году

Содержание

Образец составления отчета о проделанной работе сотрудника в 2021 году

Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе

Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:

  • помогает поддерживать дисциплину труда;
  • определить нормы труда для персонала;
  • обнаружить эффективность расходов на оплату труда.

Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.

Форма и содержание отчетов

Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:

  • ежедневно — чаще всего для командированных и разъездных сотрудников;
  • еженедельно — удобны для дистанционных работников;
  • ежемесячно — при применении систем оплаты и мотивации;
  • ежегодно — применяют при составлении финансового анализа и планирования расходов на проведение мероприятий, обучение и мотивацию персонала и др.

Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.

Единственный отчетный документ, для которого уже есть унифицированный шаблон, — о командировке по форме Т-10а.

Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:

  • пишут сплошным текстом, сумбурно, нелогично, перескакивая с одной задачи на другую;
  • указывают планы, но не отмечают результаты;
  • сообщают о несущественных ежедневных деталях, но не уточняют важные итоги;
  • боятся сказать о том, что не получилось;
  • не анализируют результаты и не ищут пути решения новых проблем.

Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.

Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:

  1. Кому: ФИО и должность человека, которому предназначен документ.
  2. От кого: личные данные работника.
  3. Отчетный период, за который написан документ.
  4. Перечень задач, которые стояли за определенный период.
  5. Перечень реализованных заданий: здесь следует указать проведенные мероприятия и приложенные усилия (сколько переговоров проведено, сколько времени потребовалось на решение тех или иных вопросов, какие инструменты и материалы использованы и др.).
  6. Список нереализованных вопросов: отметить причины, которые помешали их выполнить, пути решения.
  7. План на следующий период.
  8. Предложения сотрудника по улучшению вверенного ему участка.

Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.

В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

Отчет по итогам деятельности

____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи: 1
2
3
Выполненные задачи: 1
2
3
Не выполнено 1
2
3
Причины невыполнения: 1
2
3
Планы на следующий период: 1
2
3
Предложения по улучшению трудового процесса: 1
2
3

дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

Пример отчета о проделанной работе. Шаблон отчета о работе.

Опубликовано:

В современном деловом мире, нужно уметь правильно не только выполнять работу, но и уметь отчитываться о проделанной работе. Грамотно выстроенный и составленный отчет о проделанной работе не только расскажет вашему Заказчику или Работодателю о ваших успехах, но и выгодно акцентирует результаты. В нашей компании

ABC Design — мы всегда составляем отчет при сдаче крупных проектов, а также при спорных ситуациях с Заказчиками. Также, мы рекомендуем составлять отчеты для себя, чтобы понимать где в вашей работе у вас есть минусы. Каждый сотрудник нашей веб-студии составляет отчеты о проделанной работе.

В нашей статье, мы расскажем, как правильно составлять и из чего должен состоять отчет о проделанной работе. Если же вам нужен готовый шаблон отчета о проделанной работе — вы можете его СКАЧАТЬ или ПОСМОТРЕТЬ.

Как составить отчет?

Итак, при составлении отчета, вам важно определить, для кого вы делаете отчет — начальство, заказчик или для себя. Понимая целевую аудиторию, вы сможете сами правильно акцентировать те или иные показатели. Важно, также вставить «шапку» в отчет и соблюсти формальности делового этикета.

Показатели которые обязательно стоит отразить в отчете:

  • 1. Предмет составления отчета — Договор, либо другой Контракт.
  • 2. Цели поставленные перед Вами.
  • 3. Сроки поставленные на исполнение работы, задачи или услуги.
  • 4. Объем оказанных Вами работ или услуг.
  • 5. Достигнутые результаты, а также возможные перевыполненные задачи.
  • 6. Пример и фотографии выполненной работы, либо скриншоты.

К отчету также, стоит добавить сопроводительное письмо, где вы кратко резюмируете ваш отчет и сообщите то, чего хотите добиться в отчете. Дополнительно к отчету, можно приложить акты оказанных услуг, счет-фактуру или счет на оплату.

Если же у вас нет требований по отчету, и вам без разницы как он выглядит, можете ознакомиться с обычными рабочими отчетами которые прикладывают наши коллеги в своей работе.

Примеры отчетов

Примеры отчетов сотрудников ABC

Тимур:

Были созданы новые категории на сайте Болашак в Астане:

Межправительственные гранты, Гранты иностранных вузов, Стипендия «Болашак», События.

Технические задачи:

  • Обновлен модуль слайдера.
  • Переделан шаблон, были созданы новые позиции для header и footer
  • Cозданы новые пункты меню.
  • Для оптимизации сайта был подключен
  • Была создана страница «Все медиа» для которой подключили галерею фотографий и видео, использован плагин Fancybox.
  • Подключена карта путем интеграции api 2GIS на главную страницу.
  • Переработан шаблон всех новостей для удобного просматривания сайта.

Алиби:

✓ Заливал сайт Окадзаки в Астане (Нур-Султан) на CMS Joomla (Учился)

✓ Работал (Учил) с циклами и массивами языка программирования Javascript

✓ Верстал header и блок “Услуги” сайта ReklaMaster

Ирина:

1) Загрузка сайта Baltic Контроль в Астане на хостинг, создание sitemap, внесение сайта в индексацию поисковых систем, изменение файла htaccess, проверка стандартов компании на данном ресурсе.

2) Доработка самописного фильтра на основе слайдера slick.

3) Изменение вывода элементов фильтра , путем создание псевдоэлементов с разными background-ами (для лучшего визуального разделения границ элементов). Доработка мобильной версии с учетом совершенных изменений

Евгений:

9*00 Рабочий день в Астане начался с доработки сайта о Лечении в Корее (koreavision). При помощи JQuery был установлен выпадающий список городов и автоматической заменой контактных данных.

11*00 После koreavision приступил к корректировки мобильной версии интернет магазина на OpenCart LaCreme. Правил отображение товаров, header, footer.

14*00 Перенес сайт fxevents с тестового поддомена на рабочий домен. Прогнал сайт по нашим стандартам, а именно: написание title description, проверил кросс браузерность, добавил в поисковые системы google, Яндекс и т.д

15*00 Приступил в доработки мобильной версии сайта Stolab. Переписал скрипт на js для автоматического заполнения строки в заявке при выборе нужного продукта на сайте.

16*00 Продолжил верстку сайта Xenon на CMS OpenCart. (При разработке сайта на данной CMS приходится больше работать с языком программирования PHP)

Ирина:

Работа со slick slider. Изменение дефолтного функционала , путем добавления самописных кнопок , перематывающих отлично от оригинала и имеющих динамичный контент. Для этого был использован метод slickGoTo, позволяющий перейти к слайду по индексу.

Изменение вывода фильтра слайдера при использовании jQuery метода filter(). Были добалены классы не участвовавшие в фильтрации.

Евгений:

9*00 Вчера была завершена верска главной страницы интернет магазина на OpenCart и с утра я приступил верстать внутренние страницы сайта, а именно карточки товаров и категории.

В первую очередь оформил по дизайну и начал работать с php. Так как вывод каждой строчки должен быть автоматическим, просто записать не какую либо информацию не удастся.

Возникли проблемы с выводом информации «В НАЛИЧИИ», так как php является давольно таки нежным языком, и при не правильной работе может сломать весь сайт, что и произошло у меня,а именно слетела кодировка сайта, но благодаря коллегам мы разобрались в чем проблема и решили ее.

Решил делать адаптации, так как разработку сайта начал на OpenServer, была большая вероятность, что какие либо функции после переноса не будут исправно работать.

Далее приступил к адаптации сайта под мобильные устройства. Работа не сложная но так же занимает не мало времени.

После адаптации перенес сайт на поддомен, все что делал, работает исправно, кроме отзывов, но разобраться с этим сегодня не удалось, так как возникли проблемы с интернетом.

Завтра предстоит тяжелый день, так как в планах установить и настроить личный кабинет пользователя и сделать отзывы.

Евгений:

9*00 Утро началось с разбором модуля Отзывы в интернет магазине на OpenCart, удалось разобраться в php и найти причину, по которой отзывы не отправлялись, отредактировал код все заработало как надо.

11*00 Менеджер дал правки и дополнения заказчика по сайту koreavishion, правки были сделаны, а дополнения внесены, а именно заказчик решил заменить изображение фона на видео, пришлось потратить не много времени и поставить желаемое видео заказчика на фон.
Stolab сделал правки заказчика.

14*00 Так как в OpenCart уже имеется личный кабинет со своим функционалом, от меня требовалось немного настроить его и оформить в стилистику сайта. Что и было сделано.
При помощи JavaScript был написал код для мобильного меню.

Ирина:

Разработка сайта auxilium. Верстка основана на СМS JOOMLA с использованием css-фреймворка bootstrap 4.

Для блока Услуги был написан скрипт, скрывающий определенные блоки.
Были реализованы hover-эффекты на кнопках с использованием css-стиля box-shadow.
На блоках, содержащих картинки и текст одновременно, был добавлен затемняющий эффект (для читабельности текста) путем создания псевдоэлемента ::before.

Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида: 

  1. Продуктивные, которые движутся к целям и придерживаются дедлайнов.  
  2. Те, кто только физически присутствует на работе. 
  3. Люди, которые сознательно делают то, что противоречит компании и её репутации. 

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности. 

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности: 

  • Журнал или документ, где сотрудник вручную вносит данные о своём рабочем дне; 
  • Оnline отчётность. Сюда входят мессенджеры, чаты, электронная почта и другие ресурсы, где сотрудник пишет список выполненной работы за день.  
  • CRM-системы, планеры и тайм-трекеры — сервисы, которые генерируют автоматические отчёты. 

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат. 

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты. 

Ручной отчёт по проделанной работе
 

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д. 

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач: 

  • Утвердил с директором презентацию; 
  • Позвонил 3 партнёрам; 
  • Обновил скрипт продаж; 
  • Проверил дизайн лендинга.  

Примеры ежедневных результатов: 

  • Убедился, что все готово к конференции;
  • Закрыл 2 продажи;
  • Улучшил seo главной страницы сайта. 
Автоматический отчёт по проделанной работе 

Отчёт с Yaware.TimeTracker. Фото: Yaware.TimeTracker

Ручные методы не застрахованы от человеческой ошибки. Сотрудники забывают, что делали в течение дня или додумывают от себя для более длинного отчёта. Что уж говорить о времени, потраченном на задачу. Вручную его никто не считает, нужна дополнительная программа. И если уже использовать тайм-трекер, то выбирайте с автоматической системой отчётности. Например, Yaware.TimeTracker. 

Подобные системы показывают руководителю успех проекта с точки зрения индивидуальных задач каждого члена команды, без необходимости задавать вопросы подчинённым.

Рассказывает Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting: «Нам нужно понимать, насколько удалённые сотрудники занимаются работой, а не чем-то другим. Мы хотели видеть отчёты и задавать меньше вопросов непосредственно персоналу.»

В тайм-трекере есть время, потраченное на задачу, загрузка, вовлеченность в работу, использованные ресурсы продуктивность. Благодаря интеграциям можно совместно использовать данные с разных систем, строить кастомные отчёты и тратить на это 10 минут в день. 

В Yaware.TimeTracker есть рассылка статистики на почту руководителя и сотрудника. Обоим приходит сводка по деятельности за день: отработанное время, уровень продуктивности, сравнение с предыдущим периодом и т.д. 

Плюс автоматизации в том, что подчинённые не тратят время на составление отчёта. Программа работает в автоматическом режиме, данные нельзя подкорректировать, изменить. Сотрудник получает реальное представление о том, как и где он проводит своё рабочее время. По отзывам, это помогает людям планировать свой день наперёд, помнить о всех задачах и выполнять их, в зависимости от времени, когда они наиболее продуктивны. 

Заключение

Ежедневные отчёты показывают развитие компании. Видно, если что-то идёт не так, есть задержки и факторы, которые снижают продуктивность. Среди ручных и автоматических отчётов, выбирайте второй вариант. Программы дают прозрачную статистику без возможности подогнать данные. Аналитика сотен сотрудников занимает 10 минут и, кроме закрытых задач, есть 10+ метрик для эффективного управления компанией.

Как написать отчет о проделанной работе?

Практика отчета о выполненной работе используется более двух веков. С ее помощью начальство делает анализ работы данного сотрудника, узнает о его возможностях и скорости работы. В этой статье автор расскажет как правильно составлять отчет о проделанной работе, как и когда делать заметки и отправлять.

#1. В современных организациях широко применяется практика контроля работы сотрудников посредством отчетов о проделанной работе. В данном документе сотрудник предоставляет своему руководству полную информацию о работе, которая была выполнена в течение определенного промежутка времени – недели, месяца, триместра и т. д. Наибольшую ценность отчет о проделанной работе представляет тогда, когда сотрудник организации не работает непосредственно под началом руководителя, то есть когда речь идет о необходимости удаленного контроля. В данном случае отчет о проделанной работе является так сказать средством формализованной коммуникации между руководителем и сотрудником, позволяет первому постоянно быть в курсе деятельности своего работника.

#2. Как правило, начальники требуют от своих подчиненных отчеты о проделанной работе для того, чтобы быть уведомленными о том, какую работу выполнили сотрудники в определенный промежуток времени. Менеджеры среднего звена требуют от своих сотрудников отчеты, так как именно на основе этих отчетов они смогут произвести анализ работы того подразделения организации, которое находиться под их непосредственным руководством. Так же из этих отчетов менеджеры среднего звена смогут готовить докладные высшему руководству.

#3. Для некоторых рядовых сотрудников подготовка отчета о проделанной работе говорит об их профессионализме, желании достичь карьерного роста. Для начальства же правильно подготовленные отчеты от сотрудников служат качественной информацией, которая помогает в какой-либо ситуации принять правильное решение. Однако наряду со всеми преимуществами написания отчетов, для многих сотрудников организаций этот процесс не вызывает особого восторга. В основном работники не любят готовить отчеты о проделанной работе по той причине, что для этого вечно не хватает времени. Для преодоления этой проблемы следует не оставлять работу на последние минуты или часы, а каждый день по завершению рабочего дня выделять для этого некоторое время, например полчаса. Это поможет не только не накопить всю работу на последний час, но и не пропустить важные части информации о проделанной за день работе.

#4. Отчет в каком-то смысле служит средством коммуникации между работниками организации и руководителями, так же между менеджерами среднего звена и высшим руководством. Так что очень удобно оставлять комментарии относительно отчетов, так же требовать комментарии от высшего руководства – это позволит понять, где нужна доработка, а где дела идут хорошо. В каком-то смысле важна даже просто обратная связь руководства – это говорит о том, что в организации сотрудники и начальники работают слаженно и гармонично.

#5. Важным моментом является отправка отчета. С отправкой не следует опаздывать. Многие работники отправляют отчеты руководителям именно в тот день, когда он должен уже прибыть. Однако правильнее заниматься этим заранее, хотя бы за день до того срока, когда отчет уже должен лежать у начальника на столе. Отчеты необходимо отправлять вовремя по той причине, что это будет гарантией того, что отчет буден изучен со стороны той же личности, кому предназначался данный отчет. Еще одним требованием к отчету является то, что он должен быть составлен четко, ясно, доступно для понимания, а главное кратко. Длинный отчет говорит о том, что его составитель не может четко формировать свои цели, у него отсутствует умение анализировать материал и излагать все самое главное. Поэтому следует поучиться выводы, в крайнем случае можно попросить коллегу помочь с этим, наверняка, он не откажет.

#6. Любой отчет должен иметь постоянную и ясную структуру, будь то ежедневный, еженедельный или ежемесячный отчет. В любом случае отчет должен содержать в себе постоянные разделы, расположенные в определенном порядке представления. Данный метод облегчает написание отчетов  —  они становятся более читабельными и понятными,  их чтение не занимает много времени.  Для продуктивности деятельности отчет о проделанной работе может содержать в себе следующие постоянные разделы: срочные сообщения для руководителей, напоминания о предыдущих сообщениях, которые не получили ответа, изложение проблем, с которыми работник столкнулся при исполнении своих обязанностей, изложение основной деятельности работника или подразделения за определенный промежуток времени, и наконец предложения по улучшению деятельности и скорости работы сотрудника или коллектива в целом.

Отчеты по проделанной работе в Yaware.TimeTracker

«Здравствуйте! Где посмотреть использованные сайты и приложения? Есть гайд по личному кабинету?» — спрашивает клиент в чате техподдержки.

Мы всегда проводим онбординг после регистрации в Yaware.TimeTracker, а также запустили интерактивный тур для новых пользователей. И настроили так, что к нему можно вернутся в любой момент использования программы.

Но, некоторым клиентам нравиться самостоятельно разбираться с настройками и отчетами в тайм-трекере. Поэтому, мы сделали подробный гайд, который на 37% снизил количество запросов к нашим менеджерам. Плюс, разбираем здесь основные разделы в Yaware.TimeTracker.

Обзор личного кабинета

Yaware.TimeTracker это инструмент для учета рабочего времени и продуктивности. Программа работает в автоматическом режиме и фиксирует деятельность сотрудников на ПК — запускается вместе с компьютером.

Вся статистика попадает в отчеты и отображается в виде графиков и диаграмм. Есть обзор — это главный экран, где находится статистика работы всей компании с разделением по сотрудниках и отделах. Один клик на диаграмме переводит вас на персональной отчет по его деятельности подчиненного. Также, вы можете навести курсор на любой участок и увидеть перечень использованных приложений.

Плюс, есть 4 основных категорий отчетов: «По времени», «Динамика по времени», «Соблюдение рабочего графика», «Снимки экрана и веб-камеры» и «Дополнительные отчеты», а также отчеты «Анализ сотрудника» и «Анализ группы». Ниже рассматривает, где и какую информацию искать?

Категория «По времени»

Здесь находятся самые популярный отчеты среди клиентов:

  • Время за компьютером.
  • Сводка по деятельности.
  • Оперативная сводка.
  • Оффлайн активность.
Время за компьютером

Здесь вы найдете количество отработанного времени, соотношение между продуктивной и непродуктивной занятостью. Ниже на странице информация о первой и последней активности за ПК, а также все виды нарушения графика: опоздания, ранние уходы, переработки.

Сводка по деятельности 

Содержит перечень использованных приложений, длительность и категорию их продуктивности. В отчете есть суммарное количество отработанного времени и процентное соотношение между продуктивностью и непродуктивностью.

Чтобы отчет корректно отображал особенности работы именно в вашей компании, рекомендуем настроить категоризацию. Т.е. определить, насколько какой-то ресурс эффективный в разрезе компании, отдела или конкретного сотрудника.

Эти индивидуальные настройки помогают добится точности мониторинга. Вы будете уверены, что для бухгалтера Facebook непродуктивный ресурсом, а для маркетолога — продуктивный.

Оперативная сводка 

Статистика в личном кабинете обновляется каждые 5 минут, а в отчете оперативная сводка каждые 10 секунд. Это раздел с самой актуальной информацией. Здесь есть количество активных пользователей, продуктивность их деятельности и ресурс, в котором была зафиксирована последняя активность.

Оффлайн активность 

Сотрудники не сидят 8 часов строго за компьютером. Они уходят на собрания, обед, делают перерывы или идут на встречу с клиентом. Любая деятельность вне ПК обозначается пробелом в статистике — нет движения мышкой или клавиатурой.

Функция офлайн активности помогает идентифицировать эти пробелы. После возвращения сотрудник может указать, чем именно занимался. В отчете видна характеристика его активности и соотношение между онлайн/офлайн деятельностью.

Категория «Соблюдение рабочего графика»

Табель учета рабочего времени 

Сюда попадает вся необходимая информация об отработанных днях, отпускных и больничных. Если ранее вы внесли почасовую ставку сотрудника, в табеле автоматически рассчитывается зарплата.

Также, в категории «Соблюдение рабочего графика» есть отдельные отчеты по опозданиях, уходах раньше положенного и переработках. Они формируются в соответствии с рабочим расписанием, что вы указали в настройках.

Категория «Снимки экрана и веб камеры»

Функция включается при необходимости. Ее можно активировать, как для всей компании, так и для конкретного сотрудника. В отчете хранятся скриншоты с указанием даты, времени и ресурса, который сотрудник использовал в момент снимка.

Категория «Дополнительные отчеты»

Используемые приложения

Отчет отвечает на вопрос, где сотрудники проводят больше времени: в CRM-системе или в Google документах, в инструментах бизнес-телефонии или на чатах с клиентом? Здесь есть список ресурсов в хронологическом порядке: в начале расположены те программы и сайты, на которые потрачено больше времени.

Рейтинг сотрудников

Один клиент сказал, что Yaware.TimeTracker работает на благо добросовестных сотрудников. Это видно в рейтингах. Если человек длительное время держит первое место по продуктивности, он действительно хорошо работает. Если падает вниз, один клик на его диаграмме переводит вас на сводку по деятельности. Совместный анализ поможет понять вам причину снижения в рейтинге.

Анализ сотрудника и группы

Здесь вы найдете поминутный хронометраж рабочего дня человека или отдела. Есть список использованных приложений, отработанное время, нарушения рабочего графика.

Также, любого из сотрудников вы можете сделать менеджером группы, для этого перейдите в раздел «Сотрудники»->«Менеджеры групп». Так, вы делегирует руководителю отдела анализ статистики его сотрудников.

Чтобы увидеть всю статистику, оценить удобство и простоту личного кабинета, получите бесплатный доступ к демо-версии Yaware.TimeTracker. 

Смотреть демо 

Депутаты будут отчитываться перед избирателями о проделанной работе

29.10.2021

Депутаты будут отчитываться перед избирателями о проделанной работе

Сегодня комитет по государственному устройству и местному самоуправлению рассмотрел изменения в закон «О статусе депутата Липецкого областного Совета депутатов». Документ подготовлен в целях совершенствования организации деятельности регионального парламента.

Законопроектом предлагается считать сессию правомочной, если депутаты участвуют в работе сессии путем направления листа голосования, а также при проведении заседаний в форме заочного открытого голосования. Кроме того, документом предусмотрено, что народные избранники не только поддерживают связь с избирателями, но и несут ответственность, а также отчитываются перед ними о своей работе.

Одномандатники закрепляются за территориями своего избирательного округа. Депутаты, избранные по партийным спискам, будут закреплены за территорией, которая определяет их фракция. А парламентарии, которые входили в состав региональных групп будут прикреплены к их территориям.

— Законопроектом также устанавливается порядок осуществления депутатом личного приема граждан в облсовете. Кроме того, вводится обязанность парламентария готовить отчёт перед избирателями о своей депутатской деятельности за прошедший календарный год, в том числе о реализации права законодательной инициативы. Отчёт также будет включать информацию о проведенных приемах граждан, о результатах рассмотрения обращений и о работе депутата в комитетах областного Совета депутатов. Думаю, что такие формы отсчёта перед избирателями будут очень востребованы, — прокомментировала заместитель председателя комитета Юлия Соловьёва.

Также предусматривается норма, по которой отчёт депутата перед избирателями будет размещён на сайте регионального парламента не позднее 1 июня года, следующего за отчетным. Окончательное решение будет принято на сессии регионального парламента, которая планируется 11 ноября.

Отчет о проделанной работе по благоустройству за 2015 год. МО Константиновское, Санкт-Петербург

Главная  /  Благоустройство  /  Отчет о проделанной работе по благоустройству за 2015 год

<<вернуться назад

Краткий отчёт о проделанной работе по благоустройству территории МО Константиновское в 2015 году

Одним из приоритетных направлений деятельности муниципального образования является благоустройство придомовой и внутридворовой территории. Для реализации этого вопроса ежегодно составляется и утверждается муниципальная программа благоустройства в которую включаются наиболее проблемные адреса. Информация о необходимости включения того или иного адреса формируется из обращений жителей МО Константиновское и регулярного мониторинга состояния территории.

Установка газонных ограждений

В отчетном году была произведена работа по инвентаризации газонных ограждений. Порядка 736 погонных метров газонных ограждений на территории округа было демонтировано и на их месте установлены новые. Всего было установлено 1583 м.п. газонных ограждений по 14 адресам: ул. П.Гарькавого, д. 39;  ул. П.Гарькавого, д. 42, к.2; пр. Н.Ополчения, д. 241, к.5;  ул.2-я Комсомольская, д. 40, к.1; пр. Ветеранов д.158; пр. Ветеранов д.150; ул. Тамбасова д.19, к.6;  ул. Тамбасова д.36, к.1; ул. Тамбасова д.23, к.5; ул. Гарькавого д.34, к.3; пр. Ветеранов д.146; пр. Ветеранов д.152, к.1; ул. П.Гарькавого, д. 44,к.1; ул. П.Гарькавого, д. 36, к.3

 

Установка искусственных дорожных неровностей

В отчетном году выполнены работы по установке ИДН по 7 адресам: ул. П Гарькавого, д. 40, к.5,6; ул. Здоровцева, д. 31, к.2; пр. Н.Ополчения, д.241, к.2,3,4,5 ул. Тамбасова, д. 25, к.6; ул. Тамбасова, д. 19, к.6; пр. Ветеранов, 148; пр. Ветеранов, д. 152, к.1. Всего установлено 25 шт. искусственных дорожных неровностей.

 

Установка малых архитектурных форм

Установка вазон, скамеек, урн, ограничительных полусфер, декоративных арок. Эти малые архитектурные формы мы устанавливаем на детских площадках и зонах отдыха. В отчетном году выполнены работы по установке 48 единиц  малых архитектурных форм по 14 адресам: пр.Народного Ополчения, д. 247; ул .Тамбасова, д. 25, к.2; ул. Тамбасова, д. 36, к.1; пр. Народного Ополчения, д. 241, к.3-4-5; пр .Ветеранов, д. 158; ул. Здоровцева, д. 29; ул. Пограничника Гарькавого, д. 42, к.2; пр. Ветеранов, д. 152, к.1; пр. Ветеранов, д. 146; ул. Тамбасова, д. 24, к.2; ул. Здоровцева, д. 31, к.1; ул. П. Гарькавого, д. 34, к.4; пр. Ветеранов, 160; ул. Тамбасова, д. 26,к.2.

Ремонт асфальтового покрытия

Ямочному ремонту асфальтового покрытия подверглись 12 адресов, отремонтировано порядка 700 кв. м. асфальта по адресам: ул. 2я Комсомольская д.36 к.2; ул. 2я Комсомольская д.44;  ул. 2я Комсомольская д.57 к.2; ул. П. Гарькавого д.33;  ул. П. Гарькавого д.35 к.1;  ул. П. Гарькавого д.36 к.3; ул. Л. Пилютова д.54 к.1 – д.54 к.2; ул. Л. Пилютова д.54 к.2 —  ул. 2я Комсомольская д.55;  ул. Тамбасова д.13 к.1;  ул. Тамбасова д.25 к.6; пр. Ветеранов д.152 к.2
пр. Ветеранов д.166.

Полноценный ремонт асфальтового покрытия произведен по адресам: пр. Н. Ополчения, д. 237; ул. П. Гарькавого д. 40 к. 5-6; ул. Л. Пилютова, д. 40, к.1. Общая площадь работ составила около 1200 кв.м.

  

Детские площадки

На детской площадке по адресу:  пр. Народного Ополчения, д. 237 выполнены работы по заливке экологичного травмобезопасного резинового покрытия.

 

На детских площадках по адресам:  ул. Тамбасова, д. 24, к.1; ул. Тамбасова, д. 30, к.2; ул. Здоровцева, д. 31, к.1; ул. Здоровцева, д. 33, к.1; ул. Гарькавого, дом 36, к. 2 в отчетном установлено 12 единиц нового детского игрового оборудования.

 

 

Создание пешеходных дорожек

В отчетном году пешеходные дорожки созданы по адресам ул. Тамбасова д. 19, к. 6;  ул. Тамбасова д. 24, к. 2; ул. Здоровцева, д.29.  Их общая площадь составила более 590 кв.м.

 

Снос аварийных деревьев

В отчетном году проведены работы по сносу 65 аварийных деревьев, расположенных на территории зон внутриквартального озеленения.

 

Ликвидация несанкционированных свалок

В отчетном году ликвидировано 28 несанкционированных свалок мусора. Общий объем составил почти 400 куб.м. Основные места скопления несанкционированного мусора расположены в микрорайоне Володарский по адресам: ул. Красная (у Волхонского шоссе, у д.47),  ул.Жертв Революции у трансформаторной подстанции,  ул. Железнодорожная, у д.1.

 

Как написать рабочую инструкцию

НАПРАВЛЯЮЩИЕ ДЛЯ КЛЕЯ

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят по вине человека. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более качественных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные операционные процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, четко и лаконично для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи.Это снижает риск, потому что вероятность того, что что-то пойдет не так, уменьшается. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что наилучший способ выполнения работы ясен и известен людям, которые ее выполняют.

Это подробное руководство покажет вам, как составить рабочие инструкции, которые ваши коллеги смогут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете.

Говоря о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают информацию с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, с чего начались рабочие инструкции и почему они важны:

(мы надеемся, что это видео сможет вооружить вас вескими аргументами в пользу важности этой области. )

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОП и т.д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными операционными процедурами (СОП), рабочими пособиями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций состоит в том, чтобы четко объяснить, как выполняется та или иная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить машину: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно не путать рабочие инструкции с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, где рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документирования процесса:

  1. Иерархия процессов показывает общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
  2. Процесс представляет собой цепочку действий, которые преобразуют входы в выходы. (Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
  3. Процедура описывает как выполнять процесс – последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в один простой формат (поскольку люди все время их путают).
  4. Рабочая инструкция  – или рабочее руководство, инструкция по работе или стандартная операционная процедура – ​​подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Поэтому ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью давайте перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, и еще одно: для ясности по всему жаргону BPM см. наш Глоссарий BPM)

Почему важны стандартные операционные процедуры?

Они уменьшают влияние, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции, или СОП, создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как все делается» передается устно, остается место для интерпретаций и человеческих ошибок. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает знания с собой.Хорошие рабочие инструкции позволяют избежать всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что самый безопасный способ выполнения работы ясен и известен важным людям.

Избегайте ошибок и «игры с обвинением»

Clarity позволяет избежать ошибок. Важно, что это позволяет избежать игры с обвинением. Когда что-то идет не так, склонность обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух сотрудников. Наличие четких рабочих инструкций минимизирует эту проблему.

Экономия времени

На приведенной ниже диаграмме показано собственное исследование Gluu о возврате инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупятся, как только ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули ценность предотвращения ошибок и переделок. Это также называется «Стандартная работа» в рамках Lean:

.

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места интерпретациям. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших работников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет завален забавными примерами плохо написанных инструкций, а также другими, имеющими уморительный двойной смысл. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

#1 ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо похоже на оконное стекло».

Смотришь сквозь него и сразу схватываешь смысл. Каждый сотрудник должен быть в состоянии понять ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, акронимов, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задачу. Используйте активный залог, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения, глагола, существительного.Например, мужчина (подлежащее) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , не, свое пиво мужчина потягивал.

#2 это доступно

Очень хорошо иметь рабочие инструкции, но какой от них прок, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся на заводе? Люди, выполняющие работу, должны иметь легкий доступ к инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или лавочники?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам передать нужные инструкции в правильном формате нужному сотруднику в нужное время.)

№3 это достоверно

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как заслуживающие доверия, полезные и точные. В противном случае они просто еще одна хорошая идея, до которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задачу, и попросите его или ее объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и совместно обновлять его по мере обучения и развития.)

#4 соответствует

Рабочие инструкции должны быть выполнены в едином стиле.Последовательность с точки зрения терминологии, макета, средств массовой информации и метода облегчает их понимание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu поможет вам обеспечить единый формат во всей организации.)

#5 это коротко и просто

Мы коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете просто объяснить это, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете». Потратьте время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции не означает выглядеть умным. Вместо этого подумайте о языке в руководстве пользователя вашего телевизора. Или еще лучше, посмотрите на язык, используемый в детской книге. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

#6 это визуально

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее пользоваться визуальными средствами, чем читать книги и газеты. Чтобы учесть это, старайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте, кто будет потреблять ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео непосредственно на планшетах или телефонах, которыми пользуются оперативные сотрудники.)

#7 это написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен написать тот, кто лучше всего разбирается в выполнении задачи. Не поручайте задачу написания ваших рабочих инструкций человеку, который не знаком с работой на 100%. Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если он еще не полностью усвоил свою роль. Это означает, что один человек никогда не может писать рабочие инструкции для вашей компании, если только она не маленькая. Мы спросили у ряда отраслевых экспертов, почему участие является ключевым, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям, где бы они ни находились.)

Итак, с этими основными правилами ясно, как вы на самом деле это пишете? Об этом следующий раздел.


7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, возвращались домой, пытались следовать инструкциям по сборке и совершенно запутывались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень желательны хорошие технические писатели. Техническое письмо — большая тема, выходящая за рамки этой статьи, но вот семь шагов по улучшению ваших рабочих инструкций:

ЭТАП 1

Напишите четкий заголовок

Что во введении? Ну, на самом деле очень много. Очень важно правильно выполнить эту часть. Для этого убедитесь, что вы делаете следующее:

  • Дайте некоторый контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
  • Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса и кто является владельцем задачи
  • Укажите результат: кратко объясните, каков результат или цель задачи
  • Название должно относиться к работе: хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».
ЭТАП 2

Опишите цель – почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем ты его готовишь? Спрашивая, почему вопросы помогают вам отступить и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Спрашивая, почему, вы углубляете свое понимание, прежде чем переходить к деталям. Подробнее о значении вопросов «почему» читайте здесь.

Итак, ясной целью «как дезинфицировать руки» будет «Избегать распространения бактерий, чтобы другие не заболели».

ЭТАП 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно составить список материалов, необходимых для выполнения работы. Для удобства чтения лучше перечислить их по пунктам и провести различие между предоставленными и не предоставленными материалами.Упорядочьте свой список пунктов логично. Например, в случае дезинфекции рук:

  • Хозяйственное мыло
  • Жидкое противомикробное мыло в дозаторе
  • Проточная вода
  • Полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки непосредственно в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат, объясняющий это.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди учатся визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Думайте о рабочей инструкции как об учебном пособии. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

  1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
  2. Разбить любые шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, которое занимает не более 15 секунд.
  3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Размещайте изображения на левой стороне листа, а текст держите на правой стороне.
  4. Подчеркните важную информацию, используя заглавные буквы, жирный шрифт или курсив.
  5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный список.

Инструменты, такие как функция рабочей инструкции Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ЭТАП 5

Переписать и упростить

Главное правило хорошего письма — краткость.Коротко, просто и понятно.

  1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения должны быть не длиннее 15 слов и не должны содержать оговорок.
  2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют чтение. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
  3. Избегайте аббревиатур, а если вы должны их использовать, то произносите их в первый раз и заключайте аббревиатуры в скобки рядом с ними. Используйте аббревиатуру с тех пор.
  4. Включите список сокращений, на которые может ссылаться читатель.
  5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», используйте его во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Правильно : Тщательно вытрите руки насухо.

Неверно : Ваши руки должны быть тщательно высушены.

ЭТАП 6

Добавить ссылки

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Либо добавьте сноски, либо сделайте приложение в конце документа.

ЭТАП 7

Протестируйте вместе с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были простыми для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задачу, следуя ей. Это сообщит вам, если некоторые части или объяснения сбивают с толку или нуждаются в дополнительных разъяснениях.

  1. Попросите соответствующего коллегу прочитать проект вашей рабочей инструкции и дать вам отзыв о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как задача выполняется в реальности? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
  2. Попросите коллегу выполнить задание, следуя черновой инструкции. НЕ помогайте ему/ей и не давайте дальнейших объяснений. Наблюдать.
  3. Сделайте пометки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

На Lean.org есть несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.Это в основном для более продвинутых заводских настроек:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf


Контрольный список рабочих инструкций

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда будете планировать, как написать следующую рабочую инструкцию.

  • Идентифицированный процесс, частью которого является задача
  • Определена цель задачи
  • Понял объем задачи
  • Названы ответственные за задачу
  • Заявленные инструменты, необходимые для задачи
  • Упомянуты любые требования безопасности
  • Выбран подходящий и полезный формат
  • Использованные полезные наглядные пособия
  • Проверено на простой язык и короткие предложения
  • Удалены ненужные жаргоны и технические термины
  • Проверено на коллеге.

Теперь пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Лучшее — враг хорошего».

Просто начните, учитесь и совершенствуйтесь по ходу дела. Одна из идей состоит в том, чтобы информировать своих коллег о том, что вы делаете, и просить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваша рабочая инструкция будет хорошо принята. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.


Вы нашли это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:


… или, если вы чувствуете, что готовы, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы приступить к работе над собственными рабочими инструкциями прямо сейчас.

Как написать техническое задание для любой отрасли

Следуя приведенным ниже рекомендациям, а также загрузив и используя наши отраслевые шаблоны, вы сможете снизить риски и создать более эффективное ТЗ для своей организации. В дополнение к нашим шаблонам SOW вы также найдете дополнительные советы по написанию SOW с учетом конкретной отрасли.


Услуги 
В сервисных работах обычно используется SOW на уровне усилий/времени и материалов/удельной ставки, либо SOW на основе производительности. Независимые работники по контракту и почасовые работники чаще используют первых, в то время как рекламные или креативные агентства чаще используют вторые. Для творческих услуг, таких как графический дизайн или производство телерекламы, ТЗ обычно включает такие задачи, как разработка творческих заданий и концепций, которые должны быть одобрены клиентом.Техническое задание для услуг часто охватывает требования к производительности и дизайну, в дополнение к рабочим задачам, требованиям, результатам, графику и информации об оплате. Расписание для этого типа SOW может быть разработано в виде таблицы, которая включает регулярные обзорные сессии и точки контакта с клиентами.

Загрузка шаблона технического задания на услуги

 

Управление проектами
Существует много общего между рабочими заданиями по управлению проектами и по разработке программного обеспечения. Основное отличие заключается в включении большего количества технической информации в область разработки программного обеспечения. Написание ТЗ для управления проектами может сильно отличаться от ТЗ для другой работы, где детали фиксированы и хорошо известны. В отличие от SOW для государственного контракта, где правила и рекомендации должны соблюдаться буквально, руководство проекта может иметь больше свободы действий в отношении того, как выполняется работа, поэтому SOW в этой отрасли должны обеспечивать большую гибкость.

 

 

 

 


Дункан добавляет, что в SOW также должны быть указаны люди, которые будут нести ответственность за утверждение результатов, изменения объемов и соответствующие корректировки графика и бюджета, а также те, кто будет заниматься поддержкой и обслуживанием.


В связи с гибким характером управления проектами, ТЗ для этой отрасли может включать меньше разделов и/или использовать более широкий язык, чем ТЗ для других отраслей.

 

Загрузить шаблон технического задания по управлению проектом


Разработка ИТ и программного обеспечения
Разработка ИТ и программного обеспечения часто требует более сложных требований, когда дело доходит до написания ТЗ. Критерии принятия могут включать конкретные технические детали, такие как измеримая скорость, время отклика и/или простота использования, в зависимости от потребностей клиента.Требования к данному виду работ делятся на две категории:

 

  • Функциональные требования: Технические детали, которые определяют, как должно функционировать программное обеспечение, оборудование, сеть и/или система.
  • Нефункциональные требования: Они сосредоточены на таких аспектах, как безопасность, обслуживание, производительность и конфигурация.


В то время как ТЗ для корпоративной ИТ-системы может включать более конкретные детали, ТЗ для разработки программного обеспечения больше похоже на ТЗ для управления проектами. Вот некоторые рекомендации SOW по разработке программного обеспечения, которым стоит следовать: 


Гибкость. Разработка программного обеспечения также осуществляется в рамках Agile. Работа выполняется итерациями или этапами, которые включают тестирование и проверку, чтобы увидеть, что работает, а что нет. В отличие от здания или промышленного продукта, программное обеспечение можно легко изменить даже после того, как конечный продукт будет готов.

«Код легко изменить, поэтому сведение к минимуму деталей в SOW может быть полезным, так как это поощряет эксперименты», — говорит Папперелло из BugReplay.«Очень важно найти правильный баланс деталей для включения в ТЗ».

 


Разделите работу на итерационные этапы. Хороший подход к написанию ТЗ для Agile-проекта состоит в том, чтобы разделить задачи и результаты на этапы, где некоторые этапы определены более четко, чем другие.


«Если вы ожидаете, что конечный продукт можно будет полностью предсказать в SOW, у вас возникнут некоторые трудности», — говорит Куигли. «Поставляйте продукт итеративно, неуклонно увеличивая общие определенные возможности и тестируя каждый экземпляр программного обеспечения. Обновляйте требования и ТЗ по мере прохождения этих итераций».


Точно так же Брюэр рекомендует разделить ТЗ на этапы, которые начинаются с четких конкретных требований и становятся более гибкими по мере продвижения проекта. «Первая фаза начинается с очень определенного списка предположений и включений. Второй этап — это 100% Agile-удержание, и он представлен в виде оценки (подтвердится позже).Затем, если необходимо, третий этап, чтобы помочь вашему клиенту примерно рассчитать месячный бюджет через один-два года», — говорит Брюэр.


Дункан также рекомендует поэтапный подход. «Этапы проекта должны быть короткими (для поддержания интереса), ограниченными по объему (для облегчения фокусировки), вовлекать всех участников (для создания и поддержания приверженности), иметь четкие критерии перехода и видимые контрольные точки (чтобы все знали, где они находятся, и в конце). остается на виду)», — говорит она.


Наймите технического писателя. Хотя менеджерам проектов в других отраслях может быть проще написать ТЗ без специальной подготовки, навыки технического письма жизненно важны при создании ТЗ для разработки программного обеспечения, говорит Шоммер из App Press. Без этого фона информация о ПО, функциональных и нефункциональных требованиях клиента, инфраструктуре может быть выражена некорректно.


«Лучший способ избежать недопонимания технических требований или критериев приемки — это обсудить любой ТЗ с инженером перед отправкой клиенту на приемку», — добавляет Шоммер.


Поручите работу соответствующим членам команды. По словам Аттарда, важно четко определить определенные роли в ТЗ для разработки программного обеспечения. Например, кто отвечает за дизайн, кто будет предоставлять контент и кто будет загружать его в приложение или на веб-сайт. Аттард говорит, что также важно установить владельца проекта как со стороны клиента, так и со стороны поставщика, поскольку «наличие одного человека, к которому можно обратиться, значительно упростит задачу».


Делая еще один шаг вперед, Алан Роббинс из Moose WorldWide Digital предлагает создать Матрицу распределения ответственности (RAM).Это таблица, в которой указаны «имена, должности, номера телефонов и адреса электронной почты всех заинтересованных сторон, а также описание того, за что они несут ответственность». Он добавляет, что в RAM должно быть четко указано, кто отвечает за финансовую приемку, заказы на изменение и технические услуги.


Вот пример используемой Роббинсом оперативной памяти, которую вы можете заполнить информацией о своем проекте:

 

Загрузить шаблон описания работ по разработке программного обеспечения/ИТ


Правительство
Техническое задание для правительства, возможно, является наиболее сложным для написания.Часто существуют строгие правила и положения, которые необходимо соблюдать и признавать, с четкими формулировками, которые необходимо использовать. Они часто сопровождаются несколькими другими подтверждающими документами.


Если ТЗ находится в государственном контракте

SOW в этой отрасли обычно являются частью RFP или запроса котировок (RFQ — документ, который приглашает подрядчиков принять участие в торгах по проекту) и включается как часть окончательного контракта. В федеральных контрактах они обычно включаются в раздел «Описания/спецификации» (раздел C) Единого формата контракта.В заказах на выполнение ТЗ может быть включено в условия заказа. (Специальные заказы — это контракты, в которых покупатель точно не знает, какое количество товаров или услуг ему нужно заказать, и/или не знает точно, когда они ему понадобятся.)


Хотя ваш государственный ТЗ должен быть как можно более подробным, убедитесь, что он не повторяет какие-либо положения и условия, перечисленные в других частях контракта. Если вам нужно включить больше деталей, чем позволяет ваше ТЗ, вы можете приложить дополнительные документы и справочные материалы.


ТЗ и структура распределения работ (WBS) 

WBS разбивает объем работ по проекту на более управляемые разделы, чтобы помочь команде не сбиться с пути и лучше достигать своих целей. В то время как WBS описывает иерархию рабочих элементов, SOW описывает, как эта работа должна выполняться. Если у вас есть WBS, используйте его в качестве плана для вашего SOW. Обязательно скопируйте каждый элемент WBS в свой SOW. Это упростит написание, отслеживание и выставление счетов.

Список требований к ТЗ и контрактным данным (CDRL)

CDRL — это список результатов продуктов данных, которые подрядчик должен предоставить для государственных закупок. В нем также изложены требования, например, в каком формате должны быть продукты данных и как они должны быть доставлены. Записи CDRL должны ссылаться на части SOW, в которых используются эти результаты. В свою очередь, SOW должен ссылаться на заголовки и номера позиций соответствующих записей CDRL.


Вот несколько рекомендаций, которым следует следовать при написании ТЗ для государственного контракта:

  • Подробно… Государственные ТЗ должны содержать подробные критерии отбора, чтобы их можно было использовать для сравнения различных подрядчиков, участвующих в торгах по предложению. Убедитесь, что критерии, которые вы используете для их сравнения, имеют отношение к самой работе.
  • …но не слишком подробно. Однако не следует быть излишне описательным, до такой степени, что у подрядчиков не будет возможности вводить новшества и гибкости в том, как они будут выполнять работу.
  • Заранее продумайте этап контракта .Четко определяя все требования и ожидания от подрядчиков в ТЗ и следя за тем, чтобы все стороны их понимали, вы можете помочь избежать конфликтов в будущем, когда придет время писать контакт.
  • Использовать общий язык . Убедитесь, что вы используете непатентованный, общий язык при написании ваших требований. Ваш ТЗ должен быть понят широким кругом подрядчиков, которые могут принять решение об участии в процессе торгов. Это также поможет вам избежать обвинений в предвзятости по отношению к конкретным подрядчикам.
  • Говорите в настоящем времени. Используйте настоящее время при написании, чтобы помочь подрядчикам легче интерпретировать терминологию и инструкции в вашем ТЗ на протяжении всего процесса запроса предложений и заключения контракта.
  • Осторожно используйте слова «shall» и «will». Эти слова имеют юридическую силу в контексте вашего ТЗ. «Должен» относится к обязательному положению (например, «Подрядчик должен построить…»), а «будет» относится к действию, которое клиент или покупатель должен будет предпринять в будущем («Покупатель заплатит Подрядчику…») .
  • Не ищите ярлыков. Работники государственного сектора могут не иметь надлежащей подготовки для написания ТЗ. Закупки в государственном секторе также могут осуществляться в короткие сроки и в условиях высокого давления. Если вы изо всех сил пытаетесь написать свое ТЗ или чувствуете, что у вас нет времени, чтобы сделать это точно, найдите кого-то, кто имеет надлежащую подготовку, чтобы помочь, или отдайте написание профессионалу. Если техническое задание заполнено неточно или пропущены важные этапы процесса, это может быть не в соответствии с государственными постановлениями.В свою очередь, это может создать риски для безопасности или подвергнуть одну или обе стороны потенциальным юридическим проблемам.


Дополнительные секции SOW. Государственные ТЗ могут содержать дополнительные разделы, которых нет в ТЗ для других отраслей. Некоторые из этих разделов могут включать:

 

  • Обеспечение качества и контроль результатов работы
  • Предоставленное государством оборудование и информация, а также соответствующие документы
  • Расчетный уровень усилий
  • Неперсональные услуги
  • Доступ к государственной электронной почте
  • Администрация после награждения
  • Технический представитель подрядчика (COTR)
  • Вопросы безопасности
  • Передача соглашений об обслуживании аппаратного/программного обеспечения последующим подрядчикам
  • Закон о конфиденциальности
  • Закрытие заказа на задание
  • Информация о прошлой деятельности
  • Системы закупок подрядчика
  • Регламент о федеральных закупках (FAR), положения о тендерах и пункты контракта 


Скачать шаблон технического задания для правительства

 

 


Как мы узнали, написание ТЗ может быть сложным процессом. Однако, если вы будете следовать рекомендациям и использовать шаблоны, перечисленные в этой статье, вы сможете создать эффективную высококачественную ТЗ.

Написание технического задания: практические рекомендации и рекомендации

Говорят, что путешествие в тысячу миль начинается с одного шага. В управлении проектами этот первый шаг обычно включает в себя описание работы. Это важный документ, в котором подробно описывается все, что входит в проект.

Правильная работа необходима для успеха проекта.


Что такое техническое задание?

Техническое задание (сокращенно SOW, SoW или SOW) является важным компонентом контракта между клиентом и поставщиком.Это гарантирует, что проект соответствует ожиданиям и согласованным принципам. Он также обобщает, что находится в пределах и вне области действия, чтобы смягчить расползание области действия, и, среди прочего, что покрывает стоимость проекта.

ТЗ является обязательным документом планирования проекта и должен включать такие детали, как ожидаемые результаты, графики работы, графики выставления счетов, рабочий процесс и т. д.

После утверждения ТЗ необходимо довести до сведения всех заинтересованных сторон, чтобы предотвратить любые споры или неясности в отношении сроков, бюджетов, критериев успеха и требований к результатам.

Возможно, самое простое определение технического задания состоит в том, что оно устанавливает, согласовывает, управляет и документирует ожидания проекта. Правильное выполнение SOW избавит вас от многих головных болей в будущем.


Из чего состоит техническое задание?

Каждый проект, будь то небольшой одностраничный веб-сайт или такой сложный, как многоэтажная структура, выиграет от хорошо продуманного ТЗ. Единого способа составить техническое задание не существует, поскольку разные организации могут по-разному подходить к этому процессу.

ТЗ может содержать все виды деталей, относящихся к выполняемой работе, но большинство из них содержит следующие элементы:

Цели

Здесь вы определяете задачи или цель проекта. В этом разделе вы также можете обсудить ожидаемые результаты проекта. Цели должны быть реалистичными, разумными и измеримыми. Например:

  • Для повышения безопасности данных путем замены устаревших программных систем
  • Для разработки современного веб-сайта электронной коммерции, который привлекает пользователей, повышает узнаваемость бренда и увеличивает продажи
  • Для разработки и внедрения пакета льгот, который позволит сократить количество сотрудников уровень отсева на 35%

Объем

В разделе объема описываются границы проекта, что находится в пределах и вне области действия, и что необходимо для достижения целей проекта.Детали могут включать:

  • Общее описание процесса управления проектом
  • Краткое описание этапов процесса
  • Общее описание используемой методологии
  • Описание рабочего места, инструментов, оборудование, программные и аппаратные системы, а также навыки и трудовые ресурсы, необходимые для выполнения задач

Задачи

Задачи — это действия, которые производят результаты. В рамках каждой задачи могут быть описаны процессы, результаты или вехи.В этом разделе также должно быть указано, какая сторона (клиент или поставщик услуг) отвечает за выполнение определенной задачи.

Результаты

В разделе результатов должно быть указано все, что ожидается от проекта, и когда они будут произведены. Включите соответствующие детали, такие как количество, цвет, размер и т. д. Например:

  • Дизайн веб-сайта: два концептуальных проекта в течение трех недель после получения задания на дизайн
  • Написание и перевод: два переведенных эссе не позднее 4 февраля 2021 г. произведение утверждено

Расписание

В этом разделе представлен обзор того, как может выглядеть расписание проекта, с такими подробностями, как сроки выполнения задач, вех и результатов (сроки выполнения).В зависимости от проекта даты начала могут быть необязательными.

Затраты и платежи

Здесь вы описываете сопутствующие расходы по каждой задаче: труд (почасовая оплата по сравнению с фиксированной ставкой), поездки, расходные материалы и другие сборы. В этом разделе также представлена ​​информация о том, как и когда будут производиться платежи, например, после завершения этапа или результата или в соответствии с установленным графиком.

Критерии приемлемости

Здесь вы описываете функции и атрибуты, которые делают результат приемлемым, включая то, как результаты представляются, рецензируются или оцениваются, а также кто будет их принимать и подписывать.

Подписи

Этот раздел означает, что все стороны согласны с положениями технического задания.

Вот пример рабочего шаблона из Smartsheet. Источник: программное обеспечение Smartsheet.


Сколько деталей слишком много?

Техническое задание может содержать различные типы деталей, но сколько деталей вы должны включить?

Слишком мало деталей для быстрого утверждения ТЗ может быть проблематичным, так как это сделает ваш документ открытым для различных интерпретаций.

И наоборот, слишком много деталей, и вы можете застрять в негибком процессе, не оставляя вам места для маневра, когда этого требует проект.

Таким образом, должен быть баланс. Вы хотите, чтобы SOW был утвержден как можно скорее. В то же время вы хотите, чтобы были охвачены все основания, чтобы не возникало споров, разногласий или недоразумений.


Описание работ, объем работ и устав проекта

Термины «объем работ» и «техническое задание» часто используются как синонимы.Однако есть различия. Объем работ охватывает результаты проекта и работу, необходимую для достижения этих результатов. И, как вы могли видеть в предыдущем разделе, это всего лишь один компонент технического задания.

Устав проекта, с другой стороны, является официальным документом, который санкционирует проект, определяет руководителя проекта и дает этому лицу разрешение расходовать бюджет проекта. SOW является обязательным требованием при создании устава проекта.


Как написать техническое задание

То, как вы подойдете к процессу создания технического задания, зависит от вашей отрасли и элементов, которые вы хотите включить в документ. Вот несколько практических советов, когда пора сесть и написать ТЗ.

Совет 1: Будьте конкретны

Причина, по которой вы готовите техническое задание, заключается в том, чтобы все были на одной волне.

Поэтому не оставляйте места для догадок и будьте максимально точны при описании требований, масштабов, целей и т. д. проекта. Если у вас есть только смутное представление о том, что нужно создать или произвести, вам нечего делать.

  • Используйте понятный всем язык: Финансовая и юридическая команды также захотят узнать подробности проекта. Таким образом, помимо того, что ваш SOW должен быть как можно более свободным от профессионального жаргона, воздержитесь от использования двусмысленных формулировок, таких как «в разумные сроки». Вместо этого скажите что-нибудь вроде: «Эта конкретная задача должна быть выполнена в течение двух дней».
  • Объясните, что ожидается от обеих сторон : При описании задач, которые необходимо выполнить, укажите, какая сторона какую задачу выполняет. Четко определите, за что вы несете ответственность, а также чего вы ожидаете от клиента.
  • Совет 2. Определите, что такое успех

    Техническое задание должно пояснить, как выглядит успех. Что представляет собой приемлемый результат? Когда проект можно считать неудачным?

    Как выглядит определение успеха
    • Опишите критерии успеха проекта: Четко определите результат, включая характеристики и функциональные возможности, которыми он должен обладать, чтобы считаться завершенным и успешным.Например, успешное внедрение программного обеспечения можно определить с точки зрения количества людей, использующих программное обеспечение.
    • Укажите, кто определяет успех : Вы не хотите, чтобы кто-нибудь оценивал вашу работу после ее выполнения. Вы хотите, чтобы кто-то с полномочиями фактически проверил его, и в вашем ТЗ должно быть четко указано, кто этот человек.

    Совет 3: Четко определите затраты и цены

    Бюджет является неотъемлемой частью технического задания. Это означает четкое изложение затрат и четкое определение условий оплаты.

    Как выглядят четкие затраты и цены
    • Проверьте свои номера на наличие ошибок: Проверьте наличие сборов, которые, возможно, не были должным образом объяснены. Проверьте свою работу на наличие ошибок и убедитесь, что все таблицы и графики, которые вы включаете в качестве дополнительной информации, предназначены для разъяснения, а не для путаницы.
    • Укажите, когда и как должны производиться платежи: Если для начала работ требуется первоначальный взнос, сообщите об этом. Если за дополнительную работу требуются дополнительные платежи, в ТЗ также должна быть указана эта информация.Укажите, когда должны быть произведены окончательные платежи, как они должны быть произведены (например, через PayPal или чеком), а также название и адрес компании, которая получит счет.

    Совет 4. Будьте готовы к пересмотру

    Если изменения происходят в середине поставки, своевременно обновляйте техническое задание, чтобы отразить эти изменения. Все соглашения, устные или иные, должны быть официально задокументированы в ТЗ. Таким образом, есть только одна точка отсчета, к которой можно вернуться в случае путаницы.

    Как выглядит пересмотр вашего ТЗ
    • Управление версиями документа: Благодаря возможности управления версиями документа Google Doc вы видите все изменения, внесенные в документ, и то, кто их внес.Если у вас есть необходимые разрешения, вы даже можете восстановить предыдущую версию. Точно так же контроль версий вашего SOW помогает вам легко определить самую последнюю версию. Кроме того, у вас есть история всех внесенных изменений.
    • Проведите SOW мимо экспертов: Попросите вашу команду юристов проверить документ перед подписанием. Вы не хотите столкнуться с проблемами или сожалеть о том, что подписали. Руководители проектов также по понятным причинам не являются экспертами в определенных областях, например, в части строительного проекта, связанной с отоплением, вентиляцией и кондиционированием. Возможно, им придется проконсультироваться с экспертами, чтобы получить правильные технические детали результатов.

    Как программное обеспечение для управления проектами может помочь в выполнении вашего технического задания

    Ниже приведены некоторые из причин, по которым программное обеспечение для управления проектами необходимо для создания необходимых документов по управлению проектами, таких как ТЗ. Мы включили несколько примеров программного обеспечения, которые вы тоже можете проверить.

    Централизованное хранилище

    Вам нужно, чтобы все файлы, отчеты об исследованиях и другие вспомогательные документы находились в одном центральном месте, к которому авторизованные пользователи могли бы получить доступ по требованию, независимо от того, какое устройство они используют.

    Когда все находится в одном месте и легко доступно для поиска по релевантным ключевым словам, больше не будет тратиться время на поиск столь необходимой документации в различных файлах и папках.

    Храните все свои документы в одном месте с помощью Basecamp. Источник: программное обеспечение Basecamp.

    Вы можете создать специальное рабочее пространство для каждого из ваших проектов, где вы можете хранить и совместно использовать документы, изображения и другие файлы проекта.

    Инструменты управления проектами в одном месте

    Помимо центральной системы хранения вы можете воспользоваться платформой, которая позволит вам более эффективно выполнять свои обязанности менеджера проекта, а также поможет вашей команде выполнять задачи без необходимости дискретные системы.

    Создавайте проекты и добавляйте нужных людей с помощью Wrike. Источник: программное обеспечение Wrike.

    Wrike предлагает множество основных инструментов управления проектами на одной и той же удобной платформе. Эти инструменты отвечают за создание задач и управление ими, управление ресурсами, отслеживание времени, общие командные календари, хранение документов и файлов и многое другое.

    Кроме того, Wrike может интегрироваться со сторонними приложениями, такими как Slack, Gmail и Microsoft Office.

    Коммуникация и сотрудничество

    Написание ТЗ потребует участия заинтересованных сторон, особенно вашей проектной группы.Таким образом, ваша платформа управления проектами должна поддерживать командное общение и совместную работу с помощью различных инструментов связи управления проектами, таких как уведомления, @упоминания, комментарии к обновлениям, совместное использование файлов, индивидуальные и групповые чаты и многое другое.

    Podio предоставляет функцию общения и совместной работы, подобную социальной сети. Программное обеспечение Подио.

    Podio — это многофункциональный, но чрезвычайно настраиваемый инструмент управления проектами, который предлагает мониторинг задач и обновления активности в стиле Facebook.

    Он также имеет функцию планирования встреч, встроенный чат, подключенную CRM и личные панели, которые вы можете настроить так, чтобы данные, представленные в любой из ваших различных рабочих областей (например, домашняя страница, сеть сотрудников или отдельные проекты), были данными, которые вы нужно.

    Управление задачами

    С помощью программного обеспечения для управления проектами вы можете настроить уведомления о предстоящих сроках и контрольных точках, недавно выполненных задачах, просроченных задачах и так далее. Таким образом, вы всегда будете на высоте.

    Все проекты и связанные с ними задачи находятся в одном месте благодаря Scoro. Источник: программное обеспечение Scoro.

    Scoro поставляется с рядом отличных функций управления проектами, таких как календарь, планировщик задач, счета-фактуры, бюджеты, лента новостей, хранилище файлов, рабочие области проекта, информационные панели, медиа-библиотека, отчеты и многое другое.

    Что касается управления задачами, Scoro позволяет добавлять задачи, назначать их нескольким людям, планировать их в календаре команды, регистрировать события в рамках определенной задачи, отслеживать время для каждой задачи, объединять задачи и т. д.


    Правильное составление технического задания

    Независимо от того, требует ли проект от вас проведения технико-экономического обоснования или разработки индивидуального приложения, при создании технического задания необходимо точно указать детали — важный принцип управления является абсолютной необходимостью.

    В конце проекта заинтересованные стороны обратятся к техническому заданию, чтобы определить, были ли выполнены согласованные условия и получит ли ваша компания полную компенсацию или понесет штрафы.

    Написание процедуры — навыки решения проблем от MindTools.com

    © iStockphoto
    kieferpix

    Позвольте другим пойти по вашим стопам с хорошо написанной процедурой.

    Хотели бы вы пройти сложную процедуру только для того, чтобы получить дополнительную ручку или блокнот? Конечно, нет!

    Процедуры — и их близкие родственники, политики — могут быть настоящей головной болью в поговорке. Иногда они слишком жесткие и ограничительные, а иногда расплывчатые и не содержат деталей.Но если ваш коллега заболел, а вы вдруг стали ответственны за своевременную выплату заработной платы, хорошо иметь хорошо написанную и подробную процедуру, которая поможет вам в этом.

    Если все сделано правильно, процедуры могут оказать важное влияние на организацию. Когда они написаны ясно и правильно, они могут помочь системам и людям работать лучше. Если ваши люди знают, что делать, когда делать, как делать и как не ошибиться, вы можете уменьшить разочарование и сэкономить огромное количество времени и усилий.

    Написать точную, краткую и удобочитаемую процедуру не всегда легко. Но, обладая небольшими знаниями и практикой, вы можете освоить эффективные навыки написания процедур и выявить большие возможности для улучшения качества того, что вы делаете.

    Что такое процедура?

    Процедуры — рабочие лошадки компании. В то время как политики определяют, как люди принимают решения, процедуры показывают, «как» выполнить задачу или процесс.

    Процедуры ориентированы на действия.Они определяют шаги, которые необходимо предпринять, и порядок, в котором они должны быть выполнены. Они часто носят обучающий характер и могут использоваться для обучения и ориентации. Хорошо написанные процедуры, как правило, основательны, точны, основаны на фактах, кратки и по делу.

    Подсказка:

    Многие процедуры кажутся «черно-белыми», с четкими шагами и единственным способом выполнения действий: «Выполните A, затем B, затем C». Но иногда вам нужно быть менее точным и оставить место для личного суждения. Когда процедура слишком тугая, это может вызвать путаницу.Поскольку жизнь не всегда проста и однозначна, некоторые процедуры должны допускать субъективность и индивидуальный выбор.

    Когда вам нужна процедура?

    Не для всего нужна процедура, поэтому не создавайте процедуры для базовых задач, иначе они будут проигнорированы. Правило номер один при написании процедур состоит в том, чтобы убедиться, что для их создания есть причина: возможно, люди забывают выполнить определенные действия, возможно, они продолжают делать что-то неправильно, или, возможно, задачи настолько длинны и сложны, что людям нужен контрольный список, если они собираемся сделать все правильно.

    Письменная процедура необходима только в том случае, если вопрос важен или если прояснение процесса принесет значительную пользу. Прежде чем начать, спросите себя, действительно ли люди нуждаются или хотят знать о чем-то.

    Вам нужна процедура вместо процесса.

    • Длинный (пример: инвентаризация на конец года).
    • Является сложным (пример: управление льготами).
    • Это рутинно, но важно, чтобы все строго следовали правилам (пример: платежная ведомость).
    • Согласованность требований (пример: обработка запроса на возврат).
    • Включает документацию (пример: дисциплинарное взыскание сотрудника).
    • Предусматривает значительные изменения (например, установка новой компьютерной системы).
    • При неправильном выполнении имеет серьезные последствия (пример: правила техники безопасности).

    В компании многие вещи обычно выполняются без письменных процедур. Есть «неписаные правила» и неформальные процедуры. Но иногда эти неписаные правила необходимо установить в процедуре.Это может понадобиться, когда.

    • Подобные вопросы задают неоднократно.
    • Люди кажутся растерянными.
    • Слишком много способов интерпретировать процедуру.

    Как написать процедуру?

    Процедуры должны сообщать то, что читатели должны знать , а не только то, что они хотят, чтобы знали. Возможно, им нужно знать, как сделать процесс правильно, быстрее или с меньшими потерями.

    Подпишитесь на нашу рассылку новостей

    Получайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте наши последние предложения и бесплатную загружаемую рабочую тетрадь по плану личного развития.

    Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

    Им также может быть интересно узнать, почему они должны делать что-то определенным образом, куда они могут обратиться за помощью и что произойдет, если что-то пойдет не так. При необходимости убедитесь, что ваши процедуры касаются как технических вопросов, так и субъективных моментов.

    Также важно, чтобы ваши процедуры имели правильный уровень детализации. Вот несколько вопросов для размышления:

    • Достаточно ли у пользователей информации для выполнения действия?
    • Достаточно ли информации для того, чтобы пользователи руководствовались здравым профессиональным суждением?
    • Подходит ли уровень детализации объекта?
    • Подходит ли уровень детализации для читателей?
    • Насколько комфортно читателям знакома эта тема?

    Шаг первый: сбор информации

    Прежде чем начать писать, соберите подробную информацию о процессе, который вы превращаете в процедуру.

    Поговорите с экспертами по контенту, а также с другими людьми, которые владеют ключевой информацией — штатными сотрудниками, заинтересованными сторонами, техническим персоналом и людьми, которые будут использовать процедуру.

    Делайте много заметок, а затем садитесь с информацией и разбирайтесь в ней. Как автор процедуры, вы хотите иметь четкое представление о том, что происходит, с максимально возможными подробностями. Оттуда сократите информацию до того, что действительно нужно конечному пользователю, чтобы лучше понять процесс. (Отличный инструмент для систематизации деталей — интеллект-карта. .Это может помочь вам убедиться, что вы включили и соединили все нужные части.)

    Шаг второй: начните писать

    Когда вы пишете первый черновик своей процедуры, не беспокойтесь о точных словах и формате. Основная цель состоит в том, чтобы включить необходимую информацию. Как только вы это сделаете, вы можете работать над словами и организацией.

    Вот несколько правил, которым стоит следовать:

    • Записывайте действия в том порядке, в котором они происходят. Начните с первого действия и закончите последним действием.
    • Избегайте слишком большого количества слов. Просто будьте достаточно конкретными, чтобы общаться четко.

      Пример: «Добавить на вкладку «Отмены» в электронной таблице», а не «Дополнить существующие записи в электронной таблице этими новыми».

    • Используйте активный голос.

      Пример: «Поместите файл в папку «Входящие» администратора», а не «Файл затем должен быть помещен в папку «Входящие» администратора».

    • Используйте списки и маркеры.
    • Не говорите слишком кратко, иначе вы потеряете ясность.
    • Объясните свои предположения и убедитесь, что они верны.
    • Осторожно используйте жаргон и сленг.
    • Запись на соответствующем уровне чтения.

    Шаг третий: оценка элементов конструкции

    Вы можете обнаружить, что одних слов недостаточно, чтобы объяснить процедуру. Иногда другие элементы могут помочь вашей презентации. Вот некоторые распространенные форматы:

    • Блок-схема — показывает процесс в виде диаграммы. Используя серию символов и стрелок для обозначения потока и действия, вы можете наметить процесс и упростить его выполнение. Убедитесь, что вы не усложняете свою диаграмму слишком большим количеством незнакомых символов или слишком большим количеством текста. Если вам нужно, разбейте его на серию меньших блок-схем. Нажмите здесь, чтобы узнать о создании блок-схем .
      Подсказка:

      Если для выполнения задачи требуются действия нескольких человек или отделов, рассмотрите возможность использования диаграмм плавательных дорожек. . Они выделяют различные потоки деятельности и ясно показывают, где ответственность за завершение деятельности переходит от одного человека к другому.

    • Сценарий игры – Похоже на сценарий пьесы с разными персонажами. Однако в этом случае вы перечисляете разных сотрудников с разными обязанностями. Скрипты могут быть особенно полезны, когда в процесс вовлечено несколько человек.
      Ответственное лицо Действие
      Писатель

      Собрать информацию.

      Процедура записи.

      Показать проект заинтересованным сторонам.

      Заинтересованные стороны

      Проверить черновик.

      Отправить исправления и комментарии.

      Писатель Создать окончательный вариант.
      Начальник отдела Утвердить окончательную версию.
    • Вопросы и ответы – Сопоставьте общие процедурные вопросы с их правильными ответами.Это полезный формат, когда процедуры сбивают с толку или когда существует множество вариантов. Это также помогает решить вопросы «что, если».

      Пример:

      В. Что делать, если колонки не сбалансированы?

      A. Во-первых, не паникуйте. Начните с самых простых причин и двигайтесь в обратном направлении. Пересчитайте столбцы. Затем ищите ошибки транскрипции. Если это не решит проблему, вернитесь и посмотрите, как вы получили свои цифры. Если вы не уверены в каких-либо пунктах, сначала перепроверьте эти цифры. Затем систематически перепроверяйте каждую цифру, пока не найдете ошибку.

    • Матрица – Эта таблица связывает одну переменную с другой. Там, где переменные соединяются, ячейка показывает соответствующее действие. Матричные таблицы действительно хороши для справочных целей, потому что они избавляют от необходимости постоянного поиска. Вы можете использовать их для многих приложений, в том числе зная, какие задачи выполнять и когда, помогая пользователям принимать решения и зная, какие формы или отчеты использовать.
      График бюджетирования
      Артикул 1 квартал 2 квартал 3 квартал Квартал 4
      Анализ бюджета х х х х
      Запрос бюджета     х  
      Отчет о прибылях и убытках х х х х
      Прогноз продаж   х   х
      Анализ клиентов   х    
      Кадровый анализ     х  
    Ключевые моменты

    Хорошо написанные процедуры помогут вам повысить качество работы в вашей организации, сократить количество ошибок и упущений, а также помогут новым людям выполнять сложные задачи быстро и эффективно.

    Чтобы получить максимальную отдачу от ваших процедур, соблюдайте при их разработке несколько простых правил: Убедитесь, что процедура необходима. Затем напишите его так, чтобы его было легко понять, используя простые, четкие слова, чтобы сообщить как можно короче.

    Когда речь заходит о том, сколько процедур вам нужно, иногда чем меньше, тем лучше. Поэтому убедитесь, что каждая процедура абсолютно необходима, прежде чем тратить время на ее создание.

    Как правильно и эффективно написать отчет

    Если вы ищете лучший способ задокументировать информацию или поделиться своими выводами профессионально и продуманно, отчет может быть лучшим способом.Но если вы не знаете, как написать отчет, с чего начать?

    Написание отчетов отличается от многих других видов написания, поэтому перед началом работы рекомендуется проявить должную осмотрительность.

    Что нужно включить в отчет? Как вы должны конкретизировать каждый раздел?

    Существуют различные форматы отчетов, основанные на ваших конкретных потребностях, но структура, как правило, остается одинаковой для каждого из них.

    Давайте рассмотрим, как правильно написать отчет, чтобы вы могли эффективно сообщить о своих выводах.

     

    1 Определите свою цель

    Прежде всего, почему вы пишете этот отчет? В чем суть или цель? Это академический отчет или он связан с бизнесом? Возможно, вам нужно составить годовой отчет, отчет о продажах или финансовый отчет.

    Также подумайте, кто ваша аудитория. Ваш отчет может быть предназначен только для внутреннего использования компанией или может быть внешним для представления инвесторам, клиентам и другим лицам.

    Это периодический отчет, который вам придется пересматривать каждый месяц, квартал или год? Это для людей выше вас в компании или для вашего отдела?

    Понимание вашей цели важно, чтобы знать, что будет содержать ваш контент и куда вам нужно будет перейти, чтобы получить информацию.

     

    2. Соберите схему

    Никогда не начинайте что-либо писать, не составив предварительно набросок. Это поможет вам структурировать отчет, понять, какие ресурсы вам нужны, чтобы найти все ваши результаты и материалы и многое другое.

    Этот план не обязательно должен быть слишком подробным, но он дает вам отправную точку для полного отчета. Затем вы можете обращаться к этому плану на протяжении всего процесса написания отчета.

    Начните с цели или задачи вашего отчета, затем перечислите основные моменты и несколько пунктов под ними, которые вы хотите обязательно отразить в содержании вашего отчета.

    Ваш план может выглядеть примерно так:

     

    3 Соберите свои исследования

    Начните поиск по вашей теме и соберите исследования, необходимые для составления отчета. Это могут быть онлайн-источники, журналы, эксперименты или просто аналитика и цифры из вашей компании CRM или программного обеспечения для продаж.

    Добавьте все исследования в свой план, чтобы знать, какие цифры и информация относятся к каждому из ваших основных пунктов.

    Когда вы закончите собирать все необходимое для завершения отчета, вы можете приступить к написанию.

    Возможно, вам придется вернуться назад и найти больше информации и провести дополнительные исследования, и это нормально. Но как только вы почувствуете, что поняли материал, который вам нужно осветить, вы можете перейти к следующему шагу и начать работу с генератором отчетов.

     

    4 Как написать титульную страницу отчета

    Теперь мы готовы приступить к работе над титульной страницей вашего отчета! Когда вы впервые работаете над титульной страницей, рекомендуется начать с шаблона.

    Это поможет вам оживить дизайн вашего отчета и сделать его больше, чем черно-белый текстовый документ.Это также может помочь вам оформить титульный лист эстетически приятным способом, чтобы он выделялся среди вашей аудитории.

    Ознакомьтесь с обложкой этого шаблона отчета Visme ниже.

    При определении того, как написать титульную страницу отчета, необходимо включить до пяти элементов, наиболее важным из которых, естественно, является заголовок вашего отчета.

    Другие включают, для кого предназначен отчет, кем был подготовлен отчет (вами!), дата или ваш отдел в вашей компании.

    Размещение этой информации прямо на титульном листе отчета — лучший способ сообщить читателю с первого взгляда, что находится внутри отчета и для кого он предназначен.

     

    5 Как написать отчет Содержание

    Следующей частью вашего отчета будет оглавление. Хотя вы, возможно, еще не знаете точно, как будет построен ваш отчет, ваш план поможет вам начать работу здесь.

    Когда вы пишете свой отчет или даже когда вы его заканчиваете, вы можете вернуться и обновить оглавление, чтобы оно соответствовало вашим заголовкам и подзаголовкам.

    Поскольку вы хотите упростить навигацию, убедитесь, что все заголовки и подзаголовки ваших страниц точно соответствуют тому, что вы размещаете в своем оглавлении.

    Взгляните на оглавление в приведенном ниже шаблоне отчета.

    Видите, у них есть очевидные разделители, чтобы было легко определить, какой раздел начинается на какой странице? Вы хотите убедиться, что подражаете чему-то подобному.

    Есть много разных способов сделать это.

    Во-первых, вы можете выровнять оглавление по правому краю, чтобы заголовки располагались непосредственно рядом с номерами страниц, как в приведенном ниже примере, который был разработан прямо в Visme.

    Или у вас может быть пунктирная линия или другой элемент визуального потока, который направляет взгляд читателя по таблице прямо к номеру страницы.

    Просто убедитесь, что нет путаницы при поиске правильного номера страницы для каждого раздела.

     

    6 Как написать отчет Введение

    Первым разделом, который вы начинаете писать в своем отчете, всегда является резюме или введение. Это должно занять всего одну или две страницы, чтобы дать вашему читателю краткое представление о ваших результатах или выводах.

    Расскажите о методологии, использованной для сбора материала, который вы освещаете в своем отчете, будь то исследование, эксперимент, сбор аналитики, просмотр данных CRM, расчет доходов и многое другое.

    Вы также хотите включить визуальные эффекты, чтобы помочь рассказать свою историю. Это может быть что угодно, от фотографии до значков или графики. Вы можете даже включить формы, чтобы помочь с вашим дизайном.

    Вот пример вступления к отчету о предложении с красивым дизайном страницы и черно-белой фотографией вместо текста.

     

    7 Как написать тело отчета

    Теперь мы переходим к сути вашего доклада. Вы уже составили план, собрали результаты исследований и создали титульную страницу, оглавление и введение.

    Это означает, что вы должны точно знать, что будет содержать основная часть вашего отчета, что облегчит вам погружение в тело.

    Хотя отчеты могут сильно различаться по объему: более короткие отчеты содержат 7–15 страниц, а более длинные — от 30–50 страниц и более, длина, как правило, зависит от вашей темы.Более короткие отчеты посвящены одной теме, а более длинные отчеты охватывают несколько.

    Выполните следующие действия, чтобы правильно написать эффективное тело отчета или получить помощь в написании задания.

    Разделите тело на секции.

    Несмотря на то, что в оглавлении у вас будет каждый из основных заголовков, т. е. введение, основная часть и заключение, вы также захотите включить подзаголовки.

    И вы захотите разделить основную часть отчета на различные разделы в зависимости от того, что он охватывает.

    Если вы создаете годовой отчет, вы можете разделить его по разным месяцам. Если вы создаете финансовый отчет, возможно, вы разделите его на основе различных статистических данных и цифр.

    Существует много разных способов разделить основную часть отчета на разделы, но так же, как мы разбили эту статью на разные подзаголовки, это важно сделать. Это поможет вашему читателю легче усвоить каждый из различных разделов.

    Взгляните, как этот шаблон отчета разбил тело на небольшие куски.

    Погрузитесь в свои результаты и выводы.

    Здесь вы по-настоящему погрузитесь во все собранные вами исследования и расскажете о своей теме. По ходу подзаголовков, которые вы ранее изложили, конкретизируйте каждый из результатов, которые вы обнаружили.

    Отчеты, как правило, носят более формальный характер, так что имейте это в виду, когда пишете. Откажитесь от более разговорного тона, избегайте использования сокращений и правильно цитируйте все свои источники и результаты.

    Убедитесь, что вы освещаете все аспекты темы вашего отчета, включая наиболее актуальные статистические данные, последние исследования и многое другое.

    Используйте визуализацию данных и графические органайзеры.

    Не заполняйте отчет до краев одним текстом. Включение изображений, значков, графики, диаграмм и графических органайзеров — отличный способ еще больше визуализировать ваш контент и донести свою точку зрения.

    Если вы создаете финансовый отчет или отчет о продажах, визуализация данных является ключом к демонстрации ваших чисел и статистики в удобном для восприятия виде.

    Вот пример одного из наших шаблонов, который включает диаграммы и графики на страницах отчета, чтобы его было еще проще понять.

    Чтобы создать хороший отчет, необходимо научиться рассказывать истории с помощью данных. Но вы не хотите останавливаться только на инструментах визуализации данных в своем отчете.

    Включение фотографий и графики в дизайн отчета — еще один отличный способ представить текст и привлечь внимание читателя. Отчеты имеют плохую репутацию из-за скучных стен текста, но мы призываем вас мыслить нестандартно.

    Используйте стоковые фотографии и векторные значки, чтобы лучше донести свою точку зрения.

    Взгляните на страницу шаблона ниже и на то, как он творчески сочетает различные типы визуальных элементов, чтобы добавить больше на страницу.

    Испытайте каждый из инструментов визуализации данных Visme, библиотеку стоковых фотографий, выбор векторных значков и многое другое, чтобы помочь вашему отчету выделиться из толпы.

    Покройте используемые материалы.

    Убедитесь, что вы указали, какие материалы использовались для получения ваших результатов и каждого из ваших источников. Иногда этот раздел будет коротким и приятным, просто упомянув ваше программное обеспечение CRM или другие инструменты, которые вы использовали для подсчета чисел. Другие будут дольше.

    Независимо от того, использовали ли вы данные своей компании или определили свои результаты с помощью эксперимента или стороннего источника, обязательно включите в отчет все использованные ресурсы.

    Подведите итоги по каждому разделу.

    Не каждый раздел в теле отчета будет достаточно длинным, чтобы нуждаться в сводке, но если у вас есть раздел, который включает в себя много информации или занимает несколько страниц, рекомендуется подытожить его в конце.

    Это поможет вашему читателю удостовериться, что он сохранил всю информацию, и позволит ему бегло просмотреть ваш отчет позже, прочитав сводки по разделам.

     

    8 Как написать заключение по отчету

    Почти готово! Теперь пришло время написать заключение и завершить отчет.

    Во-первых, начните с подведения итогов. Да, вы написали небольшие резюме для каждого раздела в основной части, но теперь вы собираетесь дать общее резюме содержания вашего отчета.

    Обратитесь к своим выводам и обсудите, что они означают. В то время как ваше тело было больше предназначено для демонстрации ваших результатов, вы можете использовать вывод, чтобы рассказать об их контексте в реальном мире или о том, что они значат для вашего бизнеса.

    Тогда вы захотите обсудить следующие шаги. Если ваши результаты оказались не такими положительными, как вы надеялись, напишите, что вы планируете сделать, чтобы убедиться, что они улучшатся в следующий раз.Изложите свои цели и стратегии для использования этих результатов.

    И убедитесь, что вы не вводите новую информацию. Хотя вы можете говорить об информации по-другому, вы все равно должны ссылаться исключительно на данные и контент, которые уже есть в вашем отчете.

     

    9 Включите свои источники

    Вы описали использованные вами материалы и ресурсы в разделе основной части вашего отчета, но в конце каждого отчета должна быть полная библиография, в которой каждый из ваших источников указан в алфавитном порядке, чтобы читатель мог легко получить доступ к дополнительной информации.

    Вы также можете включить слова признательности, выражая благодарность определенным организациям или людям, которые помогли вам составить содержание вашего отчета.

    И в зависимости от цели вашего отчета вы также можете включить глоссарий в конце, чтобы помочь определить отраслевые термины для внешних читателей, которые могут не полностью понять.

     

    Ваша очередь

    Готовы приступить к следующему отчету? Visme упрощает работу с готовыми шаблонами отчетов, которые позволяют вам вставлять информацию и отправлять отчеты своей аудитории!

    Узнайте, как написать выдающийся отчет, выполнив шаги, изложенные в этой статье, и введя данные в великолепный шаблон.Зарегистрируйтесь в своей учетной записи Visme, чтобы начать сегодня.

    Кроме того, узнайте, как создавать красивые документы, такие как ваш следующий отчет, посмотрев наш короткий 5-минутный обучающий видеоролик.

    27 Шаблоны электронной почты для рабочих настроек

    Общение — это тяжелая работа. Согласно недавнему исследованию, мы тратим 1/3 своего времени в офисе на электронную почту, и это число, безусловно, растет.

    И это даже без учета стресса, связанного с выяснением того, как передать потенциально сложное сообщение, например, попросить о помощи, сказать «нет» или признать, что вы ошиблись.

    Чтобы максимально эффективно использовать ваше время и энергию, мы собрали некоторые из наших любимых сценариев и шаблонов для создания электронной почты (и некоторых других вещей, таких как надоедливая рекомендация LinkedIn, которую вам нужно написать) намного проще и быстрее. потребление.

    Независимо от того, занимаетесь ли вы поиском работы, налаживаете связи, занимаетесь повседневными рабочими коммуникациями или пытаетесь стать лучшим менеджером, найдите свою ситуацию ниже, настройте шаблон по своему вкусу и отправьте его!

    Поиск работы

    1.

    Вам нужна помощь вашей сети. Поиск работы

    Связаться с вашей текущей сетью и сообщить им, что вы находитесь в поиске, — это верный способ облегчить поиск работы: зачем искать в одиночку, когда у вас может быть целая армия контакты, также следящие за возможностями? Но чтобы повысить вероятность того, что они помогут вам, максимально упростите им задачу, отправив электронное письмо, подобное этому.

    Подробнее

    2. Вам нужно направление в компанию вашей мечты

    Вы подали заявление о приеме на работу в компанию своей мечты, а затем заметили, что ваш друг связан с кем-то там.Просить его или ее связать вас и поручиться за вас может показаться странным, но это не обязательно. Вот как это сделать правильно.

    Подробнее

    3. Вы хотите написать идеальное сопроводительное письмо, чтобы продемонстрировать свои навыки

    Ваше сопроводительное письмо не должно просто проходить через историю вашей работы (это работа вашего резюме). Выделение ваших навыков может быть отличным способом смешать вещи или показать, почему вы были бы идеальным кандидатом, если бы у вас был менее традиционный путь. Попробуйте заполнить этот шаблон и посмотрите, как впечатляюще вы звучите.

    Подробнее

    4. Вам нужно написать благодарственное письмо за собеседование

    Особенно, если вы проводите много собеседований, нет необходимости беспокоиться о каждом отдельном благодарственном письме. Для базовой заметки, которая поможет выполнить работу, начните с этого шаблона, немного подправьте его для каждой компании и роли и отправьте его EOD после того, как вы пройдете собеседование.

    Подробнее

    5. Вы хотите отправить благодарственное письмо, которое действительно выходит за рамки

    Если вы только что прошли собеседование на работу своей мечты, возможно, вы захотите пойти немного дальше обычного благодарственного письма.Ознакомьтесь с этим шаблоном, чтобы понять, как вы можете повысить ценность компании еще до того, как вам предложат работу. При таком подходе менеджеру по найму будет трудно , а не привлечь вас на борт.

    Подробнее

    6.

    Вы подали заявку на вакансию неделю или две назад и хотите зарегистрироваться

    Не получили ответа о работе своей мечты? Если вы затаили дыхание в течение нескольких недель, не помешает отправить короткое профессиональное электронное письмо, подобное этому.

    Подробнее

    7.Вам нужно отказаться от предложения о работе

    Вы прошли собеседование, вам сделали предложение, но вы решили, что вам нужно отклонить его. Сделайте свое сообщение благодарным, дайте краткое объяснение, почему, и обязательно держите дверь открытой. Эти идеи должны помочь создать ваше сообщение.

    Читать дальше

    В офисе

    8. Вы на самом деле не знаете, что просит отправитель

    Вы знаете электронное письмо: Там много слов, но ничего не сказано, и вы остались интересно, что другой человек хочет от вас.Это может показаться сложной ситуацией, но решение на самом деле довольно простое: вежливо отправьте письмо обратно отправителю, чтобы попросить разъяснений.

    Подробнее

    9. Вам нужно сказать «нет» чему-то

    Даже если нам нужно это сделать (или очень хочется это сделать), нам всем трудно сказать «нет». Независимо от ситуации, эти короткие и приятные сценарии сделают ее намного проще.

    Подробнее

    10. Вам нужно сказать «нет» тому, кто вам действительно нужен

    Хотите помочь

    Говорить «нет» особенно сложно, когда вы действительно хотите помочь кому-то, у вас просто нет пропускной способности : друг, близкий коллега или кто-то, кто оказывал вам поддержку в прошлом.Используйте этот шаблон, чтобы упростить задачу и подвести его или ее самым заботливым образом.

    Подробнее

    11. Вы получаете сложный список мыслей, идей и задач

    Это электронное письмо наполнено действиями, вопросами, мыслями, комментариями, задачами — этот список можно продолжать и продолжать. Вам потребуется целая вечность, чтобы просто прополоть сообщение, не говоря уже о том, чтобы сделать работу. Ваш ответ будет немного отличаться в зависимости от того, начальник это или коллега, но в любом случае вам нужно попросить помощи в расстановке приоритетов.

    Подробнее

    12. Вам нужно больше информации, чтобы ответить

    Кто-то неожиданно задает вам вопрос, а вы понятия не имеете, о чем он или она говорит. Или у вас есть чутье, но вы знаете, что вам нужно немного больше информации, чтобы хорошо ответить. Быстро отправьте ответное электронное письмо отправителю с просьбой предоставить контекст или конкретную информацию, которая вам нужна.

    Подробнее

    13. Ваш коллега слишком усложняет проект

    Вы работаете с кем-то, кто делает что-то намного (намного) сложнее, чем нужно? Может быть трудно предложить лучший способ, не задев чьи-то чувства, но тем самым вы облегчаете жизнь каждого.Просто подбирайте слова с умом и используйте фразы, которые напоминают вашему коллеге, что вы вместе работаете над этим.

    Подробнее

    14.

    У вас конфликт на рабочем месте — и вам нужен номер , чтобы сообщить об этом вашему боссу

    Очевидно, что бег к своему боссу не должен быть первым, что вы делаете, когда у вас возникают проблемы с ним ваших коллег; сначала попробуй разобраться сам, а потом зови начальство. Но если ситуация продолжает возникать, вы можете поговорить со своим менеджером — если вы будете следовать этому сценарию, чтобы сделать это так, чтобы это не выглядело так, как будто вы ноете.

    Подробнее

    15. Вам нужно отказаться от проекта

    Если вас попросили сделать проект, который вы на самом деле не хотите делать, вы хотите написать в ответ немного больше, чем «абсолютно нет». Если это не является частью вашей работы или вы просто не думаете, что это стоит вашего времени, начните с этих сценариев, чтобы красиво сказать «нет».

    Подробнее

    16. Вы увольняетесь с работы

    Написание заявления об увольнении может быть, мягко говоря, пугающим, но с помощью этого простого шаблона вы напишете отличное письмо и уйдете за дверь в кратчайшие сроки.

    Подробнее

    Менеджмент

    17. Вы приглашаете кандидата на собеседование

    Проводите ли вы собеседование в первый раз или делаете это в регистратуре и просто устали писать электронное письмо, мы’ У нас есть идеальный шаблон для приглашения кандидата на собеседование — полный всех деталей, которые ему или ей нужно знать.

    Подробнее

    18. Вы предлагаете кандидату работу

    Вы взяли интервью у человека, который убил его, и вы рады пригласить его или ее в команду! Используйте этот простой шаблон, чтобы сделать это предложение как можно скорее.

    Подробнее

    19. Вы отказываете кандидату

    Это может быть сложно, но хитрость в том, чтобы говорить кратко и по делу. Копирование и вставка этого шаблона должны сделать работу намного проще.

    Подробнее

    20. Вы запутались — и вам нужно рассказать своим клиентам

    Сообщить новости о кризисе или проблеме своим клиентам или клиентам может быть сложно, но это дает вам возможность показать, что вы в курсе наверху и работаю над этим вопросом. Этот сценарий должен помочь быстро передать сообщение, чтобы вы могли потратить больше времени на решение проблемы.

    Читать далее

    21. Вам необходимо написать рекомендацию для LinkedIn — быстро

    Не смущайтесь, когда вас просят написать рекомендацию для кого-то в LinkedIn. Заполните пробелы в этом шаблоне, и вы получите выдающуюся рекомендацию менее чем за пять минут.

    Подробнее

    Работа в сети

    22. Вам нужно знакомство

    Вы узнаете, что друг или коллега знает кого-то, с кем вам было бы идеально познакомиться, будь то для вашего карьерного роста, поиска работы или ваших усилий по продажам. .Как вы можете попросить своего знакомого представить вас, не звуча нуждающимся и раздражающим? Этот шаблон должен помочь.

    Подробнее

    23. Вас попросили представиться

    Если коллега попросил вас представить его или ее контактному лицу. Но вы не просто хотите соединить их сразу — вы хотите убедиться, что ваш контакт не против представиться, чтобы не раздражать его и не доставлять ему неудобств. Вот электронное письмо, которое нужно отправить, чтобы получить ОК.

    Подробнее

    24.Вы на самом деле знакомитесь

    Все сказано и сделано, и ваш контакт счастлив быть представленным вашему другу. Здорово! Используйте этот короткий шаблон, чтобы кратко напомнить каждому человеку, почему вы его представляете, а затем избавьтесь от этого!

    Подробнее

    25. Вам нужно объяснить, что вы делаете

    Будь то лично на мероприятии или по электронной почте с новым контактом, может быть сложно объяснить, что именно вы делаете, чтобы не было скучно.Подсказка: не говорите только название своей работы. Затем посмотрите на этот шаблон, чтобы сделать вашу презентацию в лифте более запоминающейся.

    Подробнее

    26. Вы хотите, чтобы клиент рекомендовал вас другим

    У вас есть клиенты, которые любят вас и надеются, что они расскажут о ваших продуктах или услугах? Благодаря этому электронному письму любому человеку будет невероятно легко помочь вам.

    Подробнее

    27. У вас слишком много людей, которые просят «выбрать свой мозг»

    У вас нет времени, чтобы ответить на все электронные письма с просьбами об информационных интервью, не говоря уже о на самом деле на них? Вот несколько стратегий, как заставить это работать — или отказаться от них — с простыми для отправки по электронной почте сценариями для каждой из них.

    Подробнее

    Достаточно просто, правда?

    Однако, прежде чем отправить это сообщение, помните об этих 25 основных правилах этикета электронной почты, если вы хотите, чтобы на ваше электронное письмо действительно пришел ответ.

    Как выписать сотрудника за 8 простых шагов

    Выписать сотрудника — это не то, чего кто-то ждет с нетерпением, и никто не выбирает в первую очередь. Часто письменные предупреждения являются признаком того, что ранние дисциплинарные процессы пришли и ушли, и что сотрудник движется по пути увольнения.К этому моменту вы, вероятно, приложили много времени и усилий, чтобы помочь им измениться — практически без улучшений.

    Обострение ситуации «официально» может показаться пугающим, но это также и возможность. Письменное предупреждение создает бумажный след и предоставляет сотрудникам официальную структуру для возвращения дел в нужное русло. Следуйте этим восьми простым шагам, чтобы убедиться, что вы все делаете правильно.

    1. Не делайте этого, когда злитесь

    Может показаться странным начинать с «нельзя», но этот шаг, безусловно, самый важный.Не работайте над рецензией сотрудника, когда вы уже злитесь или испытываете стресс из-за ситуации. Вы должны быть в состоянии документировать вещи объективно (о чем мы поговорим далее), и это может быть сложно, когда вы эмоционально вовлечены.

    Вы, вероятно, уже прошли словесный дисциплинарный процесс и, возможно, давали обратную связь несколько раз, разными способами. Возможно, вы готовы сообщить сотрудникам, насколько сильно они облажались. Как бы заманчиво это ни было, не надо.

    Важно сохранять хладнокровие в любой ситуации, связанной с дисциплинарным взысканием сотрудников, но тем более, когда речь идет о письменной документации. Официальная запись сотрудника будет внесена в его записи о сотрудниках, и вы не должны предполагать, что никто другой никогда ее не увидит. В случае судебного иска о неправомерном увольнении вам необходимо поделиться любой имеющейся у вас документацией о работе сотрудника, и вы хотите, чтобы все оставалось деловым, а не личным.

    Официальная письменная запись сотрудника также является формой прогрессивной дисциплины , призванной помочь ощутимым образом исправить поведение сотрудника, а не быть письменной тирадой против него. Если это не полезная информация для них или вы просто выпускаете пар, то включать ее неуместно.Если сотрудник делает что-то не так, и он должен написать об этом, выделите день, освободите немного места и подойдите к этому с ясной головой.

    2. Задокументируйте проблему

    Теперь о делах. Документация важна для оценки работы сотрудников — хорошей или плохой, — и менеджерам должно быть удобно документировать все типы взаимодействия сотрудников. Наличие надежной документации может защитить вас:

    • Предоставление бумажного следа в случае иска сотрудника, даже в штатах по желанию.
    • Поддержка решений, лежащих в основе каждого действия сотрудников, которое вы предпринимаете, включая то, почему одни сотрудники получают повышение, а другие увольняются, а также кто получает повышение и почему.
    • Предоставление конкретных сроков поведения сотрудников и прогрессивных дисциплинарных мер.

    Когда вы будете готовы (и успокоитесь), начните отчет о сотрудниках с документацией, объясняющей проблему с их производительностью:

    • Направьте письмо сотруднику и предоставьте отчет о его поведении до этого момента.
    • Используйте конкретные примеры со временем и датами.
    • Прежде всего придерживайтесь фактов. Оставайтесь объективными и говорите только о том, что произошло и когда.

    В описании сотрудника убедитесь, что вы не добавляете свой собственный комментарий или не заставляете сотрудников чувствовать, что вы совершаете личную вендетту. Не говорите: «Том — прокрастинатор и ленивый». Скажите: «Том опоздал на свою смену три раза» и укажите, какие это были смены, с точным временем прихода.

    3.Используйте политики компании, чтобы поддержать вас

    Вы когда-нибудь слышали, как кто-то говорит, что причина его увольнения в том, что он просто не нравится их начальнику? В то время как сотрудники могут сказать, что это предвзятость, или сделать свои собственные выводы из-за плохой оценки эффективности, цель менеджера должна состоять в том, чтобы произвести впечатление полной противоположности.

    Дело не в том, что сотрудники не могут соответствовать произвольным стандартам. Дело в том, что они не соблюдают политику компании, с которой согласились при приеме на работу. Поэтому после того, как вы разобрались, что не так с производительностью сотрудника, следующим шагом будет объяснение ваших рассуждений и привязка их действий к политике компании и ожиданиям от их роли.Вот несколько распространенных сценариев:

    • Сотрудник постоянно опаздывает на работу: обратитесь к вашей политике посещаемости, согласно которой сотрудники могут опаздывать только дважды, прежде чем будут приняты дисциплинарные меры.
    • Нарушения дресс-кода: в том числе политика компании гласит, что сотрудники всегда должны быть в ожидаемой форме во время работы.
    • Сотрудник продолжает пользоваться социальными сетями в рабочее время: сообщите о своем правиле использования мобильного телефона и о том, что сотрудники не должны пользоваться социальными сетями или личными устройствами в рабочее время.

    Когда дело доходит до прогрессивной дисциплины, письменный отчет должен объяснить, почему задокументированное поведение не соответствует стандарту и как сотрудники должны улучшиться. Если ваши сотрудники подписали руководство для сотрудников или политику посещаемости при приеме на работу, сейчас самое время включить это.

    4. Включите любые соответствующие свидетельские показания

    Если вопрос о производительности, о котором идет речь, был поднят другим членом команды, затрагивает несколько сотрудников или ваш сотрудник тесно сотрудничает с другим начальником или начальником смены между вами, включите их заявление в свой письменный отчет. Имейте в виду, что любое из этих утверждений может иметь значение позже в случае судебного иска. Поэтому важно, чтобы свидетельские показания соответствовали тем же правилам, что и хорошая документация:

    .
    • Все свидетельские показания должны быть фактическими наблюдениями, а не субъективными мнениями.
    • Показания свидетелей должны помочь создать заслуживающий доверия случай продолжающегося поведения, которое привело к написанию сотрудником письменного заявления.
    • Показания свидетелей должны включать любые усилия или дисциплинарные меры со стороны других надзирателей, направленные на исправление поведения в пути.

    5. Установите ожидания по улучшению

    После того, как вы подробно описали, где производительность вашего сотрудника должна улучшиться и почему, пришло время установить руководящие принципы того, как вы ожидаете, что они это исправят. Бесполезно просто указывать, что сотрудники сделали неправильно. На самом деле, Harvard Business Review сообщает, что больше сотрудников предпочли бы получить корректирующую обратную связь от своего начальника, чем похвалу, и что 72% сотрудников считают, что их производительность улучшится, если они получат корректирующую обратную связь.

    Корректирующая обратная связь является честной, фокусируется на проблеме (а не на человеке) и включает шаги по улучшению. Так что настройте своих сотрудников на то, что будет дальше, как только они получат свою рецензию. Включите необходимые корректирующие действия и каков будет результат, если они улучшатся или если ситуация ухудшится. Если сотруднику не становится лучше, а следующим шагом после написания статьи является увольнение, дайте понять, что он готов именно к тому, что на кону.

    6. Доставить новости лично (и подтверждение получения)

    После того, как вы закончите составление дисциплинарного взыскания, запланируйте встречу с вашим сотрудником и пройдите ее вместе лично.Пригласите свидетеля, чтобы подтвердить, что встреча состоялась и что вашему сотруднику сообщили о проблемах, связанных с его работой. Тогда пора начинать разговор:

    • Поделитесь своими опасениями и объясните сотрудникам каждый пример плохой работы. Если ваш сотрудник требует доказательств или утверждает, что определенная проблема возникла или не возникла, используйте свою документацию.
    • Вернитесь к политикам вашей компании. Каждый сотрудник прочитал и согласился с политикой при приеме на работу.
    • Объясните, что произойдет дальше и какие шаги вы ожидаете от них в ответ на статью.
    • В конце попросите вашего сотрудника подписать отчет, подтверждающий, что он его получил и прочитал.

    Ваш сотрудник может не очень хорошо воспринять эту новость. Они могут отказаться подписывать протокол. Если вы обеспокоены тем, что это может иметь место, Общество управления человеческими ресурсами предлагает оставить место в описании для сотрудников, чтобы они могли добавить свои собственные комментарии и подписанный ответ, или позволить сотрудникам представить письменное опровержение со своей подписью, что вы затем может приложить к своей дисциплинарной записи.

    7. Сохраните копию для своих записей

    После того, как ваш сотрудник подписал отчет, дайте ему копию и сохраните ее для себя. Добавьте его в файл сотрудника, чтобы у вас была запись и доказательство того, что он получил рецензию.

    Если возникнет какой-либо иск о неправомерном увольнении или дискриминации, у вас будет необходимая резервная копия. Документация покажет, что вы правильно справились с процессом, и ваш сотрудник был проинформирован о каждом шаге.

    8.Следите за

    Наложение дисциплинарного взыскания на сотрудника не заканчивается. Наконец, обязательно следите за графиком, который вы указали в дисциплинарном уведомлении. Посмотрите, улучшится ли производительность вашего сотрудника и придерживаются ли они изменений, ожидаемых в их описании. Если нет, вы уже изложили шаги для того, что будет дальше.

    Если ваш сотрудник улучшится, рассмотрите возможность продления испытательного срока после даты его написания. Для восстановления доверия требуется время, и они не станут работниками месяца за одну ночь.Потребовалось время, чтобы вещи дошли до стадии дисциплинарного взыскания, и потребуется время, чтобы вернуть их.

    Уведомление сотрудника не является волшебным решением дисциплинарных проблем.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.