Образцы делового письма: Оформляем деловое письмо, образец заполнения делового письма + пустой шаблон

Содержание

как написать, структура, образец, примеры с переводом

Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма. Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле. И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.

Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.

Структура делового письма на английском

Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:

Конечно, у каждого письма есть своя структура.

Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.

Ключевые моменты:

  • Адрес отправителя

    Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.

    78 Staroselskaya Street, 54
    Moscow, 139293
    Russia

  • Дата

    Дата может писаться разными способами:

    11 January, 2021
    January 11th, 2021

    January 11, 2021
    11th January, 2021

    Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.

  • Адрес получателя

    Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.

    34 Oxford Street, 12
    London 12893
    England

  • Обращение

    Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):

    Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун Dear Customer – Уважаемый покупатель

    Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор

    Это была шапка, которая является началом каждого письма.

  • Вступление

    Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т. д.).

    Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.

  • Основная часть

    Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.

    В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.

    Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.

  • Заключение

    Заключаем письмо вежливой фразой:

    Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.

    ?

    После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:

    Maggie Simpson.

Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом

Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.

Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can’t, don’t и т.д. Все слова пишутся полностью.

Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij

Образцы деловых писем на английском

Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:

  • Письмо-жалоба
  • Письмо-запрос
  • Благодарственное письмо
  • Письмо-извинение

Готовы? Ух, что сейчас будет!

Письмо-жалоба на английском

Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.

Dear Sir,

I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.

To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.

Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.

Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water. It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items. After three days I did not want to stay any longer and returned home.

As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.

Yours faithfully,

Sue Jim Pelton.

Перевод:

Уважаемый господин,

Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.

Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.

Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.

В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды. Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.

Как Вы можете себе представить, я очень расстроен.

Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.

Искренне Ваш,

Сью Джим Пелтон.

Письмо-запрос на английском

Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.

Dear Sir or Madam,

I would like to rent a car in your town from 14 September till 24 September.

I need quite a big car for a family of 4 people. We would like to visit some nearby towns, so it would be great if we could use the car there too. I am ready to spend at around £195.

Could you please send me the pictures of the cars and prices? Is the mentioned time available? Could I take the car at the airport?

I am looking forward to you reply.

Yours faithfully,

James Li

Перевод:

Уважаемый сэр или мадам,

Я хотел бы арендовать автомобиль в вашем городе с 14 по 24 сентября.

Мне нужна довольно большая машина для семьи из 4 человек. Мы хотели бы посетить несколько близлежащих городов, так что было бы здорово, если бы мы могли воспользоваться машиной и там. Я готов потратить около 195 фунтов.

Не могли бы вы прислать мне фотографии автомобилей и цены? Доступно ли упомянутое время? Могу я взять машину в аэропорту?

C нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джеймс Ли

Благодарственное письмо на английском

Благодарственное письмо – это самое приятное письмо, которое можно получить от кого бы то ни было. Согласны? Выразите благодарность директору компании-партнёра за успешное сотрудничество!

Dear James Craft,

I am writing to thank you for sending the samples of required goods. We would like to order all of the goods in the amount of 5 pieces each. We will appreciate early delivery.

We look forward to a successful working relationship in the future.

Yours  faithfully,

The manager of Viva Cosmetics Company.

Перевод:

Дорогой Джеймс Крафт,

Я пишу, чтобы поблагодарить Вас за отправку образцов запрошенных товаров. Мы хотели бы заказать все товары по 5 штук. Мы будем благодарны за быструю доставку.

Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.

С уважением,

Менеджер косметической компании Viva.

Письмо-извинение на английском

Вы – хороший исполнитель, но по какой-то причине не отправили заказ клиенту в указанный срок? Выгодное предложение может помочь снова расположить к себе обиженного заказчика.

Dear Mr Burlington,

Please accept our sincerest apologies for not sending your order in time. We would like to correct the mistake and give you 70% discount on the next order.

We hope you will accept our apologies.

Yours faithfully,

Linsa International Inc.

Перевод:

Уважаемый мистер Берлингтон,

Примите наши искренние извинения за то, что не отправили Ваш заказ вовремя. Мы хотели бы исправить ошибку и предложить Вам скидку 70% на следующий заказ.

Мы надеемся, что Вы примете наши извинения.

С уважением, Linsa International Inc.

Примеры ответа на деловое письмо на английском

Надеемся, у вас получилось разобраться с тем, как составляются формальные письма. Но как правильно отвечать на них? Мы поможем вам составить письма-ответы.

Первый пример связан с ответом на заказ товаров у фирмы.

Dear Sir / Madam,

I am writing with reference to your letter about our sample goods. Thank you for your confidence to our company. We will send you our products as soon as possible. Would you prefer to pay in cash or by a credit card? What day and time is available for you to take the order from a courier?

Yours faithfully,

The manager of Elsa Company.

Перевод:

Уважаемый Сэр / мадам,

Я пишу, ссылаясь на Ваше письмо о наших образцах товаров. Спасибо Вам за доверие к нашей компании. Мы вышлем Вам продукты как можно скорее. Вы предпочитаете платить наличными или кредитной картой? В какой день и в какое время Вы можете принять заказ у курьера?

С уважением,

Менеджер компании Elsa.

Как видите, в ответном письме также можно (и даже нужно!) задавать вопросы менеджеру, если что-то осталось не понятным для вас.

А вот ответ на приглашение на конференцию:

Dear Mr Phillips,

I am honored to be invited to the conference on Ancient Egypt to be held 4th-6th December in London. I found the brochure will all the details, thank you! I have just one question: could anyone meet me at the airport?

I am looking forward to visiting London!

Very truly yours,

Magda Benfey,

Chairperson.

Перевод:

Дорогой мистер Филлипс,

Для меня большая честь быть приглашенной на конференцию по Древнему Египту, которая состоится 4-6 декабря в Лондоне. Я нашла брошюру со всеми подробностями, спасибо! У меня только один вопрос: может ли кто-нибудь встретить меня в аэропорту?

Я с нетерпением жду приезда в Лондон!

Искренне ваша,

Магда Бенфей,

Председатель.

Составление грамотных писем – вещь не простая. Как думаете, сколько писем нужно написать, чтобы стать уверенным в себе и больше никогда не бояться этого делать? По опыту учителей нашей школы можем сказать, что много… Да и без наставника сложно. Нужен тот, кто сможет проверить и объяснить, почему так, а не иначе. Записывайтесь к нам на занятие, если пока не решились – мы вас не укусим! Зато вы уже после первого (и, заметьте, бесплатного!) занятия у вас будут ценные знания! После усвоения такого навыка вашему начальнику не останется ничего другого, кроме как дать вам повышение! Что ж, ставьте уведомление о первом уроке и до встречи в Zoom!

Деловое письмо. Образцы деловых писем

Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.

 

Виды деловых писем

Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.

Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.

Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.

Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.

Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.

Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.

По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.

Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.

 

Структура

Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.

Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.

Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.

Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.

Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.

Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.

 

Советы и рекомендации

Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры

Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.

 

Письмо-обращение приведено ниже.

 

Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.


Пример делового письма

Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно. Я не люблю оставлять что-либо незавершенным.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как составить коммерческое предложение. 12 приемов продающего коммерческого предложения

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Деловое письмо на английском с переводом

Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов. С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании.

Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами. Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами.

Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом например: официальное соглашение обо всех условиях сделки. Деловое письмо должно содержать в себе четкую структуру. Это поможет сэкономить время на составление делового письма, правильное донесение и понимание его содержания, а также позволит получить внятный и точный ответ.

Обычно обращение в деловом письме содержит в себе наименование должности, Ф. Обращение пишут с большой буквы и располагают посередине строки. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

Закончите деловое письмо подписью, состоящей из наименования должности и Ф. Данная часть письма не является обязательной. В ней вы можете дописать что-либо о произошедшем важном событии или приписать сведения, косвенно касающиеся темы письма. Приложения могут не прилагаться к тексту делового письма.

Приложения лучше оформить на отдельных листах. Особых правил написания приложений не существует. Для того чтобы грамотно вести деловую переписку, используйте официальный стиль делового письма.

Официально-деловое письмо отличается краткостью и понятностью подачи основного вопроса, унификацией используемых выражений и соответствием нормам этикета.

Лучше составить деловое письмо по одному конкретному вопросу или по нескольким, но взаимосвязанным. Когда у компании есть необходимость обратиться к одному и тому же корреспонденту по разным, не взаимосвязанным друг с другом вопросам, составьте разные письма и направьте их на один адрес.

По правилам ведения бизнес-переписки принято направлять ответ на деловое письмо, исключения составляют информационные письма. Примите за правило отвечать на письма контрагентов быстро и четко.

Долгое затягивание с ответом сказывается на имидже компании и может быть расценено как отказ от дальнейшего сотрудничества. В тексте письма не должно быть ни орфографических, ни пунктуационных ошибок. Нет единообразного подхода к языку делового письма, так как каждое письмо пишется индивидуально, согласно сложившейся ситуации, и подстроено под конкретного получателя. Но мы рассмотрим общие критерии языка и стиля делового письма, обеспечивающие как стилистическую, так и лексическую грамотность.

Язык делового письма обладает частотой повторяемости и единообразием речевых средств. В принципе, деловое письмо состоит из определенного набора стандартных фраз и оборотов. Бывает, что деловое письмо написано эмоционально, тем самым оно показывает личность автора.

Старайтесь избегать излишней эмоциональности в деловой переписке, письмо должно быть написано четко и нейтрально. Не нужно эмоционально окрашивать факты, которые можно изложить сухо и конкретно. В тексте делового письма должны отсутствовать диалектные и просторечные выражения, модальные слова, междометия. Задача автора письма, прежде всего, заключается в том, чтобы объективно изложить факты, не выливать на адресата свои эмоции и субъективное отношение к нему.

В тексте письма вы должны отразить логически выстроенную последовательность изложения. Узнайте о пяти фразах, которые убивают любое деловое письмо.

При составлении делового письма крайне важно его информационное насыщение , то есть содержание необходимого количества сведений. Предметом официально-делового письма считается сообщение адресату информации о сложившейся ситуации, а также оценка и анализ такой ситуации. Деловое письмо может обобщить несколько ситуативно-оценочных моделей, для этого разложите их содержание по разным абзацам текста письма.

Разбив текст письма на абзацы, вы сможете облегчить его восприятие и показать плавные переходы от одной мысли к другой, то есть адресат получает информацию порционно. Тема абзаца раскрывается в абзацном зачине, в этой части абзаца говорится о том, о чем пойдет речь дальше.

Основная информация абзаца содержится в абзацной фразе. Подытожить результаты написанного можно в комментирующей части абзаца. Не всегда можно провести явные границы между частями. Повтор — это вид логико-грамматической связи как между предложениями, так и между абзацами.

Определенные элементы предыдущего предложения повторяются в последующем предложении в измененном или неизменном виде. Важно отразить в деловом письме не индивидуальные, а групповые интересы компании. Поддерживайте объективный стиль делового письма, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. Недопустимо использовать в деловой переписке дерзость, неучтивость, бестактность по отношению к адресату. Излишняя обходительность и вежливость также неуместна в деловой переписке между контрагентами.

При написании делового письма следует отдать приоритет четкости и строгости, нежели избыточной вежливости и учтивости. Часто при написании делового письма нарушаются демократические традиции деловой переписки. В данном примере отправитель делового письма нарушает этикет тем, что не дает выбора адресату, ведь направленный проект контракта может быть не утвержден им по тем или иным причинам. Не менее важно найти верный и серьезный подход для написания деловых писем.

Несоблюдение элементарных требований к деловой переписке может привести к тому, что письма могут стать юридически незначимыми, а это приведет к трудностям в работе с документооборотом компании. Коммерческое предложение: шаблоны, образцы и примеры. Благодарственное письмо: как написать, чтобы оно было деловым и теплым одновременно. Официальное поздравительное письмо: 3 несложных правила составления. Три типа постпродажных писем, которые следует отправлять клиенту.

Итак, сначала пишется заголовок письма. Заголовок должен быть лаконичным, понятным, броским, так как данные характеристики помогут выделить ваше обращение к адресату из остальной корреспонденции. Не будет лишней краткая аннотация к письму, она необходима в том случае, если адресат не сможет сразу прочитать весь текст сообщения.

Рекомендуем использовать в начале текста делового письма комплименты. Назовите компанию адресата надежным партнером, известным предприятием города и т.

Не будет лишним прописать в деловом письме предложение о дальнейшем плодотворном сотрудничестве. Постарайтесь к концу делового письма не перейти на призывную интонацию и не употреблять директивные фразы :. Такими фразами вы показываете потенциальным партнерам, что ваше деловое письмо о сотрудничестве может их не заинтересовать. Заканчивая текст письма, вставьте полный перечень документов при необходимости.

Документы пронумеруйте в хронологическом порядке. Деловое письмо следует печатать с использованием полей : правое поле — не менее 1,5 см; левое поле, с учетом последующей подшивки к документации, — не менее 3 см. Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, го размера и одинарный интервал. Исходящий номер и дата написания письма отмечаются в верхнем левом углу и дублируются в журнале учета исходящей документации.

Если ваше обращение является письмом-ответом, то под исходящим номером и датой проставляется номер и дата письма, на которое вы отвечаете. В верхнем левом углу пишут название компании-адресата, должность и Ф. В нижнем левом углу письма прописывают наименование должности руководителя, Ф. Если вы пишете ответное письмо, то необходимо учтиво сослаться на последнее полученное от адресата обращение.

Если ваше письмо является началом деловой переписки с иностранным контрагентом, то следует представить свою организацию: наименование, сфера деятельности, цели и задачи, которые преследует компания на международных рынках. Не расписывайте во всех подробностях деятельность своей компании, к письму достаточно приложить буклет, отражающий все аспекты работы предприятия.

В тексте письма обязательно пропишите ссылку на буклет. Как правило, на электронную почту любой компании поступает огромное количество сообщений, по теме письма адресат быстро вычислит нужную ему корреспонденцию, остальное удалит или отправит в спам. Лаконично формулируйте тему делового письма, вы должны в нескольких словах отразить суть сообщения. Точное и броское название темы сразу привлечет внимание адресата. В противном случае ваше сообщение может попасть в спам.

Если вы отвечаете на письмо, но тема переписки меняется, то переписку лучше начинать с нового письма. Если вы отвечаете на электронное сообщение, оставьте текст предыдущего письма целиком либо, в случае объемного сообщения, процитируйте только важные части письма. Такой цитируемый текст предыдущего письма ставится в начале нового сообщения.

При ответе на письмо отправителя не следует начинать переписку с нуля, не сохраняя предыдущую историю общения. В случае такого ответа адресат будет вынужден искать исходники вашей с ним переписки. Деловое письмо с отметкой важности будет выделяться среди прочих входящих сообщений адресата. Пользуйтесь этой функцией, если письмо действительно является важным, не злоупотребляйте ею.

Откажитесь от использования в тексте электронного делового письма сленговых выражений и сокращений, исключение из них составят лишь общеизвестный сленг и аббревиатуры. Допустимо использовать в электронной переписке смайлы, но в особо строгих официально-деловых письмах лучше от них воздержаться.

Не делайте грамматических ошибок. Наличие в тексте ошибок, описок портит репутацию отправителя письма. В конце письма используйте краткую информацию об отправителе должность, Ф. Если вы к письму прикрепляете дополнительные документы, то сделайте об этом отметку в тексте письма.

Деловое письмо: как правильно составить + образец

Деловое письмо — это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем. Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Составление различного рода деловых писем — необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Сейчас за нашими окнами — время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня. Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо — это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами поставщики, покупатели. Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует.

Деловые письма

Деловое письмо — это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем. Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма , гарантийные письма, информационные и так далее.

Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов.

.

Деловая переписка – примеры писем

.

.

Как правильно написать деловое письмо

.

Не нужно думать о том, как соблюдать правила составления писем, не нужно искать где-то пример делового письма, не нужно думать, как правильно.

.

Образец делового письма

.

.

.

.

.

Образцы деловых писем на английском

 

Ниже представлены некоторые образцы деловых писем и другой корреспонденции на английском языке, которые помогут Вам составить свое эффективное деловое письмо на английском языке.


 Деловое рекомендательное письмо на английском языке.
Очень часто при приеме на работу компании просят соискателя предоставить рекомендательное письмо.
Фактически рекомендация, это характеристика соискателя, написанная бывшим работодателем и им заверенная надлежащим образом (подписью и печатью). Представлен образец рекомендательного письма.

 Деловое письмо-приглашение на английском языке 
В бизнесе часто бывает необходимо отправить приглашение лицу или группе лиц с просьбой принять участие в каком-нибудь мероприятии.Образцы наиболее типичных приглашений.

 Деловое письмо-просьба на английском языке 
Просьба — неотъемлемая часть делового письма. Как попросить, чтобы не отказали.Образцы наиболее типичных писем-просьб на английском языке. 

 Деловое поздравительное письмо на английском
Сердечное поздравление улучшает деловой климат. Как это сделать? Темы основных поздравительных писем с образцами на английском языке.

  Деловое письмо-извинение на английском
Только искреннее извинение может загладить конфликтную ситуацию в отношениях с клиентом. Как извиниться так, чтобы сохранить своего клиента? Наиболее типичные образцы извинений на английском языке.

 Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
Вам необходимо написать письмо о приеме на работу на английском языке? Такое письмо называется сопроводительным письмом к резюме. Сопроводительное письмо и резюме — это те два документа, которые вы должны переслать в отдел кадров компании, если хотите устроится на работу в нее…

  Резюме на английском языке
 Резюме — это Ваша деловая биография, которую Вы пишите для того, чтобы рассказать будущему работодателю о своем образовании, деловом опыте и навыках. .. 


Деловая переписка: примеры и образцы писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

1 Образцы деловых писем

1.1 Примеры благодарственных писем

1.2 Пример гарантийного письма

1.3 Образец письма-ответа

1.4 Пример информационного письма

1.5 Пример письма-претензии

2 Примеры писем на английском в деловой переписке

3 Структура делового письма

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Деловые письма на английском языке

Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем.

Пример делового письма

 Скачать образец письма в формате PDF


Начало
Формат письма
  • Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman. Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого.
  • Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу «Enter». Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
  • Все поля должны быть 2,5 см.
Размер бумаги
  • Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size).
  • Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более профессиональный вид.
Информация о вашей компании

Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.

  • Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании и адрес.
  • Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы.
  • Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.
Укажите дату
  • Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, «April 1, 2012» или  «1 April 2012». Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.
  • Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.
Информация о получателе
  • Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number). Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже).
  • Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо. Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.
Приветствие

Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.

  • Используйте «To Whom It May Concern»  (Для предъявления по месту требования) только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
  • Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению «Dear Sir/Madam»  (Уважаемый/Уважаемая).
  • Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, «Dear Dr. Smith»  (Уважаемый доктор Смит).
  • Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, «Dear Susan» (Дорогая Сьюзан).
  • Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, «Dear Kris Smith» (Уважаемый/ая Крис Смит).
  • Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).
Основная часть
Задайте правильный тон
  • Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами «I am writing you regarding…» (Я пишу по поводу…) и продолжить.
  • Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
  • Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны.
  • Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения в нескольких словах.
Используйте личные местоимения
  • Лучше всего использовать местоимения «I» (я), «we» (мы) и «you» (вы). Обозначайте себя как «I» (я), а к своему читателю обращайтесь – «you» (вы).
  • Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте «we» (мы). Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение «I» (я).
Будьте разговорчивы там, где это уместно
  • Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах. Однако не используйте разговорный язык или сленг, как «you know» (знаешь), «I mean» (я имею в виду) или «wanna» (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
  • Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего.
  • Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо. Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.
Будьте вежливы

Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.

Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланка

Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.

Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.

Дайте краткое заключение

В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.

Завершение письма
Заключительные слова

Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. «Yours sincerely» (Искренне ваш) или «Sincerely» (С уважением) – хороший выбор.

Также обратите внимание на «Cordially» (Сердечно ваш), «Respectfully» (С почтением), «Regards» (Всего хорошего) и «Yours Truly» (Преданно ваш).

Менее формальные: «All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes» (Наилучшие пожелания), «Warm regards» (С добрыми пожеланиями) и «Thank you» (Спасибо).

После заключительных слов ставится запятая.

Подпишите письмо
  • Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее использовать синие или черные чернила.
  • Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите «pp» перед своей подписью. Это обозначает «по доверенности», что подразумевает «агентством» или «от имени».
Напишите свое полное имя и контактную информацию

Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.

Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом

Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.

  • Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor).
  • Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) составил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.
Укажите на вложения
  • Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: «Enclosures (2): resume, brochure» (Вложения (2): резюме, брошюра).
  • Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”
Не забудьте добавить имена других получателей

Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy», когда копии писались под копирку).

  • Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
  • Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление «cc» уже не требуется.
Проверка письма
Отредактируйте письмо

Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.

  • Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить.
  • По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге. Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.
Не пользуйтесь степлером

Если в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.

Отправка письма

Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.

Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же. 


Источники, использованные при подготовке материала
  1. Оригинал текста о том, как писать деловые письма здесь. Сайт-источник – wikiHow. Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License.
  2. Еще один образец делового письма с пояснениями на английском языке вы можете посмотреть на Savvy-Business-Correspondence.

20+ шаблонов деловых писем — Venngage

Google «шаблоны деловых писем», и вы найдете либо сухие клоны Microsoft Word, либо текстовые шаблоны, которые вы должны скопировать и вставить , а затем отформатировать самостоятельно. Venngage собрал профессионально разработанные шаблоны с формулировками, основанными на проверенных примерах. Все наши шаблоны можно настроить. Щелкните любой шаблон, чтобы начать.

Перейти к шаблону делового письма:

Образец рекомендательного письма

К вам обращается бывший сотрудник.Это запрос на еще одно рекомендательное письмо. Как бы вы ни стремились помочь своему бывшему отчету, это просто еще одна задача, которую нужно добавить к своей тарелке. Начните с шаблона рекомендательного письма – он уже имеет правильный формат, и формулировку вы можете создать самостоятельно. В Университете Миссури-Колумбия есть краткое и приятное руководство о том, что следует включить в рекомендательное письмо, в том числе:

.
  • Отношения между вами и кандидатом
  • Цель письма
  • Основные сильные стороны кандидата (широкая сеть контактов и т. д.).)
  • Личные характеристики кандидата (креативность, надежность и т. д.)
  •  Уникальные знания или опыт кандидата (конкретный проект, образование и т. д.)
  • Четкое подтверждение того, что вы рекомендуете кандидата на рассматриваемую вакансию

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Образец рекомендательного письма

Рекомендательные письма также называются рекомендательными письмами. В рекомендательных письмах основное внимание уделяется прошлой работе сотрудника, а также любому опыту или навыкам, которые, по вашему мнению, могут претендовать на новую должность.Рекомендательное письмо должно состоять более чем из двух абзацев, но не более чем из одной страницы. Спросите заявителя, что должно быть в письме , прежде чем вы начнете писать. Muse перечисляет примеры вопросов, которые вы должны задать, например:

.
  • Что мне следует знать о компании или должности, на которую вы претендуете?
  • Должен ли я указывать какую-либо личную силу или проектный опыт?
  • Кому адресовать письмо? Нужно ли мне что-то знать об этом человеке?
  • Почему вы попросили меня написать это письмо (по сравнению с другими прошлыми боссами)?

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Образец письма с предложением сотрудника


Вы в восторге от нового сотрудника. Пришло время составить письмо, официально приветствующее их в вашей компании. Но подождите — не бросайте это письмо с предложением о работе. Вы хотите убедиться, что вы не используете формулировки, которые создают впечатление, что письмо с предложением является трудовым договором или соглашением. Вот как этого избежать согласно SHRM:

.
  • Вознаграждение работникам, указанное как почасовое, еженедельное или за период оплаты (не ежегодно).
  • Заявление о том, что трудоустройство осуществляется «по желанию», что означает, что любая из сторон может прекратить свои отношения в любое время с указанием причины или без таковой.
  • Избегайте обсуждения гарантий занятости, контрактов или будущих перспектив трудоустройства.
  • Включите предложение о том, что письмо-предложение предназначено только для информации и не является обязывающим контрактом.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Образец письма с предложением работы

Письмо с предложением работы может состоять из двух страниц, в зависимости от сложности договоренности. Мы рекомендуем сохранить несколько основных шаблонов предложений о работе, которые вы сможете использовать снова и снова, чтобы охватить полный рабочий день, неполный рабочий день и другие ситуации.Вы сохраняете все наши шаблоны как свой собственный шаблон . Затем вы можете делать копии, не изменяя исходный текст.

У SHRM снова есть серьезное руководство о том, что именно должно содержать письмо с предложением, с конкретными требованиями для компаний США, такими как:

  • Освобожденная и не освобожденная классификация
  • Перечислите любые непредвиденные обстоятельства, такие как проверка рекомендаций или проверка биографических данных
  • Приложить соглашение о конфиденциальности
  • Предупреждение о том, что перечисленные обязанности не являются полным списком и могут быть изменены
  • Конкретные требования штата, некоторые из которых Фоли перечисляет

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Образец письма о расторжении договора

Руководителям может быть невероятно сложно написать письмо об увольнении, будь то увольнение или низкая производительность. Тем не менее, хорошо сформулированное письмо о расторжении контракта позволяет вам быть прямым, но справедливым. Это также поможет защитить вашу компанию от будущих судебных исков. Обратите внимание: письмо о расторжении должно сопровождаться частной встречей, на которой присутствует представитель отдела кадров, говорит Монстр. Вот что нужно указать в письме об увольнении:

  • Дата письма, дата прекращения действия
  • Имя увольняемого лица, название компании, менеджера или представителя отдела кадров, занимающегося увольнением
  • Почему сотрудника увольняют и является ли это увольнением или по уважительной причине
  • Если это увольнение по причине, укажите причины, почему
  • Перечислите имущество компании, которое должно быть возвращено, и укажите, когда его вернуть
  • Когда они получат последнюю зарплату и какой отпуск они накопили
  • Информация о льготах, например о правах на медицинское обслуживание в соответствии с COBRA или о том, как пролонгировать их 401(k)

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Письмо об увольнении из-за COVID-19

К сожалению, многие предприятия вынуждены увольнять сотрудников из-за текущего экономического спада, вызванного пандемией COVID-19. Чтобы облегчить боль увольнения, вот несколько пунктов, которые следует указать в письме об увольнении из-за COVID-19:

.
  • Объясните финансовые трудности, с которыми столкнулась компания, и любые попытки избежать увольнений
  • Включить общее количество позиций, подлежащих устранению
  • Опишите любые льготы при увольнении, которые HR сообщит лично, например, фирму по трудоустройству, которая поможет им в поиске работы
  • Поблагодарить сотрудника за его вклад в развитие компании

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Письмо о расторжении договора

Никогда не бывает легко расторгнуть контракт, особенно с любимым поставщиком, наемным работником и т. д.Но с экономическим спадом это становится все более необходимым. Просто имейте в виду, что отсутствие бизнеса из-за пандемии COVID-19 может быть недостаточным для того, чтобы вы (юридически) расторгли контракт, согласно Crowell & Moring LLP. Просмотрите свой договор и укажите, когда он допускает расторжение, а также получите юридическую консультацию.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма о подтверждении занятости

Всегда сначала проверяйте причину письма о подтверждении занятости.Нынешнему сотруднику он может понадобиться, чтобы получить ипотеку, новую квартиру, ссуду на образование своего ребенка и т. д. Бывший сотрудник или увольняющийся — это совсем другое дело, и это может иметь юридические последствия, говорит Upcounsel, поэтому отправляйте свое письмо. HR, прежде чем отправить его. Проверочное письмо сотрудника должно содержать:

  • Официальный бланк вашей компании
  • Ваша контактная информация
  • Контактная информация получателя
  • Только запрашиваемая информация, не более не менее
  • Предложение, указывающее, что вы готовы ответить на дополнительные вопросы
  • Рукописная подпись

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон коммерческого письма

Это вечный вопрос: как мне написать рекламное письмо, которое будет эффективным , но при этом не будет выглядеть дрянным или слишком «продающим». Вот в чем секрет: ответьте на вопрос «что в этом для меня», — говорит Предприниматель. Сосредоточив внимание на преимуществах, которые вы предоставите клиенту (а не на том, что представляет собой ваш бизнес и чем он занимается), вероятность того, что клиент воспользуется вашим предложением, гораздо выше. Вот некоторые другие рекомендации по использованию продающих писем:

  • Включает введение, основную часть и заключение
  • Во введении должно быть объяснено, почему вы отправляете письмо
  • Основная часть должна быть вашим коммерческим предложением, то есть почему ваше предложение принесет пользу покупателю
  • Заключение должно обобщать ваше предложение и содержать призыв к действию
  • Призыв к действию означает, что вы говорите покупателю, что вы от него хотите
  • Призывайте читателя действовать немедленно (сделка с ограниченным сроком действия и т. д.).)
  • Письмо должно легко читаться. Это означает использование заголовков, коротких абзацев и коротких предложений.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон деловой записки

Хотите написать памятку, которую действительно прочитают? Используйте заголовки и списки, чтобы сделать вашу деловую заметку максимально доступной, говорит Purdue OWL. Заголовки должны быть короткими, но информативными. Например, «Совещание группы переносится с ежемесячного на еженедельное» вместо «Обновление собрания команды.” Все важные пункты должны быть представлены в формате списка; либо маркеры, либо нумерованный список. Вот что должно быть в служебной записке:

  • Заголовок : до, с, дата, тема
  • Открытие : короткий абзац о том, что будет в записке о
  • Предыстория : проблема, которую вы решаете, или общие обстоятельства
  • Задача : что вы делаете для решения проблемы или действие, которое вам было предложено выполнить
  • Детали : любые подтверждающие детали, факты или исследования
  • Закрытие : действие запроса от считывателя

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон официального делового письма

Хотя официальное деловое письмо может иметь множество применений, в том числе те, о которых мы говорили выше, обычно формат один и тот же. Лаборатория письма Purdue рекомендует включать следующие разделы в следующем порядке:

.
  • Адрес отправителя, если он уже не указан в бланке
  • Дата написания письма в следующем формате: 1 января 2020 г.
  • Адрес получателя, включая его имя и должность (г-жа, г-жа, г-н или доктор)
  • Приветствие, в следующем формате: Уважаемая Бронвин Кинаппл:
  • Текст: по левому краю, без отступа в первой строке, один пробел между абзацами
  • Закрытие, первое слово с заглавной буквы только с запятой после: Спасибо,
  • Корпуса.Напишите это слово, если к письму приложены документы.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон официальных писем

Однако официальное письмо требует не только внимания к структуре. Вы должны знать, как писать своей аудитории и донести свое сообщение просто и ясно. У этого правительственного учреждения США есть отличные советы, как это сделать:

.
  • Поместите основное сообщение вверху.Не прячьте плохие новости, иначе вы запутаете своего читателя.
  • После основного сообщения вы можете начать предложение со слов «Это письмо будет… (объясните, например, почему ваше заявление было отклонено)», чтобы объяснить содержание остальной части письма.
  • Как правило, используйте настоящее время
  • Используйте «должен» для выражения обязательства и избегайте использования слова «должен»
  • Ограничить каждый абзац одной темой

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон сопроводительного письма к предложению о предоставлении гранта

Сопроводительное письмо к предложению о гранте — идеальное место, чтобы установить связь между вашей инициативой и миссией читателя.Не забудьте также указать население, которое вы будете обслуживать, и потребности, которые удовлетворит ваш проект. Привлеките читателя прошлыми успехами и проиллюстрируйте глубину потребностей, которым вы будете служить. Согласно Candid, сопроводительное письмо к вашей заявке на грант должно включать:

  • Знакомство с вашим проектом
  • Запрошенная сумма в долларах
  • Подробная информация о том, как ваш проект будет выполнять мандат фонда
  • Любые предыдущие сообщения с финансирующей организацией
  • Список того, что содержит предложение
  • Контактная информация для ответов на любые вопросы
  • Подпись исполнительного директора вашей некоммерческой организации

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Часто задаваемые вопросы о шаблоне делового письма

Как начать создавать фирменные бланки в Venngage?

Сначала вам нужно создать бесплатную учетную запись.Затем вы можете получить доступ к бесплатным и платным шаблонам фирменных бланков. Настройте их в нашем простом онлайн-редакторе. Вам нужно будет перейти на наш план Премиум или Бизнес, чтобы загрузить письмо в формате PDF (а затем распечатать его, если хотите). Мы предлагаем ежемесячную, ежеквартальную или годовую подписку.

Как создать фирменный бланк в Venngage?

У вас есть два варианта:

  1. Используйте один из наших готовых шаблонов. Вы можете настроить все цвета, шрифты, логотипы и другие детали.
  2. Начните с чистого листа и создайте собственный дизайн с помощью нашего онлайн-редактора с функцией перетаскивания.

У меня уже есть фирменный бланк в Microsoft Word. Могу ли я использовать его в Venngage?

Да, можно. Преобразуйте файл Word с фирменным бланком (только верхний и/или нижний колонтитул) в формат файла JPG или PNG. Затем вы можете импортировать этот файл на пустой холст Venngage, добавить текстовое поле и написать свое письмо.

Вот как загрузить изображение с жесткого диска в письмо Venngage или другой проект:

Тем не менее, вы можете рассмотреть возможность использования одного из наших шаблонов писем или воссоздания фирменного бланка Microsoft Word на чистом холсте в Venngage. Легко добавить свой логотип и добавить фирменные цвета и шрифты. Вы также можете копировать и вставлять текст из существующего фирменного бланка в Venngage.

Более подробная информация содержится в нашем Как создать из пустого? статья поддержки.

Могу ли я загрузить фирменный бланк Venngage, а затем использовать его в Microsoft Word позже?

Вы можете загрузить свой заголовок в виде файла изображения PNG и добавить его в свои документы Word, Google Docs или другие программы для создания писем. Вы не можете редактировать файлы Venngage в других программах, таких как Word.

Наш совет: проще сохранить фирменный бланк в Venngage, сделать новую копию, отредактировать новый файл в Venngage, а затем загрузить его, не возясь с другими программами.

Вот как вы загружаете в редакторе Venngage:

Обязательно прочитайте нашу статью поддержки о типах учетных записей и параметрах загрузки. Только платные планы, такие как наш популярный бизнес-план, позволяют загружать файлы из Venngage на компьютер, а затем распечатывать их.

Мне нужен бланк для компании X типа.Где я могу найти его?

Вы можете найти все наши шаблоны фирменных бланков в нашей библиотеке шаблонов. У нас есть шаблоны для этих отраслей:

  • Юридические фирмы
  • Технологические компании
  • Образование
  • Розничная торговля
  • Консультанты
  • компаний B2B
  • Отрасль дизайна
  • Маркетинговые агентства
  • Коммуникационные фирмы
  • Недвижимость и застройщики
  • … и многое другое!

Можете ли вы разработать бланк для меня?

К сожалению, мы не можем дать конкретный совет по дизайну или сделать бланк для вас.Тем не менее, вы можете получить техническую поддержку в любое время через наш круглосуточный чат поддержки клиентов (см. кнопку в правом нижнем углу этого экрана!). Вы также должны прочитать наше руководство по дизайну фирменных бланков.

Наш бизнес-план предлагает индивидуальные консультации и живые обучающие семинары.

 

Используйте Venngage для создания лучших деловых писем


НАЧАТЬ (БЕСПЛАТНО)

Заявление об отказе от ответственности: Несмотря на то, что наши шаблоны содержат хороший образец словесного оформления, вам всегда следует привлекать юриста для проверки любого документа, представляемого сотрудникам.Никакая из представленной здесь информации не является юридической консультацией от имени Venngage.

Дополнительные ресурсы бизнес-шаблонов:

10 основных образцов формата делового письма, которые вам нужны Что, если вы визуальный мыслитель и ищете инструмент, который соответствует вашим потребностям? Ручка и бумага, массивная белая доска или самоклеящиеся заметки могут работать для людей с правильным мышлением, но они также не обязательно очень практичны в наш цифровой век, когда вам может понадобиться доступ к вашим задачам на ходу, сохраняйте заметки и отслеживать их прогресс или делиться ими с кем-то еще.

Функции, на которые стоит обратить внимание:

Если вы ищете цифровое приложение для управления своим списком дел и в прошлом у вас были проблемы с инструментами для повышения производительности, вот несколько функций, которые вам могут пригодиться. прежде чем попробовать еще одно приложение:

  • Цветовое кодирование:  Это такая простая функция, что так не хватает многих инструментов. Меня это поражает. Если вы очень визуальный человек, функция цветового кодирования может сделать разницу между действительно полезным инструментом (возможность сразу увидеть, сколько высокоприоритетных задач у вас есть сегодня или сколько задач из каждого проекта, например) , и глядя на пугающий список действий, который выглядит совершенно невозможным.
  • Просмотр календаря вместо просмотра списка: Долгое время я не мог понять, почему типичный список дел ошеломлял и пугал меня. Проблема заключалась в том, что, не имея возможности увидеть свои задачи, распределенные по неделе (или месяцу), я имел тенденцию складывать все свои задачи в один день, создавая ощущение постоянной перегруженности и разочарования. (Удивительно, но не способствовало продуктивности, а не !) Представление, которое позволяет мне видеть, как мои задачи распределены по рабочей неделе, позволяет мне видеть, не перегружаю ли я конкретный день, и соответствующим образом меняться.
  • В целом хороший дизайн и удобство использования:  Заядлые продуктивные фанаты относятся к дизайну как к любви или ненависти. Хорошему дизайну уделяется должное внимание, но если вы откажетесь использовать инструмент, потому что его эстетика вам не подходит, вы получите закатывание глаз. Тем не менее, есть доказательства того, что красивая внешность способствует повышению производительности. В тематическом исследовании, упомянутом в «Как думать как Леонардо да Винчи », упоминается учебный кабинет, в котором эстетика была улучшена, что впоследствии привело к заметному увеличению (например, заметному увеличению на девяноста процентов) эффективности обучения.В A Whole New Mind Дэн Пинк ссылается на подобное исследование с классными комнатами.
  • Что-то, что будет легко интегрировать в ваш текущий рабочий процесс: Под этим я подразумеваю, что неплохо было бы подумать о атрибутах вашей текущей системы, которые работают на вас. (В качестве альтернативы вы можете думать о вещах, которые не работают для вас, и работать в обратном направлении.) Если, например, вам нравится метод организации списка дел с помощью заметок, тогда что-то вроде KanbanPad или Trello может быть идеальным для вас.

Мой лучший выбор для управления задачами для тех, кто мыслит визуально:

KanbanPad

Обладая очаровательным талисманом и красочным дизайном, KanbanPad — мой любимый инструмент для задач в стиле канбан.

Цена: Бесплатно

Особенности: Цветовое кодирование, возможность делегирования/назначения нескольких пользователей в пространстве слов, интерфейс с перетаскиванием, возможность создавать контрольные списки подзадач

Идеально подходит для: Супервизуального работника, который не представляет жизни без цветового кодирования. Если вы работаете с большой командой, KanbanPad может не подойти вам и вашей команде, в зависимости от их личных предпочтений, но это можно сказать практически о любом инструменте. Особенно идеально подходит для творческих предпринимателей, которые ненавидят традиционные приложения «список дел», но нуждаются в способе оставаться хотя бы частично организованным.

Trello

Trello похож на KanbanPad с некоторыми отличиями в дизайне и использовании. Если вы ищете что-то в стиле post-it, вы не ошибетесь ни с одним из этих приложений.

Цена: Бесплатно

Особенности: Интерфейс перетаскивания, цветовое кодирование, крайние сроки (с напоминаниями по мере приближения крайнего срока), возможность делегировать/добавлять пользователей в рабочую область, контрольные списки с индикаторами выполнения для списков задач, возможность прикрепить файлы

Идеально подходит для: Творческая группа, стремящаяся не отставать от визуальных функций (цветовое кодирование и т. д.), но не срывать сроки.

Thoughtboxes

Thoughtboxes — это красочный инструмент управления задачами, который позволяет создавать списки задач, которые можно помечать звездочкой для приоритета и перетаскивать по ящикам.Это означает, что вы можете создать набор полей «сделать», «в работе» и «сделано» и перемещать задачи между ними, чтобы отслеживать то, что уже было создано, или вы можете создавать тематические списки задач, как в скриншот выше.

Цена: Бесплатно до 3 «потоков мыслей» (проектов) для основных пользователей, 3 доллара США в месяц на пользователя для неограниченного количества проектов, возможность совместной работы, систематизация своих мыслей с помощью папок,

Особенности: Управление с помощью перетаскивания, совместное использование и совместная работа в профессиональной версии, цветовое кодирование и интуитивно понятный визуальный интерфейс

Идеально подходит для: Одинокого работника, которому нужен минималистичный, но не скучный способ отслеживать свои проекты и задачи.

План недели

План недели — это инструмент планирования, основанный на книге «Семь навыков высокоэффективных людей»  , так что это не просто инструмент управления задачами, в нем есть встроенное руководство по созданию задач и планированию недели.

Цена: Бесплатный план или план Pro — 3 доллара США в месяц за дополнительные функции (подзадачи, повторяющиеся задачи, интеграция с другими приложениями). управляемое ведение журнала

Идеально для: Человек, который хочет иметь инструмент для управления жизненными и бизнес-задачами в одном месте, возможно, индивидуальный предприниматель или тот, кому не нужно координировать свои действия с другими пользователями.

Teamweek

Teamweek — это очень красивая интерактивная диаграмма Ганта. В случае, если это ничего не значит для вас, это означает, что вы можете видеть, сколько времени должны занимать задачи, и видеть, как они перекрываются друг с другом визуально, вместо того, чтобы просто видеть их как список флажков для проверки. . (очевидно, полезно для визуального мышления!) 

Цена: Бесплатная пробная версия, после этого 4 доллара США в месяц за каждого пользователя-менеджера, 2 доллара США в месяц за каждого обычного пользователя

Особенности: Цветовое кодирование, списки дел/подзадач, этапы, возможность назначать задачи человеку, ярлыки проектов и клиентов

Идеально подходит для: Руководителя творческой группы способ отслеживать свои квартальные или ежемесячные цели и прогресс (показано с 0:00 до 4:10 в видео выше), планировать свою неделю визуально (показано с 4:10 до 7:13 в видео) или хотите планировать запуск (с 7:13 до 9:40 на видео).

Избранное фото: Кристина @ wocintechchat.com через unsplash. com

Лучшие шаблоны деловых писем для настройки |ResumeBuilder

Существует множество различных рабочих ситуаций, в которых может потребоваться деловое письмо. Если вам нужно ответить на предложение о работе, инициировать изменение графика неполного рабочего дня или начать переговоры о зарплате, хорошо написанное письмо позволит вам обсудить вашу ситуацию вдумчиво и вежливо. Эффективное деловое письмо демонстрирует ваш профессионализм и может подготовить почву для положительного ответа.Однако плохо написанное письмо может показаться плаксивым и эгоистичным, что заставит руководителя усомниться в вашей ценности как работника.

Когда вам нужно создать письмо для рабочей ситуации, может быть сложно понять, с чего начать. Один из лучших способов найти вдохновение — изучить качественные шаблоны писем. Прочитав образцы писем, вы сможете понять, какой тон использовать и какую информацию включить в свой собственный документ. Наши шаблоны деловых писем и индивидуальные советы по написанию, приведенные ниже, — это только те инструменты, которые вам нужны для разработки собственного эффективного и профессионального письма.

Шаблоны делового письма

Письмо о намерениях

Вы можете использовать письмо о намерениях в пакете приложений для стажировки, программы работы и учебы или работы на полную ставку. Важно четко понимать свои цели, а также преимущества, которые вы можете принести организации. Изучите наши шаблоны деловых писем, чтобы получить советы по содержанию и форматированию.

Письмо о переходе с полной занятости на неполную

Иногда жизненные обстоятельства отвлекают вас от работы.Если вы имеете дело с болезнью или хотите продолжить свое образование, вы можете попросить своего работодателя разрешить неполный рабочий день, пока вы не сможете вернуться к полному графику. Наши шаблоны деловых писем помогут вам сделать ваш запрос четким и эффективным.

Письмо с встречным предложением

Вы получили предложение о работе с неприемлемым размером заработной платы? Пришло время составить письмо со встречным предложением. Такое письмо может быть сложным; вы хотите быть твердым в своих требованиях к компенсации, не ставя под угрозу предложение о работе, над получением которого вы упорно трудились. Узнайте, как любезно сформулировать свой запрос, изучив наши шаблоны деловых писем.

Письмо о согласовании заработной платы

Между ежегодными обзорами и предложениями о новой работе вам, вероятно, придется вести переговоры о компенсации в какой-то момент вашей карьеры. Это может быть стрессовой ситуацией, но составление сильного письма для переговоров о зарплате может помочь процессу пройти гладко. Взгляните на наши шаблоны деловых писем, чтобы найти идеи, которые эффективно продемонстрируют вашу ценность.

Этикет написания деловых писем

1.Будьте как можно более лаконичны.

Ваш начальник вряд ли захочет удовлетворить вашу просьбу о более высокой зарплате или графике неполного рабочего дня после того, как он или она пролистал несколько страниц бессвязных подробностей. Ограничьте свое письмо одной страницей. Прежде чем вы начнете писать, убедитесь, что у вас есть четкое представление об основных моментах, которые вы хотите донести, а затем изложите свои доводы, используя краткие, вежливые предложения. Включите всю необходимую информацию, но не повторяйтесь и не уходите от темы.

2. Используйте настоящие цифры

Когда вы составляете встречное предложение или письмо с обсуждением зарплаты, может возникнуть соблазн не раскрывать финансовые детали, чтобы не показаться назойливым или жадным. Тем не менее, вы не можете эффективно обсуждать зарплату без четкого определения цифр. Большинство экспертов по ведению переговоров рекомендуют запрашивать зарплату немного выше, чем вы согласитесь, чтобы у компании была возможность обсудить ваше первоначальное встречное предложение. Не забудьте упомянуть льготы, время отпуска и привилегии, если вы хотите обсудить их, но сделайте это после того, как вы определились с финансовой компенсацией.

3. Приглашение к обсуждению

Многие ситуации, требующие профессионального письма, сложны и требуют продолжительного обсуждения для разрешения. Ваш документ должен читаться как приглашение поговорить о проблеме, а не как ваше последнее слово по этому вопросу. Например, если вы запрашиваете неполный рабочий день, спросите своего руководителя, можете ли вы запланировать встречу, чтобы вы могли составить расписание, которое подходит как вам, так и компании. Если вы пытаетесь использовать хорошую аттестацию, чтобы договориться о более высокой зарплате, запросите встречу со своим руководителем и представителем отдела кадров.

4. Сделайте свою домашнюю работу

Прежде чем вести переговоры о зарплате или составлять письмо со встречным предложением, изучите статистику зарплат для вашей отрасли и должности. Если вы представите цифру, которая выходит далеко за пределы среднего диапазона зарплаты для кого-то в вашей области, это может выставить вас неумелым и непрофессиональным. Используйте такие инструменты, как Glassdoor Salaries или LinkedIn, чтобы узнать, что профессионал в вашей отрасли и местоположении с вашим уровнем опыта должен ожидать в плане вознаграждения.

5. Все обдумать

Перед тем, как отправить какое-либо профессиональное письмо, обдумайте все аспекты вашего запроса вместе с возможными ответами. Например, убедитесь, что вы рассчитали возможную потерю дохода и пособий, если вы перейдете на неполный рабочий день. Если вы отправляете встречное предложение менеджеру по найму, помните обо всех возможных результатах. Вы можете получить все, о чем просите, но можете и полностью лишиться предложения. Убедитесь, что вы знаете, какие альтернативы вы примете, и согласны ли вы уйти или потерять интерес компании.

6. Рассмотрите нефинансовые альтернативы

Когда вы ведете переговоры о своей зарплате с вашим нынешним или новым работодателем в процессе найма на новую работу, помните, что существует множество аспектов компенсации помимо вашей зарплаты. Вы можете уделять первостепенное внимание гибкому графику отпуска или возможности работать удаленно. Транспортные льготы и возмещение расходов на обучение — другие популярные варианты льгот. Напишите свое письмо таким образом, чтобы ваши запросы были приоритетными, чтобы у вас было больше шансов получить то, что наиболее важно для вас.

7. Продемонстрируйте корпоративный дух

Независимо от обстоятельств вашего желания перейти на неполный рабочий день такая просьба может показаться отказом от компании и ваших коллег. Используйте свое письмо, чтобы максимально противостоять этому восприятию. Если вы планируете продолжить свое образование, обсудите, как ваша новая степень повысит эффективность вашей работы. Покажите, что вы хотите оставаться верным компании, несмотря на личную болезнь или изменение семейного положения.Как вы можете видеть в наших шаблонах деловых писем, важно указать, какую пользу ваши запросы могут принести компании, а также вам самим.

8. Выделите как можно больше времени

Компании и образовательные учреждения могут быть сложными организациями, которые требуют больших объемов работы даже для небольших изменений. Может пройти много времени, прежде чем ваш запрос на стажировку или изменение графика пройдет по надлежащим каналам. Отправьте письмо как можно раньше, чтобы у всех было максимальное количество времени для согласования и обработки изменений.

9. Укажите свои причины

Особенно при создании письма для встречного предложения или переговоров о заработной плате очень важно предоставить доказательства требуемой компенсации. Простое заявление о том, что зарплата слишком низкая для вас, вряд ли приведет вас к чему-либо. Однако, если вы подкрепите свой запрос о зарплате доказательствами вашей профессиональной ценности, это может быть намного эффективнее. Вы можете указать свое формальное образование, курсы повышения квалификации или сертификаты, многолетний опыт или конкретные навыки и квалификацию.Вы даже можете использовать исходное описание работы в сочетании со статистикой рыночной заработной платы и аналогичными объявлениями о вакансиях, чтобы обосновать обоснованность ваших требований к заработной плате.

10. Будьте позитивны и полны энтузиазма

Независимо от того, просите ли вы более высокую заработную плату, другой рабочий день или возможность стажировки, важно оставаться позитивным и профессиональным во всех коммуникациях. Избегайте писать в конфронтационном или враждебном тоне. Вместо этого создайте профессиональное и разговорное обращение, которое подкрепит ваш энтузиазм по поводу работы и компании.Начните свое письмо с вежливого приветствия, а в конце поблагодарите читателя за уделенное время и внимание. Помните, что ваше поведение во время самих переговоров может сильно повлиять на успех вашей просьбы. Во всех письменных и устных сообщениях демонстрируйте свой профессионализм, чтобы закрепить преимущества, которые компания получает, приобретая и удерживая вас в качестве сотрудника.

Примеры писем

11.5 Письма – деловое письмо для успеха

Цели обучения

  1. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
  2. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.

Буквы

Письма — это краткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации (Bovee, C., & Thill, J. , 2010). Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или заметки, как печатные, так и электронные, а отчеты, как правило, состоят из трех и более страниц.

В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня чаще, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать чувства и эмоции. Мы рассмотрим базовый план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания предполагают требования к языку и формату. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой определенный тип письма, а ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описываются общие элементы букв, и внимание должно быть направлено на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием. Существует много типов писем и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного печатного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, предоставления важной или конкретной информации, а также для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в Таблице 9.1 «Элементы делового письма».

Таблица 9.1 Элементы делового письма

Содержание Рекомендации
1. Обратный адрес Это ваш адрес, на который кто-то может отправить ответ. Если ваше письмо содержит фирменный бланк с этой информацией либо в верхнем колонтитуле (в верхней части страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать ее перед датой.
2.Дата Дата должна быть размещена сверху, с выравниванием по правому или левому краю, на расстоянии пяти строк от верхнего края страницы или логотипа фирменного бланка.
3. Ссылка (Re:) Как и в строке темы в электронном письме, здесь вы указываете, к чему относится письмо, тему или цель документа.
4. Доставка (дополнительно) Иногда хочется указать на самом письме, как оно было доставлено. Это может дать понять третьему лицу, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (требование закона для некоторых типов документов).
5. Примечание для получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
Содержание Рекомендации
6. Приветствие Обычным приветствием может быть «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в титулах (например, миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Дорогая Камерон Рай»), а затем поставить двоеточие.Запятая после приветствия подходит для личных писем, но двоеточие следует использовать в деловых. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, предназначенных для прочтения всеми без исключения лицами. Если это не так с вашим письмом, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно должно быть адресовано письмо. Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное его написание рискует оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано.Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
7. Введение Это ваш вступительный абзац, который может включать заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма. Выразительное начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели, как правило, обращают внимание на дебюты, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя.Точно так же, как вы делаете предварительный просмотр своей темы в речи, четкое начало вашего вступления устанавливает контекст и облегчает понимание.
8. Корпус Если у вас есть список пунктов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть в теле вашего письма. Вы можете выбрать организационные приемы, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в теле вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко выделили ключевые моменты.Это ваш основной контент, где вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и четкая поддержка основных моментов. Конкретная, содержательная информация должна быть ясной, краткой и точной.
9. Заключение Выразительное завершение отражает ваше введение с добавленным элементом связывания основных моментов вместе, четко демонстрируя их взаимосвязь. Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию.Четкое краткое предложение укрепит ваше письмо и повысит эффективность. Если в вашем письме содержится просьба или подразумевается действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или если у него возникнут вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их связь друг с другом, подчеркивая основной пункт или цель.
10.Закрыть «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заключительные заявления. («С любовью», «С уважением» и «BFF» — это заключительные фразы, подходящие для личной переписки, но не для деловой.) Заключительные фразы обычно помещаются на одну или две строки ниже заключения и включают висячую запятую, например, «С уважением,
11. Подпись Через пять строк после закрытия введите свое имя (обязательно) и в строке под ним название (необязательно).
12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вас), то обычно включение инициалов, как в MJD или abc.
13. Корпуса/приспособления Так же, как и электронное письмо с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные деловые документы.
14. Бесплатные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала копии, но теперь относится к бесплатным копиям. Как и опция «CC» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
15. Логотип/Контактная информация Официальное деловое письмо обычно содержит логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).

Стратегии эффективных писем

Помните, что письмо состоит из пяти основных областей:

  1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, которое артикулирует сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка подписи, которая иногда включает контактную информацию

Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

Рисунок 9.5 Образец делового письма

Всегда помните, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создавать положительный образ,

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
  • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
  • каждый абзац должен быть посвящен одной идее;
  • части письма должны составлять полное сообщение;
  • письмо должно быть без ошибок.

Ключевые выводы

  • Письма — это краткие печатные сообщения, часто используемые извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
  • Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

Упражнения

  1. Создайте черновик письма, знакомящего нового клиента с продуктом или услугой. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
  2. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитные карты, или просьба о пожертвовании) и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и точки различия.
  3. Теперь, когда вы рассмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или клиента о новом продукте или услуге.

Дополнительные ресурсы

Saylor.org BUS210: меморандумы и деловые письма. Автор : Академия Сейлор. Предоставлено : http://www.youtube.com/watch?v=B3Vih5v57QE. Лицензия Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Образцы

Ссылки

Бови, К.и Тилл, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому языку (4-е изд.). Река Аппер-Сэдл, Нью-Джерси: Прентис-холл.

Льюис, Л. (2009, 13 февраля). Компания Panasonic приказывает своим сотрудникам купить продукты на сумму 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece.

Бесплатные шаблоны и образцы деловых писем — скачать PDF и распечатать

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальное заявление, составленное компанией и отправленное своим деловым партнерам, клиентам или финансовым учреждениям, с которыми они работают, для проверки определенных деталей, запроса оплаты, определения профессиональных отношений между сторонами, которые заключили соглашение или планировать это и формализовать сделки после завершения переговоров и принятия деловых решений.

Если вас попросили предоставить информацию, вы должны подтвердить договоренности или сообщить новости, официальное деловое письмо поможет вам организовать бесперебойную работу и избежать недопонимания.

Типы деловых писем

  1. Письмо-соглашение. Составьте этот документ, чтобы изложить детали ваших отношений с другой компанией и облегчить работу над предстоящим проектом — как только другая сторона получит и подпишет документы, этот документ станет юридически обязательным для вас обоих.
  2. Письмо-соглашение об аудиторской проверке. Это письмо заполняется, чтобы установить, какие услуги аудитор предоставит своему клиенту до того, как первый проведет внутренний аудит для бизнеса.
  3. Письмо с деловым предложением. Этот документ обычно используется для того, чтобы представить вашу организацию потенциальному поставщику или партнеру и предложить им сотрудничать с вами в будущем. Этот документ можно настроить для построения прочных деловых отношений.
  4. Письмо-инвойс. Если вам нужно связаться с вашим клиентом и напомнить ему об оплате товаров или услуг, которые они уже получили или получат, указав платежные реквизиты, этот документ для вас.
  5. Письмо о плохом чеке. Письмо о плохом чеке составляется, когда бизнес получил чек, который не может быть оплачен из-за ошибки в нем или отсутствия средств на счете клиента, и необходимо уведомить клиента об их обязательстве заплатить вам еще.
  6. Письмо о продлении страховки. Если вы представляете страховую компанию, вы можете сообщить держателям страховых полисов о возможности продлить их договоры страхования до истечения срока действия их полисов.
  7. Письмо-напоминание об оплате.Это письмо составляется, когда клиент или деловой партнер проигнорировал свое обязательство отправить вам оплату по счету, который вы им предоставили.
  8. Письмо о закрытии банковского счета. Вы можете использовать это официальное деловое письмо, чтобы уполномочить финансовое учреждение закрыть ваш банковский счет немедленно или в определенную дату.

Как форматировать деловое письмо?

Чтобы продемонстрировать свой профессионализм, приверженность юридически обязывающим обязательствам и привлечь внимание читателя, будь то ваш деловой партнер или клиент, вам следует придерживаться надлежащего формата делового письма.Вот несколько советов, которым вы можете следовать при написании делового письма:

  1. Выберите широко используемый и удобный для чтения шрифт — Times New Roman, Arial или Georgia. Не пытайтесь разместить все детали на одной странице — самый маленький размер шрифта не всегда идеален, поэтому убедитесь, что вы держитесь между десятью и двенадцатью пунктами.
  2. Выделите наиболее важные моменты жирным шрифтом и маркерами, избегайте использования цветов . Сохраняйте формальный тон и не выражайте свои эмоции в письменной форме, даже если считаете их обоснованными — любая официальная переписка может быть использована против вас в будущем в случае разногласий и споров.
  3. Разделите части делового письма, чтобы упростить просмотр — начните с приветствия и представьтесь, если необходимо, продолжайте с той части тела, где вы представляете причину написания этого документа, и перечислите все детали, которые должен сообщить получатель. знать, и заканчивайте призывом к действию и своей контактной информацией, чтобы читатель мог связаться с вами и обсудить этот вопрос дальше. Если вы приложите к письму другие документы, вы можете перечислить их внизу страницы и пояснить их назначение.

Не нашли нужный шаблон? Взгляните на соответствующие шаблоны и образцы ниже:

Пишите убедительные письма-просьбы: формат делового письма, образцы и советы

Если ваша работа связана с деловой перепиской, то вы обязательно пишете писем-просьб , время от времени или регулярно. Это может быть запрос о приеме на работу, приглашение на повышение или встречу, запрос информации или рекомендации, письмо о поддержке или рекомендательная характеристика. Такие письма трудно писать и еще труднее писать таким образом, чтобы получатели охотно и с энтузиазмом отвечали на них.

Что касается запросов на получение денежных писем , всевозможных запросов на спонсорство, пожертвования или сбор средств, согласитесь, часто требуется чудо, чтобы получить ответ 🙂 Конечно, я не могу гарантировать, что наши советы и образцы писем вам пригодятся. сотворите чудо, но они определенно сэкономят вам время и сделают вашу писательскую работу менее болезненной.

Совет для экономии времени ! Если вы общаетесь по электронной почте, вы можете сэкономить еще больше времени, добавив все эти образцы деловых писем прямо в свой Outlook. И тогда вы сможете вставить любой образец в сообщение, которое вы составляете или на которое отвечаете, одним щелчком мыши!

Все, что требуется, — это подключаемый модуль Outlook Template Phrases, который вы можете видеть на снимке экрана справа. Как только вы его установите, вам не придется вводить одни и те же фразы снова и снова.

Просто дважды щелкните шаблон на панели плагина и мгновенно найдите текст, вставленный в тело сообщения. Все ваше форматирование, гиперссылки, изображения и подписи будут на месте!

Не стесняйтесь проверить это прямо сейчас; полнофункциональная 15-дневная ознакомительная версия доступна для скачивания.

Ну и вернемся к написанию деловых писем, далее в статье вы найдете:

Формат делового письма

Деловое письмо является формальным способом общения и поэтому требует особого формата.Вы можете не слишком заботиться о формате письма, если отправляете электронное письмо, но если вы пишете традиционное бумажное деловое письмо, приведенные ниже рекомендации могут оказаться полезными. Деловое письмо рекомендуется распечатывать на стандартной белой бумаге размером 8,5 x 11 дюймов (215,9 x 279,4 мм).

  1. Адрес отправителя. Обычно вы начинаете с ввода собственного адреса. В британском английском адрес отправителя обычно указывается в правом верхнем углу письма. В американском английском адрес отправителя помещается в верхнем левом углу.

    Вам не нужно писать имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Введите только адрес, город и почтовый индекс, а также, при желании, номер телефона и адрес электронной почты.

    Если вы пишете на канцелярских бланках, пропустите это.

  2. Дата . Введите дату несколькими строками ниже фирменного бланка или обратного адреса. Стандарт – 2-3 строки (допустимо от одной до четырех строк).
  3. Базовая линия (дополнительно) . Если ваше письмо связано с какой-либо конкретной информацией, такой как ссылка на вакансию или номер счета, добавьте ее под датой. Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему. Например,
    • Re: Счет № 000987
    • Re: Ваше письмо от 01.04.2014
  4. Уведомления о прибытии (дополнительно) . Если вы хотите включить пометку о частной или конфиденциальной переписке, введите ее под строкой ссылки заглавными буквами, если это необходимо. Например, ЛИЧНО или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.
  5. Внутренний адрес . Это адрес получателя вашего делового письма, физического лица или компании. Всегда лучше писать конкретному человеку в компании, которой вы пишете.

    Стандартно на 2 строки ниже предыдущего введенного вами элемента, допускается от одной до шести строк.

  6. Линия внимания (дополнительно). Введите имя человека, с которым вы пытаетесь связаться. Если вы написали имя человека во внутреннем адресе, пропустите строку «Внимание».
  7. Приветствие . Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая заголовок. Если вы знаете человека, которому пишете, и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете ввести имя в приветствии, например: Дорогая Джейн. Во всех остальных случаях общепринятой практикой является обращение к человеку по личному титулу и фамилии с последующей запятой или двоеточием, например:
    • Мистер Браун:
    • Уважаемый доктор Браун:
    • Уважаемая госпожа. Смит,

    Если вы не знаете имени получателя или не знаете, как его написать, используйте одно из следующих приветствий:

    • Дамы
    • Господа
    • Уважаемый господин
    • Уважаемый господин или госпожа
    • Кого это может касаться
  8. Строка темы (необязательно): Оставьте две или три пустые строки после приветствия и напечатайте суть письма прописными буквами, либо с выравниванием по левому краю, либо по центру. Если вы добавили строку ссылки (3), строка темы может быть избыточной.Вот несколько примеров:
    • РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
    • СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
    • ЗАПРОС НА ЗАМЕНУ ПРОДУКТА
    • ЗАПРОС НА РАБОТУ
  9. Корпус . Это основная часть вашего письма, обычно состоящая из 2-5 абзацев, с пустой строкой между каждым абзацем. В первом абзаце напишите дружеское начало, а затем сформулируйте основную мысль. В следующих нескольких абзацах представлена ​​справочная информация и вспомогательные детали. Наконец, напишите заключительный абзац, в котором вы еще раз изложите цель письма и попросите о некоторых действиях, если это применимо.Дополнительные сведения см. в советах по написанию убедительных деловых писем.
  10. Закрытие. Как вы знаете, есть несколько общепринятых взаимодополняющих закрытий. Какой из них вы выберете, зависит от тона вашего письма. Например,
    • С уважением (очень официально)
    • С уважением или С наилучшими пожеланиями или С уважением (наиболее полезные окончания в деловых письмах)
    • С уважением, С уважением (чуть более личное и дружелюбное)

    Закрытие обычно печатается в той же точке по вертикали, что и дата, и через одну строку после последнего абзаца основного текста.Используйте только первое слово с большой буквы и оставьте три-четыре строки между заключительным блоком и блоком подписи. Если за приветствием следует двоеточие, добавьте запятую после закрытия; в противном случае знаки препинания после закрытия не требуются.

  11. Подпись. Как правило, подпись идет через четыре пустых строки после Complimentary Close. Введите свое имя под подписью и при необходимости добавьте заголовок.
  12. Корпуса. Эта строка сообщает получателю, какие еще документы, например резюме, приложены к вашему письму.Общие стили приведены ниже:
    • Вкл.
    • Прикрепить.
    • Корпуса: 2 шт.
    • Корпуса (2)
  13. Инициалы машинистки (необязательно) . Этот компонент используется для обозначения человека, который напечатал письмо для вас. Если вы напечатали письмо самостоятельно, пропустите это. Обычно идентификационные инициалы включают три ваших инициала в верхнем регистре, а затем два или три инициала машинистки в нижнем регистре. Например, JAM/dmc , JAM:cm .Но этот компонент в наши дни используется довольно редко, в очень официальных деловых письмах.

    Ниже вы можете увидеть правильно оформленный образец письма о пожертвовании. На примерах всегда легче понять, не так ли?

10 советов по написанию убедительных писем-просьб

Ниже вы найдете 10 стратегий написания писем-запросов таким образом, чтобы они убедили вашего читателя ответить или действовать.

  1. Знай своего адресата . Прежде чем вы начнете составлять письмо-просьбу, задайте себе эти вопросы.Кто мой читатель и как именно он может мне помочь? Являются ли они лицами, принимающими решения, или они просто передадут мой запрос старшему офицеру? И стиль, и содержание вашего письма-запроса будут зависеть от позиции читателя.
  2. Не многословно . Будьте ясны, кратки и по существу. Правило большого пальца таково: не используйте два слова, когда достаточно одного. Вспомните знаменитую цитату Марка Твена: «У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому вместо этого я написал длинное».Человек в его положении мог себе это позволить, и… он ничего не просил 🙂
  3. Сделайте ваше письмо легко читаемым . При написании письма-просьбы не отвлекайтесь и не сбивайте читателя с толку тем, что отклоняетесь от основной мысли. Избегайте длинных, переполненных предложений и абзацев, потому что они пугают и трудно усваиваются. Вместо этого используйте простые повествовательные предложения и разбивайте длинные предложения запятыми, двоеточиями и точками с запятой. Начинайте новый абзац, когда меняете мысль или идею.

    Вот очень неудачный пример сопроводительного письма:
    » Во всех отношениях моя квалификация, кажется, соответствует желаниям, выраженным в вашей рекламе, и, судя по голосам блогов вашей компании, я действительно думаю, что я должен был быть [Должность] в вашей компании».

    И это хорошо:
    » У меня есть хорошие навыки и опыт в [Вашей области знаний], и я был бы очень признателен, если бы вы рассмотрели меня на любую подходящую должность.»

    Помните, если ваше письмо с запросом выглядит легко читаемым, у него больше шансов быть прочитанным!

  4. Добавить призыв к действию . Поместите действие в свои письма-запросы везде, где это возможно. Самый простой способ — использовать глаголы действия и активный залог, а не пассивный.
  5. Убеждать, но не требовать . Не относитесь к своим адресатам так, как будто они вам что-то должны. Вместо этого привлеките внимание читателя, упомянув точки соприкосновения, и подчеркните преимущества актерского мастерства.
  6. Не будь обременительным . Дайте читателям всю необходимую информацию и скажите, что именно вы хотите, чтобы они сделали. Упростите работу человека, который должен ответить — включите контактную информацию, прямые номера телефонов, дайте ссылки или прикрепите файлы, что уместно
  7. Пишите дружелюбно и обращайтесь к чувствам читателя .Хотя вы пишете деловое письмо, не будьте излишне деловым. Дружеские письма заводят друзей, поэтому пишите свои письма-просьбы в дружеской манере, как будто вы разговариваете со своим настоящим другом или старым знакомым. Все мы люди, и неплохо было бы апеллировать к человечности, великодушию или сочувствию вашего корреспондента.
  8. Оставайтесь вежливым и профессиональным . Даже если вы пишете запрос на отмену заказа или письмо-жалобу, оставайтесь вежливыми и обходительными, просто изложите проблему(-и), предоставьте всю необходимую информацию и обязательно избегайте угроз и клеветы.
  9. Следите за грамматикой ! Перефразируя известную поговорку — «грамматика важна для первого впечатления». Плохая грамматика, как и плохие манеры, могут все испортить, поэтому обязательно проверяйте все деловые письма, которые отправляете.
  10. Просмотрите перед отправкой . Когда вы закончите составлять письмо, прочитайте его вслух. Если ваш ключевой момент не совсем ясен, перепишите его. Лучше потратить некоторое время на переписывание и получить ответ, чем сделать это быстро и сразу же выкинуть письмо в мусорное ведро.

И, наконец, если вы получили ответ на письмо-просьбу или желаемое действие было выполнено, не забудьте поблагодарить человека. Здесь вы можете найти образцы благодарственных писем на все случаи жизни.

Образцы писем-запросов

Ниже вы найдете несколько примеров писем-запросов на разные случаи жизни.

Образец рекомендательного письма-запроса

Уважаемый мистер Браун:

Надеюсь, у тебя все хорошо. У меня теплые воспоминания о вашем замечательном руководстве и поддержке учителей во время моей работы в средней школе XYZ.

В настоящее время я подаю заявление в школьный округ XYZ и должен предоставить три рекомендательных письма. Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо от моего имени.

Я хотел бы предоставить вам некоторую справочную информацию, которая может помочь вам, если вы решите написать это письмо <ваша справочная информация>.

В приложении вы найдете копию моего последнего резюме. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация.Я с нетерпением жду ответа от вас, и я заранее благодарю вас за ваше время.

Запрос информации

Спасибо, что отправили свое резюме в ответ на <должность>, которую мы рекламировали. В дополнение к вашему резюме нам также нужны три рекомендации и список прошлых работодателей за последние три года, а также их номера телефонов.

Наша политика заключается в тщательном изучении биографических данных каждого кандидата, чтобы выбрать наиболее подходящего человека для этой работы.

Спасибо за помощь. Ждем с нетерпением вестей от вас.

Запрос ссылки на персонажа

<Соискатель> подал заявку в нашу компанию на должность в нашем <отделе>. Он / она дали ваше имя в качестве ссылки на персонажа. Не могли бы вы предоставить нам письменную оценку этого человека.

Пожалуйста, будьте уверены, что ваш ответ будет рассматриваться с соблюдением конфиденциальности. Заранее спасибо.

Запрос на пожертвование

Я отправляю это вам как члену нашего сообщества.Я уверен, что вы, как и я, цените жизнь в таком тихом и спокойном районе.

Знаете, иногда для того, чтобы сохранить тишину и мир в обществе, нужно действовать. Как вы, возможно, знаете, наш местный общественный комитет собирался в течение последних двух месяцев, чтобы попытаться найти способы снизить уровень взломов в нашем районе. На прошлой неделе они выпустили свои рекомендации о том, как лучше всего бороться с этой проблемой.

Их основной рекомендацией является усиление патрулей полиции и службы безопасности в дополнение к местной программе «Соседский дозор».К сожалению, в ассигнованиях городского бюджета на этот год необходимая сумма не предусмотрена.

Поэтому, как заинтересованный член этого сообщества, я решил, что мой бизнес будет жертвовать каждый доллар, собранный в сообществе, для покрытия дополнительных расходов на безопасность. Я призываю вас присоединиться ко мне сегодня в поддержке этого достойного дела для нашего общего блага.

Чтобы сделать пожертвование сегодня, вы можете зайти в один из двух наших магазинов и внести пожертвование в ящики, расположенные рядом с кассами.Если вы не можете прийти в магазин, пожалуйста, отправьте чек или денежный перевод на адрес «XYZ» и отправьте его по адресу, указанному выше.

Заранее спасибо.

Просьба об услуге

Я пишу вам, чтобы попросить вас об одолжении, которое, я надеюсь, вы могли бы сделать для меня.

Менее чем через три месяца я буду сдавать <Экзамен> в надежде поступить в <Университет или Колледж>, где есть лучшая программа для аспирантов по интересующему меня курсу.

Школа уделяет особое внимание успешной сдаче экзамена учащимся, поэтому я испытываю сильное давление, чтобы получить балл выше среднего на экзамене для выпускников.

Поскольку вы недавно получили степень в области <науки>, вы, естественно, первый человек, о котором я подумал, когда думал, к кому я мог бы обратиться за помощью. Я не прошу слишком много времени, я был бы очень признателен за любые подсказки, которые вы могли бы мне дать, и несколько уроков по , которые я считаю своими самыми слабыми местами.

Я надеюсь, что вы дадите мне положительный ответ. Заранее спасибо.

Запрос на возврат/замену продукта

<дата> я разместил заказ на <продукт>, получил его <дата>. Я обнаружил, что купленный продукт имеет следующую проблему: <добавить подробности>

Поскольку доставленный вами продукт не имеет удовлетворительного качества <не подходит для использования>, я имею право на его <ремонт/замену> и прошу вас подтвердить, что вы сделаете это в течение следующих семи дней. Я также требую, чтобы вы подтвердили, организуете ли вы получение <предмета> или возместите мне стоимость его возврата.

Я с нетерпением жду ваших удовлетворительных предложений по урегулированию моего требования в течение семи дней с даты этого письма.

*****

На сегодня это все. Надеюсь, эта информация поможет вам составить правильно оформленное деловое письмо вообще и убедительное письмо-просьбу в частности, и всегда получать желаемый ответ.Спасибо за чтение!

Вас также может заинтересовать

деловых писем | Формат делового письма, типы, примеры

Формат делового письма | Как написать формат делового письма и примеры

Темы делового письма –

  1. Деловое письмо Значение и цель
  2. Деловое письмо Важность
  3. Формат делового письма
  4. Деловое письмо О чем следует помнить при создании формата
  5. Деловое письмо Полезные советы
  6. Образцы деловых писем

 

Деловые письма являются важным требованием в современном деловом мире. Деловые письма — это тип официального письма, отправляемого одной компанией другой или между такими организациями и их заказчиками, клиентами или другими внешними сторонами. Деловое письмо — это постоянный письменный документ, и получатель может относиться к нему более серьезно, чем к другим формам общения

.

Деловые письма являются типом официального письма. Официальное письмо — это письмо, написанное для официальных целей с использованием определенного формата и языка.

 

Узнать больше – Формат письма | Официальное письмо и неофициальное письмо, типы, образцы, примеры

 

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо пишется коммерческой фирме (или конкретному лицу).

Деловые письма можно писать для самых разных целей. Некоторые из причин для написания деловых писем включают

  1. запрос,
  2. ответ на запрос,
  3. подача жалобы, связанной с продуктом/услугой,
  4. размещение или отмена заказов,
  5. получение информации о размещенном заказе и т. д.

 

Зачем писать деловые письма
  1. Поддерживает и укрепляет отношения с клиентами
  2. Обеспечивает связь между предприятиями
  3. Помогает собирать отзывы, жалобы и т. д.
  4. Приводит к увеличению клиентской базы и лояльности
  5. Помогает в обмене соответствующей деловой информацией

 

Формат делового письма

Адрес отправителя

Дата

Адрес получателя

Предметная рубрика

Приветствие

Тело письма

Бесплатное закрытие

 

Узнайте больше – Формат неофициального письма, типы, темы и образец

 

Деловое письмо — о чем следует помнить при создании формата
  1. Адрес отправителя обычно пишется в 3-4 строки
  2. Тема письма всегда должна быть подчеркнута
  3. Следует использовать такие приветствия, как «Уважаемый господин/госпожа» или «Уважаемый господин/госпожа»
  4. Во вступительном абзаце тела должна быть указана цель письма
  5. Основной абзац тела должен содержать реквизиты письма
  6. Заключительный абзац должен быть заключением первых двух абзацев
  7. «С уважением/с уважением» следует использовать в качестве приветственного завершения

 

Деловое письмо Полезные советы
  1. Деловые письма должны быть точными, ясными и точными.
  2. Следует использовать простой язык.
  3. Следует избегать сокращений и кратких форм.
  4. При размещении заказов следует четко указывать описание предметов.
  5. Отправители должны сообщить о желаемом способе оплаты/перевозки и т.д.
  6. Следует использовать соответствующий язык.

 

Образцы деловых писем

Деловое письмо Пример 1: Вы управляете запасом книг в школьной библиотеке.Написать письмо для заказа книг в ООО Издательский дом «Викас» (100-150 слов)

Решение 1:

Государственная школа Дели
Сектор 12, РК Пурам
Нью-Дели- 110022

5 января 2021 г.


Vikas Publishing House Ltd.
Darya Ganj, Central Delhi
New Delhi- 110002

Тема — Заказ книг для школьной библиотеки

Уважаемый господин

Я хотел бы разместить у вас заказ на следующие книги.

 

Грамматика английского языка

Класс 8

20 копий

Грамматика английского языка

Класс 9

30 копий

Высшая математика

Класс 11

10 копий

Высшая математика

Класс 12

20 копий

История моей жизни — Хелен Келлер

Роман

15 копий

 

Убедитесь, что книги последнего издания и в надлежащем состоянии. Это запрос на доставку этих книг не позднее 5 января 2021 года, и счета за них должны быть оплачены во время доставки. Пожалуйста, предложите подходящую скидку на покупку.

Спасибо
С уважением
Вайбхав
Менеджер библиотеки

 

Пример делового письма 2: Напишите письмо менеджеру по обслуживанию клиентов Ganesh Electronics Pvt. Ltd. жалуется на дефект музыкальной системы, купленной в магазине. Подпишитесь как Гаури/Гаурав.(100-150 слов)

Решение 2:

H.No.58 Блок-D
Сектор 26, Рохини
Нью-Дели- 110085

11 февраля 2021 г.


Менеджер по работе с клиентами
Ganesh Electronics Pvt. ООО
Рохини, Нью-Дели- 110085

Тема- Подача жалобы на дефект покупки №. МС-845/07/2020

Уважаемый господин

Настоящим пишу жалобу на дефект музыкальной системы по счету №.MS-845/07/2020 куплен 11 января 2021 г. в вашем магазине.

Музыкальная система исправно работала в течение одного месяца, но последние три дня не работала должным образом. Звук прерывается во время воспроизведения песен, и система несколько раз зависает. Вкупе с этим песни резко перестают играть и требуют перезагрузки системы. Поскольку на музыкальную систему все еще действует шестимесячный гарантийный срок, я хочу заменить ее как можно скорее.

Прошу без промедления разобраться в этом вопросе и предоставить новую рабочую музыкальную систему той же марки.Я приложил копию счета за покупку для вашего сведения. С нетерпением ждем вашего скорейшего ответа.

Спасибо
С уважением
Гаури

 

Узнать больше —

1. Написание статьи

2. Написание дебатов

3. написание речи

4. Составление отчета

 

Деловое письмо Пример 3: Вы хотите пройти курс изучения испанского языка в институте «Изучай язык».Напишите письмо, чтобы узнать подробности курса, стоимость, продолжительность и т. д. Подпишитесь как Kritika/Kartik. (100-150 слов)

Решение 3:

584, колония обороны
Дехрадун
Уттаракханд- 24801

21 февраля 2021 г.

Кому
Менеджеру
Выучить язык
Connaught Place
Uttarakhand- 248001

Тема: Запрос курса изучения испанского языка

Сэр/мэм

Я хочу узнать о курсах изучения испанского языка, предлагаемых вашим институтом.Поскольку у меня уже есть базовые знания испанского языка, я хочу выучить язык на продвинутом уровне.

Я прошу вас предоставить следующую информацию, касающуюся курса изучения испанского языка продвинутого уровня-

  1. плата за курс
  2. продолжительность курса
  3. Учебный материал
  4. Расписание занятий
  5. размер партии (если есть) и ;
  6. другие важные детали

Пожалуйста, приложите полную брошюру вместе с письмом.Жду быстрого ответа на запрос.

Спасибо
С уважением
Критика

 

Деловое письмо Пример 4: Вы отвечаете за закупки для Turbo Automobiles Ltd. На прошлой неделе вы сделали заказ, который все еще находится в обработке. Напишите письмо менеджеру «Tools & Spares» об отмене вышеупомянутого заказа объемом менее 150 слов.

Решение 4:

Турбо Автомобили Лтд.
Пахар Гандж, Центральный Дели
Дели- 110055

3 марта 2021 г.


The Manager
Инструменты и запасные части
Дели- 110065

Тема — Отмена заказа №. TS/948 от 6 сентября 2020 г.

Сэр

Хочу обратить ваше внимание на заказ, сделанный у вас 6 февраля 2020 года под номером заказа TS/948. Настоящим прошу отменить этот заказ.

Наша компания выполнила проект, для которого был сделан этот заказ.Тем не менее, мы больше не занимаемся проектом, и поэтому нам не нужны товары, которые мы заказали у вас. Поскольку запрос на отмену заказа делается в течение 10 дней с момента его размещения, это соответствует политике вашей фирмы. Платежи не производились, поэтому непогашенных остатков нет, и счета остаются чистыми.

Пожалуйста, подтвердите отмену заказа как можно раньше. Я произведу оплату отмены после подтверждения отмены. Я приложил копию оригинальной квитанции о заказе.

Спасибо
С уважением
Сарвеш
Покупка ответственного

 

Деловое письмо Пример 5: Вы поехали отдыхать с семьей в Манали и остановились в отеле Vikrant & Co. Однако вы не удовлетворены их обслуживанием. Напишите письмо с описанием вашего пребывания и предоставлением соответствующих предложений. Вы Судип / Сушила Мишра. (100-150 слов)
Решение 5:

H.No.32
Оборонная колония
Южный Дели
Нью-Дели- 110039
11 марта 2021 г.


Менеджер отеля
Vikrant & Co., Манали
Уттаракханд- 360087

Тема – Письмо с жалобой и отзывом

Уважаемый господин

Хочу сообщить Вам о моем пребывании в Вашем отеле с 03.02.2021 по 03.06.2021. С сожалением сообщаю вам, что я и моя семья совершенно недовольны пребыванием в вашем отеле.

Мы узнали о вашем отеле с туристического сайта. Хотя фотографии и обзоры были вполне приличными, реальный опыт не соответствовал стандартам. Например, простыни и одеяла были грязными; персонал не был кооперативным, и обслуживание номеров было медленным.Нас заставили платить отдельно за такси, хотя на сайте упоминалось, что в стоимость проживания включено бесплатное такси.

Я предлагаю вам внимательно изучить эти вопросы, так как они помогут улучшить ваш сервис и обеспечат лучший опыт для клиентов. Кроме того, было бы лучше, если бы вы указали правильную информацию об объектах, которые вы готовы предоставить на сайтах партнеров.

Спасибо
С уважением
Судип Мишра

 

Пример делового письма 6: Вы являетесь владельцем Jatin & Brothers Ltd.Вы получили много заказов от разных клиентов. Напишите письмо одному из клиентов, информирующее их о задержке выполнения их заказа, менее чем в 150 слов.

Решение 6:

Jatin & Brothers Ltd.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.