Обязательно ли в организации положение об оплате труда: Обязательно ли положение об оплате труда

Содержание

Обязательно ли положение об оплате труда

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Обязательно ли положение об оплате труда (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Обязательно ли положение об оплате труда Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 146 «Объект налогообложения» главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Инспекция доначислила обществу НДС, сделав вывод о неправомерном невключении налогоплательщиком в налоговую базу стоимости бесплатных обедов, предоставляемых работникам. Суд установил, что питанием обеспечивались только работники общества в соответствии с условиями коллективного договора и положениями об оплате труда, что обусловлено спецификой и характером работы организации (удаленность объектов общества от центра населенных пунктов), с целью создания для работников надлежащих условий труда, исполнения трудовой функции работниками, участвующими в производственном процессе.
При этом общество исчисляло с указанных выплат НДФЛ как с дохода в натуральной форме. Суд признал доначисление НДС неправомерным, поскольку экономическую выгоду в денежной или натуральной форме налогоплательщик не получал, отсутствовала цель реализации услуг по организации питания сотрудников или продуктов питания, предоставление питания работникам для налогоплательщика являлось обязательным в силу законодательства, коллективного договора и положения об оплате труда, было обусловлено спецификой, характером работы в организации, объект обложения НДС не возникает (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 191 «Поощрения за труд» Трудового кодекса РФ
(ООО «Журнал «Налоги и финансовое право»)Как указал суд, отказывая в иске, работодатель не принимал решение о лишении истца премии за год, соответствующий приказ не издавал, так же как и не принимал решение о премировании истца. В соответствии со ст. 191 ТК РФ, положением работодателя об оплате труда, трудовым договором премии не являются обязательными, гарантированными и безусловными выплатами, носят стимулирующий характер. Невыплата спорной премии не нарушает права истца на гарантированное вознаграждение за труд.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Обязательно ли положение об оплате труда

Как разработать Положение об оплате труда — СКБ Контур

Для чего нужно Положение об оплате труда работников?

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя составлять Положение об оплате труда.

И все же крупным организациям со сложной системой выплат удобнее иметь отдельный документ, который объединит все сведения о структуре оплаты труда, датах и порядке выдачи зарплаты и пр. Некоторые компании идут дальше — в еще один локальный акт выносят все, что связано с премированием.

Впрочем, это тоже необязательно.

Зачем же нужны эти положения, когда Трудовой кодекс РФ обязывает указывать порядок оплаты труда в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ) и Трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ)? Принимая решения составлять / не составлять Положение об оплате труда, работодатель должен помнить, что любое изменение в заработной плате сотрудника должно быть отражено в его трудовом договоре. Это значит, что организация обязана заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым сотрудником, кого коснутся перемены. Если же утвержден отдельный документ, то в трудовом договоре можно указать окладную и компенсационную части, а по стимулирующим (премиальным) выплатам сделать ссылку на Положение, например такую: «Премии выплачиваются в соответствии с Положением об оплате труда работников / Положением о премировании». И все корректировки пройдут именно через новые редакции документа.

Трудовой договор и дополнительное соглашение печатайте прямо из программы Контур-Персонал.

Узнать больше

Подробно расписанная схема выплат «утяжеляет» трудовой договор, делает документ громоздким. Утверждать Положение об оплате труда целесообразно, если в организации кроме окладов работники получают какие-либо дополнительные выплаты, компенсации или если для разных категорий сотрудников приняты разные системы оплаты труда.

Кроме того, Положение об оплате труда работников страхует организацию перед налоговой: документ обосновывает правомерность отнесения тех или иных затрат к фонду оплаты труда, тем самым уменьшает базу налога на прибыль. Суммы, не внесенные в Положение об оплате труда, трудовой договор и/или Правила внутреннего трудового распорядка, могут быть оспорены налоговой инспекцией.

Есть и еще один аргумент — работодатель обязан при выплате зарплаты вручать сотруднику уведомление (расчетный листок) с подробным описанием всех начислений и вычетов (ст. 136 ТК РФ). Форму уведомления организация разрабатывает самостоятельно и утверждает Положением об оплате труда.

Как составить Положение об оплате труда работников?

Содержание и структура Положения об оплате труда работников строго не регламентированы действующим законодательством. Работодателю следует ориентироваться прежде всего на Трудовой кодекс РФ, а также на существующие региональные и отраслевые соглашения, которые регулируют всевозможные надбавки и доплаты. Важный документ — Постановление Правительства РФ от 17.04.2006 № 216. В нем отражены районные коэффициенты, о которых работодатель обязан сказать в локальных нормативных актах.

Главное требование к Положению об оплате труда — документ не должен ухудшать положение работника по отношению к нормам трудового права.

В структуру Положения могут быть включены следующие разделы:

  1. Общий раздел — определяет стороны трудовых отношений, расшифровывает основные понятия.
  2. Вознаграждение за труд. В разделе стоит указать общую систему оплаты труда (окладно-премиальная/комиссионная), размеры окладов/комиссионных для каждой из категорий работников в зависимости от должности или специфики работы. Здесь же можно уточнить порядок и сроки выдачи зарплаты — эти сведения должны совпадать с тем, что указано в Правилах внутреннего трудового распорядка.
  3. Стимулирующие выплаты (если данный вопрос не вынесен в отдельное Положение о премировании). Речь идет о премиях и надбавках, например за профессиональные достижения или квалификацию, о порядке их назначения и выплат.
  4. Компенсационные выплаты. В этот раздел работодатель вносит суммы, которые начисляются работникам за особые условия труда: районный коэффициент, доплата за вредность, за работу в ночное время, за совмещение и пр.
  5. Заключительный раздел. В заключительной части отражается порядок утверждения документа, сроки его ввода в действие и отмены предыдущей редакции. Этот раздел факультативен, поскольку информация содержится в приказе, которым руководитель утверждает Положение.

Это примерный перечень разделов, которые могут быть в Положении. На свое усмотрение работодатель может выделить в отдельную часть порядок и сроки выплаты заработной платы, общую схему оплаты труда или принятые в организации удержания из зарплаты.

Кто утверждает Положение об оплате?

В зависимости от штата организации в разработке Положения могут участвовать бухгалтеры, специалисты экономического отдела, юридической службы, документационно-правового обеспечения и пр. Если на предприятии есть профсоюзная организация или представительный орган работников (

ст. 372 ТК РФ), проект Положения обязательно согласуется с ними. Если выборный орган отсутствует, руководитель утверждает проект единолично своим приказом.

Значимый момент: ознакомить сотрудников с Положением об оплате труда (в том числе с новой редакцией Положения) работодатель должен минимум за два месяца до вступления документа в силу. То есть в приказе, которым руководитель утверждает Положение, должна быть обозначена дата вступления документа в силу — не менее чем через два месяца.

Ознакомиться с Положением об оплате труда обязаны все сотрудники организации при приеме на работу или за два месяца до введения новой редакции в действие.

Уведомления оформляются индивидуально каждому, в бумажном виде. Подписи о прочтении Положения сотрудники могут оставить на самих уведомлениях, в специальном журнале или на листах ознакомления.

Нарушение этих сроков может стать поводом для трудовых споров и повлечь за собой административную ответственность.

Читайте также:

положение об оплате труда

Люпус
[e-mail скрыт]
Белая раша, Минск
Вопрос дискуссионный, это мне нравится, хоть что-то нестандартное
Многие специалисты многих гос.органов утверждают (Вы их знаете или слышали о них), что в каждом предприятии, независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности, дожны быть локальные нормативные акты (ЛНА),такие как Положение опремировании, Положение об оплате труда и т.
п. А что писать в этих ЛНА, если премий руководством не предусмотрено.
Вот что пишет Максим НИКОЛАЕВ, юрист
«В свете рассматриваемого вопроса отдельного внимания достойна такая широко распространенная мера поощрения, как премирование. Со времен советской системы премия рассматривалась как часть заработной платы, и невыплата премии, так называемое лишение или депремирование, являлась в большей степени мерой дисциплинарного взыскания, нежели выплата таковой рассматривалась в качестве поощрения. Подобная практика и породила продолжающуюся тенденцию разработки соответствующих локальных нормативных актов типа Положений о премировании, Положений об оплате труда в ключе обязательной выплаты премии всем работникам за определенный период. В крайнем случае указывается, что работник не должен быть в течение определенного периода привлечен к дисциплинарному взысканию. Такое положение вещей нельзя признать безапелляционно верным, ибо премирование по своему замыслу должно носить поощрительный характер и являться именно правом, но не обязанностью нанимателя, как мы уже отмечали выше.

Тем не менее разработка соответствующего локального нормативного акта, действующего у определенного нанимателя по вопросам премирования, безусловно, необходима, так как не только позволит упорядочить и систематизировать меры поощрения, установив надлежащий порядок их применения, но и само по себе наличие такого документа положительно скажется на моральном стимулировании работников, по крайней мере на первоначальном этапе…».
Действительно рекомендации, письма не являются НПА, они и будут рекомендациями, а выполнять их или использовать для стимулирования либо поощрения работников, право нанимателя (работодателя).
Данный опус написан не с целью ущемить права работников в области доплат,выплат, компенсаций, предусмотренных законодательством о труде, за неблагоприятные условия труда (работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, работу в многосменном режиме, в ночное время, интенсивность труда и др.), отклонения от нормальных условий труда (в связи с отступлениями от установленного технологического процесса и др. ), прочие доплаты (за совмещение профессий, должностей, расширение зон обслуживания или увеличение объема работ, классность, руководство бригадой и др.). Все доплаты, компенсации работник должен видеть и знать о них. Подписывая трудовой договор или контракт, работник может все прочитать, и, если его права нарушены, обратиться или в КТС или в суд, за защитой своих нарушенных прав.
Некоторые рабочие и специалисты могут и в глаза не видеть вышеуказанные Положения, их с Положениями могут не знакомить. Или написать Положения замысловатыми фразами на 30 листах, которые читать невыносимо.
В итоге, наличие в частной коммерческой организации Положения об оплате труда не обязательно.

Положение об оплате труда работников

В силу финансового положения, а также особенностей труда на каждом предприятии предусмотрена собственная система формирования окладов сотрудников, которая составляется с учетом объема трудозатрат и норм законодательства — в частности, МРОТ, минимальных уровней надбавок и доплат, которые могут быть установлены как нормативными актами так и актами компании.

Именно поэтому на каждом предприятии и должно быть сформировано Положение об оплате труда, в котором все нюансы проплат и должны быть отражены.

Что это за документ?

Заработная плата состоит не просто из оклада либо почасовой оплаты, а включает в себя и ряд компенсационных либо стимулирующих выплат, размеры которых регулируются законодательными нормами.

Также к заработной плате предъявляется еще ряд требований и условий, которые в обязательном порядке должны быть соблюдены.

Для чего необходимо?

В частности, на основании ст.133 ТК РФ оплата труда за полностью отработанный месяц не может составлять менее установленного минимума, размер которого определяется на законодательном уровне. И в соответствии со ст.134 ТК РФ каждое предприятие должно проводить и индексацию зарплаты с учетом роста цен на основные группы продуктов.

Трудовой кодекс РФ

Также при наличии в компании условий труда, которые отклоняются от нормальных, на законодательном уровне установлены некоторые виды доплат в минимальном размере, но с условием, что работодатели имеют право сей размер увеличить в зависимости от собственных финансовых возможностей и трудозатрат сотрудников.

Стоит отметить и еще один аспект.

Дело в том, что согласно норм, закрепленных в ст.136 ТК РФ, работнику обязаны вручить уведомление при выплате заработной плате с подробным описанием всех начислений и вычетов.

Форма уведомления на каждом предприятии разрабатывается своя, а вот утверждается и приобретает законную силу только после закрепления в локальных актах, коим Положение о заработной плате и является.

Цели составления

Оговоренный выше локальный акт, по сути, является четкими правилами, которые определяют на предприятии все нюансы расчета заработной платы сотрудникам, начиная от сроков выплат и утверждения формы расчетного листа и оканчивая размерами доплат и надбавок, не говоря уже об очередности проведения индексации и порядке предоставления отчета за полученный аванс.

То есть Положение о зарплате является очень важным документом, нормы которого подлежат исполнению с условием, что составлены они в соответствии с нормами закона, ведь в согласно норм ст. 8 ТК РФ любые условия локальных актов, ухудшающих положение работников, применению не подлежат.

Поэтому при составлении сего локального акта каждому предприятию, прежде всего, следует руководствоваться только нормами закона.

Обязательно или нет?

В Приказе Минкультуры № 558, который устанавливает единые правила хранения архивных документов, Положение об оплате присутствует в общем перечне локальных документов, однако в законодательном базе норм, закрепляющих обязательное составление оговоренного документа нет.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Ведь большинство условий об оплате труда присутствует не только в том же Трудовом кодексе РФ, но и в других локальных актах предприятия — к примеру, в трудовом договоре, штатном расписании либо правилах внутреннего трудового распорядка.

Но при налоговой проверке данный документ всегда требуют для того чтобы проверить правомерность начислений, к тому же при наличии тех же вредных условий труда либо стимулирующих доплат сей документ целесообразнее оформить.

Ведь в нем можно не только прописать размеры начислений, но и обобщить все основные аспекты начисления заработной платы на предприятии.

Кто разрабатывает и утверждает?

Как правило, Положение разрабатывает бухгалтерский отдел совместно с юристами компании, ведь именно бухгалтера обязаны знать о всех нюансах начисления, а также о специфике работы присутствующей на предприятии, то есть тех же опасных условиях труда и положенных компенсационных выплатах при этом.

Юристы же проводят юридическую оценку соблюдения всех законодательных актов, ведь при нарушении хотя бы одного из них, данный акт будет признан не законным и следовательно, не только будет запрещен к применению, но и повлечет за собой штрафные санкции.

А вот утверждает Положение уже руководство компании, ведь только от директора зависит повышенный размер доплат и надбавок, а также повышение оклада либо установление той же премии.

Также к утверждению сего локального акта привлекается профсоюзный комитет в обязанности которого входит отстаивание законных прав работников организации.

Порядок составления положения об оплате труда

Учитывая, что каждому работнику на законодательном уровне гарантировано достойное вознаграждение за труд, составить Положение об оплате совсем не просто, ведь в оговоренном акте нужно не только отразить основные аспекты начислений, но и оговорить их в размере не ниже установленного на законодательном уровне, причем независимо от финансового положения предприятия.

Структура и содержание

Конечно, в большинстве случае, при разработке Положения используют Типовые формы, которые затем прорабатывают и включают собственные условия с учетом специфики предприятия, но с присутствием обязательных подразделов.

Обязательные разделы

Так, обязательными для включения являются следующие подразделы:

  • общие положения, в которых описываются основные цели создаваемого документа, а также задачи которые ему предназначено исполнять;
  • размеры оплаты труда, которые устанавливаются в соответствии со штатным расписанием;
  • доплаты и надбавки, в соответствии с теми же условиями труда либо же желанием поощрить сотрудников компании;
  • заключительное положение, в котором определяется срок действия документа.

Также в Положение об оплате могут быть включены:

  • условия выплаты премии;
  • утвержденная форма расчетного листка;
  • порядок проведения индексации;
  • порядок расчета компенсации расходов на отпуск либо переезд, что актуально для работников Крайнего Севера.

Нюансы составления

Следует отметить, что целью составления Положения являются именно обобщение всех законодательных норм, а также отраслевых соглашений, которыми собственно и устанавливаются размеры тех же окладов и дополнительных выплат.

Но законодательство несовершенно и предусмотреть все нюансы финансовой системы невозможно, именно для этого и предназначено Положение об оплате труда.

В частности, в оговоренном документе можно отразить:

  • дату выплаты зарплаты в случае совпадения срока начисления с выходным днем;
  • порядок компенсации в случае заболевания как в отношения работающих, так и уволенных сотрудников;
  • размер компенсации при расширении зон обслуживания либо замене отсутствующего работника;
  • дополнительные социальные выплаты, исходя из финансовых возможностей предприятия, допустим, премирование к юбилею либо материальная помощь в случае тяжелой болезни.

Должна ли быть прописана информация об индексации зарплаты?

В соответствии со ст.134 ТК РФ на каждом предприятии должна производиться индексация, то есть единовременная выплата, призванная уравновесить реальный заработок с ростом инфляции цен на основные группы товаров.

Но учитывая, что на законодательном уровне периодичной данной финансовой операции не установлена, предприятие исполняет оговоренную норму на основании правил установленных именно в положение об оплате труда, где указана формула и оговорены сроки проведения индексации.

Типовые ошибки оформления

Конечно, все работодатели стремятся избежать ошибок при оформлении Положения, ведь это чревато штрафами, однако в некоторых случаях, ошибки все-таки допускаются.

В частности, в большинстве компаний сроки перечисления зарплаты являются плавающими, к примеру, с 5-го по 10-е и с 20-го по 25-е в то время, как в ст.136 ТК РФ четко сказано, что оплата труда должна перечисляться не реже 2-х раз в месяц.

Ошибаются работодатели и при установлении размера аванса, ведь в большинстве компаний, за первые две недели месяца сотруднику выплачивают только символическую сумму, которая в разы меньше заработной платы, а между тем, размер аванса должен составлять не менее половины оклада на основании Письма ФС по труду № 1557-6.

Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6

И самой распространенной ошибкой является отсутствие условий проведения индексации, которая является обязательной, в подобной ситуации даже при регулярном проведении данной процедуры, отсутствие сего условия в Положении все равно приводит к административной ответственности.

Период действия

В ст.12 ТК РФ сказано, что локальный акт является действительным до:

  • принятия другого подобного акта;
  • при истечении срока.

То есть по сути, единого срока действия Положения об оплате на законодательном уровне не установлено, поэтому компания может установить собственный срок действия, конечно с учетом реалий, той же инфляции, экономического положения и собственных финансовых возможностей.

Хотя, учитывая нормы ст.12 ТК РФ, при значительных изменения в финансовом положении предприятия всегда можно разработать новый документ либо внести изменения в уже существующий.

Сроки хранения

В Приказе Минкультуры №558 в п.598 установлен единый срок хранения Положения об оплате труда, а именно до замены его новым.

При издании нового документа, предыдущий локальный акт формируется в отдельную папку и сдается в архив на хранение на протяжении еще 75 лет.

Как часто нужно обновлять информацию в документе?

Учитывая, что Положение не является обязательным документом, правил его ведения и замены тоже не установлено, соответственно он может видоизменяться только при необходимости — допустим, при повышения тех же должностных окладов либо при изменении условий труда по результатам очередной аттестации рабочих мест.

Хотя внести изменения руководство предприятия может и при повышения минимального уровня компенсационных выплат при изменении финансового положения компании.

Как оформить приказ об утверждении положения?

Конечно, после составления Положения об оплате труда оно уже является локальным актом, но вот ввести его в действие и  применять возможно только после его утверждения посредством издания распорядительного документа — приказа, который установленной формы не имеет, ведь его целью является только придание законной силы локальному акту, что подразумевает достаточно простой текст.

Скачать образец приказа можно на нашем сайте:

Приказ об утверждении положения по оплате труда

Особенности внесения изменения в документ

Хотелось бы отметить, что при изменении одного либо нескольких условий Положения издавать новый документ не обязательно, достаточно всего лишь внести изменения в уже существующий, а также их утвердить посредством очередного распорядительного документа.

Образец приказа о совершенствовании документа

В частности, для начала нужно оформить сам список условий, которые подлежат изменению, к примеру, тот же размер окладов либо надбавок, а затем утвердить их приказом, с образцом которого можно также ознакомиться на нашем сайте:

Пример приказа о внесении изменений в положение по оплате труда

К примеру, при внесении изменений в размер окладов, в приказе можно прописать несколько условий:

  • внести изменения в п. 3.2;
  • внести изменения в штатное расписание с учетом нововведений;
  • назначить ответственное лицо, за выполнение оговоренного приказа.

Типовые положения (проекты)

Положение об оплате труда работников (образец 2020) также представлено на нашем сайте и с ним можно не только ознакомится, но и использовать в качестве типового документа.

 О сдельной оплате труда

Сдельная оплата труда подразумевает начисление вознаграждения за единицу произведенной продукции либо выполненного объема работы, который устанавливается в том же Положении об оплате, так как произвести данный расчет возможно только с применением формулы, которая и применяется в подобной ситуации.

Конечно, в идеале подсчитать количество произведенной продукции достаточно просто, но ведь некоторые сотрудники, могут всего лишь участвовать в общем процессе таким образом являясь всего лишь одним винтиком большого процесса производства. И именно в подобной ситуации сдельная оплата труда применяется уже в общем для всех, но с учетом выполненного объема.

Положение о сдельной оплате труда

Для ИП

В соответствии с нормами ТК РФ закон не делает различия между предприятиями различной формы собственности, следовательно ИП имеет такое же право издавать локальные акты, как и крупные компании.

То есть при необходимости предприниматель может отразить основные правила начисления и выплаты заработной платы в Положении.

Типовое положение об оплате труда

Для государственных гражданских служащих

Следует отметить, что оплата труда государственных служащих имеет свои особенности, которые определяются федеральным законодательством — в частности, те же доплаты за ненормированный труд, надбавки за выслугу лет и иные условия оплаты труда при расширении зон обслуживания.

А учитывая, что к государственным структурам применяются повышенные требования, создание Положения об оплате труда является обязательной.

Пример:

Пример об оплате труда для госслужащих

Составить Положение об оплате труда совсем не сложно, для этого нужно всего лишь руководствоваться нормами федерального законодательства, а также приведенными выше рекомендациями, которые помогут не только учесть все нюансы, но и избежать самых распространенных ошибок.

Положение об оплате труда работникам (платные услуги)

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ ОГАУЗ  ГИМДКБ, ОКАЗЫВАЮЩИХ ПЛАТНЫЕ МЕДИЦИНСКИЕ, НЕМЕДИЦИНСКИЕ УСЛУГИ И МЕДИЦИНСКИЕ УСЛУГИ В РАМКАХ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММ ДОБРОВОЛЬНОГО МЕДИЦИНСКОГО СТРАХОВАНИЯ  

 1. Общие положения.

  1.1. Положение разработано и применяется при определении заработной платы ОГАУЗ  ГИМДКБ, оказывающих платные медицинские, немедицинские услуги и медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования. 1.2. Положение предусматривает единые принципы оплаты труда работников ОГАУЗ  ГИМДКБ, оказывающих платные медицинские, немедицинские услуги и медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования.   

2. Основные понятия и определения, используемые в настоящем Положении  

2. 1. Платные медицинские услуги – медицинские услуги, предоставляемые на возмездной основе за счет личных средств граждан, средств юридических лиц и иных средств на основании договоров, в том числе договоров добровольного медицинского страхования;
2.2. Медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования – это медицинские услуги, предоставляемые ОГАУЗ  ГИМДКБ за счет средств добровольного медицинского страхования, объем и качество которых соответствует условиям договора добровольного медицинского страхования.
2.3. Медицинская помощь – комплекс мероприятий, направленных на поддержание и (или) восстановление здоровья и включающих в себя предоставление медицинских услуг.
2.4. Публичная оферта – это реклама и иные предложения ОГАУЗ  ГИМДКБ по оказанию платных услуг, адресованные неопределенному кругу лиц, содержащие все существенные условия договора предложения, из которых усматривается воля лица, делающего эти предложения, заключить договор на указанных в предложениях условиях с любым, кто отзовется. Когда оферта сделана устно без указания срока для ответа о еѐ принятии тем, кому она адресована (пациент, организация), договор считается заключенным, если сторона, которой адресована публичная оферта немедленно заявила о ее принятии (акцепте).
2.5. План финансово-хозяйственной деятельности это документ, составленный ОГАУЗ  ГИМДКБ на текущий финансовый год  (с поквартальной разбивкой), утвержденный Наблюдательным советом ОГАУЗ  ГИМДКБ и определяющий объем средств, полученных от оказания платных медицинских услуг, с указанием источников образования и направлений использования этих средств в структуре показателей классификации операций сектора государственного управления бюджетной классификации Российской Федерации.
2.6. Повышенные комфортность и сервис – это комплекс дополнительных услуг, не входящих в минимальный стандарт предоставления муниципальных услуг при оказании первичной медико-санитарной помощи в ОГАУЗ  ГИМДКБ в условиях стационаров круглосуточного и дневного пребывания всех типов.
2.7. Информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство – это письменный документ, в котором пациент может быть проинформирован о сути получаемой услуги,  ее потенциальной опасности, способе оказания услуги, а также условиях получения этой услуги бесплатно. Формы и условия, при которых подписывается информированное добровольное согласие, разрабатываются ОГАУЗ  ГИМДКБ, исходя из специфики.
2.8. Договор на оказание платных медицинских услуг – это документ, согласно которому исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
2.9. Исполнитель – ОГАУЗ  ГИМДКБ, предоставляющее платные медицинские услуги потребителям.
2.10. Заказчик – это гражданин или организация. физическое  (юридическое) лицо, имеющее намерение, заказать (приобрести) либо заказывающее (приобретающее) платные  медицинские услуги в соответствии с договором в пользу потребителя.
2.11. Потребитель – физическое лицо, имеющее намерение получить либо получающее платные медицинские услуги лично в соответствии с договором. Потребитель, получающий платные медицинские услуги, является пациентом, на которого распространяется действие Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ».  

 

3. Кадровое обеспечение оказания платных услуг.

 

3.1. Для выполнения работ по оказанию платных услуг привлекаются работники ОГАУЗ  ГИМДКБ. 
3.2. Для оказания платных медицинских услуг главным врачом ОГАУЗ  ГИМДКБ издается приказ об утверждении:

— лица, ответственного за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ;

— положения об оплате труда работников, занятых оказанием платных медицинских и немедицинских услуг;

— графиков (расписания) оказания платных медицинских услуг специалистами, которые будут оказывать соответствующие услуги;

— списка сотрудников, оказывающих платные медицинские услуги.
3.3. Работники ОГАУЗ  ГИМДКБ, участвующие в процессе предоставления платных услуг населению, в том числе административно-хозяйственный персонал, подчинены и подотчетны лицу, ответственному за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ.
3.4. При этом на лицо, ответственное за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ возлагаются следующие обязанности:

— осуществление непосредственного руководства деятельностью специалистов, задействованных в предоставлении платных услуг;
— подбор и расстановка медицинского и обслуживающего персонала;
— обеспечение неукоснительного исполнения и соблюдения работниками требований действующего федерального, регионального и муниципального законодательства, настоящего Положения, правил предоставления платных медицинских услуг населению, приказов ОГАУЗ  ГИМДКБ, регламентирующих организацию работы по оказанию платных медицинских услуг населению, в том числе штатной, финансовой и трудовой дисциплины;
— обеспечение систематического контроля за работой медицинского персонала по предоставлению платных услуг в строгом соответствии с утвержденным по ОГАУЗ  ГИМДКБ перечнем видов услуг;
— своевременное реагирование на поступающие от населения жалобы, принятие мер по устранению выявленных недостатков и нарушений;
— внесение руководству ОГАУЗ  ГИМДКБ при разработке Перечня платных услуг предложений по их видам, условиям их оплаты;
3. 5. осуществление по поручению главного врача ОГАУЗ  ГИМДКБ других обязанностей, связанных с оказанием платных медицинских услуг
3.6. Перечень работников утверждается приказом главного врача ОГАУЗ  ГИМДКБ и включает лицо ответственное за оказание платных медицинских услуг, врачей специалистов, бухгалтера и другие должности, необходимые для предоставления платных услуг.
3.7. Отношения ОГАУЗ  ГИМДКБ и специалистов, привлекающихся к оказанию платных услуг, строятся в соответствии личным заявлением сотрудника (Приложение № 1 к Положению), табелем учета рабочего времени. В части стационарной медицинской помощи – в соответствии с договором бригадного подряда (Приложение № 2 к Положению).
3.8. Оплата труда работников, занятых в оказании платных услуг, дифференцированная и зависит от уровня квалификации работника, стажа соответствующей работы и других производственных факторов. 3.9. Каждый работник, оказывающий платную услугу по договору с ОГАУЗ  ГИМДКБ, подчиняется Уставу ОГАУЗ  ГИМДКБ, режиму работы и другим локальным нормативно-правовым документам, принятым в ОГАУЗ  ГИМДКБ.

 

4. Учет платных медицинских услуг и доходов от них. Расходование ОГАУЗ  ГИМДКБ средств, полученных от оказания платных услуг.  

 

4.1. Средства, полученные от оказания платных услуг, расходуются ОГАУЗ  ГИМДКБ в соответствии с планом финансово-хозяйственной деятельности, утвержденными в установленном порядке.
4.2. Доходы, фактически полученные ОГАУЗ  ГИМДКБ от платных медицинских услуг сверх плана финансово-хозяйственной деятельности, подлежат включению в план финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с Положением о порядке составления, утверждения и ведения плана финансово-хозяйственной деятельности муниципальными учреждениями здравоохранения г. Иркутска, утвержденным приказом департамента здравоохранения и социальной помощи населению комитета по социальной политике и культуре администрации г. Иркутска.
4.3. ОГАУЗ  ГИМДКБ вправе заключать договоры и осуществлять оплату продукции, выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных указанными договорами, за счет доходов, полученных от оказания платных медицинских услуг, в пределах утвержденных планов финансово-хозяйственной деятельности за счет средств от оказания платных медицинских услуг и безвозмездных поступлений.
4.4. Средства, получаемые от оказания платных медицинских услуг населению, направляются на возмещение расходов, связанных с их оказанием, покрытие дефицита ассигнований по расходам. 
4.5. ОГАУЗ  ГИМДКБ самостоятельно определяет направления и очередность использования средств, полученных от оказания платных медицинских услуг, в том числе: на оплату труда и материальное стимулирование работников, осуществление
лечебного процесса, на функционирование и развитие ОГАУЗ  ГИМДКБ, на приобретение предметов хозяйственного пользования, оплату коммунальных и иных услуг, проведение ремонтных работ, обучение персонала, оплату командировочных расходов (согласно нормативно-правовых актов) и на другие нужды. Направление использования средств, полученных от оказания платных медицинских услуг, на функционирование и развитие подразделений ОГАУЗ  ГИМДКБ, обучение персонала и оплату командировочных расходов производится с учетом индивидуального трудового вклада сотрудников подразделений (либо по решению Комиссии по распределению средств, полученных от оказания платных медицинских услуг, в состав которой входят: главный врач ОГАУЗ  ГИМДКБ – председатель комиссии, главный бухгалтер, заместитель главного врача по экономическим вопросам, заместитель главного врача по лечебной работе и лицо ответственное за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ).
4.6. Операции с доходами, полученными от оказания платных услуг, ОГАУЗ  ГИМДКБ осуществляются на основании распоряжения первого заместителя мэра – председателя комитета по экономике и финансам администрации г. Иркутска от 16.12.2009 № 104-02-323/9 «Об утверждении Положения о порядке осуществления операций с доходами муниципальных бюджетных учреждений г. Иркутска, полученными от оказания платных услуг и прочими доходами». 
4.7. Оплата труда работников, участвующих в оказании платных медицинских услуг и услуг в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования, а также сотрудников, содействующих их организации, включая работников административно- хозяйственного персонала, производится с учетом их индивидуального трудового вклада в соответствии с Положением об оплате труда (Приложение № 3 к Положению), утверждаемым главным врачом ОГАУЗ  ГИМДКБ с учетом мнения Первичной профсоюзной организации ОГАУЗ  ГИМДКБ.
4.8. Фонд оплаты труда работников, оказывающих платные медицинские услуги и медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования, и административно-хозяйственного персонала не должен превышать 50% от общей суммы полученного ОГАУЗ  ГИМДКБ дохода.
4.9. Заработная плата лиц косвенно участвующих в процессе предоставления платных услуг населению, в том числе административно-хозяйственный персонал не должна превышать 10 % от общей суммы полученного ОГАУЗ  ГИМДКБ дохода, в том числе: лицо, ответственное за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ (заместитель главного врача по организационно-методической) работе – 1,5, ответственный экономист 1 %, ответственный бухгалтер-1%,  главный врач ОГАУЗ  ГИМДКБ -2,5%. 
4.10. За непредставление ОГАУЗ  ГИМДКБ информации об объемах платных медицинских услуг и медицинских услуг в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования в местные органы исполнительной власти по принадлежности либо за ее искажение главный врач ОГАУЗ  ГИМДКБ несет административную ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
4.11. Платные медицинские услуги оказываются медицинским персоналом с обязательным составлением раздельных табелей по основной работе и работе по оказанию платных медицинских услуг.
4.12. Оказание платных медицинских услуг проводится в специальных отделениях (кабинетах) медицинского учреждения или в специально выделенное время, чтобы потоки пациентов по платным и бесплатным услугам не пересекались.
4.13. Оказание платных медицинских услуг в основное рабочее время персонала допускается в порядке исключения в связи с особенностями технологии их проведения
(хирургические вмешательства, родовспоможение, лабораторная диагностика, вакцинация, а также медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования, касающиеся повышения комфортности пребывания пациента в лечебно- профилактическом учреждении, применения медицинских препаратов, материалов и изделий медицинского назначения, не входящих в стандарт лечения, но используемых по желанию пациента), при условии первоочередного оказания гражданам бесплатной медицинской помощи. При этом часы работы медицинского персонала, оказывающего платные услуги во время основной работы, продлеваются на время, затраченное на их предоставление.
4.14. Платные медицинские услуги могут оказываться в основное рабочее время в следующих случаях:
— если это не создает препятствий для получения бесплатной медицинской помощи лицам, имеющим на это право;
— если в силу особенностей процесса оказания медицинской помощи невозможно организовать предоставление медицинских услуг за плату во внерабочее время. В этом случае часы работы медицинского персонала, оказывающего платные медицинские услуги во время основной работы, отражаются в табеле учета рабочего времени по платным услугам и продлеваются на время, затраченное на их предоставление.
4.15. Общее руководство за деятельностью учреждения в сфере платных услуг осуществляет главный врач ОГАУЗ  ГИМДКБ.
4.16.  Главному врачу ОГАУЗ  ГИМДКБ в процессе исполнения возложенных на него по занимаемой должности обязанностей непосредственное участие в оказании платных медицинских услуг запрещается. 
4.17. В свободное от основной работы время главный врач ОГАУЗ  ГИМДКБ, как врач-специалист соответствующего медицинского профиля, может принимать участие в оказании платных услуг с последующей оплатой труда по основаниям, определенным нормативными актами в сфере платных услуг для работников учреждения, непосредственно предоставляющих платные услуги.   4.18. За осуществление функций по общему руководству в сфере платных услуг главный врач может быть премирован. Выплата денежного вознаграждения (премии) осуществляется по итогам экономических показателей работы учреждения в указанной сфере за каждый отчетный квартал при отсутствии жалоб со стороны потребителей платных услуг (в части их объема и качества), за счет средств от платных услуг, распределенных ОГАУЗ  ГИМДКБ на оплату труда, в размере до 5 (пяти) процентов от указанных средств, но не более одного месячного заработка. Конкретный размер вознаграждения (премии) устанавливается решением Наблюдательного совета ОГАУЗ  ГИМДКБ. Для применения указанного поощрения учреждение представляет на рассмотрение Наблюдательного совета ОГАУЗ  ГИМДКБ к 5 числу месяца, следующего за отчетным кварталом, служебную записку (письменное ходатайство) за подписью заместителя главного врача по экономическим вопросам ОГАУЗ  ГИМДКБ с приложением расчета полученного и распределяемого дохода от платных услуг. Основанием выплаты денежного вознаграждения является протокол заседания Наблюдательного совета.

 

5. Финансовое обеспечение специалистов, оказывающих платные услуги.  

 

5.1. Фонд оплаты труда работников, оказывающих платные медицинские услуги и медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования, и административно-хозяйственного персонала не должен превышать 50% от общей суммы полученного ОГАУЗ  ГИМДКБ дохода. 
5.2. Заработная плата лиц косвенно участвующих в процессе предоставления платных услуг населению, в том числе административно-хозяйственный персонал не должна
превышать 10 % от общей суммы полученногоОГАУЗ  ГИМДКБ дохода, в том числе: лицо, ответственное за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ заместитель главного врача по организационно-методической и статистической работе – 1,5 %; регистратор, ведущий запись пациентов  – 4,0 %; ответственный бухгалтер – 1 %, ответственный экономист 1 %, главный врач ОГАУЗ  ГИМДКБ -2,5%.
5.3. Распределение фонда оплаты труда по платным услугам по ОГАУЗ  ГИМДКБ, в целом, определяется по общей стоимости услуг. 
5.4. Персональное распределение фонда оплаты труда производится с учетом индивидуального вклада работников ОГАУЗ  ГИМДКБ, участвующих в предоставлении платных услуг.
5.5. Положение об оплате труда работников ОГАУЗ  ГИМДКБ оказывающих платные медицинские, немедицинские услуги и медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования утверждается главным врачом.  5.6. Главный врач и главный бухгалтер ОГАУЗ  ГИМДКБ несет материальную и другую ответственность за своевременную и правильную оплату труда работников. 

6. Ответственность и контроль за деятельностью по предоставлению платных медицинских услуг

6.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение платных медицинских услуг работниками, оказывающими платные медицинские, немедицинские услуги и медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования, администрация ОГАУЗ  ГИМДКБ принимает меры по привлечению лиц, виновных в нарушении, к дисциплинарной ответственности.
6.2. Контроль за ценами на медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования и порядком взимания денежных средств с населения осуществляют в пределах своей компетенции лицо, ответственное за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ;
6.3. При выявлении по жалобе потребителя услуг ненадлежащего качества их оказания, а также услуг опасных для жизни, здоровья, имущества потребителей и окружающей среды, лицо, ответственное за оказание платных медицинских услуг в ОГАУЗ  ГИМДКБ, обязано незамедлительно извещать об этом главного врача ОГАУЗ  ГИМДКБ. 
6.4. За нарушение прав пациентов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, исполнитель услуги несет административную, уголовную или гражданско-правовую ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.        

Приложение № 1
                                                            к Положению об оплате труда работников ОГАУЗ  ГИМДКБ,
оказывающих платные медицинские, немедицинские услуги и
медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного
медицинского страхования

Форма заявления сотрудника, привлекающегося к оказанию платных услуг  


 Главному врачу ОГАУЗ  ГИМДКБ Новожилову Владимиру Александровичу от _____________________________________ _______________________________________ (должность) _______________________________________ (категория) отделения ______________________________ (название отделения) _______________________________________ _______________________________________ (фамилия, имя, отчество)  
заявление  
Прошу разрешить мне работать  по оказанию платных медицинских и немедицинских услуг и медицинских услуг с «____»___________20____г по «____»___________20____г. по договорам на оказание платных медицинских и немедицинских услуг.
С положением о порядке предоставления платных медицинских и немедицинских услуг и медицинских услуг в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования в Муниципальном автономном учреждении здравоохранения города Иркутска «Городская Ивано-Матренинская детская клиническая больница» ознакомлен (на).   
Дата «_____»_______________ 20____ г.
Подпись ___________________ /__________________________________________/  (расшифровка подписи)  
8  
Приложение № 2
к Положению об оплате труда работников ОГАУЗ  ГИМДКБ, оказывающих платные медицинские, немедицинские услуги и медицинские услуги в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования  
Форма договора бригадного подряда об оказании платных услуг  
г. Иркутск                                                                                    «____»____________20____г.   
Муниципальное автономное учреждение здравоохранения ОГАУЗ  ГИМДКБ, в лице главного врача Новожилова Владимира Александровича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Администрация», с одной стороны, и коллектив отделения _________________________________________________________, именуемый в дальнейшем «Бригада», с другой стороны, именуемые совместно «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора  

1.1. Предметом договора является организация оказания платных медицинских услуг и немедицинских услуг населению по профилю отделения в соответствии с Положением о порядке предоставления платных медицинских и немедицинских услуг и медицинских услуг в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования в областное государственное  автономное учреждение здравоохранения «Городская Ивано-Матренинская детская клиническая больница» и настоящим договором.
1.2. Положением о порядке предоставления платных медицинских и немедицинских услуг и медицинских услуг в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования в областное государственное  автономное учреждение здравоохранения «Городская Ивано-Матренинская детская клиническая больница» определяет взаимоотношения сторон в процессе оказания Бригадой платных медицинских услуг.
1.3. Администрация поручает, а Бригада принимает на себя оказание платных услуг сверх выполнения планового объема работ по лечению больных, а именно _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
1. 4. В целях выполнения всего объема работ работники отделения создают бригаду, в состав которой входят все штатные работники отделения. 

2. Обязанности сторон  

2.1. Бригада обязуется:
2.1.1. Обеспечить высокое качество выполнения работ.
2.1.2. Соблюдать трудовую дисциплину. 
2.1.3. Обеспечить рациональное использование медикаментов, материалов, сохранность оборудования. 2.1.4. Вести установленную документацию. Ежемесячно подавать отчет о работе с указанием объемных показателей в организационно-методический отдел ОГАУЗ  ГИМДКБ.
2.1.5. На общем собрании бригады выработать принципы распределения доплат за счет средств, полученных от оказания платных услуг. Оплата будет производиться на основании рапорта бригадира Бригады. 
2.1.6. Осуществлять бесплатное (без дополнительной оплаты) лечение осложнений возникших по вине врача Бригады.
2.2. Администрация обязуется:
2.2.1. Создать необходимые условия для нормальной работы Бригады.
2.2.2.  Установить Прейскурант платных медицинских и немедицинских услуг и медицинских услуг в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования и заключить договоры со страховыми медицинскими компаниями в системе добровольного медицинского страхования.
2.2.3. Обеспечить маркетинговое сопровождение оказываемых платных услуг.
2.2.4. Производить оплату труда работников в соответствии с действующим договором и Положением о порядке предоставления платных медицинских и немедицинских услуг и медицинских услуг, в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования в областное государственное  автономное учреждение здравоохранения «Городская Ивано-Матренинская детская клиническая больница».  

3. Права сторон  

3.1. Администрация вправе: 
3.1.1. Контролировать работу отделения.
3.1.2. Снижать размер фонда дополнительной оплаты в следующих случаях:
— при наличии нарушений трудовой дисциплины;
— при упущениях в работе, приведших к материальному ущербу или финансовым потерям.
3.1.3. Корректировать фонд дополнительной оплаты труда в соответствии с показателями качества работы.
3.1.4. Решать кадровые вопросы в установленном порядке.
3.1.5. Вмешиваться во внутренние дела Бригады, если нарушается трудовое законодательство, принятые в подразделении принципы оплат труда и т.д.
3.1.6. Полученные от платных услуг доходы использовать на возмещение затрат больницы за использованные медикаменты, перевязочные средства, питание больных, коммунальные услуги, амортизацию оборудования, мягкий инвентарь.
3.2. Бригада вправе:
3.2.1. Самостоятельно организовывать свой труд в рамках действующих норм, стандартов, приказов и других документов, регламентирующих медицинскую деятельность и технику безопасности. 
3.2.2. Самостоятельно решать вопрос об установлении размеров дополнительной оплаты труда, за счет средств, полученных от оказания платных услуг.
3.2.3. Включать в Бригаду и исключать из состава Бригады членов своего подразделения или иных работников.   


4. Ответственность сторон  


4.1. Ответственность Бригады: 
4.1.1. За нарушение условий договора, касающихся трудовой дисциплины, члены Бригады несут дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым Кодексом РФ (замечание, выговор, увольнение).
4.1.2. При снижении Бригадой качественных показателей уменьшается или полностью снимается фонд оплаты.
4.1.3. При нарушении коллективом условий договора Администрация может лишить подразделение права заниматься оказанием платных услуг.
4.2. Ответственность Администрации:
4.2.1. Администрация обязана выплатить Бригаде весь размер фонда оплаты, если она не обеспечила выполнение условий договора со своей стороны. 

5. Порядок разрешения трудовых споров  

5.1. В случаях, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются Положением о порядке предоставления платных медицинских и немедицинских услуг и медицинских услуг в рамках реализации программ добровольного медицинского страхования в областное государственное  автономное учреждение здравоохранения «Городская Ивано-Матренинская детская клиническая больница», договорами со страховыми медицинскими компаниями в системе добровольного медицинского страхования, а так же действующим законодательством РФ.
5.2. В случае, если стороны не пришли к соглашению в результате переговоров, спор разрешается в установленном законом порядке.  

 


6. Условия досрочного расторжения договора  

 

6.1. Договор, может быть, расторгнут в следующих случаях:
6.1.1. По соглашению сторон;
6.1.2. В одностороннем порядке любой из сторон:

при невыполнении другой стороной своих обязательств

— в других случаях в соответствии с действующим законодательством.  

7. Прочие условия  

7.1. Стороны, не исполнившие или ненадлежащим образом исполнившие обязательства по настоящему договору, освобождаются от ответственности, если докажут, что надлежащее исполнение обязательств по настоящему договору оказалось невозможным вследствие наступления обстоятельств непреодолимой силы. При этом сроки выполнения обязательств по настоящему договору соразмерно продлеваются на срок действия указанных обстоятельств.
7.2. Каждая из сторон обязана письменно сообщить о наступлении обстоятельств непреодолимой силы не позднее 10 (десяти) рабочих дней с начала их действия.
7.3. Не уведомление либо несвоевременное уведомление о наступлении обстоятельств непреодолимой силы не дает Сторонам право ссылаться при невозможности выполнить свои обязанности по настоящему договору на наступление таких обстоятельств.
7.4. Взаимоотношения сторон, не урегулированные настоящим договором, регламентируются действующим законодательством РФ.
7.5. Изменения и дополнения в настоящий договор могут быть внесены путем составления дополнительного Соглашения, которое после подписания сторонами прилагается к настоящему договору и становится его неотъемлемой частью.
7.6. Настоящий договор вступает в силу с «____»____________20____г. и действует до «____»____________20____г.
7.7. Настоящий договор составлен в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.  


8. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон  


ОГАУЗ  ГИМДКБ  Адрес: 664009, г.Иркутск, ул.Советская, 57 тел/факс (3952) 29-15-66 E-mail: [email protected] УФК по Иркутской области (КЭФ. ОГАУЗ  ГИМДКБ) р/сч 40703810700003000001 л/сч 03900021301 ИНН 3809015944 КПП 384901001    
Главный врач ОГАУЗ  ГИМДКБ  
______________________/В.А.Новожилов/   
М.П.
Бригада (фамилия, имя, отчество, личная подпись сотрудников):  _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________   
      

Ваше руководство по расчету заработной платы в некоммерческой организации

Когда вы думаете о некоммерческой организации, вы можете представить армию добровольцев, любезно жертвующих своим временем без оплаты. На самом деле некоммерческие организации работают так же, как корпорации с оплачиваемыми работниками и регулярными выплатами. Они сталкиваются с проблемами, аналогичными коммерческим предприятиям, такими как точное удержание налогов с заработной платы, а также сталкиваются с препятствиями, уникальными для некоммерческих организаций, такими как соблюдение жестко ограниченного бюджета, использование грантовых денег для определенных расходов на заработную плату и определение разумной компенсации руководителям.Хотя все это может показаться ошеломляющим, упреждающие исследования и подготовка могут помочь упростить понимание и внедрение некоммерческой платежной ведомости. Вот что нужно знать руководителям некоммерческих организаций.

Удержание налогов с заработной платы

Одно из наиболее распространенных заблуждений, связанных с некоммерческими организациями, заключается в том, что они не платят работникам и, следовательно, не платят налоги с заработной платы. В некоммерческих организациях есть сотрудники, и, несмотря на то, что они освобождены от налогов, они облагаются теми же налогами на заработную плату, что и коммерческие организации. Они должны удерживать федеральный подоходный налог и налоги FICA (Social Security and Medicare) из заработной платы сотрудников, а также выплачивать работодателю часть налогов FICA.

В отличие от коммерческих работодателей, некоммерческие организации 501(c)(3) не платят налоги в соответствии с Федеральным законом о налоге на безработицу (FUTA), налог на заработную плату только для работодателя. Важно отметить, что не все освобожденные от налогов некоммерческие организации являются организациями 501(c)(3). Некоммерческие организации без статуса 501(c)(3) обязаны платить налоги FUTA федеральному правительству.Чтобы иметь право на получение статуса 501(c)(3), некоммерческая организация должна подать заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN) и форму 1023.

Узнайте о наших специальных ценах для некоммерческих организаций

Закон штата о налоге на безработицу (SUTA) Налоговые правила различаются в зависимости от штата; однако некоммерческие организации могут отказаться от ежеквартальных налоговых платежей SUTA в пользу выплаты государству напрямую пособий по безработице, выплачиваемых их бывшим сотрудникам.

Существуют и другие важные соображения, касающиеся налогов на заработную плату некоммерческих организаций:

  • Любая некоммерческая организация, которая платит сотруднику менее 108 долларов.28 лет в календарном году не нужно удерживать налоги FICA (Social Security and Medicare) из заработной платы этого работника.
  • Хотя вы можете вознаградить своих волонтеров, будьте осторожны и не предлагайте вознаграждения, облагаемые налогом. Придерживайтесь привилегий, которые необходимы волонтерам для выполнения своей работы, таких как пропуски на парковку, питание на месте, образовательное обучение и т. д. Если вы передаете подарок, вы должны удержать налоги, а волонтер должен сообщить о стоимости в IRS. как налогооблагаемый доход.

Налоговое законодательство часто меняется, поэтому внимательно следите за обновлениями, чтобы сохранить статус освобождения от налогов и соблюдать его требования.

Использование грантов для оплаты труда сотрудников

Некоммерческие организации часто обращаются за грантами для финансирования конкретных проектов, поддерживающих их общую миссию. Гранты могут использоваться для покрытия расходов на заработную плату определенных сотрудников и их работы над проектами, связанными с грантом.

Сотрудники, чья заработная плата выплачивается за счет гранта, должны отслеживать свое время и деятельность, выполняемую до их конкретного гранта. Некоторая работа, которую они выполняют в течение определенного периода оплаты, может претендовать на получение долларов гранта, а некоторая — нет, поэтому отслеживание становится важным.

Одним из способов отслеживания расходов на заработную плату до грантов является использование системы учета рабочего времени, которая позволяет сотруднику отслеживать время, затраченное на работу, связанную с грантом, через мобильное приложение. Информация о рабочем времени сотрудника фиксируется в режиме реального времени, и данные передаются в приложение расчета заработной платы.

Это упрощает отчет о расходах на заработную плату, связанных с конкретным грантом. Администрация может запускать отчеты, чтобы увидеть расходы на заработную плату, отнесенные к гранту, и эти расходы могут затем направляться на назначенный счет главной книги в своей системе учета.

Пересмотр заработной платы руководителей

Должностные лица и директора некоммерческих организаций должны соответствовать требованиям IRS относительно разумной компенсации. Согласно IRS, разумная компенсация — это «стоимость, которая обычно выплачивается за аналогичные услуги аналогичными предприятиями при аналогичных обстоятельствах».

Разумная компенсация учитывает общую компенсацию, включая заработную плату, дополнительные льготы, отгулы, расходы на профессиональное развитие, бонусы, медицинскую страховку и многое другое.В то время как многие некоммерческие организации работают с очень небольшим бюджетом на заработную плату, тем, у кого высокооплачиваемые сотрудники, следует регулярно пересматривать заработную плату, чтобы обеспечить соответствие правилам IRS.

Управляющий министр Pay

Для религиозных организаций, особого типа некоммерческой благотворительной организации, оплата труда служителей осуществляется иначе, чем оплата труда других сотрудников. Министры обычно назначаются в качестве сотрудников освобожденной от налогов организации, хотя в некоторых случаях министры могут считаться самозанятыми, если выполняются определенные требования.Как и другим работникам, министрам выплачивается заработная плата, которая облагается подоходным налогом, однако есть некоторые отличия.

  • Министерские служащие считаются самозанятыми для целей расчета налога на социальное обеспечение и медицинскую помощь, что означает, что некоммерческая организация не удерживает эти налоги из заработной платы министра, а работник несет ответственность за уплату части налога как работнику, так и работодателю. Министр может запросить освобождение от налога на самозанятость в IRS.
  • Зарплата министра может включать жилье или жилищное пособие.Эта сумма указывается религиозной организацией в форме 990-T и исключается из валового дохода для целей подоходного налога. Однако, как и в случае с заработной платой, жилищные пособия облагаются налогом на социальное обеспечение и медицинскую помощь для самозанятых, если только министру не было предоставлено освобождение.

Существует способ, которым 501(c)(3) религиозные организации могут запросить освобождение работодателя от части налогов на социальное обеспечение и Medicare на всю заработную плату сотрудников. Если им будет предоставлено это освобождение, все сотрудники организации будут нести ответственность за уплату налогов на самостоятельную занятость, уплачивая части налога как работнику, так и работодателю.

Для получения дополнительной информации о заработной плате служителя см. публикацию IRS 517 «Социальное обеспечение и другая информация для представителей духовенства и религиозных деятелей».

Назначение задач по расчету заработной платы

Найм и удержание сотрудников является сложной задачей, когда вы работаете с ограниченным бюджетом. В результате сотрудники некоммерческих организаций часто выполняют более одной функции.

В отличие от более крупных корпораций, которые могут нанимать специалистов по кадрам и расчету заработной платы, в некоммерческих организациях расчетом заработной платы может управлять человек, занимающий другую должность в организации. Это не должно быть проблемой, если человек, управляющий платежной ведомостью, не имеет надлежащего опыта и подготовки. Расчет заработной платы может быть сложным и поставить вашу организацию под угрозу, если вы не соблюдаете федеральное, государственное и местное налоговое законодательство.

Из соображений безопасности вы также хотите быть уверены, что никто не сможет вводить, утверждать и обрабатывать платежную ведомость для вашей организации. У вас всегда должно быть второе лицо, которое проверяет все данные платежной ведомости перед обработкой и выдачей чеков или прямых депозитов.

Подача годовой отчетности

Большинство некоммерческих организаций, признанных освобожденными от налогов, обязаны подавать ежегодную информационную декларацию в IRS. Есть исключения для некоторых религиозных организаций, школ и политических организаций.

Цель этой отчетности — позволить IRS и широкой общественности проводить аудит некоммерческих операций и поддерживать статус освобождения от налогов. Форма 990, Возврат организации, освобожденной от подоходного налога , требует значительного объема данных, включая налоги на заработную плату, количество сотрудников и вознаграждение руководителей.Формы для небольших организаций требуют меньше информации.

  • Форма 990 (для организаций с валовой выручкой, превышающей или равной 200 000 долларов США, или общей суммой активов, превышающей или равной 500 000 долларов США на конец налогового года)
  • Форма 990-EZ (для организаций с годовой выручкой менее 200 000 долларов США и совокупными активами на конец года менее 500 000 долларов США. Эта группа может вместо этого подать форму 990.)
  • Форма 990-N (для небольших организаций с годовой выручкой менее или равной 50 000 долларов США). Эта форма должна быть подана в электронном виде.Некоторые типы организаций не имеют права подавать эту форму.
  • Форма 990-ПФ (для частных фондов, включая неподпадающие под исключения благотворительные фонды, считающиеся частными фондами, независимо от финансового положения)
  • Форма 990-T (декларация по налогу на прибыль для отчета о доходах, не связанных с предпринимательской деятельностью)
  • Форма 990-W (для сообщения расчетного налога на налогооблагаемый доход, не связанный с бизнесом)

Очень важно каждый год уделять время точному заполнению этих форм. IRS отклонит бумажные и электронные декларации, если они неполные или если была подана неправильная форма.На организации могут быть наложены штрафы за несвоевременную подачу документов, и они могут поставить под угрозу свой освобожденный от налогов статус, если не будут подавать документы в течение трех лет.

Понимание тонкостей начисления заработной платы в некоммерческих организациях означает осознание того, что во многом они похожи на коммерческие предприятия, но при этом имеют свои уникальные проблемы. От надлежащего вознаграждения сотрудников до тщательного пересмотра заработной платы и отчетности о своих доходах до надлежащего управления грантами — на тарелке некоммерческой организации есть многое. Однако, вооруженные правильными знаниями, некоммерческие организации могут преодолеть любые проблемы с начислением заработной платы и поддерживать своих сотрудников энергичными и вдохновленными для выполнения миссии своей организации.

 

Соблюдение требований по расчету заработной платы | Обзор правил и законов о налоге на заработную плату

Соблюдение требований по расчету заработной платы означает соблюдение всех федеральных, государственных и местных нормативных актов , регулирующих порядок оплаты труда сотрудников. Работодатели, нарушающие любой из этих законов, могут столкнуться с санкциями, которые могут негативно повлиять на их прибыль или даже вывести их из бизнеса. Но, научившись соблюдать требования по заработной плате, они могут помочь избежать проблем с налогами и поддерживать позитивный моральный дух сотрудников.Ведь от надежной, точной и своевременной оплаты своего труда во многом зависит жизнь сотрудников и их семей.

Руководство по соблюдению требований к заработной плате: 2022

Работодателям следует знать о следующих изменениях в 2022 налоговом году:

  • Базовая заработная плата социального обеспечения увеличена до 147 000 долларов США
  • Увеличен лимит взносов в рамках механизма гибких расходов на здравоохранение (FSA) до 2850 долларов США
  • Уровень взносов до налогообложения для 401(k) увеличен до 20 500 долларов США

Законы и положения о заработной плате

Законы, регулирующие начисление заработной платы, обширны. Помимо различных государственных и местных нормативных актов, некоторые из федеральных законов, о которых должны знать работодатели, включают:

.
  • Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
    FLSA устанавливает национальную минимальную заработную плату и ставки сверхурочной работы, а также требования к ведению учета заработной платы и законы о детском труде.
  • Законы о федеральных страховых взносах (FICA)
    FICA — это налог на заработную плату, который финансирует программы Social Security и Medicare.
  • Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA)
    Другой вид налога на заработную плату, FUTA, предлагает временную помощь в получении дохода для работников, потерявших работу не по своей вине.
  • Закон о равной оплате труда (EPA)
    Разработанный для предотвращения дискриминации в оплате труда по признаку пола, EPA требует от работодателей обеспечивать равную оплату труда мужчин и женщин, выполняющих одинаковую работу на одном рабочем месте.
  • Закон Дэвиса-Бэкона
    Закон Дэвиса-Бэкона требует, чтобы предприятия, занимающиеся общественными работами, выплачивали рабочим и механикам преобладающую заработную плату.

Налог на заработную плату

На самом базовом уровне соблюдение правил расчета заработной платы означает:

  • Точный расчет заработной платы, включая сверхурочные
  • Удержание правильной суммы налога на заработную плату из заработной платы, облагаемой каждым применимым налогом на заработную плату (например,г., налоги на социальное обеспечение)
  • Своевременное депонирование соответствующих налоговых обязательств в соответствующие федеральные, государственные и местные налоговые органы
  • Подача налоговых деклараций по заработной плате в каждую из этих юрисдикций

Более конкретные указания относятся к следующим аспектам начисления заработной платы:

Соответствие FICA

Между взносами работника и работодателя налоги FICA составляют 15,3%. Сотрудники платят 1,45% своего валового дохода в Medicare и еще 6.2% на социальное обеспечение. Работодатели должны соответствовать обоим, поэтому их налоговая ответственность составляет 7,65%. Обратите внимание, что существует лимит взносов на основе заработной платы для Social Security, но не для Medicare.

Соответствие требованиям FUTA

Безработица финансируется работодателями, а не работниками. Закон требует, чтобы работодатели платили 6% от базовой заработной платы FUTA, что составляет первые 7000 долларов годового заработка работника. Если бизнес также облагается государственным налогом на безработицу, он может иметь право на получение кредита в размере до 5,4%, что снижает налоговую ставку FUTA до 0.6%.

Соответствие федеральному подоходному налогу

Ставка федерального подоходного налога в настоящее время колеблется от предельной ставки 10% до 37% по семи различным налоговым категориям. Чтобы определить, сколько удерживать из заработной платы работника, работодатели должны обратиться к форме W-4 каждого человека и следовать инструкциям в публикации IRS 15-T, Удержание федерального подоходного налога.

Соответствие FLSA

Работники, не освобожденные от FLSA, должны получать федеральную минимальную заработную плату, которая составляет 7 долларов.25 в час и имеют право на сверхурочную работу. Ставка сверхурочной работы не менее чем в полтора раза превышает их обычную оплату за каждый час свыше 40 часов в неделю. Работодатели, которые работают в штате с более высокой минимальной заработной платой или ставкой сверхурочной работы, должны соблюдать правила штата.

Соответствие заработной платы: государственные требования

Соблюдение требований по расчету заработной платы достаточно сложно в одном штате, но по мере расширения бизнеса в других юрисдикциях сложность только возрастает. Некоторые штаты следуют федеральному кодексу подоходного налога, другие взимают фиксированную ставку или создают свои собственные налоговые категории, а некоторые вообще не взимают подоходный налог.Как и когда подаются подоходные налоги штата, а также штрафы за несоблюдение требований, также могут варьироваться от штата к штату.

В дополнение к подоходному налогу в штатах действуют разные ставки налога на безработицу, требования к минимальной заработной плате и расходы на страхование по нетрудоспособности. Ознакомьтесь с информационным ресурсом ADP о быстрой заработной плате и налогах, чтобы увидеть конкретные руководящие принципы во всех 50 штатах и ​​их сравнение с федеральным правительством.

Международные правила расчета заработной платы

Универсальный подход к начислению заработной платы не сработает для работодателей, ведущих бизнес за границей.Глобальный рынок сложен и строго регулируется, и даже если штаб-квартира организации находится в Соединенных Штатах, она должна соблюдать местные законы, законы штата и страны, в которой работают ее сотрудники. Вот некоторые из международных правил, которые могут повлиять на то, как работодатели рассчитывают заработную плату:

  • Директива Европейского союза о рабочем времени (WTD)
    Разработанная для защиты здоровья и безопасности сотрудников, WTD ограничивает количество часов, которые люди могут работать в неделю, включая сверхурочные. Он также устанавливает минимальные стандарты для перерывов и оплачиваемого отпуска. Страны-члены могут вносить поправки, поэтому способ применения WTD в одной стране может отличаться в другой.
  • Закон о труде Китайской Народной Республики
    В дополнение к регулированию того, сколько часов работники могут работать в день и в неделю, Закон о труде содержит руководящие принципы в отношении трудовых договоров, заработной платы, трудовых споров, условий труда, социального обеспечения и сверхурочной работы.
  • Система защиты заработной платы Объединенных Арабских Эмиратов (ОАЭ)
    WPS требует от предприятий регистрации в Министерстве трудовых ресурсов и эмиратизации и выплаты работникам через утвержденное финансовое учреждение в установленные сроки.Если работодатели не регистрируются или не производят платежи вовремя, им может быть отказано в разрешении на работу.
  • Закон Великобритании о правах на работу в сфере занятости
    Этот закон содержит рекомендации по трудовым договорам, обоснованным уведомлениям об увольнении, несправедливому увольнению, отпуску по уходу за ребенком и сокращению штата.
  • Закон Японии о трудовых стандартах
    С момента его принятия в 1947 году в Закон Японии о трудовых стандартах неоднократно вносились поправки, которые регулируют минимальную заработную плату, рабочее и сверхурочное время, ежегодный отпуск и другие вопросы занятости.
  • Закон Германии о работе неполный рабочий день и срочных договорах
    В этом законодательстве содержатся указания по увеличению или сокращению рабочего времени при срочной занятости.

Стоимость несоблюдения

Несвоевременная оплата труда сотрудников, неправильная или несвоевременная подача налогов на заработную плату, а также ведение небрежного и неполного учета заработной платы могут нанести серьезный ущерб бизнесу. Некоторые из последствий, с которыми работодатели могут столкнуться при несоблюдении законов и правил о заработной плате, включают:

  • Задолженность по заработной плате
  • Проверки и штрафы государственных органов
  • Штраф и проценты
  • Юридические расходы
  • Снижение морального духа сотрудников
  • Потеря незаменимых данных

Распространенные ошибки в соблюдении требований по расчету заработной платы

Любой может ввести информацию неправильно или положить форму не на место. Добавьте тот факт, что правила расчета заработной платы и налоги постоянно меняются, и легко увидеть, как случаются ошибки в расчете заработной платы. Некоторые из наиболее распространенных:

Неправильная классификация исключений

Сотрудники могут заявить об освобождении от уплаты федерального подоходного налога по форме W-4, если они либо не имели налоговых обязательств в предыдущем году, либо не ожидают их уплаты в текущем году. В эту категорию иногда попадают студенты, работающие неполный рабочий день или сезонные работники, а также лица в возрасте 65 лет и старше или слепые.IRS может попросить пересмотреть запрос на освобождение, и если они решат, что он недействителен, они отправят работодателю и работнику письмо о блокировке. Этот документ будет определять ставку удержания подоходного налога с работника, которую работодатели должны соблюдать, иначе их бизнес может быть привлечен к ответственности за неуплату налогов.

Неправильная классификация сотрудников и независимых подрядчиков

Классификация работников важна, поскольку она определяет, у кого из заработной платы удерживаются налоги. а кто нет.Если человек руководит выполняемой работой и тем, как она выполняется, но работодатель контролирует конечный результат этой работы, то этот человек, как правило, является независимым подрядчиком. Эти типы работников платят налог на самозанятость, поэтому работодатели не вычитают налоги из их заработка. С другой стороны, если кто-то не контролирует свою работу — ни то, что делается, ни как это делается — этот человек обычно является наемным работником, и работодатель будет удерживать требуемые налоги с заработной платы.

Различие между независимыми подрядчиками и сотрудниками легко стирается, а ошибки обходятся дорого.Предприятия могут столкнуться со штрафами и сборами за неправильную классификацию и могут задолжать любые возникшие налоговые платежи или невыплаченную заработную плату за сверхурочную работу. Если есть сомнения относительно статуса работника, работодатели должны подать форму SS-8 в IRS.

Несоблюдение Закона о равной оплате труда

Закон о равной оплате труда гласит, что мужчины и женщины на одном рабочем месте должны получать равную оплату за равный труд. Покрываются все формы вознаграждения, включая заработную плату, бонусы, оплату сверхурочных, опционы на акции, страхование жизни и участие в прибылях.Сотрудники, которые считают, что их работодатель не соблюдает этот закон, могут подать жалобу в Комиссию по обеспечению равных возможностей и подать гражданские иски против компании.

Однако существуют меры, которые могут помочь предотвратить гендерный разрыв в оплате труда, например:

  • Ежегодная проверка ставок заработной платы
  • Использование средних доходов по отрасли в качестве контрольных показателей
  • Документирование всех решений по оплате
  • Сделать компенсацию видимой для всей организации
  • Запрет переговоров о зарплате

Ошибки оплаты труда

Страховые взносы на компенсацию работникам частично основаны на классификации сотрудников, общей заработной плате для каждого класса и, в некоторых случаях, на общем количестве отработанных часов. В большинстве штатов требуется, чтобы страховые компании проводили ежегодную проверку политик работодателей, и если какая-либо из их платежных ведомостей неверна, они могут быть должны дополнительные деньги в счет своей премии. Эти аудиты обычно проводятся через 30–45 дней после истечения срока действия политики в данном году. Проведение внутреннего аудита до того, как страховая компания проведет его, может помочь работодателям устранить любые ошибки в расчете заработной платы, хронометража или классификации должностей, которые могут повлиять на их премию.

Как избежать ошибок при расчете заработной платы

Многих ошибок соблюдения требований можно избежать, если вести учет заработной платы в порядке.Убедитесь, что новые сотрудники сдают все необходимые документы, и внимательно изучите их на наличие перевернутых чисел, неполных или отсутствующих полей данных и неправильных дат. После этого заполните документы, чтобы к ним могли легко получить доступ как отделы кадров, так и отделы расчета заработной платы.

Использовать программное обеспечение для расчета заработной платы

Даже при тщательном учете бумажные формы могут пропадать, а ручной ввод данных увеличивает вероятность ошибок. Лучшим решением является программное обеспечение для расчета заработной платы. Он предлагает множество преимуществ, связанных с соблюдением нормативных требований, таких как:

  • Автоматизация
    Автоматизированные платежи сотрудникам и государственным учреждениям помогают обеспечить соблюдение сроков.
  • Безопасность
    Передовые системы безопасности защищают конфиденциальную информацию сотрудников и бизнеса.
  • Точность
    Поставщики услуг по расчету заработной платы всегда в курсе постоянно меняющихся трудовых и налоговых правил.
  • Интеграция
    Интеграция программного обеспечения для расчета заработной платы с управлением временем и посещаемостью и льготами может избавить работодателей от повторного ввода одной и той же информации и уменьшить количество ошибок.
  • Доступность
    Документы, необходимые для расчета заработной платы, такие как форма W-2 и новые отчеты о найме, могут быть легко доступны.
  • Глобальные возможности
    Поставщики услуг по расчету заработной платы, имеющие глобальные системы учета, могут предоставить международным работодателям всестороннее представление о всей своей рабочей силе.

Составление контрольного списка соответствия заработной платы

Следующий контрольный список может помочь убедиться, что работодатели имеют правильные данные для соблюдения требований по заработной плате при приеме на работу сотрудников. Владельцы малого бизнеса могут загрузить наш Контрольный список расчета заработной платы для более глубокого изучения.

  1. Надлежащим образом классифицировать новых сотрудников (сотрудник или независимый подрядчик?)
  2. Визуально проверьте все посадочные документы на предмет отсутствующей информации или деталей, которые не соответствуют документам, удостоверяющим личность
  3. Внимательно введите все данные в программу управления персоналом и расчета заработной платы
  4. Перепроверьте личную информацию, заработную плату, налоговые коды, зачисленные льготы, рабочее время, банковскую информацию и любые другие соответствующие данные
  5. Обновляйте файлы по мере необходимости для увеличения заработной платы, смены имени, изменения льгот, отпуска и т. д.

Часто задаваемые вопросы о соблюдении правил расчета заработной платы

Что такое соответствие заработной платы?

Соблюдение требований по расчету заработной платы относится к шагам, которые каждый работодатель должен предпринять для соблюдения налогового законодательства, правил заработной платы и рабочего времени, а также других применимых требований, касающихся расчета заработной платы. Эти шаги включают ведение надлежащих форм для каждого сотрудника, удержание и подачу налогов, использование правильных налоговых кодов для бизнеса, сбор и регистрацию штрафов, соблюдение федеральных и государственных правил сверхурочной работы и многое другое.

Какие законы регулируют начисление заработной платы?

Существует множество законов, регулирующих начисление заработной платы на федеральном, государственном, местном и международном уровнях. Некоторые из них включают:

  • Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
  • Законы о федеральных страховых взносах (FICA)
  • Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA)
  • Закон Дэвиса-Бэкона
  • Закон о равной оплате труда
  • Закон Великобритании о правах на работу
  • Закон Японии о трудовых стандартах
  • Закон Германии о неполной занятости и срочных контрактах

Почему важно соблюдать законодательство в области расчета заработной платы?

Соблюдение правил расчета заработной платы является важной обязанностью работодателя, поскольку это:

  • Обеспечивает правильное вознаграждение сотрудников за их работу
  • Финансирует программы социального обслуживания, такие как Medicare и пособия по безработице
  • Помогает снизить риск штрафов и судебных исков
  • Повышает моральный дух рабочей силы

Как вы обеспечиваете точность расчета заработной платы?

  1. Правильно классифицировать работников
  2. Тщательно вести учет сотрудников и заработной платы
  3. Будьте в курсе последних правил расчета заработной платы
  4. Автоматизация расчета заработной платы с помощью программного обеспечения
  5. Интеграция расчета заработной платы с хронометражем и администрированием пособий
  6. Регулярная проверка процессов начисления заработной платы

Как работает расчет заработной платы ADP?

Программное обеспечение ADP для расчета заработной платы

помогает устранить ошибки в соблюдении требований, автоматически рассчитывая и удерживая нужную сумму налогов из заработной платы сотрудников, а затем депонируя эти средства в соответствующие федеральные, государственные и местные органы власти в надлежащее время.

Что такое ADP SmartCompliance?

ADP SmartCompliance® — это технологический и сервисный продукт, призванный помочь среднему и крупному бизнесу управлять сложными требованиями, связанными с трудоустройством, включая налоги на работу, управление формой W-2, выплаты заработной платы, наложение ареста на заработную плату, налоговые льготы, подтверждение занятости и заявления о безработице. . Отдельные модули настраиваются и легко масштабируются по мере роста организации.

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по выплате заработной платы и не является исчерпывающим источником требований.Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется с пониманием того, что ADP не предоставляет юридические или налоговые консультации или другие профессиональные услуги. Приведенные налоговые данные приведены по состоянию на 2021 налоговый год.

Управление расчетом заработной платы | Как управлять платежной ведомостью

Все предприятия, большие и малые, в которых работают люди, имеют одну общую черту — все они должны каким-то образом управлять выплатой заработной платы. Из-за сложности и важности задачи многие работодатели предпочитают работать с поставщиком заработной платы, чтобы убедиться, что все сделано правильно.Фактически, термин «управляемый расчет заработной платы» на самом деле относится к типу аутсорсинга бизнес-процессов, при котором сторонний поставщик занимается всем администрированием расчета заработной платы от имени бизнеса.

Зачем управлять платежной ведомостью?

Работодатели должны управлять начислением заработной платы, чтобы их сотрудники получали оплату правильно и вовремя, а их бизнес соответствовал всем налоговым и трудовым нормам. Выбор поставщика услуг по расчету заработной платы для этой цели имеет ряд преимуществ, в том числе:

  • Повышенная точность

    Программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать многие ручные процессы, чтобы снизить риск просчетов, пропущенных платежей или других ошибок, связанных с человеческим фактором.

  • Надежная отчетность

    В случае запроса от налогового органа работодатели обычно могут составлять отчеты по всем аспектам своей заработной платы — выплаченной заработной плате, удержанным налогам, уплаченным налогам и т. д. — для выполнения запроса.

  • Экономия времени

    Отсутствие необходимости самостоятельно распоряжаться заработной платой дает работодателям возможность сосредоточить больше внимания на стратегических целях, ориентированных на рост.

Как управлять расчетом заработной платы

Независимо от того, как работодатель решит распоряжаться заработной платой, существует несколько основных шагов, применимых к большинству методов:

  1. Сбор и обновление данных о сотрудниках

    Номера социального страхования, сертификаты об удержании налога, налоговые отчисления и классификации работников — это лишь часть информации, необходимой каждому сотруднику.

  2. Рассчитать валовую заработную плату

    Чтобы рассчитать валовую заработную плату для не освобожденных от уплаты налогов или почасовых работников, работодателям необходимо отслеживать общее количество часов, отработанных сотрудниками, и умножать его на их почасовую ставку. Процесс немного проще для освобожденных, наемных работников. Просто разделите годовой оклад на количество периодов оплаты.

  3. Расчет чистой заработной платы

    Чистая заработная плата или заработная плата рассчитывается путем вычитания из валовой заработной платы любых доналоговых отчислений на пособия или пенсионные планы.Затем удержите федеральный подоходный налог, налоги Федерального закона о страховых взносах (FICA) и любые другие применимые налоги и удержания штата или местных органов власти. Наконец, сделайте посленалоговые вычеты, если это необходимо, для некоторых видов пособий, пенсионных планов и арестов заработной платы.

  4. Определение отчислений работодателя от налога на заработную плату

    Работодатели несут ответственность за уплату половины суммы налога FICA, а также федерального налога и налога штата по безработице. Могут быть другие государственные и местные налоги на заработную плату, в зависимости от конкретного штата или города.

  5. Ведите точный учет заработной платы

    Федеральное правительство обязывает предприятия хранить свои платежные ведомости не менее трех лет. В некоторых штатах требования еще больше.

  6. Оплата труда сотрудников

    Предприятия, как правило, могут по своему выбору оплачивать работу сотрудников зарплатным чеком, прямым депозитом или платежной картой, хотя в некоторых штатах действуют правила, касающиеся предложения электронной и альтернативной оплаты.

  7. Плата государственных учреждений и поставщиков пособий

    Налоги, льготы и штрафы, удержанные из заработной платы работников, а также отчисления работодателей на налоги с фонда заработной платы и страховые взносы должны быть своевременно отправлены в соответствующие агентства и страховые компании.

  8. Подать налоговую отчетность

    Предприятия обязаны сообщать об удержанных и уплаченных налогах федеральному правительству и правительству штатов. Обычно это делается либо ежеквартально, либо ежегодно, в зависимости от общей суммы налоговых обязательств предприятия и государственного регулирования.

Что следует учитывать при управлении фондом заработной платы

Прежде чем принять решение об управлении начислением заработной платы с помощью поставщика услуг, работодатели могут рассмотреть свои приоритеты и задать себе следующие вопросы:

  • Когда дело доходит до расчета заработной платы, какие ресурсы самые дефицитные?

    Ограниченное время и нехватка персонала являются распространенными причинами, по которым работодатели обращаются за помощью в расчете заработной платы.

  • Каковы самые большие проблемы при управлении заработной платой?

    У некоторых работодателей возникают проблемы с точным расчетом заработной платы, в то время как у других возникают проблемы с трудовым законодательством и соблюдением налогового законодательства.

  • Какой предпочтительный способ для сотрудников получить доступ к информации о своих выплатах и ​​льготах?

    Владелец бизнеса или менеджер по персоналу могут подавать запросы такого типа, но большинство сотрудников сегодня предпочитают самообслуживание, что характерно для программного обеспечения для расчета заработной платы.

  • Помимо начисления заработной платы, какие услуги потребуются предприятию?

    По мере роста бизнеса им могут потребоваться дополнительные функции, такие как время и посещаемость, администрирование льгот или кадровые услуги. Многие провайдеры могут интегрировать эти возможности с платежной ведомостью.

  • Насколько уверен текущий администратор заработной платы в исследовании, расчете и подаче налогов?

    Некоторые поставщики услуг по расчету заработной платы подают налоги от имени своих клиентов и помогают им соблюдать нормативные требования.

Советы по управлению платежной ведомостью малого бизнеса

Управление расчетом заработной платы — это навык, которому многие владельцы малого бизнеса часто учатся слишком поздно. Однако, следуя этим советам, они могут улучшить свой процесс и вести расчет заработной платы так, как это делают более крупные организации:

  • Создание календаря расчета заработной платы

    Календарь расчета заработной платы помогает работодателям следить за важными сроками выплат, чтобы они могли вовремя платить своим сотрудникам и уплачивать налоги.

  • Сделать доступными политики расчета заработной платы

    Вовлеченность сотрудников можно улучшить, сообщив всем о политике компании по оплате труда, например о том, как рассчитывается заработная плата и исправляются ошибки.

  • Запись передовых процедур

    Создание руководства со всеми предпочтительными шагами по управлению заработной платой может помочь администраторам лучше понять и выполнять свои обязанности.

  • Интеграция расчета заработной платы с хронометражем

    Программное обеспечение учета рабочего времени отслеживает, сколько часов работают сотрудники, чтобы работодатели знали, когда применять ставки за сверхурочную работу, и могли точно рассчитать почасовую заработную плату.

  • Откройте отдельный банковский счет для расчета заработной платы

    Работодатели, которые используют один и тот же банковский счет для выплаты заработной платы и деловых расходов, иногда оказываются не в состоянии платить своим сотрудникам или их налоги, когда денег не хватает.

  • Будьте в курсе последних нормативных актов

    Неосведомленность о новом налоговом законодательстве или обновлении существующего законодательства подвергает предприятия риску несоблюдения требований.

  • Наймите опытного администратора по заработной плате

    Наличие в штате администратора по заработной плате, ориентированного на детали, организованного и способного анализировать цифры, поможет свести к минимуму дорогостоящие ошибки и штрафы.

  • Проведение проверок заработной платы

    Проведение проверок заработной платы не реже одного раза в год может помочь выявить ошибки и определить области, в которых процесс нуждается в улучшении.

  • Рассмотреть возможность совместной работы

    Работодатели, которые хотят максимально снизить риск, могут рассмотреть возможность вступления в профессиональную организацию работодателей (PEO), которая, как правило, занимается большинством аспектов расчета заработной платы, помимо других обязанностей, от их имени.

Часто задаваемые вопросы об управлении заработной платой

Что такое система управления заработной платой?

Система управления начислением заработной платы — это программная технология, разработанная для упрощения расчета заработной платы для предприятий.Он автоматизирует многие из наиболее трудоемких процессов, таких как расчеты, вычеты и платежи, а в некоторых случаях включает услуги по составлению налоговой отчетности и поддержку соблюдения нормативных требований. Сегодня многие провайдеры предлагают управление заработной платой как отдельный продукт или как часть более крупного набора интегрированных возможностей управления персоналом.

Что подразумевается под управлением оплатой труда?

Управление оплатой труда обычно означает процесс, с помощью которого предприятия платят своим сотрудникам и подают налоги с заработной платы в государственные учреждения.Этот термин также иногда используется для обозначения аутсорсинговых услуг по расчету заработной платы.

Каковы некоторые передовые методы расчета заработной платы?

Один из самых надежных способов улучшить процессы начисления заработной платы для работодателей — это сотрудничать с поставщиком услуг. Кроме того, эти три передовых метода, хотя и являются базовыми, могут предотвратить много головной боли для тех, кто плохо знаком с расчетом заработной платы или все еще использует методы «сделай сам»:

  • Регулярно обновляйте платежные ведомости, добавляя последние сведения о каждом сотруднике
  • Дважды проверяйте всю работу, требующую ввода данных, на предмет дублирования информации и ошибок
  • Создайте систему напоминаний, чтобы не пропустить крайний срок уплаты налогов

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по заработной плате и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется с пониманием того, что ADP не предоставляет юридические или налоговые консультации или другие профессиональные услуги.

Политика расчета заработной платы для включения в справочник сотрудника

Справочник сотрудника можно использовать в качестве удобного справочного источника для нынешних и будущих сотрудников. Это руководство должно давать больше, чем просто ответы на вопросы, где, когда, как и что. Он также должен описывать миссию, культуру и ценности вашей организации.

Когда дело доходит до части, в которой излагаются правила расчета заработной платы, обязательно будьте конкретными и подробными, чтобы обеспечить юридическую защиту вашего бизнеса.

Хорошо продуманная политика расчета заработной платы гарантирует, что сотрудники всегда будут получать точную заработную плату в точное время. Политика должна гарантировать, что компания соблюдает федеральные законы, законы штата и местные законы, например законы, касающиеся Medicare и социального обеспечения.

 

Почему важна политика расчета заработной платы?

Важно задокументировать в справочнике для нынешних и будущих сотрудников политику начисления заработной платы вашей компании.

Он говорит им, чего ожидать. Справочник по политике расчета заработной платы сообщает сотрудникам, что они могут рассчитывать на стабильную оплату без задержек. Заработная плата компании может повысить или ослабить моральный дух сотрудников. Заработная плата также важна для финансовой стабильности вашей компании.

Заявление о вашей политике заработной платы также защищает вас с юридической точки зрения. Все, что описано в справочнике для сотрудников, имеет юридическую силу, независимо от того, подписывает его сотрудник или нет.

В Business Journals говорится, что в целом политики, содержащиеся в справочнике, по-прежнему будут применяться к сотруднику, даже если он откажется подписывать.Просто не забудьте сообщить сотруднику в письменной форме, что его или ее отказ подписать не приведет к освобождению от правил, содержащихся в справочнике, а затем закончите, отметив дату и то, что сотрудник отказался подписать форму подтверждения.

Форма предназначена для использования в качестве квитанции и документального подтверждения того, что сотрудник был проинформирован о существовании политик.

 

Что включить в политику расчета заработной платы

Другие разделы вашего руководства для сотрудников, упомянутые ранее, важны, но раздел, касающийся вознаграждения, — это тот, к которому ваши сотрудники, вероятно, будут часто возвращаться.

Согласно Gusto, в справочник для сотрудников следует включить следующее:

 

График расчета заработной платы

  • Будь то еженедельно, раз в две недели или ежемесячно, определите, как часто сотрудники будут получать оплату.
  • Укажите день(а) выплаты зарплаты с конкретными датами и временем.
  • Опишите доступные способы оплаты (прямой депозит, аутсорсинговый расчет заработной платы, чек и т. д.)

Предоплата

Если вы предлагаете авансовые платежи, обязательно четко изложите свою политику и процедуру.

 

Вычеты из заработной платы

  • Перечислите все вычеты из заработной платы по налогам, пособиям или другим сборам, включая подробные пояснения.
  • Не забывайте о доналоговых вычетах и ​​взносах, таких как пенсионные фонды или медицинское страхование.
  • Включая местные, государственные и федеральные налоги.
  • Добавьте вычеты и взносы после уплаты налогов, такие как наложение ареста на заработную плату или профсоюзные взносы.

 

Заработная плата и бонусы

  • Перечислите политики, применимые к наемным и почасовым работникам.
  • Опишите вашу бонусную программу.
  • Перечислите все бонусы, такие как реферальные, годовые, ежеквартальные, юбилейные и бонусы за регистрацию.
  • Объясните классификации занятости.

 

Политика командировочных и деловых расходов

  • Конфиденциальность: Политика расчета заработной платы должна включать заявление о конфиденциальности, в котором говорится, что конфиденциальные данные сотрудников (например, зарплата, банковский счет, номер социального страхования, награды и т. д.) будут защищены.
  • Метод учета заработной платы и безопасности: если конфиденциальная информация о сотруднике просочится, это может сделать ваш бизнес уязвимым для юридических последствий. Обязательно осветите метод ведения записей, как долго эти записи хранятся и какие меры безопасности применяются.

 

Свяжитесь с нами, если вам нужна помощь в переводе справочника сотрудника для вашего международного персонала. Наша команда опытных лингвистов LinguaLinx имеет опыт работы в сфере управления персоналом, а также во многих других отраслях.

 

Что такое начисление заработной платы? Основы, процесс и многое другое

Что такое начисление заработной платы?

Платежная ведомость — это список сотрудников, которым компания платит. Заработная плата также относится к общей сумме денег, которую работодатель выплачивает работникам. В качестве бизнес-функции он включает:

  1. Разработка политики оплаты труда организации, включая гибкие льготы, политику выплаты отпускных и т. д.g., поставщик продуктов питания организации может предоставить информацию о сумме, подлежащей взысканию с сотрудников за потребленное питание)
  2. Фактический расчет брутто-зарплаты, обязательных и негосударственных отчислений и получение чистой заработной платы
  3. Увольнение работника зарплата
  4. Внесение взносов, таких как TDS, PF и т. д., в соответствующие органы и подача деклараций

Короче говоря, мы можем сказать, что процесс начисления заработной платы включает в себя получение того, что причитается работникам, также называемого «чистой заработной платой» после корректировки необходимые налоги и другие отчисления.

Уравнение для расчета чистой заработной платы

Чистая заработная плата = валовой доход — валовой вычет

Где,

валовой доход или заработная плата = все виды регулярного дохода + пособия + любые единовременные выплаты или льгота

Валовой вычет = Все виды регулярных вычетов + установленные законом вычеты + любые разовые вычеты

Расчетные ведомости в Excel могут привести к ошибкам1 Программное обеспечение для расчета заработной платы и управления персоналом БЕСПЛАТНО!

*Бесплатно пожизненно для компаний с менее чем 25 сотрудниками

Каковы этапы обработки платежной ведомости?

Сотрудник по расчету заработной платы должен тщательно все спланировать. Всегда есть текущие задачи, требующие внимания, и постоянная необходимость отслеживать изменения удержаний, отчислений в фонды социального обеспечения и т. д. Весь процесс можно разделить на три этапа: предварительный расчет, фактический расчет заработной платы и действия после расчета заработной платы.

Действия до расчета заработной платы

Определение политики расчета заработной платы

На чистую сумму, подлежащую выплате, влияет множество факторов.В это время вступают в силу различные политики компании, такие как политика оплаты труда, политика отпусков и пособий, политика посещаемости и т. д. В качестве первого шага такие политики должны быть четко определены и одобрены руководством, чтобы обеспечить стандартную обработку платежных ведомостей.

Сбор входных данных

Процесс начисления заработной платы включает взаимодействие с несколькими отделами и персоналом. Это может быть такая информация, как данные о пересмотре заработной платы в середине года, данные о посещаемости и т. д.

В небольших организациях эти входные данные поступают из консолидированного источника или из меньшего числа команд.Однако в более крупной организации задача сбора данных может показаться непосильной. Если вы используете интеллектуальное программное обеспечение для расчета заработной платы, имеющее встроенные функции, такие как управление отпусками и посещаемостью, портал самообслуживания сотрудников и т. Д., Процесс сбора входных данных не остается проблемой.

Проверка входных данных

После получения входных данных необходимо проверить достоверность данных, касающихся соблюдения политики компании, матрицы авторизации/утверждения, правильных форматов и т. д. Также необходимо убедиться, что ни один активный сотрудник не был упущен и что для выплаты зарплаты записи о неактивных сотрудниках не включаются.Прочтите 6 основных проверок платежных ведомостей, чтобы убедиться в правильности расчета заработной платы.

Фактический процесс расчета заработной платы

Расчет заработной платы

На этом этапе проверенные входные данные вводятся в систему расчета заработной платы для фактической обработки расчета заработной платы. Результатом является чистая заработная плата после корректировки необходимых налогов и других отчислений. После завершения процесса начисления заработной платы рекомендуется согласовать значения и проверить их точность, чтобы избежать ошибок.

Процесс после начисления заработной платы

Соблюдение законодательства

Все установленные законом отчисления, такие как EPF, TDS, ESI, вычитаются во время обработки платежной ведомости.Затем компания переводит сумму в соответствующие государственные учреждения. Частота может варьироваться в зависимости от типа взносов. В большинстве случаев оплата взносов производится через чалланы. После оплаты всех взносов подается декларация/отчет. Например, для подачи декларации по ПФ генерируется и регистрируется ECR.

Расчет заработной платы

Каждая организация ведет учет всех своих финансовых операций. Выплачиваемая заработная плата является одной из значительных операционных затрат, которая должна отражаться в бухгалтерских книгах. В рамках управления начислением заработной платы важно убедиться, что все данные о заработной плате и возмещении точно вводятся в систему бухгалтерского учета / ERP.

Выплата

Вы можете выплатить зарплату наличными, чеком или банковским переводом. Как правило, организации предоставляют сотрудникам банковский счет заработной платы. После того, как вы завершите расчет заработной платы, вам необходимо убедиться, что на банковском счете компании достаточно средств для выплаты заработной платы. Затем вам необходимо отправить выписку из банка о заработной плате в соответствующее отделение. Это заявление выдается с такими сведениями, как идентификатор сотрудника, номер банковского счета, размер заработной платы и т. д.Если вы выбираете программное обеспечение для расчета заработной платы с порталом самообслуживания сотрудников, вы можете легко опубликовать платежные ведомости, и сотрудники смогут войти в свою учетную запись и получить доступ к платежным ведомостям.

Отчетность

После того, как вы завершите расчет заработной платы за конкретный месяц, финансовая команда и высшее руководство могут запросить отчеты, такие как расходы на сотрудников по отделам, расходы на сотрудников по местоположению и т. д. данные и извлечь необходимую информацию и обмениваться отчетами.

Соблюдение законодательства в индийской платежной ведомости

Когда вы ведете расчет заработной платы, соответствие законодательству означает, что вы платите в соответствии с применимыми нормами занятости, установленными центральным законодательством и законодательством штата. Общие законодательные требования, которые применяются к индийским предприятиям, включают положение о минимальной заработной плате, выплату сверхурочных заработной платы работникам, вычет TDS, взносы в схемы социального обеспечения, такие как PF, ESI и т. д.

При расчете заработной платы вам необходимо учитывать все эти отчисления и взносы.Подоходный налог является одним из таких вычетов. В начале года работника просят подать декларацию о своих дополнительных доходах, инвестициях в целях экономии налогов и т. д., называемую «декларацией по подоходному налогу». Соответственно, рассчитывается налоговое обязательство работника и вычитается TDS.

Давайте посмотрим, как рассчитать налог для любого физического лица. В Индии у нас есть четыре налоговых категории с возрастающей налоговой ставкой.

Основываясь на вышеуказанных налоговых плитах, вы можете рассчитать ежемесячные налоговые обязательства и вычесть TDS.Затем TDS ежемесячно депонируется правительству, а также подается ежеквартальный отчет обо всех вычетах. После того, как вы заполните декларации TDS за четвертый квартал, вы можете выдать форму 16 сотрудникам. Работники используют эту форму 16 в качестве доказательства вычета налога при подаче декларации по индивидуальному подоходному налогу.

Несоблюдение законодательства может привести к крупным штрафам и пени. Вот почему вы должны быть в курсе всех изменений в законодательстве о налогах и заработной плате.

Проблемы в управлении процессом расчета заработной платы

Процесс расчета заработной платы усложняется по двум основным причинам.

Требование соблюдения законодательства

Как упоминалось ранее, несоблюдение законодательства может привести к наложению штрафов и пени, а в худшем случае может даже поставить под угрозу существование бизнеса. На сегодняшний день существует несколько передовых программ для управления расчетом заработной платы, которые автоматически обрабатывают расчет заработной платы в соответствии с действующим законодательством.

Зависимость от нескольких источников входных данных для расчета заработной платы

Перед обработкой платежной ведомости вам необходимо собрать вместе все данные из таких источников, как журнал посещаемости, запись об использовании транспортного средства, данные от отдела кадров, такие как информация о пересмотре заработной платы и т. д., что усложняет процесс. В течение многих лет сотрудники отдела кадров и расчета заработной платы управляли расчетом заработной платы с помощью таблиц Excel, но в таблицах Excel есть проблемы, такие как зависимость от формул Excel для расчета заработной платы, сложность добавления и удаления сотрудников и другие ограничения, такие как ручной ввод данных, сложность извлечения информации и т. д.

Различные методы расчета заработной платы для вашего бизнеса

Возможные варианты расчета заработной платы: на начальном этапе операций, и несколько сотрудников обычно используют управление заработной платой на основе Excel.

Управление расчетом заработной платы на основе Excel включает расчет заработной платы на листах Excel с использованием стандартного шаблона расчета заработной платы. Установлены математические формулы, которые помогают сотруднику по расчету заработной платы выполнять расчеты. Хотя этот метод не требует каких-либо затрат, но он имеет присущие ему ограничения, такие как

  • Высокая вероятность канцелярских и математических ошибок при вводе данных вручную
  • Сложность добавления и удаления сотрудников из списка заработной платы
  • Вероятность дублирования данных и пропусков записей время от времени
  • Необходимость следить за налоговыми обновлениями и другими законодательными изменениями, такими как PF, PT и т. д.

Аутсорсинг расчета заработной платы

Аутсорсинг расчета заработной платы означает, что вы хотите, чтобы внешнее агентство позаботилось о вашей функции расчета заработной платы.Многие организации, у которых нет специального сотрудника для начисления заработной платы, выбирают этот вариант. В зависимости от цикла оплаты каждый месяц они предоставляют информацию о заработной плате сотрудников и другие данные, такие как посещаемость, отпуска, сведения о возмещении и т. д., поставщику услуг по расчету заработной платы. Затем поставщик услуг рассчитывает заработную плату, а также заботится о соблюдении законодательства. Поскольку расчет заработной платы является важной функцией, и предприятия хотят иметь полную прозрачность и контроль над ней, они часто не решаются отдать расчет заработной платы на аутсорсинг.

Программное обеспечение для расчета заработной платы

Как обсуждалось выше, для успешного выполнения расчета заработной платы необходимо обеспечить своевременное и беспрепятственное поступление данных из всех источников. Цель использования программного обеспечения состоит в том, чтобы уменьшить трение при получении входных данных. На рынке доступно передовое программное обеспечение для управления заработной платой, которое не только автоматизирует расчет заработной платы, но также служит в качестве целостного портала управления отпусками и посещаемостью, управления персоналом и портала самообслуживания сотрудников. В зависимости от размера вашего бизнеса и вариантов использования вы можете выбрать подходящее программное обеспечение для расчета заработной платы для вашего бизнеса.

Лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы для вашей организации

Переход от ручной системы расчета заработной платы к автоматизированной может сэкономить много времени. Это не только помогает быстрее и точнее рассчитать заработную плату, но и делает сотрудников, руководство и регулирующие органы счастливыми.

Есть некоторые особенности, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для расчета заработной платы.

Простота эксплуатации

Функция расчета заработной платы может быть очень громоздкой. Вы должны выбрать систему, которая имеет комплексные, но простые рабочие процессы.Если программное обеспечение является интуитивно понятным, оно снижает потребность в обучении работе с программным обеспечением и руководстве. Кроме того, убедитесь, что поставщик программного обеспечения предоставляет хорошо обновленную документацию, чтобы вы могли получить доступ к информации в любое время, когда вам это может понадобиться.

Масштабируемость

По мере увеличения размера организации ваше программное обеспечение также должно обслуживать вас должным образом. Ограничение может быть связано с данными о сотрудниках, которые он обрабатывает, или с точки зрения доступности таких функций, как управление отпусками и посещаемостью, модель возмещения расходов и т. д.Предлагаемое программное обеспечение должно быть таким, чтобы вы могли без особых трудностей выбрать расширенные функции по разумной цене.

Модуль самообслуживания сотрудников

Одним из основных поставщиков данных для расчета заработной платы является сотрудник. Он предоставляет такую ​​информацию, как инвестиционная декларация об экономии подоходного налога, тип выбранного гибкого пособия и т. д. Взаимодействие между сотрудником по расчету заработной платы и сотрудником обычно очень основано на событиях. Чтобы понять значение модуля ESS, давайте предположим, что декларация по подоходному налогу осуществляется в двух сценариях:

Итак, мы увидели, как простой инструмент, такой как портал самообслуживания сотрудников, может уменьшить ручное вмешательство и автоматизировать сбор данных о заработной плате для точного налогообложения. вычисление.

Интеграция с системой управления временем, посещаемостью и отпусками

Управление временем

Обычно этот модуль используется для отслеживания времени, затрачиваемого на проекты или определенные виды деятельности. Консультационным фирмам, таким как аудиторские фирмы, врачи-специалисты и т. д., которые управляют важными проектами, требуется надежный модуль управления временем для отслеживания времени, и иногда эти данные могут также использоваться для выставления счетов клиентам.

Посещаемость

В то время как большинство небольших организаций переходят на ручную систему посещаемости, средние и крупные организации начали использовать интеллектуальные автоматизированные инструменты, такие как биометрический метод, автоматическое отслеживание через вход в систему, карты доступа, захват радужной оболочки глаза и т. д.Данные хранятся в системе и связаны с программным обеспечением для расчета заработной платы, которое использует эти данные для расчета дней посещаемости, сверхурочной работы и т. д. Для бесперебойной обработки расчета заработной платы убедитесь, что программное обеспечение поддерживает управление посещаемостью и настраивается с помощью машин контроля доступа.

Управление отпусками

В каждой организации сотрудники имеют право брать определенное количество отпусков, таких как поощрительный или ежегодный отпуск, непредвиденный отпуск, отпуск по болезни, отпуск и т. д.

Если программное обеспечение имеет функцию управления отпусками, отдел кадров может напрямую зачислить эти отпуска на счет каждого правомочного работника.По мере необходимости сотрудник может подать заявление на отпуск через систему. Хорошая система также должна уметь определять рабочий процесс, чтобы уведомлять руководителя сотрудника об утверждении или отклонении. Надежное программное обеспечение для расчета заработной платы со встроенной функцией управления отпусками может помочь получить точный расчет заработной платы.

Интеграция с системой учета

Ваша система учета/ERP должна регистрировать каждую финансовую транзакцию, включая информацию о заработной плате, такую ​​как расходы на сотрудников по отделам, отдельные компоненты заработной платы, такие как возмещение, причитающиеся и уплаченные налоги и т. д.Некоторое программное обеспечение для расчета заработной платы имеет интеграцию с бухгалтерским программным обеспечением через API (способ передачи данных напрямую из одного программного обеспечения в другое).

При отсутствии такой интеграции сотруднику по расчету заработной платы необходимо предоставить все детали операции в бухгалтерию. Затем бухгалтер вручную публикует его в виде записей журнала в бухгалтерском / ERP-программном обеспечении, таком как Tally ERP, SAP, Quickbooks и т. Д. Эти интеграции могут помочь финансовой команде и команде по расчету заработной платы работать вместе и избежать ручного ввода данных.

Программное обеспечение на основе облака вместо локальных решений

Пространство автоматизации управления платежными ведомостями быстро трансформируется. Локальные программные решения устарели, и предприятия переходят на облачные решения из-за их преимуществ.

Возможность доступа к данным в любое время и из любого места

Если вы используете облачное программное обеспечение, вам не нужно находиться в офисе, чтобы иметь доступ к данным о заработной плате и данным о сотрудниках. Вы можете войти в систему из любого места в любое время, как и в Gmail.

Преимущество над присущими локальным системам ограничениями

Локальные системы имеют свои ограничения, такие как угроза потери данных в результате пожара, наводнения и т. д. лимит операции. Часто годовая стоимость обслуживания довольно высока. Принимая во внимание, что облачные решения построены на такой технологии, поэтому вы всегда можете выбрать обновленный план, который поддерживает более высокий уровень операций в любое время. Поскольку облачные решения имеют центры обработки данных в нескольких местах, даже во время пожаров, наводнений и т. д.ваши данные остаются в безопасности.

Ошибки Vlookup в данных о заработной плате могут не давать вам спать по ночам

Работайте эффективнее, используя БЕСПЛАТНОЕ программное обеспечение № 1 в Индии для расчета заработной платы и управления персоналом!

*Бесплатно пожизненно для компаний с числом сотрудников менее 25

MRSC — Администрация расчета заработной платы

На этой странице представлен обзор процесса администрирования заработной платы для местных органов власти в штате Вашингтон, включая периоды оплаты, табели учета рабочего времени, налоги штата и федеральные налоги и требования к отчетности, а также расчеты заработной платы за сверхурочную работу.


Обзор

Местные органы власти должны следовать определенным административным процедурам при подготовке и распространении чеков или ордеров на заработную плату среди своих сотрудников, а также при перечислении налогов с заработной платы и взносов в различные государственные и федеральные агентства. Каждая из этих областей регулируется федеральным законодательством и / или законодательством штата, а также местной политикой, принятой юрисдикцией.

Создание и формирование фонда заработной платы начинается с понимания выплачиваемой заработной платы, требований удержания для работника и льгот, предоставляемых работодателем (местным самоуправлением).Каждый из этих различных аспектов повлияет на валовую заработную плату организации, а также на чистую заработную плату работника.


Сотрудники против независимых подрядчиков

Местные органы власти часто нанимают независимых подрядчиков для выполнения работ. Для целей начисления заработной платы важно определить, является ли нанятое лицо наемным работником или независимым подрядчиком в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством о занятости. Различие повлияет на требования удержания, требования к минимальной заработной плате, льготы и многое другое.Этот анализ важен, так как многие местные органы власти нанимают «независимых подрядчиков» для оказания услуг, но затем обращаются с отдельными лицами как с наемными работниками.

Существует множество факторов, которые помогают определить, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком. Вообще говоря, ответ вращается вокруг степени контроля работодателя над работником. Работник является вашим сотрудником, если у вас есть право контролировать его работу, в то время как независимый подрядчик обычно нанимается для выполнения конкретных задач с договорным обязательством выполнить работу в течение определенного периода времени практически без контроля над тем, как они выполняют работу.

Если нанимается независимый подрядчик, который позже определяется как сотрудник организации, это может привести к серьезным проблемам с соблюдением федеральных законов и законов штата, а также местных политик, принятых для обеспечения защиты и льгот для работников. Результатом могут быть значительные штрафы и проценты по неуплаченным налогам и льготам. RCW 49.44.160 прямо говорит об этой проблеме:

Законодательный орган намеревается запретить государственным работодателям неправильно классифицировать сотрудников или предпринимать другие действия, чтобы избежать предоставления или продолжения предоставления льгот на основе занятости, на которые работники имеют право в соответствии с законодательством штата или политикой работодателя или коллективными договорами, применимыми к правильной классификации работника.

Дополнительные сведения об этой проблеме см. по адресу:

.

Остальная информация на оставшейся части этой страницы относится конкретно к сотрудникам и , а не независимым подрядчикам.


Платежные интервалы и платежные периоды

Период оплаты — это определенный период времени, в течение которого сотрудники выполняют работу и за которые сотрудники получают зарплату.

День выплаты заработной платы — это определенный день или дата, установленная работодателем, когда выплачивается заработная плата за часы, отработанные в течение платежного периода.Обычно существует задержка от нескольких дней до недели между окончанием периода оплаты и днем ​​выплаты зарплаты, когда сотрудники получают зарплату. Эта задержка дает агентству время для проверки точности данных табеля учета рабочего времени, подготовки чеков по заработной плате и распределения заработной платы среди сотрудников в электронном виде или с помощью физических чеков.

Эти интервалы платежей устанавливаются каждым органом местного самоуправления индивидуально и могут быть ежемесячными, двухмесячными, двухнедельными или еженедельными, но не менее частыми, чем ежемесячные.

WAC 296-126-023 и WAC 296-128-035 содержат рекомендации по интервалам платежей. Например, если ваше агентство использует полумесячные платежные периоды (первый платежный период охватывает период с первого числа месяца до 15-го числа, а второй платежный период охватывает период с 16-го числа до последнего числа месяца), вы должны выплатить заработную плату не позднее не позднее 25-го числа текущего месяца для первого платежного периода и не позднее 10-го числа следующего месяца для второго платежного периода.

Аналогичным образом, для организаций, которые платят ежемесячно, табель учета рабочего времени будет отправлен в тот же день, когда сотрудник работает.Это представляет собой проблему внутреннего контроля, поскольку нет времени для подтверждения деятельности табеля учета рабочего времени за последний день деятельности работника. Если работник заболеет или у него возникнет личная неотложная ситуация, требующая досрочного ухода с работы, должен быть установлен метод сбора этой информации об отпуске в последующий период оплаты. WAC 296-126-023 и WAC 296-128-035 демонстрируют требования к месячным платежным периодам:

Если платежный период: Тогда день выплаты должен быть не позднее: И работодатель должен платить заработную плату не менее:
Ежемесячно Последний день месяца 1 число месяца — 24 число месяца

Практический совет: Вот несколько факторов, которые следует учитывать при оценке частоты выплат и связанных с ними периодов выплаты:

  • Количество сотрудников. Чем крупнее организация, тем сложнее обычно процесс расчета заработной платы и тем выше вероятность изменений от одного дня выплаты заработной платы к другому.
  • Есть ли в вашей юрисдикции коллективные договоры, которые необходимо учитывать.
  • Время и затраты, связанные с обработкой платежной ведомости. Создание платежной ведомости может быть довольно простым, если у вашей организации есть программное обеспечение и персонал, которые могут обрабатывать платежную ведомость с точностью и эффективностью, но во многих небольших юрисдикциях этот процесс часто выполняется вручную, что требует времени и ресурсов.
  • Соблюдение государственных законов, правил и требований к отчетности. Например, Департаменту пенсионного обеспечения, Министерству труда и промышленности и Службе занятости требуются данные о заработной плате, совпадающие с календарным месяцем (с 1 по 30/31 число). Периоды оплаты, выходящие за рамки этих сроков отчетности, могут потребовать корректировки расчета заработной платы.

Табель учета рабочего времени

Одним из первых шагов в подготовке чека/ордера на компенсацию работника является определение того, получает ли работник вознаграждение на основе почасовой (зарплата) или годовой (зарплата) основе.Руководящие, административные или профессиональные сотрудники часто получают вознаграждение на основе оклада, в то время как другие сотрудники обычно получают почасовую оплату.

Все работники с почасовой оплатой (неосвобожденные) должны заполнить табель учета рабочего времени, в котором отражаются фактически отработанные часы в течение платежного периода, а также часы отпуска, такие как праздничные дни, отпуск, отпуск по болезни, отпуск в связи с утратой близких, использованное компенсационное время или другой оплачиваемый отпуск.

Наемные (освобожденные) сотрудники не обязательно должны заполнять табель учета рабочего времени, поскольку ожидается, что освобожденный сотрудник будет выполнять работу, требуемую для должности, независимо от того, соответствует ли это более или менее 40 часам в рабочей неделе. Тем не менее, наиболее точным методом является заполнение табелей рабочего времени освобожденным работником с указанием фактически отработанных часов или отпускных часов, чтобы точно соответствовать требованиям к отчетности для различных государственных органов.

Все табели учета рабочего времени должны быть рассмотрены и утверждены руководителем или менеджером сотрудника; в небольших юрисдикциях это может быть мэр или председатель совета директоров. Этот надзор гарантирует, что местные органы власти имеют надлежащий внутренний контроль над процессом начисления заработной платы и удовлетворяют требованиям RCW 42.24.080, который требует, чтобы все претензии в отношении услуг или труда были проверены и подтверждены как истинные и справедливые претензии к юрисдикции.

Если в процессе проверки подлинности табеля учета рабочего времени обнаруживается ошибка или несоответствие, сотрудник должен быть уведомлен об этом, а сотрудник должен внести и утвердить изменения с последующим рассмотрением и утверждением руководством.

Формы заявления на отпуск

Заполненный запрос на отпуск и формы утверждения должны быть приложены как часть процесса подачи табеля учета рабочего времени.Местные органы власти должны иметь кадровую политику, регулирующую накопление и использование отпуска, отпуска по болезни, отпуска в связи с утратой близких, отгулов и других форм отпуска, предоставляемых организацией.

Представление заполненной формы отпуска обеспечивает документацию и поддержку данных табеля учета рабочего времени, представленных сотрудником. Бланки заявления на отпуск также служат мерой внутреннего контроля для обеспечения точного учета использованного времени отпуска. Использование незарегистрированных отпусков свидетельствует как об отсутствии внутреннего контроля, так и о возможности дарения государственных средств.

Это особенно верно для освобожденных сотрудников, если ваша организация не требует табеля учета рабочего времени. Освобожденный сотрудник должен заполнить форму запроса на отпуск в отношении времени отпуска, используемого для обеспечения точности и достоверности начисленных остатков отпуска.


Заработная плата за сверхурочную работу

В приведенной ниже информации основное внимание уделяется выплате сверхурочных; для получения дополнительной информации по этой теме в целом, в том числе о том, как определить, какие сотрудники освобождены от налогов, а какие нет, см. нашу страницу о сверхурочной работе и времени компенсации.

В соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством работники, не освобожденные от уплаты налогов, должны получать оплату за сверхурочную работу за все «отработанные часы» сверх 40 часов в любой отдельной рабочей неделе. (Правоохранительные органы, сотрудники пожарной охраны и сотрудники государственных больниц могут иметь разные пороговые значения.)

Для расчета сверхурочной работы важно знать, правильно ли каждая должность классифицируется как «неосвобожденная» или «освобожденная», что будет определять, имеет ли сотрудник право на оплату сверхурочной работы и/или начисление компенсации. Тот факт, что сотрудник получает оклад, не освобождает его автоматически от сверхурочной работы.

Практический совет:  Для наемных работников, не освобожденных от уплаты налогов, система начисления заработной платы должна преобразовывать месячную заработную плату в почасовую оплату для расчета сверхурочной работы, если и когда она возникает. В год примерно 2080 рабочих часов. Чтобы перевести годовой оклад в почасовую оплату, разделите годовую компенсацию на 2080. Например: 40 000 долларов США ÷ 2 080 = 19,23 доллара США в час.

Неотъемлемой частью точного расчета заработной платы за сверхурочную работу является знание фактически отработанных часов в течение рабочей недели.Отпускные часы и праздничные дни и не обязаны учитываться как «отработанные часы».

Например, если сотрудник получает оплачиваемый отпуск или использует оплачиваемый отпуск, в результате чего сотрудник сообщает о более чем 40 часах рабочей недели, указанное время отпуска/отпуска, превышающее 40 часов, не приведет к выплате сверхурочной работы и может быть возвращено сотруднику для использования в течение последующей рабочей недели или оплачивается как «прямой рабочий день» по обычной ставке заработной платы сотрудника, в зависимости от политики и соглашений агентства.

(Однако в некоторых юрисдикциях могут быть предусмотрены более щедрые положения в коллективных договорах и/или кадровой политике, согласно которым праздники и отпуска считаются «отработанными часами» с учетом сверхурочной работы.)

См. примеры ниже:

  Ежедневные часы, указанные в табеле учета рабочего времени Общее количество часов Всего отработано часов Часы, подлежащие оплате за сверхурочную работу
Вс М Ту Вт Ф Сб
Пример №1 10 8 8 8 8 8 0 50 50 10
Пример №2 10 8 [праздник] 8 8 8 8 0 50 42 2
Пример №3 0 8 [больной] 8 8 8 8 2 42 34 0

WAC 296-126-023(6) и WAC 296-128-035(6) требуют от работодателей выплачивать работникам заработную плату за сверхурочную работу в обычный день оплаты за период оплаты, в котором была получена заработная плата за сверхурочную работу.

Однако в тех юрисдикциях, где используется ежемесячный или двухмесячный период оплаты, расчет оплаты за сверхурочную работу часто не может быть завершен для последней части периода оплаты из-за несовпадения рабочей недели и периода оплаты. Например, «рабочая неделя» для сверхурочной работы может длиться с воскресенья по субботу, но период оплаты может заканчиваться во вторник или среду.

В этих случаях правила гласят, что выплата заработной платы за сверхурочную работу не может быть задержана на период, превышающий срок, который разумно необходим работодателю для расчета и организации выплаты причитающейся суммы, и заработная плата за сверхурочную работу должна быть выплачена не позднее чем следующий обычный день выплаты.

Например, WAC предоставляют следующие примеры:

Если платежный период: А если день выплаты обычной заработной платы: Тогда день оплаты сверхурочной работы должен быть не позднее:
1 число месяца — 15 число месяца 25-е число месяца 10-е число следующего месяца
16 число месяца — 30 или 31 число месяца 10-е число следующего месяца 25 числа следующего месяца

Если освобожденный работник работает сверхурочно сверх обычной рабочей недели, нет необходимости компенсировать ему дополнительное время. Тем не менее, некоторые агентства могут предоставлять некоторые ограниченные формы начисления «время компенсации» или «времени обмена» для освобожденных сотрудников, что должно быть рассмотрено в рамках кадровой политики организации. Для получения дополнительной информации см. нашу страницу Сверхурочное и соревновательное время.


Валовая заработная плата: налогооблагаемый доход и вычеты до налогообложения

Одним из факторов точного расчета заработной платы работников является различие между налогооблагаемым и необлагаемым налогом доходом. Вообще говоря, вся заработная плата, выплачиваемая работнику за оказанные услуги, считается налогооблагаемым доходом (публикация IRS 15).Сюда входят заработная плата, оклады, отпускные (отпуск, отпуск по болезни, в связи с утратой близких, праздники и другие формы предоставляемого отпуска), бонусы и налогооблагаемые дополнительные льготы (см. Публикацию IRS 15-B).

Однако некоторые части заработной платы работника могут не облагаться налогом, например, возмещение командировочных расходов и расходов, а также определенный «минимальный» доход, как описано в Публикации 15-B.

Практический совет: Возмещение расходов обычно производится и выплачивается вне системы расчета заработной платы, чтобы избежать путаницы с налогооблагаемым и необлагаемым налогом доходом.

Кроме того, некоторые виды заработной платы, выплачиваемые и впоследствии удерживаемые, могут считаться заработной платой до налогообложения. Эта заработная плата вычитается из заработной платы сотрудников за варианты и льготы, которые освобождаются от удержания федерального подоходного налога и обеспечивают будущие выгоды для сотрудника, такие как взносы в план отложенной компенсации (DCP), сберегательные счета для здоровья (HSA) и план столовой. (Статья 125) взносы.

Важно понимать, какая заработная плата подлежит удержанию федерального налога, а какая считается освобожденной от налога или до налогообложения.Публикация IRS 963 – Справочное руководство для федеральных штатов – это исчерпывающий ресурс для местных органов власти, в котором разъясняется отчетность по заработной плате и налоги на занятость.


Обязательные удержания и взносы работодателя

Вообще говоря, заработная плата работников подлежит удержанию (вычету) определенных государственных и федеральных налогов. Некоторые программы также требуют, чтобы работодатель вносил взносы.

Хотя выборные должностные лица не считаются местными органами власти «служащими» в том же смысле, что и штатные и назначенные должностные лица, они, как правило, считаются наемными работниками в соответствии с налоговым законодательством штата и федеральным законодательством и облагаются налогом на заработную плату и удержаниями, как и любой другой работник ( кроме государственного страхования по безработице).

В таблице ниже приведены обязательные отчисления и отчисления из заработной платы, типичные для заработной платы сотрудников; эти элементы обсуждаются более подробно ниже.

Тип налога на заработную плату Работники, подлежащие удержанию? Выборные должностные лица подлежат удержанию? Взнос работодателя?
Федеральный подоходный налог Да Да
Социальный налог Да* Да* Да*
Налог на Medicare Да Да Да
Компенсация государственным работникам Да Да Да
Государственное страхование по безработице Да Да
Оплачиваемый государством отпуск по семейным обстоятельствам и болезни Да Да Требуется только для агентств с более чем 50 сотрудниками
*Может не применяться в юрисдикциях, зарегистрированных в Государственной пенсионной системе, в которых нет действующего Соглашения по разделу 218, хранящегося в Департаменте пенсионных систем.

Федеральный подоходный налог, социальное обеспечение и Medicare

Социальное обеспечение, Medicare и федеральные подоходные налоги часто называют «налогами 941» из-за требования сообщать о них в форме 941 (см. Раздел «Требования к отчетности по заработной плате» ниже). Налоги на социальное обеспечение и Medicare иногда вместе называются FICA. (Федеральный закон о страховых взносах) налоги

Налоги на социальное обеспечение рассчитываются и удерживаются в фиксированном размере 6.2% от всей заработной платы, выплачиваемой в соответствии с базовой заработной платой социального обеспечения, которая ежегодно меняется в зависимости от индекса средней заработной платы по стране. Любая заработная плата выше базовой заработной платы освобождается от удержания социального обеспечения. (Налоги на социальное обеспечение могут не применяться в тех юрисдикциях, которые зарегистрированы в Государственной пенсионной системе и не имеют действующего и хранящегося в Департаменте пенсионных систем Соглашения по разделу 218. Убедитесь, что у вашей организации есть Соглашение по разделу 218.)

Налоги Medicare рассчитываются и удерживаются по фиксированной цене 1.45% всей заработной платы. В отличие от налогов на социальное обеспечение, на налоги Medicare не распространяется ограничение базовой заработной платы, и вся заработная плата подлежит удержанию. С высокооплачиваемых лиц также может взиматься дополнительный налог на Medicare.

Работодатели обязаны вносить одинаковые взносы как на социальное обеспечение, так и на Medicare, но не на дополнительный налог на Medicare.

Удержание федерального подоходного налога будет варьироваться между физическими лицами в зависимости от их заработной платы и количества освобождений, на которые они претендуют.В публикации 15-T «Методы удержания федерального подоходного налога» описывается, как рассчитать удержание федерального подоходного налога с использованием различных предписанных методов (метод заработной платы в сравнении с процентным методом).

Чтобы определить федеральный подоходный налог, который должен удерживаться из заработной платы работника, работник должен заполнить форму IRS W-4. Эта форма была значительно пересмотрена в 2019 и 2020 годах в связи с изменениями в федеральном удержании и других федеральных налоговых законах. IRS предоставляет формы W-4 и инструкции, чтобы помочь сотрудникам заполнить эту требуемую форму.

Практический совет: Поощряйте всех сотрудников ежегодно подавать обновленные формы W-4. Хотя сотрудники не обязаны ежегодно обновлять свою форму W-4, напоминание полезно, особенно для тех сотрудников, у которых произошли изменения в классификации должностей или семейном положении, которые могут повлиять на надлежащее федеральное удержание.

Обязательное государственное удержание налога

В дополнение к федеральным налоговым требованиям требуются отчисления и взносы штата на компенсацию работникам, пособие по безработице, а также оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни. (В штате Вашингтон нет налога на доходы физических лиц.)

В случае отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по состоянию здоровья надбавка делится между взносом работодателя (36,667%) и удержанием работника (63,333%), если только работодатель добровольно не решил оплатить часть или всю долю работника. Тем не менее, работодательская часть отменяется для работодателей, имеющих менее 50 сотрудников. Для получения помощи в расчете страховых взносов и удержаний с сотрудников см. Калькулятор оплачиваемых семейных и медицинских отпусков штата. Для получения дополнительной информации об этой программе в целом см. нашу страницу «Отпуск по семейным обстоятельствам и болезни».


Дополнительные удержания и взносы работодателя

В той или иной форме большинство органов местного самоуправления предоставляют своим сотрудникам некоторый уровень необязательных льгот. Наряду с этими вариантами существуют налоговые соображения как для работодателя, так и для работника, такие как стоимость предоставляемого пособия и наличие налоговых последствий обязательств по отчетности, которые могут быть наложены путем предоставления определенных вознаграждений по окончании трудовой деятельности. Примерами являются пенсионные обязательства и другие выплаты по окончании трудовой деятельности (OPEB), такие как медицинское страхование через Управление здравоохранения штата Вашингтон (HCA).

Ниже приведен список наиболее распространенных вариантов, предоставляемых органами местного самоуправления:

  • Медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения
  • Медицинские сберегательные счета (HSA) и гибкие сберегательные счета (FSA)
  • Пенсионные планы, такие как PERS, LEOFF, PSERS или JRS в Департаменте пенсионных систем
  • Программы отложенного вознаграждения (DCP)

Предоставляемые программы льгот и уровень взносов работодателя определяют, что необходимо удерживать из зарплаты работника.Некоторые из этих льгот могут быть вычетами до уплаты налогов, как обсуждалось ранее. Некоторые варианты требуют внесения взносов как работодателем, так и работником, в то время как взносы работодателя/работника на другие льготы, такие как медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения, могут определяться местными правилами.

Важно понимать обязанности работодателя и соответственно вводить соответствующие вычеты и/или взносы работодателя.


Распределение зарплаты

Распределение чеков по заработной плате среди сотрудников, а также между различными федеральными и государственными агентствами и другими поставщиками льгот может осуществляться двумя различными способами.

Прямые депозиты стали обычным явлением для многих местных органов власти. RCW 41.04.240 разрешает местным органам власти с 25 или более работниками использовать прямые депозиты для выплаты заработной платы и заработной платы, но запрещает местным органам власти требовать от сотрудников получать прямые депозиты. Письменное разрешение должно быть получено от каждого сотрудника, желающего получать прямые депозиты.

Альтернативным методом распределения зарплаты является прямое распределение, при котором физические (печатные) чеки распределяются среди сотрудников в день выплаты зарплаты. Метод распределения должен обеспечивать получение чеков отдельным работником и не должен передаваться никому, кроме работника, без специального письменного разрешения.


Ошибки расчета заработной платы

Иногда могут возникать ошибки расчета заработной платы. Если сотруднику недоплатили или произошел просчет по удержанию налогов или пособий, ошибку обычно можно исправить при следующей зарплате.

Если сотруднику переплатили , RCW 49.48.200 требует, чтобы переплата вычиталась из последующей заработной платы работника, при этом каждый вычет не должен превышать 5% располагаемого заработка работника в период оплаты (кроме последней выплаты), до тех пор, пока такая переплата не будет полностью возмещена местным правительством. Однако закон разрешает работнику добровольно производить платежи, превышающие 5%, а работодатель и работник могут договориться о другой сумме или методе погашения, кроме вычета из заработной платы.

Работодатель должен следовать процедурам RCW 49. 48.210, в том числе с направлением работнику письменного уведомления с указанием суммы переплаты, основания претензии, требования об оплате в течение 20 календарных дней с даты получения работником уведомления, а также прав работника. В законе также подробно описана процедура оспаривания работником требования о переплате. Если на работника распространяется действие коллективного договора, любая переплата должна рассматриваться в порядке рассмотрения жалоб, изложенном в коллективном договоре.


Требования штата и федерального правительства к отчетности по заработной плате

Работодатели в местных органах власти обязаны представлять различные отчеты о заработной плате в органы власти штата и федеральные органы власти. Ниже приводится обсуждение наиболее распространенных требований к отчетности.

Для тех отчетов, которые должны представляться ежеквартально, включая федеральную форму 941 и компенсацию работникам штата, страхование по безработице, оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, график отчетности приведен ниже:

Квартал Включая дни оплаты от: Отчеты должны быть отправлены:
1 квартал 1 января — 31 марта 30 апреля
2 квартал 1 апреля — 30 июня 31 июля
3 квартал 1 июля — 30 сентября 31 октября
4 квартал 1 октября — 31 декабря 31 января

Федеральная форма 941 (Ежеквартальная)

Работодатели должны ежеквартально отчитываться об удержании и взносах федерального налога на заработную плату в IRS, используя форму 941. Эти так называемые «налоги 941» (см. Публикацию 15, Руководство по налогам для работодателей) состоят из удержанного федерального подоходного налога, а также части налогов социального обеспечения и Medicare, выплачиваемых работодателю и работникам. Федеральные налоговые обязательства основаны на датах выплаты заработной платы (день выплаты). Однако депонирование налогов и отчетность по налоговым обязательствам управляются отдельно.

Форма 941 (см. Инструкции IRS) разделена на разделы, чтобы указать общую заработную плату/оклад, выплаченный в течение квартала, налоговые обязательства работника и работодателя в течение квартала, а также отчет о депозитах.

Однако работодатели должны перечислять 941 налоги в IRS по ежеквартальному, ежемесячному, полунедельному графику или графику перечисления на следующий день. Периодичность внесения депозита будет зависеть от налоговых обязательств работодателя за четырехквартальный ретроспективный период, который начинается 1 июля и заканчивается 30 июня. (Корректировки, сделанные в форме 941-X, не влияют на сумму налоговых обязательств для целей расчета общей суммы налога ответственность за ретроспективный период.)

График депозитов для 941 налога после доступа к ретроспективному периоду:

  • Квартальный депозит из 941 налога может быть сделан, если общая сумма налогов составляет менее 2500 долларов США за текущий или предыдущий квартал, и вы не взяли на себя обязательство по депозиту в размере 100 000 долларов США на следующий день.
  • Ежемесячный депозит , если общая сумма налогов за отчетный период составляет 50 000 долларов США или меньше. Налоги должны быть внесены до 15 числа следующего месяца.
  • Полунедельный депозит , если общая сумма налогов за отчетный период превышает 50 000 долларов США. В соответствии с полунедельным графиком депозитов 941 налог на зарплату, выплаченный в среду, четверг и/или пятницу, должен быть депонирован до следующей среды. В дни выплаты зарплаты, выпадающие на субботу, воскресенье, понедельник и/или вторник, внесите налоговую задолженность до следующей пятницы.
  • Правило депозита на следующий день. Если вы накопите 941 налог в размере 100 000 долларов США или более в течение ежемесячного или полунедельного депозитного периода, вы должны внести налог на следующий рабочий день.

Отчет о графике депозитов заполняется либо в Части 2 ежеквартального отчета 941, либо в отдельном Приложении B, которое должно быть приложено к налоговому отчету 941 (для вкладчиков раз в две недели или на следующий день).

Отчеты по форме 941 должны быть представлены до конца месяца, следующего за закрытием календарного квартала.

Федеральные формы W-2 и W-3 (ежегодно)

Каждый январь местные органы власти должны подавать формы W-2 для всех сотрудников (включая выборных должностных лиц, которым вы выплачивали компенсацию), в которых суммируются платежи, удержания и взносы, сделанные в течение предыдущего календарного года.

Заполненная форма W-2 должна быть создана для каждого сотрудника и должна отражать:

  • Идентификационный номер федерального налогоплательщика работодателя, имя и адрес
  • Имя сотрудника, адрес и номер социального страхования для всех сотрудников, с которых вы удержали налоги по форме 941 или с которых вы заплатили, но не удержали в связи с освобождением от удержания в форме W-4, а также других сотрудников, которым вы могли выплачивать заработную плату, но не удерживать любые налоги 941.
  • Заработная плата брутто, выплаченная работнику, подлежащая федеральному удержанию, и заработная плата брутто, облагаемая налогом на социальное обеспечение и медицинскую помощь.
  • Удержанная часть налога на социальное обеспечение и программу Medicare для сотрудников.
  • Выборочные отсрочки, такие как соглашения 403(b), взносы ROTH и другие планы отсрочки.

Каждый сотрудник должен получить копию своей индивидуальной формы W-2 не позднее 31 января.

Формы W-2 также должны быть переданы в Администрацию социального обеспечения (SSA) до 31 января (или на следующий рабочий день, если 31-е число выпадает на выходной день) с использованием одной формы W-3 и приложением копии A каждого работника W. -2.Форма W-3 отражает накопленные суммы выплаченной заработной платы и налогов, перечисленных в SSA для всех сотрудников, выплаченных в течение календарного года. Форма W-3 изменяется каждый год, чтобы отразить последние изменения в форме W-2, поэтому обязательно используйте правильную форму W-3 для отчетного года.

Практический совет: Перед отправкой заполненных форм W-2/W-3 важно сверить форму W-3 с ежеквартальными отчетами 941. Расхождения между формами 941, поданными в IRS, и формами W-2 и W-3, поданными в SSA, потенциально могут привести к штрафам и процентам за неточности в отчетности.

Вот несколько советов по согласованию:

  • Убедитесь, что размер заработной платы социального обеспечения для каждого сотрудника не превышает годовой предел базовой заработной платы социального обеспечения.
  • Убедитесь, что суммы в форме W-3 совпадают с общими суммами во всех формах W-2.
  • Согласуйте форму W-3 с четырьмя ежеквартальными формами 941, сравнив общие годовые суммы, указанные по следующим статьям:
    • Федеральный подоходный налог удержан.
    • Социальное обеспечение и заработная плата Medicare.
    • Налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь. Как правило, суммы, указанные в Форме 941 (включая корректировки за текущий год), должны примерно в два раза превышать суммы, указанные в Форме W-3, поскольку в Форме 941 указываются как налоги работодателя , так и на социальное обеспечение/медикэр, а в Форме W-3 сообщается только налоги с работника.

Компенсация государственным служащим, пособие по безработице и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (ежеквартально)

Работодатели местных органов власти также обязаны подавать три отдельных ежеквартальных отчета в штат Вашингтон. В отличие от отдельных требований 941 по налоговой отчетности и денежных переводов, государственные налоги и страховые взносы сообщаются и перечисляются вместе. Для всех работодателей необходимы следующие государственные отчеты:

  • Компенсация работникам: Департамент труда и промышленности (L&I). Работодатели или их сторонние обработчики заработной платы должны предоставлять данные о сотрудниках, сообщаемые по типу классификации должностей, общей выплаченной заработной плате, общему количеству отработанных часов и общей сумме взносов, сделанных работодателем и/или работником.Эта информация должна предоставляться ежеквартально через онлайн-портал L&I.
  • Страхование по безработице: Департамент обеспечения занятости (ESD). Требования к отчету ESD включают сведения об активности сотрудников за квартал для всех сотрудников, включая имя сотрудника, номер социального страхования, общую выплаченную сумму и фактическое количество отработанных часов (включая сверхурочные), а также количество часов оплачиваемого отпуска. (Выборные должностные лица не считаются подотчетными работниками (RCW 50.44.040(10)(a) – см. таблицу профессий, освобожденных от ESD). Эта информация должна сообщаться ежеквартально либо онлайн, либо путем подачи бумажных форм.
  • Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (PFML) . Работодатели должны сообщать о количестве отработанных часов, выплаченной заработной плате и собранных и/или внесенных страховых взносах. Эта информация должна предоставляться ежеквартально через онлайн-инструмент отчетности PFML.

Прочие отчеты (ежемесячно)

Местные органы власти предоставляют своим сотрудникам множество дополнительных льгот, которые требуют ежемесячной отчетности и перечисления собранных премий или взносов.Некоторые примеры включают:

  • Департамент пенсионных систем – для пенсионных программ PERS, LEOFF, PSERS или JRS;
  • Программы отложенной компенсации;
  • Программы медицинского, стоматологического и офтальмологического страхования; и
  • Медицинские сберегательные счета (HSA) и гибкие сберегательные счета (FSA).

Сохранение платежной ведомости

Учетные записи и формы платежных ведомостей должны храниться в соответствии с требуемыми сроками хранения на уровне штата и на федеральном уровне.Например, в то время как IRS требует, чтобы работодатели хранили копию формы W-3 и копию D всех форм W-2 не менее четырех лет, местные органы власти в Вашингтоне должны хранить эти документы не менее 5 лет в соответствии с RCW 82.32.070. и Общий график хранения документов местного самоуправления штата Вашингтон (CORE).

Записи о заработной плате могут быть сложными, поскольку к разным типам информации о заработной плате применяются разные требования к хранению. В частности, информация, касающаяся права на получение пенсионных пособий, может храниться очень долго.Государственному департаменту пенсионных служб такие записи могут понадобиться много лет спустя, чтобы определить, имеет ли бывший сотрудник право на получение пенсионных пособий.

Для получения дополнительной информации о хранении записей о заработной плате см. ОСНОВНЫЕ Разделы 3.5 (Заработная плата), 3.8 (Финансовая управленческая отчетность) и 4.2 (Вознаграждения работникам).


Рекомендуемые ресурсы

Ниже приведены некоторые рекомендуемые ресурсы, связанные с администрированием заработной платы:

Как обработать платежную ведомость — businessnewsdaily.com

  • Надлежащее управление заработной платой является ключом к своевременной оплате труда ваших сотрудников и выполнению ваших юридических обязательств.
  • Для правильного отслеживания и выдачи платежной ведомости необходимо выполнить несколько шагов.
  • Правильное программное обеспечение или услуга по расчету заработной платы могут помочь обеспечить точную, своевременную и надлежащую обработку вашей заработной платы.
  • Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по кадрам, которые изучают способы управления обработкой заработной платы.

Когда дело доходит до расчета заработной платы, обычно лучше инвестировать в службу расчета заработной платы или работать с бухгалтером, поскольку вы избегаете большей части обременительной административной и налоговой работы. Однако, несмотря на преимущества аутсорсинга расчета заработной платы, многие малые предприятия решают сделать это самостоятельно, чтобы сэкономить деньги.

Если вы заинтересованы в обработке платежной ведомости вручную, вам необходимо выполнить несколько шагов. В зависимости от размера вашего бизнеса, это может быть очень сложным процессом.И, если вы еще не являетесь экспертом в области расчета заработной платы и налогового законодательства, у вас могут возникнуть проблемы с IRS.

Хотя это руководство предоставит вам некоторые практические шаги для обработки платежной ведомости, вам следует проконсультироваться с бухгалтером или специалистом по заработной плате, чтобы убедиться, что вы соблюдаете требования штата и федерального налога и занятости. Это руководство включает в себя общий обзор и более подробный пошаговый процесс ручного заполнения платежной ведомости вашей компании.

Что такое расчет заработной платы?

Расчет заработной платы — это процедура, используемая для выплаты работникам в конце периода расчета заработной платы. Этот процесс включает в себя несколько шагов, чтобы гарантировать, что заработная плата правильно рассчитывается, отслеживается и распределяется, а также удерживаются правильные суммы налогов, льгот компании и других вычетов. Расчетом заработной платы часто управляет и администрирует специальный специалист по расчету заработной платы, но он также может подпадать под компетенцию отдела кадров.

Основные этапы обработки платежной ведомости

Воспринимайте эти основные этапы как дорожную карту процесса расчета заработной платы. Если у вас есть опыт расчета заработной платы и вам нужно быстро освежить свои знания, этот первый набор шагов может быть быстрым ресурсом.Если вы ищете более глубокое погружение, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть более подробное руководство.

Прежде чем приступить к расчету заработной платы, выполните следующие действия:

Выполните следующие действия, чтобы обработать расчет заработной платы вручную:

  • Просмотрите почасовые графики сотрудников.
  • Определить оплату за сверхурочную работу.
  • Рассчитать брутто-зарплату.
  • Определение отчислений.
  • Расчет чистой заработной платы.
  • Выплаты сотрудникам предпочтительным для них способом доставки (напр.г., бумажный чек, прямой депозит).

Имейте в виду следующее после каждого платежного периода:

  • Ведите учет заработной платы.
  • Помните о возможных просчетах и ​​ошибках.
  • Сообщайте о новых сотрудниках в IRS.

Ключевой вывод: Основные этапы обработки платежной ведомости включают сбор информации о сотрудниках, настройку графика заработной платы, отслеживание отработанного времени и причитающихся денег, выдачу платежей и ведение точных записей.

Как обрабатывать платежную ведомость

Шаг 1: Введите свой идентификационный номер работодателя.

Первым шагом в обработке платежной ведомости является установка вашего EIN и вашего государственного и местного налогового идентификатора. Правительство использует эти идентификационные данные для отслеживания налогов на заработную плату вашего бизнеса и обеспечения соблюдения требований.

Если вы не знаете свой EIN или у вас его нет, вы можете посетить веб-сайт IRS, чтобы настроить его. Чтобы получить идентификационный номер налогоплательщика штата и местного уровня, вам нужно будет пройти через штат и муниципалитет. [Хотите найти лучшие обзоры системы расчета заработной платы для вашего малого бизнеса? Мы можем помочь!]

Шаг 2: Соберите соответствующую налоговую информацию о сотрудниках.

Прежде чем вы начнете начислять заработную плату, ваши сотрудники должны будут заполнить различные налоговые формы, чтобы вы могли учитывать надбавки и другие налоговые данные. Эти формы включают W-4 и I-9 (если это новый сотрудник). Вам нужно будет предоставить различные государственные и местные формы, но они будут зависеть от того, где работает ваш бизнес.

Перед обработкой первого чека о зарплате сотрудника от вашей компании вы также должны иметь на руках следующие документы:

  • Заявление о приеме на работу: информация находится в одном месте.
  • Вычеты: Работник может участвовать в льготах компании, таких как медицинское страхование, сберегательный счет на здоровье или план пенсионных сбережений. Надлежащая обработка платежных ведомостей гарантирует, что правильные суммы для этих пособий удерживаются каждый платежный период.
  • Наложение ареста на заработную плату: По закону вы можете быть обязаны наложить арест на заработную плату ваших сотрудников, если они должны деньги, такие как выплаты IRS или алименты. Наложение ареста на заработную плату осуществляется по решению суда; убедитесь, что у вас есть надлежащая документация на руках и в ваших записях.

Шаг 3: Выберите график расчета заработной платы.

Когда у вас будет соответствующая налоговая и юридическая информация для расчета заработной платы, вы сможете выбрать график, который лучше всего подходит для вашего бизнеса. Существует четыре основных графика: ежемесячный, полумесячный, двухнедельный и еженедельный. Важно понять каждый план, прежде чем решить, какой из них лучше всего подходит для вашего бизнеса. После того, как вы выберете график, настройте календарь с днями выплаты заработной платы и отметьте дни, когда вам придется обрабатывать платежную ведомость для ваших работников, чтобы получить свои деньги в этот определенный день.

Встраивание важных квартальных налоговых дат, праздников и ежегодных налоговых дат. Имейте в виду, что вам придется делать это в начале каждого года. Вы также захотите установить предпочтительный способ доставки для каждого сотрудника.Например, многие предприятия позволяют сотрудникам выбирать между бумажным чеком и прямым депозитом.

Шаг 4: Рассчитайте брутто-зарплату.

Теперь, когда вы установили график расчета заработной платы, вы можете начать обработку своей первой платежной ведомости. Для этого вы должны рассчитать валовую заработную плату каждого сотрудника, которая представляет собой общее количество часов, отработанных сотрудником в данный период оплаты, умноженное на его почасовую ставку.

Начните с подсчета количества часов, отработанных сотрудником в данный платежный период, и обратите внимание на сверхурочные часы.Дополнительное время должно быть оплачено по более высокой ставке в соответствии с федеральным законом. Если почасовой рабочий работает более 40 часов в неделю, вам придется платить полтора часа или почасовую оплату работника плюс половину этой заработной платы.

Вот пример расчета брутто-зарплаты:

  • Работник А отработал 50 часов в течение вашего еженедельного периода оплаты и зарабатывает 10 долларов в час.
  • 40 часов x 10 долларов в час = 400 долларов
  • 10 часов x 15 долларов в час (полтора раза) = 150 долларов
  • Суммарная заработная плата = 550 долларов

Шаг 5: Определите отчисления каждого сотрудника.

Соберите информацию из форм W-4 ваших работников, федеральных требований и требований штата, страховых требований и требований по льготам для определения вычетов каждого сотрудника. Это может усложниться; каждый штат взимает разные налоги с малого бизнеса, поэтому перед выполнением этого шага вам придется изучить политику своего штата. Вот несколько примеров общих требований:

  • Федеральные налоги
  • Социальное обеспечение
  • Государственные налоги
  • Местные налоги
  • Medicare
  • 401 (K) Взносы
  • Компенсация работников
  • Прочие преимущества

Шаг 6 : Рассчитайте чистую заработную плату и платите своим сотрудникам.

Вычтите отчисления каждого работника из его брутто-зарплаты. Оставшаяся сумма представляет собой чистую заработную плату работника или заработную плату на вынос. Это сумма, которую вы будете платить каждому сотруднику. Вам придется удерживать отчисления и выплачивать их вместе с налогами на заработную плату каждый месяц или квартал, в зависимости от установленного вами графика.

После того, как вы установили чистую заработную плату каждого сотрудника, вы можете платить им в запланированный день выплаты жалованья. Вот несколько примеров способов оплаты труда ваших сотрудников:

  • Бумажные чеки, отправляемые по почте на дом или раздаваемые в офисе
  • Прямой перевод на их банковские счета
  • Предоплаченные карты, на которые загружаются платежи на вынос
  • Мобильный кошелек куда вы можете вносить зарплату ваших сотрудников
  • Наличные деньги (хотя этот метод требует более подробного учета и может быть проблемой безопасности)

Шаг 7: Ведите учет заработной платы и вносите все необходимые исправления.

При обработке платежной ведомости важно вести учет ваших транзакций для целей налогообложения и соблюдения нормативных требований. Если сотрудник оспаривает оплату или IRS нуждается в какой-либо документации в будущем, вам нужно иметь записи наготове. Особенно в случае, когда сотрудник оспаривает зарплату, важно вести записи, включая платежи за текущий год, чтобы вы могли решить любые возникающие проблемы.

Шаг 8: Помните о текущих соображениях.

Имейте в виду, что вы должны ежеквартально и ежегодно подавать налоговую отчетность по своему бизнесу.Важно проконсультироваться с бухгалтером, чтобы убедиться, что вы понимаете, как ваши налоги на заработную плату вписываются в этот аспект вашей деятельности. Вы также должны будете сообщать о любых новых сотрудниках в IRS. Когда вы работаете с решением для расчета заработной платы или бухгалтером, это обычно не входит в ваши обязанности.

Примечание редактора: Ищете информацию о системах расчета заработной платы? Заполните приведенную ниже анкету, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами и предоставят необходимую информацию: 

Что представляют собой штрафы за невыплаченный налог на заработную плату?

Важно следить за тем, чтобы налоги с фонда заработной платы выплачивались должным образом и вовремя.Штрафы за неуплату налога на заработную плату налагаются на предприятия, когда они не платят эти налоги или не платят их вовремя. Вы можете подвергнуться этим штрафам, если вы не выполните одно из следующих действий: не предоставите отчеты сотрудникам, не подадите форму 941 в квартал или не перечислите налоги, удержанные из заработной платы сотрудников, в фонды социального обеспечения или Medicare.

Знаете ли вы? Несвоевременная уплата налогов с заработной платы или невыплата налоговых штрафов может привести к серьезным финансовым санкциям, наложенным на ваш бизнес.

Ресурсы для расчета заработной платы

Эти ресурсы обеспечивают дополнительную поддержку при запуске операций по расчету заработной платы:

Использование услуг по расчету заработной платы

Если вы сотрудничаете с бухгалтером или подписываетесь на программное обеспечение для расчета заработной платы, вам не нужно выполнять какие-либо из этих шагов. . Если вы работаете с бухгалтером, вы можете координировать свои действия с ним, чтобы обеспечить правильную и своевременную обработку платежной ведомости вашего бизнеса.

С помощью программного обеспечения для расчета заработной платы вы просто предоставляете соответствующую информацию о сотрудниках и утверждаете отработанные часы.Платформа автоматически рассчитывает отчисления, валовую и чистую оплату. Поставщики услуг по расчету заработной платы обычно имеют онлайн-порталы, на которых работники могут войти в систему, чтобы просмотреть платежные квитанции и налоговые документы на конец года, а также обновить свою информацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.