Отдел снабжения функции: Обязанности отдела снабжения — Энциклопедия по экономике

Содержание

Обязанности отдела снабжения — Энциклопедия по экономике

В обязанности отдела снабжения предприятия входит также распределение материальных ресурсов и контроль за их расходованием, рациональная организация складского хозяйства, учет и хранение материально-технических средств, усиление хозрасчетных взаимоотношений между предприятиями и организациями снабжения и сбыта и др.  [c.143]


ОБЯЗАННОСТИ ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ  [c.139]

По данным складского учета заведующий складом обязан систематически следить за соответствием фактического наличия материалов установленным нормам запаса. Если фактическое наличие материалов превысит установленный максимум запаса или, наоборот, снизится ниже минимума, то заведующий складом должен своевременно сообщить об этом отделу снабжения для принятия необходимых мер. Он обязан также сообщить о тех материа-  [c.122]

Возможно, что для расхода на данный заказ забронированное количество потребуется лишь через известный промежуток времени.

Тем не менее склад вправе его расходовать на другие потребности, если этот материал забронирован на данный заказ. Если же за вычетом брони остаток становится ниже минимума, то отдел снабжения обязан принять меры для пополнения запасов. Как видим, бронирование служит в известной степени средством планирования запасов.  [c.137]


У нас День качества — это плановое мероприятие. Он проводится в один и тот же день недели и в один и тот же час. К нему готовятся все его участники всю неделю, поэтому на любой вопрос, связанный с качеством, они могут дать краткий, всесторонне обдуманный ответ. Ведь во всех цехах каждый случай возврата или брака продукции разбирается в тот же день, когда они произошли. И если, как иногда бывает, начальник цеха начинает говорить о том, что вот, мол, если бы не инструментальный цех, который задержал поставку приспособления, или если бы не отдел снабжения и т. д., то у него все было бы в порядке, директор останавливает выступающего и лишает его слова.

Вопросы организации работы в цехе начальник цеха обязан решать каждодневно в течение всей недели и тот, кто думает, что можно добиться бездефектного изготовления продукции только посредством Дня качества , глубоко ошибается.  [c.39]

Закупочный центр — совокупность всех лиц и групп лиц, участвующих в принятии решений о закупках товаров различного вида, имеющих некоторые общие цели и разделяющих риск за принятые решения. Так, при закупках продукции производственно-технического назначения для предприятия в состав закупочного центра предприятия входят потребители закупаемой продукции руководители и сотрудники, оказывающие влияние на решения в области закупок сотрудники, которые в силу своих обязанностей осуществляют закупки сотрудники и руководители, имеющие формальную или неформальную власть при выборе поставщиков сотрудники, контролирующие поток информации о закупках на предприятии. Закупочный центр не является фиксированной организационной единицей. Его состав меняется в зависимости от вида закупок.

Для простых закупок один сотрудник отдела снабжения может выполнять все роли закупочного центра. Для сложных закупок закупочный центр может включать 20—30 человек. Для продавцов продукции производственно-технического назначения чрезвычайно полезно знать, кто на конкретном предприятии входит в закупочный центр, как отдельные члены закупочного центра влияют на политику закупок, какими соображениями они руководствуются при ее выборе.  [c.194]


В приказе об организации диспетчерской службы предусматриваются организация тесной связи и взаимодействия диспетчеров с отделами снабжения и сбыта, со складами сырья и готовой продукции, с отделами комплектации и технического контроля предприятия, а также устанавливаются права и обязанности работников, несущих диспетчерскую службу.  [c.28]

Управляющий заводом при такой структуре по-прежнему отвечает за все штабные функции. Он сам занимается планированием производства, поручая составление производственных графиков и распределение заданий между исполнителями начальникам цехов и мастерам. Диспетчеры цехов и штабной (административный) координатор обеспечивают цеха материалами и соответствующими рабочими документами появляется самостоятельная функция контроля за инструментами. Функция отгрузки готовой продукции и приемки закупаемых материалов совместно образуют нечто подобное отделу снабжения. С первого же взгляда можно заметить, что указанная организация перерастает в ту, которая показана на рис. 47. Те функции, которые прежде выполнял управляющий заводом, теперь выполняются управляющим производством фирмы, а управляющий заводом выполняет обязанности линейного руководителя.  [c.231]

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

 [c.123]

Справка составляется в одном экземпляре заведующим складом (кладовщиком), который обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса и об остатках материалов, находящихся без движения.  [c.72]

Интересным представляется в этой связи экспертный опрос, проведенный автором среди коммерческих руководителей и начальников отделов снабжения и комплектации ряда промышленных предприятий — слушателей факультета повышения квалификации Ленинградского ордена Трудового Красного Знамени финансово-экономического института имени Н. А. Вознесенского. До ознакомления с передовым опытом советских и зарубежных предприятий по организации активной системы питания цехов более 90% опрошенных высказались за то, что сама функция завоза материалов к месту потребления — обязанность цеховых и транспортных служб, а после ознакомления 70% руководителей изменили свою точку зрения и высказались за оставление цеховым службам лишь плановых функций, передачу функций доставки, приемки и контроля за материальными ресурсами снабжен-  [c.

171]

Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках делается на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.  [c.282]

Отдел снабжения с помощью бухгалтерии или финансового отдела обязан осуществлять контроль за выполнением плана материально-технического снабжения в разрезе поставщиков, своевременностью и полнотой поступления и оприходования материалов. В частности, проверяется, соответствуют ли документы поставщика условиям договора поставки по ассортименту материалов, ИА количеству, цене, упаковке, срокам отгрузки и др. В ведомостях оперативного учета выполнения поставщиками договоров поставки, ведущегося с помощью вычислительной техники, делаются необходимые записи соответствующей информации. Такой учет имеет большое значение для своевременности и надежности предъявления поставщикам претензий и исков, если они нарушают условия договора. Бухгалтерия должна осуществлять контроль за организацией этого оперативного учета, так как от его качества зависит предотвращение потерь, возникающих при несвоевременности или небрежности оформления исков (претензий) к поставщикам по количеству и качеству получаемых материалов.  [c.117]

На основе данных складского сортового учета материалов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, длительное время находящихся без движения. Для этого выписываются сигнальные справки или используются данные, полученные с помощью вычислительных машин и особенно ЭВМ.

 [c.139]

Карточка складского учета материалов (тип. ф. № М-17) заполняется на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток. Когда фактический остаток оказывается выше или ниже установленной нормы запаса, заведующий складом обязан сообщить об этом отделу снабжения.  [c.139]

Руководитель государственного предприятия (генеральный директор, начальник) руководит всей деятельностью и организует работу предприятия. Он управляет через заместителей директора и начальников некоторых отделов —отдела кадров, юридического, канцелярии, главного бухгалтера, которые функционально подчинены только директору. В свою очередь каждый заместитель директора, в соответствии с возложенными на него обязанностями, отвечает за работу тех цехов и отделов, которые функционально ему подчинены. Например, заместителю директора по производству подчинены все цехи основного производства. На небольших предприятиях функции заместителя директора по производству выполняет главный инженер.

За работу отделов снабжения, сбыта, транспортного цеха, а также за состояние центральных складов отвечает заместитель директора  [c.65]

До отправки материалов и оборудования на объект представитель монтажного участка обязан отобрать на складе и проверить качество всех получаемых материалов. Весьма важно, чтобы выдача материалов со склада производилась в необходимом комплекте. Например, отопительный котел должен отпускаться вместе с топочной гарнитурой, шибером, противовесом, роликами, тросом, термометром, регулятором горения, каркасом для обмуровки со стяжками и т. д. Необходимо организовать работу материального склада и заготовительного предприятия так, чтобы последнее выполняло работы по комплектации материалов и оборудования, которые склад осуществлять своими силами не может. Предварительная комплектация материалов и оборудования значительно сокращает непроизводительные затраты труда на мон-тажно-сборочных работах и поэтому должна быть обязательной для всех звеньев монтажной организации, осуществляющих снабжение строек (отдела снабжения и транспорта, центрального материального склада, заготовительного предприятия и автохозяйства).

 [c.124]

На основе данных складского сортового учета материалов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать в отдел снабжения об отклонениях фактического остатка материалов (данные графы 8 «Остаток» основной таблицы формы № М-17) от установленной нормы запаса (величина, отраженная в графе «Норма запаса» первой таблицы формы № М-17), а также об остатках материалов, находящихся без движения. Это делается путем выписки сигнальных справок.  [c.381]

Несут ответственность за то, что могли сделать, но не сделали, зная о сбоях в обеспечении завода сырьем, и диспетчер, и заведующий складом, получившие от 7 до 8 штрафных баллов. Должен отвечать за ритмичную работу всего предприятия и начальник отдела снабжения, в прямую обязанность которого входит обеспечение согласованной работы всех звеньев службы. А он даже не имеет обратной связи , сигнализирующей не только о возможных сбоях, но и о тех, которые уже произошли. Поэтому он тоже получил от 7 до 8 штрафных баллов.  [c.15]

На начальнике отдела снабжения любой фирмы лежит большая ответственность, поскольку он распоряжается крупными суммами денег, зачастую превышающими половину оборота фирмы. За эти деньги он должен обеспечить поставку нужного количества товаров определенного качества и в определенные сроки, чтобы его фирма могла изготовлять свою продукцию в соответствии с имеющимися стандартами и календарным графиком. Он обязан приобрести товары максимального качества по минимальной цене.  [c.139]

Здесь не место обсуждать в деталях организационную структуру отдела снабжения, тем более, что по этому вопросу имеется богатая литература. Нас интересуют те функции и обязанности, которые непосредственно влияют на качество и надежность продукции.  [c.139]

Эти обязанности определяет высшее руководство фирмы. Обычно отдел снабжения обязан  [c.139]

Для складского учета материалов применяют карточки складского учета материалов (форма № М-17), которые открывают на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточки производят на основании первичных документов по движению материальных ценностей. Если выведенный остаток материалов выше или ниже установленной нормы запаса, то заведующий складом обязан своевременно сообщить об этом отделу снабжения. На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек допускают ведение учета в книгах сортового учета.  [c.101]

Министерства и ведомства в инструкциях могут возлагать контроль за использованием цехами и участками лимитов отпуска материалов и на отдел снабжения. В этом случае получатель материалов обязан предъявлять требование на отпуск материалов в отдел снабжения, который указывает на требовании, что материал может быть выдан цеху и одновременно делает запись об отпуске материала в ведомости (карте) учета использования лимита.  [c.175]

Отдел снабжения предприятия наряду с финансовым отделом (бухгалтерией) обязан осуществлять контроль за выполнением плана материально-технического снабжения и своевременностью и полнотой поступления и оприходования материалов. Он же ведет в карточках или книгах оперативный учет реализации фондов и выполнения договоров поставки. Это важно для своевременности и реальности предъявления поставщикам претензий и исков, если они нарушают условия договора.  [c.98]

Во главе каждого склада стоит заведующий. В обязанности заведующего входит прием, хранение и отпуск материалов, а также представление в отдел снабжения и в бухгалтерию установленной документации, проходящей через склад. На крупных складах заведующие имеют помощников, называемых кладовщиками.  [c.268]

Во-первых, преуспевающие менеджеры должны обладать способностями предвидения. В их обязанности входит обеспечение футуристического видения в планировании. Планы должны образовывать единство по вертикали, при этом планы на нижних этажах организационной структуры логически вытекают из планов, разработанных на самом верху. Другими словами, цели каждого отдела должны непосредственно подкреплять общие задачи организации, а цели отдельных рабочих групп должны ориентироваться на цели отдела. Горизонтальное единство также важно, если есть необходимость координации деятельности рабочих групп. Все цели производственных единиц и отделов маркетинга должны работать в тесной взаимосвязи. В то же время финансовые планы и задания в отделах снабжения и кредитования призваны скорее облегчать, чем тормозить, достижение целей совместно с такими отделами, как производственный или сбытовой. Этот момент подчеркивает значение коммуникационной и координационной связи между отделами. Планы должны быть достаточно четкими, для того чтобы указывать направление, и достаточно гибкими, для того чтобы приспосабливаться к меняющимся условиям. Лучшие планы, в представлении Файоля, суть единство опыта и усилий.  [c.82]

Работник отдела снабжения обязан знать законы, регулирующие хозяйственные отношения, разбираться в общей теории управления и юридических аспектах совершения сделок. Работник отдела снабжения как бы управляет работой поставщика и имеет полное представление о юридических обязательствах обеих сторон сделки, что способствует их работе в соответствии с планом. Снабженец обладает достаточным опытом для того, чтобы выявить проблемы в момент их зарождения и, если необходимо, обратиться за содействием к специалистам как своей организации, так и к приглашенным, которые помогут найти приемлемое решение сложных вопросов.  [c.208]

Сотрудник отдела снабжения обязан четко представлять себе технические требования, соответствующий технологический процесс и их влияние на затраты и качество продукции. Ему не обязательно разбираться в технических тонкостях изделия, но он обязан знать о его предназначении и ограничениях применения, а также о его важнейших компонентах. Природа изделия во многом определяет уровень цен, качественные характеристики, методы формирования договорных цен, срок выполнения заказа на поставки или субподряд, а также позиции обеих сторон во время переговоров.  [c.221]

Кроме того, что механизмы контроля снабженческой деятельности являются обязательным атрибутом как с законодательной, так и с этической точки зрения, они еще выполняют две дополнительные функции. Во-первых, способствуют обеспечению закупки высококачественных материалов по ценам не выше рыночных на данный момент. А, во-вторых, и это уже больше относится к человеческому фактору, являются одним из важнейших условий служебного роста профессионального снабженца. Чем лучше работник отдела снабжения разбирается в существующих механизмах контроля и умеет работать в рамках их параметров, тем большую свободу действий он может (и должен) позволить себе при выполнении должностных обязанностей и, следовательно, тем более ценным будет его вклад в развитие компании.  [c.231]

Процедуры — это распределение обязанностей, документальный контроль, определение методов и профессиональное обучение. Методы — это указания путей реализации политики. Перечисленные категории претерпевают изменения по мере того, как сотрудники отдела снабжения овладевают новыми методами реализации политики закупок.  [c.232]

В начале каждого года руководство отдела снабжения обязано определить для каждого сотрудника цели и конкретные задачи, а сотрудники, в свою очередь, должны принять эти цели к исполнению. Каждый квартал руководство проводит проверку результатов работы сотрудника, помогая ему концентрировать свои усилия именно на достижении поставленной цели. В конце года каждый сотрудник обязан официально отчитаться о достигнутых результатах. Результаты проверки фиксируются в письменном виде. Проверке подлежат квалификация сотрудника, его профессиональный уровень, план дальнейшего повышения квалификации с учетом приобретения необходимых  [c.233]

Делегирование закупочных полномочий означает установление суммы средств компании, которую имеет право израсходовать тот или иной работник отдела снабжения. Размещение заказа может происходить в виде договора, заказа на поставки или иного документа, по которому компания берет на себя обязательство закупать сырье, материалы или какие-то услуги. Каждый уровень должностной иерархии имеет предел полномочий, соответствующий объему обязанностей, а также квалификации человека, занимающего в данный момент ту или иную должность. У неопытного агента отдела снабжения этот уровень может быть низким, но по мере того как работник накапливает опыт и проявляет ответственность, уровень его полномочий повышается.  [c.235]

Отправка всех материальных ресурсов на объект также лежит на обязанности отдела снабжения монтажного управления и производится по нарядам на своих автомашинах или на автомаши-  [c.124]

Если материалы поступают без сопроводительных документов или при их поступлении обнаружена недостача, пересортица, несоответствие качеству, указанному вдоговоре, составляется Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе Другие данные . Графа 20 Номер паспорта заполняется только в случае обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни. Для составления акта назначается приемочная комиссия с участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Составленный в двух экземплярах акт утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Материально ответственное лицо по мере приемки ценностей один экземпляр акта с приложением товарно-транспортных накладных и других документов передает в материальную часть бухгалтерии организации, а второй — отделу снабжения или в расчетно-финансовый отдел бухгалтерии для направления поставщику претензионного письма, если это необходимо. Затем расчетные документы передаются в отдел снабжения, который обязан проверить цены, количество, ассортимент в соответствии с договором и завизировать расчетные документы. После этого расчетные документы направляются в бухгалтерию для акцепта и расчета с поставщиком (банком).  [c.127]

Upi анизацйя складского хозяйства на стройках входит в обязанности работников отделов снабжения строительных организаций и должна предусматривать  [c.86]

На протяжении десятилетий хозяйствования в условиях действия затратного механизма, экстенсивных методов и валовых показателей в состав контролирующих органов вливались все новые и новые организации и системы, в функции которых входили те или иные обязанности по контролю за использованием материальных ресурсов. В настоящее время в их число входят более 150 вневедомственных и ведомственных органов, а также организаций общественного и народного контроля. Среди них можно выделить плановые и снаб-женческо-сбытовые органы систем Госплана СССР, Госснаба СССР, министерства и комитеты, руководящие комплексом отраслей (Госстрой СССР, Госагропром СССР), органы, ответственные за контроль рублем, состояние учета и отчетности (Минфин СССР, Госбанк СССР, Промстройбанк СССР, Агропромбанк СССР, Жилсоцбанк СССР, Госкомстат СССР). Этот перечень можно дополнить десятками органов ведомственного и специализированного контроля. Конкретные задачи по экономии материальных ресурсов решают службы объединений и предприятий отделы снабжения, комплектации, сбыта, бухгалтерия, отделы главного конструктора, технологические, эксплуатационные службы и производственные подразделения.  [c.146]

Материалы. Технические условия на материалы должны быть точными и составленными с учетом реальных возможностей. Составление этих условий входит в обязанность отделов проектно-конструктор-ского, управления качеством и производственного. Заказы должны быть размещены у зарекомендовавших себя поставщиков (функции отделов снабжения и управления качеством), при зтом обязательно следует учитывать сроки поставки.  [c.25]

Во главе гос. пром. предприятия стоит директор (начальник, управляющий), к-рый осуществляет руководство произ-вом на основе принципа единоначалия при активном участии всего коллектива. В зависимости от подчиненности предприятий директор назначается и освобождается от должности Советом народного хозяйства, соответствующими министерствами или ведомствами. Права директоров предприятий определяются Пост. Совета Министров СССР от 9 авг. 1959. По решению Ноябрьского пленума ЦК КПСС (1962) разрабатывается Закон о социалистич. гос. производств, предприятии, в к-ром должно найти отражение дальнейшее расширение прав директоров и более активное привлечение трудящихся к управлению произ-вом. Первым заместителем директора является главный инженер, к-рый наряду с директором несет полную ответственность за правильное производственно-технич. руководство предприятием. Он непосредственно руководит работой технич. служб, лабораторий и опытно-экспериментальных цехов. На крупных пром. предприятиях введена должность гл. экономиста (см. Экономист главный), к-рый отвечает за экономич. работу на предприятии. Под его руководством работают лаборатории экономики и организации произ-ва. На многих предприятиях директор имеет заместителя по материально-хоз. вопросам, к-рый отвечает за хоз. обслуживание произ-ва, материально-технич. снабжение и сбыт продукции, работу жилищно-коммунального х-ва. На нек-рых крупных предприятиях имеются заместители (помощники) директора по кадрам и бытовым вопросам. Руководство отдельными сторонами хоз. деятельности предприятия осуществляется заводоуправлением (фабричное управление, рудоуправление и т. д.), в состав к-рого входят различные отделы, подчиненные непосредственно директору или его заместителям. Заводоуправления мелких предприятий могут не иметь самостоятельных подразделений и состоять из исполнителей, подчиненных директору. Права и обязанности отделов заводоуправления определяются положениями, утвержденными совнархозом, ведомством или непосредственно директором предприятия. Положения об отделах технич. контроля качества продукции, гл. (старших) бухгалтерах утверждены Правительством СССР. В целях привлечения ИТР, рабочих и служащих к активному участию в управлении произ-вом на пром. предприятиях образуются технико-экономич. (производственно-технич.) советы, в состав к-рых входят наиболее квалифицированные инженеры, экономисты, мастера, передовые рабочие, научные работники. Технико-экономич. (производственно-технич.) советы являются совещательными органами и работают под руководством директора или его заместителя.  [c.271]

Отдел снабжения и его роль в производственном процессе предприятия

Отдел материально-технического снабжения – это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала производственного процесса: от возникновения такой необходимости в ресурсах до их применения во время изготовления продукции.

Определение основных терминов

Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного структурного подразделения в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством.

Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами.

Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.

Отдел снабжения: его роль и значение

Его роль и значение состоят в следующем:

— деятельность данного подразделения предшествует производству и не только служит для обеспечения ресурсами производственного процесса, но и самостоятельно создает в определенном смысле его цену и потребительскую стоимость;

— определяет и формирует как экономические результаты субъекта хозяйствования, так и потребности в ресурсах и готовой продукции самих потребителей;

— обозначение финансовых результатов производственного предприятия;

— в качестве вида деятельности предприятия служит основным источником его конкурентоспособности.

Значительный удельный вес материальных издержек в общих расходах (около 60%) также подтверждает весомое значение материально-технического снабжения.

Основные задачи и функции отдела снабжения

1. Обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их заготовкой.

2. Обеспечение точной, оперативной, комплексной и достаточно надежной поставки ресурсов потребителям (иногда даже до рабочего места).

Отдел снабжения выполняет следующие функции: коммерческие и технологические, а также вспомогательные и основные. К основным функциям относится приобретение ресурса, а к вспомогательным – маркетинг и юридическое сопровождение.

Категории снабженцев

В современных крупных компаниях работники отделов снабжения подразделяются на несколько категорий. Это связано с постоянным ростом объемов на предприятиях, что влечет за собой разграничение функций планирований, снабжения и сбережения товаров. При такой структуре каждое подразделение выполняет свои функции и имеет конкретное направление. Координацию работы в рамках данных структурных подразделений осуществляет начальник отдела снабжения.

Структура системы снабжения

В рамках такой организации работы каждое отдельное подразделение должно отвечать за некоторую группу товаров с осуществлением полного контроля поставки ресурсов и хранения их на складах.

Необходимо отметить тот факт, что структура системы снабжения является основным инструментом для достижения цели любого субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность, например, в сфере торговли. Поэтому процессу структурирования подразделения материально-технического снабжения должно быть уделено пристальное внимание.

Отдел снабжения еще известен под другим названием – «отдел закупок». Данное подразделение формируется в зависимости от количества поставщиков и ассортимента ввозимых товаров. Должен быть обязательно учтен и оборот продукции. Зачастую в компаниях в таких отделах на одного работника приходится свыше десяти поставщиков. В основном участки работы закрепляются в зависимости от видов товаров либо товарных групп. Рядовыми сотрудниками отслеживаются поставки товаров, своевременность оплаты за их поставку, а также планируются последующие закупки. Начальник отдела снабжения контролирует выполнение утвержденных планов закупок, следит за оборотами товара, наблюдает за работой менеджеров и, конечно же, осуществляет общее руководство. В его обязанности входит обеспечение непрерывности и плановости поставок.

Стадии развития функции снабжения — Наталья Уразова. Тренер по коммерческим закупкам

 

Стратегические стадии в развитии функции снабжения (закупок)

Что должно определять приоритеты в реализации функции снабжения?

Как и в случае с другими функциями, — стратегия фирмы, ведущая к победе в конкурентной борьбе. Именно с такой точки зрения мы и должны оценивать развитие системы снабжения: как фактор реализации корпоративной стратегии. Одними из первых типологию снабжения предложили Рек (Reck) и Лонг (Long) в 1988 г., разработав модель четырех стадий (этапов) развития функции снабжения применительно к любой компании.

На стадии 1 роль снабжения зависима и относительно пассивна, а на стадии 4 снабжение становится оружием организации в конкурентной борьбе (см. табл.). Деление процесса на стадии помогает менеджерам оценивать положение дел и тип изменений в подходах, практике и процедурах — т. е. тех изменений, которые позволят перейти от «конторского» понимания снабжения к стратегическому.

Таблица

 

 

Стратегические стадии в развитии функции снабжения

 

Стадия

Дефиниции и характеристики

Стадия 1

Пассивная

Определение

Стратегической направленности нет, основное назначение — реагировать на запросы.

Характеристики

  • Большая часть времени отводится на быстро осуществляемые рутинные процедуры.

  • Измерение эффективности основано на снабженческих операциях и индивидуальных условиях

  • Низкий уровень межфункционального взаимодействия, поскольку снабжение привлекает к себе мало внимания внутри организации.

  • Подбор поставщиков определяется наличием таковых и предлагаемым уровнем цен.

Стадия 2

Независимая

Определение

Система снабжения использует самые современные методы, но ее стратегическое направление не связано с конкурентной стратегией фирмы.

Характеристики

  • Реализация требует преимущественно сокращения расходов и измерения эффективности.

  • Снабжение и технологические требования взаимосвязаны.

  • Высшее руководство понимает необходимость профессионального развития.

  • Высшее руководство признает способность снабжения вносить непосредственный вклад в достижение прибыльности бизнеса

Стадия 3

Поддерживающая

Определение

Функция снабжения поддерживает конкурентную стратегию фирмы, находя методы поставок и необходимые продукты, усиливающие конкурентоспособность компании.

Характеристики

  • Специалисты по снабжению участвуют в работе подразделений по продажам и вносят свои предложения.

  • Установлены постоянное взаимодействие и плотный обмен информацией с другими функциональными подразделениями.

  • Люди (персонал) рассматриваются как особый ресурс. Особо ценятся опыт, мотивация и подход к делу.

  • Ведется постоянный мониторинг и анализ рынков, продуктов, поставщиков.

Стадия 4

Интегративная

Определение

Стратегия снабжения постоянно интегрирована в конкурентную стратегию фирмы и является неотъемлемой частью интегрированных усилий и функциональной структуры, «на равных» участвуя в определении и осуществлении стратегических планов компании.

Характеристики

  • Возможен совместный тренинг и обмен опытом профессионалов-снабженцев и руководителей компании.

  • Установлены постоянное взаимодействие и плотный обмен информацией с другими функциональными подразделениями.

  • Профессиональное развитие фокусируется на стратегических элементах конкурентной стратегии.

  • Эффективность поставок измеряется в категориях обеспечения успешной деятельности всей организации на корпоративном уровне.

 

 

Стадия 1. Пассивная

Это низший уровень деятельности, наполняющей содержанием функцию снабжения. Стратегической направленности нет, нужно только реагировать на запросы других подразделений. Назначение (роль) снабжения: выполнять заявки, осуществлять отгрузки, работать со счетами. Почти нет возможности добавить со своей стороны нечто специфически ценное (add value) для организации, поскольку менеджер по поставкам, если в штате вообще предусмотрена такая должность, полностью загружен решением проблем снабжения.

 

Стадия 2. Независимая

Первый шаг, направленный к тому, чтобы перейти от стадии 1 к последующим, — начало использования службой снабжения самой современной методики поставок и соответствующих инструментов ( ценностный анализ, новые информационные технологии, связывающие с внешним миром, партнерские отношения с поставщиками), применяемых в современном бизнесе. Снабжение не всегда вносит непосредственный вклад в обеспечение конкурентных преимуществ фирмы, но в сравнении с конкурентами уверенно поддерживает паритет своей компании в конкурентной борьбе. На этой стадии снабжение обретает «профессиональность», хотя основным требованием к деятельности в этой области остается эффективность.

 

Стадия 3. Поддерживающая

На данной стадии функция снабжения может достичь положения «высшего дивизиона» в определенной сфере рыночной деятельности. Профессионалы — специалисты по снабжению пока еще не во всем обходят конкурентов, но явно находятся в числе лучших, поднимаясь все выше и выше. В данной ситуации снабжение получает стратегическую поддержку со стороны своей компании; поставки тесно увязываются с пониманием стратегической перспективы, когда принимаются решения, связанные со снабжением и деятельностью подразделений. Высшее руководство начинает понимать, что система снабжения реализует весьма значимую функцию бизнеса. Кроме того от службы поставок требуется содействовать фирме в получении конкурентных преимуществ благодаря той информации, которую специалисты по поставкам своевременно доводят до всех подразделений, сообщая о возможных изменениях в ценах и доступности материалов, — это может прямо влиять на достижение фирмой стратегических целей.

 

Стадия 4. Интегративная

Для многих фирм стадия 3 — предел, большего вклада со стороны снабженцев ожидать не приходится. Рек и Лонг, тем не менее, утверждают, что значение функции может быть усилено благодаря ее влиянию на фундаментальные предпосылки успеха в конкурентной борьбе — на основе того опыта и мастерства, которые были накоплены на предыдущих стадиях. Речь теперь идет о том, что снабжение и поставки неотделимы от конкурентной стратегии фирмы: просматриваемые перспективы долгосрочны, стратегическое планирование введено в практику, возможные изменения со стороны поставщиков отслеживаются заранее. В сущности, профессионалы поставок стремятся теперь быть на шаг впереди конкурентов, извлекая преимущества из открывающихся возможностей и минимизируя потенциальные угрозы прежде, чем те перерастут в проблемы.

Источник: Стратегическое управление цепочками поставок/П.Кузинс, Р.Ламминг, Б. Лоусон, Б.Сквир — М., 2010.

Читать также по теме:

Фазы зрелости снабжения(Р.Д.Рихтер)

Как разработать стратегию снабжения

 

Другие модели развития функции закупок мы разбираем на тренингах по закупкам. Расписание открытых тренингов

Видео и статьи

Подписаться на рассылку

Выбрать тренинг

Отчеты отдела снабжения. Обязанности отдела снабжения и его функции. Должностные обязанности начальника отдела снабжения

1.1. Настоящее Положение определяет основы деятельности, цели и задачи, функции, права и ответственность отдела закупок.

1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.3. В своей деятельности отдел закупок руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, локальными нормативными актами, решениями органов управления организации и настоящим Положением.

1.4. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

1.5. Начальник отдела закупок и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.7. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

2. Основные задачи отдела закупок

2.1. Снабжение всех подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

2.3. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.4. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.5. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции отдела закупок

3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

3.8. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами, установленными настоящим Положением.

4. Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

5. Ответственность отдела закупок

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, возложенных на отдел закупок, несет начальник отдела.

5.2. На начальника отдела закупок возлагается персональная ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства РФ;

Организацию деятельности отдела закупок;

Соблюдение сотрудниками отдела закупок производственной и трудовой дисциплины;

Своевременное и качественное выполнение приказов руководства организации;

Соблюдение требований и положений действующей в организации системы менеджмента качества и результативность ее функционирования в отделе закупок;

Несвоевременное проведение в структурных подразделениях организации проверок, инвентаризаций и документальных ревизий;

Другие нарушения в деятельности отдела закупок.

5.3. Степень ответственности других сотрудников отдела закупок устанавливается их должностными инструкциями.

Менеджер по снабжению причисляется к категории руководителей на предприятии. Чтобы получить данную должность, человек должен иметь среднее специальное или высшее образование, при этом обязательно с экономическим уклоном. Стаж работы должен составлять не менее 3 лет, причем напрямую в области снабжения.

Обязательные знания менеджера по снабжению

  • Нормативно-правовые акты, информация относительно материального и технического снабжения предприятия во всех аспектах.
  • Особенности планирования успешного и правильного снабжения всех структур фирмы или холдинга, а также правила ведения учета и своевременной поставки материально-технических ресурсов, среди которых особенно важным является сырье, полуфабрикаты и другие материалы.
  • Порядок установки нормативов, регламентирующих минимальное и максимально возможное количество производственных запасов, а также особенности энергосберегающих мероприятий.
  • Особенности организации и контроля материально-технического обеспечения.
  • Проведение встреч с официальными поставщиками, особенности заключения договоров с ними, а также правила контроля за их выполнением.
  • Основные предписания, которые касаются формирования всей документации на отпуск товарно-материальных ценностей. Данные ресурсы должны быть полностью, равномерно и рационально распределены между рабочими подразделениями.

Важные сведения, которыми обладает менеджер

Сотрудник знает условия технического характера и правила, регламентирующие особенности соблюдения условий по материальному и техническому аспектам обеспечения качества продукции, а также порядок и правила разработки данных правил; цены на оптовые партии продукции, а также стоимость одноименной продукции в розничной торговле, номенклатуру ценностей, потребляемых в рабочих процессах.

В компетенцию сотрудника входят технологии, служащие правильной и рациональной организации труда рабочих, управление деятельностью конкретного подразделения; требования, предъявляемые к форме учета операций по снабжению, а также особенности формирования отчетных документов, отражающих ситуацию выполнения плана обеспечения материально-технической части предприятия.

Сведения, способствующие успешному осуществлению трудовой деятельности

Сотрудник должен знать особенности формирования и вручения претензий поставщикам, если товар был привезен несвоевременно или в ненадлежащем виде. Также следует уметь взыскивать компенсацию за неправильное или некачественное исполнение обязательств по договору, научиться расторгать соглашение на максимально выгодных для компании условиях.

Менеджер знает способы обработки, преобразования и хранения информации, пользуясь своевременными технологиями и средствами коммуникации; положения трудового законодательства, касающиеся деятельности конкретной фирмы; основные нормы и правила охраны труда работников каждого подразделения.

Что делает менеджер по снабжению?

  • Организует политику конкретного предприятия, касающуюся обеспечения материально-технической части производственного и рабочего процессов.
  • Руководит разработкой проектов различных планов, имеющих материальное или техническое значение для деятельности фирмы.
  • Принимает деятельное участие в расчетах запасов, имеющих производственное значение, на основе определения важных потребностей организации. Часто это сырьевые ресурсы, полуфабрикаты, оборудование, а также различные другие материалы. Это обязательно должен выполнять менеджер по снабжению производства.
  • Руководит разработкой и внедрением программ по обеспечению предприятия бесперебойными ресурсами всех необходимых видов для полноценного производства продукции.
  • Ищет поставщиков, сравнивая и анализируя показатели каждого производителя по цене, качеству, срокам и условиям поставок.

Важные обязательства менеджера

  • Постоянно занимается выстраиванием отношений с поставщиками, при этом анализирует их возможности по своевременной доставке качественной продукции, а также определяет, нужно ли заключение долгосрочных торговых отношений.
  • Занимается подготовкой и корректировкой документации, которая понадобится при заключении договоров.
  • Организует и осуществляет важные переговоры с поставщиками для оглашения заказа, согласования сроков и особенностей поставок. Это предусматривают обязанности должностные менеджера отдела снабжения.
  • После согласования всех условий подписывает договоры с поставщиками продукции.
  • Изучает предложения мелкооптовых покупателей, особенности рынка, оптовых ярмарок, а также выдвигает идеи по приобретению расходных материалов по оптимальным ценам.
  • Контролирует процесс доставки приобретенных ресурсов от поставщиков или отдельных продавцов.
  • Организует и курирует обработку материально-технических ресурсов. Сюда входит грамотная приемка товаров с учетом их целостности, количества и качества, составление и сбор необходимой документации, которую необходимо предоставить с отчетом вышестоящему руководству, дальнейшее перемещение и организация хранения продукции в надлежащем виде и в пределах быстрой доступности. За это отвечает менеджер по снабжению, должностные обязанности которого включают большой список подобных работ.

Дополнительные действия

Менеджер оформляет различные претензии к поставщикам, если замечено нарушение ими обязательств, предусмотренных по договору, осуществляет контроль по отчетам эффективности данных претензий, исправлению сложившейся ситуации, согласует с поставщиками все изменения условий, которые разнятся с первоначальными. Этим обязан заниматься менеджер по закупкам и снабжению.

Иногда данный сотрудник проводит оценку и сверку выполнения поставщиками условий по договору на предмет качества и эффективности их исполнения, целесообразности некоторых пунктов, а также принимает решение о смене поставщиков или изменении условий взаимодействия с ними. Это предусматривает должностная инструкция менеджера по снабжению.

Менеджер контролирует запасы материально-технических ресурсов, соблюдение лимитов, предусмотренных рациональными нормами, осуществляет контроль за их грамотным расходованием и применением только в важных целях, необходимых для производства качественной продукции. Этим должен заниматься менеджер по снабжению, инструкция (должностная) которого предусматривает данный аспект.

Разработка и внедрение различных мероприятий

В обязанности человека, занимающего должность менеджера по снабжению, входит повышение рациональности и эффективности применения всех материально-технических ресурсов конкретных отделов и всего предприятия; снижение затрат, относящихся к расходам на транспортировку и подготовку надлежащих условий для хранения материально-технических ресурсов.

Одна из главных целей — усовершенствование и развитие четкой системы контроля, призванной определять целесообразность расходования различных материалов, имеющих техническую или экономическую ценность; определение и своевременная реализация лишних материально-экономических ресурсов, чтобы не было даже минимальной порчи продукции.

Разработка новых технологий

Данный сотрудник вносит предложения по замене дорогих и труднодоступных материально-технических ресурсов более дешевыми без потери качества готовой продукции, выпускаемой предприятием. В обязанности менеджера по сбыту входит не только снижение себестоимости, но и поиск возможностей приобретения продукции по базовой цене, то есть напрямую от производителя.

В обязанности менеджера по снабжению входит сокращение инвестиций и непродуктивных запасов материально-технических ресурсов. Это достигается улучшением систем управления и выбором наилучших поставщиков; улучшением качества и надежности всех материально-технических ресурсов, слежением за актуальностью используемых материалов, возможностями их постоянной модернизации; уменьшением сырьевых компонентов в продукции, которая выпускается определенной компанией.

Права

  1. Самостоятельное определение взаимоотношений с поставщиками как в экономическом, так и в техническом плане, однако менеджер по снабжению всегда должен действовать на благо компании.
  2. Заниматься проверкой и подписанием документов, которые поступают к работнику, в пределах его компетенции.
  3. Запрашивать письменно или устно от руководителей подразделений или компании всю необходимую информацию, документы, которые имеют отношение к профессиональной деятельности и могут послужить на благо компании.
  4. Знакомиться со всеми положениями, своевременно получать информацию об изменении предписаний по осуществлению трудовой деятельности, учитывать критерии оценки качества исполнения собственных должностных обязанностей.

Возможности, предусмотренные должностью

Менеджер может вносить предложения и идеи руководству компании, которые служат улучшению условий их исполнения, а также требовать их рассмотрения руководителями компании, что всегда делает менеджер по снабжению. Обязанности и права в этом случае идентичны.

Сотрудник имеет возможность требовать от всех руководителей компании быстрого и надлежащего обеспечения условий выполнения работы, а также совершенствования документации, относящейся к инструктажу или предписаниям, для исполнения своих должностных обязанностей.

Сотрудник обязан своевременно исполнять собственные обязанности, стремиться обеспечить максимальное качество продукции и сырьевой базы, что полностью находится в его компетенции. Менеджер по снабжению несет ответственность за качество поступающей продукции, всех материально-технических ресурсов, от чего зависит успешная деятельность предприятия.

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Каковы функции и обязанности отдела снабжения?
  • Какова структура отдела снабжения?
  • Как оптимизировать работу отдела снабжения?

Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки. В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста. Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

  • Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
  • Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
  • Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
  • Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

  • Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
  • Планирование поставок на месяц, квартал, год.
  • Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
  • Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
  • Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
  • Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
  • Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
  • Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
  • Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
  • Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

  1. Масштабы компании.
  2. Тип производства.
  3. Отрасль, к которой относится предприятие.
  4. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
  5. Количество поставщиков и их географическое положение.
  6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются. Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу. Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

  • отдел закупок;
  • транспортный;
  • планово-диспетчерский отдел;
  • группа таможенного оформления грузов;
  • складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура.

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

3. Рыночная структура.

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура.

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок. Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента. В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся снабжением материальными ресурсами участков и цехов. У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения. В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

  • Изменить планирование.

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок. Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде. Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

  • Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков. Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать. Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

Вы узнаете:

  • Для чего предприятию необходим отдел снабжения.
  • Какая структура отдела снабжения оптимальна.
  • Как организовать управление отделом снабжения.
  • Какие функции отдела снабжения имеют важное значение.

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.

Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование , в том числе:

  • изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
  • прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
  • планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
  • оптимизация производственных запасов;
  • оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

  • сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
  • анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
  • получение и организация поступления реальных ресурсов;
  • заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
  • обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
  • организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы :

  • контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
  • входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
  • контроль производственных запасов;
  • выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
  • анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Как сэкономить на работе с поставщиками: крутой кейс известной компании

Редакция журнала «Коммерческий директор» нашла для вас способ выстроить выгодные отношения с поставщиками. Изучите кейс компании, которая оптимизировали закупки, за два года сэкономила 10% бюджета и снизила расценки поставщиков на 25%.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

  1. Размеры предприятия,
  2. Отраслевая принадлежность.
  3. Тип производства.
  4. Число и географическое положение поставщиков.
  5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов.
  6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

  • транспортный отдел;
  • отдел закупок;
  • планово-диспетчерский отдел;
  • складское хозяйство;
  • группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура.

При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура.

При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения.

Формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

Где отделу снабжения брать поставщиков

  • каталоги и прайс–листы;
  • интернет;
  • торговые журналы;
  • конкурсы;
  • рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги;
  • ярмарки и выставки;
  • финансовые институты официальных органов, банки;
  • торговые директории;
  • торги и аукционы;
  • торговые представительства;
  • собственные исследования;
  • конкуренты потенциальных поставщиков;
  • личные контакты, переписка с возможными поставщиками;
  • специализированные информационные агентства, исследовательские организации;
  • торговые ассоциации;
  • регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

Существенную выгоду могут принести закупки на конкурсной основе

Олег Умрихин,

генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

  • «Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.
  • Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.
  • Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

  1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.
  2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.
  3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.
  4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.
  5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.
  6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.
  7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

Как контролировать работу отдела снабжения

  1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.
  2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.
  3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

Важным условием является и формализация закупок всех форм, в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

  • Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

Материалы закупаем строго по плану

Александр Качура ,

вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар

Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.

Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.

Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.

Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:

  1. До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.
  2. Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.
  3. Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.

Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

Проблемы оперативного планирования – причина 63 % невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

Планируйте на короткий срок . В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.

Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.

2) Займитесь отношениями с поставщиками

Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.

Требуйте уступок по ценам . В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может .

Если не можете платить – договаривайтесь . При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.

Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.

3) Распорядитесь запасами

Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:

Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.

Наведите порядок на складе . На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.

4) Оптимизируйте кадры

Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.

Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.

Особенно важна разработанная и действующая схема для зависимости зарплаты работников отдела закупок от проделанной работы и эффективности решений. Основываться можно на показателях их мониторинга рынка, условиях закупок, ценах. Данная схема может сопровождаться рядом нюансов, которые изначально не были учтены – поэтому подлежит регулярным изменениям, но должна быть достаточно прозрачной и понятной для сотрудников.

  • Функции отдела продаж: что нужно знать руководителю

Если заподозрили снабженца в откатах, привлекайте службу безопасности

Дмитрий Грачев ,

заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск

Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.

Информация об авторах и компаниях

Олег Умрихин , генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область. Окончил Московский физико-технический институт и Высшую школу экономики. Работал в компаниях «Лукойл», «Протек», «Русал». «ТендерПро». Сфера деятельности: автоматизация конкурсных процедур. Численность персонала: 30.

Дмитрий Грачев , заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск. «Белон». Сфера деятельности: добыча и переработка угля, металлотрейдинг, производство строительных материалов. Численность персонала: 8000.

Александр Качура , вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар. Строительно-инвестиционная корпорация Девелопмент-Юг начала деятельность на строительном рынке Краснодара в 1995 году.

Для того что бы дать оценку эффективности работы отдела снабжения, необходимо произвести начальный или обзорный анализ деятельности. Такой анализ можно произвести, рассмотрев такие аспекты, как: прием заявок на материально-технические ценности, анализ и обработка заявок, связь и расчеты с поставщиками, а так же контроль за поставкой на всем этапе пути и исполнением договорных сроках.

Что бы процесс снабжения выполнялся эффективно и с наименьшими затратами денежных средств и времени можно, а точнее целесообразно использовать специализированные программные продукты, разработанные индивидуально для предприятия в зависимости от его специализации.

Логическая схема эффективности проста: упрощение процесса мониторинга закупок и поставок материально-технических средств, в режиме реального времени, то есть снижение временных затрат на проведение этой операции, значительно ускоряют весь процесс снабжения. Меньше затрачивается времени на оформление заявок > меньше затрачивается времени на их обработку и связь с поставщиками > ускоряется процесс закупки (процесс расчета) с поставщиками > минимизации срокам поставки материально-технических ценностей.

Деятельность службы снабжения предприятия анализируется на основании следующих критериев:

оптимальное размещение и своевременное выполнение общих и прямых заказов на поставку;

соблюдение установленной сметы расходов;

наличие планов закупок и качество их составления;

эффективность переговоров с поставщиками;

применяемые методы оценки, ранжирования и выбора поставщиков;

качество информационных систем, используемых службой снабжения.

Особенности организационной деятельности службы снабжения с точки зрения возможности эффективного управления, в соответствии с концепцией логистики, традиционно должны отвечать на такие вопросы как:

Что закупить?

Сколько закупить?

У кого закупить?

На каких условиях?

Так же к основным вопросам, логистика добавляет свои задачи:

Как системно увязать закупки с производством и сбытом?

Как системно увязать деятельность предприятия с деятельностью поставщиков?

Кроме этого, необходимо выполнить работы:

заключить договор;

проконтролировать исполнение договора;

организовать доставку;

организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить — задачи сложные по своей природе. В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме, зачастую, не решали вообще.

Организуя управление производственным снабжением, в первую очередь необходимо определить функции отдела снабжения. Снабжение предприятий сырьем, основными и вспомогательными материалами, другими видами материально-технических ресурсов осуществляется отделами материально-технического обеспечения. К их функциям относятся:

Планирование потребности предприятия в материально-технических ресурсах, необходимых для функционирования основных и вспомогательных производств, а также для эксплуатационного и капитального строительства.

Составление заявок и спецификаций на потребные материально-технические ресурсы и представление их в отделы материально-технического снабжения и плановые отделы вышестоящих органов.

Осуществление всей оперативной деятельности по реализации планов снабжения (заключение договоров, получение материальных ресурсов в соответствии с выделенными фондами и по договорам с поставщиками и др. ).

Приемка, размещение, хранение, подготовка к отпуску и отпуск материально-технических ресурсов цехам и службам предприятия.

Установление совместно с планово-экономическим, техническим и финансовым отделами предприятия обоснованных дифференцированных норм запасов материально-технических ресурсов и доведение этих норм до работников складов; регулирование размеров запасов и контроль за их состоянием.

Участие в разработке организационно-технических ресурсов, замене дефицитных сырья и материалов менее дефицитными.

Организация контроля за расходованием материально-технических ресурсов цехами, службами по их назначению.

Ведение оперативного учета поступлений материально-технических ресурсов на предприятие, их отпуска цехам и службам, состояния производственных запасов.

На большинстве предприятий служба снабжения представлена отделом материально-технического снабжения (МТС). Управление материально-техническим снабжением на предприятии возложено на заместителя директора. В его подчинении находится отдел материально-технического снабжения, который обеспечивает согласованность действий всех отделов, служащих и должностных лиц организации по решению следующих задач снабжения:

анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых ресурсов;

определение методов и форм снабжения;

выбор поставщиков материальных ресурсов;

согласование цен на ресурсы и заключение договоров с поставщиком;

организация контроля качества, количества и сроков поставок ресурсов;

организация размещения ресурсов на складах предприятия.

Наиболее часто используемые методы и формы снабжения:

Закупка товара (материальных ресурсов) одной партией. Предполагает поставку товаров одной партией за один раз (оптовые закупки на товарно-сырьевых биржах, конкурсах, аукционах, у поставщиков и др.). Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Основные преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений и затрат на содержание излишних запасов. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара; необходимость оплаты всего количества товара. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Используется для закупки дешевых и быстро используемых товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товара, но характеризуется следующими особенностями:

количество товара строго не устанавливается, а определяется приблизительно;

поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

оплачивается только поставленное количество товара;

по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые предположительно должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров; ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Отправной точкой в закупочной деятельности является определение потребности в том или ином товаре (материальных ресурсах или готовой продукции).

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

составление заявок;

анализ заявок;

выбор поставщиков;

размещение заказов;

контроль за выполнением заказов;

завершение процесса приобретения.

Высокая скорость рыночных изменений, снижение прибыльности и значительное увеличение затрат, достигающих порой 70% от общего дохода, делают сферу снабжения критически важной для успешной конкуренции, а то и просто для выживания на международном рынке. Возникает соответствующий вопрос, как затрачивать меньше времени и средств на организацию снабжения?

Для решения этой задачи, прогрессивно думающие компании стремятся объединять все операции снабжения от выбора поставщиков до закупок в единый цикл, превращая его из разобщенной служебной функции в стратегическую. Такой подход обеспечивает полную прозрачность всего процесса снабжения от выявления возможностей сокращения расходов до поставок с реальной экономией на затратах.

Автоматизация операций дает возможность оптимизировать процесс закупки всех необходимых товаров и услуг, исключить выполнение задач вручную и уменьшить число ошибочных закупок. Благодаря простому, персонализированному доступу к ключевой информации сотрудники отдела снабжения могут также быстрее принимать решения и предпринимать соответствующие действия.

Управление материально-технического снабжения и комплектации (УМТС и К)

УМТС и К сегодня — это производственные участки, расположенные по основной территории ООО «Газпром трансгаз Москва» на расстоянии до 450 км друг от друга, обеспечивающие выполнение задач поставленных перед филиалом: складское хозяйство с системами тепло-водоснабжения и энергетики, погрузочно-разгрузочные площадки, грузоподъемная техника, спецтехника, автотранспорт.

Ресурсы APS

5 Функции управления цепочками поставок

Когда вам нужно что-то купить, вы идете в ближайший магазин или супермаркет. Вы забираете товар, оплачиваете его и возвращаетесь домой. Вы когда-нибудь задумывались, как товары попадают на полки магазинов? За этим стоит целый процесс, называемый управлением цепочками поставок! Управление цепочками поставок — это не единственная функция.Этот процесс включает в себя различные части, людей и системы. Прежде чем рассматривать эти различные задачи, уместно правильно понять эту процедуру.

 

Что такое управление цепочками поставок?

 

 

То, что раньше выполнялось разными группами людей без особого взаимодействия, теперь выполняется как единая система. Закупка, хранение и доставка являются функциями управления цепочками поставок. Теперь все это делается скоординировано для повышения эффективности, снижения затрат и улучшения качества обслуживания клиентов.Все эти функции вместе образуют цепочку поставок. Управление этими функциями называется управлением цепочками поставок, и оно имеет решающее значение для каждой организации, будь то маленькая или большая.

 

Читайте также: Этапы процесса управления цепочками поставок

 

Работа по закупкам будет включать планирование сырья, поиск поставщиков и закупку этих товаров по ценам, которые помогут повысить прибыльность. Складирование – это функция, которая состоит как из хранения сырья, так и из готовой продукции.Эта задача включает в себя подготовку складов и обеспечение надлежащего хранения для облегчения перемещения товаров. Это также включает в себя отправку материалов в соответствии с полученными заказами. Доставка – это та часть, которая обеспечивает транспортировку и доставку товаров до конечного потребителя.

 

Важность управления цепочками поставок

 

 

Курсы от известных учреждений по этой теме рассказывают о важности SCM для бизнеса.Поскольку на рынке, который стал глобальным, многие игроки борются друг с другом, компании сталкиваются со многими проблемами. Ценообразование стало важным фактором в получении преимущества над конкурентами. Это означает, что крайне важно контролировать затраты на сырье и производство. Закупка сырья является функцией цепочки поставок. Этот отдел также должен заниматься хранением этих предметов в подходящей обстановке. Снижение затрат на покупку и хранение может снизить цены на продукцию.

 

Читайте также: Программа сертификации руководителей в области логистики и управления цепочками поставок

 

Так как слишком много компаний продают похожие товары, клиенты избалованы выбором.Из-за этого клиенты требуют более выгодных цен и более быстрой доставки. Наряду с этим клиентам также необходимо иметь информацию о статусе их заказов. Поиск конкурентоспособных тарифов на транспортировку помогает снизить цены. Своевременное предоставление транспортных средств для доставки обеспечит более быструю доставку товара. Программные системы, объединяющие все процессы SC, упрощают передачу информации клиентам.

 

Складирование — одна из важнейших функций цепочки поставок, связанная с организацией подходящего места для хранения товаров.Пространство — драгоценный товар, и его нужно использовать с умом. Использование большего пространства в течение более длительного времени может привести к увеличению стоимости продукта. Вот почему управление запасами является важной частью логистической функции. Предметы должны быть закуплены и произведены так, чтобы они не оставались на складе в течение длительного времени. Это требует пристального внимания к имеющимся запасам и отложенным ордерам.

 

Центры управления цепочками поставок вокруг пяти основных функций:

 

 

  1. Закупки
  2. Операции
  3. Логистика
  4. Управление ресурсами
  5. Информационный рабочий процесс

Управление цепочками поставок поддерживает баланс между спросом и предложением и включает в себя действия, начиная от закупки материалов и их преобразования в готовую продукцию до обеспечения доставки в нужное время конечному потребителю. Следовательно, управление цепочками поставок является жизненно важным для организации. Он должен быть эффективным, чтобы операции работали как хорошо смазанный механизм. Оптимизированное управление цепочками поставок может улучшить отношения с клиентами и снизить эксплуатационные расходы.

 

Каковы функции управления цепочками поставок?

 

Роль управления глобальной цепочкой поставок в основном включает пять функций, упомянутых ниже:


Закупки

Закупки — одна из первых функций управления цепочками поставок.Это относится к закупке сырья и других ресурсов, необходимых для производства товаров. Это предполагает координацию с поставщиками для доставки материалов без каких-либо задержек. Это не просто акт покупки вещей. Существуют различные аспекты, которые необходимо учитывать при покупке сырья или других предметов, необходимых для производства готовой продукции. Любая закупочная деятельность может оказать существенное влияние на продажи и прибыльность компании.

 

 

При поиске сырья необходимо убедиться, что оно имеет качество, наиболее подходящее для данной компании.В задачу SCM входит обеспечение закупки только таких материалов. Недостаточно проверить это один раз. Они должны регулярно тестировать эти элементы, чтобы обеспечить согласованность. Сырье непостоянного качества может отрицательно сказаться на производстве готовой продукции. Это может привести к тому, что продукт потеряет свои основные характеристики. Небольшая ошибка при покупке может повредить репутации организации.

 

Читайте также:  Программа для руководителей по управлению цепочками поставок в непростые времена

 

Своевременное прибытие материалов необходимо для обеспечения того, чтобы все заказы выполнялись в соответствии с требованиями клиентов.Необходимо обеспечить бесперебойную поставку материалов, чтобы обеспечить бесперебойное производство. Покупка в избытке может привести к ненужной блокировке денег и использованию пространства. Следовательно, менеджеры по закупкам должны иметь актуальную информацию о заказах и о том, какие материалы потребуются для их своевременного выполнения.

 

Операции

Операционная группа занимается планированием и прогнозированием спроса. Соответственно, это еще больше задает тон для управления запасами, производства и отгрузки.Прежде чем отдать заказ на закупку сырья, организация должна предвидеть возможный спрос на продукт и количество единиц, которые необходимо произвести. Если спрос превышает ожидаемый, это может привести к избыточной стоимости запасов. Если спрос ниже ожидаемого, заведение не сможет удовлетворить спрос клиентов, что приведет к потере доходов. Таким образом, операция является важной функцией отдела цепочки поставок.

 

Руководители операций несут ответственность за планирование производства в соответствии со спросом.Эти чиновники должны будут организовать поставку сырья и гарантировать, что производство будет завершено вовремя, чтобы обеспечить своевременную доставку товаров клиентам. Они должны следить за тем, чтобы все машины функционировали должным образом, без сбоев в производстве товаров в срок. Они также должны следить за тем, чтобы все другие предметы, такие как упаковочные материалы, этикетки и наклейки, были готовы для тех продуктов, которые необходимо доставить клиентам.

 

Другая важная функция SCM, относящаяся к операциям, — это организация пространства.Складское помещение является дорогостоящим товаром, учитывая, что недвижимость в большинстве индийских городов очень дорогая. Менеджеры по цепочке поставок должны очень эффективно управлять доступными складскими площадями, чтобы на складах компании хранились только товары первой необходимости. Это потребует от них очень разумного планирования наличия как сырья, так и готовой продукции, чтобы гарантировать отсутствие избыточных или меньших запасов.


Логистика

Это функция управления цепочкой поставок, которая требует огромной координации.Производство продукции начато. Ему нужно место для хранения, пока он не будет отправлен для доставки. Необходимо организовать местный склад. скажем; товары должны быть доставлены за пределы города, штата или страны. Это вводит транспорт в петлю. Также потребуются внешние склады. Логистика гарантирует, что продукты дойдут до конечной точки доставки без каких-либо сбоев.

 

Организация перевозки товаров – непростая работа.Если это включает доставку в другие страны, важно убедиться, что сотрудники правильно оформляют всю документацию. Неправильный набор документов может вызвать проблемы как в экспортных, так и в импортных портах. Это может привести к задержке доставки товаров покупателям. Менеджер по логистике должен быть знаком с формальностями, которые должны соблюдать предприятия при отправке товаров в разные страны. В разных странах также существуют требования к тестированию различных продуктов.

 

Даже при местной транспортировке материалов могут возникнуть непредвиденные проблемы. Транспортные средства могут задерживаться из-за технических проблем. Руководители цепочки поставок должны иметь возможность немедленно организовать альтернативную транспортировку. Погодные и дорожные условия могут задержать материалы. Человек должен знать такую ​​информацию и принимать меры для обеспечения своевременной доставки товаров. Должен быть надлежащий механизм отслеживания, чтобы информировать клиентов о статусе их заказа.

 

Управление ресурсами

Все фирмы нуждаются в сырье, технологиях, времени и рабочей силе.Однако все процессы должны быть эффективными и результативными. Об этом этапе заботится группа функции управления ресурсами. Он принимает решение о распределении ресурсов в нужной деятельности в нужное время для оптимизации производства при снижении затрат. Основная обязанность здесь — правильно распределить людей по разным работам, чтобы все работы выполнялись вовремя. Рабочая сила необходима для перемещения товаров и обеспечения надлежащего выполнения заказов.

 

Управление ресурсами является сложной задачей на фабриках, где для производства разных продуктов используются одни и те же машины.Менеджеры ресурсов должны знать, сколько заказов в каждом элементе должно быть выполнено, чтобы выделить машины для каждого из них. Различные другие части оборудования необходимы для завершения производства готовой продукции. Организация устройств для упаковки и маркировки товаров также входит в функции отдела снабжения.


Читайте также: 
Добейтесь успеха в области логистики и цепочки поставок с этим курсом от XLRI

 

Время является еще одним ограничением, когда необходимо выполнить большое количество заказов.Эти специалисты должны видеть, достаточно ли одной смены для выполнения работы, или необходимо будет включить больше смен. Следовательно, они должны убедиться, что люди готовы работать больше часов. Эти менеджеры также должны рассчитать затраты, связанные с использованием большего количества ресурсов для увеличения производства, и убедиться, что это не повлияет на прибыльность.


Информационный рабочий процесс

Обмен и распространение информации — это то, что поддерживает все остальные функции управления цепочками поставок.Если информационный рабочий процесс и коммуникация отсутствуют, это может разбить всю цепочку и привести к бесхозяйственности. С точки зрения логистики данные должны передаваться в обоих направлениях. В этом процессе также должен происходить регулярный обмен информацией между внешними и внутренними субъектами.

 

Информация от нисходящего потока будет включать в себя сведения о находящихся в наличии заказах и рыночных тенденциях. Эти детали имеют решающее значение для обеспечения наличия достаточного количества сырья.Знание рыночных тенденций от розничных продавцов и дистрибьюторов поможет сформулировать прогнозы продаж. Без таких прогнозов компании не могут планировать производство. Организации также должны организовать финансирование, если возникнет необходимость увеличить производство из-за внезапного увеличения спроса.

 

Организация поставок сырья является одной из важнейших ролей в управлении цепочками поставок. Чтобы выполнить это идеально, ответственное должностное лицо должно иметь точную информацию о наличии различных материалов.Предварительная информация о любой нехватке поможет им закупить излишки и обеспечить бесперебойную работу производства. Новости о повышении цен также необходимы для корректировки цен на готовые товары или поиска других экономических источников для таких товаров.

 

Мы поняли, насколько важно для всех компаний иметь хорошее управление цепочками поставок. Необходимо детально посмотреть, каких целей достигает эта функция.

 

Цели управления цепочками поставок  


Выполнение заказа

Без продажи товаров компания не может получать доход.Для этого важно, чтобы заказы от клиентов выполнялись эффективно и в соответствии с требованиями клиентов. Все участники цепочки поставок работают вместе, чтобы обеспечить наличие товаров в соответствии с требованиями. Это приведет к выполнению всех заказов. Оптимизация обработки заказов и избежание дублирования работы за счет использования эффективного программного обеспечения повысят скорость обработки заказов. Это жизненно важная роль управления цепочками поставок, которая имеет множество преимуществ.

 

Согласование спроса и предложения

Выполнение заказа возможно только при наличии товара.Задача менеджеров цепочки поставок — обеспечить наличие сырья для производства товаров. Между отделом продаж и отделом закупок должна быть хорошая координация, чтобы никогда не возникало нехватки продуктов, пользующихся высоким рыночным спросом в определенное время. Свободный поток информации обеспечивает это. Прогнозирование рыночных тенденций с помощью аналитики — отличный способ убедиться в наличии достаточного количества материалов для удовлетворения потребностей клиентов.

 

Сокращение отходов

Сокращение отходов является важной функцией управления цепочками поставок с помощью различных методов.Избегание избыточных запасов сырья является способом предотвращения потерь. Многие продукты нельзя использовать после периода, и это означает, что они должны быть утилизированы. Четкое представление о потребительском спросе помогает поддерживать оптимальное количество сырья и готовой продукции. Менеджеры SC постоянно находятся в контакте с отделами маркетинга, чтобы знать тенденции спроса и соответствующим образом изменять товарные запасы. Наличие надлежащей системы управления запасами жизненно важно для достижения оптимального уровня запасов.

 

Читайте также:  Каковы возможности карьерного роста в области операций и управления цепочками поставок?


Повышение скорости доставки

С распространением сайтов электронной коммерции скорость доставки становится важным критерием для клиентов. Компании соперничают друг с другом, чтобы предложить более быструю поставку товаров, чем конкуренты. Это оказало огромное давление на менеджеров цепочки поставок. Они должны найти способы ускорить движение товаров. Один из способов сделать это — найти склады ближе к клиентам. Обеспечение своевременной доступности транспортных средств также может способствовать своевременной доставке товаров потребителям. Сотрудничество с перевозчиками обеспечивает бесперебойную поставку транспортных средств.


Обеспечение информации в режиме реального времени

Информация имеет решающее значение для любой операции.Это особенно верно для этого отдела, где разные люди наблюдают за разными, но связанными операциями. Любая задержка в одном может повлиять на все последующие. Вот почему актуальный статус доступен для всех. Сегодня клиенты требуют знать статус своих заказов. Информация о потребностях в сырье также должна своевременно доходить до отделов закупок. Важнейшей функцией SCM является обеспечение адекватного механизма отслеживания информации в режиме реального времени для всех.


Снижение затрат

Когда рынки высококонкурентны, а маржа невелика, компании должны постоянно пытаться сокращать затраты. Различные затраты подпадают под управление цепочками поставок. Цены на сырье, затраты на хранение, транспортные расходы и т. д. должны поддерживаться на как можно более низком уровне. Для этого менеджеры ТЦ должны регулярно искать новых партнеров, которые могут предложить более выгодные тарифы. Хорошее взаимодействие с существующими поставщиками, перевозчиками и владельцами складов также поможет снизить затраты.Руководители, отвечающие за различные функции, должны всегда искать способы сделать этот процесс более экономичным.


Перед лицом сбоев

В деятельности компании могут возникать различные сбои. Отказ машины может временно остановить производство. Отсутствие сырья может повлиять на запасы готовой продукции. Внезапный скачок цен на сырье может повлиять на рентабельность. Погодные условия могут повлиять на движение товаров, что приведет к задержке доставки. Все это связано с функциями управления цепочками поставок, и они должны быть готовы справиться с ними и гарантировать, что ни компания, ни ее клиенты не пострадают из-за этих факторов.Методы управления рисками используются для оценки и смягчения этих угроз.


Повышение качества обслуживания клиентов

Жесткая конкуренция заставила все компании более серьезно относиться к качеству обслуживания клиентов. Ни одна фирма не может позволить себе потерять даже одного клиента, потому что стоимость приобретения новых клиентов очень высока. SCM играет жизненно важную роль в улучшении покупательского опыта клиентов. Изучение различных способов доставки товара покупателю в короткие сроки стало приоритетом для этого отдела.Эти профессионалы также стараются максимально сократить расходы на доставку, чтобы продавать продукцию по конкурентоспособным ценам. Еще один способ порадовать клиентов — предоставить им информацию о выполнении заказа в режиме реального времени.


Увеличение доходов и прибыльности
 

Цепочка поставок — это функция, которая имеет более широкие возможности для снижения затрат, поскольку они связаны с закупкой, хранением и доставкой товаров. Поддержание хороших отношений с поставщиками может помочь снизить затраты на сырье.Наличие нескольких поставщиков гарантирует получение лучших цен. Оптимизация пространства для хранения помогает снизить затраты на складирование. Можно сократить расходы на доставку, выбрав подходящих партнеров по транспортировке и сбыту. Сокращение затрат и увеличение продаж помогают повысить доход и рентабельность.


Читайте также:
Лучшие высокооплачиваемые вакансии в управлении цепочками поставок

 

Несмотря на то, что эта функция дает много преимуществ заведениям, это не та работа, которую можно легко выполнить.Современные менеджеры по цепям поставок сталкиваются с множеством проблем в своей работе, с которыми они должны справиться, чтобы обеспечить успешную деятельность компании.


Проблемы управления цепочками поставок


Увеличение затрат

На протяжении всей деятельности организации почти все дорожает. Высокие цены на топливо резко увеличивают транспортные расходы. Впоследствии происходит скачок цен на все сырье. Затраты на оплату труда растут из-за нехватки квалифицированных специалистов для заполнения должностей в отделах цепочки поставок.Расходы на хранение материалов также растут, поскольку пространство становится редкостью, особенно в городах. Менеджеры SC должны искать все возможные способы снижения затрат.


Несколько каналов подачи

Поскольку компании электронной коммерции становятся все более распространенным способом покупки для многих людей, каналы доставки становятся все более сложными. Работа в таких организациях потребует хорошего понимания их системы и выполнения обещаний. Эти фирмы должны поставлять товары непосредственно клиентам. Есть также розничные и оптовые продавцы, которым необходимо снабжать товары из близлежащих складов, чтобы обеспечить им низкий уровень запасов. В дополнение к этому есть те, кто хочет прямые поставки, которым потребуются быстрые международные услуги. Роль отдела цепочки поставок стала очень сложной.


Растущий потребительский спрос

Поскольку конкуренция побуждает компании электронной коммерции предлагать почти невозможные сроки доставки по очень низким ценам, страдает отдел цепочки поставок.Из-за большого количества вариантов клиенты требуют лучшего обслуживания. Им нужна быстрая доставка, низкая цена и отличное качество. Поскольку за закупку и доставку отвечает отдел логистики, все эти обязанности ложатся на его плечи. Успешное выполнение своих обязанностей является очень сложной задачей для этих специалистов.


Высокие риски

В связи с усилением нагрузки на менеджеров цепочки поставок существует вероятность совершения ошибок, которые могут привести к крайне неблагоприятным ситуациям. Поскольку поставщики и клиенты разбросаны по разным странам, необходимо учитывать множество вещей и принимать достаточные меры, чтобы избежать потери товаров. Недоступность информации в режиме реального времени может вызывать беспокойство. Из-за этого менеджеры по логистике не могут вводить точные данные. К этим проблемам добавляются вопросы соответствия и регулирования. Руководители SC должны обеспечить учет всех рисков и принять меры для их предотвращения.


Задержки и невыполненные работы

Различные другие факторы вызывают задержки и отставание в поставках.Новые правила в некоторых странах означают дополнительные тарифы и больше времени на оформление документов в портах. Поставщики из других стран с менее строгими правилами воспользуются этой ситуацией. Увеличение количества международных поставщиков создает заторы в большинстве портов, что приводит к задержкам. Есть проблемы с местными поставками из-за отсутствия транспорта. Менеджеры этого отдела должны всегда быть начеку, чтобы решить эти проблемы и обеспечить своевременную доставку.


Читайте также: 
Каковы этапы управления цепочками поставок?

 

Совершенно очевидно, что роль управления цепочками поставок в организации очень важна, и компании предпочитают иметь специалистов в этой области для управления этим отделом.Недостаточно иметь квалификацию в SCM. Есть определенные навыки, которыми должны обладать менеджеры по цепочке поставок, чтобы успешно выполнять свою работу.

 

Навыки, необходимые менеджеру цепочки поставок

 

1. Навыки анализа данных

Менеджеры SC должны обладать навыками анализа данных, чтобы получать ценную информацию. Это помогает им принимать более взвешенные решения по различным вопросам. Этот процесс включает в себя множество факторов, которые невозможно правильно спрогнозировать.Просмотр прошлых данных может помочь сделать более точные прогнозы. Это позволит этим специалистам работать лучше и избежать неприятных сюрпризов. Они могут быть лучше подготовлены к любой ситуации и обеспечить бесперебойную работу процесса.

 

2. Навыки ведения инвентаризации

Это очень важный навык, необходимый каждому менеджеру по логистике. Слишком большой запас может стоить компании больших денег из-за медленных запасов и складских помещений.Недостаточный уровень запасов может привести к невыполнению заказов. Это может привести к потере клиентов. Нужно балансировать между ними. Взгляд на прошлые данные может очень помочь в прогнозировании потребности в товарах в разное время года.

 

3. Гибкость

Как видим, выполнением функций SCM занимается множество людей как внутри компании, так и за ее пределами. Это требует от менеджера гибкости, потому что могут быть люди из разных слоев общества и культур.Дружелюбие поможет сделать все более гладко. В кризисные времена такое отношение позволит получить поддержку от каждого человека, вовлеченного в этот процесс.

 

4. Понимание правил

Поставка материалов может осуществляться через границы внутри страны или даже за ее пределы. Важно, чтобы менеджер по логистике знал, какие документы необходимо подготовить, чтобы не возникло юридических проблем при перевозке грузов. Человек также должен знать правила хранения товаров.Они должны соблюдать правила в отношении безопасности товаров и персонала на складе. Такое знакомство с правилами обеспечит бесперебойную работу.

 

5. Планирование

Хорошее планирование — ключ к хорошему завершению работы. Это справедливо для любой профессии. Но это критически важная деятельность в управлении цепочками поставок. Рыночные тенденции определяют, что должно быть произведено и в каком количестве. Это означает, что после составления прогноза продаж эти специалисты должны спланировать все, начиная от закупки сырья и заканчивая доставкой товара покупателю.Это будет включать планирование производства, организацию пространства и организацию транспорта для доставки. Все эти пункты должны быть хорошо спланированы, если работа должна быть выполнена успешно.


6. Руководство

Функция SCM охватывает различные отделы. Это означает, что менеджер цепочки поставок должен выполнять работу разнородной группы людей. Для этого потребуются отличные лидерские качества, потому что только вдохновляя других, работа может быть завершена успешно. Демонстрация таких характеристик поможет завоевать лояльность сотрудников.Они охотно выйдут за рамки своего служебного долга, чтобы гарантировать, что работа никоим образом не пострадает. Демонстрация лидерских качеств также помогает вдохновить других на приобретение таких навыков.


Читайте также: 
Какие этапы связаны с управлением цепочками поставок?


7. Деловая хватка

Хотя они не участвуют напрямую в продажах или получении доходов, действия этих менеджеров могут иметь прямое отношение к продажам и прибыли организации. Это заставляет их знать о бизнесе, которым занимается их компания. Эти специалисты должны знать, какое влияние их работа оказывает на прибыль их фирмы. Это поможет им внести изменения, которые могут повысить эффективность и снизить затраты. Также необходимо, чтобы они знали, что происходит в отрасли, в которой работает их заведение.


8. Принятие решений

Это умение необходимо всем лидерам. Но это особенно важно для тех, кто отвечает за деятельность по управлению цепочками поставок.Это связано с тем, что возникают различные сложные ситуации, которые потребуют немедленного принятия решений. Их решение может повлиять на прибыльность организации, репутацию и удовлетворенность клиентов. Это означает, что они должны знать, какое решение будет наиболее выгодным для их компании. Эти решения также должны быть приняты быстро, прежде чем возникнут какие-либо неблагоприятные результаты.


9. Подотчетность

Это очень трудно поддерживать, когда менеджер SC должен зависеть от многих людей внутри и за пределами фирмы для успешного функционирования. Легко обвинить любую из этих сущностей. Но что нужно развивать, так это нести ответственность за каждый результат, хороший он или плохой. Это повысит доверие членов их команды к ним. Компании также будут доверять таким менеджерам, которые возьмут на себя ответственность за действия своего отдела.


10. Адаптация к изменениям

Изменения чаще всего наблюдаются в отделах логистики. На их функционирование могут влиять различные внешние факторы. Отказ машины на заводе поставщика может серьезно нарушить производство.Функция цепочки поставок включает обеспечение регулярных поставок сырья, поскольку закупки входят в их компетенцию. Человек должен быть в состоянии организовать альтернативную поставку товаров. Они также должны принять другие меры, если некоторые факторы влияют на движение товаров к клиентам. Они должны быстро адаптироваться к изменениям.


11. Навыки межличностного общения

Менеджер SC должен иметь дело с людьми из разных слоев общества. Они должны получить работу, сделанную работниками более низких уровней.Этим профессионалам также придется взаимодействовать с высшим руководством и удовлетворять их потребности для бесперебойной работы. В их обязанности также входит регулярно поддерживать связь с внешними агентствами, такими как поставщики, дистрибьюторы, перевозчики и агенты по доставке. Хорошие навыки межличностного общения помогают им эффективно выполнять свою работу от всех этих людей, сохраняя при этом теплые отношения.


12. Связь

Менеджер по логистике должен передавать различные инструкции, запросы, предложения и информацию разным группам людей.Делать это нужно устно и письменно. Поскольку они предназначены для людей с разным образованием и социальным статусом, необходимо передавать сообщения в разных стилях и стандартах. Вот почему эти люди должны быть высококвалифицированными в общении. Другие должны четко их понимать, чтобы предпринимать точные действия и достигать желаемого результата.

В дополнение к этим навыкам менеджерам по логистике будет полезно использовать инструменты и методы, которые значительно облегчат их жизнь.Давайте посмотрим на некоторые из этих инструментов, которые помогают этим занятым профессионалам.


Читайте также:
 Будущее управления цепочками поставок

 

Современные инструменты для эффективного SCM  


Оповещения о состоянии доставки

Эти инструменты все чаще используются компаниями, у которых есть несколько партий товаров, находящихся в пути к разным клиентам. Бывает сложно ответить покупателям о состоянии их товаров.Эти инструменты дают регулярные оповещения о том, где находятся эти товары. Это поможет получать информацию о различных отправлениях в режиме реального времени.


Инструменты управления заказами

Это программное обеспечение очень важно для эффективного выполнения роли SCM, особенно для тех компаний, которые поставляют материалы для различных платформ электронной коммерции. Эти инструменты помогают в управлении заказами и гарантируют, что они не будут проигнорированы по ошибке. Существуют также различные отчеты, которые можно генерировать из этих программ.Это поможет проанализировать время обработки заказа и оптимизировать процесс.


Программное обеспечение для управления складом

Это отличная поддержка для менеджеров SC, которым трудно управлять пространством на своих складах, обеспечивая при этом достаточное наличие товаров. Эта программа помогает планировать пространство на основе различных исходных данных, таких как прогнозирование продаж, производственный план и т. д. Для тех, кто должен управлять несколькими складами в разных местах, такой инструмент просто необходим.Это помогает значительно сократить затраты на пространство.


Средства управления поставщиками

Компаниям, имеющим много запасов различной продукции, трудно ими управлять. Нелегко понять, какой поставщик более выгоден. Этот инструмент помогает анализировать транзакции с поставщиками, чтобы узнать, как они повлияли на основные функции управления цепочками поставок. Можно узнать, какой поставщик принес компании максимальные выгоды. Это позволяет менеджерам подумать о смене поставщиков или проведении дополнительных переговоров.


Средства аналитики и отчетности

Руководителям отделов важно обеспечить эффективность своих функций. Знание эффективности различных операций цепочки поставок поможет улучшить там, где это необходимо. Инструменты аналитики используют различные параметры для оценки производительности. Эти отчеты не только покажут, где происходят задержки или нежелательные расходы, но также предоставят ценную информацию, которая может помочь в принятии лучших решений. Такой инструмент очень полезен для улучшения функций цепочки поставок.


Читайте также:

 

За прошедшие годы управление цепочками поставок превратилось из относительно простой концепции в проектирование и управление необычайно сложными глобальными сетями. Знаете ли вы, что в 1940-х и 1950-х годах был введен процесс стеллажирования и штабелирования, чтобы лучше использовать пространство для хранения, что привело к улучшению дизайна и планировки склада? С тех пор практика цепочки поставок трансформировалась вместе с развитием технологий и знаний.


Пять практик цепочки поставок, которые произвели революцию в управлении цепочками поставок:

 


Создание Совета по цепочке поставок

Раньше за всю сеть цепочки поставок отвечал один человек. Но теперь, без внутреннего совета лидеров, цепочке поставок, как правило, не хватает планирования, организации и разработки стратегии для повышения эффективности, а также повышения функциональности. Цепочка поставок, скорее всего, потерпит неудачу, если в вашей организации нет руководящего органа, который бы синхронизировал существующую стратегию цепочки поставок со стратегией компании в целом.


Достижение гибкости с помощью ИИ

Раньше никто даже не слышал, что такое искусственный интеллект, а сейчас только об этом и говорят. Искусственный интеллект способен собирать огромные объемы данных и использовать их понимание, создавая возможность тактически и стратегически пересмотреть цепочки поставок. Это обеспечивает гибкость процесса, поскольку продукты закупаются и перемещаются из одного конца земного шара в другой.


Внедрение методов устойчивого развития

Инновации стали ключом к раскрытию потенциала бизнеса, и процесс цепочки поставок не исключение.Таким образом, организациям необходимо внимательно следить за операциями цепочки поставок и своей внутренней практикой, чтобы создать устойчивую платформу для работы. Это приводит к необходимости принятия нескольких устойчивых практик, таких как блокчейн, внедрение управления взаимоотношениями с поставщиками через Интернет и т. д. Глубокие практические знания этих инструментов и практик можно получить на онлайн-курсе по управлению цепочками поставок, что гарантирует доверие к ваша организация.


Оптимизация запасов для снижения затрат

Каждое предприятие стремится сократить расходы и повысить прибыль. Здесь в игру вступает оптимизация инвентаря. Существуют огромные затраты на хранение и хранение запасов, примерно 20-25%. Таким образом, эту стоимость можно сэкономить, оптимизировав хранение запасов.


Определение областей, в которых технологии могут помочь

Технологии помогают человечеству на протяжении десятилетий, и цепочка поставок не является исключением. Но чтобы улучшить и оптимизировать процессы вашей цепочки поставок, вам необходимо определить области, в которые можно интегрировать новые технологии, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

Если вы планируете продолжить карьеру в сфере розничной торговли, вы должны инвестировать в курс управления цепочками поставок, чтобы получить больше знаний.

Читайте также:  Как успешно управлять цепочками поставок?

 

Подводим итоги!

С появлением технологий и конкуренции применение этих лучших практик стало обязательным для предприятий, стремящихся к росту и успеху. Чтобы расширить свою базу знаний, рекомендуется надежный онлайн-курс по управлению цепочками поставок.Одним из таких курсов является IIM по управлению цепочками поставок от одной из лучших бизнес-школ страны. Предоставляя вам новейшие темы и тенденции, а также передовой опыт, этот курс по управлению цепочками поставок IIM может помочь вам создать эффективную и полнофункциональную цепочку поставок для вашей организации.

Дополнительная информация:

Форма управления проектом XLRI

Стратегическое руководство человеческими ресурсами

Превосходство лидерства в мире VUCA

Расширенная программа сертификации в цифровом маркетинге

Программа развития руководителей в области финансовой аналитики

Программа профессионального сертификата в области маркетинга и управления продажами

Какие важные компоненты управления цепочками поставок рассматриваются на курсах по цепочкам поставок

Хотите знать, как этот курс может помочь в вашем профиле?

Каковы функции отдела закупок в организации? | Малый бизнес

Автор Alexis Writing Обновлено 25 января 2019 г.

Большинство крупных компаний и даже некоторые государственные организации имеют отдел закупок или закупок в рамках повседневной деятельности.Эти отделы предоставляют услуги, которые являются основой многих производственных, розничных, военных и других промышленных организаций. Многие люди, даже те, кто работает в этих компаниях, не знают, чем занимается отдел закупок, почему он существует и каким целям он служит. Чтобы лучше понять, какова роль отдела закупок, рассмотрим некоторые функции, которые он выполняет.

Совет

Отдел закупок отвечает за закупку сырья и других ресурсов по наилучшей возможной цене.

Закупка сырья и других ресурсов

Одной из функций отдела закупок является закупка всех необходимых материалов, необходимых для производства или повседневной деятельности компании или государственной организации. Для производственной компании это может включать в себя сырье, такое как железо, сталь, алюминий или пластик, но также может включать инструменты, оборудование, грузовики для доставки или даже канцелярские товары, необходимые для секретарей и отдела продаж.

В условиях розничной торговли отдел закупок следит за тем, чтобы на полках или на складах всегда было достаточно товаров, чтобы клиенты были довольны, а в магазине был хороший ассортимент.

В малом бизнесе особенно важно поддерживать порядок инвентаризации на разумном уровне; вложение больших сумм капитала в избыточные запасы может привести к проблемам с хранением и нехватке капитала для других расходов, таких как реклама или исследования и разработки. Закупки также контролируют всех поставщиков, которые снабжают компанию товарами, необходимыми для правильной работы.

Достижение наилучшей возможной цены

Отделу закупок также поручено постоянно оценивать, получают ли они эти материалы по наилучшей возможной цене, чтобы максимизировать рентабельность.Это может быть сложной задачей для малого бизнеса, который может закупать в меньших количествах, чем более крупный поставщик, и поэтому может не получать оптовые скидки того же типа. Отдел закупок в малом бизнесе должен искать лучших поставщиков по наиболее разумным ценам для заказов компании определенного размера.

Сотрудники отдела закупок могут общаться с альтернативными поставщиками, договариваться о более выгодных ценах для оптовых заказов или исследовать возможность приобретения более дешевых материалов из альтернативных источников в рамках своей повседневной деятельности.

Оформление документов и бухгалтерский учет

Отделы снабжения занимаются оформлением всех документов, связанных с закупкой и доставкой расходных материалов и материалов. Отдел закупок обеспечивает своевременную доставку материалов от поставщиков, формирует и отслеживает заказы на поставку и работает вместе с отделом получения и отделом кредиторской задолженности, чтобы гарантировать, что обещанные поставки были получены в полном объеме и своевременно оплачены. В малом бизнесе это означает тесное сотрудничество с бухгалтерией, чтобы обеспечить наличие достаточного капитала для покупки приобретенных товаров, бесперебойное движение денежных средств и своевременные платежи.

Соблюдение бизнес-протоколов

Отдел закупок также должен обеспечить соблюдение всех политик компании. Например, в малом бизнесе отдельные сотрудники могут связываться с отделом закупок по вопросам приобретения таких вещей, как канцелярские товары или компьютеры. Перед совершением покупки отдел закупок должен убедиться, что он соблюдает надлежащие протоколы закупок и утверждения бюджета, а также должен гарантировать, что любые товары приобретаются в соответствии с общей политикой закупок организации.

Что такое отделы закупок и какие функции они выполняют?

  1. Развитие карьеры
  2. Что такое отделы закупок и какие функции они выполняют?
От редакции Indeed

30 сентября 2021 г.

Отделы закупок часто являются важной частью крупных корпораций и малых предприятий. Они устанавливают политику и процедуры, которые пытаются обеспечить финансовое благополучие компании. Понимание функций и ролей отделов закупок может помочь вам разработать стратегии поставок и цели закупок, которые принесут пользу вашей компании. В этой статье мы рассмотрим, что такое отдел закупок, опишем его основные стратегические и операционные функции и перечислим его дополнительные роли.

Связанный: Закупки и закупки: определения и различия

Что такое отдел закупок?

Отдел закупок — это подразделение компании, отвечающее за приобретение товаров и услуг, необходимых для работы предприятия. Некоторые компании называют отделы закупок отделами снабжения или отделами закупок.Эти подразделения часто являются важной частью помощи компаниям в удовлетворении их повседневных потребностей и достижении их долгосрочных стратегических целей. Объем ответственности отдела может варьироваться в зависимости от размера компании, но часто они помогают контролировать цепочку поставок и помогают управлять контрактами с поставщиками, чтобы поддерживать эффективность операций компании.

Связанный: Процесс закупок: определение и этапы

Какова основная функция отдела закупок?

Отдел закупок компании может иметь большое влияние на ее способность достигать своих стратегических и ежедневных оперативных целей. Его способность приобретать достаточное количество материалов при одновременном снижении затрат может позволить компании увеличить прибыль, снизить расходы и добиться роста. Отделы закупок могут использовать свои контакты с поставщиками для повышения общего качества бизнес-продукта и снижения рисков в деятельности компании за счет эффективного управления этими отношениями.

На операционном уровне отделы закупок гарантируют, что предприятия получают все необходимое для проектов. Это может включать сырье для производства, расходные материалы для сотрудников, офисные помещения или технологии.Когда отделы закупок обеспечивают эти товары эффективно, это может гарантировать, что производство останется высоким, а продукты и услуги будут доставлены клиентам вовремя.

Связанный: 6 Должностей в сфере закупок (с должностями и окладами)

Дополнительные функции и роли отдела закупок

Отделы закупок управляют различными ролями в компании, в зависимости от ее типа или размера. Некоторые из их дополнительных функций и ролей включают в себя:

1. Оценка потребностей своей компании

Прежде чем делать покупки, специалистам по закупкам часто важно понять требования своей компании.Они могут общаться с руководителями отделов, региональными менеджерами и руководством компании, чтобы определить, какие товары и услуги им необходимы. Они также могут использовать аналитику для изучения отчетов о прошлом потреблении и оценки того, как планы их компании могут изменить типы или объемы необходимых им поставок. Персонал по закупкам часто уделяет особое внимание тому, как различаются потребности различных бизнес-центров и отделов.

2. Проведение исследований

После определения потребностей своей компании специалисты по закупкам могут исследовать потенциальные источники товаров и услуг.Они могут поговорить с другим персоналом по закупкам или проверить рекомендации компании, чтобы определить, может ли поставщик предоставить качественные товары в надлежащих количествах. Иногда они могут ездить на торговые выставки или на производственные предприятия, чтобы напрямую поговорить с потенциальными поставщиками и посмотреть, подходят ли они для их бизнеса.

3. Сравнение и согласование цен

Одной из основных задач отдела закупок является поиск наиболее доступных способов снабжения своей компании.Изучая поставщиков, они могут узнать о ценах, которые они взимают, и сравнить их с аналогичными организациями или рынками, чтобы найти лучшие цены. Когда они находят поставщика, они также могут работать над построением отношений с ним, чтобы помочь договориться о ценах и лучшем предложении для своей компании.

Связанный: Счет-фактура и заказ на поставку: в чем разница?

4. Координация поставок

После определения поставщиков сотрудники отдела закупок могут работать с поставщиками над составлением графиков поставок для каждого филиала компании.Они также могут координировать свои действия с персоналом логистики и склада в своей компании, чтобы обеспечить своевременную доставку всех поставок. Отделы закупок также могут помочь устранить любые препятствия для доставки или изменить объемы и графики поставок в зависимости от требований своего бизнеса.

5. Управление отношениями с поставщиками

Отделы снабжения часто поддерживают отношения с важными поставщиками. Они могут предоставить выгоду давним поставщикам, чтобы улучшить их отношения и избежать конкуренции за ресурсы.Одной из их обязанностей является расторжение контрактов с поставщиками, если они повышают цены, становятся ненадежными или снижают качество своей продукции. В некоторых случаях отделы закупок могут выстраивать отношения со вторичными поставщиками, чтобы снизить риск в случае, если им придется сменить основного поставщика.

6. Управление конкуренцией

В некоторых отраслях нормативные акты требуют от компаний выбирать поставщиков в процессе конкурентных торгов. Это часто имеет место, когда государственные учреждения заключают контракты с частным бизнесом.В этих случаях отделы закупок управляют процессом торгов и заключают контракты с компанией, которая наилучшим образом соответствует их требованиям.

7. Мониторинг эффективности

Поскольку их отношения с поставщиками продолжаются, отделы закупок могут контролировать их работу и вносить необходимые изменения. Они могут оценить качество товаров, которые получает их компания, и вернуть или заменить любые товары, которые не соответствуют их стандартам. Они также могут следить за недостающими товарами или поздней доставкой и пытаться разрешить эти ситуации.Сотрудники по закупкам также могут встречаться с поставщиками, чтобы оценить их отношения и согласовать любые запланированные изменения.

8. Получение субсидий и льгот

В некоторых отраслях компании могут иметь право на получение государственных субсидий или льгот. В этих случаях отделы закупок могут подать заявку на помощь и обеспечить ее получение своей компанией. Они также могут добиваться дополнительных преимуществ для своей компании от давних поставщиков, таких как снижение цен или бесплатная доставка.

9. Поддержание соответствия

Многие отрасли промышленности имеют правила, регулирующие их методы закупок и обеспечивающие возможность конкуренции. Это особенно важно для государственных учреждений, стремящихся заключить контракты с поставщиками. Отделы закупок в этих отраслях работают над соблюдением всех правил, которые касаются их компании или организации. Сотрудники отдела закупок также часто следят за тем, чтобы их компании соблюдали все контракты с поставщиками.

Связанный: Что такое заявка на покупку? Определение, инструкции и шаблон

10. Повышение качества

Еще одна важная роль отделов закупок заключается в улучшении качества продукции их компании.Это часто может помочь их компании повысить лояльность клиентов, увеличить прибыль и конкурировать с другими фирмами. Для этого сотрудники по закупкам могут следить за наличием материалов и искать способы получить более качественные товары без увеличения затрат.

11. Управление бюджетом

Отделы закупок часто разрабатывают бюджеты для своей деятельности и подают заявки на финансирование руководству компании. Цель бюджетирования — обеспечить эффективную работу компании при сохранении низких затрат. Они также могут организовывать платежи поставщикам и запрашивать возмещение. Многие отделы закупок тесно сотрудничают с финансовым отделом своей компании, что может помочь финансовым сотрудникам выделить средства на предстоящие расходы на закупки и позволить персоналу оценить доступные им финансовые ресурсы.

12. Разработка стратегий

Персонал по закупкам часто тесно сотрудничает с другими специалистами в своей организации, чтобы планировать свое будущее. Например, они могут сотрудничать с руководителями высшего звена, чтобы узнать, как рост компании может повлиять на потребности бизнеса в поставках.Сотрудники по закупкам встречаются с разработчиками продуктов, чтобы понять потребности в поставках нового продукта, или с финансовыми сотрудниками, чтобы узнать о доступном финансировании для их отдела. Иногда они могут работать с поставщиками, чтобы спланировать изменения в деятельности своей компании для учета нового продукта.

13. Ведение учета

Отделы закупок помогают вести документацию, связанную с их деятельностью, включая списки потенциальных поставщиков, записи о закупках, счета-фактуры и документацию о возмещении и возврате. Отделы закупок могут разрабатывать контракты с поставщиками и создавать легкодоступные документы, в которых излагаются условия их соглашения. Они также могут отслеживать и регистрировать запасы основных материалов, чтобы гарантировать, что их бизнес может эффективно выполнять свои повседневные операции.

Отдел закупок и магазинов: Функции и роли — Видео и стенограмма урока

Отдел закупок

Один из сотрудников Салли, Тони, руководит отделом закупок .Тони отвечает за поиск и заказ всех товаров, которые Салли хочет продать в своем магазине. Сейчас Салли планирует весной провести ежегодную распродажу керамических горшков, чтобы она могла привлечь много новых и существующих клиентов, которые хотят посадить растения внутри и снаружи своего дома в теплое время года. Салли разговаривает со своим бухгалтерским отделом, чтобы узнать, сколько денег у нее есть для работы, а также со своим менеджером по продажам, чтобы узнать, сколько горшков они могут продать в ближайшие несколько месяцев.

После проведения внутреннего исследования Салли идет к Тони в отдел закупок с запросом на покупку (или PR). PR дает описание продуктов и ориентировочную стоимость каждого горшка. Много раз у него часто будет подтверждение от бухгалтерии, что эти средства были выделены специально для этой покупки. Затем Тони проведет маркетинговое исследование . Исследование рынка — это когда Тони выходит и выясняет различные источники запрашиваемых товаров, сравнивает первоначальные цены, стоимость доставки, стандартные отраслевые практики и даже сравнивает их с предыдущими покупками тех же товаров в прошлом.

В этом случае Салли хочет разместить большой заказ, поэтому Тони отправляет запрос цен (или RFQ) нескольким компаниям, которые производят, распространяют или продают керамические горшки оптом. Компании ответят на запрос предложений Тони своими ценами, и, возможно, поскольку заказ большой (десять поддонов горшков), он попытается связаться с ними, чтобы договориться о более выгодной цене и воспользоваться эффектом масштаба . . Экономия за счет масштаба — это когда продавец будет брать более низкую норму прибыли, чтобы продать много продукта, потому что он может получить лучшие скидки, чтобы сделать больше, и это будет стоить ему меньше за единицу, чем производство меньшей партии.Кроме того, поставщики, скорее всего, будут платить меньше за свои материалы при оптовой закупке.

Когда время RFQ закончится или когда все предложения будут получены, Тони оценит предложения, возможно, попытается договориться о более выгодной цене, а затем примет окончательное решение, у какой компании они будут покупать горшки. Часть предложения должна включать стоимость доставки товаров в Sally’s Garden Supply и ответственность за товары во время транспортировки. Когда будет принято окончательное решение, Тони напишет договор купли-продажи, и все соответствующие люди просмотрят и подпишут его, чтобы он имел юридическую силу.

Затем компания производит или отправляет товары на склад Sally’s Garden Supply для получения. Как только предметы получены и приняты (если они не сломаны), компании можно заплатить за предметы, и Тони может перейти к работе над другими покупками.

Отдел складов

Марси — менеджер отдела складов. Как только горшки приняты, они должны куда-то идти. Марси и ее команда будут брать предметы и управлять ими до тех пор, пока они не будут проданы. Это основная обязанность отдела магазинов .Полки в магазине Салли могут вместить только определенное количество, и у них есть складские помещения по всему городу, где хранятся лишние кастрюли и другие припасы, пока они не потребуются в магазине.

Отдел снабжения выполняет множество функций, в том числе:

  • Проверка и приемка поступающих товаров
  • Идентификация и временное хранение
  • Перемещение товаров там, где это необходимо
  • Инвентарный учет и ведение документации и, наконец,
  • Упаковка и отгрузка

Отдел складов будет тем, кто будет принимать поставки по контрактам Тони, а затем определит лучшее место для этих предметов. Марси решает отправить два поддона горшков в магазин для демонстрации, а остальные восемь останутся на складе. Внутри склада они помечены, чтобы сотрудники могли легко узнать, что находится в коробках, а некоторые из них отложены для онлайн-продаж через веб-сайт Sally’s Garden Supply.

Существует множество единиц тяжелого оборудования, такого как вилочные погрузчики, тележки для поддонов и небольшие краны для быстрого перемещения товаров в больших количествах. Высокие полки помогают хранить все предметы в порядке.У Марси также есть специалист, который ведет текущий учет того, сколько каждого предмета есть на складе, и уведомляет менеджеров, когда запасы определенных предметов заканчиваются. Специалист также заполняет любые формы в случае поломки, кражи или другой потери инвентаря.

Краткое содержание урока

Хорошо, давайте повторим. Отдел закупок отвечает за покупку предметов, необходимых для работы организации. Запрос на покупку (PR) — это используемый документ, в котором указываются характеристики необходимых предметов и сумма денег, выделенная для этой покупки. Отдел закупок проводит исследование рынка , чтобы узнать больше о том, кто продает необходимые товары, затратах, транспортировке и составлении контрактов с компаниями для завершения продажи. Отдел закупок также может искать более выгодную сделку, используя эффект масштаба , когда продавец будет брать меньшую норму прибыли, чтобы продать больше товара, потому что он может получить большую скидку, чтобы сделать больше, и это будет стоить им меньше времени, чем производство меньшей партии.

Отдел снабжения продолжает работу отдела закупок. Они проверяют и принимают покупки и управляют всеми предметами и соответствующими документами до тех пор, пока предмет не будет продан или утерян в результате повреждения или кражи.

наиболее важных должностей в 2022 году для отдела закупок

  • Снабжение

    Одной из важнейших функций отдела закупок является закупка товаров, услуг или работ у внешних источников.Это играет жизненно важную роль в общей бизнес-стратегии компании, поскольку требует стратегического планирования для приобретения этих вещей по наилучшей возможной цене. Он должен закупать из нужного источника в нужное время материалы нужного качества в нужном количестве.

    Он начинается с квалификации поставщиков до начала переговоров. Сбор и мониторинг данных о поставщиках оптимизированы для обеспечения соблюдения поставщиками корпоративных политик. Собирается важная информация о квалификации поставщиков, а предложения поставщиков компилируются и сравниваются.Лучшие поставщики выбираются путем оценки их квалификации, факторов риска и соблюдения политики. Одним из важных факторов контроля затрат является поиск лучшего и надежного поставщика.

    Нажмите здесь, чтобы прочитать Что такое программное обеспечение для управления контрактами? — Подробное представление.

  • Переговоры

    Специалисты отдела закупок с их навыками ведения переговоров должны быть в состоянии договориться о наилучшей сделке для компании. Они должны закупать продукцию самого высокого качества у поставщиков по наилучшей возможной цене.Эта функция очень важна для прибыльности организации, потому что, если затраты на закупки высоки, организация может в конечном итоге потратить более половины своего дохода в этой области, что повлияет на ее итоговую прибыль. Организации осознали, что если решения о закупках эффективны, можно добиться экономии средств. Даже малейшее снижение затрат на закупки может оказать существенное влияние.

  • Контракт

    Специалисты отдела закупок после оценки предложений поставщиков на основе цены, качества и ценности предлагают присуждение контракта лучшему поставщику с учетом уникальных бизнес-требований организации в соответствии со стандартами компании, отраслевыми нормами и ожиданиями клиентов.

    Нажмите здесь, чтобы прочитать 6 советов по упрощению внесения исправлений и ведения переговоров в контрактах

  • Мониторинг работы поставщиков

    Специалисты отдела закупок должны контролировать контракты, чтобы гарантировать, что поставщики работают хорошо с точки зрения доставки товаров и ценообразования. Он должен генерировать и отслеживать заказы на покупку. Он должен следить за своевременной доставкой материалов от поставщиков и ожидаемого качества, иначе это повлияет на всю производственную цепочку. Обещанные поставщиками поставки должны отслеживаться, чтобы убедиться, что счета утверждены и своевременно оплачены. Он также должен отслеживать все заказанные и полученные товары и услуги и точно вести инвентарный учет вместе с подробной информацией о производительности, доставке и ценах. Таким образом, эта функция имеет первостепенное значение для всех предприятий.

  • Соблюдение бизнес-протоколов

    Отдел закупок должен убедиться, что он соответствует всем целям компании и требованиям соответствия.Например, в организации, если члены или сотрудники запрашивают покупку таких вещей, как расходные материалы, канцелярские товары или компьютеры, они должны изучить бизнес-протоколы для покупки и утверждения бюджета и убедиться, что приобретенные товары соответствуют закупкам организации. политика.

    «DocuCollab удобен в использовании, помогает нам сосредоточиться на нашей основной деятельности и повышает производительность нашей команды. Я настоятельно рекомендую это программное обеспечение предприятиям любого масштаба».

    – Мередит, менеджер по контрактам
  • Использование технологий для помощи в закупках

    В недавнем тематическом исследовании, касающемся проблем, с которыми сталкиваются функции и обязанности отдела закупок в созданной организации, 48% указали на нехватку профессионально квалифицированных и опытных сотрудников, а 28% — на технологические изменения.Из результатов видно, что организация должна научиться адаптироваться к любым технологическим изменениям, поскольку технологии повышают эффективность организации.

    Нажмите здесь, чтобы прочитать 5 лучших практик управления контрактами в отделе закупок

  • Как DocuCollab может помочь

    С помощью облачного корпоративного программного обеспечения DocuCollab организации могут упростить выбор поставщиков, управление тарифами, соблюдение договорных цен и политик. Он может создавать заказы на покупку из утвержденных заявок, исключая ручной процесс.Это может помочь управлять отношениями с поставщиками, отслеживать производительность и обрабатывать платежи. Оптимизируя процесс закупок с помощью программного обеспечения для управления контрактами DocuCollab, компании могут значительно сократить расходы, защитить свою прибыль и повысить эффективность управления цепочками поставок.

  • Сотрудничество с другими отделами

    Все отделы организации, как правило, взаимосвязаны, при этом задача выполняется с помощью всех участвующих групп.В случае отдела закупок менеджер по закупкам должен понимать финансовый и бюджетный контроль, юридические формальности, уровень запасов и производственные мощности компании, прежде чем принимать обоснованное решение о потенциальном поставщике. Упреждающее сотрудничество с другими отделами со стороны отдела закупок имеет важное значение для бесперебойного функционирования компании.

  • Прогнозирование тенденций закупок

    Хотя прогнозирование не входит в сферу деятельности отдела закупок, в последние годы возросла важность обучения и понимания тенденций в закупках. Сотрудничая с отделом продаж и получая представление об объеме продаж, отдел закупок должен быть в состоянии прогнозировать рост или падение спроса на продукцию, что поможет сократить расходы или увеличить уровень расходов в нужное время, тем самым получая прибыль. Компания.

  • Эффективный мониторинг группы закупок

    Эффективность команды зависит от руководства, которое ее контролирует. Отдел закупок является одним из важнейших расходов, в которые инвестирует компания, и который определяет прибыль или убыток за период.Закупка товаров сверх уровня бюджета или в рамках фиксированного бюджета может привести к убыткам. Следовательно, руководство должно контролировать функции отдела закупок, где тщательно контролируется каждая покупка и сделка. Также важно убедиться, что в команде нет злоупотреблений и канцелярских ошибок, которые могут подорвать репутацию организации.

    Нажмите здесь, чтобы прочитать 5 основных проблем, с которыми сталкивается отдел закупок.

  • Анализ конкурентов

    Группа закупок должна быть в курсе управления поставщиками, постоянно анализируя конкурентов ваших поставщиков.Анализ конкурентов позволяет команде понять рыночный сценарий, детали качества и цены. Закупка лучших товаров по конкурентоспособной цене является конечной целью отдела закупок, и это может быть достигнуто при эффективном анализе рыночной конкуренции.

  • Роль DocuCollab в управлении закупками

    С помощью облачного программного обеспечения DocuCollab для управления корпоративными контрактами организации могут упростить выбор поставщиков, управление тарифами, обеспечение соблюдения договорных цен и политик.Он может создавать заказы на покупку из утвержденных заявок, исключая ручной процесс. Это может помочь управлять отношениями с поставщиками, отслеживать производительность и обрабатывать платежи. Оптимизируя процесс закупок с помощью решения DocuCollab для управления предприятием, компании могут значительно сократить расходы, защитить свою прибыль и повысить эффективность управления цепочками поставок.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.