Писем официально делового стиля примеры: Решение на Задание 473 из ГДЗ по Русскому языку за 7 класс: Ладыженская Т.А.

Содержание

Упражнение № 473. Найдите в Интернете примеры писем официально-делового

  Упражнение № 473. Найдите в Интернете (например, на сайте www.microsoft.ru) примеры писем официально-делового стиля. Скопируйте одно из них, охарактеризуйте его особенности.

 

Ответ:

Уважаемые абоненты!

  Обращаем внимание, что потребитель обязан допускать представителей ресурсоснабжающей организации АО «Водные технологии» в занимаемое жилое помещение или домовладение для снятия показаний приборов учета, проверки их состояния, факта их наличия или отсутствия, а также достоверности переданных потребителем исполнителю сведений о показаниях приборов учета (Постановление Правительства РФ от 06.05.2011 г. № 354, пп. «ж» п.34).

  Правилами, утвержденными вышеуказанным Постановлением, запрещено:

  — самовольно нарушать пломбы на приборах учета, демонтировать приборы учета и осуществлять несанкционированное вмешательство в работу указанных приборов учета;

  — несанкционированно подключать оборудование потребителя к внутридомовым инженерным системам.

  При выявлении вышеуказанных фактов, доначисление размера платы производится по пропускной способности трубы при круглосуточной работе за период, начиная с даты несанкционированного подключения.

  С уважением, руководитель расчётного отдела АО «Водные технологии»

  Анна Водолейкина

 

  Особенности данного письма: в письме присутствует деловая стилистика, нет эмоционально-окрашенных выражений и просторечных оборотов. Используются выражения, которые характерны для официально-делового стиля: обращаем внимание, при выявлении фактов. В первой части письма обращается внимание на обязанность потребителей ресурсов допускать к приборам учета представителей ресурсоснабжающей организации. Во второй части приводятся выдержки из Постановления Правительства. В третьей части потенциальные нарушители информируются о порядке начисления платы в случае нарушения установленных правил.

Особенности, характерные черты, жанры и примеры текстов официально-делового стиля речи

В литературном языке выделяют 5 функциональных стилей речи: официально-деловой стиль речи, публицистический, научный, художественный и разговорный.  

В этой статье представлен подробный разбор официально-делового стиля речи.

Вы узнаете:

  • что такое официально-деловой стиль речи;
  • функции, задача, сферы применения данного стиля речи;
  • подстили;
  • жанры официально-делового стиля речи;
  • виды документов;
  • примеры текстов, написанных в официально-деловом стиле речи. 

Ознакомиться с 4-мя другими стилями речи вы можете в следующих статьях:

Что такое официально-деловой стиль речи: функция, задачи и сфера применения

Официально-деловой стиль речи — это функциональный стиль современного русского литературного языка, который используется для оформления различных документов, нормативно-правовых актов, а также при официальном общении между гражданами, организациями и социальными группами.

Официально-деловой стиль характеризуется наличием специальных деловых стандартов, на основании которых и составляются документы: заявления, деловые письма, протоколы, отчеты, справки, доверенности, договоры и пр.  

Официально-деловой стиль речи выполняет информативную и воздействующую функции, которые заключается в том, чтобы сообщать, например, о положении дел, констатировать факты или давать предписания для выполнения определенных действий. 

Данный стиль речи применяется в дипломатической, административной и правовой сфере. Является языком дипломатии и закона. 

В основном, официально-деловой стиль используется в письменной форме. Задача текстов данного стиля состоит в том, чтобы максимально точно, стилистически нейтрально и однозначно передать необходимую правовую, служебную, административную информацию, которая при этом будет изложена в соответствии со специальными стандартами. 

Таким образом, главная задача официально-делового стиля речи состоит в том, чтобы передавать информацию на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Особенности и характерные черты официально-делового стиля речи

Основными чертами и особенностями официально-делового стиля речи являются:

  1. Замкнутость, устойчивость и консервативность.
  2. Информация передается максимально точно, однозначно, понятно и стилистически нейтрально. 
  3. Объективность. 
  4. Официальность и строгость изложения. 
  5. Отсутствие образности и двусмысленности. 
  6. Безличность изложения информации. 
  7. Наличие специальных деловых стандартов по составлению и написанию официально-деловых текстов. 
  8. Употребление юридической, дипломатической, правовой, специально-технической и пр. терминологии (референдум, агитация, ведомство, должностное лицо).
  9. Употребление многокомпонентных сложных предложений с союзной связью («Имущество каждого из супругов может быть признано общей собственностью, если будет установлено, что в период…»).
  10. Употребление деловых этикетных формул общения (например для того, чтобы выразить в служебном документе согласие, благодарность, просьбу, обращение, рекомендации и др.
  11. Многие глаголы отражают значение предписания и носят приказной характер (запретить, обязать, назначить).  
  12. Запрет на грубость, фамильярность, резкость по отношению к деловому партнеру. 

Официально-деловой стиль речи: подстили

Официально-деловой стиль речи обслуживает различные области отношений. В зависимости от конкретной сферы применения выделяют 4 функциональных подстиля:

  1. Законодательный

Это язык государственной власти и нормативных правовых актов, используется в правотворческой сфере.

При этом сфера применения в данном случае более широкая — адресатом являются все физические, юридические лица и государственные органы.

Основные жанры: закон, устав, указ, постановление, доклад. 

  1. Юрисдикционный

Сфера применения более узкая, чем у законодательного подстиля — это обслуживание деятельности правоохранительных органов.

Здесь адресатом выступают отдельные государственные органы и отдельные физические и юридические лица.  

Основные жанры: исковое заявление, выступление в суде, кассационная жалоба, требование об опровержении ложных сведений. 

  1. Дипломатический

Сфера применения — международные отношения. Данный подстиль считается языком дипломатических актов.

Основные жанры: переговоры, меморандум, коммюнике, верительная грамота. 

  1. Канцелярско-административный 

Сфера делового общения и взаимодействия между учреждениями, организациями, юридическими и физическими лицами. Именно для этого подстиля характерно использование уже готовых бланков для заполнения. 

Основные жанры: протокол, акт, доверенность, заявление, справка, отчет, деловая беседа.

Для оформления различных документов, например, резюме, сопроводительного письма или акта рекомендую воспользоваться программой Canva. Это очень простой и удобный визуальный редактор с множеством уже готовых шаблонов (в том числе, бесплатных).

Для каждого подстиля характерна своя терминология и набор типовых текстов. 

Жанры официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль речи используется, в основном, в письменной форме (в виде различных документов), но встречается и в устной форме (например, во время деловых встреч, выступлений в суде или переговорах). 

Ниже в табличной форме представлены основные жанры официально-делового стиля речи в зависимости от принадлежности к конкретному подстилю.

ПодстилиЖанры в письменной формеЖанры в устной форме
ЗаконодательныйЗакон, устав, указ, постановлениеДоклад
Юрисдикционный Кассационная жалоба, требование об опровержении ложных сведений, исковое заявление, определение судаВыступление в суде
Дипломатический Меморандум, коммюнике, верительная грамота, личная нота, вербальная нота, памятная запискаПереговоры
Канцелярско-административный Инструкция, приказ, доверенность, акт, протокол, справка, заявление, резюме, объяснительная запискаДеловая беседа, отчет, совещание, собеседование
Подстили и жанры официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль речи: виды документов

Официально-деловой стиль — основа делового общения. В первую очередь, это язык документов, которые имеют юридическую значимость. 

Практически все виды документов оформляются по специальным стандартам, а для многих применяются уже готовые бланки, требующие только заполнения. 

Существует несколько типов классификации документов. 

Классификация документов

В зависимости от степени очередности происхождения:1) Оригинал
2) Копия
В зависимости от степени доступности информации:1) Документы открытого доступа. 
2) Документы ограниченного доступа.
3) Документы конфиденциальные. 
В зависимости от назначения:1) Организационно-распорядительные: закон, указ, постановление.
2)Информационно-справочные: акт, протокол, справка.
3) Частные деловые бумаги: заявление, резюме, расписка, объяснительная записка, автобиография. 
Виды документов официально-делового стиля речи

Примеры текстов официально-делового стиля речи

Рассмотрим примеры текстов, написанных в официально-деловом стиле речи.

 

Меморандум

Меморандум — дипломатический документ, в котором изложены взгляды государства на какой-то международный вопрос. 

Пример дипломатического меморандума (отрывок) :

«МЕМОРАНДУМ О ВЗАИМОПОНИМАНИИ МЕЖДУ МИНИСТЕРСТВОМ ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И МИНИСТЕРСТВОМ ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И ЭНЕРГЕТИКИ КОРОЛЕВСТВА ШВЕЦИЯ ПО СОТРУДНИЧЕСТВУ В ОБЛАСТИ ЭНЕРГЕТИКИ

3. Сотрудничество может осуществляться в следующих формах:

— обмен на регулярной основе информацией и статистическими данными, находящимися в открытом доступе;

— развитие российско-шведских партнерств и обмен информацией, между университетами, научно-исследовательскими организациями, предприятиями и предпринимательскими организациями, а также другими организациями, занимающимися распространением новых технологий;

— содействие мероприятиям, направленным на повышение энергоэффективности в рамках сотрудничества между российскими и шведскими городами или регионами;

— совместные семинары, конференции, обучающие программы;

— содействие в создании и деятельности российско-шведского делового форума по вопросам энергоэффективности и устойчивого развития, открытого для представителей частных предприятий и государственных органов, работающих в указанных областях;

— любые другие формы сотрудничества, которые могут быть согласованы Сторонами.

4. Для координации сотрудничества в рамках настоящего Меморандума Стороны сформируют совместную рабочую группу с участием представителей Сторон и заинтересованных организаций.

Источник: minenergo.gov.ru
Указ

Указ — нормативный или индивидуальный правовой акт, обычно издаваемой главой государства. 

Пример указа:

О награждении орденом Мужества

За мужество и отвагу, проявленные при исполнении служебного долга в экстремальных условиях, наградить сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

ОРДЕНОМ МУЖЕСТВА

БЕЛЕЦКОГО Илью Константинович — прапорщика внутренней службы (посмертно)

СОКОЛОВА Антона Эдуардович — лейтенанта внутренней службы

СТАРКОВСКОГО Бориса Николаевича — прапорщика внутренней службы

СТАРЦЕВА Константина Михайловича — лейтенанта внутренней службы (посмертно).

Президент Российской Федерации

В.Путин

Москва, Кремль

14 апреля 2021 года

N 219

Источник: https://docs.cntd.ru/document/603279226
Доклад

Доклад — публичное сообщение, представляющее собой развернутое изложение на определенную тему. 

Пример доклада Генерального секретаря ООН (отрывок):

Миссия Организации Объединенных Наций по стабилизации в Демократической Республике Конго

Доклад Генерального секретаря

I. Введение

1. В настоящем докладе, который представляется во исполнение пункта 55 резолюции 2556 (2020) Совета Безопасности, освещаются основные события, происшедшие в Демократической Республике Конго в период с 2 декабря 2020 года по 18 марта 2021 года. В нем говорится о ходе выполнения мандата Миссии Организации Объединенных Наций по стабилизации в Демократической Республике Конго (МООНСДРК) со времени представления доклада Генерального секретаря от 30 ноября 2020 года (S/2020/1150). В докладе рассказывается о политических событиях, в том числе о прогрессе в деле укрепления государственных институтов и проведения важнейших реформ в области управления и безопасности. В нем также говорится о применении Миссией всеобъемлющего подхода к защите гражданских лиц, а также о достигнутом прогрессе в корректировке ее приоритетов, конфигурации и присутствия в соответствии с совместной стратегией постепенного и поэтапного сокращения численности персонала МООНСДРК (S/2020/1041) и инициативой «Действия в поддержку миротворчества».

Источник: un.org
Резюме

Резюме — (от фр. résumé «сводка») — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании, и другую относящуюся к делу информацию, обычно требуемую для рассмотрения кандидатуры человека для найма на работу.

Подробная инструкция по составлению резюме в статье «Гайд: как правильно написать резюме на работу (составляющие, оформление и примеры резюме). »

Пример резюме:

Пример резюме
Характеристика

Характеристика — официальный документ с отзывом о служебной, общественной, учебной и пр. деятельности кого-либо. 

Пример характеристики:

Характеристика

Выдана _____________________________________

(фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность)

Ф.И.О. работа(-ет/-л) в ____________________________________________ с «______» _______________ 20___. За время работы неоднократно направлялся на курсы повышения квалификации, которые успешно закончил, по программам: ___________________________.

Ф.И.О. обладает обширным объемом знаний по имеющейся специальности и всегда находится в курсе последних событий в своей области. У него отличные навыки деловых переговоров.

Ф.И.О. зарекомендовал себя как ответственный сотрудник, нацеленный на отличный результат, всегда готов к быстрому принятию инновационных решений и несению ответственности за их принятие и за действия подчиненных. Готов к работе в любых условиях, в т. ч. в нерабочее время.

Отличается пунктуальностью, деликатностью в общении с подчиненными и коллегами, за что имеет уважение в коллективе. Требователен к самому себе.

___________________ ___________________

Должность И.О. Фамилия Подпись

Источник: ppt.ru

Источники информации:

  • Культура речи и риторика для юристов. Учебник и практикум. Авторы: Елена Берг, Юлия Феденева, Светлана Панченко, Наталия Юшкова
  • Культура речи и деловое общение. Учебник и практикум для СПО
  • Русский язык в деловой документации. Учебник и практикум для СПО. Авторы: Анна Иванова

P. S.: Понравилась статья? Поделитесь ссылкой в социальных сетях, спасибо!

Поделиться ссылкой:

примеры. Официально-деловой стиль документа, речи

Стилистика русского языка разнообразна. В каждой жизненной ситуации есть определенные нормы общения. В официальной сфере тоже существуют специфические нормы, которые иногда идут вразрез с общеязыковыми. Это особенность официально-делового стиля. Он сухой и пресный, все обороты в нем однозначны и постоянны.

Официально-деловой стиль: определение

Официально-деловой стиль – это стиль деловодства и законодательных актов, который формировался на протяжении многих лет. Его характерной особенностью считается постоянство в использовании одних и тех же слов и лексических оборотов.

Официально-деловой стиль, примеры которого периодически встречает в своей жизни каждый человек, должен быть понятным и однозначным. К тому же все его жанры пишутся по одним и тем же шаблонам. Иногда, чтобы получить новый документ, достаточно просто переписать 2-3 слова.

Стилистические особенности

Как и любой другой, он имеет свои характерные признаки. Официально-деловой стиль в деловых текстах характеризуется точностью и однозначностью изложения, долженствующее-предписывающим характером, полной безличностью, отсутствием любым эмоциональных проявлений, стандартностью и стереотипностью.

Любой документ должен быть трактован только в одном ключе. Поэтому все изложенные в нем данные имеют однозначный характер, потому как иное означает неразбериху и беззаконье в любых делах.

Поскольку это стиль деловодства, он используется для регулирования официальной сферы жизни человека и общества. Все, что в нем излагается, должно быть беспрекословно исполнено.

Никакой личной характеристики или субъективных трактовок в документах не может быть. Поэтому официально-деловой стиль русского литературного языка допускает изложение личной информации только в незначительных документах типа заявления или объяснительной для аргументации необходимости того или иного действия.

Однозначность изложения трактует и высокую степень стереотипности. Она присутствует на всех уровнях стиля: от набора лексем до общей структуры всего документа.

Лексика стиля

Как и любой другой, официально-деловой стиль в деловых текстах использует стандартный для себя набор лексем и оборотов. В первую очередь это слова из отрасли официального общения: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, глава, закон и им подобные. В других стилях они используются значительно реже.

Второй характерной особенностью считается употребление постоянных выражений и штампов речи. Это делает любой текст предсказуемым, но в то же время совершенно однозначным: исходя из, принимая во внимание, в соответствии с.

Примечательно, что, невзирая на высокий уровень безличностности, в официально-деловом стиле допускается использование местоимений и глаголов первого лица. К сравнению, в научном стиле это совершенно не приемлемо.

И последняя особенность – это наличие сухой, немного устаревшей канцелярской лексики, которая в других стилях звучит неуместно и несколько комично: имеет место быть, находится в состоянии алкогольного опьянения, жидкость, внешне похожая на коньяк.

Синтаксические конструкции

По постоянству синтаксических конструкций каждый человек легко определит официально-деловой стиль. Примеры его хорошо известны каждому из школы. И наверняка не раз в жизни приходилось писать заявление или протокол.

На синтаксическом уровне в первую очередь отмечается наличие небольших конструкций, простых предложений, минимальное количество усложнений, таких как однородные члены предложения или вставные конструкции. Это диктуется необходимостью простоты и однозначности в понимании изложенной в документе информации.

На уровне текста наблюдается высокий уровень стандартизации его структуры. К примеру, каждое заявление начинается с шапки в верхнем правом углу, в которой указывается, кто и к кому обращается. Далее идет сам текст заявления, который заканчивается датой и подписью обращающегося. Верхний левый угол документа оставляется для наложения резолюции по данному заявлению. Такая же стандартизация характерна для всех остальных жанров.

Отрасли применения

Довольно большое распространение имеет официально-деловой стиль речи. Примеры текстов встречаются любому человеку постоянно. Поэтому этот стиль разделен на несколько подстилей, в зависимости от отрасли применения.

Законодательные документы используются для формирования нормативно-правовой базы общества. Она предписывает правила, по которым должен жить каждый человек, подпадающий под влияние конкретно этого документа. Также в законодательных актах устанавливается наказание за невыполнение предписаний.

Юрисдикционная отрасль констатирует нарушение и назначает наказание за него. Здесь же находятся и прошения о помиловании и пересмотре дела в связи с определенными доказательствами или обстоятельствами.

Очень распространен административный официально-деловой стиль. Примеры таких документов даже изучаются в школьной программе. Сюда относятся документы, регулирующие деятельность отдельных организаций и их взаимодействие с отдельно взятыми личностями.

И последняя отрасль – дипломатическая. От правильности ведения документации в этой сфере зависят отношения между государствами. Одна неправильная запятая или слово может стать причиной глобального конфликта.

Жанры

На практике официально-деловой стиль речи примеры текстов имеет самые разнообразные. Назвать абсолютно все жанры в одной статье будет довольно проблематично. Поэтому остановимся на самых популярных из них, разделив их на группы в зависимости от отрасли использования.

К законодательным документам относятся закон, акт, решение, указ. Составляются они на высших уровнях власти специально подготовленными людьми.

В отрасли юристикции жанры официально-делового стиля в русском языке представлены приговорами, судебными решениями, кассационными жалобами, ордерами на обыск или задержание.

Административные документы — одни из самых распространенных. Сюда принадлежат заявление, автобиография, приказ, рекомендация, факс, телефонограмма, расписка и многие другие.

В дипломатии чаще всего используются договоры, пакты, соглашения, конвенции.

Деловодство

Уже немало сказано о том, насколько богат на жанры официально-деловой стиль. Примеры их использования встречаются постоянно. Это активный стиль, употребляемый повсеместно в повседневной жизни. Чаще всего простой человек сталкивается с ним в отрасли деловодства. При приеме на работу мы пишем резюме, автобиографию и заявление, подаем справки с предыдущего места работы.

В основном у всех этих документов примерно одна и та же структура. Начинаются они с указания автора, составившего этот текст, далее идет изложение материла, которое заверяется подписью и печатью, если таковая имеется.

Обобщение

В русской филологии официальный деловой стиль документа, языка, речи имеет активный характер использования. Он высоко стандартизован и имеет определенный набор слов и выражений, использующихся вопреки некоторым законам языка.

К примеру, тавтологии не являются стилистической ошибкой, поскольку способствуют однозначному пониманию, чего нельзя достичь использованием местоимений для более красивого литературного звучания.

Каждый человек в своей жизни обязан уметь пользоваться этим стилем, поскольку он регулирует взаимодействие личности с организацией, государством и всем правовым миром в целом.

Письмо — жанр официально-делового стиля

Тема урока: «Письмо — жанр официально-делового стиля»

Цели урока для преподавателя: обобщить знания о жанре письма, типовой структуре письма, этикетных и языковых средствах, стиле, видах письма, обогатить и усложнить словарный запас студентов

Планируемые результаты:

Личностные:

— воспитание культуры речи; повышение требовательности к своей речи;

— воспитание бережного отношения к языку.

— умение излагать собственное мнение по проблеме с применением  аргументов.

Метапредметные:

Познавательные УУД: осуществлять поиск информации, необходимой для решения учебной задачи, понимать информацию, представленную в различных формах;

Коммуникативные УУД: аргументированно отвечать на вопросы, обосновывать свою точку зрения, строить понятные для партнёра высказывания, адекватно использовать речевые средства для решения задач общения, вступать в учебное сотрудничество с преподавателем и одногруппниками, осуществлять совместную деятельность в больших и малых группах.

Регулятивные УУД: контроль, коррекция, выделение и осознание того, что уже усвоено и что ещё подлежит усвоению.

Личностные УУД: самоопределение смысла образования и этическая ориентация.

Предметные: умение осмысленно читать текст;  определять проблематику текста;  видеть в тексте автора и его отношение к тому, о чём он пишет; создавать собственное высказывание на основе исходного текста; формулировать основную проблему исходного текста; умение комментировать проблему с опорой на текст. 

Тип урока: урок развития речи

Методы: проблемный, частично – поисковый (использован  при  работе с текстом)

Приёмы: приёмы технологии развития критического мышления через чтение и письмо (кластер, таблица «Знаю, хочу узнать, узнал (а)»)

Формы работы: фронтальная, индивидуальная, парная.

 Вид урока: практикум.

Целевая аудитория: студенты 1 курса специальности «Делопроизводитель»

Оборудование: раздаточный материал: приложения 1, 2, 3, 4

В качестве домашнего задания предлагалось следующее задание: написать письмо другу

Ход урока.

Этапы урока,

цель этапа,

время

Деятельность преподавателя

Деятельность обучающихся

УУД

Вводный этап урока (5 мин)

1. Организационно- мотивационный этап

Цель: включение обучающихся в деятельность на лично-значимом уровне, создание мотивации к действиям, подготовка к основному этапу урока

Приветствует группу.

Проверяет готовность к уроку

Приветствуют преподавателя

Демонстрируют готовность к уроку.

Слушают преподавателя.

Коммуникативные УУД: умение слушать и понимать других.

Регулятивные УУД: прогнозирование предстоящей работы.

Личностные результаты: мотивация к обучению и целенаправленной познавательной деятельности.

2. Постановка учебных задач.

Цель: целеполагание УЗ

 

Подводит студентов к формулированию темы и цели урока через чтение текста письма с фронта Егора Ивановича Власова жене (Приложение 1)

— Сформулируйте тему урока, цель.

— Каков конечный результат урока?

— Как добьемся результата?

Участвуют в диалоге с преподавателем.

Формулируют тему урока.

Определяют цель урока

Отвечают на поставленные вопросы

Познавательные УУД: умение строить логическую цепочку рассуждений. Коммуникативные УУД: умение строить монологическое высказывание в устной форме.

Регулятивные УУД: умение осуществлять целеполагание.

Основной этап (35 мин)

3. Актуализация знаний и пробное учебное действие

Цель: применение прежних знаний в новой ситуации

— Что вы должны знать, чтобы написать письмо?

— Вспомните всё, что знаете о письме, используя приём «Кластер».

Работают в парах. Составляют кластер. Рассматривают несколько вариантов, записывают на доске.

Проверяют правильность выполнения задания со слайда.

Познавательные УУД: умение выполнять учебно-познавательные действия: осуществлять для решения учебной задачи операции анализа.

Регулятивные УУД: умение принимать и сохранять учебную задачу.

Коммуникативные УУД: умение осуществлять совместную деятельность в парах.

4. Построение проекта решения УЗ

Цель: повторение ранее изученного материала, применение полученных знаний

Организует работу по повторению основных понятий: письмо, письмовник, эпистолярный жанр (Приложение 2)

— Заполните маркировочную таблицу с тремя колонками: «Знаю», «Хочу узнать», «Узнал(а)» по тексту (Приложение 3)

Работают в парах. Соотносят понятие с его значением.

Самопроверка.

Заполнение маркировочной таблицы с тремя колонками: «Знаю», «Хочу узнать», «Узнал(а)».

Познавательные УУД: умение выполнять учебно-познавательные действия: осуществлять для решения учебной задачи операции анализа.

Регулятивные УУД:

умение принимать и сохранять учебную задачу.

Коммуникативные УУД: умение осуществлять совместную деятельность в парах.

5. Работа над содержанием текста.

Цель: совершенствование умений анализировать исходный текст, выявление авторского замысла.

— Кто адресат, а кто адресант письма?

-Какова типовая структура любого письма? (зачин – информационная часть – концовка)

-Какую роль играют части композиции?

-Назовите виды писем (дружеские, деловые и т. д.).

-От чего зависит вид письма? (цель, адресат)

-Охарактеризуйте стиль письма (сливаются особенности всех стилей). Почему?

-Почему в письмах используются разные этикетные средства?

— От чего зависит выбор языковых средств?

Организует работу с ключевыми словами.

Читают текст «Узелковое письмо»

Определяют адресанта и адресата, структуру письма, роль композиционных частей, выбор языковых средств.

Приходят к выводу.

Индивидуальная работа: сообщение об эпистолярном жанре в художественной литературе.

Вторичное самостоятельное чтение текста.

Участвуют в диалоге с преподавателем.

Познавательные УУД: умение анализировать и сравнивать языковой материал, структурировать знания, выполнять учебно-познавательные действия: осуществлять для решения учебной задачи операции анализа.

Регулятивные УУД: умение принимать и сохранять учебную задачу.

Коммуникативные УУД: умение строить монологическое высказывание в устной форме, с достаточной полнотой и точностью выражать свои мысли, слушать и слышать друг друга.

6. Практическая учебная деятельность по реализации построенного проекта.

Цель: построение конспекта по исходному тексту

Выборочно проверяет домашнюю работу

— Что вас заинтересовало в эссе Кэрролла? Какие признаки жанра эссе в работе писателя обнаружили? Какова композиция эссе? Какие языковые средства использует писатель?

— Какие рекомендации даёт Кэрролл?

Самостоятельное чтение и конспектирование эссе Л.Кэрролла «Восемь или девять мудрых слов о том, как писать письма» (Приложение 3)

Участвуют в диалоге с преподавателем.

Познавательные УУД:

развитие и углубление потребностей и мотивов учебно-познавательной деятельности.

Коммуникативные УУД:

умение учитывать позицию собеседника, осуществлять сотрудничество и кооперацию с преподавателем и сверстниками.

Заключительный этап (5 мин)

7. Подведение итогов.

Домашнее задание.

Цель: анализ деятельности

на уроке

Достигли поставленных целей? Каких?

— Какие трудности вы испытывали?

Д/з

Творческая работа на выбор студента.

1.Письмо читателя любому литературному герою.

2.Эссе «Как писать письма в XXI веке?»

Отвечают на вопросы.

Записывают домашнее задание.

Личностные УУД:

установление студентами связи между целью учебной деятельности и ее результатом

Коммуникативные УУД:

умение выражать свои мысли в соответствии с задачами и условиями коммуникации.

8. Рефлексия

Цель: самоанализ деятельности на уроке

– Насколько вы удовлетворены собственной (индивидуальной) работой на уроке?

– Насколько вы удовлетворены коллективной (групповой) работой?

– Что вам дал сегодняшний урок?

— В каких ситуациях пригодятся эти знания и умения?

Самооценка учебной деятельности

Регулятивные УУД: оценивать свою работу.

Личностные УУД: понимать значение проделанной работы.

Коммуникативные УУД: формулировать свои мысли и обосновывать свою точку зрения

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Письмо с фронта Егора Ивановича Власова жене (не ранее 26 ноября 1941 года), хранящееся в центральном архиве российской армии:

«Здравствуй, моя дорогая жена!

Шлю тебе свой горячий привет из-под Москвы.

Живу я в настоящее время настоящей фронтовой жизнью, хотя в бою еще не участвовал. Раечка, моя любимая жена, о том, что я на фронте, я не жалею. Нас здесь очень много, и вас там, в тылу, немало, все мы одинаково несем все тяжести войны. Прошу больше терпения и уверенности в победе.

Писать тебе больше нечего. О том, что мы соскучились друг о друге, — об этом будем молчать пока. А сейчас до скорого свидания, жив и здоров, чувствую себя пока хорошо.

Целую тебя крепко. Домой все-таки я вернусь, ты должна этому верить.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Глоссарий

Письмо. 1.Написанный текст, посылаемый для сообщения чего-нибудь кому-нибудь. 2.Умение писать. 3.Та или иная система графических знаков для передачи, запечатления речи. 4.Манера художественного изображения.

Письмовник. В старину сборник образцов для составления писем.

Эпистолярный. 1. О литературных произведениях в форме письма, переписки. 2.Свойственный письмам, написанный в форме писем, состоящий из писем.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Узелковое письмо”

В древности распространить какое-либо известие о себе было делом сложным, трудоёмким. Нужно было либо долгие месяцы долбить зубилом неподатливый камень, либо обжигать глиняные таблички, либо обрабатывать кожу или стебли папируса. Были и другие трудности. Если писавший придавал письменным знакам одно значение, то читающий порой их не понимал или имел в виду совсем другое. Об этом забавно рассказал английский писатель Джозеф Редьяр Киплинг в своей сказке “Как было написано первое письмо”.

Самые древние памятники письменности были обнаружены в 4 тыс. до н.э. в древнем Междуречье. Учёные считают, что их возраст 5 тысяч лет.

Но прошло ещё много времени до того момента, когда люди научились писать и сделали первые записи.

Существовало узелковое письмо, когда люди ещё не умели писать. Особенно наловчились в этом трудном деле жители Перу в южной Америке.

Для узелкового письма брали толстую верёвку, к ней привязывали, как бахрому, тоненькие разноцветные шнурки разной длины. На этих шнурках завязывались узелки. Чем ближе к толстой верёвке был узел, тем важнее была вещь, о которой он говорил. Чёрный узел обозначал смерть, белый – серебро или мир. Красный – войну, жёлтый – золото, зелёный – хлеб. Если узел не был окрашен, он обозначал число: простые узлы – десятки, двойные – сотни, тройные – тысячи.

Прочитать такое письмо нелегко, перуанских детей учили узелковому письму-квипу.

У других индейцев – у гуронов, ирокезов – узелковое письмо заменяли бусы из разноцветных морских раковин-вампум. Раковины распиливали на маленькие пластинки и нанизывали на нитки. Из этих ниток делали целые пояса. И тут чёрный цвет обозначал всё неприятное – смерть, несчастье, угрозу; белый – мир, жёлтый – дань, красный – опасность, войну.

Письмо из раковин только помогало человеку, но не могло заменить его. Чтобы не выходило путаницы, каждый индеец, составивший из раковин письмо, должен был сам его отнести и даже прочесть вслух.

Маркировочная таблица

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Эссе Л.Кэрролла «Восемь или девять мудрых слов о том, как писать письма»

Как начинать письмо

Если вы хотите ответить на другое письмо, то лучше всего достать это письмо и перечитать его заново, чтобы освежить в памяти то, на что вы собираетесь отвечать, и нынешний адрес вашего корреспондента (в противном случае вы отправите письмо по его постоянному адресу – в Лондон, хотя он предусмотрительно сообщил вам свой подробный адрес в Торквее).

Затем следует написать адрес на конверте и наклеить марку. «Как? Надписывать конверт до того, как написано письмо?» Именно так! И сейчас я расскажу вам, что произойдет, если вы этого не сделаете. Вы пишете письмо до самого последнего момента и вдруг, посреди заключительного предложения, осознаете, что «уже пора»! Начинается кутерьма: вы кое-как нацарапываете подпись, наскоро заклеиваете конверт, который расклеивается на почте, совершенно неразборчиво надписываете адрес и с ужасом узнаете, что забыли вовремя пополнить свой запас марок в коробочке, с безумным видом начинаете приставать ко всем домочадцам с просьбой одолжить вам марку, сломя голову бежите на почту, прибегаете туда весь в поту, еле переводя дух, когда корреспонденцию из почтового ящика уже изъяли, и, наконец, неделю спустя получаете свое письмо из отдела «мертвых писем» с надписью «Адрес неразборчив»!

Затем на листе бумаги сверху следует написать свой полный адрес. Чрезвычайно неприятно (я говорю это на основании собственного горького опыта), когда ваш друг, живущий по новому адресу, ограничивается в начале письма краткой пометкой «Дувр», полагая, что остальное вам известно из его предыдущего письма, которое вы к тому времени, возможно, успели уничтожить.

Затем следует полностью указать дату. Не менее неприятно, когда спустя несколько лет, вы пытаетесь расположить по порядку письма и обнаруживаете, что они датированы лишь «17 февраля» или «2 августа» без малейшего указания на год, по которому вы могли бы судить какое письмо идет раньше, И никогда-никогда (Примечание. Это замечание адресовано только дамам, ибо не один мужчина не сделает ничего подобного.) не пишите вместо даты просто «среда», ибо «ничто не способно довести до безумия так, как подобные поступки».

Как продолжать письмо

Золотое правило, которого следует придерживаться с самого начала: пишите разборчиво. Человеческие нравы заметно смягчились бы, если бы все придерживались этого правила! Значительная часть всего, что было написано неразборчиво во всем мире, написано просто слишком торопливо. Разумеется, вы ответите: «Я тороплюсь, чтобы сэкономить время». Цель, что и говорить, весьма достойная, но имеете ли вы право достигать ее за счет своего друга? Разве его время не столь же ценно, что и ваше? Несколько лет назад мне довелось получать от одного приятеля письма (и, надо сказать, весьма интересные), написанные самым «зверским» из когда-либо выработанных почерков. Обычно у меня уходило около недели на то, чтобы прочитать одно письмо. Я имел обыкновение носить письмо в кармане, и, вытаскивая его в свободную минуту, ломать голову над теми ребусами, из которых оно состояло. Я вертел письмо так и сяк, держал его то у самых глаз, то на расстоянии вытянутой руки до тех пор, пока до меня не доходил смысл некоторых совершенно неразличимых иероглифов. То, что мне удавалось уловить, я подписывал – уже по-английски – под строкой. Отгадав таким способом несколько мест, я получал возможность по контексту восстанавливать смысл остального, пока, наконец, мне не удавалось расшифровать всю цепочку иероглифов. Если бы у кого-нибудь все друзья писали в таком духе, то на чтение их писем у него ушла бы вся жизнь!

Этого золотого правила необходимо строго придерживаться при написании фамилии и названия мест, причем особенно неукоснительно – при написании иностранных фамилий. Как-то раз я получил письмо, в котором упоминалось несколько русских фамилий, нацарапанных тем неразборчивым почерком, каким люди обычно пишут «искренне ваш…». Разумеется, угадать что-либо по смыслу было невозможно: любой вариант был ничуть не хуже другого. Пришлось мне написать своему другу и сообщить, что я не могу разобрать ни одной фамилии!

Мое второе правило: не заполнять более полутора страниц извинениями за то, что я не ответил на письмо раньше! Самая лучшая тема для начала – последнее письмо вашего друга. Пишите, держа его перед собой. Отвечайте на вопросы вашего друга и делайте любые замечания, которые придут вам в голову по ходу чтения его письма. Затем вы переходите к тому, о чем хотите рассказать сами. Такой порядок более вежлив и приятен для адресата, чем если вы займете все письмо своими собственными бесценными замечаниями и лишь в постскриптуме торопливо ответите на его вопросы. Ваш друг сможет лучше оценить всю глубину сделанных вами замечаний после того, как удовлетворить свою жажду информации.

Ссылаясь на какое-нибудь место в письме друга, лучше всего точно процитировать то, что сказал он сам, а не пересказывать общий смысл своими словами. Впечатление А от того, что сказал В, в передаче А никогда не совпадает с тем, что имел в виду сам В. Этого правила особенно следует придерживаться в том случае, если два корреспондента в чем-то не согласны друг с другом. Недопустимо написать в таком случае: «Вы совершенно заблуждаетесь, полагая, будто я сказал то-то и то-то. Я имел в виду совсем другое – и т.д., и т.п.»

Переписка по спорному вопросу при таком подходе грозит затянуться на долгие годы. Здесь уместно упомянуть еще несколько правил, пригодных для тех случаев, когда переписка, к сожалению, превращается в спор.

Первое из них: не повторяйтесь. Высказавшись один раз, ясно и со всей определенностью, по какому-то вопросу и не сумев убедить своего друга, оставьте спорную тему. Повторяя свои доводы, вы лишь вынудите его сделать то же самое. Ваш спор будет продолжаться бесконечно, как бесконечна периодическая дробь. А разве случалось вам хоть когда-нибудь слышать, чтобы бесконечные периодические дроби заканчивались?

Еще одно правило: написав письмо, которое, по вашему мнению, вызовет раздражение у вашего друга, хотя вы высказали все именно так, как думаете, отложите письмо в сторону до завтра. Затем перечитайте его и постарайтесь представить, что оно адресовано вам. Это нередко заставит вас переписать письмо заново, убрав уксуса и перца и добавив меда, что превратит его в гораздо более съедобное блюдо! Если же, написав письмо в как можно более мирных тонах, вы все же почувствуете, что оно может задеть вашего друга, сохраните копию письма. Что толку несколько месяцев спустя оправдываться: «Я почти уверен в том, что никогда не говорил ничего такого. Насколько мне помнится, я сказал то-то и то-то». Гораздо лучше иметь возможность написать: «Я не употреблял таких выражений. В моем письме было сказано следующее…».

Мое пятое правило: если ваш друг допустил резкое замечание, то либо сделайте вид, что вы этого не заметили, либо ответьте, но гораздо менее резко. Если же он сделает дружеское замечание, пытаясь загладить возникшее разногласие, ответьте ему в еще боле дружественном тоне. Если бы в назревающей ссоре каждая сторона была склонна преодолеть не более трех восьмых, а при примирении – не менее пяти восьмых пути, то примирений было бы больше, чем ссор! Ситуация здесь такая же, о какой говорит ирландец, выговаривающий своей дочери за то, что той никогда не бывает дома: «Вечно ты уходишь из дома! Раз придешь, а три раза уйдешь!»

Мое шестое правило (и мое последнее замечание по поводу разногласий, возникающих при переписке): не стремитесь к тому, чтобы последнее слово осталось за вами! Сколько споров можно было бы подавить в зародыше, если бы каждый стремился к тому, чтобы последнее слово осталось за другим! Неважно, если, отвечая на упрек, вы выскажете не все свои возражения. Пусть ваш друг думает, будто вы молчите потому, что вам нечего сказать. Лишь бы скорее прекратить спор, не выходя за рамки приличий. Помните: «слово – серебро, молчание – золото»! (Примечание. Если вы джентльмен, а ваш друг – леди, то выполнение этого правила становится обязательным: вы не должны оставлять за собой последнего слова!)

Мое седьмое правило: если вам случиться в шутку высказать порицание вашему другу, то следует быть уверенным в том, что вы все достаточно преувеличили и шутка очевидна. Слово, сказанное в шутку, но воспринятое всерьез, может привести к весьма тяжким последствиям. Мне известны случаи, когда шутливое замечание разбивало дружбу. Предположим, что вы хотите напомнить вашему другу о соверене, который вы одолжили ему, а но забыл вам вернуть. Вы пишете ему, отнюдь не вкладывая в свои слова ничего, кроме шутки: «Должен сказать, что иметь столь плохую память на долги, как у тебя, по-видимому, удобно». Не удивляйтесь, если ваш друг все же обидится на форму упрека. Но представьте себе, что вы написали: «Наблюдая в течение продолжительного времени за твоей карьерой карманного вора и взломщика, я совершенно убедился в том, что питать робкую надежду вернуть соверен, некогда одолженный тебе, лишь в том случае, если прямо потребую: «Плати или я потащу тебя в суд!»

Если ваш друг действительно друг вам, то он отнесется к высказанному вами намеку вполне серьезно!

Мое восьмое правило: если вы пишете в письме «Прилагаю при сем 5 фунтов стерлингов» или «Посылаю тебе письмо Джона, чтобы ты мог с ним ознакомиться», то прекратите на миг писать, достаньте документ, о котором вы упомянули, и вложите его в конверт. В противном случае вы вполне можете обнаружить, что документ остался лежать у вас на столе после того, как письмо отправлено!

Мое девятое правило: если вы исписали весь лист бумаги до конца и вам есть что сказать еще, возьмите еще один лист, целый, или обрывок – по потребности, но не пишите поперек уже написанного! Помните старую поговорку: «Что написано не вдоль, не прочтешь поперек». «Старую поговорку? – спросите вы удивленно. – Так ли она стара?». Должен признаться, что приведенная мной поговорка действительно не такая уж древняя. Боюсь, что я сам ее придумал, пока писал эти строки! Но все же не следует упускать из виду, что «старый» – понятие относительное. Думая, что вы будете совершенно правы, если обратитесь к цыпленку, только что вылупившемуся из яйца, со словами: «Привет, старина!» Ведь он действительно стар по сравнению с другим цыпленком, который вылупился из яйца лишь наполовину!

Как закончить письмо

Если вы не уверены в том, как следует закончить письмо («ваш…», «преданный вам…», «искренне преданный вам…» и т.д.), обратитесь к последнему письму вашего корреспондента и постарайтесь ответить ему по крайней мере столь же дружественно. Даже если ваш тон окажется чуть более дружественным, то вреда от этого не будет!

Постскриптум – весьма полезное изобретение. Однако не следует думать (как полагают многие дамы), будто именно в нем и заключено основное содержание письма. Он служит скорее для того, чтобы вы могли оставить в тени всякие мелочи, о которых нам не хотелось бы поднимать шум. Например: ваш друг пообещал выполнить ваше поручение в городе и забыл о своем обещании, причинив вам большое неудобство. Он пишет вам письмо, в котором приносит извинения за свою оплошность. Было бы неоправданной жестокостью наносить вашему другу сокрушительный удар и превращать его проступок в главную тему ответного письма. Гораздо изящнее выразить упрек, например, в следующей форме: «P.S. Прошу тебя не расстраиваться по поводу того мелкого поручения в городе. Не скрою, что ты слегка расстроил мои планы, но сейчас уже все наладилось. Я и сам частенько бываю забывчив, а, как тебе известно, тому, кто живет за стеклом, не следует бросать камни!»

Отправляясь на почту, держите письма в руке. Если вы положите письма в карман, то, вернувшись домой после продолжительно прогулки (я зная это по собственному опыту) и пройдя дважды мимо почты, вы все же обнаружите их в своем кармане.

Как отформатировать деловое письмо в США

Али Хейл

Чем бы вы ни занимались — студентом, офисным работником или фрилансером — я могу гарантировать, что в какой-то момент вашей жизни вам понадобится сесть и написать официальное деловое письмо.

Это может быть клиент, работодатель с работой, которую вы хотите, или подать заявку на финансирование университета.Возможно, это будет даже литературный агент или издатель, который просто возьмет на себя ваш неизвестный роман. Конечно, вы хотите, чтобы письмо было хорошо написано, но почти так же важно знать, как его правильно отформатировать. Эта статья о формате делового письма в США (не волнуйтесь, читатели из Великобритании, я напишу для вас продолжение).

Основные форматы деловых писем в США называются полный блочный формат и модифицированный блочный формат .

  • Полноблочный формат означает, что все элементы буквы выравниваются по левому краю, так что начало каждой строки находится на левом поле.Это более формальный стиль, поэтому используйте его, если не знаете, какой выбрать.
  • Модифицированный формат блока означает, что некоторые элементы буквы смещены вправо. В настоящее время этот стиль уместен в большинстве контекстов.

Вот буква полного формата

И модифицированный формат блока один:

Разобьем их на основные элементы в порядке сверху вниз:

Ваш адрес

Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», должен быть указан первым. (Обратите внимание, что это применимо при использовании стандартной обычной бумаги. Если у вас есть бумага с фирменными бланками, вы должны пропустить это.)

123 Acacia Avenue
Newtown
Anywhere
AN 98765

Ваш обратный адрес должен располагаться:

  • Слева, если вы используете полноблочный формат
  • С правой стороны (табуляция поперек, а не выравнивание по правому краю), если вы используете модифицированный формат блока

Зачем указывать свой адрес? Даже если у получателя есть ваши данные в адресной книге, вы хотите, чтобы он ответил как можно проще — вы, скорее всего, получите ответ быстрее.

Дата

Непосредственно под своим адресом поставьте дату написания письма:

15 мая 2008 г.

Во избежание путаницы, особенно если вы пишете в коммерческое предприятие за границей, лучше указывать дату в словесной, а не в числовой форме, и вам следует опустить «th».

Дата должна располагаться слева для полного формата блока и для измененного формата блока

Зачем ставить дату? Стандартной практикой является указание даты написания письма.Корреспонденция часто хранится в порядке даты. Это значительно облегчает получателю отправку своевременного ответа, а вам легче найти ответ, если это необходимо. Например. «В моем письме от 15 мая…»

Базовая линия

Я не включил это на схему, так как рекомендации по поводу того, где его следует разместить, различаются. Вы можете включать справочную строку, начинающуюся с «Re:». Это часто используется при переписке с крупными компаниями или при приеме на работу. Строка ссылки может располагаться либо под датой, либо под адресом получателя.

Если вы используете строку ссылки, вам обычно следует опускать строку темы (см. ниже).

Опорная строка должна быть выровнена по левому краю как для полного, так и для модифицированного формата блока. Для разных типов писем потребуются разные типы строк темы и ссылки, поэтому выберите тот, который наиболее подходит для вашего случая.

Зачем ставить опорную линию? Вы должны использовать справочную строку, если получатель запросил конкретную информацию, например номер задания или номер счета, или если вы отвечаете на письмо.Это облегчает получателю возможность быстрого ответа вам.

Имя и адрес получателя

Под этим вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете, так же, как они будут указаны на конверте. Если вы используете оконный конверт, его следует выровнять на странице, чтобы он был виден через окно, но даже если он не будет виден до тех пор, пока письмо не будет открыто, он все равно должен быть включен.

Имя и адрес получателя должны располагаться слева для обоих форматов.

Зачем указывать их адрес? Если вы пишете кому-то в офисе, скорее всего, почту откроет не он. Скорее всего, это сделает администратор, и на этом этапе письма могут быть отделены от конвертов. В частности, если в одном здании есть несколько отделов или если вы начинаете свое письмо «Дорогой Боб», имя и адрес гарантируют, что ваше письмо дойдет до нужного получателя.

Приветствие

После их адреса вы должны оставить пробел, а затем написать «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый господин/госпожа», в зависимости от ситуации.Следуйте за этим с двоеточием.

Приветствие, иногда называемое «приветствием», всегда должно быть выровнено по левому краю.

Зачем ставить приветствие? Деловые письма — это формальный тип письма, и считается вежливым начинать с приветствия. Хотя вам может сойти с рук начинание писем со слов «Привет» или «Здравствуйте», письма следуют более консервативным правилам.

Субъект

При желании вы можете указать тему письма. Это становится все более распространенным, возможно, поскольку люди привыкли к темам электронных писем.Если вы добавите строку темы, она должна быть написана прописными буквами непосредственно под «Уважаемый , имя

.

Тема (если вы ее включаете) должна быть выровнена по левому краю для формата полного блока, но может быть выровнена по левому краю или по центру для измененного формата блока.

Зачем ставить тему? Рекомендуется указать тему, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем идет речь в письме. Постарайтесь быть кратким, но включите как можно больше информации, например. «Заявка на финансирование от Джо Блоггса, кандидат 222-456».

Текст вашего письма

Теперь, наконец, вы можете написать основную часть вашего письма. Ваш текст должен иметь:

  • Одинарный интервал между строками
  • Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем

(И, конечно же, вы должны соблюдать все обычные правила грамматики, пунктуации и орфографии: например, следить за тем, чтобы каждое предложение начиналось с заглавной буквы и заканчивалось точкой. )

Зачем оставлять пустые строки? В деловом мире принято ставить пустую строку между абзацами.Это помогает разбить текст на странице и сделать его более читаемым.

Закрытие

После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей заключительной фразой и запятой. Самый безопасный вариант — «Искренне ваш» (когда вы не знаете имени человека, которому вы пишете, т. е. когда вы начали «Уважаемый господин/госпожа») или «Искренне ваш» (когда вы знаете его имя). ). Если вы уже знакомы с получателем, может быть уместно использовать такую ​​фразу, как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением».

Закрытие должно быть:

  • Выровнено по левому краю для полноблочного формата
  • Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока

Зачем использовать эти фразы? Хотя слова «С уважением» и «С уважением» могут показаться архаичными, они являются проверенными временем способами завершения официального письма.

Ваше имя и подпись

Поставьте несколько пустых строк после слов «С уважением» или «С уважением», затем введите свое имя.При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке ниже.

Джо Блоггс
Директор по маркетингу, BizSolutions

Ваше имя и подпись должны быть:

  • Выровнено по левому краю для полноблочного формата
  • Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока

Зачем оставлять пустое место? Пустое место для того, чтобы распечатав письмо, вы могли подписать его своим именем.Это воспринимается как доказательство того, что письмо действительно от человека, чье имя напечатано внизу. Иногда другой человек может подписать письмо от вашего имени. Если это так, они должны поставить буквы «п.п.» перед своим именем, которое расшифровывается как латинское per procurationem , что означает «агентство».

Тон делового письма

Очень важно выбрать правильный голос и тон при написании делового письма. Использование правильного формата, но выбор неправильного типа языка может повлиять на желаемый результат.Вот что написали по этому поводу ребята из thebalancecareers.com:

Объясните цель вашего письма простым и целенаправленным языком, сделав первый абзац кратким. Вы можете начать со слов «Я пишу в связи с…» и далее сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает читателю полное представление о ваших целях, но избегайте беспорядочных предложений и ненужных длинных слов. Опять же, держите его кратким, чтобы удержать их внимание.

Наслаждайтесь написанием писем и используйте приведенные выше примеры, чтобы помочь вам с форматированием, если вы застряли.

Ваш пошаговый обзор

Правильное форматирование делового письма может показаться немного сложным, особенно если вы никогда раньше не писали или редко писали письма такого типа — например, вы впервые подаете заявку на работу и пишете сопроводительное письмо.

Вот краткий обзор того, что мы рассмотрели, так что вы можете использовать его в качестве удобного контрольного списка:

Шаг № 1: Решите, используете ли вы «Полноблочный формат» или «Измененный блочный формат».

Старайтесь не смешивать их. Помните, что полный блочный формат (с выравниванием по левому краю) является более формальным из двух стилей, но в наши дни модифицированный блочный формат (с некоторыми элементами, смещенными вправо) подходит для большинства контекстов.

Шаг № 2: Укажите свой адрес

Ваш адрес должен быть слева для полного блочного формата и справа для измененного блочного формата. Не выравнивайте текст по правому краю — табуляция.

Шаг №3: Включите дату

Дата должна идти сразу после вашего адреса и должна быть выровнена по левому краю независимо от используемого вами формата.Напишите так: «15 мая 2008 года».

Шаг № 4. Возможное включение опорной линии

Если вы ведете переписку с крупной компанией или вас попросили указать в письме конкретный ссылочный номер, введите «Re:», а затем ссылочную строку. Если вы используете ссылочную строку, опустите строку темы.

Шаг № 5: Укажите имя и адрес получателя

Это должно быть выровнено по левому краю, какой бы формат вы ни использовали. Важно указать их полное имя, а также адрес на случай, если письмо будет отделено от конверта (как это обычно бывает в большом офисе).Если вы используете конверт с окном, убедитесь, что имя и адрес получателя расположены так, чтобы они отображались в окне.

Шаг 6. Включите приветствие

После приветствия, иногда называемого приветствием, должно следовать двоеточие. (Например, «Дорогой мистер Джонс:») Оно всегда должно быть выровнено по левому краю.

Шаг № 7. Рассмотрите возможность включения строки темы

Строка темы не является обязательной, но это становится все более распространенной практикой. Строка темы должна сразу показать получателю, о чем ваше письмо.Он может быть выровнен по левому краю или центрирован в модифицированном блочном формате.

Шаг №8: Напишите само письмо

Сам текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю (во всех форматах) и через один интервал. Вы должны ставить пустую строку между абзацами, а не делать отступ. Пишите соответствующим деловым тоном.

Шаг № 9: Добавьте соответствующее закрытие

Завершите свое письмо такой фразой, как «С уважением» (безопасный формальный вариант) или «С наилучшими пожеланиями» (хороший вариант для кого-то, кого вы уже знаете).После этого запятая.

Шаг № 10: Добавьте свое имя

Оставьте пустое место для своей подписи, затем введите свое имя в конце письма. При необходимости вы можете указать название своей должности и название компании в строке под своим именем.

Викторина по деловому письму США

Выберите правильный ответ на каждый из этих вопросов о деловых письмах.

Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните ежедневно получать наши советы по письму и упражнения!

Продолжай учиться! Просмотрите категорию делового письма, просмотрите наши популярные публикации или выберите похожую публикацию ниже:

Хватит делать эти неловкие ошибки! Подпишитесь на ежедневные советы по письму сегодня!

  • Вы гарантированно улучшите свой английский всего за 5 минут в день!
  • подписчиков получают доступ к нашему архиву с более чем 800 интерактивными упражнениями!
  • Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!
Попробуйте бесплатно прямо сейчас

Как отформатировать деловое письмо

Деловые письма по-прежнему важны даже в наш цифровой век, поскольку они используются для документирования покупок, юридической и страховой информации, пенсионных выплат, сопроводительных писем и многих других деловых операций, требующих официальной доставки. Правильно оформленное деловое письмо состоит из нескольких основных частей, которые при правильном использовании передают уровень формального профессионализма, необходимый в бизнесе.

Большинство деловых писем обычно печатаются на фирменном бланке компании, который уже содержит название компании, адрес, веб-сайт, информацию о телефоне и факсе, предварительно напечатанную на бумаге, поэтому обычно нет необходимости начинать с имени и адреса отправителя вверху. слева от письма.

Форматы деловых писем

Двумя наиболее часто используемыми форматами букв являются блочный стиль и модифицированный блочный стиль.Наиболее популярным стилем, используемым сегодня в бизнесе, является блочный стиль, показанный ниже, где вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного интервала между абзацами.

Другим распространенным стилем письма является модифицированный стиль блока, в котором основная часть письма, а также адреса отправителя и получателя по-прежнему выровнены по левому краю и разделены одинарным интервалом, но дата и дополнительное закрытие располагаются по центру.

Основные части делового письма

Независимо от того, какой стиль делового письма вы выберете, основные части делового письма останутся прежними.Они включают дату, внутренний адрес, приветствие, основную часть, закрытие и приложения. Иногда также включаются инициалы машинистки и дополнительные обозначения вложений и копий.

Примечание. Некоторые ссылки, которые вы видите ниже, являются моими реферальными ссылками. Это ничего вам не будет стоить, но поможет мне компенсировать расходы на ведение блога Office Skills. Спасибо за вашу поддержку!

Основные части делового письма

Строка даты :  Если вы печатаете письмо на фирменном бланке, письма обычно начинаются с даты, поскольку дата позволяет получателю узнать, когда письмо было отправлено, и полезна при повторном обращении к нему позднее.Дата вводится на расстоянии 2 дюймов от верхнего края бумаги, что можно сделать, нажав ENTER 5 раз в верхней части документа при использовании одинарного межстрочного интервала в Word.

Внутренний адрес :  Это имя и адрес лица, получающего письмо. Обычно он печатается на четыре строки ниже даты.

Приветствие (также называемое приветствием) : В официальных деловых письмах приветствие или приветствие должно заканчиваться двоеточием. Приветствие обычно начинается со слова Уважаемый , за которым следует имя получателя письма.Например, Уважаемая госпожа Браун .

Тело : Тело письма начинается через две строки после приветствия. Тело является основной частью письма и обычно состоит не менее чем из двух абзацев.

Шрифты :  В этом примере наше письмо набрано с использованием стандартного шрифта Word, Calibri, в шаблоне документа New Blank. В деловой переписке часто используются наиболее распространенные шрифты с засечками, такие как Times New Roman или Arial размером 10 или 12 пунктов.Старайтесь не использовать чрезмерно декоративные или специализированные шрифты в деловых письмах, так как они воспринимаются как непрофессиональные и их труднее читать.

Дополнительное закрытие : введите заключительную часть через две строки после окончания основной части письма. Наиболее распространенные строки закрытия для общих деловых целей: С уважением или С уважением .

Блок подписи : Через четыре строки после закрытия введите имя подписавшего. Это дает достаточно места для подписи.

Обозначение корпуса : иногда пишется как приложение, Enc или Encl и часто сопровождается номером, например Enclosures (3). Это указывает на то, что к письму была приложена дополнительная информация и сколько частей было включено.

Обозначение вложения : Обозначение вложения является необязательным и иногда используется вместо обозначения вложения.

Обозначение копии и инициалы машинистки : Обозначение копии используется, если вам нужно отправить копию другому лицу.Инициалы машинистки также необязательны и, если они используются, вводятся после имени отправителя.

Пример делового письма

Пример делового письма в измененном блочном стиле

Примеры написания основного делового письма и Образцы деловых писем можно найти в онлайн-лаборатории письма OWL Purdue.

Узнайте, как подготовить и отформатировать общие деловые документы в Word, пройдя курс Word 2016 на officekills.org.

Деловые письма: Формат — Информационная служба WAC

Когда деловые письма пишутся на фирменных бланках компании, они обычно форматируются в стиле с полным блоком , при этом каждая часть письма выравнивается по левому полю.

Письма не на фирменных бланках компании пишутся модифицированным печатным шрифтом с заголовком, датой и приветственным закрытием по левому краю по центральной линии, а внутренний адрес, приветствие и основная часть по левому краю.

Если для делового письма требуется более одной страницы, второстепенные страницы должны иметь заголовок, включающий имя получателя, номер страницы и дату.

Элементы делового письма

Элементы делового письма:

  • товарная позиция
  • дата
  • внутренний адрес
  • приветствие
  • кузов
  • и бесплатное закрытие
  • дополнительный раздел обозначений часто следует за закрытым

Товарная позиция

  • Заголовок также является обратным адресом, на который будет ссылаться получатель при отправке ответа.
  • Имя автора не указано в заголовке, так как оно указано в конце письма. Он должен включать только улицу, город, штат и почтовый индекс автора письма. Идентифицирующие слова, такие как Avenue, Circle, Court, Drive и Street, следует писать по буквам, а не сокращать. Это снижает вероятность того, что ответ будет отправлен на неверный адрес.
  • Название штата может быть написано или сокращено заглавными буквами в соответствии с U.S. Правила почтовой службы.
  • Дата написания письма должна быть указана под обратным адресом автора. Это последний компонент в заголовке делового письма.

Внутренний адрес

  • Внутренний адрес содержит почтовую информацию, принадлежащую получателю, и должен быть выровнен по левому краю письма и помещен двумя пробелами ниже даты (для очень коротких писем допускается четыре пробела).
  • Как и в заголовке, внутренний адрес включает улицу, город, штат и почтовый индекс получателя, все из которых должны быть помещены под названием предприятия или организации, которым пишется письмо. Идентифицирующие слова, такие как Avenue, Circle, Court, Drive и Street, следует писать по буквам, а не сокращать.
  • Если имя, должность и должность получателя известны, они должны быть включены в первые две строки внутреннего адреса и помещены непосредственно над названием предприятия или организации.

Приветствие

  • Приветствие — это приветствие. Его размещение принадлежит двум пробелам ниже внутреннего адреса и всегда выравнивается по левому краю письма. Он должен включать название и полное имя получателя, за которыми следует двоеточие.
  • Обычно приветствие начинается с Уважаемый , за которым следует такой титул, как Мистер, Мисс, Миссис , однако, когда пишущий обращается к получателю по имени, эта формальность может быть опущена. в пользу имени.
  • Титулы Мистер, Мисс, Миссис и Доктор . всегда сокращаются. Другие титулы, такие как профессор и сенатор, никогда не сокращаются. Независимо от семейного положения, к женщинам всегда следует обращаться как к госпоже, за исключением случаев, когда получатель лично выразил желание, чтобы к нему обращались иначе ( Мисс или Миссис ).
  • Избегайте приветствий по половому признаку, если неизвестно, мужчина это получатель или женщина. Уважаемый студент: Уважаемый клиент: Уважаемый житель: и т. д. являются вполне приемлемыми вариантами гендерно-нейтральной переписки.
  • Безличное устройство может быть предпочтительнее при адресации письма в крупную организацию, где имя получателя вряд ли известно. Например, «Внимание: дебиторская задолженность» или «Тема: ошибка выставления счетов» могут заменить более привычные формы приветствия.
  • Приветствие, Кого это может касаться : очень устарело — очень 20-й век.

Кузов

  • Начинайте текст делового письма на два пробела ниже приветствия или средства привлечения внимания. Каждый абзац должен быть с одинарным интервалом и выровнен по левому полю страницы с двойным пробелом, разделяющим каждый абзац.
  • Допускается двойной интервал в тексте письма, если тело очень короткое. Это сделано чисто из косметических соображений, чтобы письмо выглядело более сбалансированным на странице.В таких случаях уместно делать отступ в первой строке каждого абзаца.

Бесплатное закрытие

  • Дополнительное закрытие помещается на два пробела ниже последней строки тела письма.
  • Обычные выражения, используемые для завершения официального делового письма, включают Спасибо, С уважением, Искренне Ваш и Ваш покорный слуга . Менее формальные выражения, такие как С уважением, С наилучшими пожеланиями и С наилучшими пожеланиями , следует использовать только тогда, когда автор обращается к деловому партнеру, который также является другом.
  • Если выражение содержит два слова, например Спасибо , только первое слово получает начальную букву верхнего регистра
  • .
  • Запятая следует за всеми формами дополнительного завершения.
  • Разрешить четыре пробела между дополнительным завершением и печатной версией полного имени автора. Пространство между ними зарезервировано для рукописной подписи. Должность или должность автора должны быть указаны непосредственно под его или ее именем.
  • Подпись автора должна быть идентична печатной версии, за исключением тех случаев, когда получатель также является другом, и в этом случае можно указать только имя.

Дополнительные обозначения

Ряд ситуаций требует, чтобы деловое письмо было отмечено обозначениями, обозначающими эти ситуации. Эти примечания должны располагаться на два пробела ниже позиции или строки заголовка после печатной подписи автора.

Когда в письме содержится ссылка на один или несколько документов, приложенных автором для получателя, вложение отмечается одним из следующих способов:

  • Приложение: Пакет оптовых цен
  • Корпуса (5)
  • Прил.(Прил.)

Когда письмо продиктовано помощнику, оно должно быть парафировано. И писатель, и помощник отмечены своими личными инициалами. Буквы писателя будут отображаться прописными буквами, а буквы ассистента — строчными буквами одним из следующих способов:

.

Когда копии письма отправляются указанным деловым партнерам или другим заинтересованным сторонам, получатели копий подтверждаются их полными именами, как в следующем примере.

  • куб.см: г-жа Энни Гетц
  • копия: г-н Гленн Виджет, г-жа Ида Мэй Нотт

Информация о цитировании

Питер Коннор. (1994-2022). Деловые письма: Формат. Информационная служба ВААК. Университет штата Колорадо. Доступно по адресу https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Copyright © 1994-2022 Университет штата Колорадо и/или авторы, разработчики и участники этого сайта. Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Формат делового письма | Блог словаря Macmillan

Как написать деловое письмо

Деловое письмо: начало

A. Название вашей компании и все контактные данные (включая адрес, телефон, факс, адрес веб-сайта компании и адрес электронной почты).

B. Адрес получателя (включая его имя и должность, если вы его знаете).

C. Дата справа или слева на странице.

D. При необходимости добавьте ссылки на файлы, как свои, так и получателя (используйте «Ref» как сокращение от «reference»).

Деловое письмо: содержание

E. Приветствие.

Случайный: Уважаемый [ имя и фамилия ] Формально: Уважаемый г-н [ фамилия ], для мужчины или Уважаемый г-жа [ фамилия ] для женщины. Если вы не знаете имя получателя, используйте Уважаемый господин или госпожа или Уважаемый господин/госпожа.

F. Указание темы письма с использованием Re (используется как сокращение от относительно ).

Г. Вот несколько вариантов начала письма:

Я хотел бы узнать о (или о том) …
Я пишу относительно …
Я пишу в ответ на …
Я пишу, чтобы сообщить вам, что / о …
Я пишу, чтобы пожаловаться на …
В дополнение к моему письмо от 15 мая…

H. Детали письма должны быть добавлены в этот момент.

Деловое письмо: конец

I. Вот выражения, которыми можно закончить деловое письмо.

Пожалуйста, дайте мне знать, если …
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Заранее спасибо за помощь.
Буду очень благодарен, если вы сообщите мне …

J. Для казуальной концовки используйте С уважением или С наилучшими пожеланиями . Формальное окончание (если вы знаете получателя), используйте С уважением или С уважением . Формальное окончание (если вы не знаете адресата): С уважением или С уважением .

K.
pp : указывает, что письмо было подписано от имени другого лица
cc: эти люди получили копию письма
enc : документы прилагаются к этому письму

Каковы семь частей делового письма? – Процветающий малый бизнес

Написание профессионального делового письма является важной частью делового общения.

Письменное общение с клиентами, поставщиками или другими предприятиями — развитый навык, требующий практики.

Понимание надлежащего формата делового письма, частей делового письма и практика письма является ключом к эффективной деловой переписке.

Деловое письмо немного более формально, чем другие письменные деловые сообщения, такие как электронная почта, заметки или текстовые сообщения.

Важно знать аудиторию, поэтому тон письма может быть профессиональным, но не слишком формальным.

При составлении письма автор должен исходить из того, что читатель ограничен во времени и что он ищет итог и то, как это относится к ним.

Убедитесь, что суть письма ясна, конкретна и по существу, чтобы читатель мог быстро оценить письмо.

Во многих случаях деловое письмо производит первое впечатление, поэтому важно убедиться, что содержание является точным и не содержит ошибок.

Сюда входит проверка письма на ясность содержания и наличие опечаток.

Все деловые письма должны быть напечатаны на фирменном бланке.

Если формальный бланк недоступен, название компании с адресом, контактным номером телефона и адресом электронной почты должно быть напечатано вверху по центру листа.

Итак, каковы семь частей делового письма?

1.
Дата

Дата ставится вверху страницы при любом деловом общении.

Дата является важной частью информации, документирующей время отправки корреспонденции.

Это важно для корреспонденции, которую можно сохранить для дальнейшего использования.

2. Адрес

Адрес лица, получающего корреспонденцию, включает официальное имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Не забудьте дважды проверить написание имени человека.

Имя с ошибкой — это небрежно, непрофессионально и может негативно сказаться на ответе на письмо.

3. Приветствие

Приветствие — это формальный способ обращения к человеку.

Общие приветствия: Уважаемый или Кого это может касаться .

Некоторые люди чувствительны к тому, какое имя используется при обращении к ним, поэтому обязательно найдите время, чтобы определить наиболее часто используемое имя человека.

Например, если человека зовут Роберт, попытайтесь узнать, кто его называет: Роберт, Роб или Боб. Например – Дорогой Боб,

4. Введение

Первые несколько предложений письма являются вводными.

Раздел введения представляет тему письма.

Это резюме в одном-двух предложениях, объясняющее цель письма.

Например, введение может выглядеть примерно так:

Я пишу сегодня, чтобы продолжить изучение отношений поставщиков с корпорацией XYZ.

5. Основная часть письма

Основная часть информации содержится в теле письма.

Основная часть письма подробно объясняет все аспекты того, о чем сообщается.

Это будет включать детали информации, которой обмениваются.

Например, тело может быть примерно таким:

Мы понимаем, что корпорация XYZ может предоставить инструменты на 10% дешевле, чем другие конкуренты. И что внимание к обслуживанию после продажи является одним из лучших в отрасли.

6. Закрытие

В конце письма приводится краткое изложение того, о чем было письмо, а также любые следующие шаги или действия.

Этот раздел сообщает читателю, что общение подходит к концу.

Например, закрытие может быть примерно таким:

Пожалуйста, позвоните мне при первой возможности, чтобы обсудить отношения с поставщиками и выяснить, сможем ли мы прийти к взаимовыгодным отношениям. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время.

7. Подпись

Раздел подписи имеет дополнительное закрытие.

Примеры: С уважением, С наилучшими пожеланиями, R С уважением, С уважением, или С уважением, .

Обязательно оценивайте аудиторию при выборе бесплатного закрытия.

После комплиментарного закрытия остается место для подписи над напечатанным именем и должностью лица, отправляющего письмо.

7 частей делового письма

Жизнь стала случайной, и большая часть бизнеса также приняла более спонтанный подход ко многим аспектам своей деятельности.

Однако бывают случаи, когда хорошо написанное деловое письмо сообщает о намерении организации вести бизнес.

Когда это время придет, еще важнее знать, как правильно составить такое письмо.

букв

букв

Раздел 2.5

Буквы

Используйте письма для общения за пределами вашей организации.Принимая во внимание, что меморандум является основным средством коммуникации в организации, письма часто используются для общения с лицами вне ее, особенно в формальных и полуформальные контексты.

Письма являются неотъемлемой частью любого делового и технического общения, потому что они более формальным и надежным, чем электронная почта, и более точным и постояннее, чем телефонные или личные разговоры.

Типы букв

Как и меморандумы, письма выполняют множество функций в научно-технической коммуникации.То Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов писем, написанных людьми в технических областях.

Письма о приеме на работу

Письма о принятии

Сопроводительные письма

Письма-запросы

Техническо-информационные письма

Рекомендательные письма

Форма письма

Если в вашей организации есть определенный стиль для деловых писем, следуйте этому формату. В противном случае следуйте рекомендации, приведенные здесь.

Деловые письма обычно имеют полноблочный формат, где каждая строка начинается с левого поля. и обычно фирменный бланк в верхней части страницы или отформатированный с измененным блоком, с заголовок и закрытие выровнены по центру страницы.

Элементы письма

Деловые письма имеют следующие элементы:

Заголовок

Дата

Адрес получателя

Приветствие

Тело

Закрытие

Конечные обозначения

Рубрика

Если вы используете фирменные бланки, укажите только дату на две строки ниже нижней части бланка. фирменный бланк. Расшифруй название месяца.

Если вы не используете фирменные бланки, начните с полного адреса (город, улица и почтовый индекс) 1 до 1½ дюймов от верха страницы.Укажите обозначения адресов, например Street , Avenue и West . Название штата может быть сокращено с использованием двухбуквенных обозначений Почтовой службы США, состоящих только из заглавных букв. Включите дату выровнены по левому краю с адресом, с указанием названия месяца.

Адрес получателя

На две-четыре строки ниже даты поместите следующие пункты:

  • Должность получателя (например, Mr. , Ms. или Dr. ) и ФИО (обращаться к женщине, не имеющей профессионального титул Мисс , если только вы не знаете, что она предпочитает Мисс или Миссис ; если у получателя нет титула и вы не уверены в его или ее поле, пропустите название).
  • Должность получателя, если применимо.
  • Название компании или учреждения, если необходимо.
  • Полный адрес в том же формате, что и для адреса в заголовке.

Адрес получателя всегда выравнивается по левому краю.

Приветствие

Поместите приветствие на две строки ниже адреса получателя. Приветствие начинается со слова Уважаемый , продолжается титулом и фамилией получателя и заканчивается двоеточием. Если вы не уверены в поле получателя, а получатель не иметь профессионального звания, опустить это звание и вместо этого использовать как имя, так и фамилию в приветствие ( Уважаемый Лесли Перельман: ).Если вы не знаете имя получателя письмо, обратитесь в отдел, в который вы пишите ( Уважаемая техническая поддержка: ). Избегать приветствия, такие как Уважаемый господин или госпожа: .

Корпус

Начинайте письмо через две строки после приветствия. Абзацы основного текста должны быть разделены одинарным интервалом. с двойным интервалом между абзацами. (Допускается отступ первой строки каждого абзаца. но более неформальный, чем стиль без отступов.)

Будьте лаконичны, прямолинейны и тактичны.Укажите цель письма в Первый абзац. Включите вспомогательную информацию в один или два абзаца посередине и завершите свое письмо с кратким абзацем, который одновременно устанавливает доброжелательность и выражает то, что необходимо сделать следующий.

Если письмо требует более одной страницы, убедитесь, что на нем есть как минимум две строки основного текста. последняя страница. Никогда не используйте всю страницу только для закрытия. Вторая страница и все последующие страницы должен включать заголовок с именем получателя, датой и номером страницы.

Заключительная фраза

Напишите приветственную заключительную фразу двумя строками ниже последнего абзаца основного текста. Ваш действительно, С уважением, или С уважением, являются общими окончаниями для профессиональные письма. Сделать заглавной первую букву первого слова ваше приветственное завершение и завершите приветственное завершение запятой.

На четыре строки ниже заключительной фразы напишите свое полное имя. Если вы пишете в официальном качестве которого нет на бланке бланка, напишите название на следующей строке.Ваша подпись идет над введенным вами именем.

Концевые обозначения

Внизу последней страницы делового письма концевые обозначения могут указывать, кто напечатал письмо, прилагаются ли к письму какие-либо материалы и кто получает копию письма.

Инициалы машинистки строчными буквами следуют за инициалами автора прописными буквами и двоеточие или косая черта ( LCP:ecb или LCP/ecb ).

Обозначение корпуса — Корпус: , Приложение. или Прил. —оповещения получателю, что дополнительный материал (например, резюме или техническая статья) прилагается к письму. Вы можете либо идентифицировать корпус, либо указать сколько там штук.


Приложение: Статья IW Waitz

Приложение (2)

Enc. (2)


В дополнение к обозначениям вложений всегда ссылайтесь на свои вложения явно в тексте документа. письмо.

Обозначение копии ( cc: ) позволяет получателю письма узнать, кто еще получает копию.Поместите каждого получателя копии в отдельную строку.


куб.см: Доктор Мария Лопес
Мистер Уильям Эстли


## Буквы ##

[ Главная | Оглавление | Написание Хронологии | Индекс | Помощь | Кредиты]

Написание официального письма – формат и подход

В современном мире люди осуществляют большую часть своего делового общения по электронной почте. Однако это не означает, что формальное письмо устарело.Например, печатное деловое письмо, хотя и используется реже, все же необходимо в определенных ситуациях; и, когда используется, чтобы сделать это правильно, требуется строжайшее внимание.

Люди, как правило, прощают небрежность или ошибки, когда они представлены в цифровых сообщениях, таких как электронные письма, но гораздо более внимательно изучают официальное письмо. Это потому, что его формальный характер требует более серьезного внимания; любое отклонение от правил форматирования или представления, включая грамматику и опечатки, может иметь разрушительные последствия для доверия к автору.

Таким образом, применяются более высокие стандарты, которых должен придерживаться любой, кто пытается написать официальное письмо. Каждый профессиональный деловой человек должен знать, как правильно писать деловые сообщения, следуя стандартному формату письма.

Когда использовать официальное письмо Old School часто переводится как «авторитетный».

Официальное письмо, обычно создаваемое в виде печатного письма, обычно предназначено для важных случаев или профессионального общения. Некоторые примеры использования официального письма включают:

  • Рекомендательные письма
  • Письма об увольнении
  • Корпоративные сообщения
  • Сопроводительные письма
  • Юридическая корреспонденция

Как отформатировать официальное письмо 9 официальное письмо — это то, к чему многие люди, вероятно, все еще стремятся, готовясь написать любое профессиональное письмо. Однако правильное форматирование также важно, независимо от того, будет ли получатель получать печатную копию или копию в формате PDF (или аналогичную). Если письмо не подходит по размеру к странице или выглядит не очень хорошо, это может очень плохо сказаться на доверии к контенту.

Форматирование элементов

Уместные элементы форматирования включают в себя:

  • Body
  • Spacing
  • Закрытие
  • Подпись для деловой корреспонденции
  • Signature для деловой корреспонденции

Пример форматирования

начиная с вершины левое поле, включите следующее в заголовок письма:

(Вы можете пропустить этот первый раздел, если используете предварительно распечатанный бланк с вашим именем и адресом.В противном случае начните с вашей контактной информации.)

9003

Ваш адрес
ваш адрес
ваш город, государственный почтовый индекс
ваш номер телефона
ваш адрес электронной почты

дата

Информация для человека или компании. Письмо

Закрытие

Компоненты официального письма Классический подход: Начало, Середина и Конец.

В приведенном выше разделе описывается макет печатного письма, но также важно знать детали каждого компонента. Каждая часть официального печатного письма имеет строгие правила, которым необходимо следовать:

Приветствие

В начале письма используйте официальное приветствие, а не имя. В большинстве приветствий следует использовать «Уважаемый» для приветствия. Например, «Уважаемый господин Брандт». Если вы не знаете пол человека, вместо этого напишите полное имя, например «Дорогой Пэт Брандт». В случае, если вы не знаете имя получателя, все же допустимо использовать «Для кого это может касаться».

Тело

В первом абзаце следует кратко указать причину, по которой вы связались с этим человеком. Не балуйтесь любезностями или любыми письменными аналогами «разогревающих» слов.

В следующих абзацах представлена ​​информация, подтверждающая тему или причину написания. То, что вы хотите передать, должно быть четко сформулировано и лаконично. Редактирование равносильно написанию. Сделать официальное письмо кратким и по существу сложнее, чем предаваться спонтанной прозе.

Наконец, закончите свое письмо в последнем абзаце, подытоживая свое введение – основную мысль. Если требуется ответ, сформулируйте или переформулируйте его здесь.

Обязательно поблагодарите читателя за потраченное время.

Завершение

Завершите свое письмо профессиональным завершением, например, «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Сердечно».

В завершение подпишитесь и напечатайте свое имя и фамилию. Оставьте четыре пробела между заключительным заявлением и напечатанной подписью.Это дает достаточно места для вас, чтобы подписать свое имя. Обязательно используйте синие или черные чернила при подписании письма.

Руководство по форматированию

Одним из самых важных моментов в официальном письме является его внешний вид. Если он визуально неприятен, получатель может не уделить ему должного внимания. Вместо этого письмо может выделяться по неправильным причинам. У читателя, скорее всего, сложится положительное первое впечатление о письме, если вы позаботитесь о том, чтобы оформление было профессиональным и отточенным.Для этого следуйте этому руководству по форматированию:

  • Используйте однодюймовые поля вокруг документа.
  • Используйте простой простой шрифт, например Times New Roman, Arial или Courier. Размер шрифта должен быть 10, 11 или 12 пунктов.
  • Одиночный пробел по всему письму и один дополнительный пробел в новых абзацах. Отступ лучше не делать.
  • Выровняйте письмо по левому краю. Единственное исключение будет, если вы хотите разместить свою контактную информацию по центру вверху.
  • Как уже упоминалось, оставьте четыре пустые строки после закрытия и перед печатной подписью, оставив место для рукописной подписи.
  • Оставьте пустую строку после приветствия.
  • Используйте высококачественную обычную бумагу формата Letter (8,5 x 11 дюймов).

Образец профессионального письма

Ниже приведен пример отформатированного рекомендательного письма:

Роберт Джонс
Директор по обслуживанию пациентов
Valley Health
111 Addison Avenue
Garden City, MI 481855 5555
[email protected]

9 января 2022 г.

Дженис Старк
Технический директор, Служба поддержки студентов
Школьный университет
500 North University Ave.
Анн-Арбор, Мичиган 48103

Уважаемая мисс Старк:

Я с большим удовольствием рекомендую Шэрон Кемп на должность академического секретаря IV в отделе обслуживания студентов инженерного факультета Школьного университета.

Шэрон работала с нами в Valley Health в качестве административного секретаря с 2019 по 2021 год и проделала выдающуюся работу на этой должности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.