Секретарь это что: секретарь — это… Что такое секретарь?

Содержание

секретарь — это… Что такое секретарь?

  • Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт  вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь  глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь)  должность высокопоставленного госслужащего.… …   Википедия

  • СЕКРЕТАРЬ — (фр. secretaire) письмоводитель; лицо, на обязанности которого лежит писание писем, бумаг и проч. для лица или присутственного места, при котором он состоит: секретарь посольства, секретарь редакции и проч. Словарь иностранных слов, вошедших в… …   Словарь иностранных слов русского языка

  • СЕКРЕТАРЬ — секретаря, м. [secrétaire]. 1. Лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого н. учреждения, а также ведающее делопроизводством. Секретарь суда. Личный секретарь. «Хоть умного себе возьми секретаря.» Пушкин. «Сам я областью не правил …   Толковый словарь Ушакова

  • секретарь — помощник, референт; делопроизводитель, госсек, секретаришка, соколообразный, птица, мирза, генсек, секретутка.

    Ant. руководитель, начальник, шеф Словарь русских синонимов. секретарь сущ., кол во синонимов: 21 • автосекретарь …   Словарь синонимов

  • СЕКРЕТАРЬ — СЕКРЕТАРЬ, я, муж. 1. Работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения. Личный с. С. машинистка. 2. Лицо, ведущее протокол собрания, заседания. 3. Выборный руководитель организации. 4. Ответственный,… …   Толковый словарь Ожегова

  • Секретарь — Секретарь, дѣлопроизводитель, письмоводитель (лицо, ведущее тайную, личную переписку кого либо). Ср. Судей такихъ видали, Которые весьма умны бывали, Пока у нихъ былъ умный секретарь. Крыловъ. Оракулъ. Ср. Родился въ Персіи, а чиномъ былъ сатрапъ …   Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

  • секретарь — Комиссии, назначаемый в соответствии со статьей XII (МККЗР) (МККЗР, 1997). [Mеждународные стандарты по фитосанитарным мерам МСФМ № 5. Глоссарий фитосанитарных терминов] Тематики защита растений EN secretary FR secrétaire …   Справочник технического переводчика

  • СЕКРЕТАРЬ — (от средневекового лат. secretarius первоначально доверенное лицо),1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица.2) Составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций …   Большой Энциклопедический словарь

  • СЕКРЕТАРЬ — птица отряда соколообразных. На голове несколько направленных назад перьев (напоминающих гусиное перо за ухом писца). Высота ок. 1 м. В саваннах Африки (южнее Сахары). Пищу (саранча, термиты, грызуны и др.) добывает на земле. Птенцы легко… …   Большой Энциклопедический словарь

  • СЕКРЕТАРЬ — (Sagittarius serpentarius), хищная птица, единств, вид одноим. сем. соколообразных. Дл. 120 150 см. Когти острые, изогнутые. На затылке чёрный хохол из удлинённых перьев (напоминает перья за ухом писца, отсюда назв. ). Хорошо летает, быстро ходит… …   Биологический энциклопедический словарь

  • Секретарь — (от средневекового лат. secretarius, первоначально доверенное лицо) 1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица; 2) составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций. Политическая наука:… …   Политология. Словарь.

  • Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ. Рекрутинг.

    Секретарь (описание профессии)

    Профессия секретаря является одной из самых распространенных.

    Не существует ни одной серьезной организации, которая работала бы без первого помощника руководителя, располагающего всей информацией и имеющего к ней оперативный доступ.

    История профессии

    Секретари появились еще в Древнем Риме. В те времена они служили римской знати, а в их обязанности входило давать хозяевам мудрые советы. Все, что такие работники знали, они обязаны были держать в строгой тайне.

    Позднее традицию иметь секретаря у древних римлян переняли европейцы и создали секретарскую должность.

    В Российской Империи должность секретаря появилась при Петре I. Но на этом посту не могли работать простые крестьяне, потому что требования к таким служащим были высоки. Служить секретарем мог только человек с хорошим образованием, знающий законы и специфику профессии.

    В 40-х годах ХХ века секретари появились и на предприятиях. Своими помощниками руководители организаций брали только профессионалов, поэтому в эти годы появились курсы профподготовки секретарей.

    Общая характеристика профессии

    Секретарь — это офисный работник, который отвечает на телефон, просматривает и регистрирует электронные и бумажные письма, составляет документы, организует встречи и выполняет поручения руководства.

    Собственные решения такой работник может принимать в рамках своей компетенции.

    Название этой профессии является общим для целого спектра деятельности. Так называется:

    1. Секретарь на ресепшн.
      Он отвечает на телефонные звонки и переадресовывает их нужному абоненту, встречает гостей и исполняет небольшие поручения руководства.

    2. Секретарь-референт.
      Это более ответственная должность. Такой секретарь ведает всем, что происходит в офисе. Он не только отвечает на звонки и принимает почту, но и готовит различную документацию.

    3. Помощник руководителя.
      Работники этого уровня занимаются решением проблем организации, дают указания другим служащим.

    Образование секретаря

    Работодатели постоянно повышают планку знаний и умений для соискателей на эту должность. Чаще всего руководители хотят, чтобы их секретари имели высшее образование.

    Таким работникам также необходимо уверенно пользоваться компьютером и знать азы составления писем и заявлений. Владение иностранным языком будет преимуществом при трудоустройстве.

    Должностные обязанности секретаря

    В рабочие обязанности секретарей входит:

    • встреча посетителей;

    • составление документации, регистрация корреспонденции;

    • выполнение текущих поручений руководителя;

    • ответы на звонки в приемную начальника;

    • организация мероприятий внутри организации;

    • бронирование авиабилетов и гостиниц для руководства и командированных сотрудников;

    • покупка канцелярских и других офисных принадлежностей.

    Требования к секретарям

    Запросы работодателей к представителям этой профессии постоянно к профессии все время растут, но есть и базовые требования, которые актуальны всегда:

    • среднеспециальное или высшее профессиональное образование;

    • уверенное владение компьютером и программами Microsoft Office;

    • умение составлять документы;

    • понимание основ деятельности предприятия;

    • знание английского языка;

    • грамотная устная и письменная речь.

     

    Личные качества секретаря

    Хороший секретарь должен быть:

    • общительным;

    • доброжелательным;

    • приятным в общении;

    • организованным;

    • аккуратным;

    • пунктуальным;

    • дипломатичным;

    • с хорошей памятью.

    Условия и особенности работы

    Чаще всего такая должность подразумевает постоянную работу в офисе за компьютером. Но работа помощника руководителя, наоборот, может быть связана с частыми командировками.

    Внешность и возраст

    Требования к внешности такого работника зависят от обязанностей, которые он выполняет на работе.

    Если секретарю приходится встречать гостей и коммуницировать с клиентами, то выглядеть ему необходимо «с иголочки».

    Если работа специалиста в большей степени связана с приемом звонков и бумагами, внешний вид должен быть просто опрятным и соответствовать дресс-коду компании.

    Средний возраст такого работника колеблется от 25 до 40 лет.

    Медицинские противопоказания

    Секретарская работа не подойдет соискателю с заболеваниями:

    • сердца и сосудов;

    • психики и нервной системы;

    • суставов и костей;

    • дыхательной системы;

    • зрения и слуха;

    • голосовых связок.

    Плюсы и минусы профессии

    Как и в любом деле, в секретарской работе есть свои положительные и отрицательные стороны.

    В числе плюсов можно выделить:

    • возможность устроиться на работу без определенного уровня образования;

    • не очень сложная работа, научиться всему можно уже после трудоустройства;

    • возможность проявить себя и подняться по карьерной лестнице;

    • бывают командировки по стране и за рубеж за счет компании, в которые секретари ездят с начальством и коллегами;

    • нет большой конкуренции на рынке труда;

    • секретари со стажем высоко ценятся, поэтому через несколько лет работы можно устроиться в крупную компанию.

    Минусы:

    • приходится переносить много стрессов;

    • нелегко найти работу в небольших населенных пунктах;

    • невысокий заработок.

    Актуальность и востребованность профессии

    Квалифицированные секретари очень ценятся работодателями и всегда востребованы.

    Карьерный рост в профессии

    Секретарская работа бывает разной. От сотрудника, принимающего телефонные звонки, можно вырасти до помощника начальника и даже до его заместителя.

    Если компания крупная, квалифицированный работник может возглавить в ней службу секретариата.

    Заработная плата

    Доход такого сотрудника может быть разным и зависит от региона его работы и обязанностей, которые он выполняет.

    За дополнительные навыки работнику могут начисляться надбавки: например, за знание иностранных языков.

    Профессиональный праздник секретаря

    Представители этой профессии по всему миру отмечают свой праздник 23 апреля.

    В России день секретаря также празднуют в третью пятницу сентября.

     


    Вы также можете:
    1. Изучить список Должностных инструкций
    2. Изучить список Типовых должностей
    3. Изучить Образцы заполненных резюме или скачать пустые бланки резюме

     

    Секретарь это звучит гордо

    Секретарь ПолитБюро, впрочем, кажется это уже не профессия…

     

    Суть сводится к одному — секретарь это наш посредник, канал во внешний мир, лицо компании, непреодолимый барьер на пути посетителей, ближайший помощник и правая рука, кандидатка в жены и актуальная любовница, — словом практически все, что мы можем себе представить.

    По статистике опросов почти 60% работающих женщин когда-либо пробовали себя в этом качестве. Любой job сайт пестрит сообщениями о компаниях срочно подыскивающих себе секретаря. А уж забавную (страшную, смешную, поучительную) историю общения с этим подвидом человеческой расы найдет в своей памяти любой из нас. Да-да я буду настаивать, что «секретарши» — суть отдельный подвид в иерархии специальностей.

    Ведь для того чтобы совместить в себе все несовместимые качества без которых ты — не секретарь, устроиться на работу, и даже полюбить ее, продолжая оставаться человеком, пусть и в секретарском обличии, способна только очень и очень нестандартная личность!

    Итак, о том, какими видят секретарей:

    Для начала об образовании. Любой начальник, как правило, предпочтет взять на работу человека с высшим образованием. Но в Москве нет институтов, готовящих подобных специалистов. Есть различного уровня курсы, центры и ассоциации. Едва ли не единственным местом в России, где дают фундаментальное образование секретарей-референтов международного уровня, является Ивановский политехнический институт, где создан соответствующий факультет.

    Что же включают в себя знания, необходимые секретарю? В идеале очень много. Это и делопроизводство, и знание основ бухучета, и навыки менеджера и маркетолога. Само собой разумеется, блестящее знание компьютера, оргтехники и иностранного языка. Кроме того, не надо забывать, что секретарь — лицо фирмы, и для нее важно выигрышно преподносить весь имидж в целом. Помимо этого, большое значение придается правильной речи, уравновешенному поведению, доброжелательности и работоспособности.

    Если вам стало не по себе от столь высоких требований, не пугайтесь: все это в идеале, жизнь вносит свои коррективы. Действительность подтверждает правило: «знание умножает скорбь».

    При этом выше перечисленные требования, вовсе не российское изобретение, а международный стандарт.

    Проведя доскональное изучение требований к профессии, турецкие  ученые пришли к выводу, что женщина-секретарь «должна быть красивой и ухоженной, деликатной и уравновешенной, хорошо одеваться, всегда улыбаться, изъясняться корректно и на правильном языке». Знание иностранного языка, навыки быстрого письма и скорочтения, не говоря уже о владении компьютером, для нее обязательны, отмечают турецкие знатоки стандартов. «Секретарша должна понимать руководителя, знать стиль его работы, привычки и манеры, быть осведомленной о личной жизни босса и знакомой с его родственниками и друзьями». И еще несколько отличительных черт образцовой секретарши: «преданность, обращение к начальнику лишь в исключительных случаях и готовность работать во внеурочное время».

    Кстати, о красоте. Внешние данные часто остаются решающим фактором в выборе начальником секретаря. Так будет всегда. На это у начальника есть неоспоримое право. Он хочет видеть у себя в команде обаятельных людей, а секретарь — лицо фирмы. Другое дело, что если выбор начальника продиктован только этой характеристикой — то скорее всего он подыскивает себе актуальную кандидатку в любовницы. Основной причиной заявлений об уходе секретарей являются сексуальные домогательства начальства. И все же в последнее время работодатели стремятся подобрать себе скорее ценного работника, чем красивую мордашку у входа.

    Как ни парадоксально, но английские работодатели уверенны что лучшие секретари это – девы. Не по семейному статусу, а по знаку гороскопа. Считается что у такого секретаря все будет в порядке – и деловые бумаги и сам шеф.

    Это звучит невероятно, но среди секретарей иногда встречаются мужчины. Правда, очень редко и каждый из них — блестящий специалист в какой-нибудь узкой области. Если же нет, то секретарскую работу он рассматривает как первую ступень в развитии будущей карьеры.

    Зачастую в коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и оттого, как будут складываться их отношения, зависит психологический климат всей компании. Секретарь должен обеспечить спокойную работу руководителя и освободить его от вопросов, которые возможно решить самостоятельно. Но что делать, если твой шеф – совсем не подарок? Попробовать «воспитать» его. Только тихо, не навязчиво. Так как это умеют делать настоящие секретари.

    Американские психологи разработали рекомендации, позволяющие секретарю оказывать влияние на поведение начальника, которые назвали «Десять способов управления шефом». Вот они:

    Следуя этим не сложным правилам, каждый секретарь может стать образцовым.

    При этом – секретари, как правило, умнее, образованнее и способнее собственных шефов.

    Об этом свидетельствуют результаты исследования, проведенного в Великобритании Мекком Рахманом из Кембриджского университета (такому солидному человеку грех не поверить).

    В результате опроса более 200 секретарш и их прямых начальников, проведенного в Лондоне в различных отраслях, выяснилось, что секретарши имели законченное высшее образование примерно в 60% случаев, а их начальники — только в 56% случаев.

    К тому же, при сравнении аттестатов оказалось, что в целом секретарши учились лучше.

    Кроме того, 60% женщин продолжали учиться на различных вечерних и заочных курсах, а вот среди их шефов таких оказалось только 6%.

    33% секретарш владеют также как минимум одним иностранным языком, но среди их начальников этим может похвастаться лишь один из десяти.

    У профессии секретаря есть одно неоспоримое преимущество: она будет востребована всегда. Предприятие может обанкротиться, весь персонал уволен, но, если работает директор, ему не обойтись без помощника. Посему — невзирая на ненормированный рабочий день и часто невысокую зарплату желающих попробовать себя в секретарском качестве не убывает.

    Секретарь нужен всем | Интерактивный портал службы занятости населения Мурманской области

    Государственная услуга по профессиональной ориентации

    СЕКРЕТАРЬ нужен всем
     

         Профессия секретаря на сегодняшний день – одна из наиболее востребованных. Секретари – это делопроизводители, и администраторы, и операторы, и консультанты, и переводчики, и референты, и инспектора.
         Где они только ни работают: в приемной руководителя, в клинике, в торговом зале, в салоне красоты. Перефразируя известное детское стихотворение, секретари разные нужны, секретари разные важны. Американская кинозвезда Джейн Фонда однажды сказала: «Офис может работать без шефа, но не без секретаря».
         Первый человек, с которым приходится сталкиваться, входя в служебное помещение, — это секретарь. Впечатление о фирме в целом часто зависит именно от его работы и даже внешнего вида. На первый взгляд его обязанности абсолютно несложные, но профессиональный, организованный, ответственный секретарь приятной наружности ценится на вес золота! К сожалению, если единственным вашим капиталом является незаурядная внешность, на объявленную вакансию вряд ли сразу возьмут.
     
         Что же все-таки нужно, чтобы претендовать на должность секретаря?
         Прежде всего – специальное образование. Сегодня насчитывается великое множество курсов и учебных заведений, готовящих секретарей. Естественно, работодателя устроит и любое высшее или неоконченное высшее образование (лучше, конечно, по профилю данного учреждения).
         Как правило, в роли секретарей начинают свою трудовую деятельность студенты вечерних и заочных вузов. Следует заметить, что работа секретаря почему-то считается сугубо женской, хотя сорока процентам работодателей все равно, какого пола будет его помощник (мужчины, в основном, занимают должность помощника руководителя). Крупные компании часто имеют в своем штате двух секретарей: делопроизводителя (женщину) и координатора, помощника руководителя (мужчину).
     
         Карьерная лестница в крупных компаниях выглядит так:
    • просто секретарь, отвечающий на телефонные звонки, разбирающий почту и ведущий документацию;
    • секретарь-референт, который взаимодействует непосредственно с руководителем. Он составляет график его рабочего дня, готовит необходимую информацию, контролирует выполнение сотрудниками заданий, занимается организацией командировок, переговоров, совещаний, презентаций;
    • высшим звеном являются офис-менеджеры и руководители секретариата, которые обеспечивают бесперебойную деятельность офиса и решают административные вопросы.
     
         Просто секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, быть грамотным пользователем ПК, уметь обращаться с оргтехникой.
         Референтам этого явно недостаточно. Ко всему прочему присоединяется владение одним или двумя иностранными языками, скоростная машинопись. Без высшего образования тут явно не обойтись! Бывают случаи, когда толковые референты довольно быстро становятся исполнительными директорами.
         Так что все в ваших силах. Если вы не намерены засиживаться в секретарях, то перспективы для роста здесь неограниченные, причем работа с начальником – это уже огромная практика руководства, за которую еще и платят.
         Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде, чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи.
         Приветствуется общительность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться.
         Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью?
         Будущему секретарю необходимо понять: шеф – живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела.
         Задача секретаря – помочь начальнику сделать его работу эффективной.
         Хороший секретарь не надеется на свою гениальную память – он всё записывает. Не дожидается указаний шефа по самым незначительным вопросам, старается самостоятельно принимать решения в пределах своих полномочий.
         Если секретарь находится в приемной, он ни в коем случае не должен делать вид, что не заметил входящего или очень занят и не слышит его!
         В каком бы настроении не был секретарь, он должен вежливо и заинтересованно вести телефонные переговоры.
         Во многих объявлениях о вакансиях секретарей упоминается такое качество, как стрессоустойчивость. Это очень важно. К сожалению, довольно часто приходится видеть, как секретарши выходят из кабинетов своих начальников с глазами, полными слез. Часто могут вывести из себя надоедливые посетители или клиенты, которые хотят общаться только с руководством. Поэтому секретарю надо найти свой способ быстро успокаиваться и не принимать обидные слова близко к сердцу. Например, в одном офисе референт, после нелегкого разговора, крутил в руках китайские металлические шарики для медитации.
         Помните: когда нас «бьют», мы от этого только крепчаем. В следующий раз заявление подобного рода не вызовет столь бурной реакции. Хотя, лучше не повторять уже совершенных ошибок.
         Одно из важных должностных требований вакансии секретаря – приятная внешность. Это не значит, что нужно принести сертификат соответствия мировым стандартам красоты. Отнюдь нет. Хороший внешний вид – это прежде всего чистота и аккуратность. Предусмотрительный секретарь имеет в своем рабочем шкафчике сменный костюм и свежую блузку, а также запасную обувь и непременно колготки! Ведь пятно кофе на одежде или дырка на чулке могут испортить не только настроение, но и впечатление об офисе. А секретарь всегда на виду.
         Но естественное желание нравиться не должно выходить за рамки должностных обязанностей, потому что, как писал один польский журнал, девушки, которые знают орфографию действительно хорошо, не носят слишком коротких юбок.
         Кстати, слово «secretarius» (секретариус) в переводе означает «доверенное лицо».
     
        
     
     
     
     

    секретарь — это что за профессия? В чем заключается работа? Пресс-секретарь президента России

    Мы уже привыкли, что некоторые новости нам рассказывает пресс-секретарь Путина (или Следственного комитета), и даже не задумываемся о сути этой профессии. Какое образование нужно получить, чтобы стать пресс-секретарем, какие обязанности приходится выполнять человеку на этой должности? Расскажем подробно о профессии и ее знаменитых представителях.

    Профессия: пресс-секретарь

    В самом общем смысле пресс-секретарь – это человек, представляющий компанию или должностное лицо в СМИ. Для России это очень молодая профессия, она появилась только в 90-х годах XX века, когда страна перешла к рыночной модели экономики. В западных странах профессия существует c 40-х годов прошлого века, когда начали формироваться маркетинговые коммуникации и система масс-медиа. Представитель этой профессии объединяет в себе журналистское и рекламное начала и является посредником между общественностью, средствами массовой информации и представляемой компанией. Он управляет имиджем и информационным полем организации, в которой работает. Представители в СМИ нужны каждой компании, которая работает над созданием своего имиджа, а также людям публичных профессий: звездам шоу-бизнеса, политикам, топ-менеджерам.

    Функции пресс-секретаря

    Во многих компаниях руководители с трудом понимают, чем должен заниматься пресс-секретарь. На его плечи пытаются возложить самые разные обязанности и функции: от решения маркетинговых задач до организации мероприятий. Пресс-секретарь – это человек, выполняющий разнообразные функции, связанные с формированием имиджа компании или персоны. При этом все функции можно объединить в три большие группы:

    • проводник линии поведения и социально-значимой позиции компании или личности;
    • посредничество во взаимодействии журналистов, общественности и компании, пресс-секретарь, предоставляя определенную информацию, создает коммуникационное поле вокруг компании, управляет ее восприятием целевыми группами;
    • защита и коррекция негативных представлений и стереотипов о компании, нивелирование отрицательных событий и ошибочных действий руководителя.

    Обязанности

    В рамках своих функций пресс-секретарю приходится выполнять очень разные обязанности. Каждая компания может, в зависимости от своей специфики, возлагать на служащего различный объем должностных задач. Так как пресс-секретарь – это человек, занимающийся установлением контактов со СМИ, то первая большая группа его обязанностей лежит в этой плоскости. Он должен предоставлять материалы для журналистских публикаций, писать релизы для прессы о событиях в компании, готовить и вычитывать интервью, отвечать на запросы газет и телеканалов.

    Этот специалист ведет мониторинг публикаций о компании, представляет своему шефу отчеты о текущем имидже в прессе. Также на его плечах лежат функции по организации выступлений руководителя, подготовка пресс-конференций, интервью. Зачастую в небольших компаниях этот специалист наполняет сайт новостями и ведет аккаунты в социальных сетях. Также он отвечает за имидж компании и ее руководителя, готовит статьи, формирующие позитивный образ организации, проводит имиджевые конференции. Пресс-секретарь организует участие руководителя в значимых мероприятиях, готовит тексты его выступлений, помогает отвечать на вопросы. Обычно ему приходится также заниматься фотографией и участвовать в подготовке рекламных материалов.

    Качества пресс-секретаря

    Так как пресс-секретарь — профессия, требующая постоянных контактов с большим количеством людей, то главное его качество – это коммуникабельность. Также он должен уметь хорошо писать и говорить. Ораторское мастерство – важнейшее требование к людям этой специальности. Традиционный набор качеств, необходимых хорошему пресс-секретарю, включает также ответственность, инициативность, пунктуальность. Он должен быть внимательным и сдержанным человеком, ведь в какой-то мере по нему судят обо всей организации. И, конечно, такой специалист должен быть профессионально подготовлен и хорошо образован.

    Где учат на пресс-секретаря?

    Пресс-секретарь – это профессия, требующая разнообразных навыков и умений, поэтому в ней с успехом могут состояться люди с несколькими видами образования. Во-первых, это специальное образование по направлению «Реклама и связи с общественностью». Некоторые вузы в своих программах делают акцент на подготовке PR-специалистов и выпускают качественных пресс-секретарей. Во-вторых, в профессии задействовано очень много журналистов. Так как в круг обязанностей пресс-секретаря входит большое количество работы с текстами, неудивительно, что именно представители пишущей братии становятся успешными на этой стезе.

    По этой же причине нередко в профессию приходят филологи, которые умеют писать тексты любой направленности. Как это часто бывает в рекламе, в пресс-секретари приходят люди с самым различным базовым образованием. Так, здесь немало специалистов по международным отношениям, юристов и экономистов.

    Известные пресс-секретари

    Специалисты по связям со СМИ есть во всех публичных организациях и у многих известных персон. Мы уже привыкли, что новости передают со ссылкой на высказывания пресс-секретарей, и их лица постоянно появляются на телеэкранах. Самым известным специалистом в этой области, конечно, является пресс-секретарь Президента России. Кроме него, широкой публике хорошо известен представитель Следственного комитета Владимир Маркин, руководитель пресс-службы Министерства внутренних дел по городу Москве Ирина Волк, официальный представитель МИД Мария Захарова, представитель в СМИ компании «Роснефть» Михаил Леонтьев.

    Уже этот перечень позволяет увидеть, насколько разными функциями и полномочиями могут быть наделены люди этой профессии: от простого изложения позиции компании до самостоятельной медиафигуры с собственными представлениями и сферой полномочий.

    Представитель первого лица страны: обязанности

    Чаще всего мы слышим высказывания представителя Президента, который является одним из главных ньюсмейкеров страны. Пресс-секретарь Президента РФ имеет большое количество обязанностей. Именно на него возложены права по озвучиванию позиции руководителя страны по разным вопросам. Также, конечно, служащий занимается подготовкой пресс-конференций и выступлений Президента. Мы можем видеть, что пресс-секретарь сопровождает главу государства на всех официальных мероприятиях, помогая ему, при необходимости, отвечать на вопросы. Он отвечает за то, чтобы Президент был в курсе всего происходящего в мире и в стране.

    Пресс-секретарь готовит специальные подборки публикаций из СМИ, делает дайджесты самого главного. Конечно, сам он не может писать все пресс-релизы, под его началом работает целая служба. Но ни одна новость не может увидеть свет, пока ее не одобрит пресс-секретарь. На нем лежит большая ответственность за имидж главы государства, и он отвечает за каждое слово, которое произносит Президент публично. Этот специалист готовит тексты для выступлений руководителя страны, при этом они должны быть абсолютно органичны для выступающего.

    Пресс-секретари Президента РФ: карьера и личность

    За 25-летнюю историю существования этой профессии в России мы видели нескольких профессионалов рядом с руководителями страны. Не все из них хорошо запомнились публике, но некоторые были очень яркими самостоятельными фигурами. Так, бывший пресс-секретарь Бориса Ельцина Сергей Ястржембский очень ярко выступал в СМИ и по окончании карьеры в Кремле не ушел из журналистики. Также стоит вспомнить Наталью Тимакову, помощника президента Дмитрия Медведева, которая по окончании службы в этом качестве стала успешным чиновником в аппарате Президента.

    Менее известными, но не менее значимыми были специалисты по связям со СМИ при руководителе страны: Андрей Грачев, Алексей Громов, Дмитрий Якушкин, Сергей Медведев. Каждый из них по окончании работы с главой государства сделал хорошую карьеру в различных сферах: от бизнеса до журналистики и дипломатии.

    Пресс-секретарь Президента РФ Дмитрий Песков

    Кто сейчас является посредником между первым человеком страны и СМИ? Сегодняшний пресс-секретарь Путина, биография которого является объектом наблюдения журналистов, Дмитрий Песков пришел в профессию из дипломатии. По образованию он востоковед, знает несколько языков. Однажды ему довелось на встрече с турецким правительством переводить выступления для Б. Ельцина. После назначения В. Путина на должность главы страны в 2000 году новым пресс-секретарем стал Дмитрий Песков. Позже он на некоторое время уступил эту должность А. Громову, став его заместителем. За 16 лет Песков вырос в самостоятельную фигуру с собственным имиджем. По сути, он является заместителем руководителя Аппарата Кабинета министров и помощником Президента РФ.

    Рассказ о профессии: Секретарь

    Как это называется?

    Перечисленные названия кроме, может, секретаря-машинистки и просторечного «секретарша» актуальны и сегодня.

    Википедия гласит, что слово «секретарь» происходит от латинского secretarius, в основе которого лежит латинское слово secreto, означающее «отдельно, особо, тайно». Возможно, раньше секретарь был доверенным лицом большого человека и целого сообщества, хранил тайны и ценные бумаги. И сегодня это занятие сохраняет прежние черты, охватывая позиции от младшего работника при боссе до секретаря партии, религиозного ордена, госсекретаря.

    Единственное отличие — сегодня работу секретарей в офисах выполняют только женщины.

    Слово «референт» образовалось от латинского referens, referentis — относящий, сопоставляющий, воспроизводящий. То есть это человек, работающий с информацией: сортирующий ее, сравнивающий, обобщающий и сообщающий потребителю. Это работа «не чисто» секретарская, скорее, кабинетная, и ее делают как женщины, так и мужчины.

    Какие бывают секретари?

    Каков бы ни был набор обязанностей современного секретаря или секретаря-референта или личного помощника, суть одна — быть при руководителе и выполнять работу по организации его труда, коммуникации с коллегами и другими организациями.

    Функция, особенно важная в работе секретаря приемной — барьерная и селективная: не пропускать звонки и посетителей, которые поступили не вовремя или не по адресу. Еще нужно отобрать из потока звонков и писем нужную и важную информацию, понять, важен ли этот звонок или посетитель настолько, чтобы прервать ход работы руководителя, даже если он просил не беспокоить.

    Функция личного помощника заключается в организации работы руководителя: его поездок, встреч, совещаний. Тут секретарь выступает как менеджер, способный связать нити разных дел и развязать узел проблем.

    Нередко на секретаря проецируется власть его руководителя. Работник организации понимает, что если ему позвонил секретарь первого лица с какой-нибудь просьбой, то он воспринимает это как поручение самого руководителя. «Звонок из приемной» — это очень важный звонок!

    Секретари бывают оторванными от жизни коллектива в силу того, что с ними предпочитают не общаться из-за их близости к начальству, или из-за того, что приемная расположена в отдаленной и нередко закрытой зоне организации. Поэтому они чаще всего общаются с теми, кто приходит в приемную. Как правило, это непосредственные подчиненные первого лица, то есть руководители достаточно высокого ранга, и приглашенные лица (партнеры, чиновники и пр.).

    Из-за этого рядовые работники нередко воспринимают секретарей как некую касту, близкую к слою высшего руководства. Да и секретарь тоже проникается гордостью оттого, что его слушаются такие руководители. Все это также создает барьер в общении.

    Но бывает и так, что, ожидая в приемной приглашения руководителя, общаешься с секретарем. Ей интересно знать все — чем живет коллектив, что нового, что сегодня надели девушки из NN отдела, когда очередной выезд на природу и т. п. А некоторые секретари находят любую возможность вырваться из приемной, чтобы забежать к подругам в отделы.

    Какими качествами надо обладать?

    В первую очередь, это коммуникативность: умение строить отношения с любыми людьми, независимо от их ранга и настроения.

    Во-вторых, это стрессоустойчивость. Она необходима в двух случаях: когда надо делать много дел одновременно, причем срочно, и тогда, когда начальник не в духе или просто резок и тверд, что может восприниматься как агрессивное поведение.

    Был свидетелем одного эмоционального срыва молоденькой секретарши заместителя министра. Тот вышел в приемную и сказал, что согласен на предложение того, кто сейчас позвонил, о чем просил ему сообщить. И ушел к себе. Девушка в слезы. Но рядом был куратор — ее опытная и хладнокровная сменщица. Она спокойно и быстро показала той, как справляться с подобными ситуациями: обзвони секретарей тех организаций, из которых были звонки за последний час, спроси их, в чем суть просьб, которые поступали раньше. Так был найден нужный контакт.

    В-третьих, способности к анализу, обобщению и передаче информации, что составляет компетенцию референта: выбрать из потока или объема накопленной информации нужную, сделать обобщения, «выжимки» и грамотно преподнести.

    Так, референты государственных чиновников нередко составляют для руководителей записки объемом не более одной страницы, которая должна вместить обзор проблемы, ее источник, мнения экспертов и возможные пути ее решения. Такая лаконичная записка основывается на томах информации об отраслях, статистических данных об экономике, производстве и пр.

    В-четвертых, самоорганизация. Как можно организовать труд руководителя, если навык не выработан в отношении собственной жизни?

    Где этому научат?

    Сегодня уже не встретишь ни училищ, ни техникумов, которые раньше готовили по этой специальности. Да и зачем? Сегодня в секретари берут, как правило, выпускников вузов.

    В этом есть резон: управление становится сложным, секретарь уже не перепечатывает рукописи, он вникает в информационные цепочки работы предприятия, в организационные схемы и даже в бизнес-процессы. Это надо для того, чтобы эффективно решать задачи по управлению связями и информацией руководителя с подчиненными. То есть, вести протоколы совещаний, вычленять из них поручения для подчиненных, понимать, как определить точки контроля, наконец, понимать — кому позвонить, чтобы решить задачу, и т. д.

    Но нужно знать офисные программы, но не только почтовую программу и текстовый редактор, а и электронные таблицы для составления цифровых отчетов. И здесь нужны соответствующие курсы.

    В современных организациях используют и корпоративные программы. Обращаться с ними учат «по ходу дела» опытные работники.

    Для компаний, ведущих деятельность с зарубежными партнёрами, понадобится хорошее знание разговорного иностранного языка, да еще и со специальной лексикой по профилю работы организации. Для такой работы бывает достаточно пройти курсы, но некоторые работодатели предпочитают брать на работу выпускника языкового вуза.

    Профессионального секретаря от непрофессионального отличают две вещи: умение печатать вслепую и стенографическая запись. Причем, для специалиста с иностранным языком — это все надо уметь делать на иностранном языке.

    Ладно, хотя бы слепая печать на русском языке — уже хорошая компетенция.

    Каковы карьерные перспективы?

    Считается, что должность секретаря — первая ступенька в карьере молодой девушки. Считается также, что, поработав секретарем у руководителя, легче сделать карьеру, например, по своей специальности.

    Тут нередко встречаются трудности. Мало кто согласится взять на работу зрелого, но неопытного в своей профессии работника, но мало кто откажется, если об этом попросило первое лицо. Однако при этом сохраняется настороженное к бывшему секретарю отношение. Вот и приходится секретарю после нескольких лет работы увольняться и начинать все с начала в другой организации.

    Но настоящая карьера секретаря-референта — это продвижение по службе в этой должности. Конечно, не обязательно в этой организации, а переходя из одной в другую, меняя масштаб ее деятельности и ее руководителя. Таких секретарей — дам зрелого возраста — можно видеть в государственных органах высшей власти.

    Секретарь — это женская профессия?

    Сегодня — Международный день секретаря

    Шамиль Агеев, гендиректор Торгово-промышленной палаты: 

    — Секретарь — это  общественная профессия, а не мужская и не женская. В нее идет, к сожалению, больше женщин. При этом от секретаря зависит многое: может бумагу вовремя подсунуть или убрать ее. Это великие деятели, и работа у них непростая. Главное умение секретаря — освободить руководителя от ненужной работы, но при этом не лезть в то, что его не касается.  Мужчину в этой профессии я могу представить легко, меня это не смущает абсолютно.

    Ирина Ахметзянова, заместитель директора учебного центра «Парк знаний»:

    — К  нам в последнее время и мужчины звонят и обучаются на секретаря. Но все-таки стереотип таков, что секретари — в основном  это девушки. При этом к нам приходят те, кто знает, чего хочет. Это не вуз, который зачастую выбирают родители. Вообще, я думаю, что в настоящее время секретарь  в меньшей степени персонаж анекдотов, а в большей — помощник руководителя. И найти грамотного секретаря достаточно сложно.  Причем грамотного в прямом смысле. Многие руководители просят, чтобы знали и татарский, и английский, и другие языки. Обязательна компьютерная грамотность, коммуникабельность. .. В наш курс включено и умение одеваться, и следить за собой.

    Людмила Колосовская,  директор кадрового агентства «Профессионал»:

    — Я, конечно, понимаю, что есть секретари-мужчины. Но в последнее время откликаются на вакансии и проходят собеседования в основном женщины. Случается, что претендуют и ребята, но только когда мы ищем помощника руководителя, решающего более широкий круг задач. Но  в любом случае работодатели желают видеть в одном лице и «универсального солдата», способного и чай подать, и коммерческое предложение составить, владеющего языками… и красивую девушку. И чаще берут как раз женщин. Причем приятная внешность не используется в личных целях, она нужна как лицо офиса. Может, и для того, чтобы покрасоваться, выехав на конференцию. Да и видеть красивое женское лицо руководителю, наверное, приятней. 

    Дамир Шарифуллин, директор Казанского цирка:

    — Где-то могут быть востребованы и молодые ребята — сразу бросается в глаза, что к месту они. Пробуешь представить на этом месте девушку и понимаешь, что не подойдет. В цирке секретарь должен быть еще артистом и дипломатом. Я своим секретарем очень доволен. Это девушка,  для меня в цирке секретарь-мужчина неприемлем. И посетитель  отказ от девушки воспринимает легче, чем от мужчины. Когда принимаю на работу, сразу задаю два вопроса: как давно была в цирке и любит ли она цирк? Ей ведь надо общаться с артистами цирка, а это очень необычные люди, за год меняющие восемь мест жительства. Их не всякий может понять.

    Мария Горшунова, генеральный директор сети кафе и ресторанов «Сытый папа»:

    — Мне не очень нравится название «секретарь». Я бы сказала «секретарь-референт». Это помощник в более широком смысле.  И поэтому профессия в равной степени может быть и женской, и мужской. Я не удивлюсь, если увижу на этом месте мужчину. У чиновников и бизнесменов вполне представляю. Это человек, связывающий руководителя с внешним миром. В бизнесе накладно держать просто секретаря. Подаватель чая, кофе и бумажек уже не очень нужен.

    Какова роль секретаря?

    Роль Секретаря заключается в поддержке Председателя в обеспечении бесперебойной работы Управляющего комитета.

    Таким образом, секретарь отвечает за:

    1. Обеспечение эффективной организации и ведения протоколов собраний
    2. Ведение эффективной документации и администрирование
    3. Соблюдение юридических требований руководящих документов, закона о благотворительности, закона о компаниях и т. д. (где применимо).
    4. Связь и корреспонденция

    Важно отметить, что хотя секретарь обеспечивает выполнение этих обязанностей, большая часть работы может быть делегирована оплачиваемому персоналу или волонтерам.

    Учитывая эти обязанности, Секретарь часто выступает в качестве информационного и справочного центра для Председателя и других членов комитета: разъясняет прошлую практику и решения; подтверждение требований законодательства; и получение соответствующей документации.

    Определение роли в вашей организации

    Что это означает на практике, зависит от стиля и размера организации:

    Там, где нет оплачиваемых сотрудников.
    ..

    … Секретарь сам будет выполнять все эти обязанности, а также может играть более важную роль в повседневном управлении организацией.Это может стать трудоемкой ролью. В некоторых руководящих комитетах есть более одного человека, формально ответственного за выполнение секретарских задач (например, секретарь протоколов, секретарь по переписке и секретарь по членству). Другие делегируют некоторые административные обязанности волонтерам вне руководящего комитета, чтобы уменьшить нагрузку.

    Там, где есть оплачиваемые сотрудники…

     …можно делегировать многие виды деятельности (например, ведение документации, ведение протоколов, ведение корреспонденции, информирование о деятельности и т. д.).Затем секретарь обеспечивает выполнение своих обязанностей, но меньше участвует в их фактическом выполнении.

    Каждый комитет управления будет действовать по-своему, и то, как распределяется работа, также может зависеть от навыков, интересов или количества времени, которое человек может предложить. Всегда следите за тем, чтобы описание роли вашего секретаря соответствовало текущей динамике вашей организации. (см. ссылки ниже или щелкните здесь, чтобы узнать больше о разработке описаний ролей).

    Основные обязанности секретаря

    Обязанности Секретаря Руководящего Комитета изложены ниже:

    1. Обеспечение эффективной организации собраний и протоколирования

    • Взаимодействие с Председателем для планирования совещаний
    • Прием вопросов повестки дня от членов комитета
    • Распространение повестки дня и отчетов
    • Ведение протоколов (если нет секретаря протоколов)
    • Распространение утвержденных протоколов
    • Проверка выполнения согласованных действий.

    Подробнее о роли секретаря на собраниях

    2. Ведение эффективной документации и администрирование

    • Поддержание в актуальном состоянии контактных данных (т. е. имен, адресов и номеров телефонов) руководящего комитета и (при необходимости) рядовых членов организации.
    • Ведение протоколов и отчетов
    • Составление списков имен и адресов, полезных для организации, включая списки соответствующих должностных лиц или должностных лиц добровольных организаций.
    • Ведение учета деятельности организации
    • Ведение дневника будущей деятельности

    3. Соблюдение требований законодательства

    • Выполнение функций хранителя руководящих документов организации
    • Проверка наличия кворума на собраниях
    • Обеспечение проведения выборов в соответствии с установленными процедурами
    • Обеспечение соответствия деятельности организации ее целям
    • Обеспечение соблюдения требований закона о благотворительности и компаниях (если применимо, если нет отдельного секретаря компании)
    • Участие в аттестационных, рекрутинговых и дисциплинарных комиссиях по мере необходимости.

    Подробнее о руководящих документах
    Подробнее о законе о благотворительности
    Подробнее о законе о компаниях

    4.

    Связь и корреспонденция
    • Ответы на всю корреспонденцию комитета
    • регистрация всей полученной корреспонденции комитета и отправленных копий ответов
    • ведение учета любых публикаций организации (например, листовок или информационных бюллетеней) и
    • информирование членов, прессы и общественности о деятельности организации и будущих программах (если нет сотрудника по информации или связям с общественностью).
    • Подготовка отчета о деятельности организации за год для годового общего собрания.

    Воспользуйтесь приведенными ниже ссылками для доступа к дополнительным статьям и ресурсам, которые помогут вам понять роль секретаря и подготовить собственное описание роли или характеристику человека:

    Секретарь компании

    *С апреля 2008 г. частные компании больше не обязаны иметь секретаря компании, но Регистрационная палата должна быть проинформирована, если секретарь компании не назначен, и вы должны убедиться, что это соответствует вашему Уставу

    Если ваша организация зарегистрирована как компания с ограниченной ответственностью (например,грамм. компании с ограниченной ответственностью или компании с общественными интересами), у вас также может быть секретарь компании*, который отличается от роли почетного секретаря. Эта должность несет большую ответственность, чем почетный секретарь, за обеспечение соблюдения требований Закона о компаниях.

    Роль секретаря на собраниях

    Секретарь имеет решающее значение для бесперебойного проведения собрания Правления. Это включает в себя мероприятия до, во время и после заседаний Комитета.

    Чтобы быть эффективным, Секретарь Правления должен обеспечить выполнение следующих действий:

    Перед встречей

    • Проконсультируйтесь с председателем о порядке работы собрания и о том, как его следует рассматривать в повестке дня. Решите, какие дела требуют обсуждения, а какие требуют решения Правления;
    • Убедиться, что уведомление о собрании предоставлено, что подходящее помещение организовано и подтверждено, а также подготовлены копии повестки дня;
    • Разослать всем членам (а) любые документы для обсуждения на предстоящем собрании и (б) копию повестки дня, протоколы предыдущего собрания; и
    • Убедитесь, что любые отчеты или информация, запрошенные на последнем собрании, доступны или что для этого есть веская причина.

    На собрании

    • Прибыть заблаговременно до встречи с протоколом и со всей соответствующей корреспонденцией и деловыми вопросами для этой встречи, в порядке. Запишите имена присутствующих, а также передайте и запишите извинения, полученные от отсутствующих;
    • Ознакомиться с протоколом предыдущего собрания и, если он будет одобрен, получить на нем подпись председателя;
    • Отчет о действиях или вопросах, вытекающих из предыдущих протоколов.Прочитайте всю полученную важную корреспонденцию;
    • Если нет секретаря протокола, вести записи собрания, фиксируя ключевые моменты и следя за тем, чтобы все решения и предложения были зафиксированы, а также имя лица или группы, ответственных за их выполнение. Убедитесь, что пункты действий ясны; и
    • Убедитесь, что председатель получил всю необходимую информацию по пунктам повестки дня, и напомните председателю, если какой-либо пункт был пропущен.

    После встречи

    • Подготовьте проект протокола (если нет секретаря протокола) и проконсультируйтесь с председателем и самым старшим сотрудником (при необходимости) для утверждения;
    • Отправлять напоминания о каждом решении, требующем действий, соответствующему лицу; это можно сделать по телефону или составить «список действий» с должным образом отмеченными соответствующими действиями для каждого человека; и
    • Незамедлительно отправлять всю корреспонденцию в соответствии с решением Правления.

    Роль секретаря

    В ходе вашей карьеры, как и в другие периоды жизни, вас вполне могут попросить вести протокол собрания. Вас даже могут попросить взять на себя официальную роль секретаря группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая должность.

    В этом качестве важно, чтобы вы знали, что нужно сделать, и могли делать четкие и точные заметки, потому что роль секретаря заключается, прежде всего, в официальном протоколировании собрания.

    Ответственность секретаря

    Роль секретаря в любой формальной группе состоит в том, чтобы следить за процессом собраний. Обычно это человек, который занимается организацией собраний, в том числе общих собраний, и ведет формальные записи процесса и решений группы: протоколы собраний. Это может включать ведение записей корреспонденции.

    На этой странице основное внимание уделяется формальным аспектам роли секретаря, особенно тем, которые касаются совещаний.


    Подготовка: перед встречей

    Секретарю необходимо знать ряд вещей перед собранием, большинство из которых можно легко узнать, спросив человека, который должен председательствовать на собрании.

    Самые важные из них:

    • Кто должен организовать собрание , включая поиск места и обеспечение подходящих закусок и любых аудио-видео устройств? Часто это секретарь.
    • Кто отвечает за подготовку повестки дня? У каждого стула будут свои предпочтения, но обычно это также ответственность секретаря, работающего со стулом.Могут быть и другие люди, которые имеют право добавлять пункты в повестку дня. См. нашу страницу: Установка повестки дня для получения дополнительной информации.
    • Секретарь должен следить за тем, чтобы повестка дня не была перегружена , что может включать обсуждение с председателем и другими теми вопросами, которые можно отложить до более позднего собрания, и тем, что может быть отражено в письменном отчете.
    • Какие записи или протоколы необходимы? Должны ли они быть формальными протоколами, в которых указано, кто что сказал, или краткими заметками, фиксирующими согласованные действия?
    • Как быстро должны быть подготовлены и распространены заметки или протоколы после собрания?
    • Каков процесс очистки заметок для публикации? Некоторым председателям нравится одобрять протоколы, прежде чем они будут отправлены дальше, в то время как другие предпочитают, чтобы они были распространены среди нескольких ключевых участников одновременно.

    Если вы новичок в своей роли секретаря , также стоит узнать, кто должен присутствовать, организации, которые они представляют, и некоторые вопросы, поднятые на предыдущих встречах.

    Это поможет вам понять, что происходит. Вы можете сделать это, просмотрев прошлые протоколы совещаний, а также спросив председателя, что, вероятно, будет обсуждаться.

    Секретарь отвечает за рассылку документов для собрания. Это будет включать, помимо прочего, повестку дня, протокол последнего собрания и любые документы для обсуждения или информацию.

    В день собрания

    В день собрания секретарю нужно будет сделать несколько вещей:

    • Убедитесь, что вы знаете, кто должен присутствовать на собрании. Если в здании есть охрана, может потребоваться предоставить список посетителей.
    • Доберитесь до места заранее и убедитесь, что все в порядке. Если вы отвечаете за организацию собраний, убедитесь, что все на месте, помещение правильно обставлено, все аудио- и видеооборудование работает, стульев достаточно, а закуски доставлены.
    • Вы можете подумать о том, кто где сидит , и даже отметить наш план рассадки, так как это имеет огромное значение для проведения собрания. Вы должны убедиться, что стул сидит в центре, а вы сидите рядом с ним.
    • Убедитесь, что у вас достаточно запасных копий документов для тех, кто не принес копию. Если документов много, может быть целесообразно расположить их в папке, используя номера страниц/разделов, чтобы участники могли легко найти документы, относящиеся к текущему обсуждению.
    • Если вы используете бейджи с именами , разложите их в алфавитном порядке на столе у ​​двери, где посетители смогут забрать их по прибытии.

    Ведение протокола собрания

    Приветствие и представление

    В протокол необходимо включить полный список присутствующих и всех, кто прислал извинения.

    Чтобы избавить вас от лихорадочной каракули, когда люди представляются за столом, раздайте регистрационные листы с просьбой назвать свои имена, организации и контактные данные. Запишите любые извинения за отсутствие, сделанные во время знакомства: люди часто представляются как «замена такого-то и, кстати, он / она шлет свои извинения».

    Основной бизнес

    То, как вы делаете заметки на собрании, зависит от того, насколько формальным должен быть протокол.

    Если вы сообщаете только краткое изложение обсуждения, а также какие-либо действия, вы можете позволить себе прослушать обсуждение, а затем обобщить его в форме заметки.

    Однако, если вы должны записывать основные моменты, сделанные отдельными выступающими, вам необходимо будет сделать более полный набор заметок, включая имена или инициалы выступающих.

    Это вопрос выбора, используете ли вы ноутбук или ручку и бумагу для заметок, хотя также лучше заранее проконсультироваться со стулом, особенно в оплачиваемой роли.

    Полезные советы для написания минут


    • Разработайте собственное сокращение для ключевых слов, фраз или жаргона в своей области, чтобы можно было просто использовать инициалы для общих фраз.
    • Используйте инициалы для обозначения говорящих в своих заметках. Если вы не уверены в названии, используйте название организации: никто не будет возражать против того, чтобы вас называли «представителями x организации», но просмотры без указания авторства могут навлечь на вас неприятности.
    • Если несколько человек говорят об одном и том же, просто добавьте «X и Y согласны».

    См. нашу страницу: Ведение заметок для получения дополнительной информации.

    Поддержка процесса

    Работа председателя заключается в том, чтобы управлять процессом собрания, но есть несколько вещей, которые секретарь может сделать, чтобы помочь.

    К ним относятся:

    • Незаметно передайте записку председателю с указанием любых проблем, связанных со сроками повестки дня, отставанием или временем подачи кофе.
    • Подведите итоги обсуждения. Это особенно полезно, когда люди снова начинают говорить об одном и том же.
    • Попросите разъяснить конкретный момент, если вы его не понимаете. Скорее всего, если вы этого не сделаете, другие тоже этого не сделают, и в любом случае вам нужно понять это, чтобы правильно записать его.
    • После согласования действия проверьте, кто будет его выполнять. Нередко собрание соглашается, что действие необходимо и что это за действие, не назначая ответственных за него. Вы, как секретарь, можете сделать так, чтобы этого не произошло.

    В зависимости от типа организации, от того, работаете ли вы на довольно низком уровне, или ваша роль является добровольной, и вы являетесь избранным членом комитета, вероятно, лучше заранее обсудить эти обязанности с председателем, чтобы убедиться, что ваше вмешательство будет приветствоваться.

    ВНИМАНИЕ!


    Легко отвлечься на интересную дискуссию и забыть что-либо записать. Старайтесь все время оставаться сосредоточенным на своей задаче, даже когда обсуждение идет по кругу. Председатель может попросить вас подвести итоги в любой момент.


    После встречи

    Теперь работа действительно начинается!

    Лучше всего начать писать протокол как можно скорее после собрания. Какими бы прозрачными ни казались ваши заметки на совещании, через 24 часа они уже не будут такими четкими, и если вы оставите их на две недели, вы зададитесь вопросом, действительно ли это были вы на совещании.

    Протоколы должны следовать порядку повестки дня. Даже если кто-то позже вернется к определенной теме собрания, вы должны включить это обсуждение в первоначальный пункт повестки дня. Убедитесь, что вы включили все ключевые моменты, сделанные в ходе обсуждения, любые принятые решения и согласованные действия, а также ответственных за действия.

    Протоколы почти всегда пишутся в прошедшем времени и обычно в пассивном залоге («X указал, что должно произойти y; было решено, что Z будет нести ответственность»).Используйте «будет», а не «будет» для того, что должно произойти, особенно в официальных протоколах.

    Это вопрос стиля, используете ли вы имена, звания плюс фамилии или инициалы для обозначения говорящих. Сверьтесь со стулом или просмотрите прошлые минуты, чтобы увидеть, что было сделано раньше, и последовательно применяйте тот же подход.

    Проверка и утверждение

    Если вы новичок в написании протоколов, может быть целесообразно отправить протоколы одному или двум доверенным лицам для проверки и комментариев, прежде чем распространять их более широко.

    Один из этих людей, вероятно, должен быть председателем, если только они сами не попросили вас сначала отправить их к кому-то другому. После утверждения протокола председателем его можно распространить среди участников и, при необходимости, опубликовать на веб-сайте. Имейте в виду, что участники могут захотеть исправить любые ошибки, и исправления необходимо будет внести в следующий протокол.

    Узнайте, как стать секретарем

    1. Карьерный рост
    2. Узнайте, как стать секретарем
    Автор: редакция Indeed

    10 декабря 2019 г.

    Чем занимается секретарь?

    Секретарь, также известный как помощник по административным вопросам, отвечает за планирование, административные и организационные обязанности, связанные с обслуживанием организации.Обязанности секретаря варьируются в зависимости от работодателя и отрасли, но обычно они включают ответы на телефонные звонки, отправку корреспонденции по электронной почте, организацию встреч, ведение протоколов встреч и координацию межофисных коммуникаций. В дополнение к основным офисным функциям некоторые секретари также выполняют более сложные исполнительные функции или специализируются в таких областях, как юридическая или медицинская поддержка.

    Другие обязанности секретаря включают в себя:

    • Планирование назначения и обновления календарей событий

    • Помощь посетителей или клиентов Навигация на рабочем пространстве

    • Управление файлами клиентов и других документов в Office

    • . Реализация новых процедур и административные системы

    • Набор, адаптация и надзор за новыми сотрудниками

    • Создание отчетов, презентаций и документов

    Средняя заработная плата

    Многие секретари работают полный рабочий день, в то время как другие работают неполный рабочий день или в качестве временных сотрудников. Заработная плата секретарей варьируется в зависимости от их образования и опыта работы, а также отрасли работодателя, размера компании и географического положения. Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.

    • Обычная заработная плата в США: 38 880 долларов в год

    • Типичная заработная плата варьируется от 24 690 до 64 230 долларов в год.

    Требования к секретарю

    В зависимости от должности, на которую вы претендуете, требования для того, чтобы стать секретарем, будут включать в себя некоторую комбинацию следующих требований: 

    Образование

    • Делопроизводство

    • Управление базами данных

    • Базовое использование компьютера, включая навыки работы с электронными таблицами, базами данных и текстовым редактором

    В то время как степень бакалавра обычно не требуется для обычных офисных должностей, она может быть необходима для определенных областей, таких как право и здравоохранение. Лицам, заинтересованным в секретарских должностях в юридической и медицинской областях, возможно, потребуется пройти отраслевые курсы, которые учат их большему количеству процедур и терминологии сектора. Лицам, претендующим на руководящие секретарские должности, может потребоваться несколько лет опыта работы и степень бакалавра, чтобы увеличить свои шансы на получение работы.

    Обучение

    Секретари обычно приобретают свои навыки в ходе краткосрочного обучения на рабочем месте. Обучение помогает им узнать о политике компании, процедурах и использовании технологий и программного обеспечения для конкретной работы.Однако обучение юридических и медицинских секретарей может длиться несколько месяцев, так как они должны освоить отраслевые обязанности.

    Сертификаты

    Не все работодатели требуют, чтобы их секретари были сертифицированы, но получение одного из этих сертификатов может помочь вам узнать больше о должности и сделать вас более привлекательным кандидатом.

    Сертифицированный профессиональный секретарь (CPS) или Сертифицированный административный специалист (CAP)

    Международная ассоциация административных специалистов (IAAP) предлагает эти полномочия, подтверждающие владение офисными системами, офисными технологиями, администрированием и управлением.Потенциальные секретари должны сочетать образование и опыт работы, прежде чем получить сертификат. Если они имеют только аттестат о среднем образовании, им необходимо получить не менее четырех лет опыта работы. Если у них есть степень младшего специалиста или бакалавра, им требуется не менее трех лет опыта работы. Они также должны проработать в одной компании или организации не менее года, прежде чем опыт будет учитываться в соответствии с требованиями.

    Секретарские сертификаты обычно действительны в течение пяти лет.Пока сертификация активна, человек должен заработать 90 баллов в трех категориях — лидерство, непрерывное образование и другие сертификаты или специальности IAAP — чтобы обновить учетные данные в конце пятилетнего периода.

    Сертификаты Национальной ассоциации юридических секретарей (NALS)

    Лица, желающие стать сертифицированным юридическим секретарем, могут получить сертификат от NALS в таких категориях, как профессиональный помощник юриста (PP), профессиональный юридический секретарь (PLS) и аккредитованный юридический секретарь (ALS). ).Каждая сертификация имеет определенный опыт и квалификационные требования, а также отдельные экзамены, которые начинающие секретари должны сдать, чтобы получить учетные данные.

    Сертификация Американской ассоциации медицинских помощников (AAMA)

    te Экзамен, они должны закончить программу, аккредитованную Комиссией по аккредитации союзных программ санитарного просвещения или Аккредитационным бюро школ санитарного просвещения. Участники должны пересдавать экзамен каждые пять лет, чтобы оставаться сертифицированными AAMA.

    Навыки

    Секретарям необходимы различные навыки для успешного выполнения своих обязанностей. Вот некоторые навыки, которые работодатели обычно ищут при приеме на работу секретаря:

    • Базовые навыки работы с компьютером: Секретари проводят много времени за компьютерами, особенно с электронными таблицами, базами данных и программами для обработки текстов. Таким образом, владение пакетом Microsoft Office имеет важное значение.

    • Сильные письменные и устные коммуникативные навыки: Секретари обычно пишут электронные письма и служебные записки при общении с клиентами, сотрудниками и менеджерами, поэтому они должны владеть грамматикой, поддерживать профессиональный тон и обеспечивать точность.

    • Навыки принятия решений. Секретари часто расставляют приоритеты в задачах и принимают решения от имени своих работодателей, поэтому здравый смысл важен.

    • Навыки межличностного общения: поскольку секретари часто взаимодействуют с персоналом или клиентами, они должны эффективно общаться и быть вежливыми при общении с другими, чтобы обеспечить удовлетворительное обслуживание клиентов и создать благоприятную рабочую среду.

    • Организационные навыки: Секретари должны содержать документы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно.

    • Внимание к деталям: Секретарь должен выполнять все задания на высоком уровне с минимальным количеством ошибок или без них.

    Рабочая среда секретаря

    Секретари обычно работают в больницах, школах, государственных учреждениях, корпоративных учреждениях, а также в медицинских и юридических учреждениях. Секретарь начального уровня может работать в большой комнате в составе команды, исполнительный секретарь может работать в просторном кабинете в большом офисном здании, а медицинский секретарь может работать в переполненном кабинете врача.Многие секретари работают в динамичной среде с самыми разными людьми. Большинство секретарей работают от 35 до 40 часов в неделю, а некоторые организации позволяют секретарям работать по гибкому графику.

    Как стать секретарем

    Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы стать секретарем:

    1. Запишитесь на курсы для офиса.

    Выпускники средних школ могут пройти офисные курсы, чтобы получить право на работу начального уровня. Если эти курсы недоступны в их средней школе, будущие секретари могут получить это образование в профессионально-технических училищах или общественных колледжах.

    2. Выберите поле.

    Прежде чем подавать заявление о приеме на работу или проходить обучение, начинающие секретари должны решить, в какой области они хотят работать. Секретари работают в самых разных сферах, но большинство из них работают в медицинских, юридических или коммерческих организациях.

    3. Получить аттестат о среднем образовании или степень.

    Хотя работодатели могут не требовать наличия степени или сертификата, их наличие может показать компетентность заявителя. Учебные программы могут помочь подготовить начинающих офисных секретарей, развивая технические навыки.

    4. Ищите должность секретаря.

    Рассмотрите возможность проверки объявлений о вакансиях на веб-сайтах юридических фирм, медицинских учреждений и офисов. Временные или кадровые агентства могут быть полезным ресурсом для поиска секретарских должностей, поскольку эти агентства иногда проводят формальное офисное и компьютерное обучение. Секретари также могут работать дома в качестве виртуальных помощников.

    5. Продвижение в поле.

    По мере того, как секретари набираются опыта, они могут продвигаться на более высокие должности, такие как начальники или помощники руководителей.Эти должности предлагают более высокую заработную плату и обычно сопряжены с большим количеством обязанностей.

    Пример должностной инструкции секретаря

    Наша компания ищет секретаря на неполный рабочий день для помощи офисному персоналу и оптимизации рабочего процесса. Секретарь будет нести ответственность за хранение и организацию расходных материалов, файлов и оборудования. Идеальный кандидат на эту должность может расставлять приоритеты в задачах, мотивирован на выполнение работы с минимальным надзором и чувствует себя комфортно, будучи основным контактным лицом для всех видов запросов и запросов.

    Родственная карьера

    Роль Генерального секретаря

    В равной степени дипломат и адвокат, государственный служащий и главный исполнительный директор, Генеральный секретарь является символом идеалов Организации Объединенных Наций и выразителем интересов народов мира, в частности бедные и уязвимые среди них. Нынешним Генеральным секретарем и девятым занимающим этот пост является г-н Антониу Гутерриш из Португалии, вступивший в должность 1 января 2017 года.

    В Уставе Генеральный секретарь определяется как «главное административное должностное лицо» Организации, которое действует в этом качестве и выполняет «такие другие функции, которые возложены на него» Советом Безопасности, Генеральной Ассамблеей, Экономическим и Социальным Советом и другими Органы ООН.Устав также уполномочивает Генерального секретаря доводить до сведения Совета Безопасности любой вопрос, который, по его мнению, может угрожать поддержанию международного мира и безопасности. Эти руководящие принципы определяют полномочия офиса и предоставляют ему широкие возможности для действий. Генеральный секретарь потерпит неудачу, если он не примет во внимание заботы государств-членов, но они также должны отстаивать ценности и моральный авторитет Организации Объединенных Наций и говорить и действовать в интересах мира, даже рискуя, время от времени. время оспаривания или несогласия с теми же государствами-членами.

    Это творческое напряжение сопровождает Генерального секретаря в повседневной работе, включая посещение сессий органов Организации Объединенных Наций; консультации с мировыми лидерами, государственными чиновниками и др.; и поездки по всему миру, предназначенные для поддержания контактов Генерального секретаря с народами государств-членов Организации и информирования о широком круге вопросов, вызывающих международную озабоченность, которые стоят на повестке дня Организации. Каждый год Генеральный секретарь выпускает доклад о работе Организации Объединенных Наций, в котором оценивается ее деятельность и излагаются будущие приоритеты.Генеральный секретарь также является председателем Координационного совета руководителей системы Организации Объединенных Наций (КСР), который дважды в год собирает исполнительных глав всех фондов, программ и специализированных учреждений ООН в целях дальнейшей координации и сотрудничества во всем диапазоне основных и управленческих вопросов, стоящих перед системой Организации Объединенных Наций.

    Одна из наиболее важных ролей, которую играет Генеральный секретарь, заключается в использовании своих «добрых услуг» — шагов, предпринимаемых публично и в частном порядке, опирающихся на их независимость, беспристрастность и честность, для предотвращения возникновения, эскалации или распространения международных споров. .

    Каждый Генеральный секретарь также определяет свою роль в контексте своего конкретного срока пребывания в должности.

    Государственный департамент штата Нью-Джерси – Канцелярия секретаря

    Tahesha Way, эсквайр.

    Государственный секретарь штата Нью-Джерси

     

    Тахеша Уэй занимает пост 34-го государственного секретаря штата Нью-Джерси. Выдвинутая губернатором Филом Мерфи 18 декабря 2017 года для назначения, г-жа Уэй была приведена к присяге 26 февраля 2018 года.Уэй занимает одну из старейших конституционных должностей в стране и возглавляет департамент с разнообразным портфолио. Она является высшим должностным лицом по выборам в Нью-Джерси, наблюдая за Отделом выборов штата и его работой по обеспечению нашей демократии и обеспечению широкого и справедливого доступа к праву голоса. Г-жа Уэй также возглавляет Комиссию по полному подсчету населения Нью-Джерси, беспристрастную комиссию из 27 членов, созданную для поощрения полного участия в переписи населения 2020 года. В дополнение к важной работе по защите того, что Секретарь Уэй называет «братскими близнецами демократии», г-жаУэй также курирует правительственные учреждения штата, поддерживающие яркое искусство, культуру, историю и бизнес-сообщества Нью-Джерси.

    Секретарь Уэй принадлежит к Национальной ассоциации государственных секретарей (НАСС), работает в Исполнительном совете в качестве казначея, а ранее был сопредседателем Комитета наследия и Комитета по международным отношениям НАСС. В 2019 году она и девять ее коллег-секретарей со всех концов США отправились в составе делегации в Израиль для поездки, посвященной культурной, экономической, гражданской активности, демократическим выборам и технологиям.Г-жа Уэй входит в состав Консультативного совета некоммерческой организации «Больше, чем голосование», а также возглавляет университетский и школьный конкурс New Jersey Ballot Bowl, а также трибьют-инициативу «Голосуй за доблесть», направленную на дальнейшее гражданское участие и участие избирателей.

    На протяжении всей своей карьеры Секретарь Уэй посвятила себя государственной службе. До того, как стать госсекретарем, секретарь Уэй был судьей по административным делам в штате Нью-Джерси. В 2006 году Секретарь Уэй был избран в Совет избранных землевладельцев округа Пассаик, а в 2009 году занимал должность директора собственников.Она работала специальным советником в Совете социальных служб округа Пассаик, курируя все судебные процессы агентства. Она также была членом совета Совета по охране и планированию водных ресурсов горного района Нью-Джерси. Она является бывшим президентом Демократической организации женщин округа Пассаик, наделенной полномочиями, организации, занимающейся расширением прав и возможностей женщин-демократов путем расширения их участия с целью достижения большего равенства в политическом процессе. Секретарь Уэй также ранее входила в совет директоров Института исследований политики в отношении женщин, ведущего национального аналитического центра, направленного на продвижение диалога и политики для улучшения жизни женщин и их семей.

    Секретарь Уэй является выпускницей Университета Брауна, где она работала вице-президентом коллегиального отделения NAACP, президентом своего женского общества Alpha Kappa Alpha Sorority, преподавала религиозное образование и была диктором на радио WBRU-FM. Г-жа Уэй имеет степень доктора юридических наук на юридическом факультете Университета Вирджинии в Шарлотсвилле, где она работала клерком в Обществе юридической помощи Вирджинии и Объединении сталелитейщиков Америки.

    Секретарь Уэй живет в округе Пассаик со своим мужем, бывшим руководителем New York Giant и НФЛ Чарльзом Уэем, и их четырьмя дочерьми.Секретарь Уэй была членом Коллегии адвокатов штата Нью-Джерси, Коллегии адвокатов штата Гарден, Национальной ассоциации женщин-судей, Ассоциации чернокожих женщин-юристов, Коллегии адвокатов округа Пассаик и Ассоциации женщин-юристов Нью-Джерси.

     

     

    Государственный секретарь штата Мэн


    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ЗАКРЫТИИ ПРАВИТЕЛЬСТВА ШТАТА

    Все телефонные линии Бюро транспортных средств работают с понедельника по пятницу с 8:30 до 4:30

    Государственные задержки и закрытия. Вы можете подписаться на различные оповещения граждан, перейдя по этой ссылке на веб-страницу.

    В связи с празднованием Дня патриота все офисы государственного секретаря будут закрыты в понедельник, 18 апреля 2022 г.


    Просматривая наш веб-сайт, вы обнаружите очень разнообразный Департамент с тремя отдельными бюро: Бюро корпораций, выборы и комиссии, Государственный архив штата Мэн и Бюро автотранспортных средств. Хотя у каждого бюро есть уникальные обязанности в отношении услуг и информации, которые оно предоставляет гражданам штата Мэн, все они разделяют цели Департамента по обеспечению удовлетворенности клиентов и предоставлению качественных услуг.[Подробнее об отделении]

     

     

    Заинтересована ли ваша организация в виртуальном визите к госсекретарю Беллоуз в рамках ее прослушивания? Обратитесь в наш офис, чтобы запланировать сеанс прослушивания с секретарем, чтобы ваши члены могли поделиться идеями и комментариями о работе Департамента государственного секретаря.

    Обновления Covid-19


    Что нового в отделе


    Заявки о финансовой ответственности в BMV теперь можно подавать через Интернет
    Голоса Палаты представителей для усиления защиты работников избирательной комиссии
    Государственный секретарь проводит саммит по кибербезопасности для местных избирательных комиссий
    Заявление Беллоуза о включении отдела аудита и обучения в пакет изменений бюджета
    Комитет голосует за усиление защиты работников избирательных участков, бюллетеней и избирательной инфраструктуры
    Sec.Заявление Беллоуза о кончине члена палаты представителей Огасты Донны Дур
    Служба быстрого продления обрабатывает 2 500 000-е продление онлайн-регистрации транспортного средства
    Bangor BMV переезжает на 396 Griffin Road
    Внеочередные выборы должны заполнить Сенатский округ 7
    Объявлены победители конкурса эссе коренных американцев 2021 года
    Филиал BMV в Кале временно закрыт
    Внесен законопроект о модернизации залоговых прав и права собственности на BMV
    (Дополнительные новости)

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.