Требования к секретарю руководителя: Вакансия секретарь руководителя — требования и обязанности

Содержание

Вакансия секретарь руководителя — требования и обязанности

Чтобы занять должность секретаря руководителя, необходимо соответствовать определенным стандартам и требованиям. 
Каким именно разберемся далее в материале.

Кто же такой — личный секретарь? 

В любой организации в приемной начальника или в бухгалтерии есть свой секретарь. Он выполняет важную роль в компании и занимается делами отдела в целом, а также своего непосредственного шефа в частности. 

Помощник руководителя, он же секретарь, специальность немного иная. Она требует гораздо больших знаний и ответственности. 
По сути такой специалист является правой рукой начальника и не только исполняет его поручения, но и участвует в формировании решений. Образование в этой должности очень важно. 

Например секретарь руководителя должен владеть знаниями: 

  • в области экономики и менеджмента; 
  • основ труда; 
  • делопроизводства и документоведения; 
  • управления; 
  • психологии; 
  • этикета и т.  д. 

Для чего это нужно? Личный секретарь не только принимает звонки и посетителей, ведет всю документацию, почту и контакты начальника. 

В область задач помощника входит: 

  • планирование рабочего дня и расписание руководителя; 
  • организация встреч, переговоров, собраний и совещаний; 
  • прием и отправление почтовых сообщений; 
  • составление отчетности и подготовка проектов; 
  • ведение переписки с партнерами и сотрудниками; 
  • контроль за исполнением поручений и т.д. 

Профессиональные стандарты для секретарей в разных странах сформированы по своему типу и требованиям. 
Относительно недавно наши работодатели обратили внимание на международные стандарты и начали интегрировать зарубежные требования к своим помощникам согласно новым стандартам. 

Так, в Америке и Европе стандарт — это сертифицированный секретарь, получивший специальное образование и прошедший профессиональную сертификацию.

Российские стандарты для секретаря руководителя (выдержка):

1. Только приказом директора производится назначение и освобождение от должности помощника руководителя.

2. Он подчиняется исключительно своему непосредственному руководителю.

3. Претендент на должность секретаря, должно соответствовать требованиям:

  • иметь образование не ниже средне-специального;
  • знать специфику профессии и иметь опыт не менее 3 месяцев;
  • уверенно пользоваться всей офисной техникой;
  • использовать в работе основные офисные компьютерные программы.

5. Секретарь — это ответственное лицо. Нарушение коммерческой тайны, нарушение трудовой дисциплины или халатное отношение обязанностей имею свои последствия.

Как видно из написанного выше, чтобы стать профессионалом и занять вакантную должность секретаря руководителя, необходимо получить большой багаж знаний и опыта.

  Хотите получить работу мечты и стать супер-профессионалом?

Вам поможет наша «Школа персональных и бизнес-ассистентов».

Приходите учиться уже сегодня!

Smart & Talented

Должностная инструкция секретаря руководителя 2022 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2022 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя

относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях«.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.

п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2022 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Основные должностные обязанности секретаря – версия от 2022 года

──────────────────────────────── (наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

────────────────────────────── (наименование должности)

00.00.0000 N 000

───────── (подпись) ─────────────────── (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права;
  • основы трудового законодательства;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила охраны труда и пожарной безопасности;

1. 4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

  • Уставом (Положением) ;
  • настоящей должностной инструкцией;
  • .

1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

  • за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
  • за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
  • за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Должностная инструкция секретаря: что должен знать и делать работник

3. Должностные обязанности секретаря

3.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

3.1.1. Согласование с директором временных планов.

3.1.2. Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) директора.

3.1.3. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

3.1.4. Внесение информации в планировщик (органайзер).

3.1.5. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, начальниками подразделений и сотрудниками.

3.1.6. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

3.1.7. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

3.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.2 настоящей должностной инструкции:

3.2.1. Выбор и оформление планировщика секретаря.

3.2.2. Выполнение типичных ежедневных дел.

3.2.3. Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу).

3.2.4. Перенесение невыполненных запланированных задач.

3.2.5. Согласование планов с планами и сроками работы директора.

3.2.6. Ведение дневника (на электронном или бумажном носителе).

3.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.3 настоящей должностной инструкции:

3.3.1. Подготовка материалов для телефонных переговоров директора.

3.3.2. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

3.3.3. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.

3.3.4. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

3.3.5. Ведение базы телефонных контактов.

3.3.6. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям директора, другим сотрудникам.

3.3.7. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

3.3.8. Соединение директора с конкретными абонентами.

Секретарь референт требования к должности

Секретарь-референт — это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне. Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности. Скачать в.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Секретарь: чем занимается этот специалист?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Какие требования к секретарю устанавливает квалификационная характеристика?

Секретарь-референт — это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря.

В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне. Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности. Скачать в. К списку должностных инструкций. Секретарь-референт относится к категории специалистов. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники факс, копир, сканер, принтер , программ Microsoft Office Word, Excel , делопроизводства, английского языка.

Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией. Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности: 2. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

Ведет прием посетителей. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация , ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя. Секретарь-референт имеет право: 3. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь-референт несет ответственность: 4. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. Создать резюме. Поиск вакансий. Не удалось осуществить вход.

Ищу работу Подбираю персонал. Мужчина Женщина. Зарегистрировавшись, вы принимаете условия Соглашения оферты и Правила сайта. Введите e-mail или телефон, который вы указали при регистрации. Получить пароль Назад. Общие положения 1. Должностные обязанности секретаря-референта Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности: 2. Права секретаря-референта Секретарь-референт имеет право: 3.

Ответственность секретаря-референта Секретарь-референт несет ответственность: 4. Свежие вакансии. Повар срочно Сеть ресторанов домашнего питания «Теремок» Ресторан быстрого питания. Курьер срочно Video-shoper Интернет-магазин. Водитель такси срочно Оптимум Такси. Водитель срочно Оптимум Такси.

Водитель такси срочно Такси Букет Такси.

Приложение N 20. Должностной регламент секретаря-референта

Поиск работы Работа для студентов Исследования Сообщества Работодателям Мобильное приложение Производственный календарь Как найти работу Работа для студентов. Разместить вакансию. Обратная связь. Вход и регистрация. Забыли пароль?

Примерный должностной регламент федерального государственного гражданского служащего дипломатического представительства и консульского учреждения Российской Федерации. Регистрационный номер код должности —

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-референта бесплатно. Должностные обязанности секретаря-референта. Название учреждения. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления. Секретарь-референт находится в подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие — Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

Секретарь-референт

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела руководителя , помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты. Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant PA главы компании. Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций. Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя. В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя.

Профессия секретарь

Секретарь-референт — универсальная профессия, которая определяет выполнение различных обязанностей, направленных на оказание максимальной помощи руководству предприятия или же отделения. По сути, именно специалист данного формата обладает обязанностями организации административной и управленческой деятельности. Профессионал выполняет все необходимые работы, которые напрямую связаны с осуществлением процессов оформления деловых документов и бумаг, осуществляет помощь начальнику в делах, по распределению приема, предоставлению тех или же иных документов, образцов, корреспонденции, осуществляет прием документов и их регистрацию. По сути, секретарь осуществляет многочисленные организационные вопросы, что формирует сокращение расхода времени руководителя на осуществление мелких, но в тоже время важных дел.

Профессии секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего их, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям. Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Организация работы референта руководителя

Давайте рассмотрим, что общего в квалификационных требованиях, предъявляемых к претендентам на эти должности, а в чем они разнятся. Самые жесткие критерии в этом списке предъявляются к помощнику руководителя , в чьи должностные обязанности входит:. Очевидно, что для надлежащего выполнения должностных обязанностей помощник руководителя должен обладать не только соответствующими личностными качествами и способностями, но и хорошо знать:.

.

Современные требования к профессии секретаря

.

На должность секретаря-референта принимается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет), или лицо со.

.

.

.

.

.

.

Что входит в обязанности секретаря руководителя в 2020 году

Кто такой секретарь

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.

Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

Обязанности

Заполняя этот раздел должностной инструкции, нужно знать, какие обязанности у секретаря наиболее важны для конкретной компании, и перечислить максимально все, что может потребоваться от сотрудника в процессе работы. Чем подробнее окажется список, тем проще потом взаимодействовать работнику и работодателю.

При составлении должностной инструкции необходимо соблюдать и правила русского языка. Неправильно писать «обязанности секретарши». Должность будет называться «секретарь», независимо от пола сотрудника.

Права

Права сотрудника никак не зависят от того, что входит в обязанности секретаря руководителя. Но это не значит, что их не нужно указывать в должностной инструкции. Права работника — это важный обязательный раздел, который необходимо сформулировать в соответствии с требованиями закона.

Ответственность

Каких-либо особенностей в ответственности делопроизводителя нет. Негативные последствия могут быть дисциплинарными, административными, уголовными и материальными. Все зависит от того, какие правила нарушены и какой был причинен вред.

Образец должностной инструкции

Должностная инструкция не является обязательным документом. Все важные моменты должны быть указаны в трудовом договоре. Но если вы все-таки решили разработать такой документ, то нужно быть очень внимательными. С момента утверждения его исполнение становится обязательным как для работника, так и для работодателя.

Скачать

Секретарь — такая многоликая профессия — Work.ua

Секретари будут нужны всегда — по крайней мере, пока создаются новые компании и расширяются действующие. Даже в этой области существует специализация, которая определяет основные обязанности секретарей.

Обязанности секретаря, как правило, зависят от размеров компании, направления и сферы деятельности, и даже содержания, которое вкладывает руководитель фирмы в функции «своей правой руки». Именно поэтому очень часто под вакансией обычного секретаря может «скрываться» должность помощника директора или секретаря-референта. При трудоустройстве важно учесть, что круг обязанностей, как правило, формирует руководитель. Однако существуют специализации, которые определяют основные функциональные обязанности.

Многоликая профессия

Одна из самых востребованных секретарских должностей — секретарь в небольшой компании (29% от общего количества объявленных вакансий). В обязанности секретаря входит просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, ответы на стандартные запросы, индивидуальный подход к посетителям, телефонные переговоры, контроль над исполнением заданий. Образование, необходимое для занятия должности, — курсы секретарей.

Не менее востребована позиция секретарь-офис-менеджер (22% от общего количества объявлений). Он координирует работу офисного персонала: секретарей, курьеров, диспетчеров. Организует деятельность офиса, занимается делопроизводством, обрабатывает входящую корреспонденцию. На этой должности руководители хотят видеть кандидатов с высшим образованием или окончивших специализированные секретарские школы, учебные центры. Предпочтительна подготовка по профилю деятельности фирмы и стажировка за рубежом.

Замыкает тройку лидирующих позиций секретарь на ресепшн (19%): занимается приемом и распределением входящих звонков, встречает и провожает посетителей. Поскольку эта должность является одной из низших ступенек профессии, специального образования, как правило, не требуется.

На четвертом месте — секретарь-референт (15%). В его обязанности входит подготовка проектов решений и текстов выступлений руководителя, редактирование отчетов и другой документации. Он отслеживает, как сотрудники выполняют распоряжения директора компании, оценивает качество выполненных работ. Необходимое образование: специализированные секретарские школы, учебные центры, колледжи.

Нечасто встречаются объявления о вакансии референта (около 1%), в обязанности которого входит обработка и распределение корреспонденции, реферирование информации, подготовка отчетов и статей для шефа, участие в переговорах. Требование — высшее образование либо специализированные секретарские школы, учебные центры.



Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Должностная инструкция секретаря [обновлено на 2022 год]

Чем занимается секретарь?

Секретари могут работать в любом офисе или компании, где есть стойка регистрации для выполнения административных задач, составления графиков работы сотрудников и ведения корреспонденции. Они приветствуют посетителей и определяют причину их посещения офиса, выступая в качестве посредника, чтобы убедиться, что их коллеги ждут гостей, прежде чем впустить их обратно в офис. Секретари управляют общими файлами и записями, поддерживая логическую систему организации, чтобы они могли легко получать доступ и отправлять информацию по запросу.Секретари также могут запланировать транспорт и проживание для коллег, которые путешествуют и готовят документы для деловых встреч.

Навыки и квалификация секретаря

Как необходимая часть вашей команды, секретари должны обладать отличными навыками тайм-менеджмента и быть в состоянии работать в режиме многозадачности. Важны терпение, организаторские способности и целеустремленность. Секретари также должны иметь базовые навыки работы с компьютером.

Вот несколько других навыков и квалификаций, которыми должны обладать секретари:

  • Диплом средней школы или GED
  • 2+ лет делопроизводства
  • Знание конкретных программ, используемых в вашей организации
  • Опыт работы в области обработки данных, бухгалтерского учета или другие навыки, которые вам необходимы
  • Способность работать самостоятельно
  • Организованное и профессиональное поведение
  • Исключительные письменные и устные коммуникативные навыки
  • Опыт ведения и расстановки приоритетов в календаре менеджера

Зарплатные ожидания секретаря

Секретарь зарабатывает в среднем 25 942 доллара в год.Зарплата может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению секретаря

Секретари часто являются выпускниками средней школы, хотя в некоторых отраслях, таких как юридические и медицинские секретари, требуется высшее образование, чтобы понимать терминологию и процедуры. Например, степень бакалавра делового администрирования может быть полезной для понимания корпоративной среды. Сертификация по определенным программам может быть полезна для вашей организации, поэтому вы должны указать их в описании работы, если это требуется для должности.

Требования к опыту секретаря

Секретари должны иметь опыт общения с другими людьми и уметь приветствовать клиентов и оказывать им помощь в качестве приветливого и профессионального менеджера. Им может потребоваться общение с клиентами по телефону, лично, через онлайн-чат или в письменной форме.

Должности секретаря могут быть начального уровня, и в этом случае сотрудник часто учится на работе. Однако секретарь также должен иметь базовые навыки работы с компьютером, а также знакомство с несколькими программными приложениями.Им нужно будет управлять расписаниями, помещениями для встреч, встречами и многим другим, а также иметь опыт управления расписаниями в других сферах.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если это описание работы секретаря не совсем то, что вы ищете, рассмотрите другие похожие должности:

Должностная инструкция исполнительного секретаря [обновлено на 2022 г.]

Чем занимается исполнительный секретарь?

Исполнительные секретари обычно работают в корпорациях, чтобы обеспечить административную поддержку и обеспечить продуктивную рабочую среду.Они приветствуют посетителей офиса и напоминают руководителям о важных сроках или встречах. Их работа заключается в тесном сотрудничестве с руководителем для выполнения канцелярских обязанностей и выполнения задач по исследованию рынка или анализу данных, когда у руководителей есть более сложные обязанности. Им также может понадобиться делать заметки во время встреч с высшим руководством, печатать протоколы встреч и отправлять их по электронной почте участникам после встреч.

Навыки и квалификация исполнительного секретаря

Исполнительным секретарям необходимы различные навыки межличностного общения, чтобы оказывать максимально всестороннюю поддержку.Эти навыки и квалификации часто включают:

  • Отличные навыки тайм-менеджмента и организации, особенно способность расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности
  • Эффективные и профессиональные коммуникативные способности, включая способность общаться с сотрудниками всех уровней, поставщиками и клиентами или гостями
  • Профессиональные возможности письма, включая электронную почту, заметки, письма и другие отраслевые отчеты, документы и корреспонденцию
  • Навыки управления проектами, такие как постановка целей, управление бюджетом и планирование
  • Отличное обслуживание клиентов и навыки межличностного общения
  • Хорошие навыки работы с компьютером, включая базовые навыки устранения неполадок и
  • Знакомство с программным обеспечением для обработки текстов для создания и редактирования электронных таблиц, составления документов и обмена ими, а также создания привлекательных и информативных презентаций
  • Глубокое понимание отрасли или офиса, в котором они работают

Зарплатные ожидания Исполнительного секретаря

Исполнительный секретарь зарабатывает в среднем 18 долларов. 40 в час. Уровень оплаты может зависеть от уровня образования, опыта и географического положения.

Требования к образованию и подготовке исполнительного секретаря

Кандидаты начального уровня, скорее всего, имеют как минимум аттестат о среднем образовании или GED. Некоторые кандидаты могут пройти технические курсы по профессиональным и административным навыкам, таким как деловое письмо, обработка данных и бухгалтерский учет. Другие могут иметь степень младшего специалиста или бакалавра в области делового администрирования, коммуникаций или гуманитарных наук, но наличие степени в любой дисциплине является ценной квалификацией для всех кандидатов.Предварительное обучение деловому общению, отраслевым процессам, организационному программному обеспечению, бухгалтерскому учету, вводу данных также полезно.

Требования к опыту исполнительного секретаря

Кандидаты начального уровня могут иметь предыдущий опыт работы в сфере обслуживания клиентов или на должностях административной поддержки, в то время как другие могут иметь только законченное образование. Организации, желающие обучать кандидатов общим административным вспомогательным задачам и служебным обязанностям, должны рассмотреть кандидатов начального уровня с их предпочтительным уровнем образования и небольшим предыдущим опытом.В быстро меняющихся офисах со сложными потребностями может потребоваться кандидат с многолетним опытом административной поддержки. Для ролей, связанных с конкретными отраслевыми задачами, может быть полезен предыдущий опыт работы в этой отрасли.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если вы пишете должностную инструкцию для должности, связанной с исполнительным секретарем, см. наши должностные инструкции для аналогичных должностей:

Исполнительный секретарь Должностная инструкция

Исполнительный секретарь Образец должностной инструкции

Мы ищем исполнительного секретаря с исключительными административными и канцелярскими навыками.Ожидается, что исполнительные секретари будут выполнять несколько задач и хорошо работать в условиях стресса в быстро меняющейся среде.

Чтобы добиться успеха, исполнительные секретари должны быть организованы, обладать превосходными исследовательскими навыками и должны быть исключительными коммуникаторами, заинтересованными в оказании надежной и точной поддержки руководителям и руководству при работе с конфиденциальной информацией. Лучшие кандидаты будут обладать невероятными навыками решения проблем и координации офиса, а также продемонстрируют отличное управление временем.

Ответственный секретарь Обязанности:

  • Проведение точных исследований и анализов.
  • Координация мероприятий, встреч и/или конференций по назначению.
  • Пишите под диктовку и переписку.
  • Составление, корректура и редактирование проектов документов и отчетов.
  • Ежедневное делопроизводство и подшивка документов.
  • Быстро и точно подготавливать отчеты, презентации и корреспонденцию.
  • Создавайте и систематизируйте информацию, а также создавайте справочные инструменты для удобства использования.
  • Отвечать и проверять телефонные звонки, а также отвечать на электронные письма, сообщения и другую корреспонденцию.
  • Эксплуатация и техническое обслуживание оргтехники.
  • Управление загруженным календарем, координация встреч и организация поездок.
  • Профессионально встречать и принимать гостей и клиентов.
  • Обеспечение эффективной и действенной административной информации и помощи.

Ответственный секретарь Требования:

  • Степень в области делового администрирования (желательно).
  • Сертификат в области делового администрирования или связанный с ним (обязательно).
  • 2 года опыта работы на руководящей должности.
  • Методичный мыслитель с навыками детального исследования.
  • Глубокое понимание канцелярских и секретарских принципов.
  • Хорошее знание баз данных и систем отслеживания.
  • Фантастические организаторские способности и внимание к деталям.
  • Способность работать под давлением и соблюдать сроки.
  • Блестящие письменные и устные коммуникативные навыки.
  • Знание Microsoft Office и программного обеспечения для делового общения.

Должностная инструкция секретаря | SignalHire

Секретари — это специалисты, которые берут на себя административные задачи и управляют офисным документооборотом в организации. Нужен для вашей компании? Начните с того, что сосредоточьтесь на основных требованиях к данной роли и ознакомьтесь с нашим образцом Описание работы секретаря , прежде чем выбирать потенциальных клиентов. Мы собрали всю необходимую информацию, которая может оказаться полезной при размещении вакансии на доске объявлений компании или на странице карьеры.

Обязанности секретаря

В этой должностной инструкции секретаря мы дали обзор наиболее распространенных обязанностей секретаря. Изложенная позиция предполагает, что профессионал будет помогать менеджерам и руководителям в административном порядке, обеспечивая поддержку в распространении информации и планировании. Таким образом, основными обязанностями секретаря являются организация рабочего процесса при управлении делами офиса, ответы на телефонные звонки и другие задачи, обеспечивающие бесперебойную работу компании.В какой-то момент секретарь является центральным лицом, которое занимается всеми внутренними вопросами. Однако есть такие обязанности секретаря, как планирование встреч и организация встреч, которые учитывают внешнюю деятельность. Что же на самом деле делают секретари?

Обязанности секретаря

Как уже говорилось, роль секретаря включает административные задачи. Как правило, в обязанности секретаря входят:

  • Ответ на телефонные звонки и звонки по скайпу. Их своевременное перенаправление
  • Обновление файлов и информации о сотрудниках, поставщиках, клиентах и ​​партнерах
  • Обработка еженедельной/ежемесячной повестки дня
  • Организация встреч и назначение встреч
  • Заполнение форм и подготовка необходимой корреспонденции
  • Подготовка различных отчетов
  • Обработка и поддерживать систему хранения документов
  • Организовывать поездки

В некоторых случаях этот список обязанностей секретаря может быть дополнен случайными обязанностями администратора, если этого требует ваша организация. Или же вы также можете включить связь с другими организациями и все, что имеет отношение к должности, которую вы предлагаете.

Требования к секретарю

При поиске кандидата на должность секретаря ваш потенциальный кандидат должен соответствовать предложенным требованиям к секретарю. Очевидно, что квалификация или академическая степень в области бизнеса, информационных технологий, языков, администрирования или любой другой смежной области считается полезной. Если это подкреплено предыдущим опытом, это еще лучше.Кроме того, некоторые работодатели требуют специальной подготовки. Однако все зависит от того, какого уровня специалиста вы ищете. Поэтому мы указываем только основные требования к соискателю:

  • Диплом об окончании школы (HSD)
  • Знание MS Office, владение компьютером
  • Тайм-менеджмент и умение работать в режиме многозадачности
  • Профессионализм в выполнении служебных обязанностей организация и офисная техника

Ключевые навыки

Секретарь – это основное лицо, к которому обращаются по организационным вопросам. Таким образом, потенциальный кандидат должен обладать некоторыми важными навыками при приеме на работу секретарем:

  • Навыки межличностного общения
  • Навыки работы в команде
  • Умение вести переговоры
  • Организационные способности
  • Коммуникативные навыки Способности

Не стесняйтесь использовать наш шаблон, настройте его для своей организации и сэкономьте время на поиске поставщиков.

Связанное чтение: Найдите любой адрес электронной почты бесплатно с помощью SignalHire Email Finder Описание работы офис-менеджера

| TopResume

Чтобы ваше профессиональное резюме соответствовало вашим целям, используйте это описание работы офис-менеджера, чтобы сообщить, что вы должны выделить в своем резюме.

Изучив примеры должностных инструкций, офис-менеджеры смогут определить, какие технические и межличностные навыки, полномочия и опыт работы наиболее важны для работодателя в вашей целевой области.

Офис-менеджер будет организовывать и координировать управление офисом и процедуры для обеспечения организационной эффективности, результативности и безопасности. Офис-менеджер отвечает за разработку протоколов внутриофисной связи, оптимизацию административных процедур, управление запасами, надзор за персоналом офиса и делегирование задач.

Успешный офис-менеджер — энергичный профессионал, который не прочь носить несколько шляп. Имеет опыт выполнения широкого круга административных обязанностей и задач, связанных с исполнительной поддержкой, и способен работать независимо с небольшим контролем или без него. Хорошо организованный, гибкий и любит административные проблемы, связанные с поддержкой офиса из разных людей.

  • Консультант по техническому обслуживанию, рассылке, доставке, расходным материалам, оборудованию, счетам и поручениям

  • Организация и планирование встреч и встреч

  • Сотрудничайте с отделом кадров для поддержки офисных политик по мере необходимости

  • Организация офисных операций и процедур

  • Координация с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию

  • Управлять отношениями с поставщиками, поставщиками услуг и арендодателем, обеспечивая своевременное выставление счетов и оплату всех предметов

  • Ведение переговоров по контрактам и ценам с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и арендой офисных помещений

  • Оказывать общую поддержку посетителям

  • Отвечает за создание слайдов PowerPoint и проведение презентаций

  • Управление расписаниями, календарями и встречами руководителей

  • Отвечает за управление офисными услугами, обеспечивая организацию офисных операций и процедур, контроль корреспонденции, разработку систем хранения документов, рассмотрение и утверждение заявок на поставку, а также надлежащее распределение и контроль канцелярских функций

  • Создать историческую справку для офиса, наметив процедуры защиты, хранения, уничтожения документации, поиска и перевода сотрудников

  • Обеспечить поддержание эффективности офиса путем планирования и осуществления закупок оборудования, планировки и офисных систем

  • Отвечает за разработку и внедрение политик офиса, устанавливая процедуры и стандарты для управления работой офиса

  • Убедитесь, что результаты сопоставляются со стандартами, внося при этом необходимые изменения

  • Распределять задачи и поручения подчиненным и контролировать их выполнение

  • Назначать и контролировать канцелярские, административные и секретарские обязанности и задачи среди офисного персонала

  • Проводить обзор и анализ специальных проектов и надлежащим образом информировать руководство

  • Определить текущие тенденции и предоставить обзор руководству для принятия мер

  • Отвечает за подбор персонала для офиса, а также за ориентацию и обучение новых сотрудников

  • Обеспечение максимальной производительности офисного персонала путем предоставления им надлежащего инструктажа и руководства

  • Оставайтесь в курсе технических и профессиональных знаний, посещая образовательные семинары, вступая в профессиональные ассоциации, создавая сети с коллегами-профессионалами и просматривая отраслевые публикации

  • Отвечает за обеспечение достижения финансовых целей офиса путем подготовки годового бюджета офиса, планирования расходов, анализа отклонений и внесения необходимых исправлений, которые могут возникнуть

  • Активно участвовать в планировании и проведении мероприятий компании

  • Отвечает за разработку стандартов и продвижение деятельности, улучшающей рабочие процедуры

  • Выделите доступные ресурсы для обеспечения успешного выполнения задачи

  • Координация деятельности сотрудников офиса для обеспечения максимальной эффективности

  • Оценка и управление производительностью персонала

  • Набор и отбор офисного персонала

  • Организация ориентации и обучения новых сотрудников

  • Тренер, наставник и сотрудники отдела дисциплины

  • Разработка и внедрение систем хранения документов

  • Убедитесь, что файловые системы поддерживаются в актуальном состоянии

  • Установить и контролировать процедуры ведения учета

  • Обеспечение безопасности, целостности и конфиденциальности данных

  • Разработка и внедрение офисных политик и процедур

  • Надзор за соблюдением офисных политик и процедур

  • Анализ и мониторинг внутренних процессов

  • Внедрение процедурных и политических изменений для повышения операционной эффективности

  • Подготовка оперативных отчетов и графиков для обеспечения эффективности

  • Согласование графиков, встреч и заказов

  • Мониторинг и поддержание запасов канцелярских товаров

  • Проверка и утверждение приобретения канцелярских товаров

  • Обработка запросов и жалоб клиентов

  • Управление внутренними отношениями с персоналом

  • Поддерживайте безопасную, надежную и приятную рабочую среду

  • Хорошо составленный раздел навыков резюме, в котором подчеркиваются ваши навыки, необходимые для должности офис-менеджера, поможет вашему резюме превзойти систему отслеживания кандидатов (ATS), которая является первым шагом к тому, чтобы ваше заявление было замечено. Используйте приведенные ниже основные навыки и умения офис-менеджера, чтобы помочь вам эффективно написать свое резюме.

    Безопасность | Стеклянная дверь

    Пожалуйста, подождите, пока мы проверим, что вы реальный человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, отправьте электронное письмо чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

    Veuillez терпеливейший кулон Que Nous vérifions Que Vous êtes une personne réelle. Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce сообщение, связаться с нами по адресу Pour nous faire part du problème.

    Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind. Ихр Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, Информировать Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

    Эвен Гедульд А.У.Б. terwijl мы verifiëren u een человек согнуты. Uw содержание wordt бинненкорт вергегевен. Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een электронная почта naar om ons te informeren по поводу ваших проблем.

    Espera mientras verificamos Que eres una persona real.Tu contenido se sostrará кратко. Si continúas recibiendo este mensaje, информация о проблемах enviando электронная коррекция .

    Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en краткий Si continúas viendo este mensaje, envía un correo electronico a пункт informarnos Que Tienes Problemas.

    Aguarde enquanto confirmamos que você é uma pessoa de verdade. Сеу контеудо será exibido em breve. Caso continue recebendo esta mensagem, envie um e-mail para Para Nos Informar Sobre O Problema.

    Attendi mentre verificiamo che sei una persona reale. Il tuo contenuto verra кратко визуализировать. Se continui a visualizzare questo message, invia удалить все сообщения по электронной почте indirizzo для информирования о проблеме.

    Пожалуйста, включите Cookies и перезагрузите страницу.

    Этот процесс выполняется автоматически. Вскоре ваш браузер перенаправит вас на запрошенный вами контент.

    Пожалуйста, подождите 5 секунд…

    Перенаправление…

    Код: CF-102/6dfbcd85395835ad

    Описание работы секретаря, квалификация и перспективы

    Технологии сформировали описание работы секретаря, квалификацию и будущие перспективы трудоустройства для этих специалистов.Компьютеры позволяют передавать документы в электронном виде и легко доступны для просмотра. В определенных условиях технология может позволить другим взять на себя часть работы, которую традиционно выполняют секретари.

    Как видно из приведенного ниже описания, обязанности, возможности для сертификации и силы, формирующие определенные секторы экономики, могут предоставить секретарю перспективы трудоустройства.

    Обзор работы: что делает секретарь?

    Должностная инструкция секретаря включает элементы привратника, обработчика звонков, подготовки документов и организатора. Во многих кругах секретаря часто называют помощником по административным вопросам или помощником по правовым вопросам из-за его важной роли в оказании помощи профессионалу, менеджеру или руководителю. Выполняя роль помощника, секретари полагаются на компьютеры, умение пользоваться оборудованием, организовывать и взаимодействовать с различными людьми внутри и вне организации.

    Должностные обязанности секретаря

    • Вывод, передача и прием сообщений из телефонных звонков.
    • Отвечать на электронные письма и другие сообщения, когда они направлены.
    • Печатайте, подготавливайте и редактируйте письма и другие документы.
    • Расписание и календарь встреч, совещаний и других действий.
    • Ведение и систематизация файлов, баз данных, записей и другой информации.
    • Подготовка и отправка счетов и накладных.

    Описание должности секретаря может быть адаптировано к конкретным параметрам должности. Например, юридические секретари готовят и обрабатывают такие документы, как контракты, судебные иски, повестки в суд и судебные формы. В медицинском кабинете в должностные обязанности секретаря входит расшифровка медицинских отчетов и статей под диктовку.Медицинские секретари также могут получать простые истории болезни, назначать встречи или госпитализации пациентов и выставлять счета пациентам или их страховым компаниям. Школьные секретари обрабатывают звонки родителей, ведут или систематизируют школьные записи и отслеживают опоздания или ранние отъезды учащихся.

    Основные навыки секретаря

    Организация . Секретари должны уметь правильно классифицировать, хранить и отслеживать документы по многочисленным вопросам или делам. Организационные навыки также означают отслеживание расписания, чтобы избежать избыточного бронирования или пропуска встреч или мероприятий.Профессионалы, которые полагаются на секретарей, могут нуждаться в определенном файле или информации, и секретари должны иметь возможность легко и быстро получить их.

    Связь . Профессионалы, такие как врачи, адвокаты, менеджеры, руководители и специалисты, будут инструктировать секретарей по задачам, которые необходимо выполнить. Эффективное общение также означает, что вы должны слушать и говорить с клиентами или другими людьми, чтобы точно получить контактную информацию, причины обращения в офис и доступность для встреч или других мероприятий.По данным O*NET, примерно 91 процент секретарей ежедневно пользуются телефоном в своей работе.

    Компьютер. Секретари используют текстовые процессоры для набора и редактирования документов. Также необходимы навыки работы с текстовыми процессорами, сканерами документов, базами данных и другими компьютерными приложениями. Приблизительно 86 % секретарей каждый день используют электронную почту в своей работе.

    Письмо. Способность писать электронные письма, сообщения, меморандумы и другие документы включает в себя правильное понимание и применение грамматики и синтаксиса.В юридической конторе секретарям может понадобиться знакомство с правилами цитирования дел, уставов и других юридических документов.

    Стать секретарем

    Путь к тому, чтобы стать секретарем, включает в себя сочетание некоторого образования и опыта. С трудоустройством в определенных условиях работы может прийти более специализированное или обширное образование и обучение. Для полного обзора темы мы также рекомендуем прочитать описание работы офисного помощника.

    Квалификация и обучение

    Как минимум, секретарь должен иметь диплом средней школы.Занятия компьютером, обработкой текста и электронными таблицами в средней школе и колледже также помогают секретарям стать квалифицированными.

    Для тех, кто хочет работать в юридических конторах или других юридических учреждениях, курсовая работа должна знакомить кандидатов с юридической терминологией и процедурами. Будущие медицинские секретари, скорее всего, пройдут курсы, посвященные медицинским терминам и выставлению счетов за медицинское страхование. Исполнительным секретарям, которые часто работают на корпоративных должностных лиц и могут иметь больше обязанностей с персоналом или подготовкой документов, вероятно, потребуется степень бакалавра или, по крайней мере, курсы колледжа.

    Обучение обычно длится несколько недель в более общих офисных условиях или несколько месяцев в профессиональных или отраслевых условиях.

    Опыт работы

    Рабочая настройка помогает определить количество необходимого опыта. Как правило, секретари в обычных офисах могут получить квалификацию, работая в небольших офисах и выполняя относительно простые обязанности. Крупные работодатели или те, у кого несколько офисов, могут искать секретарей с большим опытом.

    Получение сертификата, хотя и не обязательное по закону, может улучшить перспективы трудоустройства для секретарей.Международная ассоциация административных специалистов требует, чтобы кандидаты на получение статуса сертифицированных административных специалистов имели не менее двух-четырех лет опыта административной работы, а также сдали экзамен.

    Legal Secretaries International требует не менее пяти лет юридического опыта для тех, кто хочет стать сертифицированным специалистом по юридическим вопросам. Кандидаты, соответствующие требованиям, могут быть сертифицированы в таких областях, как интеллектуальная собственность, уголовное право, недвижимость, гражданские процессы и коммерческое право.

    Рабочее время

    Как правило, секретари работают полный рабочий день, хотя некоторые работодатели могут нанимать их на неполный рабочий день.

    Секретари обычно работают по будням. В школах и юридических конторах у секретарей обычно есть выходные на праздники. У школьных секретарей может быть несколько недель на каникулы, связанные с Рождеством, и, за исключением круглогодичных школ, несколько недель на летние каникулы. Адвокатские конторы, как правило, закрыты в дни, когда закрыты суды или государственные учреждения.

    В большинстве случаев секретари работают в дневное время, например, с 8:00 до 17:00. Некоторые медицинские секретари могут работать по вечерам или в выходные дни, поскольку кабинеты их врачей стараются подстроиться под график пациентов.

    Перспективы работы и возможности продвижения по службе

    По данным Бюро статистики труда США, общая занятость секретарей и помощников по административным вопросам должна вырасти на три процента, или 118 800, к 2024 году. Это ниже, чем темпы роста занятости в семь процентов для всех профессий.

    Ожидается снижение в сфере юридических секретарей (три процента) и исполнительных секретарей и помощников исполнительных секретарей (шесть процентов). Компьютерные приложения, электронная почта и другие технологии позволяют профессионалам самостоятельно подготавливать и передавать документы, общаться с клиентами и другими сторонами и выполнять другие функции без помощи секретарей. Параюристы могут выполнять задачи, которые раньше выполняли юридические секретари.

    В отличие от этого, сектор медицинских секретарей должен увидеть 21-процентный рост занятости.Спрос на медицинские услуги и на секретарей, способных обрабатывать страховые счета, должен возрасти из-за старения населения и расширения доступа пациентов к медицинскому страхованию. С ростом числа лиц в возрасте 65 лет и старше появится больше пациентов, имеющих право на участие в программе Medicare.

    Опыт работы секретарем может привести к продвижению на такие должности, как офис-менеджер или супервайзер. В юридической сфере секретари могут превратить свой опыт работы в помощников юриста.

    Заключение

    Секретари должны уметь отслеживать графики, систематизировать записи и информацию, готовить документы профессионального качества и решать проблемы и потребности клиентов, руководителей и персонала.Компьютеры помогают секретарям выполнять эти задачи. Однако распространенность технологий может оказать давление на перспективы трудоустройства в будущем, поскольку компьютерные приложения и электронная почта могут позволить менеджерам или специалистам выполнять эти задачи самостоятельно.
    Медицинские секретари могут иметь наилучшие перспективы из-за более широкого доступа к страхованию и большей потребности в медицинской помощи.

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.