Участок касса в бухгалтерии что нужно знать: учет денежных средств в кассе:счета, документы, проводки

Содержание

учет денежных средств в кассе:счета, документы, проводки

Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его  представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.

Учет денежных средств в кассе — минимум теории

Бухгалтерский счет учета по кассе – это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе – НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса  можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:

  • Лимит денежных средств в кассе
  • Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
  • Два основных первичных документа кассы
  • Специальный отчет по кассе.
  • Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.

Лимит денежных средств

В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит.

Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита – это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.

Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.

Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита – это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней – от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.

Ограничение расчетов наличными деньгами

Для начала вспомним, кто такие контрагенты – это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.

Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами – ограничений нет.

Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП – существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.

Первичные документы для учета денежных средств в кассе

Суть работы участка кассы – это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы – это:

  • Приходный кассовый ордер (ПКО)
  • Расходный кассовый ордер (РКО)
  • Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость

Назначение ПКО и РКО – зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить – выписывается новый документ.

В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».

Отчет «Кассовая книга» — это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.

Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» — это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник  расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»

Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе

Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами

Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.

Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)

Как выглядит в плане счетов

Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?

Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет:

«Аналитический», поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.

«Активный» — видим букву «А»

Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.

Субконто «Движение денежных средств», чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в «ОСВ по счету 50»

 

Дополнительно

Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.

Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО – отчет «Кассовая книга» не составляется.

Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.

Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.

Должностные обязанности бухгалтера-кассира: требуемые знания


На средних и крупных предприятиях объем работы бухгалтерии достаточно велик, чтобы с ним мог справиться один бухгалтер. Поэтому часто обязанности распределяются между несколькими сотрудниками, которые ведут разные участки бухгалтерского учета. Один из таких участков – касса предприятия, за который отвечает бухгалтер-кассир. В его функции входит полное ведение счетов 50 и 51 бухгалтерского учета.

Цели и задачи бухгалтера-кассира

Цели, задачи и функции этого специалиста описываются должностной инструкцией.

Бухгалтер-кассир

Цели:

  • обеспечение сохранности материальных ценностей: наличных, бланков строгой отчетности и ценных бумаг
  • ведение полного бухгалтерского учета движения денег в кассе организации и на ее расчетных счетах
  • осуществление контроля обоснованности приходных и расходных операций

От бухгалтера, работающего на участке «Касса», зависит бесперебойная работа других отделов компании и всего предприятия в целом.

Именно поэтому важными задачами специалиста, работающего с денежными средствами, являются:

  • своевременное проведение кассовых операций
  • своевременное заполнение кассовой документации
  • взаимодействие со всеми отделами компании и ее контрагентами

Какие функции возлагают на бухгалтера-кассира

На современном предприятии кассир занимается не только расчетными операциями с покупателями. В его функции входит много других обязанностей. Среди них:

Функционал бухгалтера-кассира

  • обеспечение своевременного пополнения кассы наличными путем снятия их со счетов в банке по чековой книжке
  • расчет и контроль лимита остатка кассы
  • ежедневное осуществление инвентаризации кассы и организация инкассации
  • осуществление расчетов с сотрудниками по авансовым отчетам, оформление и проверка авансовых отчетов, а также контроль обоснованности расходования наличных по ним
  • выдача заработной платы
  • своевременное заполнение кассовой документации
  • работа с контрольно-кассовой машиной, осуществление ее регистрации и обеспечение ее работоспособности
  • оформление платежных поручений для перечисления платежей через банковские счета, в том числе через систему «клиент-банк»
  • участие в плановой и внеплановой инвентаризации, проведение сверки с государственными органами, прочими дебиторами и кредиторами

В случае временного отсутствия специалиста на рабочем месте вследствие болезни, отпуска или по другим причинам, его функции выполняет другой уполномоченный сотрудник.

Какие права имеет бухгалтер-кассир

Должность кассира в бухгалтерии предприятия подразумевает большую ответственность, поэтому он имеет право получать все необходимое для обеспечения безопасного и полного выполнения своих функций.

Бухгалтер-кассир имеет право:

Права данной должности

  • принимать единоличные решения
  • получать необходимые ресурсы для осуществления своей деятельности и по необходимости требовать их от руководства
  • получать необходимую для работы информацию от руководителей и сотрудников как лично, так и от лица непосредственного руководства
  • предлагать идеи, позволяющие усовершенствовать работу как организации в целом, так и непосредственно бухгалтера-кассира
  • сообщать руководству о возникающих проблемах и трудностях, связанных с выполнением своих обязанностей, и предлагать пути их решения
  • требовать оказания содействия в выполнении своих функций от непосредственного руководителя, а также от вышестоящего руководства.

Какие обязанности возлагают на бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир:

  • обязан выполнять добросовестно и своевременно возложенные на него должностные функции
  • обеспечивает сохранность наличных, бланков строгой отчетности, ценных бумаг
  • несет материальную ответственность за все принятые ценности (деньги, ценные бумаги, БСО, рабочее оборудование, канцелярские принадлежности и др.)

Обязанности бухгалтера-кассира

Также бухгалтер-кассир несет ответственность в рамках Гражданского и Уголовного кодекса РФ за ущерб, причиненный компании вследствие умысла или халатного отношения к работе, а также за несоблюдение внутренних нормативных актов. Бухгалтер-кассир должен хранить коммерческую тайну и не разглашать персональные данные.

Какие требования предъявляются к квалификации

В работе бухгалтеру-кассиру потребуются:

  • знания стандартов бухгалтерского учета и умение делать проводки
  • знания нормативно-правовых актов в области расчетов наличным и безналичным путем
  • знание программных продуктов по ведению бухгалтерского учета в компании (например, 1С, SAP и др. )
  • умение работать с системой «клиент-банк»
  • умение работать с контрольно-кассовой техникой
  • умение проверять купюры на подлинность

Для трудоустройства на эту должность кандидату необходимо иметь не только опыт работы от полугода, но и оконченное высшее образование. Если стаж работы в бухгалтерии больше 3 лет достаточно иметь средне специальное образование.

Как взаимодействовать с руководством

Общение с руководством

Бухгалтер-кассир является специалистом бухгалтерии, его трудоустройство оформляется приказом, подписанным генеральным директором. Главный или старший бухгалтер, если такая должность предусмотрена штатным расписанием, является его непосредственным руководителем.

Если сотрудник сталкивается с вопросами, выходящими за рамки его компетенции, их решение следует передать непосредственному руководителю. Бухгалтер-кассир может обратиться к вышестоящему руководству – генеральному директору в случае, если непосредственный руководитель отсутствует или сотрудник не согласен с его указаниями.

Способы подачи и получения распоряжений

Распоряжения, как правило, подаются руководством устно. Но в отдельных случаях бухгалтер-кассир может потребовать их письменного оформления. Особенно это касается распоряжений, в результате исполнения которых существенно изменяется система работы.

Работа с другими отделами компании

Бухгалтер-кассир взаимодействует со всеми отделами организации и выдает деньги на основании служебной записки под отчет. Он получает от сотрудников других отделов необходимую для работы информацию, а также по запросу дает информацию о движении денег в течение дня, их остатке на начало и конец дня.

Взаимодействие со сторонними организациями

Бухгалтер-кассир взаимодействует со сторонними организациями: поставщиками и покупателями, государственными органами, банками и прочими дебиторами и кредиторами.

Расчеты с контрагентами через кассу ведутся на основании заключенного договора с выдачей кассового чека.

Безналичные расчеты осуществляются на основании платежного календаря, полученного от финансовой службы предприятия.

Взаимодействие с государственными органами подразумевает получение и передачу информации и документов по запросу, осуществление сверки взаиморасчетов, оплату пенни, штрафов, недоимок на основании выставленных требований.

Функционал бухгалтера-кассира достаточно обширен, от кандидата на эту должность требуются специальные знания и навыки. При этом работа на участке «касса» ответственная и требует от сотрудника особой внимательности и осмотрительности.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Учет денежных средств в организации

Здравствуйте уважаемые профессионалы, Дина и Юлия!

 

Спасибо Вам за поздравление с окончанием тренинга. Но на 90% — это Ваша заслуга. Всё преподнесли, как говорится, на блюдечке с голубой каёмочкой.

 

От всей души примите от меня благодарность за материал по «Азбуке Бухгалтера», который превзошёл все мои ожидания. Я впервые участвую в таком мероприятии: просматривать и изучать видео — да было, но чтобы обратная связь, да в таком темпе, да в течении месяца каждый день — это для меня целое испытание. Может потому, что возраст предпенсионный и другая работа не связанная с бухгалтерией сдерживали, поэтому мне было тяжеловато. Но, наверно, так и должен работать настоящий бухгалтер.

 

Труднее мне давались уроки по программе 1С, т.к. версия другая (я работала в своей программе) и чтобы найти некоторые настройки или убрать ненужные, приходилось тратить время. В целом очень здорово.

Я почти всю жизнь собиралась заниматься бухгалтерией, но по-настоящему стать бухгалтером не смогла. Когда-то проходила бухгалтерские курсы, начала помогать брату-предпринимателю с 2000 года. Система налогообложения ЕНВД. И я всё это время сдавала отчёты в налоговую, ПФР и ФСС. Если случались проверки, обращалась за плату к профессионалам, но бухгалтерии никакой не вела. А мой основной вид деятельности был совершенно далёк от бухгалтерии.

 

Постепенно брат-предприниматель развивался (он занимается торговлей) и к нему стали обращаться крупные покупатели, которые просят счёт-фактуру, готовы перечислить деньги на расчётный счёт. Вот поэтому, мы решили — надо что-то менять. Мне нужны знания по бухгалтерии в торговле с обширным ассортиментом, кадровое делопроизводство. Я вовлекаю в это дело свою дочь, а знакомым буду рекомендовать только ваши видео-уроки.

 

В интернете я много чего нашла, предложения посыпались, как из рога изобилия, даже на телефон звонят, но ваша система преподавания мне понравилась больше.

 

Творческих находок Вам, успехов и процветания!

Надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

 

С уважением, Марина Гусева. Нижний Новгород.

Должностная инструкция бухгалтера кассира и его обязанности

Ниже представлен текст должностной инструкции на должность «бухгалтера-кассира». Вы можете скопировать инструкцию для дальнейшего редактирования. Если текущая должностная инструкция – это не совсем то, что вы искали, посмотрите другие должностные инструкции раздела «Должностные инструкции бухгалтера».

Внимательно ознакомтесь с должностной инструкцией на предмет пунктов обязанностей, где указаны специфичные направления. Помните, что каждая должностная инструкция составленна под конкретную организацию, которая, вполне возможно, занимается совершенно другим видом деятельности, чем ваша.

Должностная инструкция бухгалтера — кассира

УТВЕРЖДАЮ
______________________
(Ф.И.О.)

Директор предприятия
(учреждения, организации)
_________________________

Должностная инструкция бухгалтера — кассира

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность бухгалтера-кассира.
1.2. Бухгалтер-кассир относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генеральным директором по представлению Главного бухгалтера.
1.3. Бухгалтер-кассир подчиняется непосредственно Главному бухгалтеру.
1.4. Бухгалтер-кассир должен знать:
1.4.1. законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации и учету кассовых операций и составлению отчетности по кассе, в том числе Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»; Указания ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»; Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 года № 40;
1. 4.2. оформление кассовых операций согласно типовым межведомственным формам первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации;
1.4.3. организацию документооборота по учету кассовых операций;
1.4.4. порядок приема, выдачи и хранения наличных денег; правила определения платежеспособности банковских билетов и монет Банка России;
1.4.5. средства вычислительной техники, коммуникаций и связи и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;
1.4.6. экономику, организацию труда и управления;
1.4.7. законодательство о труде;
1.5. В период временного отсутствия бухгалтера-кассира его обязанности возлагаются на заместителя Главного бухгалтера приказом Исполнительного директора.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ БУХГАЛТЕРА-КАССИРА
Бухгалтер-кассир:
2. 1. Выполняет работу по организации и учету кассовых операций.
2.2. Соблюдет законодательные и нормативные акты, выполняет работу по приему, выдаче и хранению наличных денег.
2.3. Ведет первичную документацию по приему и выдаче наличных денег.
2.4. Ведет на основе ведомостей выплату зарплаты работникам Общества;
2.5. Осуществляет контроль за первичной документацией по кассовым операциям и готовит их к счетной обработке.
2.6. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов (сейфов) осуществляет проверку сохранности замков, дверей, оконных решеток и печатей, исправности охранной сигнализации.
2.7. Ведет прием наличных денег по приходным кассовым ордерам, подписанным Главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением Исполнительного директора.
2.8. Производит выдачу наличных денег из касс по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др. ) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны Генеральным директором, Главным бухгалтером Общества или лицами, на это уполномоченными.
2.9. Производит записи в кассовую книгу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
2.10. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
2.11. Принимает участие в проведении инвентаризаций и сверке с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами.
2.12. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением.
2.13. Является материально ответственным лицом и, после издания приказа о приеме его на работу, обязан под расписку ознакомиться с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и заключить договор о полной материальной ответственности.
2.14. Не имеет права передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, кроме случаев временной нетрудоспособности или отпуска по распоряжению руководства.
2.15. Следит за сохранностью первичных документов по кассовым операциям.
2.16. Обеспечивает сохранность денежных средств, находящихся в кассе, ККМ и прочих материальных ценностей.
2.17. Систематически повышает свою квалификацию на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету;

3. ПРАВА
Бухгалтер-кассир имеет право:
3.1. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности бухгалтера-кассира.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Бухгалтер-кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный Обществу как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим функциональным обязанностям, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.2. Бухгалтер-кассир также несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации за:
4.2.1. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения. 4.2.2. Невыполнение приказов, распоряжений Генерального директора и Исполнительного директора предприятия, поручений и заданий от Главного бухгалтера.
4.2.3. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Обществе.

4. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование с опытом работы по специальности от года или высшее профильное образование с опытом работы по специальности от полугода.

С инструкцией ознакомлен: ______________ /____________
(подпись) (Ф.И.О.)

«__»___________ ____ г.

Для справки:

Должностная инструкция главного бухгалтера

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

Должностная инструкция бухгалтера

Должностная инструкция бухгалтера по банковским операциям

Правила работы с кассой в 2021 году

Оглавление Скрыть

В Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г. о порядке ведения кассовых операций внесли поправки. в 2021 году нужно работать по этим правилам.

Управляйте финансами с помощью сервиса «Моё дело Финансы»

Контролируйте доходы и расходы без кассовых разрывов, правильно рассчитывайте прибыль и зарабатывайте больше

Узнать подробнее

Приём и выдача денег

По новым правилам кассир обязан проверить деньги на платежеспособность в соответствии с Указанием Банка России от 26 декабря 2006 года N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России».

Платежеспособные деньги кассир обязан принять. Это банкноты и монеты без признаков подделки и без повреждений, или с допустимыми повреждениями: загрязненные банкноты, изношенные, надорванные; с потертостями, проколами или отверстиями, посторонними надписями, пятнами, оттисками штампов, без углов и краёв; монеты с небольшими механическими повреждениями.

А вот выдавать из кассы можно только деньги, в которых нет:

  • загрязнений поверхности, приводящих к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
  • посторонних надписей из двух и более символов, рисунков и штампов;
  • контрастных пятен диаметром 5 мм и более;
  • разрывов краев 7 мм и более;
  • сквозных отверстий, проколов диаметром 4 мм и более;
  • заклеенных клеящей лентой разрывов;
  • утраченных углов площадью 32 мм и более;
  • утраченных краёв, если при этом размеры банкноты по длине или ширине уменьшились на 5 мм и более;
  • частично утраченного красочного слоя в результате потертости или обесцвечивания.

Если в кассе есть такие купюры хотя бы с одним из перечисленных повреждений, их нужно сдавать в банк. Как будут наказывать за выдачу из кассы «некондиционных» денег — пока непонятно.

Кассовая книга в обособленных подразделениях

Если обособленное подразделение не хранит наличку у себя, а сдаёт её в «головную» кассу, кассовую книгу теперь можно не вести.

Деньги можно выдать только тому, кто указан в расходном ордере

Кассир должен убедиться, что выдаёт деньги лицу, указанному в расходном ордере или в ведомости. Причём теперь не написано, что для этого нужно проверить именно паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

Следовательно, кассир вправе самостоятельно решить, какое подтверждение требовать. Например, можно обойтись водительским удостоверением.

Всё, что касалось выдачи денег по доверенности, из Указаний исключили.

Подотчётные деньги

Теперь можно оформить один приказ, чтобы выдать деньги нескольким работникам или одному работнику несколько раз. В приказе нужно указать фамилию и инициалы подотчётников, суммы и сроки, на которые выдаются деньги.

А вот в заявлении на выдачу подотчётных денег от сотрудника теперь не обязательно указывать сумму и срок, проставлять подпись руководителя и дату. В то же время из документа убрали и упоминание о том, что заявление можно оформить в произвольной форме. Возможно, позже ЦБ установит единую форму заявления для всех, или предложить утвердить свою форму.

Если исходить не из формы, а из содержания документа, оптимально оставить в заявлении как минимум, сумму к получению и подпись руководителя. В противном случае смысл заявления теряется — как кассир определит, сколько именно он должен выдать и может ли в принципе это сделать?

Авансовый отчёт теперь не обязательно предоставлять строго в течение трёх дней с окончания срока, на который выдаются деньги или со дня выхода на работу — это требование из Указаний убрали. Предприниматель или руководитель организации сами решают, в какой срок нужно отчитаться, и прописывают этот срок в локальных актах. Но имейте в виду, что если налоговикам установленные в организации сроки для сдачи авансовых отчетов покажутся неразумно растянутыми, они могут потребовать доказательства целевого расходования денег и оприходования ТМЦ. Если документов нет, такие суммы считаются доходом подотчетного лица и включаются в базу по НДФЛ.

Выбираете онлайн-кассу?

У нас есть топовые решения. Бухгалтерия в комплекте!

Подобрать кассу

Кассовые операции без кассиров

Кассовые операции можно вести с применением автоматических устройств без участия работника. Деньги, изъятые из устройства, принимают по приходному ордеру, а для загрузки денег в устройство оформляют расходный ордер.

Такие автоматы должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех из следующих машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России:

  • размеры, местоположение и визуальный образ в видимом диапазоне спектра элементов художественного изображения, надписей, числовых обозначений, номеров банкноты, защитной нити;
  • поглощение инфракрасного излучения элементами оформления банкноты;
  • магнитные свойства элементов оформления банкноты;
  • люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
  • отсутствие фоновой люминесценции бумаги банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
  • люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием инфракрасного излучения.

Депонирование денег на зарплату, стипендии и других выплат

Раньше в последний день выдачи зарплаты нужно было проставить в платежной ведомости отметку о депонировании не выданной в срок зарплаты. В новой редакции Указаний такого требования нет.

Что делать кассиру, если не вся зарплата выдана, зависит от того, установлен ли лимит по кассе, и если да, то превышен ли он. Если лимит установлен, в течение пяти дней (которые отведены для выплаты зарплаты) его можно превышать — в кассу приходят средства для выплаты зарплаты. После истечения этого срока снова становится актуальным требование соблюдать лимит. Если часть денег не выдали и лимит по кассе превышен, их нужно сдать в банк. Если лимит не установлен или не превышен, деньги можно оставить в кассе.

Упростите работу с кассой с помощью сервиса «Моё дело». Сервис поможет оформить авансовый отчёт, сформирует приходники, расходники, кассовую книгу, отразит все поступления и списания в учёте.

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

что нужно знать и в чем заключается работа

Хороший бухгалтер ценится везде: и на предприятии, и в любой организации, и в некоммерческом или государственном учреждении. Впрочем, мастеров на все руки найдется немного. Существует множество нормативов, которые регулируют деятельность специалистов по учету. Каждый участок работы в отдельно взятой отрасли предусматривает знание определенных разделов законодательства, стандартов и особенностей программного обеспечения. Вряд ли удастся найти человека, способного охватить необъятное. В то же время потребность в профессионалах очень высокая, поэтому соискатели, желающие стартовать в этом направлении, интересуются вопросом о том, как стать хорошим бухгалтером . С чего начать?

Интересный факт: в связи с востребованностью работников отрасли и пересечением их обязанностей с заданиями других специалистов переквалификация среди бухгалтеров — явление очень частое. Из этого следует первый совет: дерзайте! Работаете на складе, отлично справляетесь с движением документации и введением результатов инвентаризации — двигайтесь дальше, разберитесь в бухгалтерских проводках, которые сопровождают проведение документов. Ведете участок работы с поставщиками или клиентами — овладейте премудростями учета дебиторской и кредиторской задолженности. Если вам интересно это направление и вы желаете узнать, что нужно чтобы стать профессиональным бухгалтером , не бойтесь побыть в шкуре новичка. Расспросите опытных коллег, вникая в тонкости работы бухгалтера.

Но чтобы почувствовать себя уверенно в профессиональном плане, без образования не обойтись. Совет второй: начните с курсов. Времени этот способ переквалификации потребует немного, но вас ознакомят с азами, проведут экскурсию по интересующей профессии. Множество специалистов нашли свою первую работу младшим бухгалтером или специалистом по первичке именно после окончания курсов. Главное, выбирайте такое место обучения, которому можно доверять, — по советам знакомых, отзывам на сайтах, пробным занятиям. Альтернативной формой обучения, которая в последнее время приобретает все большую популярность, является прохождение нужных дисциплин онлайн. Тут потребуется усидчивость (а как бухгалтеру без этого качества?) и навыки тайм-менеджмента. Результат может вас приятно удивить.

Но чтобы претендовать на должности руководящего звена в сфере бухгалтерии, понадобится основательное понимание принципов работы, знания по экономике. Курсами для накопления подобного багажа не обойтись — придется задуматься о высшем образовании.

Получение международного сертификата (CAP или CIPA) по силам бухгалтеру с опытом работы. Особенностью является то, что на курсах подготовки к экзамену по получению сертификата изучают международные стандарты. Если вы планируете работать в крупной компании с зарубежным капиталом, наличие подобного сертификата — необходимость.

Организация бухгалтерского учета на предприятии — целая наука. Чаще всего выделяют определенные участки работы, которые поручают отдельным специалистам:

  • банк;
  • касса;
  • запасы;
  • основные фонды;
  • нематериальные активы;
  • зарплата, удержание и начисление налогов;
  • расчеты с контрагентами;
  • учет производства;
  • учет налога на добавленную стоимость, регистрация налоговых накладных;
  • формирование финансовой, налоговой, статистической отчетности.

В Украине ведение учета регламентировано на законодательном уровне. Поэтому бухгалтеру волей-неволей придется выучить нормы, регулирующие его участок работы. Кроме Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», придется полагаться на знания ПСБО — Положений (стандартов) бухгалтерского учета или же МФСО — Международных стандартов финансовой отчетности. На зубок следует знать План счетов — и, конечно же, проводки.

Налоговый кодекс — еще одна настольная книга бухгалтера. Бухгалтеру приходится просматривать нормы и других кодексов и законов. При этом частые изменения законодательства — головная боль главбухов и начальников отделов. Тот, кто желает стать бухгалтером, должен быть нацелен на постоянное самообразование и отслеживание новостей в отрасли.

Раньше бухгалтер пользовался счётами и вел записи в гроссбухе — а теперь носители информации изменились. Бухгалтер должен знать программы для ведения учета, сдачи отчетности. В Украине происходит неторопливая, но уверенная миграция документооборота в электронный вид, поэтому бухгалтер должен быть «на ты» с электронными цифровыми подписями, реестрами, выложенными в Интернет, порталами для плательщиков налогов.

Плох тот солдат, который не желает стать генералом. Вот и новичок в профессии бухгалтера чаще всего метит в кресло главбуха. Часто первое место работы задает тон всей карьере, поэтому выбирайте компанию осмысленно. В сфере бух. обслуживания можно работать:

  • на государственном предприятии или в учреждении. Придется выучить отдельный план счетов и придерживаться утвержденных форм документов — смет, расчетов, указов;
  • на коммерческом предприятии. Отпечаток на работу налагает отрасль. Выбирайте ту, которая вам интересна, и показывайте себя с лучшей стороны, чтобы сделать карьеру;
  • в фирме, которая обслуживает другие предприятия на условиях аутсорсинга. Работать придется очень много — но заработок обычно выше и опыт бесценный;
  • в неприбыльной организации. Гранты, сметы и отчеты об использовании выделенных средств — все это обеспечивается отлично поставленным финансовым учетом;

Если у вас возник вопрос о том, как стать профессиональным бухгалтером , значит, вы желаете стать высококвалифицированным сотрудником, ответственно подходите к обязанностям и стремитесь к развитию. Это прекрасные личные качества, и они помогут вам достичь успеха.

Главное — сделать первый шаг. Запишитесь на курсы, посмотрите онлайн-уроки, подпишитесь на тематические группы в соц. сетях, сообщите непосредственному начальнику о желании двигаться вперед. Небольшие усилия сложатся в путь, по которому вы будете двигаться к цели.

Бухгалтерии предприятия 8 – Учет без забот

Опубликовано 03.12.2014 13:06
Автор: Administrator
Просмотров: 97700

ПКО и РКО — это основные документы, которые используются для отражения движения денежных средств в кассе. Они нужны практически в любой организации, и в этой статье я расскажу, как работать с ними в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0. Кроме этого речь пойдет о том, как проверить корректность ведения кассовых операций и как установить лимит остатков денег в кассе. 

Итак, для того, чтобы отразить приход денежных средств в кассу, необходимо перейти на вкладку «Банк и касса» и выбрать пункт «Поступление наличных (ПКО)».

Добавляем новый документ по кнопке «Создать». В открывшейся форме необходимо правильно выбрать вид операции, от этого зависит состав полей документа, которые нужно заполнить. Мы будем отражать операцию «Оплата от покупателя».

Затем выбираем организацию (если в базе их несколько), контрагента (при необходимости создаем нового), указываем сумму и счет учета. В табличную часть добавляем строку и указываем договор, статью движения денежных средств, сумму, ставку НДС, счета расчетов. В том случае, если платеж нужно отнести к разным договорам, можно добавить несколько строк. Поле «Основание» также необходимо заполнить для того, чтобы эта информация отразилась в печатной форме ПКО.

При проведении документа в нашем случае формируется движение по счетам Дт 50 Кт 62.

Для того, чтобы отразить в программе расход денежных средств, необходимо на вкладке «Банк и касса» выбрать пункт «Выдача наличных (РКО)».

В данном документе также нужно выбрать вид операции, мы рассмотрим операцию «Выплата заработной платы по ведомостям».

Выбираем организацию и добавляем строку в табличную часть. В том случае, если ранее уже была создана ведомость на выплату зарплаты, то нужно её выбрать, или можно создать новую ведомость непосредственно из текущего документа.

Ведомость можно заполнить по всем сотрудникам автоматически, нажав соответствующую кнопку, или вручную добавить нужных людей.                                                                                                                                

 

 Нажимаем «Провести и закрыть», суммы в документе «Выдача наличных» проставляются автоматически на основании созданной ведомости. Остается только выбрать статью движения денежных средств в поле, расположенном под табличной частью.

Данный документ создает проводку Дт 70 Кт 50.

Также к кассовым документам относится авансовый отчет. О том, как с ним работать я подробно рассказывала в статье Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8.

Еще я рекомендую установить в программе лимит остатков денег в кассе, который будет использоваться при проверке правильности ведения кассовых операций. В том случае, если он будет превышен в какой-то из дней, программа сообщит об этом. Но данную операцию могут не выполнять субъекты малого бизнеса и ИП, которые в соответствии с новым порядком, вступившим в силу с 1 июня 2014 года, не имеют обязанности контролировать лимит.

Всем остальным нужно зайти на вкладку «Главное», выбрать пункт «Организации», нажать кнопку «Ещё» и «Лимиты остатка кассы».

В открывшейся таблице по кнопке «Создать»указываем лимит и дату, с которой он действует.

Для того, чтобы проверить корректность ведения учета по кассе, необходимо воспользоваться обработкой «Экспресс-проверка ведения учета», которая находится на вкладке «Отчеты».

В форме обработки необходимо установить период проверки, нажать кнопку «Показать настройки» и установить галочку «Операции по кассе». Затем нажимаем «Выполнить проверку».

Программа сообщит, есть ли ошибки по данному разделу учета, а также подскажет информацию о них при наличии.

Если у вас остались вопросы, то вы можете задать их в комментариях к статье или на нашем форуме. 

А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке.

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий

Балансировка денежного ящика | Шаги, советы и многое другое

Балансировка денежного ящика — неотъемлемая часть повседневной работы вашего бизнеса. Точно так же, как чистить зубы, вы также должны ежедневно балансировать ящик кассового аппарата.

Если вы изо всех сил пытаетесь сбалансировать свой денежный ящик, вы не одиноки. Читайте дальше, чтобы узнать, как сбалансировать свой денежный ящик, а также советы и рекомендации, чтобы сохранить его в исправном состоянии.

Что такое денежный ящик?

Прежде чем углубляться в то, как сбалансировать денежный ящик, вам нужно узнать немного справочной информации об этом.

В вашем денежном ящике, также называемом регистратором или кассовым аппаратом, хранятся наличные деньги, монеты, чеки и другие ценные предметы (например, купоны) в точках продаж (POS).

В конце каждого дня, смены или периода вы должны балансировать свой денежный ящик для учета всех входящих транзакций. Транзакции включают не только наличные деньги и чеки, но также платежи по кредитным картам и чаевые (если применимо).

Лучше всего, если вы назначите определенных сотрудников или менеджеров для балансировки денежного ящика. Таким образом, у вас есть доверенные сотрудники, работающие с вашими поступающими деньгами, а не несколько человек.

Предприятия, которые обычно отвечают за балансировку денежного ящика, включают:

  • Магазины одежды
  • Супермаркеты
  • Рестораны
  • Пекарни
  • Прочие розничные магазины

Как часто нужно балансировать денежный ящик?

Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вы должны балансировать свои кассы каждый день или после каждой смены. Таким образом, вы можете быстро (и легко) внести исправления, если что-то не сходится.

Исправление чего-либо, сделанного несколько дней, неделю или даже недель назад, может занять много времени и быть сложным, поскольку вам нужно каждый день возвращаться и проверять наличие ошибок по отдельности. Ежедневная балансировка помогает уменьшить боль от отслеживания несоответствий в денежном ящике.

Этапы балансировки денежного ящика

Когда дело доходит до балансировки вашего денежного ящика, ваши действия могут отличаться от действий других компаний. Например, более крупному бизнесу может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня.Или у меньшего предприятия может быть только один денежный ящик для подсчета.

Независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес, вот четыре шага, которые помогут вам правильно сбалансировать свой денежный ящик.

1. Получите отчет POS

Прежде чем вы начнете балансировать свой денежный ящик и вести учет входящего денежного потока, вам необходимо распечатать или получить доступ к отчету POS, в котором подробно указано, сколько у вас должно быть в кассе.

Отчет POS будет разбивать итоги по категориям, таким как наличные деньги, чеки и операции с кредитными картами.

2. Пересчитайте наличные

Когда у вас будет под рукой отчет POS, пришло время подсчитать ваши деньги.

В начале каждого дня или смены вы должны держать в своем регистре постоянную сумму денег, например 100 долларов. Это гарантирует, что у вас будет достаточно наличных денег, чтобы дать сдачу своим клиентам.

Когда вы пересчитываете кассу в конце каждой смены или дня, пересчитайте наличные и суммируйте чеки, квитанции по кредитным картам и другие транзакции.

Чтобы сделать процесс менее утомительным, рассмотрите возможность приобретения счетной машины.С помощью счетной машины вам не нужно беспокоиться о ручном подсчете наличных или сдачи вручную.

Не забудьте также вычесть начальный баланс наличности из текущего баланса наличности (например, вычесть 100 долларов).

Запишите, сколько в кассе наличных денег, чеков, купонов, кредита и т. д. Вот пример того, как вы можете отслеживать свои итоги:

Квитанции Продажи Всего
Начальная касса 100 долларов
Продажа за наличные 500 долларов
Продажа кредитных карт 600 долларов
Общий объем продаж 1100 долларов США
Продажа в кредит $0
Получение наличных 500 долларов
Всего наличных в регистре 600 долларов

После того, как вы суммируете квитанции, чеки и наличные по кредитной карте, сравните итоги с отчетом POS.Они совпадают? Если это так, вы готовы идти! Если нет, то вам есть над чем покопаться.

3. Сгладить несоответствия

Значит, у вас несоответствие в денежном ящике? Не волнуйтесь! Это случается с владельцами малого бизнеса все время.

Большинство расхождений вызвано человеческим фактором, например, выдачей покупателю неправильной сдачи или потерей квитанции по кредитной карте.

При балансировке денежного ящика обращайте внимание как на излишки, так и на дефицит. Избыток — это когда в вашем ящике больше суммы, указанной в отчете POS, которую вы должны иметь.Недостаток — это когда общая сумма вашего регистра короткая.

Нехватка может означать, что наличные деньги были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны. Превышение обычно означает, что ваши клиенты были обмануты.

При попытке устранения расхождений выполните следующие действия:

  1. Пересчитайте наличные деньги, чеки, купоны, квитанции по кредитным картам и т. д.
  2. Проверьте свой ящик и зарегистрируйте недостающую информацию (например, квитанции)
  3. Просмотр транзакций POS для получения информации, такой как транзакции по кредитным картам (если применимо)

Убедитесь, что кто-то записывает кассовые расхождения в вашем отчете о прибылях и убытках малого бизнеса (P&L). Добавьте строку в свои отчеты о прибылях и убытках для учета расхождений в денежных средствах.

4. Запись операций с денежным ящиком

После того, как вы пересчитаете свой ящик и проверите все несоответствия, запишите свои операции с денежным ящиком в своих книгах.

При записи итогов по кассе обязательно учитывайте начальный баланс (например, 100 долларов). Записывайте любые наличные деньги, кредиты, магазинные кредиты (если применимо), чеки, купоны и другие продажи в своих книгах.

Если есть какие-либо несоответствия, которые вы не можете устранить, укажите избыток или недостачу в отдельной колонке.

Взгляните на пример сбалансированного кассового аппарата ниже:

Деньги собраны Зарегистрировано продаж Разница (+/-)
Денежные средства, полученные 425,00 $ Продажа за наличные 425,00 $ $0,00
Собранные чеки 53,25 $ Продажа чеков 53,25 $ $0,00
Получен кредит магазина 233 доллара. 55 Продажа в кредит в магазине 233,55 $ $0,00
Получение кредитных карт 657,48 $ Продажа кредитных карт 657,48 $ $0,00
Собранные купоны 11,00 $ Продажа купонов 11,00 $ $0,00
Всего собрано 1380,28 $ Всего записано 1380,28 $ $0,00

Так как же это выглядит, если ваш отчет POS и ваши подсчеты не совпадают? Взгляните на ящик с некоторыми несоответствиями.

Деньги собраны Зарегистрировано продаж Разница (+/-)
Денежные средства, полученные 350,00 $ Продажа за наличные 367,78 $ — 17,78$
Собранные чеки 85,33 $ Продажа чеков 72,55 $ +12,78$
Получен кредит магазина 247,52 $ Продажа в кредит в магазине 247 долларов. 52 $0,00
Получение кредитных карт 776,38 $ Продажа кредитных карт 776,38 $ $0,00
Собранные купоны $0,00 Продажа купонов 2,50 $ -2,50$
Всего собрано 1459,23 $ Всего записано 1453,95 $ +5,28$

Как вы понимаете, в верхнем ящике не хватает 17 долларов.78 наличными и купоны на сумму 2,50 доллара.

В кассе также есть дополнительные чеки на сумму 12,78 долларов США, не учтенные в продажах. Когда продажи чеков ниже, чем общее количество собранных чеков, это может быть связано с тем, что сотрудник обзвонил транзакцию с неправильным методом оплаты.

Насадки для балансировки ящиков

Балансировка денежных ящиков не должна быть сложной. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы поддерживать ящик в идеальном состоянии.

1. Один человек на ящик

Когда дело доходит до денежного ящика, чем меньше людей будут к нему обращаться, тем лучше.Рассмотрите возможность ограничения количества людей, которые пользуются каждым ящиком. Ограничения позволяют избежать расхождений в денежном ящике и помогают избежать краж на рабочем месте.

Та же идея должна быть у вашего менеджера по денежным ящикам. Ограничьте количество людей, которые балансируют кассы и ведут учет денежных ящиков в вашем бизнесе.

2. Распределить обязанности

В целях подотчетности назначьте одного или двух доверенных сотрудников для балансировки денежного ящика(ов). Вы можете назначить одного человека для подсчета ящика, в то время как другой сотрудник готовит банковский депозит.Попросите сотрудников, которые управляют денежными ящиками, подписать отчет о том, что они сбалансировали ящик.

В начале следующего дня или следующей смены пересчитайте наличные деньги в каждом ящике, чтобы убедиться в правильности начального баланса. Если в вашем бизнесе используется несколько ящиков, назначьте эту задачу каждому кассиру и попросите их подсчитать свой индивидуальный ящик.

3. Используйте отчеты о продажах

Если у вас есть POS-система, не бойтесь использовать отчеты о продажах в своих интересах. Вы можете использовать отчеты, чтобы увидеть остатки ящика на начало, текущий и конец дня.Вам могут помочь отчеты о продажах:

  • Не храните слишком много денег в ящике стола
  • Проверить, не был ли обманут клиент
  • Выявить кражу сотрудников

Отчеты о продажах также могут дать представление о движении денежных средств за день. Если вы хотите увидеть, как идут продажи, откройте отчет о продажах.

4. Внесение наличных в течение дня

Чтобы ваш денежный ящик оставался в чистоте и порядке, подумайте о том, чтобы чистить его в течение дня. Итак, как вы можете это сделать? Депозиты.

Если вы обнаружите, что ваш денежный ящик переполнен в течение дня, внесите несколько небольших вкладов в свой сейф или банк, чтобы уменьшить количество наличных в кассе. В противном случае вы можете иметь дело с неорганизованным ящиком и потерянными или украденными деньгами.

Делайте депозиты в более медленное время в течение дня. Таким образом, вы не пытаетесь снять и пересчитать наличные.

В зависимости от размера вашего бизнеса и поступающих денежных средств вам может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня.Если у вас небольшой бизнес, вы, скорее всего, можете вообще пропустить этот шаг.

5. Обращайте внимание на постоянные расхождения

Если вы снова и снова начинаете замечать расхождения в денежном ящике, возможно, что-то не так. Возможно, вы имеете дело с украденными средствами, если наличные постоянно не соответствуют вашим отчетам POS.

Следите за шаблонами, такими как рутинная нехватка. Например, если вы заметили, что в ящике стола сотрудника постоянно нет 20 долларов, вам, возможно, придется еще немного покопаться и понаблюдать.

Нужно вести учет денежных потоков в денежном ящике? Без проблем! Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет легко регистрировать доходы и расходы вашего бизнеса. Начните работу с самоуправляемой демонстрацией сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Подключаемся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давайте поговорим.

Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Оплата через кассу

IAMCD06 Оплата через кассу.документ

Общий

Информация

Документ

Применение: М3

Модуль: Касса Продажи

Система

Пользователь:

Роль:

Безопасность:

Набор тестов

ID: IAMCD06

Наименование: Кассовый платеж

Схема

Не применимо

Настройка

«Касса. Открыть» (OIS210)

Основные параметры, используемые при оплате в кассе

     По умолчанию способ оплаты – рег

     Разрешить частичное платеж

     Подтвердить сообщение

     Оплата метод для наличных

     Оплата методы положительных и отрицательных допусков

     Оплата допустимый допуск

     Оплата максимальный процент допуска

     Оплата максимальная сумма допуска

     Чек лимита

     Распечатать квитанцию ​​

     Квитанция серия

     Распечатать счета-фактуры

     Разрешение безналичный расчет

     Разрешение создание чеков

«Касса.Подключить способ оплаты» (OIS211)

     Список доступные способы оплаты при вводе платежа

«Касса. Подключить пользователей (OIS212)

     Список авторизованные пользователи

«Касса. Введите лимит суммы» (OIS206)

     Сумма лимиты на кассу и валюту. Класс оплаты и способы оплаты опционально

Процесс

Функция оплаты наличными вызывается либо автоматически после интерактивного выставления счета, либо авансового выставления счета или вручную.

Платеж зарегистрирован, а затем подтвержден.

Входы

Счет должен быть оплачен в кассе; учреждение, где должна быть оплата зарегистрированный отображается в счете-фактуре CO. Дисплей» (OIS350).

Номер счета-фактуры

СО номер

Валюта

Касса

Плательщик

Платежная система

Способ оплаты

Платежные реквизиты

СТУПЕНИ

1

Функция «Оплата наличными. Open’ (OIS215) вызывается либо автоматически, либо вручную.

Идентификатор кассы должен быть выбран либо в том случае, если пользователь вводит OIS215 в первый раз, либо если он хочет изменить значение по умолчанию. После выбора идентификатора кассы следующая информация по умолчанию: средство и способ оплаты по умолчанию.

Датой платежа по умолчанию является текущая дата; его можно изменить перед любой записью, при условии, что новая дата не предшествует следующей дате проверки кассы (см. тест-кейс «Проверка кассы»).

Пример:

Пользователь записал платежи в понедельник, а потом ушел в понедельник вечером перед записью последних платежей и проверкой кассы на предмет Понедельник.

Когда он звонит в OIS215 во вторник утром, он немедленно меняет дата платежа по умолчанию — понедельник, тогда он записывает последний понедельник». платежи. Это возможно из-за того, что касса не прошла валидацию на Понедельник, поэтому следующая дата проверки кассы по-прежнему приходится на понедельник.

Когда он будет проверять кассу для платежей в понедельник во вторник утром он же изменит дефолтную дату в ОИС217 (см. кассу тестовый пример проверки), чтобы проверить платежи в понедельник и изменить следующая дата проверки на вторник. Тогда он может нормально записывать выплаты во вторник.

2

Если OIS215 вызывается автоматически:

      в шапке отображается следующая информация: плательщик, валюта (см. подсказку ниже) и способ оплаты по умолчанию для кассы, сумма к оплате, текущая дата как дата платежа по умолчанию.

     Строка автоматически создается с информацией о счете.

      нижний колонтитул показывает общую сумму к оплате и расхождение (= общая сумма к оплате).

При необходимости номер счета можно добавить вручную, например, если клиент хочет оплатить другой счет или вычесть кредит-ноту, или если был вызван OIS215 вручную, чтобы оплатить существующий счет. Функциональная клавиша просмотра F4 доступна для выбор правильного номера счета-фактуры; при необходимости функция выбора F17 в «Счет-фактура СО.Дисплей» (OIS350) может использоваться для поиска счета: например, плательщик и дату счета-фактуры можно использовать в качестве критерия выбора в OIS350/S. После того, как номер счета-фактуры была выбрана вручную, используйте параметр «Создать», чтобы создать новую строку с информация о счете. Каждый раз, когда добавляется счет, цифры автоматически обновлено в футере.

3

Проверьте и обновите способ оплаты и при необходимости нажмите Enter.

Введите платежную информацию:

     Для оплата наличными, просто введите сумму в поле «Получены наличные».

     Для чек платежа:

o  Введите сумму в поле «Полученные денежные средства»

o  Выберите идентификатор банковского счета плательщика

o  Введите контрольный номер / номер ссылки

     Для оплата кредитной картой:

o  Введите сумму в поле «Полученные денежные средства»

o Ссылка на кредитную карту должна быть отправлена компания кредитных карт. Настройки внешней системы, которая необходимая для связи с компанией-эмитентом кредитных карт, находится за пределами Область применения ИА. Ссылка на кредитную карту может быть введена вручную для целей тестирования.

После ввода платежной информации нажмите Enter.

Создается подстрока с платежной информацией, и суммы обновляются: сумма к оплате и несоответствие.

Может быть создано более одной подстроки; например, счет(а) может быть оплачен частично наличными и частично чеком.

4

Когда платеж (одна или несколько строк) введен, он подтверждается с помощью Кнопка «Подтвердить платеж» или функциональная клавиша F14.

В зависимости от настроек кассы печатается чек или нет; пользователь может быть спросили, нужно ли распечатывать квитанцию.

Если это разрешено настройками кассы, платеж может быть подтвержден, хотя есть еще несоответствие. Выдается предупреждающее сообщение, и пользователь снова нажимает Enter. чтобы подтвердить. Дисплей панели OIS215/W информирует пользователя и позволяет ему/ей сделать выбор.

Возможны разные ситуации:

     Это частичная оплата: пользователь нажимает Enter, чтобы подтвердить платеж, и счет-фактура не считается полностью оплаченным: оплата может быть завершена позже.

      счет-фактура считается оплаченным, а расхождение считается платежом допуск:

o Либо расхождение находится в пределах, установленных для касса: будет проведена по учетному правилу ОИ30-185

o  Или выходит за пределы: если пользователь вводит вариант учета будет забронирован на него; если нет, он будет забронирован на бухгалтерское правило ОИ30-185.

Примечание. Типы кассовых операций: «03» для положительного допуска и «04» для отрицательной толерантности.

Пользователь подтверждает допустимость платежа с помощью F14.

Автоматически запускается распечатка, где платежи печатаются в виде списка (ОИС224ПФ). Это та же самая программа распечатки, которая вызывается при использовании функция выбора распечатки «Оплата наличными. Печать» (OIS223).

Выход

Для выбранных счетов зарегистрированы частичные или полные платежи. Они будут переданы в финансовую систему (FAM) после проверки кассы, что обычно происходит каждый день.

Варианты испытаний

1

Введите частичную оплату счета.

2

Введите оплаченную сумму, которая отличается от суммы к оплате, но находится в пределах допуски.

3

Введите оплаченную сумму, которая отличается от суммы к оплате и находится за пределами допуски.

4

Введите платеж по нескольким счетам/кредит-нотам.

5

Оплатить счет частично способом оплаты и частично другим платежом метод. Используйте различные способы оплаты: наличные, чек, кредитная карта.

6

Изменить дату платежа. Проверьте, какие даты платежа можно использовать.

7

Печать неоплаченных счетов-фактур и платежей за наличные.

8

Отображение наличных платежей в OIS219 и OIS216. Ищите платеж, используя разные критерий отбора.

9

Создайте кредит-ноту, а затем создайте чек для кредит-ноты (см. совет ниже).

10

Создайте платеж по счету и создайте платеж для него (см. совет ниже).

Дополнительная информация/советы

Отображение счетов-фактур продажи за наличные

Счета-фактуры продажи за наличные отображаются в «Счет-фактура CO. Display’ (OIS350): с использованием сортировки заказ 5 = Счет за наличный расчет, только счета, которые должны быть оплачены при продаже за наличный расчет выбраны и отображены.

Печать неоплаченных счетов-фактур за наличные

Можно распечатать неоплаченные счета наличными: вызовите «Счет наличными.Распечатать бесплатно» (OIS221).

Отображение платежей за наличные

Платежи по продаже наличными можно отобразить с помощью функции «Оплата наличными». Отображать’ (ОИС219).

Идентификатор кассы в заголовке является необязательным.

Можно выбрать платежи с помощью функциональной клавиши «F17=Выбор».

Опция 12 — Отображение сведений о кассе — приводит к «Оплате наличными.Подробности» (OIS216).

Опция 11 — Показать ваучер — ведет к «Ваучер. Дисплей’ (GLS200).

Печать платежей за продажу наличными

Платежи по продаже наличными можно распечатать с помощью функции «Оплата наличными». Печать» (OIS223).

Квитанции

Квитанции могут быть распечатаны.

В зависимости от параметра «Печать чека» для кассы:

1=Нет: чек не распечатан, номер чека отсутствует

2=Да: квитанция распечатывается автоматически

3=Спросить, распечатать ли чек

Если параметр установлен на 2 или 3, необходимо ввести серию чека: он задается как число серии на подразделение в CRS165, тип серии C2. Даже если чек не распечатан, номер чека создан и его можно будет распечатать с помощью опции 6 = печатать чек скопируйте в OIS219.

При печати чека счет(а) также может быть распечатан, если параметр «Печать счета-фактуры проверяются.

Валюта

Можно оплатить счет в другой валюте; но несколько валют для один и тот же платеж не допускается: валюта не может быть изменена, если частичный платеж уже введено.

Валюта платежа вводится в заголовок OIS215, и платежи вводятся с новой валютой.

Конвертация валюты выполняется с типом валютного курса, который введен в функция OI30 FAM в CRS406.

При создании проводок в FAM после проверки кассы будут использоваться типы учета: «301=Реализованная курсовая прибыль» и «302=Реализованная обменные убытки».

Кредит-ноты

Кредит-ноты могут обрабатываться так же, как и счета-фактуры.

Пример 1

Клиент получает оплату наличными за кредит-ноту: тип операции «01» создан с отрицательной суммой и способом оплаты наличными.

Пример 2

У клиента есть счет-фактура и кредит-нота; сумма кредит-ноты меньше чем сумма счета: вводятся счет и кредит-нота; в разница, которая оплачивается покупателем, оплачивается «обычным» платежом сделка.

Тип проводки «05» (сверка) создается при частичной оплате счета с кредитной нотой.

Создать чек

Если сумма к оплате в OIS215 является отрицательной, можно создать чек. То сумма может быть отрицательной либо из-за кредит-ноты, либо из-за суммы счета-фактуры и кредит-ноты отрицательный.

Если сумма к оплате отрицательная и если настройки в OIS210/G позволяют создавать чеков появляется кнопка: кнопка «Создать чек» (или функциональная клавиша F16).

     Нажмите или нажмите F16.

     Панель OIS215/F отображает получателя платежа, адрес и платежную информацию. Комментарии можно вводить в строках 1 и 2.

     Когда панель OIS215/F подтверждается, создается и печатается чек (APS141PF). То способ оплаты и идентификатор банковского счета взяты из OIS210/G.

Создана платежная транзакция в OIS219 с типом кассовой операции «09-Чек, выплата».

Чеком можно управлять в APS300 (Чек. Открыть чековую книжку).

При проверке кассы в конце дня создается номер ваучера.

Лимиты сумм в кассе

Можно установить лимиты суммы и активировать их с помощью параметра «Проверить лимиты» в ОИС210.

Пределы суммы кассы устанавливаются как касса и валюта в OIS206.Опционально они может быть установлен в классе оплаты и методе оплаты.

При достижении лимита пользователю отправляется предупреждающее сообщение при управлении платежи в ОИС215.

Обычно пользователь должен либо перевести средства в другую кассу, безопасную кассу для Например, или снять средства с кассы. Это описано в другом тестовом примере.

Платежи по счету

Возможна оплата наличными по одному или нескольким счетам, когда счет-фактура номер(а) неизвестен(ны): это позволяет клиентам вносить физический платеж за открытые остатки по сумме кредита.

Параметр «Разрешить безналичный расчет» должен быть активирован в OIS210/F и номер серия C3 должна быть создана в CRS165 и связана с кассой в OIS210/F.

В OIS210/F также могут быть активированы следующие параметры: «Отправить сообщение» и «Справка кредитного отдела» (ARS025).

При активации параметра «Разрешить безналичный расчет» на кассе кнопка и функциональная клавиша доступны в OIS215: «На учете» (F15).

     Плательщик и валюта были выбраны в панели OIS215/B.

     Когда пользователь нажимает кнопку, отображается панель OIS215/H. Пользователь вводит сумма и необязательный текст ваучера.

     Когда панель OIS215/H проверена, линия создана в OIS215/B.

     Пользователь вводит одну или несколько платежных линий, используя тот же процесс, что и для оплаты «стандартные» счета, а затем проверяет платеж в OIS215/B.

При проверке кассы и отправке транзакций в FAM:

      создается оплата по счету; новый номер платежа по счету от создана номерная серия 52-1.

     Если для кассы активирован параметр «Отправить сообщение», сообщение отправляется в кредитный отдел: сначала на тот, который указан в CRS610, если он существует, второй после того, о котором говорится в OIS210/F.

Порядок работы с наличностью | СКК

Отдел: Деловые услуги
SCC Номер политики:
SPR5.3.9-P-1
Выдано: 1/18/2005
Отзыв: 3/26/2021
Пересмотрено: 6/28 / 2021
Утвержденный президент/генеральный директор SCC: 28.06.2021
Справочная политика KCTCS: 5.3.9-P Учет и обработка денежных средств


Обзор

Цель этой процедуры кассовых операций для Somerset Community College (SCC) является дополнением к бизнес-процедурам KCTCS, расположенным по веб-адресу https://policies.kctcs.edu/administrative-procedures/5-3-9-P.aspx. Это руководство предназначено для предоставления рабочих процедур, указаний и информативных примечания, чтобы помочь сотрудникам, ответственным за работу с наличностью, лучше понять и выполнять свои обязанности в соответствии с федеральными и государственными постановлениями и Кентукки. Деловые процедуры системы общественных и технических колледжей (KCTCS).

Применимость руководства

Данное руководство предназначено для сотрудников, занимающихся операциями с наличностью. Любой сотрудник колледжа, связанный с функциями кассового обслуживания, обязан прочитать, понимать и соблюдать данное руководство. Сотрудник, работающий с наличными деньгами, должен подписать форму подтверждения в конце данного руководства. Копии формы подтверждения хранятся в файле в бизнес-офисе колледжа.

Использование и редакции руководства

Это руководство служит разработкой бизнес-процедур на уровне подразделения колледжа. принят KCTCS.Любые вопросы, касающиеся содержания данного руководства или проблем при использовании этого руководства должны быть доведены до сведения вице-президента по административным вопросам колледжа. Время от времени это руководство будет пересматриваться, чтобы отражать изменения в законодательстве штата и федеральном регламентов, изменения в политиках и процедурах KCTCS, изменения, рекомендованные внутренним и внешними аудиторами, а также изменения, одобренные руководством колледжа. Все дополнения, исключения и изменения в этом руководстве требуют письменного одобрения вице-президента Администрация.Любой ручной пользователь, обнаруживший потребность в пересмотре, должен отправить предложение в письменной форме на имя вице-президента по административным вопросам. Пользователи будут уведомлены о поправках сделаны по мануалу.

Для обеспечения соблюдения процедур работы с наличностью Колледж несет ответственность проводить периодические проверки деятельности по обработке наличных денег, чтобы определить, что все системы функционируют, как задумано, и что все применимые политики и процедуры соблюдаются. последовал.

В данном руководстве под наличными понимаются валюта и монеты США, чеки, выписанные на банках США и написанных в долларах США (включая путешественников, кассиров и сертифицированных чеки), денежные переводы, MasterCard, Visa и чеки для продажи кредитных карт. Иностранный за конвертацию средств в доллары США взимается плата за обработку. То чистая выручка, часто конвертируемая в иностранные фонды, должна равняться сумме, причитающейся колледжу.

Процедура:

Общие правила работы с наличностью

  1. Ответственность за работу с наличными возлагается на отдельных сотрудников, участвующих в любой функции обработки наличности и своим руководителям. Любой работник, занимающийся наличные деньги несут ответственность за эти наличные деньги. Руководитель любого сотрудника, который работает с наличными несет ответственность за обеспечение соблюдения надлежащих и разумных мер безопасности.Каждый сотрудник, участвующий в операциях с наличностью, берет на себя ответственность за и точная отчетность обо всех обработанных средствах.
  2. Доступ к наличным должен быть ограничен. Все средства должны быть всегда в безопасности. Неавторизованный людям не разрешается находиться в местах, где обрабатываются наличные деньги, то есть в офисе. При необходимости могут быть вывешены знаки, предупреждающие людей о запретной зоне.Вежливое словесное предупреждение также может быть использовано, если это необходимо, в дополнение к указателям, чтобы поддерживать адекватное гарантии. Доступ к местам, где пересчитываются или обрабатываются наличные деньги, должен быть ограничен только лица, непосредственно причастные к этому. Сверка денежных средств в зонах, видимых генералу общественное строго запрещено.
  3. Наличные деньги, находящиеся во владении колледжа, должны храниться в сейфах, запертых ящиках или ящиках или в закрытых ящиках кассового аппарата.Входные двери должны быть всегда заперты в местах, где принимают наличные деньги. Двери сейфов должны быть закрыты в рабочее время. и должен быть заблокирован во все остальное время. Крупные суммы наличных должны быть подсчитаны и обработаны вне поля зрения широкой публики.
  4. Наличные никогда нельзя оставлять без присмотра — это касается кассовых аппаратов и рабочих мест. Если сотрудник покидает свое рабочее место по любой причине, независимо от ее краткости, все наличные деньги должны быть надежно закреплены в запертом месте.
  5. На все полученные денежные средства выдается письменный кассовый чек. Форма квитанции, в зависимости от обстоятельств может быть либо распечатанная, предварительно пронумерованная письменная квитанция или кассовый чек от PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции должны учитываться последовательно и поддерживается для целей аудита. Аннулированные бланки кассовых чеков должны сохраняться целей аудита.В случае аннулирования квитанции белая и желтая копии должны быть направляется в канцелярию, а розовая копия остается в кассовой книге.
  6. Чеки должны быть немедленно индоссированы ограничительно «Только для депозита», чтобы Колледж – БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ !
  7. Средства, хранящиеся в сейфе на ночь (офис колледжа), на выходные или в течение длительный отпуск должен быть разумным.
  8. Безопасные комбинации должны быть предоставлены минимальному количеству сотрудников и только тем чьи функции требуют доступа к наличным деньгам. Безопасные комбинации должны быть изменены, когда сотрудник отдела уходит.
  9. Оборотные средства всегда должны быть сведены к абсолютному минимуму. Все остальные средства должны находиться в запертом месте для хранения.
  10. Чеки принимаются только на суммы, причитающиеся Колледжу. (Никакие личные чеки не должны быть обналичены.)
  11. Все излишки и дефициты, превышающие 5,00 долларов США, должны быть парафированы в ежедневной кассе. итоговый лист заведующего отделением.
  12. Сверка ежедневной ведомости транзакций с кассовой ведомостью и ежедневным депозитный чек должен быть оформлен сотрудником, независимым от функции обработки наличных денег. Кроме того, все записи в кассовой книге будут проверяться лицом, отличным от кассира, как правило, менеджер по бизнес-операциям или назначенное им лицо.
  13. В целях обеспечения надлежащего разделения обязанностей сотрудники, работающие с кассовыми чеками, должны не выполнять никаких функций по работе с дебиторской задолженностью.

Процедуры открытия и закрытия устройств хранения наличных денег

  1. Два человека должны присутствовать при всех открытиях и закрытиях устройств для хранения денег. Если эта процедура контроля не может быть осуществлена ​​(поскольку есть только один сотрудник) руководитель соответствующего пункта обработки наличности должен лично осуществлять контроль поддерживать надлежащий уровень безопасности, чтобы свести к минимуму потенциальные потери.
  2. Оставленные без присмотра кассовые станции/ящики должны быть закрыты, а регистры/кассовые лотки должны быть закрыты. заперт, ключ вынут, даже если касса закрывается на период послаблений.
  3. Все окна, двери и входы, где находятся и хранятся наличные деньги, должны быть надежно заблокирован и все сигнализации включены.

Подсчет денег и сдача

  • Все полученные деньги должны быть пересчитаны, а сумма проверена, прежде чем она будет помещена в денежный ящик.
  • Валюта, за которую будет выдана сдача, должна находиться в поле зрения как кассира, и покупателем, пока транзакция не будет завершена.
  • Все сдачи, выданные по транзакции, должны быть пересчитаны покупателю.
  • Если во время процесса подсчета/сдачи происходит прерывание, процесс должен начаться снова с самого начала.
  • Если клиент сообщает сотруднику, работающему с наличными, о том, что он/она ранее транзакцию, сотрудник должен немедленно уведомить руководителя, чтобы чекодатель можно уравновесить.

Депозиты

  1. Допускаются только сотрудники, прошедшие процедуру обработки наличности SCC. вносить депозиты в бизнес-офис.
  2. Должно быть сделано в соответствии с политикой.
  3. Денежные поступления должны вноситься ежедневно.
  4. Все полученные «денежные» подарки должны ежедневно сдаваться в местный депозитарий.
  5. Ежедневные депозиты требуются независимо от суммы транзакции, чтобы обеспечить балансировку с Главной книгой, созданной PeopleSoft.
  6. Все депозиты должны быть отправлены в депозитарий местного банка в тот же день или на следующий рабочий день, если депозит в тот же день невозможен.
  7. Все кассовые чеки должны храниться в целости и сохранности.Это означает, что никакие чеки не могут быть обналичены или произведенные выплаты, в том числе возмещение авансовых денежных расходов, из квитанций.
  8. Все средства, депонированные в Business Office другим отделом, должны быть согласованы в журнал и квитанцию, скопированную кассиром до выдачи квитанции за полученные средства.
  9. Ни при каких обстоятельствах личные средства не должны смешиваться со средствами колледжа.

Возвращенные чеки

  • Ответственность за сбор неоплаченных чеков возложена на бизнес-офис колледжа. На счет студента должен быть наложен финансовый арест до тех пор, пока не будет возвращен чек. удовлетворен.
  • Табличка, указывающая размер комиссии за возвращенные чеки, должна отображаться в отделение, принимающее чеки, и на видном месте, которое хорошо видно публика.
  • Если отправителем возвращенного чека является студент, устройство уведомит об этом студента. из следующих:
    • Чек возвращен.
    • Причина возврата чека.
    • Дата возврата чека.
    • Начислена плата за обслуживание.
    • Общая сумма, причитающаяся колледжу.
    • Эта оплата должна быть произведена немедленно.
    • Пока не будет произведена оплата, учетная запись студента будет заблокирована. Все стенограммы будут будет отказано, и студент не сможет зарегистрироваться на будущие сроки до тех пор, пока просрочка удовлетворена.
    • Оплата должна быть произведена наличными, «кассовым чеком» или денежным переводом. «недостаточное чек на средства» не может быть возвращен в финансовое учреждение для обработки, но Сумма чека плюс расходы на обработку должны быть выплачены колледжу.
      • Если отправителем возвращенного чека является физическое лицо или агентство за пределами Колледжа, устройство подготовит письмо производителю, содержащее те же первые шесть пунктов, что и выше.В седьмом пункте должно быть указано, что в случае неуплаты в течение 10 дней будущий сбор усилия могут быть обработаны через внешний источник и могут привести к дополнительным расходам.

Меры предосторожности

Требуемый уровень мер безопасности при обращении с наличностью зависит от уровня риска при это место.Центральные пункты инкассации, как правило, имеют более высокий уровень риска. чем единицы, которые время от времени получают наличные. Для оценки уровня риска необходимо: необходимо учитывать факторы:

  1. Денежная сумма.
  2. Физико-географическое положение.
  3. Часы работы.
  4. Прошлый опыт потери.
  5. Количество задействованных сотрудников.

Как правило, все наличные деньги должны храниться в огнестойком контейнере для хранения (сейф, сундук, шкаф или письменный стол), оснащенный как минимум одним запирающим устройством и не быть легко удалены из помещения. Заведующий отделением несет полную сохраняется ответственность за обеспечение надлежащих гарантий.

Подразделения, получающие денежные средства от имени Колледжа, несут ответственность за поддержание безопасность этих денег. Надлежащее обращение, адекватные записи и физическая безопасность следует подчеркнуть каждому сотруднику, имеющему доступ к любому колледжу или отвечающему за него. активы, то есть денежные средства, товары, материалы и/или оборудование.

ПРОГРАММНЫЕ ОБЛАСТИ

Оценка

Лист регистрации должен быть заполнен учащимися, когда они входят в комнату для прохождения теста. В регистрационном листе студент должен отметить способ оплаты как наличный или квитанция об оплате. Администратор центра оценки ведет лист входа и собирает деньги индивидуально со студентов. Каждому ученику необходимо дать квитанция с предварительным номером. Все поступления должны учитываться, даже те, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. Квитанция также выдается студентам, которые используют ваучер для оплаты экзамена с пометкой «плата» на квитанции.

Примечание: Администратор Центра Ассессмента выставит счет на оплату стороннему агентству. экзамена. Копии квитанций об оплате могут использоваться для мониторинга тестовых счетов. дебиторская задолженность. См. бизнес-процедуры KCTCS 7.4 для сбора дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены и обработаны бизнес-офисом. Задолженность на счетах записи должны вестись постоянно, и персонал бизнес-офиса будет проверять записи на постоянной импровизированной основе.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм. Денежные средства должны быть пересчитаны, проверены и согласованы с входом в систему. лист. Внизу листа общая сумма платежей наличными, чеками и ваучерами. вносятся и сверяются с итогом по табелю. Сотрудник должен подписать лист как подтверждение сбора и сверки.

Если тест проводится в будний день, деньги сдаются в Бизнес-офис в тот же день (или не позднее следующего дня, если тест проводится поздно в день). Копия листа регистрации отдается кассиру в Бизнес-офисе. вместе с депозитом. В обязанности кассира офиса входит согласовать регистрационный лист с депозитом до выдачи квитанции.Кассир несет ответственность за выдачу предварительно пронумерованной квитанции на общую сумму депозита в Оценку Персонал центра. Сотрудники Центра оценки должны хранить квитанции в файле по мере необходимости. в соответствии с графиком хранения записей, как указано в руководстве по бизнес-процедурам KCTCS. Сотрудники, делающие вклады, никогда не должны покидать бизнес-офис, не получив квитанция.

Если тест проводится в выходные дни, денежный сейф запирается в безопасном месте. до тех пор, пока депозит не будет внесен в офис на следующий рабочий день.

Все сотрудники, участвующие в этом процессе, несут ответственность за обеспечение депозиты вносятся своевременно, например, не позднее рабочего дня, следующего за дата испытания.

Плата за выписку

Процедуры, характерные для кампуса Somerset North:

Если студент оплачивает стенограмму лично или по телефону, сотрудники приемной комиссии участник обязан получить наличные деньги, чек или денежный перевод. (ПРИМЕЧАНИЕ: Для кредита операции с картой, физическое лицо должно быть направлено в Бизнес-офис для совершения платеж.) Сбор задокументирован в журнале стенограммы и предварительно пронумерованной квитанции. выдается студенту. Если запрос на выписку и оплата получены через почта, чек или денежный перевод регистрируются, помечаются «только для депозита» и вручаются доставлены в приемную комиссию. Сотрудники приемной комиссии обязаны предоставить документы коллекции в журнале расшифровки (см. Приложение A для образца журнала) и выдача / почта предварительно пронумерованную квитанцию ​​​​для студента, если требуется.

В целях внутреннего контроля второй сотрудник должен сверить стенограмму коллекции в журнал коллекций транскриптов, чтобы определить, равны ли коллекции квитанции. Рецензент должен подписать журнал в строке подписи «verified by». Этот должны выполняться ежедневно, а копия заполненного журнала (содержащего все соответствующие подписи) необходимо направить заведующему отделением для обеспечения соблюдения кассового процедуры обработки.

Если штатное расписание не позволяет должным образом разделить обязанности, вице-президент по делам студентов, или уполномоченное лицо, должны активно следить за сбором стенограмм. Излишки или о нехватке необходимо немедленно сообщить вице-президенту по делам студентов или его назначенному лицу, кто должен проверить работу. Если будет установлено, что сборы превышены или недостаточны, это находка должна быть отмечена в журнале продаж, подписанном вице-президентом по студенческим делам или уполномоченным лицом, и включены в кассовые чеки, принесенные в офис для депозита.А Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства, выдаст квитанцию ​​и подпишет журнал как дополнительная проверка того, что деньги были подсчитаны и проверены. вице-президент по студенческим Департамент, в свою очередь, должен сообщить об излишке/недостаче вице-президенту колледжа по студенческим вопросам. своевременно, например, в течение следующего рабочего дня.

Собранные средства должны быть отправлены в Бизнес-офис каждый рабочий день ( до 15:00.м. ) для хранения и записи в PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции, собранные деньги, и печать колледжа должна храниться в сейфе с ограниченным доступом к ящику. всегда.

Процедуры, характерные для всех других кампусов и центров:

Плата за выписку будет взиматься только кассиром кампуса или представителем Центра. Кассир выдает студенту кассовый чек.Студент возьмет кассовый чек сотрудникам приемной комиссии. Сотрудники приемной комиссии выдают транскрипт ученику.

Развитие (Подарки)

Любой денежный подарок, полученный любым персоналом колледжа, должен быть немедленно отправлен Управление институционального развития. Все подарки или пожертвования в натуральной форме должны пройти через Управление институционального развития – БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ!

Когда подарок получен офисом кампуса или представителем колледжа, офис или представитель должен направить следующее (полученное в тот же день) в Управление Институциональное развитие:

  1. Фактический чек или письменный акт о полученном имуществе.
  2. Копия письма жертвователя с указанием цели.
  3. Ограничения на подарок, если таковые имеются, и Форму пожертвования в натуральной форме (если применимо).

Принимающий офис или представитель должен предоставить:

  1. Название и номер счета, на который должен быть зачислен подарок.
  2. Имя и адрес донора.
  3. Имя и адрес лица, получающего подтверждение, если оно отличается от донор.

Любая дополнительная информация, которая поможет Управлению институционального развития при подготовке также должно быть представлено благодарственное письмо Колледжа.

Управление институционального развития отвечает за определение того, полученные подарки по сравнению с оплатой товаров или услуг. Частные подарки, полученные Управление институционального развития должно быть подтверждено в процессе получения. Денежные/чековые квитанции потребуют выдачи предварительно пронумерованных квитанций. Желтые копии соответствующих чеков будут прилагаться в качестве подтверждающих документов к кассовому журнал, подготовленный отделом институционального развития и переданный в кассу в бизнес-офисе для депозита каждый день.Формы аннулированных квитанций должны быть включены со всеми другими формами квитанций, принесенными в бизнес-офис и включенными в дневной кассовая сводка, подготовленная бизнес-офисом. Согласование коллекций и квитанции должны быть выполнены. Если разделение обязанностей невозможно из-за ограниченности сотрудников, сотрудник по институциональному развитию должен проявлять осмотрительность при обращении с квитанций.

Копии любых аннулированных квитанций также должны храниться в отделе институционального развития. и включены в квитанционные документы того дня.Чеки должны быть индоссированы немедленно с использованием ограниченного штампа индоссамента. Кассир Бизнес-офиса пересчитает наличные в присутствии сотрудника отдела институционального развития и выпишет расписку работнику за наличные. Все квитанции, полученные после 15:00. будет депонирован к делам следующего дня.

Отдел институционального развития в заранее пронумерованной форме квитанции должен получить любые подарки, полученные по почте в день их получения, и отправлены Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

В соответствии с общим правилом обработка подарков колледжу будет осуществляться следующим образом:

Управление институционального развития:

  1. Выдать донору квитанцию ​​о пожертвовании наличными, чеком или кредитной картой и/или в натуральной форме пожертвование.
  1. Соберите всю необходимую документацию для файла донора:
    • Копия чека, кассового чека, квитанции по кредитной карте и квитанции об оценке в натуральной форме пожертвование.Сюда входит любая дополнительная информация, необходимая для надлежащей регистрации подарочное пожертвование (подходящая форма подарка, подарки, предназначенные в память и т. д.).
    • Заполните форму обработки подарков.
  1. Подготовьте форму кассового чека с соответствующей комбинацией полей диаграммы.
  1. Отправка подарочной транзакции в PeopleSoft Advancement.
  1. Отправьте соответствующую документацию вместе с формой обработки в колледж Бизнес Офис.

По вопросам получения подарков наличными: бизнес-офис колледжа (касса) буду:

  1. После получения бланка оформления подарка и бланка кассового чека внесите чек/наличные дарителя в местном банке колледжа в соответствии с установленным порядком учета денежных средств.
  2. Бизнес-офис колледжа печатает журнал AV на следующий рабочий день, чтобы проверить депонированные средства сальдируются с транзакцией, зарегистрированной Отделом развития. Копия журнала направляется в Управление институционального развития.

Авансовые платежи

У каждого кассира будет кассовый лоток, и он должен работать только из этого ящика.Денежные ящики нельзя использовать для обмена крупных денежных купюр. Изменение возможно только во время фактическая платежная операция. Кассир обязан никогда не уходить его/ее денежный ящик оставлен без присмотра даже во время неожиданного подсчета наличности.

Сверка авансовых средств должна быть суммирована в форме сверки KCTCS. Это будет храниться вместе с выверкой банковской выписки и должно быть заполнено десятого числа следующего месяца.Сотрудник Business Office, который проверяет конец месяца авансовые денежные средства могут выполнять сверку. На случайной основе лицо, назначенное вице-президентом по административным вопросам, проведет аудит средств для изменения авансовых платежей.

Денежные средства, выплаченные из авансовых фондов, и чеки, выписанные с авансового банковского счета должна быть подтверждающая квитанция/документ. Согласно процедурам KCTCS, авансовые операции должна быть ограничена суммой в 100 долларов США и должна соответствовать процедурам KCTCS для квалифицированных покупок. (см. Приложение B в отношении разрешенных счетов наличных подотчетных сумм).

Все сверки авансовых средств должны выполняться ежемесячно с использованием формы KCTCS. ТМ11. Сверки должны быть рассмотрены и утверждены вице-президентом по административным вопросам. не позднее 10 рабочего дня следующего месяца.

Запросы на все расходы авансового фонда должны выполняться ежемесячно.

Чеки, выписанные с авансового банковского счета, ДОЛЖНЫ иметь подтверждающие квитанции/документы.Ежемесячная сверка будет проверять наличие соответствующих квитанций/документов, подтверждающих авансовые операции. Если квитанции не включены, вице-президент Колледжа по административным вопросам должны быть уведомлены немедленно. Сумма авансовых платежей ограничена суммой в 100 долларов США. Пожалуйста, проконсультируйтесь Процедуры закупок для квалифицированных закупок.

Плата за обучение (зачетные классы)

Все платежи за обучение, сборы, штрафы и другие сборы должны быть оплачены в рамках Бизнеса. Офис.Все сотрудники Business Office должны соблюдать процедуры и инструкции изложенные в разделе внутреннего контроля настоящего руководства.

Отчеты на конец дня должны составляться и балансироваться по денежным средствам, собранным в конце каждого дня. день с кассовыми приходами, сбалансированными по запросам отчетов.

См. Приложение C для ЕЖЕДНЕВНОЙ КАССИРОВКИ – КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК.

О комбинезонах и недостачах необходимо сообщать вице-президенту по административным вопросам Колледжа, который день. Начисленные расходы не могут быть уменьшены без надлежащей документации, включая плату за обучение. отказы.

Проверка помощи медсестре

Все платежи за тестирование помощника медсестры должны обрабатываться через бизнес-офис. касса.Кассир должен убедиться, что лицо, сдающее тест, находится в хорошем финансовом состоянии. стоять до принятия платежа. После подтверждения финансового положения кассир выдает лицу, проводящему тестирование, собственноручную квитанцию. Кассир затем регистрирует информацию о человеке и оплату в файле Excel, созданном Администратор тестирования помощника медсестры и совместно с бизнес-офисом.

Администратор тестирования помощника медсестры несет ответственность за то, чтобы человек запрашивающий слот для тестирования имеет право на тестирование до направления их в бизнес Офис для оплаты.Администратор тестирования помощника медсестры несет ответственность за информировать каждого человека об обязательных документах, которые необходимо принести в назначенную дату тестирования. Они также обязаны уведомить потенциального тестировщика о том, что плата не подлежит возврату, и что отсутствие следующих инструкций, которое мешает человеку проводить тестирование, не гарантирует возврат уплаченных взносов.

Примечание: Администратор тестирования помощника медсестры или помощник по административным вопросам выставит счет третьей стороне. агентство по оплате экзамена. Копии квитанций об оплате могут использоваться для контроля проверка дебиторской задолженности. Пожалуйста, ознакомьтесь с бизнес-процедурами KCTCS 7.4 для сбора дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены бизнес-офисом. Учет дебиторской задолженности должен вестись постоянно, и бизнес-офис персонал будет просматривать записи на текущей импровизированной основе.

Кадровые решения

Регистрация и оплата индивидуального краткосрочного обучения, повышения технических навыков, помощь в обучении промышленности и обучении обходчиков, а также собственности и сообществе Образовательные программы будут выполняться Управлением кадровых решений с использованием Программный модуль CampusCE.Общественный колледж Сомерсета будет следовать бизнесу KCTCS Процедуры обработки регистраций и платежей, связанных с некредитным обучением занесены в базу данных CampusCE. После того, как персонал Workforce Solutions завершит сверки, средства вместе со всей необходимой резервной документацией должны быть доставлены в Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Платежи должны быть получены на предварительно пронумерованных регистрационных формах/формах оплаты сборов.Чеки должны быть немедленно подписаны «Только для депозита». Квитанции всегда должны быть защищены. Поскольку офисы департаментов не имеют надлежащего оборудования для внесения сдачи, валюта не рекомендуется. Сборы и квитанции должны быть согласованы с использованием отчетов, доступных через CampusCE. чтобы определить, равны ли коллекции регистрации. Примирение должно быть выполнено кем-либо, кроме лица, осуществившего сбор пошлин/регистрацию.Если штатное расписание не допускает такого разделения обязанностей, руководитель отдела или назначенное им лицо необходимо следить за коллекторской деятельностью. Кроме того, Бизнес-офис должен вести выборочные проверки работы с наличностью в отделе кадровых решений. это рекомендуется проводить ежемесячный аудит, но не реже одного раза в квартал потребуется. Об излишках или недостаче необходимо немедленно сообщать в отдел руководитель, который должен проверить сверку.Если определено, что сборы закончились или короче, это заключение должно быть подписано заведующим отделением и приложено к Форма кассового чека при внесении денежных средств на хранение в офис Колледжа (кассовая зона). О превышении или недостатке также необходимо сообщить вице-президенту по административным вопросам Колледжа. Собранные средства должны быть направлены в Бизнес-офис Колледжа (касса) за предыдущий рабочий день до 15:00.м. (см. исключение, указанное ниже). Завершенный Бланк кассового чека необходимо отправить в офис (кассу) со всеми собранные средства. Бизнес-офис (касса) будет пересчитывать средства в присутствии сотрудника Workforce Solutions и выдаст ему письменную квитанцию работник.

С 1 декабря 2015 г. делается исключение для кадровых решений. офис только для того, чтобы разрешить платежи, собранные для транзакций, обработанных с понедельника по Четверг проводится до тех пор, пока сумма депозита не достигнет $500.В то время депозит должен быть сделан с Бизнес-офисом и должен включать все средства с резервной документацией и ежедневные отчеты о сверке данных CampusCE. Это исключение необходимо на основании по нехватке кадров. Это исключение должно пересматриваться каждый год для определения необходимость продления или прекращения деятельности в связи с кадровыми и бюджетными ограничениями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преподаватели не должны взимать плату/плату за обучение.

Библиотечные штрафы

Персонал библиотеки должен поместить индикатор обслуживания в учетную запись студента, когда студент задолженность по штрафу или за утерянную книгу. Сервисный показатель должен включать сумму причитающийся от студента. Студент будет направлен к окну кассира для расчета баланс, связанный с хранением библиотеки. Кассир отправляет платеж на счет студента, и будет включать оплату с ежедневным банковским депозитом.Один раз оплачен библиотечный штраф, кассир снимет сервисный индикатор с студенческий аккаунт.

Торговые автоматы

  1. Торговые автоматы должны опорожняться не реже одного раза в месяц.
  2. Для опорожнения касс должны присутствовать два сотрудника. Если это невозможно, руководитель должен проверить всю работу.
  3. Валюта и монеты должны считаться отдельно, а общее количество для обоих включено в депозитный мешок.
  4. Затем средства должны быть доставлены в бизнес-офис для проверки итогов, запись в PeopleSoft и депонирование. Кассир выдает рукописный чек. квитанция работнику, вносившему залог.

Процедуры обработки наличности, характерные для центров SCC

С 1 июля 2013 г. упразднены должности кассиров в кассах Центра. Однако, SCC признает постоянную необходимость обслуживать студентов в отношении оплаты обучения и обвинения. В случаях, когда платеж связан со студенческой учетной записью, Студент Вариант самообслуживания должен быть предпочтительным способом оплаты, и студенты должны рекомендуется использовать этот метод.В случаях, когда учащийся не имеет возможность совершения онлайн-платежа, или платеж не за отправленную плату непосредственно на учетную запись студента, необходимо выполнить следующие процедуры.

Обязанности центра

Директор Центра и/или назначенное им лицо, прошедшее обучение процедурам обработки наличных денег, должны собирать платежи от студентов/клиентов.Каждому студенту/клиенту выдается предварительно пронумерованный, собственноручная расписка от назначенного сотрудника Центра. Все поступления подлежат учету даже те, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. В случаях аннулированная квитанция, белая и желтая копии должны быть отправлены в Бизнес-офис, а розовая копия остается в чековой книжке.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм.Денежные средства всегда должны храниться в месте, недоступном для широкой общественности. Денежные средства должны быть заблокированы в сейфе Центра, когда сотрудники покидают помещение. офис. Чеки должны быть немедленно индоссированы «Только для депозита» – Без исключений .

В конце дня назначенный персонал Центра должен убедиться, что платежи согласовать сумму собранных наличных/чеков.Если суммы не совпадают, Директор Центра несет ответственность за проверку ежедневных сборов и должен связаться с Менеджер по хозяйственным операциям, если средства не могут быть выверены. Если суммы баланса, назначенный персонал Центра должен заполнить квитанцию ​​о банковском депозите, первоначальную депозитную квитанцию ​​и перенесите депозит в местный банк. После завершения депозита у кассира банка, назначенный персонал должен убедиться, что сумма депозита подтвержденная кассиром банка, соответствует сумме, указанной в депозитном билете колледжа.Все несоответствия должны быть устранены до того, как покинет банк.

По возвращении в Центр в тот же день назначенный персонал должен отсканировать и отправить по электронной почте квитанция о вкладе колледжа и квитанция о банковском вкладе (если предоставляется отдельная квитанция банком) в лондонскую кассу. Назначенный персонал должен поместить все оригиналы документы, включая депозитные квитанции, квитанции и всю другую применимую резервную документацию, по почте UPS/FedEx в кассу Somerset для доставки на следующий рабочий день.

Обязанности бизнес-офиса

После получения электронных писем, содержащих отсканированную ежедневную депозитную документацию, Лондонская касса должна убедиться, что сумма депозита соответствует и что наличные деньги и чековые операции были точно зарегистрированы. Лондонская касса обрабатывает операции с наличными/чеками либо через модуль PeopleSoft Student, либо через журнал кассовых поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

Если платеж требует публикации в студенческой учетной записи через PeopleSoft Студенческий модуль, лондонская касса должна убедиться, что используется правильный целевой ключ. как показано ниже:

Ключ к целевому наличному расчету Центра МакКрири

E2PAY

Clinton Center Cash Target Key

E3PAY

Рассел-центр Cash Target Key

E4PAY

Кейси Центр Cash Target Key

E6PAY


Если для оплаты требуется журнал кассовых поступлений через PeopleSoft Financials модуль, лондонский кассир должен убедиться, что используется правильный денежный счет, как показано ниже:

Номер кассового счета McCreary Center

10740

Номер кассового счета Clinton Center

10738

Номер кассового счета Russell Center

10645

Номер кассового счета Центра Кейси

10647


Лондонская касса должна обрабатывать все транзакции через PeopleSoft не позднее на следующий рабочий день после получения электронных писем Центра. После ежедневных транзакций завершены, лондонская касса направляет электронные письма Центра назначенному Сотрудники бизнес-офиса обрабатывают EFT (электронный перевод средств) из местного депозитария в центральный депозитарий ККТКС.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если лондонская касса обнаружит какие-либо расхождения между суммой депозита и резервной документации, они должны связаться с персоналом Центра, ответственным за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие.Должны ли лондонский кассир и Сотрудники центра не могут определить решение, менеджер по бизнес-операциям должны быть уведомлены, и должна быть завершена полная проверка повседневной деятельности. В случае, если сумма наличных больше или меньше суммы депозита, сотрудники Центра несет ответственность за документирование причин отклонений и признает они были проинформированы о согласовании пункта. Неоднократные случаи примирения проблемы будут основанием для лишения этого конкретного лица привилегий по работе с наличностью, с возможными дополнительными последствиями, определяемыми вице-президентом администрации.

По получении оригиналов документации из Центров Лондонская касса должна прикрепите студенческие квитанции PeopleSoft и кассовые журналы к депозитному пакету, и направьте полный пакет назначенному персоналу бизнес-офиса для аудита. и проверка EFT.Ежемесячная депозитная папка должна вестись для каждого Центр, и после завершения всех ежемесячных действий, включая процесс ТЭО, папки должны быть отправлены менеджеру по бизнес-операциям или назначенному для завершение ежемесячной выверки банковских счетов и заключительный аудит всех транзакций.

Процедуры обработки наличности, относящиеся к косметологическим программам

Для полной поддержки учебной программы и целей обучения косметологии, Somerset Community Колледж осознает необходимость расширения операций по обработке наличности. Это расширение включает использование кассовых аппаратов, запрограммированных специально для услуг, предоставляемых во время салонные / клиентские дни, а также предоставление студентам возможности работать кассиром для коллекции сборов. Конкретный процесс описан ниже и вступит в силу весной. 2015 семестр.

Оценка рисков и отчетность

В целях сведения к минимуму риска избытка и недостачи наличности кассовый аппарат должен использоваться для записи каждой транзакции в течение всех дней работы салона/клиента.Эти кассовые аппараты предоставляются бизнес-офисом и будут предварительно запрограммированы для услуг Специально для программы «Косметология». Косметологические программы приобретают все расходные материалы, необходимые для работы указанных кассовых аппаратов, т. е. учетная лента. Если какой-либо из три программы закрываются, кассовые аппараты должны быть возвращены в Бизнес-офис. Инструктор каждого места несет ответственность за управление повседневной работой новые процессы обработки наличности, при этом координатор программы имеет окончательный и окончательная ответственность за риск и подотчетность.

Обязанности сайта программы

Инструктор на объекте должен быть обучен процедурам работы с наличными и ежедневно контроль кассовых операций. Для того, чтобы дать каждому ученику практический опыт работая с кассовыми операциями салона, инструктор сайта составляет журнал назначение двух студентов на салон / клиентский день для работы на кассе и обработки сделки купли-продажи.О любых проблемах, с которыми ежедневно сталкиваются кассиры-студенты, следует сообщать инструктору сайта, который попытается решить проблемы. Должен ли инструктор сайта не сможет решить возникшие вопросы, инструктор сайта свяжется с менеджером Бизнес-операции за помощью. При необходимости, менеджер по бизнес-операциям проведет полный аудит сайта для решения любых вопросов.

Кассовые аппараты запрограммированы таким образом, чтобы два кассира могли обрабатывать транзакции каждый день в том же реестре.Инструктор участка должен присвоить номера кассиров студенты-кассиры в каждый день салона/клиента. Студенты должны расписаться в журнале, подтверждая их кассовое задание на день, и этот журнал включается в общий депозит отправляется в кассу Бизнес-офиса. Студенты-кассиры должны фиксировать каждую транзакцию под своим номером кассира. Студенты-кассиры будут собирать деньги от клиентов в виде наличных или кредитной/дебетовой карты за услуги предоставлено.

По мере накопления денежных средств они размещаются в кассе. Средства должны быть всегда в безопасности. Если стойка регистрации не работает постоянно, Инструктор участка должен назначить одного из студентов-кассиров ответственным за сохранность ключа кассового аппарата, когда он не используется. Никто, кроме двух ежедневных студенты-кассиры и инструктор площадки должны иметь при себе кассовый аппарат ключ — без исключения !

Практика выдачи сдачи студентам, сотрудникам или посетителям из кассы/сдачи фонда строго запрещено.Сдача выдается только в случае оформления наличных расчетов от продажи услуг. Сдачу нельзя использовать для покупки расходных материалов для программа Косметология. Расходные материалы необходимо заказывать через утвержденный отдел закупок KCTCS. методы, либо через procard или заказ на покупку.

В конце каждого салонного/клиентского дня должен выполняться ежедневный процесс согласования. Чтобы начать этот процесс, фонд обмена наличными, выданный Косметологической программе от Бизнес-офис отсчитывается и вынимается из денежного ящика.Изменение средства будут храниться в надежном запираемом ящике/шкафу до следующего клиентского дня. В этот момент распечатывается кассовая лента X и назначаются студенческие кассиры, вместе с инструктором на площадке должны убедиться, что платежи, отмеченные на кассе Лента X соответствует сумме транзакций с наличными и дебетовыми/кредитными картами. Если остаток сумм, кассовая лента Z должна быть распечатана для закрытия всех транзакций в реестре.Если суммы не совпадают, ответственность несет инструктор сайта. для проверки ежедневных сборов и должен связаться с менеджером по бизнес-операциям если средства не могут быть согласованы. Как только суммы сбалансируются, инструктор сайта заполняет Ежедневный кассовый баланс и принимает Бухгалтерский баланс, Журнал назначения кассира студента, кассовые ленты, квитанции по кредитным картам и ежедневный пакетный отчет, и деньги в кассу Бизнес Офиса для включения в регулярные ежедневные депозиты, за исключением программы Clinton Center Cosmetology.Для Центр Клинтона, инструктор участка косметологии вносит ежедневный депозит пакет директору центра или помощнику по административным вопросам для депозита.

Обязанности бизнес-офиса

В начале каждого семестра во время, установленное Инструкторами Зоны и менеджер по бизнес-операциям, все студенты, обучающиеся по программе «Косметология» должны быть обучены процедурам работы с наличностью KCTCS/SCC. Лист регистрации, подтверждающий посещаемость этого тренинга будет завершаться каждый семестр и храниться в файле Бизнес-офисом (см. Приложение F). Понятно, что студентов не будет. вовлечены в работу с наличностью до тех пор, пока они не пройдут обязательное обучение из Бизнес-офиса.

При получении дневного депозитного пакета программ Косметология Бизнес Офисный кассир (или директор центра/административный помощник Клинтона) должен проверить что сумма депозита согласуется с ежедневным балансовым отчетом и что наличные деньги и операции с кредитными картами были точно зарегистрированы.Кассир должен написать собственноручная квитанция представителю Косметологии о ежедневном депозите. То Представитель косметологии должен приложить квитанцию ​​​​Business Office к своим записям. в качестве доказательства того, что депозит был представлен для включения в ежедневный банк колледжа депозит. Бизнес-офис обрабатывает кассовые операции через кассовые чеки. журнал в модуле PeopleSoft Financials.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если кассир Business Office обнаружит какие-либо расхождения между депозитом сумму и резервную документацию, они должны связаться с инструктором сайта программы ответственность за депозит, чтобы попытаться решить несоответствие. Должен ли бизнес Кассир офиса и инструктор сайта программы не могут определить решение, Менеджер по бизнес-операциям должен быть уведомлен, и полный аудит ежедневной мероприятия должны быть завершены.В случае, если сумма наличных больше или меньше общая сумма депозита, инструктор сайта программы несет ответственность за документирование причины расхождений и подтверждают, что они были проинформированы о примирении пункт. Повторное возникновение проблем с согласованием будет основанием для снятия наличных. обработка привилегий от этой конкретной программы или лица, с возможными дополнительными последствия, определенные вице-президентом по административным вопросам.

Порядок работы с наличностью, характерный для театрального отдела

Предварительные кассовые сборы

Время кассовых сборов определяется отделом и в первую очередь зависит от график театрального ассистента. Время и даты продажи билетов должны быть размещены на двери кассы после того, как они были определены.Касса тоже открыта в фойе театра за час до занавеса на спектаклях. Для предварительная продажа осуществляется в кассе, принимаются кредитные карты, а также наличные и чек. Для продажи дверей разрешены только наличные деньги и чеки.

Билеты и места

Все спектакли с билетами имеют определенные места.Ассистент театра отвечает подготовки и печати билетов на каждый спектакль.

Стоимость билетов (включая налог с продаж штата Кентукки)

$5 Аванс
$8 Дверь

Подготовка билетов и схема рассадки

  1. Откройте «Stoner Tickets» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
  2. Используйте функцию Ctrl+F, чтобы «Найти и заменить» информацию в шаблоне заявки: Название, Дата и т. д.
  3. Распечатайте билеты на цветном картоне, используя разные цвета для каждого представления. помогите отслеживать билеты на каждую ночь.
  4. Вырежьте билеты с помощью резака для бумаги.
  5. Отсортировать билеты по дате, а затем по строке. Используйте резинки, чтобы держать их в порядке.
  6. Дважды проверьте, все ли указанные номера мест доступны во время представлений.
  7. Откройте «Stoner Seating Basic» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
  8. Заблокируйте все недоступные места и обновите даты.Обратите внимание, что каждая дата имеет отдельный вкладку в рабочей тетради. Это помогает выделить дату цветом, соответствующим билету. цвет.
  9. Сохранить.

Предварительная продажа билетов

При совершении продажи соблюдаются следующие процедуры:

  1. Откройте схему рассадки, сохраненную для производства.
  2. Спросите посетителя, сколько билетов ему нужно и на какой спектакль.
  3. Обратитесь к таблице, чтобы узнать, какие места доступны. Нарядный дом из центра дома наружу. Выделите места, которые вы решили продать, с помощью кнопки заполнения на панели инструментов. В раскрывающемся меню выберите «Вставить комментарии», введите в поле (я) «Комментарий» выше. место(а) имя посетителя, покупающего билеты.(Часто кто-то звонит вернуться позже и захотеть дополнительное место рядом, так что это поможет этому процессу пройти гладко. )
  4. Найдите соответствующий(е) распечатанный(е) билет(ы), дважды проверьте у посетителя, что они правильная дата.
  5. Напомните клиенту прийти за десять минут до занавеса, и что дети до 6 лет не допускаются.
  6. Принять оплату.
  7. Запись о продаже в книге квитанций, предоставленной Business Office, включая имя покупателя и телефонный номер. Покровитель получает белую копию.
  8. Отрежьте корешки билетов и отметьте на них тип продажи и способ оплаты. (CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните корешок, чтобы закрыть кассу и сделать ваш кассовый отчет в конце дня.
  9. После транзакции проверьте схему рассадки, чтобы убедиться в правильности выбранных мест. отмечены как проданные, и сохраните обновленную диаграмму.

Все продажи билетов являются окончательными. После того, как заглушка была отрезана, была совершена продажа.

При распределении мест старайтесь оставлять свободные места открытыми группами по 2 или 3 человека.Делать театр чувствует себя более полным, постарайтесь распределить назначенные места среди центральной секции и перед боковыми секциями в первую очередь, оставляя пустые места между сторонами для заполнения более поздними покупателями билетов.

Некоторые посетители просят места большего размера. Это переносные стулья и обозначаются на билетах надписью «ПОРТ» или на схеме рассадки другим цветом. Постарайтесь приспособиться запросы на размещение, когда это возможно.

Кредитные карты

Машина для кредитных карт должна быть заперта, когда она не используется. При использовании кредит карточный автомат должен быть включен в розетку и подключен к сети. Несмотря на то что машина печатает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должна быть создан для бизнес-офиса. Прикрепите желтую копию к квитанции кредитной карты, отдайте покупателю белую копию вместе с копией квитанции по кредитной карте и оставьте розовую копию в чековой книжке.

Работа с наличностью

Все лица, работающие с наличными, должны пройти обучение работе с наличными в офисе. Свяжитесь с менеджером по бизнес-операциям, чтобы запланировать кассовое обучение. Наличные получил необходимо ежедневно сдавать в кассу. Каждый раз, когда наличные деньги переходят из рук в руки, должна быть выписана квитанция. быть написано, чтобы отслеживать его. Вам нужно будет проверить приходные книги из кассы.Они имеют серийный номер и должны храниться в запираемом шкафу, когда они не используются. Розовый копии квитанций всегда остаются в книге. Когда все квитанции будут использованы, книга возвращается в канцелярию. При работе с наличными дверь офиса должны быть закрыты и заперты. Дополнительные меры предосторожности также должны быть приняты с билетами так как они имеют денежную стоимость.

Отчетность

  1. Каждый день заполняйте «форму кассы» и получайте весь полученный доход, соответствующий корешки билетов и соответствующие квитанции с указанием суммы денег с билета продажи в кассу.
  2. Кассир подтвердит баланс депозита со всеми учтенными средствами/квитанциями, и выпишет сотруднику Театра расписку о сумме внесенных денежных средств.
  3. По завершении тиража и после того, как все деньги и непроданные билеты будут депонированы Кассир в бизнес-офисе, сгенерируйте отчет о кассовых сборах для директора театра.См. предыдущие отчеты в подшивке с пометкой «кассовые сборы» для форматирования отчета.

Продажа дверей в кассах

Продажа дверей начинается за час до занавеса. Все билеты стоят 8 долларов США каждый, включая КН налог с продаж.

Предварительно проданные билеты будут храниться отдельно от имен посетителей на билетах.

Следите за тем, как одевается дом, на схеме рассадки. Твердая копия схема рассадки только для справки. Не показывать посетителю схему рассадки.  Если посетитель не настаивает, не позволяйте ему выбирать места. Сообщите им что вы даете им лучшее доступное место, учитывая доступное количество мест. Если посетитель хочет сесть с кем-то, кто уже купил билеты, проверьте, не вы можете разместиться.Если нет, продайте им места ближе всего к другой стороне. Не показывать покровитель схема рассадки.

Продажа билетов на входе

При совершении продажи необходимо следовать следующей процедуре:

  1. Спросите посетителей, сколько билетов им нужно.
  2. Карандашом вычеркните места, которые вы продаете клиенту, на схеме рассадки.
  3. Найдите соответствующий распечатанный билет(ы).
  4. Принять оплату.
  5. Зарегистрируйте продажу в квитанции, включая имя покупателя и номер телефона. Покровитель получает белая копия. Желтые копии отправляются в бизнес-офис с залогом. Розовые копии остаться в кассовой книге.
  6. Отрежьте корешок(и) билета и установите соответствующий флажок на корешке, а также отметьте оплату метод.(CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните корешок, чтобы закрыть кассу. и сделать отчет о кассовых сборах в конце дня.

Все продажи билетов являются окончательными. После того, как заглушка была отрезана, была совершена продажа.

Одежда для дома

Непроданные билеты и билеты, возвращенные обратно, должны продаваться в центре зала. наружу.Сначала заполните центральную часть дома, а затем от проходов к стена. Разложите непроданные билеты группами по одиночке, по два, по три и по четыре. Предварительно договориться эти группы для продажи в точке покупки.

Некоторые посетители просят места большего размера. Это переносные стулья и обозначаются на билетах надписью «ПОРТ» или на схеме рассадки другим цветом. Постарайтесь приспособиться запросы на размещение, когда это возможно.

Кредитные карты

Хотя аппарат печатает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должен быть создан для Business Office. Прикрепите квитанцию ​​кредитной карты к желтую копию, отдайте белую копию покупателю и оставьте розовую копию в чеке. книга.

Работа с наличностью

Каждый раз, когда деньги переходят из рук в руки, необходимо выписывать квитанцию, чтобы отслеживать их.Тебе понадобится проверить приходные книги из кассы. Они предварительно пронумерованы и должны хранить в закрытом шкафу, когда он не используется. Всегда остаются розовые копии чеков в книге. Когда все чеки использованы, книга возвращается в Бизнес. Офис. При работе с наличными дверь офиса должна быть закрыта и заперта. Дополнительные меры предосторожности также следует принимать с билетами, поскольку они имеют денежную стоимость.

Горячая линия для студентов

Когда касса откроется, список «студенческой очереди» будет сохранен, и студенты будут быть перечислены в порядке очереди. Каждый учащийся перечисляет свое имя и имя своего учителя.

За пятнадцать минут до занавеса (или в любое более раннее время, установленное театром) директора) невостребованные билеты будут бесплатно выданы студентам на список «линия спешки».Вычеркивайте их из списка по мере поступления билетов. Отметьте заглушку соответствующим образом. Выпустите билеты из непроданной группы, прежде чем вы выпустите предварительно проданные билеты.

Прочие фонды

Предварительно пронумерованные бланки квитанций должны использоваться для получения различных средств. Достаточный документация должна быть приложена к ежедневной кассовой ведомости с описанием цели средств.

Исключения

Любое исключение требует предварительного письменного одобрения вице-президента по административным вопросам. Чрезвычайное происшествие ситуации должны быть доведены до сведения вице-президента по административным вопросам как можно скорее. насколько это возможно.

Приложение B
Разрешенные авансовые денежные счета по состоянию на 26 августа 2020 г.

Кампус Сомерсет

  • Бизнес-офис — 1000 долларов (чек) — Эветта Томпсон
  • Бизнес-офис — 100 долларов США (касса) — Челси МакКаун
  • Бизнес-офис — 100 долларов США (касса) — Сара Эдмон-Бертон
  • Бизнес-офис — 350 долларов США (дополнительные сдачи) — Эветта Томпсон
  • Допуски/стенограммы – 50 долларов США (смена) – Тина Уотсон
  • Косметология — 50 долларов США (сдача) — Дженнифер Оуэнс
  • Assessment Center — 20 долларов США (сдача) — апрель Рассел

Лондонский кампус

  • Бизнес-офис — 100 долларов (касса) — Мелисса Брей
  • Центр оценки — 30 долларов США (сдача) — Лора Экри

Центр Клинтона

  • Косметология — 100 долларов (сдача) — Джони Апчерч

Приложение 3

Ежедневный контрольный список кассиров

  1. Открытие (AM/PM) Кассир кампуса (также может быть старшим кассиром) открывает кассу, открывает регистрирует и открывает кассы с помощью функции копирования. Бизнес-менеджер колледжа Операции создают/удаляют действительные регистры и создают кассиров по мере необходимости.
  2. Каждый кассир должен использовать кассовый аппарат для записи всех транзакций, включая оплату за обучение. платежи. Каждому кассиру присваиваются отдельные кассовые ящики для своих кассовых аппаратов. Совместное использование/перестановка между ящиками не допускается – БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ.
  3. Обработка платежей, полученных по почте.
  4. Обработка любых возвращенных из банка предметов, обработка любых выплат учащимся финансовой помощи потому что ученик бросил/вышел из класса(ов).
  5. Депонировать любые ведомственные фонды, т. е. стенограммы, торговые операции, B&I, библиотечные штрафы/квитанции, и копировальные квитанции.
    1. Примечание. Любые услуги, счета за которые выставляются колледжем, должны проходить через учет дебиторской задолженности. (АР) модуль.Кассовый журнал может использоваться для получения денежных средств, не связанных с студенческий платеж или не связанные с обслуживанием предметы, которые не требуется обрабатывать через АР модуль.
  6. Обработка ваучеров журнала для этих депозитов или получение средств отдела через А/Р модуль. (Рекомендуется выполнить эту задачу главному кассиру.)
  7. Конец дня:
    • Каждая касса кампуса:
      • Запускает отчет запроса (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) и проверяет суммы кассиром и проверяет, были ли использованы правильные целевые/тендерные ключи.
      • Кассиры собирают квитанции или другую документацию учащихся, необходимую для балансировки.
      • Кассиры уравновешивают отдельные реестры и сверяют с PeopleSoft и выдают квитанции и подтверждающая документация к кассе главного кампуса.
      • Индивидуальные кассиры несут ответственность за аннулирование и повторную квитанцию, если это необходимо.
      • Если требуется отмена платежа и быстрая проводка платежа, руководитель бизнеса Перед фактической публикацией необходимо проконсультироваться с операциями.
      • Кассир основного кампуса закрывает, уравновешивает и передает машину для кредитных карт итоги.
    • Каждая первичная (заключительная касса) кампусная касса:
      • Запускает отчет о запросе (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) к общему запросу кассира и проверяет суммы по регистру и проверяет, были ли использованы правильные целевые ключи.
      • Запускает отчет о запросе (K_SF_RCPTS_BY_BUSDAY) к общему запросу кассира и проверяет суммы по реестру.
      • Объединяет средства (деньги) всех кассиров и снова сверяет общую сумму по сравнению к запросу.
      • Готовит депозит(ы) и ежедневный баланс. Если возникает несоответствие, кассир основного кампуса выполняет дальнейшие запросы до тех пор, пока не будет найдено несоответствие. расположен.
  8. После сальдирования открытых касс Старший кассир закрывает кассы и затем закрывает кассу.
  9. Заключительная документация должна включать:
    • Электронная таблица Excel и любая лента счетных машин с полученными чеками, прикрепленная к депозит.
    • Копия квитанции о банковском вкладе.
    • Кассовые ленты.
    • Добавление машинной ленты с избытком/недостатком наличных, которая должна быть четко прикреплена к детали депозита.
    • Подробный пакетный отчет о кредитной карте.
    • Список всех обработанных возвращенных чеков, включая имя учащегося, идентификационный номер и сумму возвращенный товар.
    • Вся документация должна быть приложена к отчетам о закрытии запроса.
  10. Депозит(ы) обычно должен быть внесен до 16:30. каждый день назначенным бизнесом офисный сотрудник.
  11. Документация (балансовый отчет) направляется менеджеру по бизнес-операциям.
  12. Старший кассир ежедневно запускает отчет о поступлении ГК, чтобы проверить совпадение итогов из журналов SF. Депозит.
  13. Перевод средств запрашивается не реже одного раза в неделю (пятница) или когда компенсирующий остаток превышает 500,00 долларов США, со счета в местном банке на денежный счет Колледжа в системе Офис. (Упор следует делать на ежедневные перевозки.)

Примечания:

  • Все студенческие платежи должны проходить через студенческий финансовый отдел.
  • Все платежи по счетам за услуги, оказанные колледжем, должны проходить через AR модуль. Необслуживаемые товары, к которым не применим счет-фактура колледжа, могут быть размещены в Главную книгу через приходно-кассовый журнал.
  • В частности, для студенческих финансов:
    • Во всех случаях приема студентов оплата должна производиться на конкретный срок.
    • Перед выходом из поля Target Key кассиры должны следить за правильностью оплаты тип на основе описания целевого ключа.
    • В случаях, когда студент платит за несколько семестров, следует позаботиться о том, чтобы что типы цели и тендера совпадают и равны, и указан предполагаемый срок.
    • Использование доступа кассиров должно быть строго ограничено для зарегистрированного лица – запрещается совместное использование паролей или экранов!

 

Управление кассой [Чехия] — Business Central

  • Статья
  • 2 минуты на чтение
  • 6 участников

Полезна ли эта страница?

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Функции Кассы и Кассовые документы позволяют определить кассовые счета и кассы для физического прихода и снятия денег. Каждая касса должна иметь отдельный номерной ряд кассовых документов. Можно настроить отдельные серии номеров для приходных кассовых документов и кассовых документов списания.Кейсы в кассе — это предопределенные кейсы для упрощения ввода данных. Вы можете указать отдельного пользователя, уполномоченного работать с конкретной кассой, и передавать кассы между пользователями.

Основной функционал функции «Касса»:

  • Настройка кассы, пользователи кассы
  • Прием кассового документа, выдача кассовых документов и их проводка
  • Кассовые дела, используемые в качестве шаблонов для обычных бухгалтерских операций
  • Платежное приложение с записями книги клиентов и поставщиков
  • Платежное заявление с авансовыми счетами
  • Инвентарь кассы
  • Выходные документы (приходный кассовый документ, расходный кассовый документ)
  • Отчеты — Кассовая учетная книга, Кассовая книга, Кассовая передача

Карточка кассы содержит основную информацию о кассе, такую ​​как номер, валюта, контактные данные и т.д.Он также включает настройки выставления счетов, определения чеков и лимитов, а также предустановки числовых рядов для кассовых чеков.

Кассовые документы бывают приходными или расходными и могут быть в разных валютах в зависимости от кассы. Документы также позволяют выпускать, размещать и печатать выездные документы.

Вы можете запустить функцию применения записей из строк кассового документа, чтобы выбрать записи клиента или поставщика для выравнивания. Аналогичным образом доступны функции для зачета резервных счетов.

См. также

Чешская местная функциональность
Финансы

Business Central в Microsoft Learn

Что такое Мелкая наличность? | Бухгалтерия

Вам нужно в последнюю минуту сделать курьерскую доставку, а почта закрывается через 15 минут. А еще вам нужно купить вашей команде еды для вечернего спринта, а в офисном принтере закончились чернила. Ваша компания еще недостаточно велика, чтобы иметь корпоративные кредитные карты, и вы умеете разделять личные и деловые расходы.

Было бы неплохо иметь лишние деньги, чтобы оплатить эти расходы малого бизнеса, не так ли? Вот где мелкие деньги приходит на помощь.

Что такое мелкие деньги?

Мелкие наличные деньги — это просто любые наличные деньги, которые ваша компания держит под рукой для оплаты небольших незапланированных расходов. Большинство предприятий не будут хранить больше нескольких сотен долларов наличными. Обычно они хранят его в сейфе или кассовом аппарате, и у них есть какая-то система, чтобы ничего не потерялось.

Каковы типичные мелкие денежные расходы?

Большинство малых предприятий тратят свои мелкие деньги на такие вещи, как:

  • Товары для офиса
  • Кофе и закуски
  • Почтовая оплата
  • Топливо и парковка для рабочих поездок
  • Возмещение работникам мелких расходов
  • Любые другие непредсказуемые расходы, которые слишком малы, чтобы выписать чек на

Зачем мне правильно созданный фонд мелкой наличности?

Многие малые предприятия не имеют формальной системы мелкой наличности — владельцы просто платят из своего кармана на небольшие расходы и надеются, что ничего не случится.

Это может стать запутанным и дорогостоящим по мере роста компании: ваши случайные расходы становятся более частыми, а количество не облагаемых налогом расходов вашего бизнеса увеличивается.

Небольшие расходы, которые ваш бизнес делает за счет наличных денег, могут показаться незначительными с точки зрения налогообложения. Но они могут суммироваться. Если вы в среднем тратите 100 долларов на мелкие расходы в месяц, это 1200 долларов, которые вы потенциально можете списать со своего налогового счета в следующем году!

Может показаться заманчивым продержаться как можно дольше, но крайне важно заранее установить правильную систему мелкой наличности.

Как это работает?

Большинство малых предприятий используют систему авансовых платежей для своих мелких наличных, что является просто причудливым способом сказать, что фонд начинается с заранее установленной суммы (скажем, 200 долларов США) и пополняется обратно до этой суммы, если она падает. ниже определенного порога (скажем, 20 долларов).

Малые предприятия часто регистрируют все выплаты в журнале и назначают одного человека, ответственного за мелкие наличные деньги, чтобы гарантировать, что ни одна из средств не пропадет.

Как настроить надлежащую систему мелкой кассы?

Шаг 1: Получите сейф или кассовый аппарат

Вы можете найти их в большинстве канцелярских магазинов.Без физического, выделенного места для хранения мелкой наличности вы, вероятно, потеряете ее из виду и/или сделаете так много исключений при использовании мелкой наличности, что она перестанет быть полезной.

Шаг 2. Выберите хранителя мелких денежных сумм

Хранитель мелкой денежной наличности отвечает за управление фондом мелкой денежной наличности. Если ваш бизнес достаточно мал, это может быть вы. Если вы управляете некоммерческой организацией, это, вероятно, будет вашим казначеем. Для немного более крупных малых предприятий это может быть ваш офисный администратор.

Почему один человек? Возложение ответственности за мелкие наличные на одного человека сокращает путаницу и сводит к минимуму риск кражи.

Шаг 3: Установите начальную сумму, порог пополнения и лимит вывода

Сколько мелкой наличности нужно держать под рукой? Это зависит от того, сколько мелких расходов вы делаете и как часто вы их совершаете, но большинство предприятий, кажется, вполне могут иметь от 100 до 200 долларов наличными.

Используйте свое суждение и откладывайте в мелкую наличность меньше, чем, по вашему мнению, вам нужно — вы всегда можете увеличить сумму позже.

Шаг 4. Подойдите к банкомату или выпишите чек на мелкую кассу

Допустим, вы приняли решение о мелком денежном обороте в размере 200 долларов. Следующий шаг — выписать чек на мелкую наличность на 200 долларов, обналичить его и положить в кассовый аппарат или сейф.

Это первая запись в вашем счете мелкой наличности, представленная следующей записью в журнале, которая показывает, что мелкая наличность уходит с вашего банковского счета.

Счет Дебет Кредит
Мелкая касса 200 долларов
Наличные 200 долларов
Примечание: создан фонд мелкой наличности

Шаг 5. Создание журнала мелкой кассы

Вам также нужен журнал, чтобы отслеживать все расходы, которые вы делаете, используя свои мелкие деньги. Вот как может выглядеть мелкокассовый журнал для типичного малого бизнеса в конце месяца:

XYZ Inc.
Кассовая книга
За апрель 2019 г.

Дата Ваучер № Описание Наличные Обналичить Весы
04.01.2019 4001 Поплавок 200,00
04.03.2019 4002 Почтовая оплата 21.22 178,78
04.07.2019 4003 Топливо для доставочного автомобиля 13.00 165,78
04.11.2019 4004 Закуски 9,00 156,78
04.13.2019 4005 Еще закуски 9,00 147,78
04.14.2019 4006 Бутерброды 39. 22 108,56
17.04.2019 4007 Доставка FedEx 21,43 87,13
19.04.2019 4008 Доставка пуролятора 37,98 49,15

Всего осталось: 49,15 $

Требуется пополнение: $150,85

Обратите внимание, в крайнем правом ряду указан текущий баланс фонда мелких денежных средств? Это позволяет вам согласовать — это модный бухгалтерский перевод для «двойной проверки» — вашего мелкого денежного фонда на лету.

Вы также можете использовать ваучеры на мелкие расходы. Стопка ваучеров играет роль бревна. Любой, кто производит выплату из мелкой наличности, выписывает ваучер, который включает:

  • Выплаченная сумма
  • Дата
  • Человек, получающий деньги
  • Причина выплаты
  • Счет взимается
  • Подпись лица, производящего выплату.

Если сумма наличных денег в сейфе когда-либо не соответствует сумме, записанной в колонке баланса, это означает, что кто-то допустил ошибку при записи информации в журнал или что часть мелкой наличности пропала.

Дополнительная литература: Искусство выверки банковских счетов

Шаг 6. Начните использовать свой фонд наличных денег

Допустим, в вашем офисе закончились ручки, и вам нужно купить их в Staples.

Чтобы использовать мелкие деньги, просто возьмите столько денег, сколько вам нужно из сейфа (скажем, 10 долларов). Когда вы вернетесь из Staples, положите квитанцию ​​за ручки вместе со всеми оставшимися сдачами (скажем, в данном случае это 3,67 доллара) обратно в сейф и сделайте соответствующую запись в журнале мелких кассовых операций.

Шаг 7. Привыкайте пополнять свой фонд мелкой наличности

Предположим, что к концу месяца у вас в кассе осталось 49,15 долларов, и вы хотите пополнить свой фонд мелкой наличности на 150,85 долларов, чтобы вернуть его до 200 долларов.

Для этого вы просто выписываете еще один чек на мелкую кассу, на этот раз на $150,85, обналичиваете его, кладете наличные в сейф и делаете соответствующую запись в журнале мелкой кассы.

Шаг 8: Зафиксируйте пополнение в вашей системе учета

Первым шагом к регистрации пополнения наличными в вашей системе бухгалтерского учета является суммирование всех мелких расходов, которые были оплачены с использованием наличных денег.Мы могли бы подытожить расходы из журнала мелкой кассы выше следующим образом:

Расход Сумма
Почтовый индекс 80,63 $
Топливо 13,00 $
Закуски 57,22 $
Итого 150,85 $

Теперь, когда вы суммировали все свои мелкие денежные расходы, сделайте следующую запись в своей бухгалтерской системе:

Счет Дебет Кредит
Почтовый индекс 80 долларов. 63
Топливо 13,00 $
Закуски 57,22 $
Наличные 150,85 $
Примечание: пополнен фонд мелкой наличности

После того, как вы внесете свои операции с наличностью в бухгалтерские книги, ваша бухгалтерия сможет использовать их при составлении финансовой отчетности, чтобы вы могли точно учитывать мелкие наличные в своих расходах.

При использовании учета по методу начисления пополнение может быть зачислено из кредиторской задолженности вместо денежных средств.

Несколько советов о том, как эффективно управлять фондом мелкой наличности

Изложите в письменной форме свою политику в отношении мелких денежных средств

Убедитесь, что все, у кого есть доступ к мелким денежным средствам, знают, для чего они предназначены, и приведите несколько примеров типичных мелких денежных расходов, чтобы не было путаницы.

Убедитесь, что все используют журнал мелкой кассы

Может показаться утомительным записывать таким образом каждую мелочь, но в мелких денежных тратах нет ничего мелочного.Вы должны документировать все свои мелкие денежные расходы, если хотите списать их на налоги, как и любой другой доход или расход.

Не забудьте согласовать

Время от времени сравнивайте остаток мелкой наличности, записанный в журнале учета мелкой кассы, с фактической суммой наличных, оставшейся в вашем сейфе. Если цифры не совпадают, это означает, что что-то пошло не так, и вам необходимо проверить каждую статью расходов на наличие расхождений.

Мелкая касса — Бухгалтерские услуги

Учреждение

Денежные средства на мелкие расходы/разменные деньги могут быть запрошены, когда существует установленная потребность в повторяющиеся мелкие покупки за наличные или когда возникла необходимость поддерживать фонд сдачи. оправдано.Необходимо заполнить и проставлены подписи (см. Informed Filler, «Разрешение на кассу»). После одобрения предоставлено, средства будут заказаны от Wells Fargo кастодиану и доступны для получения в кассе (администрация Joyal — южное лобби).

Расходы

При совершении расходов будет получена квитанция, содержащая следующий:

  1. Дата расходования
  2. Имя поставщика
  3. Выплаченная сумма.
  4. Положительные доказательства того, что платеж был произведен. (кассовый чек или собственноручная накладная на котором написано «оплачено». )
  5. Описание приобретенных товаров
  6. Подпись, подтверждающая получение товаров или услуг (если применимо)

Возмещение

Возмещение средств хранителю фонда будет произведено при наличии следующей документации подается:

  1. Ваучер на мелкие расходы, подкрепленный оригиналами чеков о покупке (см. Informed Filler, «Petty Кассовый чек»)
  2. Заполненная сводная информация на первой странице кассового чека
  3. Предварительно одобренные продукты питания и сопутствующие товары (если применимо)

Закрытие

Когда мелкие денежные средства больше не нужны; не вели никакой деятельности в течение 6 месяцев; или при прекращении или ведомственной передаче кастодиана мелкие денежные средства будут быть возвращены в кассу (администрация Joyal — южное лобби). Перевод средств наследнику не разрешен . Если преемнику должен быть предоставлен мелкий денежный фонд, требуется новый запрос.

Разное

Наличные деньги не могут быть использованы для покупки чего-либо, требующего специального разрешения, и не должны его можно использовать для покупок, требующих заказа на поставку. Когда фонд не используется, он должен храниться в надежном запираемом контейнере.

Кража

В случае кражи немедленно сообщите в полицию кампуса. Необходимо отправить новый запрос запрос на возмещение средств, который будет включать следующие данные:

  1. Дата и время кражи
  2. Сумма кражи
  3. Обстоятельства
  4. Предотвращение подобных происшествий
  5. Наименование хранителя и отдела
  6. Копия протокола полиции

Процедуры

  1. Фонды мелкой наличности, которые в настоящее время существуют в различных отделах, управляются «Хранитель мелкой денежной наличности. «Каждый отдел должен иметь свой собственный фонд, если они хотят использовать мелкие деньги на расходы
  2. Все мелкие покупки за наличные должны совершаться для действительных и надлежащих деловых целей Университета; те же правила и критерии, используемые отделом закупок, применяются к мелкой денежной наличности. покупки
  3. Покупка одного или нескольких предметов на общую сумму более 50 долларов США (исключая продажи) налог) в одной квитанции или счете-фактуре не может быть возмещен наличными
  4. Ваучер на мелкие расходы может объединять отдельные квитанции от одного и того же поставщика, если они датированы разными датами. дней, и они не превышают лимит в 50 долларов США
  5. Физические лица могут требовать возмещения расходов от хранителей мелкой денежной наличности отдела, представив оригиналы квитанций, или предъявив форму заказа/регистрации с копией чека, или Заявление о кредитных картах
  6. Хранители мелкой денежной наличности должны потребовать возмещения расходов на мелкую наличность своего отдела финансировать не реже одного раза в месяц, заполнив раздел «Сводная информация» и отправив ваучеры на мелкую кассу в Accounting Services M/S JA 58
  7. Покупка продуктов питания и/или закусок не должна производиться на мелкие денежные средства, за исключением ограниченных обстоятельств, когда одобрение предоставляется заранее
  8. Ваучер на мелкие расходы должен содержать полную строку Peoplesoft Chartfield и авторизацию. подпись.

Кассовый (базисный) учет проще в использовании, чем учет по методу начисления

Дома > Энциклопедия > С > Кассовый учет

Что такое кассовый учет?

По сравнению с методом начисления кассовый подход проще для понимания и использования, и его может быть достаточно для некоторых малых предприятий.

Предприятия должны выбрать один из двух возможных подходов к финансовой отчетности:

  • Во-первых, они могут выбрать кассовый учет .Фирмы, использующие этот подход, регистрируют выручку, когда получают наличные, и регистрируют расходы, когда платят наличными.
  • Во-вторых, они могут выбрать по методу начисления с учетом вместо . Фирмы, использующие этот подход, регистрируют доходы, когда они их зарабатывают, и регистрируют расходы, когда они им должны.

Система бухгалтерского учета определяет, как фирма ведет бизнес

При первом знакомстве с различиями между кассовым учетом и учетом по методу начисления различия могут показаться незначительными. Однако, когда природа двух систем учета лучше понята, становится ясно, что выбор системы учета оказывает глубокое влияние на операции.

Выбор системы влияет на то, как фирма выставляет счета клиентам и как она собирает платежи и оплачивает свои счета. И выбор системы бухгалтерского учета оказывает глубокое влияние на то, как фирма выполняет обязательства по отчетности перед регулирующими органами и правительствами.

Большинство предприятий выбирают учет по методу начисления

Подавляющее большинство предприятий по всему миру выбирают учета по методу начисления .Для публичной компании практически невозможно выполнить свои требования к отчетности, используя только кассовый учет. Крупные организации всех видов — государственные и частные — не могут удовлетворить свои потребности в ведении учета, используя только кассовый учет. Одна из причин, например, заключается в том, что только метод начисления позволяет организации отслеживать свою базу активов, обязательств и собственного капитала.

Некоторые предприятия выбирают кассовый учет

В отличие от учета по методу начисления, некоторые малые частные предприятия выбирают кассовой основе учета, потому что это просто.

  • Этот подход является более простым, поскольку он использует систему с одной записью: каждая транзакция приводит только к одной записи записи транзакции. Двойная система начисления, напротив, требует не менее двух бухгалтерских проводок для каждой.
  • Учет на основе кассового метода также прост, потому что он признает только два вида транзакций — приток и отток денежных средств. Учет по методу начисления, для сравнения, регистрирует дебетовые и кредитовые операции в пяти различных категориях счетов.

А при кассовой системе ведение «бухгалтерских книг» фирмы не требует навыков бухгалтерского учета. Почти любой человек, который может расположить цифры в таблице и управлять простой электронной таблицей, может создавать и использовать записи на основе наличных денег. В результате кассовый подход позволяет некоторым небольшим фирмам удовлетворять свои потребности в ведении учета и отчетности без наличия обученного бухгалтера или бухгалтерского программного обеспечения.

Наличный расчет означает только операции с наличными

Кассовая система регистрирует транзакции только тогда, когда наличные деньги переходят из рук в руки, включая, конечно, физическую передачу монет и банкнот, но также и формы передачи, которые очень быстро превращаются в наличные деньги.В результате в кассовой системе также регистрируются платежи с помощью письменных чеков, кредитных карт, банковских дебетовых карт и банковских переводов.

Однако кассовая система не регистрирует получение простого векселя, создание дебиторской задолженности или отправку счета-фактуры клиенту.

Объяснение кассового учета в контексте

Разделы ниже определяют и иллюстрируют кассовый учет . Обратите внимание, что этот термин появляется в контексте с терминами и понятиями из области бухгалтерского учета, бухгалтерского учета и бизнес-анализа.

  • Обоснование и цель кассового учета.
  • Примеры транзакций и счетов, демонстрирующие использование кассового учета.
  • Кассовый учет В отличие от учета по методу начисления и причины, по которым большинство компаний и организаций выбирают учет по методу начисления.

Содержимое

Связанные темы

Кассовый метод и метод начисления


В чем разница?

Разница между кассовым методом и методом начисления связана с тем, что большинство бизнес-операций включают два события.

  • Продавец поставляет товары или оказывает услуги.
  • Покупатель оплачивает покупку.

Эти события могут происходить одновременно или между ними может быть промежуток времени. И одно событие может предшествовать другому.

Продавец может, например, доставить товар, затем выставить счет покупателю и ждать оплаты 30 дней и более. Или продавцу можно заплатить «авансом», а затем доставить позже. Например, когда покупатель арендует жилую площадь, первый платеж обычно должен быть внесен до начала срока аренды. Например, когда покупатель арендует площадь, первый платеж, как правило, должен быть произведен до начала периода использования.

При учете по кассовому методу продавцы регистрируют свои расходы на доставку товаров или услуг при оплате стоимости. Точно так же продавцы регистрируют кассовые чеки только тогда, когда покупатели платят.

Продавцы, использующие кассовый метод, регистрируют доходы и расходы, то есть только тогда, когда они происходят, даже если между двумя событиями проходит время, события, включая ситуации, когда они происходят в разные учетные периоды

Учет по методу начисления обеспечивает совпадение, а учет по кассовому методу — нет

Общепринятым бухгалтерским принципом «совпадения» является представление о том, что отчетные поступления доходов должны совпадать (отчитываться в том же отчетном периоде) с расходами, которые их приносят.В противном случае заявленная маржа и прибыль вводят в заблуждение. Фирмы, работающие за наличный расчет, которые продают «в кредит», не всегда достигают такого соответствия.

  • В отличие от кассового учета, альтернативный метод начисления обеспечивает сопоставление путем использования двух пар записей для одной продажи.
    • Для продавцов по методу начисления закрытие продажи и поставка товаров или услуг приводит к двум бухгалтерским проводкам. Это дебет на один счет и кредит на другой. И получение платежа наличными от клиента приносит еще две записи.Это, опять же, дебет на один счет и кредит на другой.
    • В то же время покупатели по методу начисления записывают две записи, когда они впервые должны заплатить, и еще две записи, когда они платят наличными.

Таким образом, при учете по методу начисления и продавцы, и покупатели сообщают о доходах и расходах на основе первой пары записей каждой стороны. В них указывается, то есть записи, показывающие доход, полученный продавцом, и денежные средства, причитающиеся покупателю.

Как использовать учет по кассовому методу


Пример записи операций по кассовому методу

Кассовый учет хорошо работает с одинарной записью, тогда как учет по методу начисления работает только с двойной записью. В результате примеры, сравнивающие кассовый учет и учет по методу начисления, очень похожи на примеры, сравнивающие системы с одинарной и двойной записью.

Учет наличных с одной записью очень похож на то, как физические лица используют чековый регистр для проверки чеков, депозитов и остатков по счетам. Пользователи напрямую записывают сумму каждого притока или оттока денежных средств, а также название или описание транзакции.

Запись кассовой операции

В таблицах 1 и 2 ниже показано, как может выглядеть запись с разовой записью на основе наличных денег для транзакций за несколько дней для малого бизнеса, например небольшого розничного магазина, работающего в качестве индивидуального предпринимателя.

Кассовая запись с тремя столбцами для малого бизнеса

Таблица 1, состоящая из трех столбцов, представляет собой кратчайшую возможную форму записи кассовых операций.

($ 624.15) $ 592.25
Кассовая отчетность компании Klein с тремя колонками июнь 20YY
Дата Операция Сумма
1 июня 20ГГ Начальный баланс за день 4 520,00 долларов США
1 июня 20ГГ Счет за электричество за месяц (149 долларов США. 80)
2 июня 20 июня Почтовые марки приобретены ($ 43,00)
2 июня 20074 ($ 624.15)
3 июня 20 июня ежедневных продаж продукции $ 1 040,25
3 июня 20 июня налог продаж заплатил ($ 83,22) ($ 83.22) 4 июня 20 июня 4 июня ежедневных доходов $ 592.25
4 июня 20 июня долл. США.83
5 июня 20ГГ Возврат клиенту выплачен ($42,95)
5 июня 20ГГ Остаток на конец дня $5 390,21

 

Таблица 1 . Трехколоночная запись кассовой операции для малого бизнеса. Входящие средства — это положительные числа, а исходящие средства — отрицательные числа (в скобках). Эта простая кассовая запись показывает транзакции за пять дней.

Запись транзакций наличными в пяти столбцах для малого бизнеса

Таблица 2 с пятью столбцами немного сложнее, чем Таблица 1.Таблица 2 имеет отдельные столбцы для притока денежных средств (доходов), оттока денежных средств (расходов) и текущего баланса.

Klein Company Пятистолбцовая кассовая запись июнь 20YY
Дата Операция Доходы Расходы
Остаток
1 июня 20ГГ Начальный баланс за день 4 520,00 долл. США
1 июня 20ГГ Счет за электричество за месяц (149 долларов США.80) $ 4,370.20
2 июня 20YY Почтовая марка покупка ($ 43,00) $ 4,327.20
2 июня 20YY Inventory приобрели ($ 624,15) $ 3,703. 5
3 июня 20ГГ Ежедневные продажи продукции 1040,25 долл. США 4743,30 долл. США
22) $ 4,660.08
4 июня 20YY доходы Ежедневное обслуживание $ 592,25 $ 5,252.33
4 июня 20YY Банковский процент получил $ 180,83 $ 5,433.16
5 июня 20YY Возврат клиенту выплачен (42,95 долл. США) 5 390,21 долл. США
5 июня, 20 г.г. Конечный баланс за день     5390 долларов США.21

 

Таблица 2 . Операции на основе наличных с единой системой. Эта версия имеет текущий баланс и отдельные столбцы для входящих доходов и исходящих расходов. Входящие доходы — положительные числа, а исходящие средства — отрицательные числа.

В запись можно добавить дополнительные столбцы, чтобы показать различные категории доходов или расходов. Единственная структура, необходимая в регистре, – это включение достаточного количества различных категорий доходов и расходов, чтобы соответствовать требованиям налоговой отчетности.

Где достаточно кассового учета?


Когда предпочтительнее кассовый учет?

Кассовый учет может подойти для некоторых малых предприятий. Некоторые небольшие фирмы могут предпочесть кассовый подход системе начисления.

Когда фирмы предпочитают кассовый учет?

Денежный подход может быть предпочтительнее, если применимы все или большинство следующих условий. Компания:

  • Использует учет с одной записью, а не с двойной записью
  • Проводит относительно мало финансовых транзакций в день
  • Не продает в кредит (не поставляет товары или услуги, а затем выставляет счета клиентам для оплаты позже)
  • Требует, чтобы во время продажи покупатели оплачивали наличными, письменным чеком, банковским переводом или кредитной/дебетовой картой третьего лица
  • Имеет очень мало сотрудников
  • Владеет несколькими ценными физическими активами, поддерживающими бизнес
  • Может иметь на банковском счете некоторые товарно-материальные запасы, канцелярские товары и наличные деньги, но не владеет зданиями, значительным количеством офисной мебели, большими компьютерными системами, производственным оборудованием или транспортными средствами
  • Компания является частной или действует как единоличное предприятие или товарищество. Компании не нужно публиковать отчет о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс или другие финансовые отчеты, требуемые от компаний, находящихся в государственной собственности.

Удовлетворение потребностей в юридической отчетности с помощью кассовой системы

В таких условиях системы на основе наличных расчетов может быть достаточно для выполнения юридических обязательств компании по предоставлению отчетности. Кассовой системы может быть достаточно для 

  • Поддержка отчетности компании по налогу на прибыль (для которой основными данными являются входящие доходы и исходящие расходы по нескольким категориям)
  • Доказательство того, что компания собирала и уплачивала государственные налоги с продаж за проданные товары или услуги
  • Прогнозирование будущих потребностей бюджета и доходов от продаж
  • Доказательство того, что компания соблюдает минимальную заработную плату и требования по удержанию подоходного налога с сотрудников
  • Доказательство того, что компания платит свой подоходный налог 
  • Обеспечение видимости и контроля входящих и исходящих средств в режиме реального времени (для предотвращения превышения бюджета или перерасхода текущего счета компании)

Преимущества и недостатки кассового подхода

Преимущества и недостатки кассового учета с системой одинарной записи наиболее очевидны при сравнении кассового подхода с основным альтернативным подходом, учет по методу начисления с системой двойной записи.


Преимущества кассового метода учета


Кассовый метод учета по сравнению с методом начисления

Кассовый метод учета имеет значительное преимущество в простоте по сравнению с методом начисления.

  • Люди, практически не имеющие финансового или бухгалтерского учета, легко понимают кассовый подход (и ведение бухгалтерского учета по одной записи).
  • Многие небольшие компании могут внедрить кассовый метод без привлечения обученного бухгалтера или бухгалтера.
  • Кассовый подход не требует сложного бухгалтерского программного обеспечения.Например, из приведенных выше примеров должно быть ясно, что фирма может быстро создать и поддерживать систему единой записи на кассовой основе в письменном блокноте или очень простой электронной таблице.

Недостатки кассового метода учета


Кассовый метод учета по сравнению с методом начисления

Кассовый учет не может удовлетворить потребности в ведении учета публичных компаний и других организаций, которые должны подавать проверенные финансовые отчеты, такие как отчет о прибылях и убытках или балансовый отчет. Он также не может — сам по себе — дать владельцам и менеджерам важную информацию для оценки финансового положения фирмы. Некоторые из существенных различий между этими двумя подходами иллюстрируют недостатки кассового подхода .

Системы начисления с двойной записью обеспечивают несколько видов проверки ошибок, которые отсутствуют в кассовом учете с системой одинарной записи. В системе начисления каждая финансовая транзакция приводит как к записи по дебету (DR) в одной учетной записи, так и к эквивалентной, компенсирующей записи по кредиту (CR) в другой учетной записи.Для любого промежутка времени сумма всех «дебетов» должна равняться сумме всех «кредитов». То есть:

Всего DR = Всего CR

В кассовых системах отсутствует встроенная проверка ошибок

Более того, двойная система начисления работает так, что всегда выполняется уравнение баланса:

Активы = Обязательства + Акции

Вместе эти уравнения известны как бухгалтерское уравнение. Любое отклонение от этого равенства в системе начисления с двойной записью свидетельствует об ошибке ввода транзакции где-то в системе.

Система начисления встроена при проверке ошибок

Такого рода ошибки не существует в кассовой системе с однократной записью. Например, рассмотрите результат, если бухгалтер, работающий с наличными, по ошибке введет, скажем, приток доходов как 10 000 долларов США, тогда как правильное значение равно 1 000 долларов США.

В однократной кассовой системе ошибка может быть незаметна до тех пор, пока фирма не получит банковскую выписку с неожиданно низким остатком на счете или с перерасходом средств по счету.

Однако в системе с двойным начислением запись о депозите наличными в размере 1000 долларов США (дебет счета актива, «Наличные деньги в кассе») будет сопровождаться другой записью, указывающей источник, например.g., кредит на счет пассива (например, «Банковская ссуда») или кредит на счет другого актива (например, «Счета к получению»). Если вторая запись отсутствует, суммы кредита и дебета в системе будут отличаться, тем самым выявляя ошибку.

Сосредоточьтесь только на доходах и расходах

Система двойной записи учитывает весь план счетов компании. То есть все операции в системе двойной записи приводят к записям на двух разных счетах, которые могут быть так называемыми счетами отчета о прибылях и убытках (счета доходов и счетов расходов) или так называемыми балансовыми счетами (счета активов, счета пассивов). и счета акций).

Когда компания получает денежные средства в виде банковского кредита, как уже упоминалось, система двойной записи записывает дебет по счету актива, например, «наличные деньги в кассе» (для счета актива «дебет DR» означает увеличение) , а также кредит пассивного счета, например, «банковские кредиты» (при пассивном счете увеличение — это кредит).

В системе с единой записью компания может учитывать денежные средства, полученные от банковского кредита, как приход денежных средств, но нет простого способа зарегистрировать соответствующее увеличение обязательств (банковский кредит для погашения). Системы единой записи не позволяют легко отслеживать стоимость активов, обязательств или акций.

Кассовый учет работает с системами одиночной записи


Подход не работает с системами двойной записи

Системы однократной записи, кроме того, хорошо работают с учетом кассового метода, который регистрирует притоки и оттоки только при движении денежных средств. Системы с единой записью не могут легко поддерживать альтернативный подход, учет по методу начисления, который используется подавляющим большинством предприятий по всему миру.Например, когда поставка товаров и услуг происходит в другое время, чем денежная оплата этих товаров и услуг, учет по методу начисления обеспечивает механизмы для реализации концепции сопоставления, практики признания доходов и затрат, которые привели к ним, в одном и том же учете. период.

Когда доставка продукта и оплата клиентом приходятся на разные периоды

Однако, если доставка поставщиком и оплата покупателем приходятся на разные отчетные периоды, однократная система не может сопоставить эти два события. Таким образом, в таких случаях система единой записи дает вводящую в заблуждение картину доходов за любой период.

В результате сложно построить систему единой записи, которая соответствует требованиям GAAP для бизнеса в большинстве стран (Общепринятые принципы бухгалтерского учета). Этот недостаток может не касаться индивидуальных предпринимателей, товариществ или небольших частных компаний. Для этих фирм система бухгалтерского учета должна поддерживать только потребности компании в соблюдении требований к налоговой отчетности и отчетности по занятости.Почти невозможно построить систему с единой записью, которая сама по себе удовлетворяла бы потребности в отчетности публичных компаний или других фирм, которые должны представлять отчеты о доходах, финансовом положении, нераспределенной прибыли или движении денежных средств.



Марти Шмидт

Solution Matrix Limited ® 292 Newbury St Бостон MA 02115 США
Телефон +1.617.430.5307 • Контактная форма • Политика конфиденциальности • О нас • Карта сайта
Условия предоставления услуг • Возврат средств • Обслуживание клиентов • Безопасность и безопасность
Авторские права © 2004–2022, Solution Matrix Ltd • Все права защищены

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.