Делопроизводитель в чем заключается работа – Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

Содержание

Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии

Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?

Характеристика профессии

Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя. Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.

Функциональные обязанности делопроизводителя

Основная его обязанность – ведение документооборота компании, он:

принимает, корреспондирует, сортирует, отправляет все деловые бумаги и письма;
ведет деловую переписку;
ведет их учет в специальных журналах и осуществляет контроль за неразглашением особо важной информации, а также контролирует своевременное и правильное исполнение документов;
подготавливает все необходимые материалы для руководителя и бизнес-встреч;
организует работу архива.

Предъявляемые требования

Делопроизводитель должен иметь диплом о высшем образовании (экономическом, юридическом), бывают случаи, когда достаточно и среднего образования. Кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг. Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.

fb.ru

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :: BusinessMan.ru

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

ведение деловых переписок управляющего звена;
формирование структурированной документационной базы;
контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, — это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.

Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

businessman.ru

Должностная инструкция делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
хорошая память для запоминания большого объёма информации;
высокое чувство ответственности;
доброжелательность;
коммуникабельность;
грамотная чёткая речь;
спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

аллергия и/или астма на бумажную пыль;
сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
запрашивать нужную для работы информацию;
получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Делопроизводитель – что это за профессия и кем он может работать?

Сегодня на сайте вакансий и биржах труда время от времени встречается такая неизвестная до этого профессия как делопроизводитель. Эта должность становится весьма востребованной, в основном в крупных компаниях, которым приходится иметь дело с большими массивами документов. Хотя её и нельзя отнести к популярным, она подойдет некоторым молодым специалистам и людям, решившим сменить сферу деятельности.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается

Профессия делопроизводитель предполагает полное ведение документооборота компании. В некоторых случаях сами руководители затрудняются сказать, что делает делопроизводитель. Эта должность совмещается с функциями офис-менеджера, а в отдельных компаниях может потребоваться знание иностранных языков, чтобы он мог осуществлять перевод с иностранных языков.

Кем может работать делопроизводитель

Люди, получившие данную специальность, достаточно востребованы. Они могут работать секретарями, архивариусами, выполнять функцию офис-менеджеров, также из них получаются хорошие специалисты секретариата. Одним словом, делопроизводитель, имеющий соответствующее образование без работы не останется. При этом важно понимать не только кем, но и где может работать человек с этой профессией.

Обычно, им предлагают следующие места для трудоустройства:

Культурные учреждения
Справочные службы
Архив образовательного учреждения
Крупные и средние государственные компании

Личные качества и образование делопроизводителя

Заинтересованные в приобретении данной профессии, чаще всего интересуются, что должен знать делопроизводитель в первую очередь. Данная должность или профессия, в зависимости от того, как её определяют сами делопроизводители, предполагает знание нормативных актов, регулирующих процесс документооборота, техники и специализированных программ. Из личных качеств важнейшими являются пунктуальность, педантичность и внимание к деталям. Разумеется, как и в любой профессии требуется профессиональная подготовка.

Какое образование нужно получить, чтобы работать делопроизводителем

Данная профессия требует наличия как минимум средне профессионального образования в специализированных колледжах или высших учебных заведениях по специальности «архивное дело». При этом, профессия делопроизводителя может быть получена в специализированных центрах дополнительного образования.

Теперь Вы знаете в чем заключается работа делопроизводителя и что это за профессия. А чтобы окончательно понять, стоит ли учиться на него, рекомендуем посмотреть описание обучающих курсов на нашем сайте.

obuchenietpp21.ru

Должностная инструкция делопроизводителя: обязанности, функции и требования

Делопроизводитель – это очень важная и ответственная профессия, приобретающая все большую популярность. Ведь от работы данного специалиста напрямую зависит оборот всей документации в организации, что оказывает существенное влияние абсолютно на все аспекты деятельности предприятия.

К специалисту, занимающему должность делопроизводителя, наниматель предъявляет определенный перечень требований относительно навыков, умений и личных качеств, только соответствуя которым, можно занять вышеупомянутую должность.

Все требования, предъявляемые к сотруднику, функции, которые он будет исполнять в организации, кому он будет подчиняться и чьи поручения исполнять, его права и обязанности – все эти немаловажные аспекты отражены в должностной инструкции.

Именно поэтому, прежде чем отдать предпочтение определенной профессии очень важно ознакомиться с ключевыми моментами ее должностной инструкции.

В каких организациях можно работать делопроизводителем?

В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного — на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.

Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.

В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями – обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.

Еще совсем недавно делопроизводством фактически занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась – крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.

Что входит в обязанности делопроизводителя?

Достаточно сложно привести полный перечень должностных обязанностей специалиста по делопроизводству. Ведь во многом они специфичны и напрямую зависят от отрасли, в которой ведет работу та или иная организация или ведомство. Но, не смотря на это, можно выделить целый ряд основных функций, выполняемых делопроизводителем:

Регистрация и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции компании. Все входящие письма, служебные записки, приказы, поступающие в организацию, должны быть приняты и надлежащим образом обработаны. Процесс обработки корреспонденции происходит в несколько этапов. На первом этапе необходимо принять корреспонденцию. Независимо от способа получения корреспонденции (почтовое отправление, служба доставки или же электронная почта) любой входящий документ необходимо принять соответствующим образом. На следующем этапе входящую корреспонденцию сортируют по различным основаниям (в зависимости от отправителя, по содержанию, по срочности и пр.). Далее следует регистрация входящей корреспонденции. В процессе регистрации любой входящий документ вносится в электронную базу и в журнал учета входящих документов, ему присваивается соответствующий входящий номер и ставится дата его получения;

Надзор за строгим соблюдением сроков исполнения документов. В зависимости от категории документа (жалоба, запрос, служебная записка, приказ и т.д.) его исполнение обязано произойти за отведенный законодательством срок.

Делопроизводитель обязан строго следить за соблюдением всех сроков входящих и внутренних документов, ведь нарушение установленного срока является прямым нарушением законов.

Ведение всего документооборота организации. Ведение документооборота подразумевает под собой не только работу с входящей корреспонденцией, но и с внутренними и исходящими документами. Этот процесс включает в себя внесение документов в реестры, распределение по отделам и при необходимости по конкретным специалистам, отправку исходящей корреспонденции в другие фирмы, организации, министерства и архивирование документации;
Архивирование документации. В соответствии с нормами законодательства определенные виды документов должны архивироваться и храниться в специализированном помещении – архиве определенный промежуток времени. Перед непосредственным помещением документации в архив, она должна быть приведена в установленный порядок – рассортирована, пронумерована, подписана (при необходимости уполномоченным лицом), внесена в реестры и соответствующие журналы хранения архивных документов на электронном и/или бумажном носителе. В зависимости от типа самого документа, сроки его хранения могут быть различными. При необходимости, документы могут изыматься из архива, о чем составляется акт, установленного образца. После проведенных работ с архивным документом, он возвращается на хранение в архив до истечения срока хранения. По истечении срока хранения документа в архиве, его изымают (о чем составляется соответствующий акт) и уничтожают;

Знание основных законодательных норм в сфере делопроизводства и некоторых других отраслях права (в зависимости от сферы деятельности организации/ведомства). Вся деятельность специалиста по делопроизводству ведется в строгом соответствии с нормами Единой государственной системы делопроизводства, нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность организации, а также внутренним регламентом (уставом) и распорядком предприятия;

Зачастую прямые обязанности делопроизводителя могут быть дополнены не совсем привычными для данного специалиста функциями, более свойственными секретарю:

Ведение телефонных переговоров и прием звонков. Очень часто в небольших организациях с малочисленным штатом, делопроизводителю приходится отвечать на входящие звонки, обзванивать клиентов, поставщиков, другие организации;
Работа с клиентами. Общение с посетителями, представителями различных организаций и ведомств также может быть возложено на плечи делопроизводителя;
Перевод документов. В ряде компаний в обязанности специалиста по делопроизводству может быть включен перевод корреспонденции и иных документов с иностранных языков;
Иные обязанности. Привести полный перечень обязанностей делопроизводителя крайне сложно, не зная специфики организации, поэтому приведенные выше, основные должностные обязанности могут быть дополнены некоторыми функциями и иными обязанностями;
Требования, предъявляемые к специалисту по делопроизводству.

Как и к любому другому специалисту, к делопроизводителю работодатель предъявляет определенные требования. Есть ряд основных критериев, закрепленных трудовым законодательством, которым должен соответствовать специалист:

Соответствующее образование. Естественно, что работодатели отдают предпочтение кандидатам, имеющим законченное высшее образование. В приоритете специалисты, имеющие диплом экономиста, юриста, архивариуса и делопроизводителя. Однако далеко не все организации требуют от будущих сотрудников диплом о высшем образовании и могут быть удовлетворены дипломом из техникума;

Высокий уровень навыков владения персональным компьютером, офисной техникой и знания основных офисных программ. В своей работе делопроизводителю достаточно много времени придется проводить за компьютером, создавая и распечатывая документы различного формата, снимать копии, сканировать документы, пользоваться электронной почтой и многое другое.

Также специалист по делопроизводству должен без труда работать в стандартных офисных программах, а иногда и иметь навыки работы в специфических программах, таких как 1С.

Умение вести работу с документацией. Зачастую работодатели хотят видеть у себя в компании специалиста, который уже умеет надлежащим образом составлять и оформлять все виды документов, вносить их в реестры, журналы, электронные базы, направлять документацию адресатам (в самой организации и за ее пределами) осуществлять архивирование и знать еще некоторые нюансы;
Знание делового этикета и умение общаться с клиентами. Каждый сотрудник организации должен быть знаком с основами делового этикета, уметь грамотно вести переговоры и встречи с клиентами и заказчиками, а также строго соблюдать субординацию;
Опыт работы в данной сфере, хотя трудовое законодательство не требует от кандидата на должность делопроизводителя наличие определенного трудового стажа, работодатель может его требовать. В различных компаниях требования к наличию опыта работы в сфере делопроизводства либо в схожей деятельности различны и могут варьироваться в пределах 1 – 5 лет. Бывают случаи, когда нанимают сотрудника без опыта работы, опираясь, например, на рекомендации с места прохождения практики во время учебы или иные факторы;
Знание иностранных языков. В зависимости от сферы деятельности самой компании, работодатель может требовать знание одного или нескольких иностранных языков. Самым распространенным, конечно же, является английский язык;
Помимо профессиональных качеств, обычно уделяется достаточно большое внимание личным качествам будущего работника:
Грамотность. При постоянной работе с документами, необходимо иметь достаточно высокий уровень грамотности, чтобы составленные документы не содержали грамматических, орфографических, пунктуационных, синтаксических и смысловых ошибок;
Внимательность. Делопроизводитель должен быть крайне внимательным и не упускать из вида все детали, чтобы исключить возможность возникновения ошибок в работе;
Знание терминологии и делового языка. Делопроизводитель должен хорошо разбираться в терминологии, используемой в организации, а также знать обороты и термины, которыми пользуются при составлении документов;
Пунктуальность, исполнительность, усидчивость, стрессоустойчивость, коммуникабельность – стандартный список требований, предъявляемый к любому офисному сотруднику;
Данные пункты могут быть изменены и дополнены по усмотрению работодателя.

Основные положения должностной инструкции специалиста по делопроизводству

Сама должностная инструкция разрабатывается руководителем организации или иным лицом, на которое руководитель возложит подобного рода обязанности (например, сотрудником отдела кадров). В инструкции подробно изложены все функции и обязанности делопроизводителя. Такое подробное описание необходимо для того, чтобы сам делопроизводитель четко знал, в чем заключается его работа и чтобы руководство не перекладывало на работника не свойственные его должности обязанности. Таким образом, должностная инструкция служит своего рода перечнем обязанностей, а также защищает делопроизводителя от лишней нагрузки.

После того как в инструкцию внесены все необходимые пункты она должна быть заверена руководителем организации/ведомства и подписана им, а также лицом, принимаемым на должность специалиста по делопроизводству.

Пункты должностной инструкции могут быть различными, в зависимости от направления деятельности организации. Однако существует ряд основных положений, которые традиционно включают в инструкцию:

Общие положения. В данном пункте обычно указывают основные требования к сотруднику, такие как наличие необходимого образования, требуемый опыт работы в данной области, знания нормативной базы, уровень знания компьютера и офисных программ, владение иностранными языками, другие личные и профессиональные качества работника;
Профессиональные обязанности. В данном пункте, максимально подробно расписываются все обязанности сотрудника, что позволяет избегать сложных или спорных ситуаций в процессе работы;
Права сотрудника. В данном положении инструкции оговариваются все права, которыми обладает делопроизводитель, такие как уровень доступа, к определенной информации, право самостоятельно подписывать какую-либо документацию, принятие самостоятельных решений в определенных ситуациях и прочее;
Подчиненность. В указанном пункте указываются сотрудники, поручения которых обязан исполнять специалист по делопроизводству, а также лицо, которому обязан подчиняться работник, то есть непосредственный руководитель. Традиционно, непосредственным руководителем делопроизводителя является руководитель организации/директор фирмы/начальник отдела;
Ответственность. Еще один немаловажный пункт инструкции – это ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, традиционно это дисциплинарная ответственность – выговор, например, и материальная – депремирование и штрафы;
Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены еще целым рядом отдельных, специфических положений, ориентированных на специфику деятельности организации.

Возможности карьерного роста и уровень оплаты

Профессию делопроизводителя нельзя отнести к профессиям с возможностью быстрого и высокого карьерного роста.

При добросовестном и качественном выполнении своих должностных обязанностей сотрудник может рассчитывать на всевозможные поощрения – премии, благодарности.

Зарекомендовав себя добросовестным и исполнительным специалистом и проработав необходимое количество времени, делопроизводитель имеет возможность получить должность начальника отдела делопроизводства или канцелярии.

Размер заработной платы специалиста по делопроизводству находится на среднем уровне. Размер зарплаты будет увеличиваться с выслугой лет, наработкой стажа, а также может быть увеличен работодателем.

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами. Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад.

Специалист по делопроизводству должен быть исполнительным – качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Это далеко неполный список особенностей данной профессии, поэтому, прежде чем отдать предпочтение работе делопроизводителя, необходимо взвесить все «за» и «против» и реально оценить собственные возможности и только после это принимать какое-либо решение.

www.finanbi.ru

что за профессия, чем занимается, плюсы и минусы, обучение, требования, описание,для детей, википедия, такой

Для того чтобы разобраться в текущем документопотоке, очень часто нанимают специального специалиста. Он не только поможет разобраться с бумагами, но и будет поддерживать его. Это профессия делопроизводитель кто это, сейчас и рассмотрим.

Особенности профессии

Делопроизводитель – это одна из популярных и востребованных профессий. Этот специалист обязан уметь обрабатывать и составлять различные виды документов, разбираться в документопотоке.

Именно по этой причине, нет такой крупной организации, в которой не работал бы специально обученный специалист делопроизводитель.

И если на первый взгляд его обязанности кажутся не столь значительными, то на деле без него просто не обойтись.

Основные обязанности специалиста

В число основных обязанностей входит:

грамотное ведение всего документооборота предприятия;
ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.

Кто может работать делопроизводителем?

Для того чтобы выполнять свои служебные обязанности, специалист обязан знать и уметь использовать свои знания всех действующих норм и правил ведения документов. В этом может помочь не только теоретическая, но и практическая подготовка.

Может в этом помочь личностная характеристика человека. Так, для того чтобы быть специалистом нужно:

иметь аналитический склад ума. Это позволяет ориентироваться в большом потоке информации;
уметь принимать решения, соответствующие текущей ситуации;
обладать способностью концентрироваться на выполнении поставленных заданий;
умение выполнять несколько дел одновременно;
обладать хорошей памятью, что позволяет помнить наиболее важную информацию;
быть порядочным человеком;
быть коммуникабельным и доброжелательным человеком;
иметь высокую стрессоустойчивость;
уметь управлять своими эмоциями;
уметь общаться с различными людьми;
спокойно принимать критику в свой адрес;
уметь вести различные виды переговоров;
знать основные правила общения и культуры общения;
обладать хорошо поставленной и правильной речью;

Только обладая этими качествами, справиться с работой делопроизводителя не составит большого труда.

Медицинские противопоказания

Стоит знать, что есть определенные заболевания, которые не позволят полноценно выполнять поставленную задачу. К ним относятся:

заболевания, связанные с органами дыхания. К ним относят: туберкулез и астму;
болезни сердца. Такие как: гипертония, аритмия и порок;
различные расстройства нервной системы.

Если таких заболеваний не выявлено, то можно смело выбирать профессию делопроизводитель кто это, мы рассмотрели в этой статье.

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ БЕСПЛАТНО
ЗАДАЙТЕ ВОПРОС ЮРИСТУ
Москва, обл 8 (499) 703-35-33 доб. 822
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 309-06-71 доб. 475
Федеральный номер 8 (800) 555-67-55 доб. 454

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

oksait.ru

Профессия делопроизводитель: специфика, требования, перспективы

Профессия делопроизводитель — описание

Делопроизводитель — это офисный служащий, в сфере ответственности которого ведение документации той или иной организации, предприятия, суда и т.д. Представитель этой профессии должен быть знаком с основами налогового, финансового, судебного и иного законодательства, с которым имеет дело по специальности.

В небольших фирмах делопроизводитель и секретарь зачастую является одним лицом. В серьезных организациях с крупным оборотом на должностях делопроизводителя трудятся люди, получившие профильное образование.

По обязанностям представитель данной профессии занимается работой с документами, принимает и отправляет письма, сортирует деловые бумаги по степени их важности. Делопроизводитель также занимается ведением учета и контроля документации в специальных журналах. Зачастую он готовит материалы для руководителя организации, в которой работает.

Какие качества нужны делопроизводителю

Если говорить о личностных качествах, то делопроизводителю, в первую очередь, необходимы способности к долгой концентрации внимания, отличная память, спокойствие и эмоциональная устойчивость, навыки делового общения, а также нормальное восприятие конструктивной критики в собственный адрес.

Квалификационные требования к делопроизводителю также весьма серьезны. Например, представитель этой профессии должен получить высшее образование, в редких случаях для работы по специальности хватит среднего профильного образования, опыт работы, как правило, необязателен. Делопроизводитель обязан знать основы ведения деловой переписки, а также составления грамотных деловых писем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводитель

Если говорить о плюсах данной профессии, то следует отметить, что специалист в данной сфере может получить работу в крупных организациях и государственных учреждениях, которые ведут прием посетителей и имеют крупный документооборот. Здесь открываются перспективы для карьерного роста, которые во многом зависят от профессиональных качеств делопроизводителя и успешности его деятельности.

Что касается минусов, то тут можно отметить сидячий характер работы с присущей ей профессиональными заболеваниями, а также средний или ниже среднего уровень оплаты труда в начальный период карьеры.

Возможно Вас заинтересуют:

Делопроизводитель в чем заключается работа – Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника :: SYL.ru

Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии