Должностные обязанности секретарь руководителя: Должностная инструкция секретаря руководителя 2020 года

Должностная инструкция секретаря руководителя 2020 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2020 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях".

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Содержание

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно - переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя - образец 2020 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя

 

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

М. П.

 

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

 

 

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

 

I. Общие положения

 

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- устав предприятия;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

 

II. Должностные обязанности

 

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

 

III. Права

 

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

 

IV. Ответственность

 

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

 

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

 

Согласовано:

 

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

 

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

 

Образец должностной инструкции секретаря руководителя 2020 года

Должностная инструкция секретаря руководителя играет роль приложения к трудовому договору. Это правовой документ, в котором определен спектр рабочих параметров специалиста: от его должностных обязанностей до прав, которыми он обладает. Все это требует от работодателя тщательного подхода к корректности формулировок и точности содержания инструкции.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя .doc

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

1. Общие положения

  1. Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
  2. Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
  3. Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
    • высшее образование;
    • опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
    • знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
    • владение навыками стенографии;
    • знание английского языка не ниже уровня Advanced.
  4. Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
  5. Секретарь руководителя обязан знать:
    • действующие в организации правила делопроизводства;
    • правила проведения деловых встреч и переговоров;
    • нормы встреч с зарубежными партнёрами;
    • правила делового этикета;
    • соответствующее программное обеспечение;
    • английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
    • руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
    • основы стенографии;
    • нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
    • правила использования офисного оборудования;
    • востребованные офисные программы;
    • принципы соблюдения действующих норм безопасности;
    • правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
  6. Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
  • актуальными нормами и законами;
  • документами организации;
  • разделами данной инструкции.

2. Функции

На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:

  1. Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
  2. Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
  3. Организация значимых звонков для руководителя.
  4. Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
  5. Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
  6. Ведение списка посетителей и организация их приема.
  7. Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
  8. Ведение соответствующей должностной документации.
  9. Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
  10. Выполнение деловых распоряжений руководителя.
  11. Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
  12. Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
  13. Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
  14. Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.

3. Ответственность

Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

  1. За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
  2. За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
  3. За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.

4. Права

Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:

  1. Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
  2. Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
  3. Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
  4. Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
  5. Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
  6. Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
  7. Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.

Для чего применяется деловая инструкция

Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.

Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.

Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.

Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.

Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию.

Составление должностной инструкции секретаря руководителя

Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:

  • Общий раздел.
  • Функции.
  • Ответственность.
  • Права.

Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.

Общая часть

В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.

Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком.

Функции

Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.

Ответственность

В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.

Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.

Права

Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.

После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.

Секретарь руководителя

zip Должностная инструкция секретаря руководителяzip

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя

 

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

           

 

 

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

 

-------------------------------------------------------------------

(наименование учреждения)

 

00.00.201_г. №00

 

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо с высшим

профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)

или средним профессиональным образованием и стажем работы по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Секретарь обязан знать:

- распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности предприятия;

- руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;

- устав предприятия;

- инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению

делопроизводства;

- организацию делопроизводства;

- архивное дело;

- машинопись;

- методы обработки и оформления документации;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

- основы эстетики и этики;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права;

- законодательство о труде;

- нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты

и производственной санитарии;

- правила трудового распорядка на предприятии.

1.4. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности

по приказу руководителя предприятия по представлению

________________________________________________________________________.

1.5. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его

обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке,

приобретает соответствующие должностные права и несет ответственность за

должное выполнение доверенных ему обязанностей.

1.6. Секретарь подчиняется руководителю

________________________________________________________________________.

(предприятия, структурного подразделения)

 

 

 

2. Должностные обязанности

 

Секретарь руководителя обязан:

 

2.1. Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в

процессе работы или подготовки ответов.

2.2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.

2.5.Ведет делопроизводство.

2.5. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.

2.6. Организует телефонные переговоры для руководителя,

в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание.

2.7. Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам.

2.8. Следит за своевременностью рассмотрения и представления

конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов,

передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное

редактирование.

2.9. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по анналам связи.

2.10. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.

211. Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, а также подготавливает ответные письма.

2.12. Оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.

2.13. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.14. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя.

2.15. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя.

2.16. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организует прием посетителей.

2.17. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных.

2.18. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.19. Оформляет дела, согласно с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение.

 

 

3. Права

 

Секретарь руководителя вправе:

3.1. На рассмотрение руководства вносить свои предложения, направленные на

усовершенствование работы, связанной с его обязанностями согласно данной инструкции.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

которые касаются его деятельности.

3.3. Сообщать своему руководителю обо всех недостатках, которые выявляются в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей, и вносить свои предложения по их ликвидации.

3.4. По мере надобности требовать от руководства предприятия помощи в

выполнении своих должностных прав и обязанностей.

3.5. Запрашивать от специалистов и структурных подразделений предприятия лично, либо по поручению руководства документы и информацию, которые необходимы для

выполнения своих должностных обязанностей.

 

 

4. Ответственность

 

Секретарь руководителя ответственен:

4.1. За правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей

деятельности в определенных уголовным, административным и

гражданским законодательством РФ рамках.

4.2. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в, определенных трудовым законодательством РФ рамках

4.3. За причинение материального ущерба предприятию в определенных

гражданским и трудовым законодательством РФ рамках.

 

 

 

 

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

 

                                                                                                00.00.201_г.

 

 

 

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                               

                                                                                                     00.00.20__г.

Должностная инструкция секретаря руководителя - всеинструкции.рф

I. Общие положения

1. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование.

2. Наличие опыта работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

3. Назначение на должность секретаря руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Секретарь руководителя должен знать:

4.1. Специфику основной деятельности организации

4.2. Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации

4.3. Руководящий состав организации и ее подразделений

4.4. Функции самоменеджмента

4.5. Принципы и правила планирования рабочего времени

4.6. Постановку целей

4.7. Правила проведения деловых переговоров

4.8. Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)

4.9. Основы управления временем

4.10. Телефонные контакты руководителя

4.11. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4.12. Правила поддержания и развития межличностных отношений

4.13. Правила защиты конфиденциальной информации

4.14. Порядок подготовки и проведения командировок

4.15. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

4.16. Деловой протокол

4.17. Этику делового общения

4.18. Правила организации приема посетителей

4.19. Правила делового общения

4.20. Правила речевого этикета

4.21. Правила организации приемов в офисе

4.22. Этикет и основы международного протокола

4.23. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

4.24. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

4.25. Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

4.26. Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

4.27. Составление сметы расходов

4.28. Основы написания речей и докладов руководителя

4.29. Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

4.30. Принципы, способы информирования сотрудников

4.31. Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур

4.32. Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

4.33. Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты

4.35. Основы эргономики офиса и флористики

4.36. Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений

4.37. Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

4.38. Действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.39. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.40. Порядок работы с документами, схемы документооборота

4.41. Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

4.42. Виды документов, их назначение

4.43. Основы документной лингвистики

4.44. Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)

4.45. Правила подписания и утверждения документов

4.46. Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем

4.47. Грамматические правила русского языка

4.48. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.49. Современные информационные технологии работы с документами

4.50. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.51 Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов

4.52. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.53. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.54. Системы электронного документооборота

4.55. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.56. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел

4.57. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.58. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.59. Правила подготовки и передачи дел в архив организации

4.60. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.61. Состав внешних и внутренних информационных потоков

4.62. Особенности формирования баз данных в организации

4.63. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков

4.64. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.65. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.66. Формы предоставления управленческой информации

4.67. Источники управленческой информации

4.68. Методику отбора источников информации

4.69. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.70. _____________________________________________________________________

5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия секретаря руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря руководителя входит:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

— Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

— Внесение информации в планировщик (органайзер)

— Согласование с руководителем временных планов

— Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

— Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

— Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

— Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

2. Планирование рабочего дня секретаря:

— Выбор и оформление планировщика секретаря

— Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)

— Согласование планов с планами и сроками работы руководителя

— Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)

— Перенесение невыполненных запланированных задач

— Выполнение типичных ежедневных дел

3. Организация телефонных переговоров руководителя:

— Ведение базы телефонных контактов руководителя

— Соединение руководителя с конкретными абонентами

— Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

— Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков

— Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

— Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

— Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

4. Организация командировок руководителя:

— Подготовка проекта служебного задания руководителя

— Подготовка проекта приказа о служебной командировке

— Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

— Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

— Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

— Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

— Подготовка документов к поездке руководителя

— Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

— Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

— Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:

— Организация личного приема посетителей руководителем

— Установление порядка приема для различных категорий посетителей

— Ведение журнала предварительной записи на прием

— Регистрация посетителей

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

— Организация приема деловых партнеров в офисе

— Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

— Подготовка повестки дня мероприятия

— Оформление списка участников мероприятия

— Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия

— Выбор места и времени проведения мероприятия

— Подготовка предварительной сметы расходов

— Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

— Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

— Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

— Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

— Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

— Решение вопросов технического оснащения мероприятия

— Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

— Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

— Организация встречи и регистрация участников мероприятия

— Ведение протокола мероприятия

— Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

— Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя

— Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

— Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

— Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

— Фиксация исполнения поручений

— Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

— Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

— Организация оформления интерьера приемной руководителя

— Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

— Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами

— Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

— Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

— Разработка должностной инструкции секретаря

— Разработка положения о секретариате

— Разработка инструкции по делопроизводству

10. Составление и оформление управленческой документации:

— Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

— Печать служебных документов и других материалов

— Размножение служебных документов

— Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

11. Организация работы с документами в приемной руководителя:

— Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

— Подготовка документов для рассмотрения руководителем

— Учет документов, поступающих на имя руководителя

— Организация доставки документов исполнителям

— Создание и ведение базы данных документов руководителя

— Ведение информационно-справочной работы

— Контроль исполнения документов и поручений руководителя

12. Организация хранения документов в приемной руководителя:

— Разработка разделов номенклатуры дел организации

— Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Подготовка и передача дел в архив организации

13. Обеспечение руководителя информацией:

— Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

— Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

— Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

— Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

— Формирование и использование баз данных в организации

14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:

— Информирование работников организации о решениях руководителя

— Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

— Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

— Организация встреч трудового коллектива с руководством

— Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015г. №276н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой:

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :: BusinessMan.ru

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.должностные обязанности секретаря

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.должностные обязанности секретаря руководителя

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.должностные обязанности секретаря судебного заседания

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.секретарь суда должностные обязанности

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора фирмы. 

4. Секретарь должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Организацию делопроизводства.

4.5. Методы оформления и обработки документов.

4.6. Архивное дело.

4.7. Машинопись.

4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.11. Основы этики и эстетики.

4.12. Правила делового общения.

4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.

4.14. Основы административного права и законодательства о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Секретарь подчиняется непосредственно _______________________________________________________________

(руководителю фирмы, структурного подразделения)

  6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения

       
   

(подпись)

 

(Ф.И.О)

   

00.00.00

   
         

СОГЛАСОВАНО:

       

Начальник юридического отдела

       
             

(подпись)

 

(фамилия,инициалы)

       

00.00.00

           
         

С инструкцией ознакомлен:

       
   

(подпись)

 

(Ф.И.О)

   

00.00.00

   

Образец секретаря Описание работы

В описании работы секретаря приводится список основных задач, обязанностей и обязанностей, связанных с работой секретаря.

Secretary job description

Роль секретаря будет варьироваться в зависимости от сектора, размера работодатель и уровень работы. Однако почти все секретарские работы будет включать в себя элемент каждой из перечисленных типичных рабочих задач и обязанностей и потребует основные секретарские компетенции и навыки.

Адаптируйте пример описания секретарской работы в соответствии с требованиями указанной вами работы.

ОБРАЗЕЦ СЕКРЕТАРЯ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ

Общего назначения

Предоставить личную административную поддержку руководству и компании путем выполнения и организации административных обязанностей и действий, включая получение и обработку информации.

Основная работа Задачи, обязанности и ответственность

  • подготовка и управление перепиской, отчетами и документами
  • организация и координация совещаний, конференций, организация поездок
  • принятие, ввод и распространение протоколов заседаний
  • внедрение и обслуживание офисных систем
  • поддерживать графики и календари
  • организовывать и подтверждать встречи
  • организовывать внутренние и внешние события
  • обрабатывать входящие электронные письма, почту и другие материалы
  • настраивать и поддерживать системы управления документами
  • настраивать рабочие процедуры
  • сопоставлять информацию
  • поддерживать базы данных
  • общаться устно и письменно для ответа на запросы и предоставлять информацию
  • связь с внутренними и внешними контактами
  • координировать поток информации как внутри, так и снаружи
  • управлять офисным оборудованием
  • управлять офисом слой

Образование и опыт

  • соответствующее обучение или квалификация
  • знание и опыт применения соответствующих программных приложений, включая электронные таблицы и управление базами данных
  • знание административных и административных процедур
  • знание принципов ведения бизнеса
  • знание орфографии, пунктуация, грамматика и другие навыки английского языка
  • проверенный опыт создания корреспонденции и документов
  • проверенный опыт управления информацией и коммуникациями
  • требуемая скорость набора

Ключевые компетенции

  • устные и письменные навыки общения
  • внимание к подробности
  • конфиденциальность
  • планирование и организация
  • тайм-менеджмент
  • навыки межличностного общения
  • ориентация на обслуживание клиентов
  • инициатива
  • надежность
  • 9002 3 стрессоустойчивость

Как написать резюме профессионального секретаря

Получите помощь в написании вашего резюме.Используйте пример резюме секретаря, чтобы написать хорошо структурированное резюме. Используйте это описание работы секретаря, чтобы включить все соответствующие детали в ваше резюме.

Подготовьте выигрышное сопроводительное письмо, используя образец секретного сопроводительного письма

Каковы навыки и качества хорошего секретаря?

Работодатели определили эти 5 лучших навыков как важные для успеха работы секретаря.

  • отличные коммуникативные навыки , включая умение правильно слушать, чтобы ясно понимать и выражать себя профессионально и эффективно.Хорошие письменные коммуникативные навыки включают использование соответствующей грамматики и словарного запаса и организацию информации в четком формате.
  • Навыки управления работой , включая эффективное планирование и планирование рабочих задач, а также умение расставлять приоритеты и соблюдать сроки
  • Инициатива и самоуправление , в том числе проактивность и решение проблем без лишних вопросов
  • Точность и внимание к деталям , включая тщательную проверку и мониторинг всех рабочих задач и процессов
  • приверженность соблюдению конфиденциальности и соблюдению этических норм компании
Читатели

тоже понравились...

Юридический секретарь Описание работы

Школьный секретарь Описание работы

Администратор Описание работы

Офисный помощник Описание работы

Используйте это описание работы секретаря, чтобы подать заявку на работу секретаря-победителя

Резюме административного помощника

Резюме исполнительного помощника

Резюме школьного секретаря

Как подготовиться к собеседованию секретаря

необходимые фундаментальные знания, навыки и ключевые компетенции останутся постоянный для большинства секретарских работ.Используйте это описание работы секретаря для четко понимать основные секретарские функции.

Последнее обновление

- зарплата секретаря

На самом деле.com сообщает, что средняя зарплата секретарей вакансий на сайте в Соединенных Штатах по состоянию на июнь 2020 года составляет 15,00 долл. США в час.

Собеседования> Описание работы> Секретарь

К началу страницы

,

Обязанности секретаря

Обязанности секретаря - что мы о них знаем? Иногда человек, который хочет стать секретарем, не имеет четкого представления о том, что включает в себя эта работа и какие обязанности ожидаются от хорошего и полезного секретаря. Здесь у нас есть хороший пост, который объяснит вам, что значит занимать этот пост в компании и что вам нужно будет сделать.

Image: pixabay.com
Источник: UGC

Быть секретарем - отличное начало карьеры.Если вы планируете работать в крупных компаниях, опыт работы секретарем вам очень поможет. Проверьте этот пост и откройте для себя преимущества и проблемы этой работы.

Кто секретарь и каковы обязанности секретаря?

История этой профессии восходит к Древнему Риму, где у богатых граждан был особый человек. Этот человек назывался секретарем и имел ряд конкретных обязанностей. Одной из основных функций такого человека было консультировать богатого мастера и всегда хранить в секрете все, что мастер говорил, делал или намеревался делать.Позже средневековые европейцы поняли роль, значение и ценность этой профессии и начали широко ее внедрять.

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ : Кто медсестра: типы, роли и обязанности

Сегодня секретари не просто одни из многочисленных сотрудников компании. Секретарь - это лицо компании. Внимание, честность, трудолюбие и дружелюбное отношение - необходимые качества секретаря высокого класса. Они помогают профессионалу эффективно общаться с людьми и формируют позитивный имидж компании.

Хороший профессионал на этой работе должен обладать отличными коммуникативными навыками, чтобы высказывать свое мнение ясно, кратко и логично. Иногда секретари участвуют в переговорах в качестве участников переговоров. Присутствие и участие в переговорах требует специальных навыков, и было бы просто замечательно, если бы секретарь имел их сразу при приеме на работу. Такой сотрудник является ценным членом компании.

Что должен делать секретарь: средние обязанности

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

В зависимости от специфики каждой отдельной компании, обязанности секретаря могут различаться. Тем не менее, в большинстве случаев они таковы:

  • Управление документами. Это секретарь, который контролирует правильность всех формальных документов, которые затем будут подписаны начальником. Это секретарь, который систематизирует все необходимые документы, время от времени пересматривает их, отправляет некоторые из них в архив компании и уничтожает остальные.
  • Создание рабочего плана для начальника. Эта обязанность включает в себя организацию встреч, организацию брифингов и советов, а также другие мероприятия, которые подразумевают участие многих сотрудников, начальника, а иногда и гостей или высшего руководства (в случае, если компания является филиалом более крупной структуры) ,
  • Прием телефонных звонков, писем, электронных писем, адресованных начальнику. Помимо этого, секретарь - это тот, кто должным образом контролирует и форматирует все исходящие документы и письма.
  • Контроль за своевременным выполнением поручений и задач начальника другими сотрудниками компании. В случае возникновения определенных нарушений в этой области, секретарь предпринимает необходимые шаги, чтобы заставить сотрудников выполнять свои обязанности и выполнять свои обязанности с большей ответственностью, усердием и преданностью.

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

  • Документальное оформление найма или увольнения работников. Все эти документы должны быть в идеальном порядке, как и документы сотрудников, подтверждающие их занятость.
  • Хранить всю коммерческую информацию в тайне. Поскольку секретарь имеет дело со всеми письмами, звонками, электронными письмами и другими источниками конфиденциальной информации, этот человек должен быть очень ответственным и заслуживающим доверия.
  • Неформальная часть работы секретаря заключается в хорошем внешнем виде и хороших манерах. Будучи лицом компании, секретарь всегда должен выглядеть опрятным и свежим, иметь здоровую внешность, приятную улыбку, дружелюбные манеры и умный мозг.Хорошо, если секретарь говорит на одном или нескольких иностранных языках, потому что среди гостей компании могут быть иностранцы.

Организация работы секретаря

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

На секретаря возложены многочисленные обязанности, и необходимо наиболее эффективно и удобно организовать рабочее место и пространство. Место, где работает секретарь, всегда должно быть опрятным и чистым, потому что это помогает гостям выработать свое мнение обо всей компании.Вот почему так важно уделять много внимания внешнему виду секретаря и месту его работы.

Кроме того, работа с бумагами, работа в офисе требует большого количества различных канцелярских товаров и приборов, таких как ноутбук, планшет, хороший телефон с множеством полезных функций и так далее. Также важно позаботиться о рабочем месте начальника и своевременно обеспечить его всеми необходимыми инструментами и устройствами. Обидно, если нужно подписать важный контракт, а ручки нет, верно?

В обязанности секретаря входит и эта часть: обеспечить босса всем, что может понадобиться в любой момент.

Список обязанностей и требований для секретаря, который помогает боссу

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

Секретари помогают менеджерам на разных уровнях. Те, кто работает на самых высоких уровнях в компании, имеют самые высокие зарплаты, но круг их обязанностей несколько шире. Эти обязанности предполагают большую ответственность и тяжелую работу. Вот описание таких обязанностей, которые вы должны знать.

  • Основной обязанностью такого секретаря является информационная и административная помощь.Проще говоря, секретарю нужно знать все обо всем, а также планировать и организовывать все мероприятия, учитывая график босса.
  • Такой секретарь общается с деловыми партнерами начальника напрямую, организует встречи и переговоры. Все это означает владение иностранными языками, отличное знание делового этикета, а также национальные особенности делового этикета в разных странах.
  • Секретарь этого ранга должен иметь безупречную внешность.Если иной подход не является определенной политикой компании, классический формальный стиль будет лучшим выбором. Идеально подходит деловой костюм: обувь классической формы (на каблуках среднего размера для женщин-секретарей) и гладкая прическа. Женщинам следует также уделять внимание своему макияжу (без ярких цветов и тяжелых слоев) и ювелирным украшениям (чем меньше предметов, тем лучше).

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

  • Иногда секретари становятся частью жизни их босса.Нередко случается, что начальник просит секретаря не только составить расписание или организовать встречу, но и собрать белье из химчистки. Если вы не хотите делать такие вещи, спросите о возможности выполнения таких задач в тот момент, когда вы проходите собеседование на эту работу. Это нормально, если вы не хотите ничего делать, кроме своих рабочих задач.
  • Если вы хотите стать секретарем, вы должны помнить, что эта работа не легка. Вам может быть приказано сопровождать своего начальника в командировках, организовывать эти командировки, бронировать авиабилеты и нести ответственность за их комфорт, общаться с деловыми партнерами, не сообщая им коммерческую информацию о вашей компании, но проявляя предельно вежливое и уважительное отношение.Все это может быть довольно сложно.

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

Однако, если вы теперь знаете роль секретаря в большой компании, и все же вас ничто не пугает, вы можете стать отличным помощником для своего босса. Во-первых, если вы еще не завершили его, вам необходимо пройти специальное обучение, которое позволит вам узнать все правила управления документами и их составления и так далее.

Затем, когда вы получите сертификат, вы можете начать поиск подходящего предложения о работе на рынке.Тем не менее, вы должны помнить, что конкуренция в этой сфере довольно высока, и вам нужно будет продемонстрировать очень высокое профессиональное мастерство, чтобы быть выбранным среди других кандидатов.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ : Каковы обязанности нигерийского флота

.

Список обязанностей секретаря | Работа

Лесли Блум Обновлено 24 сентября 2018 г.

Секретари выполняют основные административные, организационные и офисные обязанности для компании, отдела или руководителя. Компании всех размеров нанимают секретарей, которые помогают управлять фронт-офисом и решать административные вопросы. Обязанности секретаря часто невидимы для общественности, но могут быть жизненно важны для того, чтобы помочь компании оставаться организованной и на ходу.

Описание работы

Обязанности секретаря или помощника по административным вопросам различаются в зависимости от отрасли и работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих условий.

Прием. На общих офисных должностях секретарские обязанности включают помощь новым сотрудникам и посетителям в поиске путей. Это включает в себя направление посетителей к людям, с которыми они встречались, и показ новых сотрудников, куда идти в первый день. В общем, секретарь проецирует имидж бизнеса, предлагая дружелюбный и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Подача. Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе.Например, в кабинете врача секретарь извлекает досье каждого пациента во время встречи с медсестрой или врачом. Она заменяет его, когда назначение окончено. Хранение файлов в алфавитном порядке и использование файловой системы для удобного хранения и поиска являются ключами к успешной организации файлов.

Переписка. Секретари - это обычная связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества и либо отвечают на вопросы, либо переадресовывают звонки.Они также делают звонки от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Делать заметки от менеджера, готовить записку или письмо и проверять почту - обычные обязанности секретаря.

Управление документами. Секретари копируют документы для рассылок или для внутреннего распространения. Они также должны отправить документы компании по факсу клиентам или клиентам и получить входящие факсы для передачи нужному человеку. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и распространения их среди сотрудников или клиентов.Вычитка документов и составление электронных писем являются другими секретарскими обязанностями.

Офисные задачи. Особенно в небольших офисах функции секретаря могут включать в себя рутинные канцелярские задачи и поручения по оказанию помощи другим. Это может означать отмену или перенос сроков встреч, заказ канцелярских товаров, делать заметки во время встреч и получать напитки для гостей.

Требования к образованию

Секретарь может получить профессию только с дипломом о среднем образовании и навыками работы на компьютере.Секретари обучаются большинству своих обязанностей на работе. Некоторые компании, например юридические и медицинские, могут предпочесть секретаря, который посещал занятия, специфичные для отрасли, поэтому он знаком с терминологией и практикой. Степень бакалавра может потребоваться для исполнительных секретарей.

Секретари и административные помощники во всех областях получают среднюю зарплату в размере $ 37 230 по состоянию на май 2016 года, что означает, что половина зарабатывает больше, а половина зарабатывает меньше. Лучшие 10 процентов секретарей и административных помощников зарабатывают более долл. США 62 230 .Самые низкие 10 процентов зарабатывают менее , 22 930 долларов.

При разбивке по категориям средние годовые зарплаты составляют:

  • Исполнительные секретари и административные ассистенты: $ 55 860
  • Юридические секретари: $ 44 180
  • Секретари и административные помощники, не юридические, медицинские или исполнительные: 34 820
  • Медицинские секретари: 3330

Промышленность

В 2016 году в каждой отрасли работало около 4 миллионов секретарей и помощников по административным вопросам.

Крупнейшие работодатели секретарей работают в следующих секторах:

  • здравоохранение
  • социальная помощь
  • образование
  • профессиональное
  • научно-техническое обслуживание
  • государственное и гражданское
  • религиозные и аналогичные организации

Функции секретаря выполняются в офисе, хотя секретари также могут работать удаленно.Карьера в качестве секретаря - это работа на полный рабочий день, которая может потребовать сверхурочных и выходных в зависимости от компании.

лет опыта

Зарплата секретаря значительно увеличивается от начального до старшего уровня и может в дальнейшем увеличиваться при обучении различным навыкам. Секретарь, который специализируется в промышленности, такой как медицинский или юридический секретарь, может назначить намного более высокую зарплату. Многие секретари фронт-офиса работают до исполнительных секретарей, достигая более высоких уровней оплаты.

Тенденция роста рабочих мест

По прогнозам, количество рабочих мест для всех секретарей и административных помощников сократится на 5 процентов в течение следующего десятилетия, за исключением одной категории. Это связано, прежде всего, с современными технологиями, которые могут помочь другим подготовить документацию и другие задачи, которые ранее выполнялись секретарями. В случае исполнительных секретарей, менеджеры теперь выполняют функции секретаря самостоятельно, или секретари могут поддерживать более одного менеджера.

Сокращение секретарей по следующим категориям:

  • генеральный секретарь - 7%
  • исполнительный секретарь - 17%
  • юрисконсульт - 19%

Ожидается увеличение в одной категории секретарей в росте работы является медицинским секретарем.Предполагается, что в течение следующего десятилетия это секретарское поле увеличится на 22 процента, что намного быстрее, чем в среднем по всем профессиям. Это связано, в первую очередь, с растущими потребностями в медицинской помощи стареющего населения.

Исполнительный секретарь и помощник по административным вопросам Должностные обязанности и вакансии

Описание основной работы:

Обеспечьте административную поддержку высокого уровня путем проведения исследований, подготовки статистических отчетов, обработки информационных запросов и выполнения канцелярских функций, таких как подготовка корреспонденции, прием посетителей, организация конференц-связи и планирование встреч. Может также обучать и контролировать персонал канцелярии более низкого уровня.

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
мероприятия Часть 3
Навыки и умения Часть 4
способности Часть 5
Знание

Работа Обязанности и задачи для: «Исполнительный секретарь и помощник по административным вопросам»

1) Считайте и проанализируйте входящие заметки, представления и отчеты, чтобы определить их значимость и спланировать их распространение.

2) Открывайте, сортируйте и распространяйте входящую корреспонденцию, включая факсы и электронную почту.

3) Хранение и получение корпоративных документов, записей и отчетов.

4) Приветствуйте посетителей и определите, следует ли им предоставить доступ конкретным лицам.

5) Подготовка ответов на переписку, содержащих обычные запросы.



6) Выполнение общих служебных обязанностей, таких как заказ расходных материалов, ведение систем управления записями и выполнение основных бухгалтерских работ.

7) Подготовка повесток дня и организация заседаний комитета, совета и других заседаний.

8) Организация поездок руководителей.

9) Проводить исследования, собирать данные и подготавливать документы для рассмотрения и представления руководителям, комитетам и советам директоров.

10) Составлять, транскрибировать и распространять протоколы собраний.

11) Посещать заседания для записи протоколов.

Является ли «Исполнительный секретарь и административный ассистент» вашим лучшим выбором в карьере?

Тест на карьерный интерес покажет вам, какие профессии соответствуют вашим интересам.

Наш бесплатный личностный тест покажет, какая карьера соответствует вашей личности и почему.

12) Координируйте и управляйте офисными услугами, такими как учет и подготовка бюджета, персонал и ведение домашнего хозяйства, чтобы помочь руководителям.

13) Встречи с частными лицами, группами с особыми интересами и другими лицами от имени руководителей, комитетов и советов директоров.

14) Управление и ведение расписаний руководителей.

15) Подготовка счетов, отчетов, записок, писем, финансовых отчетов и других документов с использованием программ для обработки текстов, электронных таблиц, баз данных и / или презентаций.

16) Установить и контролировать административные политики и процедуры для офисов и / или организаций.

17) Контролировать и обучать других служащих.

18) Ознакомьтесь с практикой и процедурами эксплуатации, чтобы определить, можно ли внести улучшения в такие области, как рабочий процесс, процедуры отчетности или расходы.

19) Интерпретация административных и операционных политик и процедур для сотрудников.

Описание работы "Исполнительный секретарь и помощник по административным вопросам" продолжено здесь ...

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
мероприятия Часть 3
Навыки и умения Часть 4
способности Часть 5
Знание


«Исполнительный секретарь и помощник по административным вопросам», Голландия / Код карьеры RIASEC: С-Е-С SOC: 43-6011.00


Нажмите здесь для "Исполнительный секретарь и помощник по административным вопросам" Джобс

См. Перспективы на будущее и требования к образованию для «Исполнительного секретаря и помощника по административным вопросам»





,

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о