Комплексная схема классификации документов, Классификация документов по информационной составляющей
Классификация документов по информационной составляющей
Основные признаки классификации сведены в таблицу 33
. Таблица 33. Основные признаки классификации документов по информационной составляющей
№ | Основные признаки классификации |
1 | Характер знаковых средств фиксации информации |
2 | Измерение записи информации |
3 | Призначенисть для восприятия информации |
4 | Канал восприятия информации |
5 | Степень распространенности информации |
6 | Уровень отделки время |
7 | Содержание документа |
8 | Характер социальной информации, содержащейся в документе |
Рассмотрим ее более подробно:
1. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации
Содержащаяся в документе фиксируется путем различных знаков. Знаковость — обязательное свойство документа, потому что только в закодированной знаками форме возможно передать информацию от ре еципиента к коммуникантаа.
По этому признаку различают текстовые, иконические, идеографические, звуковые, матричные, цифровые и комплексные документы
2. Классификация документов по измерением записи информации
По этому признаку различают одно -, двух — и трехмерные документы (перфолента, служебное письмо, глобус)
3. Классификация документов по призначенистю для восприятия информации
По этому признаку различают документы, читаемые человеком, и те, которые читаются с помощью технических средств (с помощью магнитофона, телевизора, электронно-вычислительной техники, сотовой т проч.
4. Классификация документов по каналу восприятия информации
Содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств. По этому признаку различают следующие виды документов: визуальные, тактильные, аудиальные, аудиовизуальные
5. Классификация документов по степени распространенности информации
По степени распространенности информации документы делятся на: опубликованные, неопубликованные, непубликовани и электронные
6. Классификация документов по уровню обработки время
В данной классификации выделяют первичные и вторичные документы по времени появления в мире
7. Классификация документов по содержанию
К содержательной классификации документов относятся:
А. Десятинная классификация. Мелвилла. Дьюи
(ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC)
Универсальная классификационная система, разработанная в 1876 г. американским библиотекарем. М. Дьюи (1851 — 1931рр). Предназначалась для систематического размещения книг в публичных библиотеках. США. В первых изданиях х имела целью лишь перечисление документов, однако с самого начала содержала элементы скрытой типизации. Впоследствии типичные распределения выделились в самостоятельные вспомогательные таблицы и система приобрела комбинации йний харакрактер.
Состоит система из основных таблиц (Schedule) и вспомогательных таблиц (Tables). Составными частями полного издания также Relative Index (дословно:»указатель семейных отношений») -. АПУ и Manual (Кер ство), в котором представлен полный методический комментарий к таблицам (частная методика систематизацииематизації).
ДКД — распространенная в мире классификационная система, применяется в 135 странах. На своей родине, в. США,. ДКД используют 95% публичных и школьных библиотек, 25% от общего числа библиотек колледжей и университетов, 20% специальных библиотек. ДКД переведена на 30 языков мирту.
1-е издание. ДКД-1876 (44 а), 2-е — 1885 г (314 с). При жизни. М. Дьюи было опубликовано 12 изданий. В 1896. М. Дьюи создал Forest Press Foundation, которому передал права издания и развития. ДКД. Европе аналогичные права были переданы. Международному библиографическом институтатитуту).
20-е издание опубликовано в 1989 г. в 4-х т (3378 а), 21-е — в 1996 г. переведен на русский язык
В 1980 г. OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) приобрел Forest Press и создал издательство OCLC Forest Press, выпускающего издания. ДКД 20-е издание. ДКД подготовлено полностью с помощью компьютер. Эрно техники. В 1993 г. вышел в свет оптический диск (CD-ROM)»Electronic Dewey DDC 20″, в 1996 p — оптический диск Windows DC 2к Windows DC 21.
Все подписчики изданий. ДКД бесплатно получают полный комплект дополнений, выпускаемых и исправлений -«Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions (DC
Б. Универсальная десятичная классификация
(УДЮ. УДК представляет собой иерархическую комбинированную систему на основе»Десятинной классификации»и состоит из трех частей — основных таблиц, определяющих таблиц и буквенно-предметного указателя разработают ена в 1895-1905 pp в. Международном библиографическом институте в. Брюсселе под руководством бельгийских ученых потли и. АЛафонтента. А.Лафонтена.
В 1956 г. в. СССР был создан. Всесоюзный институт научной и технической информации, становится членом. Международной федерации по документации, получает эталон таблиц. УДК. Специалисты знакомятся с таблицами. УДК, в совершенствовании которых в соответствии с. Правилами. УДК могут участвовать многие страны мира — члены. Международной федерации. Если замечаний или возражений не поступало в течение четырех месяцев, проект ав тически принимался и входил в очередной выпуск»Extensions and corrections to the UDC»(Дополнения и исправления к. УДК, публикуются с 1950 года з 1950 року).
В начале с70-х годов XX века в стране формируется сеть органов научно-технической информации (НТИ). Согласно рекомендациям. Всероссийского совещания работников. НТИ,. Совет. Министров. СССР 14 мая 1962 издает. Постановление (№ 445)»О мерах по улучшению организации научно-технической информации в стране», в п5 которого говорится:»Ввести с 1963 года в научно-технических издательствах, редакциях науч о технических журналов, в организациях научно-технической информации, научно-технических библиотеках обязательную классификацию всех публикаций по универсальной десятичной системедесятковій системі».
Границы применения. УДК были расширены за счет медицинских и сельскохозяйственных библиотек и всей сети органов информации без ограничений по отраслевому признаку
В 1963-1966 гг централизованными усилиями библиотек и органов. НТИ осуществляется первое издание. УДК на русском языке. Перевод проявляется в ряде мест неадекватным, отдельные выпуски выданные в разной полигр рафичному исполнении с многочисленными пробелами. Принимается решение публиковать отраслевые таблицы. УДК (выходят в свет с 19644р.).
В 1966 г.. Комитета стандартов, издательству стандартов и снова организованном. Всесоюзном института научно-технической информации (по стандартизации), классификации и кодированию поручена подготовка второго в издание таблиц. УДК на русском языке. Издание выпущено в 1969-1970гг с авторизованным номером. Международной федерации № 447 в 6-ти томах 9-ти книгагах.
В 1982-1987гг публикуется третье издание. УДК на русском языке (№ 572) в 7-ми вып 11-ти книгах. Одновременно выходят в свет продолжающиеся выпуски»Новое в. УДК», содержащие страницы с дополнениями и ис еннямы. В 1969 г. выпущено издание. УДК в одном томК в одному томі.
С 1997. НТЦ»Ректор», получивший право перевода, издания и распространения таблиц. УДК в. России и. СНГ, выдает полный перевод эталона. УДК на русском языке. Новые таблицы публикуются под названием»Универсальная где есятинна классификация. Четвертое полное изданиерте повне видання».
К концу 2000 г вышло в свет 3 тома, всего предполагается 10 томов, в двух дополнительных томах будет опубликован алфавитно-предметный указатель
В. Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)
В основу. ББК положена иерархическая комбинированная система библиотечно-библиографической классификации, состоящей из основных таблиц, таблиц типовых делений и алфавитно-предметного указателя. ББК (общее ьни типовые деления, территориальные типовые деления в двух таблицах — для естественных наук и для социально-экономических и гуманитарных наук, специальные типовые деления т.д..
Первое издание. ББК на территории. СССР для научных библиотек (1960-1968 гг) в 25 выпусках имело четкую структуру. Универсум знаний был разделен на три комплекса: естественные науки -. Б /. Е (выпуски 3-6), примером адни науки -. Ж /. Р (выпуски 7-13), общественные и гуманитарные науки — 3 /. Ю (выпуски 14-233).
Перечень основных распределений начинался разделом. А. Марксизм-ленинизм (выпуск 1), завершался разделом. Я. Литература универсального содержания (выпуск 25). Таким образом, основные таблицы классификации занимали 23 3 выпуска издания, начинался выпуском. И. Ввод и заканчивался выпуском 25. Типичные распределения. Прикладные науки:. Ж /. Об. Техника. Технические науки (выпуски 7-11),. П. Сельское и лесное хозяйство. Сельского сподарського и лесохозяйственные науки (выпуск 12) и. Р. Охрана. Медицина (выпуск 13к 13).
Гуманитарные науки начинались с выпуска 19. Ч. Культура. Наука. Образование. Три выпуска возглавляли соответствующие отраслевые комплексы: выпуск. С. Е. Естественные науки в целом, выпуск 7, часть 1. Ж. Техника. Технические наук ки в целом и выпуск 14, часть 1. С. Общественные науки в целом. Несмотря на то, что общий план системы предполагал выпуск 16. Ф. Политика. Политические партии, разногласия в группе разработчиков не позволила и выпустить в свет таблицы по политическим наукам в полном объеме. Выпуск 16 первого издания. ББК был назван. Ф5 / 6. Политические партии. Общественно-политические организацииорганізації.
В науке в целом не было в то время решен вопрос о правомерности социологии, генетики и многих других наук. Создателям. ББК удалось оставить в структуре таблиц резервные индексы на своем логическом м месте (например, для социологии — 35) для многих»непризнанных»или запрещенных по тем или иным соображениям наук, дисциплин и проблен і проблем.
Г. Единая классификация литературы
Состоит из основных таблиц и алфавитно-предметного указателя и предназначена для систематизации произведений печати в изданиях библиографии и для комплектования каталожных картотек по подписными сериями. Н. На ее основе составляются специальные таблицы, используемые отделами статистики печати книжных палат при систематизации книг за содержанием.
Существуют также классификации для отдельных видов документов, например, классификатор государственных стандартов,. Международная классификация изобретений и т.д.
В любом случае в содержательных классификациях деление на виды происходит по семантическому показателем, т.е. по содержанию (отраслям знаний, темам, предметом изложения, освещенным проблемам, родами, жанрами и произведений и т.д..
8. Классификация документов по характеру социальной информации
По характеру социальной информации, содержащейся в документе, различают следующие их виды: массовые, специальные и личные
При этом одна часть документов относится к сфере регулирования жизнедеятельности личности, общества и государства (документация официального происхождения)
Вторая — отражает духовную жизнь общества (документы, возникающие в личной жизни и творчества — литературные произведения, мемуары, письма, дневники, записные книжки и т.п.)
Рассмотренные выше основные характеристики видов документов по их информационной составляющей для большей наглядности сведены в таблицу 34
. Таблица 34. Классификация документов по информационной составляющей
№ | Блок-фасет | Вид документа | Основные признаки | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | ||||||||||
И | По характеру знаковых средств | 11 Текстовый | Документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков | ||||||||||
12 нетекстовых | Документ, содержащий информацию в виде изображения объекта (реальное или условное), звука или матричного языка | ||||||||||||
121 Иконографический | Документ, в котором знак подобен отраженного объекта (рисунок, фотография, кинофильм, диафильм и т.д.) | ||||||||||||
122 Идеографическое | Документ, в котором знаком является условное обозначение, которое не отражает реальных предметов или явлений (карты, ноты, чертежи) | ||||||||||||
123 Звуковой | Документ, передает информацию звуками Это фонодокумент (грампластинка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск) | ||||||||||||
124 Матричный | Документ, выполненный средствами»матричного языка»; т.е. состоит из кодированных отверстий-матриц, с помощью которых отображается кодирования информации в | ||||||||||||
виде, доступном для «прочтения» машиной (перфокарты, перфоленты) | |||||||||||||
13 Цифровой | Документ, в котором знаки и изображения представлены в цифровом машиночитаемом виде | ||||||||||||
14 Комплексный | Документ, объединяющий два или более средств фиксации информации (например, фонетико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника, газеты и компакт-диска с сочетанием звукового текста и и изображения | ||||||||||||
2 | По измерением записи информации | 21 Одномерный | Документ, запись информации на котором осуществляется азбукой Морзе»в ленту»или в линейной последовательности | ||||||||||
22 Двумерный | Документ, имеющий размер (формат) и объем (количество страниц) | ||||||||||||
23 Трехмерный | Документ, имеющий размер, объем и объем (объемное изображение) | ||||||||||||
3 | По назначению восприятия | 31 Тот, что читается человеком | Документ, смысл которого понятен для человека | ||||||||||
32 Тот, что читается с помощью технических средств | Документ, представлены в цифровом виде для восприятия компьютерной техникой | ||||||||||||
4 | По каналом восприятия человеком | 41 Визуальный | Документ, содержание которого воспринимается зрением (тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции) | ||||||||||
42 Тактильный | Документ, воспринимается путем прикосновения | ||||||||||||
43 Аудиальный | Звуковой документ, содержание которого может быть воспринято только органами чувств (слухом) | ||||||||||||
44Аудиовизуаль ный | Документ, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковая кинолента, диафильм, видеофильм, видеодиск,»мультимедиа»и т.д.) | ||||||||||||
5 | По степени распространенности (кроме электронных) | 51 Опубликовано | Документ, предназначенный для многоразового использования и имеет определенный тираж (тираж) и выходные данные | ||||||||||
52 Неопубликованный | Документ, содержащий информацию, не предназначенную для распространения (Не тиражируется и существует в ограниченном количестве машинописных экземпляров) Это диссертации, информационные карты, депонированные рукописи и т.д. | ||||||||||||
53 Непубликований | Документ, имеющий одноразовое использование, необходимое для принятия управленческого решения (хозяйственные, планово-экономические, финансово-учетные, коммерческие и др.) | ||||||||||||
6 | По уровню обработки время | 61 Первичный | Документ, информация на котором есть изложением (описанием) результатов обработки, исследования | ||||||||||
62 Вторичный | Документ, который является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких документов | ||||||||||||
7 | По содержанию | Критерии разделения: содержание область знаний, тему, предмет, проблема | |||||||||||
8 | По характеру социальной информации | 81 Массовый | Документ, содержащий эстетическую, религиозную или бытовую информацию | ||||||||||
82 Специальный | Документ, содержащий социально — политическую, научно-техническую или экономически финансовую информацию | ||||||||||||
83 Личный | Документ личного характера (частные письма, дневники) | ||||||||||||
Сводная классификация документов по информационной составляющей представлена ??на схеме 32
uchebnikirus.com
Лекция № 5 тема: Классификация документов
ПЛАН:
1. Номенклатура документов
2. Классификация документов
1. Номенклатура документов
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
а) предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
б) содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
в) закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
г) имеет справочное значение при изучении структуры организации;
д) является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
е) используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
ж) может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
2. Классификация документов
Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.
Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.
Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.
Цель классификации документов:
1) повышение оперативности работы аппарата управления;
2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;
3) четкое распределение информации;
4) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.
Значение классификации документов:
1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
2) повышение оперативности работы с документами.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.
Разделение (различение) документов на группы предопределяет работу с ними. Документы классифицируются:
– по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу;
– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;
– по содержанию – простые, сложные;
– по происхождению – официальные, личные;
– по месту происхождения – внешние, внутренние;
– по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;
– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно,
конфиденциально), несекретные;
– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;
– по стадиям – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;
– по срочности – срочные, несрочные.
Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, организовать их работу в делопроизводстве.
На основе классификации выстраиваются и типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками, в основном они подразделяются на 3 вида:
1. Входящие – документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).
3. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя в полной внутренней системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов – входящие, внутренние и исходящие.
Прежде всего документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера, – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.
studfiles.net
5. Классификация документов по различным признакам. Понятие, свойства и классификация документов
Похожие главы из других работ:
Бухгалтерские счета и их назначение
3. Классификация документов
В бухгалтерском учете все факты, события и явления хозяйственной деятельности оформляются учетными документами. Первичное учетное наблюдение и регистрацию многочисленных и разнообразных явлений…
Ведение документации
1. Документация. Классификация документов. Требования, предъявляемые к оформлению документов
Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документация — один из элементов метода бухгалтерского учета…
Делопроизводство и экспертиза документов
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку…
Документирование управленческой деятельности
2.3 Классификация документов
Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям: 1. По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях). 2…
Классификация бухгалтерских документов по качественным признакам
1. Признаки неполноценного бухгалтерского документа. Классификация документов по качественным признакам. Подлинные, подложные и фиктивные документы.
Основные требования к первичной документации регулируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н…
Конфиденциальное делопроизводство на примере ОАО «Газпром-нефть»
2.2 Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям в организации
На предприятии ОАО «Газпром-нефть» утверждены правила документооборота, устанавливающие принятую классификацию документов, регламентирующие порядок хранения и уничтожения документов…
Назначение, свойства управленческого документа
1. Классификация документов
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов. Документы необходимы для того…
Организация документационного обеспечения предприятий сферы туризма
3. Классификация документов
…
Организация документооборота на предприятии
3. Классификация документов
Существует целый ряд вариантов классификации документов. По происхождению — Служебные, личные По срочности — Срочные, несрочные По гласности — Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные По форме — Типовые…
Организация первичного учёта областного управления инкассации и пути его совершенствования
§ 1.5 Классификация документов
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации: По назначению документы подразделяются на15, с.99; 26, с…
Первичные учётные документы
2. Классификация первичных учётных документов, формы документов
Классифицировать первичные учётные документы можно следующим образом: по объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления, по способу использования, по назначению, по месту составления, по количеству учётных позиции…
Подпись и печать как важные реквизиты документа
1.1 Классификация документов
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу — доказатель-ство, свидетельство. Документ (от латинского documentum — свидетельство) — это материальный носитель данных с записанной на нём информацией…
Ревизия (аудит) топлива в СПК «Проземле-Агро»
3.2 Ревизия (аудит) операций по поступлению топлива по различным источникам
Важным звеном организации контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью оприходования материальных ценностей является контроль за указанными операциями…
Счета бухгалтерского учета. Классификация бухгалтерских документов
2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета. Бухгалтерская документация — это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД)…
Экономические показатели производственной деятельности предприятия МСП «Мужевское»
1.2 Классификация затрат предприятия по признакам
В процессе производства продукции затраты возникают в различных производственных сферах, они содержат разные по экономическому содержанию расходы, которые зависят от характера изготовления изделий, выполнения работ…
buh.bobrodobro.ru
Классификация документов по материальной составляющей документа, Классификация документов по способу документирования, Классификация документов по обстоятельствам существования во внешней среде, Типологическая классификация документов
Основными признаками данной классификации является материал носителя и форма носителя
соответствии с этими признаками различают следующие виды классификаций:
— по материалу носителя информации;
— по материальной конструкции или форме носителя информации
Рассмотрим их подробнее
1. Классификация документов по материалу носителя информации
Различают группы документов на искусственной и естественной основе
Среди наиболее разновидностей искусственных носителей различают бумажные, полимерные (полимерно-пленочные, полимерно-пластинки), металлические и полупроводниковые
Естественной основой документа могут быть такие первичные носители информации: глина, дерево, тростник, кожа и другие носители, созданные природой
2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации
Каждый документ имеет соответствующую внешнюю форму материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т.д.
Итак, по материальной конструкции носителя информации различают: листовой,. Кодексовый карточный, ленточный, дисковый, флэш-карточный и комбинированный вид»документов
классификации анализ документов по материальной составляющей отражено в таблице 35
. Таблица 35. Основные виды документов по материальной составляющей документа
№ | Блок-фасет | Вид документа | Характерные признаки | |||
1 | 2 | 3 | 4 | |||
1 | По материалу носителя информации | 11 Бумажный | Бумажная основа носителя информации (различные виды изданий, служебные документы, ноты, карты и пр.) | |||
12 Пленочный | Пленочный основа носителя информации (диапозитив, микрофиша, диафильм т.п.) | |||||
13 Пластиковый | Пластиковая основа носителя информации (грампластинки, виниловые диски и т.д.) | |||||
14 Металлический | Металлическая основа носителя информации | |||||
15 Полупроводниковый | Полупроводниковый устройство | |||||
2 | По материальной конструкции | 21 Листовой | Носитель информации в виде одного или нескольких листов любого формата без скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша, этикетка) | |||
22 Кодексовый | Документ в форме блок-кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов-страниц (журнал, альбом и др.) | |||||
23 Карточный | Носитель информации, представляет собой перфокарту соответствующего формата, магнитную карту, каталог, игральные карты | |||||
24 Ленточный | Носитель информации, представляет собой непрерывную ленту (проволока) с ферромагнитным покрытием | |||||
25 Дисковый | Носитель информации в виде диска | |||||
26 Флэш-карта | Покрытая защитным слоем микросхема, способная запоминать и выдавать информацию в цифровом виде для восприятия компьютерной техникой | |||||
27 Комбинированный | Две или более формы носителя информации (комплект из журнал а и видеокассеты и т.п.) | |||||
. Виниловый диск — диск, который производится из синтетических материалов и на поверхности которого по спирали расположены углубления (дорожки) с записью звука
Сводная классификация документов по материальной составляющей приведена на схеме 33
Классификация документов по способу документирования
Основными признаками данной классификации является способ создания документа (документирование)
По способу создания различают следующие виды документов: рукописный, графический, механический печатный, электромагнитный, цифровой и химический
классификации анализ документов по способу документирования отражено в таблице 36
. Таблица 36. Классификация документов по способу документирования
№ | Блок-фасет | Вид документа | Характерные признаки | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | ||||||
И | По вручную документирования (рукотворный) | 11 Рукописный | Письменный документ, знаки содержания которого лицо написала собственноручно (рукописная книга, письма, заявления, объяснения и т.п.) | ||||||
12 Графический | изобразительного документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежи линиями, штрихами, светотенью (карты, чертежи, произведения изобразительного искусства) | ||||||||
2 | По техническим способом документирования (технотронного документы) | 21 Механический печатный | Письменный документ, знаки содержания которого зафиксировано печатающими устройствами (книги, журналы) | ||||||
22 Электромагнитный | Магнитный | Документ, в котором информация фиксируется путем изменений магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, диски, дискеты) | |||||||
Оптический | Документ, на котором воспроизведение информации осуществляется сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы 3 оптическим записью, постоянный запоминает вая устройство (ПЗУ), голограмма | ||||||||
23 Цифровой | Документ, в котором информация представлена ??в цифровом машиночитаемом виде (гибкие и жесткие диски), микросхемы, построенные на металлопластиковые оксидно-полупроводниковых элементах (карты флэш-памяти — разновидность тв вердотилои полупроводниковой энергонезависимой памяти с возможностью перезаписи | ||||||||
24 Химический | Документ, информация на котором фиксируется с помощью химических процессов (кинолента, фотография) | ||||||||
Воспроизведение — запись информации для временного и постоянного хранения электромагнитным способом, который может считывать машина
Сводная классификация документов по способу документирования приведена в схеме 35
Схема 35. Классификация документов по способу документирования
Классификация документов по обстоятельствам существования во внешней среде
Основными признаками данной классификации являются:
— регулярность издания;
— время выхода в свет;
— место возникновения документа в окружающей среде и т.д.
A. Классификация документов по регулярности издания
Различают по данной классификации такие виды документов: периодические и непериодические
. Б. Классификация документов по времени выхода в свет
По времени появления документа в свет различают оригинал и копию
B. Классификация документов по месту возникновения
По месту возникновения различают местный, региональный, национальный (общегосударственный), заграничный (иностранный) и международный документ
классификации анализ соответствующих видов документов по обстоятельствам существования во внешней среде приведены в таблице 37
. Таблица 37. Классификация документов по обстоятельствам существования во внешней среде
№ | Блок-фасет | Вид документа | Характерные признаки | |||
1 | 2 | 3 | 4 | |||
1 | По регулярностью издание | 11 Периодический | Документ, выходит через определенный промежуток времени нумерованным и датированным | |||
12 Непериодический | Документ, получился одним экземпляром и не имеет продолжения | |||||
2 | По времени выхода в свет | 21 Оригинал | Настоящий аутентичный документ, первый экземпляр документа | |||
22 Копия | Документ, является точным воспроизведением оригинала | |||||
3 | По месту возникновения | 31 Местный | Документ, возникший для потребностей одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения, города, области и т.д. | |||
32 Региональный | Документ, возникший в пределах нескольких областей или автономной республики | |||||
33 Национальный (общегосударственный) | Документ, возникший и предназначен для использования в пределах страны | |||||
34 Зарубежный (иностранный) | Документ, вышедший или напечатался за рубежом | |||||
35 Международный | Документ, подготовленный представителями двух или нескольких стран | |||||
Сводная классификация документов по обстоятельствам существования во внешней среде представлена ??на схеме 35
Типологическая классификация документов
. Типология документа — это отнесение его по совокупности признаков к соответствующему типу. Критерии разделения документов на виды в типологической классификации и характеристика показаны на схеме 36 и в таблице 38
Схема 36. Критерии разделения документов на виды в типологической классификации
. Таблица 38. Характеристика критериев документов типологической классификации
№ | Вид назначения | Характерные признаки |
1 | По целевому назначению | Документы, которые обусловлены их использованием в определенной сфере общественной деятельности (науки, образования, производства, управления и т.д.): официальные, научные, научно-популярные, производственные, учебные, справочные, и информационно литературно — художе |
2 | По читательской аудиторией | Документы, предназначенные читателю соответствующего возрасту, уровню общей или профессиональной подготовки Так, например, научный документ рассчитан на аспирантов и научных работников, учебный — на ученики ов и студентев |
3 | По характеру информации | Документы, отражающие уровень разработки проблемы, предмет информирования, стиль изложения материала, степень научности, нормативности и т.д. |
uchebnikirus.com
Классификация документов
Поиск ЛекцийПАПКА ДОКУМЕНТОВ И РАЗРАБОТАННЫХ МАТЕРИАЛОВ
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Выполнила:
Студентка 2 курса группы Ту-202
Федоткина Анастасия Александровна
Проверила:
Преподаватель-руководитель:
Меньшикова Елена Михайловна
Полученная оценка:
_________________________
Москва 2013 г.
Опись документов и разработанных материалов
Титульный лист
Перечень документов
Таблица «Виды информации»
Таблица «Свойства информации»
Таблица «Развитие ДОУ»
Таблица «Классификация документов»
Бланки документов (8 бланков)
Реквизиты документов (15, 16, 17, 19, 21, 22, 23)
Штатное расписание
Приказ о приеме на работу
Приказ об отпуске
Приказ о командировке
Указание
Решение
Постановление
Докладная записка
Объяснительная записка
Заявление
Справка по личному составу
Справка по основной деятельности
Протокол
Акт
Служебное письмо
Личная карточка
ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ
| № | Название вида информации | Расшифровка вида с пояснениями |
| Социально-экономическая | Важнейший вид информации, это управленческая информация, а именно информация о производственной, коммерческой и любой другой деятельности предприятия | |
| Научная | Информация о различных научных фактах, изобретениях, открытиях | |
| Культурная | Массив информации о культурно-историческом наследии | |
| Техническая | Информация об особенностях технических средств и способов работы с ними | |
| Медицинская | Вид информации, дающий представление обо всех аспектах медицинской теории и практики | |
| Финансовая | Вид информации, связанный с финансовой стороной жизни общества: курсы валют, финансовые операции и многое другое |
СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИИ
| № | Название свойства | Расшифровка с пояснением свойства |
| Коммуникативность | Возможность обмена информацией | |
| Разнообразие форм | Информация может быть представлена в различных видах | |
| Возможность передачи накопленной информации | Способность людей передавать накопленную информацию последующим поколениям в различных видах | |
| Возможность накопления | Способность хранения информации для ее последующего использования в определенной деятельности |
СТАНОВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
| № ПЕРИОДА | НАЗВАНИЕ И СРОКИ | ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ЧЕРТЫ ДАННОГО ЭТАПА РАЗВИТИЯ |
| Делопроизводство в дореволюционной России | — от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (X-XV вв.):в данный период главным образом документируются правоотношения («Русская Правда»), период зарождения традиций, накопления опыта подготовки и хранения документов. — приказное делопроизводство: (царь издавал указы, акты, жалованные грамоты), появились служивые люди, которые стали профессионально заниматься документированием управления по установленным правилам. — коллежское делопроизводство (XVIII век):реформа Петра I в управлении государством (система государственных учреждений- Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий) система, характеризующаяся высоким уровнем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии — министерское (XIX-начало XX вв.):принцип единоначалия, подразумевающий личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей, появляются бланки документов, широко были распространены сборники образцов писем и других «деловых бумаг». | |
| Советский период развития делопроизводства | — от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства,:были приняты законодательные акты «о порядке издания указов и распоряжений», «О форме бланков государственных учреждений», « О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты», были заложены основы для формирования терминологии делопроизводства, классификации, стандартиризации и унификации документов, технологии работы с документами в аппарате управления — внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства:в основных положениях ЕГСД были сформулированы основные правила документирования управленческой деятельности, изложены принципы унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, структуре построения документов, их языку и стилю. В 1988 г. ЕГСДОУ была преобразована в ГСДОУ. | |
| Современный этап развития делопроизводства | Установлены государственные стандарты, организующие делопроизводство. Внедрение электронной документации. |
Классификация документов
| № | Название классификации | Виды документов |
| По видам деятельности | 1. орд 2. по личному составу 3. бухгалтерские 4. плановые | |
| По наименованиям | 1. приказы 2. инструкции 3. анкеты 4. справки | |
| По способу документирования информации | 1. письменные 2. графические 3. фото-, аудио-, кинодокументы | |
| По месту составления | 1. внешние а) входящие б) исходящие 2. внутренние | |
| По степени сложности | 1. простые 2. сложные | |
| По степени ограниченного доступа | 1. открытые 2. с ограниченным доступом а) совершенно секретные б) секретные в) ДСП | |
| По юридической силе | 1. подлинные а) действительные б) недействительные 2. подложные | |
| По срокам исполнения | 1. срочные 2. несрочные | |
| По стадиям подготовки | 1. подлинник 2. черновик | |
| По степени полноты информации | 1. полный документ 2. выписка из документа | |
| По происхождению | 1. служебные 2. личные письма граждан | |
| По срокам хранения | 1. постоянное хранение 2. временное хранение а) до 10 лет б) свыше 10 лет | |
| По степени обязательности | 1. информационные 2. директивные | |
| По степени унификации | 1. индивидуальные 2. типовые 3. трафаретные 4. примерные 5. анкеты, таблицы | |
| По характеру содержания | 1. первичные 2. вторичные |
Герб
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНСТВО
(РОСАРХИВ)
_______________ Москва №_____________
Герб
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНСТВО
(РОСАРХИВ)
____________№____________
Москва
Герб
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНСТВО
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., д. 12, Москва, 163132
Тел.:206-35-31, Факс:206-55-87
ОКПО 00018483, ОГРН 1047710027683
ИНН/КПП 7710474216/771001001
____________№____________
На № ________ от ___________
«ЭЛЕКТРОСВЯЗЬ»
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
пер. Братский, Ростов-на-Дону, 544082, тел. (863)244-26-11
244-27-01, факс: 267-66-71, e-mail
ОКПО 02747280, ОГРН 1046600450759
ИНН/КПП 7607032410/717002001
____________№____________
На № ________ от ___________
Эмблема
МВД России
ГУВД г. Москвы
Рекомендуемые страницы:
Поиск по сайту
poisk-ru.ru