Написать докладную записку – Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Как писать докладную записку, чтобы она была составлена не только в рамках закона, но и возымела свое действие

Как писать докладную записку, если такое решение принято сотрудником? А что делать, если записку отказываются принимать?

Обязательно ли должны быть приняты взыскательные меры при получении докладной записки? В чем, вообще, суть составления подобных документов? Об этом и многом другом и пойдет речь в сегодняшней статье.

Виды докладных

Что такое докладная?

Докладная записка – документ, который призван о чем-то сообщить, проинформировать или отчитаться за что-либо. Обычно докладные записки составляются сотрудником для более высокого руководства. Например, от бухгалтера руководителю или же от руководителя компании учредителю.

Таким образом, записка-доклад позволяет официально сообщить важную информацию или же отчитаться о проделанной работе, реализованных мероприятиях. По своему содержанию записки можно разделить на:

• отчетные;
• инициативные;
• информативные.

В целом предназначение их полностью понятно из названия. Отчетная позволяет донести результаты выполненных работ и указать их последовательность и наличие.

Записка информационная информирует о чем-либо. Например, о том, что в штате сложилась определенная ситуация и требуются конкретные изменения. Записка инициативная – в некотором роде документ, который может быть как информационным, так и просительным.

Например, записка может содержать доклад о том, что какой-либо сотрудник не выполняет работу. Либо же, наоборот, о том, что работник хорошо справляется и его нужно повысить в должности.

По типу направленности записки можно разделить на внешние и внутренние. Внешние используются для общения руководства в основном. Чаще всего это используется между головными офисами и дочерними компаниями.

Внутренние записки могут применяться внутри компании, однако, делается это только от низшего должностного звена к высшему. От менеджера к специалисту, от бухгалтера к руководителю и так далее.

Таким образом, докладная записка, при правильном составлении – универсальный документ, который позволяет решить множество проблем и вовремя информировать руководство по сложившейся ситуации.

Правила составления

В записке указывают только достоверные факты.

Как и для всех документов, для докладной записки имеются свои правила составления, которые позволяют регламентировать нормативы документа и сделать докладную записку типовой.

Именно типовой документ является наиболее информативным и достоверным, если верить нормам статистики.

Итак, рассмотрим наиболее значимые правила составления докладной записки:

1. Записка всегда состоит из нескольких частей. А именно, в ней приводятся причины для составления документа, производится анализ ситуации и в завершение предлагаются наиболее приемлемые пути решения проблемы;
2. Записка докладного типа всегда пишется исключительно от сотрудника руководителю, от нижестоящего начальника к вышестоящему и так далее;
3. Текст документа всегда должен быть кратким, достоверным и написанным сдержанным, официальным языком. Не допускается использование жаргонных или нецензурных слов, кличек для людей и иных непотребных выражений;
4. В шапке документа обязательно указываются реквизиты того, кто пишет записку и для кого. Также указывают наименование компании и должность участников;
5. Дата и подпись в записке всегда ставятся внизу документа. Также можно оставить внизу контактный номер телефона;
6. В некоторых компаниях действует политика анонимности докладной записки. То есть, написать документ может любой желающий и отправить начальнику. Непосредственно после этого проверяется достоверность указанных сведений. Но как показывает практика, такой тип составления записок устарел и его сейчас мало кто использует;
7. Отправить документ адресату можно несколькими способами: письмом, электронной почтой, через секретаря или при личном обращении.

В целом правила эти действуют для любого типа записок, будь то внутреннее или же внешнее донесение. Разница лишь в том, что во внешней записке дополнительно указывается адрес получателя, а также контакты исполнителя, который составлял документ. Кроме того, в обязательном порядке ставится подпись начальника структурного подразделения.

Таким образом, в некотором роде, можно сказать, что докладная записка – типовой документ, призванный наладить связь между сотрудником и работодателем и вовремя принять необходимые меры по разрешению сложившейся ситуации.

Отдельно нужно заметить, что не стоит путать докладную записку с объяснительной. Работодатель имеет право запросить от сотрудника объяснения по тому или иному поводу, а вот доложить, например, вовремя ли другой сотрудник приходит на работу, а также добросовестно ли он выполняет свои обязанности, работник может только по своей инициативе.

Доклад работодатель может требовать только о том, какова обстановка на данный момент при ликвидации ЧС или внутренней аварии в компании, а также о том, какие мероприятия проводятся по ликвидации последствий форс-мажора.

Докладная за оскорбление или нарушение дисциплины

Пишется по личной инициативе.

Докладная такого типа является инициативной или информационной запиской, призванной наказать виновного сотрудника и указать ему на его недостатки непосредственно руководителем.

В записке этого типа работник указывает данные сотрудника, который ведет себя неподобающим образом, описывает подробно какие именно нарушения были допущены сотрудником, а также формулирует наиболее подходящий способ решения проблемы.

Непосредственно на основании этой записки работодатель проводит внутреннее расследование и проверяет все обстоятельства случившегося. В ситуации, если вина работника будет доказана, начальник может назначить ему соразмерное наказание либо же вовсе расторгнуть трудовой договор при грубом или неоднократно повторяющемся проступке.

Несмотря на то что докладная записка – метод восстановить справедливость при помощи «карающей руки», следует помнить, что нельзя указывать в ней неправдоподобные сведения, преувеличивать или приукрашивать события. Кроме того, перед тем как писать докладную всегда следует попробовать решить ситуацию мирным путем.

При таком подходе либо вопрос решится самостоятельно, либо же у сотрудника будут дополнительные основания для донесения руководству о проведенных попытках наладить отношения в коллективе.

Многие работники задаются вопросом о том, всегда ли руководитель обязан реагировать на докладную записку? Да, всегда. Просто так отложить документ, составленный по всем правилам, он не может.

Если после подачи докладной никаких изменений не произошло спустя 10 дней и даже не была проведена служебная проверка, сотрудник может потребовать объяснений от руководителя. Если доводы покажутся ему недостаточно вескими или же их не последует вовсе, то работник может пожаловаться в компетентные органы на бездействие руководителя.

Из этого видео вы узнаете о разнице между докладными и служебными записками.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

naimtruda.com

Как написать докладную записку, правила оформления, образцы

23 ноября 2016      Записки

Докладная записка — это способ двух лиц, работающих в одной организации, осуществлять взаимосвязь в письменном виде. Докладная записка предназначена для оформления и донесения определенной информации до вышестоящего лица. Также докладная записка может составляться руководящим представителем организации для информирования других лиц о каком-либо событии, например, контролирующих органов.

Для обмена информацией между сотрудниками, находящимися на одном уровне, используют служебные записки. Докладная записка всегда адресуется тому лицу, которое находится выше в иерархии организации.

С помощью докладной записки можно донести какую-либо информацию, пожаловаться на кого-либо с целью наложения дисциплинарного взыскания, сделать предложения по улучшению рабочего процесса.

Докладная записка составляется в свободной форме, тем не менее, документ предназначен для руководства, а потому нужно придерживаться основных правил деловой переписки, выдерживать деловой стиль написания, заполнять бумагу необходимыми реквизитами, которые позволят идентифицировать автора записки, адресата.

Внизу статьи предлагаем скачать образцы докладных записок, оформляемых в различных рабочих ситуация.

Как написать докладную записку?

Прежде всего, желательно писать текст вручную. Рукописный документ позволит без труда точно определить автора, по ручной подписи, по почерку, особенностям написания слов и отдельных символов.

В верхней части должны присутствовать такие реквизиты:

• ФИО лица, которому адресуется бумага, его должность;
• название организации;
• ФИО лица, от которого пишется докладная записка, его должность;
• подразделение, к которому относится автор записки;
• дата написания.

Обязательно указывается название документа, желательно также кратко пояснить, о чем докладная — указать заголовок.

В тексте нужно информацию излагать последовательно, не перепрыгивать через события. Указывать факты, даты, действительно проверенные данные и совершенные события. Не нужно обвинять других людей, если нет для этого документальных подтверждений. Стиль текста — строгий, деловой, без эмоций, сухие факты и цифры.

Начинается текст всегда с описания события, предложения, которое донести до адресату. Далее можно привести основания для того мнения, которое высказывает автор в своем тексте. Если описываемое событие имело какие-либо последствия, то их также нужно указать.

Заканчивается докладная записка просьбой рассмотреть дело по существу — например, рассмотреть изложенное предложение, оценить его, или рассмотреть вопрос о наложении взыскания на провинившегося сотрудника.

Текст нужно заверить своей личной подписью.

Сведения, изложенные в докладной записке, лучше документально подтвердить, приложив документы — акты, расчеты, объяснительные записки и т.д.

Скачать пример оформления

Образец докладной записки:

• об отсутствии на работе — образец;
• о невыполнении обязанностей — образец;
• о недостойном поведении работника — образец;
• о нарушении трудовой дисциплины — образец.

blankidom.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Как написать докладную записку

Докладная записка — это внутренний информационный документ, адресуемый руководству.

Внешние докладные записки распространены реже, в этом случае они оформляются на  официальном бланке организации. Внутренние мы оформляем на обычном листе бумаге. По своему оформлению докладная записка напоминает служебную записку.

Виды докладных записок:

1. Инициативная докладная записка. Цель: побудить адресата (чаще всего руководителя) принять какое-либо решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

   Сообщаем, что Петров В.П. 25.05.2015 отсутствовал на рабочем месте с 09-00 до 15-00. Документы, подтверждающие уважительность причины его отсутствия, Петровым В.П. не были предоставлены. Просим принять меры по наложению на данного сотрудника меры дисциплинарного взыскания.

2. Информационная докладная записка. Цель: довести до адресата информацию о результатах проделанной работы, деталях и методах ее выполнения.

   Сообщаем, что статистическая отчетность за 2015 год была отправлена в органы статистики в установленные законом сроки.

3. Отчетная докладная записка. Цель: информирование о завершении работы, выполнении указаний, приказов, распоряжений, исполнении протоколов.

   Во исполнение распоряжения № 08-01/17 от 31.12.2014 информируем, что за 1 квартал 2015 года сотрудниками отдела работы с клиентами заключено 170 договоров о поставке продукции, за 2 квартал — 210 договоров, за 3 квартал — 256 договоров.

В начале докладной записки мы указываем причины или факты, послужившие основанием для написания документа, затем анализ возникшей ситуации (можно опустить). Завершается написание докладной записки выводами, предложением конкретных мер, которые нужно предпринять.

Докладная записка, адресованная руководству, подписывается начальником структурного подразделения. Докладная записка, адресованная начальнику структурного подразделения, подписывается исполнителем.

Скачайте или скопируйте образец докладной записки>>

www.docdelo.ru