Как написать письмо-извинение? — Студия копирайтера Дениса Каплунова
Вы накосячили. Клиент в ярости не хочет с вами разговаривать. А если хочет, то только малоизвестными фразами, которые не всегда приятно слышать.
Да, есть клиенты, делающие из мухи слона или создающие проблему на пустом месте. С ними нужно прощаться навсегда и радоваться, что есть чёрный список, который помогает навсегда вычеркнуть человека из клиентов.
Но если вы действительно накосячили и хотите исправить ситуацию, нужно действовать иначе.
Кто-то когда-то сказал: «Бездействие порождает уничтожение». В этом чувствуется истина. Чтобы избежать уничтожения, давайте предпримем меры.
При назревающем конфликте нужно быстро сгладить углы. В опытных компаниях чувствуют, когда клиент испытывает недовольство и готовится нанести удар претензией на всех фронтах площадках. Это в лучшем случае. Ведь есть ещё регулирующие органы, в которые он может обратиться, чтобы они навестили вас и наказали, как следует, по букве закона.
Идеальный вариант в этом случае — клиент просто прекращает сотрудничество с вами и нигде не шумит. Просто забыл о вас. У него нет времени на разбирательства.
Однако ситуации бывают разные. Поэтому всегда лучше взять инициативу в свои руки и извиниться.
В этой статье мы поговорим о том, как написать письмо-извинение, чтобы вернуть клиента или как минимум успокоить его.
Когда извиняться?
Всегда, когда вы накосячили.
- Не выполнили отдельные пункты договора или принятые на себя обязательства.
- Вы или ваши сотрудники нарушили деловой этикет. Оскорбили клиента или неудачно пошутили.
- По ошибке продали просроченный, бракованный или некачественный продукт.
- Возникли форс-мажорные обстоятельства, которые привели к нарушению условий договора.
Иногда возникают ситуации, на которые вы не можете повлиять и вовремя исправить. Но если в этом вина ложится на вас, нужно извиняться.
Далее мы разберёмся, что писать в извинении и в какой последовательности.
- Признать ошибку
Безусловно, в начале письма нужно поздороваться и представиться. Далее признаём ошибку.
Для клиента это важно. Он должен увидеть, что вы действительно знаете о случившемся искренне и сожалеете об этом.
- Рассказать о последствиях
В зависимости от ошибки, которую вы допустили, вероятно, клиент понёс материальные потери.
Скажите об этом и спросите, как вы можете возместить ущерб. Вы ведь хотите сохранить клиента. Вам нужно сделать так, чтобы он снова был доволен. Для этого нужно создать ситуацию, в которой он почувствует, что ничего не потерял. Вы ему всё возместили.
- Объяснить причины
Расскажите, почему это произошло.
Может показаться, что для клиента это на самом деле неважно. Но так вы ему покажите, что действительно поняли свой косяк и разобрались в ситуации.
- Сообщить о предпринятых мерах
Расскажите клиенту, что вы предприняли, чтобы подобная ситуация больше не повторилась ни с ним ни с другими клиентами.
Так он увидит, что вы действительно заботитесь о своих клиентах и ответственно подходите к работе.
- Загладить вину
Вероятно, это один из самых важных шагов. Вам нужно загладить свою вину так, чтобы клиент вернулся или как минимум перестал злиться.
Вы можете предложить скидку, подарок, бонус или что-то ещё ценное для клиента.
Причём клиент должен почувствовать, что вы это делаете не для того, чтобы он просто отвязался со своим негативом, а потому что любите клиентов и готовы сделать всё возможное, чтобы они тоже любили вашу компанию и не испытывали негативных эмоций.
- Призвать к действию 🙂
Конечно, это не обязательно. Но мы же копирайтеры. Как же без этого?
В этом пункте вы можете пригласить клиента на обед, на чашечку кофе или просто позвать в гости в офис, чтобы обсудить ситуацию и расставить точки над «и».
Или просто попросите написать ответное письмо и указать адрес, куда вы привезёте подарок в качестве извинений.
Плохой пример письма с извинением
При подготовке этой статьи я искал примеры писем-извинений, которые используют другие компании. Вот один из тех, что нашёл.
При чтении этого письма я не чувствую, что компания действительно раскаивается в ситуации и признаёт свою вину. Такого текста недостаточно.
Это больше похоже на шаблон, который подготовил секретарь, чтобы каждый день отправлять недовольным клиентам, внося некоторые правки. Например, можно изменить имя, ситуацию и это письмо подойдёт к каждому случаю с недовольным клиентом.
Но ведь это шаблон. А шаблоны всегда чувствуются. В них нет искренности.
Пример получше
На другом сайте я нашёл шаблон, который могут использовать магазины при задержке груза.
В этом письме есть извинение, объяснение причины и желание загладить вину.
Более хороших примеров найти не удалось. Поэтому я решил написать свой вариант письма-извинения, чтобы вы могли на него ориентироваться при необходимости.
Как Денис Каплунов принтер покупал
Долго думал, какую ситуацию выбрать, чтобы написать извинение, и вспомнил, как два года назад Денис Каплунов купил в офис отличный принтер в магазине Эльдорадо.
Принтер нужен был, чтобы распечатывать рекламные материалы, которые мы готовим для клиентов. Мы хотели видеть свою работу не на экране монитора, а на бумаге, как его видят получатели.
Например, мы могли подержать в руках распечатанное коммерческое предложение и прочесть его, как это делают клиенты. На бумаге всё смотрится иначе. Мы сразу видим, что нужно поправить, убрать или изменить.
Ну, так вот. Утром довольный Денис приехал в офис с большой коробкой под мышкой. В ней был дорогой принтер. Подключить мы его сами не смогли. Поэтому вызвали спеца из того же магазина. Он справился за три часа, и мы начали печатать коммерческие предложения.
Всё было отлично до тех пор, пока через два дня принтер не перестал работать. Он просто издавал непонятные звуки, иногда жевал бумагу, но результата не было.
Обратились в Эльдорадо. Починили. Через две недели принтер снова отказался печатать.
Опять обратились в Эльдорадо. Ну, как обратились. Денис поехал туда и через час привёз человека из магазина, который должен был разобраться в ситуации.
Мастер занял рабочее место одного из дизайнеров и в течение часа ковырялся в принтере, делая умный вид.
Через час он встал и сказал, что есть какие-то проблемы с иглой. Забрал принтер на проверку в магазин. По результату пообещал сообщить.
Уехал.
По результату было ноль информации. Спустя две недели Денис снова поехал в магазин.
В итоге принтер нам не вернули. Денис написал в Facebook длинный пост о любви к этому магазину.
Читать весь пост
В комментариях люди начали вспоминать о своём негативном опыте покупок в магазине. От этого негатив вырос ещё больше.
Только через неделю представитель магазина оставил свой комментарий о том, что Денис может прийти в магазин и забрать деньги, которые заплатил за принтер.
Вот такая история. Но давайте сейчас представим, что компания на самом деле отреагировала не так. Допустим, они написали Денису письмо с признанием ошибки и извинениями. Составим письмо, которое бы подошло в этом случае.
Пишем письмо разгневанному клиенту
Представим, что у меня есть магазин офисной техники. Денис купил у меня принтер, который в итоге вышел из строя. Он разозлился и написал гневный пост у себя на странице. Мне нужно написать письмо-извинение.
Сначала поздороваюсь, а далее буду действовать по плану, который описал в начале этой статьи.
- Признать ошибку
«Добрый день, Денис Александрович.
Недавно вы купили в нашем магазине лазерный цветной принтер модели _______. И через неделю обратились к нам с претензией о том, что он перестал работать.
Мы хотим загладить свою вину, чтобы вы остались нашим клиентом».
- Рассказать о последствиях
«Мы подозреваем, что вы выбирали принтер для работы, поскольку такую модель редко покупают для домашнего использования. Вероятно, из-за этого у вас возникли неудобства в выполнении рабочих задач».
- Объяснить причины
«После вашего обращения мы проверили ещё несколько моделей этого принтера, которые хранятся на складе. Выяснилось, что похожая неисправность есть и в других устройствах. Это производственный брак».
- Сообщить о предпринятых мерах
«Мы сообщили об этом производителю официальным письмом. Он обещал заменить все неисправные модели. После этого мы связались с другими клиентами, которые покупали принтеры этой серии. Уточнили, нормально ли работают их принтеры. Выяснилось, что ещё два принтера время от времени дают сбой в работе.
Мы попросили их привезти принтеры в магазин и обменять на модели другой серии бесплатно».
- Загладить вину
«Денис Александрович, очень жаль, что так произошло. Мы хотим загладить свою вину перед вами. Поэтому предлагаем обменять принтер на исправный или вернуть деньги, которые вы заплатили при покупке. А именно _______ гривен.
Как вам такой вариант? Если вас это не устраивает, готовы выслушать ваши варианты того, как мы можем загладить свою вину».
- Призвать к действию
«Пожалуйста, напишите нам ответное письмо, в котором укажите, какой вариант вам подходит.
Если у вас жёсткий график и мало времени, я готов сам приехать к вам в офис в удобное время с новым принтером или деньгами, в зависимости от того, какой вариант вы выберите.
Или просто позвоните по номеру +3___________. Я ещё раз извинюсь за эту ситуацию, отвечу на ваши вопросы и мы договоримся о встрече.
Спасибо.
Руководитель __________ отдела
Юрий Гальмаков».
Давайте теперь соберём всё это в один документ в виде письма.
Вот такое письмо я бы написал клиенту, который остался недоволен работой моей организации.
Я почти уверен, что после такого письма Денис напишет другой пост в сетях, потому что компаний, которые действительно любят клиентов, не так много.
И если вы следите за активностью Дениса в соцсетях, то, вероятно, заметили, что иногда он рассказывает о хорошем сервисе отдельных компаний.
Заключение
Если накосячили, извинитесь. Если клиент — мудак, сами решайте, что с ним делать. Но не пускайте всё на самотёк. Действуйте.
- Признайте ошибку
- Объясните причины
- Расскажите о последствиях
- Сообщите о предпринятых мерах
- Загладьте вину
- Призовите действию.
Извиняться умеет тот, кто любит клиентов. Любви вам.
P.S. Поделитесь этой статьёй у себя на страницах в соцсетях. Пусть клиенты видят, что вы их любите и умеете извиняться.
Понравилось? Поделитесь с друзьями!
kaplunoff.com
Составляем письмо-извинение правильно
Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями. Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.
Из этой статьи вы узнаете:
- в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
- содержание письма извинения;
- наглядные примеры оформления писем с извинениями.
В каких случаях нужно писать письмо-извинение?
Понятно, что составлять письмо с извинениями требуется в том случае, когда их действительно требуется принести. Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является 
Когда требуется писать письмо-извинение
- Нарушение обязательств по договору. Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова. Однако следует понимать всю серьезность нарушений, вполне возможно, что одних извинений будет недостаточно и понадобится дополнительно отправить подарок, предоставить скидку и т.д.
- Некорректное поведение сотрудников компании также требует принесения извинений. В данном случае важно понимать, что каждый сотрудник компании является ее лицом и его поведение скажется в целом на репутации всей организации.
- Форс-мажор. Никто не застрахован от форс-мажорны ситуаций, которые могут отрицательно повлиять на деятельность компании. При этом важно объяснить своим клиентам, что причиной каких-либо проблем являются обстоятельства, которые не зависят от вас.
Читайте по теме в электронном журнале
Содержание письма извинения
Официальное письмо с извинениями должно состоять из нескольких абзацев, содержание которых строго регламентировано. Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно). Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений. При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.
В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной.
Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации. Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.
В заключении можно выразить надежду на то, что подобные ситуации больше не возникнут. Более того, можно упомянуть, что ваша компания надеется, что это никак не повлияет на дальнейшие отношения и сотрудничество.
Наглядные примеры писем с извинениями
В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).
Образец письма с извинениями клиенту
Доброго времени суток, ХХХ!
Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы. Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке. В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.
Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.
С уважением, руководитель компании ООО YYY.
Ниже по ссылке вы можете скачать письмо образец с извинениями клиенту.
Рекомендуем материалы по теме:
- Письма – просьбы и запросы
- Классификация деловых писем
- Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?
www.sekretariat.ru
Письмо-извинение, ТИПОВЫЕ оборот — Деловая речь для государственных служащих Библиотека русских учебников
Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:
Уважаемые господа! в концернашого концерну.
. Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов ‘связываемся возместить. Вам ущерб. Надеемся, что. Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений. Еще раз просим прощения. Сою …
ТИПОВЫЕ оборот
Извинения за задержку поставки товаров
1. Извините за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты
2. Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на. Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.
3 сотрудника, который отвечал за выполнение. Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров
4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения. Вашего заказа
5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные. Вами товары и искренне извиняемся. Вас за задержку
6. Имеем попросить у. Вас прощения за несвоевременное выполнение. Вашего заказа от (дата)
7. Внимательно просмотрели все. Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы извините нам
8. Еще раз просим извинить за лишние хлопоты. Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы
9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений
Извинения за задержку оплаты счетов
1. Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена ??немедленно. Извините за задержку
2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим
3. К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой
4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность
5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам
6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам
7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее
8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника
9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила. Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів).
10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.
11. Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений
Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом
1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу
2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась
3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время
4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для. Вас время
5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей
6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу
7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на. Ваше приглашение принять участие в. Международной конференции, посвященной проблеме
8. Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на. Ваше приглашение и поблагодарить. Вас, но дело в том, что
9. Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за
uchebnikirus.com
Извинительное письмо образец — Деловодство и письма — Пример иска жалоба ходатайство
7118 Письмо-извинение
Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись Например:
Уважаемые господа! в концернашого концерну.
Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов ‘связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.
ТИПОВЫЕ оборот
Извинения за задержку поставки товаров
1 Извините за задержку поставки товаров Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты
2 Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.
3 сотрудника, который отвечал за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров
4 Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа
5 Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку
6 Имеем попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от (дата)
7 Внимательно просмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам
8 Еще раз просим извинить за лишние хлопоты Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы
9 Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений
Извинения за задержку оплаты счетов
1 Через небрежность бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченным Оплата будет осуществлена. немедленно Извините за задержку
2 Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим
3 К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести Вам деньги Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой
4 Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени Искренне извиняемся за эту невнимательность
5 Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена. со значительным опозданием Просим простить нам
6 Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов Искренне просим простить нам
7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее
8 Искренне извиняемся Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника
9 Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила Вас лишний раз волноваться (за авдала Вам лишних хлопототів).
10 После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы нам извините Совсем не оправдываем своей Неуве ажности, однако надеемся, что Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.
11 Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений
Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом
1 Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу
2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась
3 Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил Вас напрасно потратить свое драгоценное время
4 Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата) Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для Вас время
5 Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу Прошу простить, что нанес (а) Вам неприятностей
6 Мне очень неудобно за опоздание на встречу
7 Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на Ваше приглашение принять участие в Международной конференции, посвященной проблеме
8 Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на Ваше приглашение и поблагодарить Вас, но дело в том, что
9 Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Письмо-извинение
Письмо-извинение является одним из видов делового письма. Оно составляется в том случае, если автор желает принести извинения за какие-либо неудобства, причиненные адресату по его вине.
Чтобы письмо было благосклонно воспринято адресатом, оно должно быть искренним и не содержать ложную информацию. Не рекомендуется приводить всевозможные оговорки или увертки, а также сваливать вину на третье лицо. Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним.
Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:
При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».
Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя. Подписывается извинение руководителем компании или иным ответственным лицом, например, заместителем, исполняющим обязанности или начальником отдела.
Образец и пример письма-извинения скачать (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 6 365)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Как написать письмо-извинение
В нашей жизни существует множество случаев, когда люди совершают ошибки. Иногда эти ошибки могут затронуть других людей и неудивительно, что в этом случае, вина будет лежать полностью на обидчике. Но ведь мы все живем, работаем, то есть сосуществуем вместе, поэтому у вас не будет места, где можно скрыться. При этом у вас всегда есть шанс извиниться. Конечно, вы можете ходить за человеком и искать оправдания, но лучше принести свои извинения в письменной форме — послать письмо.
Не имеет значения, насколько серьезной была ваша ошибка, факт остается фактом — вы ответственны за то, что случилось, и вы знаете это. У некоторых, возможно, просто нет достаточно мужества, чтобы стоять перед обиженными и глядя прямо в глаза просить прощения, в то время как другие просто стоят безмолвно. Если вы подпадаете под любую из тех категорий, то, скорее всего, будет лучше, если вы позволите ручке и бумаге сделать свое дело. Забудьте о компьютере и распечатке письма: всем известно, что искреннее письмо-извинение должно быть написано вручную.
Вот несколько подсказок, которые помогут вам написать письмо-извинение для любого случая:
Будьте почтительны
Если вы хотите заполучить уважение человека, то вы должны сделать первый шаг. Начните с дружественного приветствия и удостоверьтесь, что вы правильно написали ее/его имя. Любая, даже самая незначительная ошибка может испортить целое письмо и, возможно, вам больше никогда не представится возможности попросить извинения снова.
Будьте искренни
Если вы все еще вынашиваете планы, как и где лучше спрятаться, чтобы не извиняться за содеянное, то это значит, что вы не сожалеете вообще! Но если вы все-таки пишете это письмо, то старайтесь коротко и мягко объяснить, почему все вышло именно так, а не иначе. Обратите внимание, что нельзя перебарщивать с оправданиями, потому что, если адресат почувствует, что вы чрезмерно защищаетесь и много оправдываетесь, то это будет похоже на то, что вы вовсе не сожалеете.
Смотрите в будущее
Смиритесь: что сделано, то сделано, поэтому постарайтесь ясно посмотреть на перспективу налаживания отношений. Вы можете начать с обещания того, что неприятный инцидент никогда больше не повторится и попросить забывать о случившемся. Поймите, что на извинения может уйти время, особенно, если обида очень сильна. И все-таки хорошо и искренне написанное письмо-извинение может уменьшить обиду и предоставить новые возможности для примирения.
Перечитайте письмо
Никогда не посылайте письмо сразу же, как только вы его закончили. Попытайтесь прочитать его сами себе и вслушивайтесь во все фразы — представьте, что вы и есть тот обиженный человек. Проанализируйте, можно ли сразу понять смысл ваших слов и сделать какие-либо выводы в случае необходимости. Попытайтесь понять, как получатель будет чувствовать себя, читая ваше послание. Постарайтесь настроить ваше сообщение таким образом, чтобы оно смогло сыграть на правильных нотках, задеть самые нужные струны. Не забудьте проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.
Нет ничего предосудительного в написании письма-извинения, тем более, если вы вкладываете глубокий смысл в каждое слово, которое написали в послании. Если это не исправит положение вещей, то значит он(а) слишком обижен(а) или, что еще хуже, просто не хочет прощать вас. Не расстраивайтесь и просто дайте этому человеку немного времени. Важно только то, что вы действительно приложили усилия и предприняли шаг к примирению.
Как только человек примет ваши извинения, можно похлопать себя по спине — цель достигнута, но при этом дать себе обещание, что вы не повторите впредь ту же самую ошибку. Письма-извинения не работают столь хорошо, когда ими злоупотребляют и стараются получить максимальную выгоду от их написания.
Этикетные письма
Ведущее издание для профессионалов
Рубрика: Делопроизводство
Приходилось ли вам составлять письма в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения. Что вы знаете об особенностях их оформления и содержания?
Этикет – слово французское по происхождению, первоначально означало “ярлык”, “этикетка”. Этикет – это правила поведения культурного человека, важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно проявление общей культуры человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения.
Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый. ”), заключительная фраза (“С уважением. ”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др. Любое деловое письмо содержит в своей структуре элементы этикетного характера. Но кроме этикетных фраз, которые могут быть в любом письме, существует особая разновидность писем, которые можно называть этикетными.
“Этикетные письма” – понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др.
К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.
В целом этикетные письма составляются так же, как и деловые (служебные). Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено. В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления благодарственных писем (особенно если эти письма являются формой поощрения), для составления писем-поздравлений или приглашений.
Если этикетное письмо составляется на бланке письма, используются те же реквизиты, что и в любом другом деловом письме: адресат, дата письма, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе.
Этикетные письма всегда содержат вступительное обращение к адресату:
Если письмо обращено к коллективу организации или определенной группе лиц, обращение может быть следующим:
При обращении к VIP-персонам (V.I.Р. – very important person) используется обращение “Глубокоуважаемый. ”. Особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо (член правительства, губернатор, мэр), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель, депутат, руководитель организации.
Письма-извинения
Когда следует извиняться письменно?
В том случае, если вы обидели человека или чем-то оскорбили его, даже непроизвольно.
Каким должно быть письмо-извинение?
Искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны.
Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.
Как быть, если вас оговорили, а вы ни в чем не виноваты?
Если вас обвиняют несправедливо, постарайтесь без прикрас разъяснить ситуацию, что очень часто способствует выяснению недоразумений и восстановления истины. Оправдывая себя, будьте очень осторожны, если при этом страдают честь и достоинство другого человека. Если вы уверены в его действительной виновности, возможно лучше сначала выяснить отношения с ним, дав ему шанс самому принести извинения, восстановить тем самым истину и хоть как-то спасти свою репутацию.
Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?
За письмо следует браться только окончательно успокоившись, приведя в порядок нервы и рассудок. В ином случае вы не в состоянии будете выбрать верный тон и нужные слова, ваше письмо с извинениями не достигнет желаемой цели.
То же самое касается и несправедливого обвинения в ваш адрес. За письмо с объяснениями беритесь только тогда, когда утихнет обида.
Источники: uchebnikionline.com, mirblankov.ru, www.womanart.ru, www.sekretariat.ru, www.ejonok.ru
zayavlenie-isk.my1.ru
Как правильно принести извинения в деловой переписке. Извинительное письмо клиенту образец
Это служебное письмо , в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и тому подобное.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:
Мы ценим ваш бизнес, и мы хотели бы сохранить вас как клиента. Благодарим вас за понимание в этом несчастном случае. К сожалению, иногда происходят неизбежные ошибки. В таких редких случаях удовлетворительное решение всегда существует и внедряются предотвратимые меры. После тщательного анализа вашего дела мне удалось определить причины, приводящие к этой ошибке. Объясните в двух или трех предложениях, почему произошла ошибка. Клиент действительно не заинтересован в причинах, только в резолюции. Это, безусловно, ошибка с нашей стороны, и мы берем на себя полную ответственность за это.
Уважаемые господа! Искренне просили прощения (перепрошуелю) по досадное недоразумение, что произошло… (дата) в программе «Доброе утро, Украина!». По недосмотру операторов не вышел в эфир рекламный ролик Вашего концерна.
Совсем оправдываем своей невнимательности и обязательства «язуемося возместить Вам убытки. Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных недоразумений. Еще раз просим прощения. С уважением…
В нашей попытке помочь вам лучше и сохранить вас как одного из наших ценных клиентов, мы собираемся. Надеюсь, вы найдете эти действия удовлетворительными и оправданными. Это самое меньшее, что мы можем сделать для устранения непреднамеренных неудобств, которые мы вызвали.
Эти меры предосторожности гарантируют, что такие ошибки больше не повторится в будущем. Это было бы невозможно без привлечения внимания к вашему делу. Пользуясь случаем, благодарим вас за отзывы, которые позволяют нам лучше обслуживать вас и других клиентов. Мы ценим ваш бизнес и надеемся сохранить вас как клиента на долгие годы.
Типовые обороты
Извинения за задержку поставки товаров
1. Просим прощения за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине. Извините за причиненные хлопоты.
2. Ваш заказ от… (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступило в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое внимание.
Всегда делитесь своими отзывами с нами; так мы продолжаем учиться и совершенствоваться. Эта ситуация не обычна, и эти инциденты не характерны для нас. Мы ценим, что вы понимаете, что иногда происходят ошибки, несмотря на многочисленные проверки и меры. Нам очень жаль, что это случилось с вами, но будьте уверены, что этого больше не повторится. Это самое меньшее, что мы можем сделать, чтобы компенсировать причиненные неудобства. Мы надеемся, что эта резолюция оправдает ваши ожидания и поможет устранить любой искаженный образ, который вы могли бы иметь о наших продуктах, услугах или обслуживании клиентов.
3. Сотрудник, отвечающий за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку. Извините за задержку поставки товаров.
4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров, что и привело задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа.
5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку.
Чтобы сделать вещи еще лучше, мы предприняли ряд мер для того, чтобы эта ошибка и подобные ошибки больше не повторялись в будущем. Благодаря вам мы осознали это, и мы благодарим вас за то, что вы делитесь своим опытом с нами. Мы предпочитаем учиться и улучшаться в лучших условиях, но иногда это невозможно.
Еще раз приносим извинения за эту ошибку, и мы надеемся сохранить вас как часть нашей уважаемой клиентской базы в течение очень долгого времени. Мы гордимся удовлетворением наших клиентов, и эти ошибки не соответствуют нашей философии. Конечно, ни одна из них не является вашей виной, и мы берем на себя полную ответственность за эту ошибку.
6. Есть попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от… (дата).
7. Внимательно посмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам.
8. Еще раз просим прощения за лишние хлопоты. Надеемся, что это недоразумение негативно не отразится на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы.
В результате и в знак нашего признания этой ошибки мы будем надеяться, что этого достаточно, чтобы решить проблему и устранить любые неудобства. Также, как часть нашей непрерывной стремления к совершенству, мы осуществляем ряд проверок и мер, чтобы ошибки, подобные этим, не повторялись снова. Вы заслуживаете лучшего, и мы будем уверены, что вы получите его у нас.
Спасибо за то, что вы подняли этот вопрос и дали нам возможность работать еще лучше. Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам в любое время. Сравнение зарплаты Сравните свою зарплату и узнайте свою рыночную стоимость.
9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений.
Извинения за задержку оплаты счетов
1. Из-за халатности бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченными. Оплата будет осуществлена немедленно. Просим прощения за задержку.
2. Ваш счет от… (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным. Извините за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим.
Это становится для меня шоком, учитывая то внимание, которое мы уделяем каждому клиенту и каждой транзакции. Это совсем не обычное дело, и этот инцидент не пройдет без тщательного изучения. Это, безусловно, наша ошибка, и мы берем на себя полную ответственность за это. Ваша обратная связь была необходима для реализации этого потока в нашей системе, и мы принимаем все необходимые меры предосторожности для устранения этого и подобных проблем.
Выражение сожаления, огорчения
Спасибо, что поделились своими отзывами, которые мы глубоко ценим. Мы ценим ваше мнение и рассматриваем его как возможность учиться и совершенствоваться. Это самое меньшее, что мы можем сделать в свете этого неудачного события. Мы стремимся к вашему удовлетворению, и мы хотим обеспечить приятный опыт для всех наших клиентов.
3. К сожалению, банк не выполнил вовремя наше поручение перевести Вам деньги. Искренне просим прощения (извините) за опоздание с оплатой.
4. Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным в течение длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность.
5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена со значительным опозданием. Просим простить нам.
Приносим извинения за неудобства. Напишите лучше английский и улучшите свою карьеру. В случае таких редких и неудачных ситуаций мы можем только извиниться и попытаться предложить подходящее решение. Чтобы предотвратить такие ошибки в будущем, мы намерены внедрить дополнительные меры предосторожности и ввести дополнительные проверки. Наша конечная цель состоит в том, чтобы все наши клиенты прошли исключительно впечатляющий опыт. Мы сделаем все возможное для достижения этого.
Мне очень ж
www.newslifebologoe.ru
извинение за задержку поставки (образцы)
Письмо №1:
Уважаемая Ирина Леонидовна,
Приносим свои извинения за задержку обработки заказа в интернет-супермаркете «Краски» – сбой в работе был вызван кибератакой на наш главный сервис.
Спешим сообщить, что на данный момент форс-мажор ликвидирован, и все запросы от 21 апреля 2018 года будут обработаны до 18:00 часов 23 апреля 2018 года.
В качестве извинения предоставляем Вам дополнительную скидку на следующий заказ в размере 8% от общей суммы.
С уважением,
Алексей Юрьев,
глава отдела продаж.
Письмо №2:
Уважаемый Валентин Михайлович,
От имени компании «Крафт Делюкс» приносим свои извинения за задержку поставки заказанного Вами товара, случившейся по причине ухудшения погодных условий и возникновения транспортных проблем.
Компания, оказывающая логистические услуги, пообещала произвести компенсацию всех неудобств. В свою очередь, мы готовы вернуть все внесенные средства + 10% за компенсацию на тот случай, если Вы не можете ожидать больше 3 дней.
Если же Ваш заказ остается актуален, в качестве бонуса Вы получите специальный сертификат на дополнительную оптовую скидку.
С уважением,
генеральный директор
Максим Васильев.
Письмо №3:
Уважаемая Ангелина,
Приносим свои извинения за задержку в производстве товара. Ваш контакт передан ответственному специалисту для урегулирования сложившейся ситуации во избежание любых недоразумений.
С уважением,
Компания «Полипринт».
Письмо №4:
Уважаемая Людмила Васильевна,
Магазин обуви «Кассандра» приносит извинения за задержку с пошивом заказанного Вами изделия. К сожалению, в работе нашего итальянского поставщика кожаного сырья возникли неполадки, которые отразились на сроках доставки его к нам. Со своей стороны, мы обещаем приложить все усилия, чтобы ускорить процесс изготовления, и доставить туфли в течение 5 рабочих дней.
С уважением и надеждой на понимание,
Нестор Романов,
основатель.
Письмо №5:
Уважаемый Арсен Александрович!
К сожалению, мы вынуждены сообщить, что на данный момент указанная вами позиция в заказе отсутствует на складе, и, со слов представителей компании-поставщика, будет доставлена к нам 5 мая 2018 года. В свою очередь, мы обещаем доставить товар Вам не позже 12:00 часов 7 мая. Сообщите нам пожалуйста, если Вы можете ожидать до указанной даты.
Приносим извинения за неудобства.
С уважением,
Мария Карнатова,
менеджер.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7(499)703-32-46 (Москва) +7(812)309-26-52 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно! |
Добавить комментарий
bs-life.ru
Письмо-извинение. Letter of apology ‹ Материалы ‹ engblog.ru
Чтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта
Иногда в жизни возникают ситуации, когда необходимо принести извинения в письменной форме. В английском языке письмо-извинение может быть неофициальным / личным (informal / personal) и деловым (formal). Его пишут в случае какой-то ошибки, невыполнения обязательств, невозможности выполнения обещания и т. п.
В целом структура письма-извинения особо не отличается от структуры обычного formal / informal letter. Однако есть и свои особенности. Рассмотрим каждый стиль письма-извинения отдельно.
Informal Letter of apology
Бывает так, что вы обидели или расстроили кого-то из членов семьи или друга и хотите принести искренние извинения. Вы можете сохранить отношения, отправив письмо. Что же в нем написать? По структуре ваше письмо будет выглядеть так:
- Dear (Name),
- Introduction (§ 1) — почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, признать свою ошибку.
Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма, которые помогут выразить искренние извинения:
Английские выражения Примерное значение выражений I hope you will understand when I say that… Надеюсь, ты поймешь, если я скажу, что… What can I say, except I’m sorry that… Что я могу сказать, кроме как прости… I’m sorry for… Я виноват… (Мне жаль…) I owe you an apology. Я должен перед тобой извиниться. I’m sorry if I upset you in any way… Прости, если каким-то образом обидел тебя… I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel. У меня не хватает слов, чтобы описать, как мне жаль и как я виноват перед тобой. I feel dreadful about… Я ужасно поступил… It was my fault, and I’m sorry. Это была моя вина, прости. My sensitivity was on vacation that day and I’m so sorry. Я был ужасно бесчувственен в тот день, мне очень жаль. I must beg your forgiveness for my outspoken and insensitive remarks. Я умоляю простить меня за мои ужасные высказывания. Please forgive me for being so late. It was inexcusable. Прости, пожалуйста, за опоздание. Нет мне оправдания. I apologize most humbly for (ignoring your feelings). Я искренне прошу прощения за… - Main Body (§ 2-3) – причины и объяснение вашего поступка. В основной части письма вы пытаетесь объяснить, почему все произошло именно так. Важно полностью признать свою ошибку, даже если вы считаете, что это была не только ваша вина. Иначе такое письмо-извинение не будет иметь смысла, а только усугубит конфликт. Ни в коем случае не обвиняйте адресата. Пообещайте больше не повторять подобные ошибки.
В основной части помогут такие устойчивые фразы:
Английские выражения Примерное значение выражений I blame myself for what happened. Я виню себя в том, что случилось. It was my fault (responsibility). Это была моя вина (обязанность). I’m embarrassed to admit that… Мне неловко признавать, что… Please accept this letter as my personal promise to… Прими, пожалуйста, это письмо, как мое личное обещание… I am sorry for the hurt I know this causes. Прости за нанесенную обиду. I admit that I was in the wrong. Признаю, что был неправ. - Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма вы еще раз извиняетесь, интересуетесь, что вы можете сделать, чтобы разрешить сложившуюся ситуацию, обещаете, что такое больше не повторится. Так как это близкий человек, пообещайте позвонить лично или встретиться, чтобы еще раз принести свои извинения.
Следующие фразы помогут составить заключительный параграф:
Английские выражения Примерное значение выражений I hope you believe me when I say how sorry I am. Надеюсь, ты веришь, как сильно я сожалею. I can’t tell you how sorry I am. Даже не могу передать, как я сожалею. I beg you to forgive me. Умоляю, прости меня. There is no excuse for… and I hope you’ll forgive me. Я очень виноват… но надеюсь, ты простишь. I sincerely hope… Искренне надеюсь… All this being said, I again apologize for the problems I have caused you. После всего сказанного, хочу еще раз попросить у тебя прощения за причиненные проблемы. We hope you are willing to give us another chance. Надеюсь, вы дадите нам еще один шанс. I hope this incident won’t stand in the way of our friendship. Надеюсь, этот случай не станет на пути нашей дружбы. Again, I apologize for betraying your trust. Я еще раз прошу прощения за то, что не оправдал твое доверие. I hope that as time passes you will find a way to forgive me. Надеюсь, что со временем ты сможешь простить меня. I understand that it might be difficult for you to accept my apology, but… Понимаю, что тебе сложно простить меня, но… I will call you later this week to apologize in person. Я позвоню тебе на этой неделе, чтобы извиниться лично. I can promise you that this will never happen again. Обещаю, что это больше не повторится. - В конце письма-извинения идет заключительная фраза. Например:
Sincerely (Sincerely yours),
(Name)Примеры личных писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:
Formal Letter of apology
Теперь рассмотрим официальное письмо-извинение.
Formal Letter of apology обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу (Letter of Complaint). Цель делового письма-извинения – объяснить причины проблем, указанных в письме-жалобе, а также убедить адресата, что будут предприняты шаги, чтобы устранить проблемы и избежать их повторения в будущем. Желательно предложить компенсацию.
Если от грамотности составления Personal Letter of apology зависят ваши личные отношения с кем-либо, то деловое письмо-извинение может стать шагом к урегулированию отношений с клиентом / партнером, помочь исправить неприятную ситуацию в бизнесе, сохранить репутацию компании.
Рассмотрим каждую структурную часть такого письма.
- В начале письма-извинения мы обращаемся к адресату по имени и фамилии. То есть обращения типа Dear Sir / Madam или To Whom it May Concern – нежелательны. Подобное обращение может показаться слишком формальным, создастся впечатление, что вы даже не удосужились узнать имя вашего адресата.
- Introduction (§ 1) — почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, выражения личной обеспокоенности сложившейся ситуацией.
Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма:
Английские выражения Примерное значение выражений I am writing to apologize for… Я пишу, чтобы извиниться за… I am writing to offer my apologies for… Я пишу, чтобы выразить свои извинения за… I must (would like to) apologise for… Должен (хотел бы) извиниться за… Please accept my / our sincere / profuse apologies for… Примите мои / наши искренние извинения… We apologise for… Мы просим прощения за… Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention. Спасибо, что сообщили нам об этом деле / проблеме. I appreciated your advising me of this incident. Для меня очень важно ваше сообщение. I would like to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced. В самом начале хотелось бы выразить мои искренние извинения за причиненные неудобства. NB!!! Напомним, что в официальном стиле не допускаются сокращения типа I’m, don’t, I’d и т. п.
- Main Body:
(§ 2-3) – причины и объяснения сложившейся ситуации / проблемы.
(§ 4) – предложение компенсации.
В основной части письма-извинения (параграф 2-3) нужно объяснить причину возникшей ошибки / проблемы. Каждая проблема – в отдельном параграфе. Необходимо признать вину компании, выразить свое сожаление и огорчение, сообщить о принятых мерах.
Очень желательно предложить какую-либо компенсацию за ошибку (параграф 4).
Вот некоторые полезные фразы для основной части делового письма-извинения:
Английские выражения Примерное значение выражений We accept full responsibility for the mistake. Мы полностью берем на себя ответственность за ошибку. I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future. Будьте уверены, что мы принимаем все необходимые меры, чтобы подобное больше не произошло. You have my assurance that… Я гарантирую вам… Please be assured that we will… Будьте уверены, что мы… I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency. Я пытаюсь разобраться с этим (решить эту проблему) немедленно. I can assure you that this will not happen again. Обещаю, что это впредь это не повторится. We are doing everything we can do to resolve the issue. Мы делаем все возможное для решения проблемы. Please allow me to suggest you… as compensation for… Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации за… To compensate for the inconvenience caused… Для возмещения причиненных неудобств… Please allow me to offer you… by way of compensation… Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации… - Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма нужно еще раз извиниться, выразить надежду, что произошедшее никак не повлияет на ваше дальнейшее сотрудничество, написать свои контактные данные, чтобы с вами могли связаться, если возникнет такая необходимость.
Можно употребить следующие выражения:
Английские выражения Примерное значение выражений Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused… Еще раз примите наши (мои) искренние извинения за причиненные неудобства… I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted). Надеюсь, Вы примете мои извинения (мои извинения будут приняты). I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error. Надеюсь, Вы сможете простить эту досадную ошибку. Thank you for your understanding. Спасибо за понимание. If you would like to continue this conversation, please feel free to call me at… Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний звонить мне по телефону… Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience. Со всеми вопросами относительно данного письма, пожалуйста, обращайтесь ко мне в удобное для Вас время. - В конце письма – заключительная фраза:
Sincerely (Sincerely yours),
(Name)Примеры деловых писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
engblog.ru