Правила составления протокола совещания образец – Протокол совещания. Образец 2019 года

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

  1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
  2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
  3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
  4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
  4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

  1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
  2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
  3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
  4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
  5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

  1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
  2. Определенный состав присутствующих.
  3. Подобные темы и вопросы.
  4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

fb.ru

Протоколы заседаний: составление и оформление

Новая страница 1


Протокол как отражение
коллегиального способа принятия решений


Протокол заседания применяется
для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов
(коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и
временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах
для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных
совместно условий.


 


Протокол заседания –
документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или
совещательных органов.


 


Протокол
заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию
управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее
важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие
коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.


Коллегиальный способ принятия
решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от
ее организационно-правовой формы и характера деятельности
,
например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе
коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров
(наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме
того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при
генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для
совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.


 

Подготовительный этап


Как правило, заседанию
предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания,
информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц,
подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на
заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект
решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для
предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и
др.


Заседанию коллегиального органа
предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах:
от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если
число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка
присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с
указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до
регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний
общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании
акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания.
Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при
предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация
присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения
коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а
также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными
полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.


Протокол составляется на
основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых
рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов,
подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов
решений, повестки дня, списков участников и др.).


Если заседание
стенографировалось или велась звукозапись
, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью
и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими
протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо
по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом
случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания,
не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.


Если ход заседания записывался
на магнитофон или диктофон
, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или)
протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в
течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись
заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных
вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального
органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного
хранения.


 

Оформление реквизитов
протокола


С точки зрения полноты
отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.


Полный протокол

содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии
выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом
конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или
решается председателем коллегиального органа.


Протокол заседания оформляются
на стандартных листах бумаги формата А4.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование
организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа,
регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.


Оформление
реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».


Датой протокола

является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или
словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.


Регистрационным номером
протокола
является
порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока
действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные
регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому
протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола,
подшитого в дело последним.


Место составления

протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным
делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если
наименование территории входит в название организации: Московская городская
Дума, Законодательное Собрание Тверской области
.


Заголовок к тексту

является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически
согласован с наименованием вида документа:


 


ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
комиссии по переоценке основных фондов


 


ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
дирекции


 


Текст протокола

состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично
в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и
секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и
приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц,
участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания
должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их
обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:


 


Присутствовали: члены
Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).


 


Лица, не являющиеся членами
коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в
обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова
«Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы,
если они являются представителями других организаций.


В повестке дня заседания
указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании,
должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются
арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке
обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:


 


Повестка дня:


1. О формировании сметы
расходов фирмы на 2005 г.


Доклад финансового
директора Мовчана С.А.


2. О подготовке рекламной
кампании сезона «Весна-Лето-2005»


Доклад зав. отделом рекламы
Сомовой Н.Н.


 


Вопросы повестки дня должны
формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не
рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».


Текст основной части протокола
состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из
которых строится по схеме:


 


1. СЛУШАЛИ:


ВЫСТУПИЛИ:


РЕШИЛИ: (или:
ПОСТАНОВИЛИ:)


 


Эти ключевые для протокола
слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются
арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:»
в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если
имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст
доклада прилагается)
.


В разделе «ВЫСТУПИЛИ:»
последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и
формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их
выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в
предыдущей части протокола.


При необходимости в этом же
разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по
следующей форме:


 


Вопрос:
Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли
выпуск привилегированных акций?


Ответ:
Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.


 


Фамилия лица, задавшего вопрос,
может не указываться.


В разделе «РЕШИЛИ:»
(«ПОСТАНОВИЛИ:»)
записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично –
так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в
предписывающей форме: «Утвердить…», «Предусмотреть…», «Внести
изменения…».
По одному вопросу может быть принято несколько решений, в
этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с
решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против»,
«воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных
бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.


Участник совещания или
заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое
излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого
мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.


Если протоколом утверждается
какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения,
например:


 



УТВЕРЖДЕНО


Советом директоров ОАО «Росток»


(протокол от 11.02.2005 № 2)


 


Подписи председателя и
секретаря
заседания
завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева
проставляется подпись председателя, справа — секретаря.


В соответствии с действующим
законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только
председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также
предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего
решения. Например,
Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено
(ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета)
общества подписывается председательствующим на заседании, который несет
ответственность за правильность составления протокола.


Что же касается оформления
протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает
порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения
указываются в протоколе:


—         
место и время
проведения общего собрания акционеров;


—         
общее
количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций
общества;


—         
количество
голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;


—         
председатель
(президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.


В Законе также указывается,
что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные
положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования
по ним, решения, принятые собранием.


 


Сокращенный вариант оформления
протокола


Допускается сокращенный вариант оформления протокола,
при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются.
После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание
вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса
подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в
обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии
выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при
необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение
(постановление).


 


Выписка из протокола


Для информирования
заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях
подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.


Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию
части протокола.
В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты
бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки
дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение
вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка
не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола
используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

В.Ф. Янковая

www.profiz.ru

Составление и оформление протокола

Новая страница 1


Подготовка к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени
проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на
нем. Это решение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении
протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания
является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем
вручную или с использованием диктофона.


         Протокол оформляется на  общем бланке, который обычно включает
следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид
документа (протокол), места для проставления номера  и даты, место  для текста
протокола, место для  заголовка к тексту.


Датой протокола

является день проведения  заседания (протоколы, как правило, оформляются после
заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола
включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2002.


         Номером (индексом) протокола является порядковый номер
заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока
полномочий коллегиального органа.


         Заголовок к тесту протокола имеет отличия от оформления этого
реквизита в других документах. Как правило, заголовок содержит указание на вид
коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название
коллегиального органа в родительном падеже, например: протокол заседания
коллегии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных
подразделений.


         Текст протокола включает вводную и основную части.


Во вводной части протокола после заголовка
приводятся инициалы  и фамилии председателя и секретаря заседания.      
Председатель — должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе
не указывается; секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и
документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. В
постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом
(Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).


С новой строки после слова «Присутствовали»
перечисляют инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа в
алфавитном порядке, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на
заседание из других организаций. Список участников совещания секретарь
составляет в день его проведения, т.к. список может не совпадать с первоначально
намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление
протокола.


При оформлении протокола расширенного заседания
фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее
количество. Оно определяется по итогам регистрации. Списки регистрации
передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. При
этом в протоколе указывают: Присутствовали: 57 чел. (список прилагается).


         Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из
перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет
последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Повестка
дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество
вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Ее содержание
определяется руководителем, который будет вести заседание. Каждый вопрос
повестки дня нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога «О» или «Об»
(отвечает на вопрос «О чем?»). По каждому пункту указываются инициалы и фамилия
докладчика – должностного лица, который готовил сообщение по данному вопросу.


Текст основной части протокола составляется в
соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.


         В основной части текста должно содержаться столько же разделов,
 сколько пунктов включено в повестку дня. Разделы нумеруются той же нумерацией,
что и повестка дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”,
“ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, которые печатаются от левого поля. После слова 
“СЛУШАЛИ” в тесте протокола излагают записи речи основного докладчика; после
слова “ВЫСТУПИЛИ” – записи высказываний участников обсуждения вопроса; после
слова “ПОСТАНОВИЛИ” – изложение постановляющей части соответствующего пункта
повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются
арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая –
номер принятого решения. Например:


 



1.1. Руководителям структурных
подразделений к 15.08 2002 подготовить…


1.2. Главному бухгалтеру к 17.08.2002
разработать…


 


Обычная практика оформления протокола не
предусматривает фиксацию результатов голосования, однако в ряде протоколов
(например, протоколах общего собрания акционеров) указывается общее количество
лиц, принявших участие в голосовании, и распределение голосов «За», «Против»,
«Воздержались».


         Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников
посредством рассылки копий протокола либо выписок постановляющей части.
Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных
документов, например решения коллегиального органа или приказа руководителя
организации.


В тексте протокола каждую фамилию и инициалы
выступающего  печатают с новой строки в форме именительного падежа. Изложение
записи  выступления (обычно в форме третьего лица единственного числа) отделяют
от фамилии дефисом.


В зависимости от вида заседания и статуса
коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной
или стенографической. Формы протокола отличаются друг от друга только полнотой
освещения хода заседания, отличий в оформлении они не имеют.


         Краткий протокол

– это документ, в котором фиксируются обсуждавшиеся на заседании вопросы,
фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол, как правило, ведут
только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит
оперативный характер. По такому протоколу невозможно представить ход обсуждения
вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части
протокола, т.е. управленческого решения.


В полном протоколе фиксируются  не только
обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передается
содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения,
прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет
документировать подробную картину заседания.


         Стенографический протокол составляется на основе
стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает  процесс
обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. После вводной части в
таком протоколе делается запись «Заседание стенографировалось». Стенограмма
является обязательным приложением к протоколу.


         Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или
магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Рукописные записи
ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном
случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно
записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления
протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи
(тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако
чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи,
конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря
перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок
подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.

Санкина Л.В.

www.profiz.ru

Оформление протокола | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Многим секретарям довольно часто приходится сталкиваться в работе с таким организационно-распорядительным документов, как протокол. Особенно это актуально, если в организации часто проводятся различные заседания и собрания, в ходе которых секретарь должен вести протокол. Поэтому в сегодняшней статье мы подробно рассмотрим правила оформления и составления протокола.

Из данной статьи вы узнаете:

  • существующие требования к оформлению протокола;
  • правила оформления протокола;
  • порядок оформления протокола;
  • как осуществляется оформление протокола совещания.

Протокол является документом, который ведется для фиксирования хода различных совещаний, собраний и заседаний. От правильности его заполнения зависит приобретение данным документом юридической силы. Поэтому к оформлению и составлению протокола необходимо отнестись со всей полнотой ответственности.

Требования к оформлению протокола

В должностные обязанности секретаря довольно часто входит обязанность фиксировать ход заседаний, собраний и совещаний в организации. Независимо от того, как фиксируется обсуждение (стенографируется или записывается на пленку), после мероприятия должен быть составлен протокол. От навыков секретаря и его умения выделять важные моменты, возникающие по ходу обсуждения. Требования к оформлению протокола заключаются в четком соблюдении правил оформления. Протокол составляется на бланках формата А4. В число обязательных реквизитов протокола входят: наименование организации, ведомства (структурного подразделения), наименование вида документа, дата заседания (совещания, собрания), номер, место заседания, заголовок, текст, подписи и гриф утверждения (если требуется).


Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно


Следует учитывать, что в протоколе указывается именно дата заседания, а не дата составления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Номер протокола определяется по порядковому номеру заседания, начиная с календарного года. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Правила оформления протокола

Правила оформления протокола подразумевают разбитие текста на две части: вводную и основную. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например: Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Данная часть протокола опускается при фиксировании оперативного совещания. Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Порядок оформления протокола

Только правильно порядок оформления протокола в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. 

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) строго по центру.

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов определяются требованиями действующего законодательства, основами делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления основываются на общем алгоритме, который сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Оформление протокола совещания

Оформление протокола совещаний требует указания вопросов, которые решаются по ходу собрания. В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, его содержания и принятые по ходу совещания решения. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Наименование вопроса следует печатать по центру страницы и подчеркивать чертой. Далее под чертой необходимо указать фамилии сотрудников, выступивших при обсуждении данного вопроса. Далее указывается принятое решение.


Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментов


Копии протоколов при необходимости следует отправить в организации и должностным лицам, присутствовавшим на собрании. Список рассылки должен составлять ответственный исполнитель подразделения, которое занималось подготовкой вопроса.

www.sekretariat.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о