Требования к секретарю руководителя – Требования, предъявляемые к секретарю

Содержание

Современные требования к профессии секретаря

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

 

Таблица 1

 

Наименование должности

Требования к квалификациям

Образование

Стаж работы по специальности

Секретарь-машинистка

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Без предъявления требований

Секретарь-руководитель

Высшее профессиональное

Без предъявления требований

 

Среднее профессиональное

Не менее 2-х лет

Секретарь-стенографистка

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Без предъявления требований

 

 

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин

секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

 

Должность

Должен знать

Должен уметь

1. Оператор на телефоне

Правила ведения телефонных переговоров

Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой

2. Секретарь директора

Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет

Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами

3. Секретарь-референт

Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава

Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами

4. Референт/

помощник руководителя

Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии

Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка

5. Офис-менеджер/

заведующий секретариатом

Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства

Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь

6. Секретарь-переводчик

Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

7. Секретарь-референт иностранного представительства

Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

 

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

 

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

 

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников».

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

 

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

·        Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

·        Навыки работы с Word, Excel

·        Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

·        Русский язык

·        Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

·        Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

·        Уровень обучаемости

·        Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

 

По результатам тестирования выдается «Sertifikate-V» на русском и английском языках.

 

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

 

Таблица 3

 

Уровень A
секретарь-машинистка

Уровень B
секретарь

Уровень C
секретарь-референт

Уровень D
руководитель секретариата или офис-менеджер

 

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

1.     Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2.     Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3.     Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

www.profiz.ru

Новые квалификационные характеристики секретарей

Автор: Т. Кузнецова
Источник: »Управление персоналом»#2, 2000

В первом номере журнала “Секретарское дело” за этот год в статье “Как составить должностную инструкцию секретаря”, раскрывая методику разработки этого важного организационного документа, указывалось на необходимость положить в основу разработки конкретной должностной инструкции квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, хотя они и были разработаны более 10 лет назад (переутверждены в 1996 г.) и во многом устарели.

В настоящее время опубликован новый “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм .

В справочнике в разделе “Общие положения” сделано примечание, в котором указывается, что “под “предприятием” понимаются коммерческие организации, создаваемые в форме хозяйственных товариществ и обществ, в т.ч. открытых и закрытых акционерных обществ, акционерных обществ работников (народных предприятий), производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий”. Такое же понимание будет вкладываться в этот термин и в данной статье.

Назначение справочника сформулировано достаточно четко: “Настоящий Квалификационный справочник должностей руководи-телей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действен-ный механизм разграничения функций, полномочий и ответственнос-ти, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в совре-менных условиях развития рыночных отношений”.

Как следует из введения, справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны с установлением и развитием рыночных экономических отношений. Это, например, должность менеджера, аудитора, аукциониста, биржевого маклера, оценщика, брокера, дилера и др.
Что касается должностных характеристик секретарского состава, то кроме ранее существовавших, появилась квалификационная характеристика секретаря руководителя и ученого секретаря.

В справочнике в отличие от предыдущего “Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих” есть одно очень важное изменение – в нем не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе “Общие положения” записано, что “ Квалификационные категории по оплате труда специалистов уста-навливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при вы-полнении должностных обязанностей, его ответственность за прини-маемые решения, отношение к работе, эффективность и качество тру-да, а также профессиональные знания, опыт практической деятельно-сти, определяемый стажем работы по специальности, и др.
Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

Квалификационные характеристики, как и предшествующие, включают три раздела: “Должностные обязанности“, “Должен знать“ и “Требования к квалификации“. Однако название и содержание третьего раздела скорректировано. В предшествующих квалификационных характеристиках этот раздел назывался — «Требования к квалификации по разрядам оплаты» и упор делался на разряд, хотя указывались и требования к образованию, и стажу работы. В новой редакции в разделе “Требования к квалификации” указываются лишь требования к образованию и стажу работы без тарифной сетки.
Но в тех случаях, когда профессия имеет категории, например, стенографистки или машинистки, требования к квалификации даются по каждой категории. Например:

Машинистка. Требования к квалификации.
Машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.
Машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

Стенографистка. Требования к квалификации.
Стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
Стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85-90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
В разделе “Должностные обязанности” по-прежнему “установлены основные тру-довые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обес-печить оптимальную специализацию служащих.

В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а так-же знаний законодательных и нормативных правовых актов, положе-ний, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей“2.

Так как функциональные обязанности секретарей и виды выполняемых ими работ устойчивы и фактически не изменились (меняется только технология работы с внедрением средств механизации и автоматизации), то эти разделы в квалификационных характеристиках секретарского состава в новом сборнике по содержанию не изменились, они претерпели лишь незначительную редакционную правку. Новой, как уже отмечалось, является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы. В требованиях к квалификации секретаря руководителя, следуя запросам рынка труда, справедливо указана необходимость высшего профессионального образования.

Рассмотрим квалификационную характеристику секретаря руководителя.

Секретарь руководителя. Должностные обязанности.

  • Осуществляет работу по организа-ционно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

  • Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе рабо-ты либо подготовки ответов.

  • Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназ-наченной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

  • Принимает документы и личные за-явления на подпись руководителя предприятия.

  • Подготавливает до-кументы и материалы, необходимые для работы руководителя.

  • Сле-дит за своевременным рассмотрением и представлением структур-ными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

  • Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

  • Органи-зует проведение телефонных переговоров руководителя, записыва-ет в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведе-ния ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также те-лефонограммы, своевременно доводит до его сведения информа-цию, полученную по каналам связи.

  • По поручению руководителя со-ставляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авто-рам писем.

  • Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опове-щение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

  • Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взя-тых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

  • Обес-печивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, созда-ет условия, способствующие его эффективной работе.

  • Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

  • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  • Формирует дела в соответствии с утвер-жденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установ-ленные сроки сдает в архив.

  • Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

  • организацию делопроизводства;

  • методы оформления и обработки документов;

  • архивное дело;

  • машинопись;

  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  • основы этики и эстетики;

  • правила делового общения;

  • основы организации труда и управления;

  • правила эксплуатации вычислительной техники;

  • осно-вы административного права и законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.
Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.”

Как видно из приведенной квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 061300 “Документоведение и документационное обеспечение управления”, а среднее профессиональное образование – специальность 0611 “Делопроизводство и архивоведение”. Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, особенно по среднему профессиональному образованию, сегодня достаточно много.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки в новой редакции имеют лишь незначительные редакционно-стилистические правки. К обязанностям добавлена подготовка документов для тиражирования на множительной технике, а также копирование документов на персональном ксероксе.

Так как квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки аналогичны и учитывая, что в первом номере журнала “Секретарское дело” за 1999 г. уже была приведена должностная характеристика секретаря-машинистки, в новой редакции процитируем квалификационную характеристику секретаря-стенографистки. Это даст возможность сравнить не только старую и новую редакции, но и требования к этим двум категориям работников.

Секретарь-стенографистка. Должностные обязанности.

  • Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

  • Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

  • Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

  • Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

  • Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

  • Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.

  • Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

  • Выполняет различные операции с использованием компью-терной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

  • Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использо-вания в процессе их работы либо подготовки ответа.

  • Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

  • Принимает документы на подпись руководителю.

  • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  • Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

  • Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:
– положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
– стенографию;
– машинопись;
– правила орфографии и пунктуации;
– порядок расположения материала при печатании различных документов;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– основы организации труда;
– основы законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.

На наш взгляд, не все учтено и исправлено в новых Квалификационных характеристиках. К сожалению, в старой редакции осталась квалификационная характеристика заведующего канцелярией. Учитывая значимость информационно-документационного обеспечения в работе управленческого аппарата, внедрение в сферу управления компьютерных технологий, руководитель канцелярии обязательно должен иметь высшее профессиональное образование. В его должностные обязанности входит не только организационное, но и методическое руководство делопроизводством организации, разработка таких сложных документов, как инструкция по делопроизводству, должностные инструкции и многое другое. Работник, имеющий “начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет”, как это записано в квалификационной характеристике, с такой работой грамотно не справится.

По нашему мнению, исходя из должностных обязанностей и учитывая расширение круга высших и средних профессиональных учебных заведений, более высокие требования к квалификации должны предъявляться ко всем категориям секретарей.

Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Как указано во введении к новому Квалификационному справочнику, применение Квалификационного справочника в современных организационно-технических условиях будет способствовать дальнейшему совершенствованию организации труда всех категорий служащих.

hr-portal.ru

Секретарь руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителяzip

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя

 

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

           

 

 

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

 

——————————————————————-

(наименование учреждения)

 

00.00.201_г. №00

 

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо с высшим

профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)

или средним профессиональным образованием и стажем работы по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Секретарь обязан знать:

— распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности предприятия;

— руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению

делопроизводства;

— организацию делопроизводства;

— архивное дело;

— машинопись;

— методы обработки и оформления документации;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

— основы эстетики и этики;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права;

— законодательство о труде;

— нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты

и производственной санитарии;

— правила трудового распорядка на предприятии.

1.4. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности

по приказу руководителя предприятия по представлению

________________________________________________________________________.

1.5. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его

обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке,

приобретает соответствующие должностные права и несет ответственность за

должное выполнение доверенных ему обязанностей.

1.6. Секретарь подчиняется руководителю

________________________________________________________________________.

(предприятия, структурного подразделения)

 

 

 

2. Должностные обязанности

 

Секретарь руководителя обязан:

 

2.1. Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в

процессе работы или подготовки ответов.

2.2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.

2.5.Ведет делопроизводство.

2.5. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.

2.6. Организует телефонные переговоры для руководителя,

в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание.

2.7. Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам.

2.8. Следит за своевременностью рассмотрения и представления

конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов,

передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное

редактирование.

2.9. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по анналам связи.

2.10. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.

211. Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, а также подготавливает ответные письма.

2.12. Оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.

2.13. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.14. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя.

2.15. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя.

2.16. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организует прием посетителей.

2.17. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных.

2.18. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.19. Оформляет дела, согласно с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение.

 

 

3. Права

 

Секретарь руководителя вправе:

3.1. На рассмотрение руководства вносить свои предложения, направленные на

усовершенствование работы, связанной с его обязанностями согласно данной инструкции.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

которые касаются его деятельности.

3.3. Сообщать своему руководителю обо всех недостатках, которые выявляются в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей, и вносить свои предложения по их ликвидации.

3.4. По мере надобности требовать от руководства предприятия помощи в

выполнении своих должностных прав и обязанностей.

3.5. Запрашивать от специалистов и структурных подразделений предприятия лично, либо по поручению руководства документы и информацию, которые необходимы для

выполнения своих должностных обязанностей.

 

 

4. Ответственность

 

Секретарь руководителя ответственен:

4.1. За правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей

деятельности в определенных уголовным, административным и

гражданским законодательством РФ рамках.

4.2. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в, определенных трудовым законодательством РФ рамках

4.3. За причинение материального ущерба предприятию в определенных

гражданским и трудовым законодательством РФ рамках.

 

 

 

 

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

 

                                                                                                00.00.201_г.

 

 

 

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                               

                                                                                                     00.00.20__г.

www.kaus-group.ru

О статусе секретаря

Какой статус у секретаря генерального директора организации численностью от 4 до 6 тыс. человек: помощник или «девочка на побегушках» для многочисленных заместителей? Прописаны ли статус и обязанности секретаря генерального директора в каких-либо государственных стандартах?

Работа каждого сотрудника организации регламентируется с помощью различного рода документов, которые можно разделить на две группы.

Первая – это внешние документы: нормативно-правовые акты трудового законодательства, инструктивно-методические материалы, имеющие государственный, отраслевой или региональный статус. Их положения являются обязательными к исполнению.

Вторую группу составляют документы локального характера, регламентирующие деятельность отдельных организационно-структурных подразделений организации и персонала. Они отражают особенности функционирования конкретного предприятия и оказывают прямое воздействие на оптимизацию всех управленческих процессов на предприятии. В их число, прежде всего, входят положения о структурных подразделениях (управлениях, департаментах, службах, отделах и т.п.) и должностные инструкции. Источником установления должностей и профессий в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ является штатное расписание, а также соответствующие квалификационные справочники.

Рациональное разделение труда по конкретным должностям должно формулироваться организацией еще на этапе выдвижения требований к вакансии, составления профиля должности, формулировки положений должностных инструкций. Достаточно большое количество квалификационных характеристик, являющихся основой для разработки должностных инструкций (в том числе для должности «секретарь руководителя»), представлено в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008).

Извлечение

из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Каждая организация, ориентируясь на квалификационные характеристики по конкретной должности, вправе устанавливать собственные требования к должностному функционалу сотрудников.

Кроме должностной инструкции существует еще и такой документ, как квалификационная характеристика должности, в которой приводится описание работы и знание соответствующей предметной области.

Перемены, происходящие в сфере экономических отношений и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным структурам, а также активное формирование информационных связей предъявляет новые требования к выполнению работниками повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату. Однако все вводимые изменения должны отражаться в должностной инструкции.

При определении роли секретаря в компании важно помнить, что имеет значение не только место секретаря в организационной структуре и его подчиненность, должностные полномочия, предписанные должностной инструкцией, но и деловые обычаи, сложившиеся в организации, требования, предъявляемые руководителем, характер установившихся межличностных отношений секретаря и непосредственного руководителя и та роль, которую сам секретарь отводит себе в бизнес-процессе.

Если на практике сложилась ситуация, когда в функциональные обязанности секретаря входит организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности не только первого лица, но и более широкого круга руководителей организации, не зафиксированное в должностной инструкции, изменить ситуацию будет непросто, но возможно. Думаю, самым неразумным будет возражать, спорить с руководителями, которые не только по рангу, но и, например, по знаниям и опыту работы стоят выше секретаря на иерархической лестнице. Еще менее разумным видится отказ от исполнения поручений.

Вместо того чтобы в событиях видеть одни лишь минусы, расстраиваться, взращивать в себе обиды, позволять недопониманию разрастаться, заниматься самоедством, полезнее относиться к видимой проблеме по-философски – воспринимая ее как должное, сконцентрироваться, проанализировать проблему со всех сторон, найти пути ее разрешения. В этой связи можно посоветовать несколько способов, как можно изменить ситуацию:

Первый способ. Если должностные обязанности секретаря подробно прописаны в должностной инструкции, так же как и структура подчиненности, всегда можно отказаться от некоторых «не своих» обязанностей. Но необходимо отдавать себе отчет в том, что если это будет сделано не вполне аргументировано или некорректно, то, скорее всего, вызовет негативные эмоции руководителя, а как результат – ответные санкции вплоть до увольнения. Поэтому если вы не обладаете силой убеждения и даром красноречия, рекомендую спокойно реагировать на требования руководителей, выполнять их четко, качественно и в срок, ведь ваша задача – создать комфортные условия для работы руководства. В противном случае нужно задуматься о том, ваше ли это место, может быть, вы сможете реализовать себя в другой профессии или компании?

Второй способ. Если вы не можете изменить ситуацию, постарайтесь изменить свое отношение к ней. Посмотрите на сложившуюся обстановку с другой стороны. Не правы те, кто пытается изменить своего руководителя «под себя». Ваш руководитель – зрелая, состоявшаяся личность, а вы – пока только секретарь и, скорее всего, находитесь в самом начале своего карьерного пути. Постарайтесь не перечить, скрупулезно и своевременно выполняйте поручения всех руководителей, включая заместителей директора, делайте это максимально доброжелательно. Как только вам удастся своей бесконфликтностью, исполнительностью, педантичностью создать о себе мнение как о добросовестном и грамотном сотруднике, который много и качественно работает, а главное, всегда полон оптимизма, руководители наверняка отметят ваши старания. Вот тогда-то и можно говорить с руководством о необходимости введения еще одной штатной единицы секретаря, аргументируя это тем, что при всем своем желании вы не в состоянии выполнять все поручения одинаково качественно, а главное своевременно.

Работа секретаря весьма разнопланова и многогранна. Специфика, объем, сложность, характер работы а разных организациях могут различаться. Конечно, есть организации, в которых абсолютно все бизнес-процессы отлажены до такой степени, что, например, сопровождением командировок, закупками, курьерской доставкой, выполнением личных поручений руководителя занимается не секретарь, а другие работники. А в некоторых компаниях работают не только личные секретари и секретари на ресепшн, но и секретари управлений, департаментов, отделов. Но все-таки в большинстве организаций все многообразие функциональных обязанностей входит в зону ответственности секретаря, что требует от него не только определенных усилий, временных затрат, но и характера, воли, выносливости, организованности. Именно поэтому многие компании еще на этапе рассмотрения резюме заявляют определенные требования к кандидатам, отдавая предпочтения не столько профессионализму, сколько личностным характеристикам: стрессоустойчивости, бесконфликтности, инициативности, умению адаптироваться, быстроте реакции, навыкам делового общения и т.п. Профессиональный секретарь должен не только уметь распределить свое время так, чтобы все и всегда делать вовремя, но и сохранять при этом хорошее расположение духа, заражая окружающих своим оптимизмом.

А вот отношение к себе как к «девочке на побегушках» – это ваше личное отношение к ситуации, к себе самой, и его необходимо в корне менять! Постарайтесь убедить себя в том, что вы – незаменимый специалист, без которого ваши руководители и шага ступить не могут.

Важно помнить, что секретарь не выбирает руководителя и не может переделать его под себя. Если есть какие-то проблемы в отношениях и вы недовольны руководителями и той ролью, которая уготована вам, поставьте себе цель переломить ситуацию, изменить ее, извлечь из нее пользу.

 

М.Е. Тарасова,
руководитель организационно-административной службы
ЗАО «НК Руснефтехим»

www.profiz.ru

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :: BusinessMan.ru

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

businessman.ru

Секретарь руководителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Многие руководители тратят много времени на поиски идеальной кандидатуры секретаря. О том, какие требования предъявляются к данной должности, что входит в обязанности и функции – читайте в статье.

Данная статья поможет вам узнать:

  • какие требования предъявляются к секретарю руководителя;
  • что изменилось с введением профстандарта секретаря;
  • какие должностные обязанности у секретаря руководителя;
  • что включают функции секретаря руководителя.

В этот раз мы подробно рассмотрим в чем же заключается работа секретаря руководителя и какие требования к ней предъявляются.

Требования к секретарю руководителя

Можно с уверенностью сказать, что требования к секретарю руководителя определяются в первую очередь спецификой работы организации. Несомненно, многие руководители стараются подбирать на должность секретаря кандидатов с высшем профессиональным или средним профессиональным образованием. Однако, как показывает практика, основным требованием до сих пор является опыт работы. Как правило, предпочтение отдается соискателям, которые имеют опыт работы с документами и знают основы их оформления и регистрации.

Также немаловажным требованием к секретарю является умение планировать время руководителя. Грамотный работник может спланировать график таким образом, чтобы производительность руководства была на максимальном уровне. И наоборот, при отсутствии у секретаря таких качеств вся работа в организации может занять гораздо больше временных затрат, ведь именно секретарь должен осуществлять функцию связующего звена между руководителем и подразделениями. Именно по этой причине руководители также предъявляют требования к возрасту соискателя, предпочитая более молодых и расторопных кандидатов.

Читайте по теме в электронном журнале

Профстандарт секретаря руководителя

Учитывая, что профстандарты секретаря руководителя вышли сравнительно недавно (июль 2016 года), они успели наделать немало шума как в рядах секретарей, так и среди руководителей. Основным вопросом стала необходимость об их введении в организации и применении. Как пояснил Минтруда, профстандарты секретаря 2016 года носят обязательный характер только для государственных и муниципальных учреждений. В случае, когда речь идет о коммерческих организациях, руководители могут применять профстандарты только в качестве рекомендаций. Более того, последние разъяснения позволяют применять сразу несколько профстандартов (различных профессий) к одному сотруднику либо наоборот, делить обязанности одной профессии между несколькими сотрудниками. В целом профстандарты секретаря руководителя предъявляют следующие требования к сотрудникам данной должности:

Должностные обязанности секретаря руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя могут варьироваться в зависимости от рода деятельности организации и ее величины. Так, при работе в небольших компаниях обязанности секретаря могут составлять обеспечение документооборота, прием корреспонденции и звонков и даже ведение зарплатных ведомостей или графика отпусков. Соответственно, если организация имеет большую структуру и международные контакты, то и должностные обязанности секретаря руководителя включают иностранные переговоры, организации командировок и т.д. Однако существуют обязанности, которые применимы для секретарей любых организаций.

 

Так, секретарь руководителя должен уметь работать по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимать входящую корреспонденцию и передавать ее в подразделения и сотрудникам в соответствии с распоряжением руководителя.

Также должностные обязанности секретаря руководителя включают различные операции с документами. При отсутствии в организации службы ДОУ, как правило, осуществление документооборота ложится на плечи секретаря. Он принимает документы и личные заявления других сотрудников на подпись руководителя, а также подготавливает необходимую документацию для работы предприятия. В некоторых случаях в должностные обязанности секретаря входит разработка бланков и форм документов, формирование дел, обеспечение их сохранности и передача в архив.

Секретарь должен следить за обеспечением эффективной работы руководителя. Для этого необходимо отслеживать наличие канцелярских товаров, исправность техники и комфортные условия на рабочем месте.

Функции секретаря руководителя

В функции секретаря руководителя входит необходимость составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Также секретарь осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

www.sekretariat.ru

Секретарь руководителя требования к образованию

  • Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназ-наченной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Принимает документы и личные за-явления на подпись руководителя предприятия.
  • Подготавливает до-кументы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  • Сле-дит за своевременным рассмотрением и представлением структур-ными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
  • Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Современные требования к профессии секретаря

Внутрифирменные профессиональные стандарты Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства. В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.
Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Внимание

В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников». Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала. В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».


Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Требования, предъявляемые к секретарю

В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а так-же знаний законодательных и нормативных правовых актов, положе-ний, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей“2. Так как функциональные обязанности секретарей и виды выполняемых ими работ устойчивы и фактически не изменились (меняется только технология работы с внедрением средств механизации и автоматизации), то эти разделы в квалификационных характеристиках секретарского состава в новом сборнике по содержанию не изменились, они претерпели лишь незначительную редакционную правку. Новой, как уже отмечалось, является квалификационная характеристика секретаря руководителя.

Должностные обязанности и требования к профессии секретарь руководителя

Автор: Т. КузнецоваИсточник: »Управление персоналом»#2, 2000 В первом номере журнала “Секретарское дело” за этот год в статье “Как составить должностную инструкцию секретаря”, раскрывая методику разработки этого важного организационного документа, указывалось на необходимость положить в основу разработки конкретной должностной инструкции квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, хотя они и были разработаны более 10 лет назад (переутверждены в 1996 г.) и во многом устарели. В настоящее время опубликован новый “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г.
(№ 37).

Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

Важно

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2018 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя. Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях».


В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты: Должностные обязанности секретаря руководителя 1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Ексд — секретарь руководителя

Инфо

Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Секретарь руководителя» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция секретаря руководителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам. К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен. Секретарь должен быть очень организованным, т.к. именно он отвечает за организационное обслуживание руководителя и фирмы.
Секретарь должен следить за подготовкой мероприятий, приёмом документов, их оформлением и многим другим. К тому же, секретарь должен быть ответственным в вопросах качественного и своевременного выполнения поставленных задач. Он должен обеспечить руководителю уверенность, что данное секретарю поручение будет исполнено качественно и в срок.

Секретарь руководителя требования к образованию

Европейские требования к квалификации секретаря Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей. EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3) Таблица 3 Уровень Aсекретарь-машинистка Уровень Bсекретарь Уровень Cсекретарь-референт Уровень Dруководитель секретариата или офис-менеджер В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Требования к квалификации.Стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.Стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85-90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.В разделе “Должностные обязанности” по-прежнему “установлены основные тру-довые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обес-печить оптимальную специализацию служащих.

plusbuh.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *