Выдана справка – Оформляем и выдаем справки

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

• Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
• Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
• ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
• Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
• Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
• Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
• Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

• Документы по кадровому делопроизводству.
• Журналы по общему делопроизводству.
• Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

Хранение

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

• Регистрационном номере справки отдельно.
• ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
• Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.

assistentus.ru

Оформление справки с места работы | Статьи

В статье читайте:

• кто вправе обратиться за оформлением справки с места работы;
• когда работодатель может отказать в выдаче справки;
• при каких условиях справка действительна.

Читайте по теме в электронном журнале

Когда выдается справка с места работы

Цель выдачи любой справки — подтверждение определенных фактов (например, сумма заработка, стаж, начисленные страховых взносы и т.д.). Обычно справки требуют представить на новом рабочем месте, в ФНС России, пенсионном фонде, суде или банке и т. д. Некоторые справки работодатель должен выдать в обязательном порядке, а некоторые только по письменному запросу сотрудника.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

Узнать подробности

Образец справки уточняющий особый характер работы

В день увольнения работодатель обязан выдать справку о сумме заработка за последние два года. Эту справку может запросить и бывший работник. Для этого он должен написать письменное заявление.

А по письменному запросу необходимо выдать сотруднику любую справку, содержащую сведения, которые может подтвердить работодатель. Вид справки зависит от места предоставления. Например, при оформлении опекунства или решении вопроса об усыновлении нужно представить справку с места работы о занимаемой должности и зарплате. А при получении кредита банк запросит справку по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Кто вправе обратиться за справкой с места работы

Справка может потребоваться и бывшему работнику компании, например, для того, чтобы встать на учет в центр занятости. Работодатель должен выдать нужную справку не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему сотрудника.

Важная статья: «Сотруднику выдают только те документы, которые связаны с его работой» (№ 8, 2015)

Нельзя выдавать какую-либо справку третьим лицам без письменного согласия сотрудника. Правда, законом предусмотрены исключения. Так, справку с места работы может потребовать прокуратура или суд.

Как правильно оформить справку с места работы

Если сотруднику понадобилась справка,  то он должен написать письменное заявление. Это позволит соблюсти нормы закона, а также поможет определить трехдневный срок для выдачи справки. Заявление можно оформить в произвольной форме. Если заявление было отправлено по почте, то трехдневный срок будет отсчитываться с даты получения письма работодателем.

Если для документа установлена унифицированная форма, то ее необходимо соблюдать, иначе справка будет считаться недействительным. Если образец не установлен, справку оформляют в свободной форме. При этом в документе необходимо указать реквизиты работодателя, а также информацию, запрошенную сотрудником. Руководитель или уполномоченный им сотрудник подписывает документ. При необходимости подпись ставит и главный бухгалтер.

Справка о сумме заработка за два календарных года. Форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. Справка нужна для расчета пособий по временной нетрудоспособности,  беременности и родам и декретного пособия. В документе необходимо отразить  сведения за последние два года:

• о сумме выплат, облагаемых страховыми взносами в ФСС России;
• о количестве календарных дней, исключаемых при расчете детского пособия.

Справка о среднем заработке за последние три месяца. Документ нужно предоставить,  если уволенный сотрудник хочет встать на учет в центр занятости и получать пособие по. Форма справки не утверждена, ее можно выдать в произвольной форме.

Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки

Укажите в справке новую фамилию сотрудницы, если она представит подтверждающий документ

Иногда могут возникнуть сложности с выдачей справки, если бывшая сотрудница сменила фамилию. В этом заявлении необходимо уточнить фамилию на которую будет оформлен документ. Сотрудница приложит документы, подтверждающие смену фамилии, то в справке можно указать новые данные. Если же соответствующие документы не будут приложены, то  справка можно выдать только на старую фамилию.

Справка о стаже работы в организации. Оформляется, если нужно подтвердить факт работы в компании в течение определенного периода. Типовая форма справки законом не установлена, поэтому работодатель может составить ее на бланке организации.

Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки

Если работодатель откажется предоставить необходимую справку, то ему грозит административный штраф. Кроме того, нельзя нарушать трехдневный срок выдачи справки, иначе работник будет вправе обратиться в суд за компенсацией морального вреда, и его требования, скорее всего, будут удовлетворены.

Справка с места работы

Отказ выдать справку по запросу госоргана также может привести к неблагоприятным последствиям. Работодателя могут оштрафовать. Причем, уплата штрафа не освободит работодателя от обязанности предоставить суду необходимые документы (ч. 4 ст. 57 ГПК РФ).

Нормативная база 

Важные выводы

1. Работодатель обязан по письменному запросу сотрудника выдать ему справку. Сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней.
2. За справкой вправе обратиться не только сотрудник организации, но и бывший работник, а также сторонний госорган или организация, если они наделены таким правом.
3. Если законом установлена для справки унифицированная форма, то работодатель обязан ее соблюдать. Иначе справка будет считаться недействительной.

www.kdelo.ru

Справка дана или выдана — Yvision.kz

Информация о файле:
Дата: 20.1.2012
Скачано раз: 114
Место в рейтинге: 493
Средняя скорость скачивания: 14395 КБ/сек.
Похожих файлов: 24

справка дана или выдана? Дана для восстановления записей о трудовом стаже. Справка дана Просращенко Галине Афанасьевне в том, что она действительно работает в ООО «Носки» в должности специалиста по замачиванию с 32 января 1929 года по настоящий момент. Ну например, СПРАВКА (красная строка)Иванова Екатерина Ивановна работает в ООО»Злодей» в должности менеджера. Справка дана Такому О справке — Учимся писать по Подскажите пожалуйста, как правильно написать: справка дана или справка выдана Подскажите пожалуйста, как правильно написать: справка дана или справка выдана, или все равно? про дана — выдана, вообще можно не писать, что Справка данаа просто сообщаете чего надо. Подскажите пожалуйста, как правильно написать: справка дана или справка выдана, или все равно? Здравствуйте, смотря для чего,вариантов множество:Справка дана для предъявления по месту требованияСправка выдана (Ф,И,О) о том что, он(она) является сотрудником фирмы про дана — выдана, вообще можно не писать, что Справка данаа просто сообщаете чего надо. Основание: личная карточка работника формы Т-2, приказы по ООО «Шишка» за 1998, 2004 годы. Ну например, СПРАВКА (красная строка)Часто в отдел кадров обращаются работники с просьбой выдать справку о трудовом стаже, размере зарплаты, времени отпуска. Мне нужно выдать сотруднику справку о стаже для получения звания «Ветеран труда». Например: «Справка дана для предъявления в военкомат» подпись и указание должности лица, выдавшего справку Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана», «Настоящим подтверждается, что действительно работает» и т.д. Справка выдана для предоставления по месту требования. Вопрос: Как правильно написать в справке выданная сотруднику -Дана по месту требования или конкретно куда дана? спасибо.Ответ: Сейчас все справки выдаются с пометкой конкретно куда.Всего 4 ответа 23 января 2013Да, ребята, я могу вам выдать, или она носит под спрвака. 6.

yvision.kz

Справка по форме 182Н: образец, бланк, как получить

Справка 182н является обязательным документом, выдающимся каждому увольняющемуся сотруднику наравне с трудовой книжкой. Эта справка подтверждает уплату и размеры среднего заработка за последние два года работы, а также обеспечивает правом на получение социальных выплат в случае наступления нетрудоспособности. В статье рассмотрим, как получить справку по форме 182Н и как она должна выглядеть.

Оглавление: 
1. Справка 182н и законы о ней
2. Порядок выдачи и оформления справки 182н
3. Как оформить справку 182н – образец документа

Справка 182н и законы о ней

Основным нормативным документом российского законодательства, который регулирует вопрос обращения и выдачи справки 182Н, является Приказ Минтруда России №182н от 30.04.2013. Порядок выдачи таковой справки также рассматривается именно в этом документе, равно как и обязательность оформления таковой справки со стороны работодателя. Необходимость использования справки 182н была обусловлена действием положений ФЗ №255 от 29.12.2006.

Ранее обеспечение механизма расчета средней заработной платы для реализации эффективных выплат в случае временной нетрудоспособности или материнства регулировалось оформлением справки формы 4н, аналогичным образом выдаваемой работникам в момент увольнения. Однако данный документ не позволял конкретизировать наличествующие периоды временной нетрудоспособности по причине рождения и воспитания ребёнка, что усложняло должную реализацию защиты прав матерей и их детей.

Справка 182н может выдаваться работникам по их собственному заявлению, когда им необходимы бумаги, способные подтвердить размеры и наличие среднего заработка за последние два года.

При этом, так как данная справка оформляется по установленной законодательно форме, она является эффективным юридически значимым документом, не вызывающим вопросов у требующих её организаций и учреждений. Кроме этого, в обязательном порядке данная справка выдается сотрудникам в случае увольнения. Также, таковая справка является единственным документом, который позволяет новому работодателю проводить расчет среднего заработка работника за последние 2 года с учетом его предыдущей заработной платы.

Обратите внимание

Расчет всех необходимых показателей, равно как и выдача справки 182н, является исключительной обязанностью работодателя. При этом таковая справка в безусловном порядке должна выдаваться работнику при увольнении без его требований.

Порядок выдачи и оформления справки 182н

Согласно действующему регламенту, порядок выдачи справки 182н является строгим, и его соблюдение входит в обязанности работодателя. Так, работодатель обязан выдать справку в случае обращения за ней работающего сотрудника в течение трех рабочих дней после получения его заявления. При увольнении таковая справка выдается работникам непосредственно в день их увольнения на руки вместе с трудовой книжкой.

В случае невозможности выдать работнику справку по причине его отсутствия, работодатель обязан направить ему уведомление. Допускается совместить таковое уведомление с уведомлением о необходимости забрать трудовую книжку. Также, разрешается и почтовое отправление данной справки, но лишь после получения непосредственного согласия работника. Без такового согласия справку 182н почтой отправлять нельзя.

Если же сотрудник не забрал справку у работодателя при увольнении, он может это сделать и после него – в таком случае срок выдачи справки 182н по заявлению работника составляет три рабочих дня с момента принятия работодателем соответствующего заявления.

Ключевым вопросом для оформления и заполнения справки 182н является вопрос исчисления среднего заработка сотрудника за последние два года. При таковом исчислении в расчет не берутся временные периоды декретного отпуска и временной нетрудоспособности. Также, в расчете среднего заработка должны использоваться лишь те выплаты сотруднику от работодателя, с которых были начислены страховые взносы. В частности – материальная помощь, освобождаемая от таковых взносов, в данных расчетах не участвует, равно как и выплаты по временной нетрудоспособности.

Как оформить справку 182н – образец документа

Скачать образец справки 182н.

Оформление справки 182н чаще всего является обязанностью бухгалтерии предприятия. В отдельных случаях таковые справки заполняет кадровый отдел в рамках ведения дела об увольнении работника, либо непосредственно руководитель при отсутствии кадровых специалистов и бухгалтеров. В случае, если бухгалтерская деятельность компании отдана третьему лицу в виде наемного специалиста, он также может обладать возможностью составить, рассчитать и оформить справку 182н – конкретный порядок действий по её оформлению в любом случае устанавливается внутренним распорядком предприятия.

При этом вне зависимости от того, кем именно оформлялась таковая справка, на ней должна присутствовать подпись работодателя и печать предприятия. Печать не является обязательной для субъектов предпринимательства, которые на законных основаниях могут осуществлять свою деятельность без неё.

В целом, так как справка оформляется исключительно по установленной на федеральном уровне форме, ошибочное её заполнение является практически невозможным. Так, означенный приказ Минтруда содержит не только форму справки, но и инструкцию по её заполнению. Сама по себе справка 182н содержит:

• Информацию про работника;
• Данные работодателя;
• Размеры выплат трудящемуся по годам, в том числе и за время работы на местах предыдущего трудоустройства, если таковые входят в двухлетний период расчета;
• Указание периодов отпусков по беременности и родам, уходу за ребёнком, а также всех выходов работника на больничный.

Не следует пренебрегать оформлением справки 182н. Если работодатель забыл выдать таковой документ сотруднику, этот сотрудник впоследствии может испытать проблемы с трудоустройством или выплатой положенных ему социальных платежей. Однако таковую справку можно получить и через длительное время после увольнения, обратившись к бывшему работодателю.

pravo.moe

Вас попросили выдать справку…

Часто в отдел кадров обращаются работники с просьбой выдать справку о трудовом стаже, размере зарплаты, времени отпуска. Справки могут понадобиться для предъявления в банк, в фирму, где сотрудник работает по совместительству, в посольство, в пенсионный фонд и многие другие организации. Выдача справок — это важная часть кадровой работы. Поэтому у кадровиков сложилась определенная практика их оформления и учета. Давайте посмотрим, как правильно работать со справками.

Часто в отдел кадров обращаются работники с просьбой выдать справку о трудовом стаже, размере зарплаты, времени отпуска. Справки могут понадобиться для предъявления в банк, в фирму, где сотрудник работает по совместительству, в посольство, в пенсионный фонд и многие другие организации. Выдача справок — это важная часть кадровой работы. Поэтому у кадровиков сложилась определенная практика их оформления и учета. Давайте посмотрим, как правильно работать со справками.

Справка — это документ, подтверждающий определенные факты или события. А какие факты может подтвердить кадровик по месту работы гражданина? Разумеется, те, что связаны с трудовыми отношениями.

Во-первых, что этот человек действительно работает в данной организации и занимает определенную должность. Во-вторых, что он получает определенную зарплату. В-третьих, что отпуск у него запланирован на конкретный период года. Может понадобиться подтверждение и других обстоятельств. Например, что сотрудник, у которого есть ребенок-инвалид, не воспользовался дополнительными днями отдыха, положенными ему по закону (ст. 262 ТК РФ). И на этом основании выходные может взять другой родитель ребенка по месту своей работы.[1] Или что гражданин, давно уволившийся из организации, действительно когда-то в ней работал.

Все эти справки относятся к справкам личного характера. Но есть и другая разновидность справок — служебные. В них отражаются события и факты, касающиеся работы структурного подразделения или организации в целом. Например, вышестоящая организация обратилась к нижестоящей с просьбой дать справку о количестве уволенных и принятых работников за год, чтобы проанализировать текучесть персонала. Однако сотрудникам отдела кадров чаще всего приходится выписывать личные справки.

Как оформить справку

Справка оформляется на стандартном листе бумаги формата А-4 (иногда используется меньший формат — А-5). Поскольку часто приходится выдавать однотипные справки, советуем вам разработать специальные бланки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые вы будете вписывать нужные данные[2]. Образцы этих трафаретных бланков можно сделать приложениями к инструкции по делопроизводству вашей фирмы[3]. Там же, в инструкции, целесообразно отдельной главой закрепить правила оформления справок и их учета. Примеры оформления справок по различным вопросам представлены на стр. 41.

Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, без которых этот документ не имеет юридической силы. Вот они:

• наименование организации, выдавшей справку. Данные об организации указывайте полностью, без сокращений;
• наименование организации, в которую направляется справка (адресат). Располагается в правом верхнем углу справки. Если наименование адресата в точности неизвестно (например, сотрудник просит справку для военкомата, но не называет полное наименование этого учреждения), можно не указывать адресата в верхней части документа, а написать в тексте самой справки, куда она предназначается. Например: «Справка дана для предъявления в военкомат»;
• регистрационный номер и дата выдачи. Справка, как и любой другой документ, должна иметь регистрационный номер и дату выдачи. Без этих данных справка считается недействительной;
• подпись. Справки подписывает руководитель организации или лицо, которому такие полномочия переданы приказом руководителя. На практике справки, выдаваемые сотрудникам для представления в сторонние организации, подписывает начальник отдела кадров. Если в справке содержатся сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;
• печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров. Оттиск печати должен захватывать наименование должности, но не заходить на подпись.

Как вести учет выданных справок

Справки учитывают в специальном журнале или книге. Законодательство не требует, чтобы такой журнал обязательно присутствовал в отделе кадров, однако, советуем вам все же завести его. Эта регистрационная форма поможет вам четко фиксировать каждый случай выдачи справки, чтобы впоследствии избежать претензий со стороны сотрудников по поводу того, что справка им не выдавалась. В журнале учета справок обязательно нужно выделить графу для личной подписи работника в получении справки. Кроме того, необходимо фиксировать в нем дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть предоставлена.

Обложка журнала учета справок оформляется на листе плотной бумаги формата А4. На ней отражается наименование организации и название журнала, а в правом нижнем углу отводятся две строки для дат его начала и окончания. Подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала, ставится на обложке журнала, на последней или на каждой его странице. На стр. 43 вы найдете образцы обложки журнала и его страницы с записями о выданных справках.

Завершая разговор, напомним, что копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров. Ведь у сотрудников, получивших справки, или у руководства могут возникнуть вопросы, ответов на которые вы не найдете в регистрационном журнале. Например, об указанном в справке уровне зарплаты, о реквизитах документов, упоминаемых в справке, о периоде трудового стажа. Кроме того, копии справок являются отчетом о выполненной вами работе.

[1] Пункт 2 Разъяснения Минтруда России и ФСС России от 4 апреля 2000 г. № 26/34 «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами».

[2] О том, как создавать бланки документов, читайте в № 1, 2006, стр. 50.

[3] О том, как составить инструкцию по делопроизводству, читайте в № 5-8, 2006.

www.kdelo.ru