Направляю представляю высылаю. Сопроводительное письмо к договору
Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.
Как писать сопроводительное письмо к документам
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:
- на фирменном бланке;
- с указанием даты и регистрационного номера.
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
Раздел письма | Краткое описание | |
Вступление | О направлении ответа на претензию | |
Заголовок | Тема, определяющая его цель | Сопроводительное письмо передаваемых документов |
Обращение | Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества | Уважаемый Иван Иванович! |
Цель послания | Краткая формулировка | В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. |
Основная часть | Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. | По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. |
Заключение | Перечень приложений. Вежливая подпись | Приложения:
Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. |
Пример сопроводительного письма к документам
Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.
Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
С опроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма — перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам — приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письм
uristol.ru
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым документам (1,3) |
В дополнение к нашему письму № ___ от <дата> направляем Вам <перечень документов>. Получение просим подтвердить. Приложение: на ___ листах. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым для подписания контрактам |
Уважаемые господа! При этом высылаем Вам два оригинала и одну копию контракта № ___ на закупку <наименование товара>. Просим Вас подписать этот контракт и вернуть нам один оригинал. С уважением, Приложение: упомянутое на ___ листах |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым спецификациям (5) |
Направляем Вам спецификации № __. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым отдельным пакетом каталогам, интересующим заказчика |
С удовольствием посылаем Вам отдельным пакетом интересующие Вас каталоги. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым дополнительным техническим данным об интересующих заказчика товарах |
Высылаем Вам сегодняшней почтой дополнительные технические данные, касающиеся <пояснение предмета информации>. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемому прейскуранту |
Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма от <дата> и высылаем Вам наш последний прейскурант. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемому списку требующихся заказчику товаров |
Мы рады послать Вам с этим письмом список требующихся нам материалов. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым информационным материалам о проводимых в вашей стране международных выставках |
Направляем Вам в приложении информационные материалы о международных выставках, проводимых в России при содействии Торгово-промышленной палаты РФ в <год> году. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым заказной бандеролью документам |
Заказной бандеролью посылаем Вам документы. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым копиям договоров на поставку товаров |
При этом направляем Вам копии договоров на поставку <наименование товара>. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым договорам |
При этом направляются договоры № 04-001/80125 и 04-001/80126 |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемому счёту на отгруженный судном товар |
Прилагаем счёт на товар, отгруженный <дата> теплоходом «Название судна». |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым названиям и адресам организаций экспортёров интересующих заказчика товаров |
Прилагаем к письму названия и адреса российских организаций, занимающихся экспортом интересующих Вас товаров. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемому списку интересующих заказчика товаров с предложением товарного обмена |
Мы готовы поставить Вам <наименование товара> согласно прилагаемому списку в обмен на <наименование товара>, которые производит Ваше предприятие. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым каталогам интересующих заказчика товаров ) |
(Вариант 1) В ответ на Ваше письмо от <дата> мы с удовольствием высылаем Вам иллюстрированные каталоги <наименование товара>. (Вариант2) Согласно Вашей просьбе посылаем Вам наш иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание <наименование товара>, экспонированных нами на международной выставке в <место проведения выставки>. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемому предложению на поставку интересующих заказчика товаров |
В ответ на Ваш запрос от <дата> на <наименование товара> мы с удовольствием посылаем Вам с этим письмом наши предложения. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым информационным материалам, интересующим заказчика |
Благодарим Вас за письмо от <дата> с. г. В ответ на Вашу просьбу посылаем Вам интересующие Вас информационные материалы. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемым отдельной почтовой посылкой образцам ваших изделий |
Ссылаясь на Ваше письмо от <дата>, адресованное <название/имя получателя>, мы с удовольствием высылаем Вам отдельной почтовой посылкой образцы наших изделий. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемому списку интересующих заказчика организаций-экспортёров |
В связи с Вашей просьбой препровождаем Вам список российских организаций, торгующих <наименование товара>. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемому подробному описанию интересующих заказчика товаров |
В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося сегодня утром, посылаем Вам с этим письмом подробное описание <наименование товара>. |
· Как написать сопроводительное письмо к посылаемой технической документации, интересующей заказчика |
В соответствии с Вашей просьбой высылаем необходимую Вам техническую документацию. |
office-profi.ru
По поручению руководителя направляю вам запятая. Деловая переписка. Как написать сопроводительное письмо. Особенности
Письмо — основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо — основа управленческих коммуникаций.
Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.
Письмо мотивации — это также место для веселья с модным словом в течение нескольких лет — рассказывание историй. Расскажите своим рассказчикам, проявите себя как страстный человек в своей области. Именно эти жемчужины ищут компании, которые знают, что работник не может привлекать и сохранять только материальные блага, а способность работать над интересными, развивающимися проектами так же важна. Напиши то, что меня завораживает, что было неожиданностью для вас в полевых условиях за последние несколько лет, чего вы с нетерпением ждёте.
Не беспокойтесь о том, чтобы выйти в самый формальный тон — люди находятся на другой стороне. Однако, когда дело доходит до сопроводительного письма, мы подтверждаем — меньше значит больше! Положите до половины страницы и выберите действительно продуманный, интересный контент за счет длины.
Оптимальный объем текста — 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.
При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
Он подчиняется определенной структуре, которая включает, среди прочего, Перевернутая хронология или необходимость размещения определенных разделов. Письмо-сопроводительное письмо является более личным сообщением кандидата, которому дана возможность представить свой аргумент, что он / она является лучшим человеком, который может принять вакансию.
Он провел более 200 процессов найма на различных должностях для польских и международных организаций. Где вместе с группой консультантов более 5 лет эффективно поддерживает своих Клиентов в принятии стратегических решений, связанных с развитием их карьеры и эффективным движением на рынке труда.
Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
О материалах конференции
Об отзыве на стать
www.trosnab.ru
Как правильно говорит направляю или отправляю документы
В этом автоответе желательно указать, какого числа вы снова выйдете на работу, а также с кем можно связаться во время вашего отсутствия. Правило десятое. Бумажные письма Этот вид деловой переписки все реже используется в нашей жизни, на смену ему пришла электронная почта. Однако бывают ситуации, когда бумажные письма эффективнее электронных. Например, когда необходимо пригласить руководящего работника на особо значимое мероприятие или когда вы хотите передать лично в руки качественно распечатанное коммерческое предложение. В этом случае то, что отправитель потратил время на распечатку и отправку письма по почте, подчеркнет уважительное отношение к получателю. Рекомендации по составлению бумажных писем в целом те же, что и для электронных.
«посылать», «высылать», «присылать» или «отправлять»
Например, не стоит указывать несколько адресов электронной почты — лучше напишите один, на который почта доставляется надежнее всего. Подписывайте каждое свое письмо. Крайне неудобно, когда контакты человек указывает время от времени, и чтобы ему позвонить — приходится просматривать несколько его писем в поисках номера телефона. Пользуйтесь автоподписью в почтовых программах и на почтовых сайтах.
За счет этой функции почтовая программа автоматически добавляет автоподпись к каждому создаваемому письму. Если вам нужны несколько вариантов подписи — например, с разными контактными данными для региональных и федеральных партнеров, — можно создать несколько вариантов автоподписи. Правило пятое. Присоедините файлы «Ой, я забыла прикрепить файл.
Высылаю» — это, пожалуй, самая частая фраза, которую можно встретить в письмах с вложенными файлами. Такая забывчивость — это вроде бы мелочь.
Грамота.ру
Отвечайте с копией При ответе на письма удобнее всего сохранять в теле письма копию входящего письма, тему также удобнее оставлять ту же, которую заявил отправитель. Тогда вам обоим будет удобно следить за ходом решения проблемы. Но крайне неудобна манера, когда автор, впервые отправляя письмо на какую-то новую тему, оставляет тему, которая сохранилась в каком-то давнем входящем письме.
Получить весной письмо с темой «Rе: С Новым годом!» не очень приятно и удобно. Сразу понять, о чем в письме пойдет речь, будет невозможно. Найти его через «Поиск» по ключевым словам также впоследствии не получится.
Если вы уходите в отпуск или уезжаете в командировку на какое-то время — воспользуйтесь функцией «Автоответ при отсутствии». В этом случае во время вашего отъезда всем, кто будет отправлять вам письма, будет приходить стандартный ответ, который вы сами напишете.
Как составить сопроводительное письмо к документам
ВажноВсего найдено: 69 Вопрос № 298104 Уважаемая Грамота.ру! Прошу подсказать, нужна ли в данном предложении запятая: «С целью разработки рабочей документации(,) прошу Вас направить конструкторские чертежи на оборудование»? Ответ справочной службы русского языка Запятая не нужна. Вопрос № 298044 Подскажите, пожалуйста, надо ли ставить запятую после слов «в срок» ? Необходимо в срок, не позднее 07.09.2018 направить… Ответ справочной службы русского языка Запятая не нужна.
Вопрос № 296471 Как правильно расставить знаки препинания? «Прошу Вас для проведения пусконаладочных работ направить в командировку в город Екатеринбург сотрудника» Ответ справочной службы русского языка Нужна точка в конце, другие знаки препинания не требуются.
Направлено или направленно как правильно?
В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах. Как зарегистрировать сопроводительное письмо Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме. Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией.
Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя.
Поиск ответа
Крaсиво сформулировал свои вопросы в деловом письме, отправил — а отклика нет. Обидно? Возможно, оно попало в спам, возможно, не привлекло внимание адресата. В любом случае, жалко потраченного времени, если на ваше письмо не ответили.
ИнфоКак сделать свои деловые письма более эффективными? Как правильно оформить их, чтобы получатель видел: автор — человек грамотный, умеющий вести деловую переписку? Вот 10 правил, которые помогут соелать ваши письма безупречными. Правило первое. Тема — ключ к сердцу адресата «Коммерческое предложение», «Новость», «Для Вас» или просто «Rе:» — если такое письмо пришло с незнакомого адреса, то, скорее всего, оно покажется спамом. Несколько слов в теме письма способны привлечь внимание получателя или заставить его отправить письмо в корзину.
Тема — это первое, что прочитает получатель письма. Поэтому так важно ее сформулировать.
Сопроводительное письмо к документам
Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:
- Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
- В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены.
Это исключает возможные ошибки при оформлении. - Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери.
Необходимо уважительно обратиться к получателю, в самом начале сформулировать главную мысль письма (например: «Приглашаем Вас на торжественное вручение премий»), структурированно изложить основное содержание и указать все необходимые контакты. Важно использовать качественную бумагу и четко печатающий принтер для создания письма и распечатки конверта. Только в этом случае бумажное письмо действительно подчеркнет то, что его получатель является исключительно важной персоной для отправителя.
И напоследок Пишите письма только тогда, когда это действительно необходимо. Важное требование деловой переписки, как и в целом делового общения, — это уважительное отношение к времени партнера. Берегите время получателей ваших писем, тщательно формулируя вопросы и убирая ненужные подробности. Тогда ваши послания всегда будут восприниматься как важные и информативные, а вы будете получать на них ответы.
Но из-за нее происходят значительные задержки в бизнес-процессах. Вы отправили файл и ждете ответа. На следующий день звоните и узнаете, что файл не получен, потому что вы забыли его приложить. Чтобы не попадать в такую ситуацию, заведите себе привычку при отправке файлов первым делом прикреплять их к письму, а затем уже писать сопроводительное письмо.
Еще один совет — называйте файлы таким образом, чтобы получателю они были понятны. Если ваш адресат — это потенциальный работодатель, то файл нужно назвать не «Резюме», а «Иванова И. А. Резюме на вакансию фармацевта» или «Фармацевт. Иванова».
ВниманиеЕсли получатель — партнер по бизнесу, то также посмотрите на файл его глазами. Назовите не: «Коммерческое предложение для компании «Альфа»», а «Коммерческое предложение от компании «Бета»». Не: «Прайс», а «Прайс. Реклама на монетницах. Компания «Рекламист»».
Как правильно говорит направляю или отправляю документы
А то некоторые отправители писем любят помечать как особо важные все письма подряд, и от этого их письма вообще перестают восприниматься как значимые. Для работы с полученными письмами очень удобна функция сортировки полученных писем по папкам. В почтовой программе вы можете создать определенные правила, по которым входящие письма будут распределяться по папкам от определенного адресата, с определенным ключевым словом и так далее.
Письма можно сортировать практически по любым параметрам: по важности, размеру, дате, списку адресатов и так далее. Пользоваться сортировкой особенно удобно, если вы подписаны на какие-либо рассылки или если вам приходит большой объем писем. В этом случае, например, приходящие по рассылке новости будут попадать в отдельную папку, и вы сможете читать их тогда, когда будет подходящее время, а не каждый раз, когда будет приходить такое письмо. Правило восьмое.
obrazrp.ru