Заверенная копия документа это – образец. Правила заверения копий документов

Содержание

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - это... Что такое ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ?


ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить данные действия (нотариальные конторы, органы местного самоуправления, воинские начальники, администрация госпиталя или больницы).

Большой юридический словарь. — М.: Инфра-М. А. Я. Сухарев, В. Е. Крутских, А.Я. Сухарева. 2003.

  • ЗАВЕДОМО ЛОЖНЫЙ ДОНОС
  • ЗАВЕЩАНИЕ

Смотреть что такое "ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ" в других словарях:

  • ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — точно воспроизведенный текст к. л. документа с отметкой органа, уполномоченного производить удостоверение его соответствия оригиналу (нотариальная контора, орган местного самоуправления, воинский начальник, администрация госпиталя или больницы и… …   Юридическая энциклопедия

  • ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — точно воспроизведенный текст к. л. документа с отметкой органа, уполномоченного производить удостоверение его соответствия оригиналу (нотариальная контора, орган местного самоуправления, воинский начальник, администрация госпиталя или больницы) …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • заверенная копия — точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить данные действия (нотариальные конторы, органы местного самоуправления, воинские начальники, администрация госпиталя или больницы) …   Большой юридический словарь

  • заверенная копия документа — Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. [ГОСТ Р 51141 98] [ОАО РАО "ЕЭС России" СТО 17330282.27.010.001 2008] Тематики делопроизводство и… …   Справочник технического переводчика

  • заверенная копия материала (документа) — — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN attested [certified] сору …   Справочник технического переводчика

  • заверенная копия документа — 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • КОПИЯ ЗАВЕРЕННАЯ — ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ …   Юридическая энциклопедия

  • Копия документа заверенная — заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу... Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… …   Официальная терминология

  • КОПИЯ ЗАВЕРЕННАЯ — (см. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ) …   Энциклопедический словарь экономики и права

dic.academic.ru

порядок процедуры и её смысл

Очень часто случается, что человек не может самостоятельно посетить какое-либо учреждение, где требуется лично предоставить определенный пакет бумаг. Для того чтобы преодолеть это ограничение, существует заверение копии документа.

Проведение данного процесса позволяет посылать бумаги по почте. Так как подпись и печать нотариуса, поставленные на копию документа, утверждают, что содержание дубликата полностью соответствует оригиналу.

Сразу следует отметить, что только работник конторы нотариуса может провести заверение копии документа. То есть любая другая подпись, печать и так далее не удостоверяют содержимое. Даже если рассматривать ситуацию, когда предоставляются копии документов с предприятия, то ни один из штампов, поставленных в бухгалтерии либо секретариате, не подтверждает подлинность написанного в дубликате.

Заверение копии документа может потребоваться во многих ситуациях, особенно тех, которые включают в себя выяснение споров, в частности финансовых, на расстоянии. В таких случаях бумаги будут выступать в качестве гарантии того, что заявитель сообщает достоверную информацию, а гарантом этого выступает нотариус, поставивший свою печать и подпись.

Но очень часто приходится подтверждать подлинность не только документов. Так, например, нотариальное заверение подписи – это процесс, результатом которого является подтверждение, что конкретную подпись на определенной бумаге поставил именно тот человек, который пришел в контору нотариуса.

Здесь следует отметить, что если заверение документов позволяет подтвердить именно содержимое, указанное в них, то здесь все наоборот. К каждой бумаге, где была утверждена подлинность подписи, прикрепляется специальная пояснительная записка. В ней содержится указание на то, что нотариус подтверждает, что подпись была поставлена в его присутствии и принадлежит человеку, чьи паспортные данные содержатся в записке. Но при этом там же дается уточнение, что содержание не проверялось на соответствие реальности.

Также существует нотариальное заверение паспорта. Данная процедура хорошо известна многим студентам, которые подавали документы сразу в несколько вузов. В таком случае абитуриентам приходилось заверять сразу пакет бумаг, включая паспорт.

По сравнению с остальными нотариальными услугами данный процесс очень простой и быстрый. Это связано с тем, что в самой копии указаны все необходимые для заверения данные. Поэтому работнику нотариальной конторы остается только поставить соответствующий штамп и свою подпись.

Потребоваться заверение копии документа может практически любому гражданину. Особенно часто необходимо подтверждать подпись. Это связано с тем, что многие конторы работают на расстоянии, а значит и подавать заявление приходится через почту. Чтобы избежать мошенничества, организации требуют обязательное наличие сопроводительной бумаги от нотариуса, которая является официальным документом, подтверждающим, что запрос совершает именно указанный в письме гражданин, а не кто-то другой.

fb.ru

Как правильно заверить документы? Право заверять копии документов. Заверить документ у нотариуса

Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно. Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства. Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.

В чем отличие копии от оригинала документа?

Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом. Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом. В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.

В каких случаях требуется заверить копии документов?

Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются. Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.

Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество. Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.

Подготовка документов для заверения

Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа. Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения. В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов. Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию. В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов. Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.

К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

За оказанием данной услуги нужно обращаются к нотариусу. Это самый верный способ. Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения. Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров. Право выполнять данные действия отражены в должностных инструкциях и специально изданных приказах. Заверять документ должен только тот специалист, который уполномочен на такие действия руководством. В противном случае есть риск, что копия будет недействительной. Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.

В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.

Удостоверительная надпись и порядок заверения

Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество. Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы. "Копия верна" - это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант - "верно". Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа. Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись. Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.

Нотариальное удостоверение подлинности документа

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

В каких случаях нотариус откажет в заверении?

Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано. Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости. Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну. Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.

Заверение выписок из документов

В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа. Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа. Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.

Порядок заверения документов в нотариальной конторе

Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой нотариальной конторе. Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, нотариальная палата регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

Переводы документов и их заверение

В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.

Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка. Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса. Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.

В зависимости от того, как правильно заверить документы, юридический вопрос может решиться довольно быстро либо затянуться. Очень важное значение имеет то, кто имеет право заверять копии документов, а также порядок их заверения. В некоторых случаях наличие правильно оформленных документов играет решающую роль в принятии некоторыми органами положительного решения в отношении вашего обращения.

Если заранее учесть все нюансы, правильно подготовить все документы, заверить их должным образом и соответственно требованиям принимающего органа, то никаких проблем с документами не возникнет.

fb.ru

Как и где грамотно заверить копии документов в установленном порядке

Копия документа должна достоверно передавать его содержимое. В современном делопроизводстве даже копии, сделанные на ксероксе, нуждаются в юридически грамотном подтверждении их соответствия оригиналу. Сделать это можно разными способами. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке, зависит от конкретной ситуации.

Заверка копии документов в установленном порядке

В разных случаях процедура заверки копий производится на основании либо закона, либо определенного нормативного акта. В соответствии с их требованиями достоверность копии должен подтверждать нотариус, предприниматель или сам владелец документа. Нужно только знать, когда и как действовать.

Заверяем нотариально

Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит. Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:

  • В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
  • Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
  • Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
  • На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
  • Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
  • Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
  • Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
  • Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
  • Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
  • Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права
  • Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
  • Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
  • Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
  • Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
  • Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии

Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица. У каждого для этого могут возникнуть свои причины.

Обращение физических лицРешение вопросов наследства
 Дарение и доверие имущества
 Оформление купли-продажи
Обращение юридических лицРегистрация частного предприятия
 Оформление лицензий и других разрешений
 Оформление банковского счета
 Документы, требующиеся для заверки копий у нотариуса

Заверка любой копии производится только при наличии оригинала. Все должно отвечать существующим требованиям.

После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность. Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.

Кто имеет право на получение данной услуги

Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить. Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.

Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.

В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.

Заверяем самостоятельно

Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека. Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях. Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.

Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил. Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.

Заверяем для налоговой

Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.

При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.

Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов. В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена. При этом нужно учитывать такие правила:

  • четко виден текст, читается дата и визирование документа
  • со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
  • страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
  • каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц
  • на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать

В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, нужно сшивать несколько отдельных пачек. Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.

Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст. Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.

Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству. Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.

Заверяет предприниматель

Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.

Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.

Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.

Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.

Руководствоваться в процессе подтверждения документов нужно ГОСТом № 6.30-2003, который называется «Унифицированные системы документации…» и утвержден Постановлением Госстандарта в 2003 году.

По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.

Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

  • «копия правильна»
  • должность заверяющего дубликат
  • если должность не указана, то это начальник
  • подпись человека, подтверждающего дубликат
  • фамилия с инициалами как уточнение подписи
  • печать начальника или отдела кадров
  • информация о местонахождении оригинала документа
  • дата подтверждения копии или ее выдачи

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:

Копия верна

Оригинал находится в ООО «Отрадное»

Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.

06 мая 2016 г. Печать

Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.

При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.

Когда процедура необязательна

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.

Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».

Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ. Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.

Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.

Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.

Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый ГОСТ

Как быстро и правильно заверить документы по ГОСТу, чтобы заверенные копии приняли с первого раза, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Общие правила оформления заверенной копии заверенной копии

В самом общем виде процесс заверения копирующей деловой бумаги уже заверенной ранее копии документа не отличается от процесса заверения первой.

Напомним, что работодатель обязан по письменному заявлению выдать сотруднику заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней (ст. 62, абз. 3 ст. 89 ТК РФ). Копии документов оформляют и выдают бесплатно.

Изготовление копирующей деловой бумаги заверенной копии следует осуществлять, соблюдая точность воспроизведения оригинала, это означает, что заверенная копирующая бумага должна быть скопирована или отсканирована. Внесение исправлений, а также разного "подчистки" в заверенной деловой бумаге не допустимы. Актуализацию документа обеспечивает соблюдение пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30–2003).

В соответствии с приведенной ниже схемой на копирующей деловой бумаги заверенной копии проставляются все необходимые реквизиты:

По усмотрению самой компании решается вопрос, заверять или нет печатью организации копии заверенных документов. Обратите внимание, когда будете ставить печать, чтобы оттиск попадал на наименование должности, но не попадал на подпись или ее расшифровку. В том случае, если печать организации отсутствует, об этом можно выдать при необходимости справку работнику и дать ссылку на закон (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Читайте по теме в электронном журнале

Удостоверяем копию заверенной копии трудовой книжки

Для удостоверения копирующей деловой бумаги заверенной копии трудовой книжки, следует скопировать все листы, имеющие записи. На листах следует подставить надпись, которая заверяет бумагу: "Верно". Кавычки в данном случае не ставят.

Следующее, что нужно указать, это реквизиты, придающие копии юридическую силу.

Дату, когда изготовлена копирующая бумага трудовой книжки, укажите во второй графе раздела "Сведения о работе". Запись "Работает по настоящее время" размещают в третье графе этого раздела. На приведенном ниже образце видно, что подпись и ее расшифровка, оттиск печати, а также должность лица, уполномоченного осуществить данную процедуру приведены под всеми записями.

Заверяем копию заверенной копии приказа

При увольнении или при приеме на работу сотрудника об этом оформляется приказ, заверенную копирующую бумагу этого приказа работник может потребовать у работодателя, и тот будет обязан сделать это по ч. второй ст. 68, ст. 84.1, 312.5, 392 ТК РФ. Целиком копирующую бумагу данного распоряжения следует предоставлять сотруднику, только в том случае, если оно касается персонально данного работника.

Выписку из документа нужно сделать в том случае, если приказ касается сразу нескольких сотрудников, а данные, содержащиеся в приказе являются конфиденциальными.

В соответствии с приведенным ниже образцом сотрудник и руководитель осуществляют визирование оригинала, а после этого изготавливается его копия или копия заверенной копирующей деловой бумаги.

Дату заверения и фамилию, инициалы и подпись

На ксерокопии поставьте надпись «Верно», укажите должность заверившего копирующую бумагу, его подпись, инициалы, фамилию и дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).

Оформляем копию заверенной копию многостраничного документа

Чтобы заверить многостраничный документ, подготовьте копирующую бумагу. Проделайте два отверстия с помощью дырокола или шила. Возьмите прочную нить. Один конец нити пропустите сзади вперед в верхнее отверстие, другой – сзади вперед в нижнее отверстие, затем оба – спереди назад в среднее отверстие. Выведенные назад концы нити свяжите узлом, обхватив ту часть нити, которая проходит от верхнего до нижнего отверстия. Приклейте хвостики нити к последней странице документа, наложив на них прямоугольную полоску бумаги (образец ниже). На ней сделайте надпись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ листов». Количество листов укажите прописью.

Верительную надпись удостоверяет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Заверяющий указывает должность, ставит свою подпись, указывает инициалы и фамилию, текущую дату. На полоску ставят печать таким образом, чтобы часть оттиска захватывала наклеенный прямоугольник, а часть была на листе копирующей деловой бумаги. Готовую копирующую бумагу можно выдавать работнику.

Нормативная база

Документ

Поможет вам

ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Понять, как организовать документооборот в компании и заверять копии

Статья 62 ТК РФ

Выяснить, в какие сроки работодатель обязан выдавать сотрудникам документы о работе

Статьи 2, 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ

Узнать, при каких условиях общества не обязаны иметь печать

Место хранения оригинала с 01.07.2018 в обязательном порядке указываются на копиях заверенных копий трудовых книжек. Они, кстати, не являются исключением – данное положение касается всех кадровых документов. После вступления в действие положений нового ГОСТа, а это произойдет с 01.07 на всех копиях должна быть указано место хранения оригинала.

Не является ошибкой оформление кадровых деловых бумаг по новым правилам, еще до вступления последних в силу.

Оттиск печати и отметка о заверении – это те нововведения, которые можно применять на практике прямо с завтрашнего дня. Использование нового ГОСТа при оформлении реквизитов лучше всего изучать на конкретных примерах, которые мы рассмотрим далее.

Читайте также:

Как заверить копию заверенной копии и где ставить печать

В том случае, если деловая бумага не содержит подписи, то отметку о заверении следует сделать в нижнем крае страницы, а если – содержит, то непосредственно под подписью.

Дату заверения, подпись и ее расшифровку, должность того сотрудника, который осуществлял данную процедуру, нужно привести непосредственно после слова "Верно". Это касается копии, изготавливаемый для внутреннего использования.

Текст «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год» следует привести на копии деловой бумаги, изготавливаемой для сторонней компании. Делать это нужно

Указание на то, что оригинал деловой бумаги находится в отделе кадров какой-то конкретной организации (в нашем примере и образце, приведенном ниже, это предприятие "Рассвет") в отметке о том, где находится подлинник, дается в том случае, если предприятие не включило данные бумаги в перечень номенклатуры дел.

На приведенном ниже образе постоянные данные о фирме размещены на специальном штампе, которой нужно заказать и изготовить отдельно. Это касается не только трудовых книжек, но и копий всех бумаг по кадрам, при оформлении которых следует применять новые правила, которые вступят в силу с 01.07.2018. Оттиск печати, как предписывает ГОСТ, должен подтверждать факт заверения копии деловой бумаги.

П.5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет обозначение "МП" как место печати, где она и должна проставляться, не захватывая при этом подпись сотрудника, который подписывал данную бумагу. Допустимо ли захватывать оттиском штемпеля надпись, обозначающую должность данного сотрудника, ГОСТ не уточняет. Лучше и безопаснее следить за тем, чтобы оттиск печати не захватывал ни подпись, ни должность. Такая скрупулезность объясняется тем, что оттиск печати делается уже после того, как получена подпись. Следовательно, вы можете следить за тем, где он будет располагаться.

Какие реквизиты добавятся к заверенной копии с введением нового ГОСТа

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит пока еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003. В них одинаковое количество реквизитов – 30, которые отличаются по составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает четыре новых реквизита:

Гриф ограничения доступа к документу

На деловых бумагах, имеющих ограниченный доступ, ставится специальная отметка об этом. Она находится сверху справа деловой бумаги на самой границе верхнего поля страницы.

В локальных нормативных актах следует закрепить разновидности типов ограничения доступа.

Наименование структурного подразделения – автора документа.

Данные сведение приводятся сразу под названием компании в бланках писем.

Наименование должности лица – автора документа.

Данную информацию приводят под название компании в бланках писем от должностных лиц.

Отметка об электронной подписи.

Электронная подпись позволят визуализировать деловую бумагу на экране компьютера по идентификатору.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров                                       Подпись                Т.В. Краснополянская
28.12.2014                 Печать

 

 
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 115 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Как заверить копию документа

Копия документа — документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита. Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия. Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

Верно
Менеджер по персоналу Подпись
И. И. Иванов
30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов. Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры — копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» — заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Оригинал документа в деле ООО «Фаворит»                       № 01–03 за 2012 год.
Верно
Начальник отдела кадров                 Подпись               
Т. В. Сергеева
28.12.2012                      Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все — тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы - внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

См. также:

 

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

www.reghelp.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *