Письмо директору с просьбой образец – Письмо-просьба. Образец написания 2019 года

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Что в письме должно быть обязательно

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

• наименование компании-отправителя,
• её адрес и телефон для связи,
• должность и ФИО её представителя,
• суть предложения.

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Как отправлять письмо

Отправлять письмо можно несколькими способами.

1. Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
2. Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
3. Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
4. Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).

assistentus.ru

образцы и примеры, структура и содержание

Автор статьи

Ведущий юрист

Во время ведения деловой переписки нередко составляется письмо просьба образцы и примеры которой вы можете увидеть в представленной статье. Проблемой многих людей является то, что далеко не каждый сотрудник компании знает, как правильно составлять такой документ. По сути, это дипломатичный и тактичный запрос, предназначенный для решения текущих вопросов. С другой стороны, он может применяться для достижения ряда поставленных целей. Поэтому корректное составление письма просьбы может определять результативность сотрудничества в целом.

Структура

Определение структуры и конечного содержания деловых писем, содержащих в себе просьбу, во многом зависит от того, кому оно адресовано, а также кто его пишет. К примеру, начальником фирм используется просьба как инструмент для решения небольшого перечня внутренних задач. В случае с обращением к вышестоящей фирме с целью получения поддержки придется составлять более пространный текст. Следует сделать все возможное, чтобы адресат заинтересовался в полученном предложении и имел дополнительную мотивацию для оказания поддержки. Для начала следует рассмотреть длинный вариант.

 Как составить вводную часть?

Если вы не знаете, как пишется вводная часть, ознакомьтесь с представленной информацией. Для начала составляется «шапка», где указываются реквизиты и наименование компании. Дополнительно указывается руководитель или другое лицо, к которому направлено обращение. Нередко организации практикуют составление писем не конкретному человеку, а группе (например, сотрудникам отдела фирмы или партнерам). После этого следует приветствие. К примеру, если нужно получить ответ от сотрудника, к нему обращаются по имени. При обращении к группе лиц следует начинать его с фразы «Уважаемые коллеги!» и др.

Основная цель

Одного обращения в письме просьбе мало. Необходимо конкретно обосновать, по какой именно причине вы обращаетесь к лицу или группе лиц. Как результат, начать письмо можно с одного из шаблонных примеров вводных фраз. Например, акцентируйте внимание на то, что отдел, к которому направляется письмо, всегда демонстрировал профессионализм в своей сфере и смог добиться успехов, может решить проблемы любого уровня сложности, принимал активное сотрудничество в ведении дел организации и так далее. Также можно отметить, что компания смогла добиться положительного опыта предоставления профильных услуг.

Далее важно акцентировать в письме просьбе внимание на цели обращения. Другими словами, объясните суть проблемы. Например, укажите, что для наработки партнерских связей, улучшения схемы сотрудничества, решения проблемой ситуации необходимо. После этого идет сам текст просьбы.

Суть просьбы

Финальным этапом является изложение сути обращения. Текст должен быть максимально лаконичным, при этом содержать полное описание того, что требуется. Разрабатывая новое письмо просьбу образцы и примеры дадут понять, что просьба всегда должна конкретизироваться. Другими словами, если возникла необходимость заказать услугу, надо указать удобную дату для ее практического предоставления, точное количество товаров/стоимость услуги и так далее.

В таких случаях в письмах просьбах используется ряд стандартных фразовых конструкций. Например, «просим Вашего согласия на…», «искренне просим вас поддержать нашу компанию в решении (суть вопроса)» и так далее.

Естественно, составляя письмо просьбу, важно заинтересовать получателя, мотивировать его к совершению нужных действий. Сделать это просто – укажите выгоду, которую может получить другая сторона в случае положительного исхода событий.

Вывод

Составление письма-просьбы задача не сложная, но при ведении деловой переписки важно понимать как это правильно сделать. Соблюдение структуры и изложения – залог позитивного ответа на просьбу.

papinian.com

Как написать письмо генеральному директору 🚩 письмо просьба директору 🚩 Деловая этика

Каким бы скучным и незначительным ни казался подготовительный этап составления официального обращения, им нельзя пренебрегать. Следует четко сформулировать повод для подготовки документа.

Перед тем, как составить официальное письмо, важно точно определить адресата. После определения тематики послания необходимо проверить, входит ли этот вопрос в зону компетенции адресата. Если возникают сомнения, то вопрос компетенции лучше изучить в положениях и других нормативных документах организации.

После того, как тема и адресат будут определены, следует задуматься о типе обращения.

Официальное письмо следует писать в том случае, если необходимо:

• 
  Проинформировать адресата. Чаще всего информационные письма направляются от нижестоящих к вышестоящим по статусу адресатам;


• 
  Обратиться к адресату с пробой, что подразумевает дальнейшие действия с его стороны. Так обращаются либо к вышестоящему лицу, либо к равному по должности;


• 
  Дать поручение. Такой тип обращения пригоден исключительно для обращения к подчиненному лицу.

Частные лица, обращающиеся в органы власти, предприятия или иные структуры чаще всего используют форму обращения-просьбы.

Суровые условия официально-делового взаимодействия ставят форму обращений ничуть не ниже содержания. Чтобы письмо дошло до адресата, а не затерялось в лабиринтах канцелярии, его необходимо оформить по всем правилам.

Организации оформляют письма на официальном бланке, присваивают исходящий номер и указывают дату. Для оперативного уточнения вопросов обращения важно указывать ФИО и контактные данные исполнителя. Они оформляются на последнем листе письма в нижнем колонтитуле.

Частные лица оформляют обращения на чистых листах А4 машинописным и в редких случаях – рукописном виде.

Для организаций в шапке обращения указывается только должность и ФИО адресата, т.е. информация об авторе обращения и контактных данных приводятся на официальном бланке. Частным лицам предстоит дополнить шапку еще и собственными данными, включая контактный телефон и адрес, на который необходимо направить ответ.

Слева указываются реквизиты письма, а ниже формулировка темы обращения: «О награждении», «О предоставлении информации», «О личной встрече» и т.д.

Для составления официальных писем используется официально-деловой стиль. Основными принципами этого стиля является логичность, однозначность и понятность изложения. В деловой переписке недопустимы разговорные формулировки, употребление просторечий, не говоря уже о бранных словах и ругательствах. Даже самые будоражащие события в официальной переписке следует излагать в нейтральном тоне без какого-либо эмоционального окраса.

Хорошим тоном является соблюдение четкого и логического построения предложений и абзацев. Это существенно упрощает восприятие информации читателем.

Официальное письмо начинается с обращения: «Уважаемый(-ая), (имя, отчество)». Далее следует преамбула, в которой следует ответить на вопрос: «Зачем пишется обращение, от имени кого и по какому поводу». Выглядеть это может следующим образом:

«Жители многоквартирного дома № 31 по улице Матросова нуждаются в Вашем содействии в разрешении конфликтной ситуации».

«В преддверии профессионального праздника работников сельскохозяйственной отрасли просим Вас рассмотреть возможность участия в праздничном мероприятии, организуемом профсоюзом работников сельского хозяйства».

Следуя от общего к частному, далее вводится разъяснительная часть, в которой отражается конкретика. Если пишется жалоба – хронологическая суть конфликта. У писем-приглашений в разъяснительной части приводятся сведения о месте, дате и времени проведения мероприятия, его организаторах и форме участия адресата.

Любое официальное обращение завершается непосредственным перечислением просьбы. Например: «Прошу Вас представить аргументированные разъяснения по существу изложенных фактов», «Прошу Вас принять к сведению приведенную информацию», «Прошу Вас принять меры, направленные на разрешение сложившейся ситуации», «Прошу Вас дать оценку действиям» и т.д. 

www.kakprosto.ru

Образец как правильно написать письмо просьбу

Данное письмо используется в деловом стиле общения, когда необходимо попросить другое лицо исполнить какое-либо действие, предоставить информацию и в других целях.

Для этого нужно грамотно и лаконично выразить свои пожелания письменно. Для подобных писем не существует строго определенной формы, она пишется произвольно, но тем не менее есть несколько важных нюансов.

Как правильно написать письмо-просьбу

1. Подобный документ, как письмо, служит как для оправления почтой, так и для отправки по электронной почте или же для вручения лично в руки.
2. Учитывая, что такое письмо — это средство для достижения целей его составителя, необходимо предусмотреть все моменты для успешного разрешения вопроса:
3. Для того, чтобы произвести наилучшее впечатление нужно знать кто будет получателем такого письма. Не всегда это возможно, но нужно постараться это выяснить. Потому, что обращение по имени отчеству выглядит в письме гораздо эффектнее и более персонализировано.
4. Если есть такая возможность, то добавить немного лести не будет лишним. Разумеется, в пределах допустимого. Поэтому, объясняя почему при обращении с просьбой выбор пал именно на этого адресата, можно немного добавить комплиментов, дабы дать понять насколько важны для решения данного вопроса опыт и профессионализм получателя письма.
5. Можно расписать возможные выгодные стороны для получателя от удовлетворения просьбы. Если таковые есть, то можно аккуратно намекнуть, касаюсь амбиций получателя или играя на сочувствии.
6. Если характер дела, о котором идет речь в письме касается профессиональной области, то возможно в его тексте немного себя самопрезентовать, отметив свои успехи и достижения.
7. Сама просьба должна выглядеть как можно более понятной и не вызывающей дополнительных вопросов. Нужно выразить, какие конкретные действия ожидаются от получателя.
8. А также надо указать срок, в который ожидается ответ на письмо или другая соответствующая реакция, если дело срочное, то надо дать это понять в вежливой форме.
9. Текст лучше закончить, выразив надежду на понимание, сотрудничество или другую положительную для составителя реакцию.
10. Нельзя забывать про контактные данные для обратной связи, предложив несколько вариантов для возможности ответа.

Если заполняющее лицо является организацией, то, учитывая, что письмо предназначено для внешнего отправления, то необходимо составлять его на фирменном бланке с обязательной печатью компании.

uristhome.ru