Деловая переписка ответ на письмо: Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Правила и особенности этикета деловой переписки

Время ответа на письмо
Персональное обращение
Выражение признательности
Позитивное завершение письма
Подпись и контактная информация

Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.

Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.

Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.

1. Время ответа на письмо.

Образец делового письма

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.

Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.

Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority  и  Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

Помните, что  задержка с  ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

Как не копить неотвеченные письма?

Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».

2. Персональное обращение.

Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.

Сравните варианты ответов:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……

Совет № 2:

Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.

Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.

3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).

Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.

Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.

Сравните :

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……

Совет № 3:  Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!

Варианты фраз признательности в начале письма:

Спасибо за Ваш интерес к…

Спасибо за Ваше письмо…

Спасибо, что обращаетесь к нам…

Спасибо, что выбрали нас…

Спасибо, что выбрали нашу компанию…

Мы признательны Вам за Ваш интерес…

1. Позитивное завершение письма

Финальные фразы  – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу  делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!

Сравните:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.…..	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!

Образец делового письма

Варианты финальных фраз:

Буду рад сотрудничеству!

С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

С надеждой на плодотворное сотрудничество,

Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.

С  искренним уважением,

С уважением,

С уважением к Вам,

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,

5. Подпись и блок контактной информации.

Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.

Для чего это нужно?

Имя и фамилия – дает возможность вести  персональное общение.

Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Координаты –  обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением,	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением, Анна Иванова Менеджер-администратор Институт иностранных языков тел. (495) 777 77 77 моб. 777 77 77

Совет  № 5: Определите содержание блока персональной контактной информации. Внесите эту информацию в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Украсьте ваше письмо надежным индикатором хорошего делового тона и профессионализма.

Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.

Буду рада видеть вас на наших тренингах по переписке:

Статьи по теме:

Тамара Воротынцева

Образец письма-ответа | Делопроизводство

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
 

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 334 комментария

Семинар Деловое письмо. Деловая переписка. Стилистика письма 2021

День первый

1. Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы.

• Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Придание юридической силы документам.
• Стилевые особенности языка деловых бумаг.
• Особенности официально – делового и публицистического стилей речи.
• Принципы составления деловых писем.
• Структура делового письма.
• Введение к документу.
• Порядок действий.
• Алгоритмы DAGOR, QSCR, ADI и др.
• Типичные ошибки при составлении деловой корреспонденции, актуальные требования к деловому письму.
• Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.
• Использование клише для выражения просьбы, гарантии, предложения, приглашения и т.п.
• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Практические задания и упражнения по составлению деловых писем.

Разбор ситуации – кейса «Типичные вступительные и заключительные фразы».

«Памятка по составлению делового письма».

2. Работа над составлением текста.

• Профессиональное руководство по составлению любого делового документа.
• «Круг аргументации».
• Расположение основной идеи, темы, проблемы.
• Правила логических ударений.
• Связь предложений в тексте.
• Использование универсальных речевых конструкций.
• Информационная роль порядка слов в предложении.
• Технологии подачи информации и аргументации.
• Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

Упражнение по составлению деловых писем. Упражнение по использованию различных, в том числе манипулятивных, приемов аргументации.

Уместность использования речевых уловок, пауз, невербальной информации. Деловые игры.

День второй

3. Технология составления различных видов деловых писем.

• Протокол.
• Пресс – релиз.
• Информационное письмо.
• Служебная записка.
• Циркулярное письмо.
• Эссе.
• Резюме (три модели: американская, континентальная и российская).
• Письмо-требование.
• Письмо-отчет.
• Рекламация.
• Ответ на рекламацию.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-подтверждение.
• Письмо-приглашение.
• Письмо-поздравление.
• Коносамент.
• Предложение по выработке политики или реализации проектов.
• Уведомление, предупреждение.
  и другие.

Упражнение по анализу структуры деловых писем и составлению собственных писем по ситуациям, предложенным тренером.

Подготовка готовых шаблонов для написания различных типов деловых писем.

Разбор иллюстративного письменного материала на английском и русском языке.

4. Деловой этикет в переписке.

• Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
• Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
• Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке.
• Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
• Процедура ответа на письма.

• Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
• Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
• Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).
• Банковская переписка.

Составление различных моделей деловых писем. Подготовка шаблонов.

Упражнение по снижению психологической напряженности в текстах с негативным содержанием.

Речевые задачи.

Анализ образцов реальных деловых писем на английском, немецком и русском языках.

5. Принципы и приемы e—mail переписки. Факсимильные сообщения и электронная почта.

• Структура e-mail письма. Максимальное использование особенностей виртуального общения.
• Решение главных задач электронного письма: открыто, прочитано, понято, принято к действию.
• Ситуационное использование «телеграфного стиля».
• Формирование вложений и факсимильной подписи.
• Понятие «сетикета».
• Редактирование документов.
• Мировой опыт систематизации, хранения, архивирования и уничтожения деловых бумаг.

Индивидуальные упражнения для участников.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и слушателей.

Большую часть составляют практические занятия и консультации, которые включают анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов, а также редактирование текста служебной записки, письма и пр. документов.

Сертификат Возможность получения удостоверения о повышении квалификации (доп.условия).

Обучение проводит ведущий бизнес-школы с большим опытом работы по указанной теме. Точная кандидатура ведущего определяется ближе к дате проведения. Уточняется по завпросу.

Кое-что о деловой переписке — Многостраничные издания. Поздравительные журналы

Являетесь ли вы фрилансером, офисным сотрудником или бизнесменом – часть вашей работы определенно связана с общением в письменном виде, например, в электронной почте. И от умения вести деловую переписку зависит очень многое. Если вы талантливый, профессиональный и серьезный человек, но при этом невнимательно относитесь к деловому общению, это может существенно снижать ваши возможные доходы. Где‑то проигнорировали письмо, где‑то ответили невпопад, где‑то, наоборот, «завалили» собеседника ненужными подробностями и терминами, и опля! – он ушел искать счастье туда, где с ним найдут общий язык. Несколько простых советов помогут вам скорректировать ваш подход к деловому общению и сделать вас по‑настоящему приятным собеседником, с которым комфортно вести дела. Результаты после активной и верно поставленной деловой переписки могут быть потрясающими: например, крупный заказ, когда заказчик, пообщавшись с несколькими претендентами, поймет, что именно с вами общаться гораздо удобнее: ведь в отличие от других вы отвечаете на письма и сообщения грамотно, быстро и всегда по делу…

Название почты. Убедитесь, что название вашей электронной почты звучит просто, понятно и серьезно. Оптимально – это ваша фамилия / имя / должность либо вариации на тему. Забудьте о нагромождении ненужных цифр или игривых словечках; очень смешно получать письма от генерального директора крупной компании с мейлом pupsik170459. Помните, что у вашего собеседника может быть огромная переписка с разными людьми; помогите ему находить письма от вас легко и просто. Кроме того, короткое и четкое название почты удобно продиктовать по телефону.

Оперативность. Возьмите за правило проверять почту регулярно; кто знает, в какой момент может прийти важное письмо? Оптимальный вариант – установка почтового клиента, который своевременно проинформирует вас о новых письмах, где могут находиться заманчивые предложения и интересные заказы. Если почтовых ящиков у вас несколько, соберите их в одном месте или перенаправляйте письма; в общем, делайте все, чтобы держать руку на рабочем пульсе.

Четко и ясно. Самое главное, что нужно усвоить: вы – не один корреспондент, и в почте вашего собеседника может быть уйма писем. Помогите ему распознать цель вашего письма без лишних телодвижений. Ясный заголовок в «теме письма» по существу (не стоит оставлять  в этом поле бесконечные re:), развернутые понятные ответы, цитирование для поддержания нити беседы (особенно, если ваш собеседник задает несколько вопросов) – все это поможет сделать деловую переписку легкой и удобной. Помните: заказчики тоже люди, и они с большей вероятностью будут вести переговоры с тем, кто вникает в их задачи и наглядно это демонстрирует, а не просто дает короткие и порой бессвязные ответы.

Вежливость. Всегда обращайтесь по имени того, кому пишете. Здоровайтесь – как говорится, это бесплатно. Благодарите за своевременный ответ, не забывайте попрощаться и указать в конце письма дополнительные способы связи (скайп, телефон, whatsapp и пр.). Все эти простые мелочи существенно преображают общий вид письма в лучшую сторону. Кстати, делать свое приветствие в виде «Доброго времени суток», а в окончании письма писать «заранее спасибо за ответ» стилистически не совсем грамотно и не к месту. Поэтому лучше отказаться от подобных фраз.

По делу. Задавайте умные вопросы – получайте умные ответы, и помните, что длинные прелюдии в деловой переписке ни к чему. Общайтесь по существу вопроса, это экономит время. Если письмо получается достаточно объемным, разбейте его на абзацы – читать сплошную простыню текста очень некомфортно. При необходимости выделите наиболее важные слова и фразы цветом или полужирным начертанием. Но не стоит увлекаться разными цветами и шрифтами, это делает текст нечитабельным и пестрым. Имеет смысл прикладывать к письму какие‑то наглядные примеры или материалы: не секрет, что иногда достаточно 1 раз показать, чем 10 раз объяснить словами. Многие хорошо понимают именно образы.

Стилистика. Общайтесь лаконично, грамотно и понятно. Не увлекайтесь терминологией, смайликами, восклицательными знаками и капс-локом. Различные «кросавчег, спс, вангую» и прочие жаргонизмы в деловой переписке и вовсе не уместны. Перед отправкой письма перечитайте его и убедитесь, что все знаки препинания расставлены верно, смысл четко улавливается, ошибки отсутствуют. Обратите внимание на то, чтобы все вопросы, поднятые собеседником, получили должный ответ. Проверьте, правильные ли адресаты указаны в полях «Кому» и «Копия».

Обратная связь. Единственное, что в вашей почте стоит игнорировать – это спам. На все остальные письма стоит ответить даже в том случае, если вам некогда или вы не заинтересованы в проекте. Практика показывает, что даже среди очень большой занятости всегда можно найти пару минут и написать короткий ответ; не стоит держать собеседника в «подвешенном» состоянии по поводу вашего молчания. Оптимальный вариант при большой занятости – при ответе указать срок, когда письмо будет вами внимательно прочитано и дан подробный ответ на него. Тем самым вы проявите понимание и к времени вашего собеседника. Если вы не заинтересованы в его предложении, достаточно вежливо и коротко отказаться. Вполне возможно, что другой заказ от этого клиента будет вам интересен, и ваша вежливость сыграет вам на руку, когда он решит обратиться еще раз. Кстати, если вы не получили оперативный ответ на свое письмо, это не повод злиться. Вполне возможно, что письмо «улетело» в спам или корреспондент загружен работой. Подождите пару дней (или пару часов, в зависимости от ситуации и срочности) и вежливо уточните, получил ли корреспондент ваше письмо, и как скоро вы можете рассчитывать на получение ответа. Если человек по какой‑то причине забыл вовремя ответить на первое письмо, он будет благодарен за напоминание. Если же он не заинтересован в диалоге, и вовсе не хочет отвечать, что ж – на свете много вежливых и внимательных людей, которые помнят об этике в деловой переписке.

Семинар «Современное деловое письмо»

Программа семинара:

 

1. Оформление деловых писем.
Изменение требований к правилам оформления деловых писем. ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Бланк письма, состав реквизитов делового письма и особенности их оформления: оформление дат, регистрационного номера и др.
Визирование (согласование) деловых писем, способы удостоверения деловых писем (подпись, печать), отметка об исполнителе.
Способы обращения к адресату, заключительные этикетные фразы.
Правила внешнего оформления делового письма шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.
Правила написания официальных наименований организаций, должностей и др.

 

2. Характеристика основных видов деловых писем и особенности написания текста
Письмо-просьба, запрос, ответ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, письмо-напоминание, требование, предложение, рекламное письмо, письмо-претензия, информационное письмо, письмо-сообщение, извещение, уведомление и др.
«Проблемные» письма: ответы на обращения граждан, неоднократные напоминания, отказы, информация о повышении цен и т.д.

 

3. Структура делового письма.
Способы изложения содержания в деловом письме.
Варианты композиционной структуры письма.
Выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения.
Упражнение.

 

4. Язык и стиль делового письма.
Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке (нейтральный тон изложения, убедительность, лаконичность, точность, ясность). Языковые особенности официально-делового стиля.
Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке.
Особенности употребления отдельных категорий слов в деловой переписке.
Построение словосочетаний и предложений.
Анализ типичных языковых ошибок.
Тест по теме.

 

Участникам предоставляется раздаточный материал по теме семинара и сертификат об участии установленного образца.

Как написать письмо, на которое ответят — Секрет фирмы

Геннадий пишет так, будто Ольга заведомо согласна на его предложение. Вместо того, чтобы снабдить Ольгу важной для неё информацией, он напирает на выдающиеся результаты и на уникальную возможность работать в его команде. Его письмо наполнено самолюбованием и дутым величием. Он производит впечатление взбалмошного самодура, и Ольга вряд ли захочет сотрудничать с ним. «Не последний кусок доедаю».

Что сделать Геннадию сначала, чтобы предложение стало интереснее для Ольги:

1. Получить принципиальное согласие.

2. Снабдить нужной информацией.

А уже в следующих письмах:

3. Рассказать о задачах и ожиданиях.

4. Обсудить вопросы оплаты.

И всё это — с бесконечным уважением к адресату, вне зависимости от того, кого мы нанимаем.

В каких мы сейчас отношениях? Геннадий хочет чего-то от Ольги (раз он ей написал). Судя по письму, Ольга нигде не заявляла, что ищет работу, — иначе Геннадий бы об этом сказал. Похоже, что это холодное письмо.

В холодном письме не стоит давить. Наоборот: на первом этапе, нужно дать Ольге повод продолжить с нами разговор. Не грузить её подробностями, не заставлять соглашаться, просто ненавязчиво открыть дверь:

Здравствуйте, Ольга!

Меня зовут Геннадий, я занимаюсь сайтом прямой аренды недвижимости «Жилище». Я нашёл ваше портфолио и контакт на сайте Behance.net: очень понравилась серия иллюстраций с птицами.

Хочу предложить вам рисовать для нашего сайта. Мы хотим сделать первый в России сайт о жилье, который можно будет читать как СМИ. Не шаблонные риелторские фразы, а живой человеческий язык и красота на каждой странице. Для этого нам нужны талантливые художники, и мне кажется, ваш стиль очень подойдёт.

Если вам в целом интересна эта область, дайте знать. Буду рад рассказать подробнее.

Геннадий.

Не важно, что сама Ольга думает о своих работах. Геннадий проявляет к ней максимум доброты: рассказывает, как ему нравятся её работы и почему она подойдёт. Ещё он немного делится миссией своего сайта: чтобы это был живой человеческий сайт о жилище. Если это откликнется в её душе — отлично.

Приятная концовка: «Если это в целом интересно, дайте знать». Не нужно пока ничего решать, просто получаем принципиальное согласие. В ответ на такую доброту не грех и откликнуться.

Если Ольга ответит принципиальным согласием, можно будет рассказать подробнее о её задачах. Вопрос оплаты лучше пока оставить открытым:

Ольга, рад, что вы ответили!

Мы ищем художников, которые будут создавать иллюстрации для наших статей. По плану мы выпускаем четыре статьи в неделю, у нас будет двое художников. Соответственно, мы ожидаем, что художник будет создавать две иллюстрации в неделю.

Примеры иллюстраций, которые нам нужны: https://portfolio.net…

Темы статей мы знаем за неделю. Черновик появляется за пять дней до публикации, чистовик — за день. Согласовывать иллюстрации нужно только с арт-директором.

Самое нудное (на мой взгляд): из каждой иллюстрации нужно делать пять вариантов картинок под разные платформы. Не знаю, насколько это будет проблемой, но наш нынешний художник от этого очень страдает.

Ольга, я плохо представляю, что нужно рассказать в этом случае. Направьте меня? Что бы вам было интересно узнать? Как вам удобно оценить эту работу и обсудить оплату?

Геннадий.

Что хорошего тут происходит: есть фактическая информация, без оценок. Но то место, которое, как мы уже сейчас знаем, вызывает у художников боль, мы проговариваем заранее и с заботой. Мы же не хотим, чтобы Ольга страдала.

В конце мы предлагаем Ольге самой позадавать вопросы, и если ей всё понятно — направить её в сторону оплаты. И заметьте, нигде нет самолюбования.

Наконец, оплата. Всё прекрасно, если Ольга назвала сумму, которая нам подойдёт:

Ольга, это нам подходит!

Я попрошу нашего ответственного секретаря Анну Лесных организовать для вас процесс оплаты. Она свяжется с вами, чтобы уточнить подробности.

Предлагаю встретиться с командой лично или в «Скайпе», чтобы познакомиться, прежде чем вы приступите к работе. Мы работаем на «Арме», это ст. м. «Курская». Как вам будет удобно?

Другое дело, если Ольга заломила цену в несколько раз выше, чем мы ожидали. Как не скатиться в торговлю и не обидеть её как профессионала?

1. Честно изложить свои ожидания, не давая никаких оценок. Не говорить «Ничего себе у вас цены» или «Это выше рынка». Просто мы к этой цене не готовы. Так и говорим: «Мы готовы платить столько-то». Можно сказать «Для нас это дорого» — ключевое слово «для нас». Тут нечего стесняться: в вопросах денег нет ничего стыдного.

2. Показываем право Ольги нам отказать. Это право действительно есть, Ольга могла вообще не читать наше письмо, и тем более она сейчас не обязана соглашаться на наши условия оплаты.

3. Делаем шаг навстречу: думаем, как сделать эту работу для Ольги выгоднее. Причём мы не спрашиваем у Ольги, как ей было бы выгоднее, — она ведь назвала свою цену. Мы сами делаем ей шаг навстречу: вот, мы подумали, как бы сделать это для вас выгодно.

4. Оставляем дверь открытой. Нет такого, что либо Ольга соглашается на наши условия, либо нет. Вот она назвала цену. Мы говорим что-то в ответ. Теперь слово за ней. Мы хотим сделать ей хорошо, но не можем дать ей столько денег. Мы делаем шаг навстречу. Может быть, она сделает шаг навстречу нам.

Обычно, когда делаешь шаг навстречу, собеседник тоже его делает.

Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Деловое письмо

Какими бывают деловые письма?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).

• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.  п.).

• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
   

• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. 

• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Написание бизнес-письма с запросом

Это руководство по ответам на письма-запросы написано специально для изучающих английский язык. Он охватывает стандартную структуру и фразы, используемые в ответах. Запросы приходят, чтобы запросить дополнительную информацию о продукте или услуге. Скорость вашего ответа, а также то, насколько вы готовы предоставить запрошенную информацию, обеспечат успешный ответ на ваш запрос.

Очень важно произвести хорошее впечатление, отвечая на запросы потенциальных клиентов.Конечно, лучшее впечатление будет произведено предоставлением материалов или информации, которые запросил потенциальный клиент, это положительное впечатление будет улучшено за счет хорошо написанного ответа.

Основы делового письма

Основы написания деловых писем одинаковы для каждого типа делового письма. Не забудьте указать свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма (или используйте фирменный бланк вашей компании), а затем укажите адрес компании, в которую вы пишете.Дата может быть размещена с двойным интервалом вниз или справа. Вы также можете указать ссылочный номер для переписки.

Для других типов деловых писем используйте это руководство по различным типам деловых писем, чтобы улучшить свои навыки для конкретных деловых целей, таких как выполнение запросов, корректировка претензий, написание сопроводительных писем и т. Д.

Важный язык, который следует запомнить

• Начало Уважаемый господин, госпожа (госпожа, госпожа — очень важно использовать госпожу для женщин, если только не просят использовать миссис или мисс)
• Благодарность потенциального клиента за его / ее интерес Спасибо за ваше письмо от… запрос (запрос информации) о …
  Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо с … запросом (запросом информации) о …
• Предоставление требуемых материалов Мы рады приложить …
  В приложении вы найдете …
  Мы прилагаем …
• Предоставление дополнительной информации Мы также хотели бы проинформировать вас . ..
  Относительно вашего вопроса о …
  В ответ на ваш вопрос (запрос) о …
• Завершение письма Надежды на будущее бизнеса Мы с нетерпением ждем… услышать от вас / получить ваш заказ / приветствовать вас как нашего клиента (покупателя).
• Подпись С уважением (не забывайте использовать «С уважением», когда вы не знаете имени человека, которому пишете, и «С уважением», когда знаете.

Пример

Джексон Братья
3487 23-я улица
Нью-Йорк, NY 12009
Кеннет Беар
Административный директор
Компания для изучающих английский язык
2520 Visita Avenue
Олимпия, Вашингтон 98501
12 сентября 2000 г.
Уважаемый г-н.Beare
Благодарим вас за запрос от 12 сентября о последней редакции нашего каталога.
С удовольствием прилагаем нашу последнюю брошюру. Мы также хотели бы сообщить вам, что можно делать покупки онлайн на сайте jacksonbros.com.
Мы будем рады видеть вас в качестве нашего клиента.
С уважением
(Подпись)
Деннис Джексон
Директор по маркетингу
Братья Джексоны

Как ответить на вопросы в деловом письме | Работа

Обеспокоенность клиентов, сотрудников и деловых партнеров является частью ведения бизнеса.Ответить деловым письмом, а не по электронной почте или по телефону — это профессиональный способ решения проблем. Это также имеет большое значение для того, чтобы дать человеку понять, что вы серьезно относитесь к этим опасениям. Своевременное написание письма важно, потому что любые опасения могут быстро превратиться в жалобы, которые затем могут стать потерянными отношениями. Если вы оставите письмо на несколько дней перед его отправкой, ваш ответ может показаться запоздалым, а не искренним.

Использование профессионального формата

Использование формата делового письма придаст профессиональный вид, как только письмо будет открыто. Используйте канцелярские товары с названием вашей компании, адресом и номером телефона на бланке. Если у вас нет канцелярских принадлежностей компании, введите название своей компании и контактную информацию вверху страницы, затем укажите дату, а затем имя и адрес получателя. Начните письмо с профессионального приветствия, например «Дорогой мистер Смит». Используйте одинарный или 1-1 / 2-строчный интервал и добавьте дополнительный межстрочный интервал для разделения каждого абзаца. Закройте письмо словами «С уважением», затем поставьте свою подпись и напечатанное имя.

Проявление искренности

Простое закрытие письма словом «искренне» не имеет большого значения, если текст письма не отражает этой искренности. Есть три способа убедиться, что это доходит до вашего читателя. Во-первых, просмотрите высказанные вам опасения и убедитесь, что каждое из них было рассмотрено в вашем письме. Во-вторых, отразите в своем письме те же эмоциональные тона, которые использовались при выражении вам беспокойства. В-третьих, объясните, почему вы разделяете эти опасения или разочарования, указав, насколько они соотносятся с ценностями и стандартами вашей компании.

Выражение признательности

Завершение письма несколькими словами признательности поможет обеспечить открытое общение с этим человеком в будущем. Пригласите человека снова связаться с вами, если у него есть дополнительные вопросы или комментарии, чтобы показать вашу искреннюю признательность. Например, закройте письмо чем-то вроде: «Я хотел бы лично поблагодарить вас за то, что вы сообщили мне о своей проблеме. Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь со мной напрямую». Включите вашу контактную информацию.Предложите скидку на будущую покупку обеспокоенным клиентам или приложите подарочный сертификат, чтобы выразить свою признательность.

Выходя за рамки и дальше

Когда кто-то находит время, чтобы выразить вам озабоченность по поводу вашей компании, рассматривайте это как возможность наладить более тесные отношения с этим человеком. Найдите время, чтобы указать, какие шаги вы предпримете для решения этих проблем; это выходит за рамки того, что обычно делают компании. Отслеживайте обеспокоенность клиента в своей системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы вы могли связаться с ним позже, чтобы убедиться, что он удовлетворен.Если вы проверите файл клиента перед тем, как написать свой ответ, вы сможете увидеть, были ли у него в прошлом проблемы, которые также можно решить в вашем письме.

Ссылки

Автор биографии

Публикуемый автор и профессиональный докладчик Дэвид Видмарк консультировал предприятия и правительства по вопросам технологий, средств массовой информации и маркетинга более 20 лет. Он преподавал информатику в Алгонкинском колледже, открыл три успешных бизнеса и написал сотни статей для газет и журналов по всей Канаде и США.

Как написать деловое ответное письмо

Даже в эпоху электронной почты и текстовых сообщений бумажные деловые письма имеют свое место. Переход с цифрового режима на бумажный может быть проблемой: электронное письмо может казаться обычным, но письменное письмо требует определенной степени достоинства и класса. Не беспокойтесь о том, чтобы звучать оригинально — безопаснее придерживаться проверенных форматов и правил этикета делового общения.

Придерживайтесь сути

Отвечаете ли вы на критику или запрашиваете свое резюме, ваше письмо должно оставаться актуальным.Никогда не выходите за рамки одной страницы и никогда не будьте невежливы. Если кто-то написал вам письмо с жалобой, полное оскорблений, оставайтесь вежливыми и спокойными, когда отвечаете. Если в исходном письме говорится о деловой возможности, скажите спасибо. Никогда не подразумевайте, что ответным письмом вы все решили — что жалобщик должен быть полностью удовлетворен, что вы знаете, что получаете работу. Это решать вашему корреспонденту.

Формат и шрифт

Стандартный формат делового письма — одинарный, с одним пробелом между абзацами, и все выравнивается по левому краю. В 21 веке приемлемо отойти от стандарта блоков, например, сделав отступ в абзацах. Times New Roman, кегль 12, почти всегда является приемлемым, читаемым шрифтом. Если у вашей компании есть какие-либо предпочтения — например, она отдает предпочтение абзацам с отступом — отформатируйте ее таким образом.

Что наверху

Стандартный формат начинается с вашего служебного адреса. Если вы пишете на фирменных бланках, можете пропустить это. Под адресом указывается дата, затем имя, место работы и адрес получателя.Пропустите строку и обратитесь к получателю как «Уважаемая госпожа». или «мистер» если у него нет такого титула, как «Доктор» Не используйте имена, если это не сделал автор начальной буквы.

The Lower End

Завершите письмо словами «С уважением», затем укажите свою подпись, а затем напечатанное имя. Если вы отправляете что-либо с письмом, например форму, смету расходов или ваше резюме, напишите «приложение» под своим именем, а затем список вложений. Если вы отправляете что-то отдельным письмом, добавьте примечание, например «в отдельной обложке: финансовый отчет.«Копия», за которой следует список имен, сообщает получателю, что вы отправили копии кому-то другому.

Ответное письмо на запрос: формат (с образцами)

Ответное письмо на запрос — это письмо, которое является ответом на некоторую начальную букву. Он предоставляет информацию или соответствующий ответ на первоначальный запрос. У некоторых людей может быть определенная озабоченность или они хотели бы решить проблему, поэтому написание ответного письма на такие запросы становится очень важным.

Использование образцов может оказаться большим подспорьем.

Формат ответного письма

Ниже представлен формат ответного письма:

Имя

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Дата

Укажите имя лица, к которому вы обращаетесь, в письме

Позиция

Компания

Адрес

Штат

, почтовый индекс

Страна

Уважаемый ABC,

Спасибо, что связались с нами по поводу ситуации XYZ (объясните ситуацию здесь).

С сожалением сообщаем вам, что в настоящее время мы должны отклонить этот запрос (укажите причину отклонения запроса).

Большое спасибо за интерес к этому вопросу. Примите наши искренние извинения.

С уважением,

Подпись

Имя

Ответное письмо клиента

Клиент может жаловаться на определенную услугу или продукт и может задать вопрос, поэтому важно знать, как написать хорошее ответное письмо клиента.Чтение соответствующих образцов может быть большим подспорьем для писателя.

публикации.qld.gov.au

---

Ответ на письмо с отказом

Было бы разумно знать, как написать ответ на письмо с отказом, поскольку оно поддерживает отношения между двумя сторонами, поскольку для некоторых людей отказы довольно эмоциональны. Знание правильного контента будет большим подспорьем и даже может открыть некоторые возможности в будущем.

studentservices.fgcu.edu

---

Ответное письмо на жалобу пациента

Получение жалобы пациента может быть совершенно неуважительным и может оскорбить его чувства, поэтому знание того, как написать ответное письмо на жалобу пациента, может быть весьма полезным.Важно прочитать соответствующий образец, чтобы получить представление о правильном содержании и тоне.

Southernhealth.nhs.uk

---

Деловое письмо-ответ

Важно знать правильный формат делового ответного письма. При написании такого письма важно использовать профессиональный тон и соответствующий формат.

lexpublib.org

---

Письмо с окончательным ответом

Некоторые поставщики услуг отвечают поэтапно, и окончательное ответное письмо означает, что больше нечего добавить как таковое, и заказчик или лицо получат соответствующие детали.Было бы неплохо использовать шаблон для такого письма.

lgo.org.uk

---

Письмо-ответ

lac.org

---

Ответное письмо с жалобой

abdo.org.uk

---

Письмо-ответ на жалобу

members.scouts.org.uk

---

Ответ на письмо-запрос

В ответе на письмо с запросом будет указано, принят ли запрос или отклонен. Чтение соответствующего образца может оказаться большим подспорьем в выборе правильного содержания.

english-for-students.com

---

Шаблон ответного письма

edanzediting.com

---

Как написать ответное письмо

Чтобы написать ответное письмо, важно иметь в виду следующие моменты:

• Ответное письмо должно быть адресовано лицу, первоначально отправившему запрос.
• Он должен удовлетворить запрос человека, который запросил ответ в определенной ситуации.
• Письмо должно включать конкретную информацию, которая является по существу и удовлетворяет читателя, решая соответствующий вопрос или предоставляя некоторую информацию о нем.
• Письмо должно быть формальным и логически организованным.
• Не должно быть орфографических или грамматических ошибок, а тон письма должен быть формальным.
• Вычитайте ответное письмо перед его отправкой соответствующему лицу.

Как отвечать на электронные письма профессионально (с примерами)

PEM 101 (Часть 5): Примеры профессионального ответа на электронные письма

Электронная почта является основным средством профессионального делового общения.Если написано плохо, вы можете потерять большую перспективу. Если вы напишете отлично, вы легко превратите потенциальных клиентов в клиентов. Лично я заметил, что качество моих ответов обычно определяет, будет ли клиент пользоваться моими услугами или нет, и сколько клиент готов потратить.

По сути, ваши ответы на профессиональные электронные письма должны быть хорошо продуманными и тщательно продуманными. Во многих случаях не рекомендуется сразу отвечать на электронные письма.

Прочитав профессиональное электронное письмо, дайте себе время полностью переварить его и придумать хорошие ответы.

Отвечая на деловые письма, обращайте особое внимание на их тон. Обычно это отражается в словах, которые вы используете, чтобы выразить себя.

Например, вместо

Отправьте все товаросопроводительные документы на следующую партию лекарств.

… более любезно сказать,

Пожалуйста, отправьте товаросопроводительные документы на следующую партию лекарств

Кроме того, всегда следите за тем, чтобы ваши электронные письма были прямыми и ясными. С самого начала электронного письма укажите самую важную информацию.Письменная информация имеет тенденцию создавать больше смысла, чем устные слова. Так что избегайте ненужных громких слов. Вместо этого сосредоточьтесь на информации, которую вы хотите передать в своих ответах, и убедитесь, что информация полная.

Различные способы профессионального ответа на электронные письма

Существуют разные способы профессионального ответа на электронные письма, в зависимости от вашего намерения в письме. Электронная почта для подтверждения получения электронного письма обычно прямая и прямая, но большинство других ответов требуют тщательно продуманных ответов.

Обычно ответы на электронные письма соответствуют обычному шаблону профессиональных писем. Возможно, вам придется начать с подтверждения последнего электронного письма, прежде чем отвечать на вопросы в электронном письме. На каждый вопрос нужно ответить в отдельном абзаце. Это поможет вам ответить на все вопросы, а также поможет получателю легко понять ваши ответы. Очень важно научиться всегда подтверждать получение электронных писем, если вы не можете ответить в течение 24 часов после их получения. Вы можете хранить шаблоны для профессиональных писем с подтверждением в своих «шаблонных ответах», если вы используете Gmail.

Написание профессиональных ответов по электронной почте — Примеры

Простое письмо с благодарностью может быть следующим:

Уважаемый г-н Уильямс:

Спасибо за вопрос о нашем новом корпоративном приложении электронного маркетинга. Завтра с вами свяжется член команды и подробно расскажет о продукте, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

Еще раз спасибо за ваш запрос.

С уважением,

Джеймс Бертон

Вот более подробное письмо с благодарностью:

Уважаемый господинВыход:

Спасибо за заказ 25 DVD. Мы отправим их в течение ближайших 3 дней.

Однако, прежде чем мы их отправим, нам нужно знать, какой тип пакета вы предпочитаете. Пожалуйста, посетите страницу своего заказа и выберите свои предпочтения. Если у вас есть вопросы, позвоните нам по телефону +2348035290896. К вам в кратчайшие сроки позаботится служба поддержки клиентов.

Еще раз спасибо за ваш заказ. Мы с нетерпением ждем ваших окончательных инструкций.

С уважением,

Джеймс Ноа

Вот профессиональный ответ на запросы информации по электронной почте

Уважаемая госпожаAbike:

Спасибо за вопрос о программном обеспечении электронной почты, рекламируемом в моем блоге. Каждое из перечисленных программ уникально работает на разных платформах. Прежде чем порекомендовать какой-то конкретный, я хотел бы узнать немного больше о вас и ваших потребностях:

1. Каким бизнесом вы занимаетесь? Вы самозанятый, менеджер или владелец бизнеса?

2. Будете ли вы использовать программное обеспечение на мобильном устройстве или компьютере? Ваш компьютер Mac или ПК?

3. Какие электронные письма вы отправляете чаще всего? Отвечают ли они на вопросы клиентов, деловую информацию или просто электронные письма для членов команды?

Еще раз благодарим вас за интерес к покупке программного обеспечения электронной почты, рекламируемого на моем сайте.Надеюсь, вы найдете их подходящими для нужд вашего бизнеса.

Cordially,

Ayo

Вот профессиональный ответ по электронной почте на запрос материалов

Уважаемый г-н Кинкар:

Найдите в приложении курс электронного маркетинга, который вы запрашивали. Как я сказал на своем веб-сайте, я буду время от времени присылать обновленные версии курса. Убедитесь, что вы внимательно изучили первую главу курса. Это обеспечит прочную основу для привязки любой другой информации в курсе.

Надеюсь, ваши рассылки по электронной почте уже приносят хорошие результаты. Дайте мне знать, могу ли я чем-то помочь.

С уважением,

Джеймс Блант

Заключение

Всегда поддерживайте теплый тон в своих электронных письмах, если вы хотите положительных ответов. Как я сказал ранее, подождите некоторое время, прежде чем отвечать на профессиональное письмо; это лучший способ минимизировать ошибки.

---

Как отвечать на благодарственные письма (с шаблоном, примерами и советами)

Электронная почта позволяет легко отправлять быстрые сообщения и заметки людям в профессиональных условиях.Все чаще деловые партнеры могут отправлять друг другу письма с благодарностью, а не открытки с благодарностью. Ответ на благодарственные письма — это уместный и вежливый жест, который может помочь установить или продвинуть позитивные отношения.

В этой статье мы объясняем, когда отвечать на благодарственные письма, описываем, как отвечать, и приводим пример ответа.

Связано: 15 Шаблоны бизнес-рассылок

Когда отвечать на благодарственные письма

Сотрудники получают много писем в день от коллег, клиентов и внешних заинтересованных сторон.Некоторые электронные письма требуют ответа, а другие — нет. Ответ на письмо с благодарностью часто бывает хорошей идеей. Подтверждение наличия электронного письма помогает поддерживать крепкие отношения, будь то между вами и коллегой или между вами и клиентом. Есть несколько писем с благодарностью, которые вы можете игнорировать, например письма от продавцов, товары которых вы не заинтересованы в покупке.

Если вы не уверены, заслуживает ли благодарственное электронное письмо ответа, подумайте, хотите ли вы поддерживать отношения с отправителем, и если благодарственное электронное письмо содержит дополнительные вопросы.Если одно из этих утверждений верно, быстро ответьте отправителю.

Связано: 20 лучших практик этикета электронной почты на рабочем месте

Как отвечать на благодарственные письма

Используйте эти шаги, чтобы составить соответствующий и эффективный ответ на благодарственное письмо:

1. Благодарю Отправитель.
2. Объясните выгоду.
3. Будьте кратки.
4. Поддерживать позитивный тон.
5. Подпишите свой ответ.
6. Отвечайте быстро.

1. Подтвердите отправителя

Откройте свое электронное письмо с подтверждением отправителю. Выразите свою благодарность за их электронную почту.

Пример: «Добро пожаловать, Пэт!»

2. Объясните выгоду

Опишите выгоду для вас проекта, услуги или работы, за которые вас благодарит.

Пример: «Мне понравилась возможность встретиться с клиентом и развить свои навыки продаж.»

3. Будьте краткими

Электронное письмо должно быть кратким. Поскольку ответ на благодарственное письмо является дополнительным сообщением, он не требует пространных объяснений.

Пример: » Я с нетерпением жду к большему количеству встреч с клиентами в будущем ».

4. Поддерживайте позитивный тон

Тон вашего электронного письма должен быть легким и позитивным. Сосредоточьтесь на благодарности, которую вы чувствуете, и пользе, которую вы получили от первоначального взаимодействия.

Пример: «Это вообще не было проблемой!»

5. Подпишите свой ответ

Если вы отвечаете коллеге или другому внутреннему члену вашей организации, поставьте неофициальную подпись своим именем. Если ответ предназначен для клиента или другого внешнего заинтересованного лица, включите официальную подпись компании с названием должности и прямой контактной информацией.

Пример: С уважением, Алекси Джонсбург, коммерческий директор, 870-586-3142 доб.509

6. Ответьте быстро

Напишите и отправьте свой ответ на благодарственное письмо в течение 24 часов с момента его получения. Поскольку эти ответы короткие и не требуют исследования, на составление соответствующего ответа у вас не уйдет много времени.

Связано: 12 эффективных способов начать электронное письмо

Шаблон для благодарственных писем

Рассмотрите возможность использования этого шаблона для структурирования краткого и эффективного ответа на благодарственное письмо:

Уважаемый [имя отправителя ],

Было очень приятно! Мне понравился [проект или задача], и он [принесет пользу вам].Я с нетерпением жду [соответствующего опыта].

С уважением,

[ваше имя]
[должность]
[контактная информация]

Примеры благодарственных писем по электронной почте

Вот несколько примеров благодарственных писем, которые помогут вам начать работу самостоятельно :

1. Спасибо письмо ответ коллеге

Уважаемый Райан,

Мне было приятно! Мне понравилось работать с вами и остальной командой над весенней маркетинговой кампанией, и это действительно помогло мне глубже понять лучшие практики SEO.С нетерпением жду начала летней кампании!

С уважением,

Мэгги

2. Спасибо, ответ по электронной почте клиенту

Уважаемая мисс Арнольд,

Добро пожаловать! Мне понравилось найти идеальный спальный гарнитур для вас и мистера Арнольда, и было приятно встретиться и поработать с вами обоими. Я с нетерпением жду возможности помочь вам найти более совершенные предметы мебели в будущем.

С уважением,

Бри Андерс
Начальник этажа
907-445-6536 доб.133

3. Спасибо, ответ по электронной почте руководителю

Дорогая Хизер,

Мне было приятно! Мне понравилось изучать передовой опыт и составлять отчет. Это действительно помогло мне глубже понять ценность эффективных процедур, особенно для нашей команды. Рад помочь с любыми другими проектами в будущем!

С уважением,

Кэрол

Советы по написанию эффективных электронных писем

Используйте эти советы при написании ответов на благодарственные электронные письма или любые другие виды профессиональной электронной почты:

• Используйте тему: Если вы создаете исходное электронное письмо, а не ответ, убедитесь, что ваша тема письма дает получателю четкое представление о том, что повлечет за собой электронное сообщение.
• Оставайтесь сосредоточенными: Держите электронную почту с одной или двумя связанными идеями. Четко опишите ситуацию и что вам нужно от ресивера.
• Представьте себя: Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, представьте себя и свою роль в компании в начале письма. Таким образом, получатель знает, кто отправил им сообщение, без необходимости прокручивать страницу до вашей подписи.
• Вычитайте написанное: После составления электронного письма проверьте его точность и ясность.Исправьте любые орфографические ошибки или неудобные фразы перед отправкой электронного письма.
• Подходите: Держите язык профессиональным и уместным. Используйте полные слова, а не сокращения или смайлы.
• Отвечайте быстро: Отвечайте в течение 24 часов с момента получения электронного письма. Если вам нужно больше времени для сбора информации, отправьте ответ, отметив, что вы работаете над запросом отправителя, и укажите временные рамки для полного ответа.
• Используйте ответ на все с осторожностью: Убедитесь, что людям, указанным в ответном сообщении, нужна информация.
• Рассмотрим телефонный звонок: Если вы пишете длинное электронное письмо или просите сложный запрос, подумайте о том, чтобы позвонить этому человеку, а не писать по электронной почте. Может быть проще объясниться по телефону, чем в письменной форме.
• Включите подпись: Даже если вы просто общаетесь по электронной почте с коллегами, поставьте краткую подпись своим именем.
• Подумайте о создании шаблонов: Если вы обнаружите, что постоянно составляете похожие электронные письма или ответы, подумайте о написании нескольких шаблонов, чтобы сделать процесс электронной почты более эффективным.

10 обязательных образцов формата деловых писем

Написание деловых писем — это то, что мы все время от времени должны делать, но обычно в школе мы не обучаемся тому, как это делать. Неправильный формат письма может сделать вас небрежным и непрофессиональным, но как только вы усвоите основы и получите несколько примеров для работы, написание деловых писем станет намного проще.

Какой самый большой отказ при написании письма?

Вероятно, самая распространенная проблема, с которой люди пишут деловые письма, — это неправильный формат письма.В этом формате есть несколько вариантов, но по большей части это делается так.

В самом верху письма должна быть ваша контактная информация: имя, компания (если применимо), адрес и номер телефона. Некоторые люди также помещают сюда свой адрес электронной почты.

Далее идет дата и контактная информация человека, которого вы пишете: имя, компания и адрес.

Затем будет приветствие — обычно что-то вроде «Уважаемый господин / госпожа. Джонс ». Далее следует тело письма, затем завершение (С уважением, С уважением, как хотите) и несколько пустых строк, за которыми следует ваша напечатанная подпись.Когда вы распечатываете письмо, вы можете подписать его чернилами.

После того, как вы отформатируете формат, контент все еще может быть немного сложным. Пишете ли вы заявление об увольнении или рекомендательное письмо, есть несколько основных правил, которым вы можете следовать. Вот 10 различных видов деловых писем, которые вам могут понадобиться, формат письма для каждого и пример, который вы можете использовать в качестве шаблона.

Письмо с жалобой: Экспресс-разочарование

Способ официально выразить разочарование по поводу опыта, сообщить о плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукция не соответствует ожиданиям.

Несколько советов:

• Не волнуйтесь и не сердитесь; просто констатируйте факты.
• Будьте сердечными, профессиональными и краткими. Расскажите им, что произошло и что вы хотите, чтобы они сделали, чтобы все исправить.
• Закройте, указав крайний срок для ответа, прежде чем привлекать стороннего посредника или юриста.

Образец письма-жалобы | Федеральная торговая комиссия

Письмо о корректировке: объясните и извинитесь

Если вы столкнетесь с деловой стороной письма-жалобы, вам нужно будет ответить собственным письмом.Хорошее корректирующее письмо может помочь вам сохранить лояльного клиента; плохой может распространиться по Интернету как лесной пожар.

Несколько советов:

• В большинстве случаев вы действительно захотите извиниться за то, что ваша компания не оправдала ожиданий.
• Сообщите им, что вы делаете, чтобы исправить это, или объясните, почему вы не делаете то, что просил покупатель, если это необходимо.
• Будьте профессиональными, краткими, дружелюбными и извиняющимися.

Образцы корректировочных писем | OfficeWriting.com

Коммерческие письма: повышение осведомленности и продвижение продуктов

Письма с целью привлечения бизнеса по-прежнему важны для повышения осведомленности о вашей компании или продуктах / услугах среди потенциальных клиентов.

Несколько советов:

• Будьте краткими.
• Расскажите о них, но не о вас или вашей компании.
• Призыв к действию, скажите, что и как делать.
• При желании вы также можете указать свои следующие шаги или последующие действия.

Шаблоны рекламных писем | Letters.org

Письмо-запрос: Ищите информацию

Пишите такое письмо при поиске информации, такой как запрос на собеседование, запрос каталога или запрос общедоступного документа.

Несколько советов:

• Будьте конкретны и кратки; облегчить человеку, который может отслеживать все, что вам нужно, для вас.
• Предоставление некоторого контекста и предыстории может быть полезным, но не всей историей о том, зачем вам нужен документ.
• Будьте вежливы и проявите свою благодарность.
• Если вы спрашиваете о возможности работы, используйте сопроводительное письмо в формате .

Шаблоны писем-запросов | Образцы шаблонов

Благодарственное письмо: укажите полученное сообщение

Благодарственные письма указывают на то, что вы что-то получили (например, заявку на работу или стипендию, или рекламные материалы), но еще не обязательно предприняли какие-либо действия.

Несколько советов:

• Будьте краткими.
• Если есть информация, которую необходимо знать каждому, кто прислал информацию, например, когда будет принято решение о приеме на работу, также укажите это.
• Его можно использовать, чтобы поблагодарить кого-то за пожертвование, поэтому включите его в письмо с любыми вложениями.

Благодарственные письма на все случаи жизни | Template.net

Последующее письмо: подтолкнуть и напомнить

Последующее письмо — это своего рода подталкивание людей, чтобы они удостоверились, что они получили первое письмо, и напоминают им, что вы от них хотите.Их часто отправляют после рекламного письма, рекомендательного письма или письма с запросом информации.

Несколько советов:

• Будьте краткими, чтобы напомнить получателю, кто вы, что и когда вы просили.
• Укажите крайний срок, если в первоначальном примечании этого не было.
• Включите призыв к действию в качестве напоминания.

Шаблоны последующих действий всех видов | Написать Express

Письмо с заказом: разместить заказ

Официальный способ разместить заказ.

Несколько советов:

• Будьте краткими и точными.
• Убедитесь, что вы указали всю информацию, которая может понадобиться человеку, чтобы разместить за вас заказ.
• Укажите всю информацию о доставке и способ оплаты.
• Покажите свою благодарность.
• Предоставьте контактную информацию для последующих действий.

Образцы писем заказа | Как написать письмо

Сопроводительное письмо: представьтесь для работы

Сопроводительное письмо — это способ представиться, особенно при подаче заявления о приеме на работу.

Несколько советов:

• Назовите работу, на которую вы претендуете, сразу. Вам не обязательно быть фантазией.
• Охватите лишь несколько важных моментов в своем резюме, особенно связанных с этим опытом.
• Не забудьте также упомянуть о своих межличностных навыках (например, коммуникативные навыки, лидерские качества).
• Включите контактную информацию и постарайтесь ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у менеджера по найму.

Формат сопроводительного письма | Монстр

Рекомендательное письмо: помогите или порекомендуйте кого-то в подаче заявления

Этот тип письма часто пишется учителем, чтобы помочь ученику, подающему заявку на стипендию или стажировку, или для приема в школу или программу.Вы также можете написать одно, чтобы порекомендовать кого-то для работы, стипендии или другой возможности.

Несколько советов:

• Честно говорите о человеке, о котором вы пишете.
• Не спешите и не соглашайтесь писать письмо тому, кого вы не поддерживаете или не очень хорошо знаете.
• Используйте конкретные примеры, чтобы выделить навыки и способности человека.
• Напишите что-нибудь о том, почему вы дали такую ​​возможность человеку, о котором пишете.
• Поблагодарите читателя за потраченное время и укажите контактную информацию, если у него возникнут вопросы.

Образец рекомендательного письма | Muse

Заявление об увольнении: уйти с должности

Не поддавайтесь никаким призывам, которые могут вам понадобиться, отправить зажигательное письмо об отставке; никогда не знаешь, когда ты снова сможешь пересечься с этими людьми.

• Говорите кратко и по делу: «Это письмо служит уведомлением о том, что я отказываюсь от своей должности как x эффективный x.Спасибо за возможность », — говорит достаточно.
• Очень внимательно обдумайте свои слова, если вы занимаетесь заметным положением и ваше письмо, скорее всего, будет обнародовано.
• Вы можете указать причину, если хотите, но это необязательно.
• Поблагодарите своего начальника и / или компанию за предоставленные вам возможности.

Заявления об увольнении по разным причинам | Баланс

Чтобы узнать о многих других возможных письмах, которые могут вам понадобиться в вашей деловой карьере, проверьте этот исчерпывающий список на Балансе.

Кредит на представленную фотографию: Flaticon через flaticon.com

.