Для хранения документов: 11 дельных идей для хранения документов

Содержание

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Как хранить документы, варианты хранения

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению.

До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т. к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.

Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Где хранить?

Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.

Удобный бокс для хранения документов

Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.

Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.

Хранение документов в стеллаже

Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.

Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе

к оглавлению ↑

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении.

И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Где хранить?

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Где хранить?

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

к оглавлению ↑

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑

Видео

Автор: Михаил Бонд

Рейтинг:
Загрузка…

Понравился пост? Поделись с друзьями!

8 идей, как эффективно навести порядок

Как хранить важные документы или любовные записочки, чтобы они не потерялись в пучине вещей. Квартблог расскажет, о эффективных способах хранения документов дома.

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там… Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8.

Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

хранение, идеи

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

Почему порядок так важен
Как организовать хранение документов дома
Наводим порядок – осуществляем сортировку
Систематизация
Системы хранения документов дома
Ящики для бумаг
Папки для документов
Коробки
Органайзеры
Сейфы
Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
Как лучше хранить документы дома: фото и видео
Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.
Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.
Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.
Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).
Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.
Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.
Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.
Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.
Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.
Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.
Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.
Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.
У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.
Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.
По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.
По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

Занимают мало места сами по себе.
Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.
Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.
Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).
Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.
Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.
Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

Уберегают файлы от огня или влаги.
Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.
Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;
Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

Сортер.
Канцелярские конверты.
Вертикальные лотки.
Стойки.
Портфели.
Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

Хранение документов

Как и где хранить документы — предоставляем рекомендации и даём практические советы по решению этого вопроса!

Документы являются важным атрибутом в работе любого предприятия. Отчеты, квитанции, договоры — это небольшой список бумаг, которые имеются в каждой компании. Многие предприниматели регулярно сталкиваются с проблемой качественного хранения документов: какие бумаги и на протяжении какого времени обязательно нужно сохранять, где это делать, как сохранить архив документов в Чертаново и т.д. Ответам на эти и ряд других важных вопросов посвящена эта статья!

Сроки хранения документов

Все бумаги можно условно разделить на несколько основных видов с учетом предназначения и времени хранения. Некоторые документы вообще необязательно сохранять, поскольку они теряют собственную ценность после совершения конкретной задачи. Но при этом существуют и бумаги, которые нужно содержать в течение нескольких лет или даже десятилетий. Более того, есть и документы, которые вообще запрещаются уничтожать.

Соответственно, выделяют 3 типа сроков хранения бумаг:

Кратковременный – до 10 лет.
Долговременный – более 10 лет.
Постоянный.

Для определения срока хранения конкретного документа выполняется оценка ценности бумаг, которая предусматривает:

Установление документов для постоянного хранения. В указанную группу входят бумаги, обладающие особым политическим, научным, а также хозяйственным либо же культурным значением. Такие документы хранятся на постоянной основе в госархивах.
Установление документов для временного хранения. В указанную группу входят бумаги без особого культурного либо научно-исторического значения, но обладающие важным практическим значением.
Отбор документов для последующего уничтожения. Чаще всего в данную категорию входят бумаги, которые не имеют культурной и научно-практической ценности, а также практического предназначения.
Определение, а также корректировку сроков хранения бумаг.

Какие бывают виды хранения документов и где хранить документы в Чертаново?

Архивное хранение. В данную категорию входят государственные либо бухгалтерские документы, которые в большинстве случаев должны храниться на протяжении 5 и более лет (путевые листы, первые документы и т.д.).
Бухгалтерское хранение. Эту категорию формируют документы, которые нужно хранить в течение 10 и более лет (ежегодные бухгалтерские отчетности, отчеты по статистике и т.д.). Хранятся бумаги в офисе компании либо в других помещениях. Последний вариант является более выгодным, поскольку позволяет оптимизировать издержки на хранение документов и сэкономить свободное пространство в офисе, где постоянно находятся сотрудники.
Государственное хранение. Документы этой категории хранятся более 50 лет (трудовые соглашения, журналы выдачи трудовых книжек). В госархивы бумаги направляются исключительно после соответствующего оформления. Необходимо выполнить экспертизу по ценности и значимости документов, подготовить опись дел и выполнить их брошюровку.

Особого внимания заслуживают другие типы документации, не подлежащие уничтожению. К примеру, это могут быть бумаги с данными о специалистах, которые работали в компании.

Не забывайте, что в случае ликвидации организации все бумаги нужно сдавать в муниципальный либо же государственный архив.

Гарантированно сохраним документы в целостности в Чертаново!

Важными требованиями для обеспечения правильного хранения бумаг являются:

соблюдение установленного температурно-влажностного режима, позволяющего избежать гниения, а также порчи документов;
поддержание оптимального светового режима, который предоставляет возможность эффективно сохранять бумаги;
строгое соблюдение санитарно-гигиенических требований – предупреждение формирования загрязнений и грибка в месте, где хранятся документы;
обеспечение эффективного режима безопасности, позволяющего избежать кражи, изменения либо порчи бумаг.

Больше, чем просто дешевый склад рядом с «метро Пражская »

Вне офисное хранение документов является востребованной услугой, помогающей экономить время и сконцентрироваться на ведении бизнеса. Компания “Надежное Место” обладает современным оборудованием и поддерживает оптимальные условия, которые необходимы для качественного и безопасного содержания различных бумаг. В своей работе обеспечиваем безупречный уровень обслуживания клиентов и соблюдение существующих законодательных требований.

Пользуясь услугами компании “Надежное Место”, клиенты получают постоянный доступ к бумагам в любое время благодаря выгодному территориальному расположению нашего склада и возможности оперативно добраться сюда на общественном или личном транспорте. Сотрудничество с нами позволяет:

Уменьшить нагрузку на работников, связанную с ежедневным разбором документов.
Получить защиту и гарантию сохранности документов. Гарантированно Ваши документы никто не найдет, а метро Южное Чертаново находится в непосредственной доступности, что позволяет добраться в наш архив из любой точки города максимально быстро;
Существенно сэкономить, поскольку бюджет на обустройство архива в офисе значительно выше по сравнению со стоимостью услуг компании “Надежное Место”;
Освободить офис от нагромождения документов, которые чаще всего не используются;
Хранить бумаги согласно требованиям закона.

Если Вам нужен удобный и доступный способ хранения важных бумаг, позвоните по номеру +7(499)127-97-97. Квалифицированные менеджеры помогут арендовать на выгодных условиях боксы для хранения документов и ответят на все интересующие вопросы! Теперь Вы точно знаете где хранить документы рядом со станцией метро Южное Чертаново с гарантией надежности и безопасности бумаг!

Склад для хранения архива документов в Москве

Условия хранения документов

Компании несут ответственность за хранение архива документов. Под хранение документации необходимо выделить достаточно места. При этом нужно строго соблюдать условия, при которых целостность и читаемость бумажного архива не нарушится:

влажность не выше 50%;
температурный режим 17-19°С;
регулярное мягкое проветривание;
наличие чистых стеллажей специального назначения.

Организовать такое пространство в офисе сложно. Проще и практичнее воспользоваться арендой склада для хранения документов в АльфаСклад.

Преимущество этой услуги

Для хранения полноценного архива арендуется склад. Решение подходит для компаний любого масштаба и выгодно по таким причинам:

оплачивать склад для хранения архива дешевле, чем расширять и обустраивать соответствующую площадь в офисе;
на складах поддерживается оптимальный микроклимат, исключающий риск отсыревания или разрушения бумаг;
склады оборудованы видеонаблюдением и системой пожаротушения;
доступ в бокс, где хранятся архивы, получает только арендатор.

Склад для хранения архива от компании АльфаСклад

Компания АльфаСклад поможет организовать индивидуальное пространство для хранения архива документов. Мы предоставляем отапливаемые помещения с круглосуточной охраной. Склады расположены вблизи крупных транспортных развязок Москвы.

Мы предлагаем такие условия:

аренда боксов площадью от 1 м2;
круглосуточный доступ к боксам для арендаторов и подтверждённых сотрудников;
удобный подъезд ко всем складским помещениям;
оказание дополнительных услуг — помощь в доставке документов на склад, предоставление упаковочных материалов и т.д.

Оставляйте заявку на аренду на сайте или свяжитесь с менеджером по телефону +7 (495) 154-40-98.

«Тинькофф» закроет приложение для хранения документов «Вкармане» Статьи редакции

{«id»:213986,»url»:»https:\/\/vc.ru\/services\/213986-tinkoff-zakroet-prilozhenie-dlya-hraneniya-dokumentov-vkarmane»,»title»:»\u00ab\u0422\u0438\u043d\u044c\u043a\u043e\u0444\u0444\u00bb \u0437\u0430\u043a\u0440\u043e\u0435\u0442 \u043f\u0440\u0438\u043b\u043e\u0436\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0434\u043b\u044f \u0445\u0440\u0430\u043d\u0435\u043d\u0438\u044f \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432 \u00ab\u0412\u043a\u0430\u0440\u043c\u0430\u043d\u0435\u00bb»,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/services\/213986-tinkoff-zakroet-prilozhenie-dlya-hraneniya-dokumentov-vkarmane»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/services\/213986-tinkoff-zakroet-prilozhenie-dlya-hraneniya-dokumentov-vkarmane&title=\u00ab\u0422\u0438\u043d\u044c\u043a\u043e\u0444\u0444\u00bb \u0437\u0430\u043a\u0440\u043e\u0435\u0442 \u043f\u0440\u0438\u043b\u043e\u0436\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0434\u043b\u044f \u0445\u0440\u0430\u043d\u0435\u043d\u0438\u044f \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432 \u00ab\u0412\u043a\u0430\u0440\u043c\u0430\u043d\u0435\u00bb»,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/services\/213986-tinkoff-zakroet-prilozhenie-dlya-hraneniya-dokumentov-vkarmane&text=\u00ab\u0422\u0438\u043d\u044c\u043a\u043e\u0444\u0444\u00bb \u0437\u0430\u043a\u0440\u043e\u0435\u0442 \u043f\u0440\u0438\u043b\u043e\u0436\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0434\u043b\u044f \u0445\u0440\u0430\u043d\u0435\u043d\u0438\u044f \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432 \u00ab\u0412\u043a\u0430\u0440\u043c\u0430\u043d\u0435\u00bb»,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/services\/213986-tinkoff-zakroet-prilozhenie-dlya-hraneniya-dokumentov-vkarmane&text=\u00ab\u0422\u0438\u043d\u044c\u043a\u043e\u0444\u0444\u00bb \u0437\u0430\u043a\u0440\u043e\u0435\u0442 \u043f\u0440\u0438\u043b\u043e\u0436\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0434\u043b\u044f \u0445\u0440\u0430\u043d\u0435\u043d\u0438\u044f \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432 \u00ab\u0412\u043a\u0430\u0440\u043c\u0430\u043d\u0435\u00bb»,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/services\/213986-tinkoff-zakroet-prilozhenie-dlya-hraneniya-dokumentov-vkarmane»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u00ab\u0422\u0438\u043d\u044c\u043a\u043e\u0444\u0444\u00bb \u0437\u0430\u043a\u0440\u043e\u0435\u0442 \u043f\u0440\u0438\u043b\u043e\u0436\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0434\u043b\u044f \u0445\u0440\u0430\u043d\u0435\u043d\u0438\u044f \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432 \u00ab\u0412\u043a\u0430\u0440\u043c\u0430\u043d\u0435\u00bb&body=https:\/\/vc.ru\/services\/213986-tinkoff-zakroet-prilozhenie-dlya-hraneniya-dokumentov-vkarmane»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

12 684 просмотров

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2021 года

Несмотря на то, что все системы управления документами оцифровывают и систематизируют документы, облегчая их извлечение или редактирование для пользователей с разрешением, многие другие функции могут быть встроены в ваше программное обеспечение для управления документами. Вот некоторые инструменты и аспекты, которые вы, возможно, захотите учесть при выборе системы управления документами.

Удобство использования

Одним из важнейших элементов любого программного обеспечения является удобство использования. Он может предлагать все функции в мире, но они не принесут вам никакой пользы, если система не удобна для пользователя.Многие системы управления документами предлагают бесплатные пробные версии, которые позволяют протестировать их перед покупкой. Если возможно, позвольте вашей команде опробовать программное обеспечение в течение бесплатного пробного периода и поделитесь своими отзывами о том, что им нравится и что не нравится в нем.

Обмен документами и совместная работа

Хотя основной функцией системы управления документами является оцифровка и систематизация файлов, большинство современного программного обеспечения также позволяет пользователям обмениваться файлами друг с другом и совместно редактировать их.Некоторые программы для управления документами позволяют пользователям редактировать документ одновременно, в то время как другие полагаются на функцию регистрации / возврата, которая гарантирует, что только один пользователь может работать с документом одновременно. Другие предлагают оба варианта.

Контроль версий

Контроль версий, иногда называемый «управлением версиями», является важной функцией программного обеспечения для управления документами, которая позволяет отслеживать изменения в документе. Лучшее программное обеспечение для управления документами даже поддерживает архив старых версий, позволяя вам увидеть, как документы менялись с течением времени, и при необходимости вернуться к старой версии.

Сканирование изображений и OCR

Сканирование изображений и оптическое распознавание символов — полезные функции для предприятий, у которых есть много бумажных документов, которые они хотели бы оцифровать. Сканирование — это первый шаг — превращение бумажной записи в цифровой файл, который можно импортировать в программу. OCR — более продвинутая функция, но она необходима для оптимизации крупных проектов по оцифровке. OCR считывает текст изображения и делает его доступным для поиска. Лучшие системы управления документами используют OCR для автоматического заполнения метаданных и упрощения поиска документа в дальнейшем.

Электронные подписи

Программное обеспечение для управления документами часто содержит файлы, требующие подписи менеджера, например заказы на поставку. Многие системы управления документами интегрируются с инструментом электронной подписи, таким как DocuSign, что позволяет использовать электронные подписи. Часто вы можете отправить документ получателю с запросом на его подпись через программное обеспечение.

Автоматизация рабочего процесса

Функции автоматизации рабочего процесса перемещают задачи автоматически.В качестве примера рассмотрим приведенный выше заказ на покупку: вы можете настроить автоматизацию рабочего процесса, чтобы после создания заказа на покупку он автоматически отправлялся соответствующему менеджеру для подписи. Менеджер получит уведомление, а когда задача будет завершена, следующий соответствующий член команды (например, кто-то из бухгалтерии или руководитель менеджера) будет уведомлен. Если необходимы дополнительные действия, вы также можете встроить их в автоматизированный рабочий процесс. Лучшие системы управления документами позволяют настраивать рабочие процессы в соответствии с тем, как ваши команды работают вместе.

Разрешения пользователей

Важным элементом программного обеспечения для управления документами является возможность администраторов устанавливать индивидуальные права доступа. Разрешения позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать файлы, в то время как другим можно запретить даже просмотр этих документов в системе. Это не только полезно для повышения эффективности, но и является важной мерой безопасности. Лучшее программное обеспечение для управления документами позволяет администраторам устанавливать разрешения для определенных групп, а также изменять разрешения на лету, если вам нужно сделать исключение, сохраняя при этом настройки разрешений по умолчанию.

Мобильные функции

В сегодняшней деловой среде доступ с мобильных устройств имеет важное значение. Многие системы управления документами имеют специальное мобильное приложение. Другие полагаются на веб-браузеры или онлайн-порталы. Убедитесь, что мобильная версия любого программного обеспечения для управления документами, которое вы рассматриваете, действительно удобна для мобильных устройств. Даже если вы лично не используете его на мобильных устройствах, скорее всего, это сделают другие члены вашей команды.

Не каждая система управления документами устанавливает все эти флажки, в то время как другие предлагают все и многое другое.Выбирая программное обеспечение для управления документами, подумайте, какие инструменты и функции будут наиболее полезны для вашего бизнеса. Важно найти баланс между полнотой и удобством использования; например, некоторые системы могут делать все это, но в них сложно ориентироваться (не говоря уже о более дорогих, чем более простое программное обеспечение).

Безопасность данных

Безопасность данных — важная часть любой системы управления документами. В 2019 году, как сообщает TechRepublic, количество взломов увеличилось на 54%, 89% из которых были внешними.

По мере того, как все больше компаний переходят на цифровые технологии, все больше клиентов доверяют конфиденциальную личную информацию компаниям, с которыми они ведут бизнес. Ваша организация несет ответственность за обеспечение безопасности данных клиентов и их защиты от взлома. Ищите службы управления документами, которые предлагают инструменты шифрования и соответствия, автоматические обновления, избыточность данных и резервное копирование.

Обзор

Microsoft Sharepoint 2020 — businessnewsdaily.com

Чтобы ознакомиться с нашей полной методологией и более полным списком систем управления документами, посетите нашу страницу с лучшими вариантами.

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Чтобы помочь вам выбрать тот, который подходит именно вам, заполните анкету ниже, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков.

Стоимость

Для Microsoft Sharepoint доступны три плана, каждый из которых включает доступ к облачной платформе управления корпоративным контентом. Вот подробный обзор каждого тарифного плана и функций, которые он включает.

SharePoint Online Plan 1: За 5 долларов в месяц на пользователя (с годовым обязательством) SharePoint предлагает вашей группе доступ к Microsoft OneDrive с 1 ТБ хранилища. Он также включает инструменты управления документами, безопасный общий доступ к файлам, синхронизацию файлов для просмотра и редактирования в автономном режиме, совместное редактирование, сайты групп, сайты связи, а также круглосуточную поддержку по телефону и через Интернет.
SharePoint Online, план 2: За 10 долларов в месяц на пользователя (с ежегодным обязательством) SharePoint улучшает свой первый ценовой уровень, включая неограниченное облачное хранилище, улучшенные функции поиска и повышенную безопасность конфиденциальных данных.Он также имеет функцию удержания на месте, которая предотвращает редактирование или удаление важных файлов.
Office 365 E3: За 20 долларов в месяц на пользователя SharePoint обеспечивает доступ ко всему набору продуктов Microsoft Office 365, включая Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher и Access. Он также включает доступ к таким службам, как Exchange, Skype для бизнеса, Teams, Yammer и Delve. Благодаря этому плану ваша команда получит настраиваемые адреса электронной почты в домене, неограниченное хранилище электронной почты и онлайн-видеоконференции.Он также включает круглосуточную поддержку по телефону и через Интернет без выходных.

SharePoint предлагает один из самых экономичных тарифных планов в нашем обзоре. В частности, на уровне Office 365 E3 вы можете реализовать все самые популярные продукты Microsoft по относительно низкой цене. Хотя SharePoint — это программное обеспечение по конкурентоспособной цене на любом уровне, именно уровень Office 365 E3 обеспечивает максимальную отдачу от вложенных средств.

Характеристики

Microsoft SharePoint включает множество функций, которые не являются основными для программного обеспечения для управления документами.Хотя многие из этих функций полезны, мы рассмотрели функции управления документами в SharePoint более подробно, чем в остальной части платформы. Это основные инструменты управления документами, доступные в SharePoint.

Сайтов

сайтов — это уникальная функция в SharePoint. Каждый сайт, который вы создаете, имеет независимую библиотеку документов, что помогает хранить отдельные файлы отдельно. Сайты бывают двух видов: сайты групп и сайты для общения. Сайты групп в основном используются для совместного редактирования и традиционного управления документами.Коммуникационные сайты предназначены для совместной работы над презентацией для более крупной команды.

Сайты

можно настроить в соответствии с потребностями каждой группы, что позволяет настраивать все, от полей метаданных, необходимых для файлов, до фактического дизайна сайта. Такая гибкость позволяет всем командам вашего бизнеса поддерживать независимый рабочий процесс, который лучше всего подходит им.

Совместное редактирование

Полезным инструментом в SharePoint является возможность совместного редактирования документов. Это позволяет редактировать документы вместе с членами вашей команды в режиме реального времени, обеспечивая четкую видимость того, кто активен в документе и что они редактируют.

Заезд и выезд

SharePoint имеет функцию регистрации и возврата, когда совместное редактирование не является идеальным. Извлеченный документ нельзя редактировать одновременно, пока пользователь, который извлек его, не решит вернуть его обратно со своими изменениями. Это полезно, когда необходимо внести важные изменения или просмотреть документ без внесения каких-либо других пользователей для внесения изменений.

Управление версиями

Инструмент управления версиями (иногда называемый контролем версий) отслеживает как незначительные, так и основные изменения в документах и хранит архив более старых версий.Эта функция позволяет вам увидеть, как документ изменился за время его существования, и, при необходимости, вернуться к предыдущим версиям документа.

Журнал аудита

Журнал аудита в SharePoint отслеживает действия пользователей в системе и время их выполнения. Это особенно важно, когда вы используете инструмент совместного редактирования для отслеживания изменений в общих документах — и это важно для предприятий в строго регулируемых отраслях, которым часто требуется предоставить журнал аудита в государственное учреждение, чтобы подтвердить свое соответствие требованиям безопасности данных.

Синхронизация файлов

Через OneDrive файлы SharePoint можно синхронизировать между локальными жесткими дисками и облаком. Это позволяет автономным пользователям вносить изменения в свои локальные копии, которые будут загружены в общую облачную версию документа при следующем доступе к Интернету. Для автоматической синхронизации файлов вам просто нужно сохранить документ (или перетащить его) в назначенную синхронизируемую папку; Все остальное сделает SharePoint.

Настройки разрешений пользователя

Естественно, важно предотвратить удаление, редактирование или даже просмотр определенных документов неавторизованными пользователями.Администраторы могут устанавливать разрешения для пользователей в SharePoint. Эти разрешения определяют, к каким сайтам пользователь может получить доступ, какие документы он может просматривать, какие документы он может редактировать и многое другое.

Политика команды

SharePoint выходит за рамки разрешений пользователей, так как позволяет вам устанавливать политики, управляющие вашими документами. Например, вы можете потребовать определенные теги в документах, которые включают конфиденциальные элементы, такие как текущие судебные иски, защищенная информация о клиенте или финансовые данные.SharePoint также включает автоматические политики для соответствия требованиям определенных законов и нормативных актов, например HIPAA.

В дополнение к этим функциям Microsoft SharePoint предлагает одну из самых больших библиотек доступных интеграций, которые мы видели в системе управления документами. Это означает, что SharePoint, вероятно, может подключаться к любому другому программному обеспечению, которое вы используете для своих ключевых бизнес-операций. Например, любые счета-фактуры, которые вы храните в SharePoint, могут работать в тандеме с вашим бухгалтерским программным обеспечением, чтобы поддерживать ваши записи в актуальном состоянии без дополнительных усилий.Дополнительные сведения о доступных интеграциях с SharePoint см. В документации по продукту Microsoft.

Microsoft SharePoint Профессионалы

SharePoint предлагает все функции, которые мы искали в программном обеспечении для управления документами, а также широкий спектр инструментов, которые помогают предприятиям оставаться организованными и обеспечивать подотчетность команд. Он поставляется по разумной цене, особенно в ценовой категории, которая включает доступ ко всем другим основным продуктам Office 365, таким как Microsoft Word и Excel.

Когда дело доходит до совместного редактирования (также известного как одновременное редактирование или совместная работа), SharePoint чрезвычайно прост в использовании.Вы просто открываете онлайн-версию документа, который хотите отредактировать, и сможете редактировать содержимое, даже если другие члены вашей команды делают то же самое. Эта возможность упрощает управление общими документами и обеспечивает четкую прозрачность того, кто, какие изменения и когда вносит.

SharePoint объединяет множество компонентов в одну платформу, что делает ее очень эффективной для групп, которые могут интегрировать ее со своими существующими рабочими процессами. Может потребоваться некоторое время, чтобы полностью изучить все тонкости системы, но если вы планируете масштабирование с помощью Microsoft SharePoint, это время будет потрачено не зря.

Microsoft SharePoint против

Самое большое ограничение, с которым мы столкнулись при работе с SharePoint, — это время обучения. Огромное количество инструментов и опций может обескураживать, и вполне вероятно, что вашей команде потребуется дополнительное обучение, чтобы максимально использовать все функции. Кроме того, платформа требует внедрения специалистами Microsoft, что может потребовать дополнительных затрат и дополнительного времени для настройки и запуска системы.

Если вам нужна простая система управления документами, SharePoint может оказаться излишним.Однако, если вы ищете динамическую платформу, которая предлагает исключительную гибкость и одновременное сотрудничество и может расширяться вместе с вашим растущим бизнесом, это отличный вариант.

К сожалению, бесплатной пробной версии только для SharePoint не существует. Однако вы можете получить доступ к бесплатной пробной версии пакета Microsoft Office 365 через план Office 365 E3; это позволяет вам протестировать SharePoint вместе с другими продуктами Office 365. Чтобы ускорить процесс обучения, полезно понять основные функции SharePoint, прежде чем опробовать программное обеспечение.

Готовы выбрать систему документооборота? Вот разбивка нашего полного покрытия:

Rubex от eFileCabinet Обзор: лучшая недорогая система управления документами для малого бизнеса

Стоимость

Rubex от eFileCabinet предлагает несколько тарифных планов для малых предприятий, которые различаются объемом памяти и функциями, и каждый из них оплачивается ежегодно. Ежемесячная оплата доступна по несколько более высокой цене в месяц.Полную информацию можно найти на странице цен eFileCabinet.

Advantage — 55 долларов США за пользователя в месяц (минимум для 3 пользователей): Ценовой пакет Advantage основан на предложениях базового плана, расширяя пространство для хранения до 1 ТБ данных и включая безопасный обмен файлами, автоматизацию рабочего процесса, настраиваемые и предустановленные шаблоны , регистрация и выписка пользователей, теги профиля, инструменты электронной подписи, функции контрольного журнала и мобильный доступ. При ежемесячной оплате тарифный план Advantage стоит 66 долларов на пользователя в месяц.
Business — 99 долларов США за пользователя в месяц: Пакет Business позиционируется как Rubex лучшей ценой eFileCabinet, предлагая самый широкий набор функций среди ценовых пакетов. В дополнение к функциям, доступным в плане Advantage, пакет Business предлагает 5 ТБ дискового пространства, инструменты для адаптации, утверждения менеджеров и администраторов, а также маршрутизацию файлов для конкретных данных. Инструменты автоматизации рабочего процесса и захват зонального оптического распознавания символов (OCR) доступны как надстройки.При ежемесячной оплате бизнес-план стоит 119 долларов на пользователя в месяц.
Безлимитный — 199 долларов США за пользователя в месяц: Безлимитный план предлагает все функции бизнес-плана с неограниченным объемом памяти. Дополнительные функции для бизнес-плана, такие как зональное распознавание текста и инструменты автоматизации рабочего процесса, включены в стоимость подписки на этом уровне. При ежемесячной оплате безлимитный план стоит 239 долларов на пользователя в месяц.

Характеристики

В плане самой низкой стоимости Rubex от eFileCabinet предлагает некоторые из наиболее важных функций, которые мы искали в нашем обзоре.Это основные особенности Базового плана.

Безопасный обмен файлами

Rubex от eFileCabinet стал партнером SecureDrawer, который позволяет вам шифровать и отправлять в электронном виде конфиденциальные файлы размером до 1 ГБ своим коллегам или клиентам. Для облачной платформы Rubex от eFileCabinet требуется несколько мер безопасности, чтобы файлы всегда были защищены. Все документы хранятся в дата-центрах компании, сертифицированных по стандарту PCI Level 1. Для максимальной защиты документы при передаче шифруются.Эти меры безопасности имеют решающее значение, когда вы доверяете стороннему хранителю контролировать свои документы и управлять ими.

Контроль версий

Rubex от eFileCabinet сохраняет все различные версии документов по мере их редактирования, независимо от того, являются ли изменения незначительными или значительными. Он также архивирует предыдущие версии каждого документа для дальнейшего использования.

интеграции

Rubex от eFileCabinet интегрируется с Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage и Foxit.Он также предлагает интеграцию API на уровне Advantage и выше.

Мобильное приложение

Rubex от eFileCabinet предлагает удобное мобильное приложение. Он обеспечивает быстрый доступ к наиболее часто используемым документам. На главной странице отображаются файлы, над которыми вы недавно работали, и те, которые вы отметили как избранные. Кроме того, есть вкладка меню с панелью поиска для быстрого поиска любого документа в системе и ссылка для просмотра всех ваших шкафов, ящиков и папок.

Настройки разрешений пользователя

Rubex от eFileCabinet позволяет системным администраторам ограничивать доступ пользователей к файлам и их редактирование.Разрешения могут быть назначены как индивидуально, так и для группы, что упрощает настройку общих разрешений, но одним из приятных аспектов программного обеспечения является то, что вы можете переопределять эти общие разрешения по мере необходимости.

Для предприятий с более широкими потребностями в управлении документами ценовой уровень Advantage значительно расширяет возможности, доступные на уровне Basic. Вот некоторые из этих инструментов.

Пользовательские шаблоны

Вы можете использовать шаблоны для быстрого создания общих типов документов, например писем, автоматически создаваемых на фирменных бланках вашей компании или счетов-фактур.Вы можете выбирать из множества шаблонов, а затем настраивать их, чтобы автоматизировать рутинные аспекты создания документов для вашего бизнеса.

Заезд и выезд

Функция возврата и извлечения гарантирует, что два пользователя не смогут одновременно редактировать одну и ту же версию документа. Это предотвращает создание нескольких ветвей одного и того же документа и гарантирует, что все изменения внесены в одну обновленную версию файла. Более старые версии заархивированы для последующего просмотра.

OCR

Инструмент зонального распознавания текста используется при сканировании файлов или их импорте в систему.OCR может считывать изображения, что делает документ полностью доступным для поиска. Его также можно использовать для автоматического извлечения ключевых слов в поля метаданных, помогая автоматизировать процесс организации документа.

Метаданные

Поля метаданных позволяют прикреплять теги к файлу, организуя его в рамках более крупной структуры картотеки вашего программного обеспечения для управления документами. Эти ключевые слова также можно использовать для быстрого поиска файла и любых других файлов с такими же метаданными.

Журнал аудита

Журнал аудита — это полезный инструмент администрирования и безопасности, который показывает все действия, предпринятые каждым пользователем в системе, с отметкой даты и времени.Журналы аудита могут помочь обеспечить безопасность системы и подотчетность отдельных пользователей. Его также можно использовать для соблюдения нормативных требований, если ваш бизнес должен соответствовать определенным стандартам безопасности данных.

API

На уровне Advantage и выше eFileCabinet предлагает API-интерфейсы для создания новых интеграций со сторонним программным обеспечением, которое может использовать ваш бизнес.

Rubex от eFileCabinet Pros

Пользовательский интерфейс

Rubex от eFileCabinet напоминает почтовый ящик электронной почты, такой как Microsoft Outlook, и по нему можно перемещаться примерно так же.В левой части экрана Rubex от eFileCabinet имеет настраиваемое дерево папок, в котором упорядочиваются все ваши документы. Вы можете просматривать документы и комментировать их в окне предварительного просмотра.

Для малых предприятий с ограниченным бюджетом, которым необходимы центральные функции системы управления документами, Rubex от eFileCabinet предоставляет комплексное программное приложение, которое должно соответствовать их потребностям и рабочим процессам. Более дорогие планы предоставляют возможность для роста очень малых предприятий по мере их масштабирования и увеличения их бюджета, что делает eFileCabinet нашим лучшим выбором для недорогой системы управления документами.

Интерфейс элегантный, современный и минималистичный. Тем не менее, новым пользователям потребуется некоторое время, чтобы изучить несколько окон и значков. Кривая обучения не очень крутая, но некоторым пользователям может потребоваться небольшая подготовка, чтобы понять менее интуитивно понятные аспекты системы. Тем не менее, eFileCabinet не должен замедлять ваш повседневный рабочий процесс, когда ваши сотрудники овладеют системой.

В 2018 году мы назвали eFileCabinet лучшим выбором для удаленной работы. Если вы хотите узнать почему, прочитайте наш предыдущий обзор здесь.

Rubex от eFileCabinet Минусы

В то время как Rubex от eFileCabinet предлагает мощный недорогой вариант с базовым планом, многие полезные функции доступны только в его пакете Advantage или выше. При цене 55 долларов в месяц на пользователя этот план сопоставим с расходами других компаний по управлению документами, которые мы оценили.

Интерфейс изящный, современный и минималистичный. Тем не менее, новым пользователям потребуется некоторое время, чтобы изучить несколько окон и значков. Кривая обучения не очень крутая, но некоторым пользователям может потребоваться небольшая подготовка, чтобы понять менее интуитивно понятные аспекты системы.Тем не менее, Rubex от eFileCabinet не должен замедлять ваш повседневный рабочий процесс, когда ваши сотрудники овладевают системой.

Готовы выбрать систему документооборота? Вот разбивка нашего полного покрытия:

Лучшее программное обеспечение для управления документами и простота использования

Чтобы узнать, как мы пришли к нашему лучшему выбору, и получить полный список систем управления документами, посетите нашу страницу с лучшими выборами.

Стоимость

Цена
M-Files зависит от потребностей вашего бизнеса (например, от того, сколько пользователей вам нужно добавить в систему) и от того, используете ли вы локальную систему, облачную или гибридную систему. Вам нужно будет связаться с M-Files, чтобы получить индивидуальное предложение для вашего бизнеса.На выбор предлагается четыре плана: Core, Standard, Professional и Enterprise, каждый из которых имеет свой набор функций. Вы можете загрузить пробную версию, чтобы проверить, подходят ли M-Files для вашей компании, прежде чем совершить покупку.
Характеристики
Все планы M-Files имеют некоторый доступ к полезным функциям, хотя более высокие планы включают более продвинутые инструменты в каждой из этих категорий. Вот более подробный обзор основных функций, которые может предложить M-Files.
Сканирование изображений и OCR
M-Files работает в тандеме с вашим сканером.Он проверяет отсканированные документы с помощью оптического распознавания символов, которое автоматизирует процесс метатега и классифицирует отсканированные файлы за вас. При необходимости вы можете добавить другие метатеги вручную. Процесс автоматизации особенно полезен для предприятий, переходящих от бумажного архива к цифровому, поскольку он быстро переводит тысячи бумажных документов в организованный цифровой картотечный шкаф без особых человеческих усилий. После того, как документы были отсортированы функцией OCR M-Files и сохранены на платформе, они становятся доступными для поиска.M-Files имеет встроенную поисковую систему, поэтому, введя несколько ключевых слов, вы можете найти даже отсканированные документы.
Автоматизация рабочего процесса
Вы можете автоматизировать определенные рабочие процессы, включая уведомления о проверке и утверждении контрактов, стандартные рабочие процедуры и категоризацию файлов, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего офиса и сэкономить время. Оптимизируя рабочие процессы, это приложение для управления документами позволяет вашим сотрудникам сосредоточиться на задачах более высокого порядка, повышая эффективность и продуктивность, особенно во время крупных проектов по миграции документов.
Контроль версий
Управление версиями — еще одна очень полезная функция программного обеспечения. M-Files хранит историю каждого документа, в том числе, когда он был открыт в последний раз, кто его открыл и какие изменения они внесли. Это значительно упрощает отслеживание эволюционирующих документов, часто предоставляя историю документов вплоть до того момента, когда документ был впервые создан.
Настройки разрешений пользователя
Функция разрешений позволяет администраторам устанавливать разные уровни доступа для определенных пользователей.Например, менеджерам отдела кадров может потребоваться доступ к каждому контракту сотрудника, в то время как обычный сотрудник не должен их видеть. M-Files предлагает ряд разрешений, которые позволяют настраивать доступ и возможность редактирования для роли каждого сотрудника в организации. Вы также можете дать определенным пользователям приоритет над другими, чтобы, например, правки, сделанные менеджером или руководителем, имели приоритет над редакциями сотрудников начального уровня.
Автономный доступ
Вы и члены вашей команды можете назначить определенные файлы для автономного использования, если вы ожидаете, что у вас не будет доступа в Интернет, когда вам нужно будет с ними работать.Файлы могут быть предназначены для автономного использования в зависимости от проекта, типа файла или клиента. Затем указанные файлы доступны на ноутбуке или мобильном устройстве пользователя. Любые изменения, которые пользователь вносит в автономный режим, автоматически синхронизируются между всеми пользователями после восстановления доступа к сети.
Общий доступ к файлам
Вы можете легко обмениваться файлами с коллегами, клиентами и соответствующими третьими сторонами прямо в интерфейсе M-Files, поэтому вам не нужно отправлять вложения электронной почты каждый раз при обновлении документа.M-Files также интегрируется с Microsoft Outlook, что позволяет просто переносить вложения электронной почты непосредственно на диск M-Files.
M-Files Pros
M-Files — это простое в использовании комплексное программное обеспечение для управления документами, которое включает функции цифрового архивирования и системы повышения производительности. Он имеет функции как для малого бизнеса, так и для предприятий, что делает его масштабируемым решением для растущих компаний. Программное обеспечение может хранить множество документов и обеспечивает простую систему классификации для организации.Его эффективные возможности поиска позволяют быстро найти нужный документ.
Пользовательский интерфейс
M-Files прост в навигации, воспроизводя знакомое ощущение макета Windows File Explorer на ПК. Он включает в себя функции, которые удобны большинству пользователей, такие как копирование и совместное использование файлов с помощью простого щелчка правой кнопкой мыши и функции перетаскивания. Знакомый стиль интерфейса снижает затраты и бремя обучения сотрудников использованию M-Files, поэтому вы можете быстро приступить к работе после внедрения программного обеспечения.
Пользователи Mac увидят много общего между интерфейсом M-Files и Mac Finder. Однако одно из основных отличий заключается в том, что M-Files не требует такого же типа категоризации папок. Вместо этого документы включают метатеги, которые могут упростить поиск и размещение определенных документов.
После установки M-Files появляется на вашем компьютере как дополнительный диск. Как и в случае с любым другим диском, вы можете перетаскивать файлы в M-Files. Вы можете получить доступ к документам, хранящимся в M-Files, и скопировать их на любой другой диск, создав при необходимости локальные копии.Вы также можете создавать и сохранять документы из любой другой программы прямо в M-Files, как и с любым другим диском.
M-Files поддерживается в Windows и macOS, но пользователи Linux могут получить доступ к M-Files через веб-версию. Поддерживаемые веб-браузеры включают Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer и Safari. Мобильное приложение M-Files поддерживается iOS 9 и новее, а также Android 4.4 и новее.
M-Files Cons
M-Files — это гибрид облачного и локального хранилища, что означает, что вы можете получить доступ к своим документам практически с любого подключенного к Интернету устройства через браузер.Однако вам все равно необходимо установить программное обеспечение и предоставить разрешение устройству (и другим приложениям), чтобы оно распознало M-Files как место, где вы можете сохранять документы.
M-Files каталогизирует несколько метатегов документа, чтобы классифицировать его, и этот аспект программного обеспечения требует небольшого обучения. Чтобы упростить поиск документа с помощью поисковой системы M-Files, вам и вашим сотрудникам потребуется добавить свои собственные специализированные теги, особенно если ваш бизнес имеет дело с большим объемом документов.Для тех, кто привык к традиционным методам организации цифровых документов, может потребоваться некоторое привыкание к этому способу хранения.
Готовы выбрать систему документооборота? Вот разбивка нашего полного покрытия:
Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Чтобы помочь вам выбрать тот, который подходит именно вам, заполните анкету ниже, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков.
Дополнительная отчетность Чада Брукса и Андреаса Риверы.
Лучшее облачное хранилище документов 2021 года
Лучшее облачное хранилище документов упрощает и упрощает надежную синхронизацию и сохранение файлов и папок в Интернете.
Лучшее облачное хранилище документов
Это особенно важно в современном мире, где облачные решения для хранения документов предлагают простой способ сохранения всех ваших файлов, папок, таких как документы и изображения. Это не только для защиты от сбоя жесткого диска или других подобных проблем, но также позволяет пользователям получать доступ к тем же файлам на ходу с мобильного устройства.
Кроме того, рост числа инструментов для совместной работы означает, что документам, хранящимся в облаке, могут быть предоставлены права доступа для совместного использования файлов с членами команды, что помогает повысить эффективность работы в офисе. Это может быть особенно актуально для внесения и редактирования офисных документов, программного обеспечения для управления проектами, CRM или платформ повышения производительности сотрудников.
1. IDrive — лучший поставщик облачных хранилищ
IDrive, ветеран облачных хранилищ, предоставляет огромное количество хранилищ онлайн с невероятно небольшими затратами. 5 ТБ за 3,48 доллара США на первый год не имеет себе равных до сих пор, как и поддержка неограниченного количества устройств и обширная система управления версиями файлов.
Посмотреть сделку
Некоторые программные приложения сохранят ваши данные в облаке, несмотря на это, но предоставляют возможность использовать свои собственные услуги или интеграцию с поставщиком облачного хранилища. Google Chromebook продается по принципу сохранения всей вашей работы и документов в облаке.
Тот факт, что так много людей сейчас работают из дома, подчеркивает важность облачного хранилища документов для современного бизнеса как ключевого, даже необходимого нового метода работы.
Вот лучшие из доступных в настоящее время поставщиков облачных хранилищ документов.
(Изображение предоставлено Microsoft)
1. Microsoft OneDrive
Лучшая облачная платформа для хранения документов
САМЫЕ ЛУЧШИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Бесплатное хранилище 5 ГБ + Межплатформенная интеграция с Microsoft 365
Microsoft OneDrive, ранее известная как SkyDrive, была запущена в 2007 году как собственная облачная платформа хранения Microsoft.Он работает как часть Microsoft Office Suite и предоставляет пользователям 5 ГБ свободного места для хранения. Зарегистрированным студентам и тем, кто работает в академических кругах, предоставляется 1 ТБ бесплатного хранилища.
OneDrive доступен для всех платформ. У вас должна быть учетная запись Microsoft, но ее очень легко настроить. Пользователи могут совместно работать над документами, обмениваться ими и хранить их.
OneDrive также обеспечивает автономный доступ к документам, поэтому самые важные документы всегда под рукой. Он предустановлен на всех компьютерах с Windows 10 и может быть легко доступен или загружен на другие платформы.
Платные подписки предлагают очень обширное облачное хранилище с Microsoft OneDrive, причем как Microsoft 365 Personal, так и Microsoft 365 Family предлагают 1 ТБ хранилища на человека.
В целом OneDrive предлагает превосходное и очень простое решение, которое хорошо работает не только с офисными документами, но и со всеми типами файлов.
(Изображение предоставлено Google)
2. Google One
Лучшее доступное облачное хранилище документов
САМЫЕ ЛУЧШИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Дешевые цены + Доступный сервис + Встроенный G Sutie
Google недавно занялся ребрендингом своих частей, и его знаменитый Google Диск ничем не отличается.В то время как название было сохранено для бесплатной версии с лимитом хранения 15 ГБ, платные планы Google Диска теперь были переименованы в Google One, а Google Drive теперь возглавляет «Google Cloud».
Google Диск сам по себе предлагает 15 ГБ облачного хранилища, хотя это включает не только документы в вашей учетной записи Google Drive, но и все остальное, сохраненное в вашей учетной записи Google, не в последнюю очередь Gmail и любые изображения с высоким разрешением, которые вы могли загрузить в Google Фото. .
Google One, с другой стороны, предлагает не только дополнительное место для хранения, но и дополнительные функции.В отношении емкости хранилища для отдельных лиц существуют разные планы, из которых три основных — 100 ГБ, 200 ГБ или 2 ТБ. При необходимости доступны дополнительные планы с большим объемом хранилища.
В этих индивидуальных планах есть дополнительные возможности, такие как настройка общей семейной учетной записи для использования вашего хранилища, а также рекламные акции для других сервисов Google.
Однако для деловых целей с несколькими сотрудниками вам почти наверняка потребуется использовать Google Drive / Google One как часть Google Workspace, которая является ребрендингом G Suite.
(Изображение предоставлено Dropbox)
3. Dropbox
Упрощенное облачное хранилище документов
ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ 2 ГБ бесплатно + Интегрируется с большинством приложений
Причины, чтобы избежать
Причины -Относительно дорого
Dropbox — один из старейших поставщиков облачных хранилищ. Он предлагает довольно крошечные 2 ГБ дискового пространства для бесплатных пользователей, но его можно увеличить до 16 ГБ за счет рефералов, а также путем привязки вашей учетной записи Dropbox к учетным записям социальных сетей.
На сегодняшний день это один из самых простых в использовании поставщиков хранилищ. Dropbox можно установить на большинстве компьютеров или устройств и легко синхронизировать между приложениями. Приложение может хранить практически любые файлы без проблем с совместимостью. Вы можете легко перетаскивать файлы в настольное приложение.
Вы также можете легко обмениваться файлами с другими пользователями с помощью ссылок, даже если у них нет учетной записи Dropbox. Поскольку Dropbox существует уже давно, он интегрируется с большинством других приложений, таких как MS Office и Slack.
Обратной стороной Dropbox является то, что он может быть дорогостоящим, если вам нужно больше 2 ГБ дискового пространства и у вас закончились друзья, которых можно порекомендовать. Цена варьируется в зависимости от того, нужен ли вам индивидуальный или бизнес-план.
(Изображение предоставлено Egnyte)
4. Egnyte
Гибкая облачная платформа для хранения документов
ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ 15-дневная бесплатная пробная версия + Отличная интеграция + Хорошие возможности для команд
Egnyte была основана в 2007 году и предлагает программное обеспечение для синхронизации и обмена корпоративными файлами.
Egnyte позволяет предприятиям хранить свои данные локально и в облаке. Все типы данных могут храниться в облаке, в то время как данные более конфиденциального характера могут храниться на серверах локально. Это обеспечивает лучшую безопасность.
Бизнес-команды могут работать как и где они хотят с помощью простой в использовании системы совместной работы через платформу контентных сервисов. Egnyte интегрируется с более популярными отраслевыми приложениями, такими как Microsoft 365. Это позволяет удаленным и внутренним сотрудникам получать доступ ко всем необходимым им файлам.
Планы и цены зависят от количества обслуживаемых сотрудников, и Egnyte предлагает 15-дневную бесплатную пробную версию для своих пакетов.
(Изображение предоставлено Adobe)
5. Adobe Document Cloud
Для использования архивов документов PDF
ЛУЧШИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА СЕГОДНЯШНЕМУ
Причины для покупки
+ Сотрудничество в команде + Редактирование документов + Документы Esign
Причины чтобы избежать
-Дорогой
Adobe Document Cloud стоит добавить в этот список по той простой причине, что большинству предприятий необходимо активно обрабатывать документы PDF.Это означает, что вам нужно не просто хранить эти PDF-файлы в облаке, но также иметь возможность управлять ими и редактировать их по мере необходимости.
Adobe Document Cloud в основном работает на базе Adobe Acrobat CC и Adobe Sign, которые вместе означают, что вы можете делать с документами PDF практически все, что вам нужно. Будь то редактирование, импорт или экспорт данных, а также сканирование, это не просто пассивное хранилище, но и способ активного использования PDF-документов, а также встроенные функции совместной работы.
Еще одно преимущество Adobe Document Cloud заключается в том, что оно имеет ряд интеграций, например, для программного обеспечения CRM, ERP и HR, включая Microsoft 365, Salesforce, Zoho и различные продукты IBM и Oracle.
Однако, как и в случае с приложениями Adobe в целом, модель подписки может быть дорогостоящей для частных лиц и малых предприятий, и, возможно, ее лучше рассматривать в качестве корпоративного решения.
Обзор лучших предложений на сегодня
Интернет-хранилище документов для профессиональных услуг
Онлайн-хранилище документов для бизнеса, оказывающего профессиональные услуги — функции SmartVault
Откажитесь от бумажных или даже локальных серверов и выберите более удобное и безопасное решение для хранения документов, основанное на облачных технологиях.
От защищенных паролем клиентских порталов до безопасного облачного хранилища для резервных копий данных — ваши бизнес-документы будут безопасно храниться в сети без риска повреждения или разрушения.
Интернет-хранилище документов
Как это работает
Избавьтесь от бумаги с онлайн-хранилищем документов
SmartVault позволяет легко оцифровать ваши документы и перейти к полностью безбумажному рабочему процессу.Сканируйте файлы прямо в нужные папки и устраняйте беспорядок.
Оптимизация рабочего процесса и централизация документов
SmartVault предоставляет вам централизованное решение для онлайн-хранения всех ваших внутренних и клиентских документов. Мы упрощаем поиск нужного файла в нужный момент и обеспечиваем безопасный доступ к нему нужным людям.
Легкий доступ к своим файлам в любое время и в любом месте
Наслаждайтесь удобством работы в облаке без ущерба для функций безопасности, соответствия требованиям и производительности, необходимых для ведения вашего бизнеса.SmartVault обеспечивает автоматическое шифрование и резервное копирование ваших данных, а наши настольные инструменты работают со скоростью, сопоставимой с локальной.
Безопасный обмен файлами через фирменный клиентский портал
Решение для онлайн-хранения документов
SmartVault поставляется со встроенным клиентским порталом, поэтому вы можете безопасно и легко обмениваться файлами с сотрудниками, клиентами и поставщиками. Ваши клиенты получают собственный уникальный логин и могут безопасно получать доступ к файлам 24/7.
Интегрированное онлайн-хранилище документов
SmartVault легко интегрируется с ведущими бухгалтерскими и бизнес-приложениями, предоставляя вам встроенное онлайн-хранилище документов внутри ваших любимых приложений.
Интернет-хранилище документов
Функции, созданные для бизнеса
Решение для онлайн-хранения документов
SmartVault имеет функции, необходимые для оптимизации документооборота и повышения производительности, сохраняя при этом ваши данные в безопасности и в соответствии с нормативными требованиями.
Доступ к рабочему столу
Получите молниеносный доступ к своим документам в облаке со скоростью и производительностью настольного приложения.
Шаблоны папок
Оптимизируйте процессы с помощью настраиваемых шаблонов папок.
PDF-принтер
Печатайте файлы в PDF и автоматически сохраняйте их в SmartVault из любого приложения.
Полнотекстовый поиск
Найдите нужный файл в нужный момент. Выполняйте поиск по именам файлов, тегам и даже тексту внутри файла.
Интеграция со сканером
Быстро оцифровывайте свои документы с помощью встроенного сканера в одно касание.
История версий
Файлы блокируются для редактирования при их открытии, и предыдущие версии файлов могут быть легко восстановлены.
эПодпись
Подписывайте документы за один шаг с помощью встроенной интеграции электронной подписи на базе DocuSign.
Мобильный доступ
Доступ к файлам в любое время и в любом месте с мобильного устройства.
AES-256-битное шифрование защищает ваши данные при хранении, а SSL защищает ваши документы при передаче.
Получите инструменты, необходимые для соблюдения таких нормативных требований, как HIPAA, FINRA, SEC и другие.
Готовы начать?
Откройте бесплатную пробную учетную запись, и мы свяжемся с вами, чтобы помочь вам начать работу.
Хотите увидеть это в действии?
Закажите 15-минутную демонстрацию, чтобы увидеть, как SmartVault может работать для вашего бизнеса.
Пожалуйста, поделитесь своим местоположением, чтобы продолжить
Лучшие облачные хранилища и службы обмена файлами на 2021 год
Зачем хранить данные в облаке?
Если вы работаете из дома, нет ничего важнее, чем обмен рабочими документами удаленно с другими членами команды. Службы онлайн-хранения, синхронизации и обмена файлами, подобные тем, которые включены здесь, могут сыграть огромную роль в достижении этой цели.Компьютерные системы неуклонно переходят от локального хранилища к удаленному, основанному на сервере хранилищу и обработке, также известному как облако . Потребители тоже пострадали — теперь мы транслируем видео и музыку с серверов, а не воспроизводим их с дисков. Храня свои собственные документы и мультимедиа в облаке, вы можете получить доступ из любого места и улучшить совместную работу. Мы собрали лучшие облачные хранилища, а также службы обмена и синхронизации файлов, чтобы помочь вам решить, какие из них подходят именно вам.
Эти службы обеспечивают беспрепятственный доступ ко всем вашим важным данным — документам Word, PDF-файлам, электронным таблицам, фотографиям и любым другим цифровым активам — где бы вы ни находились.Вам больше не нужно сидеть за своим рабочим компьютером, чтобы просматривать рабочие файлы. Благодаря облачной синхронизации вы можете получить к ним доступ с домашнего ноутбука, смартфона в дороге или с планшета на диване. Использование одной из этих служб означает, что вам больше не нужно отправлять файлы себе по электронной почте или подключать и отключать USB-накопители.
Если у вас еще нет службы для хранения и синхронизации данных в облаке, вам следует серьезно подумать о ней. Что вы выберете, зависит от типов файлов, которые вы храните, степени защиты, которая вам нужна, от того, планируете ли вы сотрудничать с другими людьми и какие устройства вы используете для редактирования файлов и доступа к ним.Это также может зависеть от вашего уровня комфорта с компьютером в целом. Большинство из этих услуг чрезвычайно удобны для пользователя, в то время как другие предлагают расширенную настройку для более опытных технических специалистов.
Лучшие предложения по облачному хранилищу на этой неделе *
* Сделки отбирает наш партнер TechBargains
Чем вам может помочь облачное хранилище?
Лучшие облачные решения для хранения данных прекрасно сочетаются с другими приложениями и службами, делая просмотр или редактирование файлов более естественным.В частности, в бизнес-настройках вы хотите, чтобы ваше другое программное обеспечение и приложения могли получать или получать доступ к вашим файлам, поэтому важно убедиться, что вы используете службу, которая легко аутентифицируется с помощью других инструментов, которые вы используете. Box и Dropbox особенно сильны в этом отношении.
Диапазон возможностей облачных сервисов хранения невероятен. Многие из них специализируются в определенной области. Например, Dropbox и SugarSync сосредоточены на том, чтобы синхронизированная папка была доступна повсюду. SpiderOak подчеркивает безопасность.Некоторые облачные сервисы хранения, такие как Apple iCloud, Google Drive и Microsoft OneDrive, являются универсальными, предлагая не только синхронизацию папок и файлов, но также воспроизведение мультимедиа и синхронизацию устройств. Эти продукты даже служат программным обеспечением для совместной работы, предлагая совместное редактирование документов в реальном времени.
В отличие от облачного хранилища, но в некоторых случаях частично совпадающего с ним, существуют онлайн-службы резервного копирования. Некоторые из них, такие как Carbonite, предназначены для аварийного восстановления, в то время как IDrive сочетает эту цель с возможностями синхронизации и совместного использования.
Большинство облачных сервисов действительно предлагают некоторый уровень резервного копирования, почти как следствие их предполагаемой функции. Из этого логически следует, что любые файлы, загруженные в облачный сервис, также защищены от сбоев диска, поскольку их копии находятся в облаке. Но настоящие онлайн-службы резервного копирования могут создавать резервные копии всех файлов вашего компьютера, а не только тех, которые находятся в синхронизированной структуре папок. В то время как синхронизация — это управление выбранными файлами, резервное копирование обычно выполняется массово, на всякий случай. С помощью синхронизации вы выбираете папки, документы и медиафайлы, к которым вам нужен свободный доступ, и сохраняете их в облаке для легкого доступа.С помощью резервного копирования вы защитите все, о чем, как вы думаете, можете пожалеть о потере. При онлайн-резервном копировании простой и немедленный доступ не гарантируется, и это не главное. Душевное спокойствие есть.
Сделка с облаком
Чтобы прояснить любую путаницу, часть облачных служб хранения относится к хранению ваших файлов не на жестком диске вашего компьютера, обычно на серверах провайдера. Как сказал один технический эксперт: «Облака не существует. Это просто чужой компьютер.«Наличие данных в облаке дает вам возможность получить доступ к этим файлам через Интернет. Ваши данные обычно зашифровываются перед тем, как отправиться через Интернет на серверы провайдеров, и, пока они хранятся на этих серверах, они также зашифрованы. Хорошо продуманный дизайн службы не загружают файлы целиком каждый раз, когда они меняются. Они просто загружают изменения, сохраняя пропускную способность вашего соединения.
Вы можете получить доступ к своим облачным файлам через приложение или служебную программу, установленную на вашем компьютере. После ее установки обычно отображается маленький значок уведомления и создает вашу синхронизированную структуру папок, которая вписывается в проводник Windows или MacOS Finder.Вы также можете получить доступ к файлам через свой веб-браузер. Конечно, для того, чтобы это работало, вам необходимо подключение к Интернету, но если вы временно не подключены к Интернету, ничего страшного: служба ждет до следующего раза, когда у вас действительно будет подключение, и тогда займется делами. Для более глубокого объяснения облака см. Что такое облачные вычисления?
Бесплатные и платные
Многие облачные службы хранения имеют бесплатную учетную запись, которая обычно имеет некоторые ограничения, такие как объем хранилища или ограничение на размер файлов, которые вы можете загружать.Мы предпочитаем услуги, которые предлагают некоторый уровень бесплатного обслуживания (даже если это всего 2 ГБ), а не пробную версию, основанную на времени, потому что это позволяет вам полностью интегрировать услугу в свою жизнь на несколько недель, пока вы понимаете, как она работает и что может пойти не так с вашей конкретной настройкой.
Что может пойти не так? Человеческая ошибка является причиной множества трагедий в облачных хранилищах, но обрыв интернет-соединения — еще один распространенный источник проблем. И каждый интернет-сервис периодически отключается.Спросите у окружающих (или просто просмотрите наши комментарии к обзору), и вы услышите печальные истории о том, как облачное хранилище может выйти из строя. Одним из преимуществ оплаты учетной записи является то, что она обычно сопровождается дополнительной поддержкой со стороны поставщика, поэтому, если что-то пойдет не так, вы можете связаться с кем-нибудь по телефону, чтобы помочь вам решить проблему.
Есть много других причин платить за облачное хранилище, от получения намного большего пространства (терабайт на самом деле больше не стоит так дорого) до возможности загружать действительно большие файлы.Последнее преимущество актуально для графических дизайнеров, видеоредакторов и других художников, которые часто размещают огромные файлы. Другие преимущества оплаты облачного хранилища часто включают расширенный доступ к истории версий файлов (это означает, что вы можете восстановить важное бизнес-предложение до версии, которая была у вас до того, как ваш коллега внес кучу ошибочных изменений), большую безопасность или больше функций для совместной работы. и командная работа.
Outlook: облачно
Здесь мы выделяем только лучшие облачные сервисы хранения среди протестированных нами.Когда PCMag тестирует эти службы, мы оцениваем их набор функций, простоту использования, стабильность и цену. На рынке есть и другие сервисы облачного хранения, которые не попали в эту статью, исходя из этих критериев. Щелкните ссылки для обзора ниже, чтобы получить более подробную информацию о каждом из наших любимых облачных хранилищ и служб синхронизации файлов.
.