Должностные обязанности секретарь руководителя: Должностная инструкция секретаря | Должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря

Содержание

Должностная инструкция секретаря | Должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря — Rabota.ru

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2. 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция секретаря руководителя

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее – Компания).

1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией;
правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем – регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.

(подпись)

Что входит в обязанности секретаря руководителя в 2020 году

Кто такой секретарь

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.

Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

Обязанности

Заполняя этот раздел должностной инструкции, нужно знать, какие обязанности у секретаря наиболее важны для конкретной компании, и перечислить максимально все, что может потребоваться от сотрудника в процессе работы. Чем подробнее окажется список, тем проще потом взаимодействовать работнику и работодателю.

При составлении должностной инструкции необходимо соблюдать и правила русского языка. Неправильно писать «обязанности секретарши». Должность будет называться «секретарь», независимо от пола сотрудника.

Права

Права сотрудника никак не зависят от того, что входит в обязанности секретаря руководителя. Но это не значит, что их не нужно указывать в должностной инструкции. Права работника — это важный обязательный раздел, который необходимо сформулировать в соответствии с требованиями закона.

Ответственность

Каких-либо особенностей в ответственности делопроизводителя нет. Негативные последствия могут быть дисциплинарными, административными, уголовными и материальными. Все зависит от того, какие правила нарушены и какой был причинен вред.

Образец должностной инструкции

Должностная инструкция не является обязательным документом. Все важные моменты должны быть указаны в трудовом договоре. Но если вы все-таки решили разработать такой документ, то нужно быть очень внимательными. С момента утверждения его исполнение становится обязательным как для работника, так и для работодателя.

Скачать

Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

ГАУ «Республиканский олимпиадный центр» Министерства образования и науки Республики Татарстан

Адрес места работы: Республика Татарстан, г. Казань, Социалистическая улица Дом: 5

Дополнительная информация по адресу: В пяти минутах от станции метро «Авиастроительная», г. Казань

График работы: Полный рабочий день

Контактное лицо: Павел

Телефон : (843) 590-28-82 Эл. почта : [email protected]

Должностные обязанности

* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.

* Выполнение личных поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.

* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг. техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

* Работа с посетителями.

* Чай, кофе для руководства.

* Работа с текущими и архивными документами.

* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Подготовка документов для гос. организаций.

* Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

* Заказ воды, сладостей.

* Создание и ведение внутренних приказов.

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Требования к кандидату

Опыт работы (лет): 1 год

Требования:

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Самостоятельность в зоне своей ответственности.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Стремление работать в команде.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню.

* Презентабельная внешность.

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

* Не курящий

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку на русском.

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.

* Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* Отвечать на письма и смс быстро.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* У Вас отличная коммуникация со всеми.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.

* Эмоциональная зрелость.

* Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

* Грамотная устная и письменная речь.

Образование: Высшее

Специальность по образованию: Делопроизводитель

Социальный пакет

Предоставление жилья при переезде из другого региона: жилье не предоставляется

Методические материалы «Должностная инструкция секретаря руководителя»

Новости

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2021 ГОДА. Уже 11 статей приняты.

Журнал №3 (Vol. 79) вышел в свет 25 марта 2021 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 марта 2021 ГОДА. Уже 24 статьи приняты.

Журнал №2 (Vol. 78) вышел в свет 25 февраля 2021 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2021 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.

Журнал №1 (Vol. 77) вышел в свет 25 января 2021 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 января 2021 ГОДА. Уже 31 статья приняты.

Журнал №12 (Vol. 76) вышел в свет 25 декабря 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2020 ГОДА. Уже 62 статьи приняты.

Журнал №11 (Vol. 75) вышел в свет 25 ноября 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ноября 2020 ГОДА. Уже 76 статей приняты.

Журнал №10 (Vol. 74) вышел в свет 25 октября 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2020 ГОДА. Уже 29 статей приняты.

Журнал №9 (Vol. 73) вышел в свет 25 сентября 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2020 ГОДА. Уже 26 статей приняты.

Журнал №8 (Vol. 72) вышел в свет 25 августа 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2020 ГОДА. Уже 33 статьи приняты.

Журнал №7 (Vol. 71) вышел в свет 25 июля 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2020 ГОДА. Уже 39 статей приняты.

Журнал №6 (Vol. 70) вышел в свет 25 июня 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2020 ГОДА. Уже 38 статей приняты.

Журнал №5 (Vol. 69) вышел в свет 25 мая 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2020 ГОДА. Уже 60 статей приняты.

Журнал №4 (Vol. 68) вышел в свет 25 апреля 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2020 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.

Журнал №3 (Vol. 67) вышел в свет 25 марта 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 марта 2020 ГОДА. Уже 44 статьи приняты.

Журнал №2 (Vol. 66) вышел в свет 25 февраля 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2020 ГОДА. Уже 54 статьи приняты.

Журнал №1 (Vol. 65) вышел в свет 25 января 2020 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 января 2020 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.

Журнал №16 (Vol. 64) вышел в свет 25 декабря 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2019 ГОДА. Уже 88 статей приняты.

Журнал №14 (Vol. 63) вышел в свет 25 ноября 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ноября 2019 ГОДА. Уже 51 статья приняты.

Журнал №14 (Vol. 62) вышел в свет 25 октября 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2019 ГОДА. Уже 47 статей приняты.

Журнал №13 (Vol. 61) вышел в свет 25 сентября 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2019 ГОДА. Уже 24 статьи приняты.

Журнал №12 (Vol. 60) вышел в свет 25 августа 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2019 ГОДА. Уже 17 статей приняты.

Журнал №11 (Vol. 59) вышел в свет 25 июля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.

Журнал №10 (Vol. 58) вышел в свет 2 июля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 2 июля 2019 ГОДА. Уже 36 статей приняты.

Журнал №9 (Vol. 57) вышел в свет 10 июня 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 июня 2019 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.

Журнал №8 (Vol. 56) вышел в свет 20 мая 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 мая 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.

Журнал №7 (Vol. 55) вышел в свет 1 мая 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 мая 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.

Журнал №6 (Vol. 54) вышел в свет 15 апреля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 15 апреля 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.

Журнал №5 (Vol. 53) вышел в свет 1 апреля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 апреля 2019 ГОДА. Статьи принимаются до 31 марта. Уже 85 статей приняты.

Журнал №4 (Vol. 52) вышел в свет 15 марта 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 15 марта 2019 ГОДА. Уже 100 статей приняты.

Журнал №3 (Vol. 51) вышел в свет 1 марта 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 марта 2019 ГОДА. Уже 114 статей приняты.

Журнал №2 (Vol. 50) вышел в свет 10 февраля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 февраля 2019 ГОДА. Уже 99 статей приняты.

Журнал №1 (Vol. 49) вышел в свет 20 января 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 января 2019 ГОДА. Уже 98 статей приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2018 ГОДА. Уже 102 статьи приняты.

Журнал №12 (Vol. 47) вышел в свет 3 декабря 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 3 декабря 2018 ГОДА. Уже 87 статей приняты.

Журнал №11 (Vol. 46) вышел в свет 10 ноября 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 ноября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.

Журнал №10 (Vol. 45) вышел в свет 25 октября 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2018 ГОДА. Уже 75 статей приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2018 ГОДА. Уже 78 статей приняты.

Журнал №7 (Vol. 42) вышел в свет 25 июля 2018 года.

Электронная версия 6 выпуска (2018) журнала загружена на сайт научной электронной библиотеки eLIBRARY.RU
https://elibrary.ru/contents.asp?titleid=48986.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2018 ГОДА. Уже 54 статьи приняты.

Журнал №6 (Vol. 41) вышел в свет 25 июня 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2018 ГОДА. Уже 47 статей приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2018 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.

Журнал №4 (Vol. 39) вышел в свет 25 апреля 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2018 ГОДА. Уже19 статей приняты.

В ближайшие дни журнал №3 (Vol. 38) будет размещен на сайте eLIBRARY.RU — крупнейшей в России электронной библиотеки научных публикаций. Библиотека интегрирована с Российским индексом научного цитирования (РИНЦ).

Журнал №3 (Vol. 38) вышел в свет 30 марта 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2018 ГОДА. Уже 2 статьи приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 30 марта 2018 ГОДА. Уже 14статей приняты.

Журнал №2 (Vol. 37) вышел в свет 25 февраля 2018 года

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2018 ГОДА. Уже 3 статьи приняты.

Журнал №1 (Vol. 36) вышел в свет 25 января 2018 года

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ЯНВАРЯ 2018 ГОДА. Уже 15 статей приняты.

Журнал №6 (Vol. 35) вышел в свет 20 декабря 2017 года

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 ДЕКАБРЯ 2017 ГОДА. Уже 26 статей приняты.

Журнал №5 (Vol. 34) вышел в свет 20 ноября 2017 года

СЛЕДУЮЩИЙ ВЫПУСК 20 НОЯБРЯ 2017 ГОДА. Уже 18 статей

Журнал №4 (Vol. 33) вышел в свет 30 сентября 2017 года

Журнал №3 (Vol. 32) вышел в свет 28 июля 2017 года

Журнал №2 (Vol. 31) вышел в свет 25 мая 2017 года

Журнал №1 (Vol. 30) вышел в свет 30 марта 2017 года

Журнал №6 вышел в свет 30 декабря 2016 года

Журнал №5 вышел в свет 28 октября 2016 года

Журнал №4 вышел в свет 17.08.16.
Тираж 1000 экз.

Журнал №3 (2016) Vol. 26
подписан 06.06.16.
Тираж 1000 экз.

Журнал №2 (2016) Vol. 25
подписан 24.04.16.
Тираж 1000 экз.

Набираем статьи для 2-го выпуска журнала в 2016 году.

Журнал №1 (2016) Vol. 24
подписан 25. 02.16.
Тираж 1000 экз.

Набираем статьи для 1-го выпуска 2016 года.

Журнал №6 (Vol. 23) 2015 года подписан в печать 11.12.16
Тираж 1000 экз.

Набираем статьи для 6-го выпуска журнала.
Выпуск выйдет 15 января 2016 года

Журнал №5 (Vol. 22) 2015 года подписан в печать 24.11.15
Тираж 1000 экз.

Вышел в печать 5 выпуск журнала

Вниманию авторов: Продолжается набор статей для 5-го выпуска журнала.

Журнал №4 (Vol. 21) 2015 года подписан в печать 18.09.15
Тираж 1000 экз.

Журнал №3 (Vol. 20) 2015 года подписан в печать 08.07.15
Тираж 1000 экз.

Журнал №2 (Vol. 19) 2015 года подписан в печать 01.05.15
Тираж 1000 экз.

Журнал №1 (Vol. 18) 2015 года подписан в печать 17.03.15
Тираж 1000 экз.

Журнал №8 (Vol. 17) 2104 года подписан в печать 28.12.14.
Тираж 1000 экз.

Журнал №7 (Vol.16) подписан в печать 24.11.14. Тираж 1000 экз.

Журнал №6 подписан 28.08.14.
Тираж 1000 экз.

Журнал №5 подписан 22.05.14.
Тираж 1000 экз.

Журнал №4 подписан 20.03.14.
Тираж 1000 экз.

Журнал №3 подписан 12.02.14.
Тираж 1000 экз.

Журнал №2 подписан 10.01.14.
Тираж 1000 экз.

Журнал №1 подписан 05.11.13.
Тираж 1000 экз.

Журнал №3 (Vol. 38) вышел в свет 30 марта 2018 года.В ближайшие дни этот журнал будет размещен на сайте eLIBRARY.RU — крупнейшей в России электронной библиотеки научных публикаций. Библиотека интегрирована с Российским индексом научного цитирования (РИНЦ).

Должностные обязанности секретаря: как ограничить неограниченное

Часто у секретаря нет должностной инструкции или она просто формальная. Руководитель не спешит обозначить основные обязанности своего ассистента. В результате помощник вынужден заниматься всеми делами сразу. Расскажем, какие меры нужно принять, если вы попали в такую ситуацию.

СНЕЖНЫЙ КОМ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Можно бесконечно смотреть на огонь, воду и на то, как работают другие. А еще можно бесконечно рассуждать об обязанностях секретарей и помощников руководителей, пытаясь понять, каким образом их стандартизировать и нужно ли это делать.

Мы уже писали о том, что перечень обязанностей секретаря зависит от компании, ее сферы деятельности, ситуации в мировой экономике, представлений руководителя о прекрасном и прочих, порой весьма неожиданных, обстоятельств.

Более того, практика показывает, что и внутри одной организации секретари могут выполнять совершенно разную работу. В результате до сих пор часты ситуации, когда у помощника руководителя нет должностной инструкции или этот документ носит исключительно формальный характер. Происходит так потому, что начальник понимает: нельзя ограничивать обязанности секретаря четко определенным списком, ведь никогда нельзя угадать, что еще ему нужно будет поручить. В итоге перечень обязанностей растет как снежный ком, и вскоре мы понимаем, что на вопрос: «Что ты делаешь на работе?» – самый простой и правдивый ответ будет: «Все».

Сложно однозначно сказать, хорошо это или плохо. Ответим так: если вам нравятся возложенные на вас обязанности, то хорошо. Если же нет, то, скорее, плохо. Но есть еще ряд плюсов и минусов, которые могут определить ваше отношение к сложившейся ситуации.

Если вы на работе попали в такую ситуацию и понимаете, что недостатков в ней гораздо больше, чем преимуществ, нужно начинать действовать. Прежде всего для того, чтобы сохранить свое душевное и физическое здоровье.

ПРАВИЛА ВЫЖИВАНИЯ

Используйте должностную инструкцию

1. Самое главное: каков бы ни был список ваших обязанностей, что бы ни думал по этому поводу руководитель и какой бы ни была политика компании, для вас обязаны составить должностную инструкцию. И она должна быть актуализирована. Аргумент об актуализации можно использовать и в обсуждении этого вопроса с руководителем. Должностная инструкция не составляется один раз в пятьдесят лет, в нее можно и нужно вносить изменения. Поэтому ее создание не несет никакой угрозы для руководства, зато поможет вам сделать жизнь легче.

2. Если других заинтересованных в вопросе нет, нужно составить инструкцию самостоятельно. На этом этапе можно побороться за те обязанности, которые вам интересны, и постараться избавиться от того, что вы не хотите делать, но вам навязывают. В процессе желательно не спешить, чтобы ничего не упустить.

3. Если в компании уже есть должностная инструкция для вашей должности, проверьте ее на соответствие реальной ситуации и в случае необходимости инициируйте внесение изменений. Здесь важно не только вписать актуальные обязанности, но и убрать те, которые вы не выполняете.

4. Обязательно сохраняйте все варианты должностной инструкции. Скажем, если за год у вас стало в два раза больше обязанностей и это отражено в подписанном руководителем документе, можно использовать этот факт как один из аргументов, если вы решите попросить повышения зарплаты. Также это позволит отказаться от большей нагрузки или станет мотивом в пользу найма еще одного сотрудника. Документально подтвержденная динамика изменений действует на босса намного лучше любых других доводов.

5. К сожалению, даже самая подробная инструкция не способна охватить весь перечень дел, которыми занимается помощник. Скажем, если в ваши обязанности входит выполнение личных поручений руководителя, только эта строчка и будет в документе. А что может скрываться за этими личными поручениями – даже вашему боссу не всегда известно. Например, кто-то из помощников уроки с детьми начальника делает, кто-то одежду его супруге покупает в интернет-магазине. Есть и те, кому повезло: в их ведении только организация отпусков и подарки к праздникам.

Информируйте руководителя

1. Обязательно рассказывайте руководителю о том, что выполняете обязанности за других сотрудников. Если делаете это разово – просто зафиксируйте факт обращения с просьбой. В конце недели может оказаться, что вы помогли половине из двухсот человек, трудящихся в офисе. Такие записи позволят понять, как именно распределяется ваше рабочее время, и собраться с силами для того, чтобы в следующий раз отказать в помощи. Если вы выполняете не свои обязанности на регулярной основе, донесите эту информацию до руководителя. Работа по совместительству должна дополнительно оплачиваться. В идеальной параллельной вселенной, конечно. Но и в реальном мире начальник должен знать, кто из сотрудников чем занимается. И одна из обязанностей секретаря – помогать ему получать эту информацию.

2. Прежде чем начать выполнять за кого-то работу, требуйте согласования с руководителем. Если ситуация позволяет, то и денежной компенсации. С большой долей вероятности тех, кто считает, что на вас можно переложить все то, что другие не хотят делать, станет меньше.

Соблюдая эти правила, вы сможете адекватно оценивать ситуацию и собственную профессиональную компетентность, а кроме того, не позволите другим сотрудникам сесть вам на шею. К сожалению, если объем работы у вас очень большой и задачи разноплановые, они помогут снизить нагрузку только отчасти. Чтобы все успевать и при этом приходить домой раньше полуночи, придется постараться и проявить находчивость и смекалку.

СЕКРЕТЫ МАТРИЦЫ ЭЙЗЕНХАУЭРА

Перегруженному задачами секретарю прежде всего следует обратиться к принципам тайм-менеджмента. Они только на первый взгляд такие неприменимые к жизни. Если умело их использовать, можно значительно улучшить ситуацию.

Про матрицу Эйзенхауэра все, конечно, слышали не один десяток раз. Если верить ей, то все дела можно разделить на четыре категории.

Здесь есть четыре секрета:

1. Квадрат А всегда должен быть пустым.

2. У задач в квадрате B есть четкий срок выполнения.

3. Дела из квадрата С нужно кому-то делегировать.

4. Дела из квадрата D можно вообще никогда не делать.

То есть если ваша работа отлажена верно, вы не будете записывать накануне вечером дела, которые завтра станут важными и срочными. В квадрат А перемещаются дела из квадрата B, если у вас долго не доходят до них руки. Или в нем сразу оказываются задания от руководителя – те, что сопровождаются криками «Сейчас!», «Это очень срочно!», «Нужно было сделать вчера!». А поскольку предсказывать события со стопроцентной вероятностью даже самый опытный секретарь не умеет, в рабочем расписании обязательно должен быть резерв времени на такие непредвиденные задачи.

Увы, организовать резерв не так просто. В первую очередь для этого следует обратить внимание на квадрат D. Все, что вы внесли в него, можно не делать никогда, даже если ваш перфекционизм требует обратного. Какие задачи могут сюда войти? Разбор документов за последние двадцать лет, выполнение данного себе сто лет назад обещания пересадить цветы и помощь другим работникам, даже если вас об этом не просили.

Только кажется, что нет ничего страшного в том, чтобы самой отнести документы, не дожидаясь курьера. Или найти билеты шефу через интернет, несмотря на то что у компании заключен договор с агентством или для таких целей нанят специально обученный человек. На самом деле все это отнимает много времени, расхолаживает других сотрудников, обременяет вас дополнительной ответственностью. Если нет острой необходимости и шеф не стоит за вашим плечом, горестно вздыхая, зачем искать ему билеты самой? Почему не обратиться к профессионалам? Если вы делаете это лучше и все успеваете, скажите руководителю о возможности сэкономить на услугах сторонней организации и обговорите оплату за выполнение должностных обязанностей.

Следующим шагом в наведении порядка в делах должно стать упорядочивание задач из квадрата В. Все задачи в нем должны иметь четкий срок выполнения. Если это поручения от руководителя, уточните срок напрямую у него. Если обратился кто-то из сотрудников, также просите назвать вам дату и время.

М.А. Юдакова

Что входит в должностные обязанности секретаря руководителя в 2021 году | Зарплаты

Секретарь руководителя – человек, без которого невозможно обойтись ни в одном учреждении. Именно он хранит в порядке всю документацию и является главным помощником главы организации. Вместе с тем существует перечень должностных обязанностей, которых обязан придерживаться представитель данной профессии. Он указывается в отдельном документе, и любое нарушение может привести к взысканиям со стороны руководителя, ввиду чего знать их обязательно. Сегодня поговорим о должностных обязанностях секретаря и разберем все основные положения инструкции.

Общие положения

Перед тем как говорить об обязанностях работников данной сферы, необходимо уточнить некоторые моменты. Прежде всего, обращаем внимание, что секретарь руководителя – это техническая должность. Его назначение и увольнение может производиться исключительно приказом гендиректора предприятия, в чьем подчинении он и будет находиться в ходе всей своей деятельности. В приказах сразу же предусматривается и должностное лицо, которое будет выполнять обязанности секретаря руководителя в случае его отсутствия на рабочем месте.

Существует определенный перечень требований, которым должны соответствовать представители данной профессии. К их числу относятся:

Наличие высшего либо же среднего специального образования, в зависимости от требований компании.
Определенный трудовой стаж (как правило, без него на должность секретаря руководителя принимают редко).
Умение работать с оргтехникой (МФУ, сканеры, принтеры).
Уверенное пользование персональным компьютером, в особенности знание программ, входящих в пакет программного обеспечения Microsoft Office.

Как стать хорошим парикмахером

В своей работе секретарь руководителя обязан руководствоваться целым рядом нормативных документов, к числу которых относятся:

Федеральные и региональные нормативно-правовые акты;
Устав и правила внутреннего распорядка организации;
Действующая должностная инструкция.

Итак, мы разобрались в общих положениях, далее же поговорим непосредственно об обязанностях секретаря руководителя

Что должен, на что имеет право, чем рискует лицо

Итак, первоочередной задачей секретаря является техническое обеспечение работы руководителя. Он обязан получать всю почту и документацию, приходящую на имя непосредственного начальства, перенаправляет ее в конкретные органы организации, исходя из принятых генеральным директором решений. Кроме того, он и сам может приводить в исполнение какие-либо распоряжения непосредственного начальника.

Секретарь руководителя должен принимать все бумаги, а также какие-либо поступающие заявление гендиректору для подписи. Также он должен отвечать на любые звонки, принимать или передавать необходимые сведения, организовывать контакты начальника с заинтересованной стороной. Также он обязан заниматься рассылкой каких-либо писем или документации, исходя из распоряжений вышестоящих лиц.

Секретарь руководителя обязан заниматься организацией совещаний органа или департамента, возглавляемого собственным начальником, а также занимается составлением протокола заседания. В число обязанностей представителей данной профессии входят сбор всей нужной информации, а также оповещение всех участников совещания о дате, времени проведения мероприятия и вопросах, вынесенных на повестку.

Представитель данной специальности должен следить за фактическим исполнением тех или иных приказов вышестоящих лиц, а также за соблюдением сроков их выполнения, если подобные задачи поручаются ему директором. Кроме того, работник обязан контролировать наличие всех необходимых принадлежностей на столе у начальника. Именно на нем лежит ответственность за обеспечение условий продуктивной работы директора организации или ее структурного подразделения.

Также секретарь должен заниматься принимать всех посетителей, которые посещают непосредственного руководителя. Он же принимает все заявления, ходатайства, жалобы, предложения от сотрудников организации или ее конкретного подразделения. Кроме того, он обязан следить за сохранностью и правильностью документов, направляющихся на архивное хранение, лично направлять их туда. Именно секретарь занимается организацией всех командировок непосредственного руководителя, заказывает билеты на транспорт, осуществляет бронь номеров в отелях и т. д.

Однако помимо обязанностей, у секретаря также есть и определенные права. Прежде всего, секретарь имеет доступ ко всем сведениям, которые понадобятся ему для решения тех или иных задач, поставленных руководством. Представители данной должности могут предлагать руководству проведение каких-либо мер, направленных на улучшение деятельности учреждения.

Кроме того, при наличии соответствующей санкции от руководства ему впору обратиться для получения любой документации, нужной для выполнения своих непосредственных обязанностей. Секретарь имеет право требовать от руководителя создания условий, которые позволят ему сделать свой труд максимально продуктивным, а также обеспечивать сохранность всей документации компании. Также секретарь имеет право на принятие любых решений, в рамках собственной компетенции.

Как заработать свой первый миллион

Представители данной профессии несут определенную ответственность и могут быть наказаны руководителем в ряде случаев. В первую очередь за проявление халатности на рабочем месте и неисполнение служебных обязанностей. Также наказуемо игнорирование норм, содержащихся в документации, которой обязан подчиняться секретарь. Кроме того, взыскания могут быть вынесены, если лицо не исполняет правила пожарной безопасности, внутреннего распорядка, техники безопасности, норм трудового соглашения. За все эти проступки секретарь может быть наказан любыми методами, предусмотренными нормативными документами предприятия: выговором, штрафом либо же увольнением с рабочего места. Поэтому если вы решили избрать данную специальность, старайтесь максимально точно исполнять свои служебные обязанности, это поможет вам избежать ряда проблем и быть на хорошем счету у руководства.

Должностная инструкция секретаря генерального директора | Рабочий

Секретарь генерального директора отвечает за выполнение канцелярских, телефонных и административных функций, одновременно представляя исполнительный офис. Она должна быть ориентирована на детали, уметь многозадачность и быть представительным и профессиональным представителем офиса генерального директора. Секретарь часто координирует межведомственные рабочие проекты и служит связующим звеном между своим начальником и другими сотрудниками компании.

Требования к образованию

Помощник исполнительного администратора не обязательно должен иметь высшее образование. Однако хорошие коммуникативные навыки, компьютерная грамотность и организаторские способности жизненно важны для этой должности. Согласно Справочнику по профессиональным перспективам Министерства труда США, средняя годовая зарплата помощника по административным вопросам в 2010 году составляла чуть менее 35000 долларов. Ожидается, что до 2020 года средний рост числа рабочих мест в этой профессии составит 12 процентов.

Личные навыки

Секретарь генерального менеджера должен быть представительным и уметь ладить с разными типами личности.Она должна уметь руководить и мотивировать, а также справляться со своими обязанностями без особого надзора. Кроме того, она должна хорошо разбираться в продуктах, услугах и политике компании.

Административные обязанности

Секретарь генерального менеджера обычно отвечает за ведение графика генерального менеджера, бронирование собраний и встреч, а также выполнение функций привратника, отслеживание звонков и определение приоритетности повседневных задач и обязанностей.Обычно она отвечает за распространение повесток дня собраний, планирование собраний, а также запись и расшифровку протоколов собраний. Она также может вести личную и деловую корреспонденцию генерального директора, включая электронные письма и служебные записки.

Внутренняя и внешняя связь

Секретарь генерального директора часто является его представителем за пределами компании. Запросы для генерального менеджера обычно направляются через секретаря, например, запросы на конференц-связь, публичные выступления и профессиональную организационную деятельность.В небольших компаниях секретарь может также отвечать за обработку запросов на рекламу и средства массовой информации, а также за планирование корпоративных вечеринок и мероприятий.

Дополнительные обязанности

Если в организации есть совет директоров или совет консультантов, секретарь генерального менеджера обычно является связующим звеном для этих групп. Секретарь часто обрабатывает запросы на благотворительность и корпоративное спонсорство, и она также отвечает за звонки по продажам. В небольших организациях секретарь может дополнительно отвечать за надзор за корпоративной благотворительностью и бронирование деловых поездок.Это может включать бронирование авиабилетов, бронирование номеров в отелях и организацию аренды автомобилей.

Ссылки

Биография писателя

Лиза МакКуэрри занимается бизнес-писательством с 1987 года. В 1994 году она открыла фирму, предлагающую полный спектр услуг в области маркетинга и коммуникаций. Работа МакКуэрри отмечена наградами Управления малого бизнеса США, Международной ассоциации деловых коммуникаторов и Associated Press. Она также является автором нескольких научно-технических публикаций, а в 2012 году издательство Glass Page Books опубликовало свой первый роман для взрослых.

Шаблон описания должности исполнительного секретаря

Обязанности исполнительного секретаря:

Ведение повестки дня руководителей и помощь в планировании встреч, заседаний совета директоров, конференций и т. Д.
Посещение собраний и ведение протокола
Прием и проверка телефонных звонков и их переадресация при необходимости

Краткое описание вакансии

Мы ищем компетентного ответственного секретаря для поддержки высокопоставленных должностных лиц в нашей компании.Вы будете тем, кто будет организовывать и поддерживать расписание руководителей, а также помогать им, выполняя различные административные задачи.

Исполнительные секретари должны быть быстрыми профессионалами с отличными способностями к тайм-менеджменту и многозадачностью. Благодаря своему усердию и компетентности в работе руководители могут сосредоточиться на своих управленческих обязанностях, не беспокоясь о других задачах.

Цель состоит в том, чтобы внести свой вклад в эффективность всего бизнеса, обеспечивая своевременное и эффективное выполнение всех возложенных на него административных обязанностей.

Обязанности

Ведение повестки дня для руководителей и помощь в планировании встреч, заседаний совета директоров, конференций и т. Д.
Посещать собрания и вести протокол
Принимать и проверять телефонные звонки и при необходимости перенаправлять их
Обрабатывать и определять приоритетность всей исходящей или входящей корреспонденции (электронная почта, письма, посылки и т. Д.)
Организация поездок руководителей
Обрабатывать конфиденциальные документы, обеспечивая их безопасность
Готовить счета или финансовые отчеты и оказывать помощь в бухгалтерском учете
Контролируйте канцелярские товары и согласовывайте условия с поставщиками для обеспечения наиболее рентабельных заказов
Вести электронные и бумажные записи, чтобы информация была организована и легкодоступна
Проведение исследований и подготовка презентаций или отчетов по поручению

Требования

Подтвержденный опыт работы в качестве исполнительного секретаря или аналогичной административной должности
Свободно владеет MS Office и программным обеспечением «бэк-офис» (напр.грамм. ERP)
Глубокие знания в области управления делами и основных процедур бухгалтерского учета, а также технические термины в соответствующей отрасли
Знакомство с основными методами исследования и методиками отчетности
Отличные организаторские способности и навыки тайм-менеджмента
Отличные коммуникативные и переговорные способности
Целостность и конфиденциальность
Степень в области делового администрирования или относительной области

Исполнительный секретарь Описание работы

Исполнительный секретарь Описание работы Шаблон

Мы ищем исполнительного секретаря с исключительными административными и канцелярскими навыками.Ожидается, что исполнительные секретари будут выполнять несколько задач одновременно и хорошо работать под давлением в быстро меняющейся среде.

Для обеспечения успеха исполнительные секретари должны быть организованы, обладать превосходными исследовательскими навыками и должны быть исключительными коммуникаторами с большим интересом в предоставлении надежной и точной поддержки руководителям и руководству при работе с конфиденциальной информацией. Лучшие кандидаты будут обладать невероятными навыками решения проблем и координации работы в офисе, а также отличным управлением временем.

Ответственный секретарь Обязанности:

Проведение точных исследований и анализа.
Координировать мероприятия, встречи и / или конференции по назначению.
Делайте диктовку и пишите корреспонденцию.
Составлять, корректировать и редактировать проекты документов и отчетов.
Ежедневный учет и хранение документов.
Точно и быстро готовьте отчеты, презентации и корреспонденцию.
Создавайте и систематизируйте информацию, а также создавайте справочные инструменты для удобного использования.
Отвечайте и просматривайте телефонные звонки, а также отвечайте на электронные письма, сообщения и другую корреспонденцию.
Эксплуатация и обслуживание оргтехники.
Управляйте загруженным календарем, координацией встреч и организацией поездок.
Профессионально приветствовать и принять гостей и клиентов.
Обеспечение действенной и действенной административной информации и помощи.

Ответственный секретарь Требования:

Степень в области делового администрирования (желательно).
Сертификат в области делового администрирования или связанный с ним (необходимый).
Два года опыта работы на руководящей должности поддержки.
Методический мыслитель с глубокими исследовательскими навыками.
Глубокое понимание канцелярских и секретарских принципов.
Хорошее знание баз данных и систем отслеживания.
Фантастические организаторские способности и внимание к деталям.
Умение работать в напряженных условиях и в срок.
Отличные письменные и устные коммуникативные навыки.
Владеет Microsoft Office и программным обеспечением для делового общения.

12 Основные обязанности секретаря | Indeed.com

Иногда секретарь может взять на себя больше обязанностей, чем просто отвечать на телефонные звонки и получать сообщения. Секретарши также могут полагаться на различные навыки, которые помогут им добиться успеха в своей работе. Часто секретари могут быть лицами, ответственными за обеспечение бесперебойной работы офиса и операций.

В этой статье мы обсудим общие обязанности секретаря, а также некоторые дополнительные обязанности, которые секретарь может выполнять в рамках своей работы.

Кто такой секретарь?

Секретарь — это административный специалист, играющий важную роль в бизнесе и других организационных средах. Как правило, секретари — это люди, которые выполняют и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности, в зависимости от характера их работы. Например, административные задачи, за которые отвечает секретарь, могут различаться в разных отраслях, таких как право, частные компании и государственные учреждения.Тем не менее, секретарь может нести несколько общих обязанностей, которые могут включать:

Работа в качестве администратора для приветствия клиентов, клиентов и посетителей
Ответ на телефонные звонки и их направление
Организация документов и оформление документов, а также ведение файловой системы
Помощь руководителям и персоналу в проектах и задачах компании

Хотя эти обязанности часто требуются для секретарской работы, основные обязанности, которые секретарь может выполнять в своей работе, могут включать в себя больше административных задач, в зависимости от того, где они работают.

Связано: Узнайте, как стать секретарем

Обязанности и ответственность секретаря

Обязанности секретаря могут варьироваться в зависимости от того, где они работают, и иногда секретари превышают свои должностные требования.

Ответ на телефонные звонки и их направление
Организация и рассылка сообщений
Ведение расписания компании
Организация документов и файлов
Приветствие бизнес-клиентов и гостей
Документирование финансовой информации
Обслуживание и заказ канцелярских товаров
Планирование встреч и конференций
Содействие руководству с задачами проекта
Руководящий персонал и новые сотрудники
Координация с другими организациями
Осуществление административных процедур

1.Ответ на телефонные звонки и их направление

Секретари могут отвечать за то, чтобы отвечать на служебные телефонные линии и направлять каждый звонок соответствующему лицу. Часто секретари — это люди, которые обрабатывают звонки с приглашением, звонки клиентов и прием сообщений. Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу рассмотрения дел или другой информации, и они должны иметь возможность направлять каждый звонок клиента соответствующему адвокату, а также принимать и распространять другие сообщения и корреспонденцию.Секретарю также может потребоваться опыт в различении срочного и менее важного сообщения.

2. Организация и распространение сообщений

Другой важной задачей, которую обычно могут выполнять секретари, является организация и распространение служебных записок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками, чтобы выполнять подобные коммуникативные задачи. Например, от исполнительного секретаря, который работает на генерального директора крупной технологической корпорации, можно ожидать, что он будет организовывать и распространять различные сообщения или памятки, чтобы довести до своего генерального директора только самые срочные сообщения.Срочное сообщение может относиться к изменению контракта с клиентом, и исполнительный секретарь должен уметь быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.

Подробнее: Узнайте о том, как стать исполнительным секретарем

3. Ведение расписания компании

Секретари также обычно отвечают за поддержание расписаний и повесток дня профессионалов в своих компаниях. Например, секретарь крупной маркетинговой фирмы может организовать рабочие расписания для каждого из отделов компании, а также повестку дня руководителей, назначив встречи с клиентами, поставщиками и акционерами.Секретарями также могут быть люди, которые следят за сотрудниками с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах.

4. Организация документов и файлов

Организация документов, записей и файлов — еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Например, медицинский секретарь обычно может отвечать за ведение системы регистрации медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на предметы медицинского назначения и лекарства, процедурной документации и других важных документов.Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто можно ожидать, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования этих типов файловых систем.

5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

Секретари могут также выполнять обязанности администратора в дополнение к своим административным обязанностям. Например, исполнительный помощник может выступать в качестве регистратора, чтобы приветствовать клиентов, которые прибывают на конференции или встречи, и может быть человеком, который помогает посетителям устроиться, приносит прохладительные напитки, делает заметки во время встреч с клиентами и, как правило, работает над поддержанием профессионализма и в целом. имидж бренда своей компании при приветствии и направлении посетителей.

6. Документирование финансовой информации

Другой важной задачей, которую могут взять на себя секретари, является документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в корпорации продаж может нести ответственность за документирование выручки и продаж из отчетов группы продаж, а также расходов и операционных затрат компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы систематизировать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты, которые генеральный директор компании может проанализировать и утвердить.

7. Обслуживание и заказ канцелярских товаров

Секретари также могут быть лицами, ответственными за ведение инвентарного учета и поддержание канцелярских принадлежностей. Секретарь также может отвечать за размещение заказов на заканчивающиеся расходные материалы. Например, администратор офиса может составлять ежемесячную электронную таблицу, чтобы вести постоянный учет количества расходных материалов, таких как копировальная бумага, тонер, ручки, папки для хранения документов и другие расходные материалы, чтобы отслеживать, какие расходные материалы необходимы и какие расходные материалы имеются в достаточном количестве.

8. Организация и проведение собраний

Наряду с планированием собраний и конференций секретари могут также брать на себя ответственность за организацию и проведение собраний. Например, исполнительный секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды, модными брендами или другими профессионалами отрасли. Затем секретарь может проводить встречу, обсуждая важные моменты конференции и делая записи для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании.Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач, поскольку руководители, директора и другие профессионалы высокого уровня иногда могут быть недоступны в аналогичных обстоятельствах.

Связано: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

9. Помощь руководителям в выполнении проектных задач

Иногда секретарь может оказаться неоценимым помощником своего руководителя в выполнении небольших задач в рамках более крупных проектов.Например, секретарь ведущего директора по маркетингу может помочь в организации отчетов, печати документов или подготовке презентации. Из-за разнообразия задач, которые может выполнять секретарь, этот тип профессионалов должен обладать широким спектром мягких и жестких навыков, чтобы преуспеть в этой должности.

10. Руководящий персонал и новые сотрудники

Секретари также могут быть наставниками, которые работают с персоналом при внедрении процедур и при обучении новых сотрудников. Благодаря своим знаниям и опыту работы со своими компаниями, многие секретари помогают руководить персоналом и новым сотрудникам в развитии их навыков, следовании протоколу компании и изучению общей среды компании.Например, секретарь по правовым вопросам может взять на себя наставничество недавно нанятого помощника юриста и показать им, как использовать компьютер фирмы и файловые системы, как организовать работу с делами и документы в соответствии с политикой и методами, которые персонал использует для выполнения задач и работы с клиентами.

11. Координация с другими организациями

Секретари также работают, чтобы координировать и формировать отношения с другими предприятиями и организациями. Например, секретарь инженерной фирмы может быть связующим звеном с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций, закупки ресурсов или установления деловых партнерских отношений.

12. Внедрение административных процедур

Секретари также могут играть роль в разработке и внедрении политик компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру для документирования планов лечения пациента, которая включает в себя выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучая медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.

Поскольку секретари могут брать на себя множество различных задач и обязанностей, для секретарей может иметь решающее значение обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, коммуникативные навыки, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари могут также полагаться на лидерские качества при организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.

Секретарь Описание работы | SignalHire

Секретари — это специалисты, которые берут на себя административные задачи и управляют офисным рабочим процессом в организации.Нужен для вашей компании? Начните с сосредоточения внимания на основных требованиях данной должности и ознакомьтесь с нашим образцом описания работы секретаря , прежде чем выбирать потенциальных кандидатов. Мы собрали всю необходимую информацию, которая может оказаться полезной при размещении вакансии на доске объявлений компании или на странице вакансий.

Обязанности секретаря

В этом описании должности секретаря мы дали обзор наиболее распространенных обязанностей секретаря. Изложенная позиция предполагает, что профессионал будет оказывать помощь менеджерам и руководителям в административном порядке, обеспечивая поддержку в распространении информации и планировании.Таким образом, основные обязанности секретаря заключаются в организации рабочего процесса при управлении повесткой дня офиса, ответе на телефонные звонки и других задачах, обеспечивающих бесперебойную работу компании. В какой-то момент секретарь становится центральным лицом, которое занимается всеми внутренними запросами. Однако есть такие обязанности секретаря, как планирование встреч и организация встреч, которые учитывают внешнюю деятельность. Итак, что на самом деле делают секретари?

Обязанности секретаря

Как уже говорилось, роль секретаря связана с административными задачами.В общем, обязанности секретаря следующие:

Ответ на телефонные звонки и звонки по скайпу. Своевременное перенаправление
Обновление файлов и информации о сотрудниках, поставщиках, клиентах и партнерах
Обработка еженедельной / ежемесячной повестки дня
Организация встреч и планирование встреч
Заполнение форм и подготовка необходимой корреспонденции
Подготовка различных отчетов
Обработка и вести файловую систему
Организовывать поездки

В некоторых случаях этот список обязанностей секретаря может быть расширен случайными обязанностями администратора, если этого требует ваша организация.Или же вы также можете включить связь с другими организациями и все остальное, имеющее отношение к предлагаемой вами должности.

Требования к секретарю

При поиске кандидата на должность секретаря ваш потенциальный кандидат должен соответствовать предлагаемым требованиям к секретарю. Очевидно, что получение квалификации или академической степени в области бизнеса, информационных технологий, языков, администрирования или любой другой смежной области считается выгодным. Еще лучше, если это подкреплено предыдущим опытом.Кроме того, некоторым работодателям требуется специальная подготовка. Однако все зависит от того, к какому уровню специалиста вы обращаетесь. Поэтому мы указываем только основные требования к соискателю:

Диплом об окончании (HSD)
Знание MS Office, знание компьютера
Тайм-менеджмент и многозадачность
Профессионализм в исполнении обязанностей
Понимание организационные и офисные методы

Ключевые навыки

Секретарь — это основное лицо, которому задают вопросы по организационным вопросам.Таким образом, есть некоторые важные навыки, которыми потенциальный клиент должен обладать при подаче заявления на должность секретаря:

Сильные навыки межличностного общения
Навыки работы в команде
Способность вести переговоры
Организационный талант
Коммуникативные навыки
Решение проблем и принятие решений способности

Не стесняйтесь использовать наш шаблон, настроить его для своей организации и сэкономить время на поиске поставщиков.

Связанное чтение: Найдите любой адрес электронной почты бесплатно с помощью SignalHire Email Finder

10 лучших должностных инструкций секретаря

Секретарь Сводка должности 1

В качестве секретаря вы возьмете на себя обязанности канцелярской и административной поддержки для оптимизации процедур рабочего процесса в офисе.Вы поможете коллегам и руководителям, поддерживая их в планировании и распространении информации. Вы будете отправной точкой для всех запросов, запросов или проблем и будете неотъемлемой частью персонала компании.

Обязанности и ответственность секретаря 1

специальное предложение

Опубликуйте это Объявление о приеме на работу секретарем на более чем 100 досках вакансий с одной подачей

Требования и навыки секретаря 1

Секретарь Сводка должности 2

Секретарь эффективно управляет несколькими заданиями и расставляет приоритеты одновременно при минимальном контроле, при этом выполняя задания точно и своевременно.Секретарь эффективно общается с персоналом, поставщиками и другими внешними организациями. Эта роль также предполагает здравое суждение и умеренную степень осмотрительности и обеспечивает конфиденциальность.

Обязанности и ответственность секретаря 2

Требования и навыки секретаря 2

Секретарь Сводка должности 3

В настоящее время наш офис принимает заявки на должность секретаря в нашем отделе обслуживания клиентов. Успешный кандидат будет выполнять квалифицированную канцелярскую работу и оказывать секретарскую поддержку администраторам отдела.Секретарь будет нести ответственность за помощь в начислении заработной платы в отделах, ведение записей и содействие коммуникации между отделами компании. Эта должность идеально подходит для тех, кто мотивирован, умеет расставлять приоритеты по рабочим заданиям по мере поступления и может работать без присмотра.

Обязанности и ответственность секретаря 3

Требования и навыки секретаря 3

Секретарь Сводка должности 4

Нам нужен секретарь, который может выполнять административные задачи, а также встречать гостей и клиентов в офисе.Секретарь отвечает за ответы на телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч. Чтобы добиться успеха в качестве секретаря, вы должны уметь многозадачность. Хороший секретарь обладает отличными навыками межличностного общения, а также административным опытом.

Обязанности и ответственность секретаря 4

Требования и навыки секретаря 4

Секретарь Сводка по должности 5

Нам нужен опытный и эффективный секретарь для решения наших административных задач.Ваша канцелярская и административная поддержка поможет офисному персоналу и оптимизирует рабочий процесс. Рабочие обязанности включают ответ на телефонные звонки, систематизацию файлов, планирование встреч, организацию поездок, ведение заметок на встречах, набор документов, ввод информации в нашу базу данных и обеспечение наличия канцелярских принадлежностей. Наш идеальный кандидат целеустремлен и имеет опыт работы секретарем не менее одного года.

Обязанности и ответственность секретаря 5

Требования и навыки секретаря 5

Секретарь Сводка по должности 6

Секретарь оказывает услуги офису подразделения и проявляет большую рассудительность и инициативу, чтобы определить подход или действия, которые следует предпринять в нестандартных ситуациях.Этот человек также предоставляет услуги административной поддержки для различных функций, включая безопасность, координацию перемещений, наставничество других подрядчиков административной поддержки, а также отслеживание и регистрацию записей собственности.

Обязанности и ответственность секретаря 6

Составьте переписку по административным вопросам и общей политике офиса.
Подготовьте материалы, необходимые персоналу для конференций, переписки, встреч, встреч, телефонных звонков, и проинформируйте представителей организации о вопросах, которые необходимо рассмотреть.
Прочтите организационные публикации, правила и директивы и примите меры или обратитесь к соответствующему персоналу.
Готовьте специальные или разовые отчеты, сводки или ответы на запросы, выбирая соответствующую информацию из различных источников, таких как отчеты, документы, корреспонденция или другие офисы.
Информировать административный персонал в подчиненных офисах о любых новых административных процедурах; запрашивать информацию, необходимую для периодических или специальных конференций, отчетов, запросов; и удовлетворить потребности административной нагрузки.
Проверять телефонные звонки, посетителей и входящую корреспонденцию; лично отвечать на запросы о предоставлении информации о служебных процедурах; и определить, какие запросы должны обрабатываться представителем соответствующей организации или другими офисами.
Запланируйте предварительные встречи без предварительного разрешения. Организуйте посещение конференций и соберите установленные справочные материалы по мере необходимости. Организуйте встречи и соберите установленные справочные материалы по мере необходимости.Может посещать собрания для записи и отчета о ходе работы. Ознакомьтесь с рутинными / стандартными собраниями организации.
Проверяйте исходящие материалы и корреспонденцию на предмет внутренней согласованности и соответствия организационным процедурам и стандартам и при необходимости убедитесь, что были получены надлежащие разрешения и согласования.
Собирайте информацию из файлов или сотрудников для регулярных запросов по офисным программам или периодическим отчетам и направляйте нестандартные запросы представителю или персоналу организации.Объясните требования организации в отношении офисных процедур, скоординируйте кадровые и административные формы для офиса и отправьте на обработку.
Отвечайте на обычные телефонные запросы, на которые есть стандартные ответы, и направляйте звонки и посетителей к соответствующему персоналу. Предоставлять почтовые услуги, гарантировать своевременный ответ персонала и отправлять стандартные письма.
Предоставляйте услуги ксерокопирования, отправки факсов и сканирования. При необходимости подготовьте заказ на полиграфические и графические работы.
Подготовьте официальную внутреннюю и международную проездную документацию, используя текущее программное обеспечение для путешествий, используемое организацией.
В соответствии с инструкциями ведите календари представителей организации, назначайте встречи и договаривайтесь о переговорных комнатах.
Ведение регулярных внутренних отчетов, таких как учет рабочего времени и посещаемости, списки офисного оборудования, средства контроля корреспонденции и планы обучения.
Заказывайте расходные материалы, печать, обслуживание офиса или другие офисные услуги, а также создавайте и поддерживайте офисные файлы / записи.
Убедитесь, что офисное оборудование общего назначения (копировальные аппараты, принтеры, факсы, многофункциональные устройства и т. Д.)) надлежащим образом обслуживаются и снабжены соответствующими расходными материалами.

Требования и навыки секретаря 6

Секретарь Сводка по должности 7

Отвечает за секретарскую и административную поддержку различных должностей и отделов. Обязанности включают, помимо прочего, ответы на телефонные звонки и посетителей, планирование встреч, подготовку документов и отчетов, получение и ответ на запросы и запросы, ввод и извлечение данных с помощью компьютера.

Обязанности и ответственность секретаря 7

Предоставлять секретарскую и административную поддержку различным администраторам и отделам, отвечая на телефонные звонки, принимая сообщения, приветствуя и проверяя личные и телефонные контакты, назначая встречи, делая копии, отправляя / получая факсы и электронные письма, и / или сортируя и доставляя Почта.
Печатайте, обрабатывайте текст, составляйте и / или составляйте записки, письма, списки, списки, расписания, отчеты, опросы, справочники, брошюры, оценки, документацию, списки телефонов, повестки дня, протоколы и другую связанную информацию.Координировать или предоставлять информацию по запросу или по мере необходимости другим районным отделам и лицам, запрашивающим информацию.
Введите и / или получите данные, используя компьютер, информационную систему для учащихся, финансовую систему округа или другую автоматизированную систему.
Выполнять другие обязанности по назначению.

Требования и навыки секретаря 7

Секретарь Сводка по должности 8

Секретарь обеспечивает поддержку генерального секретаря в повседневной работе офиса.

Обязанности и ответственность секретаря 8

Требования и навыки секретаря 8

Секретарь Сводка по должности 9

Мы ищем секретаря, чтобы присоединиться к нашей команде! Вы будете выполнять канцелярские и административные функции, чтобы способствовать успеху компании.

Обязанности и ответственность секретаря 9

Требования и навыки секретаря 9

Секретарь Сводка по должности 10

В качестве секретаря вы будете выполнять функции помощника по административным вопросам и оказывать поддержку и личную помощь директору и заместителю директора.

Обязанности и ответственность секретаря 10

Требования и навыки секретаря 10

Офис-менеджер Описание работы | Примеры описания вакансии

Чтобы ваше профессиональное резюме соответствовало вашим целям, используйте это описание должности офис-менеджера, чтобы сообщить, что вы должны выделить в своем резюме.

Изучив примеры должностных инструкций, вы сможете определить, какие технические и социальные навыки, квалификация и опыт работы наиболее важны для работодателя в вашей целевой области.

Офис-менеджер будет организовывать и координировать офисное администрирование и процедуры для обеспечения организационной эффективности, результативности и безопасности. Офис-менеджер отвечает за разработку протоколов внутриофисной коммуникации, оптимизацию административных процедур, инвентарный контроль, надзор за офисным персоналом и выполнение задач делегация.

Энергичный профессионал, который не против носить несколько головных уборов. Имеет опыт решения широкого круга задач, связанных с административной и исполнительной поддержкой, и может работать независимо с минимальным контролем или без него.Хорошо организованный, гибкий и позволяющий решать административные задачи, связанные с поддержкой офиса, в котором работают разные люди.

Ответственный за техническое обслуживание, почтовые отправления, отгрузку, расходные материалы, оборудование, счета и поручения

Организация и планирование встреч и встреч

Станьте партнером отдела кадров для поддержки политики офиса по мере необходимости

Организация офисных операций и процедур

Координировать работу с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию

Управляйте отношениями с поставщиками, поставщиками услуг и арендодателем, обеспечивая своевременное выставление счетов и оплату по всем позициям

Управление договорами и переговорами о ценах с поставщиками офисов, поставщиками услуг и договорами аренды офисов

Обеспечить общую поддержку посетителей

Отвечает за создание слайдов PowerPoint и презентаций

Управляйте расписаниями, календарями и встречами руководителей

Отвечает за управление офисными услугами, обеспечивая организацию работы и процедур офиса, контроль корреспонденции, проектирование систем хранения, рассмотрение и утверждение заявок на поставки, а также надлежащее распределение и мониторинг канцелярских функций

Создайте историческую справку для офиса, описав процедуры защиты, хранения, удаления записей, поиска и перевода персонала

Обеспечение эффективности офиса за счет планирования и выполнения закупок оборудования, макетов и офисных систем

Отвечает за разработку и внедрение политики офиса, устанавливая процедуры и стандарты для управления работой офиса

Обеспечение соответствия результатов стандартам, при внесении необходимых изменений

Распределять задачи и поручения подчиненным и контролировать их выполнение

Распределять и контролировать канцелярские, административные и секретарские обязанности и задачи среди сотрудников офиса

Осуществлять проверку и анализ специальных проектов и надлежащим образом информировать руководство

Определите текущие тенденции и предоставьте руководству обзор для принятия мер по

Отвечает за набор персонала для офиса, ориентацию и обучение новых сотрудников

Обеспечение максимальной производительности сотрудников офиса путем предоставления им соответствующего наставничества и руководства

Будьте в курсе технических и профессиональных знаний, посещая образовательные семинары, вступая в профессиональные ассоциации, создавая связи с коллегами-профессионалами и просматривая отраслевые публикации

Отвечает за выполнение финансовых задач офиса, составляя годовой бюджет офиса, планируя расходы, анализируя отклонения и выполняя необходимые исправления, которые могут возникнуть.

Активно участвовать в планировании и проведении мероприятий компании

Отвечает за разработку стандартов и продвижение деятельности, улучшающей рабочие процедуры

Распределение доступных ресурсов для успешного выполнения задачи

Координировать деятельность сотрудников офиса для обеспечения максимальной эффективности

Оценка и управление работой персонала

Набор и подбор офисного персонала

Организовать ориентацию и обучение новых сотрудников

Тренер, наставник и сотрудники отдела дисциплины

Разработать и внедрить файловые системы

Обеспечить поддержание и актуальность систем хранения

Установление и контроль процедур ведения документации

Обеспечение безопасности, целостности и конфиденциальности данных

Разработка и внедрение офисных политик и процедур

Наблюдать за соблюдением офисных политик и процедур

Анализировать и контролировать внутренние процессы

Внести изменения в процедуры и политику для повышения операционной эффективности

Подготовка операционных отчетов и графиков для обеспечения эффективности

Координаты расписаний, встреч и бронирований

Контроль и ведение инвентаря канцелярских товаров

Рассмотрение и одобрение приобретения канцелярских товаров

Обработка запросов и жалоб клиентов

Управление внутренними отношениями с персоналом

Поддерживать безопасную и безопасную рабочую среду