Служебная записка 2020 и 2021 — образец написания
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Пример написания служебной записки для бюджетной организации
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:
- Аллюрова А.А., 10-А класс.
- Галопов Г.Г., 9-Б класс.
- Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Как и сколько хранить
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.
Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.
Образец служебной записки | Делопроизводство
Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).
Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.
Как написать служебную записку
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.
Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.
Образец служебной записки
ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности
В.Г. Куроедову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2014 № 01-20/47
На №
О выходе на работу в выходной день
В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.
Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко
Служебная записка – пример ответа на запрос
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий
В.Д. Ганьшиной
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
24.11.2014 № 05-24/96
На № 02-18/304@ от 16.11.2014
О представлении списка работников
для участия в семинаре
Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:
1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела
2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист
3. Струйка К.Н. – старший специалист
Начальник отдела В.Н. Загодайкин
Еще пример оформления служебной записки
ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации
Т.С. Гейдрих
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
18.12.2014 № 09-21/59
На №
О проверке работоспособности ПК
С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.
Начальник отдела А.Н. Попугай
Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 1555 комментариев
Ниже приведены четыре формы заполнения служебной записки «о выделении информационного ресурса на главном официальном информационном сервере МГТУ им.Н.Э.Баумана». (Красным текстом выделены комментарии к заполняемым пунктам служебной записки, при распечатывании коментанрии неоходимо удалить. Служебные записки оформлять в строго указном формате. Редактированию подлежит только текст выделенный зеленым цветом. Изменение структуры записки, текста, иформационных полей, указание не точной или не правильной информации может привести к увеличению срока ее обработки.)
Дополнительный сетевой путь: Факультеты, кафедры, лаборатории, научные конференции, подразделения, клубы, организации вуза могут зарегистрировать сетевой путь формата http://имя.bmstu.ru/ для собственных информационных ресурсов размещенных на главном Интернет-сервере МГТУ www.bmstu.ru (данный путь называется доменом третьего уровня).
|
|||||||||
Как написать служебную записку и правильно ее оформить.
На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?
Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.
Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.
Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.
В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.
Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.
Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.
На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.
На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.
Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .
Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.
По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.
В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.
Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.
Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.
Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.
Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».
Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.
Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):
Директору ООО «Малинка»
Козлову Р.В.
от начальника отдела продаж
Кругловой Н.Ж.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
02.06.2013 № _________
На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.
Показатели эффективности продаж прилагаются.
Начальник отдела продаж Круглова Н.Ж.
Бесплатная книга
Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
на Ваш сайт.
Как правильно написать служебную записку на сотрудника: пример
На любой работе основная масса документов внутреннего оборота – это различного рода служебные или докладные записки, объяснительные и другие документы. Зачастую непонимание разницы между данными документами ведет к неправильному делопроизводству, особенно, если в начинающей фирме нет работников с достаточным опытом в этой сфере. Для того, чтобы «бумажная волокита» не стала тяжелым бременем, а наоборот – помогала в ведении дел, нужно разобраться с различиями в документах. Остановимся на наиболее часто употребляемом и востребованном документе – служебной записке.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
Это быстро и бесплатно!
Что такое служебная записка
Служебная записка необходима на любом предприятии – частном, или государственном. При помощи нее могут общаться между собой руководители однопорядковых структурных подразделений, сотрудники, ведущие свой круг дел и имеющие специфические обязанности. Цель этого документа – уведомление второй стороны о сложившейся ситуации и необходимости принятия делового решения.
Обратите внимание: как правило, служебка не несет распорядительный характер, а это значит, что просьба, изложенная в служебной записке не обязательна для исполнения.
Тем не менее, игнорировать их и отвечать на них отказами тоже не рекомендуется. Исключение составляют те документы, в которых изложена информация для ознакомления, и вторая сторона не должна принимать никаких решений, а только лишь ознакомиться с содержанием текста.
Служебка – это один из наиболее распространенных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его начальством
Особенности составления служебной записки
Сложности с составлением этих бумаг не безосновательны, ведь правила написания служебных записок в делопроизводстве четко не определены. Конечно, в большинстве книг по делопроизводству будут помещены рекомендации к составлению таких документов. Однако, единого образца найти вряд ли удастся – каждое издание будет советовать свой образец, отличный от другой книги. Это вызывает недоумение у сотрудников, столкнувшихся с необходимостью написания бумаги.
Для понимания специфики служебной записки назовем некоторых особенности этого документа:
- документ чаще всего побуждает вторую сторону к действию. Как правило, речь идет о необходимости принятия деловых решений по некоторым вопросам;
- в бумаге должны отображаться те вопросы, которые нельзя решить устно, а также те, которые необходимо оформлять документально. Не стоит создавать документ, если он никоим образом не решает поставленный вами вопрос;
- текст может не только побуждать к решению делового вопроса, но и носить чисто информативный, разъяснительный характер. Например, это может быть дополнительная информация по уже ранее переданному запросу, уточненное задание для структурного подразделения; просьба или предложение о совместных мероприятиях двух структурных отделов и т.д.;
- стоит отметить, что бумага предполагает общение между собой руководителей равнозначных структурных подразделений, которые могут общаться на одном уровне. Служебную записку не создают для своих подчиненных, а также не формируют для высшего руководства, от которого подразделение отделено несколькими иерархическими ступенями;
- в тексте должны быть отображены вопросы, находящиеся в компетенции второй стороны. Классическим примером того, как пишется служебная записка является заявка на имя директора, от которого вы ждете решение вопроса вашего подразделения;
- документ по своей сути может быть трех видов: информативным, отчетным, побуждающим к принятию решения. Не следует смешивать все три вида в одном документе. Как правило, это приводит к нагромождению излишних фактов, среди которых трудно выделить суть документа;
Если бумага требует по своей сути расширенной подачи информации, то в этом случае необходимо придерживаться основных пунктов изложения материала:
- описание причин, побудивших создать документ;
- анализ ситуации, который приводит к мысли о необходимости решения вопроса второй стороной;
- конкретные предложения по решению данного вопроса.
Обязательные реквизиты служебной записки
Несмотря на то, что единого бланка записки в делопроизводстве до сих пор не выработано, есть определенные правила составления таких документов. Пример составления служебной записки второй стороне можно посмотреть в следующей иллюстрации.
Как видно на представленном образце, служебная записка должна содержать в себе следующие позиции:
- адресат, которому направлена бумага, с указанием должности, фамилии и инициалов;
- указывается тип документа и его исходящий номер согласно текущему списку;
- изложение сути служебной записки, описание проблемы, которую необходимо решить, или информации, которую стоит принять к сведению;
- предложение по решению вопроса, которое видит подающая сторона;
- дата подачи документа, подпись руководителя структурного подразделения;
- контакты, фамилия и инициалы лица, с которым можно связаться по решению данного вопроса.
Правила оформления служебной записки
Как правило, документ создается на компьютере, в формате .doc. Инициалы второй стороны пишутся в правом верхнем углу, все строчки должны быть выровнены по левому краю. Пример того, как правильно писать служебную записку руководителю, можно создать в виде бланка, если такие записки пишутся часто. Слова «служебная записка» размещаются по центру листа. Точка ставится после слов «служебная записка», поскольку именно это слово считается окончанием предложения.
Далее с абзаца идет изложение сути документа. Предложения по решению вопроса подаются с новой строки также с абзаца. В левом углу ниже указывается дата создания документа, а в правом углу размещается подпись должностного лица.
Немного ниже даты указываются контакты и данные особы, уполномоченной вести дальнейшие действия по сути служебной записки. Это может быть контакт руководителя подразделения, либо иного должностного лица, которому поручено решить вопрос.
Весь текст набирается шрифтом Times New Roman, как самым часто используемым шрифтом в делопроизводстве, кегль 14.
Обратите внимание: отступы со всех сторон строго не регламентированы, однако, они должны быть не менее полутора сантиметров с каждой стороны. Это необходимо для того, чтобы бумага была подшита в соответствующую папку внутренней документации.
Служебные записки могут быть написаны как от руки, однако чаще всего практикуется печатный вариант, набранный на ПК
Особенности подачи служебной записки
Служебные записки ранее подавались в физическом виде в двух экземплярах. На одном из них ставится дата и подпись лица, принявшего документ. Это может быть секретарь, помощник начальника подразделения или другое должностное лицо, уполномоченное принимать такие документы. Вторая копия документа остается в структурном подразделении на случай, если бумага будет утеряна, или срок давности решения вопроса истечет. Только при наличии второго экземпляра служебной записки можно доказать факт своего обращения ко второй стороне.
Оригиналы относятся либо помощником, либо секретарем, либо начальником подразделения лично. Некоторые служебные записки лучше согласовать с другими структурными подразделениями. Например, не зная, как правильно написать служебную записку на сотрудника, образец о дисциплинарном взыскании можно скачать по ссылке или же попросить в отделе кадров. Однако, такой способ передачи бумаг на сегодня используется не во многих компаниях. Большинство организаций перешло на электронный документооборот.
При наличии рабочего ящика электронной почты бумага может быть передана посредством Интернета. При этом рекомендации к оформлению остаются те же, единственное новшество – указание в электронном письме фамилии и инициалов второй стороны, в теме письма необходимо обозначить «служебная записка», а в теле письма – просьба о подтверждении получения вложения в письмо. В этом случае подтверждающим моментом будет исходящее письмо с датой и временем отправления. О принятии бумаги будет свидетельствовать пришедшее на подразделение ответное письмо.
Блог IT для Windows
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2021, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Возможные проблемы и пути их решения
Однако, рассмотренные примеры — это идеальный вариант. В реальной жизни возникают объективные проблемы, которые приходится решать.
Вопрос доверия
Очень многое в системе ЭДО основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, ведь оно необходимо и при бумажном документообороте. Только бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами.
Например, юридическую силу имеют только документ, скрепленные подписью и печатью, подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность и т.д. К возможным недостаткам этих правил все давно привыкли, а потому считают само собой разумеющимися. Например, давно известно, что подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем ЭЦП.
Как и сколько хранить
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2021 № 558с изменениями от 16.02.2021.
Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др.
Как изменятся правила документооборота?
Для электронного документооборота правила существуют пока только в общем виде, причем «свежий» взгляд на них находит массу недостатков и возможных отклонений. Чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия».
Целью данного Положения будет являться регламентация основ применения в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота. Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами.
Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным ЭЦП может также стать использование сертифицированных средств ЭЦП.
Как составить служебную записку на приобретение
Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.
В документе нужно указать следующую информацию:
- Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
- Должность и ФИО составителя записки.
- Наименование документа.
- Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
- Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
- Дату и подпись работника, составившего документ.
К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.
Не вижу — значит нет
Конечно, психологический фактор сбросить со счетов нельзя. Человеку, привыкшему видеть на документе подпись руководителя, непросто будет привыкнуть только к пометкам секретаря на бумаге или информации об ЭЦП в системе ЭДО. И вполне возможно, что первое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов. Для устранения этой проблемы требуется только время и воля руководства.
Образец служебной записки «довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Образец служебной записки для покупки и установки программного обеспечения
Рассмотрим ситуацию, когда пользователь, который работает в организации просит сисадмина установить программное обеспечение.
Программное обеспечение выпускается в нескольких вариантов: платное (коммерческое использование), условно-платное (пробный период, демо) и бесплатное (свободное использование).
Рассмотрим два варианта платное и бесплатное программное обеспение.
Платное программное обеспечение. Например в организации используют OpenOffice, но пользователю данная программное обеспечение не нравиться и он просит установить, например MS Office. Для того, чтобы не допустить нарушение авторских прав и законодательства необходимо пользователю, написать служебную записку для покупки (приобретении) программного обеспечения. Скачать образец
В данной служебной записке необходимо указать:
A) Причины для покупки программного обеспечения.
B) Название и производителя программного обеспечения.
С) Состав программного обеспечения (количество установочных дисков, лицензий, если предусмотрена платная техническая поддержка, то указать её стоимость, и в заключении ориентировочную стоимость программного обеспечения).
D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.
Если это руководство примет решение о покупке программного обеспечения, то далее необходимо приобретать данное программное обеспечение, если руководство откажет в приобретении данного программного обеспечения, у сисадмина на руках будет документальный отказ о приобретении программного обеспечения.
Программное обеспечение приобретено и его необходимо установить, для этого составляется служебная записка для установки программного обеспечения. Данная служебная записка, так же необходима при установки бесплатного программного обеспечения, если в организации установлен контроль за использованием программного обеспечения. Скачать образец
В данной служебной записке необходимо указать:
A) Причины для покупки программного обеспечения.
B) Наименование программного обеспечения, тип лицензии (коммерческое использование или свободное).
С) Инвентарный № системного блока, адрес и № помещения, где установлен системный блок
D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.
Если приобретено платное программное обеспечение, то данную служебную записку можно приобщить к служебной записки о приобретении программного обеспечения.
Образец служебной записки о приобретении оборудования
Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.
Служебная записка
Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.
«16» января 2021 года
Николаев / А.А. Николаев
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.
При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Пример написания служебной записки для бюджетной организации
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:
- Аллюрова А.А., 10-А класс.
- Галопов Г.Г., 9-Б класс.
- Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Пример служебной записки на приобретение
Директору ООО “НовоСит”
Мамедову Р.К.
от начальника юридического отдела
Агафеевой И.П.
15.04.2022 г.
Примеры использования эцп
Существующие системы ЭДО отличаются по своим возможностям и функциональным решениям. Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, автор опирается на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.
Служебная записка. Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. В ней может содержаться что угодно: от просьбы вставить новый замок в дверях до предложения об изменении оргструктуры предприятия.
При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно обежать всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя. Причем случается, как ни странно, что чем проще проблема, тем больший маршрут служебная записка должна пройти.
Например, чтобы заменить тот самый дверной замок, нужно получить визу руководителя своего подразделения, а затем (в лучшем случае) визу руководителя подразделения-исполнителя (например, хозяйственного отдела), в худшем — записка может пройти еще и через директора по общим вопросам.
Служебные записки по сути первые кандидаты на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. Используя систему электронного документооборота, инициатор может создать документ, подписать его ЭЦП и отправить руководителю. Руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо может быть выпущен и подписан отдельный документ, связанный со служебной запиской. В любом случае исполнитель в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.
На первый взгляд может показаться, что ЭЦП — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа. Да, это сработает, если формирует документ один сотрудник, а остальные его только исполняют или знакомятся. Но как только количество человек, утверждающих документ, увеличивается, прав доступа становится недостаточно.
В рассмотренном примере со служебной запиской руководитель хозяйственного отдела должен быть уверен не только в том, что текст написан инициатором, но и в том, что руководитель подразделения-инициатора утвердил именно это содержание документа. Когда документ разрабатывает или согласует много людей, то ЭЦП становится еще более актуальной.
Согласование договора. Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу. В вашей практике не случалось ситуаций, когда оказывалось, что в процессе многошаговых согласований ваша подпись оказывалась приложенной не к той версии документа?
Используя ЭЦП в процессе электронного согласования документов, можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника.
«Зеркало» бумажной подписи. Документы для общения с внешним миром, а также некоторые документы, регулирующие взаимоотношения между работником и работодателем, не смотря на электронное согласование в итоге требуют юридического (пока — бумажного) подтверждения.
В этом случае очень часто возникает проблема: документ в системе ЭДО можно найти быстро, а вот для проверки наличия подписи руководителя нужно поднять бумажный экземпляр. На практике часто бывает ситуация, когда несколько руководителей, имеющих равные полномочия, не могут определить, подписал ли коллега конкретный документ.
Для решения этой проблемы при использовании системы ЭДО документ может быть подписан как на бумаге, так и в электронном виде, что в дальнейшем позволит убедиться в его подписании, найдя документ в системе и не поднимая бумажный оригинал.
Территориально-удаленные подразделения. Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т.п.). Как правило, это выглядит следующим образом:
● Документ создается в электронном виде;
● Печатается;
● Подписывается руководителем;
● Сканируется;
● Отправляется по электронной почте;
● В удаленном подразделении вновь печатается.
При использовании системы электронного документооборота, имеющей подобно системе DIRECTUM средства распределенной работы и ЭЦП, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:
● Документ создается в электронном виде;
● Подписывается ЭЦП;
● Отправляется средствами системы исполнителям;
● Исполнитель получает подписанный ЭЦП документ.
Руководитель — секретарь — компьютер
Есть также ситуации, нередкие на большинстве предприятий, когда непосредственно руководитель не использует постоянно в работе компьютер. Причем, это не всегда связано с тем, что руководитель не способен им пользоваться. Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде.
Кроме того, для большинства документов пока нужна живая подпись на бумажном экземпляре. Этот тоже достаточно трудоемкий процесс, который может занимать у руководителя до нескольких часов в день. Добавлять ему еще и функцию дублирование подписи на электронном документе совершенно нереально.
В этом случае остается одно: ЭЦП за руководителя будет ставить кто-то другой, например, секретарь. Причем ставить ЭЦП он должен только после того, как получит от руководителя подписанный бумажный документ и убедится, что содержимое бумажного и электронного документа соответствуют друг другу.
На первый взгляд такое распределение функций кажется недопустимым, но при ближайшем рассмотрении ничего криминального тут нет. Ведь повсеместно существуют системы клиент-банк, где бухгалтер, проводя платеж, по сути заменяет электронным ключом подпись руководителя и печать на бумажном платежном поручении.
Неавтоматизированному руководителю (например, директору филиала) поступившие электронные документы секретарь распечатывает на бумаге, где ЭЦП, естественно, никак не видна. В этом случае в обязанности секретаря входит убедиться в наличии у электронного документа ЭПЦ, записать ее реквизиты (автор, дата и т.п.) на бумажном документе и заверить своей подписью.
Служебная записка на приобретение программного обеспечения
В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.
Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.
Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.
Согласовано:
Главный бухгалтер Петренко В.А.
Соответствие бумажного и электронного документа
На данной стадии развития документооборота при взаимодействии с внешним миром перевод документов из электронного вида в бумажный и обратно происходят многократно. В этом случае за соответствие документов должен отвечать сотрудник, осуществивший перенос документа из одного формата в другой (печать или сканирование).
Заверение бумажного документа, как обычно, происходит подписью лица, проверившего соответствие, а достоверность электронного документа подтверждает его ЭЦП.
Так стоит ли использовать эцп?
Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением ЭЦП?
1. Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.
2. Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.
3. Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их правомерность по ЭЦП.
Конечно, все это возможно только при использовании на предприятии полноценной системы документооборота, включающей (подобной системе DIRECTUM) все необходимые стадии работы с документами: хранение и пересылку документов (в т.ч. с ЭЦП), регистрацию бумажных документов и ее связь с электронными аналогами. Причем большинство участников процесса должно иметь доступ к электронным документам, т.е. сами работать с системой ЭДО.
Для связи с внешним миром пока не утвержден общепринятый формат пересылки документа вместе с ЭЦП, и на данном этапе приходится для ускорения процесса по электронной почте посылать образ бумажного документа, а для обеспечения официального подтверждения вслед ему — бумажный оригинал.
Но электронный формат уже разрабатывается и закон об электронном документе уже готовится, так что переход к электронному документообороту между предприятиями не за горами. И есть смысл начать привыкать к этому новому средству — ЭЦП — внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2021 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Удостоверяющий центр
Даже при использовании ЭЦП только внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр, т.е. орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий их достоверность.
Но данная проблема решается пожалуй даже проще, чем все остальные. Ведь для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей в соответствующей инструкции.
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
Функции документа:
- Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
- Выражение просьбы заменить оборудование.
- Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Служебная записка: образец 2019
Служебная записка — пример написания работником сообщения для другого сотрудника с целью решить конкретную проблему или рабочий вопрос. Это документ, применяемый во внутренней корреспонденции организации.
Кто, для кого и зачем пишет служебную записку
В отделе закончилась канцелярия: у одного нет бумаги, у второго карандашей, у третьего — папок. Начальник отдела составляет служебку начальнику отдела материально-технического снабжения, где фиксирует просьбу выделить отделу определенное количество канцелярских товаров.
Этот документ подразумевает общение на бумаге коллег, равных друг другу по должностному статусу: просьба или требование пишется начальником и для начальника, или рядовым сотрудником для такого же рядового сотрудника. Сотрудник одного отдела вправе напрямую обратиться к начальнику другого отдела письменно, если так заведено на этом предприятии.: ведущий менеджер отдела сбыта вправе написать записку начальнику отдела маркетинга и самостоятельно попросить подготовить определенное количество раздаточного материала к готовящейся выставке. Для этого ему необязательно отвлекать своего непосредственного начальника – подготовку подобных документов руководство часто доверяет подчиненным.
Обычно их пишут, когда решают вопросы:
Можно договориться и на словах. Но фиксирование требования на бумаге надежнее. Не стоит надеяться на чужую память.
Отличительные особенности документа
От других бумаг во внутрикорпоративном документообороте текст служебной записки отличается следующим:
- От докладной — тем, что пишется не на имя непосредственного начальника, а должностному лицу из другого отдела.
- От объяснительной — тем, что составляется в свободной форме, не регламентируемой ОКУД, и обычно не имеет целью оправдать действия или бездействия сотрудника.
- От пояснительной — тем, что не привязан к какому-либо документу или событию.
Написать ее вправе любой сотрудник, если не сможет решить рабочий вопрос самостоятельно. Оповещая адресата, он снимает с себя ответственность за дальнейшее развитие событий. Служебка необходима для официального согласования различных вопросов между подразделениями или их сотрудниками.
Например, менеджер не готов гарантировать возвращение привлеченных клиентов, если нет возможности выдать им визитные карточки. Сам он их не изготовит.
Образец служебной записки на изготовление визитных карточек
| Начальнику отдела рекламы ООО «Мы круче всех» Козлову И.С. От менеджера отдела кредитования Жучкова П.П. | |
О выпуске дополнительных визитных карточек | |
| Сообщаю, что запас визитных карточек, выданных мне в декабре 2018 года, закончился. Для проведения дальнейшей работы по привлечению клиентов прошу выпустить дополнительную партию. В противном случае не могу гарантировать эффективного обмена контактами с клиентами. | |
| __________________ П.П. Жучков | |
Пример служебки от начальника отдела руководителю предприятия
Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела вправе направить такой документ директору с предложением повысить сотрудника в должности, и пример написания служебной записки выглядит следующим образом:
| Директору ресторана «Веселый дельфин» Засужуке И.Ф. от администратора зала Баклажки Н.Г. | |
| Довожу до Вашего сведения, что официант Букашка А.Б. перевыполнил план на июль 2019 года по обслуживанию клиентов и увеличению суммы среднего чека на 47%. В связи с этим, рекомендую его к повышению до должности младшего менеджера зала с повышением заработной платы. | |
| _________________________/ Н.Г. Баклажка | |
Имеет ли она юридическую силу
Служебка носит вспомогательную функцию и является элементом внутрифирменного документооборота. Никаких официальных приказов или распоряжений здесь не содержится – и однозначный образец, как написать служебную записку, чтобы она имела юридическую силу, никто дать не сможет.
О юридической силе этого документа говорить не приходится: нет строгих правил, оформление служебной записки – произвольное, необязательно даже составлять ее на фирменном бланке, достаточно обычного листа бумаги А4.
| Системному администратору Волкову Н.Д. от бухгалтера Коровкиной Г.И. | |
| Прошу обеспечить ремонт моего рабочего компьютера или замену его на новый по причине регулярных неполадок, что препятствует своевременной подготовке финансовых документов. | |
| ______________________Г.И. Коровкина | |
Единственный важный элемент оформления — это порядковый номер. Его присваивает регистрирующий сотрудник для внесения в журнал исходящих и входящих писем.
Правила составления
При составлении записки (ее еще называют служебным письмом) стоит ориентироваться на универсальные правила и реквизиты делового документа:
- В шапке документа следует указать, кому он адресован (Ф.И.О., должность, подразделение).
- Не забыть о названии документа (чтобы ее не перепутали, к примеру, с докладной).
- Описать значимые факты. В подробности углубляться не стоит, но обоснование опишите убедительно
- Изложить свою просьбу. Сформулируйте ее конкретно: не «решить проблему нехватки одноразовой посуды», а «закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек».
- Закончить текст датой, подписью и расшифровкой с указанием занимаемой должности.
Можно руководствоваться стандартом оформления деловой документации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Хотя это и необязательно.
Если в решении вопроса заинтересованы несколько сотрудников, включите и их подписи – вот пример служебной записки из работы детского сада:
| Заместителю заведующей по АХЧ ДОУ №1 Мухиной С.Т. от старшего воспитателя Пчелкиной Л.В. | |
Служебное письмо | |
| Сообщаю, что запас одноразовой посуды подходит к концу. Перерасход вызван проведением незапланированного детского праздника по инициативе родительского комитета, возглавляемого Коровкиной Г.И. (матерью Букашки Саши из старшей группы). Прошу закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек и обеспечить посудой все группы. | |
| _________________ Л.В. Пчелкина _________________ А.Б. Мотылькова (воспитатель младшей группы) _________________ М.Н. Комаровская (воспитатель средней группы) _________________ О.Г. Жужелицына (воспитатель старшей группы) | |
Образцы документов для скачивания
Скачать образец служебной записки директору на ремонт компьютера
Скачать пример записки о повышении подчиненного в должности
Скачать образец служебной записки на приобретение материалов (визиток)
Скачать пример служебки директору о приобретении посуды в офис
Скачать образец ответа на служебную записку
Об авторе статьи
- Лидия Иванова
- Я главный редактор сайта Сашки Букашки.
Опыт работы с правовой информацией — более 15 лет.
Последние публикации автора
comments powered by HyperCommentsКак написать четкую деловую записку
Урок 10: Как написать четкую деловую записку
/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /
Как написать четкую деловую записку
Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-памятка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.
Основы деловой заметки
Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.
Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить проблемы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и конструктивных планах на будущее.
Написание деловой памятки
Деловые заметки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:
- К : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
- Из : укажите свое имя и титул.
- Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
- Тема : Сделайте тему краткой и описательной.
В большинстве служебных записок приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») пропускается и сразу же помещается в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.
Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.
Редакция
Как обсуждалось в уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , отрежьте ненужного материала, проясните, ваши основные моменты, и исправьте на грамматические и фактические ошибки.И прежде чем отправлять свою заметку своей аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзывов от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение является эффективным и профессиональным.
Примеры служебных записок
Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.
Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно негативно обращается к одному человеку.
Теперь рассмотрим более сильный пример.
Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное — первое предложение в каждом абзаце. Также здесь сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.
Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки — мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы практикуетесь и учитесь, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.
/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /
Как написать деловую памятку [Бесплатный шаблон PDF]
Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации . В этой статье рассказывается, как написать заметку, выбрать правильный формат и как закрыть.
Что такое внутренняя памятка?
Термин «служебная записка» на самом деле излишен, поскольку служебная записка (или меморандум) всегда является внутренним документом.
Пример формата заметки
Заметки часто пишутся на фирменных бланках. Чтобы начать напоминание, опустите на 1,5 дюйма от верхнего края бланка и добавьте поле «Кому».
Примечание автора: объем служебной записки не должен превышать двух страниц.
Кому: Имя и должность в организации
Откуда: Ваше имя Дата: Месяц, день, год
Тема: Будьте очень конкретны(ПРИМЕЧАНИЕ: в памятке нет приветствия, как в письме или электронном письме.)
Я предлагаю купить или арендовать фургон, который будет использоваться в качестве мобильного книжного магазина. Мы могли бы использовать этот фургон для увеличения продаж в отдаленных городах и деревнях по всему штату, куда не проникают наши розничные магазины. ( Прямое и краткое введение, в котором лаконично резюмируется суть меморандума.)
Обоснование для фургона (информативный заголовок)
В течение некоторого времени мы знали, что во многих небольших городах по всему штату нет надлежащих книжных магазинов, но экономическая ситуация такова, что мы не сможем открыть полноценный филиал и работать с ним с прибылью.Тем не менее, мы могли позволить себе снабдить фургон книгами и использовать его в течение нескольких дней в разных небольших городах по всему штату. Как вы, вероятно, знаете, законы этого штата позволяют нам довольно легко и недорого получить лицензию на ведение бизнеса в масштабах штата. ( Предоставляет читателю краткую, но полную справочную информацию и информацию о возможностях реализации.)При надлежащей предварительной рекламе мы сможем вызвать большой интерес к этой инициативе. Мне кажется, что эта идея имеет много достоинств из-за той гибкости, которую она нам предлагает.Например, мы можем адаптировать продолжительность нашего пребывания к размеру города и объему создаваемого бизнеса. Кроме того, мы можем настроить наш инвентарь в соответствии с потребностями и интересами конкретных регионов. (Дополнительная убедительная информация.)
Действия Запрос
Водитель фургона будет действовать как продавец, и у нас, конечно же, будут копии нашего полного каталога, чтобы также можно было принимать заказы по почте. Пожалуйста, дайте мне знать, что вы думаете об этом предложении.Если хотите, я могу изучить этот вопрос подробнее и составить смету затрат и продаж. (Четкое закрытие, требующее конкретных действий.)
Формат памятки PDF Пример
Онлайн-лаборатория письменной речи Университета Пердью опубликовала этот загружаемый пример в формате PDF. Это еще один убедительный пример правильного форматирования.
Обратите внимание на формат:
- Весь текст выравнивается по левому краю страницы. Ни один из первых абзацев не имеет отступа. В деловых документах используется формат с выравниванием по левому краю, а в академическом формате отступ первого абзаца.
- Текст с одинарным интервалом между строками.
- Между абзацами двойной интервал
Как закончить записку
Обратите внимание, что в служебной записке нет заключительной подписи, как в деловом письме или деловом письме.
Лучшее завершение записки — это четкое завершающее действие, указанное в последнем абзаце. И четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы ваш читатель узнал или сделал после прочтения памятки, чтобы ваш читатель мог легко ответить.
Памятка против письма против электронной почты
- Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации .
- Деловое письмо передает информацию за пределы организации.
- Электронная почта используется как внутри, так и за пределами организации.
Формат меморандума
заголовок
Заголовок меморандумов предназначен для читателя
понять, на что он смотрит, и быстро решить, следует ли
он или она должны это прочитать.Заголовок состоит из четырех или пяти частей, появляющихся
в этом порядке. «Тема» должна быть краткой, но ясной.
Из:
Тема:
Дата:
куб.см:
назначение
Поскольку многие сообщения попадают на стол читателя (или компьютер экран) ежедневно, первое, что она, вероятно, спросит, увидев один это «Следует ли мне это прочитать?» Раздел «Цель» отвечает на этот вопрос.Очень прямое начало вроде «Цель этой записки — …» — это вполне приемлемо. Может быть адресовано мне.
сводка
Резюме — это краткое изложение всей записки, включая обсуждение / предысторию, выводы и рекомендации. Его размещение во втором разделе позволяет читателю, который не нуждается в чтобы узнать подробности, прекратить читать.
фон / обсуждение
Обсуждение / предыстория описывает метод, с помощью которого вывод был сделан. В этом разделе представлена подробная информация по теме и обоснование вывода. Практически во всех случаях это это самый длинный раздел памятки — (например, пять абзацев памятка из восьми абзацев или две страницы памятки из трех страниц). Он направлен тем, кому нужно знать подробности — лаборантам и служащим персонал, например.
В случае отчета о проделанной работе в этот раздел будут включены оценочные затраты, возможный персонал, имеющиеся помещения и материалы. Это может принять повествовательную форму.
вывод / действие
Это делает какой-то вывод из проблем и проблемы, описанные в разделе «Предпосылки / Обсуждение». Это также описывает, куда вы собираетесь двигаться дальше.
Как правильно отформатировать памятку?
Записки — важные документы для внутреннего делового общения. Но у многих людей не так уж много опыта написания памяток до того, как они присоединятся к рабочей силе. Если вас когда-нибудь попросят написать записку, вы можете растеряться. К счастью, есть несколько простых советов и практических правил для создания эффективных заметок.
Как написать памятку?
При написании памятки самое важное, о чем следует помнить, — ее цель — сформулировать ключевые моменты.Поскольку памятка — это чисто функциональная форма общения, ее формат определяется общей целью четкого и эффективного общения. Для написания памятки выполните следующие действия:
- Введите MEMORANDUM вверху страницы крупным жирным шрифтом.
- На следующей строке укажите адрес памятки в формате «Кому: [Аудитория]». Например, памятка для всех сотрудников компании будет выглядеть так: «Кому: всем сотрудникам».
- Добавьте дополнительных получателей, не входящих в основную аудиторию, в строке CC, используя формат «CC: [Person]».«Например, CC может потребоваться, чтобы держать кого-то в курсе проблем, которые вы решаете в памятке.
- Напишите свое собственное имя в строке FROM в формате« FROM: [Ваше имя] ». Вы также можете включить здесь укажите название вашей должности.
- Включите дату, указанную полностью [Месяц ДД, ГГГГ формат]. Запишите ее в формате «ДАТА: [Месяц ДД, ГГГГ]». «SUBJECT: [Topic]».
- В теле заметки четко и кратко изложите информацию, касающуюся заметки, как можно эффективнее.
- Завершите призыв к действию, если это необходимо.Многие меморандумы призывают читателей действовать по определенной проблеме. Если это относится к вашей заметке, она должна закрываться на этой заметке.
- Закройте заметку кратким изложением из 1–3 предложений, которое заканчивается положительной нотой.
- Подпишите служебную записку.
Как отформатировать заметку?
Правильно отформатированная памятка состоит из нескольких важных компонентов:
Фирменный бланк для памятки или деловой бланк.
В некоторых организациях могут быть специальные бланки, предназначенные для служебных записок — если это так в вашей организации, вам следует написать на нем служебную записку.Если у вас нет фирменного бланка для служебной записки, но у вас есть фирменный бланк, вам следует использовать его.
Легко читаемое форматирование.
Заметки должны быть написаны стандартным шрифтом (Times New Roman или Arial) размером 12. Поля со всех сторон должны составлять один дюйм.
Абзацы должны быть написаны «блочным» стилем, что означает оставление строки между абзацами и отсутствие отступа в первой строке.
Корректура.
Перед завершением заметки автор должен обязательно просмотреть и отредактировать ее, чтобы убедиться, что в ней нет ошибок, с правильным орфографическим, грамматическим и пунктуационным принципами.Заметки также следует редактировать с учетом ясности, краткости и последовательности в языке. По возможности следует избегать чрезмерно академических терминов или технического жаргона.
Подписано или подписано автором.
Автор служебной записки должен быть либо подписан автором в конце, либо иметь свои инициалы по имени в блоке заголовка.
Какой длины должна быть записка?
При написании памятки лучше меньше, да лучше. Вы хотите изложить свою точку зрения максимально сжато, чтобы получатели записки прочитали их как можно быстрее.В предложениях должно быть в среднем менее 20 слов, а в абзацах — менее семи строк. Полная памятка должна занимать не более одной страницы.
Примеры форматов заметок.
Следующие форматы могут использоваться для трех распространенных типов заметок: заметки без CC, заметки с CC и заметки с вложениями.
Памятка без CC
МЕМОРАНДУМ
Кому: [Аудитория]
От: [Имя] [Фамилия], [Должность]
Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]
Тема: [Краткая строка темы]
[Текст сообщения]
Меморандум с CC
MEMORANDUM
Кому: [Аудитория]
CC: [Имя] [Фамилия]
От: [Имя] [Фамилия], [Должность]
Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]
Тема: [Краткая строка темы]
[Текст сообщения]
Памятка с приложением
МЕМОРАНДУМ
Кому: [Аудитория]
От: [Имя] [Фамилия], [Должность]
Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]
Тема: [Краткая строка темы]
[Текст сообщения ]
Вложения: [Описание вложений с точкой с запятой между вложениями, если несколько]
Пример
Не пропустите подобные статьи.Зарегистрироваться!
—
Лорелей Янг — консультант и внештатный писатель / исследователь из Нью-Йорка. Найдите ее в Twitter и LinkedIn .
Письменный центр | Написание деловых заметок
Написание деловых заметок
ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС-ЗАПИСЬ?
Деловая записка — это короткий документ, используемый для передачи информации внутри организации. Заметки бывают краткими, прямыми и удобными.Они менее формальны, чем буквы, но должны быть профессиональными и лаконичными. Часто бизнес-памятка преследует двоякую цель: выявить проблему и предложить решение. В других случаях служебные записки могут содержать или запрашивать фактическую информацию.
Бизнес-заметкипредназначены для занятых читателей, которые хотят быстро и легко найти нужную информацию в заметке. При написании деловой заметки вы должны структурировать ее так, чтобы учесть три типа читателей:
- Те, кто читает только резюме
- Тех, кто просматривает всю записку, выявляя ключевые моменты и некоторые детали, интересуют их
- Те, кто прочитал весь документ, чтобы узнать подробности, подтверждающие его основные утверждения или рекомендации
Имейте в виду, что у этих читателей могут быть разные цели при чтении памятки.Часто читателям необходимо принимать решения о политике и действиях на основе рекомендаций. Другие могут захотеть получить конкретную информацию (свидетельство), необходимую для понимания и обоснования решений о политике и действиях. Читатели также могут захотеть узнать о ваших профессиональных способностях и суждениях.
При определении цели и аудитории вашей записки спросите себя: кто будет предполагаемым получателем этой записки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения записки? Какую информацию получатель будет искать в записке? Такие вопросы помогут вам выбрать контент, структуру и стиль.
КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ДЕЛОВУЮ ЗАПИСЬ?
Как указано выше, эффективная деловая памятка должна быть краткой, прямой и простой в использовании. Следующие пять стратегий написания помогают читателям легко и быстро ориентироваться в деловых памятках:
- Сначала представьте главное. Это может быть самый важный указатель относительно структуры и содержания служебных записок. Читатели должны быстро понять содержание и значение памятки. Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят узнать ответ или решение немедленно — если читатели хотят получить больше информации, они могут продолжить чтение.Другими словами, вспомогательные детали должны следовать за основным пунктом или выводом, а не предшествовать ему.
- Сохраняйте профессиональный лаконичный стиль. Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория — это ваш начальник, ваши коллеги или и то, и другое. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, прямым, сердечным и легко читаемым. Чтобы добиться такого стиля, используйте короткие активные предложения. Избегайте жаргона и претенциозной лексики. Поддерживайте позитивный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных высказываний.Профессиональный стиль письма не только упрощает чтение заметок, но и повышает авторитет автора.
- Создайте очень конкретную строку темы, чтобы дать читателю немедленное представление о теме и цели заметки (или сообщения). Строка темы должна ориентировать читателя на предмет и цель памятки и обеспечивать удобную ссылку для хранения и быстрого просмотра. Предположим, например, что вы писали, чтобы запросить разрешение и финансирование для деловой поездки.Вы бы избегали общей темы, такой как «Съезд издателей» или «Поездка на конференцию AWP», в пользу чего-то более конкретного, например «Запрос средств: конференция AWP». В последнем примере читателю рассказывается о предмете и о том, что ее просят с этим делать.
- Предоставьте краткое изложение или обзор основных моментов, особенно если заметка занимает более одной страницы. Часто называемый кратким изложением, первый абзац длинного меморандума или сообщения выполняет следующие функции:
- Представляет основной запрос, рекомендацию или заключение
- Обобщает, а затем предварительно просматривает основные факты, аргументы и доказательства
- Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в оставшейся части памятки.
- Как и тема сообщения, краткое изложение дает краткий обзор цели и содержания памятки.Читатель использует его, чтобы направлять как быстрое первое чтение, так и последующие быстрые обзоры.
- Используйте функции формата, такие как заголовки, для обозначения структуры и направления читателей к информации, которую они ищут. Заголовки представляют собой схему заметки, позволяя читателю быстро увидеть, каковы основные темы или моменты и где их найти в заметке. Делайте заголовки параллельными друг другу и как можно более конкретными. Другие особенности формата, которые сигнализируют о структуре и направляют читателей, включают короткие абзацы и блоки текста, списки, выделенные отступами, числами или маркерами, или щедрое использование пробелов для направления взгляда.
СТАНДАРТНЫЙ ЗАГОЛОВОК ПАМЯТИ
Хотя формат памятки может варьироваться от одной организации к другой, стандартный заголовок состоит из серии четко обозначенных строк, которые передают ключевую информацию о содержании памятки и ее распространении. Ниже приведены стандартные элементы заголовка меморандума:
Дата: Дата выдачи памятки
Кому: Лицо (а), которому оно адресовано в первую очередь
(иногда с указанием должности)
cc: Имя (имена) всех, кто получит копию
(иногда с указанием должности)
От: Имя писателя, за которым обычно следует его / ее
рукописные инициалы (иногда с указанием должности)
Тема: или Re: Краткое изложение темы служебной записки
примеров памяток | Scribendi
Как и большинство других форм письма, памятки содержат столько правил, инструкций и предложений, что некоторые из них легко забыть.Поскольку мы уже рассмотрели, что можно и чего нельзя делать при написании заметок, давайте взглянем на эти правила на практике.
При чтении приведенных ниже примеров памяток обратите особое внимание на ключевые особенности памятки. Задайте себе следующие вопросы:
- Адресовано ли оно нужной аудитории?
- Точно ли в теме письма передается его содержание?
- Предвидит и устраняет возможные возражения?
- Отформатирован ли он четко и последовательно?
При рассмотрении основного текста каждой памятки обращайте особое внимание на структуру.В первом абзаце должна быть повторена цель заметки, указанная в строке темы. Последующие абзацы должны основываться на этом вступительном слове и подробно объяснять цель памятки. Следует удалить ненужную информацию, а выбор слов должен оставаться простым и профессиональным.
ПамяткаПример 1: Общая служебная записка
МЕМОРАНДУМ
Кому: всему персоналу
От: Менеджер
Дата: 27 мая 2010 г.
Тема: Неуместное использование времени в играх Google Doodle
Коллеги,
Я обратил внимание на то, что многие в офисе проводят время за микроиграми на главной странице Google.Эта памятка — напоминание о необходимости использовать свое рабочее время для работы.
Согласно недавней статье, расчетная дневная стоимость людей, совместно играющих в эти игры вместо работы, составляет более 120 миллионов долларов, что рассчитывается на основе среднего ежедневного увеличения времени, проведенного на главной странице Google (36 секунд).
Если эти оценки применить к нашим 600 офисным сотрудникам, это приведет к еженедельным убыткам почти в 700 долларов.
Это консервативная оценка, учитывая широкие дискуссии о том, чтобы побить текущий рекорд офиса.Дополнительные расходы быстро накапливаются.
Конечно, мы не хотим, чтобы вы рассматривали нашу организацию как место тяжелой работы и драконовских правил. Я поощряю веселую и конкурентную среду, и я понимаю, что мы определенно не будем прибыльными, если вы недовольны или недовольны своей работой. Это просто напоминание о том, что нужно осторожно использовать рабочее время.
Спасибо,
Менеджер
Артикул:
Райт, Тони. (2010). Трагическая цена Google Pac-Man — 4.82 миллиона часов . Получено 26 мая 2010 г. из: https://blog.rescuetime.com/2010/05/24/the-tragic-cost-of-google-pac-man-4-82-million-hours/
.Меморандум, Пример 2: Ведомственный меморандум
МЕМОРАНДУМ
Кому: Отдел компьютерного программирования
От кого: Вице-президент Lumbergh
Дата: 19 февраля 2016 г.
Тема: Прикрепление титульных листов к отчетам TPS
Напоминаем отделу, что, начиная с сегодняшнего дня, мы подаем все отчеты по спецификации процедур тестирования (TPS) с новыми титульными листами.
Причина этого изменения проста. В дополнение к новому формату на титульных листах представлено резюме отчета, а также обновленная юридическая копия. Новые титульные листы также включают новый логотип Initech.
Хотя это изменение поначалу может показаться головной болью и лишним шагом, необходимо включить новые титульные листы из-за их обновленной информации. Невыполнение этого требования приведет к тому, что наши клиенты будут доставлены неточному и сбивающему с толку продукту.
Обязательно следуйте этой новой процедуре.
С уважением,
Вице-президент Lumbergh
Заключение
Следуя этим примерам памяток и обращаясь к своей аудитории ясным и лаконичным языком, вы сможете эффективно общаться со своими коллегами во всей своей переписке.
частей памятки | Lexico
Хорошая памятка систематизирует информацию, которую нужно передать как для удобства читателя, так и для простоты понимания, а также для наиболее эффективного достижения цели писателя.
Перейти к:
Заголовок
Открытие
Сводка
Абзац (ы) обсуждения
Ваш конец
Приложения
Заголовок
Заголовок каждой заметки имеет тот же основной формат: TO
cc: [Перечислите тех, кто получает копии]
ОТ: [Ваше имя и должность]
ДАТА: [День, месяц и год, прописано]
ТЕМА: [Тема меморандума]
Тема сообщения должна быть краткой, не более нескольких слов, но явной, чтобы исключить возможность недопонимания.« Заказ пиццы» в качестве темы, например, может заставить ваших читателей подумать, что в вашей записке будут содержаться инструкции о правильной процедуре заказа еды на вынос поздно вечером в офисе, когда на самом деле вы передаете жалобы. от уборщиков о томатном соусе на ковре и коробках, разбросанных по полу. Что-то вроде «Убери свой беспорядок перед отъездом». объявляет основной смысл памятки.
Открытие
Начальные предложения или абзацы памятки рассказывают читателям контекст проблемы, предлагаемое задание или задачу и цель памятки:
Контекст
Контекст, который вы описываете, — это событие, ситуация или предыстория проблемы или вопроса , которые вы решаете.Будет ли это предложение или абзац, будет зависеть от сложности ситуации. Например, контекст может начинаться с:
Клининговая компания жаловалась, что мыть наши полы занимает слишком много времени…
Будьте ясны и прямолинейны, предоставляя ровно столько информации, сколько нужно вашим читателям.
Задача
Ваша задача или инструкция о назначении описывает то, что вы делаете для решения проблемы, проблемы или ситуации .Если ваш читатель попросит вас действовать, вы можете сказать:
Вы попросили меня взглянуть на…
Если вы хотите представить альтернативы для рассмотрения сотрудниками, вы можете сказать:
Мы должны рассмотреть альтернативы, которые будут удовлетворить клининговую компанию без…
Цель
В заявлении о цели объясняется, почему вы пишете памятку , и приводит ее остальная часть. Вы должны быть прямыми и избегать попыток преуменьшить значение информации.Ваше заявление может начинаться с:
В этой памятке описывается мое понимание жалобы клининговой компании, предлагается несколько способов приспособиться к этим людям и мои собственные рекомендации по решению проблемы.
Если заметка будет такой длинной, что добавление заголовков разделов упростит отслеживание организации информации, обязательно сделайте это.
Когда цель заметки — убедить ваших читателей в реальной проблеме, не вдавайтесь в подробности, которых требует ситуация.Если вы обнаружите, что не можете описать задачу, вам, возможно, придется подумать еще раз, прежде чем писать записку. Если вы решили разбить записку на сегменты, убедитесь, что они самые важные моменты.
Резюме
Подождите, пока вы напишете основную часть заметки, чтобы написать краткий раздел. Если ваша заметка составляет одну страницу или меньше, краткое изложение может не понадобиться. Однако если вы затронули несколько важных вопросов или событий или ваш анализ достаточно подробен, краткий абзац уместен.
Если памятка представляет собой краткий отчет об исследовании, которое вы провели по проблеме или для проекта, это хорошее место, чтобы подвести итоги методов и источников, которые вы использовали до сих пор. Однако помните, что это обобщение. Будьте краткими и не повторяйте без нужды подробную информацию.
Обсуждение, абзацы
После того, как вы адекватно осветили основную презентацию вашей темы, здесь вы излагаете все детали — факты, статистику, гипотезы, — которые подтверждают идеи, которые вы обсуждали.В этом разделе вы продемонстрируете свою способность мыслить творчески и критически, представив свои идеи.
Начните с самого важного или самого , сообщающего информацию , начиная от самого сильного факта до самого слабого (или, если вы предоставляете историческую справку, от самой старой до новейшей информации).
В этих параграфах вы также делаете свои рекомендации, принимаете рекомендации других и описываете будущие проблемы, которые могут возникнуть, и то, как ваши предложения будут гарантировать, что таких проблем просто не произойдет.
Часто помогает занести важные факты или детали в нумерованные или маркированные списки, снова переходя от самого сильного к самому слабому.
Ваше заключение
После того, как вы предоставили своим читателям всю информацию, имеющую отношение к теме вашей записки, используйте вежливое завершение, описывающее действия, которые вы хотите, чтобы они предприняли, и укажите, как эти действия принесут пользу всем. Это завершение одним абзацем может начинаться с:
Мы можем обсудить мои рекомендации более подробно на нашей следующей встрече …
или
Если вам понадобится дополнительная информация, я буду рад … .
Приложения
Предоставьте любую документацию или дополнительную информацию, которая понадобится вашим читателям, чтобы прийти к их собственному пониманию события, проблемы или проблемы, которые вы описали, и перечислите такие приложения в конце.
Например, если был обмен письмами по вашей теме, включите их копии (если это не приведет к нарушению конфиденциальности или если они содержат информацию, которую ваши читатели должны знать). Если вы создали графики фактов или статистики или диаграммы, иллюстрирующие физические отношения, прикрепите их.Вы также можете сослаться на такие графики, диаграммы или иллюстрации в соответствующих местах своей памятки.
Не прикрепляйте материалы, не имеющие прямого отношения к теме памятки.