Как правильно писать докладную на сотрудника образец: Докладная записка: образец 2021 | Скачать форму, бланк

Содержание

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте — образец 2021

Зачем нужна записка о прогуле

Прогул — серьезное нарушение трудовой дисциплины, являющееся основанием для увольнения. В соответствии со ст. 81 ТК РФ, отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего трудового дня либо более четырех часов подряд в течение трудового дня является причиной, по которой работодатель вправе расторгнуть с сотрудником трудовой договор.

Этот поступок нельзя оставить без внимания. Недобросовестного подчиненного, не явившегося на работу без уважительной причины, привлекают к ответственности. Но сначала составляется служебка об отсутствии работника на рабочем месте, и готовит ее начальник отдела на имя вышестоящего руководителя. Сообщить работодателю о прогуле коллеги вправе любой сотрудник по собственному желанию.

С помощью докладной записки не только сообщают о нарушении трудовой дисциплины работником, но и выражают недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей. Потому составителю документа надо понимать, как написать докладную на сотрудника за невыход на работу, чтобы его позицию приняли к сведению и отреагировали на инцидент.

Правила составления

Поскольку нет утвержденных правил, как пишется докладная записка на сотрудника за прогулы, учтите следующие обязательные пункты:

  • в шапке указывается наименование организации, в которой трудится человек;
  • Ф.И.О. работодателя;
  • ниже указывается Ф.И.О. и должность автора;
  • указывается название документа — «Докладная»;
  • далее описывается ситуация. Обязательно надо указать должность и Ф.И.О. коллеги, не явившегося на рабочее место, продолжительность его отсутствия на работе, последствия этого. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры в связи с прогулом;
  • в конце указывается Ф.И.О. составителя, его должность и дата.

Мы подготовили образец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте, который легко взять за основу. Но обратите внимание, возможно, в вашей организации введен специальный бланк для такого случая.

В случае невыхода на работу составляется не только служебная записка о прогуле без уважительной причины, но и акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю.

После возвращения сотрудника на работу он обязан изложить причину отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю. Ее тоже примут и учтут при разбирательстве.

После изучения позиций всех сторон руководство примет решение о дальнейших действиях. Если решат уволить нарушителя дисциплины, такое решение оформляют соответствующим приказом.

Образец докладной записки | Делопроизводство

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов

на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

Как писать докладную записку на сотрудника образец. Докладная записка образец

В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Что нужно писать

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок

Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

Для чего нужен документ

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.

Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

  • докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
  • докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

  • полное название предприятия, направляющего документ;
  • реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
  • полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
  • инициалы и фамилия руководителя;
  • название документа, раскрывающее его основное содержание;
  • текст;
  • должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
  • фамилия исполнителя и его телефон;
  • дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

  • должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
  • название записки, раскрывающее её суть;
  • текст;
  • должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
  • подпись служащего;
  • дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

  1. Нарушение трудовой дисциплины.
  2. Премирование или отказ от выдачи премии.
  3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Антисоциальное поведение работника.
  5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

  • порядковый номер записки;
  • должность и фамилия ведущего журнал работника;
  • тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.
В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.
К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.


Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.
К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

Докладная часто составляется в случае, если начальнику отдела нужно доложить вышестоящему руководству о прогуле работника. В этой статье мы расскажем вам, как составляется докладная записка о прогуле работника. Образец смотрите ниже.

Для чего она необходима?

Прогул считается серьезным нарушением трудовой дисциплины, являющимся основанием для увольнения. Согласно , отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, а также отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня - является причиной, по которой работодатель имеет полное право .

Этот поступок работника нельзя оставить без внимания. Недобросовестный сотрудник, не явившийся на рабочее место без уважительной причины, должен понести ответственность за такое поведение. Сообщить работодателю о прогуле работника может непосредственный руководитель с помощью официального документа.

Докладная о прогуле работника (образец смотрите ниже) может составляться как по указанию работодателя, так и по собственному желанию сотрудников. С ее помощью можно сообщить о нарушении трудовой дисциплины работником, выразить недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей а также изложить свою точку зрения на ситуацию. Поэтому составителю документа важно правильно сформулировать свою позицию и привести доводы в ее пользу.

Готовый документ передается работодателю.

Правила составления докладной о прогуле

В случае невыхода на работу составляется записка, а также акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю. После их рассмотрения он будет принимать решение о дальнейших действиях. Если будет принято решение об увольнении, оно будет оформлено соответствующим .

После возвращения сотрудника на работу, он будет изложить причину своего отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю.

Докладная за прогул (образец смотрите здесь) состоит из следующих пунктов:

    в шапке указывается наименование организации, в которой работает сотрудник;

    ФИО работодателя;

    указывается название документа - докладная.

    далее пишется формулировка, содержащая в себе описание ситуации. Обязательно нужно указать должность и ФИО сотрудника, не явившегося на рабочее место, а также период его отсутствия на работе. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры;

    ниже указывается ФИО человека, написавшего докладную, его должность и дата.

В организациях для обеспечения дисциплины сотрудников и повышения производительности труда принято излагать имеющие отношение к рабочим процессам факты, предложения, жалобы в письменном виде.

Одним из наиболее распространенных документов является докладная записка на сотрудника. О том, зачем и как писать данный документ, и пойдет речь в нашей статье.

Что это за документ, цели его написания и виды

Докладная записка представляет собой письменный документ, составленный в установленной форме, излагающий факты или информацию по конкретному вопросу. Целью его написания является побуждение руководителя или вышестоящего по должности лица принять решение по изложенному вопросу.

Записка бывает нескольких видов. В зависимости от содержания она может быть:

  • информативного характера;
  • инициативного характера;
  • отчетного характера.

Информативный характер выражается в изложении фактов касаемых, например, завершения поручения, поставленных задач, работ или о ходе их осуществления конкретным сотрудником или рабочей группой.

Инициативный характер выражается в изложении автором предложений или рекомендаций в отношении работника и его трудовой деятельности. В основном, это сообщение о нарушении дисциплины конкретным лицом: о хамском поведении, опоздании, нахождении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т. д.

Отчетная докладная своей целью имеет донесение до начальника сведений об окончании выполнения поручения конкретным лицом или рабочей группой.

Служебная записка также может быть двух видов в зависимости от предполагаемых последствий за совершение или не совершение действий, касаемых дисциплины или трудовых обязанностей конкретного человека:

  • с вынесением предложения на поощрение;
  • с вынесение предложения о взыскании (дисциплинарном или материальном).

В зависимости от того, кому она адресуется, она может быть внутренней (в пределах организации или структурного подразделения) или внешней (за пределы предприятия, в вышестоящую структуру). Инициатором написания могут быть как сами работники любой из структур компании, так и ее руководитель.

Особенность документа в том, что он направляется строго в порядке прямого подчинения от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

Основания

Основаниями для составления документа могут послужить следующие факты:

  • ухудшение производственных процессов по вине сотрудника или группы лиц;
  • улучшение производственных процессов благодаря особой работе и достижениям работника или группы лиц;
  • поддержание контакта между руководителем предприятия и ответственными за выполнение конкретного поручения лицами;
  • изложение точки зрения при возникновении разногласий между сотрудниками по вопросам, касаемых непосредственно рабочего процесса;
  • выражение несогласия с решением, принятым вышестоящим лицом в структурном подразделении или непосредственно в организации.

Форма и структура документа

Докладная записка – это официальный документ, излагаемый на бумаге формата А4 или на бланке в зависимости от ее вида. В полном варианте она должна состоять из следующих частей: причины и события ее написания, анализ ситуации, выводы и предложения решения возникшей проблемы. В некоторых случаях вторая часть может отсутствовать: в таком случае сразу за изложением фактов или событием следуют конкретные предложения по принятию мер в сложившихся обстоятельствах.

С юридической точки оформления записка должна содержать определенные реквизиты. В случае, если она внутренняя, это:

  • наименование структурного подразделения, в котором работает инициатор докладной;
  • наименование документа;
  • дата написания;
  • адресат с указанием должности и ФИО;
  • непосредственно текст с заголовком;
  • подпись и полная расшифровка подписи.

В случае, если она внешняя, к реквизитам добавляются:

  • наименование организации, в которую она направляется;
  • исходящий регистрационный номер;
  • город составления и место составления (организация и структура).

Заголовок в докладной обязателен. Из него должно быть понятно, о чем пойдет речь. Так, это может быть:

  • «О невыходе на работу»;
  • «Об опоздании»;
  • «О хамстве на рабочем месте»;
  • «О ходе проведения работ»;
  • «О повышении производительности труда»;
  • «О премировании» и т. д.

Внутренняя записка может быть оформлена в более свободной форме. Внешняя же должна быть оформлена на бланке установленного образца.

Если документ составляется рядовым сотрудником структурного подразделения, то перед поступлением на рассмотрение непосредственно к руководителю предприятия ее визирует (подписывает) начальник этого структурного подразделения или отдела. Если он предназначен непосредственно начальнику структурного подразделения или отдела, то подпись ставит ее составитель.

Докладная оформляется, как правило, машинописным способом. Однако внутренняя записка может быть написана от руки с соблюдением установленных норм и требований.

Если она не помещается на одном листе, то каждый последующий лист нумеруется согласно существующим правилам нумерации: в верхней правой части арабскими цифрами. Если она имеет приложения, они перечисляются согласно правилам оформления деловой документации с приложением копий.

Виды и формы записок одинаковы для предприятий и организаций любых форм собственности, государственных или частных, и любых видов деятельности. Документ, составленный с нарушениями, не имеет юридической силы и не является основанием для принятия руководителем предприятия или начальником структурного подразделения мер для решения изложенной проблемы или вопроса.

Рекомендуем также

Докладная записка как мера воздействия на конфликтных сотрудников: невыполнение должностных обязанностей, хамское поведение и прочие проступки

Хамское поведение в обыденной жизни — очень неприятное явление. Споры о мотивах и целях такой жизненной позиции оставим психологам, но факт остаётся фактом — некоторые люди за бранным словом в карман не лезут. Особенно неприятна такая ситуация в пределах рабочего коллектива, где имеет место этика деловых отношений. Помимо откровенного хамства, некоторые личности могут досаждать рабочим моментам посредством уклонения от выполнения должностных обязанностей или невыполнения вовсе. Для противодействия таким сотрудникам необходимо уметь писать докладную записку, с образцами котрой можно легко ознакомиться.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

  • Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
  • Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
  • Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Интересный факт: Составить документ можно исходя из собственного желания или по просьбе руководства.

Структура и форма правильного заполнения

По форме написания, а также по содержанию докладную можно сравнить со служебной запиской. Основную разницу документов составляет лишь подчинённость между отправителем и получателем. Докладная записка пишется на руководящее лицо рангом выше, а служебная равнозначному. Структура документа подразумевает следующее:

  • Название фирмы;
  • Указание типа документа;
  • Номер, под которыми зарегистрирован документ и его дата;
  • При написании докладной внешнего типа указывается место;
  • ФИО, занимаемая должность лица, к которому обращён документ;
  • Заголовок. Обычно начинается словами «О…», «Касательно…»;
  • Основной текст. Его состав делится на две части. Первая повествует о возникшем конфликте или случившейся ситуации, вторая подразумевает конкретные способы по решению либо просьбу;
  • В конце документа ставится подпись составителя с расшифровкой, указывается его должность.

Интересный факт: докладная записка не имеет законодательно утверждённой формы.

Приведённая выше структура действительна для любого типа докладной.

Образцы

Хамское поведение

Жалоба на хамское поведение пишется только на имя вышестоящего руководства.

Так следует оформлять жалобу за хамство

Прогул

К документу прилагается объяснительная сотрудника.

Оформление о прогуле

Нарушение трудовой дисциплины

Так выглядит эта докладная

Невыполнение должностных обязанностей

Невыполнение обязанностей

Оскорбление

Так следует оформлять докладную за оскорбление

Найти меры воздействия на неадекватное поведение сотрудников в коллективе не так трудно. Составленный материал поможет правильно классифицировать и написать служебную записку. Помните, что профилактика нездорового поведения в рабочем обществе также необходима. Подбор сотрудников имеет важную роль. Учитывайте все факторы и, возможно, вам не доведётся брать в руки листок бумаги для написания докладной.

Образец докладной записки. Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец :: BusinessMan.ru

Практически у каждого работника должен быть под рукой образец докладной записки. Это очень важный документ внутренней коммуникации, без которого невозможно нормальное функционирование большинства крупных учреждений.

Определение докладной записки

Докладной запиской называется документ, который предназначен для передачи информации по служебной вертикали снизу вверх. Он призван информировать непосредственного начальника о фактах и происшествиях, которые случаются в процессе выполнения работы.

Кроме информирования в докладной работник, ее составивший, предлагает меры, которые необходимо применить, проанализировав ситуацию.

Практически каждый руководитель отдела знает, как пишется служебная записка. Образец ее всегда находится на рабочем столе. Докладная имеет практически такую же структуру, но немного другую направленность.

Служебные записки направляются по горизонтали, от руководителя руководителю одного уровня. Докладные же пишутся от подчиненного к непосредственному руководителю по вертикали.

Тематика записок

Поводом для написания докладной записки может стать любое происшествие на предприятии. В наши дни, к примеру, образец докладной записки о хамстве сотрудника встречается не так часто, но еще лет 30-35 назад это было повсеместное явление.

Сегодня чаще встречаются докладные о невыполнении должностных обязанностей, об опоздании. Могут они составляться и для озвучивания просьбы конкретного работника или всего коллектива подразделения.

Также работники пишут докладные, информирующие о выполнении поручений, полученных от вышестоящего начальства, особенно если таковые были даны в письменной форме.

Производственные происшествия, непредвиденные ситуации или запланированные акции тоже регулярно становятся информационным поводом для того, чтобы написать докладную. Поэтому тематика этого документа довольно обширна и может охватывать абсолютно все моменты производственного процесса, о которых стоит доложить вышестоящему начальству.

Направленность докладной

На каждом предприятии знают, что докладные записки бывают двух видов: внутренние и внешние. Чаще используются внутренние. Они не выходят за пределы одного структурного подразделения и направляются от работника к непосредственному начальнику. Написать ее может каждый, у кого есть такая необходимость. Примером этому может служить докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец которой есть в каждом отделе кадров.

Внешняя докладная выходит за пределы структурного подразделения и направляется от имени его начальника к своему вышестоящему руководителю. Если внутреннюю можно составить на обычном листе формата А4, то внешняя направляется только на фирменном бланке и заверяется печатью, если таковая имеется в подразделении. Но оба этих вида должны составляться строго по ГОСТу, иначе их нельзя приложить к общей документации предприятия.

Реквизиты

Согласно ГОСТу каждый образец докладной записки должен содержать определенные реквизиты, без которых документ перестает быть таковым.

Начинается докладная с реквизитов, указывающих на наименование предприятия или его структурного подразделения. Далее, так же как и в заявлении, идет шапка с указанием адресата и автора записки. При этом очень важно указывать полное название их должностей. С новой строки пишется название документа и сразу же под ним - его заглавие, которое начинается со слов «Касательно…» или «О…». Это сразу готовит читателя к тому, какого рода информация представлена в теле документа. Основная часть состоит из двух условных разделов. В первом излагается вся суть происшествия, а во втором даются рекомендации или составляется прошение о принятии мер по изложенному поводу. Закрывается докладная датой и подписью составителя с ее расшифровкой.

Лица, имеющие право составлять докладные

Каждый на предприятии должен знать, как правильно написать докладную на работника или по факту инцидента. От этого зависит, будет ли она правомерной и не выйдут ли все последующие действия за рамки закона.

Составить документ такого рода может каждый, кому выпадет подобная необходимость. Сотрудники самого низкого звена чаще подают информативные записки о ходе выполнения поручений, командировок и проверок. Реже они составляют докладные на своих коллег о невыполнении ими работы.

А вот руководители подразделений чаще следят за трудовой дисциплиной. Ее нарушение становится поводом для финансовых взысканий. Но для их назначения необходимо предоставить веские аргументы.

Как правило, вместе с докладной запиской руководителю подается и объяснительная, в которой указываются уважительные или не очень причины случившегося инцидента. На основании этих двух документов составляется соответствующий приказ по предприятию.

Доказательства обоснованности штрафных санкций

В каждом отделе кадров, в любой бухгалтерии есть образец докладной записки. Этот документ служит весомым подтверждением тому, что те или иные действия были произведены обоснованно.

На государственных предприятиях часто случаются проверки службами разных инстанций. Все они призваны подтвердить правомерность денежного оборота бюджетных средств. Безосновательное начисление премии или удержание из заработной платы – это серьезное нарушение, влекущее за собой штрафные санкции.

Но наличие докладной записки, по факту которой были предприняты законные действия, служит серьезным обоснованием тому или иному факту. Докладная записка может быть аргументом даже в судебном разбирательстве, если она составлена по форме и завизирована адресатом, получившим и ознакомившимся с ее содержанием.

Распространенность докладных записок

Так сложилось исторически, что форма докладной записки, образец которой приведен в данной статье, совершенно не прижилась в частном бизнесе. На фирмах и предприятиях, владельцами которых выступают частные лица, решать производственные вопросы больше принято в устной форме или через составление приказов. Это связано с тем, что в бизнесе значительно меньше контролирующих его внешних органов, перед которыми не нужно отчитываться в правомерности тех или иных поступков. Но и здесь есть место докладным, которые касаются финансового оборота, поскольку контроль со стороны налоговых органов все равно присутствует.

В государственных же учреждениях докладные записки – это распространенное явление. Они позволяют перестраховаться каждому подчиненному, передающему вместе с документом и ответственность за решение проблемы своему непосредственному начальнику.

Пример докладной записки на сотрудника

Самая простая докладная составляется по факту невыполнения должностных обязанностей или нарушения трудовой дисциплины работником.

Начинаем документ с наименования подразделения: «Информационный отдел Института аграрных исследований». Далее пишем шапку: «Начальнику информационного отдела Иванову И. И. от программиста третьего разряда Петрова П. П.».

В теле докладной излагаем суть записки: «Довожу до вашего сведения, что младший программист Сидоров Иван Иванович 02.06.2011 пришел на работу с опозданием в 2 часа и в состоянии сильного алкогольного опьянения. Уважительных причин и их доказательства нарушитель не предоставил, а на просьбу среагировал открытым хамством в мой адрес. Ввиду регулярности подобных нарушений трудовой дисциплины предлагаю принять соответствующие меры наказания с вынесением выговора и удержанием из заработной платы штрафа, равного оплате его труда за 2 часа, во время которых Сидорова И. И. не было на работе».

Закрывается докладная датой и подписью с расшифровкой.

Рекомендации по составлению

Если внимательно изучить каждый образец докладной, станет заметно, что все они выдержаны в строгом официально-деловом стиле. Нет смысла отступать от него и вдаваться в подробности с их описанием разговорным стилем. Чем четче и лаконичнее текст, тем он ближе к настоящей докладной.

Обязательно стоит проанализировать описанный инцидент и дать свои рекомендации по этому поводу. Это не означает, что так и будет. Руководитель вправе сам решать, какие санкции предпринять, но чаще он соглашается с предложениями составителя докладной, поскольку у него нет времени вникать во все подробности.

Помните, докладная записка – это полноценный юридический документ, за достоверность которого вы ручаетесь собственной подписью.

Докладная записка (образец) | Современный предприниматель

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка, и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы

Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:

  • «шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;

  • информационно-уведомительной части - раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;

  • резолютивной части - часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;

  • подписи должностного лица и даты составления документа.

Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

  • докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

  • докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В.»

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание - замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф.»

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Некорректное написание служебного документа

Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.

Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию - оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П.»

Ошибки в написании приведенного образца:

  • не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;

  • не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;

  • не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:


 

Директору ООО «Прогресс-ХХI»

Филатову Я.Л.

От начальника гаража Деревянко А.Т.

 

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание - выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины - появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.

Начальник гаража Деревянко Деревянко А.Т.

18.09.2018 г.

Примеры и образцы докладной записки

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

Пример докладной записки

Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

В верхней части справа размещаем информацию об адресате:

Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее — дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже — заглавие: О замене картриджа.

Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись — Власов Д.И.

Докладная записка образец

Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

В правом верхнем углу:

Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013

Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

Докладная записка на ученика

Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

Докладная записка о прогуле

Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.

Форма докладной записки

Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)

Просмотров: 6 159

Руководство по составлению меморандумов с советами и примерами

Меморандум или меморандум - это письменный документ, который компании используют для передачи объявления или уведомления. Если когда-то записки были основной формой письменного внутреннего общения в компании, теперь они обычно отправляются в форме электронной почты.

Из этой статьи вы узнаете больше о том, как написать заметку с советами, которые помогут сделать ваши заметки четкими, краткими и эффективными.

Что такое памятка?

Памятка - это короткое сообщение, которое обычно используется для сообщения официальных бизнес-политик и процедур внутри компании.Записки обычно предназначены для массовой коммуникации для всех членов организации, а не для личного сообщения один на один.

Когда следует писать памятку

По большей части цель написания памятки - информировать. Однако записки могут иногда включать призыв к действию или убедительный элемент.

Вот несколько примеров того, когда памятка может быть полезной:

  • Информирование сотрудников о политике компании или изменениях процессов
  • Предоставление обновленной информации о ключевых проектах или целях
  • При объявлении о компании, например о повышении по службе или новый найм
  • Чтобы напомнить сотрудникам о задаче, которую необходимо выполнить
  • Чтобы сделать запрос всем сотрудникам
  • Когда вы передаете сообщение, на которое сотрудники будут ссылаться более одного раза, например, подробное предложение или рекомендация

Заметки - также эффективный способ донести короткие, но важные сообщения до широкой аудитории внутри компании.Это может включать изменения продукта, расписания встреч, изменения процедур, дополнения к политике, краткое изложение условий соглашения и напоминания. Кроме того, вы можете отправить памятку, если хотите, чтобы ваша аудитория распечатала или сохранила информацию, содержащуюся в сообщении, для дальнейшего использования.

Типы заметок

Есть несколько основных типов заметок, которые вы можете написать в зависимости от ваших потребностей и содержания вашего сообщения. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов заметок.

  • Памятка к отчету: Обычно отправляется для обновления или отчета о проделанной работе.
  • Памятка для запроса: Отправляется как запрос определенному человеку или группе. Убедительный язык хорошо работает в записках запроса.
  • Подтверждающая записка: Написана для подтверждения соглашения, заключенного между двумя сторонами.
  • Полезная записка: Обычно отправляется руководством с просьбой предоставить сотрудникам информацию о том, как решить определенную проблему.

Как написать заметку

Хотя каждая заметка должна быть написана с учетом ее уникальных потребностей, есть несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать четкий, легко читаемый документ.Как и многие другие профессиональные деловые документы, служебные записки будут включать введение, основной текст и заключение.

  1. Начните с заголовка , который четко указывает, что сообщение является меморандумом, предполагаемыми получателями, отправителем, датой и темой.

  2. Напишите введение , в котором декларативное предложение используется для объявления основной темы памятки.

  3. Включите основной абзац с темами для обсуждения, которые уточняют или перечисляют основные идеи, связанные с темой памятки.Чтобы вашу заметку было легче читать, пишите короткие абзацы и разбивайте информацию на более мелкие, более управляемые куски. Поскольку получатели, скорее всего, будут сканировать заметку, вам также следует по возможности использовать подзаголовки и маркированные списки.

  4. Завершите записку , указав всю оставшуюся информацию после основного абзаца. Это краткое изложение памятки, которое должно четко информировать читателя о любых необходимых действиях.

  5. Закройте , указав свое имя, адрес электронной почты и номер телефона на случай, если кому-то понадобится с вами связаться.

Если предполагаемым получателям нужно будет сослаться на другую информацию, такую ​​как график, изображение или диаграмма, вы можете включить ее в качестве вложения под концом заметки.

Советы по написанию эффективных заметок

Вот несколько советов, которые следует учитывать, чтобы улучшить свои заметки:

  • При написании заметки всегда учитывайте свою аудиторию. Хотя акроним или аббревиатура обычно используются в отделе маркетинга, они могут быть неизвестны ИТ-отделу.Если вы пишете памятку для всей компании, используйте понятный и лаконичный язык, доступный каждому.

  • Используйте профессиональный язык и тональность. Отправляя сообщение в масштабе компании, вы говорите от имени организации. Используйте формальный деловой язык с понятными словами и понятиями.

  • Напишите тему прямо и ясно. Например, если вам нужно отправить памятку, объявляющую о соблюдении праздника, укажите название и дату праздника в строке темы.Отправьте памятку как минимум за неделю до мероприятия или срока, чтобы у людей было время соответствующим образом скорректировать свои планы.

Шаблон памятки

Ниже приведен образец памятки, которую вы можете использовать в качестве руководства для следующего документа:

Меморандум

Кому: Имена предполагаемых получателей
От: Ваше имя , Заголовок
Дата: Месяц День, Год

Тема: Тема служебной записки

Начните записку с предложения, описывающего причину, по которой вы пишете.Оно должно быть очень коротким - примерно одно или два предложения. Во введении следует четко указать цель памятки, чтобы читатель сразу понял, о чем она. Если напоминание предназначено для ответа или продолжения по определенной теме или ситуации, включите это в первый абзац.

  • Маркер для перечисления важной информации.
  • Маркер для перечисления важной информации.
  • Маркер для перечисления важной информации.

Используйте несколько последних предложений, чтобы завершить записку.Убедитесь, что вы включили запрос о любых действиях, которые вам нужно предпринять после прочтения заметки.

Спасибо,
[Ваше имя]
[Ваш адрес электронной почты]
[Ваш номер телефона]

Приложение: Вложение изображения, графика или диаграммы, которые могут понадобиться вашим предполагаемым получателям.

Заметки - важная форма общения внутри компании. Теперь, когда вы понимаете определение меморандума и у вас есть несколько четких советов о том, как написать памятку, вы можете создавать памятки, которые будут эффективно сообщать то, что вам нужно, чтобы люди знали.

примеров того, как написать служебную записку сотрудникам | Работа

Джейн Смит Обновлено 27 июня 2018 г.

Когда вы открыли свою компанию, общение не создавало проблем. Личный разговор означал, что все получили одно и то же сообщение одновременно. Если у кого-то были вопросы, они получали ответ на месте. В то время вы могли проверить всех на предмет понимания и скорректировать сообщение, прежде чем слухи пустят корни. Стремительный рост компании означает, что вы должны выбрать новый способ заявить о себе.Пришло время отправить памятку.

Когда все должны знать

Если вы когда-либо играли в игру «телефон», то вы уже знаете, что происходит. Чем больше людей передают информацию, тем меньше общего имеет полученное сообщение с первоначальным намерением мессенджера. Чтобы написать эффективную памятку, отправьте последовательное сообщение. Это оставляет мало возможностей для интерпретации или путаницы. Кроме того, будьте краткими. Чем меньше слов вы используете в своей памятке, тем больше вероятность, что все поймут, что вы хотите передать.Включите в памятку призыв к действию и завершите простым действием.

Совет

Завершайте информационные заметки фразой «Никаких действий не требуется», - говорит тренер по копирайтингу Невилл Медхора.

Объявление об изменении руководства на высшем уровне

Некоторые компании меняют менеджеров так часто, что вам нужна система показателей, чтобы отслеживать, кто все еще в игре, а кто нет. Записки помогут вам представить нового босса и попрощаться со старым. Знание того, кто главный и каких изменений следует ожидать, помогает компании удерживать сотрудников и поддерживать моральный дух.Записки также позволяют новому руководителю:

  • Представлять новых сотрудников или правила.
  • Предотвратить или подавить слухи.
  • Соберите достоверную обратную связь.

Представьте новых сотрудников или меморандум о политике

От: Том Пирсон, менеджер, Пятый округ , 2018 у вас будет новый региональный менеджер Пятого округа.После 35 лет непрерывной службы я оставляю всех вас в поисках интересного будущего.

Мне было приятно обучать мою преемницу, Джеральдин Хайнс, в прошлом году. Джеральдин продемонстрировала, что разделяет стремление компании быть предпочтительным работодателем здесь, в Долине Солнца. Я уверен, что она приведет всех вас в стратосферу по мере того, как мы объединяем наши центры обработки вызовов и расширяем доступность наших донорских сайтов.

Пожалуйста, дайте Джеральдине тот же уровень мастерства, который вы дали мне, нашим сотрудникам и нашим спонсорам.

Том Пирсон, менеджер по уходу, Пятый округ

Записка о предотвращении или подавлении слухов

Уважаемые члены команды Warshaw: В прошлом месяце ходили слухи о возможности увольнений в наших магазинах в Аризоне. Уверяю всех членов команды, что ваша работа никуда не денется.

Пыльная буря 7 марта подняла угол крыши. Это повреждение означает, что мы должны закрыть магазин на ремонт с 10 марта по 15 мая.До тех пор никаких действий не требуется.

Аллен Грейсон, генеральный директор

Соберите проверяемую памятку обратной связи

Кому: синяя, зеленая и красная команды

Относительно: 10-й ежегодный 5K Buddy Walk и последний забег

наши маршруты Buddy Walk и Fun Run пролегали вдоль Thomas Road. В городе убрали тротуары во время строительства новой средней школы. Оцените прикрепленные новые маршруты.Рейтинги должны быть выставлены через пять дней. Отправьте свой рейтинг Эллен Барстоу в отдел кадров. Первые 10 рейтингов, которые она получит, выиграют подарочную корзину Buddy-Run стоимостью 150 долларов.

Формат и примеры - Zippia

Были ли вы когда-нибудь в ситуации на работе, когда вам нужно передать важную информацию своим товарищам по команде, но вы не хотели беспокоить всех планированием встречи? А как насчет того времени, когда вам нужно было поделиться информацией, но невозможно было согласовать расписание всех встреч?

В подобных ситуациях отличным решением будет написание заметки и ее отправка.Записки достаточно формальны, чтобы передать любую информацию, которой вам нужно поделиться, но не столь громоздки, как планирование встречи.

Кто угодно может написать памятку, и важно знать, как ее написать, чтобы вы были готовы к работе, когда представится возможность. Как только вы научитесь писать заметки, вы обнаружите, что они могут быть очень полезными, независимо от вашей роли. Хотя некоторые роли, такие как координаторы или администраторы, возможно, придется писать чаще.

Мы рассмотрим основы написания заметок, в том числе объясним формат и покажем вам образец заметки.Прочтите наше руководство, и вы сразу же напишете эффективные заметки.

Что такое памятка?

Заметки

- это вид коммуникации для обмена новостями, обновлениями или соответствующей информацией внутри компании. Обычно они короткие и по существу, поскольку могут заменить официальные встречи и освещать обновления команды, напоминания о правилах и быстрые корпоративные обновления.

Размышляя о том, нужно ли вам писать записку, подумайте о том, какой информацией вы делитесь, и о ее важности.Записки - это что-то среднее между официальными профессиональными письмами и быстрыми обновлениями по электронной почте.

Если вы хотите просто написать коллеге по электронной почте или написать сообщение, вам, вероятно, не нужно писать официальную памятку. Если ваша информация немного важнее и ее увидят многие люди внутри и за пределами вашей компании, письмо может быть лучшим вариантом.

Важен ли формат памятки?

Памятки

имеют свой собственный уникальный тип связи, поэтому важно соблюдать формат памятки. Поскольку большинство заметок имеют общий формат, если вы будете следовать стандартной практике, получателям будет проще сканировать документ и находить важную для них информацию.

Он также может помочь вам следовать протоколу заметок, поскольку вы знаете его и понимаете формат; гораздо проще повторить процесс и написать много заметок.

Как выбрать формат памятки

Существует несколько типов памяток, которые обычно отправляются, поэтому знание того, что вы пишете, является ключом к написанию четких и эффективных заметок. Самыми популярными типами являются памятки к отчетам, памятки с запросами, памятки с подтверждением и памятки с предложениями. Каждый из них имеет свое предназначение и может изменить способ форматирования заметки, поэтому взгляните и решите, что лучше для вас.

  • Отчетная записка. Они предназначены для обновления проекта или отправки отчета о ходе выполнения. Вам нужно будет включить график проекта и кратко описать, на каком этапе процесса вы находитесь, поэтому подумайте, какую информацию вы могли бы передать в этом формате.

  • Запросить памятку. Если вам нужна помощь другого товарища по команде или целого отдела, вам следует написать служебную записку. Обычно они должны объяснить предысторию проекта, над которым вы работаете, где вы застряли и как другой человек или люди могут вам помочь.

    Вам нужно будет объяснить проект или проблему, поэтому подумайте о том, насколько хорошо ваш получатель знает о проблеме при написании.

  • Памятка-подтверждение. Предположим, вы хотите получить план или соглашение в письменной форме; напоминания о подтверждении - отличный способ сделать это. Вы можете суммировать свой план и делегировать задачи в памятке, чтобы все были на одной странице и знали, что в целом происходит и какова их роль.

  • Памятка с предложениями. Они могут принимать разные формы, но менеджеры обычно рассылают их, чтобы запросить отзывы или предложения от своих сотрудников. Иногда менеджерам нужна помощь в поиске лучшего решения проблемы, поэтому это отличный способ обозначить проблему и попросить помощи у других.

Формат памятки

Независимо от того, какую заметку вы пишете, существует один формат заметки, который поможет вам структурировать заметку. Вы можете переключать разделы по своему усмотрению, но этот шаблон - отличный способ убедиться, что вы организованно передаете всю свою информацию:

  1. Заголовок. Начните с профессионального заголовка, который включает ваше имя и должность, имя получателя и должность, дату и тему.

    Вы должны постараться быть точным в названии вашей темы, так как ваш получатель может получить много напоминаний в день, и если вы уточните, они могут точно знать, чего ожидать от вашей записки.

  2. Открытие. В первом абзаце следует указать, почему вы пишете памятку, дать некоторый контекст вашей проблеме или сообщению, а затем объяснить обновление, задачу или вопрос, которые у вас есть.

    Думайте об этом разделе как о кратком обзоре, чтобы ваш читатель знал, что он собирается прочитать позже в заметке. Позже вы можете пойти более подробно, но сделайте здесь хорошее резюме и обзор.

  3. Контекст. Это место, где можно углубиться и объяснить любую справочную информацию, которая важна для цели вашей памятки. Вы можете объяснить любой жаргон или технические термины, как возникла ваша проблема, или дать контекст более широкого проекта, над которым вы работаете.

    Когда вы пишете этот раздел, важно помнить о своем читателе. Если вы пишете своему близкому партнеру, который вместе с вами работал над всем проектом, вам понадобится меньше знаний, чем если бы вы обращались к кому-то из другого отдела, который никогда не слышал о вашем проекте.

  4. Раздел задач. Здесь вы можете написать, как вы решаете проблему или готовитесь к следующему этапу проекта. Убедитесь, что вы подробно объяснили, в чем состоит ваша задача, и можете попросить других помочь в этом разделе.

    Если у вас нет четкого представления о том, каковы ваши следующие шаги, вам следует провести еще немного мозгового штурма и составить четкий план. В противном случае вы можете попросить получателя посоветовать лучший следующий шаг.

  5. Резюме. Если у вас длинная заметка, вы можете включить раздел с кратким изложением. Это может быть хорошим способом напомнить вашему читателю о ключевых моментах и ​​действиях. Раздел со сводкой нужен только в том случае, если ваша заметка занимает более одной или двух страниц, поэтому не беспокойтесь о включении этой части.

  6. Обсуждение. Разделы обсуждения составляют основную часть заметки и включают в себя все факты, данные и подробности, поддерживающие остальную часть заметки. Вы можете углубиться здесь и предоставить столько информации, сколько считаете необходимой для поддержки вашего аргумента или запроса в оставшейся части памятки.

    Рекомендуется начать с общей информации, а затем перейти к конкретным деталям и систематизировать свои мысли от самой сильной до самой слабой поддержки. Так вашему читателю будет легче бегло просмотреть и понять ключевые части вашей аргументации.

  7. Закрытие. После того, как вы запишите все, чем хотите поделиться, вы можете написать заключение, чтобы повторить все свои основные моменты. Это хороший раздел, в котором можно включить любые действия, которые должен выполнить ваш читатель, или любые задачи, которые необходимо выполнить после прочтения памятки.

    Заключение может быть коротким, так как раздел резюме служит подведением итогов всего, что вы написали.

  8. Дополнительное навесное оборудование. Если у вас есть что-то, что вы хотите включить, например графики, данные или дополнительную информацию, вы можете включить это как дополнительное вложение в конце заметки.Эта часть является необязательной, и вы должны включать только то, что действительно необходимо, но не совсем умещается в заметке.

Пример памятки

Вот образец памятки для общекомандного обновления. Это соответствует общему формату памятки и передает информацию в виде памятки к отчету.

От: Джейн Смит, директор по персоналу
Кому: Департамент разработки продуктов
Дата: 20.01.21
Тема: Обновленная информация о найме сотрудников на разработку продуктов

Из-за недавних изменений в бюджетах найма мы не можем продолжать поиск нового дизайнера продуктов, как того требует отдел разработки продуктов в ноябре 2020 года.Мы отложим поиск как минимум до второго квартала 2021 года.

Административная группа приостановила прием всех сотрудников на работу, так как финансовое положение компании находится на рассмотрении. Мы понимаем, что команда по разработке продуктов подала запрос о новом найме, и мы начали предварительный процесс поиска в четвертом квартале 2020 года, но из-за текущих ограничений мы не можем продолжить этот процесс.

Мы будем хранить все полученные резюме и заявки в файле, а затем перезапустим процесс поиска, когда административная группа разрешит нам продолжить.Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к моей команде и запрашивать резюме, если вы хотите начать рассмотрение кандидатов, но знайте, что мы не можем продолжать процесс приема на работу, пока административная команда не даст нам одобрения.

Если вы хотите внести какие-либо изменения в описание должности (прилагается ниже), сообщите нам об этом.

Благодарим вас за понимание ситуации, в которой мы оказались, и сообщите нам, можем ли мы сделать что-нибудь для поддержки команды разработки продуктов в этот период.Мы будем держать вас в курсе, когда что-нибудь изменится.

(сюда можно прикрепить описание должности)

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Формат

и примеры - Zippia

Коммуникация повышает продуктивность бизнеса. Один из методов, который многие компании используют для быстрого внутреннего взаимодействия, - это написание служебных записок.Большинство людей слышали термин «памятка» раньше, но не уверены в том, какое форматирование требуется для этого профессионального обмена.

Что такое памятка?

Офисная памятка - это метод передачи основной информации и предупреждений коллегам или служащим в компании. Обычно памятки рассылаются нескольким людям, чтобы привлечь внимание широкой публики к конкретному напоминанию, событию или обновлению политики.

Это декларация, которая информирует людей, работающих в компании, и часто требует от получателя памятки предпринять какие-либо действия.

Поскольку служебные записки рассылаются для оповещения всей группы сотрудников, он обрабатывает только информацию, полезную для нескольких сторон или целого подразделения. Предположим, есть ситуация, которая касается только одного или нескольких человек в компании. В этом случае этим людям будет отправлено простое деловое электронное письмо вместо широко распространенной памятки.

Профессиональная памятка отличается от электронного письма своей длиной и формальностью. Существуют определенные правила форматирования, которым нужно следовать при написании деловой электронной почты или письма, которые не требуются при составлении памятки, например приветствия.

Памятка имеет менее строгую структуру, потому что это позволяет отправителю сразу перейти к сути своего сообщения.

Почему формат памятки важен?

Формат памятки напрямую зависит от ее эффективности. Цель деловой памятки - привлечь внимание к чему-то, что волнует всех в организации. Формат памятки требует, чтобы общение было кратким и по существу.

Если не придерживаться этого форматирования, сообщение заметки может сбивать с толку.

Типы заметок

Тип памятки, используемой в профессиональном обмене, зависит от цели, которую он пытается достичь. Ниже приведены несколько примеров типов напоминаний для отправки в зависимости от ситуации:

  1. Информационный запрос. Популярная причина отправки служебной записки профессиональной команде - запрос информации. Каждый, кто работает в компании, выполняет определенную роль, о которой знает больше всего. Отправка короткой памятки - это эффективный способ собрать информацию из различных источников.

  2. Призыв к действию. Целью деловой памятки часто является просьба к получателям сделать что-либо. Это памятка с призывом к действию - следует ли прекратить определенное поведение, внедрить новую политику всей компании или запросить присутствие на мероприятии.

  3. Прогресс обновления. Если организация занимается долгосрочными проектами, она запрашивает у своих сотрудников периодические обновления относительно их прогресса. Памятка - отличный способ узнать о ходе работы, потому что она прямая.

  4. Подтверждение. Рекомендуется отправить подтверждение после обсуждения любого профессионального решения или деловой встречи. Это делается путем отправки записки с подтверждением заинтересованным сторонам.

    Памятка-подтверждение действует как запись общения или планов встречи на случай, если любой из сторон потребуется вернуться к деталям.

Пять шагов по форматированию памятки

Независимо от цели заметки форматирование остается неизменным.Ниже приведены пять шагов, как правильно отформатировать заметку:

  1. Напишите заголовок. Первый шаг к форматированию заметки - это написание правильного заголовка. Заголовок памятки начинается с обращения к получателям по именам и заголовкам. Ваша информация как об отправителе также должна быть указана в начале памятки.

  2. Введите дату и тему. Поскольку служебная записка служит записью профессионального обмена, важно указывать дату как можно раньше.Также включите прямую строку темы, которая дает читателю краткий обзор информации, которой нужно следовать.

  3. Введение. Начните напоминание, как если бы вы начинали любое деловое письмо, представив тему, которую вы собираетесь обсуждать, в основных абзацах. Для памятки не обязательно профессиональное приветствие, так что сразу переходите к цели переписки.

  4. Напишите тело. Самая важная часть заметки - это ее основная часть, потому что в ней описывается конкретный вопрос, требующий внимания.Подробно описывайте ситуацию или просьбу, но все же сделайте это как можно короче. Обычно текст заметки не превышает одного-двух абзацев.

  5. Закройте профессионально. Завершите служебную записку традиционным завершением, указав свое имя и контактные данные или последний призыв к действию. Кроме того, укажите соответствующую контактную информацию, такую ​​как должность, адрес электронной почты и номер телефона. Памятка с просьбой к получателям сделать что-то дает им все ресурсы, необходимые для выполнения задачи.

Советы по написанию деловой памятки

  1. Будьте откровенны. Памятка просто и напрямую передает информацию внутри компании. Когда вы пишете основную часть заметки, будьте максимально прямолинейны. В отличие от делового письма, которое начинается с любезностей, вы хотите включить только информацию, имеющую отношение к цели памятки.

  2. Профессиональное приветствие необязательно. Поскольку служебная записка должна быть более целенаправленным разглашением информации, профессиональное приветствие не требуется.Отправляя массовую памятку каждому члену компании, многие люди предпочтут пропустить этот этап официального письма и начать с введения.

  3. Закрытие с помощью подписи может быть более эффективным. Использование подписи в конце памятки необязательно. Иногда закрытие записки без подписи может быть более эффективным, поскольку придает документу более формальный вид, а не разговорный.

  4. Используйте маркированные точки. Один из приемов, позволяющих сохранить краткость заметок, - это использование маркеров для четкого представления информации.Хотя маркированные списки обычно не используются в профессиональных письмах, они вполне подходят для деловых заметок.

  5. Вычитайте заметку перед ее отправкой. Как профессионал, корректура любого письменного документа должна быть второй натурой. Несмотря на то, что памятка - это краткий и случайный обмен информацией, опечатки и грамматические ошибки по-прежнему отвлекают читателя.

Примеры заметок

Пример № 1 Информационная справка

Кому: Недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands

От: Скотт Трейнор, менеджер по маркетингу в Jackpot Brands

Тема: Налоговая информация для недавних сотрудников

Здравствуйте,

Эта памятка рассылается десяти недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands и касается их налоговой информации.

Прежде чем завершить процесс адаптации и предоставить вам право на получение зарплаты, нам необходимо проверить вашу информацию. Ниже прилагается пустая форма W-9. Нам нужна информация: ваше полное имя, адрес и номер социального страхования. Все остальные документы будут завершены в ваш первый день.

Спасибо и еще раз поздравляю с предложением о работе.

С уважением,

Scott Trainer
ScottTrainer @ Jackpot.ком
(853) -684-4648

Пример № 2 Памятка с призывом к действию

Кому: Ким Тейлор, младший административный менеджер, Бруклинский медицинский центр

От кого: Бетани Рейнольдс, директор по персоналу

Тема: Обязательный семинар по сексуальным домогательствам

Это сообщение информирует всех административных руководителей Бруклинского медицинского центра о предстоящем обязательном собрании.

Каждый год сотрудники Бруклинского медицинского центра принимают участие в семинаре, чтобы узнать больше о том, что представляет собой сексуальное домогательство и как с ним справиться в случае неприятного случая, когда оно возникает.Семинар будет охватывать различные темы, такие как словесные сексуальные домогательства и процесс сообщения.

Семинар по сексуальным домогательствам для административного персонала состоится 14 декабря 2020 года в 13:00 в конференц-зале A. Он должен длиться около двух часов с 10-минутным перерывом между лекциями.

Еще раз, явка обязательна.

Пример № 3 Памятка об обновлении хода выполнения

Кому: Всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса

От: Райан Бойс, администратор по вопросам образования, средняя школа Джона Грейвса

Тема: Успеваемость учащихся девятого класса истории

Всем привет,

Я обращаюсь ко всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса, чтобы узнать, как они готовятся к экзаменам штата.

Экзамены по истории в масштабе штата сдают учащимся девятых классов ближе к концу каждого учебного года, чтобы оценить их способность удерживать знания. Оценки учащихся отражают успехи нашего учебного заведения. В этом году экзамен по истории штата планируется провести 30 апреля 2021 года в 15:00.

Так как мы прошли примерно половину года, сильные и слабые стороны вашего ученика должны быть очевидны. Я прошу подробно рассказать об успеваемости вашего класса в девятом классе.

Спасибо за предоставление обновления. С любыми вопросами обращайтесь к администратору системы образования Райану Бойсу по адресу [email protected]

Пример № 4 Подтверждающая записка

Кому: Тому Карсону, младшему продавцу, Deed’s Technology Company

От кого: Энтони Майклс, региональный менеджер по продажам, Deed’s Technology Company

Тема: Подтверждение запланированной встречи

Это электронное письмо подтверждает запланированную встречу с Томом Карсоном, младшим продавцом в Deed’s Technology Company.

Ваш запрос на официальную встречу с региональным менеджером по продажам для проверки вашей работы и возможности повышения по службе был одобрен. Встреча назначена на понедельник, 21 декабря 2020 года, в 9:30. Он будет проходить в торговом центре Deed, расположенном по адресу 73 Blake Ave, Miami, FL 64828, в комнате 748.

Проверка эффективности будет проводиться с вашим региональным руководителем Энтони Майклсом. Пожалуйста, приходите вовремя и будьте готовы обсудить детали вашего трудоустройства.

Спасибо.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Как написать четкую деловую записку

Урок 10: Как написать четкую деловую записку

/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /

Как написать четкую деловую записку

Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-памятка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.

Основы деловой заметки

Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить проблемы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть отрицательную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и ​​конструктивных планах на будущее.

Написание деловой памятки

Деловые заметки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

  • Кому : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
  • Из : укажите свое имя и титул.
  • Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
  • Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

В большинстве служебных записок приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») пропускается и сразу же помещается в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.

Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.

Редакция

Как обсуждалось в уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , чтобы убрать ненужного материала, прояснить, ваши основные моменты, и выровнять на предмет грамматических и фактических ошибок.И прежде чем отправлять заметку своей аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзыва от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение является эффективным и профессиональным.

Примеры служебных записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.

Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно негативно обращается к одному человеку.

А теперь рассмотрим более сильный пример.

Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное - первое предложение в каждом абзаце. Также здесь сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.

Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки - мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы практикуетесь и учитесь, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

Как написать памятку, которую сотрудники будут читать (+ шаблон)

Легко использовать неправильный метод для обмена важной деловой информацией.

Коммуникационные технологии сделали почти легким общение с большой группой людей. Однако для поддержания чувства профессионализма важно помнить, что определенные темы лучше всего обсуждать, используя определенные каналы коммуникации.

При обращении к большой группе на работе может возникнуть соблазн отправить простое электронное письмо и покончить с ним, но есть некоторые темы, которые следует решить с помощью памятки.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум - это деловое сообщение, отправляемое сотрудникам организации. Цель памятки - проинформировать всю группу об изменении, которое может повлиять на них, и потенциально попросить их предпринять определенные действия.

Думайте о служебной записке как о массовом внутреннем сообщении.Один человек отправляет одно сообщение большой группе людей. Просто они все работают в одном месте.

Итак, одно дело написать и распространить деловую записку, а другое - сделать ее интересной для вашей аудитории. Давайте поговорим о том, как оформить привлекательную памятку, и о некоторых других качествах, которые следует учитывать при ее создании.

Коммуникационные подсказки для любого канала

На рабочем месте существует множество различных способов общения, но независимо от того, какой из них вы используете, используйте эти советы по этикету, чтобы вас услышали - без оскорбления.

Формат памятки

Формат вашей заметки либо привлечет, либо отпугнет ваших читателей. Ниже приведен простой, но эффективный формат, которому нужно следовать при создании памятки для распространения.

МЕМОРАНДУМ

Кому: Кому отправляется служебная записка?

CC: Следует ли добавить кого-нибудь еще, но не напрямую?

ОТ: Кто отправляет записку?

ДАТА: Какой сегодня день?

ТЕМА: В двух словах изложите основную идею памятки.

BODY: Здесь идет сообщение.

ПАРАГРАФ 1:

Первый абзац должен изложить основную идею передаваемой информации в простой, ясной и сжатой форме.

ПАРАГРАФ 2:

Второй абзац памятки должен содержать некоторую справочную информацию о том, почему эта информация необходима. Если в служебной записке обсуждается изменение политики, объясните, почему это происходит.

ПАРАГРАФ 3:

Последний полный абзац памятки должен сообщать сотрудникам, нужно ли им действовать.Если нет, не игнорируйте последний абзац. Четко укажите, нужно ли сотрудникам что-либо делать. После заявления о действии закончите положительной нотой с благодарностью за внимание и сотрудничество.

И с этим у вас есть надежная записка.

Хотите сохранить свою копию? Не стесняйтесь скачать шаблон памятки, который описывает все, что вам нужно включить.

Советы по написанию памяток

Разработка формата - хороший первый шаг в изучении того, как писать заметку, но не менее важно сосредоточиться на ее содержании.Если ваша памятка скучна или загружена ненужными деталями, вы можете рассчитывать на то, что сотрудники проигнорируют ее и упустят важную информацию.

Вот несколько советов по написанию памяток, которые помогут донести ваше сообщение.

Учитывайте свою аудиторию

При написании чего-либо вы должны помнить о своей аудитории. Что касается меморандумов, ваша аудитория состоит из людей, с которыми вы работаете.

При написании памятки помните о культуре вашей компании. Если общение в вашем офисе обычно носит непринужденный и непринужденный характер, используйте правильный тон и соответствующие слова.С другой стороны, если вы ведете разговоры в офисе на профессиональном уровне, используйте этот подход.

Памятка считается частью внутреннего маркетинга, поэтому важно представить сообщение таким образом, чтобы оно соответствовало культуре компании, ценностям и заявлению о миссии вашего бизнеса. Внутренние коммуникационные сообщения, несовместимые с тем, что представляет собой компания, могут привести к путанице в отношении целей и задач компании.

Будьте краткими и простыми

Весь смысл памятки - отправить быстрое сообщение.Вы хотите, чтобы читатели были постоянно в курсе событий.

Сделайте заметку краткой и по существу, а ваш язык - простым. Войдите, изложите свою точку зрения и уходите.

При необходимости приложить документы

Всегда будет больше информации, чтобы развить тему, которой вы рассказываете, но, возможно, не всей этой информации найдется место в вашей заметке. Если есть дополнительная информация, которая заинтересует даже нескольких людей, прикрепите дополнительные документы или ссылки на веб-сайты, чтобы они могли их изучить.

Сделать памятку

Хотите поделиться информацией с офисом? Сделайте это памяткой. Научиться писать записки - отличный навык для любого, кто несет ответственность за обмен деловой информацией внутри компании. Кто угодно может отправить сообщение, но потребуется немного больше времени и усилий и, возможно, шаблон, чтобы сделать его достаточно интересным для чтения.

Связь на рабочем месте может быть сложной. Ознакомьтесь с нашим ресурсом о том, как создать план внутренней коммуникации, который поможет держать ваших сотрудников в курсе, формировать корпоративную культуру и повышать вовлеченность сотрудников.

7 шагов для написания впечатляющих заметок на деловом английском

Есть прекрасные романтические стихи.

Увлекательная научно-фантастическая литература.

Остроумный театр-диалог.

А потом… есть служебные записки.

Memos - не самая привлекательная форма английского письма. Они привыкли общаться на рабочем месте, поэтому часто бывают сухими и прямыми.

Но это не значит, что вы должны игнорировать их при изучении делового английского.

На самом деле, написание четких заметок в правильном формате имеет важное значение для эффективного общения с вашим начальником и коллегами. Хорошие памятки могут помочь вам эффективно планировать, решать проблемы, поддерживать прозрачность на рабочем месте и продвигать вашу карьеру.

В этой статье мы дадим вам все инструменты, необходимые для написания заметок на деловом английском, которые впечатлят всех в вашем офисе.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Так что же такое памятка?

Записка (сокращение от «меморандум») - это записка или документ, обычно отправляемый одним человеком одному или нескольким людям в одной компании.

Это может быть записка, оставленная на вашем столе, бюллетень на доске объявлений компании или электронное письмо, отправленное всем сотрудникам. В служебной записке можно записать подробности собрания персонала, изменения политики или даже результатов работы сотрудника.

Записки могут иметь разные формы, но всегда записываются в определенном формате и в формальном стиле (о чем мы поговорим ниже).Еще одна вещь, о которой следует помнить: заметки можно отправлять по электронной почте, но не каждое электронное письмо является заметкой.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе ... вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру - начните с Creativa сегодня.

Что делать перед тем, как начать писать памятку

Посмотрите, прежде чем прыгать.

Вы когда-нибудь слышали эту пословицу? Это означает, что вы должны спланировать, прежде чем действовать, и это верно как для жизни, так и для составления памяток.

Первый шаг, который вы должны сделать перед тем, как начать писать, - это выучить соответствующий деловой словарный запас, и лучший способ сделать это - использовать FluentU . Видео

FluentU включает интерактивных субтитров и карточки , которые предоставят вам всю необходимую информацию о любом деловом слове, которое вы, возможно, изучаете.Попробуйте бесплатно, и написание памятки станет для вас второй натурой.

Затем неплохо было бы сесть с ручкой и листом бумаги (да, по старинке) и выполнить следующие шаги планирования:

1. Напишите черновик: Сначала сделайте черновик своей памятки, перечислив все возможные моменты, которые вы можете придумать.

2. Определите цель памятки: Определите основную цель или «вывод» памятки. Другими словами, по какой причине вы это написали? Это будет ваша тема и вступительное предложение.

3. Определите аудиторию записки: Спросите себя, действительно ли вам нужно рассылать ее всем сотрудникам определенного отдела или только руководителям?

4. Отредактируйте черновик: Теперь вернитесь к своему первому черновику. Сузьте круг вопросов до самых важных и важных.

Что можно и чего нельзя делать при написании памяток

На всякий случай держите эти правила в голове, когда будете писать записку.

  • Не используйте неформальный / эмоциональный язык: Держите его строго формальным.Никаких сленговых слов или разговорной речи.

Даже если вы пишете о неадекватной работе сотрудника, не ругайте и не используйте резкие слова. Критикуйте отстраненно, но вежливо.

  • Использовать ли в маркеры: Если у вас есть несколько проблем, которые нужно решить в теле, разбейте его, используя маркеры. Благодаря этому заметку будет легко читать и быстро понимать.
  • Используйте кратко: Не включайте ненужные подробности и не используйте множество прилагательных.Спросите себя: «Могу ли я написать это предложение более ясно или прямо?»
  • Не забывайте проверять: Даже если вы торопитесь, внимательно просмотрите и отредактируйте заметку перед ее отправкой. Мы дадим более подробные инструкции по вычитке позже в этом посте.

Теперь, когда правила понятны, приступим.

1. Знать формат

По сути, памятка состоит всего из двух частей: заголовка (который мы объясним ниже) и тела (текста заметки).Предполагая, что вы печатаете, убедитесь, что ваши абзацы выровнены по левому краю.

Чтобы увидеть, как это выглядит, если все сделано правильно, ознакомьтесь с этими примерами заметок:

  • Образец заметки с онлайн-ресурса Purdue OWL

2. Обозначьте свою памятку

Дайте понять, что это служебная записка, а не уведомление или какой-либо другой официальный документ. Просто напишите «Меморандум» или «Меморандум» вверху страницы.

3. Создайте заголовок

Обычно схема выглядит так:

Кому: (людям, которым вы его отправляете - используйте полные имена и должности)

От кого: (ваше имя и должность)

Тема: (причина, по которой вы пишете записку)

Дата: (включая день, месяц и год)

Пример заголовка памятки будет выглядеть так:

Кому: Алиса Арора, ассистент по маркетинговым исследованиям
От: Аджай Дугар, менеджер по продажам
Тема: Ежеквартальное стимулирование продаж
Дата: 15 октября 2017 г.

Не забывайте использовать только официальные имена (без псевдонимов или сокращенных форм), а тему - как можно более конкретную и прямую.

4. Напишите краткое введение

В отличие от большинства электронных писем и писем, напоминания не требуют приветственного приветствия. Вместо этого просто сразу погрузитесь в тему, не заморачиваясь «Дорогая мисс Джонс…»

Не тратьте время на то, чтобы представиться или подробно рассказать о проблеме. Фактически, первое предложение должно резюмировать причину написания меморандума.

Например, вот образец открытия:

«Я заметил, что квартальные продажи книг упали на 10%, поэтому было бы благоразумно подумать о различных маркетинговых стратегиях для продвижения нашей новой линии авторов.”

Это говорит нам о том, что записка будет посвящена падению продаж и способам противодействия этому. Скорее всего, он закончится призывом к действию - предложением / указанием читателю сделать что-то конкретное для улучшения ситуации.

Вы можете потратить две-три строчки на обсуждение вопроса более подробно, указав факты и цифры или даты и имена, чтобы подчеркнуть срочность и важность. Думайте о введении как о начале тезиса, за которым следуют примеры, иллюстрирующие его.

5. Напишите текст памятки

После краткого вступительного абзаца вы можете использовать тело заметки для добавления дополнительной информации. Вы можете выделить действия, которые необходимо предпринять, или проблемы, о которых идет речь.

Опять же, будьте как можно более конкретными, но в зависимости от предмета вы можете разделить текст на более мелкие разделы с подзаголовками.

Например, если меморандум по сути является объявлением об изменении политики, его тело может состоять из одного абзаца, описывающего изменение и его последствия для сотрудников.

Однако было бы лучше разбить заметку на более короткие основные абзацы или маркеры, если вы выполняете одно из следующих действий:

  • Изучение потенциальных решений сложной проблемы компании
  • Перечисление различных тем, затронутых на недавней встрече
  • Выделение трех или более проблем

6. Конец выводом

Теперь вы можете закончить свою записку, написав заключение. Заключение должно состоять из одного или двух предложений (хотя это зависит от темы памятки).Вы можете описать проблему в позитивном ключе или включить в нее позитивный призыв к действию.

Некоторые фразы и предложения, которые вы можете использовать, включают:

  • Надеюсь на вашу поддержку в этом вопросе.
  • Мы надеемся, что это новое изменение политики принесет больше пользы нашим сотрудникам.
  • Мы уверены, что эти стратегии приведут к увеличению наших продаж.
  • Я рад обсудить ваше мнение на следующей встрече.
  • Заранее благодарим вас за постоянную поддержку.

Если вы его распечатываете, вы можете подписать или проштамповать памятку, но в подписи нет необходимости.

7. Корректура

Закончив писать, поищите ошибки в заметке.

Прочтите памятку не менее двух или трех раз, обращая внимание на опечатки и грамматические ошибки. Затем прочтите еще раз, чтобы убедиться, что вы охватили все, что хотели. Вы также можете следить за ненужными деталями, которые можно обрезать.

Когда дело доходит до корректуры, вы не совсем один! Включите проверку орфографии или, что еще лучше, запустите заметку с помощью интеллектуального инструмента редактирования, такого как Grammarly.

Grammarly похож на более умную и мощную программу проверки орфографии. Он ищет орфографические и грамматические ошибки в контексте вашего письма (например, он замечает правильно написанные слова, которые используются неправильно). Он предоставляет объяснения всех обнаруженных ошибок и даже отслеживает ваш прогресс, чтобы вы стали лучше писать на деловом английском с каждой запиской, письмом и электронным письмом.

Практика ведет к совершенству! Вы можете улучшить свои навыки написания памяток, выбрав случайную тему или проблему на рабочем месте, написав на нее краткую памятку, а затем попросив коллегу или товарища по учебе оценить ее.

Просмотрите памятки, написанные другими людьми, особенно теми, кто занимает более высокое положение в компании. Конечно, ваша первая памятка не будет идеальной, но если вы будете следовать инструкциям, вы обязательно получите довольно приличную. И даже если вы ошибаетесь, не волнуйтесь, а учитесь на своих ошибках.

И еще кое-что ...

Если вам нравится изучать английский с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит посетить FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным клипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, он есть в приложении FluentU.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Выучить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете.Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию.(Скачать)


Арчита Миттра - писатель-фрилансер, художник, педагог и говорящий по-итальянски самоучка. Не стесняйтесь обращаться к ней через LinkedIn по вопросам фриланса.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вы полюбите FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *