Как регистрировать кадровые документы: Академия | Тонкости регистрации кадровых документов

Статьи

Журналы регистрации кадровой документации

Л. Санкина, К.и.н.,  Доцент  Кафедры документоведения  Российского государственного  Гуманитарного университета

Преимущества системы регистрации документов

Согласно официальному определению Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998. Пункт 65.). 

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе:

• обеспечение сохранности документов;
• организация информационно-поисковых массивов;
• придание документу юридической силы.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько — об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов — сколько зарегистрировали, столько и сохранили.

Правила для регистрации

В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

Правило первое: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т.

д.).

В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т. е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать.

Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, «узаконить» приказом руководителя организации.

В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой «лично».

Правило второе: основным принципом регистрации является однократность — один документ в пределах одной организации регистрируется один раз.

Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т. е. содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения). Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.

Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, — наиболее сложный вопрос организации регистрации. Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов. Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях — 5 лет. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа. Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно — об увольнении, отдельно — об отпуске и т. д.

Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации (выделении еще одного массива регистрируемых документов)? Это количество документов. Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения (о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т. п.) вместе. За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться.

Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов — о предоставлении отпусков. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения. Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. к. документы откладывают на хранение (подшивают в дела) за год.

Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе — она проставляется от руки, вместе с номером (индексом), после того как документ подписан.

Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года.

Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть.

В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Как разработать систему индексации документов?

Индексация документов — это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 — порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС — обозначение кадровых приказов.

Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности. Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса «ЛС» для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом «К» — кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» — кадровые приказы рабочих; «Ксл» — служащих; «Ксп» — специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов — три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу — ЛС-п; перевод на другую работу — ЛС-пр; увольнение — ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом «ЛС», к которому добавляется индекс «ПР» для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; «ПС» — о приеме специалистов (ИТР) и т. д.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя.

Журнальная форма регистрации

За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации — в журналах (книгах) и на карточках. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации. Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так.

Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения). В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов (книг). Например, обязательность регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей в них и трудовых книжек и вкладышей к ним установлена в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10. 10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентированы формы этих книг и порядок их ведения.

Следует отметить и недостатки журнальной формы регистрации. Справочная работа по документам может быть очень трудоемкой; если не знать точной даты и номера документа, приходится просматривать весь журнал. Кроме того, ведение контроля над сроками исполнения документов по журналу практически невозможно — просто нет места для внесения сведений о контролируемых документах.

Оформление

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения), заголовок (например, Книга регистрации приказов по личному составу или Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков), поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения (см. пример 1).

Пример 1.

Общество с ограниченной ответственностью «Трансстрой»
(с 01.10.2008 Открытое Акционерное общество «Трансстрой»)

Журнал регистрации приказов о приеме на работу

Начат: 01.10.2005
Окончен __________
Срок хранения — 75 лет

В начале календарного года регистрация начинается с присвоения первому приказу номера один. Нумерация валовая, нарастающая, она оканчивается в последний день календарного года.

Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года.

Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе: дата и номер, краткое содержание (заголовок к тексту) и др. Форма большинства журналов регистрации документов не установлена законодательно. Ориентироваться можно на формы, которые были рекомендованы нормативными документами по делопроизводству. Например, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства. Она создана в 1974 г., безусловно, устарела, однако официально не отменена.

Кроме того, организация вправе (т. к. это нигде не запрещено) вести собственные формы регистрации. Однако, как и все правила регистрации, это изменение должно быть регламентировано самой организацией. Лучше всего, если это отражено в инструкции по кадровому делопроизводству. Если ее нет, можно ввести новую форму журнала приказом руководителя.

Таким образом, ответить на вопрос, сколько журналов регистрации кадровых документов необходимо иметь в организации, однозначно невозможно. Обязательное ведение журналов предусмотрено действующими нормативными документами. В числе этих документов можно назвать:

1. Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Минтруда России от 10. 10.2003 N 69. Зарегистрирована в Минюсте России 11.11.2003 N 5219) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2003. N 49.

2. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 // Собрание законодательства РФ. 2008. N 42. Статья 4821.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)  

4. Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Хранение

В силу особой значимости документации по личному составу большая часть перечисленных книг и журналов имеет срок хранения 75 лет. Это журналы (книги) регистрации приказов о приемах, переводах, увольнении, личных дел, личных карточек Т-2, трудовых договоров. 50 лет хранится книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним. 5 лет хранятся книги учета работников, направляемых в командировки, и выдачи командировочных удостоверений; 3 года — после увольнения журналы учета военнообязанных. Сроки хранения установлены в ст. 358 Перечня типовых документов, разработанного Росархивом. На самом деле сроки хранения журналов много больше, ведь они сдаются в архив после окончания, полного заполнения всех страниц.

Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава. Для целей регистрации кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удостоверений, выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы), трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для учета личного состава кадровые службы обязаны вести журналы (книги): приема, перевода, увольнения работников, учета работников, направляемых в командировки, военнообязанных, отпусков.

И в конце…

Кроме того, журнальная форма используется кадровыми службами и для фиксации каких-то фактов или процедур. Отдельные формы таких журналов предусмотрены действующим законодательством.

Например, обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Статья 230.1 «Порядок регистрации и учета несчастных случаев на производстве» ТК РФ регламентирует, что каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных настоящим Кодексом случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по установленной форме.

Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись. Для этого также можно использовать журнальную форму.

Возврат к списку

Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Юридическая консультация > Трудовое право > Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25. 08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

• о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
• о командировании работников;
• журналы отпусков;
• о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

• грамотное построение делопроизводства;
• ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
• надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

• Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
• Приказы по работе администрации.
• Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
• Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

• порядковый номер,
• дата приказа,
• номер распоряжения,
• основное содержание приказа,
• сотрудник,
• табельный номер,
• основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

1. кто подписал приказ,
2. кто исполняет приказ,
3. куда передали приказ,
4. расписка о получении, дата,
5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

№ п/п	Дата	Номер приказа	Разновидность приказа	Сотрудник	Табельный номер приказа	Основание
100	3.05.2014	20-лс	Перевод на другую должность	Иванов Иван Иванович	28394	Дополнительное соглашение   № 5 от 29.04.2014 к трудовому договору № 74 от 1.01.2012
101	3.05.2014	21-лс	Прием на работу	Орлова Ольга Павловна	30492	Заявление
102	3. 05.2014	22-лс	Прием на работу	Антонов Петр Николаевич	67540	Заявление

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

• о приеме на работу;
• об оплате труда;
• о совмещении профессий;
• о повышении квалификации;
• о смене фамилии сотрудника;
• о длительных командировках.
• о поощрении персонала;
• об отпусках
• о дежурстве;
• о переводе;
• об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

1. о дежурствах,
2. об учебных и очередных отпусках,
3. о непродолжительных командировках,
4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2020 и 2021

Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

• о приеме на работу;
• переводе на другую должность;
• увольнении;
• изменении персональных данных;
• изменении заработной платы или премировании;
• об отпуске;
• о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

• учет;
• контроль исполнения;
• возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

• журнал или книга;
• база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

• регистрация изданных компанией кадровых документов;
• быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
• хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

1. Дата издания.
2. Уникальный номер регистрации в программе.
3. Краткое описание.
4. Исполнитель.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме

Скачать

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Скачать

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• об учебных отпусках;
• о дежурствах;
• о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Оформление, регистрация и хранение кадровых документов — правила

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

Обязательные кадровые документы в организации

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).

Также в список кадровых документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать не предприятии, следует отнести инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

• Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
• Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку, справку о трудоустройстве, трудовой договор, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка

Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности. К этим видам кадровых документов следует отнести личную карточку сотрудника, личное дело, а также штатное расписание и табель по учету рабочего времени.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

• локальных нормативно-правовых актов;
• трудовых договоров;
• составленных приказов об отпусках;
• приказов о командировках.

Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, учет больничных листов, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.

Также к этому виду кадровых документов следует отнести две книги учета трудовых книжек – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

В некоторых случаях на предприятии требуется провести процедуру передачи кадровой документации. Это возникает при переводе на другую должность или увольнении кадрового специалиста, а также при реорганизационных мероприятиях на предприятии и т.д.

Aкт приема передачи кадровых документов образец

В первую очередь следует выяснить, существует ли на предприятии установленный порядок передачи и образец акта. При его отсутствии следует оформить данный акт произвольно с указанием наименования организации, членов комиссии, их должности, а также перечня передаваемых документов.

Скачать акт приема передачи кадровых документов

Процедура передачи включает в себя формирование комиссии, проверку правильности ведения документооборота (наличие обязательных документов, корректность их составления и хранения), формирование акта приема-передачи.

В комиссию включаются в обязательном порядке новый сотрудник, принимающий дела, и прежний – их передающий. Помимо этого, в качестве членов комиссии могут присутствовать: глава предприятия, специалисты отдела бухгалтерии, делопроизводитель, специалисты юридического отдела и др.

Журнал регистрации приказов по личному составу — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодно оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

---

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

(наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ___________________________________ Начат «___»____________________20____г. Окончен «___»___________________20____г.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________                 __________________________
                 должность                                       фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

или

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

 ______________________        _____________________
                 (подпись)                       (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе  ____

__________________    ______________________
       (подпись)              (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Для кадровой службы | 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8

Кадровая служба с помощью программы может автоматизировать процессы работы с персоналом, сохраняя в единой базе все учетные данные о работниках предприятия. «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволяет специалистам вести регламентированный документооборот, анализировать потребность в кадрах, осуществлять их своевременных подбор, регистрировать все необходимые данные о сотрудниках, включая их графики работы и отпусков. В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» версии КОРП удобно отслеживать изменение и окончание испытательного срока и соблюдение условий ученических договоров. 

Регламентированный кадровый учет

В программе поддерживается работа с электронными трудовыми книжками в соответствии требованиями ТК РФ и автоматически формируются: заявления сотрудников, отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД, и сведения о трудовой деятельности сотрудника СТД-Р.

Работа с электронными трудовыми книжками

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» предоставляет кадровой службе возможность формировать срочные и бессрочные трудовые договоры, в том числе при дистанционной работе, а так же гражданско-правовые договора на выполнение работ и авторские заказы. В программе предусмотрены регистрации приема на работу, перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы), изменение условий договора, увольнений работников и восстановления на работу по решению суда. В программе формируются все необходимые унифицированные приказы, и предоставляется возможность на их основе создавать свои документы, отредактировав макеты печатных форм. Регистрация кадровых приказов в зависимости от настроек может осуществляться как в строгом соответствии со штатным расписанием, так и независимо.

Кадровый перевод (создание)

По данным учета движения сотрудников можно получать актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов, данные о движении работников за выбранный период, статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству), среднюю и среднесписочную численность работников и другие отчеты.

Учет персональных данных

 «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» хранит информацию о сотрудниках, кандидатах и соискателях (в версии КОРП) в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». 

Настройки пользователей и прав

Помимо предусмотренных в программе необходимых сведений о сотруднике, кадровик может создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и прочее), а также прилагать фотографию сотрудника и сохранять сканированные копии любых документов.

Учет рабочего времени

 «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника в соответствии с намеченным графиком работы. В программе автоматизировано формирование произвольных графиков работы с поддержкой общероссийского и региональных производственных календарей. Ведется посменный учет времени (в версии КОРП).

Настройка учета рабочего времени

Кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и учитывать работы за пределами установленного графика, при этом автоматически формируются необходимые документы. Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период. Ведется учет остатков отпусков и отгулов. Учитываются работы в выходные и праздничные дни, ночные и сверхурочные работы и прочие переработки.

Учет остатков отпусков и отгулов

График отпусков в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» обеспечивает не только регламентированную печатную формы, но и предоставляет рабочее место по своевременному направлению сотрудников в отпуск  и переносу отпусков по инициативе работника или работодателя.

График отпусков

Механизм учета отгулов, заработанных при сверхурочной работе или при работе в выходной, позволяет накапливать дополнительное время отдыха в часах, переводить в дни, предоставлять отгулы отдельно, прибавлять их к отпуску, напоминать остаток при увольнении.

Отгул (создание)

Воинский учет

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволяет вести учет всех категорий сотрудников подлежащих воинскому учету, пребывающих в запасе, стоящих на специальном воинском учете. В программе можно формировать отчеты для военных комиссариатов, извещения о приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету, листки сообщений об изменениях и прочую документацию. Отчетность соответствует «Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях» (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ).

Листок сообщения об изменениях

Практические вопросы трудового законодательства: кадровые приказы

Вопросы организации кадрового делопроизводства на предприятиях, в учреждениях и организациях Украины регулируется Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные Приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 года №1000/5 (далее — Правила №1000/5) и Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с а значение сроков хранения документов, утвержденным Приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 года №578/5 (далее — Перечень №578/5).

Какие основные правила ведения документооборота и учета кадровых приказов?

ПРАВИЛО №1. Следует учитывать типологию приказа.

Все, что касается приказа: как его составляющих, где и как его регистрируют, как и к делу он будет сформирован — все это зависит от того, к какому виду относится конкретный приказ.

В соответствии со ст. 16 Перечня №578/5 приказы делятся на 4 группы. Основанием для разделения является срок хранения документа. По истечении этого определенного срока хранения документы можно изъять для уничтожения при экспертизы их ценности.

Согласно этой парадигмы можно выделить четыре группы приказов:

1) приказы по основной деятельности (где фиксируются решения, касающиеся работы всего предприятия или отдельных подразделений):

• в организациях, создают документы Национального архивного фонда (например, в научных учреждениях, органах власти и т.д.) хранятся постоянно;
• в других организациях — до ликвидации организации.

2) приказы по административно-хозяйственным вопросам (преимущественно ситуативные приказы, связанные с хозяйственным обустройством и обеспечением предприятия) хранятся в течение 5 лет

3) приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения (например, по поводу принятия на работу, перемещение, стажировки, предоставление отпусков по уходу за ребенком и без сохранения заработной платы, поощрения, увольнения работника, оплату труда и т.д.) хранятся в течение 75 лет

4) приказы по кадровым вопросам временного срока хранения (например, касающихся краткосрочных командировок, обращение взысканий, предоставление всех (оплачиваемых работодателем) отпусков работникам) сохраняются в течение 5 лет.

Важность понимания данного раздела заключается в зависимости отнесения каждого приказа к соответствующему типу с целью определения порядка его последующей регистрации и учета.

ПРАВИЛО №2. Приказы регистрируются и формируются в дела в зависимости от сроков хранения в пределах одного календарного года.

Поэтому на каждом предприятии ежегодно должно быть принято и вестись не менее 4 журналы регистрации приказов и 4 дела с наказмы, а именно:

• Журнал регистрации приказов по основной деятельности за год;
• Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам за определенный год;
• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения за определенный год;
• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам временного хранения за определенный год;
• Дело приказам по основной деятельности за год;
• Дело приказам по административно-хозяйственным вопросам за определенный год;
• Дело приказам по кадровым вопросам длительного (75 лет) хранения за определенный год;
• Дело приказам по кадровым вопросам временного (5 лет) хранения за определенный год.

Данная типология не является вымышленной. Основанием является соответствующее направление, содержащаяся в п. 2 главы 3 раздел III Правил №1000/5, где отмечается, что отдельно регистрируются распорядительные документы по основным вопросам деятельности, распорядительные документы по административно-хозяйственным вопросам и распорядительные документы по кадровым вопросам — в соответствии с их видов и сроков снимков.

ПРАВИЛО №3. В начале каждого делопроизводственного года нумерацию в Журнале регистрации приказов следует обновлять.

То есть ежегодно нумерацию в журналах регистрации приказов следует возобновлять — она не должна «продолжаться» в следующем году.

Например, если последний приказ в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения зарегистрирован в 2018 году под №368, то первый приказ в этом журнале в 2019 году должен быть зарегистрирован под №1.

ПРАВИЛО №4. Используйте рекомендованные индексы.

С целью облегчения информационно-поисковой работы лектор советует пользоваться индексами, которые присваивать каждому приказу.

Понятно, что регистрационный номер будет содержать такую составляющую как номер с журнала.

То есть, зарегистрированный в журнале регистрации приказов приказ под №1 будет иметь номер 1. Однако, несмотря на то, что на предприятии должно одновременно вестись не менее 4 журналы, то, очевидно, что в один день может быть выдано несколько различных по типу приказов, но с одинаковым номером. В таком случае указания в каждом приказе специального индекса выполнять идентифицирующую функцию.

Такая возможность предусмотрена и в п. 5 главы 3 раздел III Правил №1000/5, где отмечается, что с целью различения групп приказов по кадровым вопросам каждого вида к порядкового номера может добавляться буквенный индекс. В то же время систему таких индексов разрабатывает предприятие самостоятельно.

Так, еще в 2012 году был обнародован рекомендованные буквенные части индексов для их использования предприятиями Украины, а именно:

• для приказов по основной деятельности — без указания буквенного индекса;
• для приказов по административно-хозяйственным вопросам — «АГ»;
• для приказов по кадровым вопросам длительного хранения — «к/тр»;
• для приказов по кадровым вопросам временного хранения — «к/тм».

ПРАВИЛО №5. Оригинал приказа может быть только один. Поэтому, к делу формируются оригиналы приказов, а к личным делам — копии.

Существует понятие «первого экземпляра приказа», то есть оригинала, который подписывает директор и который формируют к делу.

В таком случае подчиненным структурам присылают копии приказов, а к личным делам приобщают заверенные копии приказов о приеме, переводе, увольнении, изменении учетных данных и тому подобное. Оригиналы же приказов хранятся в деле приказам.

ПРАВИЛО №6. Документы-основания для приказов (например, заявления, докладные записки и т.д.) следует формировать в отдельной или иного дела.

Распространенной ошибкой при ведении делопроизводства на предприятии является хранение в делах с приказами также и оснований, предшествовавших их выдачи. Например, вместе с приказом о приеме работника сохраняют его заявление о приеме на работу.

Ведение делопроизводства таким образом является ошибочным. Поэтому, приказы следует хранить в отдельном деле. Документы-основания хранятся в отдельном деле: либо в личном деле работника или в деле, которое можно назвать «Документы — основания для приказов по кадровым вопросам, не вошедшие в состав личных дел».

ПРАВИЛО №7. Приказы о принятии, отпуска, увольнения рекомендуется составлять по типовым формам.

Принципиальным в данном вопросе является то, что законодательством определяется альтернатива составления данных приказов. Поэтому, приказы о принятии, отпуска, увольнения разрешено оформлять как на бланках, так и по типовым формам, утвержденным приказом Деркомстату от 05.12.2008 года №489 (п. 2 главы 9 раздела II Правил №1000/5).

По общему правилу приказы по кадровым вопросам оформляют на бланках или стандартных листах бумаги формата А4. Любой распорядительный документ, за исключением общего, оформлююь на бланке с указанием его конкретного вида (постановление, решение, приказ, распоряжение).

Является ли нарушением составления кадровых приказов по формам, отличным от обычных? На самом деле, оказывается, это не является нарушением, однако приказы, составленные на предприятии в произвольной форме, должны содержать все показатели, и типовые формы.

Поэтому при составлении приказов по формам, отличным от обычных, следует соблюдать следующие условия:

1) надо указать все показатели, предусмотренные типовой форме;

2) следует учитывать требования Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »ДСТУ 4163-2003, утвержденного приказом Госпотребстандарта от 07.04.2003 года №55.

Фактически, приказы по типовым формам — это лишь способ избежать ошибок, поскольку почти всю информацию, должны содержать приказы, предусмотрено типовыми формами.

ПРАВИЛО №8. При необходимости дополняйте типовые формы приказов другими показателями.

Данное правило является логическим продолжением предыдущего тезиса, поскольку не всегда типовые формы могут учесть специфику каждой конкретной ситуации, предприятия или даже требований законодательства. Поэтому не только возможно, а иногда и необходимо дополнять типовые формы приказов дополнительными положениями.

ПРАВИЛО №9. Приказы по кадровым вопросам следует составлять в соответствии с ДСТУ 4163-2003 и главы 9 раздела II Правил №1000 / 5.

Данное правило касается, в первую очередь, случаев составление приказов, которые не касаются прием, увольнение и отпусков работников и для которых не утвержден типовых форм.

В таком случае следует руководствоваться следующими положениями:

• основными реквизитами любого приказа являются: название предприятия, название вида документа, дата приказа, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, основание, подпись, отметка об ознакомлении;
• заголовок должен быть кратким, его структура должна выглядеть следующим образом: предлог «О» + отглагольное существительное + фамилия, инициалы работника, к которому относится распорядительное действие. Например: «О принятии на работу Петренко В.С.»;
• текст кадрового приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительная. В констатирующей части указывают основание или цель издания приказа. Преамбулу можно выразить словами «Во исполнение», «С целью» и др;
• преамбула не является обязательной частью текста кадрового приказа — без преамбулы обычно оформляют приказы о приеме, переводе, увольнении;
• вместо слова Ю в кадровых приказах можно использовать конкретные глаголы. Распорядительную часть приказа по кадровым вопросам начинают, как правило, с глагола в форме инфинитива большими буквами: ПРИНЯТЬ, перевес, освободить, отправить, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ и тому подобное;
• слово НАКАЗУЮ следует использовать в кадровых приказах, если текст приказа содержит несколько решений: например, «освободить Иваненко», «бухгалтерии выплатить компенсацию» и другие. Такой текст следует делить на пункты (подпункты) арабскими цифрами.

ПРАВИЛО №10. Обязательно нужно знакомить с кадровым приказом работника, к которому относится приказ.

Согласно п. 11 главы 9 раздела II Правил №1000/5 с распорядительным документом по кадровым вопросам (личного состава) обязательно знакомят упомянутых в нем лиц, на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления.

На практике может возникнуть проблемная ситуация, когда возникает необходимость ознакомить с приказом работника структурного подразделения, расположенного в другой местности.

В таком случае, чтобы доказать распоряжение до сведения работника путем его ознакомления с приказом, может быть изготовлено и надлежащим образом заверенная копия приказа, которая передается в соответствующее структурное подразделение, где работник можливсть с ней ознакомиться и поставить соответствующую отметку.

Однако перед этим, предприятие, решает изменить традиционную схему ознакомления с наказмы, должно регламентировать новый порядок ознакомления, например, путем внесения изменений в иснтрукции по делопроизводству или путем выдачи соответствующего приказа.

Также на практике возникает вопрос о необходимости заверения приказов по кадровым вопросам печатями предприятия. По этому поводу лектор отметила, что законодательство не содержит такого требования. Следовательно, не нужно заверять печатью оригиналы приказов по кадровым вопросам, оформленные на бланках, и копии распорядительных документов, предназначенные для внутреннего пользования.

Подытоживая, следует обратить внимание на полную урегулированность данного вопроса и правовую определенность, которая существует в данной сфере. Следует отметить, что профильные Правила организации делопроизводства достаточно комплексным и детальным документом, который в полной мере определяет и детализирует ряд ситуаций, которые могут возникнуть на практике. В то же время, несмотря на это, в связи с определенной бюрократической составляющей этого нормативно-правового акта, можно констатировать, что делопроизводство на большинстве небольших украинских предприятий ведется в более упрощенной форме при игнорировании отдельных положений упомянутых Правил.

ukrainepravo.com/

Досье сотрудников

Как специалист по персоналу, вы не привыкать к бумажной работе. Кажется, что для каждого действия по трудоустройству — подачи заявления, собеседования, приема на работу, дисциплинарного взыскания и так далее — существует определенная форма, которую необходимо заполнить. Однако убедиться, что вы правильно заполнили документы, — это только половина дела. Как только вы закончите заполнять форму, вы столкнетесь с совершенно новой проблемой: что с ней делать. Будучи умным человеком, вы знаете, что надлежащая документация является ключом к защите вашей компании в неудачном случае судебного процесса, но знать, что нужно хранить, где и как долго и кто может это видеть, может быть довольно непросто.Давайте поговорим об основах.

Что входит в личное дело сотрудников?

В то время как в большинстве штатов «досье персонала» определяется свободно, и содержимое файла может отличаться в зависимости от отрасли, досье персонала обычно состоит из документов, которые связаны с «квалификацией сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения и т. Д. дисциплинарная мера.» В файл следует сохранить следующие элементы:

• Заявления о приеме на работу
• формы аттестации
• дисциплинарных записей
• подписанные справочники благодарности
• налоговые формы, такие как W-4s
• информация о платеже, например о повышениях или сокращениях.(Примечание: не ведомости заработной платы, их следует вести отдельно.)

В вашем штате могут быть дополнительные правила в отношении того, что должно быть включено в файлы персонала, поэтому обязательно ознакомьтесь со своим Руководством по кадрам на hrsimple.com.

Что нужно хранить отдельно?

Медицинская информация

Как правило, все медицинские записи должны храниться в тайне и храниться отдельно от личных дел.Медицинская информация может быть получена по различным причинам, связанным с работой, и ее следует хранить точно и надежно в случае расследования. Некоторые примеры медицинской информации включают:

• запросы на отпуск FMLA
• Требования о компенсации работникам
• результаты тестирования на наркотики
• Записки врачей об пропусках занятий по болезни
• страховых форм

Иммиграционные формы

Хотя работодатели обязаны хранить формы I-9 сотрудников в течение трех лет с даты приема на работу или одного года после увольнения, их следует хранить отдельно от личного дела.Хранение форм I-9 вне досье сотрудников обеспечивает определенную защиту в случае правительственного расследования, поскольку некоторая информация о занятости может указывать на дискриминацию со стороны работодателя, и было бы лучше, если бы ее не раскрывали.

Заработная плата

Ведение точного учета того, кому, сколько и когда было выплачено, чрезвычайно важно по налоговым причинам, а также в случае аудита или расследования, но эти записи должны храниться вне информации о персонале.Как и в случае с иммиграционными формами, иск о дискриминации может возникнуть, если информация о персонале будет раскрыта во время расследования платежной истории компании, поэтому целесообразно хранить эту информацию отдельно.

Кому следует предоставить доступ?

Распространенная проблема с файлами персонала заключается в том, предоставлять ли вашим сотрудникам доступ к их собственным файлам или нет. Некоторые сотрудники могут расстроиться, если увидят конфиденциальную информацию, содержащуюся в их файлах, например заметки о дисциплинарных мерах и информацию о заработной плате.С другой стороны, отказ от доступа может повредить отношениям с сотрудниками. Кроме того, в нескольких штатах есть законы о том, предоставлять ли доступ сотрудникам или нет.

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный руководитель или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, что сотрудник может получить доступ. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к кадровому файлу чаще всего обращаются изо дня в день работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержимого файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием.Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Вот основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника.

• Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если против работодателя был предъявлен иск? Нужен ли работодателю документ в суде?
• Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а для того, чтобы подтвердить, что они осведомлены о документе и прочитали его.
• Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо к резюме
• Проверка образования
• Свидетельство о трудоустройстве
• Отказное письмо
• Должность Описание должности
• Записи анализа работы
• Письмо с предложением о работе или трудовой договор
• Агентство по трудоустройству или договор временного агентства, если используется
• Контактная информация для экстренных случаев
• Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
• Контрольный список из ориентации новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
• Любые соглашения и документация о переселении
• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
• Официальные формы занятости, включая запросы о переводе, продвижении по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
• Прочая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

• Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
• Самооценка сотрудников
• Записи любых официальных консультаций
• Примечания о явке или опоздании
• Документация по плану повышения эффективности
• Протоколы о дисциплинарных взысканиях
• Признание сотрудников, представленное, например сертификаты, письма о признании и т. Д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
• Учебные записи
• Запросы на обучение
• Оценка компетенций
• Уведомления или расписания учебного класса или сеанса
• Требуется подписание оценок
• Отчеты о расходах на обучение
• Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для выездного собеседования
• Уведомление Cobra
• Контрольный список окончания работы
• Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

В личном деле сотрудника следует помещать только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

2.1.3 Файлы и данные персонала

Файлы персонала являются конфиденциальными, и доступ ограничен для защиты конфиденциальности сотрудников. См .: Справочная записка
1.1.1: Кодекс поведения университета, раздел 3 Справочная записка
1.5.2: Политика персонала в отношении конфликта обязательств и интересов, разделы 2.b и 2.e Справочная записка
6.1.1: Административные вычислительные системы , раздел 3.c Справочная записка
6.2.1: Политика использования компьютеров и сети Заметка руководства
6.4.1: Системы идентификации и аутентификации, раздел 5

а. Доступ сотрудника или представителя
Каждый сотрудник или его уполномоченный представитель может просматривать личные дела сотрудника на местном уровне, запрашивая встречу с местным отделом кадров в обычные рабочие часы и в нерабочее время. Сотрудник или его уполномоченный представитель может проверить собственную заработную плату сотрудника и связанные с ним формы, записавшись на прием и предъявив соответствующее удостоверение личности в отдел расчета заработной платы.Уполномоченный представитель должен предоставить письменное разрешение, подписанное сотрудником, позволяющее представителю проводить такую ​​проверку. Такие назначения обычно происходят, если не согласовано в письменной форме, в течение 30 дней после подачи письменного запроса о проверке.

Сотрудник отдела кадров или начисления заработной платы будет присутствовать на время проверки файла, что дает достаточно времени для проверки, соизмеримого с объемом файла. Сотруднику или уполномоченному представителю разрешается делать записи во время проверки.

Сотрудник или его уполномоченный представитель также могут запросить копию личного дела. Уполномоченный представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, о том, что представитель уполномочен получать копию личного дела. Такая копия будет предоставлена ​​за счет сотрудника в течение 30 дней после получения письменного запроса от сотрудника или его уполномоченного представителя. Однако запросы на копию ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника.Текущие сотрудники также могут получить доступ к своим записям заработной платы, включая W-2 и записи о времени и отпусках, в любое время по адресу https://axess.sahr.stanford.edu/.

г. Доступ бывшего сотрудника
Бывший сотрудник Университета или его уполномоченный представитель может запросить копию своего личного дела на срок до трех лет после увольнения. Запрос должен быть в письменной форме, и представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, уполномочивающее представителя запросить и получить копию личного дела.Как правило, такие запросы будут удовлетворяться один раз в год, а копия предоставляется в течение 30 дней после получения письменного запроса, если Университет и сотрудник (или уполномоченный представитель) не договорятся об ином. Копия файла может быть предоставлена ​​за счет бывшего сотрудника. Запросы бывшего сотрудника на получение копии его ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса бывшего сотрудника.

г. Доступ официальных лиц университета
Должностные лица университетов, менеджеры, деканы, руководители отделов, специалисты по персоналу, представители офиса главного юрисконсульта и другие должностные лица университета, которым это необходимо для бизнеса, могут просматривать отдельные файлы.Этот доступ также распространяется на сотрудников по найму в Университете, когда сотрудник является финалистом для продвижения по службе или перевода.

г. Доступ по повестке / повестке
Серверы обработки с повестками или повестками для документов, содержащихся в личном деле отдельного сотрудника, должны быть направлены в Отдел расчета заработной платы или к менеджеру по работе с сотрудниками и трудовыми отношениями в SLAC. Департаменты не имеют права принимать вызовы или повестки в суд.

эл.Запросы на подтверждение работы по совместительству (бывшие и нынешние сотрудники)
Стэнфорд не отвечает напрямую на запросы о подтверждении занятости. Стэнфорд заключает договор со сторонним поставщиком услуг на предоставление услуг по проверке занятости, заработной платы и иммиграционной службы. Сотрудники должны следовать инструкциям Stanford’s Gateway to Financial Activity для подтверждения занятости. Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC.

ф. Доступ агентов университета
По контракту агенты Университета обязаны подтвердить, что данные о персонале Университета будут обрабатываться конфиденциально и использоваться только для целей, указанных в контракте.

г. Запросы о приеме на работу (бывшие и нынешние сотрудники)
Запросы о приеме на работу извне университета следует направлять в местный отдел кадров.Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC. Информация, отличная от дат трудоустройства и классификации должностей, требует письменного согласия сотрудника до разглашения информации.

Часто задаваемые вопросы — Записи гражданского персонала

1. Как мне получить информацию из записей гражданского персонала? Подробнее …
   
2. Где я могу получить информацию о пенсионных пособиях для бывших федеральных гражданских служащих? Читать далее…
   
3. Я хочу восстановиться в Федеральной службе. Какие формы мне нужны? Подробнее …
   
4. Куда я могу обратиться за помощью или немедленной помощью? Подробнее …
   
5. Какие записи были бы полезны для генеалогического исследования? Подробнее …

---

1. Как я могу получить информацию из моих записей гражданского персонала?

Записи гражданского персонала обычно передаются в Национальный центр кадровой документации в течение 120 дней после увольнения сотрудника с федеральной службы.Если с момента увольнения прошло менее 120 дней, напишите в последний нанимающий офис. После этого отправьте свой запрос по адресу, указанному ниже.

Некоторая базовая информация , необходимая для поиска записей гражданского персонала , включает:

• полное имя, используемое при трудоустройстве на федеральном уровне,
• дата рождения,
• Номер социального страхования (если применимо),
• наименование и место нахождения Федерального агентства по найму,
• даты начала и окончания действия Федеральной службы

Контактная информация: щелкните по ссылкам выше, чтобы узнать адреса электронной почты и контактные телефоны.

Начало страницы

2. Где я могу получить информацию о пенсионных пособиях для бывших федеральных гражданских служащих?

Запрошенная информация отсутствует в Национальном центре кадровой документации. Вопросы, касающиеся выхода на пенсию и льгот, следует направлять по адресу:

Управление персонала США
Центр пенсионных операций
Почтовое отделение 45
Boyers, PA 16017

Начало страницы

3.Хочу восстановиться в Федеральной службе. Какие формы мне нужны?

Копии стандартной формы 50 (кадровые действия) с вашего предыдущего места работы на федеральном уровне обычно необходимы для восстановления на работе. Вы можете запросить копии этих документов, написав в Национальный центр кадрового учета. NPRC не имеет полномочий определять право на восстановление, это может определить только Офис управления персоналом (OPM) или агентство по найму.

Обратитесь в отдел кадров, в котором вы в настоящее время работаете или ищите работу, или:

U.S. Офис управления персоналом
Служба занятости
1900 E Street, NW
Вашингтон, округ Колумбия 20415

Начало страницы

4. Куда я могу обратиться за помощью или немедленной помощью?

Национальный центр кадрового учета:
Телефон: 618-935-3058
Факс: 618-935-3014 или 618-935-3019

Начало страницы

5. Какие записи были бы полезны для генеалогического исследования?

Для военнослужащих: записи о военной службе, записи о военных пенсиях и файлы заявок на выдачу земельного ордера будут полезны.Пожалуйста, посетите раздел «Исследования генеалогии в военных записях» для получения дополнительной информации.

Для записей гражданского персонала: если член вашей семьи работал на федеральное правительство, официальная папка персонала (OPF) была бы основным источником для исследования.

Контактную информацию см. В Таблице расположения записей.

Начало страницы

* См. Наше Заявление о конфиденциальности

---

Учетная запись гражданского персонала Главная страница

Настройка сотрудников и изменение информации — Business Central

• 01.04.2021
• 2 минуты на чтение

В этой статье

Чтобы использовать функцию управления персоналом, вы должны сначала зарегистрировать каждого сотрудника, создав карточку со всей основной и связанной информацией.

Вы можете изменить данные сотрудника в любое время. Ведение актуальных записей о ваших сотрудниках упрощает кадровые задачи. Например, если адрес сотрудника меняется, вы регистрируете это в карточке сотрудника.

Следующие процедуры описывают, как создать начальную карточку сотрудника и как присвоить сотруднику два типа данных о сотруднике. Кроме того, вы можете назначить различную другую связанную информацию, такую ​​как квалификация и причины бездействия. Вы назначаете информацию о сотруднике, выбрав поле или действие на странице Карточка сотрудника .

Примечание

Вы можете возместить сотрудникам их расходы во время деловой активности. Для этого необходимо заполнить поля экспресс-вкладки Payments на странице Employee Card . Для получения дополнительной информации см. Учет и возмещение расходов сотрудников.

Настроить сотрудника

1. Выберите значок, введите сотрудников , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите действие Новый .
3. На странице Карточка сотрудника заполните поля по мере необходимости.Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.

Для вставки фотографии сотрудника

Если у вас есть изображение сотрудника в формате .bmp, вы можете вставить его в карточку сотрудника.

1. Выберите значок, введите сотрудников , а затем выберите связанную ссылку.
2. Откройте карточку соответствующего сотрудника.
3. В информационном окне Employee Picture нажмите кнопку раскрывающегося списка, а затем выберите Import .
4. На Выберите изображение для загрузки на странице нажмите кнопку Выбрать .
5. Выберите файл, а затем выберите Открыть .

Изображение вставлено в окно Employee Picture FactBox.

Для регистрации различной информации о сотруднике

В карточке сотрудника можно указать такую ​​информацию, как членство в профсоюзе, родственники и контракты для сотрудника. Ниже описано, как настроить альтернативный адрес. Шаги аналогичны для всей другой информации, которую вы можете настроить с помощью карточки сотрудника.

Вы можете использовать альтернативные адреса, чтобы отслеживать местонахождение ваших сотрудников, например, если они находятся за границей, в длительной командировке или проживают на даче.

1. Выберите значок, введите сотрудников , а затем выберите связанную ссылку.
2. Откройте карточку соответствующего сотрудника.
3. Выберите действие Альтернативные адреса .
4. На странице «Список альтернативных адресов » заполните поля по мере необходимости.
5. Повторите шаг 4 для каждого альтернативного адреса.

См. Также

Учет и возмещение расходов сотрудников
Финансы
Работа с Business Central
Изменение отображаемых функций

Что должно быть в досье сотрудника?

1. Блог
2. Управление персоналом
3. Что должно быть в файле сотрудника?

Досье сотрудника или личная запись — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.

Вы можете не понимать, что должно быть в досье сотрудника, или спрашивать, как долго вы должны хранить эту информацию. В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все нужные документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Зачем вам нужны файлы сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что можно легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск.Вот почему важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться в наличии всех необходимых документов.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получал этот человек в рамках своего бизнеса.

Что хранить в файлах сотрудников

Содержимое файлов сотрудников будет варьироваться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В досье сотрудника необходимо включить следующие элементы:

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
• Описание должности
• Письмо с предложением работы и трудовой договор
• Контактная информация для экстренных случаев
• Обучение записи
• Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
• Формы служебной аттестации
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для увольнительного собеседования
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение для управления персоналом поможет вам сэкономить часы на администрировании кадров.

Чего не должно быть в файлах сотрудников?

Любая информация, не имеющая отношения к роли сотрудника, например его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их личное дело: информация должна быть ограничена только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Поскольку файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о дисциплинарных мерах, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации о сотрудниках, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например данные о заработной плате, и лучше всего хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас.Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.

Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Общие правила для бывших сотрудников:

• Рабочее время (подробные сведения о том, когда сотрудник работал на вас) — 2 года
• Заработная плата и сведения о взятых отпусках по беременности и родам и отцовству — 3 года
• P45 / P60, файлы персонала и записи об обучении — 6 лет

Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:

• , какая информация о них у вас есть и как вы ее используете
• конфиденциальность записей
• как эти записи могут помочь в их обучение и развитие на работе

Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить файлы сотрудников

Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертых огнестойких шкафах, быстро становятся историей для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный способ хранения файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для управления персоналом.

С программным обеспечением HR вы сможете защитить важные документы и ограничить круг лиц, имеющих к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программном обеспечении. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для управления персоналом.

Или начните бесплатную пробную версию сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Возможно, вы также захотите прочитать эти статьи

LO3-2: Записи о найме сотрудников и сотрудников

Цели обучения

LO3: Система человеческих ресурсов — Понимание процесса найма и идентификация кадровой документации

Система человеческих ресурсов

Уведомление о приеме на работу

Компании используют эту форму, чтобы сообщить Департаменту заработной платы, что новый сотрудник был принят на работу и должен быть добавлен в расчетную ведомость.

Образцы форм: http://does.dc.gov/sites/default/files/dc/sites/does/page_content/attachments/Notice%20of%20Hire-English_OWH%20Revised.pdf

http://www.rangercollege.edu/newhire.doc

Изменение ставки заработной платы

Отдел заработной платы уведомлен отделом кадров об изменении ставки заработной платы сотрудника. Обычно используется форма изменения ставки заработной платы.

Образец формы См. Ниже или используйте эту ссылку:

https: // etravelweek.ru / hmattachments / 26_201007010829132md59.gif

http://www.hbboys.com/cms/sites/default/files/Payroll%20Change%20Form.pdf

Какие записи о сотрудниках должен вести работодатель?

Работодатель ведет четыре файла учета сотрудников для каждого сотрудника.

Личное дело ведется для каждого сотрудника. Эти кадровые файлы содержат конфиденциальные документы, и ими управляет и обслуживает персонал отдела кадров. Кадровые файлы — это основные записи о сотрудниках, используемые работодателем, сотрудником и менеджером сотрудника в некоторых компаниях.Рекомендуется, чтобы доступ к личному делу сотрудника был ограничен персоналом и сотрудником, находящимся под наблюдением.

Типичные документы в личном деле включают заявление о приеме на работу, контактную форму для семейной чрезвычайной ситуации, документированную историю дисциплинарных мер, резюме, подпись сотрудника в справочнике сотрудника, подписание ведомостей работодателем по желанию, периодическую аттестацию, оценку работы или план повышения эффективности, сертификаты об обучении и свидетельства о посещаемости, а также текущая личная контактная информация о каждом сотруднике.

Не все файлы персонала содержат одинаковые документы, но в каждом файле персонала есть несколько одинаковых документов. Документация о работе сотрудника не включается в личное дело, если она не требует дисциплинарных мер, награды или каких-либо других признаков выдающихся достижений. Такие ежедневные заметки о производительности относятся к файлу, который менеджеры ведут, чтобы отслеживать производительность, цели и вклад своих сотрудников.

Файлы расчета заработной платы также ведут учет сотрудников.Файлы расчета заработной платы содержат историю работы сотрудника, отделов, изменений в компенсации, гарнитуры, ссуд и другую информацию, необходимую для оплаты труда сотрудника и хранения копии истории оплаты труда сотрудника.

Файл ведомости заработной платы также будет содержать историю государственных форм, таких как W-2, W-4, и документы об удержании налога на социальное обеспечение, заполненные сотрудником. Файл также будет содержать информацию о выплатах сотрудникам и разрешение на снятие платежей с зарплаты сотрудника.

Также ведется медицинская карта сотрудников . Записи сотрудников в медицинской карте не доступны никому, кроме назначенного персонала отдела кадров и сотрудника, записи которого хранятся в файле. В медицинских картах содержатся записи врача, документы для подачи заявления на FMLA, информация о тестах на наркотики, необходимая физическая информация и другая подобная документация, которая касается медицинского здоровья сотрудника или члена его семьи.

Медицинские файлы, из-за конфиденциальности записей сотрудников, находятся в высшей степени безопасного хранения и конфиденциальности.Рекомендуется хранить медицинские файлы в запираемых ящиках для документов, которые запираются в комнате, недоступной для других сотрудников, кроме назначенного персонала отдела кадров.

I-9 Файлы записей домашних сотрудников, которые хранятся для всех сотрудников в одном файле, который отделен от других записей сотрудников. Работодатели хранят эту запись о сотрудниках отдельно от других записей о сотрудниках, чтобы сохранить конфиденциальность сведений о сотрудниках от государственных чиновников и других организаций, которые уполномочены проверять документы I-9 сотрудников.

Хранение I-9 в отдельном месте гарантирует, что если вы выбраны для федеральной проверки файла I-9, государственные служащие не будут иметь доступа к каким-либо другим записям о сотруднике или ее занятости в вашей организации.

Сотрудники могут просматривать записи о своих сотрудниках, связавшись с сотрудником отдела кадров в обычное рабочее время. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какие-либо документы в своих записях, которые необходимо просмотреть в присутствии сотрудника отдела кадров.

В справочнике сотрудников должна быть политика просмотра кадровых записей, которой следует неизбирательно следовать в отношении запросов сотрудников на просмотр их файлов.

Если сотрудник отправляет письменный запрос на получение копии своей кадровой документации после увольнения с работы, работодатель должен предоставить копию. Работодатели могут выставлять счет за услуги бывшим сотрудникам, но это не обычная практика.

Источник: http://humanresources.about.com/od/glossarye/g/employee-records.htm

Система расчета заработной платы

Блок-схема: http://www.solutioninn.com/image/images5/210-B-A-A-C%20(1492).png

Что такое регистр заработной платы?

Регистр заработной платы — это электронная таблица, в которой перечисляется общая информация из каждой ведомости заработной платы: общая валовая заработная плата, сумма каждого типа вычетов и общая чистая заработная плата указывается в регистре заработной платы. Расчет для каждого отдельного сотрудника общей валовой заработной платы, сумм удержаний и удержаний и общей чистой заработной платы указывается в отчете о заработной плате, и итоговые суммы всех заработков сотрудников за период оплаты являются источником итогов в регистре заработной платы.

Регистр заработной платы обычно является частью программного обеспечения для онлайн-бухгалтерского учета или онлайн-приложения для расчета заработной платы.

Информация в регистре заработной платы используется, чтобы помочь вам с несколькими важными задачами налогообложения заработной платы:

• Депозиты по заработной плате,
• Подача ежеквартальных налоговых отчетов о заработной плате в IRS по формам 941 и
• Предоставление ежегодных отчетов о заработной плате и налогах сотрудникам и Управлению социального обеспечения

Что должно быть включено в регистр заработной платы?

Вы должны вести учет итоговых показателей для всех сотрудников:

• Общая заработная плата брутто, общая заработная плата по социальному обеспечению (до максимума для каждого работника каждый год) и общая заработная плата по программе Medicare
• Итого, удержанные из заработной платы работника по федеральному, государственному и местному подоходному налогу
• Итого, удержанные для доли работника в системе социального обеспечения и Medicare
• Итоговые суммы удерживаются для всех необязательных пожертвований, таких как благотворительные пожертвования, профсоюзные взносы и другие.

Кроме того, вы должны отложить сумму, равную общему вычету по социальному обеспечению и программе Medicare.

Создание кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность — это суммы, которые ваша компания должна другим, но которые еще не были оплачены. Общая сумма для каждой категории для каждой зарплаты создает несколько кредиторских задолженностей перед федеральными и государственными (а иногда и местными) агентствами.

Когда вы создаете платежную ведомость (все чеки), вы должны отложить деньги для этой кредиторской задолженности, которые будут выплачены, когда

• Налог FICA (социальное обеспечение и медицинская помощь), удерживаемый из зарплаты сотрудников и подлежащий уплате вами как работодателем
• Федеральный подоходный налог w удерживается из зарплаты сотрудников
• Государственные и местные налоги на прибыль удерживаются из зарплаты сотрудников
• Федеральный налог на безработицу — сумма федерального налога на безработицу, которую ваша компания должна платить, ежегодно или ежеквартально, на основе общей валовой заработной платы всех сотрудников в течение периода.
• Государственный налог на безработицу — размер государственного налога на безработицу, который должен уплатить ваш бизнес, на основе общей валовой заработной платы всех сотрудников за период
• К уплате государственного налога на компенсацию работников
• И кредиторская задолженность по другим добровольным отчислениям, , как United Way, отчисления 401 (k) и часть расходов по плану медицинского страхования сотрудников.

Если из зарплаты сотрудников производились другие вычеты по таким статьям, как взносы на медицинское страхование, благотворительные пожертвования или соответствующие пенсионные планы, кредиторская задолженность должна быть создана для каждого из этих счетов, чтобы своевременно производить платежи.

Образец реестра заработной платы: http: //exceltemplates.net/wp-content/uploads/2013/12/Payroll-Register-Template-1024×610.jpg

Что такое запись о доходах сотрудников?

Запись о заработке сотрудника — это запись о том, как рассчитывается заработная плата сотрудника для каждого периода оплаты в течение года с текущим итогом до текущей даты.

Что включается в отчет о доходах сотрудников

Запись о заработке сотрудника включает следующую информацию и расчеты для каждой зарплаты.

• Сначала рассчитывается валовая заработная плата для почасовых и наемных сотрудников.
• Затем рассчитываются федеральные налоги, налоги штата и местные налоги у источника выплаты на основе общей суммы заработной платы. Размер федерального подоходного налога рассчитывается на основании формы W-4 сотрудника.
• Налоговые вычеты FICA (социальное обеспечение и Medicare) рассчитываются на основе заработной платы брутто.
• Включены другие добровольные вычеты.
• Суммируются все удержания и удержания.
• Чистая заработная плата рассчитывается как валовая заработная плата за вычетом общих удержаний и удержаний.

Как используется запись о доходах сотрудников

Информация о заработной плате сотрудника имеет несколько целей:

• Основная цель этой записи — вычислить чистую заработную плату сотрудника (чек)
• Запись выдается сотруднику для демонстрации того, как производились расчеты, на случай, если у сотрудника возникнут вопросы.
• Запись используется для отслеживания всех заработков сотрудников за год, чтобы подготовить форму W-2 — годовой отчет о заработной плате и налогах, — передаваемую работнику по окончании года.
• Итоговые суммы для всех сотрудников за период оплаты, для федерального, государственного и окончательного удержания налога FICA, вводятся в счета кредиторской задолженности для целей отчетности формы 941 — ежеквартального отчета работодателя
• К счету к уплате налогов FICA также добавляется взнос работодателя., что соответствует удержанию сотрудника. Итак, в приведенном выше примере и работник, и работодатель должны 65,02 доллара за этот период оплаты.
• Общая сумма удерживаемых с работника подоходного налога и налогов FICA, плюс взнос работодателя в налоги FICA, рассчитывается и отправляется в IRS.
• Общие суммы удержания FICA отслеживаются, чтобы гарантировать, что часть социального обеспечения прекращается, когда работник достигает максимума социального обеспечения за год.
• Заработная плата брутто контролируется с целью включения дополнительного налога на Medicare, если валовая заработная плата сотрудника превышает определенную сумму.

Прочие статьи, которые могут быть включены в отчет о доходах работника

• ФИО, адрес и номер социального страхования сотрудника,
• Семейное положение сотрудника и количество освобождений (из формы W-4) для целей расчета удерживаемого федерального подоходного налога.
• Отчисления на добровольные взносы сотрудников в планы медицинского страхования сотрудников,
• Отчисления на взносы сотрудников в планы 401 {(k) или 403 (b)
• Записи о дополнительных пособиях, выплаченных работникам, и способ определения их стоимости
• Даты приема на работу на каждого сотрудника
• Специальные выплаты, такие как пособие по болезни, единовременные выплаты в связи с отпуском, пособие по нетрудоспособности и выплаты по страхованию жизни.
• Компенсация командировочных расходов, питания и развлечений сотрудников или суточных
• Компенсация за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях.