Как сделать акт сверки вручную: Акт сверки взаиморасчётов. Образец заполнения 2020 года

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки взаиморасчетов — Excel, Word, PDF — Cкачать образец заполнения бесплатно

Акт сверки взаиморасчетов – документ, демонстрирующий состояние расчетов между двумя контрагентами за конкретный временной период и на конкретную дату. Относится к необязательным с точки зрения российского законодательства документам.

Инициатором выставления может быть как продавец, так и покупатель товаров или услуг. Документ составляется бухгалтерией или ответственным за это сотрудником другого отдела. Данные для расчетов берутся из первичной документации.

Зачем нужен акт сверки расчетов?

• Необходим предприятиям для сверки по договорам, контрактам или счетам-фактурам. Составляется с целью подтверждения наличия или отсутствия задолженности (дебиторской или кредиторской) по данным бухучета.
• Согласно законодательству РФ акт сверки может служить основанием для прерывания срока исковой давности (3 года). Это значит, если должник в течение 3-х лет с момента возникновения долга подпишет акт сверки, отсчет срока исковой давности начнется заново.
• Акт сверки может использоваться в качестве доказательства в суде в случаях взыскания задолженности с должника. Главное, чтобы в договоре с контрагентом-должником четко указывались сроки погашения.

Кто и как подписывает акт сверки взаимных расчетов?

Составляется в 2-х экземплярах. Его достоверность визируется подписью главбуха и руководителя либо уполномоченного им лица. ИП подписывает документ лично либо оформляет нотариально заверенную доверенность на уполномоченное лицо. Законодательно четкого порядка подписания нет, но именно изложенные в данной статье варианты принято использовать в деловой практике.

Изначально оба экземпляра направляются на подпись второй стороне. Впоследствии, после подписания, у каждого из контрагентов остается по экземпляру.

Чтобы подписание не слишком затягивалось, на акте прописывают сроки, в которые его необходимо вернуть назад. Либо параллельно высылают сопроводительное письмо, в котором фиксируют срок, в течение которого следует вернуть подписанный документ или сообщить о расхождениях в сверке.

Если у сторон нет разногласий, акт может быть подписан исключительно бухгалтерами предприятий. Но следует помнить, что такой документ суд рассматривать не будет.

Если у контрагентов есть разногласия, составляется акт сверки с разногласиями.

Что следует указывать при заполнении актов сверки взаиморасчетов?

• Наименование документа.
• Временной период, за который проводится сверка (например, отчетный – год или квартал).
• Договор, на основании которого создается документ.
• Официальное название каждой из сторон (такие реквизиты как КПП, ОГРН, ИНН и им подобные можно не указывать).
• Место составления документа (указывать необязательно, но исходя из правил ведения документооборота, желательно).
• Сведения по перечислениям каждой из сторон (в форме таблицы) в денежном выражении.
• Ссылки на первичные документы, подтверждающие совершенные операции.
• Размер задолженности каждой стороны. Если задолженности нет, это тоже стоит отметить.
• Подписи бухгалтеров и руководителей каждой стороны или иных уполномоченных лиц (непременно указываются должности подписывающих), печати.

!! Заверять акт печатью необязательно. Однако, в случае судебных разбирательств, акт без печати может не приниматься во внимание, как не имеющий юридической силы.

Требования к форме документа

Единой установленной формы данный документ не имеет. Предприятия могут использовать наиболее удобную для них форму акта сверки расчетов. В компьютерном варианте акт может быть сформирован в форматах Word (Ворд), Excel (Эксель) или PDF.

Благодаря специальным программам заполнить акт сверки можно онлайн.

Скачать образец заполнения акта сверки взаиморасчетов 2019-2020

Скачать бесплатно пустой бланк акта сверки взаиморасчетов 2019-2020

Предлагаем пустой шаблон акта сверки для заполнения. В нем есть все необходимые графы и данные.

Ответы на вопросы

-1-
Вопрос. Может ли акт сверки подписываться исключительно руководителем?
Ответ. Да, это разрешено. Такой акт имеет юридическую силу в суде.

-2-
Вопрос. Имеет ли юридическую силу акт сверки расчетов, подписанный только одной из сторон?
Ответ. Нет, такой документ не имеет юридической силы и не может служить доказательством наличия задолженности в суде.

-3-
Вопрос. Можно ли передать акт сверки второй стороне в электронном виде, не распечатывая?
Ответ. Нет, документ передается в распечатанном виде из рук в руки либо отправляет почтой.

-4-
Вопрос. Какой валюте следует составлять акт сверки расчетов?

-5-
Вопрос. Возможно ли заполнение акта сверки при факторинге, когда товар поставляется одной стороне, а платит за него другая? Ответ. Возможно проведение сверки между тремя сторонами при условии заключения трехстороннего договора.

-6-
Вопрос. Имеет ли смысл составление акта сверки в случае истечения срока исковой давности?
Ответ. Конечно, ведь подписание акта сверки означает, что должник признает задолженность. А значит, срок исковой давности начинают считать заново.

Законодательство

1. Письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2. Данный документ не предусматривает единой формы акта сверки взаиморасчетов.
2. Письмо ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955. В письме сказано, что акт сверки не относится к первичным документам.
3. ФЗ от 08. 03.2015 г. № 42-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса РФ». В коррективах к ГК РФ говорится, что если должник письменно признает долг после завершения срока исковой давности, течение исковой давности начинается заново.

БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО

Отправка счетов на e-mail ваших клиентов.Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или просрочен.
Небольшой вступительный текст о счете на оплату. Выставление счетов с логотипом, печатью и подписью.
Отправка счетов на e-mail ваших клиентов. Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или
просрочен.

• Удобное выставление счетов онлайн
• Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
• Контроль задолженности по каждому покупателю

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?

С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов.

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов? :: BusinessMan.ru

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

1. Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
2. В случае когда реализуется особо ценная продукция.
3. У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
4. В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
5. В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

• по выданным ранее авансам;
• по доходам;
• по взятым на себя обязательствам;
• по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

1. Название документа.
2. Период, за который он составлен.
3. Наименование контрагентов.
4. Основание сделки (договор, соглашение).
5. Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
6. Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

1. Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
2. Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
3. Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
4. Сделать пометку «Сверка согласована».
5. Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

1. Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
2. Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
3. Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
4. Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.

Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения

Какое же крутое у нас проф.сообщество. Критическое мышление …

Смешно..ситуация — в отделе или фирме у 80% и более дети/вн…

Увы, ничего не поделаешь. Какая комиссия за вывод средств за…

Написали бы уже, что все могут ходить на работу, когда есть …

Получили от банка (Точка Банк ФК Открытие) запрос на предост…

Это элементарно. Только что запросили такое. Покупатель, сем…

Повезет горе бухгалтеру, если попадется на ее пути хороший н…

Нам приходило такое письмо-требование в теме письма «6 …

Я в курсе. Только вот если у человека нет смартфона, то вряд…

А вы знали, что уже существует миллион сервисов по считывани…

Дам свои советы по подключению эквайринга:1) приобретайте то…

Фигня. Не успел собственник провести аудит за месяц ДО уволь…

А без ценных указаний от вас можно обойтись? 🙂 Кстати, непо…

Значимое нарушение — подпись сотрудника в дату, когда его не…

Пусть нам повезет ! А, Господи ?

даешь анализы С УТРА В ФНС!!!

Так и отписываюсь что данные об имуществе подлежащем налогоо…

имущество на балансе-красная тряпка для фнс. Только аренда у…

Лоббисты!? Банки давно диктуют всем остальным свои условия и…

О, наконец то важная новость. Понятно, кто будет принимать р…

Чтобы не было таких статей! Оптимизируйте свою работу! Сколь…

Это как компенсация автомобиля и аренда авто! Аренда авто ры…

Знаете, если человек в 30-35 лет приходит с новой пустой кни…

Спустя много лет кадровикам (а их обычно кто-нибудь совмещал…

Легитимная схема, теряешь якобы трудовую и идешь с бумажной …

Надо заметить, что сидел он 27 лет и ничего не поменялось в …

Форма СЗВ-М, на мой взгляд, никакой полезной нагрузки не нес…

Не путайте наше государство с другими странами. В других стр…

вместо того чтобы отменить СЗВ-М… рабское государство стро…

Да, насчет льготников это точно! Льготники-это все свои! Как…

вы недооцениваете людей! А кто им право выбора предоставил??…

Ни в коем случае этого делать нельзя! Крайне велика возможно…

НЕ СОГЛАШУСЬ:Не фактДавно приучен, как кредитыЭто делается с…

Даешь объединение ФНС+ПФ+ФСС+Статистики! Вот было бы счастье…

чего только не встретишь!!!!!!!!-нет проводки по УК — это де…

Акт сверки взаиморасчетов: образец заполнения-2019

Нередко в бухгалтерии компании или у индивидуального предпринимателя представители контрагента запрашивают акт сверки взаиморасчетов, отражающий состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Так ли нужен этот документ, кем и для чего он используется, как заполняется – рассмотрим подробнее.

Для чего нужен акт сверки

Руководители предприятий или ИП в своей работе постоянно сталкиваются с необходимостью понять, кто, сколько и кому должен. Получить необходимую информацию можно из бухгалтерских программ и регистров, но что делать, если с ней контрагент не согласен? Для проверки правильности учета документов, выведения сальдо применяется специальный документ – акт сверки взаиморасчетов. На его основании легче обнаружить расхождения и подтвердить наличие или отсутствие дебиторской/кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета.

Кто заполняет и подписывает акт

Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.

Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:

• Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.

• Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи.

Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.

Бланк «Акт сверки взаиморасчетов», образец оформления приведены далее.

Читайте также: Сверка с налоговой инспекцией

Последствия подписания акта

Для бухгалтерского и налогового учета

Акт сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности (в общих случаях 3 года в соответствии со ст. 196 ГК), т.е. после его подписания сторонами указанный срок начинает исчисляться снова. Поэтому подписание документа котрагентом свидетельствует, что эта сторона долг признает (в том числе просроченный по договору), но пока не оплачивает его, а вторая сторона с этим согласна. В таких случаях при истечении срока исковой давности, в налоговом учете необходимо включить просроченную «дебиторку» или «кредиторку» во внереализационные расходы или доходы соответственно.

Для взыскания долга

Акт сверки — документ, признаваемый в суде при рассмотрении дел по долговым, денежным обязательствам, если он полностью заполнен с указанием всех необходимых реквизитов и подписан уполномоченными лицами. Основаниями требований все же являются первичные документы (договор, товарные, товарно-транспортные накладные, акты по выполненным работам и услугам, счета-фактуры и УПД, платежные поручения, кассовые ордера и прочие), но при их отсутствии акт служит доказательством существовавшего на момент его подписания обязательства. При наличии акта сверки можно не хранить часть документов свыше 5-летнего срока по текущему договору.

Порядок заполнения

Для акта сверки взаиморасчетов бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.

Что указывается:

В верхней части («шапке» документа):

• между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;

• период сверки;

• договор, в рамках которого произведены операции;

• дата.

Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.

Акт сверки взаиморасчетов, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.

Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:

• сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;

• названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.

В заключение указывается:

• итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;

• указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.

Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть — лучше заверить ею документ.

Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.

После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).

Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.

Акт сверки взаиморасчетов – образец заполнения:

Бланк «Акт сверки взаиморасчетов» скачать можно ниже.

Акт сверки взаиморасчетов: бланк и образец

Для контроля финансовых операций с контрагентами составляют акт сверки взаиморасчетов. Образец заполнения 2020 и бланк можно бесплатно скачать на этой странице. Оформляется документ в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами разрешено выписывать в произвольном формате. Стандартной формы нет. Для удобства можно использовать наш готовый бланк: скачать акт сверки взаимных расчетов (это бесплатно), заполнить и распечатать. Если не знаете, что писать — ниже есть образец.

Акт сверки: скачать бланк (excel)

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Обычно документ оформляют при инвентаризации или составлении отчета о задолженности между компаниями. Кроме того, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами нужны, если надо продлить крупные контракты или при торговле в рассрочку.

Документ можно предъявить в суде как доказательство долга только с подтверждающими расчеты первичными документами.

Форма состоит из двух частей: левую заполняет инициатор, правую — его контрагент. Пример акта сверки — далее.

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец

Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.

Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.

Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.

Акт сверки: заполнить онлайн

В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel — по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно — сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже — акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.

В документе будут взаиморасчеты на начало периода, список платежек и итоговая задолженность. Вся информация о контрагентах и расчетах хранится в МоемСкладе. Заполните акт сверки онлайн — и вам не придется каждый раз вписывать данные заново.

Кто подписывает акт сверки?

Акт может подписать только директор. На документ проставляется печать. Главбух ставит подпись при наличии доверенности.

Оба подписанных экземпляра передают контрагенту. Если он согласен с данными — ставит печать и подпись и возвращает один документ инициатору.

Акт действителен, только если его подписали обе стороны. При этом он не является основанием для взыскания задолженности: подписывая документ, должник просто подтверждает ее наличие.

Если контрагент не согласен — составляют акт сверки с разногласиями. Образец заполнения смотрите ниже.

Акт сверки с разногласиями: образец заполнения

В документе обязательно укажите номер и дату составления, а также данные об акте сверки, по которому возникли разногласия. Можно написать и сведения о спорном договоре. Если сомневаетесь — скачайте заполненный образец протокола разногласий к акту сверки, замените данные и пользуйтесь.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Если прикладываете дополнительные бумаги (копии договоров, выписки и т.д.), напишите о них в акте сверки с разногласиями под таблицей.

В некоторых случаях контрагенту направляют сопутствующие документы к акту сверки, например, сопроводительное письмо, запрос, заявку на возврат денежных средств и другие. Это необязательно, но наличие этих бумаг — хороший тон. Рассмотрим их подробнее.

Сопроводительное письмо к акту сверки: образец

Чтобы указать, в какой срок надо вернуть документ, а также перечислить приложения, контрагенту направляют сопроводительное письмо к акту сверки. Образец:

Подписать письмо должен руководитель компании, печать ставить необязательно. Если нужно, укажите контакты ответственного за доставку документов.

Запрос акта сверки у контрагента: образец

Если по какой-то причине подписанный документ не вернули, направляют запрос акта сверки у контрагента. Запрос подписывает директор организации, ставится печать. Образец — ниже, скачайте его и используйте в качестве шаблона.

Письмо на возврат денежных средств по акту сверки: образец

Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.

В письме обязательно укажите:

• банковские реквизиты организации,
• документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
• причины, сумму и сроки возврата.

Можно также указать размер штрафа или неустойки, если они прописаны в договоре. Документ подписывает руководитель компании, ставится печать.

Обязательно ли подписывать акт сверки взаимных расчетов?

Да, обязательно. Подписать акт должны обе стороны, иначе документ будет недействителен.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?

Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.

Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами». Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.

Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов — образец заполнения 2020 здесь >> В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов — скачать его можно здесь >> Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно здесь >>

Скачайте также:

Акт оказанных услуг

Акт выполненных работ

И другие формы документов

Акт сверки в 1С 8.3: как сделать и распечатать, где найти

Акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3 отражает расчеты двух компаний между собой за какой-либо определенный период времени. Законом нашей страны не утверждена унифицированная форма данного документа, поэтому формировать его вы можете в произвольной форме. Несмотря на то, что акт сверки не является обязательным, организации повсеместно его применяют для удобства.

После формирования в 1С данный документ можно распечатать, подписать и заверить в двух экземплярах. Один организация оставляет себе, а другой передает контрагенту. Контрагент в свою очередь может составить аналогичный акт сверки взаиморасчетов, но уже по своим данным.

Пример оформления акта сверки в 1С

Рассмотрим пошаговую инструкцию как сделать акт сверки в 1С 8.3 на примере демо-базе. В качестве нашей организации будет выступать ООО ТД «Комплексный», а в качестве контрагента — Внуковский комбинат бортового питания. Формировать акт сверки взаиморасчетов мы будем за второй квартал 2017 года.

Для начала разберемся где найти в 1С 8.3 акт сверки. Интересующий нас документ расположен в меню «Продажи» или «Покупки».

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!

Чтобы сформировать новый акт сверки в 1С нужно нажать на кнопку «Создать».

Заполним шапку документа — выберем контрагента, организацию, валюту сверки, договор и период.

Обратите внимание, что акт сверки можно формировать не только в рамках какого-либо конкретного договора, но и в целом по контрагенту. В данной ситуации мы все же решили выбрать договор, так как предполагается, что отношения с данным контрагентом у нашей организации исключительно как с покупателем.

Далее пройдемся по всем вкладкам данного документа и заполним их.

Первым делом перейдем на закладку «Счета учета расчетов». Она заполнилась автоматически. Данные в этой табличной части можно редактировать самостоятельно. Обратите внимание, что именно по ним будет произведено дальнейшее автоматическое заполнение взаиморасчетов.

Заполнение документа

На первой вкладке этого документа 1С 8 отражаются данные, которые отражены в нашей организации. Конечно же, их можно заполнить вручную, но это крайне неудобно.

Над табличной частью нажмите на меню «Заполнить». Перед вами предстанет выбор из двух вариантов заполнения:

• «По нашей организации и контрагенту». В данном случае программа заполнит данными о расчетах обе вкладки: «По данным организации» и «По данным контрагента». После предоставления контрагентом сведений мы уже вручную можем откорректировать соответствующую вкладку.
• «Только по нашей организации». А этой ситуации автоматически заполнятся только данные по нашей организации.

В том случае, если после автоматического заполнения в документ не попали какие-либо документы, первым делом проверьте указанные на соответствующей вкладке счета и договор в шапке. Возможно, вы просто неверно настроили фильтрацию, по которой происходил отбор.

Вкладку с данными контрагента можно заполнить из предыдущей вкладки, как было описано ранее. Так же на ней доступна самостоятельная кнопка «Заполнить». По сути, происходит копирование данных нашей организации (с первой вкладки). В дальнейшем эти данные при необходимости подлежат корректировке.

В самой нижней части документа отражается не только остаток на начало и конец периода, но и расхождения с организацией и контрагентом соответственно.

Смотрите также видео инструкцию по оформлению документа в 1 С:

Согласование

На вкладке «Дополнительно» вы можете настроить некоторые параметры печатных форм данного документа, например, подписантов сторон.

В том случае, когда акт сверки формируется не по какому-то конкретному договору с контрагентом, а по всем расчетам, можно разбить данные по договорам, установив соответствующий флаг.

Так же на вкладке «Дополнительно» присутствуют еще настройки указания названий документов и вывода счетов-фактур.

После того, как вы провели сверку с контрагентом и обе стороны ее подписали, установите в соответствующем документе флаг «Сверка согласована». Это позволит сделать документ недоступным для случайного редактирования. Никаких движений данный документ не производит.

Распечатка акта сверки

В меню «Печать» данного документа вы можете распечатать три печатных формы Акта сверки. Первые две практически ничем не отличаются за исключением места для печати.

Печатная форма акта сверки приведена на изображении ниже. Напоминаем, что законодательство не утвердило унифицированной формы для данного документа.

Служба таможенного и пограничного контроля США

Предыстория

В конце 1993 года был принят Закон о модернизации (Закон о модификациях), предоставляющий юридические полномочия для согласования и отражающий требования и концепции ведения документации, такие как «разумная осторожность» и «совместная ответственность». В частности, Mod Act улучшает процесс сводки записей, позволяя идентифицировать неопределимую информацию и предоставлять CBP в будущем. Этот процесс согласования, реализованный как прототип согласования ACS и теперь известный как прототип согласования ACE, был опубликован 6 февраля 1998 г.

Раздел VI Закона о выполнении Североамериканского соглашения о свободной торговле (НАФТА), Публичный закон 103-182, 107 Статут 2057 (8 декабря 1993 г.), содержит положения, касающиеся модернизации CBP (107 Статут 2170). Подзаголовок B раздела VI устанавливает Национальную программу автоматизации CBP (NCAP) — электронную систему для обработки коммерческого импорта. Раздел 637 Закона внес поправки в раздел 484 Закона о тарифах 1930 г., установив новый подраздел (b), озаглавленный «Сверка», в качестве запланированного компонента НПДК.Раздел 101.9 (b) Правил CBP (19 CFR 101.9 (b)) предусматривает тестирование компонентов NCAP. (См. [Решение Казначейства] (TD) 95-21.) Это испытание прототипа проводится в соответствии с этими правилами.

Любая сторона, которая решит согласовать записи в соответствии с 19 USC 1484 (b), может сделать это только с помощью этого прототипа.

Прототип может также использоваться для обработки требований о возмещении после импорта в соответствии с 19 USC 1520 (d).

Прототип согласования ACE — это шаг к расширению возможностей обработки и устранению проблем.Местным методологиям не хватает возможности реагировать на растущие сложности обработки международной торговли, закон CBP требует использования одной из двух методологий для корректировок после сводки. Либо каждая импортная партия должна оцениваться отдельно и корректировки вноситься в отдельные записи, либо необходимо использовать прототип согласования ACE. CBP очень тесно сотрудничал с торговым сообществом, чтобы разработать прототип, который принесет пользу всем и облегчит бремя обработки каждой записи.Прототип согласования является национальным по своему охвату, и его успех будет определяться его способностью обеспечить юридический, финансово надежный и эффективный процесс. При разработке этого прототипа CBP стремится достичь следующего:

• Продвинуться в рамках компонента согласования Закона о модификациях.
• Обеспечить единообразие в области, где применялись различные процедуры.
• Обеспечьте финансовые гарантии.
• Установить правовой механизм для сверки записей.
• Оптимизация CBP и бизнес-процессов.

Обзор

Прототип согласования позволяет импортерам подавать сводные данные о входе, используя наилучшую имеющуюся у них информацию, и электронным образом «помечать» оценочные элементы, при взаимном понимании того, что CBP получит фактическую информацию позже. Затем импортеры предоставляют исправленную информацию о новом типе записи, называемой «Согласование».

Выверка позволяет импортеру проверять некоторые элементы сводной записи, которые не могли быть определены на момент ввода товара, например, стоимость, 9802, классификация и FTA.

Как запись, сверка может быть ликвидирована, отклонена или изменение ликвидировано. Ликвидация сверки может быть опротестована так же, как ликвидируется основная сводка записей и опротестована эта ликвидация. Ликвидация выверки будет размещена в бюллетене с уведомлением о ликвидации, и по ней можно будет опротестовать в соответствии с 19 USC 1514. Однако протест должен относиться только к вопросам, отмеченным для согласования (т. Е. Протест не может повторно возвращаться к вопросам ранее ликвидируется в сводных данных по базовым операциям).

Прототип согласования ACE будет служить эксклюзивным средством для согласования корректировок стоимости после суммирования, заголовка 9802 HTSUS, некоторых изменений в классификации и соглашений о свободной торговле (FTA). Корректировки, сделанные с помощью одной сверки, приводят к единому счету или возмещению. Он заменит процессы согласования сводок записей при оценке / ликвидации блока, в которых ликвидация одной или нескольких записей влияет на несколько записей за весь период. Предыдущие методы выполнения аналогичных корректировок после ввода данных больше не разрешены.

Участвовать в прототипе

Все импортеры автоматически имеют право на участие в Прототипе согласования ACE при условии, что у них есть действующая непрерывная гарантия и действительный участник согласования облигаций для каждого импортера с рекордным номером, который желает участвовать в ACE Прототип согласования (включая двузначный суффикс). Для сверки должно существовать адекватное покрытие облигаций.

Участники должны подать соответствующую основную сводку записи и сверку в электронном виде через электронный обмен данными (EDI).

ACE Reconciliation будет открыт для всех портов входа (это означает, что запись Reconciliation (тип 09) может быть передана на любой порт) и обработана Центром передового опыта и экспертизы.

• Если импортер назначен Центру, ACE назначит выверку этому Центру.
• Если импортер не был назначен Центру, но ранее подавал выверки, импортер продолжит подавать свои сводки записей выверок в ранее назначенный порт входа выверки с соответствующим кодом группы выверки.
• Если импортер только что начал подавать сводки записей для сверки и не закреплен за Центром, ACE присвоит команде номер 001 в порту въезда для подачи. При необходимости персонал CBP переназначит код группы согласования правильному центру для обработки.

Помеченные записи, поданные в Пуэрто-Рико или на Виргинских островах США, должны быть объединены в их собственный тип записи сверки 09 и переданы в порт въезда, в который были поданы отмеченные записи. Это связано с тем, что доходы, депонированные или возвращенные от заявок, поданных на этих двух территориях, обрабатываются по-разному.

Например, если 500 записей были поданы в порт 4909 (Сан-Хуан, PR) и помечены как значение Reconciliation, сделка поместит все эти отмеченные записи в их собственную сводку записей Reconciliation, тип 09 и файл Reconciliation в Сан-Хуане, Пуэрто-Рико.

Чтобы ускорить процесс сбора, рекомендуется, чтобы платежи за сводные записи выверки регистрировались в порту въезда, указанном в сводке записей выверки, платежи, сделанные в другом порту въезда, могут замедлить процесс.

Представители клиентов являются первым контактным лицом для импортеров, экспортеров, поставщиков транспортных услуг и брокеров, желающих автоматизировать любое их взаимодействие с CBP. Представители клиентов способствуют обмену информацией, тестированию и операционному участию с автоматизированными системами CBP и являются контактными лицами для решения проблемы

Терминология по текущему счету | AccountingCoach

В этом разделе мы даем краткие определения терминов, обычно используемых при обсуждении текущих счетов и банковских сверки. Мы сгруппировали термины в следующие категории:

• Общие условия расчетных счетов
• Сроки корректировки остатка по банку
• Сроки корректировки остатка по книгам

Общие условия расчетных счетов

Текущие счета известны как депозитные счета до востребования , поскольку банк должен выплатить / вернуть остатки на счетах вкладчиков (за исключением несобранных средств) по требованию.Компании сообщают об остатках на текущих счетах как о части своих денежных средств. Компании должны защищать свои текущие счета с помощью внутреннего контроля, который включает своевременную выверку банковских счетов, подготовленную независимым лицом.

Чеки — это письменные распоряжения компании своему банку на оплату суммы с текущего счета компании. Следовательно, проверяется состояние «Оплатить до ______». Человек или компания, указанные в чеке, называются получателем платежа. Получатель должен подписать чек (подписать его на оборотной стороне) как доказательство того, что деньги были получены.(Вместо подтверждения банк может указать, что сумма была внесена / зачислена на банковский счет получателя.)

Аннулированные чеки — это чеки, выпущенные компанией и оплаченные банком компании. Аннулированные чеки также называются чеками, по которым «очищен» банковский счет, на который они выписаны.

Аннулированные чеки — это чеки, написанные по ошибке. Эти чеки будут иметь слово «VOID», четко написанное на лицевой стороне чека.

Остановить платежное поручение — это инструкция компании своему банку не оплачивать определенный чек, который компания уже выписала, но еще не оплатила банк. Как правило, банк взимает комиссию за особые усилия, необходимые для выполнения заказа клиента.

Депозиты часто состоят из валюты и чеков (полученных от клиентов), которые компания отправляет в свой банк с инструкциями по добавлению суммы на текущий счет компании. Банк записывает депозит с датой его обработки.(Однако денежный счет в главной бухгалтерской книге компании показывает дату, когда компания получила деньги от своих клиентов или других лиц.)

Уполномоченные лица, подписывающие , — это ограниченное число лиц, которым поручено подписывать чеки, выписанные на текущий счет компании. Их имена и подписи появляются на карточке с подписью банка вместе с одобрением ключевых должностных лиц компании.

Банковский овердрафт происходит, когда чеки, выписанные компанией, предъявляются ее банку для оплаты, а остаток на текущем счете компании недостаточен для оплаты чеков.Если бы чеки были оплачены, остаток на текущем счете стал бы отрицательной суммой. Без предварительной договоренности с банком (например, автоматической ссуды) банк, скорее всего, вернет или «вернет» чек обратно индоссанту. (Соответствующие условия NSF check и , возвращаемая позиция , описаны в Условиях корректировок баланса по книгам .)

Несобранные средства возникают, когда компания помещает чек на свой банковский счет, но чек выписан на счет в другом банке.Поскольку банк компании не уверен в том, что чек будет оплачен банком, на который он выписан, банк компании не разрешит компании / вкладчику использовать сумму до тех пор, пока внесенный чек не будет оплачен другим банком. (Некоторые люди называют сумму непогашенных чеков обращением компании.)

Условия корректировки остатка по банку

Неоплаченные чеки — это чеки, выписанные компанией

Выверка в Определении бухгалтерского учета и Введение

Сверка в бухучете

Выверка в бухгалтерском учете — это процесс проверки сальдо счетов между двумя счетами в конце отчетного периода. Сверки помогают автоматизировать процесс финансового закрытия.

Бухгалтеры выполняют сверку счетов, выполнив следующие шаги:

• Сравнить остатки на счетах между различными независимыми системами
• Проверять точность заявлений и отчетов и расследовать выявленные несоответствия
• Принять меры по исправлению выявленных несоответствий

Этот процесс является важным внутренним контролем.Раздел 404 Закона Сарбейнса-Оксли обязывает публичные компании включать оценку их внутреннего контроля над финансовой отчетностью в свой годовой отчет.

В частности, компании должны выверять все балансовые отчеты, которые могут содержать значительные или существенные искажения. Это позволяет организациям своевременно выявлять и вносить в главную бухгалтерскую книгу все необходимые корректировки, обеспечивая полноту и точность финансовой отчетности.

Многие организации не могут своевременно завершить процесс сверки , что создает риск.Компании, применяющие более автоматизированный подход к непрерывному учету, получают выгоду от более превентивной контрольной среды и снижения риска искажений.

Каковы шаги при согласовании счетов?

Процесс выверки счетов обычно выполняется после закрытия финансового периода:

• Бухгалтеры просматривают каждый счет в главной бухгалтерской книге и проверяют, что указанный баланс правильный и точный.
• Это включает сравнение сальдо счета главной книги с другими независимыми источниками этих данных, такими как выписки из банка и кредитной карты.
• При обнаружении расхождений бухгалтеры проводят расследование и предпринимают соответствующие корректирующие действия.
• Это может потребовать внесения записей в журнал для исправления ошибок сальдо.
• Вся найденная информация, выполненный анализ и предпринятые действия сохраняются для целей аудита.

Как работает программа для выверки счетов?

автоматизирует все этапы процесса выверки счетов. Он принимает данные из всех источников финансовой информации, таких как системы ERP, банковские файлы или выписки, процессоры кредитных карт и торговые службы.

Затем он сравнивает остатки на счетах между этими источниками и выявляет любые расхождения, чтобы их могли исследовать сотрудники бухгалтерии. Это снимает бремя ручного выполнения этой задачи и освобождает бухгалтеров, чтобы сосредоточиться на анализе расхождений.

включает:

• Автоматизированные рабочие процессы проверки и утверждения с надлежащим разделением обязанностей
• Шаблоны сверки и контрольные списки для стандартизации процессов
• Интегрированное хранилище сопроводительной документации для удобного просмотра и аудита
• Ссылки на применимые политики и процедуры для удобного использования

Какие решения предлагает BlackLine?

BlackLine Account Reconcilicing предназначен для оптимизации всех аспектов процесса согласования счетов.Он добавляет необходимые элементы управления и автоматизацию, импортирует данные из любого источника и совместим со всеми основными ERP-системами.

Настраиваемые правила проверки позволяют автоматически сертифицировать счета с низким уровнем риска, что значительно снижает нагрузку на персонал бухгалтерского учета. Когда расхождения действительно существуют и требуют анализа, настраиваемые шаблоны, контрольные списки и интегрированное хранилище для вспомогательной документации гарантируют, что процессы согласования стандартизированы во всей организации.

BlackLine Transaction Matching дополнительно автоматизирует процессы, позволяя сравнивать и проверять данные учетной записи на уровне транзакции.Это позволяет бухгалтерам просматривать точные транзакции, которые не совпадают в различных системах и отчетах, сокращая время, затрачиваемое на обнаружение несоответствий. Это особенно полезно для выверки большого объема, такой как выверка кредитных карт.

Наконец, когда требуется исправление записей журнала, продукт BlackLine Journal Entry также автоматизирует эту часть процесса.

Три преимущества программного обеспечения для выверки счетов для аудита

Стандартизированные шаблоны в облаке

предназначены для замены подверженных ошибкам электронных таблиц, позволяя бухгалтерам выполнять сверку в программном обеспечении BlackLine.Бухгалтеры могут автоматически продвигать элементы, оказывать поддержку и устранять ошибки формул. Например, шаблон амортизируемой предоплаты помогает составителю ввести конкретные данные, включая имя предоплаты, общую сумму, а также даты и даты, которые автоматически создают онлайн-график амортизации в BlackLine.

В течение срока действия предоплаты, если баланс учетной записи GL на конец месяца соответствует ожидаемому балансу в BlackLine, учетная запись автоматически сертифицирована.

Автосертификация — заметное преимущество BlackLine.Организации могут настраивать правила на основе своих внутренних политик и средств управления для дальнейшей оптимизации процесса согласования счетов.

Этот подход усиливает контроль на глобальном уровне и на уровне учетной записи, позволяя организациям устанавливать пороговые значения и устанавливать частоты автоматически.

Бухгалтеры избавлены от беспокойства о неполных или беспорядочных сверках и вместо этого могут сосредоточиться на счетах с высоким уровнем риска, анализе и добавлении стратегической ценности для организации.

Нестандартное разделение обязанностей

Одна из проблем ручной выверки — подотчетность. При отсутствии автоматизации рабочего процесса и отчетности о статусе трудно обеспечить соблюдение политик и своевременное завершение работы с использованием соответствующих ресурсов.

Бухгалтеры должны управлять рабочими нагрузками индивидуально, устанавливать напоминания в календаре и связываться с менеджерами по электронной почте, чтобы вовремя завершить сверку. В этом случае руководство должно полагаться на молву или ручные проверки, чтобы гарантировать, что политика соблюдается должным образом.

BlackLine, с другой стороны, автоматически отслеживает и управляет назначениями, рабочим процессом, статусом и сроками выполнения. Система также ведет полный контрольный журнал, поэтому всегда доступна запись о том, кто подготовил, утвердил и просмотрел сверку, а также дату и время, когда произошло действие.

И более того, BlackLine автоматически обеспечивает разделение обязанностей. Один и тот же человек не может подготовить и одобрить примирение — важный элемент контроля.

Обоснование и подтверждающая документация

Вы когда-нибудь проводите часы за копировальным аппаратом, сканируя и копируя подтверждающие документы для целей аудита? Как насчет того, чтобы систематизировать эти документы или просмотреть папки и папки, чтобы найти их, а затем отправить их в стороннее хранилище, когда они достигнут определенного возраста?

А что, если документ отсутствует или неполный — контрольная проблема, которой аудиторы могут наслаждаться.

Благодаря облачной платформе BlackLine вспомогательная документация легко хранится и становится доступной на уровне элемента или учетной записи, поэтому вам больше не придется искать. Имя загружающего пользователя, дата и время автоматически записываются во вложении, и никто другой не может редактировать информацию.

Кроме того, BlackLine позволяет группировать похожие учетные записи вместе, поэтому вспомогательную документацию можно прикрепить один раз, а не дублировать для нескольких учетных записей.

Наконец, аудиторам может быть предоставлен доступ только для чтения к BlackLine, что устраняет необходимость отдельно предоставлять подтверждающую документацию.Такой подход самообслуживания позволяет аудиторам просматривать завершенные сверки и получать доступ к поддержке, необходимой им для тестирования и оценки средств контроля самостоятельно.

Как эффективно проводить выверку счетов

Снова и снова мы видели, как организации, которые подходят к реализации с узкими рамками, создают больше проблем в будущем. Это проистекает из менталитета: «Давайте исправим реквизиты счета сегодня и позаботимся об оптимизации анализа отклонений завтра.”

Например, компания A хочет улучшить проверку, упростить аудит и усилить внутренний контроль, поэтому она внедряет решение BlackLine для выверки счетов. В спешке, чтобы завершить процесс внедрения и минимизировать перебои, организация выбирает ограниченный импорт данных, думая, что «мы не сверяем эти учетные записи, поэтому давайте не будем импортировать эти файлы».

Но такой подход не экономит время. Фактически, это создает больше работы сейчас и в будущем.

Компания A, возможно, упростила сверку с помощью подхода «быстрого внедрения», но когда они будут готовы добавить дополнительные функции, такие как анализ отклонений, им придется импортировать свои данные (и, вероятно, больше) заново.

И каждая последующая реализация программного обеспечения, вместо того, чтобы становиться проще, требует больше времени, денег и усилий.

Поговорка эксперта по лидерству Стивена Кови «Начни с мыслей о конце» — не просто мудрый совет для отдельных людей. Это также отличный совет для всех, кто внедряет бухгалтерские программные решения.

Организации, которые подходят к оптимизации финансового закрытия с мировоззрением общей картины, понимают, что самая первая реализация программного обеспечения — будь то решение с автоматической сертификацией сверки или решение, сопоставляющее миллионы транзакций — является наиболее важной.

Эти компании решают ключевые проблемы на начальном этапе, импортируя все свои данные, исправляя нарушенные процессы, выявляя и устраняя давние несоответствия, а также готовя бухгалтеров к текущим (но управляемым) изменениям.

Прочтите этот блог, чтобы узнать больше о том, как ваша организация может улучшить процесс выверки счетов.

Что такое сверка запасов и как она поможет вам сэкономить время и деньги?

Насколько точны ваши инвентаризационные записи?

Как владелец розничного бизнеса, ваши запасы постоянно меняются. Практически гарантировано, что по большей части ваши последние инвентаризационные записи не соответствуют фактическим физическим запасам со 100-процентной точностью.

Вот почему вам необходимо периодически сверять инвентарные записи с вашими физическими запасами.Это поможет вам определить источник несоответствий, улучшить процедуры и предотвратить потери из-за кражи.

Проверка инвентарных записей — грандиозная задача даже для малого бизнеса. Большинство компаний закрываются на несколько часов, чтобы выполнить выверку запасов, упуская возможности продаж, которыми они могли бы воспользоваться в противном случае.

Есть ли способ согласовать инвентарные записи с физическими запасами без закрытия магазина? Если у вас есть правильный подход и правильное оборудование, оно есть.

Что такое выверка запасов?

Выверка запасов — это процесс сопоставления ваших складских записей с тем, что вы физически имеете в своем магазине. Помимо подсчета товаров и обновления ваших записей, весь этот процесс также позволяет вам находить расхождения на складе, чтобы вы могли их устранить.

В этой статье мы подробно рассмотрим этапы сверки запасов, а также дадим несколько советов, которые упростят эту задачу.

Давайте погрузимся.

Как работает выверка запасов

Более тонкие детали процесса выверки запасов будут варьироваться от одного розничного продавца к другому, но обычно именно это происходит, когда розничный торговец сверяет свои запасы:

Шаг 1. Подсчет ваших товаров

Во-первых, бизнес закрывается для публики, обычно на несколько дней. Может быть полезно потратить некоторое время на организацию физического торгового пространства, чтобы упростить инвентаризацию.Правильная подготовка может сэкономить часы времени в процессе выверки запасов.

Некоторые розничные торговцы, в частности крупные универмаги, будут проводить выверку запасов в течение недели, оплачивая сверхурочную работу сотрудников, чтобы они тратили дополнительные несколько часов каждую ночь — этот метод поддерживает бизнес, но сопряжен с другими расходами, такими как оплата сверхурочных. .

Шаг 2. Проверка (и повторная проверка) ваших записей

Затем сотрудники сравнивают письменные инвентарные записи с физическим наличием каждого товара на складе.Списки проверяются и повторно проверяются, чтобы убедиться, что ни один сотрудник не неправильно прочитал инвентарный номер. Несерийные изделия могут не иметь складского номера, и их необходимо сравнивать со счетами поставщика.

После завершения этого трудоемкого процесса можно сравнить результаты, чтобы определить, какие существуют расхождения в запасах. Это может происходить из-за отсутствия документов, неправильных расчетов, человеческой ошибки, мошенничества с поставщиками или товаров, не указанных в списке, продаваемых по консигнации.

Шаг 3. Устранение недостающих элементов

После того, как эти несоответствия будут обнаружены и учтены, необходимо устранить недостающие элементы.Это требует прохождения торговых документов, чтобы определить, не были ли пропущены определенные продажи. Часто, когда простая математическая ошибка действительно объясняет несоответствие инвентаря, недостаток товарного чека может. Если товарный чек отсутствует, значит, вы остались с кражей или мошенничеством с поставщиками.

Разница между количеством запасов, которое вы показываете на бумаге, и количеством, которое у вас есть физически, называется усадкой . Усадка обычно выражается в процентах по следующей формуле:

Национальная федерация розничной торговли рассчитала среднее сокращение запасов за 2016 год на уровне 1.44 процента от общего объема продаж. Эта цифра меняется в зависимости от вашей конкретной отрасли, но если ваши убытки более чем вдвое превышают эту цифру, вы должны принять немедленные меры.

Шаг 4. Выяснение причин несоответствий

На этом этапе вы можете опросить своих сотрудников, чтобы определить, не присвоил ли кто-нибудь инвентарь компании. Начните с сотрудников по инвентаризации, переходите к тем, у кого есть доступ к складскому помещению, и заканчивая вашей командой продаж. Но найти виновника не гарантировано — несмотря на эти усилия, вам, возможно, придется просто принять необъяснимую усадку как факт жизни.

Шаг 5: Убедитесь, что ваши записи совпадают

Независимо от причины потери инвентаря, вам необходимо согласовать свои инвентарные записи, чтобы они соответствовали фактическому количеству предметов, имеющихся в вашем инвентаре. Для этого необходимо создать отчет о сверке запасов, который переопределяет ваши предыдущие данные и точно отражает ваш текущий запас.

Если вы используете Excel, нет формата для отчетов о сверке запасов, поэтому вам придется вручную обновить каждый затронутый элемент.

Если у вас современная платформа управления запасами или розничной торговлей, вы можете согласовать свои записи, просто обновив товары в своей системе.

Несмотря на то, что это приводит к резкому прерыванию вашей инвентаризационной ведомости, это позволяет вам создать главную бухгалтерскую книгу, которая станет официальной отправной точкой для ваших будущих запасов.

Оптимизация выверки запасов посредством циклического подсчета

Есть способ вести точный текущий снимок инвентаря, не закрывая двери магазина регулярно.Это называется циклическим подсчетом, и он определяет приоритеты этапов согласования запасов таким образом, чтобы разбивать большой процесс на более мелкие, управляемые задачи.

На самом базовом уровне подсчет циклов означает одновременное согласование только небольшой части запасов. Вместо того, чтобы закрывать магазин и систематически вести учет по каждому продукту, вы группируете свои продукты по различным категориям и оттуда работаете.

Существует несколько методов циклического подсчета, которые можно использовать для оптимизации процесса выверки запасов.

1. Метод ABC

Метод ABC группирует ваши продукты по стоимости или обороту. Ваша группа «А» состоит из 20 процентов наиболее эффективных продуктов, в то время как группы «В» и «С» состоят из оставшихся 60 и нижних 20 процентов, соответственно. Ключевым моментом является более частый подсчет наиболее важных пунктов, чем наиболее результативных.

В начале или конце каждого рабочего дня вы можете поручить сотрудникам выполнить небольшую часть цикла инвентаризации.Это может помочь вам поддерживать точные данные о запасах, предотвращать потери и быстро обнаруживать кражи.

2. Сезонный метод

Если вы продаете сезонные товары, вы можете сосредоточиться на них в периоды их пика продаж. Вместо того, чтобы считать летнюю одежду в декабре, вы выделяете ресурсы на подсчет предметов, которые продаются сейчас . Это дает вам возможность исправлять ошибки и компенсировать дефицит, пока эти товары все еще продаются — в противном случае вы рискуете исчерпать свои бестселлеры прямо в середине сезона.

3. Произвольный метод

Некоторые розничные торговцы проводят выверку запасов систематическим и произвольным образом. Вы можете подсчитывать товары на основе их физического положения на складе или на основе конкретных отделов, поставщиков, типов и брендов. Вы можете начать с одного угла магазина и переходить к каждому из них по очереди, чтобы большая часть магазина оставалась работоспособной на протяжении всего процесса.

Какую бы систему вы ни выбрали, лучший способ сэкономить время и трудозатраты на согласование запасов — это использовать современную систему инвентаризации, а именно такую, которая может обновляться в режиме реального времени.Когда сотрудникам достаточно отсканировать элемент, чтобы идентифицировать его в базе данных компании, согласование выполняется намного быстрее, чем когда каждый сотрудник соревнуется за одну электронную таблицу.

Дополнительная литература

Если вам нужны дополнительные советы по подсчету и согласованию запасов, ознакомьтесь с полным руководством продавца по управлению запасами в розничной торговле. Этот удобный ресурс предлагает советы и действия, которые помогут вам:

• Правильно настройте продукты и систему инвентаря
• Найдите нужных людей и нужные процессы, чтобы вы всегда были в курсе
• Выясните, какие проблемы вызывают сокращение вашего бизнеса, чтобы вы могли их предотвратить
  Выучить больше

Дополнительные советы по выверке запасов

Быть организованным

Следите за чистотой и лаконичностью торговых площадей.Это облегчит вам и вашим сотрудникам поиск и подсчет ваших товаров. Перед выполнением выверки запасов рассмотрите возможность выполнения следующих шагов:

• Нанесите на карту свой магазин и обратите внимание на расположение ваших полок, стеллажей, приспособлений и т. Д.
• Обозначьте коробки и полки, особенно если предметы внутри ящиков не видны
• Убедитесь, что все предметы находятся на своих местах / в своих отделах.

Используйте правильную технику

Выверка инвентаря открывает возможность для человеческой ошибки.Сведите к минимуму ошибки, вооружив себя и своих сотрудников правильными технологиями.

Приложение для подсчета — Для начала избегайте использования ручки и бумаги при подсчете и проверке запасов. Для достижения наилучших результатов используйте мобильное приложение, например Scanner, которое сканирует штрих-код каждого продукта, а затем записывает данные в удобный CSV-файл.

Система управления POS / розничной торговлей — Внедрение системы POS-терминала, которая отслеживает продажи и интегрируется с товарными запасами, может уменьшить количество человеческих ошибок и затруднить совершение краж.Благодаря облачной POS-системе, подключенной непосредственно к вашим учетным записям, продажи автоматически вычитаются из запасов компании, когда кассир просматривает бирку продукта.

Комплексная POS-система также включает программное обеспечение для сканирования и отслеживания поступающих запасов. Используя эту систему, различные функции одного и того же портативного устройства могут сканировать товар в вашего инвентаря, проверять , когда он находится на полке, и удалять , когда кассир просматривает его на кассе.

Результат? Вы можете оптимизировать процессы в магазине, уменьшить количество ошибок и оставаться на вершине запасов.

Показательный пример: Mom and Popcorn, магазин попкорна и сладостей в Техасе. Мама и Попкорн раньше управляли своим инвентарем вручную, но в конце концов перешли на современную POS-систему и систему управления запасами.

По словам Дэйва Уилсона, владельца компании Mom and Popcorn, этот шаг помог им сэкономить огромное количество времени и позволил им оптимизировать работу магазина.

«Раньше нам приходилось идти к входу в магазин, чтобы получить физический подсчет запасов по объектам, записывать его вручную, а затем просматривать бумажный каталог, чтобы заказать по телефону у поставщика.Добавив эту технологию, мы сможем сэкономить столько времени и денег », — сказал он.

«Например, теперь мы знаем, что есть запасы, на перемещение которых уходит 12 месяцев, и нам никогда не следует повторно заказывать их, потому что они перемещаются недостаточно быстро. Эти технологии помогают нам создавать продукты, которые действительно нужны людям. Мы избавились от примерно 8-10% наших запасов, которые не продавались, и это позволило нам привлечь еще 100 товаров, которые продаются лучше ».

Делайте это регулярно

Чтобы держать корабль в тесном контакте с запасами, необходимо часто сверять складские запасы.В противном случае вы не сможете эффективно устранить несоответствия или проблемы, такие как усадка.

Подумайте об этом: если вы проводите инвентаризацию только один раз в год, тогда в вашем отчете о запасах будут расхождения за год, и вам будет сложно определить основные причины проблем с запасами.

Решение? Сделайте выверку инвентаря регулярным процессом. Если вы занимаетесь подсчетом циклов, вам нужно убедиться, что вы выполняете этот процесс постоянно.С другой стороны, если вы предпочитаете проводить полную инвентаризацию, убедитесь, что вы подсчитываете все свои предметы один раз в месяц или хотя бы раз в квартал.

Сравнить результаты с предыдущими выверками запасов

После того, как вы выполнили несколько подсчетов за определенный период времени, полезно изучить эти отчеты, чтобы выявлять закономерности. Это поможет вам выяснить, почему происходят убытки или несоответствия, и вы сможете принять превентивные меры в будущем.

Сравнение прошлых отчетов с текущими также поможет вам увидеть, работают ли ваши методы инвентаризации.Уменьшаются расхождения со временем или нет? В любом случае, нужно только сравнить данные.

Твоя очередь

Как часто вы проводите сверку инвентаря? На что похож ваш процесс? Дайте нам знать, написав нам в Твиттере или написав нам на Facebook!

О Франческе Никасио

Франческа Никасио (Francesca Nicasio) — эксперт по розничным продажам и стратег по содержанию. Она пишет о тенденциях, советах и ​​других интересных вещах, которые позволяют розничным продавцам увеличивать продажи, лучше обслуживать клиентов и в целом быть более привлекательными.Она также является автором Retail Survival of the Fittest, бесплатной электронной книги, которая поможет розничным торговцам подготовить свои магазины к будущему. Свяжитесь с ней в LinkedIn, Twitter или Google+.