Как выглядит накладная: Товарная накладная | Образец — бланк — форма

Содержание

Товарная накладная. Бланк и образец по форме ТОРГ-12 2021 года

Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк товарной накладной .xlsСкачать образец заполнения товарной накладной .xls

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию.

В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

  • название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
  • данные о покупателе,
  • информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Инструкция по заполнению товарной накладной

Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.

Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:

  • подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
  • единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.
    д.),
  • количества,
  • цены,
  • общей стоимости.

Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.

Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:

  • сотрудник, отпускающий товар,
  • главный бухгалтер,
  • человек, принявший его.

Товарная накладная это… | портал предпринимателей

Каждая коммерческая организация создается с целью получения прибыли от ведения своей деятельности. Достаточно большая часть этих организаций для достижения этой цели ведет деятельность, связанную с торговлей самыми разнообразными материальными ценностями.
Каждая сделка, каждый произведенный акт купли-продажи, должны сопровождаться в строгом соответствии с правилами ведения торговой деятельности в соответствии с нормами, утвержденными в ФЗ № 402 от 06.12.2011 года «О бухгалтерском учете». Одним из таких правил является правильное оформление товарной накладной, являющейся бухгалтерским документом строгой отчетности.

 

 Что такое товарная накладная и для чего она нужна.

Понятие товарной накладной.

Товарная накладная признана первичным бухгалтерским документом, который подтверждает переход прав собственности на товар, либо определенные материальные ценности от одной организации (ИП) к другой организации, либо ИП, в процессе произведенной сделки купли-продажи.

Данный документ имеет утвержденную унифицированную форму ТОРГ-12. Но с января 2013 года руководство каждой коммерческой организации получило право, исходя из потребностей и специфики деятельности компании, самостоятельно создавать форму товарной накладной и применять ее в своей работе, предварительно согласовав этот вопрос со своими контрагентами.

Главное условие в применении утвержденной формы – наличие в ней всех необходимых данных и реквизитов первичного документа.

К заполнению товарной накладной необходимо относиться с особым вниманием, так как она должна содержать определенные сведения, учитываемые впоследствии налоговыми органами при расчете налога на прибыль предприятия за отчетный период.

Оформление товарной накладной.

Товарную накладную необходимо заполнять в момент проведения сделки по передачи товаров, или иных материальных ценностей, либо сразу после ее совершения. Это обусловлено тем, что органы государственного контроля, при расчете налога на прибыль, учитывают только те документы, дата которых совпадает с датой проведения сделки.

Данный документ необходимо оформлять в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации передающей товарно-материальные ценности (ТМЦ), а второй экземпляр предназначен для передачи организации принимающей эти ценности. При этом для передающей организации, заполненная товарная накладная является узаконенным основанием для списания переданных ценностей со своего баланса, а для ее контрагента этот документ – основание для оприходования указанных в нем ценностей.

 

Составлять товарную накладную обязана сторона, передающая (продающая) ТМЦ. В обязательном порядке этот документ должен содержать следующие реквизиты:

 

  • Наименование компаний (ИП), участвующих в сделке купли-продажи (поставщик и получатель ТМЦ).

  • Дата заполнения накладной и ее порядковый номер.

  • Основание для проведения сделки (договор купли-продажи, заказ-наряд и пр.).

  • Полное наименование передаваемых ТМЦ с указанием их особых характеристик.

  • Точное количество передаваемых ТМЦ с указанием и расшифровкой единиц их учета.

  • Стоимость каждого наименования передаваемых ценностей.

  • Суммирующие показатели количества ТМЦ и их стоимости.

  • Данные о лицах, непосредственно участвовавших в проведении сделки.

  • Подписи и печати сторон.

 

Стоит отметить, что унифицированная форма ТОРГ-12 может подвергаться изменениям при заполнении, путем включения в нее дополнительных реквизитов, необходимых, согласно достигнутым договоренностям между контрагентами, для проведения данной конкретной сделки.

При этом все, утвержденные Госкомстатом РФ, реквизиты, указанные выше, должны оставаться без изменений. Удаление отдельных утвержденных данных из формы ТОРГ-12 не допускается.

Правила подписания товарной накладной.

Оформление товарной накладной допускается как в письменной форме, на утвержденном бланке, так и в цифровом виде. Письменная форма требует подтверждения в виде проставленных печатей сторон и подписей ответственных лиц. Цифровая форма заверяется электронными подписями уполномоченных лиц контрагентов.

Перечень представителей компании, имеющих право подписывать первичные документы, в том числе и товарные накладные, составляется и утверждается руководителем коммерческой организации по согласованию с главным бухгалтером. Это позволяет передавать право подписи товарных накладных сотрудникам предприятия приказом или оформленной и заверенной доверенностью.

В бланке товарной накладной может быть поставлено до 5 подписей различных уполномоченных лиц с обеих сторон:

 

– Со стороны передающей ТМЦ организации может быть поставлено три подписи: руководителя компании, работника бухгалтерии и ответственного за отгрузку сотрудника (обычно это заведующий складом).

 

– Одна подпись со стороны, принимающей ТМЦ. В строке «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись (с расшифровкой) уполномоченного представителя контрагента. При этом если данный представитель уполномочен на подпись в накладной путем предоставления ему доверенности от организации, копию данной доверенности он должен оставить в передающей ТМЦ организации. Если подпись ставит руководитель принимающей стороны, доверенность, как правило, не требуется.

 

– В строке «Груз принял» может поставить подпись официально доверенное лицо, фактически принимающее ТМЦ у передающей стороны. Как правило, это материально-ответственный представитель покупателя, чьи полномочия также должны быть подтверждены соответствующим приказом или оформленной доверенностью. Это может быть водитель-экспедитор или любое другое лицо, которому покупатель доверил прием и сопровождение груза в соответствии с необходимостью приобретателя.

В случае если у представителя принимающей ТМЦ стороны есть официально подтвержденное право ставить свою подпись от имени компании на первичных бухгалтерских документах, а также при наличии у него доверенности на получении данного товара (других материальных ценностей), то он может поставить свою подпись только в строке «Груз получил».

Как выглядит товарная накладная.

Стоит отметить, что товарная накладная – довольно объемный и много-информационный документ, содержащий в себе важные сведения о товаре, поэтому и сам бланк довольно большой.

 

В зависимости от количества отпускаемых позиций товарная накладная может состоять из нескольких страниц и иметь приложения.

 

Для наглядности предлагаем ознакомиться с заполненным бланком, содержащем две товарные позиции, а соответственно сформированный документ уместился на одном листе.

ВНИМАНИЕ: Для просмотра документа в полноэкранном режиме, необходимо кликнуть левой клавишей “мыши” на его изображение.

Товарная накладная по форме ТОРГ-12

Как правило используется программный комплекс для формирования товарных накладных, так как учёт товарных ценностей предусматривает сначала оприходование товара на склад, а затем уже его отпуск со склада, и соответственно, чтобы не сделать накладную при отсутствии товарной позиции, программа позволяет не отобразить позицию в накладной.

 

Тем ни менее может понадобиться заполнить бланк без привязки к автоматизированному комплексу.

В этом случае пригодятся электронные бланки, которые можно заполнить как ручным методом, так и электронным.

 

Предлагаем для скачивания актуальные формы товарной накладной, сделанные для самых популярных программ.

 

tovarnaya-nakladnaya.docx

[attachment=109:Товарная накладная в формате ADOBE (PDF)]

[attachment=110:Товарная накладная в формате EXCEL]

 

К транспортной накладной, в случае организации доставки товара, добавляется еще один документ – товарно-транспортная накладная, где помимо информации, которая содержалась в товарной накладной, добавляются сведения о доставке, в том числе отгрузке, виде перевозки, данные водителя и автомобиля, в том числе специализированного, с указанием государственного номера, пункте отгрузки, сведения о грузе и прочие, которые заполняет организация – владелец автотранспорта.
Этому документу присвоен номер 1-Т в системе типовых межотраслевых форм.

 

А вот, как эта накладная выглядит в реальном виде.

Размер изображения увеличивается путём нажатия “мышью” на уменьшенный вариант.

Страница 1 ТТН (товарно-транспортной накладной)

Первая страница товарно-транспортной накладной

Страница 2 ТТН

Вторая страница Товарно-транспортной накладной

Электронная товарная накладная — Диадок

Печатная форма накладной (ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Она не является обязательной. ТОРГ-12 можно формировать по форматам, утвержденным Приказами ФНС РФ:

Электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй — на стороне покупателя при пересылке документа. Электронную товарную накладную подписывают продавец и покупатель.

В строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» ― информация о доверенности уполномоченного лица. Электронных подписей указанных лиц не требуется.

Электронную товарную накладную можно отправить напрямую грузополучателю. Она не нужна водителю в пути, у него есть ТТН, в которой, пусть и в общей форме, но перечислены позиции груза.

Формат, утвержденный Приказом 155, дает возможность множественной подписи с обеих сторон. Это важно для бизнес-процессов, в которых участвуют несколько сотрудников: бухгалтер, оператор на складе и т.д.

Подписанту необходимо заполнить четыре поля: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основание полномочий (доверия) организации». Для «Области полномочий» нужно выбрать один из предложенных вариантов. То же самое нужно проделать с полем «Статус». От него зависит информация в поле «Основание полномочий».

Если товар транспортирует посредник-перевозчик, законодательство требует заполнить в ТТН строки «По доверенности №» и «Груз принял», в которых указать информацию о доверенности на перевозку товарно-материальных ценностей (ТМЦ), а также ФИО и должность экспедитора. Можно пойти одним из двух путей:

  • продавец указывает в соответствующих графах номер и даты ТТН, а в самой ТТН уже прописаны должность и ФИО экспедитора и информация о доверенности;
  • покупатель при получении электронной ТОРГ-12 сам заполняет строки «По доверенности №» и «Груз принял» и подписывает ТОРГ-12 электронной подписью.

В Диадоке можно составить электронную накладную в формате, который рекомендует ФНС, подписать квалифицированной электронной подписью и за несколько секунд отправить покупателю. Такой документ можно представить в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

образец заполнения — Контур.Диадок — СКБ Контур

Товарная накладная — вид первичного документа, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей.

Если товар продается с НДС, к накладной прикладывается счет-фактура.

Компаниям разрешено разрабатывать свои формы первичной документации. На практике ТОРГ-12 редко заменяют иным документом, так как унифицированную форму использовать очень удобно.

Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12

Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.

В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.

В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.

Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.

Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.

Передавайте контрагентам электронные накладные ТОРГ-12 бесплатно — по акции «Безлимит на 2 месяца» от системы Диадок

Попробовать

Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.

Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.

Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.

Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.

При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.

ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.

Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.

Товарная накладная. Образец заполнения

Накладную можно заполнить в бухгалтерской программе. Также существуют специальные сервисы, где можно заполнить товарную накладную онлайн.

Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.

Скачать образец

Отследить посылку СДЭК по номеру отслеживания

Отправление прибыло в пункт назначения
Отправление доставлено
Отправление находится на доставке у курьера
Груз принят у Отправителя
Не вручен. Возврат, истек срок хранения
Не вручен. Возврат, не дозвонились
Не вручен. Не востребован, утилизация
Не вручен. Возврат, не должен выполняться: не доставляем в данный город/регион
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Без объяснения
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Недовложение
Груз в процессе таможенного оформления (за рубежом)
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Передумал
Груз в процессе таможенного оформления (РФ)
Не вручен. Возврат, неверный адрес
Груз отгружен в РФ
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Товар не подошел/не понравился
Таможенное оформление груза завершено
Не вручен. Возврат, адресат не проживает
Не вручен. Утерян
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Ошибка оформления
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Нет денег
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Уже купил
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Не устроили сроки
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Без объяснения
Не вручен. Возврат, отказ от получения: Претензия к качеству товара
Не вручен. Возврат, не прошел таможню
В транзитном городе
Отправлен в транзитный город
Таможня пройжена,перевозчик выехал в г. Москва
Оформление таможенной очистки в г. Аматы
Принят на склад алматы,подготовка к прохождению таможни
Таможенная очистка пройдена,перевозчик выехал в г. Алматы
Оформление таможенной очистки в г. Дулата
Принят на склад дулата,подготовка к прохождению таможни
Перевозчик выехал в г. Дулата (пограничный пункт)
Консолидация завершена,ожидание передачи перевозчику
Принят на склад иу
Накладная создана, ожидается передача груза от отправителя
Набережные Челны Вручен
Вручен: Рябинин Алексей Игоревич
Набережные Челны Принят на склад до востребования
Принят в городе получателя. Готов к выдаче
Принят в городе получателя
Набережные Челны Принят на склад доставки
Казань Сдан перевозчику в г.-транзите
Таможенное оформление завершено
В процессе таможенного оформления (РФ)
Отгружен в РФ
В процессе таможенного оформления (за рубежом)
Принят в городе отправителя
В процессе таможенного оформления (зарубеж)
Сдан перевозчику в г.-отправителе
Отправление покинуло Суйфеньхэ по направлению к таможне
Отправление прибыло в Суйфеньхэ
Создан
Отправление покинуло По отгруз по направлению в Суйфеньхэ
Не вручен
Оформление таможенной очистки в г. Алматы
На доставке у курьера
Отправлен в город получателя
Вручен
Принят на склад до востребования
Отправлен в г. -получатель
Сдан перевозчику в г.-транзите
Выдан на отправку в г.-транзите
Принят на склад транзита
Принят на склад доставки
Встречен в г.-транзите
Отправлен в г.-транзит
Груз покинул страну отправителя
Прибыло в место вручения
В транзитном городе. Срок доставки увеличен. При отсутствии движения груза плановую дату доставки можно узнать по телефону горячей линии 8 800 250 0405. Компания СДЭК приносит извинения!

Уважаемый Клиент!

Если у Вас большой объем оправлений, то при передаче их курьеру Вы тратите время на заполнение накладных. Мы предлагаем Вам сэкономить это время и воспользоваться возможностью печати накладных при помощи online сервиса MyDPD.

Накладные печатаются на основании Ваших заявок, внесенных в нашу информационную систему при любом способе подачи заявки.

Для печати накладных Вам необходимо:

  • Регистрация в Online сервисе MyDPD (см. Как зарегистрироваться?)
  • Наличие web-браузера Microsoft Internet Explorer версии 7.x и выше.
  • Наличие программного обеспечения для печати накладных на лазерном принтере - Adobe Reader (Adobe Acrobat) или для печати накладных на матричном принтере на многослойной перфорированной бумаге - MS Excel 2000, 2003, XP (см. Полезные ссылки)
  • Наличие принтера (см. Как настроить принтер?)
  • Наличие бланков накладных, которые Вы можете заказать в нашей компании (если Вы планируете печатать накладные на матричном принтере) (см. Как заказать бланки?)

Для печати накладных Вам необходимо авторизоваться. Затем после входа в личный кабинет необходимо зайти в раздел «Заказы». В списке заказов слева, напротив выбранного заказа в пустом квадрате, поставьте отметку. После этого кнопка «Распечатать накладную» становится активна. При нажатии на кнопку «Распечатать накладную» откроется форма, в которой будет указано количество посылок и сумма объявленной ценности из заказа, при необходимости Вы можете внести изменения в соответствующие поля.


Вы можете напечатать накладную:

  • на стандартных листах формата А4 (4 экземпляра накладной по одному на листе формата А4). Рекомендуемый для работы принтер - лазерный принтер семейства HP XXXX. Для печати на лазерном принтере автоматически формируется документ формата pdf. В этом случае при передаче курьеру Вам будет нужно подписать каждый экземпляр накладной.
  • на 4-слойных типографских бланках накладной АБП с перфорированными краями формата, используя матричный принтер. Для печати на матричном принтере формируется документ формата Excel.

Инструкции по настройке принтеров описаны в отдельном документе (см. Как настроить принтер?).

Важно! Обращаем Ваше внимание на то, что каждая накладная уникальна. Накладная готовится под конкретный заказ и может быть использована только для отправки по данному заказу. На накладных запрещены исправления. Информация, содержащаяся в накладной, является соглашением между нашими компаниями. Информация с накладной используется для доставки и выставления счетов, поэтому любое исправление может привести к неправильной трактовке и, как следствие, неверной доставке и ошибках в счете. Мы надеемся на Ваше понимание и убедительно просим Вас в случае, если Вам требуется внести изменения, распечатать другую накладную либо обратиться за помощью к представителю нашей компании в ближайшем офисе DPD.

Как правильно заполнить накладную для доставки товара

Курьерская служба «Контакт» доставляет письменные отправления и малогабаритные грузы для интернет-магазинов, юридических и физических лиц в сопровождении первичной бухгалтерской документации. Курьерская накладная на доставку товара — это юридическое подтверждение оказания наших услуг.

Как выглядит фирменная накладная «Контакт»

В шапке накладной на доставку товара располагается логотип и название компании, адрес сайта и контактные данные. В правом верхнем углу указывается уникальный номер документа, по которому клиент может отследить местонахождение отправления.

Далее документ поделен на две части: в левой — информация об отправителе, в правой — о получателе. Заполнение накладной доставки начинается именно с этих полей:

  1. Блок «Отправитель» — здесь заказчик услуги собственноручно указывает название своей организации, адрес, ФИО и телефон
  2. Блок «Получатель» — клиент заполняет строки с контактными данными принимающей стороны.

Затем идут поля описания груза, условий оплаты и других моментов:

  • Описание вложения — отмечаются параметры отправления (габариты, вес, описание).
  • Условия оплаты — проставляются в накладной: стоимость доставки, оценочная (страхование) и сумма комиссии. А главное, указывается, кто будет оплачивать услугу (отправитель или получатель).
  • Направление доставки — отмечаются выбранные условия (сроки, временные ограничения, дополнительные условия).

В соответствующих «окнах» накладной отправитель, курьер и получатель ставят свою подпись, а также дату. При необходимости в документе заполняются следующие поля:

  • Причина недоставки — перечисляются моменты, из-за которых невозможно отправить документы или груз получателю.
  • Комментарии по доставке — указываются любые дополнительные сведения.

Особенности заполнения накладной на доставку товара

Для корректной доставки нужно заполнить накладную для доставки разборчивым почерком с указанием всех необходимых данных. Неполное заполнение может стать причиной не отправления.

Если не указаны габариты и вес груза, заказчик по умолчанию соглашается на измерения в офисах курьерской службы доставки для интернет-магазинов.

Исполнитель не принимает к сведению комментарии и адресные данные, которые указаны на упаковке отправления.

Заполнять накладную для доставки (экспресс в том числе) необходимо для любых типов грузов, с которыми работает курьерская служба доставки для юридических и физических лиц.

Рассчитать стоимость услуг можно в нашем калькуляторе. Цены, тарифы и другие подробности уточняйте по телефонам: 8(812) 313-27-00, 8(495) 215-56-15.

Как оформить счет-фактуру

5 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Как оформить счет-фактуру | Пошаговое руководство по профессиональным счетам-фактурам
Чтобы оформить счет-фактуру, малые предприятия должны создать профессионально оформленный шаблон счета-фактуры. Хорошо составленный счет-фактура хорошо отразится на вашем бренде и может помочь мотивировать клиентов к быстрой оплате с помощью понятного, удобного для чтения формата счета-фактуры. Вот основы оформления счетов, которые вам нужно знать, чтобы делать профессиональные счета: Как оформить счет-фактуру Теория дизайна счетов 101 Как выглядит профессиональный счет-фактура?

Как оформить счет

Вот шаги, которые следует соблюдать малому бизнесу, чтобы составлять аккуратно выглядящие счета-фактуры, которые позволят вам вовремя заплатить:

1.

Разработка структуры счета-фактуры Прежде чем погрузиться в дизайн счета, выделите время, чтобы спланировать структуру шаблона счета. Вам нужно, чтобы он умещался в пределах стандартных полей страницы 8,5 x 11 дюймов. Хотя большинство клиентов будут оставлять ваши счета в цифровом формате, вы хотите упростить задачу для всех клиентов, которые решат распечатать документы, которые вы им отправляете. Создайте место для всей важной информации, которую вы включите в счет: заголовок, место для контактных данных вашего клиента, подробный список ваших услуг, а также условия и сроки оплаты.

2. Укажите свой бренд и стиль

Счета-фактуры - это не просто скучные деловые документы, это возможность передать индивидуальность и профессионализм вашего бренда. Это особенно важно, если вы работаете в сфере дизайна, например, графический дизайнер или веб-дизайнер, но у всех малых предприятий должен быть постоянный профессиональный брендинг. Если у вас уже есть бизнес-сайт или визитные карточки, вы можете оформить счет, чтобы он соответствовал вашим существующим маркетинговым материалам с точки зрения шрифтов, логотипов и цветов.

3. Сделайте информацию доступной для чтения

Самым важным элементом дизайна вашего счета является то, что он позволяет клиентам быстро и легко получить всю информацию, необходимую им для планирования вашего платежа. Читаемость - ключ к успеху. Рассмотрите возможность создания простой сетки для детализированных описаний, включающей отдельные столбцы для каждой части информации. Грамотное использование цвета может помочь выделить наиболее важную информацию из сетки, как в этом примере дизайна счета от Canva:

4. Оставьте место для описаний

Если вы все же решите разработать свой счет-фактуру с сеткой для ваших услуг, вы можете включить дополнительные строки в сетку, посвященную описанию ваших услуг, особенно если работа, которую вы предоставляете клиентам, сложна и требует более длинных описаний.Приведенный ниже пример оформления счета-фактуры от Hongkiat предлагает вдохновение для того, чтобы вы могли использовать более длинные текстовые описания своих услуг, сохраняя при этом чистый, читаемый дизайн:

5.

Выделите сроки и итоговую сумму платежей Сумма вашего счета-фактуры и срок платежа - это две наиболее важные части информации, которые вы включите в свой дизайн, поскольку они позволяют вашим клиентам узнать, сколько они должны и дату, к которой они должны заплатить вам за ваши услуги. Если эти две части информации ясны и отличаются от другой информации, это может помочь мотивировать клиентов платить вам быстрее.Рекомендуется выделить полужирным шрифтом как крайний срок, так и общую сумму платежей и отображать их крупным шрифтом. Вы также можете создать дизайн счета-фактуры, который выделяет эту информацию из остальной части счета-фактуры, как в этом примере дизайна счета-фактуры из Digital Synopsis, который использует цветовую блокировку, большие шрифты и полужирный текст, чтобы сделать информацию о платеже более заметной:

6. Четко укажите условия оплаты

Условия оплаты не должны быть наиболее важной информацией, передаваемой в дизайне счета-фактуры, но важно выделить в своем дизайне место для условий оплаты, чтобы вы могли указать способы оплаты, которые вы принимаете, и указать любые возможные штрафы за просрочку платежа. Вы также можете включить дружескую благодарственную записку в условия оплаты, чтобы показать своим клиентам, что вы цените их бизнес. В этом примере оформления счета от Hongkiat условия оплаты написаны в тонком нижнем колонтитуле и включают слово благодарности:

Теория дизайна счетов 101

Есть три элемента информации, которые вы хотите, чтобы ваши клиенты сразу заметили, как только они откроют ваш счет:
  • Кто счет-фактура от
  • Сколько денег они должны
  • Когда им нужно произвести оплату до
Все остальное, что вы включаете в свой счет, является второстепенным.Возможно, вы захотите обработать эти три части информации единообразно, чтобы они казались связными, выделяясь при этом отдельно от всего остального. Вы можете сделать это, используя одинаковый цвет шрифта, который контрастирует с цветом фона, и сделав эти элементы более жирными и крупными, чем все остальное на странице. Вы можете найти больше примеров шаблонов счетов здесь.

Как выглядит профессиональный счет-фактура?

Профессиональный счет-фактура имеет чистый, читаемый дизайн и содержит всю важную информацию, необходимую клиенту для совершения платежа. Это информация, которую необходимо включить в профессиональный счет:
  • Название компании и контактные данные с логотипом, если применимо
  • Имя и контактные данные клиента
  • Номер счета
  • Срок платежа
  • Подробный перечень предоставляемых услуг с описанием, количеством, ставками и промежуточными итогами
  • Общая сумма к оплате по счету
  • Условия оплаты
Подробное описание того, как создать счет, можно найти в этом руководстве по выставлению счетов для малых предприятий и фрилансеров.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Образец шаблона счета-фактуры | Счет-фактура простой

Счета - важная часть ведения бизнеса. Вы должны сообщить своим клиентам, сколько им нужно заплатить и за что они берут плату, независимо от того, какой у вас тип малого бизнеса. Предлагаем бесплатный образец шаблона счета-фактуры. Вы можете попробовать наши шаблоны и создать счет, подходящий для вашего бизнеса.

Скачать образец шаблона счета-фактуры

Прежде чем мы начнем, опробуйте наш онлайн-генератор счетов сегодня и создайте бесплатный образец, чтобы увидеть, как он работает. Вам понравится созданный вами счет.

Оба примера на этой странице показывают, как может выглядеть профессиональный, полный счет.

Как составить хороший счет - что в нем должно быть

Ваш счет-фактура должен отражать ваш бизнес и содержать ваш логотип, а также информацию, имеющую отношение к вашему бизнесу. Используйте примеры счетов на этой странице в качестве основы или загрузите свою копию ниже.

Счет-фактура также должен быть легко читаемым, чтобы клиент мог легко определить, что ему нужно заплатить и как он может это оплатить.Чем чище выглядит счет, тем легче клиентам найти нужную информацию.

Убедитесь, что в счете-фактуре вы разделяете различные части своей работы на соответствующие темы, чтобы клиент мог легко увидеть, за что он платит и как вы пришли к итоговой сумме. Вы также должны указать общую сумму, любые произведенные платежи и сумму, которую они еще должны.

Было бы неплохо указать способы оплаты, которые вы принимаете, а также любую информацию, которая потребуется им для использования предпочтительного метода оплаты. Сообщите им, когда должна быть произведена оплата, чтобы убедиться, что они выплатят всю сумму вовремя. Чем легче им читать и понимать, тем больше вероятность, что вам быстро заплатят за работу, проделанную вашим бизнесом.

Параметры при создании счета

Используя наш онлайн-генератор счетов, вы можете легко создать шаблон счета, чтобы опробовать его сегодня. Вам понадобится ваш логотип, а также другая информация, указанная в счете. Затем вы можете просто просмотреть шаблон и ввести свою информацию, выбрать правильный цвет, валюту, параметры налогов и многое другое.Это позволяет вам увидеть, насколько легко можно настроить счет-фактуру для вашего бизнеса и убедиться, что он хорошо выглядит.

Если по какой-то причине вас не интересует онлайн-инструмент, посетите нашу страницу шаблонов, чтобы увидеть полный список доступных шаблонов и форматов файлов.

Попробовать образец шаблона счета-фактуры

Попробуйте образец сегодня, чтобы увидеть, насколько легко вы можете создать идеальный счет для своего бизнеса. Независимо от того, какой у вас бизнес, вы сможете выбрать правильные варианты, чтобы в счет были включены все, что вам нужно для вашего бизнеса.Мы предоставляем все варианты, которые могут вам понадобиться в бесплатном образце, чтобы получить хорошее представление о том, как индивидуальный счет может выглядеть для вашего бизнеса.

Скачать образец шаблона счета-фактуры

Кнопка выше перенесет вас в Google Таблицы, где вы можете просмотреть образец счета. Оттуда выберите «Файл -> Создать копию», чтобы получить собственную редактируемую версию.

Заполнение вашего образца счета-фактуры

Оба примера счетов на этой странице - и загружаемый образец шаблона счета - показывают, как может выглядеть профессиональный счет.Но это всего лишь примеры счетов-фактур; вам все равно понадобится собственное прикосновение. Самый простой счет-фактура должен включать:

  • Уникальный номер счета
  • Ваша полная информация - имя, адрес и номер телефона
  • Полная информация о клиенте - имя, адрес и номер телефона
  • Список предоставляемых продуктов или услуг, включая стоимость и налоги
  • Условия оплаты и инструкции

Наши счета-фактуры идеально подходят практически для любого малого бизнеса. Если вы хотите создать счет-фактуру специально для вашего бизнеса, обязательно попробуйте образец шаблона счета-фактуры или начните с пустого счета-фактуры сегодня.

Шпаргалка по счетам: что вам нужно включить в свои счета

Наличные деньги - это кровь любого бизнеса, без них вам не выжить. Получать то, что вам причитается, важно, но своевременная выплата очень важна, чтобы избежать удушения денежного потока.

Один из вариантов - использовать автоматизированное решение, которое принимает платежи прямо из ваших счетов, чтобы вы получали оплату вовремя.

Между тем, хорошо оформленный счет-фактура может иметь большое значение для обеспечения быстрой оплаты, избегая осложнений из-за неполной или нечеткой информации.

Хорошо оформленный счет, содержащий всю необходимую информацию, произведет хорошее впечатление на ваших клиентов и покупателей.

Страница с основными ошибками и нечеткой разметкой может заставить вас выглядеть непрофессионально, и вам следует избегать этого.

Для различных типов бизнеса, таких как индивидуальный предприниматель, компания с ограниченной ответственностью и компании, зарегистрированные в качестве плательщика НДС, существуют особые юридические требования в отношении того, что вы должны включать в свой счет.

Ниже приведено полное руководство по созданию счета для вашего малого бизнеса. Чтобы помочь вам работать профессионально, ознакомьтесь с нашей статьей о шаблонах счетов - мы разработали их серию, которую вы можете скачать.

Вы также можете использовать бухгалтерское программное обеспечение для создания и отправки профессиональных счетов-фактур и отслеживания того, что вам причитается.

Вот о чем мы расскажем в этой статье:

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Счета-фактуры НДС

Что должен отражать полный или измененный счет-фактура

Что должен показывать упрощенный счет

Международные счета-фактуры

Условия оплаты счета

Общие условия оплаты по счету

Способы оплаты по счету

Общие способы оплаты счетов

Когда лучше всего отправлять счет?

Как отправить счет

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Стандартный счет (без НДС) должен включать:

1. «Счет-фактура»

Обозначьте документ словом «счет-фактура», чтобы отличить его от цитаты, кредит-ноты или квитанции.

2. Уникальный номер счета

Номер должен быть уникальным для каждого счета (без дубликатов) для четкой идентификации, и вы должны вести учет использованных номеров и ссылок.

Использование последовательной системы нумерации - самый простой способ справиться с этим.

Ссылка может содержать как буквы, так и цифры.

3. Название и адрес вашей компании

Это отличается для индивидуальных предпринимателей и компаний с ограниченной ответственностью, но, по сути, вы должны четко указать свое торговое название, юридический адрес, а также место, где с вами может связаться клиент в случае запроса или спора.

4. Фирменное наименование и адрес заказчика

Это стандартная процедура для всех счетов-фактур (кроме упрощенных счетов-фактур), но важна для клиентов, которые хотят потребовать возмещения любого начисленного НДС.

5. Описание товаров / услуг

Четкое описание товаров и услуг, за которые выставляется счет, с каждой услугой или товаром в отдельной строке для четкой идентификации.

6. Дата поставки

Известный как «дата поставки», это когда товары или услуги были выпущены. Дата поставки может отличаться от даты выставления счета, но обычно составляет 30 дней.

7. Дата выставления счета

Дата, когда был выставлен счет, а не когда товары были поставлены.

8. Сумма отдельных товаров или услуг к оплате

Если у вас в описании есть список предметов, то каждый будет отмечен индивидуальной суммой.

9. Общая сумма к оплате

Сумма всех товаров, указанных в счете.

Откройте для себя новый Sage Accounting

Попробуйте наше отмеченное наградами бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. Получайте оплату быстрее, отслеживайте денежные потоки и автоматизируйте администрирование, чтобы высвободить время и сосредоточиться на наиболее важной работе.

Посмотреть планы и цены

Вы также должны включить:

10. Условия оплаты

Обычно определяется в ваших условиях и согласовывается с вашим клиентом.

Это ваши условия в отношении срока оплаты, которые должны быть отмечены внизу счета. Например, оплата в течении 30 дней.

11.Номер заказа на закупку

Если ваш клиент предоставляет вам номер заказа на поставку, он должен быть четко указан в счете-фактуре.

Некоторые клиенты могут также потребовать, чтобы имя контактного лица было указано в счете.

Рекомендуется запрашивать заказ на покупку, поскольку после его создания это юридически обязывающий договор между вами и вашим клиентом / покупателем.

12. Как оплатить счет

Перечислите различные способы оплаты счета и укажите ссылки на банковский счет. Например, код сортировки вашего банка и номер счета для платежей BACS.

В счетах для международных клиентов должны быть указаны номера IBAN / BIC / SWIFT.

Подробнее о своевременной оплате:


Счета-фактуры НДС

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны предъявить счет-фактуру и хранить копии (цифровые или бумажные) всех выставленных счетов, в том числе выставленных по ошибке или аннулированных.

Счет-фактура с НДС должна содержать дополнительную информацию к стандартному счету-фактуре (без НДС).

Есть три типа счетов-фактур:
  • Полная версия - может использоваться для всех расходных материалов и сумм накладной.
  • Simplified - может использоваться для всех поставок и розничных товаров стоимостью менее 250 фунтов стерлингов.
  • Modified - может использоваться для розничных поставок стоимостью более 250 фунтов стерлингов.

Что должен отражать полный или измененный счет-фактура НДС

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или имеют нулевую ставку.

Что должен показывать упрощенный счет-фактура с НДС

Если вы используете схему кассового учета, то на счете-фактуре должна быть проставлена ​​печать с указанием суммы уплаченных денежных средств и даты.

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или имеют нулевую ставку.

Счета-фактуры

обычно выставляются в течение 30 дней с момента доставки товаров или услуг.

Международные счета

Для счетов-фактур, выставленных в иностранной валюте или на иностранном языке, вы должны указать подлежащий уплате НДС в фунтах стерлингов, если товары или услуги поставляются в Великобритании.

У вас также должен быть английский перевод для проверки сотрудником НДС.

Условия оплаты счета

Вы обязаны заранее установить и согласовать условия оплаты с клиентами.

Упростите и четко укажите ваши условия в счете, чтобы получатель знал, когда должен быть произведен платеж.

В крупных компаниях отдельная бухгалтерия может не знать, какие условия вы согласовали со своим контактным лицом.

Если вы представляете малый бизнес или подрядчик, как правило, лучше избегать сложных условий оплаты, чтобы вас не поняли неправильно и не задерживали платежи.

Чтобы получить наилучшие результаты, просто укажите:

Оплата в течение 30 дней.

Или будьте вежливы и говорите менее жестко:

Мы ценим ваш бизнес. Отправьте платеж в течение 30 дней с момента получения этого счета.

Общие условия оплаты счетов

Авансовый платеж (PIA)

Может использоваться при работе с новыми клиентами или клиентами с плохой историей платежей. PIA означает, что вам необходимо произвести оплату в полном объеме до того, как товары или услуги будут доставлены.

Нетто (N)

Обычный срок оплаты. «Нетто 10» будет означать, что полная сумма платежа должна быть произведена в течение 10 дней, а «Нетто 30» будет означать в течение 30 дней.

«Нетто» может быть сокращено до «N», например N10 или N30.

Конец месяца (EOM)

Конец месяца означает, что полная оплата должна быть произведена в течение количества дней, указанных после окончания месяца, в котором выставлен счет.

Счет-фактура может быть сформулирована как « Платеж, подлежащий оплате 30 дней в конце месяца» или сокращенно « Net EOM 30» .

Если ваш счет был датирован 5 апреля и ваши условия были Net EOM 30, то полная оплата должна была быть произведена 30 мая.

Месяц после выставления счета (MFI)

’15 MFI ’означает, что вся подлежащая оплате сумма должна быть уплачена в первые 15 -го числа месяца, следующего за датой выставления счета.

Например, если срок оплаты был 15 MFI, а счет был датирован 5 января, оплата должна была быть произведена 15 января. Если тот же счет был датирован 20 января, оплата должна была быть произведена 15 февраля.

Скидка

Скидка предоставляется на полную сумму, подлежащую выплате, если оплата производится в течение указанного количества дней.

«1/10 нетто 30» или «1% 10 нетто 30» означает, что для платежей, совершенных в течение 10 дней, предоставляется скидка в размере 1%, в противном случае полная оплата должна быть произведена в течение 30 дней.

Если для вас важна скорость платежей, предложение скидки за досрочную оплату может гарантировать, что вы быстрее получите наличные в банке.

Поэтапная оплата

План оплаты может быть согласован между вами и вашим клиентом, чтобы предложить часть полной суммы, подлежащую выплате поэтапно.

Например, четырехэтапные выплаты по 25% каждый или двухэтапные выплаты по 75% и 25%.

Если вы работаете над крупным проектом, попросите внести частичную предоплату, например 25%, и поэтапные платежи в течение всего срока реализации проекта, чтобы избежать риска и управлять денежным потоком.

Способы оплаты счетов

После того, как вы четко указали размер платежа, вы также хотите упростить для вашего клиента физическую оплату вам.

Включите в счет-фактуру различные способы оплаты, которые вы принимаете, вместе с вашими банковскими реквизитами.

Общие способы оплаты счетов

Банковский перевод (BACS)

Один из наиболее распространенных способов оплаты, платежи через автоматизированные клиринговые услуги (BACS), осуществляемые в электронном виде, осуществляются напрямую с одного банковского счета на другой и обычно производятся онлайн или по телефону.

Платежи

обычно зачисляются на ваш счет в течение трех рабочих дней.

Служба ускоренных платежей (FPS) становится все более распространенной в британских банках в качестве стандартной (с некоторых бизнес-счетов приходится платить) и означает, что платеж будет зачислен на ваш счет в тот же день, когда он был оплачен.

В счете-фактуре укажите:

  • Название вашего банка: My Bank
  • Код сортировки: 00-11-22
  • Номер счета: 01234567

IBAN / BIC / SWIFT

Если у вас есть клиенты за границей и вы хотите получать международные платежи, ваш банк может предоставить вам коды для этого.

Международный номер банковского счета (IBAN) - это международная версия номера вашего банковского счета, позволяющая получать международные платежи в иностранной валюте или фунтах стерлингов.

IBAN используется в большинстве европейских стран, Австралии и Новой Зеландии, но не в США или Канаде.

Код идентификации банка (BIC) или Общество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций (SWIFT) - это код для идентификации вашего конкретного банка.

Он понадобится вам вместе с платежом с IBAN. Большинство банков используют BIC, но SWIFT необходим для платежей из США и Канады.

Оба числа обычно можно найти в выписке из вашего коммерческого банка или спросить в своем банке.

В счете-фактуре укажите:

  • БИК AAAAGB12345
  • IBAN: GB00 AAAA 0000 0000 0000 00
  • SWIFT AAAAGB12345

Кредитная или дебетовая карта

Чтобы принимать платежи по картам, вам потребуется торговый счет и устройство для чтения кредитных карт. Для онлайн-платежей вам понадобится платежный шлюз электронной коммерции и торговый аккаунт.

Для удаленных платежей по телефону вам потребуется виртуальный онлайн-терминал и торговый счет.

Из-за затрат на ведение торгового счета платежи по кредитным картам являются экономически эффективным решением только в том случае, если вы планируете принимать значительную сумму платежей по карте.

Имейте в виду, что покупатель может оформить «возвратный платеж», чтобы отменить транзакцию по кредитной карте, заявив, что товар не был доставлен или не был «описан».

Возврат платежа может быть осуществлен в течение 120 дней после совершения платежной транзакции.

PayPal

PayPal позволяет осуществлять платежи по всему миру между двумя людьми, у которых есть учетные записи PayPal, но при этом взимаются различные комиссии.Вы также можете принимать платежи по кредитным и дебетовым картам через PayPal.

Денежные средства

Прием платежей наличными - это вариант для малых предприятий, работающих с населением, но большинство счетов-фактур между предприятиями не могут быть оплачены наличными.

Не забывайте, что наличные - не самый безопасный метод, так как вы можете столкнуться с поддельными банкнотами и иметь дополнительный риск иметь при себе наличные деньги при внесении депозита в банк.

Кроме того, банки обычно взимают встречный сбор за внесение наличных денег.

Когда лучше всего отправлять счет?

Очевидный ответ на этот вопрос - как можно скорее. Чем дольше задерживается ваш счет, тем больше времени потребуется для получения оплаты.

При продаже товаров

Варианты более простые. Вы можете запросить подтверждение оплаты до отправки товара, оплату при получении товара или на ваших условиях, таких как стандартная 30-дневная нетто-оплата.

Для услуг больше гибкости
  • Было проведено множество исследований о том, когда лучше всего отправлять счет-фактуру в день недели / месяца, но на самом деле вам заплатят, когда компании завершат свои платежи.Обычно это происходит в конце месяца, но не всегда.
  • Узнайте, когда ваш клиент / клиент выполняет платежи, и спросите у них дату окончания для подачи счетов-фактур в этом месяце.
  • Если у вас долгосрочный проект, вы, скорее всего, будете вести переговоры о ежемесячной оплате счета. Обычно в конце месяца покрывают этот месяц.
  • Если у вас есть поэтапные платежи (как указано выше), вы можете заранее согласовать даты выставления счетов.Например, до того, как вы начнете, после того, как предложения будут представлены, после того, как будут представлены первые проекты, а затем после завершения и подписания.
  • Для индивидуальных фрилансеров, работающих с крупной компанией, у которой политика оплаты составляет 90 дней, это может быть неуправляемым для вашего денежного потока, а также огромным риском. Ведение переговоров о выставлении счетов в самом начале или даже задним числом до начала работы может обойти их фиксированную систему и помочь сократить время оплаты. Вы можете настаивать на том, чтобы они соблюдали ваши условия оплаты, но это не всегда возможно с их жесткой системой.

Не забывайте дважды проверять точность счета перед его отправкой, чтобы избежать задержек.

Будьте оперативны, вежливы и аккуратны.

Как отправить счет

Структура вашего счета - это только половина процесса, и, вероятно, более важно убедиться, что ваш счет будет доставлен нужному человеку, который может заплатить вам.

Спросите у своего клиента имя и контактные данные человека в аккаунтах, который будет производить ваш платеж.

Наличие этой информации жизненно важно для того, чтобы вы могли преследовать просроченные платежи, поскольку лицо, которое фактически производит платеж, имеет власть.

Электронная почта является предпочтительным стандартом для отправки счетов, и когда вы отправляете в бухгалтерию, не забудьте отправить копию своего контакта по электронной почте.

Используйте документ, который можно открывать повсюду. Бухгалтерия предпочитает PDF-файлы всему остальному.

Не отправляйте файлы Word или Excel, так как при открытии на разных машинах они могут быть переформатированы, что сделает информацию нечитаемой и, что более важно, их можно редактировать.

Заголовок темы

Крупные компании, которые имеют дело с тысячами счетов-фактур, хотят, чтобы их жизнь была как можно проще, и во избежание потери электронной почты рекомендуется использовать разборчивую тему.

Загруженная бухгалтерия будет вам за это благодарна.

Формат заголовка темы

[Название вашей компании] [Счет за услуги / товары вашей компании] [месяц / год]

Например,

Sparkle Design, Счет за услуги по дизайну брошюр, январь 2021 г.

Написание электронной почты

Война и мир не требуется.Чтобы быть профессионалом, сделайте свой адрес электронной почты ясным и кратким:

——————————————————————–

Уважаемая [Большая компания],

——————————————————————–

Прилагаю мой счет от 31 января 2021 года на сумму 500 фунтов стерлингов за услуги по дизайну брошюры.

(Не обязательно) Если у вас есть номер заказа, вставьте сюда. Авторизовано [здесь имя вашего контактного лица].

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением

Джейн Смит

——————————————————————–

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Погоня за просрочкой платежа может быть подобна смерти из-за тысячи сокращений бумаги, отнимающей ваше время и отнимающей энергию у ведения вашего бизнеса.

Лучшая линия защиты - это то, что вы делаете до выставления счета:

  • Имейте четкие положения и условия (T & C) и получите письменное согласие (документ с подписью или по электронной почте).
  • Согласуйте условия оплаты заранее как часть ваших условий и положений.
  • Спросите номер заказа на покупку - номер покупки (ПО) формирует договор между вами и вашим клиентом.
  • Попросите новых клиентов оплатить первый счет PIA.
  • Для крупных счетов запрашивайте поэтапный платеж заранее, чтобы распределить риски. Если платеж задерживается на каком-либо этапе, вы можете прекратить работу, чтобы избежать дополнительных расходов.
  • Сделайте свой способ оплаты простым - BACS - лучший.
  • Узнайте имя и контактные данные лица, ответственного за осуществление платежа.
  • Следите за своими счетами и выпускайте напоминания по истечении установленного срока. Никогда не оставляйте просроченные платежи в надежде, что им заплатят, не спросив.
  • Погоня за просрочкой платежа показывает, что вы являетесь профессиональным владельцем бизнеса и ожидаете, что к вам будут относиться как к одному из них.

Если у вас есть просроченный платеж, следуйте нашему руководству о том, что делать, если счет не был оплачен.

Чтобы лучше управлять своим временем, вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое может отправлять вам профессиональные счета по мере обработки заказов вместо трудоемкого процесса заполнения и отправки счетов вручную.

У вас остается больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего: на развитии вашего бизнеса.

Примечание редактора. Эта статья была впервые опубликована в марте 2018 г. и была обновлена ​​для обеспечения актуальности.

7 способов взять бизнес под контроль

Хотите узнать, как вы можете управлять своим бизнесом? Прочтите это руководство, чтобы узнать о главных советах, которые помогут вам научиться управлять своим бизнесом и по-настоящему взять под свой контроль.

Загрузите бесплатное руководство

Как выглядит профессиональный шаблон счета-фактуры?

Если вам интересно, как выглядит (профессиональный) счет-фактура и как каждый элемент счета-фактуры может быть важен для вашего бизнеса, вы обратились по адресу.Мы объясним типичные элементы шаблонов профессиональных счетов-фактур и их роль в раннем получении оплаты и построении отношений с вашими клиентами и покупателями.

Прошло тридцать, шестьдесят, может быть, даже девяносто дней, а вы все еще не получили платеж от нескольких клиентов. Вы отправили счет. Вы отправили напоминания. Но вместо оплаты вы получаете больше вопросов и комментариев от клиентов по поводу счетов. В чем дело? Как вывести свой малый бизнес из этого кошмара с выставлением счетов?

Если не считать некоторых сомнительных клиентов, все, что вам может понадобиться, - это создать профессиональный шаблон счета-фактуры.Читайте дальше, чтобы узнать, как можно использовать выставление счетов, чтобы продемонстрировать свой профессионализм и заявить о себе в деловом мире. А если вы еще этого не сделали, обязательно попробуйте наше приложение для выставления счетов для iPhone или приложение для выставления счетов для Android, чтобы использовать красивые и функциональные шаблоны счетов, которые мы создали для вас.

Что включать в счет-фактуру

Вам интересно, как должен выглядеть счет? Как минимум, вы должны указать свое имя, название своей компании, адрес компании и номер телефона компании.

Вам необходимо включить эти элементы по ряду причин. Во-первых, вашим клиентам нужен способ связаться с вами, если у них возникнут вопросы по поводу счета. Во-вторых, вы хотите показать, что ваша компания легитимна.

Информация о клиенте

Затем вам нужно указать служебный адрес, название компании и номер телефона клиента. Не забудьте также указать имя человека, которому вы выставляете счет.

Спросите в отделе кредиторской задолженности, на имя кого направить счет.Некоторые компании могут захотеть направить счет владельцу; другие могут предпочесть сотрудника, который отвечает за ваш бизнес.

Логотип

Как мы уже говорили, выставление счетов - это способ продемонстрировать свой профессионализм. Большая часть этого - включение вашего логотипа в ваш счет-фактуру.

Обычно логотип помещается в верхнем левом углу счета. Но, в зависимости от вашего профессионального шаблона счета-фактуры, это не всегда так.

В целом, вы хотите, чтобы логотип был достаточно большим, чтобы покупатель мог знать, от кого исходит счет.Но вы не хотите, чтобы он был слишком большим в том месте, где он находится в фокусе счета.

Перечень услуг

Желательно, чтобы под информацией о вашей компании и вашей компании вы хотели указать описание услуги и цену.

Под описанием услуг мы подразумеваем 2-5 слов, описывающих, какие услуги ваш бизнес оказал клиенту.

Например, если вы бумажная компания и продали клиенту 1000 коробок бумаги, укажите тип и количество бумаги, полученное вашим клиентом.

Plus, как указано в примере, вы можете указать количество в описании или иметь отдельное поле рядом с описанием, в котором указана сумма.

В следующем столбце вам потребуется цена за количество. Итак, если вы взимали с клиента 50 долларов за каждую бумажную коробку, отметьте «50 долларов за коробку».

Столбец после этого будет итогом. Продолжая наш пример, 50 долларов за коробку, умноженные на 1000 коробок, получатся 50 000 долларов.

Если это единственный продукт, который купил клиент, включите в конце итоговую сумму плюс все налоги или другие расходы, связанные с покупкой.

Помните, кто ваш клиент

В зависимости от клиента вам может потребоваться указать свой идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). По словам предпринимателя, эта информация может потребоваться в таких отраслях, как некоммерческий сектор и сектор услуг по уходу за детьми.

Заранее поговорите со своим клиентом, чтобы узнать, нужна ли эта информация.

Заготовка

В каждом шаблоне профессионального счета есть место для шаблона вашего бизнеса. Или, другими словами, мелким шрифтом.

Это раздел, в котором перечислены ваши условия. Обычно вам нужно указать количество дней до срока оплаты счета, принятый способ оплаты, а также любые сборы или штрафы в случае задержки счета.

Обычно предприятия предоставляют клиентам минимум от двух недель до максимум 30 дней для оплаты счета.

Помните, что иногда некоторые клиенты могут оплачивать счет с опозданием. Итак, вам нужно выделить 1-2 дня на то, чтобы подготовиться к импровизированному опозданию, продолжая при этом начислять заработную плату.

Почему это важно

Вам необходимо указать свои условия по ряду причин, самая важная из которых заключается в том, что вы хотите, чтобы счет был оплачен в установленные сроки.

Если вы не указали какие-либо положения или условия, технически вашему клиенту могут потребоваться месяцы (даже годы), чтобы оплатить ваш счет… без каких-либо последствий. Вот почему эти условия должны быть указаны независимо от того, как выглядит ваш счет или за какие услуги вы выставляете счет.

При этом сроки и условия - это способ привлечь к ответственности вашего клиента.Это также гарантирует, что у вас не будет финансовых проблем, если вы начнете получать заработную плату. И это делает ваш бизнес профессиональным и ответственным.

Что такое счет-фактура? Oh

Счета PayPal легко создавать. Просто введите адрес электронной почты вашего клиента. Затем добавьте товар с указанием его количества и количества. Добавьте столько предметов, сколько захотите. Вы можете добавить персонализированные примечания, условия, скидки или любые вложения, которые могут понадобиться вашему клиенту.
Когда вы закончите, нажмите Preview , чтобы увидеть, как ваш счет будет выглядеть для вашего клиента.

Как отправлять счета?

Вы можете отправлять счета PayPal на любой адрес электронной почты в мире. Когда ваш счет будет готов, просто нажмите кнопку Отправить , и платформа PayPal отправит вам уведомление по электронной почте с защищенной ссылкой на счет. Если у них есть учетная запись PayPal, ваш клиент также получит уведомления о счете, когда войдет в свою учетную запись.

Как поделиться ссылками на счета-фактуры?

Вы также можете делиться ссылками на счета напрямую со своими клиентами.На рабочем столе щелкните Поделиться ссылкой на счет под действием Отправить . Вы получите ссылку, по которой ваш клиент сможет просмотреть и оплатить счет. Вы можете скопировать ссылку, и ваш счет будет оплачен. Затем поделитесь им по электронной почте, в текстовом сообщении или в приложении для обмена сообщениями. Поскольку счета-фактуры содержат личную информацию ваших клиентов, не размещайте ссылку на счет-фактуру на общедоступном сайте .
Чтобы снова поделиться ссылкой, скопируйте ее из списка счетов-фактур, щелкнув трехточечный значок счета-фактуры.Или получите ссылку, открыв детали счета.

Как отправлять счета нескольким клиентам?

Отправьте один и тот же счет не более чем 100 клиентам, щелкнув «Несколько клиентов» и введя каждый адрес электронной почты в поле «Счет на». Мы отправим каждому клиенту отдельный подлежащий оплате счет.

Как импортировать пакет счетов-фактур?

Создайте и отправьте пакет из нескольких счетов-фактур, импортировав файл CSV. Используйте наш шаблон электронной таблицы, чтобы заполнить детали счета для каждого клиента.Для каждого счета укажите адрес электронной почты клиента, название позиции и сумму позиции. После импорта файла электронной таблицы вы можете просмотреть сводку импортированных счетов перед их отправкой. После того, как вы отправите файл, мы отправим каждому клиенту безопасную ссылку для оплаты счета по электронной почте. В целях безопасности клиентов PayPal ограничивает количество счетов, которые вы можете отправить за один день.
Подробнее о пакетных счетах.

Могу ли я управлять выставлением счетов PayPal со своего мобильного телефона?

Вы можете создавать, отправлять и управлять счетами как на настольных компьютерах, так и на мобильных телефонах.Вы также можете отправлять и управлять счетами на ходу с помощью мобильного приложения PayPal Business. Загрузите мобильное приложение в Apple Store или Google Play. Выучить больше.

Что такое быстрые счета?

Быстрые счета позволяют легко и профессионально отправлять запросы на оплату на свой мобильный телефон. Они упрощают создание счетов, так что вы можете быстро поделиться ссылкой на счет со своим клиентом. Ваш клиент по-прежнему получит профессиональный счет, включающий информацию о вашей компании по умолчанию.

В браузере мобильного телефона:

1.Войдите в PayPal и перейдите к своим счетам.
2. Нажмите на значок кнопки в правом нижнем углу.
3. Выберите Отправить быстрый счет , введите сумму и описание платежа.
4. Нажмите Создать и поделиться ссылкой .
5. Когда ваша ссылка на счет будет готова, нажмите Поделиться ссылкой , а затем отправьте ее по электронной почте, тексту или в приложении для обмена сообщениями.

В мобильном приложении PayPal Business:

1. Нажмите на значок быстрых действий в виде молнии в правом нижнем углу.
2.Выберите Отправить быстрый счет и следуйте подсказкам.
3. Нажмите Создать и поделиться ссылкой , затем отправьте ее по электронной почте, в текстовом сообщении или в приложении для обмена сообщениями.
4. Нажмите Готово .

Как работают счета-фактуры на отправляемые товары?

Если вы отправляете товар или хотите, чтобы покупатель указал адрес доставки, отметьте поле Отгрузка при создании счета. Затем вы можете добавить стоимость доставки. Когда ваш клиент платит, вы сможете добавить информацию для отслеживания при отправке его заказа.

Как запланировать периодические счета-фактуры?

Вы можете настроить повторение счетов-фактур еженедельно, ежемесячно, ежегодно или с заданным интервалом. Когда вы запускаете повторяющуюся серию счетов-фактур, клиент немедленно получит первый счет-фактуру. (Вы также можете запланировать начало повторяющейся серии на будущую дату.) Следующие счета в серии будут выставлены около 7:00 утра в вашем часовом поясе в соответствии с установленной вами периодичностью.

Могу ли я отменить серию повторяющихся счетов?

Вы можете отменить один счет-фактуру в повторяющейся серии или всей серии счетов-фактур.Чтобы отменить счет, коснитесь трехточечного значка счета в списке счетов. Вы также можете отменить счет на странице его сведений. Когда вы отменяете счет в рамках повторяющейся серии, мы спрашиваем, хотите ли вы отменить отдельный счет или всю серию.

Как отправлять счета через национальные границы?

Нет дополнительных шагов для отправки счетов через национальные границы. Вы можете отправлять счета PayPal на любой адрес электронной почты в мире.
Если у вашего клиента есть учетная запись PayPal, мы будем отображать счет и уведомление по электронной почте на его предпочтительном языке.Если у вашего клиента нет учетной записи PayPal, мы отправим счет и уведомление по электронной почте на языке вашей учетной записи. Вы также можете указать другой язык, отредактировав контактную информацию клиента при создании счета.
Размер комиссии зависит от страны или региона. См. Сборы продавца.

Разница между накладной, накладной и квитанцией

Счет-фактура, счет и квитанция - это, вероятно, все документы, о которых вы слышали, но вы можете не знать о тонких различиях, которые делают их именно такими, какие они есть.Итак, давайте рассмотрим каждый из них, чтобы вы могли понять, к каким документам обращаться, когда вам нужно, и узнать разницу между счетом, счетом и квитанцией. Ознакомьтесь с нашим определением счета-фактуры перед чтением этой статьи, если вам нужно узнать, что такое счет-фактура, прежде чем читать эту статью.

Определения

Счет-фактура

Счет-фактура - это подробный список проданных продуктов или предоставленных услуг, а также сумма денег, причитающихся по каждой строке, и общая сумма причитающихся денег.Счет-фактура отправляется от выставителя счета клиенту в надежде, что он будет оплачен в течение определенного периода времени.

Счет

Счет - это то, что вы, как покупатель, должны оплатить. Счет - это счет-фактура, в котором содержится подробный список проданных продуктов или предоставленных услуг, а также сумма денег, причитающихся по каждой позиции, и общая сумма причитающейся суммы. Однако, когда вы получаете счет, вы должны ввести его как счет, который вы должны. Другими словами, счет отправлен, и счет получен.

Квитанция

Квитанция отличается от счета-фактуры тем, что в счете-фактуре запрашивается оплата за полученные продукты или услуги, тогда как квитанция является доказательством того, что услуги или продукты уже оплачены. Счет-фактура приходит до совершения платежа, а квитанция - после того, как платеж был произведен.

Отличия

Итак, если вы являетесь продавцом, вы должны отправить счет после того, как услуга будет завершена и будут получены деньги, а затем вы отправите квитанцию ​​после получения оплаты по счету.С другой стороны, если вы являетесь клиентом, полученный вами счет является вашим счетом, а затем вы получите квитанцию ​​после оплаты счета.

Счет отправлен → Клиент получает его как счет → Оплата произведена → Квитанция

Важность счета-фактуры и счета заключается в том, что они документируют выполненные услуги и / или проданные продукты вместе с суммой задолженности. Поставщик и покупатель могут использовать счет-фактуру для бухгалтерских целей.

Важность квитанции заключается в том, что она служит документом о том, что продукты и / или услуги были оплачены и бизнес-операция завершена.Продавец и покупатель могут использовать квитанцию ​​как доказательство того, что причитающаяся сумма была выплачена.

Обратите внимание, что существует несколько различных типов счетов-фактур, каждый для разных типов услуг, продуктов и соглашений об оплате, заключенных между поставщиком и его клиентом.

Если вы пишете квитанции от руки, вы можете ускорить процесс, купив копировальную бумагу. Вы получите две копии квитанции: одну для продавца и одну для покупателя. Также убедитесь, что вы используете очень темные чернила для рукописных квитанций.

Убедитесь, что каждая квитанция, которую вы создаете или получаете, включает сведения о продавце и покупателе, сведения о продукте или услуге, дату транзакции, сумму транзакции, метод оплаты и подписи поставщика и клиента.

Если вам нужно создать несколько разных квитанций в рамках вашего бизнеса, вы всегда можете создать индивидуальный шаблон, или есть несколько бесплатных шаблонов квитанций, которые вы можете скачать в Интернете. Наличие шаблона ускорит процесс и обеспечит единообразный и профессиональный вид всех ваших квитанций.

Как только вы освоитесь, счета-фактуры, счета и квитанции станут для вас второй натурой; и они помогут держать финансы вашего бизнеса в порядке и организованности.

Что такое счет-фактура? 8 элементов в каждой накладной должно быть

Вы новый владелец бизнеса? Вы только что получили свой первый заказ и вам нужно выставить счет? Вы действительно знаете, что такое счет и что он должен включать?

Поскольку некоторые из вас могут сомневаться в правильности выставления счетов, вот основная информация, которую должен знать каждый владелец бизнеса и фрилансер.

8 основных элементов Каждый счет должен включать

  1. Слово Счет-фактура
  2. Название и адрес продавца, контактные данные и регистрационный номер компании
  3. Имя и адрес покупателя
  4. Дата: дата выставления счета, срок платежа, дата доставки
  5. Уникальный номер счета-фактуры
  6. Описание услуг или продуктов, включая количество, стоимость за единицу и общую стоимость товара
  7. Общая сумма, начисленная с налоговой информации
  8. Доступные способы оплаты, включая номер банковского счета и ссылочный код, идентифицирующий клиента

Шаблоны счетов, созданные с помощью программного обеспечения zistemo Invoice Software

Счет-фактура - определение

Счет-фактура - это документ, выдаваемый покупателям продавцом с просьбой об оплате товаров или услуг.Он также известен как счет или вкладка. Счет-фактура - это документ, предъявляемый покупателю до или после поставки товаров или услуг. Это юридический документ, который может быть аннулирован с помощью кредитной ноты, если он оформлен неправильно.

Если вы продавец, вы не можете просто удалить счет-фактуру из записей о продажах. Ваш бизнес, вероятно, зарегистрирован для уплаты НДС (налога на добавленную стоимость), и вам необходимо выставлять счета в соответствии с конкретными нормативными требованиями.

Zistemo поможет вам с выставлением счетов.Упростите процесс выставления счетов и получайте оплату быстрее. Попробуйте БЕСПЛАТНО в течение 30 дней.

В сфере аренды счет-фактура указывает продолжительность выставленного счета. Сумма счета учитывает продолжительность в дополнение к цене, количеству и любым применимым скидкам. В счете за аренду обычно указываются фактические часы, дни, недели или месяцы, по которым выставляется счет.

Что означает счет?

Счета-фактуры обычно отслеживают продажу услуги или продукта для целей налогообложения, бухгалтерского учета и контроля запасов.Большинство коммерческих предприятий поставляют товар или услугу и ожидают выплаты в более поздний срок. Компании все чаще отправляют счета в цифровом виде, а не на бумаге. В документах детали продаж представлены в детализированной форме.

Продавец рассматривает документ как счет-фактуру продажи, в то время как покупатели рассматривают его как счет-фактуру покупки. Термин «счет-фактура» является синонимом причитающихся сумм и указывает на покупателя и продавца. Эта форма необоротного коммерческого инструмента принимает на себя роль товарораспорядительного документа при полной оплате.

Убедитесь, что ваш счет-фактура состоит из всех основных элементов. Вы можете сделать это легко и БЕСПЛАТНО с БЕСПЛАТНЫМ Генератором счетов

Что такое номер счета?

Номер счета , несомненно, второй по важности номер на вкладке после суммы к оплате. Вы можете присвоить номер разными способами. Все зависит от предпочтений или требований продавца. Номер счета - это уникальный идентификатор. Это помогает продавцу искать документ на компьютере или в бумажном файле.

В большинстве бухгалтерских программ по умолчанию используется последовательная нумерация. Некоторые компании предпочитают использовать нумерацию на уровне клиента, при которой используется префикс ссылки, например MB001, для счетов-фактур с участием клиента - Melody Boutique.

С какого номера счета мне начать?

Выбор практичной системы нумерации счетов позволит вам оставаться хорошо организованными. Самый простой способ нумерации счетов - это глобальная система нумерации счетов, которая начинается с 001.

Большинство бухгалтеров предпочитают систему из-за простоты отслеживания платежей. Более крупные коммерческие предприятия часто используют систему упорядочивания на уровне проектов. Он применяет префикс, связанный с проектом, например ROTRIXOO1 для проекта с именем Rotrix.

Лучшая система нумерации не усложняет систему выставления счетов и не сбивает клиентов с толку. Система клиентского уровня позволяет легко выполнять поиск по префиксу, который идентифицирует клиентов - MP001 для zistemo.

Что такое адрес для выставления счета?

Адрес для выставления счета относится к физическому дому или офису, куда продавец отправляет счет, счет-фактуру или квитанцию.Адрес обычно идентичен адресу, указанному на кредитной карте или чековом счете клиента. Это адрес доставки, по которому доставляется товар. В счете-фактуре также указываются адрес и имя продавца.

Почему счета-фактуры важны?

Составление и отправка счетов клиентам может занять много времени, но его невозможно избежать. Но использование таких документов, как счета-фактуры, поможет вам получить оплату вовремя и в полном объеме. Счет-фактура является юридически допустимым доказательством того, что ваши услуги и товары были доставлены.Это также помогает установить право продавца на получение платежа. Эффективная система выставления счетов обеспечивает достаточную юридическую защиту при налоговой проверке. Счета-фактуры позволяют предприятиям подтверждать зарегистрированный доход.

Когда выставлять счет клиенту?

Выставление счетов перед доставкой товаров или услуг - практичный вариант при работе с небольшими заказами. Такой подход предполагает повышенное давление с целью доставки товаров или услуг, но исключает возможность неплатежа. Получение предоплаты помогает улучшить денежный поток, особенно в малом бизнесе.

Выставление счетов после доставки товаров требует высокого уровня доверия и может быть рискованным. Устранение случаев неуплаты требует денежных затрат в виде судебных издержек или гонораров агентству по взысканию долгов. Продавцы, предоставляющие услуги клиентам, могут выставить счет на первые 50 процентов при утверждении контракта, а остальные - после завершения проекта. Выставление счетов для более крупных проектов можно разбить на три или более платежных запроса на основе этапов.

Теперь вы много знаете о счетах. Вам решать, хотите ли вы создать шаблон счета в Word или Excel или использовать zistemo для работы с ним.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *