Какая электронная подпись используется в организации: Виды электронной подписи: простая и усиленная ЭП - сходства, отличия, преимущества каждой ЭЦП

Содержание

Виды электронной подписи: простая и усиленная ЭП — сходства, отличия, преимущества каждой ЭЦП

Существует два вида электронной подписи (ЭП) — простая и усиленная. Последний вид делится на две подкатегории — неквалифицированную и квалифицированную ЭП. Для понимания, где и какую подпись применять, необходимо знать их различия и принципы действия.

Простая электронная подпись

Случается, что пользователь в течение дня несколько раз использует простую ЭП, не осознавая этого. Под простой подписью понимают комбинацию логина и пароля, которая применяется для входа на сайт, получения доступа к электронной почте, оплаты товаров или услуг в режиме онлайн. Она необходима для идентификации пользователя, совершившего те или иные действия. В зависимости от серьезности операции выдвигаются требования к вводимому коду. Нередко при регистрации всплывает окно «Данный логин уже используется». Это говорит о том, что каждая простая электронная подпись на данном ресурсе уникальна и закреплена за определенным человеком.

При совершении финансовых операций приходит уведомление, что логин и пароль пользователя являются секретной информацией, которую не рекомендуется хранить в свободном доступе и передавать третьим лицам.

Федеральный Закон № 63-ФЗ признает право подписывать электронный документ простой ЭП в том случае, когда стороны договорились о возможности признать данную подпись аналогично собственноручной. Ограничения распространяются на документы, содержащие государственную тайну, а также в тех случаях, когда это противоречит действующему законодательству.

Усиленная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная и квалифицированная ЭП создаются путем криптографического преобразования электронного документа. Усиленная неквалифицированная подпись позволяет аутентифицировать пользователя, подписавшего электронный документ. Также она подтверждает отсутствие изменений после подписания документа. Для ее применения нет необходимости приобретать сертифицированный ключ проверки ЭП. Основная сфера действия — это документооборот между контрагентами и участие в электронных торгах, если это предусмотрено правилами самой площадки.

Усиленная квалифицированная электронная подпись обладает теми же возможностями, что и неквалифицированная ЭП. Для ее приобретения необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Владелец подписи получает на руки открытый и закрытый ключи и квалифицированный сертификат проверки ЭП, сведения о котором заносятся в соответствующий госреестр. Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет юридическую значимость наравне с бумажным собственноручно подписанным документом.

Электронная подпись: всё, что нужно о ней знать

Электронная подпись — это реквизит электронного документа, подтверждающий её принадлежность автору и фиксирующий любые изменения, внесённые в документ после его подписания. Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. определяет её как совокупность цифровой информации, присоединённой к электронному документу и подтверждающей его подлинность.

Термин «электронная подпись» (ЭП) был введён в употребление с принятием Федерального закона № 63-ФЗ, до этого было актуальным определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП).

Использовать электронную подпись могут физические, юридические лица и индивидуальные предприниматели. В некоторых случаях ЭП — необходимость: сдача отчётности в государственные контролирующие органы для большинства категорий налогоплательщиков возможна только в электронном виде, для участия в электронных торгах тоже нужна электронная подпись. В иных случаях ЭП не является необходимостью, но существенно упрощает документооборот и процесс получения многих других услуг.

Применение электронной подписи во многом зависит от её вида, каждый из которых отличается от других процессом формирования и областью возможного использования.

Виды электронной подписи

ЭП может быть простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной.

Простая электронная подпись (ПЭП) — очень распространённый и наименее защищённый вариант. Ей может быть логин и пароль либо код, которые пользователь формирует сам или получает для авторизации в системе. Федеральный закон №63-ФЗ определяет ПЭП, которая посредством использования кодов и паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.

Свойство ПЭП состоит в возможности определения лица, подписывающего электронный документ. Пользователь визирует документ, авторизуясь и совершая дальнейшие действия под своим логином и паролем.

Простую электронную подпись использует большинство людей во время операций, связанных с авторизацией по логину и паролю: при работе в электронных системах, требующих авторизации при помощи созданных паролей или присланных СМС-кодов, банковском интернет-обслуживании и во многих других ситуациях.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создаётся методом криптографического преобразования информации, записывается на ключевой носитель и выдаётся в удостоверяющем центре.

Помимо подтверждения авторства документа, НЭП свидетельствует о его неизменности после подписания — в случае внесения любых изменений они отразятся в электронной подписи.

Также НЭП используется для организации ЭДО внутри компании или с внешними контрагентами для документооборота между физическими лицами.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись может приравниваться по юридической значимости к подписи автора от руки, но для этого участникам взаимодействия необходимо заключить специальное соглашение об условиях применения и признания ЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) гарантирует максимальную степень защиты документа из всех трёх видов электронной подписи. Только КЭП признаётся законом юридически равнозначной собственноручной подписи автора без необходимости заключения дополнительных соглашений. КЭП подтверждает авторство документа, гарантирует его целостность и неизменность после подписания, а также считается абсолютным аналогом подписи от руки.

КЭП, как и НЭП, формируется с помощью криптографических средств защиты информации, но её отличие от неквалифицированной электронной подписи заключается в том, что программное обеспечение для работы с КЭП должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности.

Ключ проверки электронной подписи и сведения о её владельце содержатся в квалифицированном сертификате ключа проверки ЭП, который можно получить только в аккредитованном Минкомсвязью удостоверяющем центре.

Обладающая наиболее широким спектром возможного применения, квалифицированная электронная подпись позволяет владельцу участвовать в государственных электронных закупках, отправлять электронную отчётность в контролирующие органы, обмениваться электронными документами внутри компании или с другими организациями.

Кому необходима электронная подпись

Для некоторых категорий лиц квалифицированная электронная подпись — необходимость для сдачи отчётности в ФНС, ПФР и ФСС. При количестве сотрудников в компании, превышающем определённое число, отчётность нужно сдавать только в электронной форме.

Отчётность только в электронном виде сдают:

В ФНС — компании с численностью сотрудников более 100 человек, а также все плательщики НДС;
ПФР и ФСС — компании с численностью сотрудников более 25 человек.

В остальных случаях компании имеют право выбирать — отчёты на бумаге или в электронной форме. Но преимущества сдачи отчётности, заверенной электронной подписью, через интернет очевидны: не нужно стоять в очередях и даже покидать рабочее место, отчёты будут доставлены мгновенно и гарантированно. Электронная сдача отчётности экономит время, бумагу и предотвращает непредвиденные ситуации, связанные с возможной утерей или задержкой попадания документа в контролирующий орган. Еще одно важно преимущество электронной отчётности заключается в возможности использования электронных документов при разборе спорных ситуаций с контролирующими органами, с подтверждениями оператора как третьей стороны.

Также КЭП необходима предпринимателям, обязанным по закону перейти на онлайн-кассы. В этом случае она нужна для регистрации онлайн-ККТ в Федеральной налоговой службе и для заключения договора с оператором фискальных данных.

Юридические лица, ведущие деятельность в форме акционерного общества, обязаны раскрывать в интернете сведения о своей деятельности на сайте Единого федерального реестра сведений о фактах деятельности юридических лиц (ЕФРСФДЮЛ). Для раскрытия сведений нужна электронная подпись.

ЭП необходима государственным и муниципальным организациям для проведения закупок по 44-ФЗ.

Организации, занимающиеся производством и продажей алкогольной и спиртосодержащей продукции, через интернет сдают отчетность в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка. Декларации необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью.

Как ещё используют электронную подпись

Даже если в использовании подписи нет законодательной необходимости, она может упростить ведение бизнеса и решение повседневных вопросов гражданина. Рассмотрим подробнее основные сферы её применения.

Электронный документооборот

Электронная подпись необходима при работе в системах ЭДО для обмена письмами и документами различного формата. Электронный документооборот делает взаимодействие значительно быстрее, проще и надёжнее, а также избавляет от проблем, связанных с хранением большого количества бумаг. ЭДО можно организовать внутри организации и с другими компаниями. Возможность шифрования передаваемых электронных документов обеспечивает абсолютно конфиденциальную деловую переписку контрагентов.

Электронная отчётность

Помимо вышеперечисленных ситуаций, в которых отчётность возможна только в электронном виде, можно в добровольной форме перейти на электронные отчёты в ФНС, Росстат, ФСС, ПФР и другие контролирующие организации. Для этого тоже понадобится квалифицированная электронная подпись.

Участие в электронных торгах

Для участия в торгах на федеральных и коммерческих электронных торговых площадках необходимо получить сертификат ключа проверки электронной подписи. В торгах могут участвовать физические и юридические лица.

Доступ к информационным государственным системам

Госуслуги и прочие государственные порталы требуют обязательного наличия электронной подписи, благодаря которой можно удалённо оплачивать штрафы, подавать заявления на регистрацию бизнеса, записываться на прием к врачу.

Как устроена квалифицированная электронная подпись

КЭП формируется с помощью криптопровайдера, отдельного программного модуля, который устанавливается на компьютер. Также криптопровайдер может быть встроен в USB-токен — защищённое устройство, на которое записываются закрытые и открытые ключи электронной подписи.

С помощью закрытого ключа формируется ЭП, владелец должен хранить его в секрете. Открытый ключ нужен для проверки подписи.

Удостоверяющий центр выдаёт пользователю квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который содержит её уникальный ключ проверки и подтверждает, что она принадлежит своему владельцу.

Получение электронной подписи подразумевает генерацию закрытого ключа (ключевого контейнера) и выпуск квалифицированного сертификата. Закрытый ключ и сертификат передаются пользователю. Абонент может сгенерировать ключевой контейнер сам или возложить все операции, связанные с его созданием, на удостоверяющий центр. В первом случае абоненту выдают сертификат, криптопровайдер и специальное программное обеспечение для упрощения работы с криптопровайдером. При помощи этого программного обеспечения абонент записывает сертификат в контейнер и может приступать к использованию электронной подписи. Если ЭП генерируется и записывается в удостоверяющем центре, абонент получает сертификат и готовую к использованию ключевую пару, записанную на защищённый электронный носитель.

Как заказать ЭП

Выберите нужный вам сертификат и оставьте заявку на сайте. Сертификат будет готов в течение двух рабочих дней, и мы вышлем на вашу электронную почту уведомление о его готовности.

Для заказа электронной подписи необходимо:

Выбрать сертификат и заполнить заявку.
Оплатить выставленный счёт.
Подготовить документы для прохождения идентификации.
Получить в офисе квалифицированный сертификат и ключи ЭП на носителе.

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:

простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

При этом закон не уточняет, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию. Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

В свою очередь усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи,

позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ,

позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,

создаются с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись наравне с вышеуказанными признаками должна соответствовать следующим дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

При этом основное отличие квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи заключается в том, что он должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Другие вопросы по теме

простая электронная, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная

Электронная подпись необходима для участия в закупках, сдачи отчетности, ведения ЭДО, обращений в государственные органы и работы с гос.порталами. Сегодня широко используется три вида: усиленная квалифицированная, простая и усиленная неквалифицированная подпись. Чем же они отличаются друг от друга, и какие существуют виды, расскажем в нашей статье.

Какие виды ЭЦП существуют и чем они отличаются друг от друга?

Простая электронная подпись подтверждает факт подлинности владельца. Этот вид подписи, который используется постоянно. Например, это комбинация кодов доступа при входе в личный кабинет или с помощью логин-пароль в онлайн-банке, полученных из смс. При дальнейшем использовании она имеет юридическую силу и равнозначна обычной подписи. Но с наименьшей степенью защиты.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись или НЭП. В основном такой вид электронной подписи используют во внутреннем и внешнем ЭДО с контрагентами. Усиленная неквалифицированная подпись не используется при участии в электронных торгах. Усиленная неквалифицированная ЭЦП имеет среднюю степень защиты. С помощью нее можно узнать вносились ли изменения в документ, и определить подписанта.
Усиленная квалифицированная электронная подпись или КЭП – цифровой аналог собственноручной подписи. Квалифицированная ЭЦП подходит для участия в электронных торгах и является гарантом юридической силы. С помощью квалифицированной электронной подписи можно получить доступ к информационным государственным системам и пользоваться порталом госуслуг. Чтобы ее приобрести, нужно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) аккредитованный Минкомсвязи России. Данный УЦ должен иметь лицензию ФСБ России и выдавать соответствующие сертификаты подписей (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Владелец получает электронную подпись в виде открытого и закрытого ключа, и сертификат подтверждающий личность владельца. Закрытый ключ нужен для подписания документов, а с помощью открытого ключа проверяется подпись. Проверить электронную подпись можно на сайте АО «ЕЭТП» с помощью специального сервиса.

Оформите электронную подпись в нашем удостоверяющем центре УЦ АО «ЕЭТП» и выберите подходящий комплект по основным направлениям:

для электронных торгов – торги по банкротству, коммерческие и государственные торги;
для гос.порталов;
для отчетности.

Наш Удостоверяющий центр входит в реестр аккредитованных УЦ Минкомсвязи, и имеет лицензию ФСБ. Все выпускаемые подписи регламентируются в соответствии с 63-ФЗ.

где взять и как использовать

Ксения Корчагина, юрист

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не так. В ноябре 2021 года в Трудовой кодекс вносят глобальные изменения. Законопроект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» принят в 3 чтениях. Всем работодателям разрешают электронный документооборот в сфере трудовых отношений и три вида электронных подписей для работников.

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Электронные подписи для работников бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Обсуждаем электронные подписи для обмена кадровыми документами в информационной системе работодателя. Конечно, законодатель предусмотрел еще возможность вести кадровый ЭДО на сайте «Работа в России», но пока сайт просто не удобен ни работодателю, ни работникам. Поэтому не обсуждаем его.

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Подписываете трудовые договоры, тогда выбирайте НЭП или КЭП.
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

	Простая (ПЭП)	НеквалифицированнаяНеквал-ая (НЭП)	КвалифицированнаяКвал-ая (КЭП)
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должностные инструкции, локальные акты, ПВТР
Трудовой договор, заявления об увольнении

Почему кадровый электронный документооборот уже можно.

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге.

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Как перейти на КЭДО и разбор конкретных кадровых документов читайте в статье.


У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.
У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.
Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст. 17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

Соглашение об использовании ЭЦП

Loading…

СОГЛАШЕНИЕ

об использовании простой электронной подписи

при работе с официальным сайтом образовательной организации

Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования «Центр детского творчества», именуемое в дальнейшем «Сторона-1», в лице руководителя Байчук Олеси Сергеевны, действующего на основании Устава, с одной стороны и Общество с ограниченной ответственностью «СИНЕРГИЯ-ИНФО», именуемое в дальнейшем «Сторона-2», в лице директора Овчинниковой Наталии Расэфовны, действующей на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые как «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1.
Стороны договорились использовать простую электронную подпись в целях исполнения требований Приказа Рособрнадзора от 14.08.2020 №831 «Об утверждении Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и формату представления информации» для размещения в виде электронных документов, подписанных простой электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1.1. Стороны установили, что для настоящего Соглашения действуют следующие термины и определения:

1.1.1. Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

1.1.2. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

1.1.3. Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.

2. Уполномоченные представители Сторон:

2.1. От Стороны-1:

Байчук Олеся Сергеевна

Судакова Елена Александровна

2.2. От Стороны-2: директор Овчинникова Наталия Расэфовна

2.3. Адреса электронной почты Сторон являются логинами для доступа к официальному сайту образовательной организации, позволяющими идентифицировать Уполномоченного представителя сторон. Идентификация Уполномоченного представителя Стороны-1, подписавшего документ простой электронной подписью, осуществляется Стороной-2 путём отображения данных ключа электронной подписи.

3. Документы, публикуемые на официальном сайте уполномоченными представителями Стороны-1, указанных в п. 2 настоящего Соглашения, считаются подписанными простой электронной подписью. Сторона-2 подтверждает подписание электронного документа с помощью простой электронной подписи уполномоченным представителем Стороны-1, отображая на официальном сайте образовательной организации информацию о ключе электронной подписи.

4. Стороны обязаны уведомлять друг друга о прекращении или об изменении полномочий лиц, указанных в п. 2 настоящего Соглашения, а также об изменении их адресов электронной почты в течение 10 рабочих дней с момента такого изменения.

5. В случае необходимости внесения изменений в настоящее Соглашение, Стороны направляют Соглашение на повторное подписание. При этом на официальном сайте предыдущее соглашение архивируется; ранее подписанные электронные документы юридической силы не утрачивают.

6. Стороны признают юридическую силу за электронными документами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

7. Стороны договорились соблюдать конфиденциальность при использовании простой электронной подписи при работе на официальном сайте. Предметом конфиденциальности является логин и пароль доступа к официальному сайту образовательной организации.

8. Все изменения и дополнения к настоящему Соглашению оформляются в электронном виде.

9. Споры и разногласия по настоящему Соглашению Стороны обязуются по возможности урегулировать путем переговоров

10. При неурегулировании спорных вопросов путем переговоров Стороны передают их на рассмотрение в судебном порядке в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

11. Настоящее Соглашение составлено на русском языке в электронном виде, подписывается простой электронной подписью Сторон, вступает в законную силу с момента подписания Сторонами.

ЭЦП для ЭДО: рассказываем подробно

Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — КЭП. Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.

Применение электронной подписи в документообороте

Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.

Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами.

НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине, её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации. Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.

Зачем внедрять ЭДО

Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. СЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами. Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно. Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.

Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:

уменьшаются расходы на печать документов;

внутри программы ведётся история файлов;

работа сотрудников становится более прозрачной;

есть возможность автоматизация поиска необходимых файлов;

документы готовятся по стандартным формам;

файлы автоматически классифицируются по разным критериям;

уменьшается риск потери или порчи документов.

Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:

Защита от перехвата информации.

Защита файла от изменений после отправки.

Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.

С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.

Электронную подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.

ЭП может использоваться для электронных торгов и клиент-банка при соблюдении двух условий:

ЭП выдана УЦ, входящим в сеть доверия ФНС.

В сертификате ЭП содержится информация о компании.

На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. Это доказывает действительность документов после их подписания, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако, для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость. Поэтому даже во внутреннем ЭДО удобнее использоваться квалифицированную ЭП.

С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки и подписывают договоры, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти несколько сотрудников, которые вносят в него изменения.

Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.

Где получить ЭП для документооборота

Выдачей электронных подписей занимаются операторы электронного документооборота — ОЭД. Согласно Приказу от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@, ОЭД должны быть включены в сеть доверия ФНС. На сайте налоговой публикуется актуальный перечень операторов электронного документооборота. К ним относится и удостоверяющий центр «Калуга Астрал». Здесь можно получить электронную подпись в течение одного рабочего дня по двум документам: паспорту и СНИЛС заявителя.

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в одноимённой программе и веб-сервис «Астрал. ЭДО». Обе системы предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

Как работают цифровые подписи | ДокуСигн

Что такое цифровые подписи?

Цифровые подписи подобны электронным «отпечаткам пальцев». В форме закодированного сообщения цифровая подпись надежно связывает подписывающего с документом в записанной транзакции. Цифровые подписи используют стандартный общепринятый формат, называемый инфраструктурой открытых ключей (PKI), для обеспечения высочайшего уровня безопасности и всеобщего признания. Они представляют собой конкретную реализацию технологии подписи электронной подписи (eSignature).

В чем разница между цифровой подписью и электронной подписью?

Широкая категория электронных подписей (eSignatures) охватывает множество типов электронных подписей. В категорию входят цифровые подписи, представляющие собой конкретную технологию реализации электронных подписей. Как цифровые подписи, так и другие решения для электронной подписи позволяют подписывать документы и аутентифицировать подписавшего. Однако существуют различия в назначении, технической реализации, географическом использовании, юридическом и культурном признании цифровых подписей по сравнению с другими типами электронных подписей.

В частности, использование технологии цифровой подписи для электронных подписей значительно различается между странами, которые следуют открытым, технологически нейтральным законам об электронных подписях, включая США, Великобританию, Канаду и Австралию, и теми, которые следуют многоуровневым моделям электронных подписей, которые предпочитают локально определенные стандарты, основанные на технологии цифровой подписи, в том числе во многих странах Европейского союза, Южной Америки и Азии. Кроме того, некоторые отрасли также поддерживают определенные стандарты, основанные на технологии цифровой подписи.

Хотите подписать онлайн, но вам не нужна цифровая подпись?

Узнайте больше об электронных подписях

Как работают цифровые подписи?

Цифровые подписи, как и собственноручные подписи, уникальны для каждой подписывающей стороны. Поставщики решений для цифровой подписи, такие как DocuSign, используют специальный протокол, называемый PKI. PKI требует, чтобы провайдер использовал математический алгоритм для генерации двух длинных чисел, называемых ключами. Один ключ открытый, а другой закрытый.

Когда подписывающая сторона подписывает документ электронной подписью, подпись создается с использованием закрытого ключа подписывающей стороны, который всегда надежно хранится у подписывающей стороны. Математический алгоритм действует как шифр, создавая данные, соответствующие подписанному документу, называемому хэшем, и шифруя эти данные. Полученные зашифрованные данные представляют собой цифровую подпись. В подписи также указывается время подписания документа. Если документ изменяется после подписания, цифровая подпись становится недействительной.

Например, Джейн подписывает соглашение о продаже таймшера, используя свой закрытый ключ. Покупатель получает документ. Покупатель, получивший документ, также получает копию открытого ключа Джейн. Если открытый ключ не может расшифровать подпись (с помощью шифра, из которого были созданы ключи), это означает, что подпись не принадлежит Джейн или была изменена с момента подписания. После этого подпись считается недействительной.

Для защиты целостности подписи PKI требует, чтобы ключи создавались, использовались и сохранялись безопасным образом, и часто требуются услуги надежного центра сертификации (ЦС).Поставщики цифровых подписей, такие как DocuSign, соответствуют требованиям PKI для безопасной цифровой подписи.

Начало работы

Нужно поговорить с кем-то или иметь более 10 пользователей?
Связаться с отделом продаж
Хотите попробовать DocuSign бесплатно? Получите бесплатную 30-дневную пробную версию.
Бесплатная пробная версия

Часто задаваемые вопросы по цифровой подписи

Как создать цифровую подпись?

Поставщики электронных подписей, такие как DocuSign, которые предлагают решения, основанные на технологии цифровой подписи, упрощают цифровую подпись документов. Они предоставляют интерфейс для отправки и подписания документов в Интернете и работают с соответствующими центрами сертификации для предоставления надежных цифровых сертификатов.

В зависимости от используемого центра сертификации от вас может потребоваться предоставление определенной информации. Также могут быть ограничения и ограничения в отношении того, кому вы отправляете документы на подпись и в каком порядке вы их отправляете. Интерфейс DocuSign проведет вас через весь процесс и обеспечит выполнение всех этих требований.Когда вы получаете документ для подписи по электронной почте, вы должны пройти аутентификацию в соответствии с требованиями центра сертификации, а затем «подписать» документ, заполнив онлайн-форму.

Что такое инфраструктура открытых ключей (PKI)?

Инфраструктура открытых ключей (PKI) — это набор требований, позволяющих (среди прочего) создавать цифровые подписи. Через PKI каждая транзакция цифровой подписи включает пару ключей: закрытый ключ и открытый ключ. Закрытый ключ, как следует из названия, не является общим и используется только подписывающей стороной для электронной подписи документов.Открытый ключ находится в открытом доступе и используется теми, кому необходимо проверить электронную подпись подписавшего. PKI предъявляет дополнительные требования, такие как центр сертификации (CA), цифровой сертификат, программное обеспечение для регистрации конечных пользователей и инструменты для управления, обновления и отзыва ключей и сертификатов.

Что такое центр сертификации (ЦС)?

Цифровые подписи основаны на открытых и закрытых ключах. Эти ключи должны быть защищены, чтобы обеспечить безопасность и избежать подделки или злонамеренного использования.Когда вы отправляете или подписываете документ, вам необходимо убедиться, что документы и ключи созданы безопасно и что в них используются действительные ключи. Центры сертификации, тип поставщика услуг доверия, являются сторонними организациями, которые широко признаны надежными для обеспечения безопасности ключей и которые могут предоставить необходимые цифровые сертификаты. И лицо, отправляющее документ, и получатель, подписывающий его, должны согласиться на использование данного ЦС.

DocuSign также является удостоверяющим центром, когда подписывающие стороны подписывают с помощью цифровой подписи DocuSign Express.Это означает, что вы всегда можете отправить документ с цифровой подписью, используя DocuSign в качестве центра сертификации. Кроме того, вы можете безопасно создать собственный ЦС с помощью DocuSign Signature Appliance и при этом получить доступ к богатым функциям облачных сервисов DocuSign для управления транзакциями. Некоторые организации или регионы полагаются на другие известные центры сертификации, и платформа DocuSign их также поддерживает. К ним относятся OpenTrust, который широко используется в странах Европейского Союза, и SAFE-BioPharma, который представляет собой идентификационные данные, которые могут использовать организации, занимающиеся наукой о жизни.

См. полный список поддерживаемых нами центров сертификации.

Зачем мне использовать цифровую подпись?

Многие отрасли и географические регионы установили стандарты электронной подписи, основанные на технологии цифровой подписи, а также специальные сертифицированные центры сертификации для деловых документов. Соблюдение этих местных стандартов, основанных на технологии PKI, и работа с доверенным центром сертификации могут обеспечить применимость и признание решения электронной подписи на каждом локальном рынке.Используя методологию PKI, цифровые подписи используют международную, хорошо известную, основанную на стандартах технологию, которая также помогает предотвратить подделку или изменение документа после подписания.

Какие решения для цифровой подписи предлагает DocuSign?
Подписи на основе стандартов
DocuSign позволяют автоматизировать и управлять всеми цифровыми рабочими процессами с помощью мощных бизнес-возможностей DocuSign, сохраняя при этом соответствие местным и отраслевым стандартам электронной подписи, включая CFR, часть 11, и регламент ЕС eIDAS. В ЕС DocuSign предоставляет все типы подписей, определенные в eIDAS, включая расширенные электронные подписи ЕС (AdES) и квалифицированные электронные подписи ЕС (QES).

Имеют ли электронные подписи, основанные на технологии цифровой подписи, юридическую силу?

Да. ЕС принял Директиву ЕС об электронных подписях в 1999 году, а Соединенные Штаты приняли Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) в 2000 году. Оба закона сделали подписанные электронным способом контракты и документы юридически обязательными, как и бумажные контракты.С тех пор законность электронных подписей неоднократно подтверждалась.

К настоящему времени большинство стран приняли законодательство и правила, созданные по образцу США или Европейского Союза, при этом во многих регионах предпочтение отдается ЕС. модель локально управляемых электронных подписей на основе технологии цифровой подписи. Кроме того, многие компании улучшили соблюдение правил, установленных в их отраслях (например, FDA 21 CFR Part 11 в отрасли наук о жизни), что было достигнуто с помощью технологии цифровой подписи. Эти национальные и отраслевые правила постоянно развиваются, ключевым примером является положение об электронной идентификации и доверительных услугах (eIDAS), которое было недавно принято в Европейском союзе.

Что такое цифровой сертификат?

Цифровой сертификат — это электронный документ, выданный центром сертификации (ЦС). Он содержит открытый ключ для цифровой подписи и указывает идентификатор, связанный с ключом, например название организации.Сертификат используется для подтверждения того, что открытый ключ принадлежит конкретной организации. ЦС выступает гарантом. Цифровые сертификаты должны быть выданы доверенным органом и действительны только в течение определенного времени. Они необходимы для создания цифровой подписи.

типов электронных подписей и когда их использовать

Сегодня, когда практически каждый тип транзакций, от государственных документов до корпоративных документов, осуществляется в режиме онлайн, электронные подписи становятся нормой. Подписание цифровых документов устраняет необходимость в рукописных подписях, повышая при этом безопасность и снижая затраты. Кроме того, это экономит время и оставляет меньший экологический след!

Традиционно рукописная подпись использовалась для демонстрации согласия, но электронные подписи могут пойти дальше, повышая безопасность и доверие, используя криптографию для связывания личности подписавшего, криптографически связывая электронную личность человека или организации с документом и предотвращая от вмешательства в содержимое.

Но в этом дивном новом мире электронных подписей не все типы созданы одинаково, и некоторые из них лучше подходят для определенных случаев использования. Сегодня мы рассмотрим, что вам нужно знать об этом новом типе подписи.

Электронная подпись против цифровой подписи

Требования к электронным подписям (или электронным подписям) вытекают из закона, в котором изложено, что требуется для того, чтобы онлайн-подпись имела юридическую силу. В Соединенных Штатах это в основном встречается в федеральном законе об электронной подписи или в реализации штата Единого закона об электронных транзакциях (UETA), а в Европе — в eIDAS.

Хотя термины «электронная подпись» (или «eSignature») и «цифровая подпись» часто используются взаимозаменяемо, они совершенно разные. Согласно многим законам, в том числе законам Соединенных Штатов, самой простой электронной подписью может быть «электронный звук, символ или процесс, который прикреплен к записи или логически связан с ней и выполнен или принят лицом с намерением подписать запись». Электронная подпись может включать фотокопию вашей собственноручной подписи, напечатанную или нарисованную подпись или даже нажатие кнопки «Я принимаю».Вы, вероятно, использовали электронную подпись при подписании основных документов по электронной почте или на некоторых веб-платформах.

Как правило, цифровая подпись описывает более безопасную форму электронной подписи, в которой используется технология шифрования для обеспечения следующего:

Личность подписавшего. Является ли личность подписывающего тем, кем мы его считаем?

Целостность документа. Был ли документ изменен или подделан?

Установление неотказуемости. Можно ли отнести подпись к подписавшему?

Цифровая подпись гарантирует, что документ не может быть изменен без признания подписи недействительной, что повышает безопасность электронной подписи и позволяет документам с цифровой подписью иметь юридическую силу.

Вы должны использовать цифровую подпись, когда вам нужно больше безопасности — например, для юридических, медицинских или кадровых документов. Вот несколько примеров использования цифровых подписей в различных секторах:

Человеческие ресурсы: адаптация сотрудников или поставщиков, отчеты о подтверждении и налоговые формы

Юридические услуги: соглашения об удержании/вознаграждении, соглашения о конфиденциальности, доверенности

Страхование: договоры о полисе, документы по обработке претензий и договоры о продлении полиса

Общие корпоративные: генеральные соглашения об обслуживании, договоры купли-продажи, соглашения о неразглашении и договоры с поставщиками

Финансы: принятие раскрытия информации, электронные переводы, заявки на получение кредита и открытие счетов

Закупки: контракты с поставщиками, ценовые предложения и заказы на поставку

Стандартные, расширенные и квалифицированные электронные подписи

Наиболее строгими мировыми стандартами для цифровых подписей являются правила eIDAS Европейского Союза, которые определяют три типа электронных подписей: стандартная, расширенная и квалифицированная).
Стандартные электронные подписи
(SES) не обязательно являются цифровыми подписями и не требуют проверки идентификатора пользователя. Они включают в себя отсканированные подписи и использование кнопки «Я принимаю».

Усовершенствованные электронные подписи (AES) являются основой для юридически действительных электронных подписей. Они однозначно связаны с подписывающей стороной, способны идентифицировать подписывающую сторону, созданы под исключительным контролем подписывающей стороны с высоким уровнем достоверности; и раскрыть любое последующее изменение в подписанных данных.

Наконец, квалифицированные электронные подписи eIDAS (QES) обеспечивают высочайшую юридическую поддержку цифровых подписей. QES — это AES, созданный с использованием квалифицированного цифрового сертификата, выданного квалифицированным поставщиком услуг доверия (QTSP), например DigiCert+QuoVadis. QTSP проходят процесс аккредитации и надзора, определенный в eIDAS, который охватывает, среди прочего, безопасность, процессы проверки пользователей и защиту ключей подписавших. Квалифицированные подписи необходимы для документов, требующих высокой безопасности, таких как передача собственности, юридические контракты, регистрация и многие другие корпоративные и государственные взаимодействия.

Понимание цифровых подписей | CISA

Термины «цифровая подпись» и «электронная подпись» иногда путают или используют как синонимы. Хотя цифровые подписи являются формой электронной подписи, не все электронные подписи являются цифровыми подписями. Электронные подписи, также называемые электронными подписями, — это любой звук, символ или процесс, которые показывают намерение что-то подписать. Это может быть скан вашей собственноручной подписи, печати или записанное устное подтверждение.Электронной подписью может быть даже ваше имя, напечатанное в строке подписи документа.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — разновидность электронной подписи — представляет собой математический алгоритм, обычно используемый для проверки подлинности и целостности сообщения (например, электронного письма, транзакции по кредитной карте или цифрового документа). Цифровые подписи создают виртуальный отпечаток пальца, который уникален для физического или юридического лица и используется для идентификации пользователей и защиты информации в цифровых сообщениях или документах.В электронных письмах само содержимое электронной почты становится частью цифровой подписи. Цифровые подписи значительно более безопасны, чем другие формы электронных подписей.

Зачем использовать цифровую подпись?

Цифровые подписи повышают прозрачность онлайн-взаимодействий и укрепляют доверие между клиентами, деловыми партнерами и поставщиками.

Как работают цифровые подписи?

Ознакомьтесь со следующими терминами, чтобы лучше понять, как работают цифровые подписи:

Хеш-функция — Хеш-функция (также называемая «хеш») представляет собой строку фиксированной длины из цифр и букв, сгенерированную с помощью математического алгоритма и файла произвольного размера, такого как электронная почта, документ, изображение или другой тип. данных.Эта сгенерированная строка уникальна для хешируемого файла и представляет собой одностороннюю функцию — вычисленный хэш нельзя обратить вспять, чтобы найти другие файлы, которые могут генерировать такое же значение хеш-функции. Некоторые из наиболее популярных алгоритмов хеширования, используемых сегодня, — это алгоритм безопасного хеширования-1 (SHA-1), семейство алгоритмов безопасного хэширования-2 (SHA-2 и SHA-256) и дайджест сообщения 5 (MD5).

Криптография с открытым ключом . Криптография с открытым ключом (также известная как асимметричное шифрование) представляет собой криптографический метод, использующий систему пар ключей.Один ключ, называемый открытым ключом, шифрует данные. Другой ключ, называемый закрытым ключом, расшифровывает данные. Криптография с открытым ключом может использоваться несколькими способами для обеспечения конфиденциальности, целостности и подлинности. Криптография с открытым ключом может

Обеспечьте целостность, создав цифровую подпись сообщения с использованием закрытого ключа отправителя. Это делается путем хэширования сообщения и шифрования хэш-значения с помощью их закрытого ключа. При этом любые изменения в сообщении приведут к другому значению хеш-функции.

Обеспечьте конфиденциальность, зашифровав все сообщение открытым ключом получателя. Это означает, что только получатель, владеющий соответствующим закрытым ключом, может прочитать сообщение.

Подтвердите личность пользователя с помощью открытого ключа и сверьте его с центром сертификации.

Инфраструктура открытых ключей (PKI) — PKI состоит из политик, стандартов, людей и систем, которые поддерживают распространение открытых ключей и проверку подлинности физических или юридических лиц с помощью цифровых сертификатов и центра сертификации.

Центр сертификации (ЦС) . ЦС — это доверенная третья сторона, которая проверяет личность человека и либо создает пару открытого/закрытого ключа от его имени, либо связывает существующий открытый ключ, предоставленный лицом этому лицу. Как только ЦС подтверждает чью-либо личность, он выдает цифровой сертификат, подписанный ЦС в цифровой форме. Затем цифровой сертификат можно использовать для проверки лица, связанного с открытым ключом, по запросу.

Цифровые сертификаты — Цифровые сертификаты аналогичны водительским удостоверениям в том смысле, что их цель — идентифицировать владельца сертификата.Цифровые сертификаты содержат открытый ключ лица или организации и имеют цифровую подпись ЦС. В сертификат также может быть включена другая информация об организации, физическом лице и ЦС.

Pretty Good Privacy (PGP)/OpenPGP — PGP/OpenPGP является альтернативой PKI. При использовании PGP/OpenPGP пользователи «доверяют» другим пользователям, подписывая сертификаты людей с поддающейся проверке личностью. Чем более взаимосвязаны эти подписи, тем выше вероятность проверки конкретного пользователя в Интернете.Эта концепция называется «Сеть доверия».

Цифровые подписи доказывают, что цифровое сообщение или документ не были изменены — преднамеренно или непреднамеренно — с момента его подписания. Цифровые подписи делают это, генерируя уникальный хэш сообщения или документа и шифруя его с помощью закрытого ключа отправителя. Сгенерированный хэш уникален для сообщения или документа, и изменение любой его части полностью изменит хэш.

После завершения сообщение или цифровой документ подписывается цифровой подписью и отправляется получателю.Затем получатель генерирует собственный хэш сообщения или цифрового документа и расшифровывает хэш отправителя (включенный в исходное сообщение) с помощью открытого ключа отправителя. Получатель сравнивает сгенерированный им хэш с расшифрованным хэшем отправителя; если они совпадают, сообщение или цифровой документ не были изменены и отправитель аутентифицирован.

Почему следует использовать PKI или PGP с цифровыми подписями?

Использование цифровых подписей в сочетании с PKI или PGP усиливает их и снижает возможные проблемы безопасности, связанные с передачей открытых ключей, путем проверки принадлежности ключа отправителю и проверки личности отправителя. Безопасность цифровой подписи почти полностью зависит от того, насколько хорошо защищен закрытый ключ. Без PGP или PKI невозможно подтвердить чью-либо личность или отозвать скомпрометированный ключ; это может позволить злоумышленникам выдавать себя за кого-то без какого-либо метода подтверждения.

Благодаря использованию доверенной третьей стороны цифровые подписи могут использоваться для идентификации и проверки лиц и обеспечения целостности сообщения.

Поскольку безбумажные онлайн-взаимодействия используются все шире, цифровые подписи могут помочь вам защитить и защитить целостность ваших данных.Понимая и используя цифровые подписи, вы можете лучше защитить свою информацию, документы и транзакции.

Что это такое и как их использовать?

Согласно исследованию рынка DocuWare, в ходе которого было опрошено более 1200 сотрудников в Соединенных Штатах (США) и 1400 сотрудников в Соединенном Королевстве (Великобритания), более 70% предприятий США и 83% предприятий Великобритании говорят, что они используют электронные подписи для некоторые, многие или большинство бизнес-процессов. Как глобальная компания, мы видим спрос на электронные подписи и хотели узнать больше о том, что мешает более широкому внедрению; потому что даже среди этих последователей внедрение электронных подписей часто далеко не всесторонне, и некоторые люди не знакомы с технологией, которая делает это возможным.

Все наши респонденты уполномочены подписывать документы от имени своих компаний, поэтому именно им известны болевые точки, связанные с отсутствием решения для электронной подписи. Для простоты остальная часть этого блога будет посвящена тому, что сказали наши респонденты из США, потому что отношение к внедрению электронной подписи и препятствия, замедляющие движение, одинаковы на обоих рынках. Тем не менее, вы можете найти более подробную информацию о нашем опросе в Великобритании, просмотрев эту инфографику для иллюстрированного обзора результатов опроса как в Великобритании, так и в США.Мы хотели бы поделиться с вами нашими находками!

Что такое электронные подписи?

Существует множество вариантов, подпадающих под действие электронной подписи, в том числе:

Подписание документа путем ввода вашего имени и некоторых других идентифицирующих данных, таких как ваш идентификационный номер

Подписание цифрового документа вашей фактической подписью с помощью стилуса или с помощью пальца на сенсорном экране

Подписание с использованием учетных данных, для чего могут потребоваться биометрические данные, ввод пароля или шифрование, а также согласование с проверенным поставщиком услуг доверия (TSP).

Последний вариант является наиболее безопасным и рекомендуется для предприятий, особенно при работе с контрактами или другими вопросами, связанными с соблюдением требований.

Как работают электронные подписи?

Это зависит от используемого параметра. Если вы просто подписываете цифровой документ с помощью стилуса, как это делается сегодня на кассе в большинстве магазинов, изображение подписи фиксируется и добавляется к документу. подписи являются подлинными и безопасными.Эти подписи обеспечивают контрольные журналы, шифрование и другие внутренние инструменты для обеспечения подлинности.

Вот краткий обзор работы этих процессов:

Документ отправлен заинтересованному лицу и требует подписи

Пользователь подтверждает свою личность. Это можно сделать с помощью TSP, такого как Validated ID или DocuSign, или с помощью биометрических данных, использующих сканирование пальцев или лица, или технологии, которая измеряет, как человек подписывает свое имя, включая форму и длину штрихов пера и используемое давление.

К цифровому документу добавляются данные об электронной подписи.

Документ и поддающаяся проверке отслеживаемая подпись проходят через автоматизированный рабочий процесс до следующего шага, необходимого компании для обработки.

Зачем вам использовать электронную подпись?

Более 50 % опрошенных компаний, которые использовали электронную подпись, заявили, что это положительно повлияло на время, необходимое для завершения процессов, а 39 % заявили, что это экономит время сотрудников.

Другие преимущества, о которых сообщают предприятия, включают:

Лучшее соблюдение требований безопасности и соответствия

Возможность исключить бумагу и все связанные с ней расходы из бизнес-процессов

Снижение зависимости от печати, сканирования и почтовых расходов

Улучшенная поддержка удаленных рабочих процессов

Лучшее ведение документации

Варианты мгновенного поиска документов для обслуживания клиентов, продаж, отдела кадров и других отделов

Уменьшение количества ошибок, связанных с вводом, хранением и поиском данных

Сравните эти преимущества с общими проблемами, с которыми сталкиваются компании при работе с процессами подписи на бумаге. Респонденты нашего опроса назвали препятствия, которые включают:

Отслеживание статуса документов или последующие действия с людьми, которые не понимают, где документы находятся в любом заданном рабочем процессе

Увеличение времени, затрачиваемого на сбор правильных подписей для полного исполнения контракта

Денежные и временные затраты на хранение бумажных документов и управление ими

Ошибки при хранении и вводе данных, которые приводят к необходимости переработки контрактов или других документов или даже к более серьезным последствиям для бизнеса, таким как потеря продаж.

Как предприятия используют электронную подпись

Электронные подписи используются в различных бизнес-процессах. В большинстве случаев бумажные подписи можно заменить более эффективными и менее дорогими электронными подписями.

Вот лишь несколько примеров:

Контракт должен быть подписан несколькими людьми. Бумажный документ необходимо передать всем в надлежащем порядке, что увеличивает время, необходимое для выполнения контракта. При использовании электронной подписи несколько человек могут работать с документом и подписывать его одновременно, что устраняет узкие места.

Для ускорения обслуживания требуется авторизация. Вместо ожидания почты, факса или сканирования вы можете быстро подписать документ в электронном виде.

Вы работаете с зарубежными партнерами. Бумажные документы путешествуют за тысячи миль; даже если вы платите высокие сборы за ускорение рассылки, это приводит к замедлению процесса. Электронные документы можно отправлять и подписывать почти мгновенно, даже из любой точки мира.

Почему некоторые предприятия не внедрили электронную подпись
Учитывая все эти преимущества, почему только около трети предприятий США полностью внедряют электронные подписи в своих организациях? Полное внедрение означает использование его для большинства процессов. Некоторые общие факторы, которые мешают компаниям внедрить технологию цифровой подписи или полностью внедрить ее, включают:

Политика компании, которая не разрешает это, или общее предпочтение подписи ручкой и бумагой

Опасения по поводу соответствия или правовых норм, а также разрешена ли электронная подпись

Восприятие того, что будет крутая кривая обучения, которая вызовет сбои в бизнесе

Беспокойство, что использование электронной подписи может открыть двери для новых уязвимостей кибербезопасности или мошенничества

Необходимость интеграции технологии с существующими системами или привлечения клиентов, поставщиков или деловых партнеров

Узнайте, как электронная подпись может помочь вашему бизнесу

Хотя опасения, высказанные некоторыми компаниями в нашем опросе, безусловно, законны, многие причины, по которым компании не внедряют электронные подписи, основаны на страхе, непонимании технологии или придании слишком большого значения воображаемым препятствиям.

Загрузите наше бесплатное руководство, чтобы узнать больше о том, как работают электронные подписи, как предприятия используют их в настоящее время и как лучше всего использовать их в своей организации, чтобы сэкономить время и деньги, а также получить множество других преимуществ.

Электронная подпись FAQ

Как создать электронную подпись?

Для этой цели вы можете приобрести программное обеспечение для управления документами (DMS), такое как DocuWare, со встроенными возможностями электронной подписи. Вы также можете инвестировать в автономные приложения.Однако в системе DMS процесс подписания можно использовать в сочетании с электронными формами и интегрировать в рабочий процесс, который проходит этап контракта или документа, предназначенного для сотрудников, от создания до подписания и исполнения. Затем документы надежно архивируются для быстрого поиска.

Для большинства цифровых подписей требуется некоторая настройка. Этот процесс может включать в себя работу с TSP, который генерирует зашифрованные ключи и обеспечивает двухфакторную аутентификацию, с дополнительным сертификатом проверки и биометрическими данными или без них.

Сколько существует типов цифровых подписей?

Электронные подписи делятся на три категории:

Простая: простая подпись не шифруется и является наименее безопасным типом подписи. Типичными примерами являются подпись, которую вы ставите на мобильном устройстве курьера, когда получаете посылку, или что-то столь же простое, как установка флажка в Интернете, подтверждающая, что вы прочитали политику безопасности компании.

С простой подписью у вас нет доказательства того, кто подписал документ.Он неформален и используется для подписания документов, когда существует небольшой риск оспаривания их юридической силы.

Расширенный: этот тип подписи зашифрован ключом, созданным TSP, который доступен только подписывающему. Данные закодированы, поэтому они не могут быть прочитаны или использованы кем-либо, если они не предоставят ключ. Для расширенной подписи достаточно двухфакторной аутентификации личности подписывающего лица (например, кода, отправленного в электронном письме или тексте). Биометрические подписи также относятся к этой категории.Если возникает спор, в котором вам необходимо подтвердить личность подписавшего, вам нужна расширенная электронная подпись.

Квалифицированная: квалифицированная подпись является наиболее безопасным вариантом и в большинстве случаев имеет юридическую силу. Этот тип электронной подписи гарантирует, что документ не был изменен, потому что TSP выдал цифровой сертификат и удостоверил личность подписавшего. Поскольку эти типы цифровых подписей проверены и безопасны, они часто имеют такой же вес, как и подписи пером и чернилами.

Безопасно ли использовать цифровые подписи?

Фактический процесс подписи происходит в аппаратных модулях безопасности (HSM), которые работают в защищенной инфраструктуре облачных серверов. Аппаратные модули безопасности — это специальные криптопроцессоры, обеспечивающие защиту подписей и программных ключей.

Сделайте следующий шаг

Траст формирует основу для любого обмена товарами, услугами или информацией о собственности. Подпись является символом этого доверия при выполнении контрактов или других соглашений.Электронные подписи идут еще дальше, чем традиционные подписи на бумаге, проверяя подлинность подписи, экономя время вашей компании и сокращая расходы за счет ускорения бизнес-процессов. Благодаря цифровым подписям ваша компания также может лучше соответствовать государственным, федеральным, отраслевым и международным требованиям соответствия как с точки зрения информационной безопасности, так и с точки зрения защиты данных.

Чтобы узнать больше, получите бесплатное руководство Just sign here: основное руководство по электронной подписи.

Как ваша организация может извлечь выгоду из использования электронных подписей

Пандемия COVID-19 потребовала от компаний изменить методы своей работы, чтобы обеспечить непрерывность бизнеса. Удаленная рабочая среда усугубила трения, вызванные бумажными и рукописными процессами подписи, что увеличило потребность в решениях для электронной подписи.

Электронная подпись или электронная подпись представляет собой электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к договору или другой записи или логически связанный с ним и выполненный лицом с намерением подписать документ.Хотя законы и положения об электронной подписи различаются в зависимости от страны, в большинстве из них используются одни и те же основные принципы подписания документов. Организации, которые используют инновационные технологии, будут лучше подготовлены к возвращению на рабочее место, чем компании, застрявшие в устаревшем мышлении и сопротивляющиеся изменениям.

Предприятиям следует рассмотреть возможность принятия оппортунистического подхода, чтобы справиться с прорывом и использовать оцифровку в качестве конкурентного преимущества сейчас и в будущем.

Преимущества решения для электронной подписи

Преимущества оцифровки процесса подписания документов могут быть применены во многих отраслях.Решения для электронной подписи обычно используются в отраслях, требующих надежной подписи документов, таких как юридический сектор и здравоохранение, государственные учреждения и недвижимость.

В юридической отрасли сообразительные и новаторские фирмы обращаются к решениям для электронной подписи, чтобы повысить эффективность и расширить доступность для клиентов, чтобы получить преимущество перед менее активной конкуренцией. Технология электронной подписи позволяет организациям собирать подписи сотрудников, клиентов и партнеров без необходимости распечатывать физическую копию, отправлять по почте или факсу записи.

В дополнение к широкому спектру отраслевых приложений, электронные подписи также облегчают работу с персоналом (HR), например, оптимизацию процесса найма и ускорение процессов учета кредиторской и дебиторской задолженности.

Организации, внедряющие решения для электронной подписи, предоставляют убедительные возможности, которые можно быстро и легко запустить для множества вариантов использования. Электронные подписи предоставляют организациям упрощенный безбумажный процесс подписания, который экономит время, сокращает расходы и повышает безопасность.

Создание процесса безбумажной подписи

Организациям следует внедрить решение для электронной подписи в свои существующие решения для рабочих процессов, чтобы создать упрощенный и безбумажный процесс подписания. Оцифровка процесса подписания позволяет организациям собирать подписи и утверждения нескольких документов от клиентов или сотрудников в любом месте и на любом устройстве, не печатая ни единого листа бумаги. Простота использования электронных подписей обеспечивает удобство работы с клиентами в разных отраслях и странах, поскольку большинство конечных пользователей знакомы с процедурой электронной подписи.

Простой и оптимизированный процесс электронной подписи улучшит сотрудничество, поскольку быстрый сбор подписей предотвратит застой проектов и сделок и будет способствовать прогрессу проектов.

Экономия времени

Одним из самых привлекательных преимуществ внедрения электронных подписей является увеличение скорости исполнения контракта. Электронная подпись может устранить любые ненужные задержки при заключении контрактов, что повышает производительность. Для многих отраслей скорость выполнения срочных контрактов имеет решающее значение для операционных возможностей их организации.

Электронные подписи могут сэкономить время и ускорить процесс подписания:

Устранение повторяющихся подписей.

Ускорение переговоров с аутентификацией безопасности и мониторингом критических проблем.

Устранение любых задержек в обновлении или исполнении контрактов независимо от географического положения.

Снижение затрат

Электронные подписи могут сэкономить организациям деньги за счет различных средств, таких как сокращение рабочей силы, материальных затрат и финансовых последствий человеческих ошибок, таких как ошибки подписи.

Наиболее очевидная экономическая выгода, которую организации могут получить от внедрения решений для электронной подписи, связана с созданием безбумажного процесса подписания. Организации с безбумажным процессом подписания сократят расходы на бумагу, копирование, упаковку и доставку.

Кроме того, автоматизация электронной подписи сокращает трудозатраты и, что более важно, снижает финансовый риск человеческой ошибки в процессе подписания. Программное обеспечение для электронной подписи сводит к минимуму человеческие ошибки с помощью системы мониторинга, которая выдает предупреждения о любых подозрительных записях или проблемах с соблюдением требований, позволяя отказаться от затрат на устранение проблем, которые можно было бы предотвратить.

Повышение безопасности

Электронные подписи обеспечивают большую безопасность конфиденциальных и конфиденциальных документов, чем традиционные рукописные процессы. Решения для электронной подписи обеспечивают встроенные протоколы безопасности, реализованные для безопасной отправки, получения и хранения электронных документов. Возможность цифрового контрольного журнала обеспечивает простую и безопасную проверку для борьбы с мошенничеством. Электронные подписи также намного сложнее подделать, и программное обеспечение может автоматически обнаруживать даже незначительные изменения.Электронные подписи записывают больше точек данных, чем традиционные бумажные процессы, чтобы обеспечить еще большую безопасность для подписывающих лиц.

Общее широкое распространение решений для электронной подписи можно объяснить тем простым фактом, что электронные подписи безопасны и более надежны, чем традиционная влажная подпись . Хотя у электронных подписей есть много преимуществ в плане безопасности, вот несколько основных моментов.

Электронная запись

Сертификаты об окончании

Защитная пломба

Обеспечение соблюдения нормативных требований

В связи с распространением решений для электронной подписи страны все чаще принимают соответствующее законодательство.Соединенные Штаты приняли Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле, а Европейский союз создал Службы электронной идентификации, аутентификации и доверия (eIDAS).

Правильное решение для электронной подписи защитит организацию от штрафов и серьезных судебных разбирательств. Всеобъемлющий контрольный журнал должен иметь возможность легко проверить действительность подписанного документа, чтобы позволить компаниям легко доказать соответствие и отклонить потенциальные судебные иски.

Использование технологии электронной подписи в вашем бизнесе

Технологический ландшафт постоянно меняется и меняется еще быстрее из-за COVID-19 и удаленной работы. Сегодня предприятия не могут полностью внедрить цифровую инфраструктуру без поддержки решения для рабочих процессов электронной подписи.
Электронные подписи
обеспечивают повышение производительности организаций, экономию средств и улучшение качества обслуживания клиентов благодаря упрощенному, масштабируемому и простому в использовании решению.Компании, которые сотрудничают с поставщиком управляемых услуг для внедрения решения электронной подписи в своей организации, не только позиционируют себя в авангарде технологических инноваций, но, что более важно, обеспечивают возможность для продолжения работы бизнеса во время больших потрясений и потрясений.

Что такое электронные подписи и как выбрать подходящую для моего бизнеса?

Большинство людей, читающих это, вероятно, уже слышали о «безбумажном» подходе и, возможно, уже находятся в процессе перехода к этому в своей организации.Вы можете делать это (или думать об этом) по ряду причин, в том числе:

Для снижения затрат на бумажные документы

Повысить рентабельность инвестиций за счет улучшения сотрудничества

Чтобы сэкономить время на процессах

Для повышения мобильности взаимодействия с документами

Как бы ни стремились организации отказаться от бумаги, по этим и другим причинам они часто сталкиваются с препятствиями, когда дело доходит до подписей. Распечатывать и физически подписывать каждый раз, когда вам нужна подпись, непрактично и неэффективно, и это прерывает то, что должно быть эффективным электронным рабочим процессом.

Здесь на помощь приходят электронные подписи. Заменив подписи, сделанные влажными чернилами, на электронные подписи, организации могут сохранить свои документообороты электронными и безбумажными, чтобы получить описанные выше преимущества.

Проще говоря, электронная подпись — это электронная версия собственноручной подписи. Более официально Федеральный закон США о ESIGN определяет его как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к контракту или другой записи или логически связанный с ним, и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись.

Теперь вы можете подумать, что это определение звучит немного расплывчато, и вы правы. Электронные подписи не имеют четкого определения, и этот термин может применяться к различным действиям при подписании (имеется в виду действие, которое вы предпринимаете, чтобы указать на свое намерение подписать), начиная от простой установки флажка, ввода ваших инициалов, ввода вашего имени, вставки изображения. вашей собственноручной подписи к использованию криптографической цифровой подписи.

Как вы понимаете, уровень гарантии и легальность этих различных типов электронных подписей сильно различаются.Юридическое признание обычно сводится к соблюдению различных правил. Например, упомянутый выше закон США о ESIGN, eIDAS в ЕС и другие отраслевые правила четко определяют критерии, которым должна соответствовать электронная подпись, чтобы быть принятой в качестве жизнеспособной альтернативы физическим подписям.

Большая часть законного признания электронных подписей и принятия самими компаниями возвращается к доверию. Можете ли вы поверить, что человек, подписавший контракт, является тем, за кого себя выдает? Можете ли вы поверить, что то, что они подписали, не было изменено? Можете ли вы доверять, когда подпись была применена? Не все электронные подписи могут дать положительный ответ на эти вопросы.

Представьте, что финансовый отдел вашей компании отправляет счет клиенту и добавляет изображение подписи финансового директора, чтобы показать, что счет утвержден и утвержден компанией. Хакер перехватывает этот счет и изменяет его перед отправкой получателю. Получатель оплачивает свой счет, но ваша компания так и не получила платеж. Когда вы гонитесь за оплатой, ваш клиент приходит в ужас, обнаружив, что он оплатил счет не на тот банковский счет. В этом случае, несмотря на то, что была применена электронная подпись, она не дает никакого доверия к содержимому документа.Ваша компания не может быть уверена, что ваш клиент действительно получит правильный счет.
Цифровые подписи
предлагают больше доверия, чем другие типы электронной подписи, и являются испытанным и испытанным способом гарантировать, что документы, отправленные и подписанные в электронном виде, не были каким-либо образом подделаны, что отправитель может быть легко опознан и что отправитель является тем, кем они говорят, что они.

Без цифровой подписи вы не можете быть уверены, что хакер не перехватил и не изменил ваши документы.Если вы работаете без цифровой подписи, можете ли вы быть уверены, что ваш клиент оплачивает счет вашей компании, или Владимиру в Москве, или Крейгу в Лондоне, если уж на то пошло!

Добавив цифровую подпись, ваш финансовый отдел может добавить свою электронную подпись к счету, и ваш клиент может быть уверен, что он отправляет свои деньги НАСТОЯЩЕМУ вам.

Для получения дополнительной информации о том, чем цифровые подписи отличаются от других электронных подписей, ознакомьтесь с нашей соответствующей публикацией .

В приведенном выше примере счета, оплаченного не тому человеку, вы обнаружите, что это происходит ежедневно. Однако доверие к целостности документа — не единственный тип доверия, который необходимо учитывать в вашей электронной подписи.

Public Trust необходим, если вы отправляете документы внешним сторонам или используете определенные типы программного обеспечения для работы с документами. Без публичного доверия получатели увидят пугающие сообщения, предупреждающие их не доверять вашей подписи, когда они откроют документ в обычном программном обеспечении, таком как Microsoft или Adobe.У этих компаний есть технические требования к использованию их продуктов, что означает, что вы должны иметь цифровую подпись, чтобы в полной мере использовать услугу.

Public Trust также важен для многих нормативных требований, таких как eIDAS. В будущих сообщениях в блоге мы рассмотрим нормативные положения, касающиеся регулирования электронной подписи, законодательства и некоторых отраслей, которые будут больше всего обеспокоены общественным доверием к электронным подписям.

Электронные подписи надежны настолько, насколько надежны бизнес-процессы и технологии, используемые для их создания.Для крупных транзакций необходимы электронные подписи более высокого качества, которые также пользуются общественным доверием. Подписи, используемые для этих транзакций, должны быть связаны с владельцем, чтобы обеспечить необходимый уровень гарантии и доверие к базовой системе.

В свете этого большинству компаний будет необходимо или они получат больше преимуществ от использования электронных подписей с дополнительным уровнем общественного доверия.

Электронные подписи более высокого качества могут предложить:

Аутентификация – привязка подписанта к информации.

Целостность — позволяет легче обнаруживать любые изменения в предоставленной информации, уменьшая вероятность перехваченного взлома, подобного тому, о котором я упоминал в начале этого поста.

Неотказуемость – обеспечение удовлетворенности (в юридическом смысле) источником электронной подписи и, следовательно, способа публичного доверия к подписи, как в юридических условиях.

Решение о том, какая подпись подходит именно вам, будет зависеть от того, по какой причине вы решили отказаться от бумажных документов.

Возможно, вы просто пытаетесь выполнить работу быстрее, и в этом случае соответствие и доверие не будут проблемой. Возможно, вам потребуется отправить документы за пределы вашей внутренней сети, и в этом случае важно общественное доверие, чтобы ваша подпись автоматически принималась в другом программном обеспечении для работы с документами. Ни в одной организации не будет одинакового рабочего процесса, поэтому каждое решение должно быть адаптировано к вашим индивидуальным потребностям.

В следующем посте мы рассмотрим, как выбрать правильное решение. Если вы хотите получать информацию об электронных подписях, подпишитесь на наш блог и получайте все последние статьи на свой почтовый ящик.

Чтобы обсудить ваши требования к электронной подписи и узнать, есть ли у нас решение, подходящее именно вам, свяжитесь с нами сегодня.

Обзор электронных подписей — Финансы и операции | Динамика 365

Статья

15.01.2022

4 минуты на чтение

Полезна ли эта страница?
Пожалуйста, оцените свой опыт

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

В этой статье представлен обзор электронных подписей и описано, как их можно использовать.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись подтверждает личность человека, который собирается запустить или одобрить вычислительный процесс.В некоторых отраслях электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись.

Электронные подписи являются требованием соблюдения нормативных требований для нескольких регулируемых отраслей, таких как фармацевтика, продукты питания и напитки, аэрокосмическая и оборонная промышленность. Они также необходимы для соблюдения правил 21 CFR Part 11, изданного Управлением по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA) в США.

Примечание

Электронная подпись сама по себе не является цифровой подписью.Электронная подпись является лишь заменой собственноручной подписи, тогда как цифровая подпись обеспечивает дополнительные меры безопасности. Цифровая подпись может помочь определить, не подделал ли данные другой пользователь или процесс. Цифровая подпись также может быть проверена, и эта проверка не может быть опровергнута владельцем сертификата, который использовался для подписи данных. Как описано ниже, электронные подписи имеют встроенную функциональность цифровой подписи.

Электронные подписи

Вы можете использовать электронные подписи для важных бизнес-процессов.Некоторые процессы имеют встроенные возможности электронной подписи. Вы также можете создавать собственные требования к подписи для любой таблицы и поля базы данных.

Электронные подписи имеют встроенную функцию цифровой подписи. Каждый пользователь, подписывающий документы, должен получить действующий криптографический сертификат. Когда документ подписан, закрытый ключ, связанный с этим сертификатом, проверяется. Информация об электронной подписи записывается в журнал для обеспечения контрольного журнала. Чтобы настроить электронные подписи, см. раздел Настройка электронных подписей.

Пользователи, которым требуется доступ к электронным подписям

Безопасный доступ к электронным подписям обычно требуется трем типам пользователей: администраторам электронных подписей, подписавшим и аудиторам электронных подписей.

Администратор электронной подписи

Администратор электронной подписи устанавливает требования к подписи, общие параметры и утверждающих, а также получает предупреждения, когда подписи не могут быть проверены. По умолчанию пользователь, которому принадлежит роль безопасности Менеджер по информационным технологиям , имеет разрешение на администрирование электронных подписей.

Подписавшийся

Подписывающая сторона предоставляет электронные подписи для документов и процессов, требующих подписи. По умолчанию пользователь, которому принадлежит роль безопасности Системный пользователь , имеет разрешение на электронную подпись документов.

Примечание

Подписавшему могут потребоваться дополнительные разрешения, прежде чем будет предоставлен доступ к данным, связанным с подписываемым документом или процессом. Пользователь, который изменяет данные и затем должен подписать эти изменения, должен иметь разрешение на изменение данных.Пользователю, подписывающемуся от имени другого пользователя, может не требоваться доступ к данным. Примером такого пользователя является супервайзер, который подписывает изменения сотрудника.

Аудитор электронной подписи

Аудитор электронной подписи просматривает журнал базы данных и журнал проверки подписи, доступный в журнале базы данных. По умолчанию пользователь, которому принадлежит роль безопасности Менеджер по информационным технологиям , имеет разрешение на аудит электронных подписей.

Если вы используете роль, отличную от Менеджер по информационным технологиям , убедитесь, что этой роли назначены следующие привилегии:

Просмотр ошибок электронной подписи

Просмотр журнала базы данных

Электронное подписание документов

Получить сертификат

Прежде чем подписывать документы электронной подписью, необходимо запросить сертификат.

Примечание

Возможности Microsoft SQL Server используются для создания сертификатов и включения электронной подписи. Никаких дополнительных сертификатов или инфраструктуры открытых ключей (PKI) не требуется.

Когда вы запрашиваете сертификат, для вас создаются открытый ключ и закрытый ключ. Закрытый ключ шифруется паролем, который известен только вам. Когда вы подписываете документ электронной подписью, ваша личность подтверждается при вводе пароля.

Чтобы запросить сертификат, на странице Параметры на вкладке Учетные записи нажмите Получить сертификат .

Необходимо ввести и подтвердить пароль, который вы будете использовать для подписи. Пароль используется для защиты вашего закрытого ключа и авторизации использования вашего сертификата. Этот пароль не хранится в базе данных и не доступен никому, даже администратору.

Если вы забыли пароль, связанный с вашим сертификатом, этот сертификат необходимо сбросить. Если вы сбросите сертификат, вы не повлияете на документы, подписанные с помощью предыдущего сертификата.Чтобы сбросить сертификат, на странице Параметры нажмите Сбросить сертификат .

Электронная подпись документа

Страница Подписать документ отображается при внесении изменений, требующих электронной подписи.

На странице Подписать документ щелкните вкладку Документ , чтобы просмотреть изменения в документе.

На вкладке Подпись выберите код причины.

Введите комментарий, если он требуется.

Если ваш идентификатор пользователя не отображается в поле Подписавшая сторона , выберите его в списке.

Введите свое местоположение, если эта информация требуется.

Щелкните OK .

Подпись для изменений другого пользователя

Иногда может потребоваться, чтобы пользователь подписал изменения, внесенные другим пользователем. Например, от руководителя может потребоваться подписать изменения, которые сотрудник вносит в спецификацию (BOM). Используйте эту процедуру, чтобы назначить пользователя в качестве лица, подписывающего другого пользователя.

Примечание

Когда один пользователь подписывает изменение другого пользователя, подпись должна быть предоставлена на рабочей станции пользователя, внесшего изменение. Пользователь не может сохранить изменение, пока не будет предоставлена подпись.

Чтобы назначить утверждающих, выполните следующие действия.

На странице Параметры на вкладке Учетные записи щелкните Назначить утверждающего .

В поле Идентификатор утверждающего пользователя выберите идентификатор пользователя, который должен подписывать изменения другого пользователя.

В поле Sign for user ID выберите ID пользователя, изменения которого должны быть подписаны.