Образцы служебных писем: Скачать образец служебного письма

Оформляем служебное письмо

Совсем не обязательно, что эта статья расскажет вам что-то новое о составлении служебных писем. Ее достоинство в другом. Она человеческим языком и с наглядными примерами показывает правила оформления каждого реквизита письма и особенности использования различных бланков, статья объясняет, зачем все это придумано. А значит, вы сможете использовать ее в качестве методического материала для своих подчиненных и коллег, чтобы избавить себя от необходимости объяснения прописных истин или самостоятельного «дооформления» шедевров, которые приносят на подпись руководителю или на отправку. Вам ничего не нужно адаптировать – статья готова к повышению квалификации широких масс офисных работников.

Служебная переписка. Данный вид общения насчитывает не одно столетие, имеет свои традиции. И как порой обидно бывает видеть безграмотно составленный документ, в котором нарушены не только правила оформления, но и допущены элементарные грамматические ошибки.

Служебное письмо – это не просто способ общения между организациями в процессе осуществления ими своих функций, это визитная карточка организации, ее маленький представитель, который может рассказать о вас гораздо больше, чем вы того желаете.

Нередко можно услышать мнение: «Мне не важно, как оформлено письмо, важнее, чтобы оно ушло в срок». Но от того, как оформлено письмо, на каком бланке, кому адресовано, кем подписано, во многом зависит и решение изложенного в документе вопроса. Например, письмо, адресованное «ФНС МНС» (т.е. на деревню дедушке), никогда не найдет своего адресата, а не заверенное печатью гарантийное письмо ничего не сможет гарантировать. Примеров безграмотного составления писем множество. Давайте подумаем, как нам избавиться от этих досадных ошибок.

Для начала, приступая к написанию служебного письма, необходимо ответить на ряд вопросов:

• какова цель написания письма?
• на чье имя оно будет отправлено?
• кем письмо будет подписано?

Данная цепочка выстроилась не случайно, ведь основным элементом служебного письма, естественно, является его текст, т.е. просьба, предложение, благодарность, требование, претензия и прочее. Поэтому очень важно продумать, на чье имя вы будете писать письмо, к кому обращаться. То есть вы должны заранее знать компетенцию сотрудника, к которому адресуете письмо. Нет смысла писать письмо на имя генерального директора холдинга, когда решение вашего вопроса вполне по силам начальнику отдела сбыта.

Выбрав адресата, вы выстраиваете следующую цепочку: от того, к кому обращаетесь в своем письме, напрямую зависит и то, кто от имени вашей организации должен его подписывать. Субординация – вещь полезная.

Какими правилами оформления руководствоваться?

В рамках Унифицированной системы документации (УСД) служебные письма относят к справочно-информационной документации и выделяют в отдельный вид документов.

С целью придания служебным письмам статуса официальных документов их, как правило, оформляют на бланках. Служебное письмо наряду с такими документами, как приказы, уставы, инструкции, положения и прочее, является устойчивым и часто используемым видом служебных документов, поэтому для него был разработан и используется по сей день специальный бланк – бланк письма (ГОСТ Р 6.30-2003).

Основным документом, регламентирующим правила оформления бланков служебных писем, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – ГОСТ). Им также установлен состав реквизитов служебного письма и требования к их оформлению. Хотя этот ГОСТ сейчас носит рекомендательный характер, его применение говорит о профессионализме управленческого аппарата автора документа его получателям. Лучше пока ничего не придумали.

Бланк письма

Пунктом 4.6 ГОСТа устанавливаются виды бланков документов, одним из которых является бланк служебного письма.

Что такое бланк и с какой целью он разрабатывается? Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Бланк служебного письма призван раскрыть перед читателем (в нашем случае – корреспондентом, адресатом) как можно больше информации об авторе документа, его статусе, наименовании, месте расположения и даже о материальном положении (например, бланки можно изготовить в цветном исполнении на дорогой бумаге, т.е. более плотной, чем привычная офисная, или с красивой текстурой).

Бланки, как правило, печатаются типографским способом, но никто не запрещает изготавливать бланки и любыми подручными средствами: с этой целью можно использовать штамп, печатную машинку или принтер персонального компьютера (обычно бланк письма в вордовском формате используется путем внедрения в него необходимых реквизитов для изготовления каждого конкретного письма при помощи MS Word, а потом набранное таким образом письмо распечатывается на принтере).

Изготовление бланков типографским способом по специально разработанному и утвержденному эскизу позволит максимально защитить документы от подделки. С этой целью организации используют специальные «номерные» бланки, также можно использовать и другие средства защиты: водяные знаки, золотое тиснение, голографические изображения т.д.

Пример 1

Не секрет, что жулики всех времен и народов любят использовать бланки «солидных» организаций с целью наживы. Однажды в нашей, тогда еще «советской» организации разразился скандал, когда было обнаружено поддельное письмо от имени руководителя с многообещающим текстом. Естественно, письмо было напечатано на «фирменном» бланке, только подпись и печать оказались «липовыми».

Буквально на следующий день были заказаны новые «особо защищенные» бланки строгой отчетности, при этом каждый имел свой индивидуальный номер. Хлопот с оформлением писем на этих бланках заметно прибавилось, а в случае – о ужас! – порчи бланка приходилось составлять акт о его уничтожении.

И самое интересное: несмотря на то, что наша организация приложила все силы к тому, чтобы защитить свои бланки от подделки, их все-таки подделывали.

Однажды собственными глазами увидела по центральному телевидению сюжет, который многое объяснил. В нем рассказывалось о пойманной преступной группе, которая занималась изготовлением поддельных документов, печатей и бланков. И вот камера крупным планом показывает рабочий стол злоумышленников, на котором веером разложены бланки крупнейших организаций страны и «горкой» свалены гербовые печати. Первый бланк, который я увидела на этом столе, был бланком моей организации, который мы пытались защитить всеми доступными нам способами!

Вернемся к ГОСТу. Им утверждены два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. Если вы хотите использовать угловой бланк служебного письма, то реквизиты, входящие в его состав, должны располагаться в левой верхней части листа и печататься от левого поля без отступа (см. Пример 3). Если же предпочтение отдаете продольному расположению реквизитов, то реквизиты, содержащие наименование организации, ее почтовый адрес и другие «полезные» сведения, должны располагаться по центру листа, а такие реквизиты, как «дата документа», «регистрационный номер документа» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа», должны все равно оформляться от левого поля документа (см. Пример 2).

При флаговом расположении реквизитов они размещаются от крайнего левого (нулевого) положения табулятора, т.е. сразу после левого поля (Пример 3). При центрованном расположении реквизитов они центруются по отношению к центру листа (на продольном бланке, см. Пример 2) или к центру угловой зоны бланка (такой бланк использован в письме из Примера 4).

Пример 2. Продольный бланк письма организации

Условные обозначения:

1 – ограничительная отметка для реквизита «11 – дата документа»;

2 – ограничительная отметка для реквизита «12 – регистрационный номер документа»;

3 – ограничительная отметка для реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

4 – ограничительная отметка для реквизита «15 – адресат» (в отличие от вышеперечисленных отметок, она реже проставляется на бланках).

Пример 3. Угловой бланк письма организации с флаговым расположением реквизитов

С целью разработки бланков служебных документов можно использовать так называемый формуляр-образец (модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты).

Пример 4. Образец письма с отмеченными зонами расположения реквизитов на угловом бланке с центрированным расположением реквизитов

Бланк служебного документа состоит из различных зон, размер которых определен ГОСТом, и для каждого реквизита используется только своя утвержденная зона (приложение А к ГОСТу Р 6.30-2003 с размерами и номерами реквизитов см. на Рисунке 1, а их расшифровка дана в Таблице).

Состав реквизитов бланка письма отличается от состава реквизитов других бланков. Например, в нем отсутствуют такие реквизиты, как «Наименование вида документа» и «Место издания» (ведь в бланке служебного письма уже указаны почтовые данные…

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письма

Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

Генеральному директору
ОАО «Горящий фитиль»
В.А. Великолукскому

или

ОАО «Горящий фитиль»
Юридический отдел

с почтовым адресом

ОАО «Горящий фитиль»
ул. Трудная, д. 45,
г. Орел, 385001

физическому лицу

Тундрикову Г.П.
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз.
                     2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5  л. в 1 экз.

Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются  наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель»            Место личной подписи       И.О. Фамилия

или

И.о. директора ООО «Канитель»   Место личной подписи       И.О. Другая-Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.
 

 
Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович
234-22-22

На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 97 комментариев

Образец служебной записки 2020 и 2021

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка 05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение. Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

---

Правовые документы

Реквизиты служебного письма 2020 и 2021

Служебную переписку ведут все организации и индивидуальные предприниматели. Под эту категорию подпадают обращения к деловым партнерам, официальные запросы в уполномоченные органы, обращения в банки и страховые компании. Но все ли умеют делать это правильно и знают, какие реквизиты включаются в бланк письма обязательно, а без каких можно обойтись? Разберемся в этой статье.

Деловая переписка необходима каждой организации или ИП для контактов с внешним миром. Хотя никаких законодательно закрепленных требований к оформлению и содержанию служебных писем коммерческих компаний нет, все равно существуют определенные условия, которые необходимо соблюдать при написании служебных писем. В частности, их принято отправлять на фирменном бланке компании, содержащем обязательные сведения об отправителе.

Электронная и бумажная переписка

Современные технологии позволяют вести деловое общение с партнерами или государственными органами как на бумаге, отправляя послания обычной почтой или по факсу, так и в электронном виде через Интернет. Но реквизиты служебного письма не зависят от способа переписки. Они едины абсолютно для всех форм, для того чтобы постоянно не думать над тем, какие реквизиты включаются в бланк письма, а чего там указывать не нужно. Например, любой грамотный делопроизводитель знает, что не входит в формуляр письма реквизит «адресат», ведь его данные указывают на конверте, а обращение — прямо в тексте.

В качестве инструкции для грамотного составления бланка можно использовать ведомственные методички. Например, в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде РФ» есть множество рекомендаций по служебной переписке. В частности, там указано, что при подготовке служебного письма необходимо использовать фразы этикетного характера «Уважаемый…!», которые должны располагаться в начале документа, над текстом, а также фразу «С уважением,…», которую нужно написать в заключительной части, над подписью. При этом верхнюю фразу желательно напечатать, а вот нижнюю, «С уважением», руководитель организации может написать от руки, когда будет подписывать послание. Это является хорошим тоном.

Реквизиты бланка письма

Деловая переписка имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других посланий:

• стиль написания;
• содержание;
• указание определенных данных отправителя.

Последний пункт прямо относится к обязательным сведениям, которые должны быть указаны в послании. Для того чтобы сделать их указание быстрым и одинаковым для всех адресатов, обычно применяется фирменный бланк. Это такая форма, в которой сверху или в левом углу указаны:

1. Наименование компании (обычно дополненное логотипом).
2. Юридический и почтовый (если они разные) адреса.
3. Основные коды (ИНН, ОКПО).
4. Номера телефонов, факса и адрес электронной почты.
5. Банковские реквизиты (по желанию).

Ниже принято оставлять строчки для указания исходящего номера документа и его даты. Образец письма с угловым расположением реквизитов может выглядеть примерно так:

Особенности деловой переписки

Из примера выше очевидно, что реквизиты делового письма могут быть достаточно лаконичными. В зависимости от темы и адресата они могут изменяться и дополняться. Например, если темой является требование об уплате задолженности, желательно дополнить шапку данными о счете в банке, чтобы адресат видел их и мог сразу исполнить требование, при желании. Кстати, само письмо может быть:

• сопроводительным;
• ответом;
• требованием;
• претензией;
• ходатайством;
• заявлением;
• и т. д.

В зависимости от этого изменяется и стиль написания служебного письма. В тексте можно оперировать данными различных документов, соблюдая при этом требования о защите персональных данных.

Отдельно нужно упомянуть о внутренней переписке в организации. Докладные и служебные записки также являются частью деловой переписки, но к их реквизитам действуют другие требования. Составлять их на фирменном бланке не нужно, достаточно указать в шапке должность и фамилию, имя, отчество получателя, а также данные отправителя (должность, Ф.И.О.), указание которых в этом случае является обязательным.

Подпись

Подписывать официальные бумаги, которые отправляет организация, может не только ее директор. Подписать служебное письмо может любой непосредственный исполнитель, который составил послание. Иногда, если подпись все же ставит начальник, данные исполнителя с его телефоном следует указать внизу служебного письма, чтобы адресат мог обратиться с возникшими вопросами к тому человеку, которые знает суть дела. Выглядеть это может так:

---

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

Правовые документы

Правила оформления служебных писем.

18

Приложение 6 к занятию №11

Приложение 6 к занятию № 11

Письма

Макет служебного письма

Образец служебного письма

Образец входящего письма

Образец исходящего письма

Образец гарантийного письма

Образец телефонограммы

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц(в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  — в дательном:

АО «Глория» Отдел сбыта

или

АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырехреквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата,ИндексиСсылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; —  в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть:«В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия …. была установлена недостача ….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:«На основании изложенного просим в течение 10 банковских  дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с   некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

250 ПИСЕМ И ЗАПИСОК В ПОМОЩЬ МЕНЕДЖЕРУ

Послание писателя Александра Вулкота своему другу Беннету Серфу и ответ Серфа являются не только классическими образцами эпистолярного жанра, они доказывают, что правильное составление писем и служебных записок — это настоящее искусство, а такое письмо представляет собой самое совершенное средство общения. Переписка Вулкота и Серфа раскрывает личности двух людей, обладающих колоссальным чувством юмора. Из их писем становится ясно, что это старые добрые друзья, которые не могут удержаться от взаимных добродушных колкостей.

Вулкот и Серф продемонстрировали одну из особенностей хоро­шо написанных деловых писем — они не должны быть чересчур длинными. Хорошие письма и служебные записки, так же как и хо­рошую беседу или хорошее выступление, отличают четкость и яс­ность. У приведенных писем есть и еще одна особенность: в них практически отсутствуют многосложные слова. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Четко, по существу, короткими предложениями — именно так большинст­во из нас говорит, обсуждая деловые вопросы с коллегами. И писать мы должны так же.

Деловые люди, прекрасно владеющие искусством устного обще­ния, порой испытывают затруднения при составлении простого письма или записки, перегружая их словами. Почему-то многие по­лагают, что в письме должно быть как можно больше прилагатель­ных и наречий. И хотя эти части речи, несомненно, играют свою роль в процессе общения, лучшие письма написаны просто и без излишеств, а прилагательные и наречия используются в них только при необходимости. Примером простоты и общительности является приведенная ниже служебная записка коммерческого директора фирмы по продаже недвижимости, в которой сообщается о зачисле­нии в штат нового сотрудника.

 

С огромным удовольствием сообщаю, что в результате рассмотрения рабочих проектов, представленных Джимом, Уэсом, Шелли и Джин, предпочтение было отдано проекту проворной Джин.

Джин переведена в штат отдела маркетинга, где будет исполнять обязанности координатора со средствами массовой информации и рекламы начиная с 1 ноября.

На новой должности Джин будет поддерживать связь с прессой и рекламными агентствами, оказывать содействие при подготовке информационных бюллетеней, брошюр и рекламных проспектов, участвовать в кампаниях по изучению рынка и использовать свои обширные способности в области маркетинга для выполнения ряда других поручений.

Джин поступила на работу в фирму в феврале 1988 года на должность…

Мы приносим свою благодарность Джиму, Шелли и Уэсу за разработку и представление на конкурс своих проектов.

 

Этот пример показывает, что деловое письмо вовсе не обязатель­но должно свидетельствовать о чувстве юмора его автора. Однако оно должно вызывать у читателя интерес и отражать индивидуаль­ность лица, отдела или компании.

Служебные записки о назначении на должность нового сотруд­ника не должны быть стандартными. Даже им можно придать ин­дивидуальность. Например, служебное письмо отдела маркетинга может по стилю отличаться от писем, написанных в других отделах компании, так же как отличаются стили их работы. Авторам слу­жебной корреспонденции необходимо учесть это и решить, каким должен быть стиль отдела.

Деловые письма должны также отражать специфику фирмы в целом. Что это за компания? Чем она занимается? Является ли она зрелой, прочно стоящей на ногах фирмой, или это новое, только что образованное предприятие? Что это — банк, кегельбан, автомобиль­ный завод или станция техобслуживания автомобилей? Но незави­симо от сферы деятельности компании всегда существует простор для творчества. Есть универсальные стили написания деловых бу­маг, подходящие любой компании. Так написана служебная записка 1.1.

 

 

Думайте об аудитории

                                                                    

Джей Абрахам, талантливый коммерсант, наживший большую часть состояния благодаря своим ораторским способностям, советует авторам писем: «Думайте об аудитории; старайтесь ее заинтересо­вать, пытайтесь так донести до аудитории суть вопроса, чтобы ее запомнили». Абрахам предоставил нам два образца писем, которые являются основой успешной коммерческой деятельности. Первое письмо адресовано потребителям, второе — издателю (см. Письма 1.1 и 1.2).

Служебная записка 1.1. Служебная записка по кадровому вопросу, подходящая для любой компании

 

Хотя письма адресованы разным получателям, они написаны на основе некоторых общих правил, которых должен придерживаться любой автор писем, независимо от содержания послания или его ад­ресата. Прежде всего, оба письма обращены непосредственно к пол­учателю, они исходят из интересов читателя, а не автора. Они одинаковы и по форме, и по построению. Оба состоят из коротких, но достаточно емких разделов, что облегчает их  восприятие и при­влекает внимание читателя.

Правильно написанная и оформленная корреспонденция — важнейшая часть бизнеса. А письмо, написанное с чувством юмора, может завоевать для Вас будущего клиента. Оно покажет получа­телю, что за черными чернилами на белой бумаге тоже скрывается личность.

Служебная записка раскрывает характер человека. Сравните за­писки 1.2 и 1.3 — каждая из них дает представление о стиле руко­водства.

Служебная записка 1.2. без сомнения, написана жестким, дело­вым и безаппеляционным  руководителем. Возникает даже вопрос: внимателен ли руководитель вообще к своим сотрудникам? Ведь та же самая мысль могла бы быть изложена с меньшей долей язвитель­ности. Документы подобного рода не новы в деловом мире.

Служебная записка 1.3 затрагивает не менее серьезную тему. Однако руководитель просит содействия служащих компании, по­казывает свою обеспокоенность данной проблемой. И даже  если ру­ководство компании прежде всего волнует размер возмещения ущерба, причиненного сотруднику, то для служащего большее зна­чение имеют не доллары, потерянные компанией, а призыв  к со­трудничеству и забота о нем.

Письмо 1.1. Образец удачного рекламного письма, адресованного потре­бителю

 

 

 

Письмо 1.2. Образец удачного рекламного письма к издателям

 

Служебная записка 1.2. Служебная записка о внешнем виде сотруд­ников

 

Служебная   записка   1.3. Служебная записка о производственном травматизме

 

Джордж Пост, главный исполнительный директор одного из са­мых процветающих независимых банков, считает, что написание служебных писем — это «утраченное искусство». Пост знает, что говорит. Некоторые образцы его корреспонденции являются луч­шим, что когда-либо выходило из-под пера в финансовом мире. Его письма являются также примером краткости, а она необходима лю­бому бизнесмену.

Уважаемый Эдуарде!

Как я понял, Вы хотите возобновить свой заем у нас. Время подтвердило правоту моих предположений, однако я не испытываю никакой радости от сознания собственного совершенства. Пожалуйста, подпишите прилагаемые документы и отошлите их обратно.

Ваш покорный слуга Джорж Пост

Приятно получить такое письмо от банкира. Оно не только от­личается чувством юмора. Юмор — не самоцель при написании деловых бумаг. Послание Поста опровергает миф о том, что банки­ры — высокомерные «денежные мешки» с каменными сердцами. В письме проявляются человеческие качества Поста. Ведь каким бы бизнесом не занимался человек, он всегда может проявить свою ин­дивидуальность. Особенно это. важно, если автор письма занимается бизнесом, не располагающим к сердечности и теплоте, как, напри­мер, банковское дело. Сравните шутливое послание Поста со слу­жебной запиской 1.4. На сколько же больше дружелюбия   содержится в его письме! Более того, сравните образ Поста, который вырисовывается из этого письма, с холодным и маловыразительным портретом автора записки, который случайно тоже оказался банки­ром.

Будучи финансистом Пост прекрасно понимает, как важна для него связь с клиентами. Для клиентов общение с ним должно быть приятным. Отсюда и обращение к Эдуардо. Несомненно, Эдуарде — клиент банка, знакомый с Постом. Если же автор письма лично не знаком с адресатом, ему необходимо приложить максимум усилий, чтобы клиент почувствовал себя уверенно и спокойно при общении с данной компанией.

Письма Вулкота, Серфа, Поста и Абрахама не только содержа­тельны. Они раскрывают личности их авторов. К этому и следует стремиться при составлении служебных писем.

 

 

 

Произведения искусства

 

Хорошие служебные письма и докладные записки — это произ­ведения искусства. А шедевры, как известно, не создаются за не­сколько минут. Авторы эффективных посланий и деловых бумаг уделяют много времени своей переписке. Ведь это не просто: изло­жил свои мысли — и письмо готово. И секретарю нельзя доверить послание клиенту. Необходимо к тому же уметь выражать свои мыс­ли просто и кратко. Это не значит, что длинным письмам нет места в деловой переписке. Письмо может быть длинным, если автор из­лагает информацию, непосредственно относящуюся к делу, а не пе­реводит бумагу и чернила, перескакивая с одной темы на другую.

Составители лучших деловых писем следуют принципу: « У Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впе­чатление». Мнение о Вас у будущих коллег или клиентов склады­вается на основе первого впечатления, во время первой встречи.

 

Служебная  записка 1.4. Холодное, безликое распоряжение по воп­росам производственной дисциплины

 

Письмо 1.3.  Поздравление  с  праздником,  способствующее  развитию де­ловых контактов с клиентом

 

Так же воздействует и деловое письмо. Например, первое, что ждет клиент от своего банкира, — это банковский счет. Однако Пост взял за правило посылать новым клиентам персональные по­слания через несколько дней после их первого визита в банк (см. Письмо 1.3).

Лексика этого письма может быть использована любой фирмой и не только в праздники. В будни, например, первые шесть слов могут быть заменены на: «В повседневной деятельности нашей ком­пании…». А второй абзац может быть перефразирован следующим образом: «И чтобы не показаться забывчивыми, мы благодарим Вас и надеемся, что этот год будет удачным для Вас и Вашей компании».

 

Задержка на сутки

 

Впечатление, производимое письмом на получателя, зависит, во-первых, от конверта, во-вторых, от бланка фирмы, в-третьих, от его содержания. Если необходимо произвести благоприятное впечат­ление, автору следует уделить составлению письма столько же вре­мени, сколько он тратит на подготовку к какой-нибудь ответственной встрече. Как  руководитель компании перед важными переговорами бросает на себя последний взгляд в зеркало, так и ав­тор письма должен еще раз просмотреть свое творение перед отправ­кой адресату.

Опытный руководитель обычно (если есть время) задерживает готовое письмо на 24 часа, чтобы перечитать его, исправить и только потом отослать. Возьмем для примера следующее письмо, составленное вице-президентом одной фирмы. Его распорядок дня был нарушен звонком разгневанного клиента, жалующегося на продукцию фирмы. Когда раздосадованному  вице-президенту удалось наконец освободиться от клиента, он второпях написал следующее:

 

Я понимаю возникшую перед Вами проблему. Однако этими вопросами занимается директор местного филиала нашей фирмы.

Советую Вам связаться с [имя] по телефону [номер]. Уверен, что он сможет Вам помочь.

 

Хорошо, что у вице-президента была привычка задерживать корреспонденцию на сутки, прежде чем отсылать ее. На другой день перечитав свое сухое послание, он тут же понял свою ошибку и пе­реписал его:

 

Благодарю Вас, что Вы взяли на себя труд сообщить мне о проблемах, которые испытываете с нашей продукцией.

[Имя] — директор местного филиала нашей компании. Я связался с ним и сообщил о случившемся. В конце недели он проинформирует Вас о принятых мерах, и я надеюсь, что проблема будет решена.

Еще раз благодарю Вас, что Вы сообщили о неполадках в нашей продукции. Мы проведем новые испытания

 

Как отвечать на жалобы клиентов

 

Жалобы клиентов — это типичное явление для большинства компаний. Стремление отделаться от клиента — ошибка! От­рицательное впечатление недовольного клиента нарастают как снежный ком, перекрывая все положительные эмоции. Не­довольство клиента продукцией фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней. Вице-президент, автор предыдущих писем, знает это и понял свою ошибку, так как серьезно относится к своей корреспонденции. К сожалению, этого нельзя сказать о многих других руководителях. Они ни­кому бы не доверили подготовку своей речи для ответственного заседания, но деловую корреспонденцию перекладывают на плечи других.

Так, после продолжительных переговоров, на которых обе сто­роны пришли к долгожданному соглашению, руководитель может попросить секретаря подготовить сопроводительное письмо к контракту. В результате взаимопонимание и сердечность, достиг­нутые в ходе долгих переговоров, могут исчезнуть, если клиент получит письмо, начинающееся словами: « Посылаем Вам… ». Как будто стороны никогда не встречались.

Сравните это начало, с тем, что пишет президент компании в приведенном ниже письме, написанном им после предложения кли­енту выгодной сделки.

 

 

Уважаемый                                                                                          

Рад был встретиться с Вами и с [имя] и вспомнить ту давнюю игру между «Нотр-Дам» и «Пердью». Я все же считаю, что «Бойлермейкеры» могли выйти вперед, если бы осталось время. Тем не менее я получил истинное удовольствие.

Я подобрал интересующий Вас материал и, по-моему, он отвечает тем требованиям, о которых мы говорили. Просмотрите его еще раз. Мне интересно, что Вы об этом думаете. Я перезвоню Вам в конце недели.

И не забудьте, что если наша следующая встреча состоится во время футбольного сезона, стоит пойти на игру «Бойлермейкеров» или ирландцев.

 

Обратите внимание на дружелюбный и даже несколько фамиль­ярный тон. Письмо, как это и должно быть, является продолжением встречи. Такое письмо способствует деловому сотрудничеству и не отпугивает клиентов. Коммерсант, пишущий послание клиенту, должен обязательно использовать какой-нибудь личностный мо­мент: футбольную игру, детей, школу, общего друга, упомянутого в беседе.

 

Письмо-беседа

 

Письмо не должно ничем отличаться от беседы с коллегами. Пе­ред тем как перейти к делу, стороны обычно ведут светский разговор об отвлеченных вещах. Эта «нерабочая» часть переговоров способ­ствует развитию взаимопонимания сторон. То же самое относится и к написанию писем. Дружеское начало вызывает у получателя искренние чувства к автору.

Часто коммерсант возвращается в свой офис после долгих пере­говоров и просит секретаря написать «благодарственное» письмо бу­дущему клиенту. Секретарь не имеет ни малейшего представления о том, что происходило на встрече, и в результате рождается холод­ное и равнодушное послание, подобное следующему:

Уважаемый

Рад был встретиться с Вами и Вашими коллегами сегодня утром. Надеюсь, что мы вместе сможем работать над этим проектом. Я уже приступил к разработке обсужденного нами плана и хотел бы в ближайшее время представить его на Ваше рассмотрение.

 

Деловое письмо будет более информативным и интересным, если его автор непосредственно участвовал во встрече или переговорах. Личностные штрихи придают корреспонденции больший вес. Спросите об этом Брюса Вебстера, Несколько лет назад он был владельцем ма­ленькой фирмы, занимавшейся маркетингом и имевшей прекрасную репутацию благодаря высокому  качеству работы. Однажды он был представлен одному из самых известных политических деятелей стра­ны. Их беседа длилась почти два часа. По ее окончании ему сказали, что о решении сообщат на следующей неделе.

Вебстер вернулся в свой офис и проанализировал произошедшее. Он изложил политику  некоторые свои идеи и внимательно слушал все, что тот говорил. К его удивлению, молодой человек дал понять, что его цель — стать когда-нибудь президентом США. Вебстер не забыл об этом, когда писал ему письмо.

 

Уважаемый

Этим посланием я хочу всего лишь выразить Вам свою признательность за то время, которое Вы уделили мне сегодня утром.

Я был потрясен и вдохновлен Вашими целями и проектами, разработанными для их достижения. После нашей встречи у меня появились некоторые мысли, непосредственно связанные с Вашими долговременными планами. Если у Вас будет время, мы могли бы обсудить их подробно.

Бет бы счастлив с Вами сотрудничать и жду Вашего решения.

 

Обратите внимание на разговорный стиль письма Вебстера. Краткость придает письму фамильярный оттенок, а упоминание о желании стать политическим деятелем показывает будущему клиенту, что Вебстер не только говорил, но и внимательно слу­шал. Вебстер также забросил «приманку»: «У меня появились не­которые мысли, непосредственно связанные с Вашими долговременными планами». В этом письме есть все: и дружест­венное отношение, и внимание Вебстера к словам собеседника, и серьезное отношение к клиенту, и желание что-то для него сде­лать.

Однако Вебстер добавил еще один штрих к этому письму. Оно было не напечатано, а написано от руки на почтовой бумаге фор­матом 4×5 и отправлено в конверте, который явно выделялся из всей корреспонденции получателя. Кроме того, он наклеил на конверт марку, а не пропустил через машину по обработке почты, как всю корреспонденцию фирмы. До сих пор Вебстер пишет свои «благодарственные» письма от руки.

Конечно, в деловом мире принято писать подобные письма, но не от руки. Формат письма 4×5 тоже не типичен.

Получатель понимает, что автор письма нашел время, чтобы самому написать его, а не продиктовать секретарю. Это оказывает огромное психологическое воздействие.

Лексика писем, выражающих благодарность, зависит от це­ли, которую ставит перед собой автор. Например, бизнесмен, приглашенный на обед, может послать хозяйке примерно сле­дующее:

 

Было очень великодушно с Вашей стороны пригласить меня на этот прекрасный обед, за что я Вам чрезвычайно признателен.

 

Обратите внимание на лексику (слова «великодушно», «пре­красный»), которая подобрана так, чтобы воздействовать на жен­щину. А если на обед в ресторан Вас пригласил бизнесмен? Тогда письмо должно быть составлено по-другому:

 

Было очень любезно с Вашей стороны пригласить меня на обед в прошлую пятницу, и я весьма благодарен Вам за это приглашение.

Общество было изысканным, обед прекрасным. Я особенно рад встрече с [имя], которая вызвала у нас много приятных воспоминаний.

 

Оба письма написаны с искренностью и теплотой, обязатель­ными для каждого благодарственного письма.

И хотя письмо Вебстера не содержит благодарности за обед, оно проникнуто дружелюбием и взаимопониманием. Конечно же, Вебстер «завоевал» этого клиента. Причем в основном благодаря простому письму, которое он нашел время написать… от руки.

 

Скрытый смысл

 

. Письмо Вебстера достигло двух главных целей, которые ставятся перед любым деловым документом: во-первых, оно передало нуж­ную информацию, а во-вторых, создало образ автора.

Любое письмо является средством общения, но мысль в нем мо­жет быть выражена нечетко, а образ автора подан неверно. Возьмем, к примеру, следующую служебную записку вице-президента круп­ной страховой компании, распространенную среди всех сотрудников учреждения:

 

Мне стало известно, что прошлой ночью из стола [имя] была украдена [название вещи]. Очевидно, что совершивший это имел ключ и доступ на этаж, а, следовательно, является одним из наших сотрудников. Я еще раз хотел бы напомнить всем, что столы на ночь необходимо запирать и не хранить там ценные вещи.

Уличенные в воровстве будут немедленно уволены.

 

Такое послание не улучшило отношения между вице-прези­дентом компании и служащими. Он не избежал и самой грубой ошибки, допускаемой при составлении деловых бумаг — отрица­тельной эмоциональной направленности. У этой служебной запи­ски есть еще один недостаток — поспешность. Вице-президент был, очевидно, настолько огорчен самим фактом кражи, что пи­сал записку не задумываясь. Если бы он нашел время оценить ситуацию, то, несомненно, написал по-другому.

Естественно, ни в одной фирме не будут мириться с кражей, но существуют разные способы «наведения порядка». В данной ситуа­ции вице-президент, огорченный фактом кражи, решил, что вор — один из сотрудников учреждения и поспешил объявить об этом. Воз­можно, что это действительно так, но нельзя высказывать подобные обвинения бездоказательно. Записка  носит слишком формальный характер, и это еще более усугубило взаимное непонимание между руководством компании и служащими. Если бы вице-президент за­держал записку на день или хотя бы на несколько часов, он, конечно, переписал ее. Ведь для компании важнее сохранить хорошие отношения с сотрудниками, чем оскорбить подозрением большинст­во из них. Он бы написал следующее:

 

Сегодня утром стало известно, что из стола [имя] пропала [название вещи]. Это — часть ценного оборудования, которые мы не хотим терять. Начато расследование этого происшествия. Если кто-нибудь располагает информацией о случившемся, прошу связаться со мной.

До выяснения картины случившегося хочу напомнить, что столы и двери офиса необходимо оставлять закрытыми. Прошу соблюдать правила внутреннего распорядка и обеспечивать безопасное хранение секретных документов после окончания рабочего дня.

 

В процессе устного общения можно развеять любое недоразу­мение при помощи мимики, жестов. Служебные письма и записки лишены такого преимущества. Здесь каждое слово имеет значе­ние. Но многие слова многозначны или имеют скрытый смысл. Авторы деловой корреспонденции должны постоянно об этом по­мнить. Письма адресованы не какому-то бездушному объекту, а живому человеку. Опытные авторы деловых бумаг составляют чер­новики своих писем, а затем ставят себя на месте получателя и за­даются вопросами: «Имеет ли смысл мое послание? Сказал ли я то, что хотел? Правильно ли выбрал тон и стиль письма? Есть ли в нем слова, которые могут быть неправильно истолкованы? Доста­точно ли четко написано письмо?».

 

Шесть видов писем

 

Все письма можно разделить на шесть видов.

1. Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспон­денция.
2. Ответные письма с благодарностью.
3. Поздравления,
4. Извинения.
5. Требования и запросы.
6. Соболезнования.

Эти шесть видов писем в свою очередь можно разделить на две категории:

1. Формальные.
2. Неформальные.

Служебные записки тоже можно разделить на виды:

1. Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распоряд­ку учреждения, правила работы.
2. Благодарности и поздравления.
3. Напоминания, просьбы, проведение мероприятий.

В неформальной корреспонденции обычно используются сокра­щения, односложные слова и прилагательные, которые создают ощущение близкого знакомства. Так, слова прекрасный, восхити­тельный, изумительный сближают автора письма и его адресата.

 

Тон и стиль

 

Задать тон и стиль делового письма помогают прилагательные и наречия. Правильно подобранные, они передают тональность и эмо­циональное состояние. Именно они показывают, объективен либо субъективен был автор письма или писал его, руководствуясь эмо­циями. Например, служебная записка, в которой персонал ругают за хищение, субъективна и эмоциональна. Передовая статья еже­дневной газеты обычно объективна, так как содержит только факты и лишь несколько эмоционально окрашенных слов. Многие деловые письма пишутся в таком же тоне.

Стиль придает дополнительную окраску тону корреспонденции. Можно выделить формальный и фамильярный стили. Возьмем, например, две служебные записки, составленные дву­мя коммерческими директорами и адресованные продавцам. Кстати, оба работали на одну и ту же компанию, хотя занимались разным ассортиментом.

Обратите внимание на фамильярность первой: стиль неофици­альный,  язык разговорный, слова преимущественно односложные, информация изложена четко. Из нее ясно, что коммерческий ди­ректор поддерживает продавцов.

 

Вчера я встретился с [имя], и мы обсудили некоторые проблемы сбыта, с которыми столкнулись за прошедшие девять месяцев. Наша прибыль снизилась на 14% по сравнению с прошлым годом, и правление давит на [имя], требуя покрыть дефицит последнего квартала. Я знаю, что у некоторых из вас есть предложения, как компенсировать такой спад. На следующей неделе я позвоню каждому из вас и мы обменяемся идеями. Мы можем также в начале четвертого квартала провести региональную встречу торговых агентов. Но прежде чем состоится наш разговор, я хотел бы, чтобы каждый из вас получил информацию из района сбыта и подумал, какие предложения он мог бы внести. Я надеюсь, что, работая сообща, мы можем начать компанию, которая не только позволит нам возместить эти 14%, но и пойти дальше.

 

Сравните эту служебную записку с другой, которая оставляет неприятный осадок. Оба коммерческих директора хотят улучшить результаты деятельности фирмы. Однако первый убедительно изло­жил смысл, не прибегая к угрозам и не восстанавливая против себя продавцов. Второй же, между прочим, заставил некоторых старших торговых агентов искать себе другую работу. Такой стиль письма с завуалированными угрозами не способствует ни улучшению мо­рального климата, ни дальнейшей работе:

 

Накануне последнего квартала года объем продаж упал на 14% по сравнению с прошлым годом. Вчера я встретился с [имя] и он сказал мне, что если объем продаж не будет компенсирован в этом последнем квартале, нас ожидает сокращение штатов в первом квартале будущего года. Это также означает, что не следует надеяться на увеличение доходов и комиссионных сборов. На следующей неделе я позвоню районным управляющим, чтобы узнать их прогноз на последний квартал.

 

Первая из этих двух записок сделает больше для стимулирова­ния работы коллектива.

Попытки же получить наибольшую отдачу посредством угроз никогда не увенчивались успехом. Обычно они заканчиваются по­терей для компании лучших продавцов.

 

Письма — приветствия покупателям

 

Среди всех видов писем и служебных записок наиболее важными являются те, которые связаны с продажей. Но в них и легче всего запутаться. Приведенные ниже письма можно использовать в раз­личных торговых ситуациях практически в любой отрасли.

Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддержи­вать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1.4 — об­разец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (Р.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую по мне­нию автора письма его получатель должен обратить особое вни­мание.

В письме 1.5 содержится важное заключение: «Я буду в Вашем районе на следующий [день] и позвоню». Этим предложением продавец оставляет за собой право наступательной инициативы. Так пишут наиболее удачливые и опытные продавцы. Никогда не оставляйте за покупателем право на телефонный звонок.

Письмо 1.6 написано агентом по продаже недвижимости. Оно показывает, что правильно составленная корреспонденция позво­ляет решать финансовые вопросы и помогает фирме преуспеть. Стоит обратить внимание, как удачно автор этого письма упоми­нает о снизившихся процентных ставках.

В письме 1.7 домовладелец приветствует нового жильца. Ко­роткая записка с выражением признательности носит благоже­лательный оттенок. Она не только улучшит отношения домовладельца и жильца, но и привлечет новых съемщиков квартир. Ведь наверняка новый жилец сделает рекламу своему домовладельцу. С некоторыми изменениями текст этого письма может быть использован при продаже продукции новым поку­пателям, для привлечения новых арендаторов (см. письма 1.8 и 1.9).

В письмах 1.8, 1.9 продавец приветствует нового клиента, рас­сказывает об оказываемых услугах, упоминает о специальной скидке.

Конечно, важно привлечь новых покупателей, но все же самое главное — удовлетворять потребности постоянных покупателей. Распродажа — проверенный способ угодить клиентам. Она посто­янно рекламируется. Тем не менее, обратим внимание на письмо 1.10, написанное от руки, что подчеркивает значение данного адресата для автора письма. Такое случается не часто, но производит сильный эффект.

Письма 1.11 и 1.12 похожи. Письмо 1.12 может быть использо­вано в сфере услуг или как послание производителя оптовым торг­овцам. Заметьте, однако, что письмо 1.12 возлагает ответственность за связь с клиентом на плечи продавца. Так и должно быть.

Любая местная фирма в сфере услуг или производственный кон­церн могут принять на вооружение подход, используемый в письме 1.13. Если письмо адресовано новому покупателю, то написанное от руки, оно будет более эффективно.

Простая записка с благодарностью в письме 1.14 также может быть написана от руки. В ней содержится не только благодарность заказчику за потраченное время, но и представление нового продав­ца. Последняя строчка может варьироваться, чтобы придать записке более личный характер. Например, если клиент говорил о своем сы­не [дочери], последняя строчка может быть изменена, чтобы отра­зить это:

«Я был рад услышать об успехах Вашего сына и понимаю, по­чему Вы так гордитесь им».

Эта строчка будет предварять благодарность за «гостеприимство, оказанное Вами мне вчера».

Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. В таком письме-представлении могут помочь прилагательные. Обра­тите внимание на строчку в письме 1.15, в которой говорится о ком­петентности нового торгового агента. Такая характеристика обычно пробуждает любопытство клиента и облегчает встречу с ним.

Письмо 1.16 менее удачно. Рекомендательное письмо должно быть более убедительным. Вероятно, фирме следовало бы самой по­звонить клиенту, чтобы подтвердить время встречи. Для коммер­санта нет ничего более трудного, чем неожиданно вступить в деловой мир клиента.

Письмо 1:17 — исправленный вариант письма 1.16. Именно, так следует составлять рекомендательные письма.

Письмо 1.18 — долгожданное письмо из небольшого банка с Западного побережья, который успешно обслуживает своих клиентов уже в течение 18 лет, независимо от складывающейся экономической ситуации. К сожалению, банкиры часто забывают, что вкладчики могут быть крупнейшими деловыми партнерами. Поэтому отлаженная система почтовой связи имеет для них первостепенное значение.

 

Письмо 1.4. Письмо постоянному клиенту.

 

 

 

Письмо 1.5. Короткое ознакомительное письмо

 

Письмо 1.6. Энергичное и эффективное ознакомительное письмо от агента по продаже недвижимости.

 

Письмо 1.7. Приветственное письмо новому жильцу, которое может содей­ствовать добрым отношениям и развитию бизнеса в будущем

 

 

Письмо 1.8. Письмо новому жильцу от владельца местного магазина

 

Письмо 1.9. Письмо новому жильцу от владельца фирмы бытовых услуг

 

Письмо 1.10. Письмо о распродаже для постоянных покупателей

 

Письмо 1.11. Письмо с дополнительной информацией от владельца мага­зина

 

Письмо 1.12. Письмо с дополнительной информацией, которое может быть использовано  в сфере услуг или производителем

Письмо 1.13. Письмо с дополнительной информацией со станции техни­ческого обслуживания автомобилей

 

Письмо 1.14. Письмо с выражением благодарности от нового продавца

Письмо 1.15. Письмо, знакомящее с новым торговым агентом

 

Письмо 1.16. Невыразительное рекомендательное письмо

 

Письмо 1.17. Исправленное письмо 1.16, более убедительное и включаю­щее упоминание о звонке фирмы, подтверждающем время встречи

 

Письмо 1.18. Письмо из банка, подтверждающее его обязательство перед клиентом

 

В каждом последующем письме, написанном после ознакоми­тельного, следует обсуждать интересующий клиента вопрос.

Вызвать интерес у покупателя могут специальные рекламные просмотры, выставки [письмо 1.19]. Это позволяет среди прочей продукции выделить именно рекламируемую. Надо помнить, что небольшие рекламные просмотры всегда более эффективны, чем просмотры, длящиеся в течение двух или трех дней.

Праздники дают предпринимателям возможность просто побла­годарить заказчиков за сотрудничество, не пытаясь продать им что-либо. Лучше, если письмо, подобное письму 1.20, будет написано от руки.

Письмо 1.21 написано промышленником с юга. Он не просто предлагает воспользоваться преимуществом низких цен, но предо­ставляет своим клиентам право выбора. Изложение фактов в письме делает его более убедительным.

Ресторан — это одно из наиболее надежных предприятий, дающих возможность добиться успеха. Владелец маленького французского ресторана считает своим долгом узнать имена и адреса своих новых клиентов и разослать им письма (письмо 1.22).

Автор письма 1.23 — представитель бюро путешествий — хочет знать мнение клиента об уже совершенной им поездке, но помимо этого он очень хотел бы продолжить начатое с ним сотрудничество.

Производитель программного обеспечения с Западного побе­режья, автор письма 1.24, еженедельно получает сотни запросов. Кроме того, что он направил адресату брошюру, он упомянул о но­вой программной разработке. Такой род деятельности, с одной сто­роны, позволяет договариваться о продаже продукции по телефону, а с другой — обязывает быть в курсе всех новшеств.

Письмо 1.25 — образец подобного подхода. Третий абзац позво­ляет решить две проблемы: во-первых, заинтересовать заказчика, и, во-вторых, дает компании повод позвонить предполагаемому кли­енту в следующем месяце.

 

Письмо  1.19. Сообщение о времени рекламного показа новой линии по выпуску продукции

 

Письмо 1.20. Праздничные поздравления клиентов всегда уместны

 

Письмо 1.21. Письмо с приглашением на распродажу товаров по сниженным ценам, в  котором изложенная точка зрения подкрепляется статистическими данными

 

Письмо 122. Приглашение от владельца ресторана

 

Письмо 1.23. Благодарственное письмо от представителя бюро путешест­вий

 

Письмо 1.24. Благодарственное письмо от фирмы — производителя про­граммного обеспечения с упоминанием о новых разработках

 

Письмо 1.25. Как и письмо 1.24,  оно может быть использовано любой фирмой-производителем, в том числе и для продолжения переписки

 

 

Добавить комментарий

Письмо служебное — Энциклопедия по экономике

Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Основные правила грамотного письма короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения. Различают следующие виды служебной документации письма, служебные записки, доклады, сопроводительные письма, приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего.  [c.447]

Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма — служебными письмами.  [c.125]

ПИСЬМО СЛУЖЕБНОЕ — обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей. Наиболее часто употребляемые П.с  [c.223]

Служебное письмо, служебная записка  [c.49]

ПИСЬМО СЛУЖЕБНОЕ — обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей. Наиболее часто употребляемые П.с. 1) письмо информационное — сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии 2) письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам 3) письмо рекламное — разновидность информационного письма направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров 4) сопроводительное письмо — часто составляемый документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму докумен-  [c.126]

Письмо служебное 126 План 127  [c.227]

Управленческие документы часто имеют различные названия, хотя фактически относятся к одному и тому же виду. Так, документ, излагающий обязательные для исполнения предписания, называют циркулярным письмом, директивным письмом, служебной запиской, указанием и т.п. По-разному называют одни и те же разновидности документов приказ о приеме на работу, приказ о зачислении в должности, приказ о назначении и т.д.  [c.14]

Во-вторых, это унификация документов и улучшение делопроизводства. В процессе управления используются различные виды документов технические, планово-учетные, оперативные, административные, личного состава и др. По форме различаются текстовые, графические, аудиовизуальные (кинофильмы, диапозитивы, звукозапись и др.) документы. Они могут быть индивидуальные (приказы, распоряжения, деловые записки) и типовые, стандартные (планы, отчеты и др.). Наиболее распространены служебно-информационные документы (служебные записки и письма, акты), распорядительские (приказы, распоряжения,  [c.297]

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные работником денежные суммы (Письмо ЦБ Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории РФ от 02.09.94 г. № 107.  [c.420]

Информационные материалы у секретаря должны быть четко классифицированы. Можно выделить папки документы на подпись, подписанные документы, письма и ответы на них, приказы и распоряжения, документы по жалобам и конфликтам, картотека приема посетителей по личным вопросам , журнал передачи служебных документов, служебные материалы по важнейшим функциональным областям деятельности руководителя, телефонный справочник организаций, телефонный справочник частных лиц.  [c.445]

Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок — это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или шапка письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату.  [c.447]

Официальные письма излагаются на официальных бланках, имеющих набор обязательных реквизитов (эмблема и наименование организации, служебные телефон, факс и электронную почту, адрес организации).  [c.447]

Открытые письма не используют в служебной переписке или для деловых сообщений. Посылающий открытое письмо всегда должен помнить, что оно может пройти через многих людей, но это не должно нанести моральный или материальный ущерб адресату.  [c.450]

Письма необходимо составлять на фирменных бланках предприятия или организации. Они должны иметь следующие реквизиты, располагаемые в порядке, определенном ГОСТ 6.39—72 Герб СССР или союзной республики (в зависимости от ведомственной принадлежности предприятия) эмблему организации изображение правительственных наград коды письма (если принята система механизированного хранения и поиска документов) наименование министерства или ведомства, предприятия или организации структурного подразделения — отправителя письма адресат отправления резолюцию на письме гриф утверждения (при необходимости) тек-.ста письма руководителем вышестоящей организации индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес предприятия-отправителя номер телетайпа, телефона, счета в банке, название вида документа дату отправления индекс письма ссылку на индекс и дату входящего документа место составления или издания документа отметку о контроле (если письмо ставится на контроль) заголовок письма по тексту текст письма отметку о наличии приложений подпись ответственного лица гриф согласования и подпись согласующего лица с указанием его должности отметку о заверении копий (на втором или последующих экземплярах) визы (на втором экземпляре) отметку о поступлении письма фамилию исполнителя письма и номер его служебного телефона (на обороте последнего листа документа).  [c.38]

Основание проведенной оценки (устное соглашение, письмо, договор, служебное задание  [c.60]

Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем — организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.  [c.5]

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.  [c.10]

На служебном поле формата размещаются реквизиты 18, 27, 28, 29 на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01—07, 09—12 на рабочем поле — остальные реквизиты, исключая реквизит 15. Кроме того, в площади формата размещаются символические знаки ( уголки , крестики , отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении письма, указывают начало ji конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документа. Эти знаки называют ограничительными отметками и трафаретными местами.  [c.20]

Требование к оформлению реквизитов на служебном поле бланка письма  [c.59]

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.  [c.78]

Рис. 4.3. Образец служебного письма

Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст.  [c.95]

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.  [c.95]

Легко заметить, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается, главным образом, в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данном пособии оформлению реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений актов, протоколов и др.).  [c.3]

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и  [c.15]

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.  [c.17]

Письмо (синонимы служебное письмо, деловое письмо во множественном числе — деловая корреспонденция) — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.  [c.125]

Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков — по функциональному признаку, по специализации и т. д. Мы выделим две группы писем по тематическому признаку коммерческие письма и служебные письма (остальное деление носит теоретический характер).  [c.125]

Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.  [c.126]

Среди служебных писем можно выделить письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.  [c.126]

Структура служебного письма  [c.128]

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка (см. п. 3.5) и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.  [c.128]

Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.  [c.129]

Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.  [c.130]

Язык служебного письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.  [c.130]

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие Уважаемый господин Президент Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности) Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д. Обращение товарищ находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве.  [c.134]

Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.  [c.136]

На рис. 5.10, 5.11 приведены макет и образец входящего служебного письма. Автор старался выдержать их в полном соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Далее (с. 139—142) приведен ряд текстов реальных служебных писем с целью дать возможность учащемуся самостоятельно проанализировать структуру документов, определить их вид, оценить язык и стиль изложения, предложить пути улучшения текста.  [c.136]

Рис. 5.10. Макет служебного письма

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.  [c.80]

Образцы и шаблоны писем с подтверждением трудоустройства

Вам нужно написать или запросить письмо с подтверждением занятости? Эти письма могут понадобиться сотрудникам для арендодателей или финансовых учреждений, если они пытаются арендовать или купить дом. Они также иногда необходимы по причинам страхования или для подтверждения того, что человек работал в компании в сроки, указанные в резюме или заявлении о приеме на работу.

Хорошая новость заключается в том, что письма с подтверждением приема на работу обычно представляют собой довольно простые документы, поэтому их легко написать или получить.Если вам нужно запросить или написать письмо, просмотр шаблонов и примеров может помочь вам начать работу.

Что такое письмо с подтверждением приема на работу?

Письмо о подтверждении занятости написано текущим или бывшим работодателем, чтобы подтвердить, что сотрудник или бывший сотрудник работал в организации. Запрос может исходить от сотрудника, государственных органов, потенциальных арендодателей, ипотечных кредиторов, потенциальных работодателей или коллекторских агентств.

Запрос может включать в себя проверку дат трудоустройства, заработной платы, того, будет ли сотрудник продолжать работать на должности работодателя или имеет право быть повторно принятым на работу.Если сотрудник был уволен, отправитель запроса может спросить причину увольнения.

Как запросить письмо с подтверждением занятости

Если вы запрашиваете подтверждающее письмо от нынешнего или бывшего работодателя, важно попросить его профессионально. Сначала обратитесь в свой отдел кадров (HR).

Компания может иметь политику в отношении раскрытия информации, и вам может потребоваться разрешение на передачу вашей истории занятости третьей стороне.Часто ваш сотрудник отдела кадров составляет для вас письмо или предоставляет шаблон для передачи вашему руководителю.

Вы также можете спросить напрямую у своего менеджера или руководителя. Предложите шаблон или образец письма в качестве ориентира.

Обязательно предоставьте им всю информацию, необходимую для написания письма, включая то, кому адресовать письмо и какие именно детали необходимо указать.

Что входит в письмо с подтверждением занятости?

Если вам нужно написать письмо с подтверждением трудоустройства для кого-то, важно убедиться, что ваше письмо содержит правильную информацию и соответствует соответствующему формату.Вы не поможете получателю, написав непрофессиональную записку.

• Следуйте формату делового письма. Используйте стандартный формат делового письма при написании письма. Включите свою контактную информацию вверху, дату и контактную информацию получателя (если она у вас есть). Обязательно включите приветствие в начале и собственноручную подпись в конце.
• Будьте лаконичны. Письма с подтверждением приема на работу не должны быть длинными.Не добавляйте никакой информации помимо того, что запрашивает сотрудник, например, не давайте оценку работы сотрудника.
• Включите всю запрошенную информацию. Большинство писем, подтверждающих трудоустройство, включают имя человека, его отдел в компании (иногда вам нужно указать его конкретную должность) и количество времени, в течение которого они были трудоустроены. Проконсультируйтесь с вашим сотрудником, если вам нужна дополнительная информация. Например, в некоторых письмах указывается зарплата человека, частота его выплаты (еженедельно, раз в две недели и т. Д.).) и сколько часов в неделю они работают. Однако не включайте эти дополнительные сведения, если не требуется.
• Укажите свою контактную информацию. В конце письма предложите ответить на любые дополнительные вопросы. Укажите форму связи для получателя, например номер телефона или адрес электронной почты.
• Отредактируйте и вычитайте перед отправкой. Это письмо, вероятно, очень важно для вашего сотрудника или бывшего сотрудника — от него может зависеть их жилье, будущая работа или страховка.Найдите время, чтобы составить это письмо как можно более профессионально. Прочтите письмо на предмет ошибок.

Как использовать примеры букв

Перед написанием письма-подтверждения приема на работу рекомендуется просмотреть примеры писем. Примеры не только помогут с макетом, но и помогут понять, какой контент следует включить в документ (например, даты трудоустройства).

Вам следует адаптировать письмо к конкретному сотруднику, для которого вы пишете письмо, и к информации, которую он просит вас включить.

Хотя примеры, шаблоны и рекомендации являются отличной отправной точкой в ​​вашем письме, вы всегда должны проявлять гибкость.

Шаблон подтверждения трудоустройства

Имя
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Дата

Имя лица, запрашивающего подтверждение
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый г-н / г-жа. Фамилия,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что (имя сотрудника) работал в (название компании) с (даты начала).

Если вам потребуется дополнительная информация относительно (имя сотрудника), пожалуйста, свяжитесь со мной по (ваш номер телефона).

С уважением,

(собственноручная подпись)

Ваше имя

Расширять

Подтверждение занятости для текущего сотрудника

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates
17 Chestnut Street, Ste. 200
Портленд, ME 04101

9 февраля 2021 г.

Джон Долан
Старший вице-президент
Dolan Industries, Inc.
43 Oak Street, 2 ^nd Floor
Portland, ME 04101

Уважаемый г-н Долан,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что Сенека Уильямс работал в GMC Associates в течение последних трех лет в нашем бухгалтерском отделе. Начала работу 1 августа 2017 года.

Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 555-111-1212.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates

Расширять

Подтверждение трудоустройства бывшего сотрудника

Дженис Монтгомери
Менеджер по персоналу
Martin & Martin Incorporated
100 Main Street, Ste.100
Spokane, WA 99201

9 февраля 2021 г.

Джулия Санчес
Менеджер
Archer Studios
34 Otis Drive, Ste. 500
Spokane, WA 99201

Уважаемая г-жа Санчес,

Настоящее письмо предназначено для подтверждения того, что Роберт Смит работал в компании Martin & Martin, Incorporated с 3 января 2017 г. по 1 марта 2020 г.

Если вам потребуется дополнительная информация о Роберте Смите, свяжитесь со мной по телефону 555-765-4321.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Дженис Монтгомери

Расширять

Ключевые выводы

Политика исследовательской компании: У многих организаций есть инструкции о том, что следует включать в письма с подтверждением занятости.Могут даже указать, что все письма должны проходить через HR.

Используйте формат делового письма: Это гарантирует, что ваше письмо будет уместным, профессиональным и легким для чтения.

Знайте, что включать: Если вы запрашиваете письмо или пишете его для сотрудника, узнайте, какую информацию включить, например, даты трудоустройства и название должности.

Образец письма об опыте

: определение, советы и примеры

Когда сотрудник хочет найти новую работу, есть несколько документов, которые он должен включить в свой рабочий портфель.Один из таких документов — справка об опыте работы компании. Как руководитель или работодатель нынешние или бывшие сотрудники могут попросить вас написать от их имени письмо об опыте работы. В этой статье мы обсудим, что такое письмо об опыте компании и как его написать, а также предоставим шаблон и образец, которые помогут вам создать эффективное письмо об опыте.

Что такое письмо об опыте компании?

Письмо об опыте работы компании — это официальный документ, написанный текущим или бывшим работодателем, подтверждающий время, проведенное сотрудником в компании, а также знания, навыки и опыт, которые они приобрели во время работы.Целью письма об опыте компании является подтверждение заявлений кандидата на работу о своих навыках и опыте в своем резюме, сопроводительном письме или биографической справке (CV). Это один из самых ценных документов, которые можно добавить в свой рабочий портфель. Прежде чем принять запрос сотрудника о написании письма об опыте работы в компании, убедитесь, что:

• У вас есть непосредственные знания об опыте работы и навыках сотрудника.
• Есть положительный отзыв о сотруднике.
• Вы можете описать конкретные примеры рабочих привычек, навыков или опыта сотрудника.

Если у вас недостаточно личного опыта общения с сотрудником, чтобы написать эффективное письмо о впечатлениях от компании, вы должны с уважением проинформировать его как можно скорее. Это даст им время найти кого-нибудь, кто может написать письмо от их имени.

Связано: Как попросить кого-нибудь быть вашей ссылкой: Примеры электронной почты

Как написать письмо об опыте компании

Вы можете думать о письме об опыте компании как о более короткой версии рекомендательного письма.Следуйте этим десяти шагам при написании письма об опыте компании.

1. Используйте фирменный бланк компании.
2. Укажите дату выпуска.
3. Напишите приветствие.
4. Укажите полное имя сотрудника.
5. Укажите звание или должность сотрудника.
6. Включите название вашей компании.
7. Укажите период работы сотрудника в вашей компании.
8. Опишите сотрудника.
9. Напишите положительное заявление о будущем сотрудника, чтобы закрыть письмо.
10. Включите строку подписи.

1. Используйте фирменный бланк компании

Поскольку письмо об опыте является официальным документом, который кандидат включает в свое рабочее портфолио, всегда пишите его на фирменном бланке компании, если он доступен. Обычно это можно сделать, набрав письмо и распечатав его на фирменном бланке компании. Если у вашей компании нет официального фирменного бланка, убедитесь, что печать вашей компании есть, и укажите свою контактную информацию в профессиональном заголовке, чтобы работодатель мог позвонить вам и проверить письмо.

2. Укажите дату выдачи

Напишите дату выдачи письма сотруднику в верхнем правом углу письма. Вы можете записать дату полностью или использовать формат ММ / ДД / ГГ, но обязательно укажите месяц, день и год независимо от того, какой формат вы выберете.

Пример: 29 августа 2019 г. или 29.08.2019

3. Напишите приветствие

Откройте письмо профессиональным приветствием, например « Уважаемый. »Если вы знаете имя менеджера по найму или человека, который будет читать письмо, обращайтесь к ним как« г-н / г-жа. »и их фамилия. Если вы не знаете их имени, используйте вежливое и профессиональное приветствие, например « Кому это может быть интересно. ”

4. Укажите полное имя сотрудника

В письме об опыте необходимо указать полное юридическое имя сотрудника, указанное в официальной документации компании. Это снизит риск недоразумений и гарантирует, что новый работодатель сможет легко сопоставить ваше письмо со своим официальным послужным списком.Например, напишите полное имя сотрудника: « Мэри Энн Э. Уилсон, » вместо « Мэри Э. Уилсон », « Мэри Энн Уилсон » или « Мэри Уилсон » и т. Д.

5. Укажите должность или должность сотрудника.

Укажите текущую должность или должность сотрудника в компании. Если сотрудник получил повышение с предыдущей должности, укажите его предыдущие назначения вместе с заявлением с подробным описанием причин, по которым он получил повышение.

Пример: За время, проведенное с нами, мы повысили Шона с сотрудника по продажам до его нынешней должности супервайзера по продажам из-за его способности мотивировать свою команду, его проверенного опыта работы в качестве торгового агента и его готовности получать и применить обратную связь.

6. Укажите название вашей компании

Напишите в письме полное название вашей компании. Если ваша компания ведет бизнес под именем, отличным от официального названия, укажите оба названия.Это также помогает читателю проверить подлинность письма.

Пример: Sunshine Animal Veterinary Associates, LLC. Больница DBA Sunshine Animal Hospital.

7. Укажите период работы сотрудника в вашей компании.

Укажите дату начала работы сотрудника в вашей компании и последний день его работы. Если они все еще работают с вами, используйте в качестве даты окончания « настоящее время ». Если последний день работы сотрудника приходится на будущее, но вы знаете точную дату, укажите дату.

Пример: Трудоустройство Карен в нашей компании началось 1 апреля 2018 г. и закончится 1 сентября 2019 г.

8. Опишите сотрудника

Напишите краткое описание рабочих привычек сотрудника, навыки, знания, опыт, сильные стороны и производительность применительно к должности, на которую они претендуют. Лучше всего это сделать, если сотрудник предоставит вам копию описания должности. Ваше описание должно подтверждать, что сотрудник обладает определенными навыками и опытом, которые ищет новый работодатель.

Пример: В обязанности Шона входило обучение его команды процессам продаж, мотивация команды, отслеживание производства и помощь команде в достижении целей продаж, когда это необходимо.

9. Напишите положительное заявление о будущем сотрудника, чтобы закрыть письмо.

Включите заявление, информирующее работодателя о том, что сотрудник покидает вашу компанию по собственному выбору и что вы желаете ему всего наилучшего в их будущем.Если сотрудника уволили, вы можете объяснить, что его увольнение было связано с бюджетными проблемами, а не с производительностью сотрудника. Это позволяет работодателю узнать, что сотрудник покидает вашу компанию с хорошей репутацией.

Пример: Решение Кристофера покинуть нашу компанию является исключительно его собственным решением, основанным на его желании продолжить свою карьеру, и мы желаем ему всего наилучшего в его будущих начинаниях.

10. Включите строку подписи

Включите строку подписи, которая содержит профессиональную заключительную фразу, вашу подпись, ваше напечатанное имя, ваше обозначение с компанией и печать компании.Если не указано в заголовке, укажите также название и адрес организации. Поскольку письмо об опыте работы компании является официальным документом, официальное лицо компании всегда должно писать это письмо. Например:

С уважением,
[Ваша физическая подпись]
Карен Гарсия
Менеджер по продажам

[Печать компании]

Everyday Insurance Associates, LLC., 555 W. Ambry Dr Тампа, Флорида 33625

Связано: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

Шаблон письма об опыте компании

Вот пример формата письма об опыте сотрудников:

Дата выдачи : __________

Кому это может быть интересно:

Это письмо подтверждает, что [Имя сотрудника] был сотрудником в роли [Обозначение сотрудника] с [Название компании] в течение периода, начинающегося [Дата начала работы сотрудника] и окончание [последний день сотрудника].

Находясь в [название компании], [имя сотрудника] оставался преданным и преданным своей работе и обязанностям в нашей компании. В его / ее обязанности входили [перечислить основные обязанности, опыт, навыки, сильные стороны и т. Д.]. На этом посту он / она проделали образцовую работу. [Имя сотрудника] всегда поддерживал профессиональное и вежливое отношение и внешний вид в нашей компании.

Его / ее решение прекратить его / ее работу в нашей компании является исключительно его / ее собственным решением, и мы желаем ему / ей всего наилучшего в его / ее будущих карьерных возможностях.

Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.

С уважением,
[Подпись]
[Напечатанное имя подписавшего]
[Обозначение подписавшего]

[Печать компании]

[Название и адрес организации]

Связано: Как написать письмо о принятии предложения о работе

Образец письма об опыте

Вот пример того, как может выглядеть заполненное письмо об опыте сотрудника на должность ИТ при использовании шаблона формата, представленного в раздел выше:

Дата выпуска: 28 августа 2019 г.

Для кого это может касаться:

Это письмо подтверждает, что мы наняли Саманту Кларк в качестве ИТ-специалиста в нашей компании Global Tech Solutions в течение указанного периода. с 15 мая 2014 г. по 1 сентября 2019 г.

Во время работы в Global Tech Solutions г-жа Кларк оставалась преданной и верной своей работе и обязанностям в нашей компании. В ее обязанности входила установка нового оборудования и программного обеспечения, регулярное тестирование ИТ-систем и технологий на соответствие необходимым стандартам, обеспечение безопасного и надежного хранения данных, помощь в решении задач сетевого администрирования и решение всех жалоб коллег и вопросов, касающихся ИТ-систем и программного обеспечения. Я могу подтвердить, что она обладает сильными аналитическими навыками и навыками решения проблем, необходимыми для диагностики, решения и поддержки ИТ-систем и технологий, а также отличными устными и письменными коммуникативными навыками.Она проделала образцовую работу, будучи ИТ-специалистом в Global Tech Solutions. Г-жа Кларк всегда поддерживала профессиональное и вежливое отношение и внешний вид в нашей компании.

Решение г-жи Кларк прекратить работу в нашей компании является исключительно ее собственным решением, и мы желаем ей всего наилучшего в ее будущих карьерных возможностях.

Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.

С уважением,
Стивен Хэтэуэй (подпись)
Стивен Хэтэуэй (печатный вариант)
Генеральный директор

Global Tech Solutions, 852 Executive Park Drive

Как написать письмо о хорошем обслуживании клиентов — С примерами

Мы рассмотрим, как составить отличное письмо службы поддержки клиентов, приведя примеры, которые помогут воплотить в жизнь передовой опыт.

Четырехэтапный подход

Вот четырехэтапный подход, который поможет улучшить письма в службу поддержки, рекомендованный Фрэн Фиш из Mazaru.

1. Прозрачный

Используйте простой, понятный английский. Никакого жаргона. Используйте заголовки и маркированные списки, чтобы содержание было легко читаемым.

2. Достоверный

Убедитесь, что нет опечаток и вся предоставленная информация «верна». Но письмо также должно выглядеть и читать часть — оно должно «выглядеть и звучать как ваш бренд».”

3. Ответил

Ответьте на все вопросы, которые были заданы (и любые, которые могут появиться после). Быстро переходите к делу, так как это лучший способ уменьшить разочарование и избежать повторных контактов.

4. Тон

Используйте правильный тон, соответствующий читателю (или покупателю) и причине, по которой вы с ним обращаетесь. Мы ожидаем, что тон письма с извинениями будет отличаться от тона электронного письма со специальным предложением.

Fran также рекомендует «сохранить личный и человечный характер и подумать, действительно ли письмо или электронное письмо является правильным носителем».Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок ».

Сделайте это личным и человечным и подумайте, действительно ли письмо или электронное письмо является правильным носителем. Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок.

Fran Fish

Помните, что, хотя в большинстве случаев лучше придерживаться предпочтений клиента, иногда лучше взять трубку. Например, если клиент отправил три или более писем по проблеме, лучше всего взять трубку, чтобы подавить растущее недовольство клиентов в зародыше.

Пример использования этого четырехэтапного подхода

В качестве примера того, как этот четырехэтапный подход может быть реализован, ниже приведены два примера писем службы поддержки клиентов, которые были написаны компанией по страхованию автомобилей в ответ на тот же запрос клиента.

Первый ответ — это то, как компания изначально думала отвечать клиенту, следуя своим старым процедурам. Второй пример — это переработка первого, который был создан под руководством четырехэтапного подхода.

Эти письма являются ответами на запрос клиента: «Могу ли я получить страховую защиту, если ноутбуки моих детей украдут из машины во время отпуска?» В письме-запросе клиента были указаны его имя и фамилия.

Оригинальное письмо (Плохой пример)

Уважаемый г-н [ФАМИЛИЯ] Спасибо за ваш запрос.

Приносим извинения за задержку с ответом.

Страхование

«Личные вещи» распространяется на потерю или повреждение (некоторых) личных вещей во время пребывания в застрахованном автомобиле или на нем.

Застрахованный должен проявлять разумную заботу об имуществе, и это не распространяется на деньги, кредитные или дебетовые карты. Крышка также не предусмотрена для вагонов с откидным верхом / полувагона. Сумма к оплате будет указана в Приложении к полису . Это покрывает вам до 300 фунтов стерлингов за заявку.

Надеюсь, это ответ на ваш вопрос.

С уважением,

Переписанное письмо (Хороший пример)

Привет, [Имя]! Спасибо, что связались с iPad по поводу iPad.Извините, мне потребовалось немного больше времени, чтобы ответить.

Если iPad был украден из вашей машины, мы компенсируем до 300 фунтов стерлингов их стоимости.

Совет: стоит проверить, покрывает ли ваша страховка жилья более высокую стоимость.

Для того, чтобы вы знали: если произойдет худшее (и вы захотите подать иск), нам потребуется, чтобы вы проявили «разумную заботу о собственности». Это означает:

• замок дверей, багажника и багажного отсека,
• закрыть крышу и окна,
• возьмите ключи от машины и
• убирает iPad из поля зрения в бардачке, багажнике или багажном ящике, когда вы выходите из машины.

Я также должен вам сказать, что мы не покрываем кражи из автомобилей с открытым верхом и автомобилей с тентованным верхом. Дополнительную информацию о том, что входит, а что нет, вы найдете в нашем Приложении правил в Интернете.

Если вы решите оформить страховку вместе с нами, самый быстрый и простой способ — это подать заявление онлайн.

Если я могу вам чем-то еще помочь, дайте мне знать.

Удачного праздника!

Как письмо было адаптировано к лучшему?

Фрэн Фиш показывает нам, как переписывание является улучшением с точки зрения «критериев ясности, достоверности, ответа и тона».

прозрачный

• Быстро переходят к делу
• Удовлетворяет и соответствует потребностям клиента
• «Самый простой способ — подать заявку онлайн» — влияет на выбор клиентом канала обслуживания.
• Использует маркеры для размещения информации в удобном для чтения формате

Достоверный

• Включает детали страхования — демонстрирует знания и опыт
• «Наконечник» дает варианты страхования — укрепляет доверие

ответил

• Сначала отвечает на запрос клиента: «Мы покрываем до 300 фунтов стерлингов от их стоимости.
• Меньше усилий для клиента — не нужно копаться в Приложении правил

Тон

• Соответствует характеру запроса
• Чуткий и индивидуальный тон б / у

Какую пользу принесло автомобильной страховой компании переход на четырехэтапный подход?

Mazaru и независимые исследователи ICM поделились обоими примерами писем о страховании автомобилей с 2000 потребителей.Потребителей попросили поделиться предпочтениями и «дальнейшими действиями» при сравнении двух букв.

Результаты показали, что автомобильная страховая компания могла бы получить выгоду от каждого из следующих способов, навсегда переключившись на стиль переписывания:

• Меньше общих контактов — на 19% меньше потребителей заявили, что им нужно получить больше информации
• Количество запросов о продажах увеличилось — на 24% больше потребителей заявили, что они захотят узнать цену
• Оценка удовлетворенности увеличилась — 27% больше оценили удовлетворенность своих клиентов ответом «высоко», т. Е.е. 7–10 из 10
• Сдвиг канала увеличился — На 9% больше потребителей заявили, что заходят в Интернет, чтобы узнать цену
• Адвокация / NPS увеличились — Еще 22% заявили, что будут продолжать и рекомендовать страховщика друзьям или семье

Шаблон письма о хорошем обслуживании клиентов

Изучив отличные результаты переписанного письма службы поддержки клиентов, мы захотели создать шаблон для письма клиента, который был четким, достоверным, отвечал и использовал правильный тон.

Итак, мы вернулись к Фрэн Фиш, который предоставил нам следующее:

[название фамилия / имя], [название]

[Название компании]

[Почтовый адрес]

[Почтовый индекс]

[Дата]

Тема письма (не слишком формально, поясняйте)

Список литературы

Уважаемый [название фамилия / имя],

Если это ответ, скажите спасибо, что связались с [темой].

Сразу к делу

Что хочет знать заказчик? Почему вы отправили им это письмо? Если это извинение, то извинитесь здесь.

Удерживать внимание читателя

Разбивайте длинные фрагменты текста на короткие предложения.

Придерживайтесь одной идеи в абзаце / предложении. Это помогает прояснить ситуацию.

Вместо длинных списков используйте маркеры — запоминание:

• Запись
• В вашем
• Тон голоса

Окончательная информация, призыв к действию

Предоставьте покупателю необходимую информацию. Скажите им, что им следует делать, и дайте им все необходимое для этого.

Для дополнительного подтверждения

Сообщите нам, если вам что-нибудь понадобится. Сообщите им, как лучше всего получить информацию в Интернете или как с ними связаться (и когда).
Например. Вы можете написать нам по электронной почте на [адрес] или позвонить нам по [номеру]. Мы работаем с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00.

С уважением,

Имя советника

Хотя многие могут сомневаться в использовании шаблонов, этот пример поможет контакт-центру создать основу, которая упростит общение для консультантов по всем каналам.Он обеспечивает легкую для понимания структуру и дает рекомендации о том, где персонализировать ответ.

Шаблоны

имеют свою ценность, как говорит нам Фрэн: «Они просто должны быть действительно хорошо сконструированы, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (QA). Когда шаблоны создаются произвольно и не обновляются, они становятся проблемой ».

Шаблоны просто должны быть действительно хорошо сконструированы, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (QA).

Fran Fish

Итак, когда мы советуем вам использовать шаблон, лучше представить руководящие принципы в виде структуры, подобной приведенному выше примеру. Избегайте шаблонов с большей частью уже заполненных формулировок, советников которых просят: «[ВСТАВИТЬ ИМЯ]» или «[ВСТАВИТЬ МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ]».

Чтобы получить отличный совет по проверке шаблонов писем, прочтите нашу статью: Электронные письма и письма службы поддержки клиентов: как просматривать и улучшать свои шаблоны

10 ключей к отличному письму об обслуживании клиентов

Мы составили список советов по написанию писем, которые нужно передать консультантам вместе с шаблоном, выделенным выше.

1. Начните с слова «Спасибо»

Вашим клиентам не нужно делать покупки вместе с вами. Признание этого — отличное начало разговора. Сразу после того, как вы получили благодарность, переходите к «сути» разговора, отвечая на все вопросы в порядке их важности для клиента.

После первоначальной благодарности не помешает продолжить подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится». Как клиент, вы не чувствуете, что вас воспринимают как должное.

2. Используйте повседневный язык и придерживайтесь одной идеи в предложении

Советнику лучше всего писать так, как если бы он объяснял что-то другу или члену семьи. Итак, постарайтесь разбить длинные фрагменты информации на короткие предложения, придерживаться одной идеи в предложении и использовать простые слова вместо сложных фраз и сокращений.

Как говорит Фрэн Фиш: «Писать для служения сложно. В школе нас учат составлять сложные предложения и абзацы и пополнять словарный запас.Для обслуживания нам нужно сократить это, чтобы делиться информацией гораздо проще ».

«Итак, если организации пытаются использовать каналы связи, они попадают в хорошую компанию!»

3. Используйте заголовки и маркированный список больших фрагментов информации

В длинных буквах заголовки могут быть отличным способом сегментировать текст и улучшить структуру.

Кроме того, хотя можно разбивать большие блоки информации на простые предложения, маркеры также полезны, поскольку они помогают обеспечить лучшее визуальное воздействие, чем большие абзацы информации.

Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно.

Fran Fish

Фрэн добавляет: «Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно. Для этого особенно полезны маркированные списки и заголовки ».

«Заголовки особенно хороши, поскольку они помогают указывать читателю на то, что для него важно, делая письмо максимально чистым и простым.”

4. Избегайте холодных, слишком формальных выражений

Существует много недоразумений в отношении того, что означает «профессиональный» при написании писем для обслуживания клиентов. Многие считают, что «мы должны звучать и писать как профессиональная компания», но это распространенное заблуждение, которое часто приводит к чрезмерной формальности компаний.

Это согласно Фрэн, который говорит: «Формальный язык холоден и отстранен. Это не подходит для обслуживания клиентов. Есть простые методы, которым можно научиться, чтобы делать буквы профессиональными и четкими, не делая их формальными.”

Уловка заключается в выработке тона голоса, подходящего для вашего бренда. Обучайте консультантов быть теплыми, чуткими и позитивными, и вы на полпути, при этом также важно использовать активный язык вместо пассивного.

Активный язык помогает взять на себя ответственность за запрос клиента. Вы можете проверить, что пишете в активе, добавив слова «роботами» в конце каждого предложения. Если предложение все еще имеет смысл, оно пишется пассивным. Однако, если этого не происходит, он записывается в активный.

Совет «от роботов» более подробно обсуждается в нашей статье: 10 лучших практик для улучшения живого чата

5. Направьте клиента к любым подтверждающим документам

Чтобы повысить ценность письма, направьте клиента к любым дополнительным документам или инструкциям. Это может помочь клиенту легко найти информацию для себя и избавить его от необходимости снова писать в контакт-центр.

В свою очередь, это помогает сократить количество повторных контактов с клиентами. Тем не менее, убедитесь, что предлагаются дополнительные заверения, чтобы клиент был счастлив снова связаться с другим вопросом.

6. Определите ожидания с таймфреймами

Хотя это применимо не ко всем типам запросов, предложение следующих шагов и ожидаемые сроки являются ключевыми при обработке жалоб, поскольку они помогают успокоить клиентов.

Как говорит Фрэн: «При рассмотрении жалоб всех клиентов действительно интересует:« Ты меня слушаешь? »,« Тебе небезразличен я? »И« Что ты собираешься с этим делать? »»

При рассмотрении жалоб все клиенты действительно заинтересованы в том, «ты меня слушаешь?», «Тебе небезразличен я?» И «что ты собираешься с этим делать?»

Fran Fish

Рекламные предложения, благодарственные письма и подтверждение бронирования не обязательно требуют «следующих шагов», и в некоторых случаях их предложение в письме может увеличить количество контактов.

7. Открывайте диалог, чтобы быстро исправить любые проблемы

Шаблон, представленный ранее, дает покупателю дополнительную уверенность, предлагая ему возможность связаться еще раз и предоставить дополнительную контактную информацию. Это помогает открыть диалог дальше.

Большинству клиентов знакомо чувство страха, возникающее при подаче жалобы в компанию… Как долго я буду ждать в ожидании? Они мне поверят? Будет ли решена моя проблема?

Раннее начало диалога и обещание положительного ответа помогает избавиться от этого беспокойства при любом последующем контакте, который может потребоваться.

8. Помните, что слушать нужно не только для телефонных звонков

Fran считает, что «все мы способны лучше слушать, улучшать свои коммуникативные навыки и налаживать взаимопонимание с помощью языка и слов».

Клиентам нравится чувствовать, что их слушают. Фактически, это основное ожидание. Итак, постарайтесь использовать те же слова, что и покупатель, описывая свою проблему, чтобы подчеркнуть, что их выслушали, и отразите их предпочтительный выбор языка для установления взаимопонимания.

Также посмотрите, как в шаблоне примера советник просил сказать «спасибо за то, что связались по поводу…». Раздел «о нас» важен, поскольку он дает советнику возможность продемонстрировать, что они слушают, а также помогает персонализировать письмо.

9. Если вы спрашиваете об обратной связи, объясните, почему это важно

Поощряйте клиентов оставлять отзывы на благо общества и помогать будущим клиентам в принятии решений о покупке.

Таким образом, консультант может помочь убедить клиентов в том, что время, которое они тратят на обратную связь, — это не просто упражнение по «похлопыванию».

10. Не соединяйте хорошие абзацы из разных букв

Фрэн Фиш

Согласно Fran: «Что вы можете сделать, если у вас есть действительно хорошо написанные предложения, хранящиеся в вашей базе знаний, — это связать их вместе, чтобы сформировать ваше письмо. Но это могло плохо кончиться ».

«Если кто-то решает собрать абзацы из разных типов писем, но предполагаемое письмо имеет дело с одной конкретной вещью, может быть нецелесообразно иметь там все это содержание.”

Письмо должно иметь логическую последовательность. Вы не хотите рассылать письма, которые начинаются с «извините», но заканчиваются рекламным предложением. Это только расстроит и без того разочарованного покупателя.

Узнайте, как правильно извиниться, в нашей статье: «Извинения из службы поддержки клиентов — извинения свежими и искренними»

Три хороших примера разных типов писем

Ниже приведены три отличных примера различных типов писем в службу поддержки клиентов.

Ответ на жалобу

Вот хороший ответ на жалобу клиента на его кредитный профиль.

Наш ответ на вашу жалобу

Уважаемый [название фамилия / имя],

Спасибо, что связались с нами по поводу вашего кредитного файла. Изучив это для вас, я включил свои выводы в это письмо.

Возможно, будет проще поговорить об этом по телефону, поэтому, пожалуйста, позвоните мне, если это будет полезно.Я пыталась дозвониться вам несколько раз [дата] и [дата], но не смогла с вами связаться.

Фон

Вы связались с нами, потому что считаете, что мы зарегистрировали «невыполнение обязательств» или «восстановление права собственности» в вашем кредитном файле.

Проверка кредитной истории

Я проверил вашу историю платежей между [дата] и [дата] и обнаружил, что каждый платеж производился вовремя. Я также мог видеть, что вы произвели последний платеж в размере [£ сумма] [дата], который погасил ваш счет досрочно.

Я могу подтвердить, что мы регистрировали каждый платеж, включая ваш окончательный расчет, как «оплаченный вовремя» и не регистрировали «невыполнение обязательств» или «восстановление права собственности» в отношении вашего кредитного файла.

Надеюсь, что это ответ на ваш вопрос и рассмотрение вашей жалобы. Если вы хотите обсудить это со мной по телефону, свяжитесь с нами. Вы найдете мой номер вверху этого письма.

С уважением,

5 хороших моментов в этом примере

• Компания сразу скажет спасибо
• Предлагают телефонный звонок, если читатель хочет ускорить процесс
• Они используют заголовки, чтобы выделить различные этапы процесса
• Они используют «я», а не «мы» (как в компании), чтобы подчеркнуть, что кто-то берет на себя ответственность за проблему клиента.
• Они используют слова клиента, такие как «по умолчанию» или «восстановление права собственности», чтобы напрямую ответить на проблему клиента.

Уведомление об обслуживании

В этом примере письмо службы поддержки клиентов используется для предупреждения жителей о ремонте и техническом обслуживании.

Уважаемый житель,

Мы проводим работы на вашей улице.

Нам нужно провести важные ремонтные и профилактические работы за пределами [адрес].

Это означает, что парковка будет ограничена — мы поставим конусы, чтобы показать вам, где вы не сможете припарковаться.

Когда

[Время и дата]

Закончим к

[Время и дата]

Приносим извинения за неудобства — мы выполним работу как можно быстрее.Вы также можете узнать больше о том, почему это происходит, и прочитать регулярные обновления на нашем веб-сайте — просто перейдите на TheWaterCompany.com/streetworks

Если вы хотите связаться с нами напрямую, позвоните: 01234567890. Вы также можете написать по электронной почте: [email protected]

С уважением,

[название]

Начальник участка

5 хороших моментов в этом примере

• Самая важная информация на первом месте, крупным шрифтом
• Они используют заголовки, чтобы четко указать, когда и где, так что это влияние на читателя становится очевидным
• Они заверяют читателя, что это не будет долгим процессом.
• Они используют активный тон голоса, чтобы подчеркнуть свою срочность
• Они указывают на то, где читатель может найти дополнительную информацию.

Благодарственное письмо

Хотя это может быть не идеальное письмо, в этом письме службы поддержки клиентов, созданном Барнярнсом, есть много вещей, которые могут понравиться.

Спасибо команде Barnyarns за то, что поделились с нами этим примером!

5 хороших моментов в этом примере

• Скотные животные сначала говорят «спасибо»
• Они продолжают подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится».
• Они ценят качество
• Они не просто спрашивают ваше мнение — они объясняют, почему это важно.
• Открывают диалог для быстрого устранения любых проблем

… И 2 вещи, которые они могли бы улучшить?

Но хотя он включает в себя ряд хороших «ингредиентов», вот два способа, которыми его можно было бы улучшить:

• Подписание «Чарли из команды Barnyarns» придало бы этому немного больше индивидуальности — особенно если бы это было написано от руки!
• Это очень полезный шаблон для того, как должно выглядеть хорошее письмо службы поддержки клиентов, но персонализация его с помощью мистера Смита могла бы сделать его еще лучше…

Подробнее о составлении хорошего благодарственного письма читайте в нашей статье: Как написать благодарственное письмо клиенту

Спасибо Mazaru за то, что поделились каждым из примеров букв, которые мы использовали в этой статье.

Чтобы узнать больше о наших советах по написанию для службы поддержки клиентов, прочтите наши статьи:

Первоначально опубликовано в феврале 2016 г. Недавно обновлено.

Письмо о трудоустройстве (Statement of Service)

Письмо о трудоустройстве (также известное как «Заявление о предоставлении услуг») — это простой документ, который подтверждает, что сотрудник работает / работал, и содержит краткие сведения об их занятости.

Образец письма о приеме на работу: используйте его для надлежащей проверки срока полномочий сотрудника

Вам нужен шаблон письма о приеме на работу? Написать письмо о трудоустройстве просто с помощью шаблонов от HR Expert. Как член HR Expert, вы можете пользоваться шаблонами для различных писем, форм и документов.

Письмо о трудоустройстве обычно запрашивают сотрудники, когда им необходимо подтвердить свою занятость. Вы также можете, в свою очередь, получить запрос прямо от потенциального арендодателя или финансового учреждения.Это служит подтверждением того, что человек в настоящее время или работал в организации в те даты и титул, которые они сообщили третьим лицам.

Когда сотрудники подают заявку на получение ипотечной или иной личной ссуды, финансовые учреждения обычно проверяют занятость и зарплату. Обычно это необходимо для проверки заявки, чтобы сотрудник мог получить ссуду.

Чтобы упростить работу специалистов по персоналу, HR Expert предоставляет шаблон письма о приеме на работу.Используйте его как отправную точку для любых писем, которые вам нужно написать, чтобы подтвердить нынешний или прошлый срок пребывания в должности сотрудника.

Запросы на подтверждение от государственных органов

Помимо банков, арендодателей и других предприятий, вы также можете получать запросы от государственных органов. Это могут быть запросы на получение визы. Убедитесь, что вы понимаете, что вы обязаны предложить по закону. Обратитесь к своему юрисконсульту за дополнительными разъяснениями.

Рассмотрите возможность добавления формы согласия на разглашение информации о занятости

Если к вам приходит запрос на подтверждение занятости, вы можете рассмотреть необходимость подписанного бланка согласия от текущего или бывшего сотрудника.Получив это согласие, вы можете быть уверены, что предоставляете информацию, которую данное лицо готово предложить третьим лицам. Вы даже можете добавить это согласие к письму.

Что должно быть в шаблоне письма о приеме на работу

Используйте типичный формат делового письма, желательно на фирменном бланке компании. Вы должны сделать его кратким и основанным на фактах. Он не должен содержать никаких комментариев об эффективности сотрудника. Как правило, он должен включать информацию о сотруднике, такую ​​как имя, отдел компании, конкретное звание и даты трудоустройства.Иногда может быть запрос на информацию о зарплате и о том, как часто ему или ей платили. Вы также должны указать свою контактную информацию.

Если текущий сотрудник запрашивает Письмо о трудоустройстве, просто укажите дату, когда он начал работу, и отметьте, что этот человек все еще работает.

Важно помнить, что письмо о трудоустройстве не должно содержать никакой дополнительной личной информации, такой как данные о персонале.

Как использовать шаблоны писем о трудоустройстве

HR Expert предлагает своим членам шаблоны писем о трудоустройстве для удобного использования.Проверьте шаблон, чтобы убедиться, что он соответствует всем требованиям запроса. Вам также следует просмотреть его, чтобы определить, соответствует ли он руководящим принципам вашей организации. Этот шаблон поможет вам с версткой и содержанием. Также обратите внимание, что шаблон является всего лишь руководством. В зависимости от запроса вам может потребоваться добавить или удалить определенную информацию.

Правильно проводите проверки с первого раза

Чтобы избежать повторной проверки, убедитесь, что вы используете правильный шаблон письма о трудоустройстве.Также убедитесь, что любой запрашивающий является законной организацией. При подтверждении занятости придерживайтесь фактов, включая имя, должность и стаж. Добавляйте информацию о зарплате только по запросу. Также неплохо, если бы любой сотрудник подписал в своем трудовом буклете форму согласия на передачу информации о занятости определенным сторонам.

Почему выбирают HR Expert

Как член HR Expert, вы получите доступ к сотням шаблонов и ресурсов.Кроме того, вы можете получить доступ к полному набору инструментов управления персоналом для оптимизации процессов и оптимизации усилий. Инструменты управления персоналом могут быть настроены и доступны для вас. Мы делаем управление HR-функциями простым и доступным. Независимо от того, работаете ли вы с 50 или 500 сотрудниками, у нас есть решения, которые сокращают трудоемкие задачи и помогают сосредоточиться на самом важном: наборе персонала, удержании и развитии сильной корпоративной культуры. Узнайте больше о том, как HR Expert может помочь вам и вашему бизнесу.

Образец сопроводительного письма представителя службы поддержки клиентов

Формат текста

(Имя руководителя)

Менеджер по персоналу

Название компании

Адрес компании

Дата

Уважаемый г-н./Миссис, мисс. (Имя руководителя)

Обращаюсь к вам по поводу открытия представителя службы поддержки вашей компании. Я работаю руководителем по продажам по телефону в Telemarketer Auto Insurance USA более 2 лет и выработал безупречные телефонные разговоры и способность работать с взволнованными или обеспокоенными клиентами. Я привык работать над несколькими проектами одновременно и могу предлагать новые идеи, которые помогут вашей компании расти и превосходить все цели и задачи.

В мои обязанности входило совершение 60 холодных звонков в день компаниям и частным лицам с целью продажи товаров и услуг.За время своего пребывания в должности я реализовал новую стратегию продаж, сократив расходы на обучение на 90% и увеличив коэффициент закрытия на 10% в течение 3 месяцев.

Мой опыт работы в Telemarketer Auto Insurance USA помог мне улучшить свои лидерские навыки, позволил мне приобрести организационные навыки и дал мне обширные знания о том, как перепродавать услуги и товары потенциальным клиентам. Я также работал в Parade Hotel в качестве клерка на стойке регистрации, где я предоставлял информацию гостям в отеле с более чем 150 номерами, обучал и руководил 6 новыми сотрудниками.

Я с нетерпением жду возможности более подробно обсудить с вами должность и мою квалификацию в ближайшее время. Я уверен, что выполняю требования, предъявляемые к должности представителя службы поддержки клиентов. Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

Имя

Компании всегда ищут отличных представителей по обслуживанию клиентов, на которых они могут положиться, чтобы удовлетворить потребности клиентов и стимулировать продажи.

Но получить идеальную работу может быть непросто.Вот почему умение написать отличное сопроводительное письмо — лучший способ убедить работодателя в том, что вы подходите для этой работы.

Вот несколько советов, которые помогут вам написать strong сопроводительное письмо представителя службы поддержки клиентов :

Подчеркните свои навыки обслуживания клиентов

По сравнению с другими отраслями, представители службы поддержки клиентов уделяют больше внимания мягким навыкам. Лучшие представители службы поддержки клиентов терпеливы и понимают, и они знают, как быть убедительными, но не «напористыми».”

Хорошим представителям службы поддержки клиентов необходим хорошо развитый набор навыков.

Вот некоторые навыки обслуживания клиентов, которые вы должны включить в сопроводительное письмо:

• Активное слушание
• Терпение
• Сочувствие
• Коммуникативные навыки
• Убедительная речь
• Умение использовать позитивный язык
• Профессионализм
• Сервис-ориентированный
• Навыки межличностного общения
• Отзывчивость
• Навыки тайм-менеджмента
• Критическое мышление и решение проблем
• Адаптивность
• Быстрый ученик
• Канцелярские навыки (Microsoft Excel, набор текста, базовые математические знания)

Приведите примеры ваших достижений (с цифрами)

В конечном счете, отличные навыки обслуживания клиентов важны, потому что они помогают увеличить прибыль.Покажите работодателям, что у вас есть необходимые навыки, чтобы преуспеть, упоминая прошлые достижения в своем резюме и сопроводительном письме и используя числа в качестве подтверждения.

Вот хорошие примеры некоторых достижений в сфере обслуживания клиентов, подтвержденные точными цифрами:

• Совершал 60 холодных звонков в день юридическим и физическим лицам с целью продажи товаров и услуг
• Внедрена новая стратегия продаж, которая снизила расходы на обучение на 90% и увеличила коэффициент закрытия на 10% в течение 3 месяцев
• Решенные проблемы со ставкой 90%

Покажите свою страсть к обслуживанию клиентов

Работодатели службы поддержки клиентов всегда ищут кандидатов, которые заинтересованы в том, чтобы у каждого клиента был отличный опыт.Используйте сопроводительное письмо как возможность показать работодателям, что вы искренне заботитесь о своей работе.

Как представитель службы поддержки клиентов, все дело в том, чтобы общаться с клиентами, одновременно эффективно передавая свои знания о продуктах или услугах, чтобы предоставить наилучшее решение их проблемы.

Компании хотят работать с людьми, искренне увлеченными их брендом, и это особенно актуально для представителей службы поддержки, которые несут ответственность за общение с клиентами напрямую.

Вот несколько примеров того, как показать свою страсть в сопроводительном письме:

1. Лучшие сопроводительные письма начинаются с сильного начала сопроводительного письма. Рассмотрите возможность использования подхода рассказывания историй, чтобы связать личную страсть с компанией или ролью. Старайтесь не продавать себя слишком сильно. Слишком «продавщица» — это самый простой способ оттолкнуть работодателя.
2. Изучите компанию. Найдите способ позиционировать свои таланты в соответствии с их видением и ценностями.
3. Будьте искренними, но убедительными.Подобно тому, как вы закрываете сделку лично, используйте ту же модель для создания сопроводительного письма. Сохраняйте свой тон представительным , но сосредоточьтесь на удовлетворении потребностей и предложении наилучшего решения их проблемы.

Деловое рекомендательное письмо (10+ образцов / форматов)

Деловое рекомендательное письмо носит формальный характер, обычно это деловое письмо, которое используется для направления предприятия к потенциальному клиенту или в качестве рекомендации лица, намеревающегося попасть в данную отрасль бизнеса.

Некоторые из основных применений письма включают: служение в качестве одобрения данной организации потенциальному клиенту в отношении качества работы, выполненной в прошлом, или даже в качестве подтверждения заявления об эффективности в конкретной линии предоставления услуг со стороны соискатель на данное рабочее задание.

Когда использовать бизнес-рекомендации

Деловое рекомендательное письмо — это письменное письмо, отправляемое одним предприятием от имени другого, которым может быть организация или физическое лицо.Это помогает проверить хорошие качества товаров и услуг или сделок, предлагаемых отдельным лицом или организацией потенциальному клиенту, который планирует их нанять.

Сегодня существует множество предприятий, которые может быть сложно завершить без бизнес-рекомендаций или рекомендательных писем. Если вы являетесь владельцем бизнеса, вы знаете, что несколько общих партнеров или работодателей хотели бы больше узнать о вашей репутации и бизнесе.

Лучший способ узнать о вашем бизнесе — это письменные рекомендации и письменные ссылки.Поэтому жизненно важно иметь рекомендательное письмо компании, прежде чем стучаться в двери предприятий или клиентов, которым вы хотите предложить свои услуги.

Содержание бизнес-рекомендации

Чтобы написать эффективное рекомендательное письмо для бизнеса, вы должны включить следующие элементы:

Поскольку письмо носит официальный характер, оно должно быть написано профессиональным тоном и должно содержать следующее содержание:

• Дата написания письма.
• Информация о физическом или юридическом лице, рекомендованном в рекомендательном письме.
• Цель и объем рекомендательного письма.
• Услуги по договорному соглашению, ранее предоставленные данным юридическим или физическим лицом, получившим рекомендацию в рекомендательном письме.
• Контактная информация предполагаемого получателя письма.

Образцы писем-рекомендаций

Деловое рекомендательное письмо для ИТ-услуги

Morningside / Lenox Park, North Rock Springs Road, North East Apartment 19, Atlanta, GA 30324

21 сентября 20XX,

Felix Spencer,

Buckhead Neighborhood,

3060,

3060 Peachtree Road

Атланта, Джорджия 30305-2234

Уважаемый г-н.Spencer,

Я пишу вам это письмо, чтобы подтвердить способность Absolute IT Solutions устанавливать и обслуживать устройства безопасности в ваших помещениях.

Не так давно я попросил их установить в моем доме противовзломные системы, системы видеонаблюдения, сигнализацию и охранное освещение. Они не только сделали это с высочайшим профессионализмом, но и действовали в первоначально согласованные сроки. Надо ли мне добавлять, что их услуги были самыми доступными из тех, что предлагались?

Выбирая ИТ-компанию для решения этой задачи, я искал отзывы прошлых клиентов.Из десяти полученных мной отзывов восемь говорят в пользу этой фирмы! Сделав ставку на эту фирму, вы присоединитесь к длинному списку счастливых клиентов.

Пожалуйста, рассмотрите их для решения ваших задач по установке ИТ!

С уважением,

Джереми Андерсон

Деловое рекомендательное письмо для компании

Имя лица, отправившего письмо ……… ..

Название компании ……………

Адрес ……………………………..

Почтовый индекс …………………………

Дата написания письма …….

Ref / ………………… (дайте рекомендацию, почему письмо адресовано данному получателю)

Я пишу вам это письмо как рекомендацию по услугам, предоставляемым (название рекомендованная компания). В течение последних нескольких лет я работал рука об руку с (название рекомендуемой компании), чтобы помочь нам с многочисленными услугами, включая (список рекомендуемых услуг).Ни разу они не подводили меня, и они всегда были вовремя, что делало их для нас надежным партнером.

Мое первое взаимодействие с (название рекомендованной компании) было в рамках маркетингового проекта (или одной из услуг, предоставляемых рекомендованной компанией). Компания принесла с собой хороший опыт, который включал нацеливание на нужную клиентуру за счет использования печатных средств массовой информации, таких как брошюры, и электронных средств массовой информации, таких как холодные электронные письма для подачи. Обратная связь и результаты были феноменом по сравнению с нашими предыдущими маркетинговыми стратегиями.Благодаря использованию их маркетинговых услуг я смог трансформировать нашу бизнес-модель и удвоить наши продажи и прибыль.

Я хотел бы, чтобы вы учли (название рекомендуемой компании) для ваших маркетинговых (или любых других услуг, предлагаемых рекомендованной компанией). У меня был хороший опыт работы с ними за последние несколько лет за услуги, которые они нам оказали. Поэтому я настоятельно рекомендую их услуги. Дайте мне знать, если вам нужны какие-либо предыдущие рабочие записи относительно (название рекомендуемой компании).

С уважением,

Имя отправителя письма ……………….

Indeed.com

Indeed.com

thebalancecareers.com

thebalancecareers.com

• При использовании электронной почты вместо отправки почты тема письма должна гласить «Рекомендательное письмо».
• Всегда сохраняйте профессиональный тон, поскольку письмо носит формальный характер.
• Начните и завершите соответствующим официальным приветствием.
• Короткие абзацы и предложения, которые прямо по делу.

• Вы можете использовать стандартный шаблон делового рекомендательного письма, чтобы упростить структурирование письма.
• Обязательно укажите конкретные детали, касающиеся ваших отношений с компанией. Такие данные могут включать в себя услуги, которые вам были предложены, товары, которые вы приобрели, как долго вы работали с ними и когда вы работали с ними.Кроме того, не забудьте четко указать причину, по которой вы написали письмо.
• Закройте письмо кратким описанием сильных сторон компании и четкой, краткой и прямой рекомендацией. Это наилучшим образом завершает письмо, поскольку оно соответствует цели документа.
• Обязательно вычитайте письмо перед распечаткой или отправкой получателю. Письмо, содержащее орфографические и грамматические ошибки, не будет таким надежным, как письмо, которое идеально составлено, проверено и хорошо отшлифовано.

образцов писем-запросов | LoveToKnow

Если у вас возникли проблемы с решением, как попросить что-то в письменной форме, просмотр образца письма-запроса — отличный способ получить идеи и вдохновение. Вместо того чтобы смотреть на пустой экран, пытаясь понять, с чего начать, взгляните на примеры букв ниже.

8 шаблонов писем-запросов

Примеры писем-запросов ниже представлены в формате для печати, чтобы вы могли легко настроить текст для своих целей.Просто щелкните изображение, и письмо откроется в виде PDF-файла, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать. Если вам нужна помощь в загрузке писем, ознакомьтесь с этими полезными советами по работе с печатными формами Adobe.

Статьи по Теме

1. Запрос поставщика материалов или информации

Когда вы покупаете товары или услуги у поставщиков, иногда полезно отправить запрос на получение информации в письменной форме. Следующий образец письма-запроса на необходимые материалы или информацию можно использовать, чтобы попросить поставщиков прислать подробную информацию о необходимых продуктах, услугах или материалах.

2. Запрос отзывов клиентов

Поскольку так много предприятий просят клиентов пройти опросы об удовлетворенности, вы можете обнаружить, что получите лучшие результаты, если отправите официальное письмо с просьбой к клиентам оставить отзыв. Используйте этот образец документа в качестве отправной точки для вашего запроса.

3. Попросите клиентов написать отзыв

Поскольку потребители так сильно полагаются на отзывы при принятии решений о покупке, было бы неплохо побудить ваших довольных клиентов делиться своим положительным опытом в Интернете.Отправка письма — это уважительный способ сделать такой запрос, который может побудить к действию. Используйте этот шаблон в качестве руководства.

4. Образец письма-запроса на документы

Если вам нужно запросить копию документа, например подписанного договора аренды, гарантии или другого типа контракта, рекомендуется отправить официальное письмо-запрос. Используйте этот шаблон, чтобы помочь вам начать работу.

5. Письмо с просьбой об интервью

Если вы хотите узнать о возможных возможностях трудоустройства в компании, отправка письменного запроса на собеседование вместе с резюме может быть хорошим способом начать работу.В письме ниже приводится пример.

6. Письмо с просьбой о повышении заработной платы

Если вы готовы официально запросить повышение заработной платы, рекомендуется отправить запрос своему начальнику в письменной форме. Используйте этот образец письма в качестве отправной точки, не забывая приспосабливать ключевые моменты к вашей конкретной ситуации.

7. Письмо с просьбой о пожертвовании

Если вам нужно попросить пожертвования, используйте один из этих образцов писем с просьбой о пожертвованиях в качестве отправной точки.Вы найдете версии, подходящие для различных типов запросов на пожертвования, включая запросы на конкретные проекты, общие пожертвования, спонсорство и многое другое.

8. Запрос рекомендательного письма

Если вам нужно попросить кого-нибудь написать рекомендательное письмо для работы, стипендии, награды или членства в организации, используйте этот шаблон для запроса рекомендательного письма. Это отличный способ начать работу, хотя, конечно, вам нужно будет настроить его в соответствии с вашим конкретным запросом.

Общие советы по написанию письма-запроса

Вы можете повысить вероятность того, что получатель вашего письма согласится с тем, что вы просите его сделать, выполнив несколько простых шагов для написания деловых писем. Следующие предложения помогут вам написать эффективное письмо-запрос:

• Используйте соответствующий формат делового письма.
• Будьте проще. В первом абзаце расскажите получателю, почему вы пишете.
• При необходимости предоставьте получателю соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить, кто вы.Например, если вы пишете бывшему профессору, объясните, в каком классе вы учились и в каком году. Если вы пишете бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ним. Эти сведения помогают читателям найти то, откуда они вас знают.
• Кратко объясните, что вы хотите, чтобы читатель сделал. Если есть крайний срок, поделитесь и этой информацией.
• Предоставьте читателю всю информацию, необходимую для выполнения вашего запроса.
• Включите любую подтверждающую документацию, которая может понадобиться получателю.
• Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты, в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или опасения по поводу вашего запроса.
• Поблагодарите человека за внимание.
• Завершите письмо, используя подходящее закрытие для профессиональной переписки.

Считайте читателя

Когда вы пишете письмо с просьбой, поставьте себя на место человека, который его прочитает.