Образец как правильно писать письмо: Как правильно написать письмо | Делопроизводство

Содержание

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки.

В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде.

В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е. Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Деловое письмо. Образец делового письма 2021 года

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

    Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

    Бланк

    Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

    • Наименование.
    • Адрес.
    • Контактные телефоны.
    • Сайт.
    • Электронную почту.
    • Логотип.
    • Другие контактные данные.

    Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

    Как правильно писать деловые письма? Подготовка

    Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

    • Изучение вопроса.
    • Написание проекта письма.
    • Его согласование.
    • Подписание.
    • Регистрация.
    • Отправка адресату.

    Структура деловых писем

    При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

    Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

    Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

    В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

    В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

    Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

    Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

    Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

    • Позицию адресата.
    • Характер отношений.
    • Официальность.
    • Этикет.

    В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ..». После этих фраз следует подпись автора.

    Стиль

    Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

    • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
    • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
    • Предметом общения является деятельность компании.
    • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
    • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

    В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

    • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
    • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
    • Актуальной в момент написания письма.
    • Достоверной и беспристрастной.
    • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
    • Полной для возможности принятия решения.

    Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

    • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
    • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
    • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
    • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
    • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
    • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
    • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
    • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
    • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
    • Использование простых распространенных предложений.

    Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    Виды деловых писем

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

    Деловые письма могут быть по своему содержанию:

    • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
      (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

    • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
    • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
      (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

    • Информационными.
    • Инструктивными.
    • Поздравительными.
    • Рекламными.

    Также бывают письма:

    • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

    • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
    • Запросы.
    • Извещения.
    • Просьбы и многие другие.

    Как написать ответ на письмо. Пример

    Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

    • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
    • Одинаковые языковые средства.
    • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
    • Соблюдение определенной последовательности.

    Оформление

    Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

    Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

    Информационное письмо: образец составления и пример использования в email-маркетинге

    Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.

    Какие задачи решает информационное письмо

    Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например: 

    • оповестить партнёров об изменениях внутри компании; 
    • напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору; 
    • рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента.  

    Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию. 

    Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно. 

    Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы. 

    Разновидности информационных писем

    Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов. 

    Письмо-уведомление

    Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары.  

    Образец:

     

    Уважаемый Имя Отчество,

    ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.

    Подробно ознакомиться с изменениями вы можете в приложенном прайсе. Если есть вопросы — звоните по телефону +7 xxx xxx xx или пишите нам на email [email protected]

    С уважением, …

    Письмо-напоминание

    Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время. 

    Образец:

     

    Уважаемый Имя Отчество,

    Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».

    Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.

    С уважением, …

    Письмо-подтверждение

    Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили».  

    Образец:

     

    Уважаемый Имя Отчество,

    Получили ваше коммерческое предложение.

    О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.

    С уважением, …

    Письмо-заявление

    Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «мы решили пересмотреть условия сотрудничества», «по данному вопросу я считаю…», «сообщаю, что намерен предпринять следующие действия…». 

    Образец:

     

    Уважаемый Имя Отчество,

    Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…

    С уважением, …

    Рекламно-информационное письмо

    Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали. 

    Образец:

     

    Уважаемый Имя Отчество,

    Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить… Подробнее читайте в приложении.

    Приложение: «Каталог товаров»

    С уважением, …

    Как написать информационное письмо

    Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

    Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

    1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
    2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф. И.О., должность, название и адрес компании. 
    3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
    4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
    5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
    6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
    7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату.  
    8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

    Образец информационного письма:

    В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

    Образец формы письма-напоминания

    В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа:

    • Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
    • Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
    • Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
    • Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине.  
    • Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
    • Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
    • Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
    • В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

    Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

    Как правильно отправить информационное письмо

    Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо. 

    Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо: 

    • Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату —  от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание. 
    • Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию. 
    • При отправке ответа цитируйте исходное письмо. 
    • Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса. 
    • Не забывайте про подпись. 

    Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы. 

    Информационные письма в email-маркетинге

    Чёткое определение информационного письма в email-маркетинге отсутствует. Кто-то называет так исключительно транзакционные сообщения — уведомления об оплате или статусе заказа, подтверждение регистрации. Но в большинстве случаев информационными письмами считают контентные рассылки, которые несут полезную информацию для пользователя.

    Контентные письма в email-маркетинге помогают: 

    • удерживать внимание подписчиков; 
    • поддерживать регулярный контакт; 
    • подтверждать статус эксперта; 
    • периодически напоминать о продукте или компании; 
    • привлекать трафик на сайт. 

    Некоторые компании полностью строят стратегию email-маркетинга на инфо-письмах. Но чаще информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно — подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании. 

    Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

    Пример информационного письма в email-маркетинге. Дайджест интересных статей за неделю от Elle

    О чём писать в инфо-письмах

    Информационные письма в email-рассылках используют для информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов. 

    Инфо-письма могут содержать: 

    • истории о вашем бизнесе; 
    • истории и отзывы клиентов; 
    • «закулисье» деятельности; 
    • полезные для клиентов статьи; 
    • ссылки на интересные материалы; 
    • новости вашего бизнеса; 
    • анонсы новых товаров и услуг; 
    • напоминания об акциях.

    Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

    Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем. 

    В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

    Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

    Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

    Редактирование информационного письма в UniSender

    Как создать письмо в UniSender

    Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

    Образец написания официального письма в организацию в 2021 году

    Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

    Разновидности деловых писем

    Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

    • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
    • при ведении бизнеса;
    • при направлении претензий потребителей.

    Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

    • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
    • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
    • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
    • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
    • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
    • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

    Структура и содержание документа

    Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

    • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
    • вежливое обращение;
    • грамотность, краткость и лаконичность информации;
    • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

    Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

    Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

    Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

    Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

    Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

    Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

    Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

    Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

    Как нельзя писать

    При официально-деловой переписке не допускаются:

    • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
    • невежливое обращение;
    • искажение или пространное изложение информации.

    Правила оформления

    Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

    • используется как продольный, так и угловой бланк;
    • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
    • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
    • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
    • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

    В общем виде угловой бланк выглядит так:

    Образец с продольным бланком

    Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

    ИНН 1234567890/КПП 121001001
    ОГРН 2323454567001
    АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

    Исх. № 987 от 12.12.2020

    Директору ООО «Общество»

    Иванову И. И.

    123456, Россия, Субъект РФ,

    ул. Булочная, д. 5

    Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

    Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

    Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

    Исп. Федоров Ф.Ф.

    8 (123) 456789

    Как отправить письмо

    Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

    • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
    • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

    Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

    Написание делового письма  — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма.

    Деловое письмо мы оформляем в соответствии c ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.».

    Образцы деловых писем>>

    Правила написания деловых писем:

    1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. Стандартный бланк включает в себя следующие реквизиты: эмблема, наименование организации, справочные данные об организации.
    2. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру).

    3. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу, указываем ФИО в реквизите «Адресат»
    4. Генеральному директору ООО «Конфети»
      Меньшову А.И.

      далее идет обращение:

      Уважаемый Александр Иванович!

      Если  к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

      В ответ на ваш запрос от_№ _ сообщаем…

      Если вы  — инициатор письма:

      ООО «Апельсинка» обращается к вам с просьбой/предлагает вам…

    5. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

    Образец письма-запроса
    Образец письма-ответа
    Образец письма-благодарности
    Образец письма-отказа

    Структура делового письма:

    • Излагаем цель написания письма.
    • Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

    • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
    • Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

    • Подводим итоги.
    • Ждем Вашего ответа!

    • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

    Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху по центру. Приложения нумеруются отдельно.

    Оформление приложений следует после текста письма:

    Приложение: 1. Отчет на 4 л. в 1 экз.
    2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

    В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

    Петров Иван Васильевич
    200-23-23

    Образец делового письма

    Итак, что у нас получилось.

    Генеральному директору ООО «Креон»
    Маркину А. Ю.

    Уважаемый Александр Юрьевич!

    Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

    Ждем Вашего ответа!

    Приложение: Презентация программы в эл.виде

    Директор Подпись К.С.Смольников

    Петров Иван Васильевич
    200-23-23

    Деловое письмо на бланке>>


    Пример формата письма и советы по написанию

    Сегодня печатное письмо обычно предназначено для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

    Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

    В следующем образце формата письма показана информация, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

    Образец формата письма

    Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
    Ваше имя
    Ваш адрес
    Ваш город, штат Почтовый индекс
    Ваш номер телефона
    Ваш адрес электронной почты

    Дата

    Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
    Имя
    Название
    Компания
    Адрес
    Город, штат Почтовый индекс

    Приветствие ( Примеры приветствия)

    Уважаемый господин./РС. Фамилия:
    Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

    Тело письма

    • Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
    • Затем в , следующем за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
    • Последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

    Закрытие

    С уважением , ( Примеры закрытия )

    Подпись

    Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо. )

    Машинная подпись

    Шаблон письма для загрузки

    Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

    @ Баланс 2020

    Пример профессионального письма

    Николь Томас
    35 Chestnut Street
    Dell Village, Wisconsin 54101
    555-555-5555
    nicole @ thomas.com

    3 августа 2020

    Джейсон Эндрюс
    Менеджер
    Компания LMK
    53 Oak Avenue, Ste 5
    Dell Village, Wisconsin 54101

    Уважаемый Джейсон,

    Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г.

    Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

    Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными членами нашей команды в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую ​​позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

    Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

    Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

    Спасибо и наилучшие пожелания,

    Николь Томас (подпись на бумажном носителе)

    Николь Томас

    Расширять

    Советы по форматированию письма

    Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

    • Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
    • Выровняйте письмо по левому краю.
    • Одиночный интервал между буквами и пробел между абзацами.
    • Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.
    • Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
    • Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
    • Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

    Проверка на ошибки форматирования и опечатки

    После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

    Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

    Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, поставьте подпись над напечатанным именем черными или синими чернилами.

    Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

    Другие примеры формата букв

    Вот еще несколько примеров писем и форматов сообщений электронной почты, которые вы можете использовать в качестве отправной точки для собственной переписки:

    Советы и рекомендации по написанию писем

    Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше:

    Начните с основ

    Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете ознакомиться с этими примерами деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма.

    Примеры обзора

    Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, таких как сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, дополнительные письма, письма о принятии или отказе от работы, письма об увольнении и письма с благодарностью. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

    Отправить деловое сообщение по электронной почте

    Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем.

    образцов писем // Письменная лаборатория Purdue

    Эта страница предоставлена ​​вам OWL в Университете Пердью. При печати этой страницы вы должны включить полное юридическое уведомление.

    Авторские права © 1995-2018, Лаборатория письма и СОВ при Университете Пердью и Пердью.Все права защищены. Этот материал нельзя публиковать, воспроизводить, транслировать, переписывать или распространять без разрешения. Использование этого сайта означает принятие наших условий добросовестного использования.


    Образцы писем

    Резюме:

    Этот ресурс охватывает части основного делового письма и предоставляет три образца деловых писем.

    Если вы используете фирменный бланк, не указывайте адрес отправителя в верхней части письма; вместо этого начните с даты.

    Формат блока

    123 Winner’s Road
    New Employee Town, PA 12345

    16 марта 2001 г.

    Эрни Инглиш
    1234 Writing Lab Lane
    Write City, IN 12345

    Уважаемый г-н Инглиш:

    Первый абзац типичного делового письма используется для изложения сути письма. Начните с дружеского начала, а затем быстро переходите к цели вашего письма. Используйте пару предложений, чтобы объяснить цель, но не вдавайтесь в подробности до следующего абзаца.

    Начиная со второго абзаца, укажите вспомогательные детали, чтобы обосновать вашу цель. Это может быть справочная информация, статистика или отчеты из первых рук. Несколько коротких абзацев в тексте письма должны подкрепить вашу аргументацию.

    Наконец, в заключительном абзаце кратко сформулируйте свою цель и почему она важна. Если цель вашего письма связана с трудоустройством, подумайте о том, чтобы закончить письмо своей контактной информацией. Однако, если цель информационная, подумайте о завершении с благодарностью за время читателя.

    С уважением,

    Люси Письмо

    Формат модифицированного блока

    (Tab в центр, начните вводить) 123 Winner’s Road
    New Employee Town, PA 12345

    16 марта 2001 г.

    Эрни Инглиш
    1234 Writing Lab Lane
    Write City, IN 12345

    Уважаемый г-н Инглиш:

    Первый абзац типичного делового письма используется для изложения сути письма.Начните с дружеского начала, а затем быстро переходите к цели вашего письма. Используйте пару предложений, чтобы объяснить цель, но не вдавайтесь в подробности до следующего абзаца.

    Начиная со второго абзаца, укажите вспомогательные детали, чтобы обосновать вашу цель. Это может быть справочная информация, статистика или отчеты из первых рук. Несколько коротких абзацев в тексте письма должны подкрепить вашу аргументацию.

    Наконец, в заключительном абзаце кратко сформулируйте свою цель и почему она важна. Если цель вашего письма связана с трудоустройством, подумайте о том, чтобы закончить письмо своей контактной информацией. Однако, если цель информационная, подумайте о завершении с благодарностью за время читателя.

    (Tab в центр, начните вводить) С уважением,

    (табуляция в центр, начало набора) Люси Письмо

    Полублочный формат

    123 Winner’s Road
    New Employee Town, PA 12345

    16 марта 2001 г.

    Эрни Инглиш
    1234 Writing Lab Lane
    Write City, IN 12345

    Уважаемый г-н.Английский:

    (Отступ) Первый абзац типичного делового письма используется для изложения сути письма. Начните с дружеского начала, а затем быстро переходите к цели вашего письма. Используйте пару предложений, чтобы объяснить цель, но не вдавайтесь в подробности до следующего абзаца.

    (отступ) Начиная со второго абзаца, укажите вспомогательные детали, чтобы обосновать вашу цель. Это может быть справочная информация, статистика или отчеты из первых рук. Несколько коротких абзацев в тексте письма должны подкрепить вашу аргументацию.

    (Отступ) Наконец, в заключительном абзаце кратко сформулируйте свою цель и почему она важна. Если цель вашего письма связана с трудоустройством, подумайте о том, чтобы закончить письмо своей контактной информацией. Однако, если цель информационная, подумайте о завершении с благодарностью за время читателя.

    С уважением,

    Люси Письмо

    Как написать официальное письмо с шаблоном и примером

    Лучший способ выразить мнение или предоставить важную информацию другим — это написать официальное письмо.Это профессиональный способ объяснить себя, используя простые и лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, которые должны соблюдаться на протяжении всего документа.

    В этой статье мы объясняем, что такое официальное письмо, как написать официальное письмо, а также предоставляем шаблон и пример официального письма.

    Что такое официальное письмо?

    Официальное письмо, также известное как «официальное письмо», — это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнес-специалиста.Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении интереса к должности или благодарности. Официальные письма часто пишутся простыми и прямыми предложениями с официальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует использования очень структурированного и конкретного формата.

    Связано: 5 шагов для отличного делового письма

    Как написать официальное письмо

    Создание краткого и ясного официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цель так, чтобы ваша аудитория могла легко понять.Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

    1. Настройте шрифт и поля.
    2. Создайте заголовок.
    3. Напишите свое приветствие.
    4. Используйте абзацы в основном тексте, чтобы указать причины написания.
    5. Добавьте заключительный абзац основного текста и подпись.
    6. Укажите и добавьте свои вложения.
    7. Вычитайте и отправьте письмо.

    1. Настройте шрифт и поля

    Прежде чем вы начнете, убедитесь, что ваше письмо не только просто для понимания, но и легко читается.Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, вы должны установить поля размером один дюйм с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman с размером 12 пунктов, также придаст вашему официальному письму четкий вид.

    2. Создайте заголовок

    После того, как ваши шрифты настроены, вы можете приступить к адресации вашего письма. Сначала напишите свое имя в верхнем левом углу страницы. Включите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и адрес электронной почты, если вам требуется дальнейший контакт.

    Теперь вы можете ввести адрес получателя прямо под своим. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, после чего укажите адрес. Проверьте имя и адрес получателя более одного раза, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

    3. Напишите приветствие

    Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. Обычное приветствие, используемое в официальных письмах: « Уважаемая госпожа.или мистер Фамилия «. Если вы знаете и их имя, и фамилию, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать:« Dear Alex Smith ». Если вы знаете их пол, вы можете напишите: « Dear Mr. Alex Smith » или « Dear Ms. Alex Smith ». Если вам неизвестно имя получателя, вы можете написать: « Dear Sir or Madam ».

    4. Используйте основные абзацы, чтобы указать причины написания

    В основных абзацах вы можете зафиксировать свои основные мысли и профессионально объяснить свои проблемы, мнения или другую информацию получателю.Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины, по которой вы написали это письмо. Вы можете использовать многословие, например: « Я пишу вам сегодня, потому что … »

    После того, как вы объяснили, что будет читать получатель, вы можете продолжить в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы пишете рекомендательное письмо, вы можете расширить навыки человека, которого вы рекомендуете, сказав: « Эйвери тайм-менеджмент и организационные навыки повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала. . «

    Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не убедитесь, что ваша точка зрения была ясно понята читателем. Ваши предложения должны быть короткими, простыми и легкими для понимания читателем.

    По теме: запрос рекомендательного письма

    5. Добавьте заключительный основной абзац и подпись

    Чтобы завершить ваше письмо, вы можете написать свой заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершит документ, повторяя вашу основную мысль, объясняя любые возможные следующие шаги или поблагодарив получателя за то, что нашли время прочитать ваше письмо.

    Закрыв письмо, вы можете поставить свою заключительную подпись в конце документа. Примеры распространенных подписей писем:

    • С уважением
    • С уважением
    • С признательностью
    • Спасибо
    • С уважением
    • С уважением
    • С уважением

    Выберите заключительную подпись и напишите свое имя внизу письмо.

    6. Упомяните и добавьте свои приложения

    Приложения — это дополнительные материалы, добавленные к вашему письму для поддержки вашего документа, аналогично тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму.Если вы прилагаете документ к письму, вы должны упомянуть его в конце письма. Чтобы проинформировать читателя о том, что прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово «, приложение » в конце буквы после вашего имени. Вы также можете сократить слово, написав «encl».

    7. Вычитайте и отправьте письмо

    После того, как вы закончите писать, вы можете прочитать письмо, чтобы выявить грамматические или орфографические ошибки. Вы также можете просмотреть его, чтобы убедиться, что он имеет смысл и достаточно ясен для понимания получателем.После проверки вы можете отправить письмо получателю. Выберите простой белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверте.

    Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу конверта, а в середине укажите имя и адрес получателя. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

    Официальное письмо и неофициальное письмо

    Поскольку официальные и неофициальные письма являются письменными документами, используемыми для отправки сообщений другим, их может быть легко спутать.

    Официальными письмами часто являются:

    • Печатные и никогда не написанные от руки
    • Соблюдение строгой стандартной грамматики и правил английского языка
    • Содержит короткие и сжатые предложения
    • Использование специальной профессиональной структуры

    Неофициальные письма не имеют структуры так же строго, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

    • Менее профессиональный и более непринужденный язык
    • Слова, написанные от руки или напечатанные
    • Нет определенного типа форматирования или структуры, которым они должны следовать

    Типы официальных писем

    Люди могут писать официальные письма письма по разным причинам, предполагающие профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий.Обычные типы официальных писем могут включать:

    Письма об увольнении

    Когда сотрудник покидает свою текущую должность, он может отправить краткое письмо об увольнении своему работодателю или руководителю по найму, чтобы объяснить причину своего ухода и разработать план своего перехода. процесс.

    Сопроводительные письма

    Написание сопроводительного письма — одно из наиболее распространенных способов использования официальных писем. Кандидаты могут писать сопроводительные письма при подаче заявления на новую работу, грантовые программы или образовательные программы.

    Письма с жалобами

    Многие люди или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

    Профессиональные благодарственные письма

    После собеседования соискатель может написать профессиональную благодарственную записку, чтобы выразить свою благодарность работодателю за встречу с ним и рассмотрение их на эту должность.

    Письмо о заинтересованности

    Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит никаких объявлений о вакансиях на желаемую должность, он может написать письмо о заинтересованности, в котором говорится, что он хотел бы продолжить работу в компании. компания, если есть возможность.

    Рекомендательное письмо

    Когда кандидат подает заявление о приеме на работу или образовательной программе, учреждение может запросить рекомендательное письмо.Человек, пишущий письмо, часто является человеком, который работал в тесном сотрудничестве с кандидатом и ручается за его квалификацию для данной должности.

    Деловое объявление

    Компании, ожидающие значительных изменений, напишут деловое объявление, которое будет опубликовано. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, назначение на руководящую должность или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

    Что включать в официальное письмо

    Официальные письма часто пишутся профессиональным тоном и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма.Чтобы поддерживать надлежащий этикет официального письма, вы должны включить следующие элементы:

    • Заголовок, в котором указан ваш адрес и адрес получателя
    • Формальное приветствие
    • Один абзац с указанием причин написания письма
    • Другой абзац расширяется дальше вводный абзац
    • Заключительный абзац, завершающий письмо
    • Заключительное письмо подпись
    • Необходимые приложения для подтверждения документа

    Что не следует включать в официальное письмо

    По мере создания официального письма для желаемой аудитории, профессиональное словоблудие и тон должны быть единообразными во всем документе.Для этого вам следует избегать следующих элементов при написании официального письма:

    • Фраза « Мисс » в вашем приветствии
    • Слишком формальная, чтобы ваше письмо звучало нечетко, безлично и трудно для понимания
    • Схватки
    • Неполные предложения
    • Цветной шрифт или канцелярские принадлежности
    • Длинные предложения или абзацы

    Шаблон официального письма

    Шаблон ниже покажет, как правильно написать официальное письмо.

    [Ваше имя]
    [Название и номер вашей улицы]
    [Город, почтовый индекс штата]

    [Название компании]
    [Название и номер улицы компании]
    [Город, почтовый индекс штата]

    [Текущая дата]

    [Имя получателя]
    [Должность получателя]

    Уважаемый [имя получателя],

    [Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет, почему вы написали письмо получателю. Вы можете использовать следующие два-три предложения, чтобы подробнее объяснить тему вашего письма.Постарайтесь не приводить подробности или примеры до второго абзаца.]

    [Этот второй абзац описывает вашу точку зрения более подробно. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы сообщить читателю свое мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и прямым.]

    [Этот последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они прочитали это время, и посоветовать необходимые дальнейшие действия.]

    [Заключительная подпись],
    [Ваше имя]
    [Подпись]

    Приложение: [подтверждающий документ, который вы приложили]

    Пример официального письма

    Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать это как ссылку при написании собственного официального письма.

    Avery May
    123 Kansas Ln
    Kansas City, MO 64105

    Roberts Media Group
    334 Sunflower Ln
    Kansas CIty, MO 64105

    17 декабря 2019 г.

    Кэмерон Джонс
    Менеджер по работе с клиентами

    Уважаемая госпожаКэмерон Джонс,

    Пишу, чтобы сообщить вам о моем уходе из Roberts Media Group с должности координатора по работе с клиентами через две недели с текущей даты.

    Я ценю всю поддержку, воодушевление и мотивацию, которые я получил за время нахождения на этой должности. Я решил занять позицию, где я смогу применить больше своих навыков командообразования и лидерства. В течение следующих двух недель я продолжу посвящать свое время завершению остальных моих проектов и проведу необходимое обучение, чтобы облегчить процесс перехода.

    Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказали, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса, я буду рад поговорить, когда вы будете свободны.

    КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО: РУКОВОДСТВО ДЛЯ УЧИТЕЛЕЙ И СТУДЕНТОВ

    В наш век цифровых коммуникаций написание писем становится чем-то вроде утраченного искусства.Электронные и текстовые сообщения могут быть отправлены мгновенно и за небольшую часть стоимости, которую может предложить старая добрая обычная почта. Так зачем вообще учить писать письма? Что ж, хотя электронные «письма» часто более свободны с точки зрения форматирования и языка, чем физические буквы, мы также можем применить правила написания писем и к электронным носителям. Тем не менее, физические письма обладают и некоторыми собственными преимуществами.

    ХОРОШО НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ ИЗМЕНИТЬ МИР.

    В то время как мы гордимся тем, как написать отличное эссе, информационный отчет или другой тип текста, который в основном используется в образовательной среде, способность создать сильное письмо или электронное письмо буквально изменила жизни людей, изменила ход истории и в некоторых случаях была разница между жизнью и смертью.

    Это может быть единственная возможность, которая у нас есть, чтобы убрать весь шум и путаницу в любой предметной области и искренне рассказать кому-нибудь о своих чувствах. Перо на бумагу.

    По какой бы то ни было причине тысяча электронных писем, твитов, лайков никогда не будет иметь такого же влияния, как хорошо написанное от руки письмо. Само его создание и существование покажут вашему читателю, насколько искренне и искренне он относится к тому, что он содержит.

    Письма подпадают под категорию транзакционного письма, и если вы хотите узнать больше о транзакционных текстах, обязательно ознакомьтесь с нашей подробной статьей здесь.

    УСТРОЙСТВО НАПИСАНИЯ ПОЛНОГО ПИСЬМА ДЛЯ СТУДЕНТОВ

    Более 100 СТРАНИЦ вовлечения, РЕСУРСЫ , различные письма ОБРАЗЦЫ , ПЛАНЫ УРОКОВ и ИНТЕРАКТИВНЫЕ ЦИФРОВЫЕ РЕСУРСЫ , чтобы научить ваших учеников писать потрясающие ПИСЬМА и ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ .

    Обучайте этому жизненному навыку с уверенностью с помощью этого превосходного универсального ресурса . Никакой подготовки не требуется.

    3 ПРИЧИНЫ НАУЧИТЬ ПИСЬМО

    1.Персональный подход: НАПИСАННОЕ В 1939 ГОДУ ПИСЬМО ЭЙНШТЕЙНА СИЛАРДА ИЗМЕНИЛО ХОД ИСТОРИИ.

    Те из нас, кто вырос в эпоху до того, как Интернет действительно заработал, хорошо помнят волнение ожидания и получения письма. У многих из нас в детстве были друзья по переписке, которых мы никогда не встречали, или они получали любовные письма от наших возлюбленных-подростков. Может быть, некоторые из этих ценных писем до сих пор надежно хранятся в прикроватном ящике.

    В письме есть что-то очень личное и интимное, которое электронная почта не может передать.Буквы — это физическая вещь, и их возрастающая редкость делает их сегодня еще более интимными.

    2. Ударная

    Получение лично письменного письма в наши дни — это что-то вроде единорога в плане общения. Студенты, которые знают, как написать хорошо написанное письмо, могут использовать это в своих интересах. Например, любой бизнес-менеджер по найму, несомненно, будет ошеломлен постоянным потоком электронных писем, наводняющих его почтовые ящики Gmail или Hotmail.

    Это резюме, отправленное по почте, вместе с написанным от руки письмом, которое ждет их на столе утром, обязательно выделится и обеспечит внимательное прочтение. Письмо в его различных формах гарантированно выделится и окажет влияние в эпоху, когда подавляющее большинство коммуникаций является цифровым.

    3. Почерк

    Популярность написания писем снизилась, так же как и упор на хорошо развитые навыки письма. При желании вы можете воспользоваться возможностью, чтобы студенты поработали над своими навыками письма.Хотя студенты могут возразить, что они могут выполнить задачу намного быстрее с помощью обработки текста, еще одно преимущество написания письма от руки заключается в том, что скорость становится почти медитативной. Это позволяет учащимся тщательно сосредоточиться на грамматике и пунктуации, не прибегая всегда к средствам проверки орфографии и программному обеспечению для исправления грамматики.

    ФОРМАЛЬНОЕ И НЕОФИЦИАЛЬНОЕ НАПИСАНИЕ ПИСЕМ: В ЧЕМ РАЗНИЦА?

    В таблице ниже указано, должно ли ваше письмо быть написано формальным или неформальным образом, с некоторыми предлагаемыми подсказками.Несмотря на то, что есть много общего, официальное письмо всегда следует рассматривать как документ с реальной целью и разветвлениями.

    ФОРМАЛЬНОЕ ПИСЬМО ХАРАКТЕРИСТИКИ

    ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ КОММУНИКАЦИИ. ОНИ НАПИСАНЫ ПАССИВНЫМ ГОЛОСОМ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ ЦЕЛИ И ВО МНОГИХ СЛУЧАЯХ ЯВЛЯЮТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ ЮРИДИЧЕСКИМИ СЛУЧАЯМИ. НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ.

    ПРИГЛАШЕНИЕ Заставьте кого-нибудь почувствовать себя особенным в предстоящем мероприятии.

    ЗАЯВКА Напишите профессиональное письмо-заявление о вакансии или группе, к которой вы хотите присоединиться.

    СУДЬЯ / СПРАВОЧНИК Подтверждает навыки, личность или авторитет другого человека.

    ПРИНЯТИЕ И ОТКАЗ Утвердить или отклонить заявителя на профессиональном уровне.

    СДЕЛАЙТЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ Сделайте официальное и имеющее обязательную силу предложение в письменной форме.

    ВЫХОД / ОТСТАВКА Официально уйти или уйти в отставку профессионально и достойно.

    НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПИСЬМА

    ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ЛИЧНОЙ СВЯЗИ ЭТИ БУКВЫ НЕ ИМЕЮТ ЗАПИСАННОГО ФОРМАТА И НАПИСАНЫ АКТИВНЫМ ГОЛОСОМ.

    СПАСИБО Сообщите кому-нибудь, что вы цените их усилия.

    ПОЗДРАВЛЕНИЯ Признать чьи-то достижения в жизни.

    ЖАЛОБЫ / ПОТЕРЯ Признайте чью-либо личную потерю или страдание и дайте им знать, что вам не все равно.

    ДРУЖБА И ЛЮБОВЬ Расскажите кому-нибудь, насколько они для вас особенные и почему?

    ПИСЬМО РЕДАКТОРУ / МЭРУ И Т.Д. Сообщите кому-нибудь, как их действия негативно влияют на вас и окружающих.

    ПИСЬМО К СЕБЕ Дайте старшему или молодому себе несколько советов и мудрых слов.

    ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБНОВЛЕНИЕ Напишите письмо домой и расскажите им, чем вы занимались.

    ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ФОРМАЛЬНЫХ ПИСЕМ

    Официальные письма могут быть написаны для самых разных целей и могут иметь различную форму, включая письмо-жалобу, сопроводительное письмо, сопровождающее заявление о приеме на работу, письмо-приглашение, рекомендательное письмо или письмо-предложение — чтобы указать несколько.Хотя каждый будет придерживаться своих собственных правил форматирования и тона, при написании официальных писем учащиеся должны избегать использования сленга или сокращений. Язык должен быть прямым и вежливым. Поощряйте учащихся избегать всплесков пурпурной прозы в пользу прямого функционального языка. Обычно официальное письмо пишется для достижения определенной цели и должно быть написано с учетом этой цели. Студенты должны избегать путаницы и твердо сосредоточиться на поставленной задаче.

    Хотя конкретное содержание всех вышеперечисленных букв будет отличаться, есть ряд общих особенностей, которые применимы к каждому:

    Как написать официальное письмо

    • Адрес писателя должен быть в верхнем правом углу.
    • Дата должна быть указана под адресом автора
    • Имя и адрес получателя внизу слева
    • Используйте правильное начало (Уважаемый господин / госпожа, Уважаемая миссис Фергюсон и т. Д.)
    • Используйте стандартный английский
    • Вступительное предложение должен объяснять цель письма
    • Каждый абзац должен содержать одну конкретную точку.
    • Используйте соответствующий формальный тон и впишите формулировку письма.
    • Избегайте сокращений, сленга и сокращений. вы хотите, чтобы получатель выполнил
    • Официальное окончание, например «С уважением» или «С уважением»
    Записка о приветствиях

    Если ученик знает имя предполагаемого получателя, начните с Уважаемый г-н./ Миссис Фамилия и окончание с С уважением. Если они не знают имени получателя, начните с «Уважаемый господин / госпожа» и закончите «С уважением».

    Использование риторических приемов

    Как уже упоминалось, формальное написание писем нацелено на попытку убедить кого-то принять тот или иной курс действий. Для этого полезно использовать некоторые риторические приемы, чтобы сделать письмо более убедительным. Вот некоторые полезные методы, которые могут побудить ваших учеников использовать:

    Прямой адрес: использование местоимения «вы» в официальном письме заставляет читателя почувствовать, что вы говорите напрямую с ним.Это помогает заинтересовать читателя и побудить его продолжить чтение письма.

    Эмоциональный язык: там, где ученики пытаются убедить читателя принять определенный курс действий, использование эмоционального языка часто может быть мощным инструментом. Учащиеся могут использовать слова позитивного или негативного цвета, чтобы вызвать у читателя желаемый отклик.

    Факты и цифры: Еще один способ убедить и убедить — это использовать факты и цифры для подтверждения идей, изложенных в письме.

    Как написать неформальное письмо

    ПРОЦЕСС ЗАПИСИ НАЧИНАЕТСЯ С ПЛАНИРОВАНИЯ

    Как и во всех жанрах письма, процесс написания официального письма должен начинаться с планирования. Это должно включать в себя набросок краткого плана, с которым можно работать, а не исчерпывающую детализацию мелких деталей. План должен включать:

    • Запишите адреса, имена и т. Д. — кому вы пишете?
    • Записать цель письма — что вы хотите сказать?
    • Перечислите пункты, которые необходимо сделать (каждое будет составлять абзац) — как вы это скажете?
    • Состояние точки действия — что вы хотите, чтобы читатель сделал?

    ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ НЕОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ:

    При написании неформального письма нужно соблюдать гораздо меньше правил, но все же есть некоторые полезные рекомендации, которым следует следовать, которые окажутся полезными для студентов, которые пишут неформально.

    Как и в случае с любым письмом, важно в первую очередь учитывать аудиторию и причину написания. В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка. Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.

    Хотя письмо будет неформальным, у него все же будет цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на абзацы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным».Заставив их спланировать свое неформальное письмо до написания, можно обеспечить его достаточную организацию.

    КАК НАЧАТЬ НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

    Неофициальные письма начинаются с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения. Для знакомых это может быть «Дорогой Том» (используется имя вместо фамилии) или очень неформальное «Привет, Джейн». Не забывайте ставить запятую после имени!

    После приветствия следует общее вступительное предложение.Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?». Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети.

    Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.

    Точно так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслабленно, так и заключительное приветствие.Студенты могут выбрать здесь множество возможностей, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и от их личных предпочтений. Примеры возможных закрытий: «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».

    ПРАКТИЧЕСКОЕ ПИСЬМО НАПИСАТЬ ДАННЫЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЛЯ УЧАЩИХСЯ

    Самый эффективный способ для студентов усвоить все особенности написания писем, формальных или неформальных, — это набраться опыта, написав самые разные буквы для различных целей.Следующие мероприятия предлагают студентам несколько советов по практике сегодня:

    1. ИСКУССТВО КАК ПЛАТФОРМА

    Попросите учащихся написать так, как если бы они были персонажами художественного произведения, которое вы читали в классе. Выбирая драматический момент в сюжете, попросите учащихся представить, что они — один из персонажей, пишущих письмо другому персонажу рассказа. Этот писатель может быть как формальным, так и неформальным, в зависимости от представленного сценария. Это даст студентам реалистичную практику написания писем, а также заставит их тесно взаимодействовать с текстом и творчески реагировать на его темы.

    2. Агония тётя

    Либо предложите ряд возможных жизненных затруднений, либо вырежьте вопросы со страницы «агонии тети» в местной газете. Студенты должны написать в ответ, предлагая совет в ответ на затруднения, выраженные в вопросе или затруднительном положении. Ответ должен быть написан в полном формате письма. Эта деятельность также допускает множество вариаций. Ответ может быть написан, например, близкому другу или написан с точки зрения профессиональной тети, страдающей агонией, с использованием более формального тона и подачи.

    3. ЖАЛОБНОЕ ПИСЬМО

    Предложите учащимся подумать о своем любимом шоколадном батончике или предмете одежды. Предложите им представить, что они купили этот продукт недавно и обнаружили, что он некачественный. Студенты должны написать официальное письмо с жалобой производителю, в котором изложена их жалоба и рекомендован порядок действий для ее удовлетворительного разрешения. Они должны использовать все функции официального письма, как указано выше.

    ХОРОШО НАПИСАННОЕ ПИСЬМО МОЖЕТ БЫТЬ ОБЪЕМОМ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСКУССТВА В ВАШЕЙ КЛАССНОЙ КЛАССЕ

    КАК СДЕЛАТЬ ПИСЬМА, НАПИСАННЫЕ ОТ РУЧНОЙ, СТАРЫМИ И АУТЕНТИЧНЫМИ.

    • Напишите карандашом или ручкой для каллиграфии
    • плотно закрутите их, аккуратно разверните и расплющите.
    • Слегка нанесите на бумагу пятна от кофе, чтобы она выглядела состарившейся.
    • Осторожно опалите или обожгите края бумаги.
    • Добавьте несколько фотографий с фильтром сепии для эффекта

    ПОДПИСАНИЕ

    По мере того, как учащиеся становятся более уверенными в своем понимании форматов написания писем, поощряйте их обмениваться письмами друг с другом для взаимной оценки.Вы можете предложить им контрольный список функций, на которые следует обратить внимание при чтении работы их партнера.

    Написание писем также может быть отличным способом наладить партнерские отношения со школами за границей. Часто дети, изучающие английский как второй язык, будут рады получать письма от учеников (и писать им) из англоязычных стран. И хотя электронная почта все больше вторгается на традиционную территорию письма, многие навыки, приобретенные в практике написания писем, можно перенести в современное воплощение.Здесь также есть широкие возможности связать обучение написанию писем с подходами к написанию электронных писем.

    Написание писем может помочь в решении широкого круга задач обучения, а также обучить учащихся ценным практическим навыкам, которые пригодятся им после учебы в школе как в личной, так и в профессиональной жизни. И кто знает, возможно, через несколько лет одно из писем, которые ваш ученик напишет в вашем классе, может стать драгоценным подарком на память в чьем-то ящике у кровати.

    Инструменты и ресурсы

    Используйте ресурсы и инструменты ниже со своими учениками, чтобы улучшить их письменные навыки с помощью проверенных стратегий обучения.



    Примеры написания писем (образцы письма учащегося)

    Ниже представлены образцы писем студентов (неформальные и формальные). Щелкните изображение, чтобы увеличить и изучить его подробнее. Пожалуйста, найдите время, чтобы прочитать письмо подробно, а также руководства для учителей и учеников, которые выделяют некоторые ключевые элементы написания писем, которые следует учитывать перед тем, как приступить к написанию черновика.

    Пожалуйста, поймите, что эти образцы письменных работ учащихся не предназначены для использования в качестве идеальных примеров для каждого возраста или уровня обучения, а представляют собой образец письменного текста для учащихся и учителей, который они могут вместе изучить и критически проанализировать, чтобы улучшить навыки письма учащимися и углубить их понимание написания писем.

    Мы бы порекомендовали прочитать пример на год выше и ниже, а также оценку, с которой вы в настоящее время работаете, чтобы получить более широкое представление об этом типе текста.

    ПРИМЕРЫ НЕОФИЦИАЛЬНОГО ПИСЬМА

    ПРИМЕРЫ ФОРМАЛЬНОГО ПИСЬМА

    КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК И РУБРИЧНЫЙ НАБОР ДЛЯ ВСЕХ ТИПОВ ТЕКСТА

    ДРУГИЕ БОЛЬШИЕ СТАТЬИ, СВЯЗАННЫЕ С ПИСЬМО

    ЧТО ТАКОЕ ОПИСАНИЕ СДЕЛКИ? Транзакционное письмо — это общий термин, охватывающий множество разных жанров документальной литературы.Цель каждого типа транзакционного написания текста — передать идеи и информацию другим. Цель текста может быть определена как: Убеждать Аргументировать Советовать Информировать. Иногда две или более из этих целей приводят к…

    Изучите основные навыки написания проницательного личного повествования в нашем полном руководстве для студентов и учителей.

    ЧТО ТАКОЕ ТЕКСТ ПЕРЕСЧЕТА? Текст пересчета пересказывает опыт или событие, которое произошло в прошлом. Целью пересчета является информирование, развлечение и / или оценка.Репортажи не ограничиваются одним конкретным жанром письма. Пересчет может быть посвящен определенной части события или пересказывать всю историю. …


    Контент для этой страницы написал Шейн Мак Доннчайд. Бывший директор международной школы и преподаватель английского языка в университете с 15-летним опытом преподавания и администрирования. Редактирование и поддержка содержания были предоставлены командой literacyideas.

    Как написать письмо: советы и примеры написания писем

    Каждый должен быть знаком с тем, как писать письмо — от того, какой тип письма вы должны написать, до формата письма, который вы должны выбрать.Это основные концепции написания писем, которые вам нужно знать, а также некоторые полезные примеры.

    Какое письмо написать?

    Нет жестких правил. Какой формат письма вы выберете, зависит от вашей аудитории. Для друга или близкого родственника обычное сообщение — лучший способ. Есть разные типы писем, которые подходят другу или близкому родственнику. Некоторые включают:

    Однако для деловых людей или людей, которых вы плохо знаете, печатное официальное письмо почти всегда является наиболее подходящим выбором.При использовании в профессиональных целях официальное письмо действует для:

    • Сопроводительные письма
    • Письма о намерениях
    • Письма о ценностных предложениях
    • Деловые меморандумы
    • Рекламные письма
    • Рекомендательные письма
    • Заявление об увольнении
    • Благодарственные письма

    Это всего лишь несколько типов писем, которые вам может понадобиться написать в повседневной или формальной обстановке. Прежде чем писать письмо, подумайте о том, насколько оно формально: обычная или формальная.У каждого есть свой формат, которому вы захотите следовать.

    Официальные письма

    Умение писать письма, особенно официальные, очень важно в бизнесе и на протяжении всей вашей карьеры. Вот что включает в себя формальное написание писем.

    Шаг 1. Начало официального письма

    Начните с имени и адреса отправителя. Некоторые компании используют специальную бумагу, называемую фирменными бланками, на которой указана контактная информация и логотип компании.

    Следующая строка официального письма — дата.Вы можете отформатировать дату после своего адреса двумя способами.

    Кроме того, в официальных письмах необходимо указать имя и адрес получателя через два пробела после даты. Включение всей этой информации гарантирует, что ваше письмо можно будет использовать в качестве ссылки для связи с вами после того, как получатель выбросит конверт.

    Шаг 2: Написание письма, формально

    Когда вы пишете письмо, вы готовы поприветствовать человека (или компанию), которому вы пишете. Пропустите пробел в адресах, которые вы указали.

    Официальные буквы начинаются с «Уважаемый», за которым следует имя получателя. Если у вас нет контакта в определенной компании, поищите в Интернете имя, должность или отдел.

    В крайнем случае используйте обычное приветствие «Кого это может касаться». После всех приветствий следует запятая.

    Шаг 3. Написание текста официального письма

    Хотя тело каждого письма выглядит по-разному и информация в нем разная, есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать.

    • Держите его в фокусе. Деловые письма должны иметь четкую цель.
    • Корректура. Ошибки могут вызвать недопонимание.
    • Избегайте схваток. Запишите каждое слово полностью.
    • Будьте тактичны. Не пишите ничего, о чем вы пожалеете, что было записано для потомков.

    Каждая мысль должна содержаться в отдельном абзаце. Короткие абзацы также помогают сделать ваше сообщение ясным; старайтесь, чтобы в абзаце было не более четырех предложений, и каждое предложение должно быть кратким.

    Шаг 4: Завершение официального письма

    Оставьте пробел между заключительным и дополнительным абзацами. Бесплатное закрытие — это вежливый способ передать привет получателю. Один из наиболее распространенных доводчиков — «С уважением», и, как правило, это беспроигрышный вариант.

    Помните, что заглавными являются только первая буква фразы. Оставьте еще пару пробелов для последнего шага — своей подписи! Для официальных писем введите свое полное имя под ним.

    Неофициальные письма

    Обычные письма в целом менее структурированы, но имеют те же основные элементы формального письма.Вот что вам нужно знать, когда вы пишете письмо близкому человеку.

    Шаг 1. Начало неформального письма

    В отличие от официальных писем, написание письма другу или близкому родственнику не требует тех же формальностей. Бланки не нужны, хотя некоторые писатели предпочитают использовать специальные канцелярские принадлежности.

    При написании неофициального письма первая строка — это дата. Его можно выровнять по левому или правому краю на странице, но обычно он располагается вверху обычного письма.Дата — единственный предвестник, необходимый для написания случайного письма.

    Шаг 2: Написание письма, неформально

    Обычные буквы — это просто; вы можете начать с «Привет» или другого привычного приветствия.

    Для неформальных писем использование других знаков препинания после приветствия для выражения энтузиазма (например, восклицательного знака) может быть уместным в зависимости от ваших отношений с получателем.

    Шаг 3. Написание основной части неофициального письма

    Основное содержание вашего неофициального письма — тело — зависит от вас.Содержание обычного письма может быть разным, поэтому сосредоточьтесь на некоторых общих предложениях.

    • Не бредите. Даже личные письма должны иметь четкую направленность.
    • Предлагайте любезности. Это можно было бы написать как «Надеюсь, у вас все хорошо!» или «Поздравляю с новым питомцем!»
    • Поделитесь анекдотами или новостями. Обычно обычное письмо предназначено для обмена информацией или подробностями, которые взаимно интересны обеим сторонам.
    • Помните о своей аудитории. Сохраняйте тон и содержание письма соответствующими получателю. Например, написание письма бабушке может звучать иначе и содержать другие детали, чем письмо другу по колледжу.

    Шаг 4. Завершение неофициального письма

    Если у вас более теплые отношения с получателем, вы можете подписаться, сказав «С наилучшими пожеланиями» или «Сердечно». При написании письма есть десятки вариантов закрытия, поэтому выберите тот, который лучше всего подходит вам и вашему получателю.Как и в официальных письмах, применяются те же правила в отношении использования заглавных букв и запятых для всех дополнительных закрытий.

    Что такое P.S.?

    П.С. означает постскриптум. Это то, что вы добавляете в последнюю минуту после того, как письмо готово. Обычно вы не добавляете приписки к официальным письмам; если вам нужно что-то добавить, вам придется пересмотреть весь документ, чтобы включить новую информацию.

    Конверт

    В США максимальный вес письма первого класса составляет 3.5 унций. Если в вашем письме больше трех страниц или вы написали его на плотной бумаге, вам придется взвесить его, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям. Размер и форма конверта тоже имеют значение. Он должен быть прямоугольным и размером примерно 6 × 11 дюймов, иначе вы рискуете, что почтовое отделение вернет его.

    Отправка письма

    После того, как вы определили, что конверт правильный, самое сложное окончено. Теперь вам просто нужно отправить его по почте. (Если это личное письмо, вы всегда можете доставить его самостоятельно.В этом случае просто напишите имя предполагаемого получателя на внешней стороне конверта. Бонус ручной доставки ?: Вы можете использовать конверты любого размера и формы!)

    В верхнем левом углу напишите свое имя и адрес или прикрепите почтовый ярлык. В центре конверта аккуратно напишите адрес получателя. Помимо аббревиатуры штата и почтового индекса, международные буквы должны включать страну назначения и обратного адреса. Стоимость пересылки варьируется.Проверьте текущие цены на веб-сайте USPS или используйте штамп навсегда для пунктов назначения в США. Еще раз проверьте, все ли правильно на внешней стороне конверта. Если это так, сложите письмо и аккуратно вставьте его внутрь. Не закрывайте его, пока не убедитесь, что добавили все страницы, которые собираетесь отправить.

    Разве не приятно посылать письмо, которое, как вы знаете, вы тщательно подготовили? Конечно, у хорошо написанного письма больше шансов достичь своей цели. Но как насчет сопроводительного письма к заявлению о приеме на работу? В сопроводительных письмах есть свои собственные передовые практики.Прочтите все, что вам нужно знать о том, как написать сопроводительное письмо, прежде чем отправлять свое следующее резюме!

    3 способа написать письмо

    Об этой статье

    Соавторы:

    Тренер по этикету

    Соавтором этой статьи является Tami Claytor. Тами Клэйтор — тренер по этикету, консультант по имиджу и владелец компании Always Соответствующий имидж и консультации по этикету в Нью-Йорке, штат Нью-Йорк.Обладая более чем 20-летним опытом, Тами специализируется на проведении занятий по этикету для отдельных лиц, студентов, компаний и общественных организаций. Тами провела десятилетия, изучая культуры, путешествуя по пяти континентам, и организовала семинары по культурному разнообразию, чтобы способствовать социальной справедливости и межкультурной осведомленности. Она имеет степень бакалавра экономики со специализацией в области международных отношений Университета Кларка. Тами училась в Школе очарования Офелии ДеВоре и Технологическом институте моды, где получила сертификат имидж-консультанта.Эта статья была просмотрена 14 679 946 раз (а).

    Соавторы: 335

    Обновлено: 6 августа 2021 г.

    Просмотры: 14,679,946

    Резюме статьиX

    Чтобы написать официальное письмо, сначала укажите свой адрес и дату в верхнем левом углу страницы, а затем укажите имя и адрес получателя. Затем начните свое письмо с официального приветствия, например «Уважаемый доктор Браун» или «Кого это может касаться».«Когда вы пишете текст письма, старайтесь избегать сокращений, таких как« не »или« не было », поскольку они могут сделать ваше письмо неформальным. Кроме того, делайте текст письма коротким и прямым, чтобы оно не длиннее страницы. Когда вы закончите, закончите приветственным словом, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Чтобы узнать, как написать обычное неформальное письмо, прокрутите вниз!

    • Печать
    • Отправить письмо поклонника авторам
    Спасибо всем авторам за создание страницы, которую прочитали 14 679 946 раз.

    Как написать письмо

    Наши бабушки и дедушки, прабабушки и дедушки все время писали письма: своим друзьям и семьям, управляющему банка, чтобы выразить соболезнования, пожаловаться, пригласить кого-нибудь в гости, принять приглашение и поблагодарить людей за гостеприимство или подарки.

    В наше время писать письма не нужно очень часто, и это стало умирающим искусством. Электронная почта, Facebook, Twitter и обмен мгновенными сообщениями означают, что мы можем всегда оставаться на связи. Однако бывают случаи, когда письмо уместно, и полезно знать, когда и как его писать.

    На этой странице объясняются различные типы писем, от неформальных до официальных, и объясняется, как писать каждое из них. На этой странице мы говорим о написании писем, которые будут отправлены обычной почтой, а не по электронной почте. Большинство писем, описанных на этой странице, никогда не следует отправлять по электронной почте. Единственное исключение — это заявление о приеме на работу, где вы должны приложить официальное письмо к сопроводительному электронному письму.


    Общая структура письма

    Официальное письмо имеет стандартную структуру:


    Ваш полный адрес

    Дата письма

    Имя человека, которому вы пишете
    Полный почтовый адрес
    Уважаемый [Имя получателя],

    Тема письма

    Текст письма

    С уважением,

    [Войдите в эту графу]

    [Ваше полное имя] ([Ваше звание: господин, госпожа, госпожа])

    Если вы пишете неофициальное письмо , вы можете опустить имя и адрес получателя, а также можете подписать его более неформально: « С любовью, » или « С наилучшими пожеланиями, », а не «С уважением», и поставьте подпись, указав только свое имя, опуская свою фамилию и титул.

    Формы для подписания письма различаются в зависимости от того, как вы его адресовали. Правило таково: если вы обратились к нему « Уважаемый господин », вы подписываете «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то подписываете «С искренним уважением».

    Что делать, если вы не знаете имени человека, которому пишете?

    Это может возникнуть, например, если вы хотите отправить письмо или жалобу в компанию, и вам сказали: « просто отправьте ее в отдел обслуживания клиентов ».

    Ваши варианты:

    • Начните письмо с « Для кого это может касаться ». Это не слишком личное, но соответствует тому, что вам сказали делать.

    • Отправьте письмо «Руководителю отдела обслуживания клиентов» по ​​адресу компании, затем используйте « Dear Sir ». « Уважаемый господин » — технически правильная форма, если вы не знаете имени человека, но многие люди предпочитают « Уважаемый господин или госпожа ».

    • Google имя человека, который возглавляет этот отдел, и используйте его имя. Если вы пишете в крупную компанию, эта информация должна быть общедоступной, и нет никаких оправданий тому, чтобы не найти и не использовать ее. Если компания скрывает имя человека, ответственного за обслуживание клиентов, то кажется вполне разумным направить жалобу непосредственно генеральному директору.

    Почему это важно? Потому что письма, адресованные лично, скорее всего, будут доставлены быстрее, а также получат больше личного внимания.

    Единственное исключение — если вы пишете на номер , редактор газеты , и в этом случае вы всегда пишете «Уважаемый господин». Форма для использования на конверте: «Редактор», затем название и адрес газеты.

    Предупреждение о необычных названиях


    Титулы «Сэр» и «Дама» идут вместе с именем. Поэтому вы адресуйте письма рыцарям и дамам «Уважаемый сэр Джон / Дама Нелли», а не «Уважаемый сэр Смит / Дама Мельба».

    Однако к

    коллегам обращаются по титулу и фамилии: «Уважаемый лорд Дженкинс».

    В случае сомнений зайдите на сайт или позвоните в офис человека, которому вы пишете, и спросите, как к нему обращаться.

    Как правило, следует печатать и печатать деловые письма, а личные — писать от руки. Если вы пишете от руки, используйте синие или черные чернила.

    Если вы считаете, что можете отправить электронное письмо вместо письма, не используйте полную формальную структуру. Просто начните свое электронное письмо «Уважаемый г-н [Имя]», затем введите текст, который вы хотите отправить, а затем «С уважением, [ваше полное имя]».


    Особые типы писем: особые случаи

    Официальные приглашения

    Приглашения на свадьбу или приглашения на очень формальные мероприятия, такие как вечеринка в саду в Букингемском дворце или в Белом доме, пишутся от третьего лица:


    Мистер и миссис Джон Смит

    запросить удовольствие компании

    Госпожа Далила Грин + гость

    на свадьбе их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса

    в субботу 25 июля в 12 часов в Jacoby Дом, Танбридж-Уэллс, Кент.

    Ответить.

    RSVP означает «Respondez, s’il vous plait», что в переводе с французского означает «ответьте». Это возмутительно грубо не делать этого, даже если вы не можете присутствовать. Правильный способ ответа — написанное от руки письмо в той же форме от третьего лица:

    Г-жа Далила Грин благодарит мистера и миссис Джон Смит за их любезное приглашение на свадьбу их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу 25 июля в 12 часов дня в Jacoby House, Танбридж-Уэллс, Кент.Она будет рада принять участие. Г-жу Грин будет сопровождать г-н Джеймс Уайт.

    Скопируйте форму приглашения, чтобы ваши хозяева знали, что вы правильно поняли, где вы должны быть и когда. Если в вашем приглашении указано «+ гость», вашим хозяевам будет полезно закончить ответ, указав имя гостя, чтобы они могли включить его в план стола, если захотят.

    Если вы не можете присутствовать, скажите что-то вроде:

    « Она сожалеет, что не сможет присутствовать, так как у нее уже была помолвка ».

    Поблагодарить кого-то за гостеприимство или подарок

    На самом деле не имеет значения, «придете» ли вы и ваши друзья для официального выражения благодарности. Никогда еще никого не обидело письмо с благодарностью за то, что они приняли вас на выходные, на свадьбу или за подарок.

    Многие люди недовольны отсутствием официальной благодарности, и это может повлиять на ваши шансы на получение дальнейших приглашений. Просто отправьте одну, даже если это всего лишь открытка. И не пишите и не пишите — это не одно и то же, и ваш хозяин может обидеться.

    Никогда напишите личное благодарственное письмо. Это должно быть написано от руки, однако ваш почерк ужасен. Традиционно благодарность за гостеприимство всегда обращалась к хозяйке. Однако в настоящее время хозяин, вероятно, играет важную роль в организации, поэтому многие люди предпочитают писать обоим.

    Форма письма:

    Ваш адрес

    Сегодняшняя дата

    Уважаемый [Имя],

    Большое спасибо за то, что мы остались на прошлых выходных / за приглашение на свадьбу Джемаймы / за ваш щедрый подарок.

    Включите одно или два личных предложения, объясняющих, насколько важны для вас этот случай или подарок. Для такого случая, как свадьба или вечеринка, вы также можете выразить надежду, что ваши хозяева тоже повеселились и что они оправились от стресса, связанного с организацией.

    Подпишитесь коротким предложением, с нетерпением жду встречи с ними в ближайшее время и еще раз поблагодарите.

    [С уважением / С любовью]

    [Ваше имя]

    Если вы плохо знаете этих людей и написали «Мистер и миссис [имя]», как это может быть в случае свадьбы друга, вам следует закончить «С уважением, [ваше полное имя] ‘, или, если вы хотите быть менее формальным, с чем-то вроде «С новой благодарностью и наилучшими пожеланиями, [ваше имя]».

    Однако, если вы пишете близкому другу, вы можете подписаться по своему усмотрению: «С большой любовью» или «С любовью ко всем вам», например, с последующим указанием только вашего имени.

    Вам не нужно отвечать на письмо с выражением благодарности.

    Поблагодарить кого-то за работу

    Иногда вам может потребоваться поблагодарить людей за что-то на работе.

    Например, если вы организовали конференцию или семинар, вы всегда должны писать, чтобы поблагодарить докладчиков за то, что они потратили свое время.Если вы какое-то время следили за кем-то, было бы неплохо написать, чтобы поблагодарить его за потраченное время, а не просто отправить электронное письмо.

    В таких случаях вполне приемлемо напечатанное письмо, хотя вы всегда должны подписывать его от руки. Если вы достаточно молодой человек в организации, принято получать письмо, подписанное старшим лицом, ответственным за конференцию: директором или генеральным директором, если необходимо.

    Почему вы отправляете почтовое письмо? Это показывает, что вы готовы потратить время и деньги, чтобы поблагодарить кого-то, поэтому это скорее жест, чем электронное письмо.

    То, как вы обращаетесь к этому человеку, зависит от того, обращались ли вы к нему официально или неофициально, когда вы ранее связались с ним, и когда вы встречались с ним в тот день. Если вы обратились к ним по имени, сделайте то же самое.

    Форма таких писем:

    Полный юридический адрес вашей организации
    или используйте фирменный бланк

    Сегодняшняя дата

    Дата Полное имя вашего контактного лица

    Полный рабочий адрес вашего контактного лица

    Уважаемый г-н Джонс / Алан,

    Большое спасибо за то, что вы уделили время выступлению на нашем мероприятии «Развитие отличного стиля речи» в прошлую пятницу.Зрителям очень понравилось ваше выступление, и мы надеемся, что скоро увидим вас снова.

    Вы можете добавить сюда рукописный комментарий, особенно если сеанс прошел особенно хорошо или если вы знаете получателя лично, а также написать от руки «Искренне Ваш». Мы будем благодарны за личное внимание.
    С уважением,

    [Подпишите свое имя]

    [Ваше имя]


    Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу — это особый случай, который рассматривается на нашей странице «Написание сопроводительного письма».


    Практическое правило написания писем

    Если вы сомневаетесь, нужно ли вам написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то или ответить на приглашение, то вам нужно задать два вопроса:

    1. Мне нужно отправить какое-то сообщение? Если ответ положительный, например, на приглашение, то вам нужно выбрать между письмом или электронным письмом.
    2. Обидится ли (не) получатель, если я не отправлю письмо?

    Помните, что вежливое письмо с благодарностью никого не обидело.Многие люди прервали все контакты с бывшими друзьями из-за отсутствия благодарственного письма после их гостеприимства.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *