Особенности деловой переписки: Ведение и особенности деловой переписки

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество? 

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки: 

1. Письмо всегда начинаем с обращения 
2. Тема письма должна быть обязательно 
3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
4. Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!) 
5. В письме должны быть корректные формулировки 
6. Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
7. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.

3. Виды писем 

Существует много различных классификаций, мы предлагаем разграничить письма по структуре оформления: 

1. Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)
2. Письмо-договоренности

Письмо-коммуникация

В этот вид письма мы включаем все виды писем, которые использует сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности.

Структура письма

Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть четко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию. Структура письма состоит из четких компонентов:

Тема письма

Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п. 

Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.

Зачем важно правильно оформлять тему письма? 

По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.

Примечание: если отправляете письмо внутри компании, то тема письма оформляется по заданному стандарту, если отправляете письмо вне компании, то желательно тему оформлять по шаблону: Название компании: цель письма.

Содержание

Чем больше конструктива в теле письма, тем лучше! Один из ключевых навыков в умении вести деловую переписку, которую вы должны развивать у сотрудников, – навык четко и кратко формулировать свою мысль.

P.S. Если мы, составляя письмо, упоминаем факт из письма собеседника — его нужно процитировать, отделив цветом или шрифтом.

Корпоративная подпись

Шаблон оформления корпоративной подписи должен быть един у всех сотрудников компании.

В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться. 

С уважением,

Ф.И.О., должность.

Ссылки на сайт и социальные сети

P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке.

Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т. д.

Кому/Копия

Поля «Кому» и «Копия» заполняем в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно еще не готово.

Чем отличаются поля «Кому» и «Копия»?

В поле «Кому» мы вставляем адрес человека, от которого требуется совершить какое-либо действие.

В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма.

P.S. Наш опыт доказал, что поле «Копия» очень полезно. Если мы ведем переговоры с рядовым сотрудником, обсуждаем важные вопросы, но не получаем ответов по существу и в установленный срок, то стоит вставить в копию письма директора или вышестоящего менеджера, как сразу переписка начнется по конструктиву. 

К сожалению, во многих компаниях уровень корпоративной культуры не на должном уровне, вследствие чего возникают ситуации, когда для того, чтобы сотрудник хорошо выполнял свою работу, необходим жесткий контроль со стороны управляющего состава.

Также в Outlook есть функция, как «Скрытая копия» — важный инструмент, который позволяет проинформировать о письме заинтересованных лиц, но при этом не смущать получателя, что письмо адресовано не ему одному!

Письмо-договоренности

Важный вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?

Такие письма полезно составлять после встречи, переговоров и совещаний, чтобы иметь письменно оформленные договоренности и единое видение их исполнения.

Структура письма:

1. Приветствие, обращение и благодарность участникам обсуждения.
2. Повторение цели собрания, на котором формировались договорённости.
3. Перечисление всех вопросов, которые обсуждались, в связке с принятыми по ним решениями и назначением ответственного за исполнение.
4. Фиксация идей, которые не требуют срочной реализации, для истории.
5. Вопрос к адресатам: Всё ли учтено? Есть ли комментарии и дополнения?

Например:

Оформление письма

Шрифт

Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.

P.S. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.

Абзац

Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

Отступы 

Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью:

Ссылки

Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки:

Стиль письма

Нам очень нравится книга Саши Карепиной «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты», советуем к прочтению.

Саша предлагает «измерять» стиль письма по шкале от личного, до формального. Делая замечание, что «Чем больше в письме обнаружится приемов из левой колонки, тем оно будет более личным, а чем более из правой, тем более формальным» 

Какой результат можно получить с помощью внедрения правил этикета деловой переписки?

Сколько писем в день вы получаете? Обычно 20-30, но нередки случаи, когда и 50, и 60. И на каждое письмо мы тратим ресурс внимания — время на то, чтобы понять суть письма и что на него ответить. Если вы будете тратить на понимание цели письма хотя бы на 10-15 секунд меньше (а это можно сделать, если каждое письмо будет с темой, где есть глагол и результат), то экономия на 60 письмах составит 10 минут! Мы привыкли не замечать это время, распыляя его в течение дня, но если собрать его вместе и улучшить, получается именно столько!  

В следующих статьях мы расскажем о том, как выиграть ежедневные драгоценные минуты за счет внедрения правил коммуникаций по Skype, телефону и корпоративному планировщику.  

Эта статья входит в цикл статей об этике коммуникаций. 

Читайте другие статьи цикла:

Этика коммуникаций I. Дресс-код

Этика коммуникаций II. Золотые правила субординации. Часть 1. 10 основных ошибок снижения управляемости организации 

Этика коммуникаций II. Золотые правила субординации. Часть 2. 10 золотых правил субординации 

Приглашаем вас на мастер-класс Сергея Бехтерева Как работать в рабочее время.

Выиграйте с помощью этого тренинга минимум 1 час свободного времени ежедневно!

На мастер-классе вы узнаете:
✓ Как управлять задачами, чтобы все задачи выполнялись на 100% и в срок
✓ Как эффективно готовить и проводить совещания
✓ Как организовать продуктивную работу сотрудников в одном кабинете

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ЕЕ РОЛЬ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ Текст научной статьи по специальности «Языкознание и литературоведение»

социологические науки

Рубцова Елена Викторовна ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ . ..

УДК 316.7

DOI: 10.26140/knz4-2020-0901-0017

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ЕЕ РОЛЬ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ

© 2020

AuthorlD: 680842

SPIN: 8728-9478

Рубцова Елена Викторовна, кандидат филологических наук, доцент кафедры «Русского языка и культуры речи» Курский государственный медицинский университет (305041, Россия, Курск, ул. Карла Маркса, д. 3, e-mail: [email protected])

Аннотация. В статье представлена информация об искусстве делового письма. Изучен предмет исследования как вид искусства. Автор приходит к выводу, что деловое общение занимает существенное место в современном обществе. С появлением компьютеров, спутниковых систем, мобильных средств связи переписка является основным средством коммуникации и занимает 80% рабочего времени при работе с документами. Как и много лет назад с помощью писем решаются производственные и коммерческие вопросы. Деловое письмо — это серьезное оружие в экономике, политике, производстве и в вопросах их взаимоотношений. Грамотное изложение текста, правильное оформление и следование этикету делового письма дает возможность не только наладить выгодное сотрудничество, но и увеличить репутацию. В статье определены основные функции делового письма, дана их характеристика. Автор детально представляет классификацию деловых писем и их отличительные особенности. В статье изучается история становления искусства делового письма в России от этапа его зарождения до сегодняшних дней.

Ключевые слова: деловое письмо, современное общество, деловая корреспонденция, общественная роль, история, переписка, классификация, искусство, специфика, электронные письма, документовед, взаимоотношения.

FEATURES OF BUSINESS CORRESPONDENCE AND ITS ROLE IN MODERN SOCIETY

© 2020

Rubtsova Elena Viktorovna, candidate of philological sciences, assistant professor of the «Russian Language and Speech Culture» department Kursk State Medical University (305041, Russia, Kursk, Karl Marx Street, 3, e-mail: [email protected])

Abstract. The article provides information about the art of business writing. The subject of research is studied as a form of art. The author concludes that business communication occupies a significant place in modern society. With the advent of computers, satellite systems, mobile communications, correspondence is the main means of communication and takes 80% of the working time when working with documents. As many years ago, letters are used to resolve production and commercial issues. A business letter is a serious weapon in economics, politics, production and in matters of their relationship. Proper presentation of the text, proper design and following the etiquette of a business letter makes it possible not only to establish profitable cooperation, but also to increase the reputation.

The article defines the main functions of a business letter, gives their characteristics. The author presents in detail the classification of business letters and their distinguishing features. The article studies the history of the development of the art of business writing in Russia from the stage of its inception to the present day.

Keywords: business letter, modern society, business correspondence, public role, history, correspondence, classification, art, specifics, emails, document manager, relationships.

ВВЕДЕНИЕ

Основным и необходимым каналом связи между предприятиями, организациями, учреждениями, их каналом общения с внешним миром является деловое письмо. Деловое письмо необходимо для передачи информации и направлено на образование отношений, их сохранение, а в некоторых случаях и их прекращение. Деловая переписка является, наверное, самым важным и главным средством взаимодействия в абсолютно любом бизнесе и сильным рычагом воздействия одних его субъектов на другие. Важно уметь вести деловую документацию, уметь собирать, обрабатывать и распространять служебную информацию. Грамотное изложение текста, правильное оформление и следование этикету делового письма дает возможность не только наладить выгодное сотрудничество, но и увеличить репутацию.

Сегодня работу любой организации, предприятия невозможно представить без работы с документами, на это тратится значительная часть рабочего времени.

Лингвисты и люди, которые непосредственно работают с деловыми письмами, считают, что в России не развито обучение деловому письму и служащие не умеют их писать, начиная от служебной записки и заканчивая письмом-ответом. На этом их схожее мнение заканчивается, так как служащие считают, что западное влияние оказывает положительный результат, а лингвисты считают серьёзной проблемой переход к западным стандартам. Например: на западе не употребляют в речи отчество, используют в письме цитаты из книг. Одним словом творчески подходят к написанию делового пись-Карельский научный журнал. 2020. Т. 9. № 1(30)

ма. Тогда как в России тысячелетиями формировалось деловое письмо, приводилось к единому стандарту и оттачивались деловые формулы.

В целом деловую переписку можно назвать искусством, потому что осуществлять ее надо грамотно, с соблюдением всех условий, а этому необходимо учиться. При написании письма, прежде всего мы думаем только о том, чтобы была изложены вся информация, а про то, что письмо можно считать лицом организации, забываем. Доброжелательность, искренность и естественность имеет большое значение. Каждое слово в письме желательно «примерять» на себя, и если возникают сомнения, отказаться от этого высказывания, так как это может вызвать отрицательную реакцию у получателя. Особенностям делового письма, его функциональным возможностям, роли в современном обществе, а также методике написания делового письма посвящены работы отечественных и зарубежных авторов [1-19].

Письма помогают провести преддоговорные диалоги, выяснить взаимоотношения между предприятиями, в письмах выражаются претензии и жалобы, излагаются просьбы, оформляются приглашения осуществить содействие в этих либо других событиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. Невзирая на существование передовых технологий форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, безусловно, усиливают скорость передачи данных, ее обработки и интерпретации, роль делового письма, написанного на бумаге и отправляемого по почте, никак не уменьшает-

Rubtsova Elena Viktorovna sociological

FEATURES OF BUSINESS CORRESPONDENCE . .. sciences

ся. Деловое письмо на бумажном носителе по-прежнему является более надежным и доступным. Существенным является и психологический фактор: намного приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, нежели безликое послание. Таким образом, деловое письмо — перспективный элемент документооборота.

МЕТОДОЛОГИЯ

Актуальность темы определяется тем, что деловое общение занимает существенное место в современном обществе. Концепция делового общения считается одним из стремительно развивающихся течений лингвистики. В то же время искусством деловой речи владеют не многие.

Задачи исследования: изучить деловое письмо, как предмет искусства в служебной корреспонденции, определить основные функции делового письма, рассмотреть классификацию деловых писем и специфику в написании делового письма.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Во все времена человек ведет переписку, старается рассказать о своих мыслях, передать свои впечатления. В древние времена люди писали на глиняных табличках, берестяных грамотах, писали на пергаменте. Многие виды писем существуют уже тысячи лет. В России официально-деловая речь имеет многовековой исторический путь.

На Западе еще в 7 веке были «формулярники» — это описание реквизитов документа, в определенной последовательности, в России же они появились в 10-14 веках. Это первый этап развития делового письма. В то время фиксировались только правовые отношения. Второй этап — это 15-17 века. Этап делопроизводства. В этот период официально-деловая речь приобретает устойчивые формулировки, появляются информационные элементы-реквизиты и определяется их место в документах.

В 1720 г. Петром I был подписан «Генеральный регламент», который определял всю систему документооборота и закрепил делопроизводство за канцелярией. Это был третий этап.

Этап четвертый — этап министерского делопроизводства. В 1811 г. выходит документ «Общее учреждение министерств». В это время появляются документы с угловым расположением реквизитов, складывается краткий порядок изложения, и появляются «письмовники». В начале их еще называли «азбуки-прописи» для писцов.

В СССР важность искусства делового письма недооценивалось. В связи со сменой государственного аппарата встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствии с вновь созданными государственными структурами. Были разработаны новые стандарты документов. И только к 80-м годам была создана единая государственная система документации.

Появились новые виды и формы документов, такие как, например: резюме, оферта и т. д. Поменялся язык и стиль документов. В оформлении и переработке документов появились новые информационные технологии.

Служебное письмо это общее название разных по смыслу документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другими способами. Именно правильно проведенные деловые переговоры, умело оформленное соглашение или грамотное обоснование того или иного предложения в итоге определяют успех предпринимательской деятельности. Документовед, не знакомый с главными факторами делового общения, не имеет право считать себя профессиональным специалистом.

Специфика делового письма заключается в официально-деловом стиле, это и есть его главная отличительная особенность. Для передачи информации необходимо наличие участников управленческой деятельности, это отправитель и получатель деловых писем.

При составлении делового письма необходимо помнить о следующих обстоятельствах: 62

— деловое письмо — это письмо организации в лице ее руководителя;

— сотрудники организаций придерживаются субординации в отношениях;

— в деловой переписке обсуждаются рабочие вопросы;

— документы, содержащие служебную информацию, отправляются определенному адресату.

Поэтому деловые письма имеют официальный обезличенный характер, конкретного адресата, содержат актуальную информацию.

Официально-деловой стиль широко применяется в государственных учреждениях и значительно отличается от книжного стиля. Деловая речь используется в написании законов, указов, приказов, соглашений, договоров и распоряжений, различных учреждениях. Под влиянием социального изменения общества данный стиль подвергается значительным изменениям, но в любом случае он отличается от других стилей речи своей традиционностью, замкнутостью, конкретностью, объективностью, официальностью и своими стандартами.

Текст делового письма должен содержать не более двух вопросов, излагать его нужно точно и понятно, исключать двоякое толкование и разночтение информации. Приветствуется ясное, краткое, лаконичное изложение письма.

Как сделать правильный выбор в стиле письма? Для начала необходимо определить правильный стиль общения:

1) личный стиль, разговор на равных. В данном стиле выделяются индивидуальные качества написавшего письмо, применяются личные местоимения, прямое обращение. Например: Я искренне признаю свою вину и обещаю, что подобного больше не произойдет.

2) формальный стиль, разговор свысока. Когда прослеживается субординация и сила автора, которую читатель принимает. Заменяются личные местоимения на абстрактные.

Деловые письма составляются по различным поводам и имеют множество разновидностей. Письма бывают простые и сложные по содержанию. Простые в большинстве своем не требуют ответа от получателя. Сложные же могут быть длинными, содержать несколько пунктов и подпунктов, то есть информация в них развернутая и излагается поэтапно.

В классификаторе писем насчитывается до 30 видов деловых писем. В свою очередь они разделяются на некоммерческие и коммерческие.

Некоммерческие деловые письма:

— письмо-просьба. Это широко применяемый вид письма. При составлении данного вида письма в первую очередь необходимо изложить мотивы вашего обращения и суть просьбы. Важно подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении.

— письмо-сообщение. Этот вид письма служит для передачи определенной информации и не требует ответа или подтверждения со стороны адресата. Важно не забывать сообщить адресату, что при необходимости он имеет возможность обратиться к вам за дополнительной информацией. Эту пометку делают в конце текста.

— письма-подтверждения. Данный вид письма обычно направляется получателю для подтверждения какого-либо факта или в ответ на просьбу. Тогда лучше начинать со слов «Прошу подтвердить…» или «Настоящим подтверждаю». Письма-подтверждения немногословны, так как имеется определенный повод для написания. Еще очень важно в данном виде письма воздержаться от встречной просьбы что-либо подтвердить.

— сопроводительное письмо. Это письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. В них имеется информация к приложенным документам и их перечню. В перечне документах обычно указывается информация о названиях, количестве и объеме прилагаемых документов. Начинать такие пись-

Karelian Scientific Journal. 2020. Т. 9. № 1(30)

социологические науки

Рубцова Елена Викторовна ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ …

ма необходимо со слов «Направляю» или «Высылаю».

— письма-поздравления. Этот вид письма относится к категории личной деловой переписки. Поскольку не всегда имеется возможность поздравить деловых партеров лично или по телефону. Поздравительное письмо оформляется на поздравительном бланке или открытке. При составлении данного вида письма должен преобладать творческий подход. Письма-поздравления направляют по следующим случаям: день рождения адресата (дата основания организации), государственные или профессиональные праздники, назначение на должность или присвоение звания, награждение, заключение взаимовыгодных партнерских соглашений. Поздравление может быть как персональным, так и массовым, это зависит от случая.

— письмо-приглашение. В нем указывается время, место и дата проведения мероприятия и цель приглашения, а в некоторых случаях, если это необходимо, важно указать, что ожидают организаторы мероприятия от адресата. Во избежание недоразумений необходимо данный вид писем высылать заранее, можно уведомить адресата о необходимости подтверждения участия в мероприятии.

— письма-извинения. Такой вид писем встречается довольно редко в деловой переписке. Тем не менее, он может оказаться незаменимым, в случаях, если нет других способов для принесения формальных извинений и нормализации отношений.

— имиджевые-письма. Служат для укрепления деловых отношений между автором и адресатом. Важность данного вида писем заключается в засвидетельствовании адресата своего внимания без формального повода, связанного с каким-либо позитивным событием.

— письмо-благодарность. Это письмо так же относится в личной деловой переписке и оформляется на специальном бланке или открытке. Такие письма пишутся в дружеско-официальном стиле, с целью выразить адресату благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности. При желании можно перечислить и другие заслуги адресата. Заверяется такое письмо личной подписью отправителя, а некоторых случаях и печатью организации.

— письма-рекомендации. Чаще всего эти письма представляют собой личной отзыв работодателя о работнике, для предъявления потенциальному работодателю. В этом случае необходимо обратить внимание на мотивы обращения и изложить, в том числе достоинства рекомендуемого, с целью создания объективного впечатления.

Рекомендательные письма обязательно должны содержать подтверждающую информацию о факте и сроке работы, о занимаемой должности и обязанностях. Следует включить краткую характеристику профессиональных, деловых и личностных качеств работника. Можно отразить его уровень знаний, трудолюбие, достижения, инициативность, эмоциональную устойчивость и лидерские качества. Важно указать и причину изменения места работы. В выводе письма-рекомендации приводятся общая оценка деловых качеств и рекомендации к занятию конкретной должности. Контактные реквизиты подписавшего обязательны. Рекомендательное письмо может быть составлено частным лицом и новый работодатель захочет с ним связаться, для уточнения информации.

— письма-согласия. Данное письмо пишется только в тех случаях, когда ответ просит сам адресат, либо это явно видно из содержания письма.

— письма-резюме. Важно помнить, что основная часть этого письма, это не описание достоинств, а презентация специалиста работодателю. Начинать нужно с мотива обращения, а заканчивать с указанием контактной информации. Не может быть единого резюме для всех организаций. Каждый раз необходимо вносить изменения и делать акцент на качества, которые ценятся на новой

работе. Информация должна быть достоверной, сжатой и конкретной. Наличие фотографии в резюме приветствуется. Ясная формулировка и краткое изложение — это показатель высокого уровня культуры делового письма.

— информационное письмо. Такое письмо сообщает адресату сведения официального характера. Используется при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется информация. Информационное письмо зачастую носит типовой характер. Помимо официальной информации, оно включает в себя предложения и рекомендации.

Коммерческие деловые письма:

— письма-запросы. С данного вида писем начинается работа по заключению соглашений между партнерами по служебно-деловой переписки. Как видно из названия они предназначены для обращения лиц с целью получения соответствующей информации. Важно отметить, что письма-запросы предполагают обязательный ответ адресата в письменном виде по существу вопроса и в срок указанный в запросе или установленный нормативно-правовыми документами. Не лишним будет предварительно пояснить цель запроса.

При заказе товара или услуг в запросе обязательно указывается его наименование, количество, качество товара и условия его оплаты. Данный вид коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи, то есть необходим ответ.

— письмо-ответ. Выступает как зависимый от запроса или просьбы по тематике текст. Ответ может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае пишется письмо-отказ. Необходимо делать ссылку на первичное письмо и его тему и главное, чтобы в них совпадала последовательность изложения информации. Рекомендуется использовать те же речевые обороты, ту же лексику, что использовал автор, при условии, что письмо-просьба написано грамотно. В случае написания письма-отказа будет правильным начинать с обоснования отказа. Так как нельзя просто отказать. Особенности написания такого вида письма указаны выше.

— письма-предложения или еще их называют оферта. Цель данного письма официальное предложение адресату относительно поставки продукции. Отличительной особенностью данного письма это указание условий обмена товарами (услугами). Оно должно содержать предложения (условия), чтобы вести переговоры по заключению контракта купли-продажи. Эти же условия в дальнейшем будут являться обязательными для контракта. К условиям можно отнести: наименование товара, его количество, качество и цена, условия и сроки поставки и платежа. В данном виде письма не маловажно правильно сделать акцента на положительную репутацию адресата, так как главная цель получить очередной заказ.

— письма-заказы. Представляют собой ответ на оферты. Цель данного письма получить заказ. При изложении письма важно отметить мотивы своих действий. Допустимым является пожелание относительно сроков исполнения заказа.

— письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Этот вид письма редкое явление в деловой переписке. Претензия предъявляется в связи с неудовлетворительным исполнением обязательств по договору. Рекламация обязательно должна содержать основания претензии, доказательства ущерба и требования о возмещении убытков и сроки его исполнения. В большинстве случаев это акт удостоверенный печатью и подписями должностных лиц.

— письмо-презентация. Рекламное коммерческое письмо, цель, которой презентовать какую-либо продукцию, организацию или персону. Презентация носит открытый характер и рассчитана на широкую публику.

Для того чтобы отправить письмо на бумаге нужно было идти на почту, но в современном мире можно отправить письмо, сидя на своем рабочем месте с помо-

Карельский научный журнал. 2020. Т. 9. № 1(30)

63

Rubtsova Elena Viktorovna

FEATURES OF BUSINESS CORRESPONDENCE .

sociological sciences

щью электронной почты с персонального компьютера или даже телефона. Электронные письма представляют, огромные возможности для общения, в том числе и для деловых писем.

У электронных писем есть своя специфика и свои функциональные возможности [20].

Необходимо позаботиться, чтобы ваш логин (адрес) выглядел солидно, так как это является лицом не только вашим, но и организации. Важно заполнять поле «Тема», это является заголовком письма. Он должен отражать суть послания и состоять из 3-5 слов. Это первое, что увидит получатель, после адреса отправителя и от него зависит, откроют ваше письмо или нет.

Электронные письма не надо писать объемные, это еще одно правило. Чем короче письмо, тем на него быстрее ответят. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным. Это экономит время адресату и дает понять, что вы умеете точно излагать свою мысль. Перед отправлением обязательно надо проверять свое письмо на наличие грамматических ошибок.

Использовать надо только стандартный шрифт, никакого выделения жирным шрифтом, больших букв и использования разных цветов. Обязательно также ставится подпись, которая включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, их адрес и контактный телефон. Наличие электронной подписи это хороший тон и говорит о вашем профессионализме.

Вместе с электронным письмом, возможно, отправить приложенные документы в виде файла. Не вкладывают файлы формата EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR, так как эти форматы в большинстве случаев блокируются серверами, и адресат их не сможет прочесть. В случае отправления вложения большого размера, есть необходимость уточнить у адресата, поместится ли такой файл в его почтовый ящик.

Электронная почта дает широкий круг возможностей, позволяет общаться в режиме диалога и даже в режиме телеконференций.

ВЫВОДЫ

Деловая переписка существовала во все времена. В современном мире деловое письмо необходимое средство связи, используемое всевозможными организациями. Деловое письмо — это официальное сообщение, с помощью которого передается информация, решаются своевременные вопросы и задачи, возникающие в управленческой и коммерческой деятельности. Содержание делового письма излагается официально-деловым стилем, это и есть его главная отличительная особенность. Специфика данного стиля проявляется в акценте на официальность и деловитость, что необходимо в должностной субординации при написании деловых писем. Деловые письма обладают информационной, организационной и воспитательной функцией.

Документовед, не знакомый с главными факторами делового общения не имеет право считать себя профессиональным специалистом, так как грамотно составленное деловое письмо — это показатель образовательной подготовки, дисциплины исполнителя, грамотность руководителя и имиджа компании.

Деловое письмо самый распространенный вид документов и от того насколько текст письма написан грамотно и корректно зависит решение важных вопросов и успех предприятия в целом. Для того, чтобы грамотно его составить необходимо овладеть искусством делового письма.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Басовская Е.Н. О языке служебных документов. Делопроизводство. Учебное пособие / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. 256 с.

2. Безручко П.С. Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц. М.: Библиотека ЭКОПИ. Изд-во: АльпинаПаблишер, 2018. 192 с.

3. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. М.: Маркетинг, 1993. 147с.

4. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности.

М.: Изд-во стандартов, 1990. 160 с.

5. Добсон Э. Как писать деловые письма. Пер. с англ. Н. Чистяковой. 2-е изд. Челябинск: Урал LTD, 1998. 292 с.

6. Загорская А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. М.: Моск. рабочий, 1992. 247с.

7. Зинсер У. Как писать хорошо: Классическое руководство по созданию нехудожественных текстов. М.: Альпина Паблишер, 2013. 292с.

8. Карепина А.В. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. 248 с.

9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. 256 с.

10. Колтунов М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М.: Дело, 1999. 111 с.

11. Кузнецова А.Н.. Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. Пособие. М.: Высшая школа: Академия, 1999. 319 с.

12. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. 359 с.

13. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. Пособие. Минск : Амалфея, 2000. 159 с.

14. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: учеб. пособие. М.: Тандем: ЭКМОС, 2000. 319 с.

15. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высш. шк., 1982. 259 с.

16. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. М.: Мастерство, 2002. 208 с.

17. Соломатина О. Писать легко: как сочинять тексты, не дожидаясь вдохновения. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. 144с.

18. Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе. М.: Финансы и статистика, 1997. 176 с.

19. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. 231 с.

20. Рубцова Е.В. Функциональный анализ цифровой коммуникации //Региональный вестник. 2018. №4. С.15-17.

Статья поступила в редакцию 23.01.2020 Статья принята к публикации 27.05.2020

64

Karelian Scientific Journal. 2020. Т. 9. № 1(30)

Деловая переписка — Ломоносовская частная школа

Тренинг «Деловая переписка» в Москве поможет

•           научиться быстро писать убедительные, грамотные, красивые письма.
•           научиться эффективно использовать письменное общение;
•           перестать бояться написания писем;
•           повысить квалификацию;

Тренинг подходит слушателям любых специальностей, стажа и опыта работы. Курсы деловой переписки раскроют вам полезные секреты и правила, которые помогут вам в работе!

  Бронируйте места по телефону:

 +7 495  640-3-888

Количество мест ограничено.

Работодатели отдают предпочтение сотрудникам, которые знают, как правильно написать деловое письмо. Это необходимо для профессионального имиджа самого работника и для поддержания авторитета всей компании.

У сотрудников, которые могут быстро и грамотно общаться в письменной форме, выше производительность труда. С ними приятно работать, а это ценится в любых сферах деятельности.

•           Обучение грамотной деловой переписке проходит на практических занятиях. Опытные педагоги расскажут вам о классических приемах письма и их современной интерпретации.
•           Освоив искусство делового письма, вы больше не будете писать шаблонные сообщения сложным, канцелярским языком, перенасыщенным терминологией.
•           На тренинге вы узнаете о том, как классифицируют письма и оформляют документы. Важное место в программе занимает этикет деловой переписки.
•           На всех занятиях вас будут учить, как написать деловое письмо. Каждый теоретический совет будет подкреплен практикой, чтобы вы получили сноровку и максимально усвоили полученные знания. Мы научим вас, как писать деловые письма красиво, грамотно и убедительно.
•           Практические упражнения помогут развить ваши творческие способности и научиться быстро и легко освоить написание деловых писем любой сложности.

При разработке программы тренинга мы учитывали особенности работы менеджеров, которым необходимо уметь общаться с клиентами и партнерами в устной и письменной форме.

Обучение деловому письму будет полезно менеджерам отделов распространения, рекламы и продаж, офис-менеджерам, секретарям и всем, чья работа связана с письменным общением.

•           Научить слушателей создавать эффективные деловые письма;
•           Выражать мысли в краткой, доступной и ясной форме;
•           Создавать шаблоны для разных писем (по пожеланию заказчика).

Преподаватели Президентской бизнес-школы – профессиональные и опытные специалисты. При необходимости они составят индивидуальную программу корпоративного тренинга, учитывая цели и особенности работы вашей компании.

1.         Изложение основ и стандартов современного делового письма. Классификация и особенности разных видов деловых писем.
2.         Обучение краткому и ясному изложению информации. Основы делового копирайтинга.
3.         Работа над стилистическими, логическими и грамматическими ошибками. Избавление от типичных ошибок в письме и оформлении текста.
4.         Эффективная деловая e mail переписка. Пирамидальная структура письма. Специальные логические приемы воздействия на адресата.
5.         Освоение написания трудных писем, требующих особой осторожности (претензий, отказов, жалоб, извинений).
6.         Оформление деловых писем: шрифт, списки, выделение главного и другие приемы форматирования текста, которые помогают сделать его понятным.
7.         Практическая часть. Участники тренинга учатся на практике создавать эффективные деловые письма.

•           Вы в совершенстве освоите искусство деловой переписки;
•           Будете быстро составлять образцовые деловые письма без каких-либо ошибок;
•           Ваши письма будут достигать своих целей благодаря применению психологических нюансов и эффективных приемов деловой переписки.

Курс длится: 3 занятия по 6 часов.

Оплатите занятия онлайн  за 7 дней до начала или ранее — и получите скидку 10%!

Особенности деловой переписки — МОБУ Гимназия г.Тюкалинска

НАУЧНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОИСК»

ХLI НАУЧНО – ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ ШКОЛЬНИКОВ

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

Выполнила: Трепалова Анастасия

МОУ «Гимназия г. Тюкалинска», 10 «б» кл.

Руководитель: Волохина Е.Ф.

г. Омск

2009

ОГЛАВЛЕНИЕ:

Введение……………………………………………………………………..3

Глава 1. Составные части письма………………………………………………4

1.1.   Бумага для делового письма…………………………………………………….5

1.2.   Содержание делового письма………………………………………………6

1.3.   Адрес получателя ………………………………………………………………6

1.4.   Обращение…………………………………………………………………….7

1.5.   Концовка делового письма…………………………………………………8

Глава 2. Лексико – семантическое исследование деловой переписки…….10

2.1. Лексика, употребляемая в деловой переписке…………………………..10

2.2. Семантическое исследование английских писем…………………………11

Заключение……………………………………………………………………………23

Список используемой литературы………………………………………………..24

Введение.

Актуальность исследования обусловлена подъёмом деловой активности в нашей стране и установлением контактов с зарубежными партнёрами, появилась проблема грамотной деловой коммуникации на английском языке, которая коснулась представителей деловых кругов, лиц, отправляющихся в зарубежные командировки, специалистов, ищущих работу в зарубежной компании. Поэтому, знание основ обмена деловой информации и владение навыками деловых отношений становится востребуемыми на современном этапе.

Объектом исследования являются деловые письма на английском языке.

Предметом выступают особенности их написания.

Цель настоящей работы заключается в рассмотрении особенностей англоязычных деловых писем, в раскрытии сути, структуры делового письма.

В связи с этим предполагается решить следующие задачи:

1) Рассмотреть понятие «деловое письмо» в современной лингвистике;

2) Выявить лексические средства, используемые в деловой переписке;

3) Изучить семантические особенности английской переписки;

4) Изучить семантические особенности мировосприятия носителей английского языка и его влияние на семантические особенности деловой переписки.

    Практическая значимость.

     Исследование предполагает возможность использования достигнутых результатов на практике: их можно использовать на уроках английского языка в школе, на элективных курсах «Деловой английский».

ГЛАВА 1.

СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА.

Написание писем — необходимая часть коммуникации. Каждый, кто пишет письма, имеет характерный для него стиль, способ написания, способ выражения мыслей, фактов и т.д. Но должно быть отмечено, что написание официальных и полуофициальных писем требует знания некоторых принятых идиом, фраз, образцов и грамматики, которые находят применение сейчас. Поэтому некоторые навыки должны быть приобретены на практике, а тонкости написания должны быть тщательно изучены.

Чек, контракт или другая деловая бумага, посланная почтой, должна сопровождаться письмом. В письме говорится, что послано, чтобы получатель знал точно, что вы намеревались послать. Это типичное деловое письмо, которое некоторые люди называют «routine». Письмо может быть коротким или длинным, может содержать более или менее важную информацию — но каждое письмо требует тщательного планирования и вдумчивого написания.

В это стремительно развивающееся время, когда наша страна перешла на рыночные отношения, за чем последовал подъём деловой активности и установление контактов с зарубежными партнёрами, появилась проблема грамотной деловой коммуникации на английском языке.

На английском языке переписывается сейчас весь деловой мир, и у этой переписки вполне строгие, конкретные законы, которые диктует Америка и которые знают и соблюдают и немцы, и японцы, и итальянцы… Их должны знать и мы. У нас, к сожалению, и раньше отсутствовала и сейчас практически отсутствует культура делового письма: у каждой фирмы — свои формы и бланки, свой стиль. Ну а в Америке деловая корреспонденция, составленная, скажем, в Алабаме, не будет отличаться от корреспонденции Аляски либо канадских Ванкувера или Оттавы.

Вступая в переписку с деловым партнёром, важно произвести хорошее впечатление и своим внешним видом, и манерой поведения, особенно в тот момент, когда вы только вступаете в контакт. В этом случае ваша деловая переписка- это ваша визитная карточка. Тут нет мелочей, всё важно: и бланк, и стиль, и оформление. Необходимо соблюдать все те правила, которые отсутствуют у нас и достаточно традиционны и конкретны там, у них.

Итак, форма делового письма.

БУМАГА ДЛЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

Выбирать фирменную бумагу необходимо особенно тщательно, поскольку впечатление, которое она создаёт, может иметь достаточно большое значение. Следует отдавать предпочтение бумаге привлекательной, хорошего качества, и выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя послания сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено это письмо, обладает такими же качествами.

Самая подходящая бумага для фирменных бланков — одинарные белые или слегка тонированные листы, размером примерно восемь или десять дюймов.

Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный втрое лист- в обычный конверт для деловой корреспонденции.

Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них должно быть указано название фирмы, её адрес и номер телефона. Если компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следует поместить в шапку бланка.

Многие сотрудники компании заказывают специальные бланки для ответственных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тиснённым шрифтом указывается в левом верхнем углу бланка компании. В этом случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его или её подписи.

Кроме общих бланков компании, её руководящие сотрудники- и мужчины, и женщины- обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки.

На них тиснённым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя сотрудника без обращения, если только он или она не имеют учёной степени, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может указать должность руководителя под напечатанным именем после личной подписи. На бланке перед женским именем обращение не ставится, на конверте же его следует указать, приписав «мисс»,»миссис» или «Ms.»

При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне конверта.

СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступления, предваряющую основную часть, вас никто не собьет при изложении сути проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь.

Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего письма.

Никогда не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит «2 ядра», то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы либо не получите ответа вообще, либо вам ответят частично. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них.

АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ.

В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно так же, как и на конверте.

         7 июня 1992г.

Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон. 20, Бродвей Нью-Йорк,

Нью-Йорк, 10027.

Дорогой М-р Джонсон,

Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если дату, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите вдоль левого листа на одинаковом расстоянии от того края.

ОБРАЩЕНИЕ.

В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его «Джим», то и начать письмо ему вы должны, написав:»Дорогой Джим». Если он остаётся для вас «мистером Вэллейсом», то и в послании к нему следует обратиться:»Дорогой мистер Вэллейс».

         Часто возникает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме.  Когда же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно сказать так:»Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть». Ответ мистера Ньютона поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: слова «Дорогая Шерил» укажут на то, что он не возражает против менее формальной манеры общения, и даже приветствует её; письмо же, начатое словами:»Дорогая миссис Питерс», даёт вам понять, что он хотел бы сохранить более официальные отношения.

         Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам неизвестно, следует — если это возможно- позвонить в компанию, где служит этот человек, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу корреспонденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возникнут сложности, можно просто написать:»Уважаемый господин(либо госпожа)», или же обратиться к человеку, указав его должность:»Уважаемый господин издатель».

         Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень громоздко, например:»Уважаемый господин начальник отдела жалоб». В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту:

Бартон Бизнес Туле 3323, Третье Авеню, Нью-Йорк, Нью-Йорк, 10017.

В ответ на заказ №6345, каталог 55.

   30 сентября с.г. наша компания сделала заказ, упомянутый выше, однако вплоть до сегодняшнего дня… и т.д.

         Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата неизвестно.

         В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запятой, которой принято отделять обращение от текста самого послания в личном письме.

КОНЦОВКА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

Завершать деловое письмо следует словами:»Искренне Ваш» или:»Преданный Вам», а также «С уважением» или:»С наилучшими пожеланиями», что тоже вполне корректно. Словами:»С уважением» может заканчиваться письмо от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофициальное деловое письмо обычно завершают словами:»Ваш» перед подписью.

         Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени, какую бы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились к своему адресату, назвав его: «Дорогой Джим», подписываться вам следует: «Элис».

         Когда же вы обращаетесь к нему:»Дорогой мистер Вэллейс», подпишитесь полным именем:»Элис Симмонс». Никогда не подписывайтесь, ставя лишь обращение и фамилию, например:»Мисс Симмонс» или «Миссис Адамс». В любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компании, ваша секретарша или вы сами- когда вам приходится печатать своё послание самостоятельно- должны следовать установленным правилам, указывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать название вашей компании, например:

Искренне ваша, Элис Симмонс.

А сейчас пройдемся по «скелету» делового письма.

Первое. Письмо печатается без всяких исправлений.

Второе. Текст необходимо разбивать на «смысловые параграфы». Делается это для того чтобы облегчить чтение. И для красоты естественно тоже.

Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать ваш текст. Если Вам не хватает одного листа, то используйте второй, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

ГЛАВА 2.

ЛЕКСИКА, УПОТРЕБЛЯЕМАЯ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ.

С лексикологической точки зрения изолированные слова и фразы значат немного. В контексте они значат много и в специальном контексте договорных соглашений они означают всё.

Необходимо выбрать слова из широкого разнообразия и писать ясно, точно и согласно деловому стилю.

Далее следует список слов и фраз, которые используются во, многих документах:

— Whereas — принимая во внимание, что. ex.»Wrereas the parties have engaged in a series of transactions resulting in dispute over accounting between them…».

«Принимая во внимание, что стороны участвовали в ряде сделок, приводящих к спору между ними…».

— «Hereinafter» — в дальнейшем.

For ex.:

«Knightsbridge International Drapes and Fishmonger, Ltd (hereinafter «knightsbridge»)».

— «Including without Limitation» — включая без ограничения.

— «Assignees and Licensees» — представители и люди, имеющие патент.

— «Without Prejudice» — без ущерба для.

— «Shall» is stronger than will.

— «Effect»

ex. «We will effect production» — мы производим продукцию.

— «Idea», perhaps «my format».

— «As between us» — поскольку (как) между нами.

ex.»As between us, I control…».

— «Spanning» — охватывая.

ex.»Throughout the period spanning August 1 — November, 15…».

— «Negotiate in Good Faith» — совершать сделки честно.

— «Confirm» — подтвердите.

— «Furnish» — снабдите, поставьте.

— «Deliever» — доставить, поставьте.

— «Right but not obligation» — право, но не обязательство.

— «Exclusive» — исключительный.

— «Solely on condition that» — исключительно при условии, что.

— «Subject to» — подверженный, подлежащий.

— «Force — majeure» — форс — мажор.

ИССЛЕДОВАНИЕ АНГЛИЙСКИХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

Теперь давайте обратимся к практическому написанию деловых писем. Они могут быть разделены на официальные и полу-официальные. Первый вид характерен для людей, работающих в бизнесе:менеджер, продавец, секретарь или специалист в бизнесе и технологии. Но также многие люди хотят купить что-то, принять приглашение, или поздравить кого-то — это всё своего рода полу — официальные письма. Первый вид может быть подразделён в свою очередь на такие группы: запросы, предложения, заказы и т.д. Мы собираемся исследовать эту группу более тщательно, изучая корреспонденцию Чикагских бизнесменов и английских производителей.

ПРИМЕР 1.

         MATTHEWS & WILSON

         Ladies’ Clothing

         421 Michigan Avenue

        Chicago, |||.60602

         Messrs GRANT & CLARKSON

        148 Mortimer Street

        LondonWIC 37D

        England              October 21, 1993

         Gentlemen:

         We saw your women’s dresses and suits at the London Fashion Show held inNew Yorkon October 17. The lines you showed for teenagers, the «Swinger» dresses and trouser suits would be most suitable for our market.

         Would you kindly send us your quotation for spring and summer clothing that you could supply to us by the end of January next. We would require 2,000 dresses and suits in each of the sizes 10-14, and 500 in sizes 8 and 16. Please quote c.i.f.Chicagoprices. Payment is normally made by letter of credit.

         Thank you for an early reply.

                                               Very truly yours,

                                                    P.Wilson.Jr

                                                      Buyer

Это, несомненно, письмо — запрос. Любой человек, занимающийся бизнесом и сотрудничающий с заграничными партнерами пишет массу писем – запросов. Это письма о чем угодно: о заказе товара, техники, о предоставлении нужной информации и т.д. и т. п. Такт и вежливость могут стать решающим фактором сотрудничества. Не забывайте учитывать, что Ваш запрос должен быть:

А) краток и специфичен: точно по теме;

Б) обоснован;

В) с законченной аккуратно изложенной информацией.

Составляйте письмо так, чтобы вашему адресату легко было на него отвечать.

В первой части данного письма есть своего рода введение, поскольку предполагаемый клиент обращается к поставщику впервые. И именно из этой части мы узнаём, что корреспонденты заняты в текстильной промышленности.

Вторая часть выражает запрос о детальной информации запрашиваемых товаров: их ценах и сроках возможной сделки.

В этом примере нам встретилось сокращение относительно сроков поставки, которое обычно принято в деловом мире (c.i.f.). Интересно знать, что означает это сокращение:

c.i.f. — стоимость, страхование, груз.

         Если груз нужно поставить согласно c.i.f., то поставщик доставляет товары и платит за доставку.

f.o.b. — бесплатно на борту.

         Если груз нужно поставить согласно f.o.b., тогда поставщик платит за транспортирование к порту, пароходу или самолёту и отправку, а клиент платит за транспортирование (доставку) и страхование.

f.o.r. — бесплатно на железной дороге.

         Это то же самое, что и f.o.b, но транспортировка по железной дороге.

c&f — стоимость и груз.

         Если груз нужно поставить согласно c&f, то поставщик платит за целую поставку, а клиент платит за страхование.     

Стоит заметить, что всё письмо написано вежливым тоном, точно и по сути. Обратите внимание, как легко адресату будет отвечать на это письмо, где изложены все нюансы дела по требуемым платьям и костюмам. Здесь дана четкая картина того, что нужно и менеджер сможет быстро и без труда предложить искомое.

                                               ПРИМЕР 2.

         GRANT & CLARKSON

        148 Mortimer Street

        LondonWIC 37D

         MATTHEWS & WILSON

         Ladies’ Clothing

        421 Michigan Avenue

        Chicago, |||.60602                  30th October, 1996

Dear Sirs,

We are pleased to make you an offer regarding our «Swinger» dresses and trouser suits in the size you require. Nearly all the models you saw at our fashion show are obtainable, except trouser suits in pink, of which the smaller sizes have been sold out. This line is being manufactured continuously, but will only available again in February, so could be delivered to you in March.

All other models can be supplied by the middle of January 1997, subject to our receiving your form order by 15th of November. Our c.i.f. prices are understood to be for sea/land transport toChicago. If you would prefer goods to be sent by air freight, this will be charged extra at cost/

         Trouser suits sizes 8-16 in white, yellow, red, turquoise, navy blue, black

         Sizes 12,14 also in pink                   per 100 $2,650.00

         Swinger dresses sizes 8-16

         in white, yellow, red, turquoise, black       per 100 $1,845.00

You will be receiving price-list, cutting of our materials and a colour chart. These were airmailed to you this morning.

                                               Yours faithfully,

                                                  F.T.Burke

                                                   Export Department

Ясно, что мы сталкиваемся со второй стадией деловой переписки — ответным письмом. Это очень важно, потому что оно корректирует отношения между двумя партнёрами. Оно не только характеризует компанию, но и рекламирует её. Цель письма — убедить партнёра, что он лучший в бизнесе.

Это письмо имеет предложение в ответ на запрос. В большинстве подобных писем предложение — это просто цены и другая информация, о которой просят. Но этот пример противоположный: он показывает клиенту, что он встретил осторожного бизнесмена, который использует каждую возможность стимулировать его интерес товарами, включая коммерческое сообщение. И гарантия, что клиент получит личное внимание, читается между строками. Чтобы привлечь внимание клиента к товарам, поставщик предлагает образцы материалов и палитру цветов.

ПРИМЕР 3.

Деловая сделка часто начинается с запроса, за которым позднее может следовать заказ.

Как запрос, так и заказ предназначены для стимуляции деловой деятельности со стороны получателя. Это типичные письма — запросы.

Заказы передают намерение заказчика заняться бизнесом с его корреспондентом, обычно купить какие — нибудь товары у него.

         MATTHEWS & WILSON

         Ladies’ Clothing

        421 Michigan Avenue

        Chicago, |||.60602

         GRANT & CLARKSON

        148 Mortimer Street

        LondonWIC 37D                           November 4, 1996

         Gentlemen:

         Thank you for your quotation of Oсtober 30. We have pleasure in placing an order with you for

         1,900 «Swinger» dresses                  at Price: $38,745

         in the colours and sizes specified below:

         Quantity

         Delivery: air freight c.i.f.,Chicago

We shall open a letter of credit with your bank as soon as we receive your order acknowledgement. Please arrange for immediate collection and transport since we need the dresses for Christmas.

                                                        Very truly yours,

                                                           P. Wilson

                                                              Buyer

Это бесспорно заказ, и как мы можем заметить,размещения заказов просты с точки зрения написания письма. Фактически отдел закупок или покупатель заполняют форму заказа.

Многие компании используют для заказов специальные бланки-формы, где Вам нужно заполнить лишь пустые места. Но всегда есть какие-то моменты, которые должны быть обсуждены в рамках письма. Заказ должен затрагивать следующие пункты:

1. 1.название товара
2. 2.его номер
3. 3.количество
4. 4.описание
5. 5.цена
6. 6.возможная сделка
7. 7.налог
8. 8.способ оплаты
9. 9.способ доставки
10. 10. желаемая дата доставки и адрес

В этом случае корреспондент предпочитает написать письмо, чтобы сделать ясными определённые пункты. Есть специальные инструкции по поставкам, на которые следует обратить внимание.

Следует упомянуть, что поставщик должен послать подтверждение заказа и поблагодарить своего клиента за заказ. Если некоторые условия изменились, клиент должен быть уведомлён.

В случае, если заказанные товары отсутствуют, можно предложить замену.

ПРИМЕР 4.

         GRANT & CLARKSON

        148 Mortimer Street

        LondonWIC 37D

         MATTHEWS & WILSON

         Ladies’ Clothing

        421 Michigan Avenue

        Chicago, |||.60602                           20th November, 1996

Dear Sirs:

We have pleasure in notifying you that your credit was confirmed by our bank yesterday, 19th November. We have had the 1900 «Swinger» dresses collected today for transport by British Airways toChicagoon 25th November.

Enclosed is our invoice for the goods in question plus the extra charges for air freight, packing list to facilitate customs clearance at your end, certificate of origin, air waybill and insurance policy. Hoping that this initial order will lead to further business.

                                                        Yours faithfully

                                                        F.T.Burke

                                                          Export department

Первое, что должно быть сделано перед написанием такого письма – убедиться в выполнении обязатательств между партнёрами. Так, в первом параграфе об этом говорит фраза ваш кредит был подтверждён нашим банком вчера. Воздушная перевозка платьев «Swinger» также упомянута здесь.

Следующий параграф имеет дело с документами, которые являются необходимыми при импортировании товаров: сопроводительные упаковочные документы, сертификат, авиагрузовая накладная и страховой полис. Поскольку это заказ Matthews & Wilson, Grant & Clarkson надеются поощрить их в размещении дальнейших заказов, поэтому их последняя фраза звучит очень вежливо.

                                      ПРИМЕР 5.

Независимо от того, насколько эффективной старается быть деловая фирма, ошибки случаются. Может быть недоразумение в поставляемых товарах, иногда груз отправляют слишком поздно или задержки вызваны транзитом , дефект обнаружен, когда оборудование уже задействовано и т.д.

Поэтому письмо посылают с выраженным недовольством.

         MATTHEWS & WILSON

         Ladies’ Clothing

        421 Michigan Avenue

        Chicago, |||.60602                           November 22, 1996

         GRANT & CLARKSON

        148 Mortimer Street

        LondonWIC 37D

         Gentlemen:

Thank you for your delivery of «Swinger» dresses which were ordered on November 4.

However we wish to draw your attention to two matters.

Of the red dresses supplied one lot of 100 (size 12) included clothes of a lighter red than the other sizes. Since we deliver a collection of various sizes to each store, it would be obvious to customers that the clothes are dissimilar. In addition the red belt supplied does not match these dresses. We are returning two of these by separate mail, and would ask you to replace the whole lot by 100 dresses size 12 in the correct colour.

As far as your charges for air freight are concerned, we agree to pay extra costs which you invoiced. However your costs for packing and insurance must have been lower for air cargo, and we request you to take this fact into consideration and to make an adjustment to the invoice amount. Would you please send us a rectified invoice, reduced accordingly.

We look forward to your dealing with these questions without delay.

                                                        Very truly yours,

                                                             Wilson.

Если посылают такой вид письма, клиент (покупатель) раздражён, однако нет причины писать сердитое письмо — жалобу. В примере 5 всего 2 недовольства: первое — о цвете платьев, и второе, что воздушная доставка кажется слишком дорогой Matthew & Wilson.

Из этого письма мы видим, что будет лучше для корреспондента, если он объяснит недоразумение и предложит пути правильного решения проблем.

                                               ПРИМЕР 6.

Письма, написанные в ответ на требования, можно назвать корректировками.

Писать эти письма труднее всего, так как они требуют терпения, такта и дипломатии. Вы не потеряете своего клиента, если вы отреагируете на его требование быстро.

         GRANT & CLARKSON

        148 Mortimer Street

        LondonWIC 37D

         MATTHEWS & WILSON

         Ladies’ Clothing

        421 Michigan Avenue

        Chicago, |||.60602                           2nd December, 1996

Dear Sirs:

The colour of the dresses about which you complain is indeed lighter than it should be. Apparently this was overlooked by controller responsible. Please accept our apologies for the oversight.

We are sending you a new lot by air this week, and would ask you to return the faulty clothes at your convenience, carriage forward. Alternatively you may keep this lot for sale as seconds at a reduced price of & 1,120.

You are perfectly correct in saying that packing and insurance costs are normally less for cargo sent by air. May we return you, however, in this case request to send the goods by air was made at very short notice. It was not possible for us to use the lighter air freight packing materials, as most of the dresses were ready for shipment by sea freight (please see our letter of 9th of November). Furthermore, our insurance is on an open policy at a flat rate, and depends on the value of the goods, not the method of transport. For these reasons our invoice No.14596 dated15th November 1996is still valid, and we look forward to receiving your remittance when due.

                                                        Yours faithfully,

                                                             Burke

Поставщики показывают понимание ситуации и выражают готовность привести всё в порядок. Они точно сказали, какие шаги собираются делать, потому что разочарованный покупатель не может довольствоваться одними лишь простыми извинениями, — он имеет право знать, как будет исправлена ошибка. Поставщики убеждают их партнёров в том, что они по-настоящему заинтересованы в поддержании хороших отношений. Они пытаются избежать негативных заявлений и, что ещё хуже, обвинений; они никогда не забывают о том, что их покупатели — те, кто удерживает их в бизнесе.

Даже если они напишут своим покупателям об отказе на их требования по перевозке грузов по воздуху, они попытаются предоставить логичные причины для отказа.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Написание писем – очень сложная наука. Для написания хорошего делового письма недостаточно знать лексику и грамматику, необходимо учитывать ситуацию, использовать деловой стиль написания, общепринятые идиомы и выражения.

Написание делового письма требует долгой практики и опыта. Те, кто пишут письма, должны всегда помнить, что письмо делает привлекательным и продвигает бизнес не только содержание письма, но и манера и стиль написания. Деловое письмо должно быть официальным, тактичным, учтивым, кратким и выразительным.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. 1)«Деловой английский»/ автор составитель – А. С. Лукина. Волгоград: Учитель, 2008г.

1. 2)Англо – русский словарь/ под редакцией Ахмановой О.С. Москва 1988.

1. 3)Русско – английский словарь/ под редакцией Ахмановой О.С. Москва 1988.

4) Шевелева С.А. Деловой английский. Ускоренный курс: Учебник. – М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1997. — 438 с.

5) Экк В. Деловая переписка на английском: учебное пособие – М: 2007.

Поделиться ссылкой:

Деловой этикет в переписке и деловые письма

• Уважение чужого мнения.
• Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
• Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
• Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
• Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
• Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

Этикет в письменном деловом общении

• Формате аргументации. 
• Способах обращения. 
• Способах выражения просьб, отказов, претензий.
 

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

• Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
• Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
• Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
• Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Деловая переписка и стилистика деловой речи

, определяющие особенности делового письма | Малый бизнес

Автор Chron Contributor Обновлено 18 февраля 2021 г.

В мире малого бизнеса и стартапов общение жизненно важно. Вы можете часто контактировать с потенциальными инвесторами, клиентами, клиентами или сотрудниками, и при этом важно выглядеть профессионально. Независимо от того, решите ли вы отправлять бумажные копии писем или общаться по электронной почте, понимание основных качеств написания деловых писем поможет вам произвести правильное впечатление.

Краткость и пунктуальность

Независимо от того, кому вы пишете, предположите, что у него есть только минута или две, чтобы потратить на чтение вашего письма. По данным Центра письма при Университете Джорджа Мейсона, вы хотите, по возможности, ограничить свое письмо одной страницей с одинарным интервалом. Хотя короткие маркированные списки, привлекающие внимание получателя к наиболее важной информации, приемлемы, деловые письма не должны содержать модных шрифтов или большого количества форматированного текста, например полужирного и курсивного.

Разделы и макет письма

Основной текст делового письма обычно делится на три части: введение, основной текст и завершение. Этому тексту предшествует формальное приветствие с обращением к получателю по имени, например «Уважаемая миссис Смит», и официальное заключительное приветствие, например «С уважением», за которым следует имя отправителя. Вводные абзацы должны быть краткими и объяснять смысл письма.

Орган должен подробно описать это намерение и может включать факты и статистику, описания и / или объяснения.В заключении следует поблагодарить получателя за потраченное время и включить «призыв к действию», который указывает следующий шаг в процессе коммуникации, например телефонный звонок или запланированную встречу. Практикуйтесь в применении этих характерных черт написания деловых писем во внутренних и внешних коммуникациях.

Важная контактная информация

Деловые письма в бумажном виде имеют заголовок, который включает имя отправителя, номер телефона, адрес и адрес электронной почты, который может быть выровнен по левому или правому краю или по центру вверху страницы.За ней следует дата отправки письма, за которой, в свою очередь, следует «внутренний адрес». Внутренний адрес содержит имя получателя, должность и адрес компании. Для деловых писем, отправленных по электронной почте, письмо должно начинаться с вступительного приветствия и переходить прямо в текст. Включите вашу контактную информацию после вашего заключительного приветствия и имени.

Включите позитивный контент

Письма, которые подчеркивают позитивную информацию, а не негативную, независимо от фактической цели письма, в конечном итоге более успешны, согласно Purdue Online Writing Lab.Если ваше письмо должно содержать негативную информацию, представьте ее в позитивном ключе, подчеркнув, что что-то может или может сделать, а не то, чего не может или не может.

Вы можете сделать это, начав с действия вместо извинений или объяснений и опустив неприятные факты. Например, если вы пишете деловое письмо клиентам, пытаясь объяснить, почему продукт вашей компании помогает предотвратить болезни, такие фразы, как «поощряет здоровый образ жизни и сильную иммунную систему», звучат гораздо более положительно, чем «предотвращает заражение гриппом».«В качестве примеров в Интернете можно найти PDF-файлы с характерными чертами деловых писем.

Топ-15 характеристик эффективного делового письма — объяснение!

Важные характеристики, которые должна иметь эффективная корреспонденция для бизнес-операции, приведены ниже:

Характеристики

Деловое письмо должно быть простым. Он должен быть написан ясным (легким) языком, чтобы он был понятен получателю. Язык может быть похож на язык социальных писем, если соблюдается формальность.Письмо должно сразу привлечь внимание читателя.

Источник изображения: image.slidesharecdn.com

Эффективное письмо — это письмо, которое создает впечатление личного общения. Письма — это письменные носители, с помощью которых отправитель сообщения общается с получателем. Следовательно, письмо должно быть написано в разговорном стиле. Разговорный стиль носит интерактивный характер и носит более или менее неформальный характер.

Писатель должен четко понимать, что он хочет передать.Он должен держать под рукой все факты и цифры информации. Письмо должно быть написано таким образом, чтобы четко и легко отражать цель. Не должно быть двусмысленности.

Деловые письма отражают имидж организации. Поэтому все деловые письма должны быть составлены с учетом цели повышения репутации, имиджа и связей с общественностью организации.

Деловые письма должны быть написаны с учетом точки зрения читателя.Он должен отражать интерес отправителя к читателю. Для этого следует занять позицию «вы». Следует избегать «я» и «мы» и включать больше «вы». Это покажет интерес отправителя к читателю.

Деловое письмо должно быть вежливым. Вежливость подразумевает, что в письме содержится вежливая просьба и выражается огромная благодарность за оказанные услуги. Таким образом, язык письма должен быть вежливым и привлекательным.

Когда принимается позиция «Вы», письмо автоматически становится вежливым и привлекательным.

Основная идея любой деловой переписки — убедить читателя, будь то коммерческое письмо, письмо с запросом или письмо с жалобой. Таким образом, чтобы убедить читателя эффективно, корреспонденция должна быть хорошо написана. Чтобы убедить читателя в своей пользе.

Деловые письма должны быть искренними.Это означает, что письмо должно быть написано таким образом, чтобы читатели поверили тому, что написано в письме. Он не должен скрывать реальность. Он также должен быть свободен от лицемерия, предъявляющего высокие требования. Об этом следует говорить прямо и искренне.

Слова буквы следует выбирать с осторожностью. По возможности язык письма должен быть позитивным. Следует избегать использования негативных слов, поскольку это создает впечатление негативного отношения к делу.

Надлежащее внимание следует уделять содержанию корреспонденции. Это требует логического мышления со стороны писателя. Писатель сам должен четко представлять себе, что он хочет передать.

Только тогда он сможет правильно акцентировать внимание. Надлежащий акцент следует сделать в соответствии с сообщением «Передано». Этому способствует правильная пунктуация. Также следует отметить, что короткие предложения лучше длинных.

Информация, содержащаяся в письме, должна быть организована логически. Это достигается за счет тщательного использования связующих устройств, местоимений и ключевых слов. Если информация не будет организована логически, она потеряет свой смысл и, следовательно, объективность переписки будет потеряна.

Вся деловая переписка должна быть написана с учетом точки зрения читателя. Как таковые не должны использоваться слова, оскорбляющие культурные особенности читателя? Лучший способ — избегать использования слов, сленгов, разговорных выражений и т. Д., Полученных из культурных традиций.Следует использовать безобидные и оскорбительные слова.

Писатель должен проявлять тактичность при написании делового письма. Это может быть письмо о прямом подходе, письмо о косвенном подходе или среднее письмо о подходе, в зависимости от передаваемого сообщения. Как правило, хорошие новости передаются напрямую, тогда как плохие новости или жалоба используют косвенный или промежуточный подход.

Деловое письмо отражает имидж организации.Поэтому вся деловая переписка должна соответствовать определенным этическим стандартам. Хотя деловая переписка должна быть убедительной и тактичной, без этики она будет бесплодной. Он может окупиться в краткосрочной перспективе, но не даст урожай в долгосрочной перспективе.

Краткость — душа переписки. Короче говоря, получатель должен знать, что отправитель хочет передать. Но краткость не значит неполная. Неполное письмо не выполняет своих задач.Все необходимые материалы должны быть включены в письмо. Таким образом, в деловом письме должно быть качество краткости и полноты.

Особенности делового письма — Основные качества делового письма

Хорошо составленное и хорошо структурированное деловое письмо в значительной степени способствует успеху в бизнесе. Деловое письмо помогает создавать новые отношения и укреплять существующие. Следовательно, такое письмо должно соответствовать определенным условиям или качествам.

Основные качества делового письма

• Простота языка : Деловое письмо должно быть написано легким, простым и художественным языком, чтобы читатель мог легко понять внутренний смысл сообщения.В нем не должно быть двусмысленных и незнакомых слов, устаревших и неестественных выражений, расплывчатых терминов, многословных фраз, сложных предложений и т. Д.
• Определенная структура : Деловое письмо всегда должно быть написано в соответствии с определенной структурой. Грамотно составленное служебное письмо может привлечь внимание читателей.
• Специальная цель : Каждое деловое письмо должно иметь конкретную цель. Язык письма должен быть организован таким образом, чтобы читатель мог понять цель
  написания письма.
• Актуальность : В деловое письмо следует включать только актуальную информацию. Нерелевантная и избыточная информация раздражает читателей и создает негативное впечатление о письме и его авторе.

• Точность фактов : Деловое письмо должно передавать читателю точную информацию. Неточная информация хуже, чем ее отсутствие.
• Ошибки произвольной формы: Деловое письмо не должно содержать всевозможных ошибок и ошибок, таких как грамматические ошибки, орфографические ошибки и т. Д.
• Краткость или краткость: Говорят, что Краткость — это душа остроумия. Соответственно, оно считается источником делового письма. Информативное, но сжатое письмо — символ интеллектуальности писателя. Это экономит время читателя и усиливает его склонность к письму. Так что информативное, но краткое письмо может легко достичь бизнес-цели.
• Полнота : Деловое письмо должно содержать всю необходимую информацию, чтобы получить полную картину.Деловое письмо, содержащее неполную или частичную информацию, не может служить какой-либо деловой цели.
• Вежливость : Есть пословица, Вежливость ничего не стоит, но приносит больше. При написании делового письма писатель должен использовать вежливые слова, чтобы оказать читателям честь. Вежливое и вежливо написанное деловое письмо может легко завоевать симпатию читателей.
• Своевременность: В бизнесе принято говорить, что время — деньги. Так что письма надо писать своевременно.Несвоевременно написанные деловые письма негативно сказываются на деловых отношениях и деловой репутации.
• Нейтралитет : Приемлемость делового письма зависит от его нейтральности и беспристрастности. Так что писатель должен быть естественным и беспристрастным в размещении информации в письмах.

Из приведенного выше обсуждения ясно, что эффективность и успех делового письма зависит от нескольких факторов. Таким образом, писатель должен быть достаточно внимательным к факторам, упомянутым выше, при написании письма.

Значение, типы и особенности делового письма

Информация представляет взаимный интерес как для отправителя, так и для получателя. Это нелично и формально. Он составляет письменный отчет и занимается деловыми вопросами.Деловое письмо написано для поддержания контактов с клиентами, поставщиками, правительством, финансовыми учреждениями, перевозчиками и другими. Это может быть связано с:

— Запросы и заказы: Они касаются цены, покупки или продажи товаров и других деловых вопросов.

— Подтверждение : Они подтверждают получение писем, товаров, оплаты и т. Д.

— Жалобы: Они касаются жалоб клиентов, связанных с бизнес-операциями.

— Уведомление: Это публичные объявления в газетах, связанные с бизнесом.

— Циркуляры: Они предоставляют общую информацию для сотрудников, продавцов и отделов.

— Отношения: Они привлекают новых клиентов и удерживают старых клиентов. Они поддерживают хорошие отношения с общественностью.

Типы деловых писем

Деловое письмо можно разделить на два типа:

1.Внутреннее деловое письмо

2. Внешнее деловое письмо

Особенности делового письма

Основные характеристики делового письма:

— Деловое письмо написано с деловой целью.

— Деловое письмо чаще всего бывает в форме писем и электронной почты.

— Деловое письмо предполагает участие двух или более деловых сторон.

— В деловых письмах важна секретность.

— Нет установленного формата для написания деловых писем.

% PDF-1.6 % 1 0 obj > эндобдж 2 0 obj > поток конечный поток эндобдж 3 0 obj >>>] / RBGroups [] / OFF [] / Order [] >> / OCGs [5 0 R 4 0 R] >> / Тип / Каталог / StructTreeRoot 6 0 R / AcroForm 7 0 R / Метаданные 2 0 R / Страницы 8 0 R >> эндобдж 8 0 объект > эндобдж 13 0 объект > эндобдж 15 0 объект > эндобдж 6 0 obj > эндобдж 16 0 объект > эндобдж 19 0 объект > эндобдж 20 0 объект > эндобдж 9 0 объект > / XObject> / ProcSet [/ PDF / Text] / Font >>> / MediaBox [0 0 595 808] / StructParents 0 / Rotate 0 >> эндобдж 32 0 объект >>> / Длина 108 / Фильтр / FlateDecode >> поток h3PHW0PpL R5PH | d * Db..bK4.t 530PI023Tr 0

Официальное деловое письмо и его особенности

Официальное деловое письмо, содержащее служебные сообщения, известно как официальные письма. В широком смысле письмо было написано с целью передачи любой официальной информации фирме, компании, образовательному учреждению, правительственным или полугосударственным органам или редактору газеты, попадающему в контекст официального письма. При написании этих писем строго соблюдаются официальные правила и процедуры.

Официальное деловое письмо несколько отличается от деловых писем, поскольку оно отделено от личного характера и написано очень формальным «официальным» языком и стилем.

Более важное значение придается «позициям» отправителя и получателя письма, «правилам», касающимся темы, «процедуре» написания писем или ответов.

Правильность, полнота, лаконичность, уместность и т. Д. Очень важны при написании официального письма.

Есть некоторые особенности, которые отличают официальное письмо от официальных деловых писем. Эти функции выделены ниже:

1. Формирование: Официальное письмо написано в строгом соответствии с официальными правилами, процедурами или системами.

2. Речь: В официальное письмо включены только официальные аспекты. В такое письмо нельзя включать личные темы.

3. Краткость: В таком письме полностью избегаются не относящиеся к делу вопросы. Только официальные интересы изложены полностью, но кратко.

4. Структура: Такая буква составляется в соответствии с заранее заданной структурой.

5. Юридический статус: Такое письмо имеет юридический статус, более значимый, чем другие письма. Все обязанности и ответственность несет офис, но не писатель.

6.Использование языка: Используется только официальный язык. Нет возможности использовать эмоциональный язык.

7. Использование грамматики: Первое или третье лицо используется во множественном числе, например, «мы» или «мы».

8. Заявка: Его обращение универсально и широко используется.

9. Метод: Для написания такого письма можно использовать как прямой, так и косвенный методы.

10. Копия: Копируется для разных целей и для разных людей.

11. Корпус: Корпус обычно используется для поддержки письма.

12. Приветствие и комплиментальное закрытие: Приветствие и приветственное закрытие используются в соответствии со статусом и назначением получателя такого письма.

13. Справочный номер и дата: Это две (2) очень важные особенности официального письма.

14. Статус: Статус такого письма определяется статусом отправителя.

15. Обращение : Такое письмо направляется в различные отделения и отделы организации, а также между различными частными, правительственными и полугосударственными органами.

Связанное содержание письменного сообщения:

Функции делового письма

Деловые письма защищают, продвигают и поддерживают бизнес без проблем. Деловые письма служат нам ориентиром на будущее. Каждая организация должна классифицировать свою исходящую и входящую почту и классифицировать их по тематике в хронологической последовательности.Деловые письма служат для поддержания правильной информации об организации в восприятии получателя. Деловые письма устанавливают и поддерживают контакты на обширной территории, действительно расширяя масштабы и масштабы бизнеса. Деловые письма могут использоваться как юридические документы в спорах. Все деловые письма продвигают доброжелательность и повышают престиж и имидж организации.

Перечислим функции делового письма так:

(a) Рекламные функции: Деловые организации должны расти и расширяться, улучшая качество своей продукции, производя новые продукты и предоставляя более качественные услуги.Об этих разработках необходимо информировать клиентов посредством писем. Деловые организации должны расширять свой рынок, осваивая новые области. Всестороннее расширение возможно только в том случае, если организация будет информировать всех заинтересованных лиц с помощью писем, способствующих продажам и обслуживанию.

(b) Информационные функции: Деловые письма содержат ценные данные о предыдущих политиках, транзакциях и всех других действиях организации. Современный бизнес не может зависеть от памяти, как в былые времена.Письма являются готовыми справками, если они есть. Новую политику можно разработать, изучая предыдущие. Важно не только поддерживать правильную переписку, но и, что еще важнее, сделать ее доступной в файлах.

(c) Юридические функции: Деловые письма могут служить доказательством юридических споров, возникающих в ходе транзакции, если таковые имеются. Они полезны как юридические документы в котировках и предложениях.