Письмо правила написания: 5 шаблонов с примерами

Содержание

5 шаблонов с примерами – журнал Enguide

По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке.

Несколько слов о письмах

Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке.

Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми. По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке.

Стоит также повторить правила написания адреса на английском. Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма.

Типы писем на английском

Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки. Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском. Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу. Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов.

Как пиcать письмо на английском

Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано

Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова.

В письме, как правило, есть такие структурные элементы:

обращение – отдельная строка
краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
основная часть – несколько абзацев
заключение – отдельная строка
завершающая фраза – отдельная строка
подпись (только имя) – отдельная строка
в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой:

Совет 2.

Правильное обращение в письмах на английском

Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

Dear John! – обращение к другу, родственнику
Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией
Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание

1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola

2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms.

3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr.

Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке.

Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз:

It was great to get your letter….
Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
Sorry I haven’t written for so long but….
I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз:

I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
Please give/send my regards (love) to your….
And write and tell me your plans for….
Write back soon!
If you want to know anything else, just drop me a line.

Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов):

I am writing to ask for your advice
Can you give me your advice?
I’ve got a problem and I need your advice.
What do you think I should do?
Do you think I should…?

Фразы для разных писем:

Письмо-приглашение	Письмо-извинение	Благодарственное письмо	Поздравление
I’m writing to invite you to…	I’m really sorry that I forgot about…	I’m writing to thank you so much for…	I’m writing to congratulate you on passing your exams…

Желаем только хороших и теплых писем!

Примеры написания писем на русском языке | Русский алфавит | StudyRussian.

com

Примеры написания писем на русском языке

Вступление

Письма в русском языке обычно включают в себя стандартные фразы и формулировки. Часть вашего курса русского языка будет посвящена написанию писем всех жанров. Здесь мы приведём несколько примеров стандартных письменных формулировок и лва примера писем.

Приветствие

если вы не знаете имени адресата:

Уважаемые господа,(или !)
Уважаемый/ая господин/госпожа, (или !)
Уважаемая редакция!

если вы знаете имя адресата и состоите в рабочих отношениях:

Уважаемый д-р Давыдов (д-р = доктор)!
Уважаемый Сергей Иванович,(!)

если это ваш друг:

Дорогой Андрей (Петрович)!

Заключительные формулировки

Формальные:

С уважением,
С наилучшими пожеланиями,

менее формальные:

С уважением Ваш (Ваша) [имя отправителя],
Искренне Ваш (Ваша) [имя отправителя]

Начинающие фразы

Благодарим за письмо от …	Thank you for your letter of …
В ответ на Ваше письмо от…	In response to your letter of …
Что касается Вашей просьбы…	As to your request…
Ссылаясь на наше письмо от… сообщаем Вам, что …	Referring to your letter of … we inform you that…

Заключительные фразы

Мы будем признательны за быстрый ответ	Your early reply will be appreciated
Надеемся на скорый ответ	Looking forward to hearing from you soon
Просим сообщить нам, как можно скорее	Please, inform us in the shortest possible time
Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)	Looking forward to receiving your consent (approval, conformation)

Полезные выражения

Мы рады сообщить Вам …	We are glad to inform you …
К сожалению, мы должны сообщить, что …	We are sorry to inform you that that…
Мы обращаемся к Вам с предложением…	We are writing to ask if you…
Мы хотим сообщить Вам о…	We are writing to tell you about…
Мы хотим…	We would like to…
Мы предлагаем Вам…	This letter is to offer you…
Данным письмом подтверждается, что…	This is to confirm that…
Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить…	We find it necessary (important, reasonable) to note…
Помимо вышеуказанного…	Apart from the above (said, mentioned)
В связи с этим…	In this connection…
Фактически…	Actually…
Более того…	Moreover…
Тем не менее…	Nevertheless…
В связи с Вашей просьбой…	In connection with your request
В противном случае, мы будем вынуждены…	Otherwise we shall have to…
Дело в том, что…	The point is that…
В сложившихся обстоятельствах…	Under the circumstances…
По нашему мнению…	In our opinion…
В первую очередь…	In the first place

Прилагающиеся документы

К письму прилагается…

We enclose…

Запросы

Пожалуйста, (сообщите нам…)	Please (let us know…)
Обращаюсь к Вам с просьбой…	I am writing to ask if you…
Я буду очень благодарен (благодарна), если Вы…	I would be grateful if you could …

И, наконец, немного практики:

Пример письма 1: Запрос на прохождение практики

Уважаемые дамы и господа!	Sir,
Я изучаю экономику производства в Высшей школе/Университете Харц, город Вернигероде, Германия, и хотел бы пройти производственную практику на вашем предприятии (в вашей фирме).	I am currently studying economics at Harz University, Wernigerode, and intend to apply for an internship with your company.
В настоящее время я заканчиваю 7-ой курс по специальности маркетинг туризма в направлении: гостиничный менеджмент и парки отдыха.	I have been studying for 7 semesters and specialize in marketing and tourism. My main subjects and primary interests are in hotel management and leisure park management.
В процессе моего обучения я приобрёл опыт практической работы в различных производственных областях гостиниц “Астория” и “Берлин”.	During my studies, I have gathered working experience at the hotels “Astoria” and “Berlin” in verious functions.
Во время этой стажировки я был бы рад внести свой вклад в успех вашего предприятия (вашей фирмы).	I would be delighted to apply my knowledge during an internship at your company.
С уважением,	Sincerely
Хунгер	Hunger

Пример письма 2: Деловое письмо

Компания “Мир Цветов” ул. Серышева, 34, г. С.Петербург, Россия	Company “Flowerworld” 34 Serysheva street St. Petersburg, Russia
Институт Биологии ул. Карла-Маркса, 278, г. Москва, Россия	Biological Institue 278 Karl-Marx Street Moscow, Russia
27 ноября 1999 г.	November 27, 1999
Уважаемый г-н Борисов,	Dear Mr. Borisov,
Мы рады сообщить Вам, что у нас есть товары, которые полностью соответствуют Вашим характеристикам.	We are happy to inform you that we have products that exactly fit your requirements.
Мы прилагаем к письму прейскурант товаров, описание их характеристик и условия поставки.	Please find a detailed description and our services in the enclosed documentation.
Если Вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, позвоните мне.	If you need further information, do not hesitate to call.
Надеемся получить от Вас скорый ответ.	We are looking forward to hearing from you soon.
Искренне Ваш,	Sincerely
Сергей Гаврилов, Коммерческий директор компании “Мир Цветов”	Sergei Gavrilov, product manager Company “Flowerworld”

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т. п.),
деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е. Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

фамилию, имя, отчество,
ваш адрес для направления ответ,
число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

Электронное деловое письмо. Правила написания

Автор: Your Mentor. Дата публикации: 25 августа 2019.

Мы живем в эпоху коротких сообщений, таких как тексты и твиты. Но электронные письма остаются способом ведения бизнеса. Когда вы пишете электронные письма, которые читабельны, кратки и уместны, у вас есть преимущество перед теми, кто этого не делает. Некоторые аспекты хорошего написания писем уходят в прошлое на сотни лет, и они все еще актуальны.

В данной статье мы обсудим формальные вопросы, такие как сюжетные линии, введение и заключение. Но цель материала – сделать ваше сообщение не только правильным, но и эффективным. Мы рассмотрим, как исследовать ту тему, которую вы собираетесь донести до читателя. Также, мы рассмотрим, как изучить самого читателя, а затем написать сообщение, которое заставит его действовать.

Буду с вами честен, даже самое лучшее электронное деловое письмо может быть проигнорировано, поэтому я научу вас, как отслеживать ваши письма, чтобы это не выглядело настойчиво. Я предполагаю, что вы обладаете приличным знанием языка и собственным стилем написания писем. Я не буду говорить о таких деталях, как грамматика и орфография, а вместо этого, сосредоточусь на применении языка, который необходим для получения нужного эффекта от прочтения вашего письма.

Подготовка к написанию электронного делового письма

Перед тем как что-то планировать вам необходимо знать пункт назначения. Таким же образом, вы должны четко понимать, почему вы пишете электронное деловое письмо. Скорее всего, у вас есть для этого две цели:

вы хотите, чтобы получатель письма совершил какое-то действие – это ваша краткосрочная цель;
вы хотите, чтобы это действие служило вашей глобальной цели – это ваша долгосрочная цель.

Я рекомендую поставить вашу долгосрочную цель как можно раньше, чтобы читатель сразу понял, почему вы пишете. Затем сделайте вашу краткосрочную цель очень ясной, с инструкциями о том, как читатель может помочь вам достичь ее. Это называется предметом действия.

Давайте посмотрим, как это работает, отредактировав образец письма от человека, желающего получить работу редактора в компании, занимающейся производством продукции в области альтернативной энергии, таких как солнечные панели:

«Добрый день,

Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается.

Я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа.

Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Анатолий»

Данное письмо составлено в правильной грамматической форме, но оно не подходит, потому что это не помогает автору достичь своих целей. Попробуем его немного изменить, чтобы сделать его лучше.

Все начинается со вступления, которое заставляет получателя задуматься, почему писатель пишет данное письмо: «Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается».

С точки зрения писателя, цель очевидна – устроиться на работу. Но читатель может получать сотни таких писем в день по десяткам тем. Не заставляйте читателя гадать, почему вы ему пишете. Внесите ясность с самого начала вашего письма, оставляя только необходимые части. Например: «Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора. Мое резюме прилагается».

Часть, которую мы вырезали, может быть изменена или удалена. Пока оставим все как есть, но перенесем данную часть в собственный абзац. Есть еще одна важная деталь в первоначальном письме, которую нужно вынести вперед. Автор пишет, что он может начать работу не раньше 1-го августа. Это важный факт, с точки зрения читателя.

Это может выглядеть так: «я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа». Теперь письмо выглядит лучше, но в нем все еще отсутствует что-то очень важное. Автор не уточняет, что читатель должен делать дальше. Там нет краткосрочной цели.

Давайте добавим это в наше письмо: «Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа». Теперь читатель понимает, что ему нужно ответить на данное письмо и назначить время.

Сейчас наше письмо выглядит таким образом:

«Добрый день,

Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа. Мое резюме прилагается.

В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравиться создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления.

С уважением,

Анатолий»

Для хорошего письма этого достаточно, но его можно еще улучшить. Дело в том, что всегда есть долгосрочная и краткосрочная цели. А значит, можно добавить сюда больше полезной информации, но в меньшем количестве слов, чтобы показать компетентность автора в желаемой должности.

Эффективные электронные деловые письма показывают, что вы сделали свою домашнюю работу и теперь обращаетесь к читателю, чтобы он сделал следующий шаг. Исследование, которое вы проводите перед тем, как что-то написать, дает понять получателю, что вы цените его время.

Вернемся к нашему примеру письма. Мы видим, что автор пишет по поводу объявления о свободной вакансии, а значит, он отвечает на рекламное объявление, где представлены требования к соискателю и само описание должности. В данном случае само объявление является идеальным местом для начала нашего исследования.

Для этого примера мы взяли объявление на должность редактора. Нас интересуют обязанности и требования к соискателю. Все, что нужно сделать, это определить, соответствует ли наш автор требованиям данной позиции, а затем показать в своем письме, что он может их выполнить. Большинство людей, желающие получить работу, даже не утруждают себя внимательно прочитать информацию, прежде чем писать, но наш автор будет использовать эти подсказки, чтобы написать письмо, которое выделится.

В нашем предыдущем отредактированном письме мы создали довольно общий текст, чтобы показать заинтересованность в должности. Сейчас это выглядит так: «В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления».

Теперь мы собираемся заменить некоторые части примерами, которые относятся к обязанностям и требованиям к должности. Автор письма должен показать свои компетенции и соответствие предлагаемой должности.

Мы видим, что в обязанности входит работа с подчиненными и умение редактировать материалы. В требованиях делается акцент на знании английского языка и способность грамотного написания иностранного контента.

Попробуем показать навыки автора в таком виде: «В настоящее время я работаю в англо-французской компании JustTheSun, где я занимаюсь написанием англоязычного контента, имеющий большой отклик у читательской аудитории. Также у меня есть успешный опыт руководства коллективом журналистов и иллюстраторов, как штатных сотрудников, так и фрилансеров».

Цель здесь состоит не в том, чтобы писать много букв, а в том, чтобы правильно написать правильные буквы нужным людям. У вас не всегда будет такой хороший исходный материал для понимания того, чего хочет получатель вашего письма, но, просматривая веб-сайты компании, социальные сети и новостные материалы, вы получите преимущество, которого у менее мотивированных авторов просто не будет.

Даже самое лучшее электронное письмо на открытую должность может пройти несколько программных фильтров, и в конечном счете не попасть в нужные руки. Чтобы этого избежать, вам требуется провести некоторое исследование нужных вам людей, работающих в компании, где открыта позиция. Как это сделать мы подробнее описали в нашей статье «Как правильно составить резюме, чтобы вас заметили».

Написание электронного делового письма

Как и в личном общении, контент является лишь частью вашего сообщения. Другая часть передается через тон письма.

Деловые бумажные письма 50-летней давности очень похожи на те, которые пишутся сегодня. Но электронные письма даже 10 или 20 лет назад сильно отличаются от сегодняшних. Дело в том, что правила стиля все еще находятся на стадии своего формирования.

Рассмотрим некоторые общие вопросы тона в приветствии, теле и заключении электронного делового письма. В целом вы хотите, чтобы ваш тон отражал отношения, которые вы уже установили с получателем письма. Если вы обычно называете друг друга по имени лично, не стесняйтесь начинать письмо с выражения «Здравствуй, Александр» или просто «Александр». Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович».

Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте». Немного лучше использовать название компании, например, «Здравствуйте Лукойл», или название отдела «Здравствуйте отдел продаж».

Основная часть письма должна так же отражать ваши существующие отношения. Она должна быть простой, но формальной, если это ваш первый контакт с получателем. Это значит избегать таких вещей, как смайлики. Короче говоря, представьте себя таким, каким вы хотите, чтобы вас видели, имея в виду конечные цели вашего письма.

Теперь затронем завершающую часть делового электронного письма. Сюда подходят такие выражения, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Немаловажным будет, если в заключительную часть письма вы поставите призыв к действию, что-то вроде «С нетерпением жду вашего ответа». В конце добавьте вашу подпись электронной почты, которую мы затрагивали в статье «Как правильно писать электронные письма. Этикет электронной почты».

Время является ценным ресурсом в деловых условиях, поэтому у вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь внимание вашего читателя. Я приведу вам несколько способов, как быстро донести свою цель с помощью хитростей, которые выделяют ваше сообщение и дают получателю веские основания для ответа.

Давайте рассмотрим эти три способа:

Во-первых, не стесняйтесь того, что пишете. Поставьте вашу цель прямо вперед. Да, иногда необходимо вводное предложение, как, например, «В продолжении нашей встречи», но старайтесь сделать его как можно короче.
Во-вторых, удалите запутанные детали. «На последней встрече мы договорились провести собрание в пятницу в 13:00, но затем, вы прислали сообщение, что 13:00 вам не подходит. Я проверил свой график и выбрал более подходящее время в пятницу в 15:20».
В-третьих, напомните еще раз о вашей цели где-то в середине письма. Идея здесь такова, если вы привлекли внимание читателя вашей начальной целью, то содержание может рассеять внимание человека, и вы не добьетесь желаемого результата. Поэтому напоминание необходимо.

К вышеперечисленным способам можно добавить еще такой совет – пишите сообщение как можно короче. Краткость – это не только сестра таланта, но и эффективность вашего электронного письма.

Настало время упомянуть о заголовке вашего электронного делового письма. Это еще одно место, где должны присутствовать краткость и простота. В нескольких словах он должен сказать, что находится внутри письма, и побудить получателя открыть его и узнать.

Очень полезно будет упомянуть о так называемых сложных письмах, где люди вынуждены идти на конфронтацию. Я покажу вам пример, как можно составить электронное деловое письмо, чтобы оно подчеркивало взаимодействие, а не противостояние. Также я покажу вам сэндвич-технику.

Посмотрим на следующий пример письма, где автор желает получить плату за выполненную работу:

«Здравствуйте,

Вы должны мне денег, и я нахожусь в данный момент в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату. Я полагаю, что вы меня обманывали, когда нанимали. Я ожидаю, что вы заплатите мне как можно скорее или я подам на вас в суд».

Большинство предпринимателей, получив такого рода письмо, ответили бы в том же духе. Так что наша цель – смягчить тон и немного переставить акценты, но оставить главный посыл к читателю письма.

Бесполезно писать такие строки, как «Я полагаю, что вы меня обманывали». Может быть у заказчика проблемы с его счетом или другие форс-мажорные обстоятельства. Выражение «я подам на вас в суд» тоже не имеет смысла, так как опытные бизнесмены воспринимают это всерьез только тогда, когда получают такие слова от адвоката. Попробуем переписать данное письмо в более позитивном тоне, ориентированном на решение проблемы.

В нашем примере первое предложение выглядит следующим образом: «вы должны мне денег, и я действительно нахожусь сейчас в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату». Мы можем добиться большего, предоставив информацию, которой ваш получатель может просто не иметь. Примерно так: «Мы с вами заключили договор на создание графики, которая в данный момент присутствует на вашем веб-сайте. Согласно договору, 1 мая должна была быть выплачена сумма в размере 350 долларов США, но я, к сожалению, до сих пор ее не получил».

Добавим некоторые детали и к следующему предложению: «Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре».

Теперь вернемся к фразе «я подам на вас в суд». Вероятно, вы не будете нанимать адвоката, чтобы получить 350 долларов. Но у вас есть под рукой другие средства защиты. Не бойтесь напоминать. Например, «Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж». Наше письмо завершено, но оно все еще немного резкое.

Рассмотрим другой вариант, который называется «техникой сэндвича», чтобы сделать сообщение более дружелюбным. Это работает так: сложная часть идет прямо посередине, как мясо бутерброда. Затем вы вводите «мягкие» выражения во вступление и заключение.

Вот пример введения, который фактически взят из другой части письма: «Мне было довольно приятно работать с вами, создавая графику, которую я вижу сейчас на вашем веб-сайте, и выглядит она просто отлично».

Середину письма мы оставляем, как в предыдущем примере, просто немного перефразируем: «К сожалению, я все еще не получил оплату в размере 350 долларов по нашему договору, которая должна была произойти 1 мая. Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре. Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж».

В завершение письма мы можем вставить такую фразу: «Еще раз спасибо за возможность работать вместе. Я с нетерпением жду продолжения наших продуктивных отношений после того, как этот вопрос будет решен». Вот так выглядит модель «бутерброд», которую вы можете использовать в ваших сложных деловых электронных письмах.

Немаловажным будет напомнить вам, что ваше письмо должно быть читабельным и довольно простым в понимании написанного. Существует несколько способов сделать письма более доступными для получателя. Рассмотрим их:

Когда вы составляете электронное письмо, вы не знаете, как оно будет выглядеть по ту сторону экрана. Здесь совет такой: дизайн письма должен быть простым. Не стоит опираться на вид шрифта или элементы дизайна, чтобы донести свое сообщение. Это же касается PDF и Word вложений.
Вторая сложность в чтении письма – это язык изложения. Особенно когда вы используете сложные времена глаголов, как например, «я надеялся встретиться». Здесь не совсем ясно, хочет автор встретиться или уже нет. Убедитесь, что вы используете самый простой и понятный язык.
Когда вы договариваетесь о времени онлайн-встречи или телефонного разговора с собеседником, находящемся в другой стране или другом регионе, убедитесь, что вы учитываете разницу между часовыми поясами.

Когда вы составляете письмо, подумайте об этом в таком ключе: некоторые читатели вынуждены бороться с каждым словом, каждой фразой, каждым предложением, поэтому, чем меньше их будет, тем меньше им придется бороться.

Отправка эффективных напоминаний

К сожалению, даже хорошо подготовленные письма часто остаются без ответа. В данном разделе мы рассмотрим, что делать, если получатели ваших писем не отвечают.

Первое, что вы можете сделать – это просто отправить письмо с напоминанием по истечении разумного периода времени. Но возникает вопрос: сколько времени занимает разумное время? К сожалению, здесь нет четко регулируемых правил. Пишите слишком рано, и они будут думать, что вы надоедливы, и начнут раздражаться. Выждите слишком долго, и вы можете упустить возможность.

Чаще всего срочность будет зависеть от ситуации. Здесь вы учитываете следующие факторы, которые я обозначил как ГАР:

Г – каков ваш График? Например, если вы готовите рекламный стенд для мероприятия, которое должно состояться 1 сентября, и вам необходимо спланировать поездку до 1 августа, было бы разумно просить предоставить необходимую информацию в июле.

А – существуют ли Альтернативы? Существуют ли другие контакты, к кому вы можете обратиться за подтверждением? Если да, тогда не имеет смысла высылать напоминание.

Р – повлияет ли Раздражительность получателя на ваши отношения? Некоторые сообщения относительно безличны, поэтому вам неважно, что получатель думает о вас.

Допустим, вы решили написать напоминание. Здесь применяются те же правила, что и ко всем письмам на сложные темы. Не спорьте и не злитесь. Дайте конкретику и упростите решение. Помните, есть шанс, что они просто никогда не получали ваше предыдущее сообщение.

Ваш текст может выглядеть таким образом: «Боюсь, что я не получил ответ на мое письмо от 15 июня о нашем стенде на вашем мероприятии. Хотелось бы получить быстрый ответ, так как мы пытаемся рассчитать наши планы поездок. Спасибо».

Это только ядро. Конечно, вы добавите собственные данные. Обязательно включите более ранние сообщения в ваше напоминание. В электронной почте вы можете сделать это, воспользовавшись кнопкой «Ответить всем».

Предположим, что вы осознали, что ваш контакт не собирается вам отвечать, но вам действительно нужно получить решение по своему вопросу. У вас сложное решение. Вы можете написать кому-то еще из этой компании? Здесь вы снова можете применить правило ГАР – проверьте ваш график, альтернативы и влияние раздражительности.

В написании такого рода напоминания будет очень неплохо использовать следующую структуру письма: «ранее, я обсуждал данный вопрос с … (таким-то человеком), но в последнее время я не получал от него никакого ответа».

Письма с напоминанием нарочито создают конфронтационную ситуацию, потому что вы фактически указываете на то, что читатель не смог сделать ранее. Но если вы сами определите необходимость следить за ситуацией и вежливо справляться с ней, время, потраченное на написание напоминаний, может окупиться.

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером.
Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме. Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку.
В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Что еще интересного почитать

как вести переписку с парнёрами

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя.

Разберемся, как это сделать.

Общие правила и ГОСТы для оформления

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Общие правила включают такие требования к деловому письму

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

Структура делового письма

Как правило, структура современного делового письма включает:

Данные отправителя и дату подготовки письма.
Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.

Нюансы и тонкости

Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.

Пример оформления короткого делового письма.

Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.

Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Сегодня практически все в своей практике коммуникаций используют электронную почту, ICQ, факс или мобильную связь. Но мало кто понимает, что электронная почта – это показатель вашего профессионализма.

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.

Вычитывая адреса и темы пришедших сообщений, абонент электронной почты решает, какие письма читать, а какие удалить не раскрывая. К сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. Их нужно знать и соблюдать, иначе мы можем невольно причинить неудобство, вызвать смущение или случайно обидеть того, кому пишем.

Познакомимся с 19 правилами, созданными, основанными на опыте многочисленных пользователей электронной почты.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.
Адрес получателя.
Тема письма.
Приложение.
Письмо, состоящее из приветствия, основного текста, заключения и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура вашей организации, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий ваше настоящее имя и имя вашей организации в названии домена, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Указанная тема письма значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема письма должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще, прямее или заманчивее будет звучать Тема вашего письма, тем больше вероятности, что ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Помните: тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. Если изменяется основная мысль диалога, изменяйте, соответственно, и Тему; а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, чтобы избежать путаницы при виртуальном общении.

Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.

При этом открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма. Следует иметь в виду, что функция «ответить» означает «Мой ответ на:». Если при ответе меняется тема обсуждения, то лучше создать НОВОЕ письмо с НОВОЙ темой, чтобы не вводить в заблуждение собеседника.

Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.

Во избежание преждевременной отправки, когда письмо еще не дописано, не проверено и вложения не добавлены, внимательно обращайтесь с кнопкой «Отправить»( ): убедитесь, что вы посылаете выверенное письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

В качестве приветствия можно использовать следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте» и только после этого переходите к цели вашего сообщения.

Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной.

P.S. Не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Читать c экрана монитора труднее, чем с бумажных носителей, поэтому разбивайте текст письма на логические абзацы. Предложения должны содержать не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начинайте письмо с цели обращения, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Правильная формулировка первого предложения – гарантия того, что получатель вашего письма прочтёт его до конца. Постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Для пересылки важной информации большого объема составьте краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформите в виде вложения.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Иногда случалось и вам получать письма, которые пересылались исключительно для передачи некоторой информации, но эту информацию не содержали!?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Не прикрепляйте никаких вложений без согласования с получателем, в противном случае он может подумать, что данное вложение – это прицепившийся вирус. Данное письмо будет уничтожено без прочтения. Подобные вирусы чаще приходят со спамом.

P.S. Обращайте внимание на размер пересылаемого файла. Он не должен быть очень большим, чтобы адресат не тратил много времени на его скачивание

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.

Отвечая на письмо, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы в письме. Замалчивание вопроса очень неэтично, т.к. адресат нуждается в вашем ответе и ждёт его. Если не знаете, как ответить, лучше об этом сообщить. При ответах на вопрос можно процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать ответ на вопрос. Не забывайте отделять текст ответов от текста цитируемых писем, тогда ответ будет легче читаться.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Это важно, потому что очень трудно читать текст без запятых и точек. Для грамотного написания используйте возможности проверки, которые сегодня представлены у всех почтовых служб

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

В соответствии с правилами этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, и время ответа не должно превышать трех суток. Если адресат не получил ответ на свое электронное письмо в течение указанного времени, следовательно, с ним не желают общаться. Причины задержки ответа необходимо объяснять тем, с кем хотели бы продолжить диалог. При получении письма с вложением, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. Если вы получили незатребованное письмо от неизвестных людей, можно на него не отвечать. Незатребованное письмо может оказаться спамом. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая, т.к. это может быть компьютерным вирусом.

Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Весь текст, написанный прописным шрифтом, воспринимается как КРИК. Это может вызвать нежелательную реакцию у читателя. Если хотите выделить некую интересную мысль в пересылаемом сообщении, напишите таким шрифтом несколько слов. Выделенные таким способом, они лучше подчеркнут важность данного фрагмента текста.

Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать аббревиатуры BTW (by the way) или LOL (laugh out loud) и смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке.

Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец сообщений, который идентифицирует вас и содержит вашу контактную информацию. Подпись делайте краткой: не более четырех-семи строк. Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера телефонов и факса).

Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.

Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с адресатом?

Материал составлен методистом Шутилиной Л.А, в статье были использованы материалы следующих авторов:

Тер-Минасова С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М., 2000.
Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/ .
Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm.
Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .

Правила написания рекомендательного письма + пошаговая инструкция

Необходимость написания электронных писем — для многих одно из нелюбимых занятий. Причина, как правило, в том, что люди не знают с чего начать и как оформить такое письмо. В этой статье разбираемся, что такое рекомендательное письмо и как его написать.

Что такое рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо (или рекомендация) — это документ, предназначенный для придания дополнительного веса заявлению о приеме на работу или поступлении в вуз. Они обычно пишутся руководителем, коллегой, учителем или сотрудником отдела кадров.

Кому нужны рекомендательные письма

Студентам нужны рекомендации, потому что сотрудники приемных комиссий хотят лучше понять, кто они такие как личность, и получить информацию, которую не узнаешь из оценок и результатов экзаменов.

Для вакансий, где рекомендательное письмо — обязательно

Для большинства заявлений о приеме на работу более чем достаточно письменного резюме и сопроводительного письма. Однако некоторые компании рассматривают только тех кандидатов, которые предоставляют рекомендательное письмо в дополнение к этим основным элементам.

Для увеличения шансов

Если резюме и сопроводительное письмо недостаточно убедительны, рекомендательное письмо может помочь устроиться на работу. Хорошая рекомендация от предыдущего работодателя может переломить ситуацию и помочь выделиться среди кандидатов.

Рекомендация не всегда дается по месту работы. Получить рекомендацию можно от человека, который хорошо знает рекомендуемого, его профессиональные и личностные качества, круг интересов, научные достижения и прочее. Тот, кто дает рекомендацию, должен иметь довольно высокий авторитет и признание в своей сфере деятельности, репутацию морального человека. Это необходимые условия, поскольку речь идет об объективности оценки. А любая организация заинтересована в квалифицированных и лояльных сотрудниках.

Как составить рекомендательное письмо

Поскольку рекомендательное письмо является элементом деловой переписки, составлено оно должно быть в соответствии с нормами и включать следующие реквизиты:

Название документа и заголовок
Текст
Подпись
Печать (необязательный реквизит)
Дата

Советы о структуре рекомендательного письма:

В первом абзаце текста рекомендательного письма стоит отметить, в течение какого времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию, кем вы ему приходитесь. Если это ваш сотрудник, то необходимо указать продолжительность его работы в вашей организации, выполняемые им обязанности, перечислить проекты, в которых он принимал участие, эффективность деятельности и достигнутые результаты. В конце абзаца можно подвести итог всему сказанному и выразить свое мнение относительно рекомендуемого специалиста.
Во втором абзаце дайте более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных навыков: умение выполнять определенные задачи, роль в командной работе, проявление как положительных, так и отрицательных качеств.
В следующем абзаце следует остановиться на личностных навыках и особенностях поведения: впечатление, которое человек производит при общении и взаимодействии с другими членами коллектива, ответственность, лояльность, доброжелательность и тому подобное. В заключение сообщите, имеете ли вы какие-либо замечания относительно соответствия человека, которого рекомендуете, той должности, на которую он претендует: безусловно рекомендуете, с некоторыми оговорками, не рекомендуете. Это стоит сделать, поскольку составив рекомендательное письмо, вы выражаете свою готовность нести определенную ответственность за человека, которого рекомендуете.
В конце рекомендательного письма обычно указываются ваши контактные данные: телефон, адрес электронной почты.

Обратите внимание, что рекомендация не обязательно должна быть хвалебной одой. Если вы искренне хотите поддержать человека, то разумнее будет тактично указать на его недостатки и тем самым предотвратить возможные недоразумения. Также вы можете в таком письме дать совет — на какой должности могут оказаться лучшие качества работника и не будут иметь значения определенные недостатки.

Существует еще один вид рекомендаций — так называемые закрытые. Они содержат негативную информацию о претенденте. Если вы считаете, что человек не отвечает требованиям, предъявляемым соискателям на должность, то надо об этом сказать. Такой вид рекомендательного письма может содержать советы по исправлению ситуации, особенно если это касается профессиональных качеств.

Пример рекомендательного письма

Как писать рекомендательное письмо: пошаговая инструкция с примерами

Теперь, когда мы разобрались со всеми общими деталями, пришло время приступить к написанию самого письма. Выполнение этих шагов поможет вам создать убедительное рекомендательное письмо, которое может стать весомым вкладом в трудоустройство бывшего коллеги.

Шаг 1: вежливое личное приветствие

Приветствие при первой встрече оказывает огромное влияние на первое впечатление о вас. То, как вы обращаетесь к кому-либо в письме, имеет такое же значение. Таким образом, чтобы хорошо начать письмо, важно использовать вежливое и представительное приветствие.

Например: Уважаемый + Имя получателя (Уважаемая Екатерина)

Если вы не знаете имя получателя, все равно следует сделать приветствие максимально представительным. Стоит все равно постараться обратиться к человеку напрямую и сделать ваше послание более персонализированным. Это привлечет внимание и покажет, что вы подготовились.

Например: Уважаемый + Должность получателя (Уважаемый декан)

Как написать в организацию

При обращении, например, к совету директоров, следует следовать тем же принципам. Разница лишь в том, что название получателя должно быть заменено названием группы или организации.

Например: Уважаемый + Название группы или организации (Уважаемый совет директоров)

Шаг 2: важное первое предложение

Первое предложение вашей рекомендации самое важное, потому что оно задает тон всему письму.

Посмотрите на несколько фраз, которые можно использовать для примера:

Я рад рекомендовать …
У меня нет никаких сомнений по поводу рекомендаций …
Я искренне рекомендую …

Для сравнения, общее предложение без энтузиазма, такое как “Я пишу в отношении рекомендации для…” — звучит более скучно и слабо.

Шаг 3: почему вам можно верить

Оставшаяся часть вступительного абзаца должна быть посвящена описанию того, кто вы и каковы ваши отношения с человеком, которому вы даете рекомендацию. Это важный шаг, потому что он подчеркивает актуальность письма. Если вы знакомы с кандидатом в течение длительного периода времени и способны оценить его сильные стороны, ценность вашего письма увеличивается.

О чем стоит написать:

Ваша должность и компания
В роли кого вы знаете рекомендуемого
Как давно вы его знаете

Когда вы включаете эти детали в начало письма, читатель сразу понимает откуда и насколько хорошо вы знаете рекомендуемого человека. Этот контекст делает гораздо более весомым все, что будет написано после.

Шаг 4: немного похвалы

Завершите введение фразой, которая, подчеркнет некоторые сильные стороны кандидата или его личностные качества.

Например:

В течение нескольких лет я наблюдал, как Виталий стал высококвалифицированным специалистом, который выделяется своим широким кругозором и исключительной ответственностью.
Ольга всегда была выдающимся членом нашей команды, и меня постоянно поражали ее профессионализм и замечательные личные качества.

Шаг 5: демонстрация профессионализма

Первый абзац основной части должен начинаться с упоминания 2–3 конкретных навыков, талантов или опыте заявителя, которые имеют отношение к его желаемой должности.

Крайне важно, чтобы эти пункты сопровождались подробными и описательными примерами достижений рекомендуемого, которые подтверждают вышеупомянутые способности.

Посмотрите на разницу между следующими примерами:

Нет подробностей	Конкретно и подробно
Виктор отлично умеет управлять проектами.	Глубокое знание методологии Agile помогло Виктору увеличить количество проектов, выполненных в срок на 20%.

Второй пример более убедителен и демонстрирует профессиональные достижения рекомендуемого, которые могут повлиять на решение о принятии на работу. Когда рекрутеры видят примеры такого рода, они с большей вероятностью захотят принять такого человека в свою компанию.

Шаг 6: личные качества

Следующий абзац основной части должен быть сосредоточен на 2-3 положительных чертах личности рекомендуемого — особенно тех, которые были бы полезны для должности, на которую он претендует.

Одна из главных причин, по которой некоторые компании запрашивают рекомендательные письма, заключается в том, что они хотят получить более целостное понимание о кандидате, как о личности. Таким образом, недостаточно одного перечисления профессиональных успехов. Нужно уделить внимание и личным качествам.

Описывая личностные характеристики, постарайтесь также использовать примеры, демонстрирующие то или иное ваше утверждение.

Например:

Нет подробностей	Конкретно и подробно
Ольга — честный и порядочный человек.	Ольга продемонстрировала свою честность и порядочность на сложных этапах финансовой работы над проектом.

Если у вас возникли проблемы с поиском убедительных формулировок для описания личных качеств, вот несколько идей:

Адаптируемость
Энергичность
Честность
Находчивость
Ответственность
Харизматичность
Дружелюбие
Щедрость

Самое главное в составлении этой части рекомендательного письма — это убедиться, что вы конкретными и подробными примерами доказываете, что заявитель обладает теми личными качествами, которые вы упоминаете.

Шаг 7: объясните, почему заявитель уходит (опционально)

Эта часть уместна только в том случае, если вам нужно написать рекомендательное письмо в целях трудоустройства. Этот раздел следует включать в рекомендательное письмо для сотрудника только в том случае, если причина, по которой он покидает вашу компанию, является нейтральной или положительной.

Несколько примеров причин, которые можно упоминать в рекомендательном письме:

Переезд по семейным обстоятельствам
Возможности роста, доступные в компании адресата
Медицинские причины

Если вы не уверены, в каком свете выставляет человека причина увольнения, то лучше полностью исключить этот раздел из письма.

Шаг 8: призыв к действию

Начните заключительный абзац, повторив свою положительную рекомендацию и подчеркните ценность рекомендуемого для адресата.

Например:

Я не сомневаюсь, что Виктор станет бесценным активом для вашей команды.
Я твердо убежден, что Ольга именно тот специалист, которого вы ищете.

В заключение попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы.

Шаг 9: вежливо подпишитесь

Закрытие вашего письма должно быть формальным и вежливым:

С уважением
С наилучшими пожеланиями
Всего наилучшего
Хорошего дня

Теплый и дружеский тон вызывает доверие, но избегайте слишком неформальных формулировок. Вы должны оставаться уважительными.

Заключение

Когда вам приходится писать кому-то рекомендательное письмо, то прежде всего взвесьте все за и против. Если вы давно и хорошо знаете человека и считаете его достойным вашей поддержки, то смело рекомендуйте. Если же рекомендацию просит человек, в профессиональных и личностных качествах которого вы не уверены, то не стоит соглашаться. Помните, что может быть задета не только ваша репутация, но и репутация компании.

Если вы все-таки берете на себя ответственность рекомендовать кого-либо, подходите к этому с душой и всегда используйте только достоверные факты.

Как написать официальное письмо — Советы по написанию писем

Как писать официальные письма

Помощь в написании официальных и деловых писем. Краткое изложение правил написания, включая наброски для обложки письма и письма-запросы, а также сокращения, используемые в письмах.

Перейти к:

Макет официального письма

В приведенном ниже примере письма показан общий формат официального или делового письма. Наведите указатель мыши на различные области, чтобы получить дополнительную информацию (в вашем браузере должен быть включен JavaScript).

Правила написания официальных писем на английском языке

В английском языке существует ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании официального или делового письма. Кроме того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать букву длиннее, чем нужно. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например, сокращения.

Адреса:

1) Ваш адрес
Обратный адрес должен быть написан в правом верхнем углу письма.
2) Адрес человека, которому вы пишете
Внутренний адрес должен быть написан слева, начиная с вашего адреса.

Дата:

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы. Вы можете написать это справа или слева на строка после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

Приветствие или приветствие:

1) Уважаемый господин или госпожа,
Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте это.Всегда желательно попытаться найти имя.
2) Уважаемый мистер Дженкинс,
Если вы знаете имя, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс, доктор и т. Д.) И только фамилию. Если вы пишете женщина, и вы не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис, которая предназначена для замужних и одиноких женщин.

Окончание письма :

1) С уважением
Если вы не знаете имя человека, завершите букву таким образом.
2) С уважением
Если вы знаете имя человека, завершите букву таким образом.
3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью. Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина ли вы или женщина, поместите титул в скобки после вашего имени.

Содержание официального письма

Первый абзац
Первый абзац должен быть коротким и указывать цель письма — сделать запрос, пожаловаться, запросить что-то и т. д.

Абзац или абзацы в середине письма должны содержать соответствующую информацию, стоящую за написание письмо. Большинство букв на английском языке не очень длинные, поэтому постарайтесь максимально упростить информацию и сконцентрироваться. на организовать его в ясной и логичной манере, а не слишком расширять.

Последний абзац
В последнем абзаце официального письма должно быть указано, какое действие вы ожидаете от получателя — возмещение, отправка ты информация и др.

Аббревиатуры, используемые при написании писем

В письмах широко используются следующие сокращения:

как можно скорее = как можно скорее
cc = копия письма (когда вы отправляете копию письма более чем одному человеку, вы используете это сокращение, чтобы они знали)
прил. = приложение (когда вы прилагаете к письму другие документы)
pp = per procurationem (латинская фраза, означающая, что вы подписываете письмо кому-то чужое имя; если их там нет, чтобы подписать сами и т. д.)
ps = постскриптум (если вы хотите что-то добавить после того, как закончили и подписали)
pto (неофициальный) = пожалуйста, переверните (чтобы убедиться, что другой человек знает письмо продолжается на другой стороне страницы)
RSVP = ответьте

Схема: Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это письмо, которое сопровождает ваше резюме, когда вы подаете заявление о приеме на работу.Вот довольно общепринятый план расположения абзацев.

Вступительный пункт
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансии.
Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали. что конкретный пост. Укажите свою квалификацию и опыт, а также личные качества, которые делать Вы подходящий кандидат.
Параграф 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, может помочь ваше дело.
Заключительный абзац
Сообщите о своей доступности для собеседования, поблагодарите их за внимание, подтвердите свой интерес и закройте в письмо.

Краткое содержание: Письмо-запрос

Письмо-запрос — это когда вы обращаетесь к компании спекулятивно, то есть делаете подход без объявление или объявление о вакансии.

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им о своей должности поиск, почему вы заинтересованы и как вы о них узнали.
Параграф 2
Покажите, почему именно их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт вместе с любой дополнительные подробности, которые могут заинтересовать их увидеть вас.
Параграф 3
Обратитесь к прилагаемому резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы хотели бы к сосредоточиться на нем.
Заключительный абзац
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы к собеседованию, и подтвердите свой энтузиазм по отношению к их компании и желание к учитываться для сообщений, которые еще могут быть недоступны.

Дополнительная помощь в написании писем

Если вам нужна дополнительная помощь в написании официальных или неформальных писем, не стесняйтесь обращаться к нам в раздел «Редактирование и письмо». Темы форума. Наши учителя помогут ответить на любые ваши вопросы. Задайте нам вопрос

Как написать официальное письмо — Советы по написанию писем

Как писать официальные письма

Помощь в написании официальных и деловых писем.Краткое изложение правил написания, включая наброски для обложки письма и письма-запросы, а также сокращения, используемые в письмах.

Перейти к:

Макет официального письма

Правила написания официальных писем на английском языке

В английском языке существует ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании официального или делового письма.Кроме того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать букву длиннее, чем нужно. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например, сокращения.

Адреса:

1) Ваш адрес
Обратный адрес должен быть написан в правом верхнем углу письма.
2) Адрес человека, которому вы пишете
Внутренний адрес должен быть написан слева, начиная с вашего адреса.

Дата:

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы.Вы можете написать это справа или слева на строка после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

Приветствие или приветствие:

1) Уважаемый господин или госпожа,
Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте это. Всегда желательно попытаться найти имя.
2) Уважаемый мистер Дженкинс,
Если вы знаете имя, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс, доктор и т. Д.) И только фамилию. Если вы пишете женщина, и вы не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис, которая предназначена для замужних и одиноких женщин.

Окончание письма :

1) С уважением
Если вы не знаете имя человека, завершите букву таким образом.
2) С уважением
Если вы знаете имя человека, завершите букву таким образом.
3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью. Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина ли вы или женщина, поместите титул в скобки после вашего имени.

Содержание официального письма

Аббревиатуры, используемые при написании писем

В письмах широко используются следующие сокращения:

как можно скорее = как можно скорее
cc = копия письма (когда вы отправляете копию письма более чем одному человеку, вы используете это сокращение, чтобы они знали)
прил. = приложение (когда вы прилагаете к письму другие документы)
pp = per procurationem (латинская фраза, означающая, что вы подписываете письмо кому-то чужое имя; если их там нет, чтобы подписать сами и т. д.)
ps = постскриптум (если вы хотите что-то добавить после того, как закончили и подписали)
pto (неофициальный) = пожалуйста, переверните (чтобы убедиться, что другой человек знает письмо продолжается на другой стороне страницы)
RSVP = ответьте

Схема: Сопроводительное письмо

Вступительный пункт
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансии.
Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали. что конкретный пост. Укажите свою квалификацию и опыт, а также личные качества, которые делать Вы подходящий кандидат.
Параграф 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, может помочь ваше дело.
Заключительный абзац
Сообщите о своей доступности для собеседования, поблагодарите их за внимание, подтвердите свой интерес и закройте в письмо.

Краткое содержание: Письмо-запрос

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им о своей должности поиск, почему вы заинтересованы и как вы о них узнали.
Параграф 2
Покажите, почему именно их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт вместе с любой дополнительные подробности, которые могут заинтересовать их увидеть вас.
Параграф 3
Обратитесь к прилагаемому резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы хотели бы к сосредоточиться на нем.
Заключительный абзац
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы к собеседованию, и подтвердите свой энтузиазм по отношению к их компании и желание к учитываться для сообщений, которые еще могут быть недоступны.

Дополнительная помощь в написании писем

Как написать официальное письмо — Советы по написанию писем

Как писать официальные письма

Помощь в написании официальных и деловых писем.Краткое изложение правил написания, включая наброски для обложки письма и письма-запросы, а также сокращения, используемые в письмах.

Перейти к:

Макет официального письма

Правила написания официальных писем на английском языке

В английском языке существует ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании официального или делового письма.Кроме того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать букву длиннее, чем нужно. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например, сокращения.

Адреса:

1) Ваш адрес
Обратный адрес должен быть написан в правом верхнем углу письма.
2) Адрес человека, которому вы пишете
Внутренний адрес должен быть написан слева, начиная с вашего адреса.

Дата:

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы.Вы можете написать это справа или слева на строка после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

Приветствие или приветствие:

1) Уважаемый господин или госпожа,
Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте это. Всегда желательно попытаться найти имя.
2) Уважаемый мистер Дженкинс,
Если вы знаете имя, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс, доктор и т. Д.) И только фамилию. Если вы пишете женщина, и вы не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис, которая предназначена для замужних и одиноких женщин.

Окончание письма :

1) С уважением
Если вы не знаете имя человека, завершите букву таким образом.
2) С уважением
Если вы знаете имя человека, завершите букву таким образом.
3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью. Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина ли вы или женщина, поместите титул в скобки после вашего имени.

Содержание официального письма

Аббревиатуры, используемые при написании писем

В письмах широко используются следующие сокращения:

как можно скорее = как можно скорее
cc = копия письма (когда вы отправляете копию письма более чем одному человеку, вы используете это сокращение, чтобы они знали)
прил. = приложение (когда вы прилагаете к письму другие документы)
pp = per procurationem (латинская фраза, означающая, что вы подписываете письмо кому-то чужое имя; если их там нет, чтобы подписать сами и т. д.)
ps = постскриптум (если вы хотите что-то добавить после того, как закончили и подписали)
pto (неофициальный) = пожалуйста, переверните (чтобы убедиться, что другой человек знает письмо продолжается на другой стороне страницы)
RSVP = ответьте

Схема: Сопроводительное письмо

Вступительный пункт
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансии.
Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали. что конкретный пост. Укажите свою квалификацию и опыт, а также личные качества, которые делать Вы подходящий кандидат.
Параграф 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, может помочь ваше дело.
Заключительный абзац
Сообщите о своей доступности для собеседования, поблагодарите их за внимание, подтвердите свой интерес и закройте в письмо.

Краткое содержание: Письмо-запрос

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им о своей должности поиск, почему вы заинтересованы и как вы о них узнали.
Параграф 2
Покажите, почему именно их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт вместе с любой дополнительные подробности, которые могут заинтересовать их увидеть вас.
Параграф 3
Обратитесь к прилагаемому резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы хотели бы к сосредоточиться на нем.
Заключительный абзац
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы к собеседованию, и подтвердите свой энтузиазм по отношению к их компании и желание к учитываться для сообщений, которые еще могут быть недоступны.

Дополнительная помощь в написании писем

Как написать официальное письмо — Советы по написанию писем

Как писать официальные письма

Помощь в написании официальных и деловых писем.Краткое изложение правил написания, включая наброски для обложки письма и письма-запросы, а также сокращения, используемые в письмах.

Перейти к:

Макет официального письма

Правила написания официальных писем на английском языке

В английском языке существует ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании официального или делового письма.Кроме того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать букву длиннее, чем нужно. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например, сокращения.

Адреса:

1) Ваш адрес
Обратный адрес должен быть написан в правом верхнем углу письма.
2) Адрес человека, которому вы пишете
Внутренний адрес должен быть написан слева, начиная с вашего адреса.

Дата:

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы.Вы можете написать это справа или слева на строка после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

Приветствие или приветствие:

1) Уважаемый господин или госпожа,
Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте это. Всегда желательно попытаться найти имя.
2) Уважаемый мистер Дженкинс,
Если вы знаете имя, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс, доктор и т. Д.) И только фамилию. Если вы пишете женщина, и вы не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис, которая предназначена для замужних и одиноких женщин.

Окончание письма :

1) С уважением
Если вы не знаете имя человека, завершите букву таким образом.
2) С уважением
Если вы знаете имя человека, завершите букву таким образом.
3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью. Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина ли вы или женщина, поместите титул в скобки после вашего имени.

Содержание официального письма

Аббревиатуры, используемые при написании писем

В письмах широко используются следующие сокращения:

как можно скорее = как можно скорее
cc = копия письма (когда вы отправляете копию письма более чем одному человеку, вы используете это сокращение, чтобы они знали)
прил. = приложение (когда вы прилагаете к письму другие документы)
pp = per procurationem (латинская фраза, означающая, что вы подписываете письмо кому-то чужое имя; если их там нет, чтобы подписать сами и т. д.)
ps = постскриптум (если вы хотите что-то добавить после того, как закончили и подписали)
pto (неофициальный) = пожалуйста, переверните (чтобы убедиться, что другой человек знает письмо продолжается на другой стороне страницы)
RSVP = ответьте

Схема: Сопроводительное письмо

Вступительный пункт
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансии.
Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали. что конкретный пост. Укажите свою квалификацию и опыт, а также личные качества, которые делать Вы подходящий кандидат.
Параграф 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, может помочь ваше дело.
Заключительный абзац
Сообщите о своей доступности для собеседования, поблагодарите их за внимание, подтвердите свой интерес и закройте в письмо.

Краткое содержание: Письмо-запрос

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им о своей должности поиск, почему вы заинтересованы и как вы о них узнали.
Параграф 2
Покажите, почему именно их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт вместе с любой дополнительные подробности, которые могут заинтересовать их увидеть вас.
Параграф 3
Обратитесь к прилагаемому резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы хотели бы к сосредоточиться на нем.
Заключительный абзац
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы к собеседованию, и подтвердите свой энтузиазм по отношению к их компании и желание к учитываться для сообщений, которые еще могут быть недоступны.

Дополнительная помощь в написании писем

Как написать официальное письмо на английском языке

Вам необходимо составлять официальные письма на английском языке для подачи заявления в бизнес, общеобразовательную школу и университет, что говорит о том, что искусство составления официальных писем все еще процветает!

Поэтому очень важно понимать, как написать официальное письмо на английском языке.Не знаете, как это написать? Я проведу вас через пошаговый процесс — обещаю, это просто.

Вы готовы научиться писать официальное письмо? Давай займемся этим.

Общие правила, которым следует следовать при написании официального письма на английском языке

Может показаться, что англоязычная культура включает в себя множество неформальных практик, но люди, имеющие дело с приложениями или запросами, будут слушать хорошо написанное, правильно оформленное официальное письмо, которое следует правила важнее неформальной, тусклой онлайн-заметки.Какие общие правила нужно соблюдать? Давайте посмотрим, как написать письмо:

1. Избегайте сленга, повседневной речи и сокращений

Когда вы используете жаргонные слова и сокращения в официальном письме, получатель не воспримет вас так серьезно. Вот несколько примеров сокращений:

Я, это, не могу, это, ты, я, ты

Что можно использовать вместо этого?

Я, это, не может, будет, ты бы, я бы, ты

Засорение вашего письма сленговыми словами и повседневным обыденным языком, например сокращениями, может сделать ваше письмо более неформальным, а не формальным.Очень важно избегать таких слов, как хороший, красивый, замечательный, милый, законный, крутой, свежий, плохой, хромой .

В принципе, если ваше письмо звучит как разговор с другом, возможно, вам придется его переписать. Я подробнее расскажу о деталях и логистике в ближайшее время!

2. Используйте соответствующие приветствия

Старайтесь не начинать свое официальное письмо с «Что случилось?» или классику Джоуи-Триббиани «Как дела?» Получатель, скорее всего, выбросит ваше письмо в корзину. Вместо этого вы можете выбрать одно из нескольких приветствий.

Если вы не знаете имя получателя, вы можете начать свое письмо с:

Для тех, кого это может касаться:

Однако, если вы знаете получателя, не используйте это приветствие!

Если вы знаете пол, но не знаете имени, напишите:

Уважаемый господин или Уважаемая госпожа,

Если вы знаете имя и пол, вы можете указать:

Уважаемая г-жа Джонс или Уважаемый г-н.Джонс,

Важно отметить, что американцы добавляют точку после Mr., Mrs., Ms., Dr., , тогда как англоговорящие британцы не добавляют точку после.

Если вы пишете врачу, в том числе профессорам с докторской степенью, вы можете сказать:

Уважаемый доктор Джонс,

Если вы не знаете пол, вы можете написать полное имя получателя:

Уважаемая Райли Джонс,

Вы заметили, что после каждого приветствия стоит запятая? Но двоеточие после Для кого это может касаться ? Обязательно запомните эту крошечную деталь.

3. Вежливо подписать

Подпись на письме: «Мир, чувак!» не будет так хорошо работать в официальном письме. Ваше письмо может состоять из достойного тона и красиво связанных предложений, но плохая подпись побудит получателя отбросить ваше письмо в сторону. Итак, как можно вежливо подписать письмо так, чтобы получателю понравилось?

The Balance Careers утверждает, что вы можете выбирать из множества вариантов!

Если вы не знаете получателя, вы можете выбрать одно из этих общих, но формальных окончаний:

С уважением, С уважением, Искренне Ваш, Спасибо за Ваше время, С уважением

Если вы в какой-то момент обменивались электронными письмами или коротко встречались, вы можете использовать эти окончания:

С уважением, С уважением, С уважением, С уважением, Добрые пожелания

Концовок, которых следует избегать:

Береги себя, Ура, Увидимся позже, Мир

Когда вы подписываете письмо, первое слово начинается с заглавной буквы, а второе слово начинается со строчной буквы.И не забудьте поставить запятую в конце второго слова!

4. Напишите только одну страницу

Проще говоря: получатель не захочет читать о вас тринадцать страниц. Поэтому, как правило, важно, чтобы ваше письмо не превышало одной страницы, если он или она не попросит большего.

Письмо на одну страницу заставит вас изложить свою точку зрения простым и понятным способом. Прежде чем писать, я советую вам составить список всего, что вы хотите сообщить, чтобы убедиться, что вы донесли свою точку зрения!

5.Обратите внимание на техническую структуру

При форматировании письма необходимо убедиться, что вы используете простой шрифт, например Times New Roman или Ariel. Рекомендуется писать размером шрифта 10 или 12!

Также важно использовать одинарный интервал.

Когда вы закончите абзац, вы можете один раз нажать клавишу ввода на клавиатуре. У вас также должен быть пробел между датой, вашим адресом, обратным адресом, приветствием и практически каждой новой идеей — вы увидите, как это выглядит в буквенном формате ниже!

Давайте напишем письмо на английском языке

Прежде чем мы перейдем к общей схеме письма, я хочу показать вам пример официального письма.

Вот сценарий:

Кара Кинг, 28-летняя девушка из Канады, хочет подать заявку на преподавание английского языка студентам ESL в Америке! Она работала онлайн-учителем английского языка, няней, инструктором по футболу и писателем-фрилансером. (Я мог или не мог позаимствовать отрывки из моих предыдущих работ для этого «фальшивого» сопроводительного письма.)

Хорошо, давайте посмотрим, как написать официальное письмо. И не волнуйтесь, потом займемся логистикой!

Сопроводительное письмо Кара Кинг

3 сентября 2019 г.

Kara King
123 Cool Street
Beautiful City AB 607 10th Ave SE
Канада
karak @ email.com

ESL Teaching Company
456 Teaching Avenue
New York, NY 10011, США

Для тех, кого это может касаться:

Меня зовут Кара Кинг, мне 28 лет. Два года назад я окончил The Best University со степенью бакалавра искусств: английский, где я узнал о важности правильной грамматики, творческих способностей и выражения.

Я очень давно увлечен обучением детей всех возрастов. У меня есть опыт работы няней, онлайн-учителем английского языка и инструктором по футболу.Работа инструктором по футболу позволила мне понять важность построения планов уроков по футболу в зависимости от возраста и уровня развития каждого класса. В результате я теперь обретаю способность распознавать, как структурировать мои планы уроков, чтобы они соответствовали молодым возрастным группам.

Последние три года я работал писателем-фрилансером и преподавателем английского языка онлайн. Обе должности помогли улучшить мои знания грамматики. Когда я сочиняю статьи, я стараюсь, чтобы каждое предложение, каждая деталь, каждое слово плавно переходили воедино.Моя способность составлять предложения в сочетании с моим пониманием сложных грамматических деталей, несомненно, принесет пользу студентам ESL.

Я считаю, что мощное сочетание моей степени по английскому языку, моего письменного опыта и моего предыдущего опыта преподавания и коучинга будет работать на улучшение общей учебной среды и общего опыта изучения английского языка для каждого ученика вашей программы Young ESL Learners.

Я очень заинтересован в возможности преподавать для вас неполный рабочий день.

С уважением,

Кара Кинг

Схема официального письма на английском языке

Письмо Кары содержало все эти важные особенности:

Она написала , дату в верхнем левом углу
Она написала свой адрес и адрес компании под датой
Она начала свое письмо с официального приветствия
Она представила себя и свои возможности
Она объяснила свой опыт более подробно во втором и третьем абзацах .
Она объединила свой опыт в заключительном абзаце — вы также можете найти время, чтобы поблагодарить работодателя за чтение вашего письма в заключении
Она закрыла письмо соответствующим формальным окончанием

Как вы думаете, теперь вы умеете писать официальное письмо на английском языке? Это не так уж сложно, правда? Однако есть еще одна вещь, которую вам нужно сделать перед отправкой письма — вычитать!

Общие советы по вычитке

Очень важно вычитать, прежде чем запечатать письмо или закончить электронное письмо и отправить его.Мысль о корректуре того, над чем вы потратили так много времени, может показаться скучной, но она на 100% необходима. И когда я говорю «вычитка», я не имею в виду быстро сканировать ваше письмо. Я имею в виду читать вслух слово в слово, что подводит меня к первому совету!

1. Прочтите письмо вслух

Быстрое сканирование письма не принесет вам никакой пользы. Вы можете пропустить крошечные, неприятные ошибки, например, случайно написать и два раза подряд или неправильно написать обычное слово.Прочитав письмо вслух дословно, вы обнаружите легко исправляемые ошибки!

2. Отложите письмо на пару часов

Когда вы закончите писать, у вас может возникнуть соблазн сразу же отправить письмо, но я предлагаю отложить письмо на несколько часов. Это поможет вашему мозгу немного вздохнуть, чтобы вы могли вернуться к письму со свежим мышлением.

3. Пусть кто-нибудь прочтет ваше письмо

Вы можете ненавидеть мысль о том, что кто-то читает ваше письмо, но кто-то другой может обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить.Вы даже можете посоветовать другу или родственнику прочитать письмо вслух, чтобы убедиться в отсутствии ошибок.

Боитесь, что ваши письменные навыки не соответствуют стандартам работодателя? Не стесняйтесь ознакомиться с нашей информативной статьей о простых техниках письма!

В заключение

Вот и все! Теперь вы знаете, как написать официальное письмо на английском языке. Может показаться, что вы должны следовать множеству правил, но, в конце концов, тщательное следование пошаговому процессу может помочь вам получить работу своей мечты.

Как написать отличное письмо — Идеи грамотности

Общие черты неформальных писем:

При написании неформального письма нужно соблюдать гораздо меньше правил, но все же есть некоторые полезные рекомендации, которые могут оказаться полезными для учащихся, занятых писать неформально.

Как и в случае с любым письмом, в первую очередь важно учитывать аудиторию и причину написания. В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка.Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.

Хотя письмо будет неформальным, у него все же будет цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на абзацы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным». Если они спланируют свое неформальное письмо перед написанием, это поможет обеспечить его достаточную организацию.

Как начать НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

Неофициальные письма будут начинаться с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения.Для знакомых это может быть «Дорогой Том» (с использованием имени вместо фамилии) до очень неформального «Привет, Джейн». Не забывайте запятую после имени!

После приветствия следует общее вступительное предложение. Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?». Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети. Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.

Точно так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслабленно, так и заключительное приветствие. У студентов есть множество возможностей выбора, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и их личных предпочтений. Вот некоторые примеры возможных закрытий: «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».

Пример формата письма и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно предназначено для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании.Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

В следующем образце формата письма показана информация, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Пример формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( Примеры приветствий)

Уважаемый господин./РС. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
Затем в , следующих за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
В последнем абзаце вашего письма следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.)

Машинная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

@ Баланс 2020

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com

3 августа 2020

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными членами нашей команды в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись на бумажном носителе)

Николь Томас

Расширять

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
Выровняйте письмо по левому краю.
Одиночный интервал между буквами и пробел между каждым абзацем.
Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен составлять 10 или 12 пунктов.
Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

Проверка на ошибки форматирования и опечатки

После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, подпишите напечатанное имя черными или синими чернилами.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Дополнительная информация о написании писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете ознакомиться с этими примерами деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, например, сопроводительных писем, благодарственных писем для собеседований, дополнительных писем, писем о приеме на работу или отказа, писем об увольнении и благодарственных писем.

5 шаблонов с примерами – журнал Enguide

Несколько слов о письмах

Типы писем на английском

Как пиcать письмо на английском

Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано

Совет 2.

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание

Шаблонные фразы для написания писем

Примеры написания писем на русском языке | Русский алфавит | StudyRussian.

Примеры написания писем на русском языке

Вступление

Приветствие

Заключительные формулировки

Начинающие фразы

Заключительные фразы

Полезные выражения

Прилагающиеся документы

Запросы

И, наконец, немного практики:

Пример письма 1: Запрос на прохождение практики

Пример письма 2: Деловое письмо

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

Как правильно написать личное письмо

Как правильно написать полуофициальное письмо

Электронное деловое письмо. Правила написания

Что еще интересного почитать

как вести переписку с парнёрами

Общие правила и ГОСТы для оформления

Общие правила включают такие требования к деловому письму

Структура делового письма

Нюансы и тонкости

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.

Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.

Правила написания рекомендательного письма + пошаговая инструкция

Что такое рекомендательное письмо

Кому нужны рекомендательные письма

Рекомендательные письма в бизнесе

Как составить рекомендательное письмо

Пример рекомендательного письма

Рекомендательное письмо для трудоустройства

Рекомендательное письмо для компании

Как писать рекомендательное письмо: пошаговая инструкция с примерами

Шаг 1: вежливое личное приветствие

Как написать в организацию

Шаг 2: важное первое предложение

Шаг 3: почему вам можно верить

Шаг 4: немного похвалы

Шаг 5: демонстрация профессионализма

Шаг 6: личные качества

Шаг 7: объясните, почему заявитель уходит (опционально)

Шаг 8: призыв к действию

Шаг 9: вежливо подпишитесь

Заключение

Как написать официальное письмо — Советы по написанию писем

Как писать официальные письма

Макет официального письма

Правила написания официальных писем на английском языке

Адреса:

Дата:

Приветствие или приветствие:

Содержание официального письма

Аббревиатуры, используемые при написании писем