Подпись в электронной почте у деловых людей: Подпись в электронном письме как инструмент маркетинга

Содержание

Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).
Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей.

Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

  1. «Тема» («Subject»).
  2. «Кому» («To»)
  3. «Важность письма», при необходимости.
При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

 

Адресная книга.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки.

По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование– приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

  1. 🙂
       улыбающийся
  2. :-)))   смеющийся
  3. 😀    радостно смеющийся
  4. 😐    задумчивый, нейтральный
  5. 🙁    грустный
  6. :-/    недовольный или озадаченный
  7. :-0    удивлённый (рот открыт)
Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

  1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
  2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.
Особенности Сетикета при отправке и получении электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) — это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

РАЗБОР ФСБУ 6/2020, 26/2020

Какие конкретные действия предпринять бухгалтеру, чтобы выполнить переход на новые ФСБУ правильно и своевременно? Какие проводки сделать в бухучете?

Только 31 января (понедельник) пошаговый разбор перехода на новые стандарты на трехчасовом вебинаре с Сергеем Верещагиным.

Записаться>>>

Что думают другие о вашей манере подписывать имейлы?

  • Хелен Шумахер
  • По материалам радиопередачи Би-би-си Word of Mouth

Автор фото, iStock

В каком стиле вы любите подписывать свои имейлы — душевным и раскованным «чмоки-чмоки» или ледяным «НП» (наилучшие пожелания)?

Когда-то единственной формой письменного общения были… ну да, письма, и стиль подписи был абсолютно предопределен, по крайней мере — в английском языке.

Если письмо адресовалось некоему господину или госпоже, все было однозначно: вы должны были завершить его «искренне ваш».

Когда вы писали конкретному человеку, например, мистеру Джонсу, тоже все было просто: «с уважением».

Только послания родным и близким друзьям могли заканчиваться «с любовью от…».

Однако весь этот устоявшийся этикет рухнул, как только на сцену вышла электронная почта. Правила стали расплывчатыми — точнее, правил совсем не стало.

Появилась целая субкультура персонального стиля подписи своих имейлов — от TTFN («ta-ta for now»- «пока-пока») до peace out («счаcтливо»).

Ну и конечно, речь не столько о том, что мы именно говорим (пишем), сколько о том, почему.

«Электронная переписка стала средством делового, неформального, семейного, интимного и какого еще угодно общения», — говорит автор книг для детей Майкл Розен. Когда мы подписываем имейл, мы стараемся послать «правильные вибрации», добавляет он.

По его словам, все сводится к тому, как именно мы хотим восприниматься своим адресатом: «Вдумчивый? Благодарный? Или очень-очень занятой?»

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

«Приветствую» («сheers») — вполне допустимое завершение в британской электронной переписке, но оно может озадачить тех, кто считает, что это слово употребляется только когда чокаешься пинтой пива в пабе

Многие из наиболее успешных бизнесменов печально известны своей грубостью в том, как они подписывают свои имейлы — если они вообще утруждают себя их подписью!

«Со статусом человека связана эта странная манера резко завершать свои имейлы — причем чем более высокую должность ты занимаешь, тем невежливей ты это делаешь», — говорит журналист и писатель Эмма Гэннон, вспоминая редактора известной газеты, который писал на предложениях от авторов только «ага» и «неа».

Хотя такая лаконичность может отражать некие власть и статус, она несет в себе и изрядную долю представления о большой собственной важности и высокомерия.

Всем нам встречались боссы, рассылавшие безапелляционные «это сделано?» или «есть что-то новое по этому вопросу?».

И даже если эти начальники не так прямолинейны, многим нравится показывать, насколько они заняты.

Это делается с помощью всевозможных сокращений: «всего наилучшего», например, превращается в ВН, и даже слово «yours» («ваш») может утратить свои надоедливые гласные и превратиться в нечто невнятное («yrs»).

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

Порой лучше десять раз подумать, прежде чем закончить электронное письмо крестиком, обозначающим поцелуй

«Когда люди заканчивают письмо буквами «BR» («best regards», «наилучшие пожелания»), мне это кажется просто бездушным, б-р-р-р…» — говорит Гэннон.

Есть те, кто сводит всё к абсолютному минимуму, ставя в конце свое имя, а то и просто одну его первую букву.

Другие вообще не подписывают. Хотя кому-то это может показаться властным, а то и грубым, по крайней мере это трудно неправильно истолковать.

А если люди, которые перегибают палку в другом направлении, избрав для окончания своих писем псевдодружеский тон.

Хотя большинство из нас посчитает поцелуи неуместными в деловой переписке, они все-таки время от времени пробираются в нее — даже в письмах от людей, с которыми получатели имейла никогда не встречались.

Для некоторых «x» в конце письма — просто дружеское окончание. Но для других это может видеться неприемлемым.

Что очевидно — некоторые из британских способов оканчивать имейл довольно трудно переводятся на другие языки и могут восприниматься людьми с другим менталитетом совсем иначе.

Взять хотя бы обычное «cheers», которое часто используют в британской переписке, чтобы попрощаться.

Носителя другого языка это может серьезно озадачить — ведь он знает, что это слово произносят в пабе, когда чокаются пинтами пива, или говорят кассиру, расплачиваясь в супермаркете.

С точки зрения Майкла Розена, имейлы сейчас занимают территорию между текстами и письмами.

«Главное — это то, что электронные письма совсем не то же самое, что обычные. Я помещаю их куда-то на полпути от текстов до бумажных писем: почти официальные, но не полностью. И в то же время не настолько неформальные, чтобы писать «CU in a MNT on bus OMW» («see you in a minute on bus on my way», «увидимся через минуту, еду в автобусе, скоро буду», сокращение, типичное для смсок. — Прим. переводчика)», — говорит Розен.

И, добавляет он, учитывая место имейлов в этом двусмысленном мире человеческого общения, мы и дальше будем свидетелями новых и новых способов и форм сказать простое «до свидания».

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

Шесть способов ограничить общение по электронной почте

Электронную почту уже нельзя считать просто почтой: сообщения приходят от десятков различных платформ. Мы получаем sms, личные сообщения в Instagram, оповещения из Facebook. Отовсюду звучат уведомления, требующие нашего внимания, и мы оказываемся в ловушке бесконечных ответов на сообщения. Чем чаще мы отвечаем на них, тем чаще мы их получаем.

Кроме того, электронная почта уже слишком долго считается источником срочной и важной информации, и это большое заблуждение. В некотором роде оно объясняется тем, что при отправке электронных сообщений перед нами не встает никаких преград. Мы требуем быстрого ответа и немедленного внимания к нашим письмам, поскольку мы можем бесплатно и быстро их отправить. Вместо того чтобы поразмышлять над своими идеями самостоятельно, мы спешим поскорее поделиться ими в письме и отправить его коллегам, отвлекая их от работы. В конечном итоге эффективность нашей работы зависит не от скорости нашего ответа и не от выбора корпоративного мессенджера или другого инструмента. Проблема скрыта гораздо глубже.

Самый главный вызов современности, с которым приходится сталкиваться, заключается в том, что нам необходимо выбрать, на чем сосредоточиться. Человек по природе своей плохо справляется с определением ограничений и приоритетов. Мы тонем в разнообразии физического и цифрового мира и крайне нуждаемся в наведении порядка. Собственно, проблема кроется не в электронной почте, а в ограничениях. Поэтому нам нужно думать не о том, как лучше работать с почтой, а о том, как лучше расставлять приоритеты.

Сама необходимость расставлять приоритеты появилась в социуме не так давно. Автор книги «Эссенциализм» Грег Маккеон объясняет, что в прошлом у нас мог быть только один приоритет, а множественного числа этого слова вообще не существовало. Сегодня же мы вынуждены действовать так, словно у нас есть десятки приоритетов, а не один, на котором нужно по-настоящему сосредоточиться.

Одна из обязанностей руководителей – четко представлять, куда мы движемся и что важно на этом пути. Иначе они утопят своих сотрудников в куче ненужных писем и проектов. Следовательно, чтобы лучше управлять своей почтой, нужно научиться говорить «нет».

Даже если мы расставили приоритеты (но это еще не факт!), перед нами стоит еще одна проблема: никакой инструмент для сообщений по умолчанию не умеет соблюдать ограничения. В цифровой сфере сложно создавать поведенческие правила для конкретных случаев. Поэтому придется разделить ответственность по определению ограничений между человеком и технологиями.

Вот шесть способов, которые помогут ограничить общение по электронной почте.

Напишите дисклеймер в подписи. В почтовой подписи укажите часы работы, а также обозначьте, в какое время вы отвечаете на письма. Это повысит прозрачность ваших действий.

Не стесняйтесь использовать автоответчик. Я знаю несколько писателей, использующих автоответчики, для того чтобы ничто не отвлекало их от больших проектов (с этими автоответчиками можно общаться неделями!). Эта функция поможет вам сообщить всем, что вы заняты, и поможет понять, когда вы освободитесь для ответа.

Расскажите о том, как вы отвечаете на письма, на своем сайте или в социальных сетях. Если рассказать остальным, что вы привыкли отвечать на письма в течение двух дней, двух недель или двух месяцев, они смогут планировать свое время. Просто скажите людям, чего им ожидать.

Объясните, на какие запросы вы не отвечаете. О том, как вы используете различные каналы коммуникации, можно рассказать в Twitter, на странице с контактной информацией в Facebook и т. п. Расскажите, запросы какого рода вы удаляете или игнорируете. Не хотите принимать запросы из неизвестных источников? Просто удаляйте их.

Установите правила коммуникации для команды. Начинаете ли вы общение с новым участником команды, новым клиентом или беретесь за работу над проектом, определите, какие каналы коммуникации будут наиболее удобны для вас, и узнайте о предпочтениях у всех участников. Четко опишите правила, которыми вы руководствуетесь при работе с каналами общения, стиль общения и периоды доступности для сообщений.

Станьте примером для своих сотрудников. Если вы отвечаете на сообщения по вечерам или выходным, ваша команда считает, что и от каждого из них вы ожидаете того же. Вы можете воспользоваться функциями отложенной отправки писем или получения писем в определенное время. А еще лучше просто избегать переписки в выходные.

Электронные письма – замечательное средство связи, взаимопомощи, общения и даже размышлений. Однако за поток писем, которые мы получаем сегодня, мы расплачиваемся недостатком свободного времени и неспособностью сосредоточиться на качественной работе. Но если безжалостно расставить приоритеты и ограничить такое общение, можно вырваться из этой цифровой ловушки и наконец решить вечную проблему электронной почты, которая не дает нам покоя.

Об авторе: Сара Пек – основатель и исполнительный директор медиакомпании Startup Pregnant

Бесит, когда люди не умеют вести деловую переписку

Этот текст написал читатель в Сообществе Т—Ж. Бережно отредактировано и оформлено по стандартам редакции.

Аноним

переписывается с директорами

Когда я училась в школе и мне нужно было писать письма по электронной почте, я всегда начинала с приветствия и заканчивала своей подписью.

В школе нас учили писать такие письма для ЕГЭ по английскому: в начале письма приветствие, потом основной текст, а в конце что-то вроде: «С уважением, Иван Иванов». В университете на первом курсе у нас был предмет «деловое письмо». На лекциях мне казалось, что говорят простые истины: мало кто, обладая хоть каким-то интеллектом, сможет написать письмо без темы, приветствия и подписи. Но нет.

Сейчас я работаю со школами и часто переписываюсь с директорами, секретарями и людьми, ответственными за закупки.

Только 15% из всех, кто мне пишет, в конце ставят хотя бы подпись. Остальные обходятся без формальностей.

Многие заказчики считают, что они единственные, кто нам пишет, поэтому сообщение без темы и подписи в духе «срочно выходите на закупку», присланное с электронного ящика [email protected]***.ru от Маши Ивановой, считается нормой. Правда, позже выясняется, что это уважаемый директор областной школы.

Хорошо, если пишут без грамматических ошибок. Бывали случаи, когда заказчики допускали ошибки в словах даже в контрактах. Я молчу про знаки препинания: видимо, в 21 веке ты и без них можешь и должен понимать, что человек хотел написать.

Я не знаю, как бороться с этой проблемой. Просто хочется всем подарить книгу с правилами деловой переписки.

Иногда мне надоедает играть в детектива и пытаться понять, кто пишет. В ответ на такие письма я вежливо, со всеми необходимыми атрибутами электронного письма в виде темы, приветствия и подписи прошу о том, чтобы человек хотя бы представился и написал, из какого он учреждения.


Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Бесплатный генератор email-подписи с шаблонами

Создайте бесплатно профессиональную email-подпись с помощью нашего лучшего генератора email-подписи. Вы можете настроить ее в соответствии с вашим брендингом и использовать в учетных записях электронной почты Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo и Office 365.

Что такое email-подпись?

Email-подпись является частью имиджа вашего бренда. Она содержит общие сведения, такие?как имя/фамилия, название компании, номер телефона, URL-адрес сайта, логотип компании, учетные записи в социальных сетях и т. п. Добавляется в конце электронного письма при отправке.

Email-подпись способна отражать индивидуальность и профессионализм вашего предприятия. Вот почему многие деловые люди пользуются настройкой собственных уникальных email-подписей в своих электронных письмах. Если необходимо использовать подпись профессионально от имени компании, не забудьте добавить основную информацию о компании, включая номер телефона, адрес и учетные записи в социальных сетях.

Мы готовы предложить лучший генератор email-подписи со всеми новейшими функциями (добавление цветов, шрифтов, стилей, дизайнов и т. п.) на основе концепции создания бесплатных персонализированных email-подписей в любом месте и в любое время. К вашему выбору множество шаблонов, позволяющих создать собственную email-подпись за считанные минуты.

Каковы преимущества использования email-подписи?

Согласно исследованиям деловые люди отправляют в среднем 35 электронных писем в день. В этом случае эффективное письмо играет важную роль в получении маркетинговых выгод. Таким образом, добавление подписи к электронному письму придаст ему более профессиональный вид и подчеркнет индивидуальность вашей компании.

Помимо этого, email-подписи имеют целый ряд других преимуществ:

  • Email-подпись – это способ связаться с клиентами и выразить свою готовность к диалогу.
  • Добавление email-подписи с подробной информацией позволяет получателям установить с вами контакт и личную связь.
  • Она помогает повысить узнаваемость бренда среди получателей ваших электронных писем.
  • Она формирует и укрепляет вас в качестве организации.
  • Email-подпись повышает доверие к вам потенциальных клиентов при прочтении писем.

Как правильно писать электронные письма

Сегодня практически у любого пользователя компьютера есть электронный почтовый адрес. А с развитием мобильных устройств программы для чтения и отправки электронной почты обосновались и на мобильных телефонах, и на планшетах, и даже на телевизорах!

К сожалению, вместе с популяризацией электронной переписки снижается и само качество этой переписки. Зачастую пользователи просто не умеют правильно писать письма. Больше всего это касается, конечно, деловой переписки.

Попробуем разобрать наиболее распространённые ошибки, которые допускают при использовании электронной почты.

Имя и фамилия

У каждого письма есть отправитель. Помимо почтового адреса у отправителя должны быть имя и фамилия. Все эти данные можно указать в почтовом профиле (или в настройках учётной записи, если вы используете электронную почту через браузер, а не программу).

Если вам приходится общаться не только с русскоязычными собеседниками, то лучше иметь 2 профиля: один с именем и фамилией на кириллице и второй — на латинице. Второй момент: в России традиционно указывают сначала фамилию человека, и уже после неё — имя. В английском же языке (и в почтовых клиентах) принято делать наоборот. Но ведь вы не хотите, чтобы на ваше письмо ответили «Здравствуйте, Петров!». Поэтому правильнее указывать сначала имя.

Подпись

У письма должна быть подпись. Увы, но не многие об этом задумываются. Свою подпись обязательно нужно настроить в профиле. Не нужно бояться сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторить свои имя и фамилию — в этом нет ничего страшного. Простая подпись в конце каждого письма сильно повышает удобство длинной переписки, тем более, если в ней будет участвовать более 2 сторон. Ну и элементарные правила хорошего тона также будут соблюдены.

«С уважением, Фамилия Имя» — минимум того, что должно быть в подписи к письму. Не забудьте указать должность и название организации, если переписка носит деловой характер. В подпись также можно добавить контактный телефон (с кодом города, если номер городской), сайт и т.д. С другой стороны, перегружать подпись информацией тоже не стоит — письмо, на 80% состоящее из подписи, выглядит комично.

Ответ на письмо

Пожалуй, это одна из самых распространённых ошибок — когда вместо ответа просто пишут новое письмо, да ещё и меняют тему письма (Subject) или вовсе её не указывают. Что в таком случае чувствует получатель такого «ответа»? Вероятно, он подумает, что его считают полным бездельником, у которого нет других дел, кроме как искать в архиве письма и пытаться угадать, какая из переписок продолжается. Если вы не хотите быть хамом в представлении вашего собеседника, обязательно отвечайте на письмо, а не пишите в ответ новое.

Важно также отвечать всем участникам переписки (если в строке доставки несколько адресов или кто-то указан в «копии»), не удаляя адресатов без необходимости. Ведь они же там появились не сами по себе?

Цитирование

Когда-то давно, когда интернет был ещё роскошью, цена трафика (объёма полученных и переданных данных) была очень высока. Видимо, именно с тех времён у пользователей появилась привычка удалять всё цитирование при ответе на письмо. Причём эти знания, похоже, передаются и молодому поколению. К счастью, современные скорости доступа в интернет позволяют переслать лишние 2-3 килобайта (примерный «вес» текста в письме) без каких-либо последствий для кошелька.

Не нужно удалять цитирование при ответе на письмо, этим вы лишь осложните процесс переписки, — ваш собеседник может и не помнить, чем закончилось последнее письмо. Вы же не думаете, что он общается только с вами?

Тема письма

Письмо без темы может запросто не дойти до адресата, попав в «Спам». Без темы письмо намного сложнее будет найти, если в будущем потребуется поднять какие-то письма из архива. Наконец, ответ на письмо с конкретным заголовком, который отражает основную тему письма вы, скорее всего, получите быстрее.

Сложно ориентироваться в списке писем, где собеседники не указывают тему.

Грамотность

Здесь всё и так понятно. Даже если вам всегда плохо давались правила русского языка, во всех современных браузерах и почтовых клиентах существует встроенная проверка орфографии. Не забывайте её включать.

Вложения

Иногда бывает нужно переслать какой-то документ. И электронная почта вполне подходит для этого. Однако не стоит приводить всю переписку к безмолвно вложенным документам в пустых письмах. Стоит сопровождать такие документы хотя бы минимальным описанием. А порой текст из документа можно без потерь для смысла просто перенести в само письмо.

Не стоит пытаться переслать большие вложения (больше 5 мегабайт), особенно, нескольким адресатам, если вы не уверены, что все смогут принять такое письмо. Корпоративные сервера часто просто блокируют письма с вложениями больше определённого размера, и это стоит учитывать. В крайнем случае, можно выложить файл на популярный сервис вроде Яндекс.Народ или files.mail.ru, а ссылку написать в письме.

Архивы

Для пересылки большого количества файлов лучше всего подходят архивы. Тоже самое можно сказать и про документы большого размера, ведь при архивации файл сжимается и его объём уменьшается в несколько раз. Самый распространённый формат архивов на данный момент — ZIP, и именно его стоит использовать, если вы хотите, чтобы собеседник без проблем смог извлечь файлы из вашего архива. RAR — тоже достаточно распространённый формат, но только на территории России.

Рабочий адрес для деловой почты

Используя почтовый ящик с именем типа krasotka777, _super_macho и подобные, вы рискуете подорвать доверие к себе со стороны ваших партнёров. Поэтому, если вы используете личный почтовый ящик, зарегистрированный на сайте mail. ru, rambler.ru или подобном, старайтесь избегать фривольных названий адреса вашей почты.

Не говоря уже о том, что можно воспользоваться сервисом для создания корпоративной почты с красивым именем вида адрес_почты@название_компании.ru. Такую услугу предоставляют, например, Яндекс («Почта для домена») и Google («Почта для организаций»).

 

Сегодня мы постарались разобрать самые распространённые ошибки, возникающие в переписке по электронной почте. К сожалению, ошибок гораздо больше, и в данной статье собраны лишь основные из них, те, что создают больше всего проблем.

Смысл данной публикации не в том, чтобы обвинить пользователей в некомпетентности, цель — показать взгляд на их действия со стороны, указать, где и какие могут быть ошибки, поднять общий уровень культуры общения в интернете.

9 профессиональных примеров подписи электронной почты, которые работают в 2020 году

Сколько раз вы получали деловую электронную почту и прокручивали до подписи электронной почты, чтобы узнать немного больше о человеке, только чтобы увидеть что-то вроде этого:

Да, это я. В моей подписи нет ничего плохого, но есть ли в ней что-то действительно замечательное? №

Это не сообщает моим читателям ничего, чего они еще не знают из моего псевдонима электронной почты и вступительного первого предложения (« Привет, меня зовут Мэг, и я редактор блога о продажах HubSpot.«).

Помимо строки темы, подписи электронной почты часто являются вашим первым впечатлением. Независимо от того, проводите ли вы информационно-разъяснительную работу или отправляете электронное письмо новому клиенту, ваша электронная подпись должна привлекать внимание, информировать и включать призыв к действию.

Итак, я собрал девять отличных подписей электронной почты из своего почтового ящика, и я делюсь тем, что они делают правильно, а также советами о том, как вы можете быстро преобразовать свою собственную подпись ниже.

Примеры профессиональных подписей электронной почты и советы на 2022 год

1.Создать персональную подпись

Важно, чтобы ваша подпись была такой же уникальной, как и вы, поэтому используйте генератор подписи электронной почты HubSpot, чтобы заполнить ссылки, изображения и поля, которые наиболее важны для ваших получателей.

Источник: HubSpot

2. Делитесь своими последними публикациями

Мне нравится эта подпись генерального директора Avenue Talent Partners Эми Волас. Ее электронная подпись привлекательна, информативна и ориентирована на действия. Он показывает ее читателям, где именно она активна в Интернете, предлагает возможность быстро запланировать время в ее календаре и дает ссылки на ее самые последние сообщения в блоге.

Подпись

Волас показывает, что она вовлечена в свою работу и отрасль, является активным идейным лидером и инициативно назначает встречи. Игривая цитата также дает читателям представление о ее личности и рабочих ценностях.

Источник: Эми Волас

3. Добавьте свою фотографию

Люди любят помогать другим людям. Включение портрета в подпись электронной почты делает вас больше, чем безликим продавцом на другом конце Интернета. Убедитесь, что он профессиональный и подходящего размера.

Дональд Келли, основатель The Sales Evangelist, включает четкое фото, ссылку на свой веб-сайт и значки социальных сетей, чтобы направлять своих сверстников к другим каналам связи. Эта подпись дружелюбна и приглашает читателя к общению не только по электронной почте.

Источник: Дональд К. Келли

4. Рекламируйте свои достижения

Эксперт по продажам Кристин Андерсон в своей подписи выделяет самые последние награды своей компании. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма потенциальным или давним клиентам, эти похвалы важны для них.

Потенциальные клиенты хотят знать, что коллеги или клиенты признали вас первоклассной компанией, а клиентам нравится, когда им напоминают, что они работают в отмеченной наградами компании.

Когда вы получите отраслевую награду, попросите у присуждающей компании значки для размещения на вашем веб-сайте и в электронной подписи.

Источник: Кристин К. Андерсон

5. Маркируйте вещи

Включите фирменное изображение названия вашей компании. Это профессионально, запоминающееся и дает читателю хорошее впечатление о вашем бизнесе. Мой взгляд сразу же привлек этот логотип SmartAcre в электронной подписи директора по маркетингу и продажам Дженей Селлерс.

Sellers также четко увязались с включением ее компании в число самых быстрорастущих компаний Inc. 5000. Поскольку не каждая похвала сопровождается значком, гиперссылки — это следующий лучший способ поделиться новостями с вашими контактами.

Источник: Дженей Селлерс

6. Включите отзывы клиентов

Продавцы знают, что рецензирование — один из самых важных инструментов, доступных сегодня продавцам.Включите ссылку на отзывы клиентов прямо в свою подпись, как это делает старший менеджер по работе с клиентами Джек Матсен ниже. Сделайте так, чтобы потенциальные клиенты могли услышать, насколько велика ваша компания, прямо из уст клиента.

Источник: Джек Матсен

7. Включить ссылку на календарь

Избегайте бесконечных цепочек писем « Подходит ли эта дата? », « Что на этот раз? », включив ссылку на свой календарь в подпись электронной почты. Директор по маркетингу Эрик Кванстрем позволяет коллегам, клиентам или потенциальным клиентам легко выделять время в своем календаре, не переходя туда и обратно, что иногда может привести к потере интереса.

Quanstrom говорит, что CIENCE создала шаблон подписи электронной почты для своих сотрудников, создав четкое, целостное и узнаваемое первое впечатление о компании.

Источник: Эрик Куанстром

8. Делитесь объявлениями о продуктах

Покажите потенциальным клиентам, что в вашей компании происходят интересные события, разместив ссылку на ваши последние сообщения в блоге или тематические целевые страницы.

Эта подпись от Canva также содержит ссылку на страницы компании в социальных сетях, что является альтернативой для людей, которые не хотят рекламировать свои личные страницы.

Источник: Canva

9. Используйте шаблон

Нет команды дизайнеров? Без проблем. Создайте фирменный шаблон для использования в вашей компании. В этом примере от старшего директора Криса Орлоба фирменный фиолетовый цвет Гонга нанесен на значки телефона, электронной почты и веб-сайта, а также на привлекательный логотип компании.

Источник: Крис Орлоб

10. Включите слоган или ценностное предложение

» Ваша карьера в продажах с шестизначным доходом за 6 недель » служит дразнящим проблеском того, какую выгоду вы получите от компании генерального директора Джоша Джордана.Это быстрый способ проникнуть в поле, ничего не делая.

В сочетании с фотографией и значком Top 50 от Sales Hacker эта электронная подпись заслуживает копирования.

Источник: Джош Джордан

Итак, что мы узнали? Ну, для начала, у меня много работы над моей подписью в электронной почте. Эта ценная недвижимость должна быть использована с пользой, поэтому выделите 15 минут на этой неделе, чтобы обновить свою электронную подпись — и не забудьте убедиться, что она хорошо отображается во всех основных браузерах и устройствах.

Жаждете большего? Ознакомьтесь с этими 10 шаблонами продающих электронных писем с коэффициентом открытия 60% или выше.

 

Как создать красивую подпись для электронной почты [+ Профессиональные примеры]

В среднем офисный работник отправляет 40 электронных писем в день. Это 40 возможностей рекламировать себя и свой бизнес в тех индивидуальных электронных письмах, которые вы отправляете каждый божий день.

Многие люди относятся к своим электронным подписям как к чему-то второстепенному, что действительно упускает возможность.Эти подписи дают вам возможность прояснить, кто вы, облегчить людям доступ к вам и предоставить людям место, где можно узнать больше — о вас, о вашем бизнесе или о чем-то, чем вы занимаетесь. работа над.

Таким образом, если вы просто указываете свое имя и пару пунктов контактной информации в своей подписи, вы не используете в полной мере возможность связаться и взаимодействовать с людьми, которым вы отправляете электронное письмо. (Хотя вы тоже не хотите перебарщивать.Загромождение вашей подписи ссылками и информацией — это просто спам и самореклама.)

Посмотрите наше видео-пошаговое руководство по использованию нашего генератора подписи электронной почты, чтобы получить дополнительные советы и рекомендации.

Так что же должно быть в вашей подписи? Во многом это будет зависеть от личных предпочтений, бренда и культуры вашей организации и даже отрасли, в которой вы работаете.

Что включать в подпись электронной почты

  1. Имя и фамилия
  2. Информация о членстве (например, должность и отдел)
  3. Дополнительная контактная информация
  4. Иконки социальных сетей
  5. Призыв к действию
  6. Ссылки для бронирования
  7. Заявление об отказе от ответственности или юридические требования
  8. Фото или логотип
  9. Местоимения

1.

Имя и фамилия

Как и в обычной почте, ваше имя всегда должно быть указано, чтобы получатель вашего сообщения знал, от кого оно было отправлено. Это проявляется в подписи электронной почты, часто в виде первой строки текста.

2. Информация о членстве (например, должность и отдел)

Рядом с вашим именем должна быть информация о вашей принадлежности. Ваша принадлежность может включать вашу должность, вашу компанию или организацию и/или даже ваш отдел.Конечно, ваше имя в конечном итоге должно быть самостоятельным, поскольку вы строите отношения с получателем, но предоставление этой информации дает больше контекста разговора и вашей роли в нем. Кроме того, присоединение к более крупной организации повышает доверие к вам, особенно если это узнаваемая организация. Это поможет вам привлечь внимание ваших читателей, чтобы они серьезно отнеслись к вашему сообщению.

3. Дополнительная контактная информация

Дополнительная контактная информация также важна, чтобы получатель знал, как еще с вами связаться. Вторичная информация может включать телефон, факс или любой другой способ связи, который вы хотите подчеркнуть. В ситуациях, когда вы не хотите отказываться от своей прямой линии, вы можете воспользоваться этой возможностью для продвижения своего личного веб-сайта — пассивный способ открыть линии связи, не перегружая себя аутрич-работой, если вы этого не хотите.

4. Значки социальных сетей

Ваше присутствие в социальных сетях является важной частью вашего личного бренда, потому что оно помогает вам завоевать новых поклонников и показать людям, что вам небезразлично.Вы можете многое сказать о человеке по тому, что он публикует и как изображает себя.

Вот почему рекомендуется включать ссылки на свои страницы в социальных сетях в подпись электронной почты. Это не только укрепляет ваш личный бренд, но и помогает людям находить новые способы связаться с вами и следить за вами.

Еще лучше? Это может помочь привлечь трафик к вашему онлайн-контенту, если вы публикуете ссылки на этот контент в социальных сетях. Поэтому, если вы включаете социальные значки в свою подпись, убедитесь, что вы постоянно обновляете свои социальные профили и наполняете их интересным и актуальным контентом.(Другими словами, если вы не писали твиты в течение шести месяцев, вы можете не использовать Twitter.)

Зачем использовать иконки социальных сетей вместо простых текстовых ссылок? Потому что значки более легко узнаваемы для людей, просматривающих вашу подпись, и они будут выделяться на фоне остального текста. Согласно исследованию NeoMam Studios, визуальные эффекты, показанные в цвете, повышают готовность человека читать остальную часть контента на 80%. Это огромное преимущество. Кроме того, значки значительно экономят место в месте, где вы можете упаковать много информации.

Даже если вы присутствуете во многих социальных сетях, попробуйте ограничить количество значков пятью или шестью. Сосредоточьтесь на учетных записях, которые наиболее важны для развития вашего бизнеса или создания личного бренда.

Если вы включаете много значков социальных сетей, постарайтесь, по крайней мере, сократить другой контент, если это возможно, чтобы ваш дизайн не был слишком загружен. Посмотрите приведенный ниже пример, созданный с помощью генератора электронной подписи HubSpot.

5. Призыв к действию

Одна из самых умных вещей, которые вы можете сделать в своей подписи электронной почты, — это включить призыв к действию.Лучшие призывы к действию подписи электронной почты просты, актуальны, ненавязчивы и соответствуют стилю вашей электронной почты, что делает их более похожими на постскриптум, а не на рекламное предложение. Выберите призыв к действию, соответствующий одной из ваших текущих бизнес-целей, и обновляйте его при изменении этих целей.

Пример

Вот отличный пример от Челси Хунерсен, бывшего менеджера по социальным сетям HubSpot. Она меняет свой текстовый призыв к действию в зависимости от своих текущих целей в социальных сетях. Несколько месяцев назад она использовала его, чтобы привлечь людей к аккаунту HubSpot в Твиттере.

После того, как она создала уникальный канал Slack для специалистов по входящему маркетингу, она изменила свой призыв к действию в электронной почте, чтобы вместо этого направлять людей туда.

Ссылки на видео могут быть особенно заметны, потому что в некоторых почтовых клиентах, таких как Gmail, миниатюра видео будет отображаться под вашей подписью. Вот пример того, как это выглядит от нашей собственной Эмили Макинтайр:

.

6. Ссылки для бронирования

Если вы обнаружите, что переписываетесь по электронной почте с коллегами и клиентами, которые хотят записаться на встречу с вами, упростите им задачу, включив ссылку для бронирования вашего календаря прямо в подпись вашего электронного письма.Вот пример от нашего собственного Брайана Лоури, ниже.

Пример

Существует множество инструментов, которые помогают людям назначать встречи. Брайан из приведенного выше примера использует общедоступную персональную ссылку для бронирования HubSpot. Если вы являетесь клиентом отдела продаж HubSpot, вы можете поделиться своей персонализированной ссылкой на встречу со всеми, с кем вы хотите договориться о встрече, и позволить им выбрать время из доступного вам времени. Если вы хотите, вы можете сделать так, чтобы HubSpot CRM автоматически создавал новую контактную запись для всех, кто заказывает встречу, если она еще не существует.

Если вы не являетесь клиентом HubSpot, у вас есть отличный инструмент для проведения собраний — Calendly, который является бесплатным для базовой версии и позволяет интегрировать календарь Google или Office 365. Если вы ищете альтернативу Calendly, YouCanBook.me — это еще один инструмент бронирования, который стоит 7 долларов США за календарь в месяц.

7. Заявление об отказе от ответственности или юридические требования

В некоторых отраслях, таких как юриспруденция, финансы и страхование, существуют особые правила использования электронной почты и этикета для защиты личной информации от передачи. По этой причине вы можете изучить, какие правила действуют в вашей отрасли, и включить в свою подпись заявление об отказе от ответственности в отношении передачи электронной почты. Mail-Signatures предлагает несколько примеров отказа от ответственности по электронной почте, в том числе этот:

» Содержание этого письма является конфиденциальным и предназначено только для получателя, указанного в сообщении. Категорически запрещается делиться какой-либо частью этого сообщения с какой-либо третьей стороной без письменного согласия отправителя. Если вы получили это сообщение ошибка, пожалуйста, ответьте на это сообщение и удалите его, чтобы мы могли гарантировать, что такая ошибка не повторится в будущем. »

8. Фото или логотип

Изображение — отличный выбор, чтобы оживить вашу электронную подпись. Если вам нужен индивидуальный подход, чтобы получатели, которых вы никогда не встречали, могли ассоциировать ваше имя с вашим лицом, рассмотрите возможность использования профессиональной фотографии в своей подписи. Кроме того, вы можете использовать логотип компании, чтобы повысить узнаваемость бренда в электронном письме.

9. Местоимения

Хотя это не так часто встречается в подписях электронной почты и, конечно же, не является обязательным, добавление предпочтительных местоимений в вашу подпись полезно, особенно при отправке писем людям, которых вы никогда не встречали.Это также устраняет двусмысленность, если ваше имя воспринимается как гендерно-нейтральное.

Теперь, когда вы знаете, какие элементы следует включить, как должна выглядеть отличная подпись электронной почты? Вот несколько полезных и профессиональных советов по созданию подписей, включая несколько замечательных примеров. Вы также можете использовать бесплатный генератор подписи электронной почты HubSpot, чтобы создать свой собственный профессиональный шаблон подписи электронной почты и легко добавить его в свой почтовый клиент.

Как написать подпись электронной почты

  1. Подчеркните свое имя, принадлежность и дополнительную контактную информацию.
  2. Цвета должны быть простыми и последовательными.
  3. Использовать иерархию проекта.
  4. Сделать ссылки отслеживаемыми.
  5. Используйте разделители пространства.
  6. Включите международный префикс в свой контактный номер.
  7. Сделайте свой дизайн удобным для мобильных устройств.

1. Подчеркните свое имя, принадлежность и дополнительную контактную информацию.

Как вы могли догадаться, ваше имя стоит первым. Однако внимательно следя за своим именем, вы должны указать свою принадлежность и то, где еще люди могут связаться с вами.

Ваша принадлежность может означать вашу должность, вашу компанию, вашу школу или подобную организацию, которую вы считаете важной для своих получателей. Конечно, ваше имя в конечном итоге должно быть самостоятельным, но использование более популярного названия бренда — и даже его логотипа — гарантирует, что вы привлечете внимание своих читателей, и они серьезно отнесутся к вашему сообщению.

Дополнительная контактная информация тоже важна. Возможно, вы не хотите рекламировать свой личный номер телефона, но вы можете воспользоваться этой возможностью для продвижения своего личного веб-сайта — пассивный способ открыть каналы связи, не забивая себя рекламой, которая вам не нужна.

Пример

Вот пример электронной подписи, которая прекрасно сочетается со всеми тремя вещами, описанными выше. Имя и фамилия Кевина сопровождаются его принадлежностью к Университету Коннектикута. Он также продвигает свой личный веб-сайт, чтобы его получатели могли увидеть его работы и связаться с ним для получения дополнительной информации.

Хотите создать подпись, как показано ниже? Используйте генератор подписи электронной почты HubSpot.

2. Цвета должны быть простыми и последовательными.

Брендинг наиболее эффективен, когда он последователен, включая вашу электронную подпись. Добавление цвета к вашей подписи электронной почты — приятный штрих, который поможет ей выделиться среди остальной части вашего электронного письма. Но если вы решите использовать цвет, обязательно используйте один или два в дополнение к темному тексту.

Пример

Используйте тонкие блики, чтобы они соответствовали вашему логотипу или брендингу, как это делает Бриттани Ходак в своей электронной подписи ниже. Обратите внимание, что ее значки в социальных сетях имеют тот же синий оттенок, что и логотип ZinePak.

3. Используйте иерархию дизайна.

Хороший дизайн — это представление информации в легко усваиваемой форме. Поскольку ваша электронная подпись, скорее всего, представляет собой скорее список информации, чем убедительную историю, вам следует использовать иерархию, чтобы направлять взгляды читателей на то, что им следует прочитать в первую очередь.

Пример

Увеличьте шрифт своего имени до более крупного шрифта, чтобы оно привлекало наибольшее внимание, как в резюме. Затем выделите информацию полужирным шрифтом и раскрасьте ее в зависимости от важности, чтобы вы могли помочь людям логически ориентироваться в дизайне, как в примере ниже.

Изображение предоставлено Envato

4. Сделайте ссылки отслеживаемыми.

Итак, вы помещаете несколько ссылок в свою подпись электронной почты, включая CTA и значки социальных сетей. Но кто-нибудь на самом деле нажимает на них?

Чтобы выяснить, действительно ли ссылки в вашей подписи привлекают клики и оказывают влияние, вам нужно сделать эти ссылки отслеживаемыми — так же, как и любые другие ссылки в ваших электронных письмах.

Следуйте этим инструкциям, чтобы легко создать ссылку для отслеживания, которая поможет вам связать трафик на ваш веб-сайт с вашей подписью электронной почты.Время от времени вы можете менять формат своей подписи или формулировку внутри подписи, чтобы увидеть, что вызывает наибольшее количество кликов.

5. Используйте разделители пространства.

Несмотря на то, что вы никогда не захотите забивать свою электронную подпись слишком большим количеством информации, есть способы разместить много текста в такой компактной области, как эта, без ущерба для дизайна.

Это полезно для разделения различных типов информации, таких как ваше имя и контактная информация, ваш логотип, любые призывы к действию, которые у вас есть, или даже заявление об отказе от ответственности.

Пример

Использование разделителей пространства в вашем дизайне, как в примере ниже, — отличный способ сделать это. Вы также можете использовать глифы-разделители, которые представляют собой символ вертикальной черты (например, |.)

.

Изображение предоставлено Venngage

6. Включите международный префикс в свой контактный номер.

Если вы работаете с людьми по всему миру, не забывайте префикс кода вашей страны, когда вы указываете свой контактный номер телефона. Многие люди упускают из виду это, если они сами не привыкли набирать международные префиксы, но вашим международным коллегам и клиентам действительно полезно иметь его прямо там.Вот список кодов стран, если вы не знаете свой.

Пример

Вот пример от Кита Смита, ранее работавшего в Brandwatch, компании, которая имеет офисы как в США, так и в Европе и работает с международными клиентами. Код страны США помогает людям из других стран связаться с ним по телефону.

7. Сделайте свой дизайн удобным для мобильных устройств.

По данным Litmus, в июне 2018 года на iMobile от Apple приходилось 46% всех открытых электронных писем.Мало того, мобильные пользователи проверяют свою электронную почту в три раза чаще, чем обычные пользователи.

Чем больше людей читают электронную почту на мобильных устройствах, тем больше вы хотите, чтобы мобильные пользователи всегда были в центре внимания при написании электронных писем, включая вашу электронную подпись.

Один из основных способов сделать вашу электронную подпись удобной для мобильных устройств — сделать дизайн вашей подписи удобным для чтения и интерактивным для мобильных пользователей. Вот где масштаб становится действительно важным. Убедитесь, что ваш текст достаточно велик, чтобы его можно было читать на небольших мобильных экранах, а ваши ссылки и кнопки достаточно велики и расположены на достаточном расстоянии друг от друга, чтобы люди могли нажимать на них пальцами.

Пример

Посмотрите на приведенный ниже пример и обратите внимание, сколько места есть между различными интерактивными элементами, такими как значки социальных сетей. Они отлично подходят для касания пальцем экрана мобильного телефона, чтобы пользователи случайно не коснулись значка Facebook, когда собирались перейти в Twitter.

Изображение предоставлено: Canva

Наконец, как и в случае с любой частью электронного письма, убедитесь, что ваша подпись выглядит так, как вы думаете, проверив ее с помощью различных почтовых клиентов.Например, Microsoft Outlook не распознает фоновые изображения, поэтому избегайте их использования. Другие почтовые клиенты вообще не загружают изображения по умолчанию.

Вооружившись этими передовыми методами подписи электронной почты, вы можете создать свою собственную подпись, которая соответствует вашему бренду и придаст вашим электронным письмам дополнительный штрих профессионализма.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в июне 2019 года и обновлен для полноты информации.

Подпись электронной почты для владельца бизнеса

Если вы владелец бизнеса, вы, вероятно, знаете, что для того, чтобы добиться успеха, вам часто приходится играть более одной роли.Это особенно актуально для небольших или новых компаний: хороший владелец бизнеса должен быть частично маркетологом, частично продавцом и так далее. Из-за этого хорошая профессиональная подпись электронной почты для владельца бизнеса должна включать в себя множество элементов. Таким образом, владельцы смогут наилучшим образом использовать каждую возможность для бизнеса. В этой статье я расскажу, как создать профессиональную подпись электронной почты для владельца бизнеса, а также приведу несколько примеров.

Помните, что не существует единого дизайна электронной подписи, который гарантирует успех.Тем не менее, есть несколько рекомендаций, которые повысят ваши шансы на создание уникальной и интересной электронной подписи. Такая подпись станет вашей личной визитной карточкой, приглашая своих зрителей перейти по каждой включенной в нее ссылке. Вот несколько советов, которым вы должны следовать:

Привлечь внимание

Привлечь внимание — одно из самых важных и в то же время самых сложных свойств электронной подписи. Если получатель вашего сообщения не заинтересован в вашем дизайне, он вряд ли нажмет на какие-либо ссылки, которые вы можете предоставить, и даже не вспомнит название вашей компании.Также очень легко переборщить. В этом случае вместо пробуждения любопытства подпись оставит чувство отвращения. Поэтому крайне важно сначала сосредоточиться на этом аспекте, поскольку он определяет окончательное форматирование электронной подписи.

Весь дизайн электронной подписи зависит от того, каким бизнесом вы владеете. Вы можете выбрать нейтральный дизайн и при этом создать привлекательную подпись электронной почты. Однако, если вам удастся ввести графику, которая сразу покажет вашим получателям, какой у вас бизнес, вы наверняка привлечете интерес нужной аудитории.Вы также должны помнить, что когда вы вводите любую графику, вы также должны изменить цвет шрифта, чтобы все соответствовало друг другу. Не используйте слишком много разных цветов в подписи электронной почты или слишком ярких цветов. Это увеличивает вероятность того, что ваша подпись в электронной почте только разозлит других.

По возможности используйте упрощенную подпись электронной почты

Несмотря на то, что существует много информации и множество элементов, которые вы могли бы и хотели бы вставить в свою подпись электронной почты, вы должны помнить, что очень легко перегрузить других слишком большим количеством контента.Это особенно актуально, когда вы уже предоставили своему клиенту или акционеру все данные. Поэтому вам следует создать второй дизайн подписи электронной почты для ответов, пересылки и общения с вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами, когда вы уверены, что отказ от ответственности не требуется. Упрощенная версия должна быть похожа на сложную в отношении дизайна и используемых цветов, чтобы усилить брендинговую ценность ваших подписей электронной почты.

Жонглирование различными подписями электронной почты без специального программного обеспечения для подписи электронной почты может стать проблемой. Тем не менее, это определенно того стоит, так как альтернативой часто является раздраженный клиент. Наличие специализированного программного обеспечения дает такие же или даже лучшие результаты, но без хлопот.

Помогите другим вспомнить о вашей компании

В сообщения электронной почты следует вставлять данные о вашей компании. Это важно не по одной причине. Если вы собираетесь отправлять деловые предложения по электронной почте, вам может потребоваться включить подробную информацию о вашей компании. Кроме того, предоставление клиентам вашего адреса облегчает размещение вас в контексте и использование ваших электронных писем в качестве справочного инструмента.Из-за этого это укрепляет вашу личность и помогает людям запомнить вас. То, как вы форматируете эти фрагменты информации и где их размещаете, зависит от всего проекта. В большинстве случаев лучше разместить его где-то посередине, сразу после вашей личной информации. Если вы поставите его слишком далеко, вероятно, никто даже не взглянет на него. Если поставить на первое место, у людей может сложиться впечатление, что им пишет не человек, а компания.

Включите свою фотографию, контактные данные и логотип



Не все понимают, что включать их фотографию в подпись электронной почты стоит.Это не только привлекает внимание клиентов, но и снижает вероятность того, что электронное письмо будет расценено как спам, рассылаемый массово. Люди больше доверяют лицу, которое доказывает, что в разговоре участвует человек, чем изображению или логотипу.

Это не значит, что вы должны избавиться от своего логотипа! Наоборот, ничто так не укрепляет фирменный стиль, как хорошо продуманный логотип. Где именно вы ее реализуете, зависит от ее габаритов и дизайна, но она должна быть хорошо выставлена.Если вы также добавите гиперссылку к изображению, вы сэкономите немного места, обеспечив при этом вашим клиентам возможность посетить ваш сайт.

Используйте гиперссылки

Хотя это совершенно очевидно, многие люди забывают использовать гиперссылки в подписях электронной почты. Это позор, так как каждая ссылка дает вам несколько преимуществ. Ссылка на каталог, скорее всего, напрямую увеличит количество ваших клиентов. Ссылка на ваш веб-сайт или блог увеличит количество посещений, возможно, этого будет достаточно, чтобы повысить ваш рейтинг в поисковой выдаче.Наконец, вы можете ссылаться на свои профили в социальных сетях и получать лайки или подписчиков.

Включите заявление об отказе от ответственности

Заявление об отказе от ответственности является очень важным элементом каждой профессиональной электронной подписи. Подпись электронной почты для владельца бизнеса обязательно должна включать ее. Хотя большинство подписей электронной почты имеют тенденцию быть длинными, вам не нужно беспокоиться о том, что ваша подпись электронной почты станет слишком большой из-за них. Это связано с тем, что общепринятой практикой является использование более мелкого шрифта для заявлений об отказе от ответственности.Если вы хотите узнать больше о преимуществах использования заявлений об отказе в сообщениях электронной почты или не знаете, что включить в собственное заявление об отказе от ответственности, ознакомьтесь с этой статьей.

Ниже я приведу два примера того, как использовать рекомендации из статьи выше:

Полная подпись электронной почты для владельца бизнеса


Это отличный пример подписи электронной почты, привлекающей внимание. Все элементы выполнены в одинаковых тонах, чтобы создать привлекательное целое.Баннер посередине прост, но эффективен. Вы увидите, что любой дополнительный элемент сделает всю подпись электронной почты переполненной. Текст призыва к действию должен подсказывать получателю, к чему он ведет: каталог, последний кейс, ваш блог… все, что вам нравится.

Если присмотреться, подпись электронной почты несет в себе большой потенциал для использования гиперссылок. Если какой-либо клиент заинтересован в том, чтобы узнать больше о вашем бизнесе, учетные записи социальных сетей, которые вы решите включить сюда, предоставят все, что им нужно.Благодаря такой электронной подписи вы значительно увеличиваете пользу от всех ваших маркетинговых действий.

Отказ от ответственности является примером, который содержит много информации. Вы можете сделать его короче или просто вырезать полностью, как советовали выше. Вы можете сделать хорошую упрощенную версию электронной подписи, просто вырезав баннер и все, что находится под ним. Затем вы можете расположить значки социальных сетей вертикально, ближе к остальным. Вы по-прежнему будете иметь привлекательный дизайн с множеством возможностей для вставки гиперссылок.

Упрощенная электронная подпись для владельца бизнеса


Этот простой, но мощный дизайн. Это идеально подходит для вас, если вы предпочитаете не показывать свое лицо другим, но все же хотите произвести впечатление на своих получателей профессиональной подписью электронной почты. Фактически, большинство подписей электронной почты основаны на какой-либо сетке или таблице. Пример, который вы видите выше, является прекрасным примером того, как извлечь из этого пользу. Понятно, что в подписи нет изображений, что дает вам несколько преимуществ:
  • Вы можете реализовать свою подпись в html-коде без связанного контента. Это означает, что ваши клиенты будут видеть подпись так же, и никакие элементы не будут заблокированы.
  • Полосы могут быть любого цвета, который больше всего подходит вашему бизнесу и вкусу.
  • Полоски можно свободно перемещать, можно добавить больше или ограничиться одной или двумя. В любом случае вы не рискуете превратить макет в хаотичный.

При желании вы по-прежнему можете включать фотографии и значки социальных сетей в подпись электронной почты. Благодаря полосам, реализованным в HTML-коде, их будет легко разместить именно там, где вы хотите.Вы также можете изменить стиль шрифта на причудливый, но помните — в большинстве случаев лучше придерживаться общепринятых. Это потому, что вы не можете быть уверены, что у получателя будет установлен ваш модный шрифт. Это может привести к серьезным проблемам с отображением. Вы можете решить эту проблему, предоставив резервный шрифт во встроенном коде CSS вашей электронной подписи.

Если вы хотите получить высокопрофессиональный дизайн подписи электронной почты в кратчайшие сроки, обязательно попробуйте этот генератор подписи электронной почты.

Итог

Разработка эффективной электронной подписи для владельца бизнеса — сложная, но полезная задача. Если вы делаете это хорошо, каждое электронное письмо помогает строить ваш бренд. Однако вы должны помнить, что это относится не только к вам, владельцу бизнеса, но и к вашим сотрудникам. Вы получите наилучшие результаты, если у всей вашей команды будут единые подписи электронной почты. Достичь этого становится сложнее, чем больше сотрудников в вашей команде. Чтобы упростить эту задачу, вы можете использовать программу, которая легко унифицирует подписи электронной почты в вашей компании.

Нажмите на ссылку, чтобы узнать больше о специализированном программном обеспечении для Office 365, Exchange Server и различных почтовых клиентов.

Использование надлежащего этикета электронной почты для деловых подписей

 

Надлежащий этикет электронной почты для деловых подписей

В ответ на многочисленные запросы к недавней серии сообщений, посвященных надлежащему этикету электронной почты, редакторы AskTheManager. com решили, что пришло время оставить вопрос о том, что должно быть включено в подпись делового электронного письма.

Для тех из вас, кто недостаточно знаком с Outlook, чтобы создать свою собственную подпись электронной почты — подсказка: мы описываем автоматическую «подпись» внизу каждого электронного письма, поэтому вам не нужно вводить ее каждый раз — ознакомьтесь с отличный учебник от Microsoft, нажав на эту ссылку или следуя инструкциям ниже:

Создание подписи для сообщений электронной почты в Microsoft Outlook

  • В главном окне Microsoft Outlook в меню Инструменты щелкните Параметры , а затем щелкните вкладку Формат почты .
  • В разделе Создать в этом списке форматов сообщений щелкните формат сообщения, с которым вы хотите использовать подпись.
  • В разделе Подпись щелкните Подписи , а затем щелкните Новый .
  • В поле введите имя для вашей новой подписи поле, введите имя.
  • Под Выберите способ создания подписи , выберите нужный вариант и нажмите Далее .
  • В поле Текст подписи введите текст, который вы хотите включить в подпись.

Надлежащий этикет для подписи электронной почты

За прошедшие годы мы видели так много плохих электронных подписей, используемых в бизнесе, что вынуждены помогать массам создавать электронную подпись, которая не выставляет их полными шутами.


Во-первых, мы должны объяснить, что если вы занимаетесь бизнесом и отправляете электронные письма, связанные с бизнесом, вы ДОЛЖНЫ использовать электронную подпись.Электронная подпись не подходит, поскольку она передает много сообщений помимо вашего заголовка. Не последним из них является то, что подписи электронной почты помогают получателям вспомнить детали вашей компании и ссылаются на ваш веб-сайт для получения дополнительной информации.

Кроме того, деловые люди часто полагаются на подпись электронной почты для получения контактной информации. Часто мы ищем контактную информацию человека, который переписывался с нами всего несколько раз. Мы никогда не добавляли этого человека в наш список контактов и, вероятно, не собираемся этого делать, но коллега неизменно спрашивает его контактную информацию.Если этот человек включил правильную подпись электронной почты, мы можем легко вырезать и вставить эту информацию и направить ее нашим коллегам. Если нет, то нам придется копаться в куче визитных карточек.

Хотя, безусловно, существуют различные варианты того, что должно и не должно быть включено в правильную подпись электронной почты, редакторы AskTheManager.com считают, что следующие элементы создают наиболее приемлемую деловую подпись электронной почты для профессионалов в новом тысячелетии:

Имя (особенно используется, когда ваше собственное имя обычно сокращается)

Полное имя собственное с инициалом отчества

Название

Компания

Улица Адрес

Город, штат и почтовый индекс

Номер офиса

Номер мобильного телефона

Номер факса (да, некоторые до сих пор отправляют их)

Адрес электронной почты

Веб-адрес (если применимо)

Стандартный отказ от ответственности компании (как правило, шрифт меньшего размера, курсив)

Вот пример того, как это может выглядеть:

Боб

Роберт Л. Смит

Вице-президент по продажам и маркетингу

AskTheManager.com

1234 Любая улица

Энитаун, Иллинойс 60601

Офис: (312) 555-1212

Мобильный: (630) 555-1212

Факс: (312) 555-1211

[email protected]

www.askthemanager.com

AskTheManager.com и его филиалы никогда не будут продавать, сдавать в аренду или передавать ваш адрес электронной почты. Это электронное письмо и любые переданные с ним файлы являются конфиденциальной собственностью AskTheManager.com и предназначены исключительно для использования физическим или юридическим лицом, которому они адресованы. Если вы не являетесь предполагаемым получателем, удалите все копии.

В приведенном выше примере мы использовали «Боб» для ввода имени, потому что «Роберт» обычно сокращается до «Боб». Если вы предпочитаете называться «Роберт», вы должны указать это в первой строке имени. Если вы не укажете имя, те, кто вас не знает, могут предположить (ошибочно), что вас зовут «Боб». Включение «Роберт» в первую строку имени поможет вам избежать дискомфорта у новых контактов, когда они называют вас «Боб», а вы поправляете их словами «это Роберт».

С уважением Закрытие деловой электронной почты

Некоторые лидеры автоматически включают стандартное приветственное сообщение электронной почты над подписью, хотя мы не рекомендуем этого делать по ряду причин. Прежде всего, мы обнаруживаем, что одинаково используем «С уважением», «Спасибо», «Спасибо», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» и «С наилучшими пожеланиями» в электронных письмах, которые мы отправляем. Если бы мы выбрали только один из них, более чем в половине наших электронных писем было бы неуклюжее завершение.

Например, отправляя деловое электронное письмо кому-то, с кем у нас близкие личные отношения, мы используем «Спасибо» для неформального письма и «С наилучшими пожеланиями» для более формального общения.Мы никогда не хотели бы включать что-либо из этого в первое электронное письмо тому, кого мы никогда не встречали. В этих случаях мы будем использовать «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Когда мы переписываемся с кем-то, кто нам не особенно интересен, или когда мы вынуждены увещевать поставщика по электронной почте (обычно это не рекомендуется), мы просто заканчиваем словами «С уважением».

Последние мысли об этикете деловой переписки

Как и следовало ожидать в соответствии с законом Мерфи, похоже, что использование почтовых принадлежностей увеличилось с тех пор, как наша августовская серия умоляла деловой мир прекратить это.За последние два месяца более 3% полученных нами электронных писем содержали опасные канцелярские принадлежности, которые действуют как вредоносное ПО, атакуя формат наших ответов.

К сожалению для нас, мы слишком добры (или слишком заняты), чтобы лично объяснять правонарушителям, что использование канцелярских принадлежностей является бизнес-оплошностью – они просто кажутся настолько довольными собой, что у нас не хватает духу сказать им об этом выглядит любительски и влияет на нашу способность правильно реагировать.




Из этого вытекает отличный урок лидерства: не парьтесь по мелочам (и никогда не говорите своему помощнику по административным вопросам, что он/она бесклассовый.)

15 лучших генераторов электронной подписи для бизнеса

Как продавец, вы должны заключать как можно больше сделок. Но найти потенциальных клиентов сложно… очень сложно. У вас, вероятно, уже есть визитные карточки, рекламные листовки и хороший продающий текст. Но когда вы в последний раз думали о своей электронной подписи? Наверное, никогда, верно? В этом посте я покажу вам все лучшие генераторы подписей электронной почты для бизнеса и то, как они могут помочь вам получить больше потенциальных клиентов и, в свою очередь, увеличить продажи.

Что такое подпись электронной почты?

Электронная подпись — это больше, чем просто имя. Это признак легитимности, который привлекает внимание получателя и демонстрирует ваш бренд.

Он не должен быть сложным, но он должен быть четким, простым для чтения и показывать, что с вами легко связаться. Вы отправляете электронное письмо этому человеку по какой-то причине, и обычно вам нужен ответ, поэтому покажите все способы, которыми люди могут связаться с вами, и упростите это.

Хорошая подпись электронной почты часто включает:

  • Ваше имя
  • Ваше изображение
  • Должность
  • Контактная информация (электронная почта, номер телефона, веб-сайт)
  • Местоположение
  • Логотип компании
  • Значки социальных сетей

Когда вы размещаете эту информацию в аккуратном дизайне, это позволяет людям быстро получить представление о том, с кем они общаются, побуждая их отвечать.

Как помогает подпись электронной почты для бизнеса?

Прежде чем мы перейдем ко всем генераторам и инструментам, вот что делает подпись электронной почты:

Делает вас легитимным

Электронная почта

проста в использовании; на самом деле так просто, что есть люди, которые злоупотребляют этим неправильным образом. Добавление подписи электронной почты делает любой продукт или услугу, которые вы продаете, правдоподобными и устраняет любые сомнения у ваших получателей.

Показывает получателям, как с вами связаться

Предоставление других способов связи с вами может помочь расширить ваши возможности и сделать удобным для ваших потенциальных клиентов возможность связаться с вами.

Отслеживание кликов

Каждый продавец понимает важность статистики. К счастью, вы можете отслеживать, когда клиент нажимает на ссылку в вашей электронной подписи, что дает вам представление о том, какие продукты хотят ваши клиенты.

Повышает доверие

Самое важное, что нужно установить между вами и вашими потенциальными клиентами, — это доверие. Наличие электронной подписи показывает, что вы настоящий и серьезно относитесь к бизнесу. Завоевание доверия вашего клиента является важной предпосылкой для завершения продажи.

Узнаваемость бренда

Это помогает представить ваш бренд тем, кто с ним не знаком, а также обеспечивает удобство для ваших существующих клиентов, которые узнают ваш бренд.

Специальные предложения

Баннеры и ссылки на специальные предложения могут быть добавлены (и отслежены) в вашу электронную подпись, чтобы ваши клиенты знали, какие горячие акции у вас есть.

Прилагать дополнительные усилия, чтобы предоставить вашим клиентам персонализированный опыт, имеет первостепенное значение для успеха. Однако быть продавцом — это не просто рекламировать продукт или услугу и надеяться, что клиенты это увидят.Речь идет о привлечении нужных клиентов и запоминании пути к покупке.

Недостатки электронных подписей

Тот факт, что почти все, кому вы когда-либо отправляете электронное письмо, используют электронную подпись, является довольно верным признаком преимуществ, но есть и некоторые недостатки.

Одним из недостатков электронных подписей является возможность доставки. Различные поставщики электронной почты и разные устройства будут отображать электронные письма немного по-разному, и это означает, что трудно точно сказать, как будет отображаться ваша подпись.

Вы также должны быть осторожны с размером изображений, которые вы используете. Если вы встроите изображение в свою подпись, оно не обязательно будет отображаться, когда кто-то откроет свое электронное письмо, но увеличит размер электронного письма, что может повлиять на доставляемость.

Еще одна проблема, с которой часто сталкиваются предприятия, заключается в том, что они тратят много времени на создание оптимизированной подписи бренда для использования сотрудниками, но они склонны персонализировать ее и отклоняться от идентичности бренда.

В конце концов, это мелочи.Преимущества хорошей электронной подписи намного перевешивают недостатки.

Рекомендации по подписи электронной почты

1. Оставайтесь на торговой марке

Согласованные подписи электронной почты не только стандартизируют брендинг в организации, но и позволят вашей команде убедиться, что фактическое содержимое подписи оптимизировано для достижения успеха. Есть хорошие и плохие способы настроить часть «визитной карточки» вашей электронной подписи (имя, должность, номер телефона и т. д.). Некоторые шрифты подходят больше, чем другие (пожалуйста, избавьтесь от комиксов), а некоторые вещи просто устарели или непрофессиональны (например, длинные кавычки после каждой подписи).Знакомство с лучшими практиками поможет вам наиболее эффективно использовать это пространство и убедиться, что к вам относятся серьезно.

Пример 1

Если потенциальный клиент не может сразу найти способ связаться с вами, взглянув на вашу электронную почту, значит, вы неправильно используете пространство. Ключевым моментом является включение контактной информации — вы даже можете включить кнопку, предлагающую им «запланировать звонок», со ссылкой на ваш инструмент планирования. «Один из самых эффективных способов установить эмоциональную связь с клиентами — доказать, что они имеют дело с реальным человеком, а не просто безымянной, безликой корпорацией», — пишет Джон Рэмптон для Forbes. Персонализируйте каждую подпись с помощью своего аватара и значков социальных сетей — показывая, что за электронным письмом стоит настоящий человек, получатель будет более склонен читать и отвечать.

Пример 2

2. Зацепление привода

Когда получатель открывает ваше письмо, у вас есть возможность сразу же обратить его внимание на важное сообщение. Тесты и анализ слежения за движением глаз показывают, что привлекающий внимание баннер подписи электронной почты привлечет внимание читателя в течение 3 секунд — это отличная возможность выделиться среди электронных писем со стенами текста, которые могут быть пропущены.Призыв к действию в конце вашей электронной подписи может усиливать или дополнять основной текст вашего электронного письма, делая это сообщение действительно популярным.

Используйте баннер с простым призывом к действию «Запросить демонстрацию» или попросите подписаться на бесплатную пробную версию. Подумайте о том, сколько показов и кликов принесет увлекательное предложение, добавленное к каждому отправленному письму.

Пример 3

Покажите, что люди говорят о вас — продвигайте отзывы или рейтинги, чтобы повысить доверие потенциальных клиентов и рассказать о ценности.

Пример 4

Нужны новые идеи продвижения мероприятий? Хотите верьте, хотите нет, но подпись электронной почты вашей компании может стать основным источником регистраций. Поворачивайте баннер до, во время и после мероприятия, чтобы всегда давать самую свежую информацию для потенциального клиента, чтобы зарегистрироваться, настроиться или просмотреть, что произошло.

Пример 5

3. Добавление ценности за счет релевантного контента

Когда вы обращаетесь к кому-то холодному, важно, чтобы вы приносили ему пользу.Электронное письмо, полное вопросов, ни к чему вас не приведет. Если вы покажете, как вы можете помочь, к вам будут относиться серьезно. Электронные книги, технические описания, вебинары и тематические исследования дают возможность не только быть полезными, но и сделать вас и вашу компанию лидером в своей отрасли. Где лучше продвигать этот тип контента, чем в повседневном общении по электронной почте?

Предложите получателям загрузить фрагмент контента, который будет полезен им в их конкретной роли. Немедленная доставка ценности выделит вас среди других писем, попавших в их папку «Входящие».

Пример 6

Идеи продвижения веб-семинаров бесконечны с маркетингом подписи по электронной почте. Свяжите баннер с призывом к действию с оптимизированной целевой страницей, чтобы точно продемонстрировать, какую ценность может принести вебинар.

Пример 7

4. Эффективная персонализация

Персонализация при поиске электронных писем в теории не представляет никакой сложности, но ее трудно внедрить для сотен или тысяч электронных писем. Вы не хотите показывать один и тот же контент всем разным пользователям, поэтому использование разных баннеров кампании для отдельного таргетинга на каждого человека с соответствующим контентом — отличный способ убедиться, что вы предоставляете ценность для получателя электронной почты.

Для крупных отделов продаж маркетинговая платформа с подписями электронной почты может помочь гарантировать эффективность и действенность таргетинга в каждом отправленном электронном письме. Например, включение тематического исследования, которое является конкретным и актуальным для конкретного потенциального клиента, покажет, как ваш продукт или услуга представляют ценность для их нишевой отрасли.

Пример 8

Включение маркетинга электронной подписи в вашу рассылку по электронной почте приносит пользу вашей команде и получателю.Если вы в настоящее время не оптимизируете свои собственные подписи электронной почты для охвата, это похоже на то, что вы оставляете рекламный щит на обочине шоссе пустым. Заставьте себя выделиться из шума, будучи актуальным и полезным. Каждое электронное письмо, которое вы отправляете, будет содержать эту часть недвижимости, поэтому крайне важно, чтобы вы преднамеренно использовали ее.

Хорошо продуманная электронная подпись помогает рекламировать ваш продукт нужной аудитории в нужное время с оптимальным уровнем доверия. Поскольку стандартизированная подпись электронной почты может использоваться во всей вашей организации всякий раз, когда кто-то отправляет электронное письмо, это может создавать тысячи возможностей для продаж каждый день — бесплатно!

5.Отслеживайте эффективность ваших подписей

Маркетинг электронной подписи — это не просто добавление нижнего колонтитула к вашим электронным письмам. Это целый отдельный канал, производительность которого вам необходима для отслеживания и соответствующей оптимизации кампаний.

79% маркетологов, регулярно использующих электронные подписи, утверждают, что количество кликов является самым важным показателем. Действительно, показы указывают только на то, что электронное письмо открыто и прокручено полностью. Но рейтинг кликов показывает, насколько эффективна кампания с подписями по электронной почте.

Обычно общие элементы подписи не имеют большого значения. Такие вещи, как фотография или контактная информация, не могут сильно повлиять на решение перейти по ссылке.

С другой стороны, баннеры с подписью электронной почты

могут отличаться в мельчайших деталях, но приносить совершенно разные результаты. Отслеживая эффективность каждого баннера, который использует ваша компания, вы можете узнать:

  • Чего больше всего хотят ваши клиенты
  • Как далеко они продвинулись в воронке продаж
  • Какие услуги люди считают наиболее полезными

На самом деле, этот список можно продолжать долго.Дело в том, что маркетинг подписи по электронной почте позволяет вам использовать все преимущества подхода, основанного на данных, если вы отслеживаете статистику.

6. Используйте рекламные кампании с подписями по электронной почте

Для дальнейшего продвижения идеи маркетинга, основанного на данных, важным шагом в сборе данных может стать планирование баннерных кампаний с подписями по электронной почте. Баннер, безусловно, является самой важной частью подписи, на которую люди обращают наибольшее внимание.

Запланировав смену баннеров в соответствии с вашими маркетинговыми кампаниями, вы интегрируете маркетинг электронной подписи во весь процесс привлечения клиентов.Вы также автоматизируете продвижение контента.

Пример 9

Вот список лучших генераторов электронной подписи.

Лучшие генераторы подписи электронной почты

Gimmio (ранее известный как ZippySig) — один из самых универсальных генераторов подписей электронной почты для продавцов с более чем 45 бесплатными шаблонами подписей электронной почты, доступными для использования. Вы можете выбирать из широкого спектра шрифтов, настраивать интервалы, добавлять столько изображений, значков социальных сетей и баннеров, сколько хотите, используя сверхмощный элемент управления макетом.Это означает, что вы можете очень быстро создавать качественные HTML-подписи электронной почты. Он также совместим с широким спектром почтовых клиентов и CRM, что делает этот генератор обязательным для продавцов. После того, как вы создали первую подпись, вы можете очень быстро создать еще сотни, используя тот же макет. Очень просто.

Плюсы:

  • Широкий выбор шаблонов (даже для бесплатных пользователей)
  • Широкие возможности настройки макетов
  • Простое создание и распространение нескольких подписей
  • Средство проверки размера символов для подписи электронной почты
  • Доступный минимизированный HTML-код

Минусы:

  • Невозможно загрузить пользовательские шрифты и готовые шаблоны HTML
  • Нет готовых баннеров/кнопок

HubSpot — это бесплатный инструмент, который позволяет создавать качественные подписи электронной почты и при этом очень удобен для пользователя.Не нужно беспокоиться о макете или размещении информации, поскольку их шаблоны были оптимизированы, чтобы выглядеть великолепно, а также обеспечивать функциональность. Этот инструмент может быть простым, но он выполняет свою работу. О чем вы еще хотите попросить?

Плюсы:

  • Красивый пользовательский интерфейс
  • Простой процесс
  • Совместимость с множеством почтовых приложений
  • Красивый результат

Минусы:

  • Крайне ограниченные шаблоны
  • Очень ограниченное управление компоновкой
  • Предлагает ограниченную настройку

Вы можете доверять Mail-Signatures, как одному из лучших генераторов подписи электронной почты в этом списке, который работает дольше всех.Благодаря простому интерфейсу и широкому выбору шаблонов создание электронной подписи редко бывает таким простым. Несмотря на то, что он не такой продвинутый или настраиваемый, как другие генераторы подписей, он по-прежнему является одним из самых надежных, которые вы можете найти. И это абсолютно бесплатно, что означает, что даже продавец с самым ограниченным бюджетом может использовать его.

Плюсы:

  • Абсолютно бесплатно
  • Простой пользовательский интерфейс
  • Очень широкий выбор шаблонов
  • Поддерживает темный режим

Минусы:

  • Изображения должны быть размещены
  • Шаблоны полностью определяют макет подписи
  • Очень ограниченные стили шрифтов
  • Ограниченная совместимость (относительно других генераторов)

4.ДизайнХилл

Если вы ищете простой, удобный и бесплатный способ создания подписи электронной почты, совместимый со всеми ведущими поставщиками услуг электронной почты, DesignHill — это то, что вам нужно. Просто выберите предпочтительный шаблон, введите всю необходимую информацию, загрузите свою фотографию или логотип, выберите желаемую цветовую схему, и все готово. Благодаря чистым и хорошо продуманным подписям электронной почты вам больше не нужно беспокоиться о том, «как это выглядит» и «надежно ли это».

Плюсы:

  • Абсолютно бесплатно
  • Простой в использовании интерфейс
  • Аккуратный дизайн
  • Дополнение с призывом к действию

Минусы:

  • Нет возможности сохранить вашу подпись
  • Перед загрузкой подписи необходимо пройти опрос
  • Элемент управления компоновкой практически отсутствует

WiseStamp предлагает очень простой способ создания ваших электронных подписей.Вы можете добавить в свою подпись все, что хотите, всего несколькими нажатиями на клавиатуре и быстрым щелчком мыши. Наряду с разнообразием надстроек и социальных значков вы можете настроить свой шаблон, чтобы создать дизайн, который подходит вам или вашему бизнесу. Прелесть WiseStamp в том, что он также предлагает централизованную систему, которая позволяет легко управлять подписями электронной почты для крупных компаний, автоматически добавляя подписи в исходящие электронные письма. Это то, что делает его одним из лучших генераторов подписи электронной почты в этом списке.

Плюсы:

  • Простой пользовательский интерфейс
  • Несколько дополнительных опций
  • Функция аналитики
  • Возможность изменить цвет шаблона
  • Неограниченное количество подписей

Минусы:

  • Очень ограниченные функции для бесплатных пользователей
  • Ограниченное управление компоновкой
  • Зависит от шаблона (даже для платной версии)

Если вам нужно быстро исправить вашу электронную подпись, Newoldstamp — хороший выбор.Он имеет несколько функций, которые позволяют создавать выдающиеся подписи электронной почты без особых хлопот. Благодаря упрощенному пользовательскому интерфейсу и элементам управления он очень удобен и прост в использовании даже для нетехнических продавцов.

Плюсы:

  • Упрощенный пользовательский интерфейс для простоты использования
  • Функция перетаскивания
  • Достойный выбор параметров настройки

Минусы:

  • Ограниченные шаблоны для бесплатных пользователей
  • Макеты обычно зависят от шаблона

HoneyBook — один из многих генераторов подписей электронной почты, в котором вы не можете сохранять свои подписи. Но не позволяйте этому остановить вас. Все, что вам нужно сделать, это выбрать шаблон, предоставить необходимую информацию, и все готово. Благодаря такой простоте вы не потеряете много времени, если не сможете сохранить свои подписи.

Плюсы:

  • Абсолютно бесплатно
  • Просто и понятно
  • Чисто выглядящие шаблоны

Минусы:

  • Очень ограниченное количество шаблонов
  • Чрезвычайно ограниченные возможности настройки
  • Никаких надстроек (например, баннеров, призывов к действию и т. д.))

Signature.email использует простой визуальный редактор, в котором легко ориентироваться (отлично подходит для тех, кто не любит несколько вкладок) и предоставляет вам легкий доступ к общему формату вашей подписи через одну вкладку. Вы даже можете поделиться ссылкой на свою подпись со своими коллегами, чтобы они могли заполнить свою информацию и иметь одинаковые подписи электронной почты.

Плюсы:

  • Простой в использовании интерфейс
  • Интерфейс предварительного просмотра с перетаскиванием
  • Отличный контроль над свойствами шрифта и цветом макета
  • Автоматическое изменение размера загружаемых изображений
  • Общая ссылка для скачивания групповых подписей

Минусы:

  • Ограниченные шрифты
  • Выбранный шрифт применяется ко всему тексту в шаблоне
  • Загрузка изображений доступна только для платной версии
  • Групповые подписи заполняются индивидуально

Си.gnatu.re — это простой в использовании инструмент, который предоставляет вам отличный способ создавать и настраивать подписи электронной почты. Благодаря простым элементам управления, ряду параметров настройки и функции сохранения при загрузке вы определенно можете положиться на этот инструмент для своих нужд в подписи электронной почты. Вы даже можете создавать и хранить несколько подписей для своих коллег, если это необходимо (при единовременной покупке), что делает его одним из самых желанных и лучших доступных генераторов подписи электронной почты.

Плюсы:

  • Широкий выбор вариантов индивидуальной настройки
  • Элементы управления простой конструкции
  • Функция сохранения
  • Разовые варианты оплаты
  • Неограниченное редактирование

Минусы:

  • Бесплатная версия имеет 30-дневное окно редактирования
  • Имеет некоторую кривую обучения
  • Ограниченное управление компоновкой

Email Signature Rescue предлагает очень хорошие возможности настройки, систему управления и распространения с одной учетной записью, совместимость практически со всеми почтовыми приложениями и устройствами, а также процесс установки с помощью программного обеспечения. Этот австралийский инструмент подписи электронной почты предлагает серьезную отдачу!

Плюсы:

  • Очень хорошие возможности настройки
  • Одна учетная запись для управления и распространения нескольких подписей
  • Функция аналитики
  • Совместимость с широким спектром почтовых приложений и устройств
  • Программная установка

Минусы:

  • Нет бесплатной версии (7-дневная гарантия полного возврата денег)
  • Ограниченное управление компоновкой
  • Легкая кривая обучения

Этот создатель подписи электронной почты предлагает очень простой и простой способ создания подписи электронной почты без необходимости быть технически подкованным.Подписи электронной почты, созданные с помощью этого инструмента, оптимизированы для многих устройств и совместимы с большинством популярных почтовых клиентов, используемых сегодня. Версия PRO также поставляется с панелью инструментов, которая позволяет легко управлять подписями электронной почты и распространять их. Что не любить?

Плюсы:

  • Удобный пользовательский интерфейс
  • Простые и понятные шаблоны
  • Возможность добавления баннера и большого количества социальных иконок
  • Приборная панель упрощает управление и распространение

Минусы:

  • Ограниченные шаблоны и дополнения (даже для версии PRO)
  • Очень ограниченное управление компоновкой
  • Ограниченные возможности настройки

Очень немногие генераторы электронной подписи так же впечатляющи, как Exclaimer.Это облачное решение для управления и реализации подписей электронной почты для Office 365, Exchange, Outlook и G Suite. Благодаря превосходному управлению макетом, простому редактору перетаскивания и централизованной системе управления, он обещает предоставить простое и надежное решение для ваших потребностей в подписи электронной почты.

Плюсы:

  • Редактор подписи с перетаскиванием
  • Отличное управление компоновкой и настройка
  • Централизованная система управления
  • Отлично подходит для Office 365, Exchange, Outlook и G Suite

Минусы:

  • Довольно высокая кривая обучения
  • Подписка отдельная для каждой почтовой системы

Rocketseed — один из очень немногих инструментов для подписи электронной почты, который можно интегрировать в Active Directory.Это дает ему очень уникальную функцию, которая автоматически обновляет информацию о подписи электронной почты на основе изменений в Active Directory. Он также надежно интегрируется с локальными, облачными или гибридными почтовыми серверами и оптимизирован для всех основных почтовых платформ, создавая очень последовательный бренд для вашей компании. Разговор о беззаботном.

Плюсы:

  • Совместимость с Active Directory
  • Автоматически обновляет подписи через Active Directory
  • Централизованное управление
  • Мощная баннерная кампания по электронной почте

Минусы:

  • Нет бесплатной версии (только демо)
  • Необходимо связаться с отделом продаж для настройки учетной записи

Являясь одним из инструментов подписи электронной почты «в стиле администратора», он позволяет создавать отличные, согласованные подписи электронной почты, а также контролировать, как их можно (и нужно) использовать. Благодаря своим функциям администратора и возможности создавать необязательные элементы подписи, он выводит значение «управления» на совершенно новый уровень. Это отлично подходит для больших команд!

Плюсы:

  • Создание основной подписи и блоков подписи (дополнительные элементы)
  • Отличное управление компоновкой
  • Позволяет кодировать и редактировать HTML
  • Различные функции администратора
  • Создание правил электронной почты для общих/конкретных ситуаций
  • Совместимость с почтовыми серверами Domino

Минусы:

  • Нет бесплатной версии (только демо)
  • Довольно высокая кривая обучения
  • Нет функции автосохранения при проектировании

Sigstr — это инструмент для создания подписей электронной почты, который имеет централизованную систему и позволяет без проблем обновлять ваши подписи электронной почты. Он предлагает довольно простой интерфейс дизайна подписи электронной почты, который позволяет создавать аккуратные макеты. Он также имеет сигнатурную аналитику, которая помогает отслеживать эффективность вашего CTA, что является долгожданным дополнением для любого продавца.

Плюсы:

  • Текстовый редактор с функцией «укажи и щелкни»
  • Централизованная система управления
  • Автоматически обновляет изменения в подписях
  • Трекер аналитики подписи
  • В основном подходит для больших команд

Минусы:

  • Нет бесплатной версии (только демо)
  • Немного обучения

Часто задаваемые вопросы

Как создать профессиональную подпись электронной почты?

Подумайте об информации, которую вы хотите включить, и о действиях, которые вы хотите, чтобы получатель предпринял.Держите свою подпись чистой и легко читаемой, но сделайте ее привлекательной, чтобы она привлекала внимание. Оставайтесь верными голосу своего бренда и сделайте так, чтобы получателю было как можно проще идентифицировать вас и связаться с ним.

Что такое хорошая подпись для электронной почты?

Подпись электронной почты должна сочетать в себе индивидуальный подход и хороший брендинг. Вы хотите, чтобы ваш бренд можно было сразу идентифицировать, но в то же время получатель должен чувствовать, что он разговаривает с человеком, а не просто с безликой учетной записью в компании.Включите важные ссылки на ваш веб-сайт и профили в социальных сетях, чтобы получателю было легко узнать о вас больше, и не бойтесь включать призыв к действию.

Как создать подпись в Gmail?

Откройте Gmail в браузере, выберите вкладку настроек в правом верхнем углу, затем выберите «просмотреть все настройки». Прокрутите вниз до «Подписи» и выберите «Создать новую». Назовите свою новую подпись и в поле отредактируйте подпись электронной почты, добавив текст, изображения и ссылки.

Как создать подпись в Outlook?

Чтобы добавить новую подпись в Outlook, откройте новое сообщение и выберите «подпись. На вкладке «Выберите подпись для редактирования» выберите «Новая» и введите имя в диалоговом окне «Новая подпись». Составьте свою подпись в поле «Редактировать подпись» и добавьте все необходимые элементы.

Подведение итогов

Такая простая вещь, как электронная подпись с призывом к действию, может значительно увеличить количество входящих потенциальных клиентов (что вам ничего не стоит). Если у вас еще нет подписи электронной почты, просмотрите этот список лучших генераторов подписи электронной почты и попробуйте их сами! Большинство из них можно попробовать бесплатно, чтобы вы могли почувствовать все их функции и то, что они могут предложить.

С нездоровой одержимостью, связанной с цифровым маркетингом и взломом роста, Гордана иногда трудно оторвать от компьютера. Когда он не читает, не пишет, не думает и не обсуждает очередную большую маркетинговую идею, его можно найти отдыхающим со своей семьей где-нибудь вдали от цивилизации.

Что можно и чего нельзя делать с электронными подписями

Лучшие семь секунд, которые вы когда-либо отправляли. Почему подписи в сообщениях электронной почты имеют значение

Один из наших любимых вопросов, который мы задаем новому клиенту, занимающемуся брендингом, звучит так: «Если бы у вас было семь секунд, чтобы рассказать свою историю, что бы вы сказали?» Поскольку скорость интернета приближается к скорости деформации, мы больше не управляем электронной почтой со скоростью коммутируемого доступа.Продолжительность концентрации внимания среднестатистического человека составляет менее 3 секунд, вероятно, короче, а с потоком электронных писем, которые отправляются ежедневно, ни у кого нет времени переваривать длинную, заполненную ссылками и графически оформленную электронную подпись. Вот несколько способов сделать вашу электронную подпись простой, но при этом служить вашим бизнес-целям и задачам в долгосрочной перспективе.

Объем + Качество = Отношения

По данным Radicati Group, количество пользователей электронной почты во всем мире составляет 3,7 миллиарда, и в день отправляется около 269 миллиардов электронных писем. Это означает, что каждую секунду отправляется не менее 2,4 миллиона электронных писем, а в год — около 74 триллионов.

Электронная почта, вероятно, является наиболее широко используемой формой корреспонденции в организации. Один бизнес может отправить миллионы электронных писем за короткий промежуток времени. В результате подпись электронной почты является наиболее важной формой профессионального общения в Интернете.

Электронная подпись может функционировать на многих уровнях. Он может стать вашей личной визитной карточкой и фирменным бланком на заказ.Они не только продвигают бизнес, но также могут быть индивидуализированы для уникальных маркетинговых и брендинговых кампаний.

Важно отметить, что не все электронные письма одинаковы. Они могут варьироваться в пределах организации, что приводит к совершенно разным маркетинговым эффектам. Чтобы помочь в управлении брендом, важно убедиться, что ваши электронные подписи имеют правильную структуру и внешний вид — во всем бизнесе.

Как я предлагаю ниже, важно отметить, что это все элементы, которые вы могли бы включить в свою электронную подпись, но, как вы увидите на приведенной ниже диаграмме, вы действительно должны ограничить свою подпись, чтобы предоставить наиболее важную информацию для цели вашей компании или индивидуальные должностные обязанности.Будь проще. Будьте прямолинейны. Достигайте своих целей.

Почему они так важны?

Последовательная и простая подпись электронной почты обеспечивает…

  • Легитимность
  • Профессионализм
  • Бренд-менеджмент
  • Узнаваемость бренда
  • Цифровая визитная карточка
  • Личная ассоциация

Но подождите, это еще не все!

Вот еще способы, которыми электронная подпись может помочь в профессиональной коммуникации:

  • Ссылка на целевую страницу:  В отличие от главной страницы, эта страница предназначена для конверсии.
  • Личная страница в социальных сетях
  • Ссылка на блог
  • Ссылка для продвижения книги
  • Ссылка на конференции и мероприятия
  • Новое маркетинговое предложение
  • Ссылка на отраслевые исследования
  • Тематические исследования
  • Ссылка на бесплатный инструмент
  • Бесплатная консультация/демонстрация
  • Новости о компании
  • Ссылка на промо-видео
  • Ваша последняя статья в Forbes

Создание управления брендом

Как и другие аспекты бизнеса, подпись электронной почты помогает определить природу, характер и стиль бизнеса.Он говорит миру:

  • Кто ты
  • Какой бренд вы представляете
  • Какова ваша роль в компании
  • Как связаться с вами напрямую
  • Где они могут узнать о вас
  • Что отличает вас (слоган?)
  • Социальные сети
  • Ссылка на блог

Как создать эффективную подпись электронной почты

Создать профессиональную подпись для электронной почты проще, чем вы думаете, и она может помочь увеличить бизнес, приложив лишь небольшие усилия.

Теоретически подпись электронной почты может быть довольно сложной: некоторые люди используют подход «больше значит больше» — часто добавляя слишком много элементов. Однако лучше, чтобы они были относительно короткими: от четырех до шести строк, но не длиннее семи — серьезно!

Основы…

  • Ваше полное имя
  • Ваша позиция
  • Название компании
  • Ваш номер телефона
  • Ваш адрес электронной почты
  • Соответствующая ссылка
  • Правовая оговорка

Помимо этих важных элементов, люди иногда добавляют свою фотографию и значки социальных сетей, но лучше вообще избегать графики.Антивирусы и другие виды программного обеспечения для обеспечения безопасности часто перехватывают электронные письма с вложенными и/или встроенными в них изображениями. Кроме того, эти вдохновляющие цитаты? Сохраните их для своей ленты Instagram, друзья.

 

Быть мобильным первым

Знаете ли вы, что почти 63% людей используют свой мобильный телефон для проверки электронной почты? Правдивая история. Три вещи, о которых следует помнить при использовании подписей электронной почты для мобильных устройств, заключаются в следующем.

  1. Количество символов в одной строке
  2. То, что вы хотели бы видеть в подписи от своих коллег – старый добрый метод «поступай с другими так, как хочешь, чтобы поступали с тобой»
  3. Когда потоки электронной почты становятся слишком плотными, полезно не занимать дополнительные строки огромными электронными подписями.

Одна из замечательных особенностей электронных подписей — это их частота и повторение:   Элементы брендинга, такие как слоган, цвета, логотип, закрепятся в сознании ваших потенциальных клиентов. Это создаст тонкие отношения и знакомство с вашим рынком и отраслью. И установление отношений — важный шаг в процессе воронки продаж. Убедитесь, что ваша электронная подпись обновлена ​​сегодня!

Вам нужна помощь в составлении подписи электронной почты или вы хотите поговорить с кем-нибудь о брендинге или маркетинге? Мы рады помочь!

Полное руководство по созданию профессиональных подписей электронной почты с примерами

Электронные письма, электронные письма и электронные письма! Мы много говорим об электронных письмах, верно? Что ж, если есть шанс, что вы следите за этим блогом, возможно, вы тоже хорошо осведомлены о важности электронных писем. Итак, когда вы говорите «электронная почта», что вам приходит в голову? Дайте угадаю, этикет электронной почты, правила, рекомендации, законы и многое другое! В конце концов, есть множество статей о том, как создавать идеальные электронные письма, что вы должны включать в них, что должно быть темой, а что нет!

Допустим, вам повезло, и вы прошли отбор! Ваши электронные письма также открываются и читаются! Но вы думаете, что ваша работа сделана здесь? Ну, это не так! Вы по-прежнему упускаете из виду один важный элемент, который может оказать большое влияние.Да, я говорю о вашей электронной подписи.

Важно первое впечатление! Согласованный! Но как насчет последнего впечатления?

Трудно оставить последнее впечатление, особенно в конце письма! Но в итоге все это того стоит. Электронная подпись — это не только рассказ о том, кто вы, но и возможность заявить о себе. Электронные подписи — еще один способ заявить о себе ярче. Но концепция подписи электронной почты подобна мечу с двумя сторонами: если все сделано правильно, это может привести к экстраординарным результатам, но если допущена какая-либо ошибка, это может нанести ущерб вашему имиджу.

Для большинства людей электронная подпись — это просто способ сообщить получателю, кто он такой, но чего они не знают, так это некоторых умных советов, эта электронная подпись может также оказаться для них большой возможностью для брендинга или маркетинга. Электронные подписи являются частью личного брендинга и должны побуждать получателя отвечать, связываться и вступать в дальнейший контакт с отправителем.

Недостаточно убедительно? Давайте обсудим это немного больше!

Есть много людей, которые в процессе создания профессиональной электронной подписи в конечном итоге создают сильно загроможденную электронную подпись! Я имею в виду, да, подписи электронной почты — отличный способ продвижения вашего бизнеса, но вместо того, чтобы дергать себя за волосы и преследовать своих читателей жутким дизайном подписи электронной почты, вы должны найти правильный путь!

На этом этапе многие из вас могут подумать, почему мы не можем просто отказаться от использования электронной подписи . Но тогда, друг мой, ты потеряешь и прекрасную возможность. Чего большинство из нас до сих пор не знает, так это того, что правильная подпись электронной почты может иметь огромное значение для ваших писем. Итак, ребята, пожалуйста, наденьте свои маркетинговые шляпы и погрузитесь в искусство создания идеальной подписи.

Электронная подпись сопровождает все электронные письма, которые вы отправляете, будь то личные или профессиональные, но в отличие от важности правильной электронной подписи, вот несколько фактов, которые взорвут ваш мозг

  • Около 48% специалистов не используют электронные подписи.
  • 30% специалистов не считают нужным включать имена в электронную подпись
  • 60% специалистов предпочитают указывать свой номер стационарного телефона в подписи электронной почты, а не номер мобильного телефона
  • Около половины людей забывают добавлять информацию о бизнес-профилях и профилях в социальных сетях. [Источник]

Этих данных достаточно, чтобы доказать неосведомленность, лежащую вокруг подписи, и именно здесь нам нужна эта статья.

Как создавать лучшие подписи электронной почты?
1.Держать его коротким!

В то время как многие вообще не имеют электронной подписи, есть и другие, которые относятся к своей электронной подписи как к мини-автобиографии, забивая все возможные ссылки, цитаты и тонны информации. Но чего они не понимают, так это того, что, добавляя лишнюю информацию, подпись теряет свое первоначальное очарование и будет казаться читателю громоздкой даже для того, чтобы посмотреть на нее, не говоря уже о нажатии на нее.

Как правило, основная информация, необходимая для подписи электронной почты, следующая: Поэтому эксперты рекомендуют использовать только ту информацию, которая лучше всего указывает на ваш профессиональный бренд, как правило, подпись электронной почты из четырех строк является стандартным форматом. Как только вы закончите с основным форматом, следующим шагом будет его персонализация.

PS.. Чтобы сжать подпись электронной почты в меньшем количестве строк, используйте конвейер (|) или двоеточие (::) для разделения ссылок.

2. Не указывайте свой адрес электронной почты:

Добавление адреса электронной почты в вашу подпись электронной почты — не что иное, как пустая трата места по следующим причинам:

  • Читатель может легко получить адрес электронной почты, наведя указатель мыши на имя отправителя, даже если оно еще не видно.
  • Всегда можно нажать кнопку ответа.

Вы должны сохранить это место для чего-то более ценного, например, ваших социальных значков, CTA, вашего бизнес-блога и т. д.

3. Категорически НЕТ на несколько телефонных номеров:

Вы когда-нибудь видели переполненную подпись электронной почты? Вот как это выглядит:

Представьте, как это будет сложно и раздражающе для читателя, особенно если он использует мобильное устройство.

Так что выбирайте свои контактные данные с умом! Перечисление каждого контактного номера, каждой ссылки на профиль в социальной сети и каждого почтового идентификатора — это излишество.А популярный феномен «Парадокс выбора» гласит, что чем на большее количество страниц вы будете ссылаться, тем меньше вероятность того, что получатель нажмет на какую-либо из них. Поэтому добавляйте только самые предпочтительные точки соприкосновения.

шт. если вы работаете с людьми со всего мира, обязательно добавляйте код своей страны при указании своего номера телефона.

4. Добавить социальные профили:

Ваше присутствие в социальных сетях является важной частью вашего личного бренда. То, как вы изображаете себя в социальных сетях, какие посты вам нравятся и которыми вы делитесь, может многое рассказать о вас людям, поэтому включение профилей в социальных сетях в вашу электронную подпись не только укрепит ваш личный бренд, но и обеспечит читатель несколько способов связаться с вами. Кроме того, это также может помочь вам привлечь больше трафика, если вы поделитесь своим контентом в профилях социальных сетей.

Но опять же, никто не предлагает вам добавлять ссылки на все ваши профили в социальных сетях. Включайте только те социальные профили, в которых вы активны. И вместо того, чтобы включать ссылки на социальные сети, предпочтите использовать значки социальных сетей, так как их будет легче распознать среди всего текста. Знаете ли вы, что человеческому разуму требуется всего 150 мс, чтобы обработать символ, и 100 мс, чтобы обработать его значение, довольно быстро, не так ли?

Посмотрите на этот пример подписи электронной почты нашего главного аналитика по маркетингу, принца Капура, который активен в нескольких профилях, поэтому вполне логично, что он сделал значки социальных сетей частью своей подписи электронной почты в качестве точек контакта.

5. Добавить изображение:

Общеизвестно, что люди лучше запоминают изображения, чем простой текст. Но при этом я не имею в виду, что вы можете поместить любое изображение в свою подпись электронной почты. Всегда есть определенное изображение, которое может изменить вашу электронную подпись. Вы с большей вероятностью запомните такую ​​подпись, не так ли?

Причина в том, что согласно исследованию, самые запоминающиеся фотографии — это те, на которых есть люди, а цветные изображения часто запоминаются лучше, чем черно-белые.Вот несколько советов, которым вы должны следовать:

  • Используйте профессиональное изображение, а не селфи или изображение, вырезанное из другого изображения
  • Размер изображения не должен быть слишком большим, так как загрузка займет больше времени
  • Убедитесь, что вы одеты и причесаны профессионально
  • Предпочитаю использовать снимок головы, а не полное изображение тела.
6. Добавить призыв к действию:

Один из самых разумных способов использовать всю мощь электронной подписи — добавить в нее призыв к действию. Лучший CTA для подписи электронной почты должен быть простым, актуальным, не слишком навязчивым и соответствовать теме электронного письма и, прежде всего, не выглядеть как рекламный ход. Вы должны разместить CTA, который синхронизирован с ваша бизнес-цель, и вы должны регулярно обновлять ее. Призыв к действию может быть любым: от «нажмите здесь, чтобы получить бесплатную демонстрацию» до «загрузить электронную книгу».

Чтобы получить более четкое представление, ознакомьтесь с этой подписью электронной почты, которая побуждает читателя посетить его блог.

7.Убедитесь, что ссылки отслеживаются:

Итак, вы создали отличную подпись для электронной почты, которая выделяет все ваши важные ссылки и содержит призыв к действию, но когда-нибудь задумывались, действительно ли кто-нибудь нажимал на них? Если вы хотите выяснить, действительно ли люди нажимают на них или нет, сделайте ваши ссылки отслеживаемыми. Добавление параметров UTM к ссылкам — отличный способ сделать это. Ознакомьтесь с этим пошаговым руководством по использованию параметра UTM от Нила Пателя. Также протестируйте несколько форматов CTA, чтобы выяснить, какие из них приносят максимальное количество кликов.

8. Оптимизация для мобильных устройств:

Согласно недавнему исследованию, 68% электронных писем открываются на мобильных устройствах, и эта цифра продолжает расти с каждым годом. Статистика ясно указывает на необходимость помнить о мобильных пользователях при написании электронных писем, которые также включают электронную подпись.

Лучший способ сделать вашу подпись электронной почты оптимизированной для мобильных устройств — это выбрать дизайн, который легко читается и легко нажимается для мобильной аудитории. Используйте размер шрифта, помня о мобильных экранах, и убедитесь, что между ссылками достаточно места.

9. Будьте современными!

Большинство брендов в наши дни выбирают современный подход к электронной подписи. Подпись электронной почты с чистым шрифтом, гладкой и свежей никогда не выходит из эфира. Вот некоторые вещи, которые вам нужно искать, если вы один из тех творческих профессионалов и хотите, чтобы ваша подпись электронной почты указывала то же самое:

  • Четкий шрифт
  • Лаконичный дизайн
  • Крупный текст с плоским дизайном (трехмерный вид строго запрещен)
  • Используйте небольшой всплеск жирного цвета.

Источник

10. Проверьте свою электронную подпись с помощью нескольких почтовых клиентов, чтобы убедиться, что она работает нормально:

Наконец, теперь, когда вы создали наилучшую подпись электронной почты, соответствующую вашей личности, не забудьте протестировать ее в различных почтовых клиентах. Например, когда вы говорите о Microsoft Outlook, он не распознает фоновые изображения, поэтому не используйте их. Тестирование в различных почтовых клиентах даст вам уверенность в том, что ваша электронная подпись выглядит так хорошо, как вы думали.

PS, ниже приведены некоторые дополнительные советы, которые помогут вам создать идеальную подпись электронной почты:

  • Если вы используете цитату, убедитесь, что она никому не кажется оскорбительной.
  • Нет необходимости добавлять правовую оговорку, за исключением случаев, когда это необходимо.
  • Не добавляйте это проверенное на вирусы сообщение под каждым электронным письмом.

Как создать электронную подпись:
Сделай сам :
Если вы хотите создать подпись электронной почты вручную, выполните следующие действия:
  1. Настройка подписи электронной почты в Gmail
  2. Настройка подписи электронной почты в Outlook 2013 и 2016
  3. Настройка подписи электронной почты в Outlook 2010
Инструменты для создания электронной подписи:

Теперь, если вы не хотите делать подпись электронной почты самостоятельно, для этого также доступны различные инструменты. Вот три самых популярных инструмента, на которые стоит обратить внимание:

1. Wisestamp :

Это потрясающий бесплатный генератор подписей электронной почты, который легко интегрируется с вашим почтовым клиентом и предоставляет вам несколько красивых и настраиваемых подписей электронной почты. С помощью WiseStamp довольно просто добавить картинку или RSS-ленту своего блога и многое другое.

2. htmlSig** :**

Если вас отличает аккуратная подпись электронной почты с необходимой информацией без лишнего беспорядка, htmlsig — это то, что вам нужно.Бесплатный и простой способ создать подпись электронной почты для ваших почтовых клиентов, которая может произвести неизгладимое впечатление. Он также содержит платную опцию, если вы хотите больше творчества.

3. Newoldstamp :

Самый простой в мире инструмент для создания электронных подписей — как они его определяют. Если креативность и уникальность — ваши черты, то newoldstamp — идеальное место для вас. Инструмент предоставляет вам возможность выбрать один из 11 профессиональных шаблонов подписи электронной почты, которые бывают разных дизайнов, цветов и форматов.

Другие инструменты, которые вы можете выбрать:

Заключительные слова — найди свой баланс!

В заключение, все, что я предлагаю, это поддерживать баланс не только в визуальных элементах, которые вы использовали, но и в других элементах. Теперь, когда вы поняли, как объединить различные фрагменты информации для создания подписи электронной почты, действуйте и произведите впечатление на своих почтовых клиентов. Вы видели какую-нибудь необычную подпись электронной почты или у вас есть какой-либо другой совет, который я пропустил, дайте мне знать в комментариях ниже.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.