Акт приема передачи трудовой книжки работнику – Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк 2019 года

Содержание

Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк 2019 года

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполнение информационной шапки документа

  1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

assistentus.ru

Акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ч. 1 ст. 66 ТК РФ, п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

При поступлении на работу работник должен передать трудовую книжку своему работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И уже работодатель в дальнейшем будет отвечать за ее сохранность. Конечно, если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку заводит сам работодатель. Также трудовая книжка не предъявляется, если работник устраивается по совместительству.

А в каких случаях составляется акт приема-передачи трудовых книжек и по какой форме, расскажем в нашей консультации. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (бланк) скачать можно будет по ссылке, приведенной в конце нашего материала.

Прием-передача трудовых книжек

Первоначально прием-передача трудовых книжек происходит при трудоустройстве работника. И при желании акт о передачи книжки от работника к работодателю может быть составлен уже на этом этапе. Однако закон такого не требует и на практике такой акт обычно не составляется.

После передачи трудовой книжки работодателю на него возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Непосредственно ответственного за трудовые книжки работника работодатель назначает своим приказом (распоряжением) (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Как составить такой приказ, мы рассказывали в отдельной консультации.

Передача трудовых книжек работников этому ответственному лицу может производиться по акту приема-передачи, составляемому в произвольной форме. Также акт потребуется в том случае, когда в связи со сменой лица, ответственного за трудовые книжки, они передаются от одного работника к другому.

Обязательной или хотя бы официально рекомендуемой формы акта приема-передачи трудовых книжек в Консультанте Плюс вы не найдете. А потому составляется он в произвольной форме.

В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания). В акте должна быть приведена дата передачи, а сам акт заверяется подписями лица, сдавшего трудовые книжки, и сотрудника, их принявшего.

Приведем для акта приема-передачи трудовых книжек образец его заполнения. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

А нужно ли составлять акт приема-передачи трудовой книжки работнику? Напомним, что с целью учета трудовых книжек у работодателя должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. И при увольнении работника в этой книге указывается дата выдачи на руки трудовой книжки, а также проставляется подпись работника. Это и будет подтверждением того, что трудовая книжка была выдана работнику на руки. Составлять дополнительно еще и акт приема-передачи трудовой книжки не нужно.

Если же работник не забрал книжку лично, а написал заявление на ее отправку по почте, акт также не нужен. Подтверждением передачи трудовой книжки работнику будут почтовая квитанция с описью вложения.

Есть только один случай, когда не увольняющемуся работнику выдается на руки оригинал трудовой книжке. В случае, если она понадобилась работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения пенсии) (ст. 62 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка выдается работнику на основании его заявления. И тогда нужно будет оформить акт приема-передачи книжки от работодателя к работнику по образцу, приведенному выше. А при возвращении трудовой книжки составить обратный акт.

glavkniga.ru

Образец актов приема передачи трудовых книжек 2019

Задать вопрос эксперту ClubTK