Авансовый отчет правила оформления – Оформляем инструкцию для подотчетников | Журнал «Главная книга»

работа над ошибками (Сильвестрова Т.)

Все статьи Авансовые отчеты: работа над ошибками (Сильвестрова Т.)

В этой статье пойдет речь о том, на что бухгалтеру следует обратить внимание при проведении проверки авансовых отчетов подотчетных лиц.

Общие положения

Согласно нормам п. 6.3 Указания N 3210-У <1> для выдачи наличных денег под отчет работнику (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002). Документом-основанием для составления расходного кассового ордера (ф. 031002) является письменное заявление подотчетного лица, составленное в произвольной форме и содержащее запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Этим же пунктом установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Аналогичная норма содержалась ранее в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П.
———————————
<1> Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Расчеты с подотчетными лицами ведутся в учреждении на счете 0 208 00 000 (п. 212 Инструкции N 157н <2>). В отдельных случаях расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться с использованием счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам». Так, в Письме Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 рассматривается вопрос о порядке отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед работником учреждения в сумме осуществленных им расходов за оплаченные услуги в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств под отчет. По мнению Минфина, в Инструкции N 157н не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно Инструкции N 157н для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Рекомендуем отразить в учетной политике учреждения возможность применения счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» при расчетах с подотчетными лицами, когда им будут производиться расчеты за счет собственных средств с последующим возмещением учреждения. Возникновение таких ситуаций (расходование личных средств сотрудников с последующим их возмещением учреждением) должно быть продиктовано объективными причинами.
———————————
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

По дебету счета 208 00 000 отражается дебиторская задолженность подотчетных лиц в сумме денежных средств, выданных по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели (п. 213 Инструкции N 157н). При этом увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее под отчет.
При выдаче денежных средств под отчет в иностранной валюте их учет ведется в иностранной валюте и в рублевом эквиваленте, который рассчитывается на дату выдачи денежных средств под отчет.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением (п. 216 Инструкции N 157н). Ниже приведем обзор нарушений, выявляемых контрольными органами при проведении проверок порядка выдачи и возврата подотчетных сумм.

Нарушение: отсутствие в учреждении внутреннего локального акта, устанавливающего срок выдачи подотчетных сумм

Как мы уже говорили, п. 6.3 Указания N 3210-У установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Срок выдачи подотчетных сумм может быть установлен во внутреннем локальном акте учреждения либо обозначен в заявлении подотчетного лица (п. 216 Инструкции N 157н). Относить к нарушению отсутствие внутреннего локального акта, устанавливающего срок выдачи денежных сумм под отчет, на наш взгляд, неверно.

Нарушение: в заявлениях подотчетных лиц на получение аванса отсутствует необходимая информация

При проверке встречаются случаи, когда в заявлениях подотчетных лиц на получение аванса отсутствует следующая информация: назначение аванса, срок выдачи денежных средств под отчет, разрешительная надпись руководителя учреждения о выдаче денежных средств под отчет.
Пункт 6.3 Указания N 3210-У, п. 216 Инструкции N 157н устанавливают требование о том, какую информацию должно содержать заявление подотчетного лица. Заявление подотчетного лица о получении им сумм денежных средств должно содержать разрешительную надпись руководителя учреждения о выдаче запрашиваемых денежных средств под отчет, назначение аванса, срок, на который аванс выдается. Отсутствие на заявлении подотчетного лица этих сведений является нарушением названных выше документов.

Нарушение: выдача денежных средств под отчет при наличии задолженности подотчетного лица
за ранее выданный аванс

Достаточно часто встречается нарушение, когда подотчетному лицу выдаются денежные средства при наличии за ним задолженности по ранее выданному авансу. Правомерность такой выплаты учреждение объясняет тем, что суммы, выданные под отчет, относятся к разным статьям КОСГУ (допустим, один аванс выдан на приобретение канцелярских товаров — ст. 340 КОСГУ, а другой — на оплату услуги — подстатья 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ). Пунктом 6.3 Указания N 3210-У установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Никаких исключений из этого правила нет. То есть выдача другого аванса при наличии задолженности у подотчетного лица вне зависимости от того, что денежные средства выдаются на иную статью (подстатью) КОСГУ (по сравнению с ранее выданными), недопустима.

Нарушение: составление авансового отчета ошибочной формы

При проверке соблюдения порядка оформления авансовых отчетов установлено нарушение разд. 3 Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее — Указания N 173н, Приказ N 173н): в учреждении применяется форма авансового отчета по ОКУД 0302001, тогда как следует применять форму 0504049.
Авансовый отчет является регистром бухгалтерского учета. Согласно нормам п. 5 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете <3> формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Таким образом, казенные учреждения — получатели бюджетных средств применяют форму авансового отчета, утвержденную Приказом N 173н.
———————————
<3> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Нарушение: оформление авансового отчета с несоблюдением Указаний N 173н

Указаниями N 173н установлено, что подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504049) и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504049), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии учреждения авансовый отчет (ф. 0504049) проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты (ф. 0504049) утверждаются руководителем учреждения.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу Банка России). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете (ф. 0504049) в рублевом эквиваленте производится по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (ф. 0504049) руководителем учреждения.
Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.
Как показывают результаты проверок, в авансовых отчетах зачастую:
— не проставляется дата получения аванса;
— отсутствуют сведения о выдаче перерасхода по ранее выданному авансу подотчетного лица;
— на оборотной стороне в колонке «Кому, за что и по какому документу уплачено» не проставляются все реквизиты приложенных оправдательных документов;
— на оборотной стороне авансового отчета не указывается корреспонденция счетов, отражаемая при принятии расходов учреждения к бухгалтерскому учету.
Отсутствие в приложенном к авансовому отчету оправдательном документе — в товарном чеке конкретизации наименования товара (услуги) также является нарушением, если при этом кассовый чек не содержит расшифровки приобретаемых материальных ценностей или услуг. Например, достаточно часто к авансовому отчету прилагаются товарные чеки, в которых написано «канцтовары» или «хозтовары», причем не понятно, что конкретно было приобретено подотчетным лицом. Принятие к учету приобретенных предметов при данной формулировке товарного чека невозможно. Канцтовары, как и хозтовары, не являются предметами учета. Также встречаются случаи, когда в товарных чеках в графе «Наименование товара» указано «лекарственные препараты» либо «услуги». При такой ситуации подотчетное лицо на оборотной стороне чека должно расписать, что конкретно им было приобретено и по какой стоимости. Однако следует предупредить, что наличие подобных чеков для ревизоров — повод потрепать нервы и попытки доказать, что учреждение принято их к учету неправомерно.
Иногда причиной спора при проверке авансовых отчетов являются чеки, пробитые в выходные, праздничные дни, в нерабочее время. Причины совершения расходов подотчетным лицом в нерабочий период должны быть вескими и четко аргументированными. В противном случае такие документы к учету не применяются. Например, водитель предоставил чек АЗС, подтверждающий заправку автомобиля в субботу. Суббота и воскресенье для водителя — выходные дни. У бухгалтера, как и у ревизора, должны возникнуть вопросы: в производственных ли целях была произведена заправка автомобиля топливом, почему водитель не произвел заправку утром в понедельник? Без весомого обоснования причины заправки автомобиля топливом в нерабочее время подобные чеки АЗС к учету не принимаются.
При проведении проверки авансового отчета производится сверка документов — количества документов, приложенных к авансовому отчету как документы-основания, с количеством документов, указанным на обратной стороне авансового отчета. Иногда количество приложений к авансовым отчетам не соответствует числу прописанных приложений на титульном листе авансового отчета или в перечне на обратной стороне авансового отчета, где перечисляются все документы с указанием их номеров и даты выдачи.
Незаполнение обратной стороны авансового отчета либо частичное ее заполнение также достаточно часто встречается в ходе проведения проверки авансовых отчетов. Данный факт является нарушением Указаний N 173н.

Нарушение: отсутствие приказа руководителя учреждения о направлении работника в командировку

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, тоже признается командировкой (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Приказ о направлении работника в командировку обычно прикрепляется вместе с заявлением работника на выдачу ему аванса для проведения командировки к расходному кассовому ордеру (ф. 0310002). Для того чтобы сверить даты выбытия и прибытия из командировки, содержащиеся в командировочном удостоверении, работник, проверяющий авансовый отчет, делает копию такого приказа или «поднимает» кассовую книгу за день выдачи подотчетной суммы и находит там приказ (распоряжение) руководителя учреждения о направлении работника в командировку. Как показывают результаты проверок, редко, но случается отправление работника в командировку без соответствующего приказа руководителя учреждения.

Нарушение: отсутствие командировочного удостоверения в документах-основаниях, приложенных к авансовому отчету

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него(них)) (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Отсутствие командировочного удостоверения со всеми отметками является основанием для непринятия к учету командировочных расходов.

Нарушение: представление авансового отчета подотчетным лицом позднее установленного срока

Согласно нормам п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Представление авансового отчета по истечении установленного срока является нарушением.

Нарушение: отсутствие посадочного талона при приобретении авиабилетов безналичным расчетом

По мнению Минфина, посадочный талон — один из документов для признания расходов по командировке для исчисления налога на прибыль (Письма Минфина России от 24.10.2013 N 03-03-06/4/44939, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188).
При этом на основании п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, изложенному в Письме от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету для целей налогообложения.
Несмотря на то что данные разъяснения приводятся Минфином в отношении исчисления налога на прибыль, наличие посадочного талона как документа-основания для подтверждения расходов по проезду является обязательным, поскольку подтверждает посадку пассажира на рейс (Письмо Минфина России от 01.10.2013 N 02-06-05/40725). Посадочный талон может быть заменен справкой.

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет представляет собой документальное подтверждение расходов. Расходы несет человек, которому была выдана определенная сумма денег авансом. Средства, подлежащие учету, могут выдаваться на различные нужды. Это может быть оплата командировочных, хозяйственно-операционных расходов.
К отчету обязательно прилагаются оправдательные документы.

Оформление авансового отчета первоначально – обязанность подотчетного лица. После составления отчет сдается в бухгалтерию для проверки, утверждения руководителем организации. Это не сложная процедура, но важно знать, как оформить авансовый отчет. При оформлении авансового отчета следует уделить внимание всем важным моментам, так как неправильное оформление влечет за собой путаницу.

Что нужно помнить при оформлении

Бланк авансового отчета представляет собой унифицированную и утвержденную форму АО-1. Заполнять бланк необходимо в единственном экземпляре и оформить его нужно в течение трех дней после того, как деньги, выданные авансом, были получены, либо со времени возвращения из командировки.

Чтобы не задаваться вопросом, как правильно оформить авансовый отчет, нужно обратить внимание на два существенных нюанса.

  1. Авансовый отчет и приказ руководителя организации – вот основные документы, которые регламентируют финансовые отношения подотчетного лица и организации. В приказе указываются лица, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Кроме того, в приказе учитываются сроки, в течение которых необходимо отчитаться об израсходованных средствах. Если сроки в приказе не учитываются, то налоговые органы будут исчислять три дня с момента возвращения из командировки, когда необходимо сдать отчет.
  2. Прежде, чем задуматься над тем, как сделать авансовый отчет, нужно понимать, что авансовый имеет регламентированную форму №АО-1, которой нужно придерживаться. Эта форма была утверждена постановлением Госкомстата РФ в 2001 году. После заполнения формы ее нужно сдать вместе документами, которые подтвердят факт расходов.

Правила оформления

Бланк авансового отчета является двусторонний. На лицевой стороне подотчетным лицом указывается следующая информация. (Документы подтверждающие расходы в авансовом отчете здесь)

  • Наименование организации, которая выдала подотчетные средства.
  • Дата заполнения авансового отчета и его порядковый номер.
  • Личные данные подотчетного лица.
  • Место работы, отдел, в котором он работает, табельный номер, должность.
  • Здесь же на бланке представлена таблица, в которой будут содержаться сведения о полученном авансе, его расходе, остатке.

Что касается обратной стороны, то там будут указаны документы, которые подтвердят все вышеуказанные расходы. В бухгалтерии тщательно проверяется правильность оформления авансового отчета, после чего на бланке ставятся отметка об утверждении, подпись бухгалтера.

Вас обязательно заинтересует:

buhinfa.ru

Об оформлении авансовых отчетов и подтверждающих документов не в хронологическом порядке

Вопрос:

Приказом директора установлен перечень сотрудников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Срок использования средств — в течение месяца. На основании этого приказа бухгалтерия предприятия в начале месяца выдает деньги подотчетным лицам (в основном это водители-экспедиторы) на цели, разрешенные обслуживающим банком. У предприятия имеется несколько обособленных структурных подразделений, расположенных на удаленном расстоянии от места работы сотрудников бухгалтерской службы, с нерегулярным транспортным сообщением. После оприходования ТМЦ, приобретенных «подотчетниками», их авансовые отчеты вместе с подтверждающими первичными документами поступают в бухгалтерию. Однако, их поступление по причинам, указанным выше, происходит не в хронологическом порядке. В связи с этим, иногда более поздние по дате приобретения покупки попадают в более ранние проведенные авансовые отчеты по одному и тому же сотруднику. Кроме того, иногда при оформлении сотрудником оборотной стороны авансового отчета, подтверждающие документы расписаны также не в хронологическом порядке.

ВОПРОС: Являются ли данные факты нарушением порядка ведения кассовых операций и какая существует за это ответственность?

Ответ:

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 г. № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Помимо этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

— выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

— лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

— выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

— передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

По нашему мнению, в рассматриваемой конкретной ситуации, когда сотрудникам Общества выдаются подотчетные суммы на месяц, предъявление промежуточных отчетов подотчетных лиц в течение месяца, не является нарушением порядка ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу в случае, когда он не отчитался полностью по ранее выданному авансу, будет являться нарушением порядка ведения кассовых операций. Однако действующим законодательством не предусмотрена ответственность за данное нарушение.

Кроме того, согласно ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведение кассовых операций, только для следующих случаев:

— осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

— неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

— несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Какие либо другие нарушения порядка ведения кассовых операций не подпадают под ответственность установленную ст. 15.1 КоАП РФ.

Порядок применения и заполнения авансового отчета установлен Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма № АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 г. № 55 (далее – Указания). Данными Указаниями, в частности, предусмотрено следующее.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Требование об обязательном расположение наименований подтверждающих документов в хронологическом порядке при оформлении сотрудником оборотной стороны авансового отчета вышеприведенными Указаниями не установлены.

www.stimulaudit.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *