Бизнес процесс командировка – Национальный исследовательский университет Высшая школа экономики

Содержание

Автоматизация процессов оформления командировки и учета расходов

Автоматизация оформления служебных поездок и последующего учета командировочных расходов с помощью системы управления персоналом БОСС-Кадровик сокращает временные и денежные затраты и риски возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором: потеря документов, просрочка исполнения и пр.

Модуль «Командировки» позволяет в автоматическом режиме выполнить все этапы оформления поездки сотрудника по служебному заданию:

• Оформление служебной записки
• Оформление приказа
• Оформление маршрута
• Создание заявки на получение аванса
• Оплата счетов на централизованную закупку билетов, трансфера, проживания и прочих мероприятий
• Оформление и согласование авансового отчета
• Создание документов на закрытие командировки. Учёт остатков и перерасходов.

Благодаря этому вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде.

К особенностям работы в модуле можно отнести возможность отработки в автоматическом режиме нестандартных ситуаций, возникающих в ходе процесса оформления:

• Выдача средств и оплата в разных валютах в рамках одной командировки.
• Выдача средств и оплата пластиковыми картами, наличными и безналичным способом в рамках одной командировки
• Определение затрат по норме и сверх нормы. В рамках законодательства, по положению предприятия. По норме, в зависимости от времени пребывания в регионах с отличающимися нормами.
• Ранний заезд, поздний выезд.
• Приезд – отъезд в один день. Однодневные командировки.
• Пересечение границ.
• Командировки представителей и сотрудников, находящихся не в головном офисе.
• Формирование кодов дохода, с учетом валютных сумм и нормирования

Преимущества модуля «Командировки»:

• Гибкая система справочников-классификаторов для формирования нормирования

• Возможность загрузки приказов, маршрутов из внешней системы
• Возможность загрузки структуры предприятия и сотрудников из внешней системы
• Возможность выгрузки финансово-хозяйственных операций (проводок) в систему, где ведется баланс предприятия
• Возможность выгрузки платежных и кассовых документов в соответствующие системы
• Возможность выгрузки сумм с кодами доходов в систему расчета заработной платы.

Использование централизованной системы управления персоналом БОСС-Кадровик для оформления командировок и последующего учета командировочных расходов позволяет исключить потери бумажных документов и лишние простои. Процесс согласования командировки может затрагивать сотрудников в разных филиалах компании и вести оформление документов и расчеты для нестандартных ситуаций.

Дополнительная информация:

Демонстрация решения

boss.ru

Автоматизация командировок – простое решение за 2 часа

В начале года на sharepoint-channel.com вышла статья, в которой автор подсчитал сумму расходов на командировку одного сотрудника. Речь идет не о накладных расходах, а о затратах времени персонала на согласование своих командировок. Если выразить потраченное время в долларовом эквиваленте, то мы получим сумму 12000$ в год.

Эта статья заинтересовала команду DocTrix, и мы решили проверить, сколько времени займет автоматизация командировок. Насколько трудным будет привести этот процесс в порядок и автоматизировать его? Параллельно с началом эксперимента мы снимали видео об автоматизации командировок, которое доступно в канале DocTrixPL на YouTuBe.

Первые шаги были наполнены планами и идеями заинтересованных коллег. Основная задача состояла в формализации и упрощении командировочного регламента: чтобы каждый человек знал, куда ему зайти и что заполнить. Самым лучшим решением этой задачи стал интерфейс «единой кнопки». Человек заходит на корпоративный портал, нажимает её, вводит минимум данных о себе и забывает о заявке до получения согласования (или комментариев согласующих лиц).

Картина процесса согласования заявки на командировку нам представлялась в таком виде:

Итак, после 40 минут обсуждения самого процесса командировок, мы готовы приступить к работе. У нас есть:

Идея бизнес-процесса
Развернутый SharePoint 2010
Установленная на него платформа DocTrix Platform 2010 в комплекте с дизайнером рабочих процессов Nintex Workflow 2010
Желание расправится с рутиной подготовки командировочных документов 🙂

Мы создали департамент продаж, в который поместили менеджера и руководителя. Создали роль системного администратора, финансового директора и бухгалтера – эти люди участвуют в запланированном процессе согласования заявки на командировку.

Казалось бы, о чём тут писать – любой администратор SharePoint умеет делать это с закрытыми глазами. Но это только на первый взгляд: используемая нами платформа дает в руки разработчику новые типы полей, играться с которыми можно бесконечно.

Сначала мы создаем стандартные поля, которые нужны в карточке командировки: дата начала и окончания, цель командировки, сумма командировочных.

Дальше начинается интересное. При создании заявки сотруднику необходимо выбрать страну и город, в который он направляется. Чтобы упросить пользователям ввод информации настраиваем динамическую связь: при выборе страны в списке городов будут оставаться только города этой страны. Такая связь между полями практически не реализуема штатными средствами SharePoint без использования InfoPath, но очень просто настраивается средствами DocTrix. Для выбора страны и города необходимо применить тип столбца «DocTrix: подстановка», использовать динамическое связывание данных и фильтрацию. Эта функция сэкономит время, которое тратится на заполнение повторяющихся полей, а также исключит ошибки и несоответствия при вводе данных. Сделано.

Если штат вашей компании, также как и у нас, превышает 100 человек, вы наверняка сталкивались с конфликтами ресурсов для командировки. Одновременно в разные города нужен проектор, экран, или плазменная панель… Причем, как правило, это становится понятно в канун отъезда сотрудников. Чтобы избежать этого, мы создадим поле «Оборудование», в котором коллеги смогут указать нужные в поездки вещи.

Столбец «Оборудование» представляет собой обыкновенный флажок. Если от активен, то в заявке отображаются связанные с ним поля комментариев; если не активен – поля скрыты, чтобы не путать пользователя. Динамическое отображение/скрытие полей в DocTrix Platform настраивается достаточно просто: в параметре «DocTrix: управление отображением полей» задаем условие видимости комментариев к оборудованию. Чтобы все работало правильно, поле «Оборудование» делаем динамическим. Готово.

Заключительным этапом любой командировки служит заполнение авансового отчета. Чтобы дать пользователю возможность работать с авансовым отчетом прямо из карточки, мы должны включить один список в другой. Платформа DocTrix позволяет настроить добавление элементов в качестве связанных подчиненных списков: они отображаются в карточке в виде закладок разных типов. С помощью параметра «DocTrix: управление подчиненными списками» включим список «авансовый отчет» в список «заявки на командировки». Есть!

Итак, позади создание карточки заявки и двух взаимосвязанных списков, на этот этап у нас ушло 20 минут. Используя интерактивный редактор форм, мы поработали над дизайном карточки, на что ушло ещё 10 минут. Итого – 30.

Для реализации задуманного нам нужно создать 2 рабочих процесса: согласование самой заявки и согласование авансового отчета.

Обработка заявки начинается с определения руководителя проекта, после чего происходит согласование командировки. В конце система отправляет уведомление системному администратору (о том, какое оборудование требуется), а также бухгалтеру (о том, что нужно выдать аванс).

Не будем вдаваться в подробности построения процессов, их можно посмотреть на рисунке (картинки кликабельны).

Скажу только об основных «фишках» этих процессов:
1) Процесс согласования заявки запускается автоматически при её создании.

2) Статус заявки меняется в зависимости от её перехода на новый уровень согласования.
3) Рабочий процесс отправляет уведомления бухгалтеру и системному администратору. Формат уведомлений настроен индивидуально.
4) В процессе «Авансовый отчет» использована функция State Machine (конечный автомат), которая значительно упрощает логику всего рабочего процесса.
На создание рабочих процессов и проверку их работы мы потратили ещё 40 минут.

Процесс автоматизации командировок можно считать завершенным. На внутренний портал добавлена кнопка, которая ведёт на созданный нами список; о состоянии своей заявки сотрудник будет получать уведомления по электронной почте. Мы избавили коллег от бюрократического хождения по кабинетам, а руководителей – от необходимости отвлекаться на подписание командировочных листов.

Механизм отъезда теперь прост и понятен. Помните затраты $12000 в год из начала статьи? Мы автоматизировали этот процесс за 2 рабочих часа (ну а сэкономленные деньги вполне могли бы стать нашей премией :-)). Если развить тему, то становится понятно, что с помощью описанных технологий легко автоматизировать многие другие процессы «убийцы времени»: заявки на платежи, на отпуска и отгулы, на прием новых сотрудников… этот список может быть очень длинным.

Надеемся, что наш опыт будет вам полезен, ведь сделать работу своих сотрудников удобной – вполне решаемая и простая задача, когда под рукой доступные и «умные» инструменты.

Марина Иванова,
Департамент разработки и исследований
Компания i-Sys.

doctrix.ru

Про автоматизацию командировок на SharePoint, или как победить этот рутинный процесс за 2 часа

Хочу поделиться с сообществом опытом нашей команды по автоматизации бизнес-процессов на платформе SharePoint. Я работаю в российской компании, которая разрабатывает тиражируемые программные продукты на платформах SharePoint и Nintex Workflow 2010.

Думаю, вам будет интересно посмотреть на Nintex в действии, а также увидеть, как можно за пару часов создать удобное решение для сотрудников.

Кстати, весь процесс я снимала на видео (ролик уместила в 16 минут, чтобы зрители не скучали от демонстрации повторяющихся операций).

Итак, с чего всё это началось? С того, что на ресурсе sharepoint-channel.com вышла статья, в которой автор подсчитал сумму расходов на командировку одного сотрудника. Речь идет не о накладных расходах, а о затратах времени персонала на согласование своих командировок. Если выразить потраченное время в долларовом эквиваленте, то мы получим сумму 12000$ в год!

Этап нулевой. Планирование процесса.

Исходные данные.

Итак, после 40 минут обсуждения самого процесса командировок, мы готовы приступить к работе. У нас есть:

Идея бизнес-процесса
Развернутый SharePoint 2010
Установленная на него платформа DocTrix Platform 2010 в комплекте с дизайнером рабочих процессов Nintex Workflow 2010
Желание расправится с рутиной подготовки командировочных документов 🙂

Этап первый – работа с оргструктурой и ролями пользователей.

В нашем бизнес-процессе будут задействованы 5 человек. Соответственно, мы должны создать для них подразделения, добавить роли и настроить взаимосвязь. На этот этап у нас ушло 10 минут – удалось сэкономить время, т.к. в DocTrix Platform встроен модуль оргструктуры, с которым можно связывать SharePoint между собой, а также настраивать для каждой ветви уровни подчиненности и роли.
Мы создали департамент продаж, в который поместили менеджера и руководителя. Создали роль системного администратора, финансового директора и бухгалтера – эти люди участвуют в запланированном процессе согласования заявки на командировку.

Этап второй – создание карточки заявки, списков SharePoint.

Этап третий – проектирование рабочих процессов в Nintex Workflow 2010.

Скажу только об основных «фишках» этих процессов:
1) Процесс согласования заявки запускается автоматически при её создании.
2) Статус заявки меняется в зависимости от её перехода на новый уровень согласования.
3) Рабочий процесс отправляет уведомления бухгалтеру и системному администратору. Формат уведомлений настроен индивидуально.
4) В процессе «Авансовый отчет» использована функция State Machine (конечный автомат), которая значительно упрощает логику всего рабочего процесса.
На создание рабочих процессов и проверку их работы мы потратили ещё 40 минут.

Этап четвертый – итоги.

Марина Иванова,
Департамент разработки и исследований
Компания i-Sys.

P.S. Надеюсь, что наш опыт будет вам полезен, ведь сделать работу своих сотрудников удобной – вполне решаемая и простая задача, когда под рукой доступные и «умные» инструменты.

ru-sharepoint.livejournal.com

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ С ПОМОЩЬЮ ИНСТРУМЕНТА SAP BUSINESS WORKFLOW

Повышение эффективности бизнес-процессов и значительное улучшение финансовых показателей компании достигается за счет внедрения ERP-систем мирового класса. По результатам исследований, внедрение позволяет сократить уровень складских запасов на 10–15 % за счет отказа от неприбыльных позиций, снизить коммерческие затраты на 35 %, иметь доступ к достоверной информации в режиме реального времени. SAP ERP – информационная корпоративная система, основанная на методологии ERP (планирования ресурсами предприятия) и направленная на достижение оптимальности бизнес-процесса [1].

Модуль SAP Business Workflow не является заменой стандартного функционала SAP, а работает на уровне, расположенном над транзакциями SAP R/3. Модуль SAP Business Workflow позволяет присваивать отдельные шаги бизнес-процессов тем или иным организационным агентам (единицам), и в этом качестве он относится к аспекту контроля, необходимого для функционирования организации [2].

SAP Business Workflow — это первый программный продукт, который стал использовать бизнес-объекты — например, заказы на закупку, и приказы на командировку, планы адаптации.

SAP Business Workflow позволяет отслеживать бизнес-процессы в системе R/3 и обрабатывает их под контролем автоматизированной системы потока операций. Как и любая другая система управления потоком операций, SAP Business Workflow может отслеживать и обрабатывать повторяющиеся процессы со сложной структурой, которые включают в себя последовательность событий и действий различных исполнителей и координацию таких действий.

Модель объекта (Object Model) определяет следующие компоненты бизнес-объекта:

• идентификация объекта;

• имя (название) объекта;

• подтип;

• атрибуты;

• ограничения объекта;

• методы;

• правила;

• место объекта в иерархии;

• событие на входе;

• событие на выходе.

Рассмотрим корпоративный шаблон «Управление командировками». Он определяет основные принципы управления командировками работников группы компаний и методы их реализации в КИС.

В данном бизнес-процессе описывается процесс формирования и согласования Заявки на командировку. В ходе процесса Ответственным за оформление Заявки на командировку формируется Заявка на командировку в КИС, распечатывается Служебное задание и передается Линейному руководителю Командируемого работника на рассмотрение.

Инициирующим событием процесса «Формирование Заявки на командировку» является принятое решение о направлении работника в служебную командировку.

Согласование и утверждение Заявки на командировку

Ответственный за утверждение Заявки на командировку, на основании рассмотренного Линейным руководителем Служебного задания (в бумажном виде), рассматривает поступившую Заявку на командировку, с целью дальнейшей организации процесса по утверждению, корректировке или отклонению Заявки на командировку в КИС. В случае если Линейный руководитель:

a. Не подписывает Служебное задание.

При этом Ответственный за утверждение Заявки на командировку устанавливает статус «Отменена» для Заявки на командировку. В КИС автоматически отправляется сообщение на адрес электронной почты Ответственного за оформление Заявки на командировку и автоматически инициируется процесс «Отмена командировки»;

b. Принимает решение о необходимости корректировки Служебного задания.

Происходит автоматическое формирование уведомления на адрес электронной почты Ответственного за оформление Заявки на командировку. После того, как выполнены коррекционные требования, данная Заявка на командировку вновь отправляется на рассмотрение.Если сроки командировки переносятся по согласованию с Линейным руководителем, то командировка с первоначальными сроками отменяется, а Заявка накомандировку создается заново;

c. Подписывает Служебное задание.

Ответственный за утверждение Заявки на командировку утверждает Заявку на командировку в КИС, при этом формируются автоматические уведомления на адреса следующих получателей:

Получатель (адресат)	Событие (уведомление)	Комментарий
Ответственный за оформление командировочной документации	Необходимость создания Приказа на командировку и оформления Командировочного удостоверения на основании утвержденной Заявки на командировку	Электронное письмо доставляется на адрес корпоративной электронной почты и на адрес почты в КИС
Командируемый работник	Уведомление об утверждении командировки и необходимости получения подписанного Руководителем Служебного задания (Т-10а)	Командированный работник информируется об утверждении Заявки на командировку с помощью автоматически генерируемого сообщения на адрес корпоративной электронной почты

В случае отсутствия Ответственного за утверждение Заявки на командировку, имеется возможность самостоятельно обеспечить своему Заместителю временный доступ к своим задачам в КИС с целью оперативного принятия решения по согласованию и утверждению Заявок на командировки.

После получения уведомления об утверждении Заявки на командировку, Ответственный за утверждение Заявки на командировку (или Ответственный за оформление Заявки на командировку) получает подписанное Служебное задание на бумажном носителе у Референта руководителя, подписавшего данное Служебное задание.

Рисунок 1. Фрагмент потока «Создание и согласование командировки»

Автоматизация БП «Командировки» с помощью инструмента SAP Business Workflow позволило сократить время согласования заявок руководителем, кадровым специалистом, бухгалтером. Командируемый работник может сам получать информацию на какой стадии согласования находится заявка на командировку, исправлять ее в случае необходимости.

Список литературы:

Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. Гельманова З.С., Жаксыбаева Г.Ш., Калмырзаев Б.К. Статья: Совершенствование корпоративного управления за счет внедрения информационных технологий класса SAP ERP [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://applied-research.ru/ru/article/view?id=8686 (дата обращения: 11.04.2018)
Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров инженеров/ Часть V После внедрения/ Глава 19 Усовершенствования и интерфейсы SAP/ SAP Business Workflow / [Электронная библиотека]. Режим доступа: http://wm-help.net/lib/b/book/1872605422/179 (дата обращения: 13.04.2018)

sibac.info

Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с использованием инструментов моделирования бизнес-процессов

Библиографическое описание:

Савельева Д. В., Кононов В. Н., Карпова И. Н. Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с использованием инструментов моделирования бизнес-процессов [Текст] // Проблемы и перспективы экономики и управления: материалы V Междунар. науч. конф. (г. Санкт-Петербург, декабрь 2016 г.). — СПб.: Свое издательство, 2016. С. 87-94. URL https://moluch.ru/conf/econ/archive/219/11471/ (дата обращения: 31.08.2019).

В статье рассмотрены вопросы совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с использованием инструментов моделирования бизнес-процессов; в качестве примеров представлены и прокомментированы алгоритмы, построенные в терминах классической системы условных обозначений, моделирующие процессы расчета суточных, компенсации подотчетному лицу расходов на проезд и расходов на проживание.

Ключевые слова: расчеты с подотчетными лицами, бизнес-процесс, алгоритмы бизнес-процессов бухгалтерского учета, командировочные расходы, расчет суточных, компенсация расходов на проезд, компенсация расходов на проживание

При осуществлении хозяйственной деятельности практически каждая организация сталкивается с необходимостью выдачи сотрудникам сумм денежных средств с целью их траты на ее нужды, например, для оплаты хозяйственных и командировочных расходов. В основном это делается для ускорения расчетов и снижения издержек.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами по обозначенным основаниям должны производиться через подотчетных лиц с соблюдением определенных правил, а также требований к документальному оформлению.

Соблюдение этих правил и требований в современных организациях, управление которыми осуществляется в соответствии со стандартами менеджмента качества, делает актуальным решение задачи совершенствования бухгалтерского учета с применением прогрессивных методических средств, таких как инструменты моделирования бизнес-процессов.

При разработке рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с использованием инструментов моделирования бизнес-процессов требуется:

 определить основные используемые понятия;

 изучить особенности участка учета расчетов с подотчетными лицами;

 разработать типовые регламенты с опорой на алгоритмические средства моделирования бизнес-процессов.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые организацией на расходы экспедиций, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности. [1]

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. [1]

При в целом единых требованиях к расчетам с подотчетными лицами важно учитывать ряд нюансов, связанных с:

 комбинированием наличных и безналичных способов расчетов;

 определением целей выдачи денежных сумм подотчетным лицам.

Как можно было сделать вывод из определений, расчеты с подотчетными лицами предполагают выдачу сотрудникам организации наличных денежных средств. Однако в настоящее время всё больше хозяйствующих субъектов осуществляет расчеты со своими сотрудниками по банковским картам и нередко можно столкнуться с тем, что подотчетные суммы перечисляются сотрудникам переводом на их лицевой счет или на корпоративную карту организации. Применение данных способов расчетов требует внесения соответствующих изменений в используемые регламенты.

В соответствии с целью выдачи денежных средств подотчетному лицу бухгалтерской службой должно быть проверено и обеспечено соблюдение ряда требований.

При выдаче денежных средств на хозяйственные нужды и в ходе дальнейшего контроля за ходом процесса необходимо обеспечить соблюдение следующих требований:

 подотчетное лицо имеет право получать подотчетные суммы на административно-хозяйственные нужды организации, что должно быть установлено приказом по организации либо учетной политикой;

 подотчетная сумма укладывается в норматив, установленный приказом;

 подотчетное лицо предоставило все первичные документы, подтверждающие оплату за приобретенные товары, работы, услуги на нужды организации;

 подотчетное лицо не нарушило сроки предоставления первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Соблюдение первых двух требований отчасти носит формальный характер: у руководства организации всегда есть возможность добавить нового сотрудника в список подотчетных лиц и установить (изменить) норму выдачи денежных средств в большую сторону. Вместе с тем нарушение этих двух требований и допущение исключений из них должно стать сигналом для проведения проверки обоснованности принятых решений со стороны службы внутреннего контроля организации.

Нарушение двух оставшихся требований может повлечь за собой нежелательные последствия как для подотчетного лица, так и для самой организации. Негативным последствием несоблюдения этих требований для сотрудника окажется взыскание с него сумм неподтвержденных расходов в пользу организации (удержание этих сумм из заработной платы). С точки зрения организации, неподтвержденные расходы не могут быть отражены в учете при отсутствии должного обоснования. При наличии обоснования, но при отсутствии документального подтверждения, невозможным является признание расходов для целей налогообложения.

Второе основное направление использования подотчетных сумм — на командировочные расходы — связано с бόльшими трудностями при принятии первичных документов к учету и признании расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

На уровне законодательства требования к отправлению сотрудников в командировки, влияющие на отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете, будут определяться в первую очередь Трудовым кодексом Российской Федерации [2] и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» [3] с дополняющим его «Положением…».

Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 166 вводит следующее определение служебной командировки: это “поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы”. [2] Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работники направляются в служебные командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. [3] Зачастую данное письменное решение принимает форму приказа о командировке.

При направлении сотрудника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (эти расходы называют суточными). [3]

Сумма аванса рассчитывается исходя из определенных норм на суточные и проживание, установленные в каждой организации приказом или распоряжением. Работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы по его возвращении из командировки в пределах установленных норм. [2]

Дополнительно работнику, командированному на территорию иностранного государства, должны быть возмещены:

 расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

 обязательные консульские и аэродромные сборы;

 сборы на право выезда или транзита автомобильного транспорта;

 расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

 иные обязательные платежи и сборы.

По приезду из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник обязан отчитаться о понесенных расходах и предоставить в бухгалтерию организации подтверждающие первичные документы. [3]

В ходе проверки отчета подотчетного лица о командировке бухгалтеру следует установить, какие первичные документы он имеет право принять к учету, а какие нет. Первое, что необходимо определить, это с какого и по какое числа сотрудник пребывал в командировке. Уже с этого момента бухгалтера подстерегают трудности. Если до 8 января 2015 года документом, подтверждающим сроки командировки, являлось командировочное удостоверение, то после, согласно Постановлению Правительства Российской Федерации № 1595 от 29.12.2014 “О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ” [4], работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение. Определять сроки пребывания сотрудника в командировке рекомендуется по проездным документам, либо документами на проживание. Однако если отсутствуют проездные документы, а также документы по найму жилого помещения, то есть фактически работник не может документально подтвердить своё пребывание в командировке, им должна быть оформлена служебная записка или иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны работника. [3]

При проверке первичных документов, подтверждающих расход денежных средств, следует убедиться в их соответствии требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” [5] в части обязательных реквизитов. Кроме того, из первичного документа должна быть очевидна суть произведенных расходов и их экономическая целесообразность.

В практической работе для обеспечения бесперебойности учетного процесса и оперативного решения всех возникающих сложностей при отражении фактов хозяйственной жизни, связанных с расчетами с подотчетными лицами, ответственным сотрудникам бухгалтерии не обойтись без четких инструкций. Рассмотрим, как можно формализовать процессы принятия командировочных расходов к бухгалтерскому и налоговому учету с помощью средств моделирования бизнес-процессов.

Представим последовательно шаги бухгалтера при осуществлении бухгалтерского и налогового учета командировочных расходов в виде классических блок-схем с их описанием.

На схеме на рисунке 1 обозначены ключевые этапы расчета суточных расходов. При сдаче подотчетным лицом первичных документов бухгалтеру необходимо определить, сколько дней сотрудник провел в командировке. Первое, на что следует обратить внимание, — это наличие первичных документов на проезд и (или) проживание (блок 1). Если такие документы отсутствуют, то вторым шагом необходимо проверить наличие отметки принимающей стороны, подтверждающей, что подотчетное лицо действительно прибыло и убыло в (из) места командировки (блок 2). При наличии данной отметки бухгалтер начисляет суточные расходы в соответствии с приказом о направлении в командировку (в том случае, если даты отметки уложились в приказ). Если же отметка отсутствует, бухгалтер не имеет права принимать данную командировку к учету в целом, т. к. нет подтверждения пребывания подотчетного лица в командировке.

На следующем шаге необходимо выяснить, соответствуют ли даты отъезда и приезда приказу о направлении в командировку (блок 3). Даже если сотрудник провел в командировке больше дней, чем это заявлено в приказе, бухгалтер не имеет права начислить ему большую сумму суточных расходов без замены приказа или утверждения приказа о продлении командировки. В случае если подотчетному лицу принципиально получить полное возмещение расходов (блок 4), ему следует предоставить исправленный приказ либо приказ о продлении (блок 5). В конечном итоге бухгалтер будет начислять суточные в соответствии либо с новым исправленным приказом, либо со старым, если с заменой возникли какие-либо затруднения.

После того как бухгалтер определил, за какое количество суток необходимо возместить подотчетному лицу расходы, нужно определить, являлась ли командировка заграничной (блок 6). Так как при такой командировке определенное количество дней сотрудник проводит за границей, то и суточные за соответствующие дни будут начисляться в валюте по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату авансового отчета.

Следующее действие бухгалтера будет посвящено проверке, не возникло ли превышения суточных норм расходов, установленных Налоговым кодексом Российской Федерации [6] (блок 7). В случае если превышение имело место, бухгалтеру необходимо начислить НДФЛ на разницу между фактически выплаченной суммой и суммой, соответствующей предельному размеру.

На последнем шаге рассматриваемого алгоритма необходимо отразить имевшие факты хозяйственной жизни в бухгалтерском учете на уровне проводок.

Следующая вспомогательная схема, представленная на рисунке 2, описывает действия бухгалтера при приеме к учету проездных документов. В первую очередь бухгалтер проверяет, соответствуют ли даты отъезда и приезда датам приказа о направлении в командировку (блок 1). В случае несоответствия дат отъезда и приезда периоду командировки бухгалтер не имеет права принимать проездные документы к учету. Если несоответствие всё-таки было выявлено, но сотрудник желает возместить все понесенные расходы на проезд (блок 2), следует заменить (продлить) приказ о направлении в командировку (блок 3). Далее бухгалтеру необходимо определить сумму расходов, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. Если командировка не является заграничной, то сумма расходов будет указана в проездных документах в рублях. Если же некоторые билеты были приобретены и оплачены в валюте (блоки 5, 6), необходимо перевести их стоимость в рубли. Если имеется справка банка о покупке валюты подотчетным лицом с указанием курса покупки (блок 6), то для расчетов будет использован курс из справки, в противном случае — курс Центрального банка Российской Федерации на дату авансового отчета. После этого бухгалтер оформляет соответствующие проводки в бухгалтерском учете.

На блок-схеме, представленной на рисунке 3, описывается процесс принятия к бухгалтерскому учету расходов на проживание. Как и с проездными документами, первое, на что следует обратить внимание, — соответствие дат документов на проживание периоду командировки согласно приказу (блок 1). Если сотрудник не позаботился о пересмотре приказа (блоки 2, 3), бухгалтер примет к учету расходы на проживание без “лишних” дней, т. е. без дней, не входящих в приказ о направлении в командировку. После того как бухгалтер определил количество суток, стоимость проживания которых следует компенсировать, необходимо по аналогии с предыдущей блок-схемой установить, в какой из валют и по какому курсу в рубли будет пересчитываться сумма расходов на проживание (блоки 4–6). На заключительном этапе выполнения алгоритма бухгалтер должен проверить соответствие фактических расходов на проживание установленным в организации нормам (блок 7). Компенсация превышения фактических расходов над нормативными возможна только при условии предоставления в бухгалтерию соответствующего приказа (распоряжения) руководителя (блоки 8–9).

Представленные алгоритмы могут быть использованы в качестве основы (образца) при разработке должностных инструкций сотрудников бухгалтерской службы, ответственных за отражение в учете расчетов с подотчетными лицами, а при наличии развитой корпоративной информационной системы в организации возможна интеграция алгоритмов в эту систему на уровне регламентов бизнес-процессов.

Рис. 1. Регламент определения размера суточных расходов при принятии к учету командировочных расходов

Рис. 2. Регламент приема к учету первичных проездных документов

Рис. 3. Регламент возмещения и отражения в бухгалтерском учете расходов на проживание

Литература:

Кислов Д. В. Расчеты с подотчетными лицами. — М.: Вершина, 2008. — 104 с.
Трудовой кодекс Российской Федерации
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Постановление Правительства Российской Федерации № 1595 от 29.12.2014 “О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ”
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”
Налоговый кодекс Российской Федерации
Погодина Г. В. Командировка: Оформление, возмещение расходов, налогообложение. — М.: СУИ, 2008. — 126 с.
Тумасян Р. З. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие. — М.: Омега-Л, 2010. — 882 с.
Толмачев И. А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. — (2-е издание, переработанное и дополненное). — М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008 г. — 332 с.
Шишкоедова Н. Н. Учет расчетов с персоналом: Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим операциям. — М.: Вершина, 2009. — 192 с.

Основные термины (генерируются автоматически): подотчетное лицо, расход, командировка, бухгалтерский учет, документ, блок, Российская Федерация, бухгалтер, проживание, лицо.

moluch.ru

Большие проблемы маленьких компаний: бизнес-процессы

Руководители небольших компаний часто ошибаются, не уделяя должного внимания рабочим процессам в компании. На начальных этапах приоритет отдается другим задачам – увеличению продаж, росту прибыли. А структурирование и описание бизнес-процессов кажутся второстепенным делом, более присущим крупным игрокам.
Но разработать бизнес-процессы для небольшой компании намного проще. А в результате рост и масштабирование компании не превратится в головную боль собственника и руководителя. Важно лишь правильно описать процессы и выбрать инструменты автоматизации.

В любом бизнесе действует непреложное правило: «Выполняется только то, что контролируется». Если руководитель хочет держать под контролем работу компании, нужно выстраивать бизнес-процессы на самом старте.

Бизнес-процессы в теории

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Есть бизнес-процессы управляющие, операционные и поддерживающие, в которых можно выделить и под-процессы.

Фактически, под бизнес-процессом можно понимать самые разные цепочки действий: оплата счета, учет расхода рекламных материалов, утверждение командировки или отпуска, обслуживание клиента в кафе, формирование заказа в интернет-магазине и т.д.

Стандартный подход к разработке и автоматизации бизнес-процессов довольно сложен и подходит большим компаниям, тем, где этих процессов действительно много.
Как правило, предлагается выполнить следующие шаги:

Собрать информацию, описать имеющиеся бизнес-процессы
Проанализировать полученные данные, определить сложности и узкие места, описать то, что хотелось бы видеть
Создать карту бизнес-процессов, прописать все взаимосвязи, назначить роли и ответственных сотрудников
Сформировать процесс в системе (BPM, CRM)
Обучить сотрудников

Бизнес-процессы в маленькой компании

Сложно представить, что компания, только вышедшая на рынок, сможет следовать стандартным принципам этом вопросе. Но для небольшого бизнеса можно использовать упрощенный подход.

Даже в компании, где пока всего пять-семь работников, важно структурировать основные бизнес-процессы. Те, которые позволяют компании создавать ценность для клиентов. Это взаимоотношения с поставщиками, коммуникация с клиентами, обработка заказов.

Если вы пока не представляете, какие бизнес-процессы вам нужно формализовать, начните с поиска регулярно повторяющихся проблем.

Например, поставщики жалуются на постоянные просрочки по оплате. Возможно, документы на оплату слишком долго ожидают подписи руководителя, или бухгалтер не успевает проводить счета. Клиенты жалуются на нехватку товара в магазинах (на складе) — проблема в процессе закупки. Вы теряете покупателей, не каждое обращение приводит к покупке – проблема в коммуникациях с клиентами.

Выделите и структурируйте ключевые бизнес процессы как можно раньше:

Определите проблему
Исследуйте каждый проблемный пункт, найдите то место, где образуется задержка, сложность.
Опишите, как должен работать этот процесс в идеале:

какие сотрудники задействованы в процессе
кто, на каком этапе и за что отвечает,
какая информация и в каком виде передается от участника к участнику на каждом этапе
в какие сроки необходимо завершать процесс.

Нарисуйте блок-схему процесса или сразу занесите его в CRM/BPM. Назначьте ответственных и объясните им, как работает процесс.

Бизнес-процесс на примере

Рассмотрим пример конкретного бизнес-процесса – коммуникации с клиентом. Остановимся на ключевых этапах, полагая, что в каждом конкретном случае будет своя специфика и более детальные шаги.

Вспомните, как происходит обработка обращений клиентов в вашей компании:

Есть ли распределение клиентов между менеджерами по какому-либо признаку (тематика или размер сделки, местонахождение клиента)?
Каждый менеджер четко знает и помнит, какие шаги нужно выполнить, ведя клиента от первого звонка до оплаты?
Насколько систематизирован процесс повторных продаж?
Как часто вы теряете клиентов, забывая вовремя напомнить, подготовить документы, позвонить или ответить на письмо?

От того, насколько тщательно вы опишете и структурируете бизнес-процесс ведения клиента, зависит успех сделки, лояльность клиента, вероятность повторных продаж, а, значит, прибыль и возможность дальнейшего роста компании.

Вот как может выглядеть описание этого бизнес-процесса.

Получаем лид (контакт покупателя – email, телефон). Это может быть звонок или письмо клиента, «холодный обзвон» сотрудника отдела продаж, визитка с выставки, обращение с сайта и т.д.
Можем сразу передать его любому свободному менеджеру, или автоматически выбрать специалиста по какому-либо критерию: по географическому признаку (если у вас есть филиалы в других городах), по сумме сделки (обычному менеджеру или в VIP-отдел), по теме сделки (продажа конкретного продукта, консультация, претензия) и т.д.
Связаться с клиентом, уточнить информацию
Сформировать и отправить коммерческое предложение/съездить на встречу/отправить дополнительную информацию (например, презентацию, каталог и т.д.)
Через определенное время позвонить/написать, напомнить
Подготовить и выслать пакет документов/предварительно согласовать их с бухгалтерией и юр. отделом
Выставить счет
Закрыть сделку

>>> По теме: Как автоматизировать бизнес-процессы страхового брокера

Помимо основных бизнес-процессов, есть и вспомогательные. Их формализация важна для быстрого масштабирования компания, с сохранением корректного финансового и управленческого учета. Сервис «Битрикс24» проанализировал работу десятков тысяч компаний и выявил шесть вспомогательных бизнес-процессов, которые чаще всего «буксуют» в компаниях:

Счет на оплату
Учет входящих документов
Учет исходящих документов
Выдача наличных
Заявление на отпуск
Заявление на командировку

Именно в этих процессах чаще всего теряется время сотрудников: в ожидании подписи или утверждения, при сборе всех необходимых документов.

>>> По теме: Живые бизнес-процессы в Битрикс24

Разумеется, бизнес-процессы — не статичное явление. Их нужно настраивать, менять количество участников и этапов, это естественный процесс изменений.
Если вы потратите немного времени на предварительное изучение и описание процесса, автоматизировать его не составит большого труда. А результат вы ощутите сразу: десятки и сотни небольших вопросов будут сняты с ваших плеч.

Изображение: Staffan Scherz, Flickr.com, CC BY 2.0

blog.bitrix24.ru

Как новичку быстро составить план командировочных расходов

Однажды мне поставили новую задачу — создать план поездок для сотрудников компании. Новая работа, в компании всего около месяца, еле разобралась с основным функционалом, а тут еще и планирование! Быстро набираю предыдущего сотрудника и выясняю алгоритм действий — что и в какие сроки необходимо сделать:

— планы командировочных расходов нужно составлять ежемесячно и ежегодно,

— планы необходимо согласовывать у руководителей департаментов и дирекций,

— согласованные планы необходимо предоставлять руководителю финансового отдела:

— сроки предоставления ежемесячного плана — до 12 числа текущего месяца, годового плана — не позднее 1 октября текущего года.

Соответственно, когда вам ставят задачу по планированию обязательно поинтересуйтесь:

— что конкретно от вас ожидают (в моем случае это была координация сбора всех планов, расчет расходов, согласование у всех руководителей и передача в финотдел),

— к какому сроку нужно выполнить задачу,

— какой бизнес процесс для этого уже существует в компании (у кого и как запрашивать информацию, а кого, наоборот, тревожить не нужно, у кого согласовывать, у кого утверждать..)

— что должно быть отражено в плане (если нет готового шаблона, но нужно придумать самому и утвердить у финотдела),

— по каким нормам сделать расчеты (здесь уместно пользоваться корпоративной тревел политикой).

Штат компании, в которой я работала, насчитывал порядка 250 человек, структура включала 12 департаментов и 8 отделов. Весь бизнес процесс был не отточен и проходил полностью «на бумаге».

Моя задача по планированию включала следующие действия:

1. Заранее напомнить руководителям департаментов и дирекций по и-мейл рассылке о сроках предоставления плана

2. Вовремя собрать планы со всех отделов и департаментов

3. Консолидировать планы в единый общий формат

4. Сделать расчет расходов на командировки

5. Передать в установленный срок консолидированный и просчитанный план в финотдел на утверждение финансовому директору.

Через пять лет этот процесс (УРА!!!), наконец-то, был автоматизирован на модуле платформы «1С». Только представьте, насколько удобнее, быстрее и гибче все стало происходить!!!

Но если в вашей компании все еще бумажный документооборот, не отчаивайтесь!

Предлагаю использовать обычный шаблон в формате Excel.

Скачать образец плана в формате Excel можно по ссылке:

Форма_Сводный ежемесячный план на командировки

Как правильно составить шаблон плана

В шапке документа советую отразить:
Полное название вашей компании
Название документа и период плана (месяц и год)
В шапке табличной части плана можно расположить следующие столбцы:
Раздел Данные о командировках:
ФИО сотрудника
Цель командировки
Страна
Город
Срок командировки
**Раздел Расходы понедельно*:**
1 неделя
2 неделя
3 неделя
4 неделя
Данный раздел опционален — мы внедрили его по требованию руководителя финотдела, для удобства планирования расходов по неделям. Если от вас такого не требуют, но эти поля можно опустить.
Раздел Расходы по статьям:
Суточные
Проезд
Трансфер
Проживание
Виза
Всего

Как посчитать расходы по командировкам

В расчетах я использовала следующие формулы (рассчитывала вручную, кроме столбца Всего):
Формула расчета расходов по РФ-командировке:
X = (AY + B + C(Y-1) + D)
где,
X — значение графы «Всего»,
Y — количество дней командировки,
A – значение нормы суточных по РФ,
B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),
C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании). Высчитывается по количеству ночей, а не дней командировки.
D – значение нормы трансферов по N-городу.
Формула расчета расходов по зарубежной командировке:
X¹ = (A² + B + C(Y-1) + D+E)
где,
X¹ — значение графы «Всего»,
A² — значение суточных,
при этом, A² = ((A¹срок командировки – 1) +A1),
где, A — значение нормы суточных по РФ, A¹ — значение суточных по загранице,
B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),
C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),
D – значение нормы трансферов по N-городу,
E — значение стоимости оформления визы,
Y — количество дней командировки.
Поясню: день пересечения границы РФ (возвращение в РФ) считается по нормам суточных РФ, остальные дни считаются по нормам суточных зарубежных.
travelmanagers.ru