Что такое представительские расходы в бухгалтерском учете – Учет представительских расходов | Бухгалтерский актив

Представительские расходы — это какие расходы?

Представительские расходы — это какие расходы с точки зрения экономического содержания? Представительские расходы — какие это расходы с учетом мнения контролирующих ведомств? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

 

Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?

Представительские расходы и налог на прибыль

Что не входит в состав представительских расходов организации?

Относят ли расходы к представительским при УСН?

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?

Подтверждение представительских расходов в 2018 году: документы

Представительские расходы — как эти расходы отражаются в отчете?

Представительские расходы — какие это расходы, по мнению судей?

Итоги

 

Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?

Нормы, зафиксированные в п. 2 ст. 264 НК РФ, предполагают выделение среди расходов предприятия особой категории затрат — представительских расходов (ПР). Они могут быть представлены:

• затратами, связанными с организацией официальных мероприятий (например, деловых завтраков, встреч, переговоров), обслуживанием приглашенных лиц в рамках данных мероприятий;
• транспортными, буфетными расходами, направленными на обеспечение официальных мероприятий;
• оплатой услуг, оказанных внештатным переводчиком, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.

Представительские расходы — это указанные выше расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль и понесены налогоплательщиком на организацию приема представителей других организаций, которые участвуют в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, а также для приема участников, которые прибывают на заседание руководящего органа фирмы.

В понятие представительских расходов для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль НК РФ не относит проведение переговоров с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Однако есть 3 письма Минфина РФ, в которых ведомство допускает возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами к представительским расходам (см. письма от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64). Полагаем, что, несмотря на разъяснение Минфина РФ, расходы на проведение переговоров с клиентами (потенциальными клиентами) — физическими лицами безопаснее рассматривать не как представительские, а как другие обоснованные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Представительские расходы и налог на прибыль

Представительские расходы — как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.

Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в статье «В каком размере нормируются представительские расходы в 2017-2018 годах».

Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.

Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ:

• быть экономически обоснованными;
• быть документально подтвержденными.

Нюансы включения представительских расходов в налоговую базу по прибыли и принятия к вычету НДС, относящегося к этим расходам, рассмотрены в статье «Представительские расходы и налог на прибыль».

Главный признак экономической обоснованности ПР — их осуществление в целях, определенных п. 2 ст. 264 НК РФ, то есть в целях установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами. Как документально подтвердить представительские расходы, рассмотрим чуть позже, а сейчас разберем примеры расходов, которые организации иногда ошибочно включают в состав представительских.

Что не входит в состав представительских расходов организации?

Некоторые организации включают в состав рассматриваемых расходов те затраты, которые связаны с официальными мероприятиями, но с точки зрения НК РФ не классифицируются как представительские. В частности, не могут быть отнесены к представительским, исходя из положений п. 2 ст. 264 НК РФ:

• расходы на организацию развлечения гостей;
• предоставление гостям медицинских сервисов.

Представительские расходы — как эти расходы не превысить, отнеся к ним неправомерные затраты? В целом при определении перечня ПР можно ориентироваться на простое правило, по которому расходы не следует относить к представительским, если:

1. Они прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ.

2. Они не разрешены к включению в представительские расходы правовыми актами ФНС или Минфина.

Так, в письме Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 указано, что покупка сувениров для гостей официального мероприятия не должна рассматриваться как ПР. Однако для сувениров с нанесенной символикой организации ИФНС и суды Москвы и области делают исключение (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, постановления ФАС Московского округа от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 по делу № А40-55061/10-99-250, ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

Не могут быть классифицированы как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).

Относят ли расходы к представительским при УСН?

Представительские расходы — как эти расходы могут быть учтены в различных системах налогообложения? ПР могут уменьшить налогооблагаемую базу только для тех фирм, которые работают по общей системе налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ, которая содержит перечень затрат, уменьшающих расходы на УСН «доходы минус расходы», представительские расходы не указаны. Это обстоятельство не позволяет уменьшать налоговую базу по УСН на представительские расходы.

О представительских расходах при УСН читайте в статье «Принимаемые расходы при УСН в 2017-2018 годы».

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?

Стоит отметить, что ПР — категория, характеризующая только налоговый учет. В бухучете данные затраты никак не квалифицируются. На практике бухгалтерский учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99. В соответствии с ними, расходы фирмы по обычным видам деятельности должны разделяться:

• на материальные;
• те, что связаны с оплатой труда и с социальными отчислениями;
• расходы по амортизации,
• прочие затраты.

Итак, представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухучета? По своему экономическому смыслу ПР более всего подходят под категорию прочих затрат. При этом их перечень в бухучете фирма может определять самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

А теперь рассмотрим следующий вопрос: «Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения отражения проводок по ним в бухучете?» Чаще всего соответствующие проводки регистрируются с применением счетов 26 или 44. Первый счет в основном задействуется промышленными фирмами, второй — торговыми. В НКО чаще всего применяется счет 86. Безусловно, при осуществлении бухгалтерского учета ПР важно также правильно соблюсти последовательность проводок с точки зрения отражения этапов оборота денежных средств. На практике они могут быть представлены:

• выдачей средств из кассы предприятия подотчетным лицам в целях расходования в рамках официальных мероприятий — Дт 71 Кт 50;
• оказанием услуг поставщиком — Дт 26 Кт 60;
• получением авансового отчета от лица, по которому оно потратило полученные денежные средства по назначению (в целях оплаты услуг, перечисленных в п. 2 ст. 264 НК РФ), — Дт 26 Кт 71.

Следующий критерий применения ПР в целях оптимизации налогообложения — их документальное подтверждение.

Подтверждение представительских расходов в 2018 году: документы

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения их документального подтверждения?

Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.

На практике данными документами чаще всего являются:

• приказ директора о проведении официального мероприятия;
• смета расходов в рамках соответствующего мероприятия;
• отчет о расходах в рамках мероприятия;
• акт о списании расходов;
• программа официального мероприятия;
• договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
• первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам.

В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.

Стоит отметить, что перечисленный выше перечень документов, с помощью которых можно подтвердить ПР, сформировался не на основе деловой практики (хотя ее роль в данном случае также важна), а на основе прежде всего нормотворческой. Дело в том, что фактически каждый из рассмотренных выше типов источников был, так или иначе, рекомендован Минфином в письмах, которые ведомство с некоторой периодичностью издает в целях разъяснения порядка учета ПР.

См. «Как правильно оформить представительские расходы — пример?».

Представительские расходы — как эти расходы отражаются в отчете?

В отчете о представительском мероприятии находят отражение:

• дата проведения мероприятия;
• цель проведения официального мероприятия;
• программа и состав участников мероприятия;
• итоги проведения соответствующего мероприятия;
• величина затрат в рамках проведения мероприятия;
• прочие существенные факты о мероприятии.

Отметим, что на практике многие предприятия предпочитают отражать программу официального мероприятия не в составе отчета, а в отдельном документе.

Представительские расходы — какие это расходы, по мнению судей?

Известны прецеденты, когда представительскими были признаны расходы, совершенные на основании договора на оказание консультационных услуг, заключенного между фирмой и ее партнером (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).

Есть у фирм шансы и на признание представительскими тех расходов, что понесены в рамках организации презентаций для представителей СМИ. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 12.01.2006 № А62-817/2005 установил, что компания, организующая деловой семинар, правомерно отнесла к ПР расходы на транспортные услуги для журналистов различных СМИ, которые были приглашены на данный семинар, в то время как ФНС отказалась квалифицировать данные затраты как представительские. Однако в данном случае имело значение то, с какой целью приглашались представители СМИ — для установления делового сотрудничества с печатными изданиями и телекомпаниями, в рамках которого предполагалось размещать на соответствующих медийных площадках рекламу и статьи.

Позиция ФНС и судов несхожа также в отношении признания ПР оплаты проживания приглашенных на официальное мероприятие лиц в гостинице. Налоговики не считают эти расходы представительскими по причине того, что они не включены в перечень затрат, определенный п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235). Но судебный прецедент, по которому ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), свидетельствует о том, что арбитраж может иметь иное мнение по данному вопросу. Тогда суд посчитал, что оплата проживания в гостинице приглашенных лиц все же является ПР, поскольку понятие «обслуживание», зафиксированное в п. 2 ст. 264 НК РФ, можно толковать шире, чем в контексте разновидностей ПР, перечисленных в НК РФ, включая в него и оплату мест в гостинице для гостей официального мероприятия.

Итоги

Ответ на вопрос «Представительские расходы — какие это расходы?» нам дает п. 2 ст. 264 НК РФ. Перечень затрат, определенный в НК, является исчерпывающим: те расходы, что не соответствуют ему, не могут рассматриваться как представительские. Соответствующие затраты фирма может использовать в уменьшение налогооблагаемой базы — в пределах установленных НК РФ норм, а именно 4% от расходов на оплату труда. В рамках бухгалтерского учета ПР включаются в прочие затраты в рамках расходов по обычным видам деятельности.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Как правильно оформить представительские расходы в организации

Содержание статьи:

Стратегическая политика многих современных компаний в 2014 году направлена на развитие контактов с действующими и перспективными контрагентами — это требуется, прежде всего, для того, чтобы повысить рентабельность предоставляемых услуг или продукции, а также расширить круг своих клиентов и обозначить влиятельное положение на рынке.

Зачастую такие контакты требуют определенных расходов, которые можно списать на представительские, и выделяются из средств самой организации. Как правильно оформить представительские расходы таким образом, чтобы не возникло проблем со сдачей документов в налоговые органы в 2014 году?

Представительские расходы — что это?

Для начала нужно разобраться, что же такое представительские расходы и что они могут в себя включать. Такой вид затрат очень специфичен, так как законодательным образом, какие же из них можно отнести к представительским, четко и точно нигде не регламентировано. Имеются лишь общие фразы, и компании и налоговые органы зачастую не могут решить вопрос об их отнесении без судебного вмешательства.

Итак, налоговое законодательство на 2014 год устанавливает следующий перечень затрат, которые можно отнести к этому виду:

• Все затраты на оплату официального приема представителей сторонних организаций, а также сотрудников данной организации, прибывающих на него из других городов (стран), в том числе затраты на буфетное обслуживание (только во время официального мероприятия) и транспортную доставку участников приема до места его непосредственного проведения.
• Затраты на оплату труда переводчиков, которые не состоят в штате принимающей организации, если их присутствие необходимо при проведении переговоров (потребуется внештатное оформление).

Следует учитывать, что налоговые органы не примут во внимание те документы, в которых будут указаны затраты, понесенные компанией на организацию досуга принимаемых лиц, в том числе на развлекательные или оздоровительные мероприятия. Даже если мероприятие планируется на срок до нескольких дней и в несколько этапов, то средства, израсходованные на экскурсионные программы (в качестве примера) нельзя отнести к потребительским затратам. Так что оформление подобных издержек осуществляется по иным статьям.

Отнесение расходов к представительским

Правильно оформить такой вид затрат не сложно, главное понимать границу между прочими и потребительскими издержками. Руководству организации и бухгалтерам нужно четко представлять, что можно включать в смету на мероприятие и предъявлять в качестве доказательства представительских издержек, а что точно не примут налоговые органы в качестве такого вида затрат.

Спорные моменты при отнесении расходов

Многие компании, учитывая не совсем четкую формулировку, что же такое представительские расходы, относят к ним те затраты, которые налоговые органы считают в составе прочих. Например, проживание участников официального приема на территории принимающей стороны — в гостиницах, отелях, санаториях и т.д. (статья 264 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Доказать при подаче документов, что это именно представительские расходы, как правило, не удается. Но, как показывает практика, отстоять свои интересы и доказать, что расходы именно представительские, компания может в судебном порядке — если видит в этом существенную собственную выгоду, естественно.
[goo_mid]
Также многие компании пытаются отнести на представительские расходы и обслуживание собственных работников, прибывающих для решения насущных производственных вопросов. Но Федеральной антимонопольной службой дано четкое указание по поводу того, что такие расходы не могут быть включены в представительские, — Постановление от 11 августа 2006 года № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1. Никакие судебные решения при этом не будут вынесены в пользу компании-спорщика.

Оформление расходов — документальное подтверждение

Что касается подтверждения, то Налоговый кодекс регламентирует обязательное наличие документов, подтверждающих фактическое понесение компанией затрат (статья 252 пункт 1), без которых оформление не является возможным. Что к ним относится? На этот вопрос дает ответ УФНС по г Москве в частности, перечисляя необходимые документы (письмо от 6 октября 2006 года), без которых оформление невозможно:

1. Руководящие документы (распоряжение или приказ) генерального директора (начальника) компании, разрешающие осуществление расходов на официальное мероприятие.
2. Утвержденная смета планируемых затрат, которая составляется на основании расценок предприятий, обслуживающих мероприятий. Как правило, это затраты транспортной компании, на аренду конференц-зала (при необходимости), стоимость буфетного обслуживания и приобретаемых продуктов питания. Также в смету могут быть включены планируемые затраты на изготовление сувенирной продукции и наборов для сопровождения мероприятия (блокноты, ручки, пособия, памятки с логотипом компании).
3. Подписанный руководителем акт о фактических затратах с их подробной расшифровкой и указанием конкретных сумм.
4. Отчет, в котором указывается информация о мероприятии: его цель и полученные результаты, программа, место и дата проведения, полный состав участников (как представителей компании, так и приглашенных сторон), а также полная сумма понесенных расходов. Вопрос, кто составляет данный отчет, какой отдел организации, решает руководитель. Чаще всего эта функция поручается кадровым работникам, которых приглашают и в качестве секретарей мероприятия.

Обязательно учитывайте, что все подтверждающие платежные документы должны признаваться ими в налоговой инспекции. Зачастую компании прикладывают в качестве доказательства счета из организаций общепита, которые никак нельзя считать именно как платежные документы.

В этом случае вопрос можно урегулировать и решить только в судебном порядке, как правило, арбитраж выступает на стороне компании, но чтобы не рисковать, позаботьтесь об наличии корректных документов заранее.

Кроме того, в некоторых налоговых инспекциях представительские расходы могут не признать, если результатом мероприятия не станет выгодное для компании продолжение бизнеса (не заключен договор и т.п.). Если такое произойдет и с вашей организацией, то смело отстаивайте свои интересы в судебном порядке, ведь налоговое законодательство 2014 года не рассматривает обязательное наличие заключенных договоров или иные аналогичные документы в качестве первичного подтверждения — достаточно упомянуть об их вероятном появлении в итоговом отчете.

Бухгалтерский учет

Как рассматриваются представительские расходы в стандартном российском бухгалтерском учете? ПБУ 10/99 позволяет списать представительские расходы, как затраты на обычные виды деятельности. Их отражение в 2014 году осуществляется по дебету счета 26 и 44 (в случае, если компания занимается торговлей) в совокупности со счетами 60, 71 и 76.

В отдельных ситуациях такой вид затрат может относится на капитальные вложения, если мероприятие проводилось с целью решения вопроса по капитальному строительству или модернизации, приобретения любых видов основных средств или иных нематериальных активов. Тогда их отражение выполняется по дебету 08 счета.

Если же цель мероприятия — продажа каких-либо активов, ценных бумаг или основных средств компании, то затраты можно списать на прочие операционные в дебет 91 счета 2 субсчет.

Учет и оформление осуществляется именно в том периоде 2014 года, в котором представительские расходы были понесены вне зависимости от времени их фактической оплаты, — главное предоставить соответствующие документы. Для этих целей подойдет также и авансовый отчет.

Совокупная величина, которую будут иметь представительские расходы, не может быть больше, чем 4% от суммы, затраченной налогоплательщиком на оплату труда своих рабочих в том же отчетном периоде. Эта цифра должна подтверждаться соответствующими отчетами.

Немаловажный вопрос — облагаются ли представительские расходы НДФЛ и ЕСН? По этому поводу имеется конкретный ответ:

• ЕСН — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как такой вид расходов относится к связанным с производством.
• НДФЛ — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как ни каким образом не относятся к категории доходов.

Заключение

Если у вас в порядке все платежные документы и документы, подтверждающие представительские расходы в 2014 году, то проблем, как их правильно и законным порядком оформить и списать, возникнуть не должно. В противном случае о списании под видом представительских иных расходов вам придется забыть, хоть на практике различные арбитражи и выступают на стороне компаний, а не налоговых органов.

Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях

cleverbuh.ru

Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?

Представительские расходы в налоговом учете имеют свои особенности. О том, что относится к таким расходам и как отражаются представительские расходы в налоговом учете, пойдет речь в нашей статье.

 

Что такое представительские расходы

Какие расходы не относятся к представительским

Представительские расходы в налоговом учете: особенности признания

 

Что такое представительские расходы

Налоговым кодексом РФ дано четкое определение понятию «представительские расходы». Под ними понимаются затраты организации, понесенные ею при проведении официального приема или обслуживании определенных лиц (п. 1.22 и п. 2 ст. 264 НК РФ). Такими лицами могут являться представители партнерских компаний или компаний, с которыми налаживаются контакты для проведения сделок, либо это могут быть участники заседания совета директоров или другого руководящего органа организации.

Также Налоговым кодексом определены понятия «официальный прием» и «обслуживание». 

Так, официальный прием – это завтрак, обед или другое подобное мероприятие для представителей партнеров или участников заседания руководящего органа компании, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, задействованных в переговорах. При этом место проведения мероприятия значения не имеет.

О том, учитываются ли затраты на сигареты и алкоголь за обедом в составе представительских расходов, читайте в материале «Спиртное, сигареты и кальян можно учесть в представительских расходах»

Под обслуживанием вышеперечисленных лиц понимается:

• трансферт участников до места проведения мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание;
• оплата услуг переводчиков, не являющихся работниками организации налогоплательщика.

О том, какими документами следует подтвердить представительские расходы, читайте в материале «Документальное подтверждение представительских расходов»

Какие расходы не относятся к представительским

Если организация-налогоплательщик решит устроить для своих партнеров развлекательную программу, мероприятия по профилактике или лечению заболеваний, то такие расходы при налогообложении прибыли учесть нельзя (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Например, расходы на проведение концерта во время представительского мероприятия, прогулки на теплоходе для гостей и фуршет недопустимо включать в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

Несмотря на то что законодательством представительские расходы достаточно конкретизированы, у предприятий часто возникают сложности с отнесением тех или иных расходов к представительским. Прежде всего, связано это с тем, что понятия «прием» и «обслуживание» имеют очень широкое значение.

Представительские расходы в налоговом учете: особенности признания

Представительские расходы относятся к нормируемым.

О других нормируемых расходах см. материал «Нормативы, предусмотренные НК РФ».

Представительские расходы для целей налогообложения определяются в размере, не превышающем 4% от суммы расходов на оплату труда работников данной организации за отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Перечень расходов на оплату труда приведен в ст. 255 НК РФ.

Если применяется общий режим и ЕНВД, то при расчете норматива представительских расходов, уменьшающего налогооблагаемую базу, налогоплательщику следует учитывать расходы на оплату труда только тех работников, которые работают на общем режиме (пп. 9, 10 ст. 274 НК РФ). Кроме того, в состав представительских расходов можно включить только те, которые относятся к деятельности, подпадающей под общий режим (письмо Минфина России от 09.11.2009 N 03-03-06/4/96).

Также перед налогоплательщиком может встать вопрос: при расчете предельной величины представительских расходов учитываются начисленные или фактически выплаченные суммы заработной платы работников?

Здесь все зависит от того, каким методом определяются доходы и расходы организации.

Если применяется метод начислений, то при расчете размера представительских расходов, уменьшающего налогооблагаемую базу, учитываются начисленные суммы расходов на оплату труда работников (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Если же используется кассовый метод, то представительские расходы в налоговом учете определяются исходя из фактически выплаченной заработной платы (п. 3.1 ст. 273 НК РФ).

Расчет налогооблагаемой базы по налогу на прибыль осуществляется нарастающим итогом с начала года. Поэтому суммы расходов на оплату труда будут расти в течение налогового периода, в связи с этим возможно и увеличение размера представительских расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Таким образом, если в одном отчетном периоде какие-либо представительские расходы не были учтены, то в следующем отчетном периоде, по мере роста расходов на оплату труда, их можно признать при налогообложении прибыли (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Одновременно с этим в бухгалтерском учете появляются:

• вычитаемая временная разница, определяемая в размере, превышающем норматив в 4%;
• отложенный налоговый актив (пп. 8–11, 14 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Учет и оформление представительских расходов

29 августа 2018 в 15:25

1713

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу. Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

Что такое представительские расходы

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счета	Кредит счета	Содержание операции
26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам
26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»	10 «Материалы»	Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия
90.02 «Себестоимость продаж»	44 «Расходы на продажу», 26 «Общехозяйственные расходы»	Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ). Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ). Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

1. Экономическую обоснованность.
2. Документальное подтверждение.
3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

№п/п	Вид документа	Комментарии
1.	Приказ (распоряжение) рук

delovoymir.biz

Представительские расходы

В ходе своей деятельности организации несут представительские расходы, предназначенные для проведения официальных приемов, обслуживания представителей, присутствующих на переговорах по установке и поддержанию сотрудничества между предприятиями. Они относятся к прочим затратам на производство продукции и ее реализацию. Именно поэтому при начислении налога на прибыль они учитываются как косвенные затраты предприятия.

Представительские расходы включают затраты на:

— проведение переговоров, официальных приемов (обедов, завтраков, других подобных мероприятий) для определенных лиц и официальных представителей предприятия–налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— буфетное обслуживание переговоров и официальных встреч;

— обеспечение транспортной доставки официальных лиц к месту представительского мероприятия;

— оплату услуг наемных переводчиков, которые не входят в штат предприятия–налогоплательщика, но обеспечивают перевод.

Представительские расходы не могут включать в себя затраты на отдых, организацию развлечений, лечение и профилактику заболеваний, посещение культурных мероприятий. К ним нельзя отнести и обычные обеды в ресторанах, расходы на проживание в гостинице, затраты на проездные билеты, оформление виз, проведение юбилеев и праздников. Все эти затраты не уменьшают базу налогообложения.

В бухучете представительские расходы включают в прочие затраты полностью. Для налогового учета они учитываются в пределах определенных норм. Общая сумма может быть включена в прочие расходы в пределе 4% от затрат предприятия на оплату труда. К таким затратам относятся начисления заработной платы по окладам и тарифным ставкам, надбавки, компенсационные выплаты, премии, расходы на работников, предусмотренные коллективными договорами. Превышение этих затрат сверх установленной нормы не учитывается в прочих расходах.

Управленческий учет представительских расходов производится в зависимости от того, для чего они предназначены. Их списывают за счет определенных средств предприятия:

— себестоимости продукции;

— издержек обращения торговли;

— капитальных вложений;

— прочих расходов, отображаемых в финансовом результате, принимаемом или непринимаемом для целей налогообложения;

— целевых источников финансирования;

— счета, на котором учитываются ценности (например, те, что связаны с покупкой ценных бумаг).

Капитальные затраты, которые связаны с оборудованием помещения для проведения деловой встречи, к представительским расходам относить нельзя.

Оформление таких расходов нужно производить по приказу или распоряжению руководителя предприятия, в котором будут оговорены все нюансы оформления. Налоговый кодекс конкретных требований к оформлению таких первичных документов не содержит. Предприятие устанавливает порядок расходования представительских средств, оформление документов и контроль за этим. Представительские расходы, проводки по которым осуществляются по первичным документам, содержащим информацию о месте, дате проведения мероприятия, список представителей, конкретное назначение затрат, результат переговоров, должны оформляться определенным пакетом документов. В него должны входить: приказ об осуществлении таких расходов, смета расходов, отчет (акт) об их осуществлении, первичные документы, бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива.

Представительские расходы отображаются по дебету счетов 44 «расходы на продажу», 20 «основное производство» и 26 «общехозяйственные расходы», ну а по кредиту — на счетах VI раздела «расчеты» и счетах: 50 «касса», 19 «НДС», 51 «расчетные счета», 71 «расчеты с подотчетными лицами».

fb.ru