Что такое сэд – Система электронного документооборота: преимущество, операторы

СЭД: введение

• 12 декабря 2012
• Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.  Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель) и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
• ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся правила по работе с электронными подписями, «сочетаемость» системы с юридически значимым документооборотом. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Все это нужно предусмотреть при выборе СЭД для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простая, прозрачная, интуитивно понятная связь программы и конечных пользователей.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка ее эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные программные продукты для решения задач по организации и поддержке электронного документооборота. Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Внедрение системы на предприятии — важный этап, на нем происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка ее под нужды заказчика. Обычно внедрение состоит из:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в ее процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна быть эффективной и окупить вложения в нее. Для оценки эффективности СЭД можно использовать методики расчета для IT-проектов и, в принципе, любых нематериальных активов. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчет эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение оборачиваемости документов, упрощение принятия решений. Нужно оценивать эффективность СЭД в комплексе, спустя некоторое время после ее внедрения, и тогда результаты приятно порадуют заказчиков.

Выбрать оптимальную редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

docsvision.com

Что такое СЭД? Системы электронного документооборота

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров: регистрация корреспонденции (входящие, исходящие) электронный архив документов согласование и утверждение ОРД контроль исполнения документов и поручений автоматизация договорного процесса библиотека регламентов управленческих процедур оформление командировок организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений система контроля выполнения должностных инструкций

2017. КРОК представил собственную СЭД систему

Системный интегратор КРОК внедрял собственное решение для электронного документооборота на базе EMC Documentum с 2004 года. Кроме того, КРОК является партнером отечественных СЭД-вендоров: Directum и Docsvision. Теперь компания представила собственную систему КСЭД 3.0. Её можно адаптировать под крупного распределенного заказчика для решения следующих задач: ведение входящей и исходящей корреспонденции, управление финансовой документацией и нормативами предприятия, межведомственный электронный документооборот. В системе действует дизайнер бизнес-процессов. Он реализует мировые стандарты: BPMN, CMMN и DMN.  Новый заказчик может с нуля установить решение со всеми нужными для электронного документооборота компонентами. Но возможен и вариант, когда решение внедряется в уже сложившуюся инфраструктуру, когда у заказчика уже есть какие-то компоненты.

2016. СЭД ТЕЗИС вошла в Реестр инновационных продуктов Российской Федерации

Cистема управления документами и задачами ТЕЗИС включена в Реестр инновационных продуктов (РИП), технологий и услуг, рекомендованных к использованию в Российской Федерации.Согласно экспертному заключению, продукт ТЕЗИС со

doc-online.ru

Система электронного документооборота (СЭД): какую лучше выбрать

Оглавление:

1. Что такое СЭД?
2. Что даёт СЭД руководителю?
3. В каких случаях СЭД не поможет?
4. Виды СЭД
5. Как выбрать?
6. А если конкретнее?

Автоматизация – это здорово. Время толстых папок с кипами деловых бумаг прошло, а электронные документы создаются, исполняются и архивируются в несколько кликов или вообще самостоятельно. Нет, у вас не так? Значит, пора всерьёз заняться организацией электронного документооборота. Подберите хорошее программное обеспечение, и всё будет хорошо. Точно лучше, чем сейчас.

Что такое СЭД?

СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.

С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).

Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.

Что даёт СЭД руководителю?

СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.

1. Обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов. Руководитель отчётливо видит каждый этап процесса документооборота и может более эффективно его контролировать.
2. Значительно повышается исполнительская дисциплина. Обычно более 20 % назначенных и распределённых заданий не выполняются ответственными за них работниками. СЭД же позволяет сократить этот процент до нуля (в идеале, конечно).
3. Сокращаются временные затраты на все рутинные операции с документами. Поиск, согласование, создание тех или иных актов – всё это можно осуществить за считаные секунды. В результате ускоряются и все остальные процессы. Как мы помним, время – деньги.
4. Обеспечивается конфиденциальность информации. У каждого сотрудника есть свои пределы доступа, с каждым документом работают только те люди, которые должны это делать в соответствии со своими обязанностями и квалификацией. К тому же все действия протоколируются (не только подписание или изменения, но и чтение).
5. Обеспечивается выполнение требований международных стандартов ISO 9000. Одно из базовых требований этих стандартов – прозрачность документооборота и информационного воздействия.
6. Внедрение инноваций происходит легко и безболезненно. Новые правила работы почти мгновенно доводятся до сведения всех сотрудников, а сроки обучения новичков в разы сокращаются. Когда каждый может быстро отыскать необходимую инструкцию, «стопорных» моментов почти не возникает.
7. Развивается корпоративная культура. Взаимодействие работников оптимизировано, горизонтальные связи налажены, ответственность чётко обозначена – в таких условиях команда спаивается в эффективный, безошибочно функционирующий механизм. А это не такая уж мелочь.

Главная задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре. Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов. Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.

В каких случаях СЭД не поможет?

Мы понимаем, что волшебных таблеток не бывает. СЭД – не панацея, это всего лишь удобный инструмент со своим назначением. Молотком не прикрутишь гайку, а СЭД не поможет вам в решении некоторых важных задач.

Дело в том, что эта электронная система «заточена» на работу с неструктурированной информацией. Поэтому заниматься с помощью СЭД кадровым делопроизводством или налоговым/бухгалтерским учётом бессмысленно. Например, при работе с кадрами не обойтись без структурированных выборок по персоналу (по специальностям, датам приёма и увольнения, образованию, квалификации). Храниться такие выборки должны в базе данных, но никак не в виде хаотичного «облака». То же самое относится к финансовым актам: накладные, счета-фактуры и прочие бумаги должны быть чётко структурированы. А для этого нужны специализированные бухгалтерские системы (то есть более узкие и специфичные инструменты). При анализе и моделировании бизнес-процессов на СЭД опираться тем более не стоит.

Виды СЭД

Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам… Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.

Как выбрать?

Главный минус разработчиков автоматических систем документооборота – косность. Из описаний зачастую мало что можно понять, промоматериалов мало, разбираться сложно… Придётся запастись терпением и проверить несколько СЭД по шестиступенчатому алгоритму.

1. Изучите, что может СЭД в плане функционала. Читать стандартные тексты на главных страницах сайтов этих систем бессмысленно, поэтому ищите разделы «Возможности», «Решаемые задачи» и т.п. Ваша задача – отыскать конкретный список реализуемых задач. Отфильтровывайте фразы в духе «обеспечить максимально комфортную работу с документами на всех уровнях». Описание технологий и дополнительных возможностей тоже не пригодится. Если конкретики практически нет – это плохо.
2. Смотрите на примеры использования. Функционал – это важно, но не менее важно то, как он реализован. Попробуйте найти раздел, в котором речь идёт о конкретной функции или модуле (можно заглянуть в «дополнительные материалы»). Если в этом разделе будет тематическая презентация в стиле «отправляем договор на согласование» — здорово. Если нет – вы рискуете после покупки СЭД нарваться на нечто малопонятное и трудноуправляемое. Ищите материалы, которые ясно демонстрируют процесс проведения конкретных операций. Кстати, на этом этапе 80 % систем отсеется.
3. Посмотрите на скриншоты. Действительно ли функционал так прост и обширен, как говорит разработчик? Не выглядит ли система хаотичным нагромождением вкладок, разделов, кнопок? Скрин – это доказательство того, что написанное на сайте соответствует истине. Если скриншотов много и они качественные – значит, разработчик хотя бы не опасается показать свою систему «как есть», что уже обнадёживает. Если же снимков экрана мало, а разрешение у них плохое – стоит задуматься. Если система хороша, почему бы её не продемонстрировать?
4. Посмотрите видеоролики. Это самый простой способ понять, как функционирует СЭД и насколько она удобна в использовании. Как правило, разработчики размещают на своих сайтах короткие обзорные ролики, обучающие видео и длинные записи вебинаров, проводимых с целью презентации. Хороших, качественно «слепленных» роликов мало, и выкладывают их далеко не все. Если не найдёте ничего вразумительного на сайте – попробуйте поискать на ютубе. Возможно, какой-нибудь пользователь записал и выложил свой обзор.
5. Как выбрать СЭД, не попробовав хотя бы одну-две из них в деле? Обязательно проверьте, предусмотрена ли демо-версия (или бесплатный пробный период). Забавно, но демо-версию предоставляют очень немногие. Разработчики понимают, что при практическом применении все недоработки быстро вскроются, и не желают рисковать. Поэтому наличие демонстрационного варианта – это огромный плюс.
6. Стоимость. Надо смотреть не на саму цену, а на принципы и прозрачность ценообразования. За что именно вы заплатите, купив СЭД? На сайте должна быть табличка с указанием «удельного веса» каждого из параметров системы. Правда, разобраться в таких прайс-листах подчас довольно сложно.

   

А если конкретнее?

Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения. Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот). Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.

К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:

• Verdox ;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• ТЕЗИС;
• МОТИВ;
• 1С-Документооборот;
• Directum;
• ДЕЛО;
• WSS Docs;
• E1 Евфрат;
• БОСС-Референт;
• DocLogix.

На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.

Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше. Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков. Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.

dezhur.com

СЭД — это… Что такое СЭД?

СЭД УД — система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum …   Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД — Система электронного документооборота автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения ее функций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

СЭД ГО УР — Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики гос., Удмуртия Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 …   Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД ПД — система электронного документооборота первичной бухгалтерской документации фин. Источник: http://mskit.ru/news/n57353/ …   Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД — Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… …   Википедия

СЭД Канцлер — СЭДО Канцлер Тип Система автоматизации документооборота, СЭДО Разработчик IBA, Минск Сайт www.kancler.by www.iba.by У этого термина существуют и другие значения, см. Канцлер. Канцлер  …   Википедия

СЭДО — СЭД СЭДО система электронного документооборота техн …   Словарь сокращений и аббревиатур

MasterDoc — – система электронного документооборота, разработанная специалистами украинской компании «Банкомсвязь», которая предназначена для построения полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля их выполнения. АО… …   Википедия

Globus Professional — Тип СЭД, Корпоративная информационная система Разработчик ОАО Промышленные информационные системы Написана на …   Википедия

LanDocs — LanDocs  программная платформа построения корпоративных систем управления контентом и электронного документооборота (ECM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ. LanDocs Тип ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД Разработчик… …   Википедия

sokrasheniya.academic.ru

СЭД — это… Что такое СЭД?

СЭД — СЭДО система электронного документооборота техн. СЭД сводно экономический департамент фин. СЭД Система «Электронной демократии» http://e democratia.ru/ …   Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД УД — система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum …   Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД ГО УР — Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики гос., Удмуртия Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 …   Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД ПД — система электронного документооборота первичной бухгалтерской документации фин. Источник: http://mskit.ru/news/n57353/ …   Словарь сокращений и аббревиатур

СЭД — Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… …   Википедия

СЭД Канцлер — СЭДО Канцлер Тип Система автоматизации документооборота, СЭДО Разработчик IBA, Минск Сайт www.kancler.by www.iba.by У этого термина существуют и другие значения, см. Канцлер. Канцлер  …   Википедия

СЭДО — СЭД СЭДО система электронного документооборота техн …   Словарь сокращений и аббревиатур

MasterDoc — – система электронного документооборота, разработанная специалистами украинской компании «Банкомсвязь», которая предназначена для построения полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля их выполнения. АО… …   Википедия

Globus Professional — Тип СЭД, Корпоративная информационная система Разработчик ОАО Промышленные информационные системы Написана на …   Википедия

LanDocs — LanDocs  программная платформа построения корпоративных систем управления контентом и электронного документооборота (ECM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ. LanDocs Тип ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД Разработчик… …   Википедия

dic.academic.ru

Электронный документооборот

Информационные технологии прочно проникают во все сферы бизнеса. Порой это происходит так быстро, что понять необходимость внедрения новинок непросто. Что-то подобное происходит и с системой электронного документооборота (СЭД). С самого момента появления она стала обрастать многочисленными мифами.

Мыслимое ли дело — исчезают привычные папки и кипы бумаг, а вся информация “растворяется” в компьютерах. Некоторые мифы исчезают, а другие появляются. Приходится заказчику такого решения постоянно искать и сверять информацию, оценивая выгоду от внедрения. С помощью этой статьи будут развенчаны самые главные заблуждения о системах электронного документооборота.

Электронный документооборот — простая автоматизация канцелярии. Считается, что такая система может упорядочить входящие и исходящие документы. И хотя электронный документооборот уже достаточно распространен на нашем рынке, такое утверждение довольно популярно. Канцелярия — всего лишь одна из форм организации документооборота, традиционная в нашей практике. Фактически, электронный документооборот уже и так присутствует в нашей жизни. Как только мы по почте пересылаем документ, созданный в Word, или получаем его, это уже говорит о факте работы такой системы. В наших реалиях дело канцелярии — тотально централизовывать прохождение и учет всех официальных документов, контролировать исполнение выданных руководителем поручений. Но предприятие работает не только с официальными документами. В любой компании еще до их создания ходят и действуют и неофициальные бумаги. Потоки их хождения куда сложнее и шире. В нашем мире практически вся информация существует в электронном виде. Внедренная СЭД должна наладить управление всеми документами, не только проходящими через канцелярию. Ошибочно будет для каждой разновидности документов создавать свою систему. Пусть лучше одна глобальная СЭД решает задачу комплексно.

СЭД сможет избавить компанию от внутреннего хаоса. Ошибочно считать, что сама по себе такая СЭД устранит организационный бардак, присутствующий в компании. Но эти проблемы так не решаются. В случае бардака внутри компании главным будет навести организационный прядок, СЭД в таком случае станет одним из инструментов. Если ее начать внедрять туда, где отсутствует внутреннее взаимодействие, где не разделены зоны ответственности и не работают бизнес-процессы, то результата не будет. Тем, кто принимает решение о внедрении СЭД, надо понимать, что даст этот проект в текущей ситуации.

Электронный документ будет эффективным. Пик этого мифа уже прошел. Сегодня все чаще заказчики понимают, что это не так. Но многие продолжают верить в магию электронного документооборота. На его эффективность влияет немало факторов, мало просто наладить хождение документов через электронные каналы связи. Перед внедрением стоит подумать: были ли осмыслены предыдущие практики, унифицированы и учтены действующие процедуры, прошел ли реинжиниринг. Стоит учесть, кто и в каком режиме будет пользоваться системой, будет ли с ней работать начальство или же взаимодействие ляжет на их помощников. Такие нюансы необходимо оговаривать при внедрении. Если при переходе вместе с СЭД будут проведены реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов, то результат окажется максимально эффективным.

Лучшее решение основывается на выборе лидеров рынка. Кажется так просто выбрать то, чем уже пользуются лидеры. Это выглядит логичным, порой серьезно влияя на предпочтение заказчиков. На самом деле рынок и его потребности постоянно меняются. Сейчас актуальными являются решения, разработанные 4-5 лет назад. Срок присутствия на рынке и накопленный за это время опыт позволяет реализовывать проекты практически любого масштаба. Популярные же СЭД, которыми пользуются лидеры, завоевывали рынок раньше. В те годы были актуальными совсем другие принципы. Теперь же стоит обратить внимание на новые решения, пусть даже число внедрений у них и меньше, чем у лидеров. Они намного более технологичны и сохранят свою актуальность еще 5-7 лет.

Лучше выбирать западные системы — они более гибкие и функциональные. Этот миф появился неспроста. Исторически отечественные решения уступали западным. Но наши комплексы все же больше были ориентированы на российскую специфику, учитывая особенные требования компаний. В настоящее время появились и отечественные решения, которые превосходят зарубежные. Эти платформы и мощные, и гибкие. Преимуществом стоит считать присутствие модулей, ориентированных на автоматизацию процессов с российской спецификой. Да и стоят такие комплексы меньше зарубежных аналогов, а поддержка и дополнительные сервисы намного доступнее.

СЭД нужны только организациям с четким регламентом и описанными бизнес-процессами. Как уже было сказано, бардак в организации делает бессмысленным внедрение электронного документооборота. Но иногда вовсе не обязательно, чтобы все было правильно и четко описано. Все больше компаний используют гибкие методики управления, применяя адаптивный кейс-менеджмент. В таких случаях СЭД вынуждены подстраиваться под них, меняя свою конфигурацию и принципы работы.

СЭД можно начинать активно использовать сразу же после внедрения. Объектом автоматизации являются процессы управления предприятием. Это не дает возможности относиться к системе документооборота, как к обычному проекту, завершающегося со сдачей в эксплуатацию. Все процессы управления постоянно меняются. Бывает и так, что в начале внедрения системы заказчик плохо представляет ее реальные возможности. Внедрение СЭД представляет собой цепочку из взаимосвязанных проектов, которые развивают автоматизацию, расширяют функционал системы и модернизируют ее. Обычно в инструментарий СЭД закладывают требования по возможности специфического изменения внедренных модулей и быстрой автоматизации новых процессов.

Внедрение СЭД целиком лежит на исполнителе. Неужели от заказчика при внедрении такой системы ничего не требуется? Так считают в небольших компаниях и там, где уровень информатизации низок и подобные проекты в новинку. Внедрение СЭД всегда подразумевает изменение внутренних сложившихся в компании порядков и режима ее работы. Если же коллектив не готов к этому и отсутствует мотивация к новым свершениям, то эффект будет нулевым или даже обратным. Но разработчики отмечают, что в последнее время заказчики стали уже более опытными, понимая и свою роль.

Для малого бизнеса качественные СЭД не нужны. Чаще всего владельцы небольших предприятий полагают, что им для работы вполне хватит пакетов 1С и MS Office. Если в компании работает всего 10 человек, то учет и регистрацию документов можно вести и в Excel, хранить их в облаке, а обмениваться письмами с помощью Outlook. Есть много простых и порой бесплатных облачных решений — это Google Apps, Microsoft Office 365. Такая система в определенных условиях может оказаться понятной, но надо задаться вопросом, какие вообще стоят перед взаимодействием малого бизнеса и IT. Да и вообще, что может считаться малым бизнесом? Если исключить микробизнес с его специфическим документооборотом, то польза электронных систем все же есть. Правда, масштабы предприятия не дадут ощутить ее так наглядно, как в случае со средним или крупным бизнесом. Не все функции и нужны. Например, малый бизнес вполне может отказаться от контроля входящей корреспонденции, контроля за исполнением поручений, автоматизацией процедур согласования документов. Небольшой группе людей проще сесть вместе и решить все проблемы. Но единая рабочая информационная среда все же нужна, в ней можно качественно структурировать информацию, осуществлять в ней поиск, сделать быстрый доступ к нужным документам и шаблонам. Это будет актуально и в малом бизнесе. Если владелец планирует развитие своего предприятия, то ему надо думать и об отладке внутренних коммуникаций и бизнес-процессов. В таком случае вопрос внедрения электронного документооборота рано или поздно станет актуальным.

Мобильные системы электронного документооборота небезопасны. На самом деле такие решения в безопасности не уступают другим корпоративным приложениям с мобильным доступом. Угроза кроется не в самой мобильной СЭД, а в ее конкретной реализации, игнорировании персоналом заказчика политик IT-безопасности. Разработчики разнообразят способы доступа к информации. В данном вопросе многое зависит от самой компании и используемых ею технологий защиты своих данных. Речь идет и о технических мерах, и об организационных. Если этому вопросу уделено внимание, то мобильные СЭД будут безопасны. А в современных реалиях без них порой не обойтись. Развенчивает этот миф хотя бы тот факт, что в крупных компаниях, в том числе финансовых и управленческих, мобильные СЭД активно используются топ-менеджерами.

Нет законодательной базы для внедрения ЭЦП. Фактически законодательная база для внедрения таких решений уже существует. Никто не мешает предприятиям отказываться от традиционного документооборота в пользу безбумажного. Правда, существует все же небольшой оговоренный перечень, который трогать нельзя. Это, прежде всего, кадровое делопроизводство. И проблема не в том, что нет законов и актов, а в том, что само предприятие не создало внутренние нормативы по легализации электронных подписей. Это и мешает перейти на безбумажное хождение документов.

Внедрение СЭД слишком долгое. Когда-то это утверждение было вполне справедливо, но сегодня оно стало мифом. Раньше электронные системы строились по подобию существующих бумажных, использовались те же регламенты. Пользователи не могли быстро принять новые стандарты, интерфейсы были тяжелыми, приходилось дублировать бумажные и электронные документы, обучение занимало времени. А ведь стоит учесть еще предпроектное обследование, настройку системы, встраивание ее в существующую IT-инфраструктуру, установку приложений пользователю. Это действительно растягивало сроки. Однако ситуация уже изменилась. Современные решения имеют немало инструментов для ускорения внедрения. Есть набор уже готовых к использованию приложений, возможность постепенно наращивать функционал. Начать использовать электронный документооборот можно быстро и недорого, улучшая его до нужного уровня. Сам срок внедрения зависит от сложности, требований к оптимизации, объема доработок и кастомизации решения, числа пользователей. Если приходится интегрировать множество систем и перевести на использование СЭД десятки тысяч пользователей, то вполне нормальным сроком считается 2-3 года. А средний бизнес получает функционирующую систему в среднем за полгода.

Популярные мифы

Популярные факты

Популярные советы

Популярные сленг

www.molomo.ru

Системы электронного документооборота. Что это? : Документные сканеры

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о «светлом будущем». Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. В данной статье сделан краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и введены базовые понятия, позволяющие приблизиться к решению по выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации. Сразу оговоримся: статья не претендует на полноту изложения возможностей программных продуктов (при необходимости с ними можно ознакомиться, обратившись за материалами к поставщикам) — внимание сфокусировано на их концептуальных особенностях, позволяющих осуществить правильный выбор продукта (системы).

В обзор включены 12 различных систем, представленных на российском рынке. Для того, чтобы их описание не казалось разрозненным набором фактов, в начале статьи приведены примененные принципы классификации систем — без такой «шкалы» изучение предмета этой статьи, сложного и многогранного, было бы невозможно. Для описания контекста, в котором используются эти системы, обозначена причина появления электронного документооборота, приведены некоторые базовые понятия, указаны основные задачи, решаемые системами. В качестве «ключа» к осуществлению выбора приведены основные факторы, влияющие на решение о выборе системы, упомянуты основные проблемы внедрения.

Почему данная статья появилась в разделе статей «Все о сканерах»? Как вы сможете убедиться в ходе прочтения данной статьи, любая система документооборота лишена смысла без блока ввода данных. Т.к. именно данные — это та сущность, которая вводится в систему, обрабатывается, преобразуется на каждом этапе системы и, в конечном счете, приводит к образованию новых формализованных данных, которые, в свою очередь, определяют дальнейшее поведение системы.

 Способов ввода данных в Систему электронного документооборота может быть несколько: это могу быть данные из других систем, прикладных приложений, электронной почты и т.п., но прежде всего — это данные с бумажных носителей, которые вводятся в СЭД посредством сканирования оригинала документа и последующей его обработки. По-этому документные сканеры и специализированное программное обеспечение для сканирования — в комплексе являются неотъемлемой, а зачастую — первичной частью систем электронного документооборота.    

Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота

См. представленную выше схему. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

 

Зачем нужны системы электронного документооборота

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал — сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.
Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.
Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути — вопрос только в том, какую систему выбрать.

Итак, какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: «А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?»; «Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?»; «Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?»; «Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьNзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов»… Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: «Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документоотборота — это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!».
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:
Фактор 1 — Сокращение затрат на бумажные документы
Фактор 2 — Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
Фактор 3 — Ускорение информационных потоков
Фактор 4 — Изменение корпоративной культуры
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Базовые понятия и терминология

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу: «Это не система документооборота, а система делопроизводства» или наоборот. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача нетривиальная.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости — потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Общая классификация систем документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы — ЭА). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие — за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Внешний электронный документооборот

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия», одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных.

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта — широко используемой системы «БОСС-Референт», построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе «БОСС-Референт» реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Резюме

Выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти. 

www.docscan.ru