Деловое обращение деловое письмо: Деловое письмо: виды, правила оформления, структура | Электронный каталог

Содержание

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  • Наименование.
  • Адрес.
  • Контактные телефоны.
  • Сайт.
  • Электронную почту.
  • Логотип.
  • Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  • Изучение вопроса.
  • Написание проекта письма.
  • Его согласование.
  • Подписание.
  • Регистрация.
  • Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

пример написания делового письма

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

как правильно писать деловые письма

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

  • Позицию адресата.
  • Характер отношений.
  • Официальность.
  • Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

  • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
  • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
  • Предметом общения является деятельность компании.
  • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
  • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

  • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
  • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
  • Актуальной в момент написания письма.
  • Достоверной и беспристрастной.
  • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
  • Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

образцы делового письма

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

  • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
    (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

как написать ответ на письмо пример

  • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
  • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
    (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

как написать деловое письмо образец

  • Информационными.
  • Инструктивными.
  • Поздравительными.
  • Рекламными.

Также бывают письма:

  • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

образец коммерческие письма

  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

как написать ответ на письмо пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы. 

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на...» (Attention of...). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение

традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания вам следует связаться с нами по телефону... »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Составление делового письма

Составление делового письма.Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно?  Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы.

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или  блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого»  указано «Светлана Котова»:

 Subject: Запрос информации
Date: Mon, 18 Oct 2010
From: Светлана Котова
To: Тамара Воротынцева

А в подписи в теле письма адресат написал:

С уважением,

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

ООО «Трензор»

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

Деловая переписка тренинг

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об  имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги),  не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Тамара Воротынцева

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Статьи по теме:

виды, правила составления, образец и пример

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

  1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
  2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
  3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

  • Гарантийное письмо;
  • Сопроводительное;
  • Информационное;
  • Письмо-уведомление;
  • Письмо-предупреждение;
  • Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

  • Обращение;
  • Предложение;
  • Запрос;
  • Требование;
  • Прошение.

Некоммерческие письма.

  • Письмо-приглашение;
  • Письма с выражением соболезнования;
  • Письма с выражением благодарности;
  • Письма с информированием о чем-либо;
  • Письма, в которых содержатся рекомендации;
  • Гарантийные письма;
  • Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
  • Письма с поздравлениями по разным поводам;
  • Письмо-просьба;
  • Письма с инструкциями;
  • Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

  • Письма с ответами на запросы;
  • Непосредственно запрос;
  • Оферта – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
  • Претензия;
  • Напоминание;
  • Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

  • Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
  • Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

  • Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
  • Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
  • Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

  • Отправленные в виде факсового сообщения;
  • Отосланные по электронной почте;
  • Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

  • Адресно, предназначается конкретному лицу;
  • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
  • Достоверно;
  • Беспристрастно;
  • Аргументировано;
  • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Далее, рассмотрим основные требования:

  • Для написания делового письма используются листы формата А4;
  • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
  • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
  • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
  • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

  • Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
  • Название компании полностью;
  • Номера факса и телефона;
  • Номер банковского счета;
  • Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
  • Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
  • Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.

  1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
  2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
  3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
  4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
  5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
  6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами«.
  7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам...».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

  • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
  • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
  • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
  • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресу

Как написать деловое письмо и правильно вести деловую переписку

28.12.2018

Друзья! Если вы или ваша организация планируете проведение какого-то мероприятия — праздничного события, выставки, семинара, конференции, деловых встреч, собеседований или мероприятий по другим событиям, то...

17.12.2018

В преддверии новогодних и других значимых праздников в деловом мире считается хорошим тоном поздравлять деловых партнеров и клиентов с праздниками.  Для чего нужно оказывать такие...

03.12.2018

Итак разберем наиболее часто встречающиеся ошибки при написании деловых писем и на примерах рассмотрим ТОП 3 ошибки, которые допускают авторы деловых писем. Составление делового письма...

30.11.2018

Дорогие друзья! В этой статье подробнее разберемся в двух актуальных на сегодняшний день вопросах. Почему деловые письма все еще актуальны в условиях кризиса? Почему на...

22.11.2018

Вопрос: Наш орган управления КСК не отчитывается перед жильцами за расходы на содержание жилья. Подскажите, как обязать наш орган управления  КСК отчитываться  по расходам нашего...

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.

Структура делового письма

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

структура делового письма.png

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Правила написания обращения Пример
Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)! Уважаемый Иван Васильевич!
Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)! Уважаемый господин Грозный!
Уважаемый + должность органа власти! Уважаемый генерал-майор!
Уважаемые + господа! Уважаемые дамы и господа! 
Уважаемый + Имя Отчество! Уважаемый Иван Васильевич!

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

- Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

business-letter.ru

- -
-

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

  • Wouldn't — would not
  • I’m — I am
  • I’d like to — I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.     

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

  • Mr — обращение к мужчине;
  • Mrs — к замужней женщине;
  • Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
  • Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

  • I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
  • In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
  • Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
  • I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
  • I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
  • Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

  • Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
  • I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
  • If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
  • Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
  • Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
  • Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

  • Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
  • Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
  • Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».  

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Dear Mr Black

 

Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.

 

I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company's success.

 

Looking forward to your answer.

 

Yours sincerely,

Jack White

Дорогой мистер Блэк,

 

В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.

 

Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.

 

Искренне Ваш,

Джек Уайт.

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

деловых писем - Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал поможет вам написать деловые письма, необходимые во многих различных ситуациях, от подачи заявления на работу до запроса или предоставления информации. Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Принципы, о которых следует помнить

Деловое письмо отличается

Написание для деловой аудитории обычно сильно отличается от письма в гуманитарных, социальных или других академических дисциплинах. Деловые письма стремятся быть четкими и лаконичными, а не вызывающими воспоминания или творческими; он подчеркивает конкретность и точность. Это различие не делает деловое письмо лучше или хуже других стилей. Скорее, он отражает уникальную цель и соображения, связанные с написанием в деловом контексте.

Когда вы пишете бизнес-документ, вы должны исходить из того, что ваша аудитория имеет ограниченное время, чтобы прочитать его, и, скорее всего, бегло просмотрела. Ваши читатели заинтересованы в том, что вы говорите, поскольку это влияет на их рабочий мир. Они хотят знать «практический результат»: ваше мнение о ситуации или проблеме и то, как им следует реагировать.

Деловое письмо варьируется от стиля разговора, который часто встречается в сообщениях электронной почты, до более формального, юридического стиля, который можно найти в контрактах.Стиль между этими двумя крайностями подходит для большинства заметок, электронных писем и писем. Слишком формальный текст может оттолкнуть читателя, а попытка быть слишком небрежным может показаться неискренним или непрофессиональным. В деловой переписке, как и в любой другой письменной форме, вы должны знать свою аудиторию.

В большинстве случаев деловое письмо будет первым впечатлением, которое вы произведете на кого-то. Хотя деловая переписка со временем стала менее формальной, вам все же следует внимательно следить за тем, чтобы содержание письма было ясным и вы внимательно его вычитали.

Местоимения и активный и пассивный залог

Личные местоимения (например, я, мы и вы) важны в письмах и записках. В таких документах совершенно уместно называть себя «Я» и читателя - «вами». Однако будьте осторожны, используя местоимение мы в деловом письме, написанном на канцелярских принадлежностях компании, поскольку оно обязывает вашу компанию соблюдать то, что вы написали. Излагая свое мнение, используйте I; при изложении политики компании используйте мы.

Лучшие писатели стремятся достичь стиля, который настолько ясен, что их послания нельзя будет неправильно понять.Один из способов добиться четкого стиля - свести к минимуму использование пассивного голоса. Хотя иногда необходим пассивный залог, часто он не только делает ваше письмо скучным, но также может быть двусмысленным или чрезмерно безличным. Вот пример одной и той же точки, выраженной в пассивном и активном голосах:

    Пассивный залог: «Чистая прибыль от продажи дочерних компаний была сильно переоценена».
      [Кто переоценил?]

    Активный голос: команда Global Finance сильно переоценила чистую прибыль от продажи дочерних компаний.

Вторая версия более понятна и поэтому предпочтительнее.

Конечно, из каждого правила есть исключения. Что делать, если вы возглавляете глобальную финансовую команду? Возможно, вы захотите донести свое сообщение, не обращая чрезмерного внимания на тот факт, что ошибка возникла по вине вашей команды. Пассивный голос позволяет не обращать внимания на нелестные моменты, но вы должны использовать их с осторожностью.

Фокус и специфика

Деловой текст должен быть четким и кратким.Однако будьте осторожны, чтобы ваш документ не превратился в бесконечную серию коротких, прерывистых предложений. Помните также, что «краткий» не обязательно означает «резкий» - вам все равно нужно подумать о своем тоне и аудитории, для которой вы пишете. Рассмотрим следующие примеры:

После тщательного изучения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.
Ваша идея проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам финансирование.

Первая версия является более слабым заявлением, подчеркивая факты, не имеющие прямого отношения к ее сути.Вторая версия предоставляет информацию в простой и прямой форме. Но не нужно быть экспертом по стилю, чтобы знать, что первая формулировка дипломатична и уважительна (хотя и менее лаконична) по сравнению со второй версией, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Деловые письма: с чего начать

Перечитайте описание своей задачи (например, объявление о вакансии, инструкции по подаче предложения или подсказку о назначении на курс).Подумайте о своей цели и о том, какие требования упоминаются или подразумеваются в описании задачи. Перечислите эти требования. Этот список может служить схемой для управления вашим письмом и помочь вам сосредоточиться, поэтому постарайтесь сделать его подробным. Затем определите квалификации, атрибуты, цели или ответы, которые соответствуют только что перечисленным вами требованиям. Стремитесь быть точными и конкретными, избегая неясностей, двусмысленности и банальностей. Если существуют отраслевые или отраслевые концепции или терминология, относящиеся к поставленной задаче, используйте их таким образом, чтобы передать вашу компетентность и опыт.Избегайте любого языка, который ваша аудитория может не понять. В готовом тексте должно быть указано, насколько вы соответствуете перечисленным требованиям, и должны быть даны ответы на все вопросы, поднятые в описании или подсказке.

Заявочные и сопроводительные письма

Многие люди считают, что письма-заявки и сопроводительные письма по сути одно и то же. Однако для целей данного раздаточного материала это разные типы писем. Письмо-заявление - это коммерческое письмо, в котором вы продвигаете свои навыки, способности и знания.С другой стороны, сопроводительное письмо - это, прежде всего, сопроводительный документ. Он идентифицирует отправляемый элемент, человека, которому он отправляется, и причину его отправки, а также обеспечивает постоянную запись пересылки как для автора, так и для читателя.

Заявочные письма

При написании письма-заявки помните, что у вас наверняка есть соревнования. Ваша аудитория - профессионалы, которые проверяют и нанимают кандидатов на работу - тех, кто может просмотреть десятки или даже сотни других заявок в день, когда получит ваше.Непосредственная цель вашего письма-заявки и сопроводительного резюме - привлечь внимание этого человека. Ваша конечная цель - получить интервью.

При написании письма-заявки убедитесь, что вы выполнили три задачи: привлекательно привлечь внимание читателя, убедить читателя в том, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу, и запросите собеседование.

Контрольный список для письма-заявки:

  • Определите вакансию по названию и сообщите получателю, как вы о ней узнали.
  • Обобщите вашу квалификацию для работы, в частности, ваш опыт работы, действия, которые демонстрируют ваши лидерские качества, и ваше образование.
  • Порекомендуйте читателю ваше резюме.
  • Попросите о собеседовании, указав, где с вами можно связаться и когда вы будете доступны. Если ваш потенциальный работодатель находится в другом городе и вы планируете посетить этот район, укажите даты поездки.
  • Если вы претендуете на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме.

Чтобы сэкономить время читателя и привлечь внимание к своим сильным сторонам как кандидата, укажите свою цель прямо в начале письма.

Пример:

    Я ищу должность менеджера в вашем центре обработки данных. На такой руководящей должности я могу использовать свою степень магистра в области информационных систем и мой опыт программиста / аналитика для решения бизнес-задач в области обработки данных.

Если вас порекомендовал в компанию один из ее сотрудников, консультант по вопросам карьеры, профессор или кто-то еще, укажите это перед тем, как сформулировать цель вашей работы.

Пример:

    Во время недавнего съезда ARRGH в Вашингтоне, округ Колумбия, один из ваших торговых представителей, Дасти Браун, сообщил мне о возможной вакансии менеджера в вашем центре обработки данных. Мой обширный опыт программирования и степень магистра в области информационных систем делают меня высококвалифицированным для этой должности.

В последующих параграфах расширите квалификацию, которую вы упомянули в своем открытии. Добавьте соответствующие детали, выделив опыт, указанный в вашем резюме, который особенно актуален для работы, которую вы ищете.Завершите просьбой об интервью. Внимательно вычитайте свое письмо.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (Образец №1) было написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра. Писатель не претендует на конкретную вакансию, но описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, есть ли вакансия.

    Образец № 1

    6123 Farrington Road
    Apt. B11
    Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
    11 января 2005 г.

    Taylor, Inc.
    694 Rockstar Lane
    Дарем, Северная Каролина 27708

    Уважаемый директор по персоналу:

    Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема. Хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

    Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов.Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавний выпускник Технологического института ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста по информатике. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

    Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям.Вы можете связаться со мной по моему домашнему адресу, по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]

    С уважением,

    Раймонд Крок

    Образец № 2

    6123 Farrington Road
    Apt. G11
    Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514
    11 января 2005 г.

    Taylor, Inc.
    694 Rockstar Lane
    Дарем, Северная Каролина 27708

    Уважаемая мисс Джонс:

    Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора.Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

    Я ожидаю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в июне и к тому времени завершу программу «Инженерия компьютерных систем». С сентября 2000 года я участвовал через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала.Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

    Если есть открытая вакансия в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000 доб. 232) или по электронной почте ([email protected]).

    С уважением,

    Ребекка Брок

Сопроводительные письма

Как упоминалось ранее, письма-заявки и сопроводительные письма - не одно и то же.В сопроводительном письме указывается отправляемый элемент, лицо, которому оно отправляется, и причина его отправки. Сопроводительное письмо обеспечивает постоянную запись пересылки как для автора, так и для читателя.

В сопроводительном письме делайте свои замечания краткими. В открытии должно быть указано, что вы отправляете и почему. В необязательном втором абзаце вы можете включить краткое изложение отправляемой вами информации. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.Затем письмо может быть продолжено с изложением ключевых моментов, объясняющих, почему писательская фирма лучше всего подходит для этой работы. Заключительный абзац должен содержать благодарность, предлагать дополнительную помощь или выражать надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку затрагивает способ сбора информации.

    Образец № 1

    Логотип вашей компании и контактная информация

    11 января 2005 г.

    Брайан Ино, главный инженер
    Carolina Chemical Products
    3434 Pond View Lane
    Durham, NC 27708

    Уважаемый г-н Ино:

    Прилагаем окончательный отчет об установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company, который мы отправляем с разрешения компании Eastern. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (доб. 1206) или напишите мне по указанному ниже адресу, если я смогу ответить на любые вопросы.

    С уважением,

    Нора Кэссиди
    Менеджер по техническим вопросам
    [email protected]

    Приложение: Отчет

    Образец № 2

    Логотип вашей компании и контактная информация

    11 января 2005 г.

    Брайан Ино, главный инженер
    Ecology Systems, Inc.
    8458 Obstructed View Lane
    Durham, NC 27708

    Уважаемый г-н Ино:

    Прилагаю отчет с оценкой нашего энергопотребления за год в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.

    Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющего производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

    Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

    С уважением,

    Нора Кэссиди
    Офис новых проектов
    [email protected]

    Приложение: Отчет

Вы можете найти больше образцов различных типов резюме и деловых писем на сайте University Career Services.

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти последние публикации по этой теме.Пожалуйста, не используйте этот список как образец для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC.

Кови, Стивен Р. Руководство по стилю FranklinCovey для делового и технического письма . 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови, 2012.

Локер, Китти и Донна Кинцер. 10-е изд. Деловые и административные коммуникации . Бостон: Макгроу-Хилл, 2012.


Creative Commons License Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указываете источник: Центр письма, Университет Северной Каролины, Чапел-Хилл,

Сделать подарок

,

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя вверху письма на одну строку над датой.Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо написано в течение нескольких дней, укажите дату его написания в строке даты. При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем.Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес - это адрес получателя. Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете.Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены в том, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. существует вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание. Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают.Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете этого человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несексистское приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в поле Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в тексте письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце должна быть повторена цель письма и, в некоторых случаях, просить о каких-либо действиях.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы включаете в конверт. Например, если вы включили много документов и вам необходимо убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы сами набрали письмо, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. В этом формате вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе текст письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните печатать.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль - полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как фирменные бланки и шаблоны.Наши примеры - просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности письма является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия - используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. Для этого стиля пунктуация исключена после приветствия и закрытия.

,

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем. может представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле. В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они такие формальные и структурированные, как .Однако письма также довольно универсальны, поскольку их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение, прежде чем перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легким для чтения.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе.Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие различия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо Точная структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

  • Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя.Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не указывайте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
  • Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд». Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например «Уважаемый Тейлор Дин». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
  • Body : В первом абзаце представьтесь и расскажите о сути вашего письма.Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, в то время как ваш последний абзац должен повторить цель письма и при необходимости содержать призыв к действию.
  • Закрытие : Рекомендуемые официальные закрытия включают «С уважением» или «Искренне Ваш». Для более личного завершения рассмотрите возможность использования «Сердечно» или «С уважением». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
  • Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя.Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
  • Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста. Наиболее распространенный макет делового письма известен как формат блока , в котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами.Благодаря такому макету письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, ревизия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , так как они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить. Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите внешний вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на отточенное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выровнен по левому краю и с одинарным интервалом.Корпус формальный, дружелюбный и лаконичный, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в виде бумажной копии.

Умение писать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

,

форматов деловых писем | Все шаблоны деловых писем

Деловая переписка всегда должна иметь чистый, четкий вид, а шаблоны деловых писем Джинджер помогут вам добиться желаемого.

Формат полного блока

Деловые письма, состоящие из полных блоков, имеют формальный вид, однако их можно использовать как в неформальных деловых ситуациях, так и в официальных. Если вы ищете единый формат, который будет хорошо работать в любой ситуации, вам подойдет этот формат.
Обратите внимание, что следующий формат делового письма составлен таким образом, чтобы его было легко читать. Это также шаблон, который очень легко набирать, так как нет никаких отступов, о которых нужно беспокоиться.

Шаблон делового письма полного формата

Ваше имя
Адрес
Адрес
Телефон
Сегодняшняя дата

Имя получателя
Компания
Адрес
Адрес
Адрес
Уважаемый (Имя получателя),

Этот шаблон делового письма блочного формата показывает, насколько быстро и легко можно печатать.Обратите внимание, что он очень похож на формат полублочных букв, за исключением того, что абзацы не имеют отступа. Это формат, который можно использовать во всех деловых случаях.
Обратите внимание, что все элементы в этом письме выровнены по левому краю. Такое форматирование обеспечивает четкий, современный вид, который предпочитают многие люди.
Если у вас есть какие-либо приложения, которые следует включить в это письмо, сделайте пометку внизу слева, через несколько пробелов под блоком подписи. Просто напишите «вложения:» и укажите названия любых предметов внутри конверта.Брошюра, приложение или копия счета - вот некоторые из вещей, о которых вы можете подумать.

С уважением,

Ваше имя, фамилия и титул

Измененный формат блока

Деловые буквы в модифицированном блочном стиле менее формальны, чем полные печатные буквы. Если вы переписываетесь с кем-то, с кем у вас уже есть хорошие рабочие отношения, лучше использовать измененную букву блочного стиля.
Обратите внимание, что следующий формат делового письма написан без отступов.Если вы предпочитаете использовать отступы, попробуйте вместо этого использовать полублочный или модифицированный полублочный формат.

Шаблон делового письма в модифицированном формате блока

Ваше имя

Адрес
Адрес
Телефон
Сегодняшняя дата

Имя получателя
Название компании
Адрес
Адрес
Адрес

Уважаемый (Имя получателя):

Этот модифицированный формат блочного делового письма очень похож на модифицированный полублочный формат письма, за исключением того, что абзацы не имеют отступа.Модифицированные печатные буквы немного менее формальны, чем полные печатные буквы.
Обратите внимание, что адрес отправителя, закрытие, подпись и блок подписи начинаются в центре страницы. В некоторых случаях люди, предпочитающие использовать этот формат, начинают эти элементы с пяти пробелов справа от центра страницы.
Если у вас есть какие-либо приложения, которые следует включить в это письмо, сделайте пометку внизу слева, через несколько пробелов под блоком подписи. Просто напишите «вложения:» и укажите названия любых предметов внутри конверта.Брошюра, приложение или копия счета - вот некоторые из вещей, о которых вы можете подумать.

С уважением,

Ваше имя, фамилия и титул

Стандартный формат

Деловые письма стандартного формата носят формальный характер. Поскольку они включают необязательную строку темы, они идеально подходят для ситуаций, когда вам нужно создать официальный ответ или сообщить номер счета или номер дела.
Внизу этого шаблона вы увидите то, чего нет в других шаблонах деловых писем.Под блоком подписи находятся три строки текста, указывающие, что секретарь или помощник напечатали письмо для отправителя, что копия была отправлена ​​другому получателю и что есть вложения. В других форматах деловых писем выписываются «приложения». В стандартном формате слово сокращено.

Шаблон делового письма стандартного формата

Ваше имя
Адрес
Адрес
Телефон
Сегодняшняя дата

Имя получателя
Название компании
Адрес
Адрес
Адрес

ТЕМА: Введите тему и подчеркните ее.

Уважаемый (Имя получателя),

Этот стандартный формат деловых писем очень похож на формат печатных букв. Обратите внимание, что все осталось выровненным.
Вы заметите, что этот шаблон содержит некоторые элементы, которые отличаются от элементов других форматов деловых писем на этой странице. Во-первых, это тема. Этот элемент является необязательным и может быть заменен строкой «RE:», которая используется для ссылки на что-то конкретное, например, на предыдущее сообщение или номер счета.Обязательно подчеркните это, чтобы выделить.
Кроме того, в этом шаблоне есть еще три элемента. В строке, расположенной под блоком подписи, вы увидите мои инициалы заглавными буквами. Двоеточие отделяет их от инициалов моего ассистента, которые написаны строчными буквами. Это означает, что мой помощник напечатал письмо за меня. Если вы сами набираете стандартное деловое письмо, вам не нужно включать этот элемент.
Под инициалами вы увидите «cc:», за которым следует имя моего делового партнера.Это означает, что я отправил копию этого письма своему партнеру. Если вы пишете подобное письмо, но никому не копируете, нет необходимости включать этот элемент.
Наконец, вы заметите буквы «encl», за которыми следует двоеточие. Это свидетельствует о наличии вольеров. Интересно, что стандартное деловое письмо - единственное, в котором вы используете «encl» вместо написания «вложение», чтобы показать, что брошюра, приложение, счет-фактура или другие элементы) прилагаются. Как вы, возможно, уже догадались, вы можете пропустить «encl», если вы ничего не вложили в письмо в конверте.

С уважением,

Ваше имя, фамилия и должность
YN:
cc: Business Partner, Other entity
encl: Шаблон делового письма

Открытый формат

Деловое письмо открытого формата имеет чистый формальный вид, как и письмо блочного формата. Подходит для любого делового общения.
Между этим форматом и другими форматами деловых писем на этой странице есть одно существенное отличие: он не содержит знаков препинания после приветствия и знаков препинания после закрытия.

Полублочный формат

Деловое письмо полублочного формата немного менее формально, чем письмо блочного формата, и немного более формально, чем модифицированное письмо блочного формата. Он работает практически во всех ситуациях и является хорошим выбором, если вы не знаете, какой формат использовать.
Полублочные деловые буквы отличаются от большинства других тем, что первая строка каждого абзаца имеет отступ. Если вы хотите попробовать другой формат с отступами, обратите внимание на измененный шаблон делового письма с полублоком.Это наименее формальный из всех форматов, представленных на этой странице.

Шаблон бизнес-письма в полублочном формате

Ваше имя
Адрес
Адрес
Телефон
Сегодняшняя дата

Имя получателя
Компания
Адрес
Адрес
Адрес

Уважаемый (Имя получателя),

Этот полублочный формат деловых писем очень похож на формат печатных букв, за исключением

. С отступом

абзаца.Буквы полублочного формата немного более формальны, чем модифицированные полублочные деловые буквы.

Обратите внимание, что адрес отправителя, закрытие, подпись и блок подписи выровнены по левому краю.

Единственные элементы этого формата делового письма, которые не выровнены по левому краю, - это первые строки каждого абзаца.

Если у вас есть какие-либо приложения, которые следует включить в это письмо, сделайте пометку внизу слева, несколькими пробелами под

блок подписи.Просто напишите «вложения:» и укажите названия любых предметов внутри конверта. Брошюра, приложение или копия счета - вот некоторые из вещей, о которых вы можете подумать.

С уважением,

Ваше имя, фамилия и титул

Код для вставки:

,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *