Должностная инструкция ответственного секретаря газеты: Ответственный секретарь редакции

I. Общие положения

1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.

3. Ответственный секретарь редакции должен знать:

3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.

3.2. Специфику информационной работы.

3.3. Основы газетно-журнального производства.

3.4. Основы авторского права.

3.5. Порядок заключения авторских договоров.

3.6. Методы подготовки материалов в печать.

3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.

3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).

3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.

3.10. Основы организации труда и управления.

3.11. Основы трудового законодательства.

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

6. На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Ответственный секретарь редакции:

1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.

2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.

3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.

4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.

5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.

6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).

7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.

8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.

9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.

10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.

11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.

III. Права

Ответственный секретарь редакции имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.

IV. Ответственность

Ответственный секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Секретарь: описание работы | TARGETjobs

Административная роль иногда может стать путем к профессии, особенно в области СМИ или маркетинга.

Что делает секретарь или администратор? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, заботясь об административных и организационных задачах, которые обеспечивают ее функционирование. Названия должностей «администратор» и «секретарь» могут использоваться взаимозаменяемо для описания одной и той же роли, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем личного помощника или исполнительного помощника.

Типичные обязанности работы включают в себя:

• отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию
• ведение дневников и организация встреч
• набор, подготовка и сопоставление отчетов
• подача
• организация и обслуживание собраний (составление повесток дня и ведение протокола)
• управление базами данных
• приоритетных рабочих нагрузок
• внедрение новых процедур и административных систем
• поддержание связи с соответствующими организациями и клиентами
• координационных почтовых рассылок и аналогичных рекламных задач
• регистрация или обработка счетов или расходов
• действует как администратор и / или встречает и приветствует клиентов
• , если старше, набор, обучение и контроль младшего персонала.

Административная или секретарская роль иногда может быть выходом в другую профессию, особенно в области СМИ или маркетинга; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают выполнять административную роль и «прокладывают себе путь». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют кратковременную временную работу в качестве администратора или секретаря через кадровое агентство во время каникул или после выпуска. Этот вид офисного опыта может быть активом в резюме.

Тем не менее, если вы хотите специализироваться на административной роли, карьерный рост может происходить благодаря занятию более высоких административных должностей; что именно это будет отличаться в зависимости от организации. В некоторых вы можете стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личный или исполнительный помощник; еще больше, офис-менеджер. Также не секрет, что секретариат и административный персонал специализируются на работе в организациях в определенных секторах: например, фармацевтика или юриспруденция.

Типичные работодатели секретарей и администраторов

Огромный круг организаций в государственном и частном секторах нанимают секретарей и администраторов.

Рабочие места обычно можно найти на досках объявлений о вакансиях, непосредственно через веб-сайты работодателя, через агентства по подбору персонала, а также в печатных и онлайн-версиях местных и национальных газет.

Требуется квалификация и обучение

Формальные академические квалификации не всегда необходимы, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы вы были обучены по GCSE / стандартам или A level / более высоким уровням.Небольшое меньшинство может попросить степень, и в этом случае может быть полезна степень по английскому языку, бизнесу, IT или информатике.

Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт работы в офисе или административном органе; Соответствующий опыт может быть получен путем привлечения через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.

Некоторые организации просят дать возможность набирать определенное количество слов в минуту или иметь опыт аудиотипирования; однако стенография больше не запрашивается как стандартная.Диапазон или секретарские курсы обучения доступны онлайн или через колледжи дальнейшего образования.

Ключевые навыки для секретарей

• Хорошие навыки общения, обслуживания клиентов и построения отношений
• Навыки командной работы
• Навыки организации и управления временем
• Внимание к деталям
• навыки ведения переговоров
• Напористость
• Гибкость
• Такт, усмотрение и дипломатия
• Способность проявлять инициативу и использовать свою инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
• Возможность использовать стандартные пакеты программного обеспечения (например, Microsoft Office) и изучать заказные пакеты при необходимости.

Обязанности и обязанности секретаря

Согласно исследованиям, проведенным различными рекрутинговыми агентствами, профессия секретаря относится к числу тех, которые связаны с наибольшим количеством чрезмерных часов и необходимостью адаптироваться к графику работы руководства. Сегодня мы узнаем всю информацию об обязанностях секретаря и полное описание работы!

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

Кто такой секретарь?

Этот термин происходит от латинского «секрета», так называемых прокси в Древнем Риме.И тогда, и позже (при королевских дворах) это были исключительно мужчины, которым иногда удавалось очень умно добраться до власти.

Первыми секретарями можно считать клерков и летописцев — они записывали королевские указы и приказы, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря значительно расширились, и сегодня они могут выполнять различные функции. Таким образом, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, в результате чего появилась профессия помощника секретаря, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Секретарь называется верным помощником и правой рукой вождя и по уважительной причине. В обязанности секретаря генерального директора входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Секретарь топ-менеджера занимается подготовкой и оформлением деловых бумаг и документов, помогает директору в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность помощника секретаря также можно считать представительной, так как она является лицом компании.Она приветствует гостей, отвечает на звонки и письма. Такая работа требует высокой концентрации, общения и организации. По этой причине профессия секретаря может предложить большие перспективы — в будущем. Специалист может стать офис-менеджером, а затем одним из директоров или топ-менеджеров.

Читайте также: Каковы основные причины конфликтов на рабочем месте?

Должность ответственного секретаря необходима практически каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей.Это могут быть как крупные предприятия, так и организации малого бизнеса.

Как стать секретарем

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

Это может быть любое высшее образование, которое прошло курсы секретарей или ассистентов или проходило обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к специальности соискателя, но подчеркивают, что соискатель обладает необходимыми личными качествами и может выполнять свои обязанности на должном уровне.

Обязанности секретаря

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

Это общие функции секретаря:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административной деятельности генерального директора.
• Принимает входящую корреспонденцию для рассмотрения Генеральным директором, передает ее в соответствии с принятым решением структурным подразделениям или конкретному подрядчику для использования в процессе работы или подготовки ответов.
• Принимает документы и личные заявления для подписи генерального директора.
• Отвечает на телефонные звонки, записывает и передает служебную информацию генеральному директору, организует телефонные разговоры генеральному директору.
• По поручению генерального директора пишет письма, запросы, другие документы.
• Выполняет работу по подготовке заседаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени и месте проведения заседания, повестке дня, их регистрации), ведет и составляет график проведения конференций и совещаний.
• Осуществляет контроль за выполнением работниками предприятия выпущенных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения руководящих указаний и указаний генерального директора.
• Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми организационными технологиями, канцелярскими товарами, создает условия, способствующие практической работе генерального директора.
• Организует прием посетителей, способствует эффективности рассмотрения запросов и предложений сотрудников.
• Форм-кейс в соответствии с утвержденной номенклатурой обеспечивает их сохранность и вовремя доставляет их в архив.
• В обязанности секретаря компании входит также организация командировок генерального директора: заказ авиа и ж / д билетов, бронирование гостиниц.

Ответственность основного секретаря

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

Ответственность секретаря:

• За невыполнение или опоздание на рабочем месте
• Небрежное выполнение своих обязанностей
• За несоблюдение действующих инструкций , приказы и инструкции по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации
• За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и пожарной безопасности

Заключение:

Обязанности секретаря в офисной банке отличаются в определенных случаях.Хотя секретарь всегда должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым. Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. Умение слушать и слышать и очень важные качества.

Читайте также: Новая минимальная заработная плата в Нигерии 2019

Как быть эффективным секретарем | Работа

Хотя название «секретарь» сокращается в пользу «административного помощника», эти две должности выполняют многие из одинаковых функций. Чтобы продвинуться в организации, секретарь должен хорошо разбираться в ее способности помогать своему боссу и проявлять инициативу, а не реагировать на выполнение своих обязанностей. Чем больше обязанностей помощника по административным вопросам она может объединить со своими традиционными секретарскими обязанностями, тем лучше она сможет реализовать свой потенциал.Эффективный секретарь предвидит потребности своего работодателя.

Секретарь

Секретарь традиционно ведет переписку и регистрацию, отвечает на звонки и координирует график работы начальника. Некоторые секретари не назначены одному руководителю; они работают в секретарском пуле, где работают на группу руководителей компаний.

Административный помощник

Административный помощник, как правило, выполняет больше обязанностей, чем секретарь, в том числе проекты, которые его босс может дать ей, требующие некоторой инициативы.Например, в небольшой компании владелец может попросить своего помощника получить предложения о планах медицинского страхования компании, прежде чем представить их ему для окончательного рассмотрения и принятия решения. У помощника могут быть постоянные обязанности, такие как подготовка ежемесячного финансового отчета или сбор и составление отчетов для СМИ, имеющих отношение к бизнесу компании.

Обязанности

Типичные секретарские обязанности включают в себя: диктовку и запись заседаний или протоколов, ввод корреспонденции, управление системой регистрации, копирование, отправку факсов, ответы и телефонные звонки, назначение встреч, управление календарем босса и приготовление обеда, авиалинии и Бронирование гостиниц.В зависимости от должностной инструкции секретарь может также выполнять различные личные задачи, такие как заказ цветов, приготовление и подача кофе, покупка подарка супруге босса, взятие и вывоз химчистки или бронирование ужина. Эти последние задачи отпали в пользу рабочей силы и уже не так распространены, как раньше.

Навыки

Требования к секретарскому положению включают в себя навыки точного набора текста, простое использование электронных таблиц, знание проприетарного или специального программного обеспечения, необходимого для работы, хорошие навыки управления временем, умение хорошо работать с представителями общественности, поддержание конфиденциальности, организован и пунктуален.Секретари используют персональные компьютеры, телефонные системы, факсы и копиры. В некоторых случаях они используют диктофоны.

Советы по повышению эффективности

Секретарь, назначенный одному руководителю, представляет этого руководителя для общественности. Познакомьтесь с ключевыми контактами вашего босса и используйте их имена, когда они звонят или приходят в офис. Совершенствуйте свои навыки работы на компьютере, особенно с помощью базовых программ Microsoft Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, чтобы повысить свою ценность.Пройдите курсы в местном местном колледже, чтобы улучшить свои знания английского языка, журналистики, математики и компьютерного программного обеспечения; некоторые компании платят за обучение, если курсы соответствуют вашей работе. Чем быстрее вы печатаете, тем больше работы вы можете выполнять, поэтому улучшайте скорость печати. Приходите на работу раньше, чем ваш начальник, и оставайтесь, пока он не уйдет, если ваш начальник работает в разумные часы. Предугадывайте потребности вашего босса, задавая такие вопросы, как: «У вас есть все подготовленные поездки к встрече на следующей неделе?» или «Вы нуждаетесь во мне в ежеквартальном отчете для предстоящего заседания совета директоров?» Ведите рабочий дневник и создайте календарь повторяющихся действий и заданий вашего босса.Регулярно проверяйте календарь, чтобы быть на шаг впереди своего босса, чтобы вы стали незаменимыми.

Информация о зарплате для секретарей и помощников по административным вопросам за 2016 год

Секретариаты и помощники по административным вопросам заработали среднюю годовую зарплату в размере 38 730 долл. США в 2016 году, согласно данным Бюро статистики труда США. С другой стороны, секретари и административные помощники получали зарплату 25-го процентиля в размере 30 500 долларов, что означает, что 75 процентов заработали больше этой суммы. Зарплата 75-го процентиля составляет 48 680 долларов, то есть 25 процентов зарабатывают больше.В 2016 году в США в качестве секретарей и административных помощников было занято 3 990 400 человек.