Администратор офиса
Должностная инструкция администратора офисаzipВы можете скачать должностную инструкцию администратора офиса бесплатно. Должностные обязанности администратора офиса
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает ответственность, права и должностные обязанности администратора офиса _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2.На должность администратора офиса принимается лицо с профессиональным образованием (высшим; средним), опытом хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).
1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации.
1.4.Администратор офиса находится в подчинении у __________________________________.
1.5.В период временного отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются налицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
1.6.Администратор офиса должен знать:
-этику взаимоотношений в рабочей группе;
-стандарты делопроизводства;
-расположение офисных помещений;
-принципы планировки и оформления помещений офиса;
-правила и методы организации работы офиса;
-сферу деятельности работников офиса;
-принципы организации снабжения офиса;
-основы эстетики, этики и социальной психологии;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-основы трудового законодательства;
-требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;
-техническое оснащение офиса;
-правила пользования оргтехникой;
-принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;
-правила и нормы охраны труда;
-правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.
2. Должностные обязанности
Администратор офиса обязан:
2.1.Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
2.2.Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовку ее к эксплуатации).
2.3.Обеспечивать офис канцтоварами и расходными материалами.
2.4.Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
2.5.Контролировать правильность эксплуатацией оргтехники и рациональное использование расходных материалов и канцтоваров в офисе.
2.6.Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
2.7.Обеспечивать должное содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.8.Организовать заказ железнодорожных и авиабилетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
2.9.Контролировать оформление помещений.
2.10.Следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
2.11.Обеспечивать порядок и чистоту в помещениях офиса.
2.12.Организовать делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
2.13.Выполнять отдельные служебные поручения своего руководителя.
2.14.Подготавливать офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
2.15.Организовать культурное и эффективное обслуживание посетителей, обеспечивать создание для них комфортных условий, консультировать их по административным вопросам, предоставлять информационные и прочие материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
2.16.Подготавливать материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, другими категориями посетителей.
2.17.Вести учет посетителей.
2.18.Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
3. Права
Администратор офиса обязан:
3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.2.Визировать и подписывать документы только в рамках своей компетенции.
3.3.Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделяемыми для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
3.4.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия свои предложения, направленные на улучшение работы офиса и предприятия в целом.
3.5.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Администратор офиса ответственен за:
4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3.Причинение материального вреда предприятию в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
www.kaus-group.ru
Должностная инструкция администратора офиса
Должностная инструкция администратора офиса
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АО КВОРУМ»
| «УТВЕРЖДАЮ» |
| Генеральный директор ЗАО «АО Кворум» |
|
______________________ |
| С.К. Попов |
| «____»_________200__г. |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора офиса
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администратор офиса относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора.
1.2. Администратор офиса непосредственно подчиняется руководителю Департамента корпоративного администрирования и договорной работы.
1.3. Данная должность не предусматривает непосредственных подчиненных.
1.4. В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, иными законодательными и нормативными актами РФ и Москвы, приказами и распоряжениями руководства Общества и настоящей Инструкцией.
1.5. На время отсутствия администратора офиса его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе.
1.6. Настоящая инструкция может быть изменена, дополнена в установленном порядке.
2. ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ
2.1. Необходимые знания:
- основы делопроизводства;
- правила этикета и деловой этики;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- владение специальным оборудованием;
- правила и нормы охраны труда.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ И ИНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы Общества;
3.2. Осуществление контроля за обеспечением офиса необходимыми канцелярскими товарами и расходными материалами.
3.3. Организация телефонных переговоров сотрудников Общества и клиентов.
3.4. Запись принятых сообщений и доведение их до сведения сотрудников.
3.5. Прием поступающей корреспонденции, осуществление ее систематизации, передача ее подразделениям или конкретным исполнителям.
3.6. Печать по указанию руководителя различных материалов.
3.7. Прием посетителей.
3.8. Исполнение приказов, распоряжений и указаний, за исключением незаконных.
3.9. Обеспечение сохранности служебной и иной охраняемой законом РФ тайны.
3.10. Поддержание уровня квалификации, необходимого для исполнения должностных обязанностей.
3.11. Соблюдение норм служебной этики и установленного служебного распорядка.
3.12. Не совершать действия, затрудняющие работу Общества, а также приводящие к подрыву его авторитета.
3.13. Выполнение иных требований, предусмотренных законодательством РФ.
4. ПРАВА
Администратор офиса имеет право:
- на создание организационно-технических условий для выполнения должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией;
- участвовать в подготовке принимаемых Обществом решений в соответствии с должностными обязанностями, приказами и распоряжениями;
- в установленном порядке запрашивать и получать необходимые для исполнения должностных обязанностей материалы и информацию;
- вносить предложения по совершенствованию работы Общества в целом, его структурных подразделений;
- повышать свою квалификацию с сохранением на весь период обучения денежного содержания по занимаемой должности;
- получать денежное вознаграждение за выполнение своих должностных обязанностей;
- получать моральное и материальное поощрение за образцовое выполнение своих должностных обязанностей, пользоваться льготами, предусмотренными законодательством.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, превышение должностных полномочий, а равно за несоблюдение установленных законодательством РФ и настоящей Инструкцией положений, может быть наложено дисциплинарное взыскание.
5.2. Кроме мер дисциплинарного воздействия, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, в зависимости от тяжести проступка и обстоятельств его совершения могут быть применены иные меры воздействия, предусмотренные Российским законодательством.
6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
6.1. Режим работы юрисконсульта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
6.2. В связи с производственной необходимостью, юрисконсульт может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен: _____________________ _____________________________
kdpconsulting.ru
Должностная инструкция администратора офиса: обязанности, функции и права
В большинстве общественных заведений первые, кого вы встречаете, едва успев переступить порог, — это администратор. Данных специалистов нанимают гостиницы, салоны красоты, рестораны и, конечно, офисные учреждения. На них возлагают немало обязанностей, начиная с общения с гостями и партнерами и заканчивая обработкой документации.
Особенности
Стоит сказать, что администратор – весьма универсальная профессия, которая может включать в себя разносторонние обязанности. Преимущество для начинающих специалистов состоит в том, что она не требует каких-либо глубоких знаний в определенной сфере.
Большее внимание потенциальные работодатели уделяют личным качествам. Потенциальный кандидат на должность администратор офиса должен быть в меру общительным, уметь устанавливать контакты с разными людьми, грамотно излагать собственные мысли. Также преимуществом станет наличие интереса к выбранной сфере деятельности и умение проявлять стрессоустойчивость. Последнее качество непременно пригодится будущему администратору. Ему придется общаться с огромным количеством посетителей, среди которых непременно будут попадаться конфликтные. Однако даже в подобных ситуациях администратор должен уметь оставаться вежливым.
Стоит отметить, что в зависимости от политики компании в вопросе набора кадров, могут предъявляться требования к наличию высшего образования, умению работать с офисной техникой и т.д.
Рабочий график на этой должности обычно определяется режимом работы заведения, так как именно администратор открывает его по утрам и закрывает вечером. Однако при круглосуточной работе для сотрудников составляется сменный график. Как правило, офисы в подобном режиме не работают.
Стоит также обратить внимание на тот факт, что администратор и офис-менеджер – это разные профессии. Офис-менеджер фактически руководит другими сотрудниками. Администратор, в отличие от него, данную функцию не выполняет. Он всего лишь выполняет собственные функции, при необходимости взаимодействуя с другими сотрудниками офиса.
Основные обязанности
Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.
- Прием и последующее распределение телефонных звонков. Во время переговоров администратор должен зафиксировать информацию и передать ее сотрудникам. При необходимости звонок следует переадресовать в другой отдел.
- Обязанности администратора офиса включают пункт, в соответствии с которым сотрудник должен оказывать первичные консультации потенциальным клиентам.
- Необходимость обработки входящей, а также исходящей документации.
- Размещение объявлений о свободных вакансиях на специализированных порталах и в кадровых агентствах. Также обязанности администратора офиса предполагают проведение первичных собеседований с потенциальными кандидатами.
- Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы оргтехники.
Помимо перечисленных выше обязанностей администратор офиса фактически постоянно взаимодействует с людьми. Это и потенциальные клиенты, и действующие сотрудники компании. Именно на этого специалиста ложатся обязанности, связанные с составлением графиков для сотрудников.
Права
Количество прав, в отличие от обязанностей, значительно меньше. Итак, что позволяет администратору офиса инструкция?
- Действовать от имени компании, представляя ее интересы во взаимодействии с другими предприятиями.
- Осуществлять взаимодействие с другими сотрудниками в рамках возложенных полномочий.
- Вносить на рассмотрение предложения, направленные на улучшение деятельности организации.
Функции администратора офиса
Находясь на рабочем месте, данный специалист должен выполнять немалое количество возлагаемых на него задач:
- Подготовка офиса.
- Поддержание порядка.
- Обслуживание посетителей.
- Телефонное обслуживание.
Фактически количество функций может быть больше. Это зависит от списка должностных обязанностей администратора офиса в конкретном учреждении.
Подготовка офиса
Выполнение возложенных функций, как правило, начинается с подготовки к новому рабочему дню. Прибывая на свое рабочее место, администратор проверяет работу оргтехники, наличие расходных и канцелярских материалов. Далее специалист должен ознакомиться со списком посетителей и создать условия для их встречи.
Поддержание порядка
Администратор не должен напрямую заниматься уборкой и другими мероприятиями для поддержания порядка в офисе. Однако в числе его обязанностей — необходимость координировать работу обслуживающего персонала. Он должен составить график уборки, а также указать ее продолжительность.
Обслуживание посетителей
Обязанности администратора состоят также в том, чтобы договариваться с посетителями о времени визита, согласовывать их с руководителем. График визитов должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало накладок и никому не приходилось тратить время на ожидание. Помимо этого администратор должен встречать посетителей. Именно он создает первое впечатление.
Телефонное обслуживание
Эта функция возлагается на администратора, чтобы освободить руководителя от переговоров и не отвлекать его от рабочего процесса. Некоторые вопросы сотрудник может решить самостоятельно или записать посетителя на прием в соответствии с расписанием руководителя. При выполнении данных функций сотрудник непременно должен соблюдать конфиденциальность, не разглашая посторонним доступную ему информацию.
Образец
Должностная инструкция администратора офиса может включать в себя разные пункты в зависимости от требований конкретной организации. Однако, как правило, в ней будут прописаны стандартные условия, которые принимают за образец.
- Общие положения.
- Требования к квалификации. Как правило, для потенциального администратора достаточно среднего специального образования. Наличие опыта, несомненно, станет преимуществом.
- Обязанности. Ни одна должностная инструкция не обходится без этого пункта.
- Права. Администратор, например, вправе вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.
- Дополнительные положения, которые могут включать пункты, не вошедшие в другие разделы.
Должностную инструкцию принято предоставлять новому сотруднику на ознакомление, факт которого он должен подтвердить собственной подписью.
Рабочее место
Инструкция по охране труда для администратора офиса предъявляет некоторые требования к условиям труда. Например, рабочее место должно быть расположено таким образом, чтобы сотруднику было удобно выполнять собственные обязанности. Как правило, оно находится рядом с кабинетом руководителя и позволяет наблюдать за другими сотрудниками.
Нужно понимать, что при выполнении обязанностей администратору, а также другим сотрудникам нередко приходится пользоваться офисной техникой. Вот почему размещать ее нужно таким образом, чтобы она была доступна для непродолжительной эксплуатации.
Одна из важных задач, которая четко не прописана в должностной инструкции администратора, — выполнять роли связующего звена между непосредственным руководителем и подчиненными. Поэтому сотрудник должен постараться создать благоприятную обстановку и наладить контакты с другими специалистами. Важно не только корректно передавать указания руководителя, но и уметь контролировать точность их выполнения.
По этой причине важным фактором в достижении успеха на этой должности становится умение устанавливать контакты с окружающими. Это касается и руководителей, и подчиненных. Что касается личных качеств, довольно важными из них считаются организованность и стрессоустойчивость, которые позволяют руководить другими сотрудниками и оставаться спокойным даже при общении с конфликтными посетителями.
fb.ru
Должностные обязанности Администратора офиса — МКЦ ФАВОРИТ
I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее
профессиональное образование,
(высшее; среднее)
опыт хозяйственной и административной работы не менее
(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
IV. Ответственность
Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
favorit.pro
Должностная инструкция админстратора офиса
Офис-менеджер это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное Ч персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях Ч администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.
Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.
ИНСТРУКЦИЯ
АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА
УТВЕРЖДАЮ | ||||
(наименование организации) | ||||
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | (директор; иное должностное лицо) | |||
00.00.0000а № 00 | ||||
(подпись) | (расшифровка подписи) | |||
администратору офиса | 00.00.0000 | |||
I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее | |
профессиональное образование, | |
(высшее; среднее) | |
опыт хозяйственной и административной работы не менее | |
. | |
(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.) | |
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, Ч в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, Ч в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию Ч в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
hr-portal.ru
Должностная инструкция администратора офиса
1. Общие положения.
1.1.Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.
1.2.Администратор относится к категории профессионалов.
1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном действующим трудовым законодательством, приказом директора предприятия.
1.4.Должностное подчинение администратора:
| 1.4.1. | Прямое подчинение | Директору |
| 1.4.2. | Дополнительное подчинение | Коммерческому директору |
| 1.4.3. | Распоряжается | Водителем коммерческого отдела |
| 1.4.4. | Работника замещает | |
| 1.4.5. | Работник замещает |
1.5. Документы, регламентирующие деятельность администратора:
1.5.1.Внешние документы: законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
1.5.2.Внутренние документы: Устав предприятия, приказы и распоряжения руководства, должностная инструкция администратора, правила внутреннего трудового распорядка.
2. Квалификационные требования.
2.1. Среднее профессиональное.
2.2. Стаж работы на соответствующей должности – не менее 1-го года.
3. Задания и обязанности.
Администратор офиса выполняет следующие задачи и обязанности:
3.1. Прием телефонных звонков, фиксирование и передача информации сотрудникам предприятия, переадресация звонков по отделам, в зависимости от запросов.
3.2. Первичная консультация клиентов по поступающим звонкам.
3.3. Регистрация и ведение учета входящей-исходящей документации, договоров, писем и т. д.
3.4. Набор текста, коммерческих предложений и другой документации.
3.5. Выполнение работы по размещению объявлений в СМИ и кадровые агентства о приеме на работу, по заявкам руководителей структурных подразделений. Проведение первичного собеседования с претендентами на вакантную должность.
3.6. Работа по ведению сайта (ввода обновленной информации).
3.7. Ведение табеля.
3.8. Планирование маршрута транспортного средства, закрепленного средства за офисом.
3.9.Формирование заявки на закупку канцтоваров и расходных материалов для оргтехники предприятия.
4. Права.
Администратор имеет право:
4.1.Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с другими компаниями, в рамках своих служебных обязанностей.
4.2.Взаимодействовать с другими работниками предприятия, в рамках своей компетенции.
4.3.Вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.
5. Ответственность.
Администратор несет ответственность:
5.1.За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
5.2.За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовно и гражданским законодательством.
5.3.За материальный ущерб, который причинен предприятию — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.
6. Должен знать.
Администратор должен знать:
6.1. Основы организации предприятия.
6.2. Положения и тенденции, существующие на рынке сбыта рекламных услуг.
6.3. Номенклатуру рекламных услуг, предоставляемых предприятием.
6.4. Порядок ценообразования.
6.5. Средства установления деловых контактов с контрагентами.
6.6. Этику делового общения и ведения переговоров.
6.7. Действующий прейскурант на услуги.
6.8. Основы технологии и организации производства полиграфической продукции и изделий наружной рекламы.
6.9. Основы законодательства о труде.
6.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6.11. Перспективы инновационной и инвестиционной деятельности предприятия.
6.12. Работу с вычислительной техникой, средствами телекоммуникаций и связи.
7. Другие положения.
7.1. Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй — у работника.
7.2.Разделы «Задачи и обязанности», «Права» и «Ответственность» могут быть уточнены, в связи с изменениями структуры управления, задач и функций структурного подразделения.
7.3.Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию должны быть внесены приказом генерального директора.
С инструкцией ознакомлен: «___»___________ 2013 г.
- 5
- 4
- 3
- 2
- 1
bonsens.com.ua
Должностная инструкция администратора офиса | yuridicheskaya-praktika.ru
Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 13. Ведет учет посетителей. 14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.). III. Права Администратор офиса имеет право: 1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями. 2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом. 3.
Должностная инструкция администратора офиса
Должностные обязанности Администратор офиса обязан: 2.1.Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги. 2.2.Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовку ее к эксплуатации). 2.3.Обеспечивать офис канцтоварами и расходными материалами. 2.4.Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса. 2.5.Контролировать правильность эксплуатацией оргтехники и рациональное использование расходных материалов и канцтоваров в офисе. 2.6.Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
Должностная инструкция админстратора офиса
Должностные инструкции Открыть в формате WORD Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
ИнфоОсновной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса.
На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж.
Должностные инструкции
Права Администратор офиса имеет право:
- Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
- Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV.
Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.3.
Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.5.
Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.7.
Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), (реквизиты иных актов и документов).
(Должностная инструкция администратора образец) 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Должностная инструкция администратора образец
- Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
- Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
- Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
- Ведет учет посетителей.
- Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
- III.
Должностная инструкция администратора офиса
Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
- Ответственность администратора офиса
Администратор офиса несет ответственность: 6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины. 6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
Должностная инструкция менеджера офиса
Важно Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.- 2.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
- 2.13.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Должностная инструкция администратора проектного офиса
Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.6.
Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.8.
Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.11.
Должностная инструкция старшего администратора офиса
Настоящая инструкция может быть изменена, дополнена в установленном порядке. 2. ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ 2.1. Необходимые знания:
- основы делопроизводства;
- правила этикета и деловой этики;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- владение специальным оборудованием;
- правила и нормы охраны труда.
3.
ДОЛЖНОСТНЫЕ И ИНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы Общества; 3.2. Осуществление контроля за обеспечением офиса необходимыми канцелярскими товарами и расходными материалами. 3.3. Организация телефонных переговоров сотрудников Общества и клиентов. 3.4. Запись принятых сообщений и доведение их до сведения сотрудников. 3.5. Прием поступающей корреспонденции, осуществление ее систематизации, передача ее подразделениям или конкретным исполнителям. 3.6.
yuridicheskaya-praktika.ru